SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

PROCESOS TÉCNICOS APLICADOS A LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE

Y CONCENTRACIÓN DE GAS METROPOLITANO, S. A. DE C. V.

I N F O R M E

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

P E D R O H E R R E R A L Ó P E Z

ASESORA: Lic. María del Carmen Petrichole Gutiérrez

MÉXICO, D. F. 2008

AGRADECIMIENTOS

A Dios Por iluminar mi camino y no tropezar y darme fuerzas para seguir adelante en la vida Profesor Armando Flores Valderrama: Por haberme ayudado en la metodología para elaborar este trabajo y ser una excelente persona. Gracias. Lic. María del Carmen Petrichole Gutiérrez Por ser una gran persona y una extraordinaria asesora ya que me ha apoyado en todo momento del trabajo y tenerme la paciencia para la realización del mismo. Muchas gracias. Profesores Del turno matutino, les agradezco, por haberme formado como profesional en la carrera de archivonomía y todas las convivencias que pase con ellos tantos momentos inolvidables y por la paciencia y apoyo que me tuvieron al igual a la escuela que me formo la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA). Por haberme formado académicamente, mil gracias. A Gas Metropolitano, S.A. de C.V. Gracias, Gerente de Administración y Finanzas C.P. José Luis Hernández Torres. Al coordinador administrativo C.P. Luis Sánchez Mendoza, quienes fueron el soporte y parte del equipo para realizar este proyecto tan importante en mi vida, así como también por haber creído en mi profesión, así como del personal de otras áreas. Revisores Santoyo Bastida Beatriz España Méndez Ana Laura Reyes Toledo Sofía Ríos González Juan Martín Por todo el apoyo académico, para realizar este proyecto mil gracias a ellos.

DEDICATORIA Este trabajo lo dedico con mucho cariño y respeto Mis Padres Perfecto Herrera Domínguez Graciela López Galaviz Por ser lo más importante en mi vida y haberme apoyado siempre en todo momento de mi preparación académica y por haberme dado la vida y vivir este momento tan importante, gracias a los dos. Y no solo finalizar este proyecto profesional, sino emprender más y seguir adelante en otros proyectos se los dedico con mucho cariño y respeto. A Doña Clemetina Figueroa de Romero, por ser una excelente persona y una segunda madre para mí ya que siempre me ha apoyado en mi formación académica, que dios la bendiga siempre, gracias. A mis hermanos Silvia, Carlos, Julio, Juan, Daniel, por ser lo más valioso en la vida y por apoyarme siempre en todo momento, muchas gracias. Espero seguir adelante y emprender otros proyectos importantes, se los dedico a ustedes. A mis sobrinos Carlos, Silvia Rocío, Bibiana Guadalupe, Dinora, David, Daniel, Antonio, Carlitos, Diana Ivonne, Juan Daniel, Dianita, Julio César, Keny, Jerry. Samantha Jannet, Carlos Raúl, Alejandro, Carmelita. A mis tíos Francisco López Galaviz y María López Cano, Javier López y Ofelia López, Roberto Díaz y Ofelia Carmona. A mis Primos María del Socorro, Ana Lidia, Laura, Miriam Areli, Gustavo. Martha Fabiola, Blanca Guadalupe, Adolfo, Alejandro, Hugo, Raul y sobrinos. A todos ellos muchas gracias por su compresión y cariño, por apoyarme siempre, muchas gracias. A mis mejores amigos Fernando Vite Ramírez, Alejandro Martínez Cruz, Flavio Cruz Castelan, a su esposa Irma, y a sus hijos Carlos, Osvaldo y Ricardo Antonio, David Cruz Saavedra, Francisco Gabriel Arroyo Arauz, Marícela Flores Escobedo, María del Rocío Bernal Trejo, Miriam Patricia Gallo. A Todos ellos, les agradezco su amistad por ser unos extraordinarios amigos y guiarme con sus consejos, apoyo, comprensión y su cariño se los agradezco de corazón. Gracias.

TABLA DE CONTENIDO

PÁGS.

PREFACIO……………………………………………………………………………….... V INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………... VI

CAPÍTULO 1 EMPRESA GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V.

1.1 Antecedentes históricos………………………………………………......................... 1 1.2 Organización administrativa……………………………...………….………………. 2 1.2.1 Organigrama general de Gas Metropolitano, S.A. de C.V......................................... 6 1.3 Funciones de la empresa………………………………………...………………….... 7 1.4 Misión, Visión, Objetivos……………………………...……………….……….…...... 7

CAPÍTULO 2 CONCEPTOS DE PROCESOS TÉCNICOS DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE Y

CONCENTRACIÓN

2.1 Archivo de trámite………………………………………..…………………………. 8 2.1.1 Definición de archivo de trámite………..……………………………………….... 9 2.1.2 Funciones de archivo de trámite.……..………………………………………….... 9 2.1.3 Procesos técnicos aplicados al archivo de trámite……………….………...……... 10 2.1.3.1 Clasificación…………………..………………………………………................ 11 2.1.3.1.1 Sistemas de clasificación ……………………………………………………... 12 2.1.3.1.2 Cuadro de clasificación………………………………...................................... 12 2.1.3.2 Ordenación……………………………………………………………………… 13

2.1.3.2.1 Métodos de ordenación…………….…………..……………...………………. 13 2.1.3.3 Expedientación…………………………………………………………………... 14 2.1.3.4 Glosa……………….……………………………………………………………. 15 2.1.3.5 Expurgo….……………………………………...……………………………….. 15 2.1.3.6 Inventario…………………………....................................................................... 15 2.1.3.7 Valoración primaria……………………………………………….…................. 16 2.1.3.8 Catálogo de disposición documental…………………………….……………... 18 2.1.3.9 Transferencia primaria……….…………………………………………….…... 18 2.1.4 Fundamento legal para la documentación contable y fiscal…………….……...... 19 2.1.5 Servicio………………………………………………………..…………………... 25 2.1.5.1 Usuarios…………………………………………………………..…………….. 25 2.2 Archivo de concentración……………………………………..……..…………….. 26 2.2.1 Definición de archivo de concentración.................................................................. 26 2.2.2 Funciones de archivo de concentración...…………….…………………………... 27 2.2.3 Procesos técnicos aplicados al archivo de concentración………………………... 28 2.2.3.1 Recepción……………………………………………………………………….. 28 2.2.3.2 Asignación de ubicación topográfica…………………………….…………....... 28 2.2.3.3 Préstamo documental………………………….……………………...……….... 30 2.2.3.4 Valoración secundaria………………………………………………………….. 31 2.2.3.5 Transferencia secundaria…………………………………………….………..... 31 2.2.3.6 Depuración o baja documental………………………………………………..... 32

CAPÍTULO 3 PROCESOS TÉCNICOS APLICADOS A LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE Y

CONCENTRACIÓN DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V. 3.1 Diagnóstico del archivo de trámite de Gas Metropolitano, S.A. de C.V………….. 33 3.1.1 Procesos técnicos……………………………………………………..…………... 34 3.1.2 Recursos humanos………………………………………….…………………….. 34 3.1.3 Recursos materiales……………………………………...……………………….. 34 3.1.4 Recursos financieros…………………………………………………………….... 35 3.2 Diagnóstico del archivo de concentración de Gas Metropolitano, S.A. de C.V….. 35 3.2.1 Procesos técnicos……….………………………………………………………… 35 3.2.2 Recursos humanos…….………………………………………………………….. 36 3.2.3 Recursos materiales……………………………………………………................. 36 3.2.4 Recursos financieros…………………………………………………………….... 36 3.2.5 Servicios de archivo………………………………………………………………. 37 3.3 Procesos técnicos del archivo de trámite……......….…..…………………………. 37 3.3.1 Cuadro de clasificación….....…………………………………………………….. 37 3.3.2 Clasificación……………………………………………………………………… 37 3.3.3 Ordenación……...………………………………………………………………... 38 3.3.4 Expedientación...………………………………………………………………….. 39 3.3.5 Inventario automatizado………………………………………………………….. 40 3.3.6 Préstamo de documentos…………………………………………………………. 42 3.3.7 Glosa........................................................................................................................ 43 3.3.8 Valoración primaria................................................................................................ 43 3.3.9 Transferencia primaria………………………………………………………….... 44

3.3.10 Lineamientos para la transferencia documental primaria……………………… 44 3.4 Procesos técnicos del archivo de concentración…..………...…………………….. 45 3.4.1 Recepción………………………………………………………………................. 45 3.4.2 Ubicación topográfica……………………………………………………………. 45 3.4.3 Registro de base de datos….................................................................................... 46 3.4.4 Valoración secundaria…………………………………………………................. 46 3.4.5 Transferencia secundaria………………………………………………................ 46 3.4.6 Procedimiento de depuración ó baja documental………………………………... 47 3.4.7 Lineamientos generales para el servicio…………………………………………. 47 3.4.7.1 Usuarios................................................................................................................ 49 CONCLUSIONES……………………………………………………………………… 50BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………….. 51

ANEXO (1) CUADRO DE CLASIFICACIÓN ……………………….................... 53

ANEXO (2) INVENTARIO AUTOMATIZADO…………………..…...…………... 55

ANEXO (3) FORMATO DE VALE DE PRÉSTAMO…...…………………….…... 56 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL VALE DE PRÉSTAMO…………… 57

ANEXO (4) FORMATO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y SECUNDARIA DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V……………………………………......

58

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y SECUNDARIA DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V…………………...…

59

ANEXO (5) FORMATO PARA LA BASE DE DATOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V…….………….

60

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA BASE DE DATOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V……………

61

ANEXO (6) CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL……….…………. 62

ANEXO (7) FORMATO DE ACTA DE BAJA DOCUMENTAL DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V……………………………..…….…………….

64

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL ACTA DE BAJA DOCUMENTAL DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V…...…...……………………………....

65

PREFACIO

Este trabajo es de importancia para mí, ya que mediante él, pude poner en práctica mis conocimientos en la empresa Gas Metropolitano, y de este modo enfatizar en la importancia del archivo.

Para ello tuve que basarme en diferentes autores que son de renombre para la archivística, al igual de algunos manuales de la empresa para conocer su organización. En general, en primer lugar investigue todo lo referente a la empresa Gas Metropolitano, S.A. de C.V., como son sus antecedentes y su organización, en segundo lugar se desarrollo el fundamento teórico para la aplicación de procesos técnicos y organización en archivos de trámite y concentración., en tercer lugar se estableció la aplicación de la teoría archivística en los archivos de trámite y concentración de Gas Metropolitano, S.A. de C.V. El entusiasmo y dedicación que me motivó a hacer éste trabajo, fue dar a conocer la importancia que tiene el archivo, así como las ventajas que se tienen al tener un archivo con una buena organización. Una de las experiencias y satisfacciones que he tenido, es dar la información oportunamente. Con los conocimientos que obtuve en la escuela y la práctica pude aplicar mis conocimientos dentro de la empresa Gas Metropolitano, S.A. de C.V. Agradezco a la empresa Gas Metropolitano, S.A. de C.V., por las facilidades otorgadas para realizar este trabajo de investigación, a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA), al profesor Armando Flores Valderrama por haberme motivado a no declinar en el trabajo, a mi asesora Lic. María del Carmen Petrichole Gutiérrez por el gran apoyo y paciencia que me ha proporcionado, a ellos mis más sinceros agradecimientos.

Pedro Herrera López. V

INTRODUCCIÓN De acuerdo a la teoría archivística existen tres tipos de archivos que son de trámite, concentración y el histórico, en cada uno de ellos se realizan una serie de procesos técnicos de los cuáles se hablará dentro del presente trabajo, en especial de los archivos de trámite y concentración. Aunado a lo anterior el siguiente trabajo es de suma importancia ya que pocas empresas reconocen y le dan un valor importante al archivo. Así mismo hablaré de tres capítulos que constan lo siguiente: El primer capítulo versa sobre los antecedentes de la empresa y su organización, en el segundo capítulo, habla sobre algunos conceptos archivísticos aplicados a los archivos de trámite y concentración y el tercer capítulo explica la aplicación de los procesos archivísticos de Gas Metropolitano, S.A. de C.V. En el desarrollo de la siguiente investigación encontraremos todos los aspectos necesarios para poder llevar a cabo una buena organización en el archivo, en éste caso, Gas Metropolitano, S.A. de C.V., quién es una empresa certificada y para lo cuál debe de tener una óptima y adecuada organización en su archivo, en el siguiente trabajo se desarrollan los puntos más importantes para el control y el manejo de un archivo eficiente. Así también se da a conocer a los usuarios que hacen uso del archivo de la importancia y ventajas de tenerlo debidamente organizado, ya que de este modo se puede proporcionar un servicio de información ágil y oportuno.

VI

CAPÍTULO 1

EMPRESA GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V. En este capítulo se da una visión general de los aspectos históricos de la institución, así como también los aspectos relacionados a su administración, estructura orgánica y los referentes a la misión, visión, y objetivos de la empresa.

1.1 Antecedentes Históricos El Sr. Fidel Ramírez Trujillo, tenía como una de sus principales actividades la fabricación de tanques de gas portátiles, en los cuáles se distribuía el gas energético en diversas capacidades de almacenaje de 20 a más kilogramos. En el año de 1938 gracias al espíritu emprendedor de un hombre el Sr. Fidel Ramírez Trujillo, inician las empresas gaseras que conforman al Grupo Metropolitano, sociedad que da origen a la fabricación de tanques portátiles de gas l.p. Ramírez Hermanos, S.A. de C.V., siendo esta la primera empresa que distribuía energético en el Estado de México y zona metropolitana. Posteriormente, en el año de 1948 en Xalostoc, Estado de México crea un establecimiento de distribución de gas l.p. Dos años más tarde surge la primera planta gasera. Gas Metropolitano con capacidad de almacenamiento de 76.000 litros distribuidos en los tanques. El 7 de julio de 1954, decide incursionar en la compra y venta de gas licuado de petróleo, y se funda Gas Metropolitano, S.A. de C.V., siendo una empresa 100% mexicana y como una sociedad anónima. Si bien es cierto, la Empresa Gas Metropolitano se ha consolidado como una organización de prestigio, la cuál se ha colocado a la vanguardia en el servicio y distribución de gas licuado de petróleo, y hoy día ocupa uno de los primeros lugares, entre las distribuidoras de gas l.p. y carburante. Cabe mencionar que cuenta con personal altamente capacitado y con una segura y moderna planta de almacenamiento de 72,000 metros cuadrados con capacidad de 2,500,000 litros. La segunda planta de almacenamiento a nivel nacional, cuenta con su sistema de abasto, a través de gasoducto conectado directamente a petróleos mexicanos, para la distribución del energético

1

tiene un parque vehicular de más de 100 autotanques; y cuenta con unidades de apoyo equipados con radio, para proporcionar cualquier servicio de emergencia, moderno, equipo de cómputo para programar el suministro de gas. De acuerdo a todo lo anterior, responde a las necesidades de cada cliente, así como un eficiente servicio telefónico que permite brindar un servicio de calidad y alta seguridad; es la primera distribuidora de gas que obtiene el certificado la norma “ISO:9002” y actualmente ISO:9001:2000. “Gas Metropolitano, empresa con más de 50 años de experiencia ofrece servicios integrales de distribución y suministro de gas l.p. en la zona metropolitana de la ciudad de México. A través de las empresas hermanas de Grupo Metropolitano, las cuáles se encuentran establecidas en los estados de Oaxaca, Chiapas, y las ciudades de Toluca, Pachuca y Tulancingo”.1

Cabe destacar que el principal objetivo de Gas Metropolitano, es garantizar un servicio y suministro de gas l.p. oportuno y seguro, con esto se ha logrado ser la primera empresa en contar con un Sistema de Gestión de Calidad Certificado por el Instituto Mexicano de Normalización y Capacitación bajo la norma ISO 9001: 2000, con la que se garantiza que los procesos cumplan con estándares de clase mundial en cuanto al surtido de litros exactos, puntualidad y atención al cliente. También cuenta con el Certificado de Industria Limpia que otorga la Procuraduría Federal de Protección al Ambiente (PROFEPA), así como recientemente el haber obtenido la certificación de Industria Segura, por parte de la Secretaría de Energía (SENER). “Una de las funciones principales de Gas Metropolitano, es distribuir el energético en las diferentes áreas de la ciudad y satisfacer las necesidades de gas l.p., en su uso doméstico que se puede utilizar en estufas, calentadores, calefactores, etc. En el ramo industrial, su uso se multiplica en diferentes y diversas ramas como: metalmecánica, vidriera, alimenticia. También se usa en comercios, panaderías, baños públicos, restaurantes, etc.”2

1.2 0rganizaciòn Administrativa

Para cumplir con sus objetivos la Empresa Gas Metropolitano está constituida por varias áreas, las cuales son importantes para el progreso de la misma, y a continuación se mencionan cuales son las funciones de cada una de ellas:

1 Gas Metropolitano, S.A. de C.V.. El Manual del empleado. México, 2002. p.3 2 Ibidem, p. 5

2

Dirección General “Garantiza que las empresas del Grupo Metropolitano permanezcan, y manifiesten un crecimiento sano y seguro; se responsabiliza de emitir las políticas generales de calidad de los equipos y servicios ofrecidos por la Empresa. Dirige el diseño y actualización de los sistemas de aseguramiento de calidad a través del comité de calidad y vigila su implantación, para lo cuál delega a los gerentes y colaboradores las labores operativas.”3

Gerencia General “Tiene como objetivo apoyar a la Dirección General y asegurar que el sistema de gestión de calidad opera conforme a la política y a los objetivos corporativos para la calidad establecidos, así como revisar todos los elementos e informar referentes al sistema de gestión de calidad de Gas Metropolitano, S.A. de C.V.”4

Contraloría “Mantiene la integridad patrimonial y la solidez financiera de la empresa, haciendo que se cumplan en tiempo y forma las políticas y procedimientos de la empresa lograr una adecuada eficiencia operativa del negocio con tendencia a un crecimiento sano y continuo de la organización.”5

Asesor Jurídico “Dirige y valida todo procedimiento jurídico en el que se involucre cualquier parte de la organización, para que todas las relaciones que impliquen una formalización jurídica, sin importar su índole queden debidamente normadas y faciliten la prestación de un servicio seguro y oportuno que satisfaga las necesidades de gas l.p. de los clientes.”6

Factor Humano “Contribuye al desarrollo estratégico de la organización a través del factor humano con una función de promoción, apoyo y asesoría en los procesos de cambio que la misma requiera; asegura una óptima administración del personal; promueve un clima organizacional sano que constituya una base sólida para la productividad, crecimiento y desarrollo integral de la empresa, y el mejoramiento de la calidad de vida a nivel personal y comunitario.”7

Coordinador de Proyectos “Desarrolla en plazo mediano ó largo, inversiones, estrategias del entorno hacia la empresa.”8

Maniobras “Realiza las maniobras en cuánto a la colocación de tanques de almacenamiento y al desalojo de los mismos.”9

3 Gas Metropolitano, .S.A. de C.V. El Manual de organización. México, 2007. p. 1 4 Ibidem, p. 2 5 Gás Metropolitano, S.A. de C.V. El Manual de organización. México, 2007. p. 3 6 Op. Cit, p. 4 7 Ibidem, p. 5 8 Ibidem, p. 6 9 Op. Cit, p. 7

3

Administración y Finanzas “Desarrolla, implanta, ejecuta y controla estrategias y sistemas para custodiar, registrar, medir a tiempo y eficazmente. Analiza, evalúa y utiliza de manera óptima los recursos financieros y patrimoniales de toda la organización, para cumplir con los compromisos adquiridos por ésta; así como para hacer rentables las inversiones y posibilitar la prestación de un servicio con seguridad y oportuno que satisfaga las necesidades de gas l.p. de los clientes.”10

Contabilidad “Realiza en detalle y codifica, analiza las operaciones económicas de una entidad.”

11 Mantenimiento Automotriz “Mantiene en óptimas condiciones de prestación y operación los equipos de transporte de gas l.p.; tanto la parte automotriz, como la de gas carburante, para cumplir con los reglamentos y normas establecidas por las autoridades respectivas; instrumenta la presentación del servicio oportuno y con seguridad que satisfaga las necesidades de nuestros clientes.”12

Taller de Gas “Asegura la óptima operación y control de los sistemas de mantenimiento preventivo, así como la identificación de las reparaciones correctivas, garantizando así la disponibilidad de los vehículos dentro de las normas de seguridad y funcionamiento, en el suministro de Gas l.p.”13

Almacén “Controlar todas las compras de refacciones automotrices, artículos de planta y el área de taller de gas. Mantener un stock de refacciones que cubran las necesidades del parque vehicular y de planta, sin exceder el presupuesto asignado.”14

Operación y Seguridad “Tiene como objetivo operar y mantener cumpliendo con la reglamentación vigente la planta de almacenamiento de tal forma que la recepción, el trasiego y el abastecimiento de gas l.p. a los autotanques se realice con seguridad y de acuerdo a los programas establecidos.”15

Aseguramiento de Calidad “Norma, implanta, coordina, supervisa y controla las políticas y procedimientos que aseguran que toda la organización se enfoca a prestar un servicio con seguridad y oportunidad que satisfaga las necesidades de gas l.p. de los clientes.”16

10 Gás Metropolitano, S.A. de C.V. El Manual de organización. México, 2007. p. 8 11 Op. Cit, p. 9 12 Ibidem, p. 10 13 Ibidem, p. 11 14 Op.Cit, p. 12 15 Ibidem, p. 13 16 Ibidem, p. 14

4

Crédito y Cobranzas “Mantener en días óptimos la cartera de cuentas por cobrar, contribuyendo al sano crecimiento de la empresa, optimizando los procesos que promuevan y aseguren la venta de gas l.p. manteniendo la satisfacción de los clientes en general.”17

Coordinación de Instalaciones “Tiene como objetivo contribuir en el crecimiento financiero sano de la empresa al optimizar los procesos que promuevan y aseguren la venta de las instalaciones y garantizar la satisfacción de los clientes actuales, potenciales a través del desarrollo de nuevos mercados.” 18

Célula Comercial A “Da Servicio de Carburación para industrias y trasportes.”19

Células Comerciales BC “Establecen las estrategias comerciales para prestar de manera controlada, competente y en continuo mejoramiento, los servicios a clientes, enfocados a una sola meta: satisfacer oportunamente sus necesidades, así como desarrollar nuevos sistemas de trabajo para aumentar la oferta en el mercado”20

A continuación se mostrará el organigrama de Gas Metropolitano, S.A. de C.V.

17Gás Metropolitano, S.A. de C.V. El Manual de organización. México, 2007 Ibidem, p. 15 18 Op. Cit, p.16 19 Ibidem, p.17. 20 Ibidem, p.18

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ORGANIGRAMA GENERAL

CONTRALOR

JEFE FACTORHUMANO

COORD. DEPROYECTOS

MANIOBRAS

ARCHIVO

CONTABILIDAD

ADMÒN DEFINANZAS

ALMACÈN

TALLER DE GAS

MANTTOAUTOMOTRIZ

OPERACIÒNY SEGURIDAD

ASGTO DECALIDAD

CRÈDITO YCOBRANZAS

COORD. DEINST.

CELULABC

ESTACCARB

IÒN DEURACIÒN

CELULAA

ASESOR JURÌDICO

GERENTE GENERAL

1.2.1 ORGANIGRAMA GENERAL DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V.” 21

21 Gas Metropolitano, S.A. de C.V. El Manual del empleado. México, 2002. p. 6 Organigrama: “Es una estructura que revela niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidades”.

6

1.3 Funciones de la empresa

Las funciones principales de la empresa es distribuir gas l.p, (licuado de petróleo), que es un combustible para uso doméstico que se puede usar en estufas, calentadores, calefactores, etc. Y en la industria su uso se multiplica en diferentes y diversas ramas, como: metalmecánica, vidriera, alimenticia; se usa en comercios, como panaderías, baños públicos, restaurantes, etc. y uno de los principales objetivos es satisfacer las necesidades del cliente en el momento que le es solicitado el servicio.

1.4 Misión, Visión y Objetivos “Misión Es una empresa mexicana líder, certificada en el suministro seguro y oportuno de gas l.p., enfocada a satisfacer integralmente las necesidades del cliente, mediante personal capacitado, en continuo desarrollo y con un alto sentido de integridad y pertenencia. Se mantiene a la vanguardia, en la aplicación de tecnología y equipos que aseguran una medición exacta en cada entrega; protegemos el medio ambiente y conservamos una adecuada rentabilidad. Visión Ser una empresa reconocida por su calidad y servicio, donde el cliente confíe en el suministro y que nos prefiera por ser la mejor opción en el mercado, sustentados en un equipo dinámico de personas comprometidas y con alto desempeño; que disfruta de una etapa de bienestar proveniente de los resultados obtenidos. Objetivos Gas Metropolitano se compromete a: Dar un servicio continuo. Dar un servicio oportuno. Ofrecer un servicio seguro. Dar un servicio integral. Dar un servicio bajo costos presupuestados”22

22 Gas Metropolitano, S.A. de C.V. El Manual del empleado. México, 2002. p. 11

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CAPÍTULO 2

CONCEPTOS DE PROCESOS TÉCNICOS DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE Y CONCENTRACIÓN

En este capítulo se da una visión general de los conceptos de los procesos técnicos aplicados al archivo para lograr la organización a las dos unidades de archivo de trámite y concentración.

2.1 Archivo de trámite

Al hablar del archivo de trámite nos referimos a la primera fase del ciclo de vida del documento, que es en la que se genera la documentación y cuya consulta es frecuente. Cabe aclarar que el archivo de trámite es el conjunto de documentos generados por una persona física o moral en ejercicio de sus funciones. “Es aquel que contiene expedientes de asuntos en movimientos, cuya consulta es frecuente y necesaria para la conducción cotidiana de las actividades de una institución.”23

“En relación con la teoría del ciclo vital del documento, la documentación se encuentra en su primera fase y se conserva en función de su valor primario, que es máximo en ese momento.”24

“Su guarda es centralizada, es decir, que son custodiados cerca de aquellas áreas que los requieren para realizar su trabajo.”25

“La clasificación y la conservación de los documentos en trámite deben tener como fin primordial facilitar el acceso a la información de manera rápida y eficiente.”26

De acuerdo a lo anterior el archivo de trámite, se compone por la documentación que van generando las diferentes áreas en el desempeño de sus funciones donde la consulta es frecuente, estos deben permanecer en las oficinas con el fin de desahogar los asuntos pendientes de la institución. También en este archivo se hace una previa valoración de la documentación para determinar cuáles de ellos deben pasar al archivo de concentración.

23 GARCÍA HERNÁNDEZ, Oscar Eduardo, Guía de autoaprendizaje. Organización de archivos 1. Modalidad de Educación a Distancia. SEP. ENBA. México, 2000. p. 86. 24 Ibidem, p. 86 25 Ibidem, p. 86 26 Ibidem, p. 86 8 .

2.1.1 Definición de archivo de trámite Algunas teorías nos dicen que archivo de trámite se define como: “Son aquellos que contienen expedientes de asuntos en trámite ó movimientos y cuya consulta es frecuente para la toma de decisiones”27

“Son los que dan servicio directo y constante a las dependencias de una unidad.”28

“Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las misma oficinas, en virtud de la normatividad vigente con carácter general y salvo excepciones no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad.”29

De acuerdo a lo anterior, el archivo de trámite es la fase en la cuál nace el documento y su consulta es constante, para la toma de decisiones para toda institución sea cual sea su ramo, para ello la documentación debe estar identificada y ordenada, para su posterior consulta y así desahogar cualquier asunto y darle tramitación.

2.1.2 Funciones de archivo de trámite

Cada unidad de archivo desempeña diferentes funciones, y no es la excepción el archivo de trámite, por lo que a continuación se mencionarán las principales: “La función principal de un archivo de gestión es organizar correctamente la documentación que va produciendo, para agilizar el trámite que se le haya encomendado. Esta organización no debe consistir más que en respetar la formación natural de las series documentales. El fin que todo archivo debe perseguir es el de poder ofrecer un servicio. El que el archivo debe gestión debe prestar es doble a la propia institución y a los ciudadanos.”30

“Para que todo lo expuesto pueda convertirse en una realidad, es decir, poder ofrecer un servicio gracias a una buena organización del archivo, es necesario cumplir una serie de requisitos, que pueden concretarse en las siguientes actividades de carácter práctico.”31

27 GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA Y DE CIERTAS EXPRESIONES DE ADMINISTRACIÓN: SEP. ENBA. México. 1980. p. 23 28 Ibidem, p. 23 29 DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVISTICA: Ministerio de Cultura 2ª ed. Madrid: 1995. p. 22 30 MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. ANABAD Castilla-la Mancha; 2. Albacete 2000. Segunda edición. México. p. 55 31 Ibidem, p. 55

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1. “Impedir la dispersión o eliminación de documentos.

2. Formación correcta de las series documentales, evitando fraccionar un expediente según pasos en el trámite o la agrupación de distintos tipos documentales por referirse a un asunto común.

3. Estar en contacto permanente con el archivo central, tanto para solicitar recomendaciones

y ayudas como para suministrar la información que el archivo central precise para la perfecta identificación de las series documentales.

4. Preparar las transferencias de acuerdo con las normas existentes.

5. Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un registro de préstamo.

6. Solicitar y devolver correctamente al archivo central los documentos, que aún habido siendo transferidos, su consulta sea necesaria para la unidad administrativa.

7. Facilitar la información que tanto los ciudadanos como la administración solicite respecto

a los documentos que custodia.

8. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la documentación (ficheros manuales o informáticos).

9. Formar un registro de las transferencias realizadas al archivo central.”32

Visto lo anterior, es necesario aplicar estas funciones ya que mediante ellas el archivo de trámite va a poder realizar sus actividades correctamente.

2.1.3 Procesos técnicos aplicados al archivo de trámite

En este punto se desarrollan todos los procesos técnicos que se aplican al archivo de trámite, mismos que son de gran importancia para el buen funcionamiento del archivo facilitando la recuperación de la información de manera oportuna para la acertada toma de decisiones. Es necesario aplicar todos estos procesos técnicos como la clasificación, ordenación, expedientación, glosa, etc., ya que mediante ellos tendremos un mejor funcionamiento del archivo de trámite. 32 Ibidem, p. 55

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2.1.3.1 Clasificación

Hablar de clasificación es un concepto aplicable a diferentes ámbitos de la vida, y este nos da la idea de separar por sus diferencias y unir por sus semejanzas. Si hablamos de la documentación no es la excepción ya que también se clasifica, a continuación se dan varias definiciones que nos dan una visión mas clara de dicho concepto. “La documentación debe estar debidamente ordenada y clasificada para poder llevar a cabo su rápida recuperación en un momento dado. La forma de clasificarla no se realiza al azar sino que existe una serie de reglas que facilitan dicho trabajo. De este modo, siguiendo un criterio universal todas las personas que conozcan las normas de clasificación podrán acceder a los documentos de una forma rápida.”33

“Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos estableciendo agregados o clases, desde los más específicos a los más amplios, en los siguientes niveles: 1 er. Nivel: las unidades archivísticas (expedientes, etc.). Estos documentos se agrupan desde el origen, lo que constituiría un primer nivel.

2 do. Nivel: las series. Todas las unidades archivísticas (expedientes etc.) que son resultado de una misma actividad constituyen el segundo nivel de agrupación denominado serie. 3 er. Nivel: las secciones. Podemos seguir agrupando todas las series de las distintas oficinas de

un departamento, sección o área relacionadas entre sí por ejercer atribuciones emparentadas por una misma función, lo que da lugar a las secciones.

4 to. Nivel: el fondo. Por último todas las secciones en que se clasifiquen los documentos de un

organismo constituyen su fondo de archivo. Entre las series y las secciones es posible establecer agrupaciones intermedias, como las subsecciones, cuando la abundancia de series, la variedad de atribuciones, así lo aconseje.”34

De acuerdo a lo antes visto, es necesario aplicar el sistema de clasificación adecuado, y de acuerdo a las necesidades del archivo, esto nos va atraer como beneficio poder localizar la documentación más rápido y tenerla al momento en que sea requerida.

33 TÉCNICAS DE ARCHIVO. Curso profesionales, Ediciones: Balbuena, S.A. Madrid, 2002. p. 45 34 CRUZ MUNDET José Ramón y MIKERALENA PEÑA, Fernando. Información y documentación administrativa. 2ª. Ed. Madrid, España; Tecnos: 1998. p.225-226

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Hay que tomar en cuenta que al tener la clasificación adecuada nos va a traer beneficios, ya que como comentaba vamos a localizar nuestra información más rápido.

2.1.3.1.1 Sistemas de clasificación

La clasificación dentro de los archivos es fundamental, ya que el aplicar un adecuado sistema de clasificación nos va a permitir la recuperación oportuna de la información, y no podemos dejar de mencionar que existen tres sistemas de clasificación los cuales se explican a continuación: “Estructural Es cuánto a la estructura orgánica, los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejan la organización. Normalmente las instituciones están divididas en dependencias (secciones administrativas, oficinas) a cada una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimiento de la función. Funcional Las acciones pueden manifestarse de tres maneras: las funciones, que son las atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que realice y cumpla los fines para los que ésta fue creada. Asunto ó Materias En cuanto a los asuntos, se refieren a las materias de las que tratan los documentos.”35

De acuerdo a lo anterior es necesario conocer la estructura de la organización para saber de que trata la documentación y saber que sistema de clasificación es el adecuado para llevar a cabo su aplicación.

2.1.3.1.2 Cuadro de clasificación Un cuadro de clasificación es una estructura que refleja las funciones de una institución, y a su vez muestra las series documentales que son generadas por cada una de las áreas que la conforman. “El Cuadro de clasificación es “la estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos.”36

35 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general; teoría y practica. 7ª ed. Sevilla: Diputación Provincial: 1995. p. 272-273 36 CRUZ MUNDET, José Ramón y MIKERALENA PEÑA, Fernando. Información y documentación administrativa. Madrid, España; Tecnos. 1998. p. 226

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Respecto a lo anterior, el cuadro de clasificación debe de ser flexible y se debe adecuar a las necesidades, sencillo lo menos complicado y que refleje la estructura orgánica y funcional de la documentación.

2.1.3.2 Ordenación

“La ordenación es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números. La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc. De modo que cuando tomamos un conjunto de cartas y las distribuimos en función de los apellidos y el nombre de las personas a las que van dirigidas, lo que estamos haciendo es ordenar esas cartas alfabéticamente; clasificarlas sería otra cosa, como ya hemos visto, consistente en adscribirlas a la serie documental que le corresponda de acuerdo con el cuadro de clasificación.”37

Es importante aplicar un método adecuado a las necesidades del archivo.

2.1.3.2.1 Métodos de ordenación “Dependen del criterio establecido: pueden ser letras del abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los números naturales (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico). Los principales métodos empleados son:

1. Ordenación cronológica Aquí se toma en cuenta la fecha de los documentos, lo cual se ordenan por año, mes y día, puede ir de la fecha más remota a la más actual.

2. Ordenación alfabética Aquí se toma en cuenta las letras de la abecedario.

3. Ordenación onomástica Aquí se consideran los nombres de personas, se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre propio. Este método es adecuado para los archivos de personal.

37 CRUZ MUNDET, José Ramón y MIKERALENA PEÑA, Fernando. Información y documentación administrativa. Madrid, España: Técnos. 2ª. Ed. 1998. p. 230-231

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4. Ordenación Geográfica (también denominada toponímica): Aquí lo que se considera son

nombres de lugar (es), se ordenan según su jerarquía, así en una serie de obras se comenzará por el barrio/distrito, calle/avenida/plaza, número de finca, planta y se finaliza con la vivienda.

5. Ordenación por materias Aquí se puede aplicar para la ordenación de expedientes de causas judiciales, por la materia sustanciada, o de contratación, de acuerdo con los objetos de la misma.

6. Ordenación numérica Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie o agrupaciones de estos por bloques; es el empleado, por ejemplo, para los documentos contables, expedientes de plusvalías.

7. Ordenación alfanumérica Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación.

Entre éstos métodos no es posible establecer, ni tampoco necesario, cual de ellos es el mejor, al decidir el tipo de ordenación que se ha de aplicar en cada momento, se elegirá aquel que mejor se adapte .”38

La ordenación es importante porque dependiendo del tipo de documentación se le va asignar la ordenación adecuada, también para que su localización sea más rápida.

2.1.3.3 Expedientación “Es la operación que consiste en agrupar los documentos que tratan de un mismo asunto, siguiendo un orden determinado para formar, identificar y controlar un expediente, al elaborar sus cubiertas y registros correspondientes.” 39

“Consiste en clasificar el tipo documental, abrir el expediente escribiendo en la ceja de la carpeta el número, encabezamiento, extracto y el año.”40

38 CRUZ MUNDET, José Ramón y MIKERALENA PEÑA, Fernando. Información y documentación administrativa, Madrid, España: Técnos. 2ª ed. 1998. p. 230-232 39 GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA Y DE CIERTAS EXPRESIONES DE ADMINISTARCIÓN. SEP. ENBA. México. 1980. p. 52 40 AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos: Santa Fe Argentina, 2000, P.147

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Por lo tanto, la documentación debe de llevar una coherencia es decir, que sea de un mismo asunto, para esto es necesario poner en el expediente o carpeta el título del expediente con lo que contiene respetando el origen de procedencia y orden original.

2.1.3.4 Glosa “Consiste en archivar ordenadamente los documentos dentro de sus respectivos expedientes, previa verificación”41

De acuerdo a lo anterior es importante que la documentación que salio de su expediente sea archivada y regresada a su lugar de origen donde le corresponde ya que esto ayudará a que no se traspapele ningún documento y el expediente quede completo y listo para cualquier trámite a realizar.

2.1.3.5 Expurgo

“El expurgo es un procedimiento que comprende tres etapas sucesivas: valoración, selección y eliminación. La valoración consiste en el estudio de las series documentales: su origen funcional, los actos que recogen, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación, presente y futuro, con la selección se determina el destino de los documentos a partir de su valor y los plazos de conservación/destrucción. La eliminación es el acto por el cual los documentos determinados son destruidos, bien en su totalidad conservando alguna porción elegida por muestreo. De modo que solamente pasan al archivo histórico los seleccionados para su perpetua conservación.”42

Aunado a lo anterior es importante aplicar el expurgo porque nos va ayudar a tener sólo la documentación que todavía tenga relevancia, de lo contrario se procederá a la eliminación, siempre y cuando ya se haya aplicado la valoración.

2.1.3.6 Inventario

“Es un instrumento que tiene como finalidad dar a conocer en forma global la documentación que es producida por cualquier institución”43

41 GLOSARIO DE TERMINOLOGIA ARCHIVÍSTICA Y DE CIERTYAS EXPRESIONES DE ADMINISTRACIÓN. SEP. ENBA. México. 1980. p. 69 42 CRUZ MUNDERT, José Ramón y MIKERALENA PEÑA, Fernando. Información y documentación administrativa. Madrid, España; tecnos: 1998, p.244 43 MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. México, 2ª ed. Anabad Castilla de la Mancha; 2. Albacete 2000. p. 87

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La autora Carmen del Hoyo, señala tres tipos de inventarios: El somero “Si apenas conocemos el fondo documental y es muy numeroso deberemos empezar por hacer fichas en que se engloben bajo un solo epígrafe indicativo el grupo de unidades de conservación que guardan los documentos semejantes correspondientes a ese epígrafe cada epígrafe ha de acompañarse de la indicación de volumen (cajas, legajos, carpetas, etc.) y si es posible años que comprende, o siglos.”44

El descriptivo Este se realiza con volúmenes de documentos pequeños y si se tiene el tiempo disponible para elaborarlo, la descripción de contenido de cada unidad es más detallada y “los datos a recoger será, solamente los de asunto o resumen de contenido, y los de fecha completa o solo año.”45

El analítico Este tipo de instrumento de elaborará “si se trata de un relativamente pequeño fondo y sus documentos son de interés suficiente, la descripción debe ser detallada, pero sin tener que llegar a la particularización”46

El inventario nos va ayudar a conocer el contenido, organización y localización de lo que tenemos en el archivo.

2.1.3.7 Valoración Primaria “Se entiende por valoración el proceso intelectual con el que se determina: el flujo documental y su control en atención al uso y valores de los documentos de una organización, en función estudio y análisis de los plazos de vida documentales de los valores, aspectos relacionados con el soporte y la conservación de los documentos, así como otros factores relativos a la eliminación total o parcial de los documentos.”47

“Los valores primarios Son aquellos valores que poseen los documentos para que el organismo de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión. Son de carácter: Administrativo (directivas, normas, reglamentos.), 44 PESCADOR DEL HOYO, Maria del Carmen. El archivo: Los instrumentos de trabajo. Madrid. Norma. 1993. p. 20 45 Ibidem. p. 21 46 Ibidem. p. 20 47 HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis y MORO CABERO, Manuela. Procedimientos de valoración documental. 1ª ed. ACAL. España, 2002. p. 29

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Legal (documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad), Fiscal (presupuestos, instrumentos contables.).”48

“La valoración primaria pretende establecer los parámetros de utilización institucional de la documentación.”49

“Existen tres elementos para determinar las necesidades institucionales de mantener por determinado tiempo los documentos; se trata de las vigencias administrativa, legal, fiscal y contable, mismas que se definen como sigue: Administrativa Establece cuánto tiempo deben conservarse en el archivo de trámite los expedientes de una serie documental, tomando en consideración la consulta de las áreas generadoras; si recordamos, toda documentación fue creada para responder a una necesidad, y mientras dure, debe permanecer en el archivo-. La vigencia administrativa puede definirse entonces, como el plazo que la organización productora requiere para dar trámite al asunto al que se refiere la documentación. Legal Aquí nos referimos al periodo de tiempo que establece la legislación para la guarda de los expedientes por su calidad probatoria o testimonial, en respaldo de los derechos legales de la institución o de las personas físicas que efectúan trámites ante ellas. Se considera la vigencia legal cuando existe una disposición jurídica que, implícita o explícitamente, determina un plazo de conservación. Fiscal El plazo de conservación es determinado también por disposiciones fiscales, cuando la documentación tenga que conservarse por su utilidad de comprobación o justificación presupuestal o arancelaria. Contable Muestra los números de la empresa; contiene el registro documental de todos los ingresos y egresos que se realizan y dan vida económica a la institución.”50

Aunado a lo anterior, estos valores son para fines de la propia institución y utilidad de la misma. 48 CRUZ MUNDET, José Ramón: y MIKERALENA PEÑA, Fernando. Información y documentación administrativa. Madrid, España. Técnos: 1998. p. 250 49 GARCÍA HERNÁNDEZ, Oscar Eduardo: Organización de Archivos 1. Modalidad de Educación a Distancia./SEP/ENBA. México, 2000. p. 90 50 Ibidem, p, 91

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2.1.3.8 Catálogo de disposición documental

“Instrumento de gestión que reagrupa las reglas de conservación de las que se dota una institución para racionalizar la conservación de sus fondos. Permite difundir las reglas aplicarlas, aprobarlas y asegurar el control, seguimiento, mantenimiento y actualización de las mismas. En suma, el calendario es el vehículo que muestra y difunde las reglas de conservación. (Couture, 1999, p. 117).”51

Es el instrumento que nos sirve para determinar el tiempo de guarda de los documentos en un tiempo determinado y los elementos que contiene son las series documentales, plazo de conservación, original y copia y la disposición final. El contar con un catálogo de disposición documental es para que nos ayude a determinar la estancia de los documentos que resguarda el archivo de la Gerencia de Administración y Finanzas de Gas Metropolitano, esto permitirá regular la valoración y depuración de dichos documentos, evitando así la acumulación del acervo que ya haya cumplido su plazo de conservación en el archivo. Así diremos que el expurgo consiste en sacar o seleccionar documento s que por sus características sean considerados sin trascendencia para el expediente por ejemplo: copias (dejar solo un documento original en caso de haber varios, sacar hojas en blanco.

2.1.3.9 Transferencia primaria

“Es asegurar un control efectivo y ordenado sobre la documentación semiactiva en transferencia a la unidad de archivo de concentración de la dependencia, estableciendo a la vez un registro completo y preciso de estos materiales para su conservación y manejo.52

Aunado a esto, Es el traslado controlado y sistemático de expedientes semiactivos de la unidad de archivo de trámite a la unidad de archivo de concentración previa valoración de los documentos.

51 HERNÁNDEZ OLIVERA, Luís y MORO CABERO, Manuela. Procedimientos de valoración documental. 1ª ed. ACAL, España, 2002, p.39 52 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS UNIDADES DE DOCUMENTACIÓN EN TRÁMITE. Los Sistemas Red de Archivo del Gobierno Federal. No. 4. Archivo General de la Nación. México, 1999. p. 5 y 6

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2.1.4 Fundamento legal para la documentación contable y fiscal

Conservación de documentos

“El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que las personas obligadas a llevar contabilidad (físicas y morales) deberán conservar la documentación de tal forma que pueda estar a disposición de las autoridades fiscales. Dicho artículo, en relación con el 67 de CFF, dispone que la documentación y la contabilidad deberán conservarse durante un plazo de cinco años, tiempo durante el cual las autoridades tendrán facultades para comprobar el cumplimiento de las disposiciones fiscales, y determinar las contribuciones omitidas, así como imponer sanciones por infracciones a dichas disposiciones.”53

“Las facultades de comprobación por parte de las autoridades fiscales se extinguirán en un plazo de cinco años a partir de la fecha en que se presentaron las declaraciones con ellas relacionadas (incluyendo la documentación que haya sido microfilmada).”54 “El Código Fiscal de la Federación en su artículo 30-A establece que los contribuyentes que lleven su contabilidad o parte de ella utilizando registros electrónicos, deberán proporcionar a las autoridades fiscales, cuando lo soliciten, en los medios procesables que utilicen, la información sobre sus clientes y proveedores, así como la relacionada con su contabilidad que tengan en dichos medios. En estos casos, se deberá conservar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema y los diagramas del mismo. El año vigente no se toma en cuenta, ya que no se han cerrado los libros de la contabilidad, pero el plazo comienza a partir de la presentación de la declaración del año anterior. En ocasiones al emitir el contador público su dictamen fiscal, es necesario presentar declaraciones complementarias, por lo que una práctica aconsejable para las empresas es la de conservar su documentación siete años a partir del año de expedición de los documentos.”55

Documentación Contable “El artículo 26 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF) establece que los sistemas registros de los contribuyentes deberán llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convengan.

53 VELÁZQUEZ GUTIERREZ, Fernando. Archivos fiscales: Problemática y soluciones. puntos finos, 2ª. Quincena, noviembre, México. 2002. p. 45 54 Ibidem, p.45-46 55 Ibidem, p. 46

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Deberán satisfacer como mínimo, lo siguiente:

I. Identificar cada operación, acto o actividad, relacionándola con la documentación comprobatoria.

II. Identificar las inversiones realizadas, relacionándolas con la documentación

comprobatoria, de forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien.

III. Relacionar cada operación con los saldos que resulten en las cifras finales. IV. Formular estados de posición financiera (balances).

V. Relacionar los estados de posición financiera.

VI. Asegurar el registro total de operaciones.

VII. Identificar contribuciones canceladas o devueltas, así como los descuentos recibidos u

otorgados.

VIII. Comprobaciones de requisitos sobre estímulos fiscales. Los artículos 26 al 29 de RCFF hacen referencia a los registros que deben conservar los contribuyentes en forma específica y los cuales se refieren a las comprobaciones que tienen facultad de llevar a cabo las autoridades fiscales: En el caso del activo fijo, el plazo de conservación de la documentación correspondiente será de cinco años después de que termine de ser depreciado o amortizado.

1. Sistema manual o mecánico: cuando menos el libro diario y el mayor.

2. Registro electrónico: como mínimo el libro mayor.

3. Toda documentación relativa a gastos y compras.

4. Estados de posición financiera (balance y estados de resultados).

5. Toda la documentación relativa a inversiones (activo fijo por separado y manteniendo el registro durante la vigencia de depreciación y amortización del bien o, inclusive, hasta su disposición final o el término de su vida útil). En el caso del activo fijo, el plazo de conservación de la documentación correspondiente será de cinco años después de que termine de ser depreciado o amortizado.

6. Declaraciones mensuales y anuales del ISR, IVA y retenciones efectuadas.

7. Declaraciones mensuales y anuales del IMSS, ISPT y SAR.”56

56 Ibidem, p. 47 20

La conservación de los registros deberá ser como sigue

• “En los sistemas de registro mecánico o electrónico, las hojas que se destinen a formar los libros de diario y/o mayor deberán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. La documentación soporte deberá conservarse de tal forma que permita su fácil comprobación en relación a los registros diarios y del libro mayor, así como de las operaciones, actos y actividades relativas a inversiones, posición financiera, declaraciones periódicas, finales y complementarias, etcétera.

• Se recomienda la conservación de registros de proveedores, para el caso de compulsas por

parte de las autoridades fiscales sobre la verificación de transacciones realizadas con terceras partes.

• El contribuyente no requiere de la conservación de registros internos de control,

verificación o comprobación de sus actividades, tales como reportes, estadísticas, relaciones de documentos (por pagar o cobrar).

Se establece que los directores o gerentes generales son solidarios responsables de la conservación de documentos por los plazos indicados en la legislación fiscal.

Documentación permanente Asimismo, el contribuyente deberá de conservar de manera permanente:

• Altas y registros de Hacienda.

• Licencias (funcionamiento, sanitaria, etcétera).

• Avisos de inscripción (como patrón) en el IMSS y credencial del registro patronal.

• Registros ante la Cámara de Comercio o la que corresponda al contribuyente.

• Constancias de verificación de instrumentos de pesar y medir.

• Cualquier otro documento oficial que corresponda al registro y operación del contribuyente, ya sea inicial o revalidado.

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Documentación laboral: La documentación que debe conservar el contribuyente referente a sus movimientos de personal y nómina incluyen:

• Listados o recibos de nómina en donde los trabajadores hayan constatado el recibo del pago de salario correspondiente a los depósitos bancarios que correspondan a dichos pagos. No tendrán valor alguno los listados o recibos de nómina que no constaten el recibo del pago correspondiente por parte del trabajador.

• Expedientes del personal que incluyan sus movimientos laborales (contratos de trabajo,

autorizaciones de vacaciones, altas, cambios y bajas del IMSS, registros en Hacienda, etcétera

Documentación Legal Se considerará como documentación legal, sujeta a su conservación de manera permanente, la que se refiera a:

• La constitución de la sociedad (personas morales).

• Pagos de dividendos.

• Reinversión de capital.

• Actas de la sociedad relativas ajuntas de Consejo o asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas.

• Cambios en el capital social o de accionistas.

• Poderes otorgados (incluyendo la rescisión de los mismos), por medio de notario

público.”57

La documentación legal a conservarse durante cinco años, después de su vencimiento corresponde a

• “Contratos de compraventa.

• Contratos de asesoría técnica. 57 Ibidem, p. 48

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• Contratos de arrendamiento.

• Contratos que obliguen a la empresa a efectuar o recibir pagos específicos referentes a un

bien o servicio.

• Otros acuerdos o convenios relativos a las operaciones del contribuyente y que estén relacionados con sus registros contables o laborales, o sus aspectos legales.

Documentos vitales Son todos aquellos que son necesarios para continuar operaciones en caso de siniestros. Protegen los intereses de los clientes, empleados y dueños de la empresa y protegen a la empresa legal y financiero.

Multas y sanciones El hecho de no conservar la documentación los plazos establecidos, destruirla o extraviarla, se considera un delito fiscal y, por tanto, sujeto a multas y sanciones, llegando incluso a prisión de los funcionarios responsables. Se establece que los directores o gerentes generales son solidarios responsables de la conservación de documentos por los plazos indicados en la legislación fiscal.”58

Evaluación del sistema de archivo por parte de contador público que dictamina los estados financieros de la empresa

“Normalmente, el contador público que dictamina año con año una empresa no revisa el sistema de archivo. Supone que lo evaluado en un período es un reflejo de lo que sucede en todas las áreas de la empresa. Sin embargo, esto no sucede así, ya que la documentación del año que dictamina, por ser muy reciente, generalmente se encuentra perfectamente archivada y nunca se presentan problemas para localizarla; mucho menos, se da el caso de documentos faltantes. 58 Ibidem, p. 49 23

Importancia de la organización de los archivos Con el transcurso de los años, si una empresa no toma conciencia de la importancia que requiere el mantenimiento de sus archivos, éstos se deterioran a tal grado que con bastante frecuencia los documentos no son localizados y también es factible que se encuentren extraviados. Para cualquier empresa sea cual sea su ramo el archivo debe de ser de gran importancia ya que sin él, habría pérdidas irreparables, para los contadores públicos debe de ser importante tomar en cuenta la importancia que tienen los documentos como los dictámenes ya que se deben de revisar periódicamente ya que ellos se reflejan las operaciones más importantes de la empresa. También se debe de tomar conciencia de la revisión de los archivos vencidos que ya cumplieron su resguardo ya que por falta de ello, hay documentación que ya no se ocupan para consulta, e identificar y tener en un lugar seguro aquellos que son de relevancia importante para la empresa, al menos de un 90 a 95% de las empresas tienen problemas con sus archivos por no llevar un control exacto en su información ya que la mayoría de los empresarios le llaman al archivo “archivo muerto”, lo cuál para ello no es archivo muerto por que si fuera muerto ya no daría consulta, sino que es archivo de trámite, concentración o histórico dependiendo de la información. Otro punto importante es la documentación legal y fiscal, debe estar resguardada e identificada para que en su momento, cuando sea requerida por Hacienda, se localice al momento y con ello la empresa compruebe que ya cumplió con sus obligaciones, esto es basándose en las leyes que así lo dispongan. Hay que mencionar que un archivo organizado es importante ya que no va a tener problemas con la localización de su información, hay que recordar que un archivo siempre va a ser la memoria ya sea de una empresa u otra cualquier otra institución ya que el se resguarda toda la memoria de sus actividades de la empresa cualquiera que sea su rol. Es momento de hacer conciencia y no caer en el error de que el archivo sólo sirve como bodega de papeles arrumbados ó a donde se manda todo lo que no sirve llámese papelería, muebles, máquinas inservibles, etc.

El archivo es un lugar en donde se ordenan, clasifican y custodian sólo documentos de importancia y relevancia para la empresa.”59

59 Ibidem, p.52

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2.1.5 Servicio “El servicio de archivo proporciona las herramientas necesarias para la organización de los documentos. Forma a los usuarios en este caso al personal administrativo, en el uso de dichas herramientas, coordina, asesora y ofrece soluciones a la medida de cada departamento. El objetivo último de las actividades de archivo es hacer útiles para su uso los documentos, es en servicio enormemente positivo que nos permite optimizar la explotación de nuestros recursos informativos y probatorios, además de gestionar la memoria de nuestros departamentos.”60

La finalidad que se persigue al tener la documentación debidamente organizada, es prestar un servicio de información a los usuarios de manera precisa y oportuna para la acertada toma de decisiones.

2.1.5.1 Usuarios El usuario es “la persona que hace uso de su derecho para tener acceso a la documentación e información, con las limitaciones determinadas por el grado de accesibilidad de los documentos”61 Usuarios: “Son las personas que buscan información dentro del material archivístico, estos pueden ser los investigadores que visitan los depósitos o que utilizan artículos propios de los archivos. Los archivistas también son usuarios cuando extraen información de un grupo documental y los organizan en un instrumento de consulta, carta de referencia o una exposición, y en una forma más fundamental, los usuario también son las personas que nunca visitan un archivo, pero que utilizan la información archivística indirectamente, por ejemplo, los socios o clientes de un despacho de abogados, los estudiantes en un salón de clases, los observadores de un documental o bien, los editores de un periódico. En pocas palabras, los usuarios de los archivos son todos aquellos beneficiados por la información.”62

De acuerdo a lo anterior, el usuario es toda aquella persona que consulta cualquier tipo de información para desahogar cualquier asunto o un fin de acuerdo a las restricciones que marque el archivo para su acceso.

60 CRUZ MUNDET, José Ramón y MIKERALENA PEÑA, Fernando. Información y documentación administrativa. Madrid, España; Tecnos: 1998. p.155-156 61 AREVÁLO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales archivo/La Descripción Archivística. Santa Fé Argentina, 1ª ed. e virtual y en papel, e-libro.net, septiembre 2002 62 DE LA TORRE HERRERA, Julieta (traducción) y VALADEZ MONTES, Marco Antonio (revisión). Usos y Usuarios de los Archivos (antología). Suprema Corte de Justicia de la Nación, Dirección General de Documentación y Análisis. Archivo General de la Ciudad de México. Colección traducciones 5. 1999. México, p. 73

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Hay que tomar en cuenta que depende del tipo de usuario ya que podemos mencionar dos tipos de usuarios son el interno y el externo, el primero se refiere al personal que consulta la información dentro de la misma empresa, es decir, los departamentos o gerencias de la misma, y los externos que son las personas que consultan la información para auditar la contabilidad de la empresa.

2.2 Archivo de concentración

“Hay quienes dividen este período semiactivo en tres subperíodos, en los cuáles los documentos tienen primero un valor primario reducido, después un valor primario débil y finalmente un valor primario nulo; entonces es reemplazado por un valor secundario. A lo largo de este período de semiactividad, la masa documental disminuye considerablemente, debido a la eliminación que se hace de acuerdo al catálogo de vigencias.”63

El archivo de concentración es aquel conformado por documentación que ha pasado por una previa valoración primaria, su consulta es esporádica. En él se realiza la valoración secundaria a fin de identificar aquella documentación cuyos valores primarios han prescrito y por lo tanto es necesario transferirla al archivo histórico ó en su caso realizar la baja definitiva.

2.2.1 Definición de archivo de concentración Archivo de concentración “Son los que se integran con expedientes depurados de los archivos de transferencia y de los que habrá de seleccionarse el material que pasara a formar parte del acervo del archivo histórico y aquel que debe ser eliminado o dado de baja.”64

“Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos centrales (o de los archivos de gestión), cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico, en virtud de la normatividad vigente, con carácter general y salvo excepciones, los archivos intermedios no pueden conservarse los documentos más de cincuenta años de antigüedad.”65

Es el conjunto de documentos que han terminado su uso y consulta constantemente y por lo tanto han pasado a una fase de guarda precaucional. Su consulta es más esporádica y corresponde a la segunda fase del ciclo vital de los documentos. 63 García HERNÁNDEZ, Oscar Eduardo, Guía de Autoaprendizaje. Organización de Archivos I. Modalidad de Educación a Distancia. SEP. ENBA. México, 2000, p. 93 64 GLOSARIO DE TERMINOLIGÍA ARCHIVÍSTICA Y DE CIERTAS EXPRESIONES ADMINISTRACIÓN. SEP. ENBA. México. 1980. p. 21 65 DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVISTICA. Ministerio de Cultura 2ª ed. Madrid: 1995. Págs. 22 y 23

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2.2.2 Funciones de archivo de concentración “Desde su origen está estrechamente unido a la creciente actividad de las administraciones, a la imposibilidad de conservarlo todo y a la incapacidad de los organismos productores para guardar los documentos que ya no usan con frecuencia. Las funciones del archivo intermedio, ya adelantadas son las siguientes:

1. Liberar a las administraciones de los documentos no necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales.

2. Evitar colapsar los archivos históricos con documentos que todavía no son de libre acceso al público, una parte considerable de la cuál está destinada a ser destruida transcurridos ciertos plazos de tiempo.

3. Asegurar la selección de documentos que van a ser conservados y los que van a ser eliminados.

4. Garantizar a las áreas y departamentos el origen y la disponibilidad de sus documentos, es decir, el acceso eficiente y oportuno cuando sea necesario.

5. Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el aprovechamiento intensivo del espacio, ubicado en suelo e instalaciones más baratos que las de las oficinas."66

De acuerdo a lo anterior, es importante desarrollar estas funciones dentro del archivo de concentración, porque vamos a tener adecuadamente bien desempañadas las actividades y nos va a dar como consecuencia beneficios favorables dentro del archivo.

66 CRUZ MUNDET José Ramón y MIKERALENA, Fernando. Información y documentación administrativa. Madrid, España; Técnos: 1998. p. 260-261

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2.2.3 Procesos técnicos aplicados al archivo de concentración

Los procesos técnicos para el archivo de concentración son los siguientes: recepción, asignación topográfica, vale de préstamo, valoración secundaria, transferencia secundaria, depuración o baja documental son muy importantes para que el archivo de concentración tenga un buen desarrollo y funcionamiento de sus actividades. De acuerdo a lo anterior, es necesario aplicar los procesos técnicos antes mencionados ya que mediante ellos, el archivo de concentración va a poder desempeñar correctamente sus actividades.

2.2.3.1 Recepción “Se define por recepción a la operación que conforme a los procedimientos implantados, consiste en recibir documentos provenientes de diversas fuentes, a través de varios canales en una unidad de correspondencia y archivo”67

Aunado a lo anterior, es la primera acción que da comienzo al tratamiento de la documentación. La documentación es recibida proveniente del archivo de trámite de las diferentes áreas y departamentos, esto es mediante los criterios que establezca la persona encargada del archivo con el fin de llevar un control exacto de la documentación que se esta recibiendo para su custodia en el archivo.

2.2.3.2 Asignación de ubicación topográfica Al hablar de asignación de ubicación topográfica, nos referimos a la clave que se compone por letras, números, o la combinación de ellos, la cuál nos permite saber la ubicación física de la documentación dentro del archivo de concentración, a fin de poder disponer de ella de manera oportuna y precisa. “Es el proceso de establecimiento de una clave constituida por varios elementos (números y letras), que permite conocer la ubicación física de los documentos dentro del archivo y de esta manera facilitan su localización”68

67 GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA Y DE CIERTAS EXPRESIONES DE ADMINISTRACIÓN. SEP. ENBA. México. 1980. p.101 68 SANTOYO BASTIDA, Beatriz, Guía de Autoaprendizaje. Archivo histórico. Modalidad de Educación a Distancia. SEP. ENBA. México, 2000, p. 27

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Ejemplo: “Sala 2, batería 5, estante 6, caja 1, expediente 27 Clave: S 2, 5, 6, 1, Exp. 27 Anaquel 3, charola 1, caja 30, expediente 13 Clave: 3, 1, 30, 13 Este sistema va de lo general a lo particular”69

“Podemos decir que la clasificación topográfica es una serie de letras, números y guiones que nos indican el lugar físico preciso donde se encuentran los documentos y expedientes. Cada una de las letras y números nos indican un elemento de localización y cada guión la separación entre elemento y elemento”70

Los cuáles son los siguientes:

• “El local donde se encuentran los documentos (considerando que es frecuente que el archivo de concentración esté formado por varios locales),

• El salón (también es frecuente que este tipo de archivo se encuentre en varios salones),

• La batería,

• El estante,

• La caja, bulto o legajo en que se encuentran los expedientes o documentos.”71

A continuación las siguientes precisiones: “Local: Es el edificio donde se encuentra el archivo y se identifica con una letra. Salón: Generalmente los archivos de concentración, a causa de su magnitud, están conformados por varios salones; a cada salón se le asigna un número. Batería: Llamamos así a un grupo de estantes unidos entre sí; cada salón puede contar con varias baterías que deberán ser numeradas.

69 Ibidem, p. 27 70 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Normatividad Archivística. Secretaría de Gobernación, primera edición, México, 1996. p. 64 71 Ibidem, p. 65

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Estante: Llamamos estante a cada uno de los muebles que se unen para formar una batería. Generalmente estos muebles son estantes de esqueleto metálico, es decir, constan de cuatro postes, con cortes en ángulo recto, a los cuales se atornillan o fijan de alguna otra manera (a tramos verticales definidos, ) los anaqueles, también llamados “entrepaños” o “charolas”. Caja, paquete o legajo: Ahora contamos con un elemento menos definido que los anteriores, pues depende de la costumbre que haya en cada institución o de los recursos económicos con los que se cuente. Es conveniente tener cuidado de que en cada entrepaño se coloque siempre el mismo numero de bultos o legajos para dar regularidad la clasificación”72

De acuerdo a lo anterior, es necesario tener identificada la ubicación topográfica en donde se custodia nuestra documentación, esto es con el fin de localizar lo más pronto posible nuestro acervo documental. Esta ubicación es proporcionada por el archivo en el lugar que le corresponda, esto es dependiendo del área o departamento de la empresa.

2.2.3.3 Préstamo documental “Es la operación por la cual los archivos, proporcionan los documentos a las personas autorizadas e interesadas en su consulta.”73

“Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos ó de difusión cultural, la devolución suele quedar consignada en un documento denominado acta de devolución.”74 De acuerdo a lo anterior, se llego a la conclusión que el préstamo de documentos es importante para cualquier empresa, ya que mediante el usuario de cualquier área o departamento va poder desahogar los asuntos que le confieran, también hay que tomar en cuenta que la documentación no debe de salir más del tiempo establecido por el archivo, para esto nos podemos auxiliar con el vale de préstamo el cuál no lo definen algunos autores como a continuación se menciona:

“Tarjeta ó constancia en la que debe exigirse firma cuando se facilita un expediente, constituye registro y control del préstamo.”75

Su objetivo principal es asegurar el control total de los expedientes en las diferentes unidades de archivo, como son trámite, concentración ó histórico. 72 Ibidem, p. 65-66 73 GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA Y DE CIERTAS EXPRESIONES DE ADMINISTRACIÓN. SEP. ENBA. México. 1980. p.98 74 DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVISTICA. Ministerio de cultura 2ª ed. Madrid: 1995. p. 46 75 Ibidem, p. 121

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La documentación se encuentra bajo la responsabilidad de la persona encargada del archivo, sólo es accesible a las personas que tengan autorización expresa para la consulta y préstamo, mediante el cumplimiento de la reglamentación respectiva en cada caso. Los documentos y expedientes prestados no deben permanecer fuera de los archivos más del tiempo que se señale en los plazos establecidos en un reglamento de préstamo, para realizar el préstamo de documentos y expedientes en cada área se utilizará un vale préstamo.

2.2.3.4 Valoración Secundaria

“La valoración secundaria consiste en un análisis para identificar documentación con contenido informativo, testimonial y/o evidencial, mismos que definimos a continuación: Informativo Son aquellos documentos que revelan fenómenos particulares de las instituciones (ejemplo: expedientes de funcionarios, correspondencia relevante, etc.) Testimonial Son documentos que reflejan la evolución y los cambios importantes que desde el punto de vista legal, ha sufrido la empresa o institución (ejemplo: políticas, reglamentos, reglamentos, decretos, leyes, etc.) Evidencial Revelan el origen. Organización y desarrollo de la institución (ejemplo: informes, estadísticas, programas, etc.).”76

De acuerdo a lo anterior, los valores secundarios, son importantes ya que mediante el análisis de estos, podemos definir si pasan al archivo histórico.

2.2.3.5 Transferencia secundaria “Es el traslado de la documentación del archivo de concentración al archivo histórico, mediante relaciones de transferencia o inventarios descriptivos que permitan conocer con certeza lo que contienen los expedientes”77

“Conjunto de procedimientos por los cuales la documentación pasa de la unidad de archivo histórico, previa selección y valoración documental. Tiene lugar al término la vida activa y semiactiva de los documentos, que caducando los valores que justificarán su resguardo en el

76 GARCÍA HERNÁNDEZ, Oscar Eduardo. Guía de Autoaprendizaje. Organización de Archivos 1. Modalidad de Educación a Distancia. SEP. ENBA. México. 2000. p. 96 77 ESCALONA RIOS, Javier, Guía de Autoaprendizaje. Valoración documental. Modalidad de Educación a Distancia, SEP. ENBA. México, 2003, p. 45

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archivo de concentración ya sean legales o fiscales pueden eliminarse o conservarse eventualmente en unidades de archivo histórico”78 De acuerdo a lo antes mencionado, la transferencia secundaria es cuando la documentación tiene que ser valorada para saber si todavía tiene valores primarios, si es así pasa del archivo de concentración al histórico de lo contrario puede eliminarse. El catálogo de disposición documental, va ha ser una herramienta que nos va auxiliar, ya que mediante el, vamos a verificar que en realidad la documentación ya cumplió en el archivo, con los valores antes mencionados., ya sea para su guarda ó para su destrucción definitiva.

2.2.3.6 Depuración o baja documental “Revisión sistemática que con base en los plazos de vencimientos debe efectuarse para separar del archivo de trámite, aquellos expedientes que por haber superado todas sus etapas se consideran por el momento terminados, para evitar que con su volumen entorpezcan las labores al congestionarse los muebles archivadores y que además resuelve el problema de espacio para dar cabida a los asuntos nuevos.”79

“Es la operación que consiste en sustraer de los archivos de trámite, ó de los de transferencia y concentración, los expedientes cuyo término de conservación ha prescrito, a fin de darlos de baja definitivamente o pasarlos a su conservación indefinida ó histórica según el caso.”80 La depuración y baja documental son muy importantes ya que con ello nos libramos de documentación que ya cumplió su ciclo vital en el archivo, así como también nos ayuda a liberar espacios innecesarios dentro del mismo, y nos ayuda a resguardar información nueva que apenar va ocupar un espacio dentro del archivo, esto es siempre ya haya cumplido con sus valores dentro del mismo. 78 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Colombia. Hacia un diccionario de terminología archivística. Santa fe Bogota: Grupo Iberoamericano de tratamiento de documentos administrativos, 1997, pp., 120-121 79 GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA Y DE CIERTAS EXPRESIONES DE ADMINISTRACIÓN. SEP. ENBA. México, 1980. p. 52 80 AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos. Santa fe, Argentina, 2000. p.120 33

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CAPÍTULO 3

PROCESOS TÉCNICOS APLICADOS A LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE Y CONCENTRACIÓN DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V.

En este capítulo se da una visión general de la situación actual de los archivos de trámite y concentración y como se realizaron los procesos técnicos del archivo de trámite y de la organización del archivo de concentración de Gas Metropolitano, S.A. de C.V., así como algunos formatos de control en ambas unidades de archivo.

3.1 Diagnóstico del archivo de trámite de Gas Metropolitano, S.A. de C.V. La empresa Gas Metropolitano, S.A. de C.V., le ha dado un lugar importante al archivo de trámite, ya que anteriormente no se tenía un control de toda la documentación, por lo cuál esto traía serias consecuencias en la localización de cualquier tipo de documento. Debido a estos problemas, se tuvo que hacer una somera organización de la documentación, para localizarla más rápido y para el préstamo a usuarios internos y externos. La documentación que era enviada por el archivo de trámite para su recepción carecía de procesos archivísticos, esto quiere decir que no estaba clasificada, ordenada, ni relacionada lo que ocasionaba que no se localizará en el momento oportuno. Posteriormente se tuvo que hacer una revisión de toda la documentación para poder clasificarla y ordenarla adecuadamente y hacer más ágil el servicio de préstamo y consulta tanto interno como externo. Como toda empresa moderna y además certificada, Gas Metropolitano, S.A. de C.V., le ha dado apoyo al archivo de trámite ya que debe contar con los servicios de información que son necesarios para la toma de decisiones, para esto se basa en el servicio de préstamo a sus usuarios, mediante el cuál se elabora un vale de préstamo a fin de controlar toda la documentación que sale del archivo de trámite, a fin de agilizar su pronta recuperación para posteriormente archivarla en su lugar correspondiente.

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El archivo de trámite de Gas Metropolitano, S.A. de C.V., se ubica dentro de las instalaciones de la empresa en la parte de atrás de las oficinas administrativas, esta divido en tres partes lo cuál una es de dos niveles, la estantería esta hecha de metal resistente al peso del acervo documental, el cuál se encuentra en las condiciones óptimas y adecuadas para su consulta, el local esta hecho de cemento y concreto, cuenta con la iluminación adecuada en los pasillos, con extintores y detectores de humo, una salida de emergencia y otra normal.

3.1.1 Procesos Técnicos La documentación que se resguarda el archivo de trámite estaba esparcida, para lo cual se tuvo que separar por tipo de documento y área, para posteriormente juntarla y ordenarla, esta documentación es la siguiente:

• Pólizas contables. Estados de cuenta, conciliaciones bancarias, fichas de depósito.

• Nóminas semanales, recibos de nómina, liquidaciones IMSS, RCV e INFONAVIT.

• Firmas de operadores, notas surtidas y canceladas, liquidaciones azules..

• Facturas diarias SIGAMET, facturas manuales y canceladas, notas de crédito.

3.1.2 Recursos Humanos El personal con que contaba el archivo, no era el adecuado, ya que no tenía los conocimientos archivísticos necesarios para llevar a cabo una buena organización y su escolaridad mínima era a nivel técnico. Actualmente cuenta con una persona con licenciatura en archivonomía y el cual cuenta con los conocimientos archivísticos necesarios para llevar a cabo una organización adecuada.

3.1.3 Recursos Materiales

El archivo de trámite no contaba con los recursos materiales necesarios para poder desarrollar sus actividades ya que el local era inadecuado e insuficiente para el resguardo de la documentación y no se le daba un presupuesto exacto.

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3.1.4 Recursos Financieros

El archivo de trámite no contaba con los recursos financieros necesarios para desarrollar adecuadamente los procesos archivísticos necesarios, esto traía como consecuencia serios problemas ya que el archivo no podía desarrollar adecuadamente sus funciones.

3.2 Diagnóstico del archivo de concentración de Gas Metropolitano, S.A. de

C.V. El archivo de concentración de Gas Metropolitano, es muy importante para la empresa, porque en el se resguarda toda la documentación proveniente del archivo de trámite mediante una previa valoración primaria. Este archivo se encuentra al igual en donde esta el archivo de trámite, pero la documentación del archivo de concentración ya se encuentra clasificada y ordenada en cajas de archivo y custodiada en su respectiva ubicación.

Para el préstamo de la documentación se elabora un vale de préstamo con los requisitos establecidos por el archivo, para la pronta recuperación de la documentación y posteriormente archivarla en su lugar correspondiente. Este archivo se encuentra al igual en donde se ubica el archivo de trámite, es decir están juntos pero cada documentación esta separada por cada departamento, esta ubicado atrás de la oficinas administrativas y cuenta con las medidas de seguridad necesarias para prevenir un desastre es decir cuenta con extintores, detectores de humo, salida de emergencia y la iluminación adecuada.

3.2.1 Procesos Técnicos

Este archivo se encontraba de la siguiente manera:

• La documentación se encontraba por departamentos.

• Cuando la documentación ingreso al archivo de concentración, ya iba ordenada y expedientada en cajas rotuladas con sus respectivas relaciones.

• La documentación de este archivo fue transferida por el archivo de trámite, cumpliendo

con los requisitos establecidos por el archivo de concentración.

• Se hizo una valoración y depuración de la documentación con vigencias vencidas. 35

3.2.2 Recursos Humanos El personal con que actualmente cuenta el archivo es la misma persona que controla el archivo de trámite y concentración, cuenta con la licenciatura en archivonomía y los conocimientos archivísticos necesarios para aplicar los procesos técnicos en ambos archivos..

3.2.3 Recursos Materiales

Actualmente cuenta con los recursos materiales necesarios ya que el archivo se amplio más en espacio, se compro estantería, se cuenta con un escritorio, una computadora con sus accesorios, para poder llevar a cabo el inventario, se le asigna papelería como perforadora, engrapadora, plumas, lápices, marca textos, marcadores, corrector, carpetas lefort, fólderes, separadores, organizador de documentos, hojas blancas, broches acco, ligas, resistol blanco, para poder aplicar los procesos técnicos, además se cuenta con un escritorio, dos archiveros, extensión telefónica, una silla, sesto de basura, con una caja de cartón para reciclar papel, con un bote para reciclar pilas inservibles, ventilador, con un radio de primeros auxilios en caso de emergencia.

3.2.4 Recursos Financieros

Los recursos financieros que se le asignan al archivo son para el mantenimiento del área, así como para darle mantenimiento al archivo, Además cuenta con:

• Local asignado al archivo tanto de trámite y de concentración.

• Un puerta principal que es la entrada, y una de salida de emergencia que se encuentra atrás del archivo.

• Lámparas con luz natural.

• Alarmas, detectores de humo, extintores.

• El archivo se encuentra en su totalidad cerrado sin ventanas.

• Cuenta con estantería metálica acorde con las medidas de la caja.

extintores, iluminación, alarmas, detectores de humo, cajas para archivo y en papelería y limpieza.

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3.2.5 Servicios de Archivo El archivo, no contaba con el personal adecuado que se hiciera cargo del préstamo de la documentación, esto ocasionaba que la información se traspapelara y se perdiera, el mismo personal que laboraba dentro de la empresa buscaba la información hasta localizarla, esto ocasionaba pérdida de tiempo y de documentos, tampoco había servicio de fotocopiado, debido a estos problemas se contrato a una persona con conocimientos archivísticos para llevar un control de la documentación.

3.3 Procesos técnicos del archivo de trámite

En este punto se abarcan los procesos archivísticos aplicados al archivo de trámite los cuales son: la organización, la clasificación, la expedientación, la ordenación, estos procesos son aplicados para llevar un mejor control en el archivo que permita la recuperación de la información en forma oportuna y eficiente.

3.3.1 Cuadro de clasificación El cuadro de clasificación debe de ser flexible y se debe adecuar a las necesidades, debe ser sencillo lo menos complicado, que su ámbito sea documental y que refleje la estructura orgánica y funcional de la empresa que genera los documentos. (ver anexo 1).

3.3.2 Clasificación La Clasificación del Archivo de trámite se realizó conservando el principio de procedencia y orden original de los documentos..

La Clasificación se llevó a cabo dependiendo del tipo de documentación, en éste caso se utilizó la clasificación por asuntos o materias ya que era el sistema de clasificación que más se adecuaba a las necesidades de la empresa.

Derivado de la clasificación mencionan los siguientes asuntos:

• Pólizas contables.

• Activos fijos.

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• Facturas.

• Notas de crédito.

• Liquidaciones.

• Notas surtidas.

• Inventarios de gas.

• Fichas de depósito.

• Cortes de caja.

• Estados de cuenta.

• Conciliaciones bancarias.

• Pagos provisionales

• Declaraciones anuales.

• Dictámenes financieros, entre otros.

3.3.3 Ordenación

La ordenación se realizó siguiendo una secuencia de los documentos dentro del expediente. El método que se utilizó fue cronológico, ya que la documentación esta por fechas. Ejemplo: Los cortes de caja se ordenaron por día, mes y año. La ordenación que se le dio a los documentos de la empresa Gas Metropolitano, fue por varios métodos, dependiendo del tipo de documento y sus necesidades de recuperación, en éste caso se combinó con otros, en el caso de los expedientes de personal se utilizó el método alfabético y en las pólizas contables fue por fechas, es decir cronológico y numérico, al utilizar y combinar estos métodos no se ha tenido ningún problema en la localización de los documentos y ha tenido beneficios ya que la documentación es localizada al momento en que es requerida.

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Para esto se tuvo que conocer primero la documentación y como la pedían para consulta por fecha, por mes, día, año, ó número de aquí se tomo la iniciativa para ordenarlos adecuadamente y para su localización fuera más rápida al momento de consultar.

3.3.4 Expedientación Este se lleva a cabo mediante la identificación del expediente o carpeta dependiendo en su caso, y que además estén los documentos agrupados y que traten de un mismo asunto, año.

La expedientación es muy importante solo así, se podrá identificar el expediente dependiendo de la información que trate, ya que su consulta será más ágil.

Los elementos necesarios que contiene la etiqueta del expediente en el archivo de concentración para su fácil localización son los siguientes: Cabe señalar que esta etiqueta es utilizada en todos los expedientes de los departamentos, lo único que cambia es el llenado, ya que cambia dependiendo del tipo de documento de cada área En algunos casos se entregan documentos sueltos de un mismo asunto, aquí se hace la apertura de un nuevo expediente el cuál se ordenan los documentos por día, mes y año. Es muy importante tomar en cuenta que las etiquetas nos van ayudar a localizar la ubicación topográfica, para su posterior archivación en lugar correspondiente.

La etiqueta que se utiliza para los expedientes es la siguiente

Asunto: Mes(es): Año (s): Area: No .Estantería:: No. Anaquel: No. Entrepaño: No .Caja: No. Expediente: Gerencia o departamento:

Expedi

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Asunto: Mes(es): Año(s): Area: No. Estantería: No. Anaquel: No. Entrepaño: No. Caja: No. Expediente: Gerencia ó departamento:

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Elementos que contiene la etiqueta 1.-Asunto Es el asunto del cual trata el documento dependiendo del área. 2.-Mes Es el mes del cual es la documentación. 3.-Año Es el año en que se genero la documentación. 4.-Área Es el número del área que corresponde al departamento y a la documentación. 5.-No. estantería Es el número que se le asigna a la estantería donde va la caja. 6.-No. anaquel Es el número que se le asigna al anaquel donde va la caja.

7.-No. entrepaño Es el número que se le asigna al entrepaño donde va la caja.4

8.-No. caja Es el número que se le asigna a la caja dependiendo del número en que vaya. 9.-No. expediente Es el número que se le asigna al expediente. 10.-Gerencia ó departamento Nombre de la gerencia ó departamento al cual pertenece la documentación. Estos son los elementos necesarios que contiene la etiqueta que va anexa al expediente la cuál va pegada al frente y en el costado de la pestaña del fólder, mediante estos datos que contiene el expediente vamos poder identificar más rápido su contenido y su ubicación cuando sea prestado y recuperado para su archivación posteriormente.

3.3.5 Inventario automatizado

El inventario de Gas Metropolitano se realizó tomando en cuenta el tipo documental y las necesidades de cada departamento, éste inventario se adecuo como se comenta anteriormente

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dependiendo del tipo de documento uno de los más usuales es él cuenta con los siguientes elementos: 1.-No. de estantería Es el no. de la fila de la estantería.

2.-No. de anaquel Es el no. del anaquel donde va la caja.

3.-No de entrepaño Es el no. donde va la caja de izquierdo a derecho según donde quede ubicada la caja.

4.-No. de caja Es el no. de caja. 5.-No. de expediente Es el no. de expediente, donde se encuentra ordenado dentro de la caja.

6.-Mes Es el mes. 7.-Año Es el año, en que se genero la documentación. 8.-No. de folio Es el no. de folio al no. siguiente (en este caso es dependiendo del no. donde principia y donde termina el folio de facturas o de las notas de crédito). 9.-Clave ó Área Es el número que se le asignó a cada área ó departamento. 10.-Asunto Se refiere al tipo de documento, puede ser una factura o nota de crédito. 11.-Observaciones En este rubro se pone cualquier observación que se detecte ya sea alguna cancelación se anota el número de la factura o nota de crédito. Estos son los elementos del inventario y nos sirve para localizar la documentación en el momento preciso, todos estos elementos los contiene el inventario automatizado, en vista de que la empresa no proporcionaba recursos adecuados para la adquisición de un programa especializado, se propuso utilizar excel.

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Hoy en día, las nuevas tecnologías juegan un papel muy importante en la vida cotidiana del ser humano como es el caso de la informática, ya que es una herramienta muy útil, en este caso en los archivos nos ayuda y apoya en control y recuperación de la documentación, y se propone la elaboración de un inventario que nos identifique la información de acuerdo a las necesidades de cada área ó departamento. Una vez realizado el inventario de la documentación, se realizó la captura de éste a fin de recuperar de manera ágil y oportuna la documentación en un programa diseñado para tal fin.

En el caso del archivo de Gas Metropolitano ya que es un programa que ofrece la opción de almacenar datos y sirve como base de datos con los filtros, ya que agrupa palabras o caracteres semejantes.

Excel puede cumplir con el fin de almacenar los datos utilizando los rubros que se señalan en un formato de inventario y es de gran utilidad para la recuperación de la información. (ver anexo 2).

3.3.6 Préstamo de documentos

Se elaboro un vale de préstamo para tener un control de la documentación que es proporcionada a los usuarios que contiene los elementos necesarios para el préstamo de la documentación, sólo se lleva a cabo bajo los requerimientos establecidos por el archivo de trámite y de concentración, los usuarios que no cumplen con los requisitos de llenado establecidos, no pueden acceder a la documentación entre algunos requisitos están: fecha de salida y de entrada, tipo de documento (asunto), nombre del departamento o gerencia y por último nombre y firma del encargado del archivo y de la persona que esta solicitando la información. Con este mismo se recupera la información y posteriormente se cancela el vale. (ver anexo 3). Ejemplo de los elementos que contiene el vale de préstamo: 1.-No. de folio Es el número del vale que esta en préstamo. 2.-Fecha de salida de la documentación Es la fecha del día, mes y año, en que se esta prestando el documento.

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3.-Gerencia ó departamento solicitante Nombre de la gerencia ó departamento.

4.-Asunto Es el asunto del cual trata el documento. 5.-Nombre y firma del solicitante Nombre completo con su firma del usuario que esta solicitando el documento. 6.-Nombre y firma (entrega archivo) Nombre completo y firma de la persona encargada del archivo. 7.-Fecha de entrega Es la fecha del día, mes y año en que se esta recibiendo la documentación para su posterior archivación en su lugar correspondiente.

Cabe aclarar que este sistema de préstamo comenzará desde el primer día en que se tenga contacto con la documentación, solicitando que los formatos se realicen por computadora, el llenado de los mismos se realizará con letra de molde legible por los usuarios que soliciten los documentos. Es importante mencionar que se enviará un circular a todas las áreas que requieran del servicio de préstamo con él fin de que se enteren del nuevo sistema de préstamo.

3.3.7 Glosa

Cuando se presta un documento de un expediente y es extraído, éste se debe de recuperar para posteriormente regresarlo a su lugar de origen de donde fue extraído y así dejar el expediente completo con todos sus documentos.

3.3.8 Valoración primaria

La revisión para la transferencia al archivo la realiza cada departamento y actualmente no hay un formato específico, lo que hace archivo es pedir una relación con los siguientes elementos:

• Una relación con la documentación que se esta enviando al archivo.

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• Se debe de revisar que la relación coteje con lo que se esta recibiendo.

• Nombre y firma de entrega del departamento o gerencia.

• Nombre y firma de la persona que esta recibiendo la documentación, es decir la persona encargada del archivo.

En el caso del departamento de contabilidad se basa en el catálogo de vigencia documental para el plazo de conservación de la documentación contable. Y las demás áreas valora el responsable de área para autorizar la conservación ó depuración de la documentación.

3.3.9 Transferencia primaria

La transferencia primaria se lleva a cabo mediante algunos requisitos indispensables, los cuales son que toda documentación debe de estar en carpetas y expedientes rotulados e identificados con la información que contiene cada carpeta y expediente con una relación de los documentos que se están transfiriendo al archivo.

Esto es por cada caja que se envíe y con cajas especiales para archivo las cuáles son proporcionadas por el área de archivo las cuales deben de tener la medida adecuada de 50x35x25cm. Esto es para que quede al nivel de la estantería y no sobresalgan. Actualmente no se usa un formato especifico solo la relación con los que requisitos que se establecen en la valoración primaria. (ver anexo 4).

3.3.10 Lineamientos para la transferencia documental primaria

Los lineamientos que se deben de seguir para la transferencia documental primaria son los siguientes:

• La documentación debe estar en expediente ó carpeta.

• Debe de estar identificada con una etiqueta o rotulo que contenga los datos de identificación.

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• Los expedientes o carpetas deben ir debidamente relacionados en el formato de transferencia.

(anexo 4).

• La persona encargada del archivo de concentración se encargará de cotejar que la información corresponda con lo marcado en el formato de transferencia..

• Una vez cotejada la documentación, el encargado del archivo de concentración entregará

un acuse con la firma y sello de recibido.

3.4. Procesos técnicos del archivo de concentración

Para que se tuviera una buena organización se aplicaron los siguientes procesos al archivo de concentración: el principal fue la recepción, para saber que es lo que se estaba entregando, el siguiente fue el inventario con los elementos necesarios, otro punto fue la asignación topográfica que es la estantería en donde se ubica la caja, para su pronta localización, el siguiente fue el control, esto es para saber lo que están mandando las áreas, otro punto fue el vale de préstamo, este es con el fin para recuperar la documentación que esta saliendo del archivo, el siguiente fue la valoración secundaria para saber si todavía tiene valores la documentación ó si prescribieron, después que ya se hizo una previa valoración se pasa al archivo histórico de lo contrario se procede a la depuración ó baja documental con previos requisitos que solicito el archivo, todos los puntos antes mencionados son de gran importancia para que el archivo de concentración tenga un adecuado funcionamiento.

3.4.1 Recepción

La recepción de la documentación se lleva a cabo mediante una relación que se entrega al archivo la cual debe cotejar con la caja y los expedientes que esta contenga, al igual se debe de firmar por el área que esta entregando (en este caso por el departamento o gerencia) y por la persona que esta recibiendo (en este caso por el archivo), de lo contrario la documentación no se recibe hasta que se cumple con lo establecido.

3.4.2 Ubicación topográfica Esta se designo por el archivo en donde se le dieron los siguientes rubros: no. estantería, no. de anaquel y no. de entrepaño para que sea localizada lo más pronto posible.

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Por ejemplo: No. Estantería Es el número de estantería. No. Anaquel Es el número de anaquel. No. entrepaño Es el número de entrepaño.

Así quedaría la clasificación E-1/A-1/E-1.

3.4.3 Registro de base de datos

Es muy importante la base de datos para el archivo, ya que con ella se lleva un control de la documentación que se recibe en el archivo de concentración. (ver anexo 5).

3.4.4 Valoración secundaria Esta se lleva a cabo mediante un análisis que consiste en identificar los valores que aún posee el documento ya que aquí nos revelan los valores secundarios los cuales son los evidénciales, testimoniales e informativos. Se hace una revisión minuciosa, dependiendo estos valores se procede a guardar para archivo histórico o de lo contrario se procede a la depuración. (ver anexo 6).

3.4.5 Transferencia secundaria

Esta se lleva a cabo mediante los procedimientos aplicados al archivo de concentración los cuales son revisar minuciosamente la documentación cuyos valores primarios han prescrito se procede a la baja total de la documentación.

.

Actualmente se hace una relación de entrega, al igual que el archivo de trámite.

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3.4.6 Procedimiento de depuración ó baja documental

El procedimiento que se aplica para depuración ó baja documental de la documentación que ya prescribieron sus valores primarios y secundarios son los siguientes:

• Se genera de la base de datos la relación de la documentación que ya ha concluido su guarda precaucional, es decir cuyos valores primarios y secundarios han prescrito.

• Se turna al área generadora de la documentación que autorice la baja documental.

• Se hace entrega del acta de baja documental para que se autorice formalmente la baja documental.

• Se informa a la empresa “Eco fibras ponderosa” (empresa encargada de reciclar papel y cartón), para que pase por la documentación para su posterior destrucción.

Los procedimientos de depuración ó baja documental que establece el archivo, solo se llevará a cabo bajo los requerimientos que solicite el archivo de tramite y concentración, al igual que involucrar a las áreas y departamentos para que den el visto bueno de la misma, ver acta de baja documental (ver anexo 7). Esta acta se llena por computadora y si se autoriza se procede a la depuración de la documentación.

3.4.7 Lineamientos generales para el servicio Es importante contar con lineamientos para el archivo de trámite y concentración porque a través de ellos se tendrá un mejor uso del acervo documental con que cuenta la empresa. El Archivo de Trámite y Concentración de Gas Metropolitano, tendrá a disposición toda la documentación de todas las áreas y departamentos que estén bajo su custodia

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Así mismo, el Archivo de Tramite y Concentración de Gas Metropolitano, será el responsable de la integridad, seguridad, conservación y manejo de toda la documentación que reciba bajo su custodia y todas las áreas que requieran información para su consulta deberán cumplir con los requisitos del llenado del vale de préstamo con la autorización correspondiente del área que genero dicha información.

Derechos de Usuarios A continuación se mencionan algunos importantes con lo que debe de cumplir el usuario para poder tener acceso a la consulta:

• Los usuarios sólo podrán consultar información relacionada con su área ó departamento, de lo contrario sólo será prestada con la autorización del otra área y cumpliendo con los requisitos correspondientes del vale de préstamo.

• Ser atendidos con respeto y rapidez.

• Recibir la información con oportunidad.

• Sólo tendrán acceso a los servicios de acuerdo a su solicitud.

Obligaciones de Usuarios A continuación se mencionan algunas obligaciones con las que debe cumplir el usuario:

• Cada usuario que solicite información deberá conservarla y entregarla en buen estado, así como se le entrego, en caso contrario se verán obligados a una sanción.

• Cuidar y usar adecuadamente los materiales.

• Cumplir con los tiempos de consulta, es decir, no sobre pasarse.

• Reportar cualquier anomalía que se presente con las autoridades correspondientes.

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Prohibiciones de Usuarios A continuación se mencionan algunos puntos importantes que se le prohíben al usuario para mantener la integridad de los documentos:

• Se prohíbe comer dentro del archivo.

• No se puede fumar dentro de las instalaciones del archivo.

• No dañar, ni mutilar los documentos.

• No extraer documentos de los expedientes.

Nota: El usuario que entregue los documentos dañados, mutilados o alterados será sancionada por las autoridades correspondientes.

3.4.7.1 Usuarios

Los usuarios que consultan de la documentación en Gas Metropolitano son: internos y externos

Internos Son todos aquellos usuarios que consultan documentación de las diferentes áreas ó departamentos que conforma la empresa; para ello la documentación debe estar lista y preparada para su consulta y al mismo tiempo ser recuperada para su pronta y rápida archivación en su llegar correspondiente de donde fue extraída la documentación y así evitar la perdida de la misma.

Externos Son auditores externos de consultoría fiscal que consultan la documentación contable para las auditorias en dos etapas. La primera es de enero a agosto y la segunda es de septiembre a diciembre. Después que ya se efectuaron ambas auditorias la documentación es revisada nuevamente para cotejar que la documentación este completa y posteriormente es custodiada por el archivo.

De acuerdo a lo anterior, se debe de atender a los usuarios lo mas cordialmente y darles la documentación en su momento que sea requerida, para que cuando requieran volver a consultar la documentación, tomen en cuenta la importancia que tiene el archivo.

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CONCLUSIONES

Cabe señalar que los archivos en nuestro país, han pasado por varias etapas y procesos en la historia de los archivos, ya que antes no se tenía una conciencia exacta de la importancia que tienen los archivos para las empresas ó entidades productoras de los mismos, en este caso para mi es un gran esfuerzo y orgullo haber elaborado este informe para las empresa Gas Metropolitano, S.A. de C.V., ya que a través de este trabajo les doy a conocer todas las herramientas necesarias para llevar a cabo un buen control y funcionamiento del archivo de concentración ya que no nada más es archivar papeles, sino documentos ya que en ellos se plasma toda la información y vida diaria de todos los movimientos que tiene la empresa, dar a conocer la importancia de los mismos. Al realizar el presente trabajo en los tres capítulos anteriores, fue de gran satisfacción ya que al irlo desarrollando fui aplicando todos los conocimientos adquiridos en la escuela, aunado a esto el archivo ha ido desempeñado sus funciones adecuadamente y satisfactoriamente. En la actualidad las exigencias son cada vez más mayores y nos debemos preparar más cada vez, al elaborar el presente trabajo es de gran importancia para mi ya que es una superación personal tanto en mi vida profesional y laboral es por eso que estoy poniendo todo el empeño de mi parte, para que éste trabajo este lo mejor elaborado. Es una gran satisfacción presentar el siguiente trabajo ya que en el se refleja, toda la importancia que tiene el archivo para la empresa, espero que con este trabajo se concientice y forme a los usuarios y todas aquellas personas que requieren los servicios archivísticos y que de una forma adecuada vean lo importante que es contar con un archivo organizado. El archivo no es un lugar donde se manda todo lo inservible al contrario, es un área más dentro de cualquier empresa, ya que al tener un archivo bien organizado, nos va permitir localizar los documentos en el momento preciso, es por eso que hay que darle una visión diferente, espero que este trabajo sea de gran utilidad y satisfacción no nada más para mi sino para todas aquellas personas que estén interesadas en el mismo, en hora buena.

50

BIBLIOGRAFÍA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Hacia un diccionario de terminología archivística. Colombia, Santa Fe de Bogota: Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Documentos Administrativos. 1997. 127p. ISBN: 958-929668-8 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de procedimientos de las unidades de documentación en trámite. Los Sistemas Red de Archivos. No. 4. México, D.F. 1999. 29p. ISBN: 968-805-308-2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Normatividad archivística. Secretaría de Gobernación, Primera edición, México, 1996. 155p. ISBN: 970-628-195-9 AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos. Santa Fe, Argentina. 2000. 260p. ISBN: 987-95963-5-8 CRUZ MUNDET, José Ramón y MIKERALENA PEÑA, Fernando. Información y documentación administrativa. Madrid, España; Técnos: 1998. 338p. ISBN: 84-309-3216-X DE LA TORRE HERRERA, Julieta y VALADEZ MONTES, Marco ANTONIO. Usos y usuarios de los archivos (antología). Suprema Corte de Justicia de la Nación. Dirección General de Documentación y Análisis. Archivo General de la Ciudad de México. Colección Traducciones no 5. México, D.F. 1999. 89p. DICCIONARIO DE TERMONOLOGÍA ARCHIVISTICA, 2ª ed. Madrid: 1995. 61p. ISBN: 84-7483-936-X ESCALONA RÍOS, Javier. Valoración documental, Guía de Autoaprendizaje, Modalidad de Educación Abierta y a Distancia, SEP. ENBA. México, 2003. 84p. GARCÍA HERNÁNDEZ, Oscar Eduardo. Organización de archivos 1. Guía de Autoaprendizaje, Modalidad de Educación Abierta y a Distancia, SEP. ENBA. México, 2000. 106p. ISBN: 970-18-4668-0 GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V. El Manual del empleado. 2002. p.39.

51

GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V. El Manual de organización. 2002. 350p.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA Y DE CIERTAS EXPRESIONES DE ADMINISTRACIÓN. Secretaria de Educación Pública. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. ENBA. México. 1980. 21p. ISBN: 968-304-12-7-0 HERNÁNDEZ OLIVERA, Luís y MORO CABERO, Manuela. Procedimientos de valoración documental. 1ª ed.. Edita ACAL. Ediciones. España. 2002. 213p. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general teoría y práctica. 7ª ed.. Sevilla: Diputación Provincial: 1995. 517p. ISBN: 4-7798-056-X MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. México. Textos Anabad Castilla de la Mancha; 2. 2a ed. Albacete 2000. 213p. ISBN: 84-930900-4-2 PESCADOR DEL HOYO, Maria del Carmen. El archivo: Los instrumentos de trabajo. Madrid. Norma. 1993. 229p. ISBN: 84-7487-063-1

SANTOYO BASTIDA, Beatriz. Archivo histórico. Guía de Autoaprendizaje, Modalidad de Educación Abierta y a Distancia, SEP. ENBA. México, 2000. 118p.

TÉCNICAS DE ARCHIVO. Cursos profesionales. Ediciones Balbueno, S.A. Madrid. 2002. 141p. ISBN: 84-9731-188-4 VÁZQUEZ MORILLO, Manuel. Cómo seleccionar documentos de archivo. Editorial la Calera. Córdoba Argentina. 2002. 231p. ISBN: 987-97437-4-1 VELÁSQUEZ GUTIÉRREZ, Fernando. Archivos fiscales: Problemática y soluciones. puntos finos. 2ª. quincena. noviembre. México. 2002.

52

CUADRO DE CLASIFICACIÓN ANEXO 1 A continuación se da un ejemplo del cuadro de clasificación correspondiente al departamento de contabilidad adscrito a la Gerencia de Administración y Finanzas. Ejemplo: Cuadro de clasificación de la documentación de contabilidad perteneciente a la Gerencia de Administración y Finanzas de Gas Metropolitano, S.A. de C.V.

La clave se conforma de la siguiente manera: ejemplo: GM/GAF/C/13000 GM: Gas Metropolitano. FONDO GAF: Gerencia de Administración y Finanzas. SECCIÓN C: Contabilidad. SUBSECCIÓN 13000: Facturas diarias (SIGAMET). SERIE

Clave ó Tipo de documento: Area: GM/GAF/C/13000 Facturas diarias (SIGAMET) GM/GAF/C/13001 Facturas manuales y canceladas GM/GAF/C/13002 Notas de crédito GM/GAF/C/13003 Pólizas de ingresos GM/GAF/C/13004 Pólizas de egresos Banorte GM/GAF/C/13005 Pólizas de egresos Banamex GM/GAF/C/13006 Pólizas de egresos Inverlat, HSBC, BBV-Bancomer, Santander-Serfín GM/GAF/C/13007 Pólizas pasivos "W" GM/GAF/C/13008 Pólizas diario "Z" GM/GAF/C/13009 Pólizas diario "D" GM/GAF/C/13010 Pólizas transferencias bancarias "A" GM/GAF/C/13011 Liquidaciones de venta de gas (amarillas) GM/GAF/C/13012 Ficha únicas de depósito (panamericano) GM/GAF/C/13013 Conciliaciones bancarias y estados de cuenta GM/GAF/C/13027 Información diversa GM/GAF/C/13027 Cortes de caja

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GM/GAF/C/13027 Relación de cheques para depósito GM/GAF/C/13027 Activos fijos GM/GAF/C/13027 Entradas y salidas de almacén GM/GAF/C/13027 Filiales GM/GAF/C/13027 Presupuestos GM/GAF/C/13027 Nóminas GM/GAF/C/13027 Declaración anual GM/GAF/C/13027 Declaración informativa GM/GAF/C/13027 Pagos provisionales GM/GAF/C/13027 Estados financieros GM/GAF/C/40003 Notas surtidas (célula comercial 1). GM/GAF/C/40102 Notas Surtidas (célula comercial 2). GM/GAF/C/40201 Notas Surtidas (célula comercial 3). GM/GAF/C/40302 Notas surtidas (célula comercial 4). GM/GAF/C/40401 Notas surtidas (célula comercial 5). GM/GAF/C/40502 Notas surtidas (célula comercial 6). GM/GAF/C/40601 Notas surtidas (célula comercial 8). GM/GAF/C/40702 Notas surtidas canceladas GM/GAF/C/40801 Liquidaciones de venta de gas (azules). De acuerdo a lo anterior cada sigla corresponde a cada tipo de documento, esto es para identificar la documentación de la Gerencia de administración y finanzas, es por eso que al principio se pone GAF. y la sigla en número 13000.

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INVENTARIO AUTOMATIZADO ANEXO 2

5 55

55

55

FORMATO DE VALE DE PRÉSTAMO ANEXO 3

VALE DE PRÉSTAMO

ARCHIVO (TRÁMITE Y CONCENTRACIÓN)

NO. 1

FECHA DE SALIDA: 2 FECHA DE ENTREGA:7

GCIA O DEPTO. SOLICITANTE: 3

TIPO DE DOCUMENTO: TIPO DE DOCUMENTO (OTRO):

PÓLIZAS CONTABLES: FECHA: ASUNTO: 4

EGRESOS BANORTE: ,

EGRESOS BANAMEX: ,

DIARIO "Z": ,

DIARIO "D": ,

PASIVOS "W": ,

TRANSBAN "A" ,

OTRAS:

NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA:

(SOLICITANTE) (ENTREGA ARCHIVO)

5 6

56

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE VALE DE PRÉSTAMO DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V. Identificación Concepto Descripción

1 No. de folio: Se anotará el número de folio del vale ó número consecutivo. 2 Fecha de salida: Se anotará la fecha en que se esta prestando el documento. 3 Gerencia ó Departamento: Se anotará el nombre de la Gerencia ó Departamento que esta solicitando la Documentación 4 Tipo de Documento (asunto): Se anotará el tipo de Documento y el asunto de que trata. 5 Nombre y firma del solicitante: Se anotará el nombre y la firma que esta solicitando la documentación. 6 Nombre y firma del responsable de Se anotará el nombre y archivo: la firma de la persona Responsable del archivo. 7 Fecha de entrega: Se anotará la fecha en que se esta entregando la documentación.

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ANEXO 4

FORMATO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y SECUNDARIA DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V.

Unidad

Remitente 1 Hoja De 2

No.Trans- ferencia 3

No. Remesa 4

CLAVE PERIODO CLAVE PLAZO DE

No. SERIE CLASIFI- TRAMITA- TOPO- CONSERVACIÓN

LEGAJO DOCUMENTAL CACIÓN CIÓN GRAFICA PRECAUCIONAL

5 6 7 8 9 10 Fecha: 13 Nombre y Firma del Responsable Archivo Nombre y Firma del Responsable Área 11 12

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INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y SECUNDARIA DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V. INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y SECUNDARIA DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V.

Identificación Identificación Concepto Concepto Descripción Descripción

1 Unidad remitente Nombre del área que transfiere la documentación.

2 Hoja De Número de foja que corresponda en el conjunto de la relación de envío.

3 Número de transferencia Número general de transferencia, en serie para y este será asignado por el Archivo de concentración.

4 Número de remesa Número local de transferencia, en serie exclusiva para el Área que transfiere y será aplicada por la Misma.

5 Número de legajo Numeración sucesiva por legajo de documentación Amparado por la relación de transferencia. .

6 Serie documental Identificación de la serie documental a que corresponden los expedientes agrupados en cada uno de los legajos amparados por la relación.

7 Clave de clasificación Clave y número de identificación de cada uno de Los expedientes contenidos en los legajos que se transfieren.

8 Periodo de tramitación Año(s) de tramitación de cada uno de los Expedientes por transferir.

9 Clave topográfica Clave de localización de cada legajo dentro del Acervo de la Unidad de Archivo de Concentración.

10 Plazo de conservación Período estipulado dentro del catálogo de disposición precaucional Documental de Gas Metropolitano, S.A. de C.V.., para conservación precaucional de materiales de la serie a que corresponden los expedientes concentrados en cada legajo

11 Nombre y firma del responsable Nombre y firma del responsable del archivo. del archivo

12 Nombre y firma del responsable Nombre y firma del responsable del Área que transfiere. del área

13 Fecha Fecha en que se realiza la operación entrega-recepción de la documentación transferida.

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ANEXO 5

FORMATO PARA LA BASE DATOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE GAS

METROPOLITANO, S.A. DE C.V.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA BASE DE DATOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V.

Identificación

Concepto Descripción:

1

Tipología documental: Nombre del documento.

2 Fechas extremas: Fechas en que se creó la documentación. 3 Asunto: Asunto que trata la documentación.. 4 Número de caja: Total de cajas que se transfieren al archivo. 5 Total de carpetas ó expedientes: Número de carpetas o expedientes que se Transfieren al archivo. 6 Ubicación topográfica: Asignación topográfica que se le esta dando a la(s) cajas transferidas.

7 Área remitente: Nombre del área o departamento que esta remitiendo la documentación.

8 Número de transferencias: Número de transferencias del área o departamento al archivo.

9 Entregado por: Nombre de la persona que entrega la documentación..

10 Fecha de recepción Fecha en que se esta recibiendo la documentación.

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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL ANEXO 6

Catálogo de Disposición Documental de la Gerencia de Administración y Finanzas de Gas Metropolitano, S.A de C.V. Entidad productora

Oficina productora Hoja de

Series documentales Plazo de conservación Original/Copia Disposición Final Trámite Concentración

Pólizas Ingresos 1 año

9 años Baja documental Pólizas Egresos Banorte 1 año 9 años Baja documental Pólizas Egresos Banamex 1 año 9 años Baja documental Pólizas Egresos Inverlat 1 año 9 años Baja documental Pólizas Egresos BBV Bancomer 1 año 9 años Baja documental Pólizas Egresos HSBC 1 año 9 años Baja documental Pólizas Egresos Santander Serfín 1 año 9 años Baja documental Pólizas Pasivos "W" 1 año 9 años Baja documental Pólizas Diario "Z" 1 año 9 años Baja documental Pólizas Diario "D" 1 año 9 años Baja documental Pólizas Transferencias Bancarias "A" 1 año 9 años Baja documental Pólizas Egresos PEMEX 1 año 9 años Baja documental 62

Facturas Diarias (SIGAMET) 1 año 9 años Baja documental Facturas Manuales 1 año 9 años Baja documental Facturas Canceladas 1 año 9 años Baja documental Notas Crédito 1 año 9 años Baja documental Notas Crédito Canceladas 1 año 9 años Baja documental Notas Surtidas 1 año 4 años Baja documental Notas Canceladas 1 año 4 años Baja documental Liquidaciones de venta de gas 1 año 9 años Baja documental Auxiliares contables Permanente Guarda PermanentePapeletas Panamericano 1 año 9 años Baja documental Fichas Únicas de Depósito 1 año 9 años Baja documental Estados de Cuenta 1 año 9 años Baja documental Conciliaciones Bancarias 1 año 9 años Baja documental Cortes de Caja 1 año 9 años Baja documental Relación de Cheques para depósitos 1 año 9 años Baja documental Salidas y Entradas de Almacén 1 año 2 años Baja documental Activos Fijos Permanente Guarda Permanente Firma Responsable: Fecha:

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ANEXO 7 FORMATO DE ACTA DE BAJA DOCUMENTAL DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V. Vistos los documentos que constituyen el Archivo vencido De 1 ,dependiente De 2 ,correspondiente a los

Años 3 ; y

CONSIDERANDO

I. Que de acuerdo con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental de Gas Metropolitano, los documentos cuya baja se promueve no poseen valores

administrativos, legales, fiscales o históricos: II. Que ninguno de los expedientes revisados merece ser conservado permanentemente

en Gas Metropolitano a lo que se refiere la presente acta.

Hemos tenido a bien, o con base a las facultades que nos confiere la normatividad Vigente, dictar la siguiente DECLARATORIA: Artículo 1º. Con las formalidades de rigor dése de baja el archivo vencido 4, integrado por 5 legajos con un peso

6Kilogramos. Artículo 2º. Gírese la solicitud correspondiente para operar la baja de la documentación de referencia ante las personas facultadas de Gas Metropolitano, para Dada en las oficinas de 7 , con domicilio En 8 , a los

9 Días del mes de 10 de 200_____11 12 _________________________ _________________________________

POR LA DEPENDENCIA PRODUCTORA

TESTIGO EL ENCARGADO DEL ARCHIVO DE PERSONA FACULTADA CONCENTRACIÓN DE GAS DE GAS METROPOLITANO.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL ACTA DE BAJA DOCUMENTAL DE GAS METROPOLITANO, S.A. DE C.V.

Identificación Concepto Descripción

1 Archivo vencido de . Identificación oficial de la Entidad Productora de la documentación en la Baja. 2 Dependiente de: Identificación oficial de la Dependencia a que se encuentre adscrita la propia entidad productora. 3 Correspondientes a los años: Periodo que cubre la documentación a Dar de baja. 4 Archivo vencido de: Identificación de la Dependencia y de La Entidad Administrativa productora De la documentación vencida. 5 integrado por Legajos: Cantidad de legajos amparados por La propia acta de baja documental. 6 Con un peso de Kgs. Peso total aproximado de la documentación a la baja. 7 Dada en las oficinas de: Identificación oficial de la Unidad de Archivo de Concentración de Gas Metropolitano. 8 Con domicilio en: Ubicación exacta del local donde se encuentre la documentación a la baja. 9 A los : Día con letra, en que se levanta el acta.

10 Del mes de: Mes en que levanta el acta. 11 del 20 : Año en que se levanta el acta. 12 Por la dependencia Nombre y firma del Encargado de la

productora: Unidad de Archivo de Concentración De Gas Metropolitano.

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