Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de

Diseño con Autodesk® Vault Professional. Luis José Andueza C. – COMGRAP Consultoría

Code PL5947-V

Esta presentación mostrará como pueden trabajar e interactuar los equipos de diseño en entornos colaborativos, a través de la gestión de los archivos y la información que se genera entorno al proyecto que están desarrollando. Se mostrará como puede ayudar en este proceso una herramienta como Autodesk® Vault Professional.

Objetivos de Aprendizaje Al finalizar esta clase usted estará en capacidad de:

Describir los Conceptos Básicos de la Gestión de Datos de Diseño

Identificar los Flujos de Trabajo en Entornos Colaborativos

Considerar Políticas Básicas para el Control de Documentación y Diseños

Gestionar Listados de Materiales (BOM)

Manejar Órdenes de Cambio de Ingeniería

Conocer una Herramienta para la Gestión de Datos de Diseño

Acerca del Relator

Ingeniero Mecánico, con maestría en Ingeniería de Control y Automatización. Estudios en el

área de Diseño, Gestión y Desarrollo de Nuevos Productos. Dedicado a la docencia en el área

de Diseño Industrial desde hace 7 años. Actualmente soy consultor para el área de

Manufactura y Gestión de Datos de la empresa COMGRAP Consultoría e Instructor ATC

Certificado para COMGRAP Capacitación. 16 años de experiencia trabajando con AutoCAD®

y 10 años trabajando con Autodesk® Inventor. Autodesk® Certified Professional en Inventor y

AutoCAD.

luis.andueza@comgrap.com

luis.andueza@gmail.com

Blog:http://dimcadve.blogspot.com

Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.

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Conceptos Generales de la Gestión de Datos de Diseño

Introducción

Hoy en día básicamente toda interacción que realizamos con el mundo es a través de

productos. Partiendo desde actividades simples como tomar el desayuno, que la hacemos con

ayuda de una taza, un tenedor o una cuchara; y que pudiéramos considerar como productos u

objetos simples hechos en una sola pieza. Luego nos movilizamos hasta nuestro trabajo en un

medio de trasporte, que puede ser un auto, un autobús o el metro; y que son productos que se

son más complejos, ya que se pueden considerar como productos sencillos que van formando

otros productos un poco más complejos, y que estos a su vez pueden formar otros productos, y

así sucesivamente cientos o miles de veces hasta llegar a un producto final muy complejo.

Todos estos productos han ido evolucionando o cambiando con el tiempo, se han vuelto más

complejos. Cada vez los productos tienen mayor cantidad de partes o están formados a su vez

por mayor cantidad de otros productos; que a su vez tienen que interactuar entre si sin fallar,

optimizando materiales, siendo amigables con el ambiente, cumpliendo con su función para un

amplio rango de usuarios. Cada vez son más y más complejos los requerimientos y

necesidades con los que tienen que cumplir los productos. Aunado a esto, los tiempos en los

que tienen que salir al mercado estos productos son cada vez menores.

Estos requerimientos y necesidades han llevado a que hoy en día el desarrollo de productos

sea más complejo, que incluya mayor cantidad de profesionales de distintas áreas, que se

tenga que realizar una mayor investigación y más pruebas; y que finalmente se tome en cuenta

todo el ciclo de vida del producto. El aumento en la complejidad de desarrollo de los productos

ha generado también un aumento en la cantidad de información que se genera, en cómo se

comunica esta información, qué información es relevante y entre quiénes se comunica. En tal

sentido, la industria ahora enfrenta nuevos retos como lo son el Control de los Diseños, Control

de la Documentación, Seguridad de Archivos, Reutilización de Diseños y la Comunicación en

Entornos Colaborativos.

Tomando en cuenta la complejidad, los métodos y los problemas que se tienen para el

desarrollo de productos, podemos hacer una comparación y realizar una equivalencia, de

manera que el desarrollo de ciertos tipos de servicios y proyectos que pueden ser tratados y

considerados como el desarrollo de productos.

Para solventar estos problemas existe una disciplina que se conoce como PDM (por sus siglas

en inglés, Product Data Management), o Gestión de Datos del Producto. “El PDM es una

disciplina de ingeniería que incluye diferentes métodos, estándares y herramientas, para

manejar la data relacionada a los productos: estructura de productos, lista de componentes y

configuraciones pertenecientes a una versión particular del producto.” [1]

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Conceptos Generales

Antes de entrar en detalle sobre los entornos colaborativos y la gestión de archivos, es

necesario comprender o repasar algunos términos que serán de utilidad.

PDM

“PDM es la disciplina que controla la evolución de un producto y provee procedimientos y

herramientas para contar la información correcta, en el momento preciso, en el formato preciso,

durante todo el ciclo de vida del producto”. [1]

Como bien se menciona en la definición anterior, que es una de las tantas que se pueden

conseguir, el PDM es una disciplina o sistema que se encarga principalmente de manejar la

gran cantidad de información que se genera durante el desarrollo de un producto. Fue

concebido principalmente para gestionar la data CAD relacionada al desarrollo, pero que ha ido

evolucionando con el tiempo y ahora gestiona casi cualquier tipo de archivo: configuraciones

del producto, especificaciones técnicas, modelos CAD, planimetría, imágenes, informes,

documentación general, programas de control numérico, entre otros.

La gestión de la información que realiza el PDM la hace a primeramente a través de un control

de acceso a la información. Luego la información contenida en el PDM se puede dividir en el

almacenamiento de archivos propiamente, y en una base de datos asociada a esos archivos

que contiene información adicional tanto del desarrollo del producto, como de la gestión de

archivos en sí misma, conocida como metadata.

En este caso en particular hablaremos de Autodesk® Vault Professional que es el sistema PDM

que ofrece Autodesk para la gestión de archivos y trabajo en entornos colaborativos. Y que se

pude definir como una plataforma gráfica para la Gestión de Datos, que en un Entorno

Colaborativo ayuda con: el control de la data de diseño relacionada a los proyectos, gestión de

los procesos de cambio, finalmente revisión y liberación de los diseños. [2]

Funcionamiento

Autodesk® Vault como todo sistema PDM consiste en un ubicación centralizada donde se

almacenan y gestionan los archivos de trabajo y su metada correspondiente. Esta ubicación

centralizada, conocida como Vault, se configura en un servidor donde se instala el Autodesk®

Vault Server, que es el que ayuda en la gestión de archivos y metadata a través de Autodesk®

Data Management Server Console y una base de datos. Por otro lado, se instala Autodesk®

Vault Client en los equipos correspondientes a las personas que se integrarán al sistema PDM,

y que es la interfaz de comunicación entre los usuarios y el servidor.

De forma general los usuarios generan datos en sus aplicaciones regulares de trabajo como

modelos CAD, planimetría, simulaciones, informes, imágenes, etc. Estos se cargan al sistema

al servidor del sistema PDM, donde son gestionados. La gestión de estos archivos consiste en

llevar control de quien está trabajando en un determinado archivo, que ese archivo de trabajo

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sea editado solamente por las personas con permiso para tal fin, que dos personas no estén

editando un archivo al mismo tiempo, saber en que versión del archivo se está trabajando, en

que revisión se encuentra ese archivo, que luego de que sea editado sea revisado por el

supervisor adecuado, y que finalmente sea aprobado por la persona con los permisos para tal

fin.

Ilustración 1 Funcionamiento general de Autodesk® Vault [3]

Gestión de Datos

Como se mencionó anteriormente, en el desarrollo de productos es importante obtener la

información correcta, en el momento necesario y por el personal adecuado; esta es la finalidad

misma de la gestión de datos, su objetivo principal. Y es que “Cuando se diseña un producto

complejo, la gestión de las partes que lo componen es tan importante como la gestión de los

documentos que describen al producto”.

Los sistemas PDM como Autodesk® Vault Professional permiten gestionar en primer lugar las

personas/usuarios involucradas en el desarrollo de un producto/proyecto; ordenando y

categorizando estos usuarios según los roles que tengan asignados dentro del proyecto con

sus respectivos niveles de acceso a la documentación. En segundo lugar, también se gestionan

los diseños, planimetría y documentación referente al producto o proyecto, llevando un control

sobre las versiones, revisiones y usos de los mismos. Se puede gestionar el listado de

materiales (BOM); que es utilizado en manufactura para para recolectar todos los objetos y la

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información necesaria para la fabricación del producto final; creándolo basado en los archivos

CAD del producto, y que adicionalmente se pueden modificar según las necesidades del

producto y la empresa. Finalmente, se tiene una gestión de órdenes de cambio de ingeniería,

que en pocas palabras es llevar el control del proceso de solicitud y realización de cambios

sobre un diseño o proyecto, siguiendo flujos de trabajo pre-establecidos.

Beneficios y Ventajas de los sistemas PDM

Hemos hablado de forma general sobre los beneficios directos sobre la gestión del desarrollo

de productos complejos y proyectos que se pueden obtener con un sistema PDM, sin embargo

es importante recalcar como este tipo de sistema, como lo es el Autodesk® Vault Professional,

genera beneficios directos a la industria:

- Control y seguimiento de la data generada

- Compartir de forma fácil y acertada la información

- Colaboración real de los equipos de trabajo

- Optimización de flujos de trabajo

- Incremento en la eficiencia del desarrollo de nuevos productos

- Reutilización de información y productos

- Exploración y evaluación de ideas y conceptos en forma paralela

- Seguridad y control sobre la información generada

- Compartir información con grandes equipos de trabajo y diferentes sedes

Otros conceptos básicos

Vault

El Vault es un repositorio creado para almacenar la información generada, tanto los archivos

como la metadata. Además es un término que se confunde fácilmente con el nombre del

producto Autodesk® Vault Professional. Para tener una idea más clara, y utilizando la

traducción al español, el Vault es una Bóveda o sitio que se crea para guardar la información

correspondiente a un proyecto o a un cliente; por lo que una empresa puede tener distintas

Bóvedas, con accesos independientes, y sin riesgo de mezclar las informaciones, ya que por

motivos de seguridad un usuario que está trabajando en una Bóveda A no puede acceder a

una Bóveda B hasta tanto no cierre o termine el trabajo en la Bóveda anterior. Este concepto se

pude ver mejor expresado en la ilustración siguiente.

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Ilustración 2 Múltiples Bóvedas en un mismo sistema PDM

Flujo de Archivos en Autodesk® Vault Professional

El flujo de archivos a la hora de trabajar con Autodesk® Vault Professional es un poco singular,

ya que si bien los archivos están se encuentran en el servidor, cuando se toman para trabajar,

se crea una copia en el equipo del usuario, y es esta copia la que se modifica. Una vez

terminadas las modificaciones (que puede ser en una sesión o en varias sesiones de trabajo),

se devuelve el archivo nuevamente hacia el servidor. Este proceso se realiza por varias

razones, pero las dos razones principales son: al trabajar con copias locales se optimizan los

recursos de la red, y se obtiene un mejor rendimiento de trabajo ya que no se trabaja el archivo

de forma remota; la segunda opción es seguridad de los archivos, ya que se trabaja sobre

copias, y en caso de que se corrompa o dañe el archivo, todavía se mantiene el original en el

servidor. El proceso de tomar un archivo para trabajarlo se le conoce como check-out, y el

proceso de devolver el archivo con las modificaciones realizadas se le conoce como check-in.

Check-Out

Este proceso no consiste solamente en tomar el archivo desde el servidor para modificarlo, ya

que internamente el servidor reconoce el usuario que quiere tomar el archivo, se asegura que

tenga los permisos necesarios para tomar y modificar el archivo, a su vez deja una alerta en el

servidor de manera que si otro usuario quiere tomar el archivo en cuestión, le es avisado que

ese archivo se encuentra tomado por otro usuario y que lo está modificando, por lo que deberá

esperar a que termine para que lo pueda tomar.

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Ilustración 3 Proceso de Check-Out

Check-In

Una vez modificado el archivo por parte del usuario, se guarda de forma local, y luego se

devuelve al servidor con las modificaciones realizadas. El servidor toma el archivo, quita las

restricciones sobre los demás usuarios, y actualiza la metadata. Dejando disponible la nueva

versión.

Ilustración 4 Proceso de Check-In

En los módulos siguientes se tratarán los temas sobre Entornos Colaborativos, Flujos de

Trabajo, Control de Diseños y Documentación, Gestión de Listado de Materiales y por último

Órdenes de Cambio de Ingeniería. Todos estos temas serán haciendo referencia y enfocados

con el uso del software Autodesk® Vault Professional.

Entornos Colaborativos y Flujos de Trabajo El desarrollo de productos complejos o de proyectos se realiza con la ayuda de varias personas

o grupos de trabajo, donde cada una de estas personas o grupos de trabajo tienen distintos

roles porque realizan actividades diferentes. El hecho de trabajar con varios grupos o personas

hace que sea necesario establecer un sistema de comunicación eficiente y eficaz; además de

establecer flujos de trabajo predefinidos que me permitan llevar un control y minimizar los

errores.

Autodesk® Vault es un sistema PDM, y como tal permite un trabajo colaborativo no

concurrente, lo que quiere decir esto es que los integrantes de un grupo de trabajo pueden

estar intercambiando datos, compartiendo información, pero no podrán modificar el mismo

archivo simultáneamente. Este sistema también permite personalizar flujos de trabajo y

adaptarlos a los procesos que sigue el desarrollo del producto o proyecto.

Como en todo en torno colaborativo donde se intercambia información sensible referente al

desarrollo del producto o proyecto, Autodesk® Vault Professional parte con un inicio de sesión

que está protegido por un nombre de usuario con su respectiva clave; este nombre de usuario

está asociado a un rol de trabajo que es el que definirá el nivel de acceso a los archivos y el

tipo de trabajo que puede realizar sobre estos. También en esta ventana de inicio se selecciona

con que Bóveda se va a trabajar.

Ilustración 5 Ventana de Inicio y Acceso

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Interfaz

Luego de que se ingresa al sistema, Autodesk® Vault Professional despliega una interfaz

parecida al explorador de Windows®, con la única diferencia que ahora estamos manejando la

información de la Bóveda a la que ingresamos. En la siguiente ilustración se muestra la

interfaz:

Ilustración 6 Interfaz de Autodesk(R) Vault Professional

Panel de Navegación (1): Aquí se despliegan las carpetas que contiene la Bóveda, búsquedas

guardadas actividades pendientes y atajos para los distintos entornos de Autodesk® Vault

Professional (carpetas, Item Master, Órdenes de Cambio y Explorador Vault).

Panel Principal (2): Contiene el listado de la data, que cambia dependiendo del entorno en que

nos encontremos. Puede mostrar los archivos con los que se están trabajando; muestra los

Ítems si es que nos encontramos en el entorno de Ítems de Trabajo o por último, trabajaremos

con las Órdenes de Cambio de Ingeniería. En este panel es donde se selecciona la data con la

que se va a trabajar.

Panel de Pre-visualización (3): Este panel muestra una previsualización de la data

seleccionada. La previsualización puede ser gráfica, mostrando el modelo 3D en caso de que

sea un archivo CAD, un plano, o el contenido de un informe. Además de la previsualización

gráfica, se puede obtener información de la revisión y/o versión en que se encuentra el archivo,

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donde es utilizado este archivo (en el caso de un de Autodesk® Inventor me muestra en que

ensamblajes es utilizada), también me muestra que otros archivos está utilizando el archivo

previsualizado (en el caso de AutoCAD® muestra las referencias externas que están

contenidas dentro del archivo); se puede mostrar también el listado de materiales (BOM) y las

Órdenes de Cambio que pudiera tener el archivo.

Panel de comandos (4): En este panel se encuentra el menú y los íconos de los comandos

utilizados por Autodesk® Vault Professional.

Propiedades de archivos (5): Aquí se muestran las propiedades del archivo, tanto las propias

que trae el archivo, como la metadata que es añadida dentro del software para su gestión y

control.

Usuarios y Grupos de Trabajo

Autodesk® Vault Professional cuenta con una variedad de roles predefinidos, y cada uno de

estos roles tienen funciones definidas que permiten o evitan que el usuario realice

determinadas tareas. Además de la definición de roles por cada usuario, estos usuarios se

pueden agregar a grupos dentro del sistema PDM y asignarle roles por grupo, adicionalmente a

los roles que pudiera tener como individuo. Esto permite una flexibilidad a la hora de la

configuración de los usuarios, ya que cada usuario puede estar trabajando en varios grupos,

pero con roles distintos, dependiendo de la función que esté realizando.

Ilustración 7 Roles de los usuarios

Ilustración 8 Ejemplo de algunas de las funciones del rol Administrador

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Además de la asignación de roles, se pueden definir en que proyectos va a trabajar una

determinada persona. La asignación de los proyectos en los que se va a trabajar, también se

puede hacer por grupos. Con esto se asegura que personas o grupos no autorizados puedan

modificar cualquier información, haciendo más seguro el desarrollo de un producto o proyecto.

Ilustración 9 Configuración de un grupo de trabajo, asignando roles y acceso a bóvedas

Flujos de Trabajo

Dependiendo de la actividad que estemos realizando vamos a tener un flujo de trabajo, muchas

veces implícito y no documentado; otras veces como en el caso del desarrollo de un producto o

proyecto, estos flujos se están bien definidos. Tomando el caso del Diseño de un Producto,

podemos encontrar varios flujos de trabajo, el primero es el del desarrollo del producto en sí,

que parte desde la idea y conceptualización hasta que llega a la fabricación.

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Ilustración 10 Proceso básico para el desarrollo de productos

Asociado con el flujo de trabajo para el desarrollo de productos, se tiene el flujo de trabajo para

de cada uno de los archivos con los que está trabajando el sistema de gestión de datos PDM,

Autodesk® Vault Professional. Cada uno de estos archivos puede ser un modelo CAD de

diseño, planos de fabricación, informes, especificaciones técnicas, etc; y deben seguir una

secuencia de forma tal que siempre se tenga control sobre ellos. En este sentido Autodesk®

Vault permite la gestión de estos ciclos de trabajo en los archivos, controlando el estado en que

se encuentran, las personas con acceso para cada uno de los estados, y finalmente la

liberación o puesta en producción de ese archivo. Los estados básico principales se muestran

en la tabla siguiente.

Estado Descripción

En progreso El documento está disponible para la edición.

Se puede hacer Check Out para edición. Todo

archivo nuevo tiene este estado.

En revisión El archivo está en estado de revisión. No se

puede modificar. Solo se puede aprobar para

su liberación, o devolver para realizar

modificaciones.

Liberado El archivo ha sido aprobado y liberado para

producción. No se puede editar ni actualizar.

Se necesita una orden de cambio para

cualquier modificación o mejora.

Obsoleto Sacado de producción. No puede ser editado.

Puede ser borrado

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Ilustración 11 Ciclo básico de los archivos

Adicionalmente a los estados básicos del ciclo de trabajo, se pueden crear ciclos de trabajo

específicos dependiendo del tipo de archivo o del uso del mismo. Se puede utilizar más de un

ciclo de trabajo en el desarrollo del producto o proyecto, y también puede depender del tipo de

archivo y su uso. Además los ciclos son totalmente personalizables, y se puede indicar cual es

la secuencia del ciclo de trabajo, así como las personas que pueden intervenir en cada uno de

esos ciclos.

En las ilustraciones siguientes se muestra como pueden convivir distintos ciclos de trabajo en

un proyecto. Como se puede definir los estados de trabajo para cada uno de estos ciclos, y la

relación o flujo que deben seguir, por ejemplo que antes de que sea liberado para producción

tenga que ser revisado. Finalmente en este cuadro de diálogo de configuración se pueden

asignar los permisos necesarios a los usuarios en dependencia del ciclo y del estado de trabajo

en que se encuentra.

Ilustración 12 Distintos ciclos de trabajo en un mismo proyecto

En Progreso

En Revisión

Liberado Obsoleto

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Ilustración 13 Definición de los estados de trabajo y la relación entre ellos

Resumiendo, observamos que Autodesk® Vault Professional nos permite gestionar un entorno

colaborativo, que es totalmente adaptable a los requerimientos del proceso de desarrollo del

producto o proyecto y sus ciclos de trabajo.

Control de Diseños y Documentación (Versiones y Revisiones) El control de Diseño y el control de la Documentación es de los principales problemas que

enfrenta la industria a la hora del desarrollo de un producto o un proyecto. Cuántas veces no

escuchamos frases como: ¿Cuál es esta versión del diseño? ¿Quién realizó la última versión?

¿Dónde están los cambios y observaciones que se habían realizado? ¿Es ésta la versión para

fabricación? ¿Por qué manufactura tiene una versión de planos distinta?; y así muchas otras

interrogantes que parecieran triviales, pero que afectan de sobremanera el desarrollo, llegando

incluso a generar pérdidas de dinero cuantiosas.

Los problemas presentados anteriormente se pueden solucionar con un sistema de gestión,

que controle el estado de los diseños, en que ciclo de trabajo está, cuál es la versión o la

revisión en que se encuentra. Muchas empresas realizan esta gestión de forma manual, sin

embargo en estos tiempos casi toda la información se genera digitalmente o se puede

digitalizar; por lo que es recomendable utilizar un sistema computacional como el PDM para

realizar esta gestión.

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Vamos a trabajar sobre varios conceptos que iremos enlazando y uniendo unos con otros. El

primero es el que mencionamos en el módulo anterior, el del flujo de trabajo de un archivo, que

consiste en la creación/edición de un archivo, luego pasa a un sistema de revisión donde puede

ser aprobado o rechazado, si es aprobado pasa a un estado llamado liberado y que luego

puede llegar a un estado obsoleto cuando no se necesita más. Ilustración 11.

Un segundo concepto que vamos a trabajar son las Revisiones. Las revisiones nos indican

hitos o estados definidos del diseño o proyecto, por ejemplo cuando se completa para revisión

interna, cuando está listo para enviar a manufactura o construcción, y así cualquier otro hito

que se quiera definir. Estas revisiones llevan asociadas un código de identificación, que por lo

general son letras, números o la combinación de ambos; todo depende de la empresa y el nivel

de revisión que se tiene. Una vez alcanzado un hito y al asignar una revisión es muy común

que aparezcan errores o se realicen modificaciones. Cuando estas modificaciones son

pequeñas o no afectan de fondo al diseño o proyecto, se realiza un cambio en la codificación

secundaria; mientras que si el cambio es mayor se pueden crear reglas para un cambio de

revisión primario.

Tabla 1 Ejemplo personalizado de codificación para control de Revisiones

Código de revisión Descripción

A, A.1, A.2, … Desarrollo interno culminado

B.1, B.2, B.3, … Revisión del cliente culminada

0; 1; 2 … Listo para Manufactura

Para la gestión de Revisiones, Autodesk® Vault Professional cuenta con un módulo

personalizable, donde se pueden tener varios esquemas de revisión, que pueden funcionar

dependiendo del archivo que se está trabajando, del hito en que se encuentra este archivo, se

pueden utilizar letras, números o al combinación de ambos. Incluso viene con un sistema de

codificación estandarizado creado por la ASME (ASME Y14.35M).

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Ilustración 14 Configuración de Revisiones en Autodesk(R) Vault Professional

Si combinamos los ciclos de trabajo con las revisiones, obtendremos un control mayor sobre

los archivos, ya que para cada revisión seguiremos el ciclo completo de trabajo, y asignaremos

reglas de cambio de revisiones cuando un archivo complete su ciclo, por ejemplo si está en

revisión “A” en estado “liberado”, y es necesario realizar un cambio, este archivo pasaría a un

estado “Trabajo en progreso” y su nueva revisión si es un cambio menor sería “A.1”. En caso

de ser una revisión mayor, la revisión podría pasar de “A” a “B” según las políticas internas de

la empresa.

Ilustración 15 Estados de trabajo y Revisiones de los archivos

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En el panel principal podemos verificar en que estado y en que revisión se encuentran los

archivos que están en la Bóveda de nuestro proyecto.

Ilustración 16 Identificación de Estados de trabajo y Revisión

La gestión de Diseño y Documentación a través del control de estados y revisiones con los

sistemas PDM como Autodesk® Vault Professional ayudan a solucionar una gran cantidad de

problemas que se presentan en la industria. Además, el nivel de personalización hace que la

implementación del sistema PDM se adapte a los flujos de trabajo y control que tiene la

empresa y ayuda a optimizarlos.

Gestión del Listado de Materiales (BOM) Una vez culminada las etapas de diseño y de pruebas se comienza con la etapa de

manufactura. En esta etapa se utilizan los planos de los productos que se diseñaron y se

utiliza además el llamado Listado de Materiales o BOM (Bill of Materials). El listado de

materiales muestra todas las piezas y partes diseñadas que se van a utilizar durante la

fabricación. Hoy en día es normal tomar el listado de materiales directamente de los archivos

CAD, si embargo hay muchos materiales que no son modelados en CAD, bien sea porque es

muy difícil modelarlos, o porque no se necesitan en el prototipo digital; los materiales a los que

estamos haciendo referencia pueden ser pintura, calcomanías, lubricantes, gases para

soldadura, etc.

Los sistemas PDM como Autodesk® Vault Professional permiten gestionar los listados de

materiales (BOM), permitiendo tomar directamente las partes y piezas de los modelos CAD,

pero además permite agregar productos y materiales que como se mencionó anteriormente, no

se modelan. Cuando Autodesk® Vault Professional toma las partes y piezas de los sistemas

CAD, crea internamente un Ítem para cada una de estas piezas o partes, y son estos Ítems los

que gestiona el sistema PDM como Listado de Materiales. A su vez, un ítem puede contener

otros ítems, tal es el caso de un producto final, que se define como un ítem de producto, pero

que está formado a su vez por otros ítems que se crearon a partir de las partes, piezas

individuales o sub-ensamblajes del producto final.

Ilustración 17 Ítems que contienen otros Ítems.

Definición de Ítem

Un Ítem es la representación de todo producto, parte, pieza, ensamblaje, material, consumibles,

etc, que realiza y utiliza la compañía, para hacer seguimiento y control de los mismos a lo largo

Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.

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de todo el proceso productivo. Los ítems adicionalmente pueden contener información adicional

necesaria para la producción, como pueden ser un catálogo de especificaciones técnicas, una

lista de proveedores o distribuidores, un manual de ensamblaje, entre otros.

Parte de la gestión de Ítems en Autodesk® Vault Professional consiste en crear nuevos ítems

que no tengan asociado un archivo CAD como se mencionó anteriormente. También se pueden

asociar otro tipo de documentos a los ítems ya creados, como documentos, catálogos,

especificaciones técnicas, y otros que ayuden a definir lo mejor posible los ítems para el

proceso de producción.

Ilustración 18 Ítem con archivos asociados

Gestión de los Ítems

Al igual que los archivos, los ítems pueden ser gestionado y controlados utilizando ciclos de

trabajo con sus revisiones respectivas, sin embargo en este caso, todos los componentes que

integran un ítem (en el caso de ensamblajes) deben estar en estado “liberado” para que el ítem

en cuestión pueda estar también en estado “liberado”. Los ciclos de trabajo para los ítems

también pueden ser personalizados, creando reglas que indiquen si se hace un cambio de

revisión primario, secundario o terciario cuando se cambia un estado del ciclo de trabajo.

Entornos Colaborativos y Gestión de Archivos de Diseño con Autodesk® Vault Professional.

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Ilustración 19 Estados y Revisiones de los Ítems

Ilustración 20 Reglas del cambio de estado de ítems

Otro punto dentro de la gestión de Ítems es poder comunicar o compartir la información de

manera que pueda ser utilizada por procesos posteriores al diseño; para este caso Autodesk®

Vault Professional permite guardar estos Listados de Materiales en formatos .xls; .xlsx; htm;

html; .txt y trabajarlos en otros programas como Microsoft® Excel o cualquier otro software que

lea este tipo de formatos. Si se quiere ir más allá, se puede comunicar la información de los

ítems con los sistemas ERP a través de la exportación de sus datos en diferentes formatos

como valores separados por comas (CSV), Valores separados por espacios (TDL; TXT), DWF

y finalmente como XML.

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Ilustración 21 Formatos de exportación para comunicación con sistemas ERP

Por último, pero no menos importante, es la posibilidad de poder comparar los listados de

materiales con revisiones anteriores. Donde se puede apreciar en cada una de las revisiones

que ítems han sido añadidos, cuales han sido removidos y cuales han sido editados. Todo esto

de forma gráfica para que se pueda entender mejor.

Ilustración 22 Comparación de revisiones de un listado de materiales

Órdenes de Cambio de Ingeniería (ECO) Uno de los últimos pasos en la gestión de información es que hacer cuando se tiene que

corregir, cuáles deben ser los procedimientos a seguir, y cómo se deben hacer estas

correcciones. Ante este tipo de situaciones se tienen las Órdenes de Cambio de Ingeniería, que

son órdenes que se generan cuando se observa algún error en el diseño o el proceso de

desarrollo del producto o proyecto, o si es necesario hacer alguna modificación.

El proceso de Órdenes de Cambio de Ingeniería tiene un procedimiento establecido por la

empresa, ya que no se deben realizar cambios o modificaciones sin que se enteren las partes

interesadas. Además se debe llevar un control de estos cambios. En primer lugar cualquier

persona puede detectar un error o necesitar un cambio, pero esto no indica que

necesariamente ese cambio se lleve a cabo, las razones por lo que esto puede suceder pueden

ser diversas.

Así como los archivos tienen ciclos de trabajo, al igual que los ítems, las órdenes de cambio

también tienen un ciclo y varios responsables. Lo primero es que cualquier persona puede

generar una orden de cambio, luego un administrador de órdenes de cambio la revisa y decide

si es pertinente que esa orden prosiga o sea desestimada. De seguir la orden será pasada al

responsable, esto se hace de forma automática donde además se incluye el archivo a modificar

junto con las observaciones realizadas por las personas que hicieron las revisiones.

Ilustración 23 Ciclo de las Órdenes de Cambio de Ingeniería

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Al llegar la orden al responsable va a hacer que los archivos cambien sus estados a “Trabajo

en Progreso”, haciendo posible que estos sean modificados y siguiendo nuevamente los ciclos

de trabajo de los archivos a ítems, y ahora estos ciclos de trabajo están todos sincronizados, lo

de los archivos junto con los de ítems y junto con los de las órdenes de cambio. Una vez que la

persona realiza los cambios coloca el estado del archivo “en Revisión” y avisa al supervisor a

través de la orden de cambio. El supervisor puede rechazar o aprobar los cambios realizados, y

puede seguir agregando comentarios a la orden de cambio del por qué de la decisión tomada.

De ser rechazada se pude volver a modificar, o simplemente se desecha; si es aprobada se

pasa a un estado de “Liberado” donde la orden de cambio de forma automática informará al

administrador de las órdenes de cambio, para que este haga efectivo los cambios realizados,

que puede ser de manera inmediata o se puede colocar una fecha a futuro.

Un punto importante en las órdenes de cambio, es que a pesar de que la ruta está

prestablecida se pueden definir la cantidad de personas que intervienen en el proceso, es decir

que la persona que aprueba un cambio es una sola, pero que es necesario que para que esa

persona apruebe tres personas más han tenido que haber revisado los cambios con

anterioridad. Y otro rol que se puede agregar es el de información solamente, que es que cada

vez que se realice un cambio de estado dentro del ciclo de la orden de cambio, le llegue una

notificación de cómo se encuentra el proceso al administrador de las órdenes de cambio y/o al

jefe del proyecto por ejemplo.

Ilustración 24 Roles para el ciclo de las Órdenes de Cambio de Ingeniería

Como hemos podido observar, los sistemas PDM nos permiten realizar una gestión de la data

de desarrollo de un producto o proyecto, ayudando a resolver muchos de los grandes

problemas que se generan dentro de la industria. Agilizan los procesos de comunicación,

automatizan procesos que se realizaban de forma manual, llevan control de las revisiones y

modificaciones; y todo con niveles de seguridad que dependen de los roles de los involucrados

en el proceso.

Es recomendable que para la implementación de estos sistemas, como Autodesk® Vault

Professional, la empresa se involucre totalmente, que lo vea como una inversión y como un

cambio de paradigma de trabajo necesario para el mejoramiento y optimización de los procesos

de desarrollo de productos y proyectos. Las empresas que se comprometen con el cambio, son

empresas que comienzan a ver los beneficios bastante pronto, por no decir de inmediato. Sin

embargo aquellas empresas que no se comprometen con el proceso pueden llegar a tener

problemas más graves que antes de iniciar con la implementación del sistema PDM.

Referencias [1] Implementing and Integrating Product Data Management and Software Configuration

Management. Ivica Crnkovic, Ulf Asklund, Annita Persson Dahlqvist. Artech House. Boston –

London.

[2] Autodesk® Vault sales presentation. Autodesk Inc.

[3] Autodesk® Vault Implementation Guide 2011. Autodesk Inc.