EQUIPOS VIRTUALES

Jonathan Pantoja C.

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EQUIPOS VIRTUALES

Equipos Virtuales

Los llamados equipos virtuales son grupos de trabajo que realizan su labor en

espacios físicos diferentes a través de una comunicación por correo electrónico,

mensajes de voz, teléfono, soporte informático, foros o espacios de comunicación

escrita, chat o videoconferencia.

En la actualidad, los equipos virtuales han permitido que las corporaciones

ofrezcan servicios a nivel global. Gracias a ellos, una compañía puede

permanecer abierta las 24 horas del día, y estar a disposición de las demandas de

un cliente.1

Según el grupo de Consultores españoles Inturbrok (2002), las ventajas que los

equipos de trabajo ofrecen son:

Aumento de las posibilidades de contar con mayores y mejores recursos,

tanto humanos como técnicos o de información.

La mayor operatividad en aspectos como la comunicación, el seguimiento

de los trabajos o la disposición de mayor información actualizada para la

toma de decisiones.

El ahorro de tiempo gracias a la posibilidad de planificar tareas y contactos,

además de la disminución de ciertas obligaciones derivadas del trabajo en

situaciones presenciales.

La gestión más flexible y autónoma del trabajo.2

¿Qué hacer para que un equipo virtual sea exitoso?

Lo primero, un trabajo previo de formación a través de reuniones grupales cara a

cara donde los integrantes del equipo puedan conocerse.

1 http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/equipos-virtuales-como-formarlos-y-potenciarlos, ¨Equipos Virtuales: Como formarlos y potenciarlos?¨ por Alejandra Clavería2http://www.revistanegotium.org.ve/pdf/11/Art5.pdf Yaneth Rincñon y Egilde Zambrano (2008) ¨Equipos de trabajo virtual: Los desafíos del trabajo compartido a distancia¨

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Lo segundo, clarificar tanto los roles como los procesos de equipo para asegurar

mayor eficiencia. La comunicación es uno de los aspectos más importantes ya que

se encuentran en lugares distintos.

El líder de estos equipos ha de coordinar la tarea, pero además definir los

procesos y atender a aspectos de control y afectivos dentro del equipo.34

Análisis

En la última década se ha notado un gran cambio en las herramientas

tecnológicas de la información, esto ha llegado a beneficiar principalmente al

trabajo ya que esta era digital abre la posibilidad de una nueva forma de trabajo

con grandes beneficios pero también desafíos.

Los equipos de trabajo virtuales, son una herramienta de trabajo de la cual se ha

estado haciendo mucho uso en estos últimos tiempos, estos equipos permiten que

una persona que se vive en Santa Cruz pueda tener una reunión a tiempo real con

su jefe, colega y subordinados aun si estos se encuentran dispersos y al otro lado

del globo.

La principal razón para que los equipos de trabajo virtuales sean más usados por

las empresas es porque se nota que el tiempo de respuesta es rápido, ya que

brinda soluciones rápidas, de alta calidad y bajo costo a problemas complejos.

Entre las características mencionadas anteriormente podemos notar que la

distancia es la principal, ya que para que haya un equipo virtual, es necesario que

estos se encuentren separados por distancia espacial que les imposibilita juntarse

en tiempo real para poder trabajar en los proyectos. Otra característica a

mencionar es el proceso de comunicación, ya que al trabajar de forma dispersa no

permite que los encuentros cara a cara, y el proceso de comunicación se ve

3 http://www.uv.es/interuni/doc/newswopp/N3_Sep_11/n3_ESP.pdf Cohen, S. y Gibson, C. (2003). Virtual teams that work: Creating Conditions for Virtual Team Effectiveness. Jossey Bass.

4 https://www.iae.edu.ar/antiguos/Documents/Revista32/Revista32_30_32.pdf

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limitado a herramientas de comunicación propias del internet: e-mail, Skype, foros

online, videoconferencia, etc.

Entre los principales beneficios que se pueden notar en un equipo de trabajo se

encuentran:

La flexibilidad, ya que al no necesitar un mismo espacio físico y la forma en

que se organiza el trabajo es más factible y los miembros del equipo de

trabajo puedan trabajar de acuerdo al tiempo que manejan

Menor costo, principalmente por el ahorro que se tiene en oficinas y espacio

físicos, estos ahorros se llegan a implementar en otras áreas en forma de

mejoras, según otros autores se observa que convocar a una reunión de

cinco personas en un lugar físico puede costar hasta 7 veces más que un

encuentro virtual.

Se trabaja con habilidades, al ser cuidadoso en la selección de los

miembros del equipo de trabajo virtual se elige a las personas

principalmente por la habilidad que tengan, además de la disciplina para

poder realizar los trabajos encomendados.

Tiempo de trabajo, normalmente una empresa convencional maneja 8

horas de trabajo, pero con un equipo de trabajo virtual una empresa puede

permanecer abierta las 24 horas.

Impacto ambiental, es un beneficio que afecta en general ya que se

reducen los viajes al no haber oficina física y esto ayuda a que la emisión

de gases dañinos para el planeta se reduzcan.

Entre los desafíos que presentan los equipos de trabajos se pudieron observar:

Es necesario un alto grado de coordinación entre los miembros del equipo

virtual para manejar las tareas del proyecto sin que estas se repitan.

El liderazgo que se maneja en los equipos de trabajo virtual es elevado, si

normalmente liderar un equipo es difícil en cualquier contexto, se hace más

complicado cuando existen brechas culturales, filosóficas y de idiomas,

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cosa que sucede normalmente con los equipos de trabajo donde los

miembros se encuentran dispersos.

La deshumanización es un aspecto al que no se debe llegar en los equipos

de trabajo virtual, el contacto físico es vital para establecer confianza entre

colegas de trabajo. Hay que evitar que en los equipos de trabajo virtual se

llegue a ver a un compañero de trabajo como un recurso y este deje de ser

una persona.

En conclusión, los equipos de trabajo virtual son una herramienta muy útil para las

empresas hoy en dia, ofrecen soluciones rápidas y más baratas en los proyectos,

además de reducir los costos en cierto grado.

Hay que tratar de evitar la deshumanización que se puede lograr en los equipos

virtuales ya que se llega a tener una percepción errada de las personas y el

liderazgo es un punto fuerte que se debe implementar en los equipos virtuales.

Las empresas deben de apoyarse en las herramientas virtuales de

almacenamiento y comunicación sin perder el horizonte de la empresa y sin dejar

de ver a las personas como parte importante de la empresa.

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