SENA - CUR

GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS V.2

TECNOLOGIA GESTION ADMINISTRATIVA

ENTREGABLE GUIA DE PRODUCCION DOCUMENTAL

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TECNICA Y LA LEGISLACION

VIGENTE.

INSTRUCTOR

CARLOS ACOSTA RICO

APRENDICES

EVELYN GARCIA

OSCAR ANDRES RAMIREZ

ALDAIR SALGADO HOYOS

SANDRA MILENA SOTO

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo es con el objetivo de comprender de una manera clara y muy detallada, todo lo relacionado con producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, la cual hace parte del área de administración de documentos.

Además, que esta información será utilizada para llevar una administración archivística más ordenada y conforme a lo que la ley establece; para ello vamos a explicar de manera concreta y precisa que significa, sus funciones, y cada uno de los extensos componentes que hacen parte de la gestión documental. 

Objetivos Generales

El objetivo general de este trabajo es fortalecer el conocimiento de los aprendices en el área de gestión administrativa, con el fin de hacer más fácil nuestro proceso formativo; enseñando, construyendo y divulgando todo lo que tiene que ver de una u otra manera con la gestión documental, además de destacar su importancia dentro de las empresas.

Objetivo específicos

Aprender los conocimientos básicos del diferente tipo de documentos que se genera en una organización

Aprender los conocimientos básicos que fundamentan a la hora de producir los documentos.

Presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

CONTENIDO

LA REDACCIÓN…………………………………………………………1

EL TECLADO……………………………………………………………. 2

ERGONOMÍA……………………………………………………………. 3

LA CONSTANCIA Y CERTIFICADO…………………………………. 4

LA CIRCULAR……………………………………………………………5

SIGNO DE PUNTUACIÓN………………………………………………6

NOTA INTERNA………………………………………………………… 7

CONTRATO DE COMPRAVENTA………………......………………. 8

CARTA…………………………………………………………………. 9

MEMORANDO ……………………………………………………………10

1. REDACCIÓN

Se denomina redacción al proceso mediante el cual se estructura un discurso escrito. La redacción es un arte, pero también una técnica, en la medida que se utiliza determinados procederes que garantizan que el texto tenga cierto nivel de coherencia; es una expresión escrita de un pensamiento o conocimiento sobre un acontecimiento; en general se vincula con la capacidad de comunicarse a un nivel escrito que puede ser un reflejo del habla.

También podemos decir que redactar, es un proceso de composición para elaborar escritos de diferentes contextos, pueden ser: personales, sociales, culturales, profesionales, etc. Esta redacción requiere, luego de seleccionar el tema, adecuación, coherencia, cohesión, y corrección gramatical.

Adecuación: es la propiedad del texto que tiene que ver con la ocasión y a las personas a la que va dirigido, como su nombre lo dice es adecuar la redacción variando la dialéctica.

Coherencia: se relaciona con la información relevante e irrelevante del tema, la cual debe estar organizada y estructurada de una manera determinada.

Cohesión: es la conexión de las diferentes frases entre sí, cuya función asegura la interpretación de cada frase con relación a las demás y el significado global del texto. Algunas palabras de cohesión son: así pues, vale la pena decir, en otras palabras, etc.

Corrección gramatical: para desarrollar esta acción se hace uso de los conocimientos gramaticales de fonética y ortografía, morfosintaxis y léxico entre otras. La fonética tiene que ver con la pronunciación, la ortografía con la escritura. La morfosintaxis con la combinación adecuada de palabras y el léxico con el vocabulario.

CLASIFICACIÓN:La clasificación se da por el grado de formalidad.

INFORMAL: usa lenguaje llano, popular y coloquial. En ellas se encuentran la redacción personal y la redacción familiar.

FORMAL: sigue procedimientos y normas establecidas. En ella se encuentran

LA REDACCIÓN CIENTÍFICA:

Tipo de redacción que debe reunir las siguientes características: precisión, brevedad y claridad.

LA REDACCIÓN PERIODÌSTICA:Es la escritura correcta de textos a través del estudio de unos determinados signos ordenados en una unidad de pensamiento con el fin de transmitir información de interés general. Es una materia esencial para el comunicador social-periodista. El profesional de la comunicación social debe poseer los elementos fundamentales de redacción periodística para poder elaborar textos sencillos y complejos. La asignatura se aborda desde la gramática, la teoría lingüística, el concepto de las tipologías textuales y el periodismo.

LA REDACCIÓN JURÍDICA:Es expresar por escrito un suceso o un pensamiento cualquiera, respecto de conductas relacionadas con las normas obligatorias que regulan la vida del hombre en sociedad, establecidas o admitidas por la autoridad competente. Se emplea en la redacción de leyes, derechos, y reglamentos. Usado por autoridades gubernamentales.

LA REDACCIÓN ADMINISTRATIVA:Consiste en la elaboración de documentos de carácter oficial, empleados comúnmente por las empresas o entidades en su afán de comunicar disposiciones o acuerdos a sus trabajadores u otras entidades.

2. TECLADO

En informática es un periférico de entrada o dispositivo, en parte en inspirado al teclado en las máquinas de escribir, utiliza una disposición de botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían información a la computadora.

3. LA ERGONOMIA.

La ergonomía es la disciplina científica que trata del diseño de lugares de trabajo, herramientas y tareas que coinciden con las características fisiológicas, anatómicas, psicológicas y las capacidades del trabajador.

Posiciones que debemos tener al escribir en el teclado.

Cuando se aprendemos a usar una computadora, usar el teclado correctamente juega un papel muy importante. Esta es la forma principal en la que interactuarás con tu computadora y, de hecho, podemos realizar una variedad de funciones usando solo el teclado. Primero hay que dominar el

arte de teclear, una habilidad que puede aumentar nuestra productividad a la hora de usar un computador.

*Siéntate con buena postura. 

Para evitar la presión en las manos, espalda, cuello y otras articulaciones, debes sentarte frente al teclado con buena postura. Siéntate ligeramente reclinado en tu asiento, dejando que la silla le dé apoyo a tu zona lumbar. Idealmente, tus codos deben estar en ángulo ligeramente hacia abajo para promover la circulación. Tus pies deben estar plantados firmemente en el suelo.

Los escritorios de pie se están volviendo cada vez más populares, pero un escritorio inadecuado puede promover la mala postura. Tu escritorio de pie debe estar al nivel del codo o ligeramente debajo. Tu monitor debe estar al nivel del ojo para evitar que te encorves y debe estar a alrededor de 60 cm (2 pies) de tus ojos.

*Centra el teclado. 

Al teclear, la barra de espacio de tu teclado debe estar centrada hacia tu cuerpo. Esto ayudará a evitar que tengas que rotar para alcanzar las teclas.

* Evita apoyar las palmas o muñecas.

Tus manos deben flotar por encima de las teclas al teclear. Esto te ayudará a alcanzar las teclas moviendo las manos en lugar de estirando los dedos. Apoyar las palmas o muñecas en la parte delantera del teclado y estirar los dedos promueve el síndrome del túnel carpiano.

* Usa un toque suave.

La mayoría de teclados son bastante sensibles y no necesitan mucha presión para que la tecla se registre. Golpetear ligeramente las teclas te ayudará a mantener los dedos activos y mejorará tu velocidad.Mantén las muñecas rectas al teclear. Torcer las muñecas puede ocasionar incomodidad y tensión innecesaria.

* Relaja las manos cuando no estés tecleando. 

Cuando no estés tecleando activamente, apoya las manos. Mantener las manos tensas cuando no estés tecleando puede incrementar la rigidez y el dolor muscular más adelante.

4. CONSTANCIA Y CERTIFICADO

La constancia:

Es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.

Se usa en las instituciones tanto públicas como privadas, para cada caso, se suelen enumerar correlativamente.

Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

El certificado:

El certificado es un documento que acredita la veracidad de un hecho real. La autoridad que emite previamente ha comprobado a la verdad de este hecho.

Cualquier certificación que falte a la verdad constituye delito; y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro país.

El certificado es un testimonio de hechos concluidos o constatados. Por ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institución educativa; certificado de trabajo, por los servicios prestados; certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona; certificado de orfandad, después de haberse comprobado la situación de desamparo en que se encuentra un menos de edad, etc.El certificado se emplea tanto en la administración pública como privada, y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley.

Este documento se otorga en papel A4, membretado, o en formularios especiales diseñados para cada tipo de certificado.

*Función. Su función es muy específica: dar fe o afirmar una verdad. Asegura la veracidad y autenticidad de un hecho.

Puede tratar los siguientes asuntos: 

a) Trabajo.b) Estudios.c) Asistencia.d) Salud.e) Defunción.

f) Domicilio.g) Supervivencia.h) Conducta.i) Propiedad.j) Soltería, etc.

*usos. Se utiliza en las compañías, institucionales y establecimientos estatales, particulares y comerciales. También lo puede expedir una persona natural, cual el caso lo exige

Facultad para expedir certificados: Tienen facultad para expedir certificados.

a) La autoridad, en forma directa, sobre asuntos de su competencia.

b) El certificado que expide la autoridad en forma directa presenta las siguientes partes obligatorias:

Membrete. Cargo de la autoridad que expide el documento La palabra "certifica". Texto. Lugar y fecha. Texto y fecha. Firma, pos firma y sello de la autoridad. Pie de página.

El subalterno sobre los documentos que obran en su poder, o sobre acciones encomendadas o delegadas; pero requiriendo, en estos casos, autorización previa de su jefe.Estos criticados, para que no sean objetados por ningún motivo, deben ser visados por quienes autorizan su expedición.

El certificado que expide el subalterno con autorización de su jefe tiene las siguientes obligatorias:

Membrete. Cargo del servidor subordinado que expide el documento. La palabra "certifica". Texto. Lugar y fecha. Firma, pos firma y sello del que expide el certificado. Firma, pos firma y sello del que lo autoriza. Pie de página.

Partes de la constancia y del certificado.

Cargo: título de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.

Documento privado: el expedido por un representante de la entidad privada.

Documento público: el expedido por un funcionario público.

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: distancia horizontal de escritura.

Fecha: lugar de origen del documento, día, mes, y año de expedición.

Línea especial: identificación del transcriptor.

Interlinea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

Logotipo: símbolo que identifica una empresa

membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

Número o referencia: identificación consecutiva del documento.

Razón social: nombre que identifica una empresa.

Remitente: nombres y apellidos del firmante autorizado.

Renglón: series de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Texto: contenido del documento.

Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

5. CIRCULAR

Las circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

Partes:

Nombre de la empresa o institución. Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado

administrativamente a esa circular en particular.  Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo

que trata la circular.  Lugar, fecha de emisión.  De: Indicación de quien envía la circular A: Indicación de a quien se envía.  Cuerpo: El contenido de la misma  Frase de despedida  Nombre, apellido y cargo 

Tipos de circulares:

Interno externo

Estructura de circular:

-Este tipo de comunicación se utiliza en los siguientes casos:

-Cambio de dirección y teléfono.

-Cambio de personal.

-Apertura de una sucursal o programa.

-Anuncios de visitas.

-Alteración de precios o condiciones de venta.

-Ampliación de un negocio o cualquier información de servicios

-Llamados de atención de forma generalizada.

Ejemplo de una circular:

UNIVERSIDAD LOREM IPSUM

Servicios Escolares

 

CIRCULAR 077 / 12

CAMBIO DE GRUPOS

 

A todos los alumnos de esta Universidad les recordamos a través de la presente circular que la siguiente semana, del 06 al 10 de agosto del 2012, pueden realizar cualquier cambio de grupo para el próximo ciclo escolar.

Para realizar el trámite necesitas presentarte de 7 am a 13 pm en una de las ventanillas de Servicios Escolares ubicadas en la planta baja del edificio O con tu tira de materias y tu credencial actualizada; cada ventanilla tiene asignadas varias carreras así que asegúrate de verificar cual es la tuya antes de solicitar el trámite.

Te recordamos que la lista de grupos con lugares disponibles se encuentra ubicada en el pizarrón al lado de las ventanillas de servicios escolares.

Servicios Escolares abre sus ventanillas a las 7:00 am y el cambio de grupo queda sujeto a disponibilidad de lugares.

John Doe

Director de Servicios Escolares

Universidad Loren Ipsum

6. SIGNOS DE PUNTUACIÓN

Los signos de puntuación son herramientas que permiten al lector comprender el significado de los textos, ya que permiten dentro del texto El uso de los signos de puntuación posee una gran importancia ya que su forma correcta permite resolver o eliminar ambigüedades. Por otra parte, los signos de puntuación permiten estructurar el texto, ordenando la idea y jerarquizando las mismas en principales y secundarias lo que permite al lector una mejor interpretación, análisis y comprensión del texto.

Actualmente, en las redes sociales y chats, se puede observar que existe una nueva forma de escritura, en virtud de los pocos caracteres que permiten expresar una idea, o por la rapidez del individuo, lo cual genera el mal uso de los signos de puntuación –signos de admiración y puntuación únicamente al final de la oración”, la abreviación de palabras, y sustitución de letras, como, por ejemplo: “por”.     

1. El punto indica la pausa que se produce al final de un enunciado. Salvo en el caso de que aparezca en una abreviatura, después de punto siempre se escribirá con mayúscula.

Existen tres clases de punto:

El punto y seguido, se emplea para separar los distintos enunciados que forman un párrafo. Después de punto y seguido se continúa a escribir en la misma línea.

El punto y aparte, separa párrafos distintos. Tras punto y aparte, la escritura debe de continuar en la línea siguiente, en mayúscula, y sangrada.

El punto y final, es el que cierra un texto.

La coma se marca una pausa breve dentro de un enunciado.

Se emplea para separar componentes de la oración o sintagma salvo que este precedido por alguna conjugación como: “y, e, o, u, ni”. Por ejemplo: Andrea llegó de la escuela, hizo los deberes, tomo baño y se durmió.  

Se usa para encerrar incisos o aclaraciones y para señalar omisiones. Por ejemplo: si vienes, te esperamos; si no, nos vamos.

Separa en las cantidades, la parte entera de la parte decimal. Por ejemplo: 3,5km.

Las locuciones conjuntivas o adverbiales, van precedidas y seguidas de coma. Por ejemplo: en efecto, es decir, en fin.

Los dos puntos seguidos: este signo representa una pausa mayor que la coma y menor que la del punto.

Se usa en los siguientes casos:

Antes de una cita textual. Por ejemplo: dice el refrán: “más vale tarde que nunca”.

Antes de una enumeración. Por ejemplo: las cuatro estaciones del año son:  primavera, verano, otoño e invierno.

Tras las fórmulas de cortesía que encabezan las cartas y documentos.

Entre oraciones relacionadas sin nexo cuando se expresa causa – efecto o una conclusión. Por ejemplo: perdió el trabajo, la casa, el carro: todo por el juego.

El punto y comaTal como sucede con el punto y coma, representa una pausa mayor que la coma y menor que la del punto.

Se emplea en los siguientes casos:

Para separar los elementos de una enumeración cuando se trata de expresiones complejas que incluyen comas. Por ejemplo: su pelo es castaño; los ojos, verdes; la nariz, respingona.

Antes las conjugaciones, pero, aunque y más, cuando la frase que se introduce es larga.

Los puntos suspensivosLos signos suspensivos están formados por tres puntos en línea, sin espacio entre ellos.

Se emplea en los siguientes casos:

Al final de las enumeraciones abiertas, con el mismo valor que el etcétera.

Cuando se deja una expresión incompleta o en suspenso. Por ejemplo: a pocas palabras…

Para expresar dudas, temor o vacilación.

Cuando se reproduce de forma incompleta una cita textual, texto o refrán.

Signos de interrogación y de admiraciónEl uso de los signos de interrogación se usa para marcar el principio y el fin de una pregunta formulada en estilo directo, como, por ejemplo: ¿qué quieres? Es de aclarar, que en algunos idiomas se utiliza un signo de interrogación al final de la frase interrogativa.

Por su parte, los signos de admiración, son usados en los enunciados que expresan un sentimiento o emoción intensa, en los casos de: ¡qué fracaso!, ¡fuera de aquí! También, en las interjecciones: ¡ay!, ¡oh!

Signos de puntuación y auxiliaresDe igual manera, que los signos de puntuación, los signos auxiliares ayudan a las pausas que el individuo realiza en las entonaciones al leer un texto, lo cual manifiesta coherencia, sentido al mismo permitiendo al lector obtener una mejor comprensión.

Algunos de los signos auxiliares son: corchetes, paréntesis, guion, comillas, asteriscos, diéresis, apóstrofe.   

7. NOTA INTERNA

Es u formato que se utiliza como medio de comunicación interna en una empresa, institución o dependencias de gobierno. La nota interna puede ser redactada por un superior y dirigida a un subordinado o entre iguales, así mismo, puede ser utilizada para solicitar u ordenar la realización de algo a personal de empresas, instituciones o dependencias anexas. La nota interna debe contener la fecha de su redacción, el nombre del destinatario y del remitente, se debe poner a disposición de quien redacta una serie de opciones respecto al tema tratar en la nota, para que éste elija la más conveniente, en el apartado destinado a observaciones es donde se debe redactar el mensaje, por último, deberá ser firmada por el remitente, mientras el destinatario deberá firmar de recibido y enterado.

Ejemplo de una nota interna

Fecha: 27 de enero de 2017DE: Lina GarcésPara: Sandra SotoASUNTO: Reunión de rendimiento

URGENTE XREQUIERE COPIACONTIENE ANEXOSNINGUNO

OBSERVACIONLe pido de la manera más atenta que asista a la reunión que se realizará el día 29 de enero del 2017 en la sala de reuniones de la estación Parque Berrio a las 3:00 pm.

ATENTAMENTE RECIBIDO

Lina Garcés Sandra Soto Jefe de PAC Metro Fecha: 27 de enero de 2017 Hora: 15:30

8. CONTRATO DE COMPRAVENTA

El contrato de compra-venta es aquel contrato bilateral en el que una de las partes (vendedora) se obliga a la entrega de una cosa determinada y la otra (compradora) a pagar por ella un cierto precio, en dinero o signo que lo represente.

También explica que pretenden realizar las partes del contratoo Porque valen para interpretar las cláusulas de difícil interpretación

Partes y estructura

Objeto del contrato.El objeto del contrato es la mercancía. Definición de las obligaciones básicas del vendedor de entrega de la mercancía en el momento y circunstancias pactadas.

Descripción minuciosa de la mercancía. Cuanto más minuciosa, menos problemas habrá en el momento en el que lo recibe el comprador.

Cantidad de la mercancía.

Cuando la calidad de la mercancía. Son aptas para el contrato cuando:

*Son aptos para el uso ordinario de la mercancía Si tiene un peso especial, lo debe conocer el comprador Deben tener la misma calidad que la muestra enseñada

*Trabajos preparatorios de la mercancía. Cuando compramos o vendemos productos semifacturados para transformarlos en nuestras fábricas es importante determinar con exactitud qué tipo de transformación tienen que tener cuando me los entregan.

*Presentación en la que se quiere la mercancía: embalaje (protección de la mercancía) y envoltorio (presentación de la mercancía). Modo de entrega. Lo determinan los INCOTERMS. Nos encontramos con la obligación del vendedor de entregar la mercancía y la del comprador de recibirla.

*Las mercancías se suelen entregar en un punto intermedio entre los locales del comprador y vendedor, el comprador para cumplir con su obligación de recepción puede: desplazarse al lugar de entrega de la mercancía, lo hará solo si él envió tiene una importancia económica muy grande o encargara a una empresa certificadora un certificado sobre el estado de esas mercancías.

*Determinar el momento de la transferencia de la propiedad de la mercancía. La propiedad se transfiere en el momento de la entrega, aunque se puede producir en el momento de la aceptación, es decir, de la firma del contrato, pero no se produce la posesión esta se produce cuando la mercancía se entrega.

• Obligaciones complementarias del vendedor. Junto con la mercancía entregar los documentos necesarios para que se pueda realizar el transporte, el despacho de aduanas y la venta. Entregar manuales de empleo. También en conveniente obligarse durante un periodo de tiempo a entregar piezas de repuesto y ofrecer un servicio de postventa, también en el caso de que sea maquinaria es frecuente que el vendedor se comprometa al montaje de esa maquinaria y siempre como obligación complementaria la prestación de una garantía.

*Obligaciones del comprador. La principal es el pago del precio.

*Determinación del precio. El precio debe estar cuantificado, pero también es válido un precio cuantificable, este es el precio de la mercancía que no viene determinado en el contrato, pero se puede conocer, por ejemplo, un precio que público un organismo oficial. Si no viene ninguna forma de determinar el precio, no sería nulo porque un juez puede llegar a establecer los precios según los del mercado. Si no hubiera ningún mercado para determinarlo en ese caso si sería nulo.

*Momento del pago.

• Se puede realizar un pago anticipado (anterior a la entrega de la mercancía). Es frecuente que el vendedor al entregarle las cantidades anticipadas tenga que entregar un aval como garantía para el comprador.

• Pago al contado en el momento de la entrega.

• Pago aplazo, después de la entrega de la mercancía. En este caso el vendedor Libra letras de cambio o pagares.En la práctica puede suceder los 3 a la vez, antes de la entrega se paga una parte, cuando se entrega se paga la cantidad más importante y después de la entrega se paga el resto. Esto es para mercancías que sean maquinaria industrial, pero si la mercancía es para revenderla es decir mercancía de consumo, el momento de pago más usual es el pago aplazado.

• Medio de pago o forma de pago.

*Cláusulas penales o penalización. Consiste en que se procure de que ambas partes cumplan con sus obligaciones en la forma pactada y en el caso de que no lo hagan pierdan dinero. Se trata de una cláusula no obligatoria en el contrato. Si el vendedor no cumple con la entrega de la mercancía en los plazos señalados entonces debe pagar una multa por días. En el caso en que el comprador no pague también debe pagar una multa por días.Estas penalizaciones tienen un límite de unos días, una vez sobrepasado esos días, lo que tiene derecho el contratante perjudicado es a la resolución del contrato y también a una indemnización por daños y perjuicios

*Legislación aplicable al contrato. La primera norma es lo que se establezca en el contrato. La segunda norma es el Convenio de Viena. La tercera norma es la ley pactada (la del país del comprador o la del vendedor).Métodos de solución de litigios. Hay 3 formas de solucionar litigios: Mediante arbitraje comercial. Los árbitros son los elegidos por las partes.Método de la conciliación. Se busca que se llegue a un acuerdo aceptable para ambas partes.

*Vía judicial. Se puede establecer en el contrato quien es el juzgado competente es caso de litigio. 

9. CARTAS

Como acepción principal, entendemos por carta aquel pedazo de papel escrito que una persona o ente entrega a otro con la finalidad de comunicarle algo

se compone de tres partes esenciales: presentación, cuerpo y final o despedida.

Estructura de una carta:

El inicio de las cartas

El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensaje ante el que se encuentra:

Existen diversos elementos que configuran el comienzo del escrito:

La fecha: En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para facilitar su archivo y evitar posibles confusiones en el futuro. A continuación, damos algunas indicaciones:

Los meses se escriben en minúscula.

Los años se escriben sin punto.

Es preferible escribir el día y el año con número, y el mes con letra (14 de febrero de 2000), a menos que, por motivos legales de otra índole, debemos hacerlo todo con letra.

Es preferible utilizar la variante sin articulo delante del año (20 de marzo de 2001).

No deben utilizarse las partículas en y a para introducir las fechas, por considerarse una fórmula anticuada (Madrid, 18 de julio de 2000 en lugar de En Madrid, a 18 de julio de 2000).

El saludo o encabezamiento: se escribe debajo de los datos del destinatario y del remitente. A continuación, damos algunas indicaciones:

Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros envíos (Estimado Sr. Gómez, Estimada Sra. Gómez).

Si se trata de envíos masivos, debemos utilizar algunas fórmulas, que elegiremos según el contexto (Estimados clientes; Estimados amigos; Estimados usuarios).

Conviene evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra. Nuestra; Muy Sres. Nuestros).

Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el femenino (Estimado/a Sr./Sra.).

El cuerpo de la carta

El cuerpo de la carta está constituido por el mensaje en sí. Es fundamental que esté redactado de forma clara y adecuada para que nuestro mensaje cumpla su función.

Emplear construcciones sintácticas ordenadas (sujeto, verbo y complementos):

Nos ponemos en contacto con usted para informarle…

Tenemos el gusto de comunicarle

El cierre de las cartas

No existen unas normas rígidas para concluir una carta, aunque siempre debemos hacerlo de forma que guarde relación con el saludo o encabezamiento empleado.

La despedida

Concluir con un mensaje positivo y alentador, incluso en aquellas cartas cuyo contenido sea negativo (En la confianza de que lleguemos a un acuerdo lo antes posible, quedamos a la espera de sus noticias…; Estaremos encantados de resolver cualquier duda que pueda surgirles…).

Cerrar la carta con un mensaje directo, conciso y sin circunloquios (Esperamos colaborar con ustedes en un futuro próximo. Hasta entonces… en lugar de Esperando que en el futuro podamos de nuevo colaborar estrechamente y que exista la posibilidad de poder comenzar una relación comercial entre ambas compañías de forma satisfactoria, me despido…)

 La firma

En las cartas comerciales, la firma debe ir acompañada del nombre y los apellidos en letra impresa, así como el cargo del firmante. El orden debe ser el siguiente:

Firma

Nombre

Cargo

La posdata

ejemplo de una carta:

10. MEMORANDO

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición. Memorándum es una palabra latina que significa “cosa que debe recordarse”. El concepto tiene varias definiciones.

Un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto acción. También puede ser un cuaderno anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.

Por último, la RAE también aclara que un memorándum puede referirse a una nota que se envía por mano a una persona dentro de una misma institución u oficina, o incluso aun resguardo bancario. Aunque la palabra correcta es memorándum, en la actualidad suele cambiarse por memorando, una derivación del plural del vocablo original(memoranda).

Factores básicos de la comunicación: Emisor, receptor y mensaje.

Generalmente el memorándum se utiliza para lo siguiente: - Conocimiento y devolución. - Conocimiento y archivo. - Petición de mayores antecedentes. - Solicitud de informe. - Remisión de informe. - Dictado de resolución, etc. El memorándum es un documento interno por naturaleza.

El memorándum se escribe en papel que no sobrepase el tamaño medio oficio que tiene impresos el membrete del organismo los datos esenciales, a fin de facilitar su despacho. En algunos casos la numeración correlativa para lograr la mayor funcionalidad en la distribución y el archivo.

ESTRUCTURA DE UN MEMORANDO

Generalmente, un memorando cuenta con las siguientes estructuras:

Lugar y fecha Código destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma

Y las siguientes complementarias Membrete Referencia Anexo

Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

Ejemplo de un memorando: