ERP

Planeación de Recursos Empresariales

¿Qué es?

El ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicación de Gestión Empresarial diseñada para cubrir todas las áreas funcionales de la empresa.

Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseñado para cubrir las exigencias de cada área funcional de la empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo (workflow) entre los distintos usuarios.

Propósito Fundamental

Otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Objetivos Principales

1. Optimización de los procesos empresariales.

2. Acceso a información confiable, precisa y oportuna.

3. Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

4. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.

Cómo funcionan los sistemas ERP

El funcionamiento de un sistema ERP se compone de un servidor el cual “alimenta” a los nodos de los diferentes departamentos de la empresa que cuenten con este programa, el encargado del servidor puede ver todas las ventanas de todos los departamentos y los directivos también tienen una computadora en la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada departamento que cuente con este sistema solo puede ingresar a su ventana de trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones están realizando.

Características comunes de las industrias que diseñan, desarrollan y comercializan

ERP

Arquitectura cliente/servidor

Un computador central (servidor), tiene capacidad para atender a varios usuarios simultáneamente (clientes)

Elevado número de funcionalidades

Permite abarcar prácticamente la totalidad de los procesos de negocio de la mayoría de las empresas.

Grado de abstracción

El sistema ERP tiene la capacidad para manejar cualquier tipo de circunstancias que pueda tener lugar en la empresa y soporta diversos grupos empresariales sin conexión entre ellos.

Adaptabilidad

Sistemas capaces de adaptarse a cualquier empresa, independiente del sector al que pertenezcan y de las particularidades de los procesos de negocio.

Modularidad

Los sistemas ERP están formados por un número específico de módulos, independientes entre sí, pero que a la vez están comunicados, lo que permite una gran adaptabilidad a las empresas de acuerdo a su tamaño y disponibilidad de recursos.

Los principales módulos de los sistemas ERP son: Contabilidad financiera, Contabilidad de Gestión, Gestión del proyecto, Gestión del flujo de trabajo, Logística, Producción, Recursos Humanos, Ventas y marketing

Orientación a los procesos de negocios

Desde el punto de vista del diseño de los sistemas ERP, todas sus funcionalidades están organizadas utilizando un modelo de referencia o descripción a alto nivel de sus funcionalidades de acuerdo a la lógica del negocio mediante alguna herramienta de modelación de procesos de negocio.

Arquitectura básica de un Sistema ERP

FRONT OFFICE1 Fuerza de ventas

Atención al cliente Servicios post-venta Centro de llamados.

BACK OFFICE2

Producción Contabilidad Finanzas RRHH

Proyectos Distribución

CADENA DE SUMINISTRO Proveedores Clientes

Industriales EDI*

1Estructuras de una organización que gestionan la interacción con el cliente.

2Todo lo que no está frente al cliente

BASE DE DATOS ERP

Implementación del ERP

Organizar el proyecto: cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposición de personal, se puede dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a cada área de la empresa.

Definir las medidas de desempeño: actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo.

Crear un plan inicial detallado del proyecto

Capacitar al equipo para el proyecto

Revisar la integridad de la base de datos: La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejar en los distintos niveles de la organización.

Instalar el nuevo hardware

Instalar el nuevo Software (montar sala piloto)

Capacitar masa crítica: se refiere al personal de la empresa. Se define como crítica ya que se refiere al personal que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulación del mismo.

Entrenamiento sala piloto: entrenamiento que al personal se le dará en ella.

Integración de datos: recopilación de la información proveniente de diferentes fuentes o áreas organizacionales. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.

Ejecución: Poner en marcha el Sistema ERP.

Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación de éste e implementar un mejoramiento continuo son las características de las compañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo de sistemas.

Desventajas

Algunas desventajas de estos sistemas son:

Costos: Este es uno de los inconvenientes más importantes que enfrenta una empresa. Además de los propios al producto existen costos como los de capacitación, implementación, soporte, configuración, etc.

Tiempo y complejidad de Implementación: La implementación de un sistema ERP es un proceso intensivo en el uso del tiempo, lo que puede afectar la eficiencia temporal de las operaciones de la empresa.

Personal: Un sistema ERP automatiza muchas tareas ejecutadas por personas, si éstas no están bien entrenadas y no tienen habilidades para el manejo del sistema ERP, la organización se verá afectada como un todo.

Son totalmente inadecuados para proveer información: complementaria para la toma de decisiones: La toma de decisiones requiere información complementaria para el logro de los objetivos.

Conclusión

El 91% de las empresas afirma que la implementación de un sistema ERP permite administrar la información de manera más eficiente y eficaz, según lo esperado.

Hay muchas empresas que creen que para poder trabajar con los Sistemas ERP se limita únicamente a la implementación de éste. Para que un Sistema ERP sea exitoso dentro de una empresa se debe tener una constante retroalimentación, ya que la tecnología y el mundo de los negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe de estar preparado para afrontar diferentes situaciones.

Bibliografía

http://www.capic.cl/capic/media/ART3Benvenuto.pdf

http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm

http://www.gestiopolis.com/lidera/revistas/edic7/ERP.htm

http://www.versvs.net/anotacion/que-es-un-erp-enterprise-resource-planning-linux