ESCUELA DE HOTELERÍA Y TURISMO “MANUAL DE...
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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA ESCUELA DE HOTELERÍA Y TURISMO “MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL UNIVERSITARIO” Tesis previa a la obtención del título de Ingenieras en: Administración de Empresas Turísticas y Hoteleras AUTORAS: • Karina Isabel Chamba Carrillo • Verónica Lucía Mora Jácome DIRECTOR DE TESIS Mgs. Fanny Aguirre de Moreira Loja-Ecuador 2009
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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
ESCUELA DE HOTELERÍA Y TURISMO
“MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL UNIVERSITARIO”
Tesis previa a la obtención del título de Ingenieras en:
Administración de Empresas Turísticas y Hoteleras
AUTORAS:
• Karina Isabel Chamba Carrillo • Verónica Lucía Mora Jácome
DIRECTOR DE TESIS Mgs. Fanny Aguirre de Moreira
Loja-Ecuador
2009
CERTIFICACIÓN
Loja, noviembre del 2009
Mgs. Fanny Aguirre de Moreira
DIRECTOR DE TESIS
CERTIFICA:
Haber revisado el presente informe de investigación, que se ajusta a las normas establecidas
por la Carrera de Hotelería y Turismo, de la Universidad Técnica particular de Loja; por lo
tanto, autoriza su presentación para los fines pertinentes.
Mags. Fanny Aguirre de Moreira
DIRECTOR DE TESIS
AUTORÍA
Las ideas y contenidos expuestos en el presente trabajo de investigación, son de exclusiva
responsabilidad de sus autoras.
Karina Chamba Carrillo Verónica Mora Jácome
DEDICATORIA
“Dios es mi guía, si camino junto a él nada me faltara”. Este trabajo representa el esfuerzo
y entrega en paga por el apoyo incondicional de mis hijos, la luz de mi vida, mi alegría y
mi razón de ser, mi esposo por alentarme a seguir luchando y no decaer, a mis padres por
ocupar mi lugar durante mi ausencia, compartir con mis hijos aquellos momentos
importantes, guía primordial en mi vida, gracias a todos ellos por permitir que culminé una
meta más en mi vida.
KARINA
A todas las personas que han formado parte de mi vida en el desarrollo de este trabajo tan
importante, principalmente a mi MADRE por estar acompañándome siempre en todos mis
logros y por tenerme paciencia….
VERÓNICA
AGRADECIMIENTO
Queremos dejar sentado nuestro especial agradecimiento a todas las personas que
colaboraron para plasmar este trabajo, en especial a la Mgs. Fanny Aguirre de Moreira
quién con su acertada dirección nos ha ayudado a entregar a la Universidad el primer
producto del trabajo diario que orgullosamente realizamos en la Universidad Técnica
Particular de Loja.
Las autoras
CONTRATO DE CESIÓN DE DERECHOS DE TESIS
Karina Chamba Carrillo, Verónica Mora Jácome declaramos conocer y aceptar la
disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de
Loja que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la
Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y
tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o
institucional (operativo) de la Universidad”.
_________________________ Mgs. Fanny Aguirre de Moreira
DIRECTOR DE TESIS _____________________ ____________________ Karina Chamba Carrillo Verónica Mora Jácome
INDICE DE CONTENIDOS
1. Protocolo y Ceremonial 1.1. Definición de Protocolo 1.2. Definición de Ceremonia 1.3. Definición de Etiqueta 1.4. Antecedentes Históricos 1.5. El Protocolo y Ceremonial en Universidades 1.5.1. El Protocolo universitario – Realidad ecuatoriana 2. Normas de precedencia del ceremonial público 2.1. Antecedentes Históricos 2.2. Definición de precedencia 2.3. Leyes 2.4. Precedencias de las autoridades nacionales 2.5. Precedencias de las autoridades regionales 2.6. Precedencias de las autoridades universitarias 2.7. Las condecoraciones 2.7.1. Definición de condecoraciones 2.7.2. ¿Cuándo se deben entregar condecoraciones? 2.7.3. Uso correcto de las condecoraciones 3. Tipos de eventos 3.1. Clasificación de eventos en general 3.1.1. Actos académicos 3.1.1.1. Seminario 3.1.1.2. Simposio 3.1.1.3. Jornadas 3.1.1.4. Mesa redonda 3.1.1.5. Panel 3.1.1.6. Foro 3.1.1.7. Charlas 3.1.1.8. Conferencias 3.1.1.9. Talleres 3.1.1.10. Disertación 3.1.1.11. Curso 3.1.1.12. Coloquio
3.1.1.13. Congreso 3.1.1.14. Grado o incorporación 3.1.1.15. Convención 3.1.1.16. Asambleas 3.1.1.17. Barcamps 3.1.2. Actos Comerciales 3.1.2.1. Ferias 3.1.2.2. Exposiciones 3.1.3. Actos culturales 3.1.3.1. Presentaciones de libros 3.1.3.2. Muestras pictóricas 3.1.3.3. Conciertos 4. Universidad Técnica Particular de Loja 4.1. Antecedentes históricos de la UTPL 4.2. Órganos de gobierno universitario 4.2.1. Consejo Tutelar 4.2.2. Consejo Superior 4.2.3. Asociaciones 4.3. CITTES 4.4. Escuelas de la UTPL 5. Protocolo y Ceremonial en la Universidad Técnica Particular de Loja 5.1. Clasificación de los eventos en la UTPL 5.1.1. Eventos académicos 5.1.1.1. Jornadas académicas y de reflexión 5.1.1.2. Sesión solemne 5.1.1.3. Entrega de profesorados y doctorados honoris causa 5.1.1.4. Incorporaciones de graduados 5.1.1.5. Eventos internos y externos 5.1.2. Eventos culturales 5.1.2.1. Galas de danza 5.1.2.2. Presentaciones de libros 5.1.2.3. Conciertos 5.1.2.4. Memoria viva 5.1.2.5. Entrega del premio de poesía mística Fernando Rielo 5.1.2.6. Entrega del premio humanístico Tomás Moro 5.1.2.7. Muestras pictóricas y fotográficas
5.1.3. Eventos sociales 5.1.3.1. Brindis de honor 5.1.3.2. Otros 5.1.4. Actos celebrados en los centros universitarios 6. Manual de funciones y procesos de la Unidad de Congresos y Eventos 6.1. Funciones de la Unidad de Congresos y Eventos 6.1.1. Responsabilidades del equipo humano que colabora en la organización de eventos universitarios. 6.1.2. Responsable de protocolo 6.1.3. Funciones principales del equipo de protocolo 6.2. Procedimientos en la organización de eventos universitarios 6.2.1. Normas para la organización de un evento en la UTPL 6.2.1.1. Proceso para la ejecución de un evento 6.2.1.1.1. Conformación de staff 6.2.1.2. Invitaciones para eventos 6.2.1.3. La tarjeta de invitación 6.2.1.4. Tipos de tarjetas 6.2.1.5. Reglas para el envío de invitaciones 6.2.2. Maestro de Ceremonias 6.2.2.1. Funciones principales 6.2.3. Distribución de la mesa principal 6.2.3.1. Ubicación de sitios de honor 6.2.3.2. Los vocativos 6.2.4. Normas generales del uso del traje académico 6.2.5. Uso de los símbolos nacionales en las ceremonias universitarias 6.2.5.1. Símbolos universitarios 6.3. Normas generales para aplicar en los eventos 6.3.1. Discursos 6.3.2 Normas de etiqueta en el vestir 6.3.3. Saludos 6.3.4. Puntualidad 6.3.5. Protección de las personas y los bienes 6.3.6. Regalos institucionales Bibliografía Anexos
INTRODUCCIÓN
Para iniciar con el presente trabajo vamos a indicar que hemos decidido recopilar la
información primordial que necesita la Universidad Técnica Particular de Loja para
poder llevar a cabo los diversos eventos tomando en consideración las normas y reglas
que impone el Protocolo detallando información ordenada y sistematizada que permita
aplicar las normativas vigentes. Además y de acuerdo con lo requerimientos que exige el
CONEA de que todos los procesos que se siguen en la Universidad deben encontrarse
debidamente expresados en manuales, consideramos que el presente manual puede
aportar al ordenamiento y reglamentación de la información universitaria.
Debido al dinamismo de la Universidad frecuentemente las diversas unidades
académicas, CITTES, Direcciones entre otros, organizan eventos de carácter social,
cultural, académico, deportivos, etc.; los cuales requieren de una organización y una
aplicación diversa del protocolo y ceremonial.
Para garantizar el éxito de estos eventos es importante tener bajo control todos los
elementos que conforman la organización de estos acontecimientos, que partan desde la
concepción del mismo hasta la final atención, siguiendo los pasos adecuados y marcando
la aplicación de las reglas establecidas lo cual garantizará una correcta aplicación de la
imagen universitaria.
De acuerdo a la experiencia laboral que hemos adquirido en esta Institución vemos la
necesidad de formalizar los aspectos más significativos que se dan en los eventos,
tomando en cuenta las características de este centro de formación y la tradición de la
UTPL, considerando además que estas indicaciones regirán de manera profesional al
personal que labora en la organización de eventos.
La elaboración de este manual será una guía para las personas quienes necesiten tener
claros los lineamientos que se deben seguir para la atención de las diferentes clases de
eventos, además en él se detallaran los diferentes conceptos de Protocolo y Ceremonial
de tal manera que sea de fácil comprensión y de utilidad para quienes lo requieran. La
información que se detallará es el resultado de una extensa investigación bibliográfica y
de las experiencias diarias de la Unidad de Congresos y Eventos de la UTPL en la
atención de los diferentes certámenes.
Este trabajo consta de seis capítulos, los cuales se han dividido para hacer un análisis
desde las respectivas definiciones, antecedentes históricos, avanzando por la tipología de
los eventos y dando una mirada general a la UTPL y su conformación institucional,
finalmente hablamos del protocolo y ceremonial de los eventos y las recomendaciones
para la atención de los mismos, detallado de la siguiente forma: En el capítulo uno
podemos encontrar las definiciones de protocolo y ceremonial, en el capítulo dos
explicamos las normas de precedencia del ceremonial público que rige en el Ecuador; en
el capítulo tres hacemos una clasificación de los diferentes eventos agrupándolos en tres
grandes sectores como actos académicos, actos comerciales y actos culturales; en el
capítulo cuatro se habla sobre la Universidad Técnica Particular de Loja sus
antecedentes históricos y sus órganos de gobierno y su funcionamiento de forma
general; el capítulo cinco nos menciona el protocolo y ceremonial que se desarrolla en la
UTPL y la clasificación de los actos que son atendidos a lo largo del año por la Unidad
de Congresos y Eventos, encargada para el efecto; en el capítulo seis se hace constar el
manual de funciones y procesos de la Unidad de Congresos y Eventos las
responsabilidades que el personal debe cumplir y las normas que se establecen para los
eventos de la UTPL; finalmente recomendamos tomar en cuenta algunas normas como
el tipo de vestimenta, puntualidad etc., que nos ayudará a garantizar el éxito de los
eventos que se desee desarrollar.
OBJETIVOS
General:
o Implementar los procesos del Protocolo y Ceremonial que se aplica en los
eventos UTPL.
Específicos:
o Diseñar un manual de Protocolo y Ceremonial Universitario
o Normar los procedimientos para la planificación, organización y atención de
los eventos en la UTPL.
o Instaurar el uso del manual para que se aplique en todas las ceremonias que
se realicen en la Universidad.
1. PROTOCOLO Y CEREMONIAL
1.1. Definición de Protocolo
Para los efectos del presente trabajo hemos tomado varias definiciones que nos ampliaran la
visión sobre la importancia del Protocolo, encontrando las siguientes:
La palabra “Protocolo” procede del latín "protocollum", significa que es la primera hoja de
un escrito, la primera hoja en la que se marcan unas determinadas instrucciones.
Codifica y pone en práctica las reglas del ceremonial y supervisa su aplicación por las
autoridades oficiales. (Guadalupe Moreno, “Manual práctico protocolo diplomático y
oficial”, Academia Diplomática, Ministerio de Relaciones Exteriores)1.
También es la “Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por
costumbre”2
Podemos afirmar que la existencia del Protocolo y su vigencia histórica y actual no sólo
sirve a las personas sino también a las instituciones, es un elemento ordenador en la vida de
1 MORENO, G. (1985), “Manual práctico protocolo diplomático y oficial”, Editorial, Quito 2 Diccionario de la Real Academia Española
relación de las comunidades, haciendo más fácil la comunicación y estableciendo el respeto
y el orden con el que se deben desarrollar las diferentes ceremonias.
El conocimiento del Protocolo nos indica que se basa en reglas que no son elásticas, es
decir, son estrictas y de interpretación limitada. La aplicación correcta del Protocolo, se
basa también, en el respeto a las costumbres; cuanta más antigua es una costumbre, más se
acentúa el deber de reverenciarla.
Considerando estos antecedentes podemos decir que, el protocolo, en la actualidad no se
limita al estudio de las buenas maneras y la educación. El protocolo del siglo XXI, es un
conjunto de técnicas mediante las cuales deben organizarse los actos que promueven tanto
las instituciones públicas como las privadas y se configura como una de las herramientas
más útiles para mejorar la imagen. El protocolo implica necesariamente pensar y no sólo
aplicar reglas mecánicas.
Para una correcta organización de los actos y eventos especiales es necesario contar con los
servicios de protocolo. Recibir a cada invitado tan cálidamente como si fuere el más
importante, se convierte en una acción indispensable que requiere contar con el personal
formado adecuadamente para el cumplimiento de esta función. El equipo de protocolo es el
encargado de cuidar la imagen del evento, debe atender a los asistentes y velar que el acto
se desarrolle con el debido orden y en función de los detalles que fueron previamente
planificados.
Aunque todas estas reglas las encontramos repartidas a lo largo de la historia, hay un hecho
definitivo y claro que nos indica que nunca debemos prescindir de las normas establecidas.
Cualquier desobediencia a estas reglas provocará dificultades en el normal
desenvolvimiento de los actos.
1.2. Definición de Ceremonia
Proviene del latín “caeremonialis”, que significa perteneciente o relativo al uso de las
ceremonias. La ceremonia también se define como “Acción o acto exterior arreglado, por
Ley, estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas o reverencia y honor a las
profanas” o “serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne”3.
La ceremonia nace principalmente en el entorno religioso, básicamente para las
manifestaciones de carácter sagrado y los actos de culto, en los cuales cada gesto estaba
revestido de un valor simbólico. Con el paso del tiempo, las solemnidades políticas como la
coronación de reyes, se realizaban con el beneplácito de las jerarquías religiosas y en
lugares sagrados, lo que motivó que el uso del término “ceremonia” supere el ámbito
3 Diccionario Real Academia Española
religioso y pase a lo político, de esta manera el ceremonial paso a definir las formalidades,
ritos o símbolos que deben utilizarse.
Se constituye de esta manera el ceremonial como el conjunto de disposiciones destinadas a
reglamentar los actos oficiales para manifestar el respeto hacia los Estados; reglas prácticas
que deben observarse en las relaciones oficiales de los jefes de Estado, sus representantes,
ejecutivos, directivos y en general de todos aquellos que deben mantener relaciones de
carácter público con otros personeros similares.
El ceremonial y protocolo trasciende las normas de urbanidad, de buenas maneras o de
comportamiento social. No obstante, en su esencia, pretenden necesariamente lo mismo: el
respeto que nos debemos unos a otros.
1.3. Definición de Etiqueta
Esta palabra proviene del francés “etiquette” y ésta de la voz germana stik: “fijar – clavar”.
Es el “ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben observar y guardar en las
Casas Reales y en Actos Públicos Solemnes” y por extensión; “Ceremonia en la manera de
tratarse las personas particulares o en actos de la vida privada, a diferencia de los usos de
confianza o familiaridad”4.
“Etiqueta es el ceremonial de los estilos, usos y costumbres que deben observarse en todos
los actos y ceremonias públicas y solemnes, así como las manifestaciones externas de la
vida social”5.
Dentro de la etiqueta podemos ubicar a:
Urbanidad: Principios y normas que tienen por objetivo el recto comportamiento social y la
convivencia armónica de los individuos, dentro de un contexto urbano.
Modales: Acciones externas de cada persona con que se hace notar y se singulariza entre
los demás, dando a conocer su buena o mala educación.
1.4. Antecedentes Históricos6
A través de las distintas civilizaciones, el ser humano ha reconocido la existencia del
Ceremonial y el Protocolo. Miles de años antes de la aparición de la escritura se han
4 LÓPEZ, F. MALLO. (2006), Honores y Protocolo, 3ª Edición, Editorial la Ley grupo Woltas Kluwer, Madrid. 5 Diccionario Real Academia Española 6 Confróntese con: VILLALTA, J. (1998), Ceremonial, Lugar Editorial, Argentina.
encontrado formas externas de respeto a divinidades y a soberanos en objetos y figuras
simbólicas en los primeros santuarios correspondientes al período neolítico, donde se puede
observar una procesión ceremonial. En algunas ciudades se desarrollaban estas procesiones
por ejemplo la de las panateneas, las tres de los misterios de Eleusis, la de Lacco; la mayor
parte de estos ritos se celebraban en honor a los dioses.
Asimismo, previamente a la era cristiana, en Egipto, el ceremonial formaba parte del culto
nacional. El imperio egipcio adquiría su equilibrio a través de la vinculación ritual entre
poder político y religión. El Faraón, máxima autoridad del Estado, poseía la doble jerarquía
de Dios y Soberano, cumplía todas las etapas que el ceremonial le imponía; la liturgia
funeraria, ceremonias de coronación, festejos y celebraciones religiosas, el comienzo del
año nuevo o la representación del misterio de Osiris, entre otras.
En cambio, en el Imperio de China, el origen del ceremonial fue religioso. Antiguas
recopilaciones de normas de ceremonial son atribuidas a Chou Kung, (fundador de la
dinastía Chou) vivió en el siglo XII a.C., estas notas formaron parte de los libros
preclásicos: el “I-LI” libro de ceremonial (más antiguo) y el “CHOU – LI” ceremonial de la
dinastía CHOU.
El lugar que ocupaba el ceremonial en la vida cotidiana era considerado como un arte que
guiaba los contactos del individuo con la sociedad, el poder, los espíritus ancestrales, la
música, la arquería, conducir carros de guerra, la escritura, y la aritmética.
El sentido del ceremonial es fijar la conducta del ser humano, por medio de reglas. Cuando
un hombre está relacionado con un acontecimiento favorable o desfavorable y se rige por el
ceremonial, se ennoblece y puede vivir en comunidad.
El modelo social de nuestros días está montado sobre el respeto a unas normas de
comportamiento que posibilitan el entendimiento, normas que se han modificado a través
de los tiempos de manera que los primitivos códigos de conducta han derivado en los
establecidos para la vida oficial (protocolo oficial) y las prácticas sociales (urbanidad y
cortesía).
1.5. El Protocolo y Ceremonial en Universidades
El Protocolo universitario viene de antiguo y en él se recogen las más relevantes
tradiciones, sus inicios vienen de Europa alrededor del siglo XIII, en donde la mayor
manifestación del ceremonial universitario de la época era la entrega de grados. Hay que
esperar al siglo XVI para encontrar normas que regulan y desarrollan los actos que son la
expresión del ceremonial y protocolo en la universidad durante estos siglos.
Los elementos más tradicionales que conforman el protocolo y ceremonial universitario
actual, hunden sus raíces en las normas que se fijaron en las universidades mayores del
Antiguo Régimen, cuya máxima expresión tenía lugar con motivo de la celebración de las
colaciones de grados. El ceremonial universitario es rico en simbología y de manera general
se consideran a los más representativos como los patronos de los Centros Universitarios,
los emblemas de estos y el traje académico. Considerando a la simbología universitaria
como cualquier manifestación externa, figura o divisa que aparezca relacionada con la
Universidad.
Dentro de la simbología universitaria se considera el orden de las facultades o escuelas por
orden de antigüedad, que cada facultad tenga su heráldica propia en alianza con la de la
Universidad respectiva y que en actos académicos o solemnidades sea izada la bandera
universitaria.
A continuación citaremos algunos ejemplos de heráldica de las Universidades más antiguas
del mundo que han marcado la pauta en el uso de los símbolos universitarios:
Universidad de Bolonia
Universidad de Oxford
Universidad de Harvard
Universidad Complutense de Madrid
En cuanto a la indumentaria se determina el traje y las insignias académicas que habían de
llevar graduados y catedráticos de todas las universidades. El traje académico está
constituido por la toga confeccionada en alpaca o paño negro, la muceta en raso de seda
negro. Los rectores y decanos podían usar bastón de mando. Son complementos del traje
académico para los doctores la medalla de oro sin esmaltes, la placa, el birrete con borla de
seda que lo cubre enteramente, el anillo doctoral y los guantes de piel blanca; bajo el traje
académico puede llevarse el traje de diario o de etiqueta.
Fuente: www.protocolo.org , foto de varios tipos de vestimenta universitaria.
El estricto sentido del ceremonial universitario depende siempre del tipo de ceremonia que
se vaya a desarrollar. Se deben distinguir tres tipos de actos académicos: los de carácter
social o aquellos en que por su proyección externa necesitan la participación de la sociedad;
los oficiales es que decir los que se celebran por festividades universitarias y finalmente los
estrictamente académicos. Algunas ceremonias y solemnidades universitarias se iniciaban
con el Veni Creator, que es un cántico gregoriano de invocación al Espíritu Santo y se
finalizan con el Gaudeamus Igitur, himno académico de alegría y regocijo. (Ver anexo 1)
La normativa siempre es la misma el Rector preside todos los actos organizados por la
Universidad, con sóla excepción de aquellos que aparezcan regulados por la ley como de
competencia estatal.
Entre los actos más representativos de las Universidades Europeas se puede citar a:
- Apertura de curso académico
- Toma de posesión de profesores
- Investidura de doctores (grado universitario)
- Investidura de Doctorado Honoris Causa
- Firma de Carta Magna
En la actualidad todavía se practican estás normas y tradiciones centenarias y son las que
dan realce a los actos celebrados en las Universidades.
A continuación una fotografía de los asistentes a la ceremonia de firma de Charta Magna de
Universidades realizada en Bolonia – Italia en septiembre de 2009, donde asistieron los más
altos representantes de Instituciones de Educación Superior a nivel mundial.
Fuente: Cancillería, Ceremonia, UTPL firma Charta Magna Universidades, Septiembre 2009
1.5.1. El Protocolo Universitario – Realidad ecuatoriana7
Según la investigación realizada por expertos en el tema de Protocolo Universitario se
puede mencionar que no existe de forma definida las funciones de Protocolo en la
Universidad; por ello se han desarrollado varios conversatorios y encuentros de personas
involucradas en el tema a fin de intentar establecer un criterio estándar para todas las
Universidades.
7 www.ugr.es/nri/anteriores/dial10/09-10.htm
Según cita Guadalupe Ruíz, experta universitaria de la Universidad Internacional de
Andalucía UNIA, en el artículo que se encuentra en la página web de la Universidad de
Granada; durante el II Congreso Internacional de Protocolo desarrollado en Sevilla-España
durante el año 1997, uno de los temas principales que se abordaron fue el de Protocolo
Universitario, desde el punto de vista de la universidad se partió de una base tratada
anteriormente del protocolo como signo de identidad de lo universitario, con raíces en su
historia y en su carácter de institución autónoma.
El documento final emanado del Congreso incluyó algunos puntos referidos
específicamente al mundo universitario, entre ellos:
“Siendo la Universidad institución fundamentalmente académica, en su ámbito, la máxima
representación y presidencia debe ostentarla en los actos esencialmente oficiales el Rector.
De esta manera, se seguiría la tendencia actual de volver a recuperar tradiciones y usos, así
como a mantener la separación entre las presidencias académicas y las oficiales.
Se considera conveniente y útil la colaboración y coordinación entre las universidades, a los
efectos de resolver con criterios comunes, la problemática de la uniformidad, las insignias,
etc.; así como la organización de los actos académicos, fiestas patronales, doctorados, etc.;
con respeto a la tradición y peculiaridad de cada una de ellas.
Las universidades de nueva creación deben tomar como referencia los modelos y
tradiciones de las grandes universidades clásicas de raigambre latina, antes de establecer
criterios propios".
Finalmente, se señala la conveniencia de "la redacción de un libro de referencias que
intente armonizar las distintas competencias problemáticas del protocolo universitario, reto
asumible por la reciente Asociación para el Estudio y la Investigación del Protocolo
Universitario".
En el Ecuador no existen Universidades que tengan establecido un Protocolo estricto para
sus diversos actos; de lo indagado a través de entrevistas telefónicas y en páginas de
Internet, tan sólo la Universidad Católica de Santiago de Guayaquil ha hecho un análisis de
la aplicación del Protocolo en la Universidad y mediante su Dirección de Comunicación y
Marketing ha elaborado un manual de Protocolo y Ceremonial Universitario en el que
recoge las ceremonias más relevantes que se realizan en su Universidad y que se
complementa con algunas normas para organización de eventos.
Con la experiencia adquirida en estos últimos años como funcionarias de la Unidad de
Congresos y Eventos de la UTPL, y como docentes de la Escuela de Hotelería y Turismo; y
al haber participado en diferentes actos, seminarios y ceremonias protocolares, sintetizamos
este trabajo a fin que se constituya como un aporte sobre este tema al desarrollo de la
Universidad Ecuatoriana.
CAPÍTULO II
2. NORMAS DE PRECEDENCIA DEL CEREMONIAL PÚBLICO
2.1. Antecedentes Históricos
“Durante muchos siglos fue un conflicto universal el ocupar un “primer puesto” en un
grupo de personas o en un grupo colegiado, como así también la preeminencia de algunos
soberanos con respecto de otros, o la correcta ubicación de los funcionarios en los actos o
ceremonias solemnes.
En el siglo anterior la actual Europa, quedó disgregada en una serie de reinos, ducados,
condados y señoríos, recordando el esplendor del Imperio Romano de Occidente. Los
monarcas cristianos de Europa Occidental, como muestra de respeto, le reconocieron al
Santo Padre la preeminencia sobre todos los demás prelados, concediendo a sus Enviados y
Nuncios la calidad de decanos, con respecto a los demás diplomáticos.
En épocas pasadas se reconoció al Santo Padre la facultad de fijar un orden de precedencia
entre los monarcas, admitiéndose que el Papa, ocupase el primer lugar entre las categorías
de todos los soberanos cristianos.
Desde estas épocas hasta nuestros días se hace imperativo el uso de la precedencia, a fin de
evitar posibles conflictos o dificultades entre estados o entre personas.”8
“La precedencia moderna se basa en las normas diplomáticas que surgen en las ciudades-
estado del Renacimiento italiano, particularmente en la República de Venecia y los Estados
de Milán y Toscana.
En el siglo XVII apareció en Europa un código complejo acerca de los procedimientos
diplomáticos y el protocolo. Finalmente, en 1961, en la Conferencia de Viena sobre
intercambio de inmunidades diplomáticas, se firmó un vasto acuerdo sobre todos los
aspectos que tienen que ver con la actividad diplomática.”
2.2. Definición de Precedencia 8 MORA, V. (2006), Guía Didáctica Relaciones Públicas y Protocolo, Editorial UTPL, Loja.
Precedencia se deriva del latín “preacedere” que significa ir delante o por delante, proviene
del verbo preceder que significa primacía o superioridad. Preeminencia o preferencia en el
lugar y asiento y en algunos actos honoríficos.
La precedencia es el previo establecimiento de un orden entre las personas que realizan o
participan en un actividad que afecta al Protocolo, en función de su preeminencia, primacía,
rango, nivel o relevancia, en el seno de la estructura o de la sociedad misma, que integran el
Estado, para obtener la máxima eficacia de la mencionada actividad. Determina el orden o
jerarquía de una persona sobre otra y/o de un estado sobre otro.
El orden de precedencia debe observarse teniendo en cuenta el carácter de la ceremonia que
se trate, sea ella de orden diplomática, militar, civil o religiosa.
La ordenación de las personas se deberá realizar en virtud de su nivel o rango oficial o de
acuerdo a su importancia dentro de la sociedad y esta también puede ser por:
o Derecho: Cuando nuestro ordenamiento y ubicación surge por derecho propio por
nacimiento o por desempeñar un cargo o jerarquía el cual se halla reglamentado por
un orden de precedencia dentro de una normativa.
o Cortesía: Cuando el lugar que ocupamos dentro de un ordenamiento nos es cedido
como gesto cortés por alguno de mayor jerarquía o precedencia.
o Precedencia es el orden y ubicación que le corresponde a una autoridad, en un acto
o ceremonia, de acuerdo a su categoría.
La precedencia es el punto crucial y la base del ceremonial, ya que ésta respeta las
jerarquías y categorías de las personas y establece su ubicación y orden de la estructura
interna, tanto de los estados como en el ámbito internacional.
La precedencia desde tiempos antiguos y en todas partes es motivo de normas estrictas que
de no acatarse produce desavenencias y ofensas. Ceder el paso o el lugar de honor en toda
la escala de las jerarquías es un derivado del orden de precedencia.
La aplicación correcta de la precedencia nos permitirá marcar el orden en cualquier tipo de
ceremonia.
2.3. Leyes9
9 MORA, V. (2006), Guía Didáctica Relaciones Públicas y Protocolo, Editorial UTPL, Loja.
“Para la aplicación de la precedencia se establecen algunos criterios y leyes que nos
facilitaran su ejecución durante un evento” (10).
Ley de antigüedad.- Hay actos en los que pueden coincidir dos oficiales del mismo
rango, por lo que por razones de antigüedad uno tendrá precedencia sobre el otro.
Lo mismo ocurre en el caso de que concurran dos representantes de igual rango de
dos instituciones iguales; suele aplicarse el principio de antigüedad, por ejemplo si
son del ámbito universitario, la Universidad de primera creación, la más antigua, es
la que debería tener la mayor precedencia. Se puede tomar como punto de
ordenamiento la edad de las personas, fecha de fundación de una institución, fecha
de arribo al país de un representante extranjero, fecha de toma de posesión de
mando, etc.
Ley de la Derecha.- Para el ordenamiento de personas, representantes de
Instituciones, símbolos patrios, etc., se debe tomar como punto “0” a la máxima
autoridad presente, al anfitrión o quien presida el acto y como punto “1” su derecha,
siempre y cuando por la filosofía del acto no estemos utilizando su derecha como
lugar de Honor. Este principio nos indica que el sitio de honor o preferente es el que
se sitúa a la derecha de la persona de la más alta jerarquía en cualquier tipo de acto
o evento.
Ley de Proximidad.- Surge su aplicación cuando el acontecimiento prevé la
presencia de un invitado de honor y éste nos ocupe la derecha del centro métrico
entonces se ubicará a la izquierda de quien presida el acto a la persona de mayor
jerarquía que preceda al anfitrión o presidente del acontecimiento.
Orden Alfabético.- Esta regla de ordenamiento es la más común ya que permite
ordenar a personas, instituciones, estados, símbolos patrios, etc. por la inicial del
nombre u apellido que portan. Siempre se debe tener en cuenta cual es el idioma de
origen a utilizar, especialmente en los Estados ya que su denominación varía de
forma sustancial en idioma español o inglés.
Orden Lateral.- Se aplica en casos de que haya desplazamientos de personas en
línea frontal (revista de tropas, Te Deum) y se dan dos casos si la cantidad de
personas que se desplazan es un número par la máxima autoridad se ubicará a la
extrema derecha de la fila. Si en cambio la cantidad de personas es impar la máxima
autoridad se ubicará en el centro métrico de la fila.
Orden Lineal.- En este caso las personas se desplazan formando una sola hilera,
quedando uno detrás de otro, de esta manera en el ámbito empresarial la máxima
autoridad irá primero en la fila, pero, en el ámbito del ceremonial religioso la
máxima autoridad en procesión estará ubicada en último término.
Regla del Alternado.- Esta regla se utiliza para la firma de acuerdos ya sean en el
ámbito Oficial, Empresarial o Mixtos y establece un ordenamiento en la firma de los
mismos, que permite que cada parte involucrada en el acuerdo tenga en su poder un
documento en el cual se halla registrada su firma en primer término y de esta
manera marcar un orden de precedencia igualitario.
Criterio de representatividad.- Si coinciden cargos iguales, por ejemplo el director
de una empresa privada y una pública, tiene precedencia los organismos del Estado
u oficiales, sobre los privados. En este caso predomina lo que la persona representa
y no el cargo que tiene. Claro todo depende de varios factores: habría que saber
donde se organiza el acto, quien lo organiza, etc.
Criterio de asimilación.- La dama asimila la jerarquía o rango de su marido. Este
principio solamente tiene efecto para cuestiones protocolares, pero no para otras
situaciones que no tengan carácter protocolario, como son las cuestiones
administrativas. A la inversa no ocurre lo mismo. El hombre no toma el rango o
jerarquía de la mujer, aunque por cuestiones de cortesía, hay actos en los que se
acepta mantener este criterio.
Criterio de jurisdiccionalidad.- Cuando un acto entra dentro de la "jurisdicción" de
un cargo, este máximo representante de ese "territorio" es el que tiene la mayor
precedencia o el sitio de honor.
Criterio de responsabilidad.- Hay ocasiones, en que algunos eventos son
organizados por el responsable de una institución u organismo. Aplicando este
criterio, se indica que la máxima precedencia o sitio de honor debe ser ostentado por
este responsable.
Criterio del sentido común.- Cuando todos los demás criterios son de difícil
aplicación nos queda el mejor consejero que podemos tener: el sentido común. Los
encargados del departamento de protocolo, gracias a su experiencia, sabrán salir
airosos de cualquier imprevisto, utilizando los criterios anteriores y una pequeña
dosis de sentido común.
2.4. Precedencias de las autoridades nacionales
El Reglamento del Ceremonial Público del Ecuador establece tres consideraciones que
deben ser observadas al determinar la precedencia de las autoridades regionales.
1. Si el acto se celebra en la capital o en regiones
2. Si se trata de una ceremonia ofrecida por el Gobierno o por una misión diplomática
3. La naturaleza o carácter del acto de que se trate
Precedencias de autoridades nacionales Ver anexo 2
2.5. Precedencias de las autoridades regionales
En los actos y ceremonias oficiales celebradas en regiones y provincias, la ubicación se
realizará tal como les corresponde en el orden de precedencia. La distinción entre actos y
ceremonias oficiales celebradas en las provincias, otorga a las autoridades regionales una
ubicación conforme a su categoría, cuando el acto o ceremonia oficial es realizado en la
sede bajo su jurisdicción.
El gobernador preside las ceremonias oficiales que se celebren en provincias, obviamente
sino se encuentran autoridades superiores presentes. Luego le corresponde al Alcalde el
orden de precedencia.
El Gobernador de la provincia del Guayas ocupa el primer lugar de precedencia en las
ceremonias a las que asista.
La precedencia entre los demás gobernadores se establecerá con sujeción al orden
alfabético de los nombres de las provincias que representan.
El Alcalde de la ciudad preside las ceremonias oficiales que se celebren en sus respectivos
municipios. Los alcaldes metropolitanos de las ciudades de Quito y Guayaquil ocupan el
primero y segundo lugares de precedencia, respectivamente.
Los prefectos provinciales de Pichincha y Guayas ocupan el primero y segundo lugares de
precedencia, respectivamente.
La precedencia entre los demás prefectos se establecerá con sujeción al orden alfabético de
los nombres de las provincias que representan.
La precedencia indicada en el reglamento de ceremonial público, su interpretación y su
aplicación es válida tanto para los actos públicos como para los privados.
Precedencias de autoridades regionales Ver anexo 3
2.6. Precedencias de las autoridades universitarias
La precedencia en las autoridades Universitarias está dada por el organigrama interno que
tenga cada una de estas Instituciones; según lo determina la ley de Educación Superior10.
“Para su gobierno las Universidades y Escuelas Politécnicas definirán los órganos
colegiados de carácter académico y administrativo, así como las unidades de apoyo. Su
organización, integración, deberes y atribuciones constarán en sus respectivos estatutos y
reglamentos, en concordancia con su misión y las disposiciones establecidas en esta ley”11.
Las universidades y escuelas politécnicas obligatoriamente tendrán como autoridad máxima
a un órgano colegiado superior que estará integrado conforme lo determinen sus estatutos y
esta ley.
2.7. Las condecoraciones
2.7.1. Definición de condecoraciones
10 Ley de Educación Superior del Ecuador, Ley Nº 2000-16, Capítulo VI 11 Ley de Educación Superior del Ecuador, Ley No. 2000 – 16, Capítulo VI
Las condecoraciones son distintivos de honor que concede el Estado para premiar servicios
extraordinarios y meritorios prestados a la Patria en cualquiera de las actividades humanas.
Expresa un significado de prestigio y de singularidad a quien la recibe.
2.7.2. Cuando se deben entregar condecoraciones
Se acostumbra a conferir las condecoraciones a los miembros de misiones especiales y
también se las entrega en la celebración de algún acto conmemorativo, la concertación de
un tratado o por la visita de alguna personalidad relevante.
Las condecoraciones que se otorgan en el Ecuador de conformidad con las disposiciones
gubernamentales son las siguientes:
o Orden Nacional de “San Lorenzo”, reglamentada mediante decreto No. 737 del 29
de abril de 1968.
o Orden Nacional “Al mérito”, reglamentada mediante decreto No. 1306 del 12 de
noviembre de 1985.
o Orden Nacional “Honorato Vásquez”, reglamentada mediante decreto No. 2020 del
9 de julio de 1986.
Otras condecoraciones que se entregan en el Ecuador:
o Gran Cruz de Oro, al mérito de Guerra
o González Suárez
o Eugenio Espejo
o Ismael Pérez Pazmiño
o Fray Vicente Solano
o Dr. Vicente Rocafuerte Bejarano
o Juan Montalvo, al mérito escritor
o José Tobar Tobar, al mérito Turístico
Todas las condecoraciones que se otorgan en el orden militar
2.7.3. Uso correcto de las condecoraciones
Para usar correctamente las condecoraciones se deben tomar en cuenta ciertos aspectos
como por ejemplo: las ceremonias a las que se debe acudir con condecoración son
solamente las ceremonias oficiales.
Los trajes adecuados para llevar condecoraciones son el uniforme de gala o el frac, en el
traje de calle está permitido usar la roseta o botón en el ojal de la solapa, en el lado
izquierdo. Nunca se debe llevar una condecoración en el abrigo.
CAPÍTULO III
3. Tipos de eventos
3.1. Clasificación de eventos en general
De acuerdo a su contenido los actos o eventos tienen la siguiente clasificación:
a. Actos de estado: Corresponden a los promovidos por la jefatura del estado
y los tres poderes clásicos del estado. El protocolo a seguir en esta clase de
actos se basa estrictamente en las normas vigentes.
b. Actos institucionales: Constituyen el reflejo de la imagen corporativa y no
buscan específicamente un fin lucrativo. El protocolo en estos actos se
basa en las normas específicas de la empresa.
c. Actos Comerciales: Son promovidos por entidades con fines claramente
lucrativos, que dirigen el acto a la captación directa de recursos
económicos.
d. Actos culturales: Se efectúan con el motivo de dar a conocer alguna
actividad de índole cultural. El protocolo se adapta a las creencias y
tradiciones.
e. Actos religiosos: Corresponde a todos los actos relacionados con la
practica de cada una de las creencias religiosas. El protocolo se basa
estrictamente en el ceremonial establecido por cada confesión.
f. Actos deportivos: Son fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y
que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos
establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad
es ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un grupo de
personas.
g. Actos sociales: Son aquellos no marcados en el calendario, en el que se
reúnen un grupo de amigos o familiares para celebrar algo o simplemente
para socializar.
3.1.1. Actos Académicos
3.1.1.1. Seminario
Actividad académica de carácter teórico que se realiza a través de sesiones de trabajo
colectivo o de un grupo de especialistas, para estudiar, analizar o enriquecer un tema
previamente determinado. Está programado y dirigido por un académico experto en la
materia, tiene un mínimo de sesiones, y concluye con la elaboración de un informe final,
expuesto por un relator.
3.1.1.2. Simposio
Consiste en reunir a un grupo de especialistas expertos en un tema, los cuales exponen al
auditorio sus ideas y conocimientos en forma sucesiva, conformando así un panorama lo
más completo posible del tema en cuestión. Es una técnica formal en la que los
especialistas exponen individualmente y en forma sucesiva, durante 15 a 20 minutos. Lo
importante es que cada expositor trate un aspecto particular del tema, de tal manera que al
terminar éste, quede desarrollado íntegramente y con la mayor profundidad posible. En el
simposio se obtiene información autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de un
mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que suman
información al aportar conocimientos propios de su especialidad.
3.1.1.3. Jornadas
Periodo durante el cual se desarrollan una serie de diversas actividades de extensión,
centradas en un área disciplinaria, cuyo propósito es difundir y actualizar los conocimientos
de un grupo de personas con intereses afines.
3.1.1.4. Mesa Redonda
Reunión en la cual un grupo de personas versadas en un tema, generalmente polémico,
participan en igualdad de condiciones, bajo la dirección de un moderador, exponiendo sus
puntos de vista ante un público heterogéneo. El propósito es dar a conocer diversos
enfoques sobre el mismo problema.
3.1.1.5. Panel
Modalidad de presentación de un tema ante una audiencia por un equipo de diversos
especialistas, quiénes lo abordan desde diferentes ángulos, con el fin de proporcionar
amplia información. Una vez expuesto el tema, el público participa formulando preguntas,
presentando ideas o experiencias, que aclaren puntos de vista, sin que se produzca debate.
3.1.1.6. Foro
Reunión en la que uno o más especialistas exponen ante un público heterogéneo un tema
previamente determinado, generalmente controvertido, seguido de una discusión en la cual
participa el público asistente.
3.1.1.7. Charlas
Consiste en una exposición de carácter simple, generalmente con propósitos de divulgación
o información, sobre diferentes tópicos, tratados sin mayor profundización. No se precisa
de requisitos previos para asistir a ella.
3.1.1.8. Conferencias
Exposición sobre un tema doctrinal o específico, que reviste complejidad o profundidad.
Está dirigida a un auditorio que posee conocimientos previos sobre el tema y su objetivo es
la difusión cultural en área determinada o la profundización en temas especializados.
3.1.1.9. Talleres
Actividad práctica realizada en conjunto por un grupo de personas con experiencia
profesional en la materia, orientadas por especialistas competentes. Su propósito es estudiar
o buscar soluciones a problemas concretos del área respectiva y posibilitar el intercambio
de experiencias mediante el trabajo en pequeños grupos.
3.1.1.10. Disertación
Exposición metódica de carácter académico de un trabajo de investigación que realizado
por el expositor y que lleva implícita la defensa de una de una tesis o la refutación de otra.
Está dirigida a un público de pares.
3.1.1.11. Curso
Conjunto de sesiones pedagógicas destinadas a desarrollar varios temas sobre una materia
especifica durante un periodo determinado, que se estructura bajo objetivos de enseñanza-
aprendizaje definidos o implícitos Para su realización se puede utilizar materiales de apoyo,
incluir instancias de evaluación y exigir un mínimo de asistencia. El curso tiene como
propósito ampliar la formación general, profesional o académica del público al cual está
dirigido, por lo tanto puede tener diversos niveles de profundidad o complejidad.
3.1.1.12. Coloquio
Reunión de especialistas en la cual no hay público ni expositor central. Todos los asistentes
tienen idéntico derecho a participar en un trabajo común, sobre un tema de interés.
3.1.1.13. Congreso
Conjunto de sesiones de trabajo sobre una temática determinada que se realiza durante un
periodo relativamente prolongado y al cual concurren especialistas invitados en calidad de
exponentes y observadores. Tiene por propósito presentar tesis, investigación o
experiencias inéditas, para someterlas al juicio crítico de los participantes, a fin de unificar
criterios en relación a la temática central. Los trabajos presentados son seleccionados
previamente por comisiones especiales designadas para ello por los organizadores del
evento. El congreso está estructurado sobre la base del trabajo de comisiones y reuniones
plenarias, en las que se analizan las ponencias presentadas y las conclusiones elaboradas
por las comisiones. Culmina con una sesión en la que se exponen y someten a aprobación
las conclusiones a las que llegaron las distintas comisiones de trabajo. Un comité
especialmente designado redacta las conclusiones del congreso, las que son publicadas
posteriormente.
3.1.1.14. Grado o incorporación
Un grado es un evento académico en la que se otorga distinción dispensada por alguna
institución educativa, generalmente después de la terminación exitosa de algún programa de
estudios. La Universidad se maneja con este tipo de eventos tanto con estudiantes de la
modalidad abierta como la de la modalidad presencial, es por esto que recibimos una gran
cantidad de estudiantes de varios puntos del país lo que conlleva mucho tino al momento de
recibir a familiares y amistades de los graduados.
3.1.1.15. Convención
Una convención es un evento de vocación privada, generalmente organizado por una sola
empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las
convenciones están orientadas a la generación de negocio y lo habitual es que tan solo
asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras.
Las razones por las que se organiza una convención son diversas, destacando entre ellas las
siguientes: lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen corporativa, presentación de
nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto, motivación del
personal de una compañía.
3.1.1.16. Asambleas
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos.
Reuniones que buscan consenso entre las partes para la toma de decisiones, pueden ser de
dos clases: asambleas ordinarias y asambleas extraordinarias.
3.1.1.17. Barcamp
Es una red internacional de "desconferencias" (eventos abiertos y participativos), cuyo
contenido es provisto por los participantes. Se enfocan en aplicaciones web en estadios
tempranos, tecnologías de código abierto y protocolos sociales. Sin embargo, este tipo de
encuentros han ampliado su temática y actualmente incluyen eventos participativos y
abiertos alrededor de temas sociales, artísticos, educativos, etc., con fuertes componentes
creativos e innovadores en los respectivos ámbitos12.
3.1.2. Actos Comerciales
3.1.2.1. Ferias
Una feria es un evento social, económico y cultural establecido, temporáneo o ambulante,
periódico o anual, que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un
tema o propósito común.
3.1.2.2. Exposiciones
Una exposición es un acto de convocatoria, generalmente público, en el que se exhiben
colecciones de objetos de diversa temática, tales como: (obras de arte, hallazgos
arqueológicos, instrumentos de diversa índole, maquetas de experimentos científicos,
maquetas varias, etc.) que gozan de interés de un determinado segmento cívico o militar o
12 www.wikipedia.org/wiki/barcamp
bien es masivo o popular. Una exposición permanente, organizada y estructurada
generalmente histórica o costumbrista constituye una institución llamada museo.
3.1.3. Actos culturales
Están promovidos por cualquier organismo cuyo objetivo sea desarrollar o dar a conocer
alguna actividad de índole cultural, por ejemplo, conciertos, exposiciones fotográficas,
recitales, concursos de poesía, entrega de premios de carácter cultural, etc. El protocolo a
seguir se rige por las normas para los eventos promovidos por las autoridades oficiales y
por los procedimientos internos en el caso de las entidades privadas, dando especial
prioridad a todo lo relacionado estrictamente con la actividad a ejecutar.
3.1.3.1. Presentaciones de libros
Acto por el que se da a conocer algo nuevo en este caso un libro de autoría de un personaje
importante, cuya obra es significativa para el lugar en el que se ha desarrollado la misma,
cuyo aporte contribuye al desarrollo cultural de la zona.
3.1.3.2. Muestras pictóricas
Entran también dentro de los actos de tipo cultural, son exposiciones de trabajos artísticos
para mostrar al público obras realizadas por diferentes autores.
3.1.3.3. Conciertos
Son actos de carácter cultural que se ejecutan como manifestación de una o varias artes. El
protocolo va encaminado a las exigencias de primacía de los protagonistas culturales y los
promotores.
CAPÍTULO IV
4. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
4.1. Antecedentes históricos de la UTPL
La Universidad Técnica Particular de Loja fue fundada por la Asociación Marista
Ecuatoriana (AME) el 3 de mayo de 1971 y, oficialmente reconocida por el Estado
Ecuatoriano bajo el Decreto Ejecutivo 646, publicado en el Registro Oficial Nro 217 del 5
de mayo de 1971, con el cual se constituye como persona jurídica autónoma al amparo del
convenio de "Modus Vivendi" celebrado entre la Santa Sede y el Ecuador, considerando las
normas de la Iglesia en su organización y gobierno. Posteriormente, en Octubre de 1997, la
Diócesis de Loja traspasa por tiempo indefinido, a la "Asociación Id de Cristo Redentor,
Misioneros y Misioneras Identes" , la conducción y dirección de la Universidad.
Constitutivamente, la Universidad Técnica Particular de Loja es una Institución de derecho
privado, sin finalidad de lucro y cofinanciada por el Estado Ecuatoriano. Brinda educación
superior de pre y postgrado a través de las modalidades de estudio: Presencial; y, Abierta y
a Distancia, con sus variantes: A distancia tradicional, Semi - presencial y, Virtual, en
cuatro áreas del conocimiento: Área Técnica, Área Socio-Humanística, Área Biológica y
Área Administrativa.
4.2. Órganos de gobierno universitario
La Universidad Técnica Particular de Loja, como institución creada e impulsada por la
Iglesia Católica, designa y elige sus autoridades y órganos de gobierno de conformidad al
estatuto vigente de acuerdo con sus principios y características.
El segundo estatuto vigente actual aprobado en el 2002 establece que: La dirección
ejecutiva y la administración de la UTPL están confiadas por la autoridad eclesiástica a la
Asociación Id. De Cristo Redentor, Misioneros y Misioneras Identes. Por tanto, en la
Universidad, se asumen las características de la pedagogía Idente.
El gobierno general de la Universidad Técnica Particular de Loja lo ejercen, en orden
jerárquico:
El consejo superior y el consejo tutelar
El rector – canciller
El Vicecanciller
Los directores generales, y
Las comisiones de evaluación interna y de vinculación con la sociedad; y las
autoridades de organismos que se crearen.
4.2.1. Consejo Tutelar
El Consejo Tutelar es un organismo de tutela mediante el cual la Iglesia Católica, a través
de la Asociación Id., de Cristo Redentor, Misioneros y Misioneras Identes, ejerce su
responsabilidad institucional en la Universidad, fijando su visión: El humanismo Cristiano,
y asegurando el cumplimiento de la misión específica de ésta. Consiguientemente deberá
exigir la revisión de políticas y decisiones tomadas, cuando comprometan la naturaleza,
visión y principios de los estatutos universitarios.
El Consejo Tutelar se compone de los siguientes miembros con voz y voto:
El Rector – Canciller, quien lo preside,
El Obispo de la Diócesis de Loja o su delegado personal,
El representante de la Asociación Id. de Cristo Redentor, Misioneros y Misioneras
Identes,
El Vicecanciller,
El Director General Académico,
El Director General de la Modalidad Abierta y a Distancia,
El Director General de Relaciones Interinstitucionales; y
El Secretario General, con voz pero sin voto.
El presidente del Consejo Tutelar será el Rector – Canciller y el Secretario General será su
actuario.
Al ser un órgano de carácter tutelar, sesionará en forma ordinaria cada seis meses, y en
forma extraordinaria cuando lo convoque el presidente por propia iniciativa o a petición de
la mayoría de sus miembros.
El quórum para su instalación y funcionamiento y la mayoría para tomar todas sus
decisiones, será la simple, entendiéndose por esto, la concurrencia y voto de más de la
mitad de sus integrantes. Esta disposición en lo referente al quórum y toma de resoluciones
se aplicara en todos los organismos colegiados de la Universidad.
En el Consejo Tutelar las resoluciones podrán tomarse en presencia o por consulta del
presidente.
4.2.2. Consejo Superior
El Consejo Superior es el órgano de gobierno para el cumplimiento y desarrollo de la
misión de la Universidad, desde el espíritu de su visión y sus principios; consecuentemente
tomará en cuenta para sus decisiones el criterio del Consejo Tutelar, en aquellas cuestiones
que involucren la naturaleza, visión y principios de la Universidad.
El Consejo Superior, es el máximo órgano de gobierno de la Universidad y está integrado
por miembros con voz y voto que son los siguientes:
El Rector – Canciller, quien lo preside,
El Vicecanciller,
El Director General Académico,
El Director General de la Modalidad Abierta y a Distancia,
El Director General de Relaciones Interinstitucionales,
El Director General Administrativo – Financiero,
El Director General de Misiones Universitarias,
El Director General de Recursos Humanos y Desarrollo Personal,
El Director General de Investigación y Transferencia de Tecnología,
Dos Directores en representación de las cuatro áreas académicas: Tecnológica,
Ciencias Administrativas, Ciencias Biológicas y Biomédicas; y Ciencias Sociales y
Humanas, bajo el principio de alternabilidad semestral, entre todos los directores,
El Director del Centro Regional de Quito (alterno el Director del Centro Regional
de Guayaquil),
Un representante de la dimensión virtual de la Modalidad Abierta y a Distancia,
designado por el Director General de la Modalidad Abierta y a Distancia.
Un Director de los CITTES designado por el Director General de Investigación de
Transferencia de Tecnología,
El Presidente de la FEUTPL (alterno el Vicepresidente)
Un representante de los estudiantes de Modalidad Abierta y a Distancia.
El Presidente de la Asociación de Profesores (alterno el Vicepresidente)
El Presidente de la Asociación del Personal Administrativo y de Servicios (alterno
el Vicepresidente); y
El Secretario General, con voz pero sin voto.
En el Consejo Superior las resoluciones podrán tomarse en presencia o por consulta del
presidente.
4.2.3. Asociaciones
En la Universidad Técnica Particular de Loja existen tres grupos asociados claramente
identificados: La Asociación de Profesores, la Asociación de Personal Administrativo y de
Servicios, y la Asociación de Estudiantes. La renovación de las dignidades de las diferentes
asociaciones se efectúa de manera anual.
• Asociación de Profesores: Es una organización con personería jurídica que tiene por
objeto integrar a los docentes universitarios en el crecimiento y desarrollo de
nuestra alma máter, prestando su colaboración incondicional para ello y, de esta
manera asegurar su estabilidad y la defensa de los mismos según las leyes de la
sociedad, estatutos universitarios y de la Asociación. Sus objetivos son: Fomentar el
espíritu de compañerismo, unidad y solidaridad entre todos sus integrantes.
Colaborar con los diferentes eventos que signifiquen el crecimiento y desarrollo de
la Universidad. Procurar el mejoramiento social, cultural y económico de sus
integrantes. Establecer como beneficio directo para los integrantes, servicios
sociales y asistenciales. Cumplir y hacer cumplir los Estatutos y Reglamentos.
• Asociación de Personal Administrativo y de Servicios: Es una organización con
personalidad jurídica que tiene por objeto fomentar la unión, solidaridad y
compromiso entre los empleados, ejerciendo la defensa de los mismos de
conformidad con lo que dispone la ley general y el Código de trabajo en particular.
Además de ello la Asociación de Empleados presta su colaboración con la UTPL y
sus autoridades. Dentro de la Asociación también se efectúa toda gestión no
especificada dentro del reglamento, pero, que tiende a cumplir los fines generales
que persigue.
• Asociación de Estudiantes: La Federación de Estudiantes es el máximo organismo
de representación estudiantil de la Universidad Técnica Particular de Loja, está
conformada por todos los estudiantes matriculados, y su gobierno se ejerce por el
Consejo de Presidentes y el Consejo Directivo. Son finalidades de la Federación de
Estudiantes: Cumplir y hacer cumplir la Ley de Educación Superior, el estatuto
orgánico y demás reglamentos que normen la vida jurídica de la Universidad.
Fomentar la unidad y el desarrollo estudiantil. Coordinar en el ámbito universitario
interno y externo las actividades que vayan orientadas al desarrollo de los
estudiantes de la Universidad. Los demás que se asignaren en los estatutos y
reglamentos de la Universidad.
4.3. CITTES
“Las siglas CITTES significan: CENTROS DE INVESTIGACIÓN, TRANSFERENCIA
DE TECNOLOGÍA, EXTENSIÓN Y SERVICIOS.
Los CITTES son unidades cuyo objetivo es la investigación y la extensión o servicio a la
sociedad. Estos están constituidos en torno a áreas especificas que son: Administrativa,
Técnica, Biológica y Socio Humanística.
Además es esencial función de los CITTES contribuir al financiamiento de la Universidad.
Dicho en otros términos:
- Los CITTES equivalen a lo que en muchas universidades son los departamentos,
laboratorios, institutos sobre los que se realizan investigación.
- La investigación es fundamentalmente aplicada, transfiriendo ciencia y tecnología a
la sociedad.
- Los CITTES están conformados por equipos de profesores y estudiantes cuya
característica es soñar horizontes.
- Mantienen intensas relaciones centradas en los hechos.
- Son grupos con un fuerte sentido de liderazgo y siempre motivados intrínsecamente.
- Poseen un enorme desplazamiento de captación de nuevas ideas y de creatividad.
- Prioriza las relaciones con el sector productivo e incorporan los avances en ciencia
y tecnología.
- Buscan flexibilizar las necesidades prospectivas de la sociedad.
- El estudiante se relaciona con la sociedad a través de proyectos productivos siendo
modelos reales de la actividad profesional.
- Los profesionales en formación ponen en capacidad el espíritu de empresa basado
en el sentido de emprender.
- Trabaja con espíritu de equipo y co-responsabilidad basándose en los ideales de
Cristo.
Alrededor de cuatrocientos treinta y cinco docentes investigadores trabajan a tiempo
completo en los CITTES integrando también a los estudiantes en el desarrollo de proyectos
reales, estos CITTES son verdaderas incubadoras de investigación que en la etapa de
gestación generan cada vez nuevos conocimientos y aplicaciones prácticas que resuelven
necesidades en la sociedad.
Los CITTES son espacios adecuados y equipados con laboratorios, medios informáticos y
material de investigación donde los estudiantes y profesionales trabajan en equipo para el
desarrollo de proyectos de investigación aplicada útiles a la sociedad. Esta forma de
aprendizaje le permite al estudiante adquirir experiencia laboral y relación con el entorno
empresarial.
En los CITTES, la investigación es fundamentalmente aplicada, procurando viabilizar
transferencia de ciencia y tecnología en diversas, áreas del conocimiento. Es también
función esencial de estos centros contribuir al autofinanciamiento de la Universidad.
La Universidad cuenta con veintiún Centros de Transferencia y Tecnología, Extensión y
Servicios (CITTES), distribuidos de la siguiente manera:
a. ÁREA TÉCNICA:
UCG (Unidad de Ingeniería Civil, Geología y Minas)
UDIA (Unidad de Desarrollo e investigación Arquitectónica)
UPSI (Unidad de Proyectos y Sistemas Informáticos)
Arte y Diseño
Gestión del Conocimiento
Valle de Tecnología
b. ÁREA ADMINISTRATIVA
- CADES (Centro de Asesoría y Desarrollo Empresarial)
- CEITUR (Centro de Investigaciones Turísticas)
c. ÁREA SOCIO-HUMANÍSTICA
CEP (Centro de Educación y Psicología)
RESEC (Research and Services English Center)
VÍA COMUNICACIONES (Video, Impresos y Audio)
GESTIÓN LEGAL
d. ÁREA BIOLÓGICA
CBCM (Centro de biología celular y molecular)
CETTIA (Centro de Transferencia de Tecnología Agroindustrial)
Instituto de Química Aplicada
CITTES de Ciencias Médicas
Servicios Agropecuarios
Instituto de Ecología
e. PLANTAS PRODUCTIVAS
PLANTA DE CERÁMICA “CERART”
PLANTA DE LÁCTEOS “ECOLAC”
EDITORIAL UTPL
f. SERVICIOS UTPL
HOSPITAL UTPL
CAFETERÍA UNIVERSITARIA
HOTEL ESCUELA LA CASA LOJANA
HOTEL HOWARD JHONSON
4.4. Escuelas de la UTPL
La Universidad Técnica Particular de Loja en sus dos modalidades, presencial y abierta o a
distancia, propone una educación basada en competencias, involucrando conocimientos,
habilidades y actitudes que el alumno debe adquirir dentro y fuera del aula, convirtiéndolo
en protagonista de su formación y preparándolo para un aprendizaje autónomo. El docente
cumple el rol de gestor del proceso de desarrollo, formando estudiantes competentes,
críticos, creativos y responsables de su formación.
El modelo de la UTPL nos ubica en un escenario globalizado, asegurando una educación
interdisciplinaria. Facilita la movilidad y el reconocimiento académico, manejando un
lenguaje estándar al momento de valorar el trabajo de nuestros estudiantes, además como
modelo pionero de Latinoamérica, queremos contribuir con nuestra propuesta a la
construcción del espacio común de Educación Superior entre los países de América Latina,
El Caribe y la Unión Europea, - ALCUE.
La oferta académica de la UTPL, se distribuye en veinte y tres Escuelas clasificadas por
áreas de la siguiente manera:
ÁREA TÉCNICA
Conformada por las escuelas de:
Arquitectura
Arte y Diseño
Electrónica y Telecomunicaciones
Geología y Minas
Ingeniería Civil
Sistemas Informáticos y Computación.
ÁREA ADMINISTRATIVA
Cuenta con las carreras de:
Administración de Empresas
Administración en Banca y Finanzas
Administración en Hotelería y Turismo
Contabilidad y Auditoría
Economía
Asistencia Gerencial y Relaciones Públicas
ÁREA SOCIO-HUMANÍSTICA
La integran las siguientes escuelas:
Derecho
Comunicación Social
Inglés
Psicología
ÁREA BIOLÓGICA
Está área esta integrada por las siguientes carreras:
Bioquímica y Farmacia
Gestión Ambiental
Biología
Industrias Agropecuarias
Ingeniería Química
Medicina
Ingeniería Agropecuaria.
La oferta académica de la UTPL se ha ido adaptando a requerimientos concretos de la
región y el país, siempre en la visión de aportar a su desarrollo de manera responsable.
Por esta razón en lo que se refiere a la Modalidad de Estudios a Distancia la UTPL ofrece
las siguientes carreras de pregrado:
ÁREA TÉCNICA
- Ciencias de la computación
ÁREA ADMINISTRATIVA
- Administración de Empresas
- Administración en Hotelería y Turismo
- Administración en Banca y Finanzas
- Asistencia Gerencial y Relaciones Públicas
- Contabilidad y Auditoría
- Economía
ÁREA SOCIO-HUMANÍSTICA
-Comunicación Social
- Derecho
- Psicología
- Ciencias de la Educación mención en: - Ciencias Humanas y Religiosas
- Educación Básica
- Educación Infantil
- Físico - Matemático
- Lengua y Literatura
- Inglés
- Química y Biología
ÁREA BIOLÓGICA
Gestión Ambiental13
En lo referente a Postgrados la oferta académica abarca desde diplomados, especialidades y
maestrías, de esta manera:
DIPLOMADO
Gestión del Talento Humano
Gestión Logística
Gestión en Finanzas
Tributación
Pedagogía
Comunicación corporativa
Desarrollo local y salud
Gestión Educativa
Comercio Exterior
ESPECIALIDADES 13 Estatuto UTPL 2008, Revista UTPL y Guión de recorridos , Unidad de Eventos UTPL
Pedagogía
Salud para el desarrollo local
Gerencia y Liderazgo Educativo
Auditoria en Gestión de la Calidad
MAESTRÍAS
Auditoría de Gestión de la Calidad
Gestión y Desarrollo Social
Gerencia en Salud para el desarrollo local
Pedagogía
Gerencia y Liderazgo Educacional
Derecho Administrativo
Desarrollo de la Inteligencia
Enseñanza del Inglés como lengua extranjera
Auditoría Integral (12)
CAPITULO V
5. Protocolo y Ceremonial en la Universidad Técnica Particular de Loja
El tipo de eventos que se desarrollan en la Universidad, así como las ceremonias más
destacadas dentro de la misma, han hecho que sea determinante la aplicación correcta del
protocolo y ceremonial a fin de añadirles solemnidad a todos los eventos. Partiendo desde
la clasificación general de los eventos se ha creído conveniente realizar una clasificación
particular basándonos en la importancia y continuidad de los mismos. En cada de una de
estos eventos se pone en práctica las normas establecidas del Protocolo y Ceremonial; lo
que ha hecho que se cree un tipo de práctica del ceremonial especial para la UTPL y que en
le presente trabajo se lo quiere plasmar.
5.1. Clasificación de los eventos en la UTPL
En la clasificación encontramos eventos académicos, sociales, culturales, entre otros.
5.1.1. Eventos académicos
5.1.1.1. Jornadas Académicas y de Reflexión
Son encuentros organizados cada fin de bimestre tanto por la Dirección General Académica
como por la Dirección General de Misiones Universitarias, en ellos se tiene la oportunidad
de compartir y reflexionar sobre los valores de la Universidad y la labor que se debe
cumplir con los profesionales en formación que están bajo nuestra tutoría.
5.1.1.2. Sesión Solemne
Se considera ceremonia solemne a aquella que la Universidad o una unidad académica,
celebra anual o eventualmente y se realiza de acuerdo a un ceremonial especial previamente
establecido.
Se celebra por un motivo específico en el caso concreto de la UTPL se realiza por
conmemorar la fundación de la institución el 3 de mayo de cada año, en la cual se entregan
condecoraciones a los funcionarios y docentes que han cumplido una larga trayectoria en la
Institución.
Ver anexo 4
5.1.1.3. Entrega de Profesorados y Doctorados Honoris Causa
El Doctorado Honoris Causa es un título honorífico que entrega la Universidad, su
significado es “por causa de honor". Es un símbolo de admiración y reconocimiento para
personalidades nacionales y/o internacionales de testimonio social, reconocido e intachable;
que representen modelos de vida meritorios para la comunidad.
En el caso de la Universidad Técnica Particular de Loja se ha entregado tres Doctorados
Honoris Causa y doce Profesorados Honoris Causa, a las siguientes personalidades:
DOCTORES HONORIS CAUSA
- Oskar Jandl, 1971, Arzobispo de Munich, por ser benefactor de la Universidad para su
construcción.
- Fernando Rielo Pardal, 1998, fundador de la Comunidad de Misioneras y Misioneros
Identes, por su labor científica y humanitaria.
- Jesús Fernández Hernández, 2009, presidente del Instituto I.d. de Cristo Redentor, por dar
continuidad a la labor de la Comunidad de Misioneros y Misioneras Identes.
PROFESORES HONORIS CAUSA
- Dr. Franz Makeschin, Profesor Honorario de la UTPL, 15 de mayo del 2003,
destacada trayectoria en el ámbito de la investigación y la academia, contribuyendo
al desarrollo de la ciencia en beneficio del Ecuador.
- Arq. Edison Vanegas Q., Profesor Honorario de la UTPL, 3 de mayo del 2004,
Profesor Investigador de la UTPL, contribuyó al desarrollo de loa Centros de
Investigación y Transferencia de Tecnología, Extensión y Servicios (CITTES),
constituyéndose en uno de los pioneros de la proyección académica de la
universidad.
- Dr. Erwin Beck, Profesor Honorario de la UTPL, 12 de octubre del 2004, destacada
trayectoria en el ámbito de la investigación y la academia, contribuyendo al
desarrollo de la ciencia en beneficio del Ecuador.
- Ing. Héctor Ramírez Loaiza Profesor Honorario de la UTPL, 3 de mayo del 2004,
uno de los más destacados y brillantes profesionales de la UTPL, demostró su
juventud de espíritu y apostó con entusiasmo al Proyecto de los Centros de
Investigación y Transferencia de Tecnología, CITTES, constituyéndose en uno de
los abanderados del nuevo proyecto universitario.
- Dra. Beatriz Álvarez González Profesora Honoris Causa de la UTPL, 17 de octubre
del 2005, destacada trayectoria en el ámbito de la investigación y la academia,
contribuyendo al desarrollo de la ciencia en beneficio de la calidad en la educación
a distancia.
- Dr. Armando Villarroel, Profesor Honoris Causa de la UTPL, 17 de octubre del
2005, destacada trayectoria en el ámbito de la investigación y la academia,
contribuyendo al desarrollo de la ciencia en beneficio de la calidad en la educación
a distancia.
- Dr. Lorenzo García Aretio, Profesor Honoris Causa de la UTPL, 17 de octubre del
2005, destacada trayectoria en el ámbito de la investigación y la academia,
contribuyendo al desarrollo de la ciencia en beneficio de la calidad en la educación
a distancia.
- Dr. Mario Camacho Cardona, Profesor Honoris Causa de la UTPL, 21 de
noviembre del 2005, destacada trayectoria en el ámbito de la investigación y la
academia, contribuyendo al desarrollo de la ciencia.
- Mons. Hugolino Cerasuolo S., Profesor Honoris Causa de la UTPL, 3 de mayo del
2007, miembro eminente del Consejo Tutelar, en su calidad de Obispo de Loja y
tutor del espíritu católico de la Universidad. Como Obispo de la Diócesis de Loja ha
apoyado para el desarrollo de esta Institución; durante el cambio de administración,
el Obispo cumplió un papel mesurado y trascendental, su gestión ha sido de enorme
beneficio para la UTPL y para el crecimiento de las universidades católicas en
general.
- Dra. Silvia Jaquenod, Profesora Honoris Causa de la UTPL, 25 de noviembre del
2008, Directora de la Universidad Internacional Menéndez Pelayo Sede Cuenca,
España y Presidenta del Instituto Europeo de Investigación, Desarrollo e Innovación
en Ciencias Ambientales. Su brillante trayectoria en el ámbito de la investigación y
la academia ha contribuido al desarrollo de la ciencia, y su aporte directo a la
gestión educativa ha sido de enorme beneficio para la Universidad gracias a su
gestión se han podido establecer un convenio para desarrollar el Posgrado de
- Dra. Patricia Gudiño F., Profesora Honoris Causa de la UTPL, 25 de noviembre del
2008, Secretaria Ejecutiva de la Organización Universitaria Interamericana. Su
brillante trayectoria en el ámbito de la gestión universitaria y la academia ha
contribuido al desarrollo del espacio universitario del continente, y su aporte ha sido
de enorme beneficio para la Universidad.
- Lic. María de Lourdes Luque S., Docente Honoraria de la Escuela de Ciencias
Ambientales de la UTPL, 10 de julio del 2001, Ministra del Ambiente del Gobierno
Nacional, Profesional Egresada de la UTPL, idónea, con responsabilidad social e
infatigable defensora del desarrollo sustentable.
- Dr. José Luis Pino……….
- Dr. Raymundo Cea ………
Ver anexo 5
5.1.1.4. Incorporaciones de graduados
Es una de las ceremonias más relevantes de la Universidad en el cual los estudiantes
culminan con su carrera universitaria, es un acto solemne en el cual participan las
autoridades académicas de la institución, en esta ceremonia se coloca el birrete y se entrega
el título profesional.
Ver anexo 6
5.1.1.5. Eventos internos y externos
Son eventos organizados por diferentes departamentos de la Universidad o por clientes
externos que buscan utilizar los servicios que ofrece la institución desarrollando eventos
tipo seminario, simposio, congresos entre otros.
5.1.2. Eventos culturales
5.1.2.1. Galas de Danza
Son eventos que se realizan anualmente, y que están coordinados por el departamento de
Gestión Cultural, en estas galas se realiza una presentación de los grupos de danza de la
Universidad los cuales están integrados por estudiantes de diferentes escuelas.
5.1.2.2. Presentaciones de libros
La presentación de la edición y reedición de varias obras literarias de varios autores, se
realizan en el marco de un acto solemne en el cual se hace un análisis de la obra y se la
presenta a la sociedad, entre las producciones literarias que ha presentado la UTPL
podemos señalar:
Sociedad, Cultura y Derecho, de Dr. Rodrigo Borja Cevallos
Globalización, de Luis Mayaute Vargas
Una mirada de Loja, coautores Dunia Yépez y Paúl Solano
Cubilan, de Matilde Temene
Mi pequeña Fe, de Piedad Aguirre Asanza
Fuente: Gestión Cultural – D.G.R.I.
5.1.2.3. Conciertos
Son actos culturales que se desarrollan de forma periódica en la Universidad, gracias al
convenio que se mantiene con la Orquesta Sinfónica de Loja, de acuerdo a ello se ha
establecido un calendario que permite durante todo el año ofrecer diferentes conciertos ya
sean de temporada o por la invitación de maestros del extranjero que vienen a dirigir la
orquesta.
5.1.2.4. Memoria Viva
Son una serie de documentales que se hacen de la vida de personajes ilustres de Loja que
han aportado en el desarrollo cultural de la ciudad y del país, homenaje en vida que se hace
por parte de la Universidad a estos personajes, con el objetivo de dar a conocer a las nuevas
y futuras generaciones su valiosa labor. Al 2007 se han producido 12 documentales entre
ellos:
- Memoria viva del Hno. Ángel Pastrana Corral.
- Memoria Viva del Maestro Edgar Palacios.
- Memoria Viva del Dr. Benjamin Ortega.
- Memoria Viva de Monseñor Ángel Rogelio Loaiza
5.1.2.5. Entrega del Premio de Poesía Mística Fernando Rielo
Este premio se otorga con el fin de promover la poesía mística y encontrar y dar a conocer
a aquellos poetas que unan una elevada espiritualidad a una auténtica expresión literaria. El
reconocimiento de este premio ha permitido que la ceremonia de entregas del mismo se
haya realizado en sedes internacionales tan prestigiosas como la ONU en Nueva York, la
UNESCO en París entre otros. En Ecuador la UTPL ha sido sede por tres ocasiones para la
entrega del premio tanto en el Centro regional Quito como en la sede en Loja, este evento
se realiza cada dos años en ceremonia solemne.
5.1.2.6. Entrega del Premio Humanístico Tomás Moro
El Premio Humanístico "Tomás Moro" pretende reconocer entre los estudiantes, empleados
y docentes, a aquellos que se destaquen por su espíritu humanístico, reflejado en
características y experiencias personales de solidaridad, liderazgo e investigación, más allá
de las calificaciones académicas que no siempre coinciden con la valía humana de los
estudiantes, empleados o docentes.
Este evento es anual y se caracteriza por la metodología de selección. Las candidaturas son
presentadas por los propios compañeros de las escuelas o departamentos. Ellos deben
cumplir ciertos requisitos, en virtud de los cuales los mismos compañeros eligen a una
persona para que represente a su escuela o departamento.
La entrega de este premio se la realiza en ceremonia especial con la participación de las
principales autoridades universitarias.
5.1.2.7. Muestras pictóricas y fotográficas
Son exposiciones que se realizan en el museo de Lojanidad con el que cuenta la
Universidad, estas exposiciones se realizan de forma periódica con la presencia de muestras
itinerantes principalmente de Embajadas de otros países.
Entre las muestras que se han realizado podemos citar:
- Muestra de fotografía antigua de Reinaldo Vaca “Loja un vivo recuerdo”
- Exposición de fotografías de arte cómico alemán
- Exposición de instrumentos musicales de China
- Exposición de la maqueta de la Fiesta en honor a la Virgen de El Cisne
- Exposición de fotografía de Israel
5.1.3. Eventos Sociales
5.1.3.1. Brindis de honor
Los brindis son sinónimo de festejo o para mostrar agradecimiento o felicitación;
generalmente se lo realiza como una forma de saludo o acogida hacia los invitados o
visitantes de la Institución; por lo general los brindis se realizan en la sala de actos del
Consejo Superior.
En estos últimos cinco años hemos realizado saludos institucionales a personalidades
relevantes como por ejemplo:
Presidentes:
o República del Ecuador
o Corte Constitucional del Ecuador
o Gabinete de Universidades Identes
o Federaciones de Estudiantes
o Cámara de artesanos
o Cámara de Industrias del Ecuador
Ministros:
o Ministerio de Coordinación de la Producción Empleo y Competitividad
o De Salud
o Relaciones Exteriores
o Ministerio de Coordinación de la Producción Empleo y Competitividad
o
Embajadores:
o China
o Israel
o Estados Unidos
Viceministros:
o Del Ambiente Ecuador.
o Salud pública del Ecuador
o De Coordinación de la Producción Empleo y Competitividad
China.
Representantes Instituciones:
o UNESCO.
o CONESUP
o CONEA
o FEDIFARE
o Grupo FERRERO
o Alcaldes Cantones
o Prefectos Provinciales
Fuente: D.G.R.I.
5.1.3.2. Otros
Entre los otros tipos de eventos que se han institucionalizado en la Universidad están las
cenas navideñas que se ofrece a todo el personal docente y administrativo que labora en la
Institución, así como el almuerzo de la confraternidad que se realiza por celebrar la
fundación de la Universidad y que es ofrecido de igual forma al personal que labora en la
UTPL.
5.1.4. Actos celebrados en los centros universitarios
Reuniones de ex – alumnos, inauguraciones de nuevas instalaciones de centros
universitarios, etc.
CAPÍTULO VI
6. Manual de Funciones y Procesos de la Unidad de Congresos y Eventos
La Unidad de Congresos y Eventos nace con el objetivo de apoyar y complementar cada
una de las actividades académicas que desarrollan las diferentes Escuelas y CITTES de
nuestra Universidad, propiciando el encuentro de profesionales, el intercambio de
experiencias, la divulgación del conocimiento, la creación de redes y la promoción de Loja
como una ciudad clave para el encuentro de la educación, el turismo y los negocios.
Es también un centro de formación el cual cuenta con el soporte profesional de la Escuela
de Hotelería y Turismo constituye un taller de prácticas para los estudiantes de la carrera y
a la vez brinda servicio de organización, atención y ejecución de todo tipo de eventos,
guianza, protocolo, soporte técnico, transmisión de eventos en línea; además de asesoría y
capacitación en el sector hotelero y turístico a las personas que así lo requieran.
6.1. Funciones de la Unidad de Congresos y Eventos
Entre las responsabilidades del equipo de la Unidad de Congresos y Eventos se encuentra la
organización y ejecución de los diferentes eventos que se realicen en la Universidad,
facilitando de ésta manera el trabajo y siendo el nexo con el resto de unidades para la
ejecución total de un evento.
6.1.1. Responsabilidades del equipo humano que colabora en la organización de
eventos universitarios
Dentro de la organización de eventos universitarios se integran un contingente valioso de
personas que colabora en la realización del evento; la labor del personal de la Unidad de
Congresos y Eventos es relacionarse con cada una de ellas en sus respectivas áreas de la
siguiente manera:
o Área Técnica.- Coordina, revisa e instala todo lo referente a sistema audiovisual,
amplificación, soporte técnico y soporte informático, dentro y fuera del campus
universitario para el normal desarrollo de los eventos. Además se encarga de la
contratación de equipos para la traducción simultánea; realiza también la grabación
de un video sobre el desarrollo del evento originado en el centro de convenciones,
reproduce CD de memorias de todo el certamen. Distribuye y brinda atención a las
salas para los diferentes eventos que se desarrollan en la Universidad y los hace
constar en la parrilla de eventos de la Universidad www.utpl.edu.ec/eventos.
o Área Logística.- Se encarga de asesorar, planificar y apoyar a la ejecución de un
evento, mantiene relación directa con la comisión ejecutiva y se encarga de elaborar
el presupuesto y ficha técnica del evento, en la que se hace un inventario de todas
las actividades que realizarán los diferentes departamentos que se involucran
durante el certamen.
Realiza contactos y vistas previas de las instalaciones hoteleras que se ofertara para el
evento a fin de conseguir descuentos y promociones para el mismo. Proporciona
información sobre las tarifas de los hoteles, además reserva habitaciones y distribuye a los
ponentes y acompañantes en los diferentes hoteles de la localidad.
Además coordina las actividades de Protocolo y servicio que realizan los estudiantes de
Hotelería y Turismo; trabaja junto con los encargados de Servicios UTPL sobre la
alimentación, horas y fechas de atención, de las diferentes a actividades sociales que se
realicen.
Se encarga de la ambientación de los locales que se van a utilizar en el evento, con los
diferentes insumos como: manteles, carteles para mesas presidenciales, ornamentos
florales, banderas, disposición de agua en la mesa, entre otros.
Prepara la Guía de información para el asistente al evento en donde se indican las
características físicas y sociales del país sede, así como el tipo de actividades que se puedan
realizar y sugerencia de indumentaria para cada una de ellas. También elabora una agenda
para acompañantes.
Analiza las diferentes áreas del local en donde se desarrollará el evento a fin de distribuir
áreas de exhibiciones y stands.
Elabora un check list de todos los requerimientos, y se lo aplica antes del inicio del evento a
fin de revisar cuidadosamente cada uno de los detalles.
Finalmente realiza la evaluación del evento y se elabora las conclusiones, a fin de
retroalimentar para eventos posteriores.
6.1.2. Responsable de protocolo
Para una correcta organización de los actos y eventos especiales es necesario contar con los
servicios de protocolo. Recibir a cada invitado tan cálidamente como si fuere el más
importante se convierte en una acción indispensable que requiere contar con el personal
formado adecuadamente para el cumplimiento de esta función.
6.1.3. Funciones principales del equipo de protocolo
El equipo de protocolo es el encargado de cuidar la imagen del evento, debe atender a los
asistentes y velar que el acto se desarrolle con el debido orden y en función de los detalles
que fueron previamente planificados.
El personal que maneja el Protocolo en un evento será un profesional formado y preparado
en protocolo, organización de congresos, manejo de medios audiovisuales y atención al
cliente, es decir, que comprenda todas las etapas de la organización de un evento y de todos
los recursos que forman parte.
Las funciones principales que deben cumplir son:
• Conocer el día en que se llevará a cabo el evento.
• Saber la hora exacta en que iniciará el evento.
• Conocer todo sobre el local en que se desarrollará el evento, servicios que presta
(garaje, baños, sala de prensa, traducción simultánea, etc.)
• Saber si el local cuenta con servicio médico en caso de emergencia.
• Identificar claramente el tipo de evento en el que ustedes prestarán sus servicios.
• Conocer la lista de autoridades que se prevé asistirán al evento.
• Saber el número de personas que asistirán al evento.
• Realizar la distribución de los sitios de honor.
• Realizar la distribución de las precedencias en la mesa directiva.
• Si el caso lo requiere realizar un mapa de ubicación.
• En todo momento estar pendiente de la mesa directiva y de sus requerimientos,
además colocar el agua y retirar las sillas.
• Tener listo los materiales que servirán para trabajar en el evento. (Puntero láser,
copas, agua, etc.)
• Llegar al evento como mínimo 30 minutos antes de la hora señalada.
• Revisar que todo este conforme a lo planificado en la agenda.
• Conocer sobre el programa que se desarrollará en el evento.
• Distribuir el trabajo entre todos los compañeros que asistan en el evento.
• Ubicarse en la entrada del salón para saludar y recibir cordialmente a las personas
invitadas.
• Acompañar a las personas a los lugares establecidos previamente.
• Estar pendientes para ubicarse en sus respectivos lugares antes de dar inicio al
programa.
• No descuidar las puertas, no dejarlas sin Protocolo.
• Estar pendiente en todo momento del desarrollo del evento y las posibles
necesidades que se presenten.
• Poseer espíritu de iniciativa, que solucione problemas en el acto.
• Reglas de urbanidad que constituyen un buen índice de la educación del individuo
(naturales).
• Conocimiento de las Autoridades locales de turno y personalidades importantes.
6.2. Procedimientos en la organización de eventos universitarios
A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas,
tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere
conseguir o qué fecha sería la idónea. Para ello se debe seguir algunos pasos:
Planeación
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones
que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle
satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy
diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización
de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar.
Realización
Como ocurre en toda ejecución de una tarea de equipo, la estructura de interrelación entre
responsables de cada parte de la organización y el organizador general de la actividad debe
ser clara. Es importante que quede clara la línea de mando organizativo, de manera que se
asegure que la atención de imprevistos siempre contemple los criterios de los organizadores
generales.
Evaluación
Ya concluida la actividad, incluso en días posteriores, es importante que se reúna todo el
equipo de organización para discutir cómo se llevó al cabo la actividad, los aspectos bien
logrados y los que resultaron complicados o insatisfactorios para cumplir con los objetivos
que se propusieron con el acto público. El registro por escrito de estos comentarios, y la
entrega de ese documento a las autoridades de la o las instancias universitarias responsables
del acto público, permitirá que en una actividad similar se tomen en cuenta. En los casos
donde sea pertinente, conviene agradecer por escrito a las personalidades invitadas a la
actividad.
- Cuando la actividad es fuera del campus
En ocasiones, un acto público organizado desde la UTPL se realiza en un lugar fuera de las
instalaciones del campus, los criterios y recomendaciones expresadas en este manual deben
aplicarse como si la actividad ocurriera en la Universidad.
- Cuando la UTPL es co - organizador
Si alguna instancia o proyecto de la UTPL es co - organizador de un acto público, es
normal que durante la planeación conjunta con las otras partes se negocien aspectos de
protocolo. En todo caso, es recomendable que se atiendan los principios generales que
nuestra Universidad establece, con el fin de favorecer una proyección positiva de la
institución.
6.2.1. Normas para la organización de un evento en la UTPL
Para garantizar el desarrollo de los eventos se deben considerar algunas normativas que
definen el carácter de los eventos y las diferentes actividades que para su ejecución se
deben implementar; por esta razón la Universidad Técnica Particular de Loja a través de la
entidad ejecutora que es la Unidad de Congresos y Eventos, ha considerado diseñar un
manual de procesos para la ejecución de un evento en la UTPL, en el cual se describen los
diferentes pasos que se tomaran en cuenta antes de la realización de los eventos.
Se debe iniciar por la identificación del tipo de evento a desarrollar: seminarios, congresos,
foros, conferencias, etc.; y el carácter del mismo sea este nacional o internacional, y el
grupo de enfoque que se tendrá con el evento por ejemplo: gremios, estudiantes, entre
otros.
Una vez identificado el tipo de evento que se desarrollará se establece el objetivo, así como
el propósito para la realización del mismo y el presupuesto que se empleará en su
ejecución.
Para iniciar los preparativos de un evento de carácter internacional se deberá hacer la
convocatoria con un máximo de 18 meses y un mínimo de 12 meses antes de la fecha del
evento.
Para iniciar los preparativos de un evento de carácter nacional se deberá hacer la
convocatoria máximo con 12 meses de anticipación o un mínimo de 6 meses a la fecha del
evento.
6.2.1.1. Proceso para la ejecución de un evento
Para lograr el éxito al desarrollar un evento se deben seguir pasos básicos, para ello se ha
establecido una serie de reuniones en las que se organiza el trabajo y las responsabilidades
de los departamentos involucrados:
o Durante la primera reunión se definirá el equipo de trabajo y las de comisiones que
se integraran para desarrollar el evento.
o Luego se realizará reuniones periódicas (mensuales) para revisar los avances de
cada una de las comisiones en cuanto a la preparación para el certamen.
o Cuando faltan tres meses para iniciar el evento las reuniones son quincenales y
semanales a fin de poner a punto todos los detalles del evento.
o La última reunión de las comisiones se realiza en el simulacro del evento en el que
se concluye con la fase preparatoria, para luego comenzar la fase de ejecución y
posteriormente la de evaluación.
6.2.1.1.1. Conformación del Staff
Durante la primera reunión se procederá a conformar el staff para que organice y apoye en
el desarrollo del evento definido, estará compuesto por las siguientes comisiones:
Comisión académica: Esta comisión se encargará de revisar la parte central o que origina
el evento, es decir selecciona los contenidos, los ponentes, temas centrales y
complementarios, la presentación o aprobación de trabajos, agenda tentativa, duración del
evento así como el número de participantes esperados al evento.
Además planifica reuniones paralelas, designa a una persona para que con anterioridad al
inicio del evento recopile el material que utilizarán los ponentes durante sus conferencias
(powerpoints, documentos impresos, etc.); esta información servirá para la futura
elaboración de las memorias.
Realizan la promoción directa del evento en diferentes lugares, a instituciones y grupos de
interés dentro y fuera del país de acuerdo al tipo de evento.
Define los valores de inscripciones tanto para participantes como para personal y
estudiantes UTPL.
Elabora las conclusiones y recomendaciones a las que se llegaron luego de la ejecución del
evento.
Comisión ejecutiva: Es coordinada por la Directora General de Relaciones
Interinstitucionales, el coordinador de la comisión académica y el reponsable del evento por
parte de la Unidad de Congresos y Eventos; se encarga de asignar comisiones y definir las
tareas a realizarse, planifica, revisa y da seguimiento a las acciones que se deben cumplir
para la realización del evento.
Elige el lugar más conveniente para la realización del evento, así como, organiza las
diferentes actividades sociales que se incluirán en el mismo.
Además se encarga de llevar los requerimientos especiales del evento a las autoridades
universitarias, para su aprobación, por ejemplo: compra o alquiler de equipos o servicios
especiales.
Elabora el presupuesto final del evento para su aprobación.
Comisión de difusión: Esta comisión se conforma por algunos departamentos de la
Universidad entre los cuales están: VIA COMUNICACIONES, Editorial Universitaria y
Gestión del Conocimiento, los mismos que cubren con las acciones de divulgación del
evento, las cuales se mencionan a continuación:
- VIA COMUNICACIONES: Con sus áreas de:
Relaciones Públicas: se encarga de definir voceros oficiales del evento, a fin de difundir
información sobre el mismo. Están a cargo de la sala de prensa y las relaciones con los
medios de comunicación, concertación de entrevistas, difusión de boletines de prensa,
concertación de publicidad pagada y no pagada. Además convoca y atiende a los
periodistas que cubrirán el evento.
Marketing: crea y diseña la imagen que se utilizará para el evento, publicidad fija y móvil,
pendones, banners, afiches, etc.; así como el material que se presentará en el evento:
invitaciones, credenciales, bolsos, folletos, carpetas, agendas, esferográficos y papelería en
general.
Audio y Video: elabora el material publicitario como spots televisivos y cuñas radiales.
Impresos: coordina con Editorial Universitaria la elaboración de un informativo o
suplemento especial del evento.
- EDITORIAL UNIVERSITARIA: Elabora el material publicitario, así como las
invitaciones, material bibliográfico, reproducción de documentos y en general todo el
material que se utilizará en los diferentes eventos.
- GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: Diseña y mantiene la información que será
difundida a través de la página web de la Universidad y del evento. Administra las
inscripciones on – line y elabora el master de las memorias del evento.
Comisión operativa: Esta comisión engloba a varias subcomisiones integradas por
diferentes departamentos de la Universidad, los mismos que trabajaran por la operatividad
del evento, entre ellos:
- DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO Y DE
SERVICIOS: Se encarga de la aprobación del presupuesto general del evento a
desarrollarse; asigna una persona que controlará la emisión de facturas de
inscripción o pre – inscripción, manejo de impuestos y retenciones, así como las
distintas formas de pago para el evento. También se encarga de la prestación de los
vehículos universitarios y la compra de insumos necesarios; coordina el transporte
terrestre y local de invitados especiales y conferencistas.
Además coordina las actividades que realizará el personal de conserjería para la puesta a
punto del local o locales que se usaran en el evento.
- UPSI: Brinda soporte informático en los eventos y provee del equipo de
computación necesario para los mismos.
- SERVICIOS UTPL: Se coordinará las actividades de alimentación, coffee breaks,
almuerzos y atención de banquetes, catering, cócteles, etc. Además se coordinará la
asignación de habitaciones en el Hotel Escuela La Casa Lojana, en el Hotel Howard
Jhonson y en la Hostería La Vieja Molienda, unidades de servicio que forman parte
de la Universidad. Así mismo cuenta con una operadora de turismo, la misma que
ubica los tiquetes aéreos tanto nacionales como internacionales de los invitados
especiales y conferencistas, brinda información sobre vuelos a los participantes;
además oferta diferentes tipos de tours a los atractivos de Loja ciudad y provincia;
así como de Zamora Chinchipe; para los participantes y acompañantes a los
eventos.
- ESCUELA DE HOTELERÍA Y TURISMO: Con los estudiantes de Gestión
Productiva atiende todas las actividades que realiza tanto la Unidad de Congresos y
Eventos, como Servicios UTPL, durante la ejecución del evento.
- DEPARTAMENTO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES: Se
encarga de ubicar los conferencistas, e indagar sobre los lugares de origen e idiomas
y requerimientos especiales de cada uno para su estadía en el lugar sede del evento;
elabora las agendas de los conferencistas, acompañantes y el personal VIP que
asistirá al evento.
También realiza transfer en el aeropuerto, hotel, e instalaciones del evento; tanto para
ponentes como para asistentes. Envía las invitaciones a directores generales, de escuela y
CITTES así como a las autoridades locales y nacionales, que el carácter del evento
demande. Asigna una maestra de ceremonias para el evento que se realice, la misma que
elabora los guiones de todas las ceremonias y programas especiales que se realizarán, apoya
con los diferentes grupos de arte de la Universidad y hace la entrega de souvenirs para los
ponentes y personalidades importantes que atraiga el evento.
- DEPARTAMENTO MÉDICO: Apoya con personal calificado para la atención de
algún imprevisto en el desarrollo del evento.
- UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS: Se relaciona con todas las
comisiones que integran el Staff, y atiende todo lo referente al evento en su área
técnica y logística.
Comisión de Patrocinio: Está a cargo de realizar las negociaciones referentes a conseguir
auspicios para la realización del evento, de acuerdo al tema y al tipo de público involucrado
en el mismo.
Ver anexo 7 y 8
6.2.1.2. Invitaciones para eventos.
Para poder atender los diferentes actos que se desarrollen en nuestras localidades debemos
conocer ciertas normas en cuanto al envío de invitaciones y los tiempos establecidos.
Las invitaciones oficiales se realizan cuando los convidados son invitados exclusivamente
por razones de su posición; las invitaciones a banquetes y recepciones que formule el
Presidente de la República o el Ministro de Relaciones Exteriores serán enviadas con la
debida anticipación por la Dirección General de Protocolo.
En la Universidad Técnica Particular de Loja las invitaciones que se realizan son
principalmente para dar a conocer de los eventos más importantes a la sociedad; siempre
estarán firmadas por el Rector – Canciller, y la unidad académica, CITTES, o entidad que
realice el evento.
6.2.1.3. La tarjeta de invitación
La tarjeta de invitación implica establecer un compromiso entre invitante e invitado, es por
ello que se le debe respeto a la misma.
Los elementos básicos que deben componer una tarjeta de invitación son los siguientes:
- Las invitaciones para toda clase de actos sociales deben hacerse, por lo menos, con
una semana de anticipación (siete días) y un máximo de 21 días.
- Incluye el logotipo que debe estar ubicado en la parte superior, puede ser centrado o
en la parte derecha heráldica de la tarjeta (izquierda de quien lee)
- Destacar el nombre del anfitrión o quien presidirá el acontecimiento. Si quienes
invitan son dos debemos utilizar el orden alfabético.
- A continuación la fórmula de cortesía por ejemplo: “tiene el honor de invitar a...”, o
en caso de que inviten dos personas o dos instituciones se utilizan las mismas
fórmulas pero en plural.
- Luego de esto sigue el motivo, en el caso de la Universidad los eventos importantes
por ejemplo presentación de libros, inauguración de un evento, fecha
conmemorativa, firma de acuerdos, aniversarios, etc.
- Que tipo de agasajo vamos a realizar: desayuno de trabajo, vino de honor, almuerzo
de trabajo, buffet, té, cóctel, cena, brindis, etc.
- A continuación debemos colocar el día: lo correcto es colocar el día de la semana en
que se realizará y la fecha, mes y año en letras.
- La hora: debe ir solo el horario sin la redundancia de la palabra horas o su
abreviatura, está aceptado colocar AM o PM.
- El lugar donde se realizará el acontecimiento: generalmente el salón o espacio
elegido tiene un nombre específico que debemos destacar, en caso de ser un hotel
debe tener cuidado con las letras que le asignan a cada salón, debemos establecer
que nombre tiene realmente ese lugar.
- La dirección: va en último término, dentro del cuerpo principal, la dirección del
lugar donde se llevará a cabo el acontecimiento.
- En el lugar inferior derecho heráldico o inferior izquierdo del que lee, se debe
colocar: las siglas S.R.C. (se ruega confirmar) o r.s.v.p. Debajo de esta sigla: de ser
posibles dos opciones de confirmación a través de teléfono y correo electrónico. Se
debería también colocar el nombre de la persona que tomará la confirmación.
- En el lugar inferior izquierdo o inferior derecho del que lee colocaremos las
instrucciones especiales: Tipo de vestimenta: acorde al acontecimiento.
- Con relación al uso específico que se le dará a la invitación se puede especificar
que la misma será requerida al ingreso, si es el caso.
- Si habrá discursos u oradores al final en tal caso y de ser posible podemos colocar
hora de los discursos.
- Si se ofrece servicio de valet parking.
- Se puede adjuntar también un plano de acceso a la zona del acontecimiento, o
cualquier otra indicación que permita agilizar el acceso y egreso de los invitados.
6.2.1.4. Tipos de tarjetas
GENÉRICA: se caracterizan por no estar personalizadas, quien la reciba puede
considerarse invitado, porque el texto no deja espacio para colocar el nombre del invitado,
la formula es “invita a usted a.....”
POLIVALENTE: tienen un texto mínimo de base ya impreso: logo, formula de cortesía, y
palabras conectivas de frases, el resto son espacios para completar, que pueden o no estar
marcados con líneas de puntos, en los cuales se indicará: quien invita, motivo, tipo de
acontecimiento, fecha, hora, lugar, dirección, etc.
PROTOCOLAR: tiene todo el cuerpo principal impreso, solo hay un espacio para colocar
en ella, el nombre del invitado/a, y sus títulos y honores correspondientes, igual debemos
aplicar muy buena caligrafía.
ESQUELA: Es un tipo de carta de carácter exclusivamente personal. La esquela se emplea
para dar la bienvenida a visitantes ilustres, para agradecer atenciones recibidas; aceptar una
invitación o excusarse por no poder asistir a ella; enviar felicitaciones por efemérides o
aniversarios institucionales, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos; y para
expresar una condolencia.
Ver anexo 9
6.2.1.5. Reglas para el envío de invitaciones
Las tarjetas deberán ser impresas con un mes de anticipación al evento, la fecha de envío
según las características del acontecimiento, se considera que una mayor anticipación en el
envío permite al invitado poder organizar su agenda para asistir sin inconvenientes; en
muchos casos esto juega en contra ya que puede suceder que llegado el día, el invitado, ya
no recuerde la invitación.
La forma de envío debe hacerse por correo privado o a través de personal especializado de
la empresa, de esta manera se tendrá la seguridad y el control de la entrega.
Por eso es correcto y aceptado: que una semana antes del acontecimiento: a quien haya
confirmado le enviemos una tarjeta llamada “pour memoire” (para recordar) en la que
figurará el nombre de quien invita, el acontecimiento, la fecha y hora.
En caso de que llegada una semana antes no se haya confirmado la asistencia: es aceptado
realizar un llamado telefónico 72 a 48 horas antes, y de esta manera obtendremos su
confirmación de asistencia o no.
6.2.2. Maestro de ceremonias
6.2.2.1. Funciones principales
La persona o las personas que conduzcan el acto son un factor fundamental en alcanzar los
objetivos de la actividad. Para su elección, conviene contemplar diversos aspectos:
- Uso correcto del lenguaje.
- Hábil en la lectura de textos.
- Formalidad. La informalidad puede agradar a algunos, pero también suele
desagradar bastante.
- Cordialidad.
- Cualidades para resolver con el uso de la palabra cualquier contingencia o
imprevisto.
- Discreción, no debe tratar de ser el protagonista de la actividad; por el contrario, su
labor debe resaltar a los otros participantes.
- Dominio escénico.
- Buena imagen personal.
Quien o quienes conduzcan la actividad deberán recibir, con limpieza, los textos que leerá,
con indicaciones precisas sobre lo que tiene que expresar, así como el ritmo que debe
marcar durante su realización.
En actos masivos, siempre será útil que se ensaye previamente, y se use el equipo de sonido
que será utilizado en la actividad. La distancia que guarde hacia el micrófono es un asunto
que habrá que cuidar, para no “popear” o “sesear”.
Si un conductor usa un atril, desde donde hablará alguno de los participantes o miembros de
la mesa de honor, luego de que presente a quien hará uso de la palabra, deberá esperar junto
al atril hasta que la otra persona esté junto a él. Cuando ésta termine de hablar, el conductor
deberá aproximarse inmediatamente al atril, y tomar su lugar, pero no hablar hasta que
quien terminó su participación haya ocupado su silla o salido del escenario.
Ver anexo 10
6.2.3. Distribución de la mesa principal
Para el acomodo o composición de la mesa de honor se deberá tener en cuenta que, de
preferencia se utilizará la mesa de honor con números impares. El mensaje que con ello se
proyecta es que es una persona, la del centro, es la que preside la actividad. Las mesas
compuestas por un número par de integrantes se utilizan sólo cuando la jerarquía de los dos
que están al centro empata o equivalen, y se proyectan como copresidentes de la actividad.
Por ejemplo: el Rector, como máxima autoridad de la sede, y el Gobernador o un Ministro
de Estado, como personalidad externa relevante. En el caso de la Universidad la jerarquía
también se puede marcar por pares académicos, en cuyo caso compartirá el centro de la
mesa.
Para la definición de lugares en una mesa, la distribución en jerarquía de los participantes
comienza en el centro de la mesa, alternando de derecha a izquierda según el orden de
importancia. Si fuera necesario a continuación describimos también cómo acomodar en
caso de ser par el número de invitados o participantes en la mesa de honor.
Acto con mesa de honor con número impar de personas
1. Autoridad más importante (El que preside la ceremonia).
2. Segunda persona en importancia por su cargo, según el acto.
3. Tercera persona en jerarquía.
4. Cuarta persona en jerarquía.
5. Quinta persona en jerarquía.
Acto con mesa de honor compuesta por número par de integrantes
4 2 1 3 5
5 3 1 2 6 4
1. Máxima autoridad invitada.
2. Anfitrión del acto.
3. Tercera persona en importancia por su cargo, según el acto.
4. Cuarta persona en jerarquía.
5. Quinta persona en jerarquía.
6. Sexta persona en jerarquía.
Homenaje a alguna persona
1. Quien preside el acto.
2. Homenajeado.
3. Tercera persona en jerarquía.
4 2 1 3 5
4. Cuarta persona en jerarquía.
5. Quinta persona en jerarquía.
Cuando se trata de un acto interno como por ejemplo los actos de incorporación, se asignan
los puestos dependiendo de la jerarquía o nivel de autoridad de las autoridades académicas
que acompañen al acto de incorporación.
En el caso de la UTPL pondremos como ejemplo una mesa tipo para incorporaciones de la
Escuela de Psicología:
Incorporaciones UTPL
1. Phd. Luis Miguel Romero F., Rector - Canciller
2. Dr. Roberto Beltrán Z., Director General Académico
4 2 1 3 5
3. Mgs. Silvia Vaca G., Directora del Área Socio - Humanística
4. Ing. Gabriel García T., Secretario General
5. Mgs. María Elvira Aguirre, Directora de Escuela
6.2.3.1. Ubicación de sitios de honor
Para la ubicación de los invitados especiales o personas que estarán en la mesa principal, el
cargo se tiene en cuenta sólo mientras la persona lo está ejerciendo.
La derecha de la mesa es más importante que la izquierda. Siempre debe ir el personaje
principal en el centro y a su derecha el segundo con mayor rango. Los siguientes personajes
se ubicarán de forma alternada de derecha a izquierda.
En relación a los eventos universitarios la máxima autoridad de la Universidad que es el
Rector – Canciller presidirá todos los eventos institucionales a los que asista. En el caso de
la inasistencia del Rector, presidirá la mesa directiva la autoridad de mayor rango que se
encuentre presente de acuerdo al organigrama institucional.
Para las personas que no formaren parte de la mesa directiva, se asignará puestos especiales
en las primeras filas del auditorio.
6.2.3.2. Los vocativos
Se emplean para identificar el nombre al que se dirige el hablante, es el término o
tratamiento con el que se dirige a las autoridades en un acto público.
Para su aplicación en los actos universitarios, se recomienda:
Restringir los vocativos para uso exclusivo del orador, quien los utilizará en el
rango de precedencia que corresponda para destacar y retribuir la asistencia de altas
autoridades.
El locutor o presentador de una ceremonia sólo debe entregar saludos generales al
iniciar una ceremonia (señoras, señores, estimados invitados, etc.). En ningún caso
le corresponde el uso de vocativos.
Circunscribir los vocativos al cargo de la autoridad, sin agregar nombres y
apellidos, lo que evita incurrir en fatales errores de pronunciación.
En aquellos casos en que determinada autoridad o personalidad tenga más de un
cargo, corresponde utilizar siempre el vocativo de más alto rango que le sea
aplicable.
6.2.4. Normas generales del uso del traje académico
El traje académico es sinónimo de solemnidad y está destinado a utilizarse en ciertas
ceremonias universitarias. Es la indumentaria tradicional cuyo origen tiene lugar en las
tradiciones clericales.
Por lo general la máxima autoridad académica en este caso el Rector – Canciller,
determinará los acontecimientos de la vida universitaria en los que sea necesario el traje
académico.
La indumentaria académica que se utiliza en la Universidad Técnica Particular de Loja, se
compone de varias prendas:
Toga: Es la prenda principal exterior, está elaborada en terciopelo negro, cuya altura
no puede ser más allá de 35 cm por encima del suelo. Bajo la misma se debe llevar
traje obscuro, camisa blanca, y zapatos negros.
Birrete: Es un gorro de color negro o azul marino (color institucional) con forma
prismática rematado con una borla, que al colocarse deberá ir a la izquierda, es
usado en actos solemnes y de incorporaciones.
Becas: Es uno de los símbolos académicos que se utiliza en la UTPL es una banda
de dos colores, blanco y azul (colores institucionales) en cuyo centro lleva bordado
el escudo de la Universidad. Esta beca se coloca por encima de la toga con el
escudo hacia la izquierda.
Medalla: Las medallas universitarias son un símbolo de distinción, por lo general se
le coloca a las personalidades que nos acompañan en los actos solemnes.
Fuente: Unidad de Congresos y Eventos, Sesión Solemne UTPL 2009
6.2.5. Uso de los símbolos nacionales en las ceremonias universitarias
Los símbolos patrios deben ser utilizados adecuadamente y sin excesos. Sólo se colocan los
himnos cuando está presente alguna persona con jerarquía, siempre empezando con el de la
República y terminando con el de la ciudad donde se esta llevando a cabo el evento. Dado
el caso de que haya sólo un país invitado, se coloca primero su himno, y si hay más de una
nación invitada, no se coloca ninguno.
El Himno Nacional deberá escucharse siempre de pie y no se permitirá el ingreso a los
auditorios o cualquier recinto mientras se lo este entonando. Todos deben quitarse los
sombreros. Los brazos deben ir sueltos. Los himnos se utilizan en ceremonias solemnes,
oficiales. Nunca se aplaude. Además se debe colocar la letra en las pantallas gigantes o
entregar escritos tanto a los invitados como a las personas que presiden el acto a fin de que
sea coreado por todos los asistentes. Por duelo nacional u oficial se izará la Bandera a
media asta en las instalaciones de la Universidad.
6.2.5.1. Símbolos universitarios
La bandera de UTPL, al igual que su escudo, son los primeros símbolos de identificación
de la Universidad, por tal razón deben ser ubicados en todo evento organizado por la
institución. La bandera institucional deberá siempre ocupar el lado izquierdo del escenario.
Los símbolos universitarios son:
La Bandera
El Escudo
Estos símbolos junto al lema de la institución “Memento Ascendere Semper” que significa:
Recuerda ascender siempre; forman parte de la identidad visual de la Universidad Técnica
Particular de Loja.
Para la ubicación de los símbolos universitarios en los diferentes eventos y de acuerdo al
tipo de ceremonia que se este desarrollando, se debe considerar la ubicación de la bandera
de la provincia de Loja a la derecha, la bandera de Ecuador se ubicara en el centro y a su
izquierda la bandera de la UTPL.
6.3. Normas generales para aplicar en los eventos
6.3.1. Discursos
Los discursos deberán ser lo más breve posible para no cansar ni aburrir al público. En
actos oficiales, sociales, académicos entre otros, debe procurase no pronunciar un discurso
de más de siete minutos; es importante mantener la atención del público, podemos observar
algunas reglas para aplicar al pronunciar un discurso:
• Procure mirar a todo el público del auditorio.
• Gesticule lo suficiente, sin exagerar demasiado.
• Procure ensayar el discurso.
• Sea puntual, utilice solamente el tiempo que le ha sido asignado.
• Las personas más importantes siempre hablan en último lugar.
• Utilice las palabras adecuadas, a fin de llegar a toda la audiencia.
• Vocalice lo mejor que pueda, utilizando siempre el tono de voz adecuado.
• Si está de pie, nunca ponga las manos en los bolsillos.
• Si surge algún imprevisto ajeno a su voluntad, haga una pausa y continúe.
• Agradezca por la atención que le han brindado.
6.3.2. Normas de etiqueta en el vestir
Los códigos de vestir estipulan lo que se debe o no se debe utilizar para asistir a una
ceremonia. El sentido del gusto, más que una posición estética, es el criterio que aplicamos
para elegir las prendas según su funcionalidad para el lugar de trabajo y la ocasión.
Estar bien vestidos no depende de la marca, el precio, ni de los dictados de la moda, sino de
la concordancia entre el lugar donde nos encontremos y nuestra apariencia.
Las normas de etiqueta en el vestir de los hombres, están más definidas que para las damas;
en algunas ocasiones se indicará en la invitación que se curse, sino será suficiente asistir
con traje oscuro. Las variedades para caballeros son:
- Traje oscuro
- Jacket
- Smoking
- Frac
- Uniforme Social - Gala (establecido por el reglamento de uniformes de las Fuerzas
Armadas)
En la mesa de honor, el uso de vestimenta formal en actos institucionales o académicos, no
sólo es recomendable, sino necesario. Los hombres deberán vestir de traje completo, las
mujeres un vestido o conjunto formal.
Conviene llevar calzado adecuado y medias que entonen; hay que tener en cuenta que los
tacones demasiado altos dificultan el movimiento.
Tener cuidado con la luz del sol, debido a que resalta las manchas y defectos de las
prendas; por eso conviene utilizar ropa cuidada, tejidos buenos y sobre todo resistentes.
El estilo personal que genera mayor confianza, es aquel que se caracteriza por la pulcritud,
la sobriedad, la discreción y la sencillez.
6.3.3. Saludos
A todas las personas se les debe saludar de mano, pues el beso es social. Tampoco los
abrazos están permitidos. El beso es permisible sólo en aquellas culturas en las cuales está
establecido, por ejemplo en Rusia, España y Francia entre otras. La mujer nunca se para, a
menos que sea el Presidente de la República o un embajador el que la salude. Tampoco se
quita el sombrero ni los guantes para saludar. El hombre en cambio, siempre se pone de
pie, se quita el sombrero y los guantes.
El saludo y la despedida oportunos son el reconocimiento que damos al valor de cada
persona; cuando ignoramos a alguien lo invitamos a hacer lo mismo, se deteriora así la
cordialidad necesaria. Dar las gracias es reconocer la disponibilidad y generosidad del otro.
Presentaciones
Dentro del ámbito social, existen normas claras y precisas, las cuales se desarrollan a
continuación y para las que debemos tener en cuenta la precedencia social donde las
mujeres tienen preeminencia por sobre los hombres, y donde la persona mayor tiene
precedencia por sobre la persona más joven.
En los restantes ámbitos de ingerencia del ceremonial siempre prevalecerá el cargo o la
función desempeñada respetando los distintos reglamentos, los organigramas
institucionales o los órdenes de precedencia; esto implicará que se deberá presentar siempre
la persona de menor jerarquía a la de mayor jerarquía.
6.3.4. Puntualidad
Se deberá respetar la hora señalada para el inicio de los actos. Los primeros puntuales,
deberán ser los organizadores y el público interno o sea el de la institución.
Conviene que a los invitados, tanto para figurar en la mesa de honor como a los
expositores, se les indique que arriben al lugar con quince minutos de anticipación, para
acomodarse y evitar que se hagan movimientos cuando ya comenzó la actividad.
No deberán alargarse demasiado los actos, teniendo en cuenta que las personas tienen un
límite de tolerancia y de atención.
6.3.5. Protección de las personas y los bienes
Es particularmente importante que dentro de la planeación de la organización cuando la
actividad es masiva o recibe la participación de personalidades públicas, se coordine el plan
de seguridad con el departamento responsable, con el fin de prevenir riesgos innecesarios a
las personas o los bienes, tanto de la Universidad como de los que nos visitan.
6.3.6. Regalos institucionales
Con el objetivo de halagar al visitante distinguido, muchas veces ofrecemos presentes. Sin
embargo, se recomienda no ofrecer un regalo sin haber tenido en cuenta numerosos
factores:
o Considerar el grado de confianza y el conocimiento que tenemos de esa persona.
o A la hora de ofrecer un regalo, observar el entorno profesional y personal del
halagado, así como su estilo de vida. No se trata de realizar un análisis exhaustivo
de su perfil psicológico, pero en ocasiones la vestimenta, la posición dentro de la
jerarquía empresarial o institucional, ayudarán a la hora de seleccionar el obsequio.
o Verificar la pertinencia de ofrecer un obsequio en un primer encuentro: podemos
dar lugar a que piensen que estamos condicionando o presionando en la relación.
o Considerar la nacionalidad e idiosincrasia de la persona a la que daremos el
obsequio, para evitar herir susceptibilidades. Por ejemplo, sería una falta de
educación regalar una botella de whisky a un árabe.
o Los regalos no deben convertirse en el medio para sobornar o poner en un
compromiso a nadie. La cuantía de su valor estará en proporción al hecho que se
quiera agradecer, o en relación directa con el acontecimiento en el cual se haga su
entrega.
o Si invitamos a algún cliente o a algún interesado en nuestros servicios a visitar
nuestras instalaciones, lo normal es que se le ofrezca un pequeño detalle a la salida,
que podrá ser de mayor o menor cuantía dependiendo de la jerarquía de la propia
visita, puesto que no todos pueden recibir el mismo trato.
o En cualquier caso, no se ofrecerá algo ostentoso y avasallador. Un buen regalo
institucional es aquel que resulta suficientemente austero para no ofender al
receptor, lo suficientemente atractivo para que no acabe en el cesto de basura y lo
suficientemente original para desear tenerlo a la vista.
o Actualmente, en algunas empresas sus ejecutivos tienen prohibido recibir regalos si
éstos no son absolutamente corporativos o de un costo menor a 30 dólares. En
Estados Unidos, por ejemplo, aceptarlos en el ámbito de los negocios está mal visto.
CONCLUSIONES
- El desarrollo de este trabajo se ha realizado en base a la experiencia adquirida en la
atención de eventos a lo largo de nueve años de trabajo en la UTPL, en él se
plasman todas las ideas y procesos que normalmente se ejecutan en los eventos de la
Universidad.
- El crecimiento y el desarrollo de los eventos dentro de la UTPL en los últimos años
ha dado lugar a la creación de nuevos departamentos que se dediquen a la exclusiva
tarea del manejo de eventos, tal es el caso de la Unidad de Congresos y Eventos de
la Universidad, Servicios UTPL entre otros.
- El desarrollo del presente trabajo nos ha permitido clasificar de forma adecuada el
tipo de eventos que se atienden en la Universidad.
- Consideramos que la información detallada en este trabajo, servirá como aporte para
el manejo de eventos universitarios en general.
- Creemos conveniente que el manual de Protocolo y Ceremonial Universitario debe
ser utilizado como referente para los estudiantes de la Escuela de Hotelería y
Turismo en las materias que se relacionen con el mismo.
- Con el desarrollo de este trabajo se pudo detectar que existe poca atención en el
Ecuador, específicamente en las Universidades, por el manejo del protocolo y
ceremonial en cada uno de los actos que se realizan en dichas instituciones.
- Consideramos que la aplicación correcta de este manual será la principal carta de
presentación de la Universidad Técnica Particular de Loja, tanto en los eventos de
carácter nacional como internacional.
RECOMENDACIONES
1. Se recomienda que se realice la publicación y distribución respectiva de éste manual
dentro de las diferentes escuelas y CITTES de la Universidad.
2. Dar cursos de capacitación respecto al Ceremonial y Protocolo Universitario, así
como de Organización de Eventos, para el personal que labora en los diferentes
centros universitarios a fin de que se maneje un solo estándar de procesos.
3. Realizar giras de observación para el personal que labora en la Unidad de
Congresos y Eventos, a fin de poder actualizar y analizar el tipo de eventos que se
atienden en otras Universidades del Ecuador y del mundo.
4. Aprovechar las relaciones universitarias que se mantienen con otras instituciones
para poder realizar pasantías en el campo relacionado a la organización y manejo de
eventos.
5. Mantener un archivo de los eventos que se desarrollen dentro de la Institución, en
donde se incluyan los materiales de difusión que se utilizaron.
6. Crear departamentos que se encarguen de la atención de los diferentes tipos de
eventos que se desarrollen dentro de cada una de las diferentes Universidades del
país.
7. Aplicar el ceremonial Universitario en el desarrollo de los congresos, seminarios,
ponencias organizadas por las universidades.
8. Trabajar coordinada y conjuntamente con la Escuela de Hotelería y Turismo para
cumplir con los requerimientos del personal de protocolo para el desarrollo de los
múltiples eventos.
9. Coordinar el servicio de hospedaje y alimentación con el encargado de Servicios
UTPL, de esta manera se podrán ejecutar todos estos servicios de manera eficiente.
10. Determinar el perfil idóneo para la persona o personas responsables de la
coordinación de los departamentos encargados del Protocolo y Ceremonial en las
Universidades.
BIBLIOGRAFIA
o Moreno Guadalupe , “Manual práctico protocolo diplomático y oficial”, 1985, Quito
o Diccionario Real Academia Española o LÓPEZ-NIETO Francisco, Honores y Protocolo, 3ª Edición, Editorial la Ley grupo
Woltas Kluwer, 2006. Madrid. o LÓPEZ-NIETO Francisco, Manual de protocolo, Editorial Ariel o Blanco Villalta, José, Ceremonial Lugar Editorial. 1998. Argentina o Ley de Educación Superior del Ecuador, Ley Nº 2000-16, Capítulo VI o Estatuto UTPL 2008, Revista UTPL y Guión de recorridos , Unidad de Eventos
UTPL o Mora Verónica , Guía Didáctica Relaciones Públicas y Protocolo, Editorial UTPL,
Loja. 2006 o Manual de Protocolo y Ceremonial Universitario, Universidad Católica Santiago de
Guayaquil. o Iruretagoyena Alicia, Manual de ceremonial y protocolo. Una estrategia de
comunicación de las relaciones públicas, Editorial Dunken, 2007.
Páginas web
www.ugr.es/nri/anteriores/dial10/09-10.htm
www.protocolo.org
www.wikipedia.org/wiki/barcamp
www.eafit.edu.co/.../Protocoloeventos/PROTOCOLO
www.anahuac.mx/contenidos/5117.html
www.iue.edu.co/tmp/manualprotocolo_
www.ua.es/es/congresos/protocolo/.../org_eventos_presentacion.ppt
ANEXOS
1. Gaudeamus Igitur
2. Listado de precedencias de autoridades nacionales
3. Listado de precedencias de autoridades regionales
4. Modelo de Sesión Solemne
5. Programa de entrega de profesorados y doctorados Honoris Causa
6. Modelo del programa de Incorporaciones y Ubicación
7. Modelo de Actas
8. Modelo de Ficha Técnica
9. Modelo de Informes de actividades
10. Modelo de reporte de novedades
11. Modelo esquelas para saludos
12. Ejemplo de Guión de Maestra de Ceremonias
ANEXO 1: HIMNO A LAS UNIVERSIDADES Gaudeamus igitur, iuvenes dum sumus. (bis) Post iucundam iuventutem, post molestam senectutem, nos habebit humus. Ubi sunt qui ante nos in mundo fuere? Transite ad superos, vadite ad inferos, hos si vis videre.. Vivat Academia, vivant professores. Vivat membrum quodlibet, vivant membra quaelibet, semper sint in flore. Traduccion: Alegrémonos pues, Mientras seamos jóvenes. Tras la divertida juventud, Tras la incómoda vejez, Nos recibirá la tierra. ¿Dónde están los que antes que nosotros pasaron por el mundo? Subid al mundo de los cielos, descended a los infiernos, si queréis verlos. Viva la Universidad, vivan los profesores. Vivan todos y cada uno de sus miembros, resplandezcan siempre
ANEXO 2: PRECEDENCIAS DE LAS AUTORIDADES NACIONALES PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA: Eco: Rafal Correa VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA: Lic. Lenin Moreno SECRETARIA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: Sr. Vinicio Alvarado Espinel SECRETARIA NACIONAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO: Eco: Rene Ramírez
o MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE DESARROLLO SOCIAL: Eco. Jeannette Sánchez
MINISTERIO DE EDUCACIÓN: Lic. Raúl Vallejo Corral MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES: Dr: Richard Espinosa MINISTERIO DE INCLUSIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL: Arq: María de los Angeles Duarte MINISTERIO DE SALUD: Dra. Caroline Chang MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA: Ing. Walter Solis Valrezo
o MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE PATRIMONIO: María Fernanda Espinoza
MINISTERIO DE CULTURA: Dr: Ramiro Noriega MINISTERIO DE DEPORTE: Eco: Sandra Vela MINISTERIO DE AMBIENTE: Ab: Marcela Aguiñaga Vallejo MINISTERIO DE TURISMO: Eco: Verónica Sión MINISTERIO DEL LITORAL: Dr: Nicolas Issa Wagner
o MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE LOS SECTORES ESTRATÈGICOS: Arq. Galo Borja Pérez
MINISTERIO DE RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES: Ing. Germánico Pinto MINISTERIO DE ELECTRICIDAD Y ENERGÍA RENOVABLE: Ing: Esteban Albornos MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS: Ing: David Ortiz Luzuriaga MINISTERIO DE TELECOMUNICACIONES Y DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN: Ing. Jorge Glas Espinel
o MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE LA POLÍTICA: Eco: Ricardo Patiño Aroca
MINISTERIO DE GOBIERNO, CULTOS, POLICÍA Y MUNICIPALIDADES: Dr. Gustavo Jalkh
o MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE POLÍTICA ECONÓMICA: Eco: Diego Borja Cornejo 5 de marzo 2007
MINISTERIO DE FINANZAS: Eco: María Elsa Viteri Acaiturri MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACIÓN: Dr: Fander Falconí Benítez
o MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE SEGURIDAD: Soc: Miguel Carvajal Aguirre
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL: Javier Ponce Cevallos MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS: Ab: Nestor Arbito Chica
o MINISTERIO DE COORDINACIÓN DE LA PRODUCCIÓN, EMPLEO Y COMPETITIVIDAD: Eco. Nathalie Cely
MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERIA, ACUACULTURA Y PESCA: Ing. Ramón Espinel. MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y COMPETITIVIDAD: Dr: Xavier Abad Vicuña
ANEXO 3: PRECEDENCIAS DE LAS AUTORIDADES REGIONALES LOJA: ALCALDE Ing. Jorge Bailón Abad PREFECTO Ing. Rubén Bustamante GOBERNADOR Dr. José Mora Palacios OBISPO DE LA DIÓCESIS DE LOJA Monseñor Julio Parrilla CONCEJALES PRINCIPALES
Dr. Patricio Valdivieso
Ab. Johana Sarmiento
Dr. Edmundo Samaniego
Dra. María Cristina Meneses Sotomayor
Lic. Ismael Betancourth
Dr. Juan Medina
Lic. Milene Cueva
Ing. Dario Loja
Lic. Golfa Bejarano
Sr. Jhon Jaramillo
Dr. Geovanny Anguisaca
ANEXO 4: Modelo de ubicación Sesión Solemne Mesa Directiva BLOQUE 2 BLOQUE 1 INVITADOS ESPECIALES DIRECTORES GENERALES
INVITADOS ESPECIALES TOMÁS MORO 20 AÑOS 25 AÑOS 30 AÑOS
A 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 A B 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 B C 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 C D 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 D E 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 E
PÚBLICO EN GENERAL PÚBLICO EN GENERAL
BLOQUE 1 BLOQUE 2 A1 ABOGACÍA A1 ARTE Y DISEÑO A2 ABOGACÍA A2 ARQUITECTURA A3 BANCA Y FINANZAS A3 BIOQUÍMICA Y FARMACIA
A4 BANCA Y FINANZAS A4 CIENCIAS HUMANAS Y RELIGIOSAS
A5 ADM. DE EMPRESAS A5 COMUNICACIÓN SOCIAL
A6 ADM. DE EMPRESAS A6 COMUNICACIÓN SOCIAL
A7 ADM. DE EMPRESAS A7 CONTABILIDAD Y AUDITORIA
A8 ADM. GESTIÓN PÚBLICA A8 CONTABILIDAD Y AUDITORIA
A9 ADM. TURÍSTICA Y HOTELERA A9 CONTABILIDAD Y AUDITORIA
A10 ADM. TURÍSTICA A10 ECONOMÍA
A11 ASISTENCIA GERENCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS A11 ECONOMÍA
B1 EDUCACIÓN BÁSICA - CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN B1 INGENIERÍA EN SISTEMAS INFORMÁTICOS Y COMPUTACIÓN B2 EDUCACIÓN INFANTIL B2 INGENIERÍA QUÍMICA B3 INGENIERÍA AGROPECUARIA B3 INGLÉS
B4 INGENIERÍA CIVIL B4 INGLÉS
B5 INGENIERÍA EN ELECTRÓNICA Y TELECOMUNICACIONES B5 MEDICINA
B6 INGENIERÍA EN GEOLOGÍA Y MINAS B6 PSICOLOGÍA
B7 INGENIERÍA EN GESTIÓN AMBIENTAL B7 PSICOLOGÍA
B8 INGENIERÍA EN GESTIÓN AMBIENTAL B8 SECRETARIADO EJECUTIVO BILINGÜE
B9 INGENIERÍA EN INDUSTRIAS AGROPECUARIAS B9 DIRECTORES DE CENTROS UNIVERSITARIOS
B10 INGENIERÍA EN INFORMÁTICA B10 DIRECTORES DE CENTROS UNIVERSITARIOS
B11 INGENIERÍA EN INFORMÁTICA B11 DIRECTORES DE CENTROS UNIVERSITARIOS
C1 DIRECTOR DEL ÁREA ADMINISTRATIVA C1 DIRECTOR DEL ÁREA BIOLÓGICA
C2 ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS C2 BIOQUÍMICA Y FARMACIA
C3 BANCA Y FINANZAS C3 GESTIÓN AMBIENTAL
C4 HOTELERÍA Y TURISMO C4 BIOLOGÍA
C5 CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C5 INDUSTRIAS AGROPECUARIAS
C6 ECONOMÍA C6 INGENIERÍA QUÍMICA
C7 ASISTENCIA GERENCIAL Y RELACIONES PÚBLICAS C7 INGENIERÍ AGROPECUARIA
C8 SECRETARIADO EJECUTIVO C8 MEDICINA
C9 CADES C9 CBCM
C10 ADE C10 CETTIA
C11 CEITUR - SERVICIOS UTPL C11 ECOFISIOLOGÍA VEGETAL
D1 EDUCACIÓN CONTINUA D1 CIENCIAS MÉDICAS
D2 DIRECTOR DEL ÀREA SOCIOHUMANÍSTICA D2 SERVICIOS AGROPECUARIOS
D3 ABOGACÍA D3 DIRECTOR DEL ÁREA TÉCNICA
D4 COMUNICACIÓN SOCIAL D5 AQUITECTURA
D5 LENGUAS D6 ARTE Y DISEÑO
D6 PSICOLOGÍA D7 ELECTRÓNICA Y TELECOMUNICACIONES
D7 CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN D8 GEOLOGÍA Y MINAS
D8 GESTIÓN LEGAL D9 INGENIERÍA CIVIL
D9 EDITORIAL D10 SISTEMAS INFORMÁTICOS Y COMPUTACIÓN
D10 CEDIB D11 UCG
D11 ECOLAC
E1 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E1 DIRECTORA DE POSTGRADOS
E2 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E2 UDIA
E3 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E3 UPSI
E4 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E4 CERART
E5 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E5 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
E6 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E6 VALLE DE TECNOLOGÍA
E7 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E7 DIRECTORES DE CENTROS UNIVERSITARIOS
E8 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E8 DIRECTORES DE CENTROS UNIVERSITARIOS
E9 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E9 DIRECTORES DE CENTROS UNIVERSITARIOS
E10 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E10 DIRECTORES DE CENTROS UNIVERSITARIOS
E11 COMUNIDAD MISIONEROS IDENTES E11 DIRECTORES DE CENTROS UNIVERSITARIOS
ANEXO 5:
Programa Doctorado Honoris Causa
DOCTORADO HONORIS CAUSA
P. JESÚS FERNÁNDEZ HERNÁNDEZ,
Presidente del Instituto Id. de Cristo Redentor
Comunidad de Misioneras y Misioneros Identes.
Lunes, 12 de enero de 2008
Centro de Convenciones UTPL
17h00
1. Ingreso de Autoridades.
2. Introducción e Himno Nacional del Ecuador.
3. Semblanza del P. Jesús Fernández Hernández, interviene el Dr. José Barbosa
Corbacho o la Lic. Rosario de Rivas Manzano.
4. Discurso de Doctorado Honoris Causa, interviene el Dr. Luís Miguel Romero, Rector
Canciller UTPL.
5. Lectura del Decreto de los Consejos Superior y Tutelar de la UTPL, interviene el Ing.
Gabriel García Torres, Secretario General.
6. Investidura y entrega del título: Doctorado Honoris Causa al P. Jesús Fernández
Hernández, Presidente del Instituto Id. de Cristo Redentor, Comunidad de Misioneras
y Misioneros Identes.
7. Lectura de adhesiones y acuerdos.
8. Intervención musical del Coro Universitario y la Camerata Arko´s UTPL con la obra
“Transfiguración” del Mstro. Leonardo Cárdenas.
9. Ofrenda y discurso de agradecimiento.
10. Cóctel
ANEXO 6: Modelo de programa de Incorporaciones y Ubicación
INCORPORACIÓN DE ESTUDIANTES MODALIDAD PRESENCIAL
B1. Luis Ismael García Ramirez A1 Marco Eduardo López Salgado B2 Aníbal Gonzalo Macas Jiménez A2 Carla Katherinne Llivichuzca Masache B3 Sofía Guadalupe Masache Armijos A3 Eugenio Montaño Armijos B4 José Eduardo Pauta Lavanda A4 Ruth Patricia Quinche Bravo B5 Fernando Ramiro Saraguro Gutierrez A5 Kathy Susana Serrano Conza B6 Gina Soraya Ruiz Torres A6 Andrea Elizabeth Soto Romero
MESADIRECTIVA
A1
A2
A3
A4
A5
A6
B6 B5 B4 B3 B2 B1
A7 A8 A9 A10
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B9 B8 B7 B13
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B7 María de los Angeles Guáman Coronel A7 Martha Vannessa Agila Palacios B8 Karla Marina Palacios Montalván A8 Luis Rodrigo Barba Guamán B9 Francisco Jacinto Pincay Carrión A9 Carlos Leonardo Cevallos Lavanda B10 Alexa Janina Rojas Rivera A10 Ana Alexandra Santos Delgado B11 Clara Victoria Villacis Suárez A11 Celia Paola Sarango Lapo B12 Katherine Elizabeth Yaguachi Alvárez A12 Galo Patricio Castillo Estrella B13 Maykeen Edwin Aguirre Regalado A13 Joni Tamara Freire Cuesta B14 Fabricio Igor Atarihuana Simancas A14 Rosa Paulina Lozano Jaramillo B15 Rodika Katherine Larrea Silva A15 Alexandra Vicenta Romero Cañar B16 Edwin Ronald Roque Hidalgo A16 Néstor Vinicio Balcazar Arciniega B17 Magaly del Rocío Cuenca Cuenca
B18 Mylena Landi Añazco Feijoo B19 Daysi Yadira Beltrán Villavicencio B20 Maricela Maribel González Bravo
B21 Nelly Esperanza Jadán Cuenca ACTO DE INCORPORACIÓN
Señoras y señores muy buenos días, antes de dar inicio al presente evento de incorporación
me permito indicarles y solicitarles lo siguiente:
Este evento es una ceremonia solemne por lo que requiere se conserve silencio durante
su realización.
Los fotógrafos profesionales podrán utilizar solamente el lugar que les ha sido asignado
para realizar su trabajo.
Les pedimos a los familiares y graduandos no cancelar las fotos por adelantado, para
evitar problemas posteriores.
Las personas que portan celulares por favor les solicitamos se sirvan apagarlos en este
momento.
Aquellos familiares que han asistido en compañía de niños tienen la libertad de
llevarlos fuera de este auditorio, de tal manera que no interfieran en el evento. Y
además les pedimos que no ocupen con niños los asientos que pueden ser utilizados por
el resto de invitados.
Este es un evento importante para nuestra universidad y para ustedes, el mismo que
solamente gracias a su colaboración mantendrá la solemnidad y respeto necesarios.
Muchas Gracias.
Señoras y señores muy buenos días!! La Universidad Técnica Particular de Loja les da la
más cordial bienvenida a la Ceremonia de Incorporación de nuevos profesionales de tercer
y cuarto nivel, a través de las escuelas de: Ciencias Jurídicas, Adm. Empresas, Banca y
Finanzas, Bioquímica y Farmacia, Ciencias Biológicas y ambientales, Ciencias de la
computación, Contabilidad y Auditoría, Hotelería y Turismo, Ingeniería Agropecuaria,
Ingeniería Química, y, Ciencias de la Educación.
A continuación recibimos a las autoridades universitarias (de píe por favor)
1. Los invito a entonar las notas del Himno Nacional del Ecuador
En esta ocasión nos acompañan en la mesa directiva las siguientes autoridades:
Dr. José Barbosa Corbacho, VICECANCILLER UTPL.
Dr. Omar Malagón, DIR. ÁREA BIOLÓGICA.
Dra. Lupe Espejo, DIR. ÁREA ADMINISTRATIVA (E).
Econ. Andrea Loaiza, DIR. ESC. ADM. EMPRESAS.
Agradecemos también la presencia de docentes investigadores de la Universidad Técnica
Particular de Loja que hoy nos acompañan.
1. En este momento interviene el Dr. Omar Malagón, DIR. ÁREA BIOLÓGICA.
2. Seguidamente se procede a la toma del juramento colectivo, lo realiza la Dra. Lupe
Espejo, DIR. (e) ÁREA ADMINISTRATIVA.
(Intervención del Coro)
Este importante momento fue acompañado por las voces del coro universitario, han
interpretado el Gaudeamus Igitur, Himno Mundial de las Universidades, el mismo que una
estrofa cita VIVA NUESTRA SOCIEDAD, VIVAN NUESTROS ESTUDIOSOS,
FLORESCA LA PROSPERIDAD Y LA FRATERNIDAD DE LA PATRIA.
(un aplauso por favor)
3. Procederemos seguidamente a la Incorporación Individual, colocan el birrete y entregan
el título:
- Dr. José Barbosa Corbacho, VICECANCILLER UTPL.
- Dra. Lupe Espejo, DIR. ÁREA ADMINISTRATIVA (E).
Así mismo:
- Dr. Omar Malagón, DIR. ÁREA BIOLÓGICA.
- Econ. Andrea Loaiza, DIR. ESC. ADM. EMPRESAS.
LA REPUBLICA DEL ECUADOR EN SU NOMBRE Y POR AUTORIDAD DE LA LEY
LA UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA, CONFIERE EL TÍTULO DE:
- ABOGADO A:
- ING. EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.
- ING. EN ADM. EN BANCA Y FINANZAS.
- BIOQUÍMICO FARMACÉUTICO
- ING. EN GESTIÓN AMBIENTAL.
- ING. EN SISTEMAS INFORMÁTICOS Y COMPUTACIÓN
- ING. EN INFORMÁTICA.
- LIC. EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA.
- DR. EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA.
- LIC. EN ADM. DE EMPRESAS TURÍSTICAS Y HOTELERAS.
- ING. AGROPECUARIO.
- ING. QUÍMICO.
- MAGÍSTER EN GERENCIA Y LIDERAZGO EDUCACIONAL.
De esta manera, hemos realizado la incorporación de nuevos profesionales de tercer y
cuarto nivel.
Valga la oportunidad para otorgar nuestra sincera felicitación a ustedes, y muy
especialmente a sus familiares, que esta mañana nos acompañan; indudablemente ellos han
sido sus principales soportes para el logro de sus objetivos. Por esta razón les pido en este
momento les otorguemos un aplauso a ellos..
4. En este momento interviene en representación de los graduados, el Ing. Jorge
Daniel Inga Lafebre.
5. A continuación los invito a escuchar las palabras del Dr. José Barbosa,
VICECANCILLER UTPL
6. Entonamos a continuación el Himno de Loja
De esta manera hemos concluido el presente Programa de Incorporación,.....Reiteramos
nuestra felicitación a los nuevos profesionales, y para quienes nos visitan de otras ciudades
del país, les deseamos un feliz retorno a sus hogares
Los invitamos a seguir en contacto de la Universidad Católica de Loja.
A todos ustedes por su atención, Gracias, Buenas tardes.
ACTA No. 02
EVENTO: FIESTAS UTPL 2009
FECHA: 20 de abril de 2009 HORA: 12H00 LUGAR: D.G.R.I.
ASISTENTES STAFF UTPL: STAFF CITTES / ESCUELA: Congresos & Eventos: Karina Chamba Carrillo Verónica Mora Jácome Tatiana Ramón D.G.R.I.: Todo el departamento
Coordinación General: Mgs. Fanny Aguirre de Moreira.
TEMA 1: Definición de responsabilidades para el evento
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES: Se encargará de cubrir con personal para cada uno de los eventos previstos en las fiestas, para lo cual se designó un responsable que apoyará a la gestión de la Unidad de Congresos y Eventos. UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS: Se encargará de convocar a reuniones con cada uno de los involucrados y realizar las fichas técnicas correspondientes a cada evento. Responsables por evento 30 de abril: Entrega de Premio TOMÁS MORO: Ma. Dolores Mahauad – Verónica Mora 30 de abril: Elección REINA UTPL 2009: Lenín Paladines – Iván Bermeo – Patricio Rosales – Tatiana Ramón 4 de mayo: EXPOSICIÓN FOTOGRÁFICA: Carlos Mena – Verónica Mora 5 de mayo: MISA DE ANIVERSARIO: Susana Silva – Verónica Mora 5 de mayo: ATENEO UNIVERSTARIO: Galo Guerrero – Karina Chamba 5 de mayo: ALMUERZO DE LA CONFRATERNIDAD: Loreto Sáez – Tatiana Ramón 5 de mayo: SESIÓN SOLEMNE: Gabriela Córdova – Verónica Mora – Todo el equipo DGRI 6 de mayo FIESTA CULTURAL : Ximena Torres - Karina Chamba - Conversatorio: Lenin Paladines – Responsables de FEUTPL - ATENEO: Iván Bermeo - Gabriela Jaramillo - 7 de mayo: FIESTA CULTURAL: Ximena Torres - Karina Chamba - Interculturalidad: Karina Salcedo – Responsables por AIESEC - Festival de Coreografías: Loreto Sáez – Israel Celi - 8 de mayo: CONCIERTO OSL: Lenin Paladines – Verónica Mora - 14 de mayo: GALA DE DANZA: Loreto Sáez – Susana Silva
PRÓXIMA REUNIÓN
FECHA: Por confirmar HORA: Por confirmar LUGAR: Por confirmar
OBSERVACIONES:
RESPONSABLE POR LA UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS: Verónica Mora Jácome
ANEXO 8: FICHA TÉCNICA FICHA TECNICA DE TRABAJO EVENTO: SESIÓN SOLEMNE UTPL 2009 Organiza: D.G.R.I.
Fecha: Martes 5 de mayo de 2009 Lugar: Centro de Convenciones U.T.P.L. Hora: 18h00 Cantidad de personas: 500 pax Coordinador del Evento: Mgs. Fanny Aguirre de Moreira Persona de contacto Unidad de Congresos y Eventos: Verónica Mora Jácome 1. CENTRO DE CONVENCIONES ( Auditorio 2 y 3)
IMPLEMENTO CANT. RESPONSABLES Amplificación completa 1 Área Técnica- CyE Micrófonos para atril 2 Área Técnica- CyE Micrófono para voz y guitarra 2 Área Técnica- CyE Transmisión en vivo VIRTUAL EDUCA BRASIL - UTPL 1 Área Técnica- CyE Cámaras y equipo técnico para filmación 1 VIA COMUNICACIONES Atril 1 Infraestructura y Servicios Sillas dispuestas en el auditorio 550 Infraestructura y Servicios Mesa directiva 1 Infraestructura y Servicios Sillas negras para mesa directiva 9 Infraestructura y Servicios Tarima de 1 cajón para dúo artístico 1 Infraestructura y Servicios
Bidones de agua con base y mesa de apoyo 4 Infraestructura y Servicios Personal de protocolo 10 Área Logísitica - CyE Decoración (arreglos florales) 1 Área Logísitica - CyE Personal de apoyo técnico y logístico todo Unidad de Congresos y Eventos Limpieza total de la sala 1 Infraestructura y Servicios 2. CÓCTEL (Auditorio 1)
IMPLEMENTO CANT. RESPONSABLES Tableros para estaciones 6 Infraestructura y Servicios Tableros para servicio (pasillo interior de servicio) 10 Infraestructura y Servicios Tarima baja de madera 1 Infraestructura y Servicios Amplificación ambiental para camerata ARKOS 1 Área Técnica- CyE Decoración 1 Área Logística – CyE
Atención y servicio de cóctel 1 Hotel Escuela La Casa Lojana Limpieza total de la sala 1 Infraestructura y Servicios 3. REQUERIMIENTOS EXTRAS Servicio de Cóctel Hotel Escuela La Casa Lojana Maestra de Ceremonias Grupo musical Responsable por la Unidad de Congresos y Eventos Verónica Mora Jácome UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS
ANEXO 9: REPORTE DE ACTIVIDADES REPORTE DE ACTIVIDADES DE LA UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS U.T.P.L. NOMBRE DEL EVENTO: SESIÓN SOLEMNE 38 ANIVERSARIO UTPL FECHA DE REALIZACIÓN: 05 de mayo de 2009 UNIDAD EJECUTORA: DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES
Lic. Verónica Mora Jácome UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS
Actividades A través de la Dirección General de Relaciones Interinstitucionales, se organizó reuniones previas para definir las necesidades para el evento y el programa que se llevaría a efecto el día de la Sesión Solemne. Una vez definidas las necesidades se elaboró la ficha técnica del evento en donde se detallaron todos los requerimientos, técnicos, logísticos y de alimentación para el evento. Antes del evento se designó y adecuó conjuntamente con Infraestructura y Servicios los espacios que se utilizarían en el evento. Además se coordinó con Servicios UTPL la atención del cóctel para 400 pax, con un menú escogido previamente. Conjuntamente con la D.G.R.I. se estableció los requerimientos para las participaciones artísticas de la Sesión. Durante el evento se brindo asistencia, técnica y logística así como asistencia Protocolar. El único inconveniente que tuvimos fue el retraso en la entrega de los videos que se iban a presentar en el evento, y la falta de presencia de algunos estudiantes homenajeados.
ANEXO 10: REPORTE DE NOVEDADES REPORTE DE NOVEDADES DE LA UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS U.T.P.L. NOMBRE DEL EVENTO: IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLO DEL E-
LEARNING FECHA DE REALIZACIÓN: DEL 2 AL 6 DE JUNIO DE 2008 UNIDAD EJECUTORA: VIRTUALIZACIÓN MODALIDAD ABIERTA
Organización Malo Regular Bueno Excelente
Reuniones previas para la organización X
Staff organizador X
Coordinador Académico (ponencias)
Coordinador Logístico (información, agenda, eventos paralelos)
X
Entrega de materiales promocionales y de uso en el evento (Marketing)
Proceso de inscripción y entrega de material a los participantes
Infraestructura y Servicios X
Personal de traslado ponentes X
Exposiciones
Maestro de ceremonias
Videoconferencia
Interpretes de idiomas
Sala de prensa
Eventos sociales X
Verónica Mora Jácome UNIDAD DE CONGRESOS Y EVENTOS
Eventos Paralelos
X
Refrigerios
x
Almuerzos
x
Otros
Calidad de la organización en su conjunto X
Observaciones / comentarios Señale los puntos fuertes y débiles del evento Entre las debilidades del evento considero que no se involucro oportunamente al equipo de apoyo de la parte coordinadora (Virtualización) ya que cuando ya estaba listo todo lo del evento estas personas estaban recién enterándose de las funciones que iban a cumplir en el mismo. La falta de empoderamiento para la gente que estaba involucrada en el evento y que tenía responsabilidades establecidas previamente generó duplicidad en el trabajo, y por tanto incomodidad. Las reuniones previas no dieron lo resultados esperados, ya que se preveía la utilización y adecuación de auditorios del octógono pero aún faltando tres días para el evento no estaban listos. Respecto a Cafetería se habló oportunamente con ellos para que mejoren la presentación y atención tanto de coffees como de almuerzos. Uno de los puntos más relevantes fue el tipo de cena de clausura que se ofreció a los participantes, quedaron muy contentos con la participación de los grupos y con el menú.
Recomendaciones Se debe designar oportunamente el grupo de trabajo a fin de que se empoderen sobre el trabajo que realizaran en el evento. Es importante que se haga una reunión después de eventos cómo este a fin de medir la participación de la gente, el trabajo en equipo y los resultados obtenidos.
ANEXO 11: Modelo de esquelas para saludo Phd.. María José Rubio, M.Id DIRECTORA GENERAL MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA Saluda muy atentamente a La Dra. Margarita del Olmo, socia del Proyecto INTER – ALFA y a la vez le da la más cordial Bienvenida a la IV Reunión que con éste motivo se desarrollará en las instalaciones de la Universidad Técnica Particular de Loja. Phd. María José Rubio, reitera a la Dra. Margarita del Olmo los sentimientos de especial consideración y estima. Loja, septiembre de 2008
ANEXO 12: EJEMPLO DE GUIÓN DE MAESTRA DE CEREMONIAS SESIÓN SOLEMNE 38 AÑOS - UTPL Señores y Señores muy Buenas Tardes, Sean todos ustedes bienvenidos a la Sesión Solemne con motivo de conmemorar el Trigésimo Octavo Aniversario de Fundación de la Universidad Técnica Particular de Loja. Antes de dar inicio, me permito solicitarles, se dignen apagar o silenciar sus teléfonos celulares. La UTPL fue fundada por la Asociación Marista Ecuatoriana el 3 de mayo de 1971, y dirigida por la misma hasta octubre de 1997. Actualmente es tutelada por la Asociación Id de Cristo Redentor, Misioneros y Misioneras Identes. Posee constitutivamente dos modalidades de estudio: Presencial y Abierta o de Educación a Distancia; ésta última modalidad puesta en marcha desde 1976, siendo pionera en América Latina, en dicha modalidad. Actualmente, la UTPL cuenta con 24 centros regionales, distribuidos a lo largo y ancho de la Geografía Ecuatoriana, 4 centros Internacionales en Madrid, Roma, New York, y Chiquitos. En este momento, recibimos a las autoridades Universitarias. De pie por favor. Entonamos a continuación las notas del Himno Nacional del Ecuador (de pie por favor) Esta tarde conforman la mesa directiva las siguientes autoridades: Dr. José Mora, GOBERNADOR de la PROVINCIA de Loja. Ing. Jorge Bailón, ALCALDE DEL CANTÓN LOJA Monseñor Julio Parrilla, OBISPO DE LA DIÓSECIS DE LOJA Dr. Luis Miguel Romero, RECTOR CANCILLER UTPL Dr. José Barbosa, VICECANCILLER Dr. Roberto Beltrán, DIR. GRAL. ACADÉMICO Econ. Rony Correa, DIR. GRAL RRHH Y DESARROLLO PERSONAL. Dr. Juan Pablo Suárez, DIR. GRAL CITTES Mgs. Fanery Suárez, DIR. GRAL. MISIONES UNIVERSITARIAS.
2008 – 2009, un año fructífero y de arduo trabajo en diversas actividades académicas, de investigación, y de vinculación con la colectividad. Presentamos a continuación, el nuevo VIDEO INSTITUCIONAL, que ha sido preparado por la DGRI y el CITTES “Vía Comunicaciones”. Seguidamente, los invito a escuchar al Dr. José Barbosa Corbacho, VICECANCILLER de la UTPL, (50 años de los misioneros y misioneras Identes) Discurso de Orden, interviene el Dr. Luís Miguel Romero Fernández, Rector Canciller de la UTPL En este momento interviene Monseñor Hugolino Cerasuolo Stacey Obispo de Loja ALFAR DUO La UTPL, a través de la Dirección General de Relaciones Interinstitucionales, en su propósito de fortalecer nuestra vinculación con la sociedad, ha puesto a consideración de la misma, eventos de carácter cultural y académico, como: La Revista Universitaria una recreación del tránsito hacia la universalización de nuestra visión y misión institucional, cuyo sustento nace de nuestra riqueza local. La muestra itinerante de los inventos alemanes que han revolucionado al mundo, un evento de carácter cultural y académico, que fue abierto al público el pasado treinta de abril, y que permanecerá en el hall del edificio central, hasta el próximo seis de mayo. En la exposición se puede admirar los cincuenta inventos más importantes que han revolucionado al mundo. En igual forma se inauguró en el Museo de Arqueología y Lojanidad, el pasado dos de mayo, la muestra: “Lo que somos, lo que fuimos”, de la autoría de la artista cuencana: Magy Peña. La exposición en mención es una propuesta diferente, llena de símbolos y magia, donde se mezcla la belleza del folclor con el misterio de lo ancestral. La muestra se exhibirá hasta el siete de junio próximo. Y la celebración de las Bodas de Plata de nuestra Extensión en la ciudad Cariamanga, releva con claridad meridiana, nuestro diario bregar en la tarea de educación a distancia, evidenciándose en este centro asociado, la sostenibilidad de nuestro proyecto educativo. Se realiza en este momento el Homenaje a los Empleados y Profesores que cumplen 20, 25, y 30 años de servicio a la UTPL, interviene el Econ. Ronny Correa, DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Y DESARROLLO PERSONAL DE LA UTPL.
Realiza la: Entrega de Botones: Dr. José Barbosa, Vicecanciller de la UTPL Entrega del Bono: Ing. Ruth Martínez, Dir. Gen. de RRHH A continuación realiza la entrega del Premio Tomas Moro la Lic. Rosario de Rivas Manzano, Directora General de Misiones Universitarias, a la Srta. Andrea Elizabeth Pardo Camacho, alumna del octavo ciclo de Medicina, quien falleciera la semana pasada (pedir a un familiar que suba) (leer listado de Homenajeados) Se realiza en este momento el Homenaje a los Mejores profesionales en Formación de las diferentes escuelas en la Modalidad Clásica y a Distancia, interviene el Eco. Ronny Correa, Director General de CITTES. Realiza la: Entrega de la Medalla: Ing. Gabriel García, Dir. Gen. Academico (E) Entrega del Diploma: Eco. Ronny Correa Quezada, Dir Gen CITTES A continuación interviene la Srta. Daysi Rodriguez, en presentación de los profesionales en formación homenajeados. Escuchemos las palabras de la Sra. Rosita Loaiza, en representación de los docentes y administrativos homenajeados. (Coro: canta el cumpleaños feliz) De esta manera finalizamos la Sesión Solemne en conmemoración al Trigésimo Sexto aniversario de fundación de la UTPL. (Anunciar la entrega de la Revista Universitaria) Coctel
