Propuesta de Implantación de Soluciones ERP en la empresa de Transporte Chiclayo

Propuesta de Implantación de Soluciones ERP en la empresa de Transporte Chiclayo

11/12/2013

EY Building a better working world

Fernández Requejo Gleny

Racchumí Cornejo Karoll

Vilca Ramos David


Índice

Objetivos_________________________________________________________________2

Beneficios del servicio_______________________________________________________4

BENEFICIOS DE IMPLANTAR ERP___________________________________________________5

Problema inicial___________________________________________________________11

Alcance__________________________________________________________________12

COBERTURA DEL SERVICIO_______________________________________________________12

VISITAS A LAS OFICINAS SUCURSALES______________________________________________12

EQUIPOS DE TRABAJO BÁSICO____________________________________________________12

Metodología_____________________________________________________________13

Entregables______________________________________________________________14

Análisis de la situación actual____________________________________________________14

Cronograma de trabajo_____________________________________________________15

Credenciales______________________________________________________________16

Equipo de trabajo_________________________________________________________17

Costo del servicio__________________________________________________________18

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Objetivos

Conforme evoluciona el mundo, también debe hacerlo su negocio. Los cambios imperativos a los que deben hacer frente su industria y su empresa varían: desde eventos geopolíticos hasta las reformas regulatorias, desde las nuevas tecnologías hasta los mercados emergentes.

EY lo ayuda a anticiparse a estos desafíos, utilizando para ello un enfoque de trabajo basado en nuestra experiencia específica en la industria y nuestro compromiso para lograr resultados de alto impacto, medibles y sustentables, preservando y creando así valor para su negocio.

Por medio de nuestro enfoque centrado en la industria de transporte y de alcance mundial, ayudamos a nuestros clientes a administrar sus riesgos, mejorar su desempeño y sustentar sus resultados.

Es así que podemos asistir a su negocio a:

Contar con información oportuna y confiable: Seguridad de la información en un mundo sin fronteras

Siendo la información uno de los activos más valiosos en el mundo actual, la implementación de medidas de seguridad para preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma es vital para evitar tanto pérdidas económicas como el incumplimiento de exigencias legales, contractuales y regulatorias. En EY contamos con las prácticas líderes para realizar el diagnóstico, diseño y monitoreo de las medidas de seguridad necesarias para proteger la información clave utilizada en sus procesos críticos del negocio.

Administrar riesgos y aprovechar oportunidades

En la mayoría de industrias las empresas están preocupadas por los riesgos regulatorios y de cumplimiento, en especial en los sectores de servicios públicos. A la vez que la volatilidad del mercado y las presiones relacionadas con los precios sacuden el panorama, estas mismas fuerzas estimulan la competencia y crean oportunidades.

Para lograr administrar eficazmente riesgos y oportunidades, muchas firmas líderes están desarrollando estrategias integrales de alcance global.

En EY contamos con la metodología líder para realizar una gestión integral de riesgos, para lo cual llevamos a cabo la reingeniería de los procesos de administración de riesgos en todo el negocio.

El objetivo es optimizar la cobertura de los riesgos principales de su negocio.

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Optimizar la función de Tecnología de Información

La tecnología de la información es un componente fundamental de la operación del día a día de las empresas y un área importante de inversión para muchas organizaciones. De acuerdo con estudios recientes, el gasto en TI continúa aumentando y el personal de esta función constituye un porcentaje significativo del total de empleados.

En EY asistimos a su empresa en medir el impacto y el rendimiento de su inversión en TI, con la finalidad de alinear la estrategia, inversión y esfuerzo de TI con su estrategia empresarial. Asimismo lo asistimos en aumentar la rentabilidad total de la inversión en TI; reducir el costo y esfuerzo necesarios para mantener los niveles necesarios de apoyo; establecer estrategias eficaces de contratación de TI; mejorar la gestión de los asuntos de seguridad, riesgo y cumplimiento relacionados con TI; y en general, gestionar y medir el desempeño de TI como una de las inversiones anuales más importantes de la empresa.

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Beneficios del servicio

Encontrará un retorno de inversión a corto plazo en su empresa, reduciendo los costos operativos.

Evaluar el clima organizacional y poder tomar decisiones estratégicas enfocadas a la cultura de su empresa.

Documentar procesos para que los colaboradores se informen, evitando errores y mejorando la productividad de la empresa.

Contar con colaboradores capacitados y actualizados que puedan brindar un servicio de calidad mundial.

Consultoría para mejorar la satisfacción del cliente. Contar con metas claras y medibles en la empresa. Contar con un sistema para evaluar el cumplimiento del proceso, adecuado y

alineado a los objetivos de la empresa. Determinar las deficiencias y posibles optimizaciones del proceso que

actualmente se realiza en su empresa. Mejorar la productividad, desempeño, rentabilidad y desarrollo empresarial,

reduciendo la complejidad de las operaciones y mejorando los tiempos del proceso

CARACTERÍSTICAS GENERALES DE ROADTECH

Un ítem de información sólo se introduce una vez en la aplicación, esto implica menor trabajo y mayor calidad en la información.

Brindar potentes Herramientas de Análisis de la Información (OLAP), para la toma de decisión adecuada.

Posibilidad de acceso desde Internet.

Arquitectura Cliente - Servidor.

Independencia de la Base de Datos (SQL Server, Oracle, etc.).

Posibilidad de Conexión Remota. Actualizaciones, modificaciones, etc.

Terminales para la comunicación con los conductores, RoadTech Mobile

Sistema de cartografía integrado en la aplicación.

Interfaz de Usuario rigurosamente adaptado al estándar Windows.

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Integrado con sistemas de localización de flotas, ColdRoad.

BENEFICIOS DE IMPLANTAR ERP

Incidir en todas las áreas de la empresa permitiendo gestionarlas de una manera óptima suponiendo un ahorro de costes para la empresa. Establecer relaciones y automatismos entre ellos para facilitar en gran manera el trabajo diario y el conocimiento de lo que ocurre.

Tener un sistema creado para la gestión global de la empresa de transporte, incluyendo la venta de pasajes y encomiendas. Especialmente diseñado para atender rutas de media y larga distancia. Dadas las características de los servicios brindados por las empresas de transporte, se vuelve imperioso contar con un sistema de gestión y control centralizado, que permita el conocimiento permanente y ajustado de la situación de cada servicio en todo momento, es ése el beneficio principal.

Tráfico es el módulo básico y obligatorio. Se subdivide en dos grandes grupos de tareas: la definición de las características de los servicios brindados por la empresa y su gestión diaria.

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Pasajes es el módulo destinado a la atención de pasajeros, administrando la venta y reserva de boletos con una amplia gama de opciones. De manejo sencillo y ágil, opera sobre los servicios definidos en el módulo de Tráfico y a su vez lo retroalimenta, proporcionando datos permanentemente actualizados sobre la ocupación de cada servicio.

Spyenet es el nuevo módulo que permite ofrecer los servicios de la empresa a sus clientes utilizando Internet. Transacciones tales como reserva de asientos o seguimiento de encomiendas, pueden habilitarse para que el cliente, desde un PC y con un navegador, pueda efectuarlas en forma directa desde su casa u oficina.

Almacén

Para agilizar el proceso de registro y control de los bultos, utiliza el mecanismo de lectura de código de barras.

En cada bulto se registra información descriptiva, medidas de volumen y peso individual, lo que mejora el manejo general de la mercadería.

El histórico de cada bulto, puede ser accedido desde cualquier punto de la Red, ya sea para informar al cliente o para auditorías internas.

Distribución

Contempla dos grandes áreas: la planificación de la distribución física y la operación de la flota de vehículos. Ambas tratan de optimizar los recursos para hacer llegar las mercaderías y servicios al mercado. El sistema permite definir almacenes y su ubicación, vehículos, personal, los modelos de distribución que se aplicarán para generar las rutas y entregas, dependiendo de las condiciones de éstos. Contempla la organización de las rutas y frecuencias de la distribución de entregas, fuerza de ventas directa y preventa, optimizando los recursos.

Reducción de costos en base a la planificación de la distribución y la toma de decisiones en tiempo real.

Utilizando su motor geográfico de alta performance, se ahorra de un 15% a un 30% de los costos en promedio, gracias a la generación y administración de rutas óptimas.

Establece prioridades y es posible alterar las rutas en base a criterios de mejora de los costos sin afectar al servicio

Mejorar el servicio en base al control de la operativa permitiendo informar en cada momento la situación de la mercadería a los clientes.

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Mantiene un control total de la operación evitando dejar sin supervisión los recursos y las actividades.

La comunicación de los eventos de los móviles, así como su localización permiten coordinar mejor la operativa, reduciendo costos y mejorando el servicio al cliente.

Almacena la información de todos los eventos permitiendo establecer aquellos servicios que no se cumplieron correctamente.

Puede modificar la planificación dependiendo de los nuevos requerimientos para ajustarlos a la realidad.

Mantiene el servicio sin interrupciones y con un grado alto de automatización.

Dispone de herramientas de análisis que permitan ir adaptando los modelos a las nuevas realidades y siempre tener un diferenciador permanente.

Asegura la operación en base a herramientas probadas y de alto nivel de criticidad de aplicación.

Planificación

Administra las órdenes de entrega y las rutas de cada vehículo de forma óptima mediante varios modelos de distribución.

Para cumplir con este objetivo considera la capacidad de vehículos (flota heterogénea), el volumen y peso de productos, así como las distancias y horarios de las entregas, entre otros datos.

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En el proceso, el encargado de distribución puede seleccionar los vehículos y chóferes que realizarán las tareas, así como los equipos de carga-descarga en el almacén.

El sistema incorpora un detallado cronograma de actividades GANTT para llevar adelante la ejecución de las operaciones de distribución y logística.

Todo esto hace posible que la herramienta permita lograr importantes ahorros de costos y mejorar la atención al cliente, mediante el control de la operativa de todos los vehículos.

Operaciones

Inmediatamente realizada la planificación de rutas, en la ejecución comienza el control de eventos de las flotas de vehículos que realizan la operación. Con ese fin, agrega un sistema de comunicación con los vehículos para el monitoreo y control de los mismos. Éste permite conocer en cada momento dónde se encuentra cada vehículo y qué actividad está ejecutando. El sistema cuenta con cartografía digital que ayuda a entender en qué áreas se encuentra la flota operando, así como también identificar un vehículo geográficamente. Esta funcionalidad permite determinar la ubicación geográfica exacta de los puntos de visita (por ejemplo los clientes) y confirmar si el vehículo se encuentra cumpliendo la ruta planificada, pudiendo también desarrollar estrategias para mejorar el servicio, sin descuidar el ahorro de costos. El sistema alerta sobre aquellas tareas que no se cumplen por diferentes motivos, por ejemplo, servicios que no se realizan en los tiempos configurados dentro del sistema, desviaciones de ruta y de secuencia, así como solicitar autorización cuando la ruta tiene que ser alterada.

Taller es el módulo especializado en facilitar las tareas de mantenimiento de la flota, incluye el control de stock de repuestos y accesorios, así como la gestión de compra y administración. La amplia y variada gama de repuestos y accesorios que deben manejarse en el sector es fácilmente administrable con el sistema. La posibilidad de efectuar el seguimiento de artículos específicos a través de un número propio, facilita el control. El manejo de ítems complejos, integrados por otros productos, permite el control de armado o desarmado de piezas complejas como carburadores, motores, etc.

Caja y boletería es el módulo que complementa las opciones de venta (pasajes y encomiendas), agregando la posibilidad de registrar otros ingresos y egresos por parte de los cajeros.

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RRHH

Gestión de los empleados de la empresa.

Modulo específico de conductores.

Expedientes personales para cada empleado en los que se gestionan conceptos como:

Expedientes disciplinarios Vigencia de los Contratos. Incidencias salariales pluses o anticipos. Absentismos laborales: Bajas, Enfermedades, Asuntos Propios Vacaciones.

Integración automática con el sistema de contabilidad.

Cálculo del variable de los conductores para la realización de las nóminas.

Histórico por empleado de sus nóminas.

Generación de partes de conductor con cálculo de kilómetros y dietas obtenidas del sistema automáticamente.

Herramientas de control de Kilómetros por conductor.

Informes y cubos donde se muestra toda la información registrada.

CONTABILIDAD

Circuito de contabilidad completamente integrado dentro del circuito de gestión.

Generación automática de los asientos contables en todos los procesos de la aplicación.

Creación y búsqueda de asientos manuales, generando los contra apuntes.

Inmovilizado

Gestión de bienes Amortizaciones Leasing Costes.

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Sofisticado Sistema de Costes que permite conocer el coste por vehículo recogiendo los ingresos y gastos de forma automática de diferentes circuitos de la aplicación.

Plan de cuentas.

Mantenimiento de cuentas y subcuentas. Plantillas de asientos. Cambio masivo de Subcuentas.

Parámetros generales contables donde se establecen:

Series especiales para facturas rectificativas y de Abonos. Días fijos de pago y periodos de no pago. Fechas de vencimiento por fecha de factura o contable. Parámetros de Riesgo crediticio.

Informes

Situación del IVA. Libro Diario Libro Mayor Balance Sumas y Saldos Libro de Facturas Emitidas. Libro de Facturas Recibidas

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Problema inicial

La empresa no cuenta con un sistema integrado, cuenta con sistemas independientes, por ejemplo tiene un sistema contable, un software de ventas y un sistema de almacén, siendo el software de ventas el único que está interconectado con todas las sucursales de la empresa.

El área de sistemas no está establecida correctamente en la empresa, sólo está detallada en el organigrama, sin embargo realmente no existe en la empresa.

La empresa recurre al área de sistemas para que brinde soporte cuando surge algún problema, olvidando la parte preventiva.

Debido a la falta de un sistema que tenga todas las áreas integradas, no existe un control adecuado de los procesos del negocio, además no se cuenta con información que permita tomar decisiones, como por ejemplo, realizar seguimiento a las ventas, supervisar las ventas, los giros, etc.

La empresa no cuenta con un software gerencial, siendo éste necesario, según la propia opinión del gerente de la empresa.

Un gran problema que se ha detectado, es que ya se han propuesto soluciones por parte de consultores, sin embargo, hasta el momento no se ha aprobado el presupuesto, debido a que el monto depende de la decisión del socio.

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Alcance

COBERTURA DEL SERVICIO La cobertura del servicio comprende a las 15 Oficinas a nivel norte según lo descrito.

VISITAS A LAS OFICINAS SUCURSALESLa empresa consultora especializada consideró necesario contar con mayor información para preparar su propuesta, es por ello que se solicitó la autorización correspondiente para realizar visitas a las sucursales de la empresa, por ser necesario comprender la forma que éstas se interconectaban con la central que queda en Chiclayo.

EQUIPOS DE TRABAJO BÁSICO Entrevistas a gerentes, empleados y usuarios del negocio, ya que éstos conocen los problemas y nos orientan a establecer los requerimientos que satisfagan las necesidades de la empresa.

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Metodología

Análisis diagnostico diseño aSistencia implementacion

Documento de análisis

cheklist

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entregables

metodologia


Entregables

Análisis de la situación actual

Los datos recopilados desde las diversas fuentes de información consultadas deben ser procesados, elaborados, analizados y como resultado de todo ello plasmados en un informe de situación actual estructurado y comprensible.

Los contenidos en este documento:

En la introducción del informe se recordará brevemente la meta y objetivos del proyecto para dar a conocer al lector el alcance y ámbito de estudio.

Principales pautas metodológicas empleadas y un breve inventario de las fuentes de información a las que se ha accedido.

Tabla resumen con datos de las entrevistas presenciales Estructura orgánica y funcional de la empresa. Modelo de procesos de la empresa Contexto normativo, madurez del sistema, procedimientos operativos. Análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) Catálogo de requerimientos, necesidades de mejores procesos de información

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Cronograma de trabajo

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Credenciales

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Equipo de trabajo

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Costo del servicio

http://www.ey.com/PE/es/Services/Advisory

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http://www.ey.com/PE/es/Services/Advisory

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