UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

RECINTO DE ARECIBO

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE OFICINA

ENTREVISTA A UN

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

DIOMARA CASTAÑO SANTIAGO

440-09-1244

DRA. W. QUIÑONES

SOFI 4401

27 DE SEPTIEMBRE DE 2011

NARRATIVA DE LA

ENTREVISTA

FOTO

CARTA DE EVIDENCIA

FIRMA DEL ENTREVISTADO

Y REACCIÓN DEL ESTUDIANTE

Durante la tarde del 23 de septiembre de 2011 asistí al Supermercados Pitusa

de Morovis a realizar la entrevista para el curso SOFI 4401 a la Secretaria de la

Tienda. Ya que previamente había hablado con la Sra. Lady Serrano-Gerente y me

dio el visto bueno para que realizara la misma. Por lo tanto, comienzo a realizar

las varias preguntas con el fin de conseguir un perfil del Asistente Administrativo.

La persona entrevistada se llama Josmar A. Rosario Negrón que trabaja para

la empresa Discount Foods Distributors, Inc (Supermercados Pitusa) y lleva

laborando para los mismos 9 años. Cuando ella comenzó a trabajar ocupó las

plazas de Cajera y Asistente de Secretaria; al ver su esfuerzo y dedicación, se ganó

la confianza de la Empresa y esta decidió transferirla a la plaza de Secretaria, la

cual ejerce actualmente en la Tienda de Servicios al Cliente. Josmar, cuenta con un

Grado Asociado en Sistemas de Oficina y con un Bachillerato en Administración

de Empresas con concentración en Gerencia.

Ella me indica que para ocupar el puesto se necesita de conocimientos

básicos para la realización de los trabajos que la empresa requiere y que conlleva

en una oficina. Además, no es necesario tomar algún examen para ocupar dicha

plaza; pero si se debe tener experiencia. Ya que se requiere ser responsable,

multifacético y dedicado. También, la empresa se adiestra para que cumplas con

los estándares que necesita y exige la tienda para cumplir con sus objetivos.

Continúo realizando las preguntas y me informa que aún no es requisito el

dominio del inglés para el cumplimiento de las tareas. Pero si es necesario ser

puntual, responsable, dispuesta, confiable y poseer buenas relaciones

interpersonales. El salario actualmente es el salario mínimo de $7.25 y tiene

beneficios marginales como lo son: Vacaciones, Días por Enfermedad, Derecho al

Desempleo, Fondo, SINOT y Maternidad; las horas extras siempre y cuando sean

necesarias y autorizadas son remuneradas en paga.

La secretaria me informa que si ha observado que el ambiente en la oficina

ha cambiado bastante y tenido que enfrentarse a diferentes situaciones. Como lo es

la reducción de personal debido a la economía, cuando se realizan las requisiciones

para la compra de equipos el presupuesto es mínimo. Ha aprendido a hacer más

con menos, a dar la milla extra para dar un excelente trato al Cliente (es lo esencial

para la empresa), Empleados, Suplidores y Gerencia. Además, hay que ser versátil

para que los trabajos y tareas salgan a tiempo.

Posee destrezas técnicas efectivas en su área de trabajo como lo son: manejo

de la computadora, fotocopiadora, fax, calculadoras, teléfonos, archivos y

terminales de ATH y EBT (tarjeta de la familia, cupones). Y destrezas no técnicas

como por ejemplo: amable, servicial, productiva, organizada, disponible y discreta.

Entre sus tareas diarias se encuentran: archivar en los expedientes de los

empleados y de los diferentes suplidores, tomar dictado de mensajes para la

gerencia, preparar informes (venta diaria de la tienda), recibir y realizar llamadas,

clasificar correspondencia para los diferentes departamentos de la tienda, adiestrar

a las ayudantes de secretaria, planificar y confirmar actividades, trabajar con

facturas de todos los artículos que se compran en la tienda para el área de venta,

hacer inventarios de los productos, realizar depósitos y cuadrar cajeros. A parte de

estas tareas, realizar el cuadre de la lotería electrónica y de ser necesaria pasa a ser

cajera. Lo más que le gusta de sus tareas es cuadrar cajeros/as y pasar diariamente

la venta; y lo más estresante es llamadas de Oficina Central y Recursos Humanos.

Para su desempeño en la oficina hace uso de diferentes programas que

provee la empresa como lo son: AP7 Remote (pasar la venta y trabajar con

facturas), Mail Pitusa (recibir y enviar correos electrónicos de Oficina Central y

otros Supermercados, Hipermercados, Tienda por Departamentos, Mueblería

Pitusa y National Lumber and Hardware) y Oppen Office 3.1 Writer (realizar

diferentes documentos en español).

Para mantenerse al día en su profesión asististe esporádicamente a charlas y

hace uso de la herramienta “Internet”; no pertenece actualmente a ninguna

organización profesional, pero si durante sus estudios de grado asociado perteneció

a IAAP. Por último, atribuye su éxito en la profesión al esfuerzo y empeño

dedicado para aprender de todo y a los años de experiencia que la ha permitido

tener la empresa.

Con el pasar del tiempo todo ha cambiado, desde la sociedad hasta los

adelantos tecnológicos. Hay que tener mucha fuerza de voluntad, fe y ganas de

echar hacia adelante en lo que nos propongamos, nuestras metas y sueños. Para

lograr ser una excelente secretaria o asistente administrativo hay que dar la milla

extra y estar dispuesta a aprender y a aceptar las críticas constructivas.

Tenemos que desarrollar correctamente las relaciones interpersonales, una

conducta ética apropiada, con mucha dedicación y esmero. Si algo en tu área

laboral o campo de trabajo no te sale o no sabes cómo realizarlo, busca ayuda para

salir de dudas y aprender.

Hay que tener mucha paciencia y aprender a lidiar con las diferentes

personalidades, cualidades y actitudes de los demás. Ya que todos pensamos y

actuamos de distinta manera. Y debemos mantenernos al día en nuestra profesión

ya que hay que ser competitivos y productivos para así lograr el éxito deseado.