ERP: Conceptos y proyecto de implantación

Gregorio Romero Sánchez Pag. 1

ERPCONCEPTO Y PROYECTO

Gregorio Romero

Mayo 2016


�ERP: �Definición , alcance y beneficios

�Tipos (tamaño, propiedad, sector, modalidad de uso..)

� PROYECTO DE IMPLANTACIÓN� Factores críticos

� Etapas

� Soporte post-arranque

� Equipo de trabajo

�Decisión: �Cuando implantar

�Criterios para seleccionar

AGENDA


ERP

CONCEPTOS


ERP: Definición, Alcance y beneficios

Sistema para la planificación de recursos empresariales

Sistema, de GESTIÓN Y CONTROL de las operaciones y de los procesosadministrativos, de forma óptima

• Integral (“Global” e Integrado)• Modular• Configurable

¿Qué aporta el ERP a las empresas?


ERP: Definición, Alcance y beneficios

Sistema para la planificación de recursos empresariales

Sistema, de GESTIÓN Y CONTROL de las operaciones y de los procesosadministrativos, de forma óptima

• Integral (“Global” e Integrado)• Modular• Configurable

BENEFICIOS:

� Optimización de los procesos

� Acceso instantáneo a la información actualizada y compartida del negocio

� Reducción de errores y mejora en la productividad

� Facilita en la toma de decisiones

� Globalización, estandarización, homogenización

� Seguridad en el acceso a la información (ante terceros y por perfiles)

� Mejora la calidad de atención a clientes y proveedores.

� Mayor control ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo?....

� Mejor gestión

� Reducción de costes.


ERP - Núcleo del Sistema Información

Estrategia del negocio

SISTEMA DE INFORMACIÓNOrganización: Personas y ProcedimientosSoftware

Tecnología de la Información

ERP: Módulos tradicionalesCompras Almacenes Ventas

ProducciónContabilidadFinanzas

Aplicaciones AvanzadasSRM SGA CRM

Análisis para la toma de decisionesBusiness Intelligence

Hardware Redes Comunicaciones

Sistema Operativo Motor BBDD


Front Office

m-Business

e-Business

Back Office

ERP - Núcleo del Sistema Información

Aplicaciones AvanzadasSRM SGA CRM

Análisis para la toma de decisionesBusiness Intelligence

Clientes

ProducciónContabilidadFinanzas

ProveedoresERP: Módulos tradicionales

Compras Almacenes Ventas

Empleados


ERP: Tipos y tendencias

GRAN

MEDIANA

PEQUEÑA

Cloud – SaaS: Rapidez de despliegue. Desde cualquier lugar.

On Demand no requiere inversión inicial, permite ajustar el número de usuarios (por periodos). Iguala los costes de On premise en poco tiempo (2-3 años)

Propiedad Alojamiento Tecnologia Fabricante

Tamaño Empresa Sector

Grande Vertical On Premise Local Cliente-Servidor A medida

Mediana Horizontal On Demand Cloud Web Estandar

Pequeña Libre

Micropyme

Mercado Objetivo

Estandar:

+ El fabricante y el implantador son, habitualmente, empresas distintas. Facilita la continuidad.

+ Incorporación mejores prácticas empresariales en plazos y a costes razonables.

+ Mantenimiento adaptativo ante cambios tecnológicos y legales

- Flexibilidad condicionada.

+ Más rigor. Puede requerir en algún proceso cierta adaptación de la empresa al ERP.

- Menor rapidez ante cambios.

+ Dependencia relativamente baja del implantador


ERP: Ejemplo Pyme industrial

CRM

WEB CLIENTE

APP MOVILVENDEDORES

En la realidad es frecuente encontrar modelos híbridos

Solución basada en ERP + combinación de elementos

- Implantación y configuración de procesos estándares.

- Adaptación de la empresa al ERP en procesos no críticos.

- Desarrollo de funcionalidades diferenciales a las que no se llega por configuración o no existen

- Incorporación de módulos especializados (avanzados) o específicos (verticales)


ERP

PROYECTO DE IMPLANTACIÓN


ERP

� FASES� Decisión de implantación de ERP

� Preparación / Maduración: Selección de actores, revisión interna de la

organización y de los procesos. Planteamiento de objetivos.

� Evaluación de ERP e implantador:

� Definición de requisitos.

� Selección de candidatos

� Reuniones y Demos

� Elección de finalista/s

� Cierre de alcance: requisitos iniciales y soporte futuro

� Selección de ERP e implantador. Recepción de ofertas y negociación

� Implantación

� Soporte: Estabilización

Optimización


�Factores Críticos

�Etapas

�Soporte Post Arranque

�Equipo de trabajo

PROYECTO IMPLANTACIÓN


¿Por qué fracasan las implantaciones de ERP?

IMPLANTACIÓN: Factores críticos


Elementos necesarios para asegurar o aumentar las opciones de éxito o reducir los riesgos.

Es una decisión de negocio que afecta a toda la organización.

Es un proyecto de negocio. La tecnología es un componente más, junto a los procedimientos y las personas

� Es un trabajo conjunto (cliente e implantador/es), que requiere de una alta implicación de perfiles altos de la empresa cliente.

� Esfuerzo en ajustarse al estándar, minimizando los desarrollos. Renovar y mejorar.

� Gestión del cambio: sobresfuerzo + ajustes organizativos + resistencia. Requiere liderazgo, involucración de usuarios, trabajo en equipo.

� Expectativas realistas.

� Adecuada gestión del proyecto. Planificar, hacer seguimiento, priorizar, validar….

� Solvencia de los principales consultores externos. Experiencia contrastada, construir pensando en el cambio.

� Documentación. Asegura las líneas que se están siguiendo y reduce dependencias del implantador.

� Disponibilidad de utilidades avanzadas complementarias: Coste, capacidad, complejidad,

� Calidad de los datos migrados. Calidad de los datos durante todo el ciclo

� Desarrollos:

� Impacto cruzado ante nuevas versiones (desarrollar pensando en el cambio)

� Propiedad de los fuentes

� Entorno de programación. Perfiles cualificados

� Formación

IMPLANTACIÓN: Factores críticos



�Etapas





AnálisisRecogida de información. Análisis y diagnosticoDiseñoDocumentaciónValidación

IMPLANTACIÓN: Etapas

ImplementaciónConfiguraciónDesarrollosMigración de datos inicialesPilotoAjustesValidación

Formación

ArranqueSoporte “in situ”Ajustes

Reuniones con usuarios clavesDeterminación de la mejor configuración del ERP para los procesos del clienteEvaluación de alternativasRecomendación procesos que deban ajustarse al estándarIdentificación precisa de desarrollos

Instalación: Entorno Pre-productivoMigración: Simplificar/Reducir los datos a migrar.Aprovechar para revisar y codificar (*no perder el código anterior)La necesidad de mantener/consultar/comparar datos antiguos debe ser tratado como otro proyectoPiloto y validación: Juego de ensayo real y variado

Planificar la dedicación del personal Medias jornadas: equilibrio Productividad y eficacia

Entorno productivoDimensionar bien elParalelo (funcionalidad y tiempo)Seguir juntos y cerca al principio del viaje.

El tamaño de la empresa (y del proyecto),

puede posibilitar y/o hacer recomendable:

� Que el análisis sea un contrato previo al resto de fases

(estimación económica y temporal más realista)

� Implantación por módulos. Múltiples consultores e implantadores

� Arranque fasificado.



�Etapas





Aspectos que deben conocerse:

� Garantía

� Horario de atención al cliente. Laborables, festivos ….

� Tiempos de respuesta según urgencia (definición de urgencia según el impacto en el negocio)

� Responsabilidades (fabricante, implantador y cliente)

� Perfiles implicados (Helps desk, desarrolladores…)

� Medios de acceso al soporte (web,teléfono….)

� Requisitos a cumplir para un soporte correcto (herramientas, documentación, acceso a sistemas…)

� Cobertura del mantenimiento de licencias:

� Nuevas versiones y parches, ¿instalación?. Estándar: Mantenimiento correctivo y adaptativo

� Cobertura de Mantenimiento de servicios adicionales con el implantador

� Cambios de versión

� Mantenimiento correctivo y evolutivo de los desarrollos

� Alcance del mantenimiento adaptativo

� Precios de nuevas licencias y servicios

IMPLANTACIÓN: Soporte post arranque



�Etapas





Implantación y soporte: Equipo de trabajo

Dirección ProyectoCliente– Implantador

Jefe Proyecto

Usuarios Claves Equipo IT

Jefe Proyecto

Analista/s

Consultores Programadores

Equipo de Soporte

Equipo de programación Infraestructuras


�Decisión: �Cuando implantar

�Criterios para seleccionar

DECISIÓN


�La empresa no dispone de ERP.Llega un momento en el funcionamiento de la empresa que surge la necesidad demodernizarse, simplificar y mejorar la gestión.

Se requiere información fiable y normalizada para controlar y tomar decisiones.

�El ERP actual no satisface los requisitos del negocioDesaparición de la empresa que lo implantó o desarrolló.

Implantación defectuosa.

Empeoramiento de la relación con el implantador.

Obsolescencia tecnológica.

Evolución defectuosa: “Sistema muy parcheado”

Cambios sustanciales en el modelo de negocio.

Carencia de Informes o informes defectuoso. � ¿Nuevo ERP o BI?

ERP: Cuando Implantar un ERP


ERP: Criterios de Selección

• FUNCIONALIDAD Y USO

• TECNOLOGICOS

• GARANTIA, SOSTENIBILIDAD, EVOLUCIÓN

• ECONÓMICOS



FUNCIONALES• Alcance funcional y cobertura de requerimientos propios

• “Elasticidad” inicial y futura

• Rendimiento

• Amigabilidad, Usabilidad, Trazabilidad….

TECNOLÓGICOS• Arquitectura: Elementos lógicos, infraestructuras y comunicaciones necesarias.

Movilidad.

• Capacidad de integración con otros sistemas propios y de terceros (proveedores,clientes, matriz)

• Seguridad (código fuente, integridad de los datos, información)

• “Abierto”: Accesibilidad a los datos

• Potencia del Kit de Herramientas avanzadas



GARANTIAS• Ámbito geográfico. (Propia empresa, fabricante, implantador). Idiomas, localizaciones

• Referencias. Cuántas, sectores, tamaño….

• Sostenibilidad de fabricante e implantador

• Dependencias “obligadas” con implantador y/o fabricante.

• Tendencias: Acceso desde dispositivos móviles (comunicaciones, táctil…)

ECONÓMICOS• Costes de adquisición (licencias + servicios) y plazos de puesta en marcha

• Otros costes: Infraestructuras, personal interno…

• Costes de futuras nuevas licencias (Modo de licenciamiento)

• Perfiles humanos necesarios (Cualificación, disponibilidad y costes de mercado)

• Costes de mantenimiento.• Nuevas versiones: Roadmap de producto• Costes de servicios ante cambio de versión• Soporte a usuarios


Muchas gracias

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