Epik EAFIT Fecha y hora de creación 15/03/2018...

Epik EAFIT Fecha y hora de creación 15/03/2018 15:42:00

Guía de formación

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Tabla de contenido Epik EAFIT .................................................................................................................. 1

Epik EAFIT .......................................................................................................................... 1 Proceso Gestión Silla Vacía ............................................................................................................. 1

Funcionalidades Proceso Gestión Silla Vacía .............................................................................................. 5 Módulo Finanzas .................................................................................................................................... 5

Cuentas de Cliente ............................................................................................................................. 5 Asignación Exenciones .................................................................................................................... 10 Contabilización de Alumno .............................................................................................................. 12 Transacciones Selección Masiva ...................................................................................................... 17

Crear Grupo de Contabilización Según Archivo ......................................................................... 18 Crear Grupo de Contabilización Según Consulta ........................................................................ 29

Entrada de datos de grupo ................................................................................................................ 36 Contabilización de Grupos ............................................................................................................... 38 Revisión de Transacciones ............................................................................................................... 41 Corrección de Transacciones ........................................................................................................... 43 Identificación Cargos Alumno ......................................................................................................... 46 Revisión de Facturas (Estudiante) .................................................................................................... 49

Módulo Registro Académico ................................................................................................................ 51 Gestión de Solicitudes ...................................................................................................................... 51 Mantenimiento Horario Clases ......................................................................................................... 54

Modificar Clase ........................................................................................................................... 55 Asignar Docente .......................................................................................................................... 56 Reserva de Aulas ......................................................................................................................... 60 Eliminar Modelo de Reunión de Clase ........................................................................................ 63 Detener Inscripción de Clase ....................................................................................................... 65

Funcionalidades Generales ................................................................................................................... 67 Visor de Consultas ........................................................................................................................... 67

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Proceso Gestión Silla Vacía

Proceso Gestión Silla Vacia

Aplicar y hacer seguimiento a la beca silla vacía que la Universidad ofrece a empleados, beneficiarios y pensionados, para acceder a la oferta de programas de posgrado, idiomas y educación continua, dicho beneficio está sujeto a una aprobación según las condiciones definidas por la Universidad.

A continuación es posible consultar la siguiente información sobre el proceso 'Gestión Silla Vacia':

Alcance (#Alca)

Responsable (#Resp)

Entrada y Proveedor (#Entra)

Salida y Dependencia/Proceso (#Sali)

Actividades del proceso (#Activiti)

Imagen del Flujo del proceso (#Imagine)

Alcance

Este proceso contempla desde la solicitud de la beca por parte del estudiante, pasando por la asignación y generación de factura, hasta seguimiento de la beca en los casos que sea otorgada.

Responsable

Dirección de Desarrollo Humano Dependencias que otorgan becas y descuentos

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Entrada y Proveedor

Entrada

Información necesaria para ejecutar el proceso

Proveedor

Dependencia o proceso que entrega la información de entrada

Solicitud de servicio tipo beca silla vacía en el sistema Epik EAFIT

Estudiante

Solicitud de beca en el sistema BISA Empleado o pensionado

Política de becas para personas con relación laboral con la universidad

Dirección de Desarrollo Humano

Salida y Dependencia/Proceso

Salida

Información que sale de la ejecución del proceso

Dependencia o Proceso

Al que se le entrega la información de salida

Factura por matrícula con aplicación de silla vacía

Estudiante

Notificación de aceptación de beca Estudiante

Factura por incumplimiento políticas de beca Estudiante

Informe de incumplimientos políticas de beca Dirección de Idiomas, Dirección Desarrollo Humano, Departamento Tesorería y Cartera

Actividades del proceso

Actividad ¿Cómo se soporta?

Reporte

Solicitar servicio académico

Autoservicio Estudiante

Solicitar beca No se soporta en Epik EAFIT

Autorizar beca especial en el sistema

No se soporta en Epik EAFIT

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Cerrar solicitud de beca

Funcionalidad - Gestión solicitudes

Verificar si el estudiante tiene indicador por mora

Funcionalidad - Cuenta de cliente

Validar preliminarmente la disponibilidad de cupo

Funcionalidad - Mantenimiento Horario Clases Funcionalidad - Búsqueda de clase Funcionalidad - Gestión de solicitudes

Ajustar configuración de la clase para la inscripción

Funcionalidad - Mantenimiento de horarios Funcionalidad - Fechas de Pago Matrícula Adic

Responder la solicitud de beca

Funcionalidad - Asignar Exención

Cambiar la configuración del estado de clase

Funcionalidad - Mantenimiento de horarios

Confirmar horario en el autoservicio

Autoservicio Estudiante

Identificar estudiantes con curso perdido

Funcionalidad - Visor de consultas

EA_NI020_HISTORIAL_CLASES_ESTUDIANTESBECA

Identificar estudiantes que se les generará factura por incumplimiento


Contabilización del cargo por incumplimiento

Funcionalidad - contabilización de alumnos Funcionalidad - Reversión de cargo Funcionalidad - Transacciones selección masiva Funcionalidad - Entrada de datos de grupo Funcionalidad - Contabilización de grupos Funcionalidad - Revisión de

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transacciones

Funcionalidad - Corrección de transacciones Funcionalidad - Reversión de grupos

Generar factura

Funcionalidad - Identificación Cargos Alumnos Funcionalidad - Creación Petición facturación Funcionalidad - Cancelación de Facturas Funcionalidad - Revisión Cancelación facturas

Funcionalidad - Revisión de Facturas Funcionalidad - Resumen de Facturas de Alumno

Consultar solicitudes en estado pendiente

Funcionalidad - Gestión de solicitudes

Cerrar solicitud

Funcionalidad - Gestión de solicitudes Funcionalidad - Visor de consulta

Desasignar la beca


Imagen del Flujo del proceso

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Volver al Inicio (#Ini)

Funcionalidades Proceso Gestión Silla Vacía

Funcionalidades Proceso Gestión Silla Vacía

En este componente se relacionan las funcionalidades que permiten ejecutar algunas actividades del proceso de Gestión Silla Vacía, las cuales se encuentran en las próximas sesiones del manual agrupadas por los módulos en que se distribuye Epik EAFIT.

Módulo Finanzas

Cuentas de Cliente

Cuentas de Cliente

Esta funcionalidad es el lugar donde el usuario administrativo podrá consultar los movimientos y detalles financieros de un estudiante con la Universidad EAFIT. En está podrá visualizar información como: cargos pendientes por pagar, pagos realizados, saldos a favor, becas, descuentos entre otros.

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Paso a paso

1. Ingrese a PeopleSoft Campus Solutions y luego acceda a la siguiente ruta:

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cuentas de Cliente

2. Una vez se ingresa a la ruta relacionada anteriormente, el sistema despliega una ventana como la siguiente en la cual se deben indicar los valores que se posean en los campos de filtros para realizar la búsqueda de la cuenta.

Se recomienda realizar la busqueda indicando los campos:

Unidad Negocio

ID

Doc Identidad

Apellido

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3. Después de indicar los valores de filtro, se debe dar clic sobre el botón "Buscar" para que el sistema arroje el resultado indicado.

4. Una vez se visualice la cuenta deseada, se debe dar clic sobre la misma para que el sistema despliegue una nueva ventana con el detalle respectivo.

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En esta ventana se encuentra la información detallada de los cargos y pagos segmentada por las siguientes columnas:

Tipo de cuenta

Prefijo que indica el tipo de cuenta a la que pertenece el ítem asociado al cliente. Ejemplo Matricula

Número de cuenta

Corresponde al número de cuenta a la que se cargó el ítem asociado al cliente.

Ciclo

Corresponde al ciclo lectivo en el que se generó el cargo.

Saldo

Indica el valor del cargo (valor adeudado) por el estudiante.

Código Moneda

La carga automáticamente el sistema trae por defecto 'COP'.

F. Apertura

Fecha de generación del cargo.

Estado

Condición actual de la cuenta del cliente. (Activo o Inactivo)

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5. Si desea ver el detalle de la cuenta del cliente para conocer cada uno de los cargos que este tiene, haga clic en el enlace "Detalles Cuenta" y en la ventana que despliega el sistema, se puede visualizar la información completa.

6. Dando clic sobre la pestaña "Información Adicional", usted puede visualizar otro tipo de información que le puede ser útil. En este segmento se encuentran los siguientes enlaces:

Detalle de transacciones

Cargos vencidos

Resumen Ítem

Planes pago

Ítems p/Ciclo

Ítems p/Fecha

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Volver al inicio (#Inicio)

Asignación Exenciones

Asignación Exenciones

Este proceso permite asignar un tipo de exención a un alumno por ciclo lectivo para un Grado académico específico.

Paso a Paso

1. Ingresar a la siguiente ruta:

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Exenciones > Localización > Asignación Exenciones

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2. El sistema abre la página 'Asignación Exenciones' donde se debe seleccionar la pestaña 'Añadir un Valor' e ingresar la información requerida en los campos 'Institución Académica', 'Unidad Negocio', 'Grado Académico'.

Luego se debe hacer clic en el botón 'Añadir'.

3. El sistema abre una página adicional, donde se debe hacer clic en el icono al final de la lista.

Se adiciona una nueva línea donde se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

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ID Persona

Se debe seleccionar el ID del estudiante al que se va a crear la beca o descuento.

Ciclo

Se debe seleccionar el ciclo lectivo para el cual se va a asignar la beca o descuento.

Código Beca / Descuento

Se debe seleccionar el código de exención que se desea asignar.

Luego de ingresar la información en los campos antes mencionados, se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.

Al dar clic en guardar, se completa la fecha de aprobación y el ID usuario que asigno la exención.

Tenga en cuenta: Para eliminar una exención ya asignada, se debe

hacer clic en el icono y luego en el botón 'Guardar'.

Volver al Inicio (#HOME)

Contabilización de Alumno

Contabilización de Alumno

Esta funcionalidad permite la aplicación de transacciones financieras en las cuenta de un alumno, por ejemplo, se puede registrar la información de un cargo y pago.

Paso a Paso

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Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Contabilización de Alumno

2. En la página 'Contabilización de Alumno' diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Unidad Negocio

Seleccionar la Unidad de Negocio a la cual pertenece el estudiante.

ID

Buscar y seleccionar el ID del estudiante al cual se le va a contabilizar un cargo.

Tipo de Cuenta

Buscar y seleccionar el Tipo de cuenta según el cargo que se le aplicara al estudiante.

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Ejemplo:

ACA Académico

ADM Admisión

MAT Matricula

Tipo Ítem

Seleccionar el Tipo de ítem del cargo o pago que va a contabilizar.

Ejemplo de cargos:

Cargo administrativo Matrícula Idiomas Belén

Incumplimiento Becas no formal

Matrícula Idiomas Medellín

Matrícula Idiomas Balsos

Matrícula Idiomas Sur

Matrícula Idiomas Laureles

Ejemplo de pagos:

Becas

Descuento idiomas

Pagos tarjeta crédito

Bancos

Traslado saldo a favor

Pago deducción de nomina

ID usuario

El sistema muestra de manera informativa el usuario que está realizando la contabilización.

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Fecha/Hora Línea Grupo

El sistema muestra de manera informativa la fecha y hora actual.

N° Secuencia Línea

Es un consecutivo que genera el sistema.

Luego de diligenciar los campos descritos anteriormente se debe hacer clic en 'Añadir.

3. El sistema abre la página 'Contzn Alumno' donde se visualiza la Unidad de negocio, ID y Nombre del alumno y el Saldo de la cuenta del estudiante.

En esta página se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Cuentas Alumno

Este link permite obtener mayor información de los movimientos y saldos del alumno.

En caso de ingresar al link se debe hacer clic en el botón 'Volver' , de esta forma el sistema regresa a la página 'Contzn Alumno' para proceder con el registro del cargo.

Importe

Ingresar el valor del cargo a cobrar o pago sin decimales.

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Moneda

El sistema trae la moneda por defecto y es COP Peso Colombiano.

Ciclo

Seleccionar el ciclo lectivo al que corresponde el cargo o pago a contabilizar.

Pasarela Local

En esta sección es posible seleccionar el 'Tipo Selección Programa Académico', para esto se debe marcar el campo 'Información académica' u 'Otro'. El sistema muestra al que el estudiante está inscrito por defecto.

Grado Académico

Seleccionar el Grado Académico al cual pertenece el estudiante. Este campo es obligatorio.

Tenga en Cuenta: El estudiante debe estar activo para el Grado Académico seleccionado.

Programa Académico

Seleccionar el Programa Académico al cual pertenece el estudiante. Este campo es obligatorio.

Número Referencia

Este campo permite detallar (en 30 caracteres) el cargo que se está contabilizando, se debe dar una descripción del cargo o pago que se le está ingresando al estudiante de forma informativa para el área según las necesidades.

Tenga en Cuenta:

* En caso de que se haya realizado una deducción se debe diligenciar el número de documento del empleado.

* Para el caso de una contabilización de una reversa de nómina, se debe diligenciar el documento de identidad de la persona a la cual se le esta aplicando la contabilización.

Fecha Efectiva Ítem

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Se debe indicar el día de la contabilización del cargo o el pago generado al alumno.

F Vecim

Debe ser una fecha posterior a la del día de la contabilización del cargo o pago generado al alumno.

Información Académica

Este link permite acceder a una visualización, solo informativa, de la historia académica del alumno.

Contzn

Se debe hacer clic en el botón 'Contzn', de esta forma el sistema guarda el registro e inmediatamente el campo 'Saldo' ubicado en el encabezado de la página se actualiza con el valor registrado.

Adicionalmente al final de la pagina se grisan los siguientes campos posterior a la contabilización de cargo o el pago del alumno: 'Fecha Contzn' 'Fecha Efectiva Ítem', 'F Vencim'.

Tenga en Cuenta: La fecha Contzn debe coincidir con el envío a la contabilidad en Sofsin, cuando se corra el proceso que corresponde.

Nueva Transacción

Este botón permite registrar mas cargos para el mismo u otro alumno.


Transacciones Selección Masiva

Transacciones Selección Masiva

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La selección Masiva de Transacciones permite crear masivamente entradas de grupo de alumno.

Con esta funcionalidad es posible ejecutar las siguientes acciones en el sistema:

Crear Grupo de Contabilización Según Archivo

Crear Grupo de Contabilización Según Consulta

Ruta

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Procesos de Grupos > Transacciones Selección Masiva




Volver a la Funcionalidad

Permite crear masivamente entradas de grupo de alumnos a partir de un archivo plano que identifique a los destinatarios de un contrato específico o de una contabilización masiva especifica.

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Paso a Paso



2. El sistema abre la página 'Transacciones Selección Masiva', allí es necesario ubicarse en la pestaña 'Añadir un valor', y digitar el 'ID Control Ejecución', el cual no puede contener caracteres especiales, espacios o puntuación.

3. El sistema abre la página 'Transacciones Selec Masiva' donde se deben diligenciar los campos que componen las siguientes secciones:

Parámetros

Selección Integrantes

Detalles Línea / Parámetros Reversión

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Parámetros

En esta sección se deben diligenciar los siguientes campos:

Unidad Negocio

Seleccionar la Unidad de negocio según corresponda. (Obligatorio)

Tipo Grupo

Seleccionar el tipo grupo de contabilización según corresponda. (Obligatorio)

C - Contrato Terceros (Siempre que sea organización se debe escoger este tipo de grupo)

M - Matriculas

V- Varios cartera

ID Origen

Seleccionar el ID Origen según corresponda. (Obligatorio)

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EST - Estudiante

ORG - Organización

Tipo Grupo

Seleccionar el Tipo de grupo según corresponda:

Grupo Alumnos

Gp Org Externa

Tipo Transacción

Tipo transacción es una lista desplegable que muestra las opciones de acuerdo a lo seleccionado en el campo anterior 'Tipo Grupo'.

En caso de haber seleccionado 'Grupo Alumnos' se habilitan las siguientes opciones:

Cargos personales

Seleccionar si se va a cargar una deuda.

Pagos Personales

Seleccionar si se le va a asignar un pago al estudiante, por ejemplo, una exención.

Reversión Cargo Pers

Seleccionar si se va a reversar un cargo asignado a un grupo de estudiantes.

En caso de haber seleccionado 'Gp Org Externa' se habilitan las siguientes opciones:

Cargos CPTV (corporativos)

Seleccionar si se va a cargar un cargo.

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Pagos Corporativos

Seleccionar si se va a asignar un pago a la corporación.

Cuadrar Grupo

Se debe desmarcar este campo, por defecto viene marcado.

Notificación

Permite notificarle al estudiante por medio de un correo que tiene una nueva factura.

Tener en Cuenta: Solo se habilita cuando se está realizando una carga para incumplimiento de política de becas.

Total Control

Indicar el valor total en pesos del archivo que se va a cargar, este campo no es obligatorio (control).

Recuento Control

Indicar la cantidad de líneas a registrar en la carga, este campo no es obligatorio (control).

Creación Nuevo Cargo

El sistema trae este campo marcado por defecto siempre y cuando sea un cargo diferente a matrícula o contrato a tercero y se debe mantener de esta forma.

Tener en Cuenta: Para los demás cargos no se debe habilitar.

Selección de integrantes

En esta sección se deben especificar los IDs que se van a procesar en una transacción determinada.

Herram Selección

Este campo tiene las siguientes opciones:

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Motor Ecuaciones

Esta opción no se va a usar para la Universidad EAFIT.

PS Gestor de Consultas

Permite realizar de manera masiva consultas sobre la información que gestiona 'Epik' a un grupo de estudiantes en específico.

Archivo Externo

Tener en cuenta las siguientes condiciones que debe cumplir el archivo a cargar:

o Debe ser con extensión 'txt'.

o Debe contener solo el ID del estudiante o los estudiantes si tienen el mismo valor, si tienen diferentes valores se debe incluir otra columna con el valor.

o No se debe nombrar las columnas para no generar error en la carga.

o Debe contener solamente el ID de la organización, si tienen el mismo valor, si tienen diferentes valores se debe incluir otra columna con el valor.

Al seleccionar 'Archivo Externo' el sistema habilita las opciones para gestionar el archivo a cargar.

o Cargar Archivo

Este botón permite seleccionar el archivo que se va a cargar.

o Creación Mapa Campos

Se debe hacer clic en este enlace para indicarle al sistema los campos que trae el archivo, de forma automática se abre la página 'Mapa Archivo Selec Integrantes' donde se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

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Mapa Archivos

Ingresar nombre del mapa para identificarlo, este no debe contener espacios o caracteres especiales.

Público

Este campo se puede o no seleccionar. Si se activa cualquier persona puede ver el mapa en la misma funcionalidad.

Tipo de Archivo

Se puede seleccionar Separado o Plano.

* Separado: Indica que es un archivo separado por algún carácter, en el campo 'Separador Campo' se debe seleccionar el valor 'Punto y coma'.

* Plano: El archivo a cargar debe contener los campos listados en la sección 'Mapa Campos'.

Por ejemplo, si el archivo contiene el campo 'EMPLID', en 'Posición Inicial' se debe ingresar el valor '1' y en 'Longitud Campo' se debe ingresar el valor '10'.

Los demás campos se diligencian de acuerdo a la estructura o secuencia del archivo que se requiere subir al sistema.

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Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe hacer clic en el botón 'Aceptar' y el sistema regresa a la página 'Transacciones Selec Masiva',

Mapa Campos

El sistema trae de forma automática el nombre creado en la definición de Mapa de Campos detallada anteriormente.

Vista Previa Resultados Selec

Una vez se carga y se crea el mapa de campos, el sistema habilita el enlace 'Vista Previa Resultados Selec', el cual permite visualizar la estructura del archivo a cargar.

Detalles Línea / Parámetros Reversión

Tipo Cuenta

Seleccionar el Tipo de cuenta según el cargo que se va a parametrizar en la cuenta del alumno, para el caso que todos los alumnos relacionados en el archivo tengan el mismo tipo de cuenta, de lo contrario no se diligencia y el archivo a cargar debe contener por cada alumno el tipo de cuenta que corresponda.

Tener en cuenta: Para organizaciones siempre se debe seleccionar 'CTC - Contrato terceros comercial'.

Tipo Ítem

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Seleccionar según corresponda, para el caso que todos los alumnos relacionados en el archivo tengan el mismo tipo de ítem, de lo contrario no se diligencia y el archivo a cargar debe contener por cada alumno el tipo de ítem que corresponda.

Tener en Cuenta: Para organizaciones siempre se debe seleccionar 'Facturación Matriculas Empresa' si se trata de un tipo Transacción 'Cargos personales', si es 'Pagos Personales' se debe seleccionar 'Pago con Contrato Comercial'.

Descripción

El sistema trae la descripción según el ítem seleccionado.

Importe Ítem

Se debe diligenciar solo cuando el valor del cargo aplica igual para todos los estudiantes.

Ciclo

Seleccionar según corresponda.


El sistema trae por defecto la fecha del día actual.

F Vencim

El sistema muestra este campo solo si el Tipo de transacción es 'Cargos Personales'.

Se debe diligenciar dependiendo del tipo ítem. Por ejemplo, para un ítem de 'Incumplimiento Beca' no se tiene fecha de vencimiento, pero para el ítem 'Carné' se debe tener una fecha establecida para el pago de factura.

Restringir Pago a Cuenta

El sistema muestra este campo solo si el Tipo de transacción es 'Pagos Personales'.

Este campo se debe marcar para indicar la aplicación del pago a una cuenta específica.

Tener en Cuenta: La carga masiva de pagos no se recomienda por no permitir la restricción de la factura.

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Nº Referencia

Se debe describir el tipo de carga que se está realizando, este campo es opcional diligenciarlo.

Grado Académico

Seleccionar según corresponda. para el caso que todos los alumnos relacionados en el archivo tengan el mismo grado académico, de lo contrario no se diligencia y el archivo a cargar debe contener por cada alumno el grado académico que corresponda.

Programa Académico

Seleccionar según corresponda. para el caso que todos los alumnos relacionados en el archivo tengan el mismo Programa académico, de lo contrario no se diligencia y el archivo a cargar debe contener por cada alumno el tipo de programa académico que corresponda.

Código Motivo Línea

El sistema muestra este campo solo si el Tipo de transacción es 'Reversión Cargo Pers'.

Seleccionar según sea el motivo de la reversa, puede ser 'EDIG' error de digitación, 'FECH' error en fecha, entre otros.

Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.

4. Luego de Guardar, se debe hacer clic en el botón 'Ejecutar' y el sistema abre la página 'Petición Gestor Procesos'.

En 'Lista Procesos' se debe seleccionar el proceso 'LC_SSFGR_PS' y luego hacer clic en el botón 'Aceptar'.

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5. El sistema regresa a la página 'Transacciones Selec Masiva' donde se debe hacer clic en el enlace 'Monitor Procesos'.

Ubicarse en la pestaña 'Lista de Procesos' y seleccionar el último proceso ejecutado. Tener en cuenta las siguientes variables:

Estado Ejec

Debe quedar en estado 'Correcto', si el estado se visualiza en 'En cola' se debe hacer clic en el botón 'Actualizar' hasta que el estado quede en 'Correcto'.

Estado Distribución

Debe quedar en estado 'Enviado'.

Detalles

Este enlace permite validar la ejecución y en la opción 'Reg Mensajes' indica el grupo que se creó.

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Posteriormente se debe hacer clic en el botón 'Aceptar'.





Permite crear masivamente entradas de grupo de alumnos a partir de la ejecución de una consulta predefinida que identifique a los destinatarios de un contrato específico o de una contabilización masiva específica.

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2. El sistema abre la página 'Transacciones Selección Masiva', allí es necesario ubicarse en la pestaña 'Añadir un valor', y digitar el 'ID Control Ejecución', el cual no puede contener caracteres especiales, espacios o puntuación.

3. El sistema abre la página 'Transacciones Selec Masiva' donde se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Unidad Negocio

Seleccionar la Unidad de negocio según corresponda.

Tipo Grupo

Seleccionar el tipo grupo de contabilización según corresponda:

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C - Contrato Terceros (Siempre que sea organización se debe escoger este tipo de grupo)

M - Matriculas

V- Varios cartera

ID Origen

Seleccionar el ID Origen según corresponda:

EST - Estudiante

ORG - Organización

Tipo Grupo

Seleccionar el Tipo de grupo según corresponda:

Grupo Alumnos

Gp Org Externa

Tipo Transacción

Tipo transacción es una lista desplegable que muestra las opciones de acuerdo a lo seleccionado en el campo anterior 'Tipo Grupo'.

En caso de haber seleccionado 'Grupo Alumnos' se habilitan las siguientes opciones:

Cargos personales

Seleccionar si se va a cargar una deuda.

Pagos Personales

Seleccionar si se le va a asignar un pago al estudiante, por ejemplo, una exención.

Reversión Cargo Pers

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Seleccionar si se va a reversar un cargo asignado a un grupo de estudiantes.

En caso de haber seleccionado 'Gp Org Externa' se habilitan las siguientes opciones:

Cargos CPTV (corporativos)

Seleccionar si se va a cargar un cargo.

Pagos Corporativos

Seleccionar si se le va a asignar un pago a la corporación.

Cuadrar Grupo

Se debe desmarcar este campo, por defecto viene marcado.

Notificación

Permite notificarle al estudiante por medio de un correo que tiene una nueva factura.

Tener en Cuenta: Solo se habilita cuando se está realizando una carga para incumplimiento de política de becas.

Total Control

Indicar el valor total en pesos del archivo que se va a cargar, este campo no es obligatorio (control).

Recuento Control

Indicar la cantidad de líneas a registrar en la carga, este campo no es obligatorio (control).

Creación Nuevo Cargo

El sistema trae este campo marcado por defecto siempre y cuando sea un cargo diferente a matrícula o contrato a tercero y se debe mantener de esta forma.

Tener en Cuenta: Para los demás cargos no se debe habilitar.

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Herram Selección

Seleccionar la opción 'PS Gestor de Consultas'.

Nombre Consulta

Ingresar la consulta diseñada para la carga masiva. En el enlace Inicio Gestor de consultas se visualizan las consultas existentes

Tipo Cuenta

Seleccionar el Tipo de cuenta según el cargo que se va a parametrizar en la cuenta del alumno.

Tener en Cuenta: Para organizaciones siempre se debe seleccionar 'CTC - Contrato terceros comercial'.

Tipo Ítem

Seleccionar el tipo de ítem al cual se va a contabilizar el cargo.

Tener en Cuenta: Para organizaciones siempre se debe seleccionar 'Facturación Matriculas Empresa' si se trata de un tipo Transacción 'Cargos personales', si es 'Pagos Personales' se debe seleccionar 'Pago con Contrato Comercial'.

Descripción

El sistema trae la descripción según el ítem seleccionado.

Importe Ítem

Se debe ingresar el valor del cargo.

Ciclo



El sistema trae por defecto la fecha del día actual.

F Vencim

Se debe diligenciar dependiendo del tipo ítem. Por ejemplo, para un ítem de 'Incumplimiento Beca' no se tiene fecha de vencimiento, pero

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para el ítem 'Matrícula' se debe tener una fecha establecida para el pago de factura.

Nº Referencia

Se diligencia con información que permita identificar la consulta realizada, este campo es opcional diligenciarlo.

Grado Académico


Programa Académico


Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.


En 'Lista Procesos' se debe seleccionar el proceso 'LC_SSFGR_PS' y luego hacer clic en el botón 'Aceptar'.

5. El sistema regresa a la página 'Transacciones Selec Masiva' donde se debe hacer clic en el enlace 'Monitor Procesos'.


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Estado Ejec

Debe quedar en estado 'Correcto', si el estado se visualiza en 'En cola' se debe hacer clic en el botón 'Actualizar' hasta que el estado quede en 'Correcto'.


Debe quedar en estado 'Enviado'.

Detalles

Este enlace permite validar la ejecución y en la opción 'Reg Mensajes' indica el grupo que se creó.



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Entrada de datos de grupo

Entrada de datos de grupo

Este proceso define el estado de los datos de transacciones guardados masivamente en espera hasta que el grupo de alumnos se haya contabilizado.

Paso a paso

1. Acceda a Epik y luego ingrese a la siguiente ruta

Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Proceso de grupos > Entrada de datos grupo

2. Una vez se ingresa a la ruta descrita anteriormente, debe completar los filtros con la información que posea y dar clic en el botón "Buscar"

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3. Luego de dar clic en el botón "Buscar" el sistema abre una ventana con la información del grupo ingresado en los filtros, dicha ventana se encuentra dividida en 2 pestañas: Entrada de Grupo y Entrada Línea Grupo.

En la primera pestaña (Entrada de Grupo) el sistema muestra la información general del importe total a contabilizar de todas las personas que se encuentran en el grupo, esta información se debe dejar tal cual la carga el sistema.

En la segunda pestaña (Entrada Línea Grupo) el sistema muestra el detalle de cada una de las líneas (personas) que están incluidas en el grupo a contabilizar, en esta ventana se puede ver entonces por ejemplo el importe cargado, el tipo de cuenta y el tipo de ítem de cada uno de los integrantes del grupo.

4. Luego de visualizar y comprobar los datos que requiera, finalice la transacción dando clic en el botón "Guardar".

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Volver al inicio. (#Inicio)

Contabilización de Grupos

Contabilización de Grupos

Esta funcionalidad permite contabilizar , cargos y pagos, para un grupo de alumnos u organizaciones.

Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Proceso de Grupos > Contabilización de Grupos

2. El sistema abre la página 'Contabilización Transacciones', donde se debe seleccionar la pestaña 'Añadir un Valor' y en el campo 'ID Control Ejecución' ingresar el ID sin espacios o caracteres especiales.

Luego se debe hacer clic en el botón 'Añadir'.

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3. El sistema abre la página 'Contabilización Trns' donde se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Unidad de Negocio

Se selecciona la unidad de negocio correspondiente.

Tipo Grupo

Seleccionar el Tipo grupo de contabilización según corresponda, por ejemplo: Matrículas, Contratos terceros o varios cartera.

ID Grupo inicial

Hace referencia al número del grupo creado a contabilizar, este es generado por el sistema previamente en la ejecución de la funcionalidad Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Proceso de Grupos > entrada de datos de grupo

ID Grupo Final

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Hace referencia al número del grupo creado a contabilizar (rango de grupos), este es generado por el sistema. previamente en la ejecución de la funcionalidad Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y pagos > Proceso de Grupos > entrada de datos de grupo

ID Usuario

Seleccionar el usuario de quien ejecuta el proceso.

Asignado a ID Usuario

Se debe diligenciar si se requiere enviar la información a otra persona.

Luego de diligenciar los campos antes relacionados se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.


En 'Lista Procesos' se debe seleccionar 'Contabilización de Grupos', de cualquiera de los dos 'Tipo Proceso': 'COBOL SQL' o 'SQL COBOL'


5. El sistema regresa a la página 'Contabilización Trns' donde se debe hacer clic en el enlace 'Monitor Procesos'.


Estado Ejec

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Debe quedar en estado 'Correcto'.


Debe quedar en estado 'Enviado'. Si el estado se visaliza en 'En cola' se debe hacer clic en el botón 'Actualizar' hasta que el estado quede en 'Correcto'.

Detalles

Este enlace permite validar la ejecución y revisar que en el mensaje se valide la carga del archivo.


Revisión de Transacciones

Revisión de Transacciones

Esta funcionalidad permite consultar la información de grupos después de la contabilización.

Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Proceso de Grupos > Revisión de Transacciones

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2. El sistema abre la página 'Revisión de Transacciones', donde se pueden encontrar todos los grupos y su estado.

Para realizar una búsqueda se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Unidad Negocio

Se debe seleccionar la Unidad de negocio según corresponda. (Obligatoria)

ID Usuario

Se selecciona el usuario autorizado de ser requerido un ID específico.

ID Grupo

Se debe diligenciar manualmente en caso de ser requerido el ID especifico, dado por el sistema en la funcionalidad “Entrada de datos de grupo”.

3. Luego de seleccionar el registro deseado, se debe validar en la 'Información Control' que los valores de los campos 'Total Contzdo' y 'Recuento Contabilizado' sean los correspondientes al archivo cargado.

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Total contzdo

Indica el valor en pesos a contabilizar.

Rcto Contabilizado

Indica la cantidad de líneas a contabilizar

Ejemplo: En caso de ser un archivo de Asobancaria se debe tener claridad sobre el valor total a contabilizar y la cantidad de líneas, con el fin de validar la información correspondiente.

Tenga en cuenta: en caso de no estar contabilizado el grupo estos dos campos aparecerán en cero (0).


Corrección de Transacciones

Corrección de Transacciones

Esta funcionalidad permite consultar y actualizar los detalles de una transacción de un grupo de alumnos antes de contabilizar.

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Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Cargos y Pagos > Proceso de Grupos > Corrección de Transacciones

2. El sistema abre la página 'Corrección de Transacciones', donde se pueden encontrar todos los grupos y su estado.

Se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Unidad Negocio

Se debe seleccionar la Unidad de negocio según corresponda. (Obligatoria)

ID Grupo

Se debe diligenciar manualmente en caso de ser requerido un ID especifico, de lo contrario el sistema trae la lista de todos los ID grupo existentes para a unidad de negocio seleccionada.

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Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe hacer clic en el botón 'Buscar'.

3. El sistema arroja el listado de todos los campos con errores. Se puede encontrar: 'No Contzado' y 'Errores', ninguno de estos dos estados refleja movimiento en la cuenta del cliente.

Tenga en Cuenta: El usuario administrativo siempre debe realizar esta consulta para validar si hubo errores en la contabilización del grupo.

4. Luego de seleccionar el registro deseado, el sistema abre la página 'Corregir Transacciones' donde es posible corregir los errores que se requieran cambiar, como por ejemplo tipo de cuenta, tipo de ítem, importe, ciclo, grado académico, programa, entre otros.

Después de realizar las modificaciones necesarias se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.

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Identificación Cargos Alumno

Identificación Cargos Alumno

Esta funcionalidad permite identificar los cargos pendientes por facturar para un alumno específico.

Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Facturación de Clientes > Facturas Sistema de Alumnos > Identificación Cargos Alumno

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2. En la pestaña 'Buscar un valor' seleccionar la 'Unidad Negocio' según corresponda y hacer clic en el botón 'Buscar'.

3. El sistema abre automáticamente la página 'Identificación Cargos Alumno' donde se deben diligenciar los campos descritos debajo de la siguiente imagen:

ID

Se diligencia el ID del alumno si se conoce o se busca en la lupa

Tipo Dirección

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Se debe diligenciar el campo Tipo de dirección 'HOME' siempre esta opción.

ID Facturación

En el campo ID facturación se elige la requerida dependiendo de los ítems a facturar. Ejemplo: FACTACAD.

En la sección 'Fecha/Días Vencim', se selecciona la 'F Vencim', el campo 'Días Vencim' no es muy utilizado.

Tenga en Cuenta: El campo F Vencimiento no es obligatorio, sin embargo, es necesario digitarlo

4.Se selecciona la línea correspondiente del ítem a facturar en la sección 'Info Cuenta'. Si el estudiante tiene más de un cargo se debe seleccionar el que no tenga valor en el campo 'Impt Facturado'.

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5. Luego de diligenciar los campos antes relacionados se debe hacer clic en el botón 'Guardar' y con esto queda generada la factura.

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Revisión de Facturas (Estudiante)

Revisión de Facturas (Estudiante)

Herramienta para consultar la actividad de facturación de la cuenta de un alumno, por ID se consulta la información de historial de facturación de un alumno.

Paso a Paso


Menú Principal > Finanzas del Alumnado > Facturación de Clientes > Facturas Sistema de Alumnos > Revisión de Facturas

2. El sistema abre la página 'Revisión de Facturas' donde se deben diligenciar los criterios de búsqueda: 'Nº Factura', 'ID', Estado Facturación'.

Luego se debe hacer clic en el botón 'Buscar'.

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3. El sistema una página donde muestra el detalle de las facturas asociadas al estudiante, en la pestaña 'ID Empleado Info Factura' se puede revisar el 'Número de Factura', 'Estado de Facturación', 'Total Facturado' 'Fecha de Vencimiento', entre otros datos informativos.

4. En la pestaña 'Detalle de Factura' se puede revisar todos los ítems facturados.

5. En la pestaña 'Mensajes de Facturación' se puede visualizar los mensajes que por defecto trae la factura impresa, son mensajes informativos parametrizados.

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Módulo Registro Académico

Gestión de Solicitudes

Gestión de Solicitudes

Esta funcionalidad permite gestionar las solicitudes de servicios creadas por un estudiante o administrativo, la persona que haga la gestión debe estar asociado al proceso donde se presta el servicio. Por medio de la funcionalidad se pueden cambiar los estados de seguimiento del servicio y hacer observaciones al resultado de la solicitud.

Paso a Paso


Menú Principal > Registros e Inscripciones > Solicitud Servicios Académicos > Gestión de Solicitudes

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2. El sistema abre una página adicional, donde al estar ubicado en la pestaña 'Gestión Solicitudes' se debe realizar la búsqueda de las solicitudes de servicio a través del diligenciamiento de uno o varios campos, por ejemplo, 'Estado Solicitud'.

Luego se debe hacer clic en el botón 'Buscar', de esta forma el sistema trae el listado de las solicitudes de servicio que cumplen con los criterios de búsqueda ingresados.

Para abrir la solicitud de servicio requerida se debe hacer clic en la información del campo 'No. Solicitud'.

3. Luego de seleccionar el registro deseado, el sistema abre una página adicional, donde ubicado en la pestaña 'Detalle Solicitud', se deben diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

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Nuevo Estado

Seleccionar el nuevo estado en el cual debe quedar la solicitud, tener en cuenta la siguiente información:

Si el nuevo estado requiere hacer devolución del servicio pagado, el sistema cancela la factura y genera el saldo favor correspondiente.

Si el nuevo estado de la solicitud, requiere hacer cambio de estado al estudiante, el sistema cambia el estado del estudiante asociado a la solicitud según lo definido para el tipo de servicio.

En caso que el nuevo estado sea 'Final' y los siguientes campos se encuentren diligenciados: 'N° Contrato', 'Atributo Servicio', 'Grupo Alumnos', el sistema asocia el estudiante al grupo de alumno indicado.

Respuesta

Ingresar la respuesta que se tiene para la solicitud correspondiente, de acuerdo con el trámite realizado de forma administrativa.

Aprobador

Se debe seleccionar en este campo a la persona que aprueba la gestión que se está realizando, en caso de que se requiera una autorización.

5. Luego de diligenciar los campos antes mencionados se debe hacer clic en el botón 'Guardar'. De esta forma el sistema envía las notificaciones

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y muestra los mensajes correspondientes al estado asignado, según lo definido en el tipo de servicio.

6. Después de guardar, el sistema desactiva los campos de tal forma que no es posible realizar cambios.


Mantenimiento Horario Clases

Mantenimiento Horario Clases

Esta funcionalidad permite consultar todos los cursos que se han programado para la oferta académica de un ciclo, además permite añadir, consultar y actualizar los datos del horario de clases previamente definido.

A través de esta funcionalidad es posible ejecutar las siguientes acciones en el sistema:

Modificar Clase

Asignar Docente

Reserva de Aulas

Eliminar Modelo de Reunión de Clase

Detener Inscripción de Clase

Ruta

Menú Principal > Gestión Curricular > Programa de Clases > Mantenimiento Horario Clases

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Modificar Clase

Modificar Clase


Permite hacer ajustes en la configuración de una clase definida, como por ejemplo, ubicación, días de inicio y fin, capacidad de inscripción, entre otros.

Paso a Paso



2. El sistema abre la página 'Mantenimiento Horario Clases' donde se deben ingresar los criterios de búsqueda requeridos.


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3. Cuando se selecciona el registro requerido, el sistema abre una página adicional donde se debe realizar las modificaciones necesarias a la clase.

Luego se debe hacer clic en botón 'Guardar'.


Asignar Docente

Asignar Docente

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Permite asociar el docente titular y de reemplazo que va a dictar la clase.

Paso a Paso





3. Cuando se selecciona el registro requerido, el sistema abre una página adicional donde se debe seleccionar la pestaña 'Reuniones' y diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

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Modelo

Seleccionar el modelo de clase 'PRIN'.

Hora Inicio

Ingresar la hora inicio de la reunión.

Hora Fin

Ingresar la hora fin de la reunión.

Se debe marcar el campo del día de la semana en que se dicta la clase.

Añadir un modelo de clase por cada día de la semana que se dicte la clase, haciendo clic en el icono de la sección 'Modelo Reunión'.

Tener en cuenta añadir un modelo de clase para semana de receso escolar.

Profesores p/Modelo Reunión

Esta sección permite seleccionar el docente para la clase.

Asignación

En esta pestaña se deben diligenciar los siguientes campos:

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ID

Seleccionar el ID del docente que va a dictar la clase, el sistema solo muestra los docentes que tienen aprobados cursos para la organización académica a la que corresponde la clase.

Rol Profesor

Seleccionar el rol del docente, Titular o Suplente, según sea el caso.

Imprimir

Este campo se debe dejar marcado, puesto que de esta forma el nombre del docente puede ser visualizado en Programación académica, Autoservicio del estudiante, Autoservicio del docente y Evaluación docente.

Acceso

Seleccionar el valor 'Aprobar', esto garantiza el acceso al cuaderno de notas.

Carga Trabajo

En esta pestaña se deben diligenciar los siguientes campos:

Tipo Asignación

Seleccionar según corresponda, en caso que el sistema no lo traiga por defecto.

Factor Carga

El sistema carga por defecto el valor de este campo al seleccionar el Tipo de asignación.

Carga Trabj


Pct ETC Asignación


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Cálc Auto

Este campo se debe dejar marcado.

4. Luego de diligenciar los campos relacionados anteriormente, se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.

Tenga en Cuenta: El sistema valida que el número de horas programadas corresponda con la parametrización Control de horas por tipo de curso.


Reserva de Aulas

Reserva de Aulas


Permite indicar cuál es el aula en la que se va a dictar la clase.

Paso a Paso





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3. Cuando se selecciona el registro requerido, el sistema abre una página adicional donde se debe seleccionar la pestaña 'Reuniones' y diligenciar los campos relacionados debajo de la siguiente imagen:

Modelo

Seleccionar el modelo de clase 'PRIN'.

Hora Inicio

Ingresar la hora inicio de la reunión.

Hora Fin

Ingresar la hora fin de la reunión.

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Se debe marcar el campo del día de la semana en que se dicta la clase.

Solo se debe marcar un día, por tanto, si la clase se dicta varios días de la semana, se debe hacer añadir un modelo de clase por cada día, esto se logra haciendo clic en el icono de la sección 'Modelo Reunión'.

Tener presente añadir un modelo de clase para semana de receso escolar.

Tenga en cuenta: Las fechas del modelo de reunión deben estar dentro de

las fechas de la sesión.

Buscar Aula

Cuando se hace clic en este botón el sistema abre la página 'Disponibilidad de Aulas', donde se muestra el listado de las aulas que se encuentran disponibles en el horario y días indicados.

Para seleccionar un aula se debe hace hacer clic en el enlace 'Seleccionar Aula' y luego en el botón 'Volver'.

Esta acción debe repetirse para cada día en que dicta la clase.

4. Luego de diligenciar los campos relacionados anteriormente, se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.

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Tenga en Cuenta: El sistema valida que el número de horas programadas corresponda con la parametrización Control de horas por tipo de curso.





Permite hacer ajustes sobre los modelos de la clase definidos, es decir, días y horas en que se van a dictar las clases.

Paso a Paso





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3. Cuando se selecciona el registro requerido, el sistema abre una página adicional donde se debe seleccionar la pestaña 'Reuniones' y realizar las acciones indicadas debajo de la siguiente imagen:

Secciones Clase

Ubicar la clase para la cual se requiere eliminar el modelo reunión usando los botones de navegación.

Modelo Reunión

Ubicar el modelo reunión que se requiere eliminar usando los botones de navegación.

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Luego se debe hacer clic en el icono , para eliminar el modelo seleccionado.

Repetir esta acción si se requiere eliminar más modelos de clase.

Tenga en cuenta: Una vez eliminada una reunión, las horas que estaban programadas en esta deben compensarse en nueva reunión o distribuirse en

las demás reuniones existentes.

4. Luego de realizar las acciones indicadas anteriormente, se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.





Permite cambiar el estado de inscripción de una clase.

Paso a Paso




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3. Cuando se selecciona el registro requerido, el sistema abre una página adicional donde se debe seleccionar la pestaña 'Control de Inscripción'.

4. En el campo 'Estado Clase' se debe seleccionar el valor 'Detener Inscripción'.

Tenga en cuenta: El estado 'Detener Inscripción' inhabilita el registro de clases por parte de los estudiantes o administrativos a la clase en particular.

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5. Por último se debe hacer clic en el botón 'Guardar'.


Funcionalidades Generales

Funcionalidades Generales

Hace referencia a aquellas funcionalidades que no están relacionadas a un módulo de Epik EAFIT específico.

Visor de Consultas

Visor de Consultas

Esta funcionalidad permite generar reportes financieros, académicos, y de cualquier otro tipo de información contenida en Epik, de forma que los usuarios puedan acceder a informes preestablecidos y hacer consultas de información. Los Informes son previamente creados vía Query, donde se puede manipular los filtros y variables de información para construir el informe deseado.

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Paso a Paso


Menú Principal > Herramientas de Informes > Consultas > Visor de Consultas

2. El sistema abre la página del Visor de Consultas donde se debe escribir el nombre de la consulta o en su defecto usar un nombre y adicionar un comodín, por ejemplo (%EA).

Luego se debe hacer clic en el botón 'Buscar', lo cual permite que el sistema liste todas las consultas posibles con los criterios dados.

3. En el resultado de búsqueda en la opción 'Vista Carpeta' es posible seleccionar la carpeta a visualizar Ejemplo FINANZAS.

O seleccionar la opción 'Todas las Carpetas', la cual permite ver todas las consultas que se tienen creadas en el sistema.

Luego se debe hacer clic en la consulta requerida en el formato en el que se desea ver el resultado de la consulta:

Ejecutar en HTML

Ejecutar en Excel

Ejecutar en XML

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El sistema muestra los criterios Id SET, Unidad de negocio, Tipo de ítem, Ciclo Lvo Cta, entre otros, sean obligatorios o no.

Ejecutar en HTML

En esta opción se abre otra página para diligenciar filtros como Unidad de Negocio, Tipo de ítem y Ciclo Lvo cta, allí se puede descargar el resultado de la consulta seleccionada, en 'Hoja de cálculo Excel', 'Archivo Texto CSV' o 'Archivo XML'.

Ejecutar en Excel

Esta opción abre directamente la página de Excel. Diligenciar los filtros que pide la consulta en caso de que aplique como Unidad de Negocio, Tipo de ítem y Ciclo Lvo cta.

Esta opción descarga el resultado en un archivo de Excel.

Ejecutar en XML

Si se selecciona XML, abre otra página en la cual permite diligenciar filtros como Unidad de Negocio, Tipo de ítem y Ciclo Lvo cta.

Añadir a Favoritos

Esta opción va agregando las consultas en la parte inferior de la página, en una lista llamada 'Mis Consultas favoritas'.


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