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1 ESE HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIÁN- SANTANDER PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO. VIGENCIA 2017 FECHA DE PUBLICACIÓN 31 DE ENERO DE 2017
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1
ESE HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIÁN-
SANTANDER
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL
CIUDADANO.
VIGENCIA
2017
FECHA DE PUBLICACIÓN
31 DE ENERO DE 2017
2
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................... 3 1. MARCO NORMATIVO ............................................................................................ 4 2. OBJETIVO ............................................................................................................ 6 3. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO ........ 7 PRIMER COMPONENTE: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN: ............................................................................................................ 8 SEGUNDO COMPONENTE: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES: ...................................... 12 TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS: ..................................................... 16 CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO: 21 QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN: ........................................................................................................ 30 . SEXTO COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES ..................................................... 35 4. SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO ........... 36 ANEXO 1: MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 37
3
INTRODUCCIÓN
En aras de dar cumplimiento a los requerimientos de la Ley 1474 de 2012 Y El decreto 124
de 2017, la ESE SAN JOSE DE FLORIAN, ha querido definir los mecanismos básicos con el
fin de lograr un mejoramiento en la calidad de servicio que ésta entidad ofrece a la
comunidad, asegurando que las acciones y esfuerzos lleguen a toda la población, con énfasis
a la población vulnerable, con responsabilidad, brindando espacios para una real y efectiva
participación ciudadana en la definición de las tareas, su ejecución y vigilancia, mediante
procesos transparentes, que garanticen la igualdad de oportunidades.
Para lograr esto, se deben desarrollar instrumentos que permitan que los procesos internos
y externos del Hospital fluyan con agilidad, oportunidad, que sean transparentes, donde los
recursos se destinen a solucionar las grandes falencias y la satisfacción de las necesidades
más sentidas de la población.
Establecimiento de controles e implementación de estrategias orientadas a mantener la
transparencia y celeridad en los procesos de contratación pública, aplicación del estatuto de
contratación del Hospital y del nomograma Institucional que permita la elaboración y
presentación permanente de Informes de gestión a los organismos de control y rendición
de cuentas a la comunidad en general, en especial a los actos administrativos y las acciones
desarrolladas en cumplimiento de su misión institucional.
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1. MARCO NORMATIVO
Metodología Plan
Anticorrupción y de
Atención al
Ciudadano
Ley 1474 del 2011 Estatuto Anticorrupción, Artículo 73. Plan Anticorrupción
y de Atención al Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y
municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción
y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el
mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para
mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano.
Decreto 1649 de 2014. Art .15. Funciones de la Secretaría de
Transparencia: 13) Señalar la metodología para diseñar y hacer seguimiento a las
estrategias de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano.
Decreto 1081 de 2015 Único del Sector de la Presidencia de la República.
Título 4 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de los Artículos
2.1.4.1 y siguientes. Señala como metodología para elaborar la estrategia de
lucha contra la corrupción la contenida en el documento “Estrategias para la
construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”.
Modelo Integrado
de Planeación y
Gestión
Decreto 1081 de 2015 Arts.2.2.22.1 y siguientes. Establece que el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano hace parte del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión.
Decreto 1083 de 2015 Único Función Pública. Regula el procedimiento para
establecer y modificar los trámites autorizados por la ley y crear las instancias para
los mismos efectos.
Trámites
Decreto Ley 019 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
Ley 962 de 2005. Dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Modelo Estándar de
Control Interno
para el Estado
Colombiano (MECI)
Decreto 943 de 2014 MECI. Arts. 1 y siguientes. Adopta la actualización del
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI).
Decreto 1083 de 2015 Único Función Pública. Arts. 2.2.21.6.1 y siguientes.
Adopta la actualización del Modelo Estándar de Control.
Rendición de
Cuentas
Ley 498 de 1998: Artículo 33º.- Audiencias públicas. Cuando la administración lo
considere conveniente y oportuno, se podrán convocar a audiencias públicas en las
cuales se discutirán aspectos relacionados con la formulación, ejecución o
evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad, y en especial cuando
esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos. Las comunidades
y las organizaciones podrán solicitar la realización de audiencias públicas, sin que
la solicitud o las conclusiones de las audiencias tengan carácter vinculante para la
administración. En todo caso, se explicarán a dichas organizaciones las razones de
la decisión adoptada. En el acto de convocatoria a la audiencia, la institución
respectiva definirá la metodología que será utilizada.
5
Ley 1757 de 2015 Promoción y protección al derecho a la Participación
ciudadana. Arts. 48 y siguientes. La estrategia de rendición de cuentas hace parte
del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
CONPES 3654 de 2010 : Política de Rendición de Cuentas de la rama ejecutiva a los
ciudadanos
Manual Único de Rendición de Cuentas
Transparencia y
Acceso a la
Información
Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Art.
9. Literal g) Deber de publicar en los sistemas de información del Estado o
herramientas que lo sustituyan el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Atención de
peticiones, quejas,
reclamos,
sugerencias y
denuncias
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción. Art. 76. El Programa Presidencial
de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción debe
señalar los estándares que deben cumplir las oficinas de peticiones, quejas,
sugerencias y reclamos de las entidades públicas.
Ley 1755 de 2015 Derecho fundamental de petición. Art. 1°. Regulación del
derecho de petición.
6
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Adoptar estrategias concretas en materia de lucha contra la corrupción que orienten la
gestión hacia la eficiencia y la transparencia, identificando los riesgos de corrupción en la
gestión y tomar medidas para contrarrestarlos. Se debe generar responsabilidad real de las
acciones no solo en el entorno institucional sino en los funcionarios que intervengan en cada
actividad que desarrolla el Hospital asegurando la confiabilidad de los procesos y la
información, todo esto en armonía con la Estrategia de Lucha contra la Corrupción y de
Atención al Ciudadano implementada, mediante sus cinco componentes: Gestión del Riesgo
de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para mitigar los riesgos,
Racionalización de Trámites , Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano , Rendición
de Cuentas, Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información, al igual que su
seguimiento y control.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Adoptar estrategias concretas en materia de lucha contra la corrupción que orienten la gestión hacia la eficiencia y la transparencia.
2. Identificación de los riesgos de corrupción en la gestión
3. Detectar los riesgos y tomar medidas para contrarrestarlos
4. Generar responsabilidad real de las acciones no solo en el entorno institucional sino en los funcionarios que intervengan en cada actividad que desarrolla el Hospital asegurando la confiabilidad de los procesos y la información
5. Asegurar que todas las acciones se hagan con autonomía, independencia y responsabilidad social, libre de presiones e injerencias que oscurezcan los procesos, creando confianza entre los ciudadanos
6. Se garantizara la participación de la comunidad en todos los procesos que los afecten.
7. Garantizar al ciudadano la entrega de la información en forma oportuna y eficaz
7
3. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Sus componentes se implementan acorde a lo establecido en el documento Estrategias
para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Versión 2 así:
Gestión del Riesgo de
Corrupción -Mapa de Riesgos
Corrupción
Racionalización de Trámites
Rendición de Cuentas
Mecanismos para Mejorar la
Atención al Ciudadano
Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a la Información
8
PRIMER COMPONENTE: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN:
En este componente se establecen los criterios para la identificación, análisis y valoración
de los riesgos articulados a los procesos, así como la prevención de los riesgos de
corrupción, dando cumplimiento a la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública
NTCGP 1000:2009, la Guía para la gestión del riesgo de corrupción 2015 emitida por el
DAFP y la norma Técnica NTC-ISO 31000, lineamientos impartidos por el Modelo Estándar
de Control Interno MECI dando continuidad a la transparencia, eficiencia y efectividad.
LA ESE HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIAN, adoptara un mapa de riesgos al interior de la
Institución y este será modificado de acuerdo a las necesidades de la entidad, de acuerdo
a las directrices señaladas en la GUÍA PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
2017.
A. IDENTIFICACIÓN
Para la identificación de los riesgos de corrupción se tuvieron en cuenta factores internos y
externos, analizando las debilidades y amenazas de la institución, para establecer los
factores que ponen en riesgo la gestión de la administración pública por hechos de
corrupción.
B. VALORACIÓN
Una vez identificados los riesgos se establecieron los controles y se valoró el grado de
incidencia en la institución para determinar el grado de efectividad de los controles, por
consiguiente de formulan acciones concretas de mitigación del riesgo con el fin de
contrarrestar las causas y evitar un su mayor medida la materialización de los eventos de
corrupción dentro de la institución.
Esto con el fin de determinar la probabilidad de ocurrencia y el impacto para determinar la
zona de riesgo en la que se encuentras los diferentes riesgos, priorizando acciones en los
que se encuentran en las zonas de riesgo extremas y altas.
De la misma manera determinó la naturaleza de los controles (preventivos, o correctivos),
se estableció la clase de control, todo esto con el fin de establecer la efectividad de los
mismos.
C. CONSULTA Y DIVULGACIÓN
9
La consulta y divulgación se ha venido realizando al interior del Hospital SAN JOSE DE
FLORIAN y en la página web de la Institución.
D. MONITOREO Y SEGUIMIENTO
El Monitoreo y seguimiento periódicamente será realizado por gerencia y las personas
delegadas para tal fin, dado el poco personal con el que cuenta la ESE quienes realizarán
ajustes si es necesario.
E. SEGUIMIENTO
La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces realizara los seguimientos en la
vigencia 2017 así: con corte a 30 de Abril, 31 de agosto y 31 diciembre.
Dentro de este componente, se describen los subcomponentes o procesos de la estrategia
de Gestión del Riesgo de Corrupción así:
Política de Administración de Riesgos Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción Matriz de Riesgos de Corrupción Consulta y Divulgación Monitoreo y Revisión Seguimiento
A continuación se relaciona la Estrategia de Gestión del Riesgo de Corrupción -— Mapa de
Riesgos de Corrupción en donde se detallan los subcomponentes que se desarrollarán en
el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017:
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Entidad: ___E.S.E. SAN JOSE DE FLORIAN______________
Vigencia___2017________________________________________
Fecha publicación__31 de enero de 2017____________________
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción
10
Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable
Fecha
program
ada
Subcomponente
/proceso 1
Política de
Administración de
Riesgos de
Corrupción
1.1
Elaborar y aprobar la
Política de Administración
de Riesgos de Corrupción.
Política Gerencia Marzo de
2017
1.2
Adoptar la Política de
Administración de Riesgos
de Corrupción acorde a lo
estipulado en la Guía para
la gestión del riesgo de
corrupción 2015 y al
Manual Estándar de Control
Interno MECI.
Elaboración y
Publicación del
Documento que
contenga: (i) objetivos
(ii) estrategias (iii)
acciones en el tiempo,
los recursos, los
responsables y el
talento humano
requerido; (iv)
seguimiento y
evaluación.
Gerencia Marzo de
2017
Subcomponente
/proceso 2
Construcción del
Mapa de Riesgos de
Corrupción
2.1
Actualizar la identificación
de los Riesgos de
Corrupción.
Identificación de los
riesgos de corrupción
actualizados.
Personal
designado de
cada proceso
con
acompañamient
o asesoría
externa o
interna como
corresponda
Marzo
de 2017
2.2 Actualizar la valoración de
los Riesgos de Corrupción.
Valoración de los
Riesgos de Corrupción
actualizados.
Personal
designado de
cada proceso
con
acompañamient
o asesoría
externa o
interna como
corresponda
Marzo de
2017
2.3
Actualizar la elaboración de
la Matriz de Riesgos de
Corrupción.
Matriz de Riesgos de
Corrupción actualizado.
Gerencia u
oficina asesora
interna o
Marzo de
2017
11
externa según
corresponda
Subcomponente
/proceso 3
Consulta y
divulgación
3.1
Consulta participativa a
actores internos y externos
de la entidad del Mapa de
Riesgos de Corrupción.
Publicación en página
web
Secretaria de
gerencia.
Mayo de
2017
3.2
Capturar inquietudes de los
actores internos y externos
sobre el Mapa de Riesgos
de Corrupción.
Mapa de Riesgos de
Corrupción ajustado.
Secretaria de
gerencia u
oficina asesora
interna o
externa
Mayo de
2017
3.3 Publicar el Mapa de Riesgos
de Corrupción definitivo.
Publicación Mapa de
Riesgos de Corrupción
definitivo en Página web
e Intranet, y envío por
correo electrónico
institucional.
Secretaria de
gerencia
Mayo de
2017
Subcomponente
/proceso 4
Monitoreo o revisión
4.1
Monitorear y revisar el
documento del Mapa de
Riesgos de Corrupción.
Informes de monitoreo,
aplicación de controles y
materialización de
riesgos.
Jefes de unidad
y líderes de los
procesos
De
Abril/17 a
Diciembre/
17
Subcomponente/
proceso 5
Seguimiento
5.1
Realizar auditorías internas
a las dependencias de
acuerdo al Plan Anual de
Auditorias.
Informes de auditoria gerencia
Durante
la
vigencia
2017
5.2
Realizar seguimiento a los
riesgos de corrupción
actualizados.
Seguimiento en el
formato establecido por
el DAFP.
gerencia
De
Abril/17 a
Diciembre/
17
12
SEGUNDO COMPONENTE: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES:
En este componente se enmarcan las acciones para identificar, priorizar, racionalizar y
automatizar los trámites y/o servicios de la entidad, que se puedan optimizar mediante
herramientas tecnológicas, realizando trámites con menor esfuerzo y costo para el usuario,
considerando las mejoras que desde cada área o servicio se tengan previstas, según la
experiencia con el usuario final, acorde a los lineamientos impartidos por el Departamento
Administrativo de la Función Pública DAFP.
Acorde a la definición de Trámite, expuesta en el documento Estrategias para la
Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Versión 2, en su segundo
componente, así:
Trámite: “Conjunto de requisitos, pasos o acciones regulados por el Estado, que deben
efectuar los usuarios ante una entidad de la administración pública o particular que ejerce
funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o
autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio”.
Dentro del proceso de racionalización de trámites se tuvieron en cuenta las siguientes fases
así:
LA ESE HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIAN, deberá adoptar la Estrategia de Racionalización
d actualizando los trámites y/o servicios, ente los cuales podemos encontrar los siguientes
tramite:
13
1. Asignación de cita médica para la prestación de servicios en salud 2. Solicitud y entrega de historias clínicas 3. Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos 4. Entrega de resultados Exámenes de Laboratorio Clínico 5. Entrega de resultados Exámenes anatomopatológicos y/o citología
Servicios Anti trámites que se podrán implementar:
Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias por Página WEB o correo institucional. Solicitud y entrega de historias clínicas vía mail Asignación de citas vía mail o telefónica Solicitudes de información o correo electrónico de atención al usuario. Entrega de resultados Exámenes de Laboratorio Clínico vía mail Entrega de resultados Exámenes anatomopatológicos y/o citología vía mail
La ESE, dispondrá de una Área de Atención al usuaria que responda a las peticiones,
quejas, reclamos y denuncias que son allegadas por diferentes canales: presencial, página
web, correo electrónico y físico mediante la radicación del documento en el Área de Registro
y Correspondencia de la Institución (o gerencia). Así mismo cuenta con buzones de
sugerencias.
Igualmente buscara las estrategias para que los usuarios conozcan los nuevos mecanismos
o estrategias, en especial las que tenga que ver con el uso del correo electrónico de la
institución.
ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
Nombre de la
entidad E.S.E. HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIAN
Sector
Administrativo Salud y Protección Social
Orden Territorial
Departamento: Santander
Año
Vigencia: 2017
Municipio: FLORIÁN
PLANEACION DE LA ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN
NOMBRE DEL
TRÁMITE,
ACCIÓN
ESPECÍFICA
DESCRIPCIÓ
N DE LA
BENEFICI
O AL
DEPENDEN
CIA
FECHA
REALIZACIÓN
14
N
°
PROCESO O
PROCEDIMIEN
TO TIPO DE
RACIONALIZA
CIÓN
DE
RACIONALIZA
CIÓN SITUACI
ÓN
ACTUAL
MEJORA A
REALIZAR AL
TRÁMITE,
PROCESO O
PROCEDIMIE
NTO
CIUDADA
NO Y/O
ENTIDAD
RESPONSA
BLE INICIO
dd/mm/
aa
FIN
dd/m
m/aa
1
Entrega de
resultados
exámenes de
laboratorio
Tecnológicas
Envío de
documentos
electrónicos
Entrega
personal
al
paciente
u
autorizad
o
Entrega de
resultados vía
mail, cuando el
usuario facilite
su correo
electrónico
El
ciudadano
ahorra
tiempo y
dinero al
no tener
que acudir
a la
institución
para su
entrega y
la
institución
reducirá
costos
mediante
la
impresión
de los
resultados
Secretaria de
gerencia u
delegada
01/03/1
7
31/12
/2017
2
Solicitud y
entrega de
historias
clínicas
Tecnológicas
Envío de
documentos
electrónicos
Entrega
personal
al
paciente
u
autorizad
o
Se recibirán
solicitudes via
mail y asi
mismo la
entrega de
historias
clinica sera
digitalizada y
enviada por
medio
magnetico, en
caso de que la
solicitud este
incompleta se
solicitara los
documentos y
demás
necesarios
para el trámite,
en en termino
no mayor a 5
dias habiles
el
ciudadano
ahorra
tiempo y
dinero al
no tener
que acudir
a la
insitucion
para su
entrega y
asi mismo
el costo de
las
fotocopias
Secretaria de
gerencia u
delegada
01/03/1
7
31/12
/2017
3
Entrega de
resultados de
citologias y
examenes
anatomopatoló
gicos
Tecnológicas
Envío de
documentos
electrónicos
Entrega
personal
al
paciente
u
autorizad
o
Entrega de
resultados via
mail, cuando el
usuario facilite
su correo
electronico
El
ciudadano
ahorra
tiempo y
dinero al
no tener
que acudir
a la
Secretaria de
gerencia u
delegada
01/03/1
7
31/12
/2017
15
insitucion
para su
entrega y
la
institucion
reducira
costos
mediante
la
impresión
de los
resultados
4
Peticiones,
quejas,
reclamos y
denuncias
Tecnológicas
Formularios
diligenciados en
línea
Físico o
via mail
La ese
dispondrá en
su pagina web,
de un
aplicativo que
permita en
linea
establecer
peticiones,
quejas,
reclamos y
denuncias y
asi mismo
verificar su
tramite
Se
garantiza
mayor
accesibilid
ad y
participaci
ón de la
ciudadaní
a
gerencia 01/05/1
7
31/12
/2017
16
TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS:
Teniendo en cuenta la normatividad establecida en la Ley 1757 de 2015, en el artículo 48 :
““por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la
participación democrática”, la rendición de cuentas es “ … un proceso... mediante los cuales
las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores
públicos, informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos,
la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control”;
Para la vigencia 2017, la Institución ha proyectado la estrategia de Rendición de Cuentas
enmarcada dentro las acciones de información, explicaciones y su respectiva evaluación de
la gestión buscando la transparencia de la gestión y la adopción de los principios de Buen
Gobierno, por lo cual se formuló la práctica permanente de audiencia pública y rendición
de cuentas a la ciudadanía como proceso continuo, en donde se brinde acceso a la
información, diálogo con los usuarios y/o grupos de interés y los incentivos hacia los
servidores públicos y la ciudadanía en general.
a) Elementos de la Rendición de Cuentas
Componentes de la Rendición de Cuentas
a. Información: LA ESE HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIAN, publicara en la página web institucional la información generada periódicamente con el fin de que la ciudadanía se entere y haga seguimiento a la gestión, de igual forma se presenta detalladamente en las Jornadas de Audiencias Públicas que se realizan anualmente en cumplimiento a la Estrategia de Gobierno en Línea y a la Transparencia y Acceso a la Información Pública.
La ESE Pondrá a disposición de la ciudadanía un Módulo Atención al Usuario cuyo enlace
sea contenga la siguiente información Transparencia y acceso a información
pública:
Estructura Orgánica
Información Diálogo Incentivos
17
Misión, Visión y Funciones Organigrama Funcionarios Principales Directorio Completo de Funcionarios y Contratistas
Presupuesto Ejecución Presupuestal Proyectos de Inversión
Normatividad
Normas que regulan la Entidad Metas e Indicadores
Seguimiento a la planeación Estratégica Resultado de Indicadores
Adquisiciones y Compras
Plan Anual de Adquisiciones - PAA Manual de Contratación Aviso de Convocatoria Contratación en curso Contratos Adjudicados Ejecución de Contratos
Trámites y Servicios
Solicitud de historias clínicas Solicitud de Exámenes de laboratorio Solicitud citologías y exámenes anatomopatológicos
Planes
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Procedimientos y Lineamientos
Manuales Internos Lineamientos - Políticas Caracterizaciones Procedimientos
Informes
Informes de Gestión Informes de Ley Informes de Rendición de Cuentas Informes de Empalme Informes de Defensa Judicial
Mecanismos de supervisión, notificación y vigilancia
Entes de Control Instrumentos de la Gestión de Información Pública
Registro de Activos de Información Índice de Información Clasificada y Reservada
18
Esquema de Publicación de Información Gestión Documental
Programa de Gestión Documental Tablas de Retención Documental Inventario Documental Cuadro de Clasificación Documental
Datos Abiertos Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias
PQRD Solicitudes de acceso a la información pública
¿Cómo se realiza la Audiencia Pública?
LA ESE convoca a la ciudadanía y grupos de interés con no menos de ocho (08) días a la
fecha de realización del evento mediante medios como:
Publicación de convocatoria en el bando municipal. Afiches. Carteleras. Publicación en página Web. Invitaciones personalizadas a la ciudadanía y a organizaciones. Redes sociales Difusión a nivel interno y externo Correos Electrónicos.
La Audiencia es precedida por el(la) gerente y cuenta con la intervención Oficina Asesora
Jurídica y contable. Este grupo directivo hace la presentación de rendición de cuentas a la
ciudadanía.
Se cuenta con el registro y la participación activa de la ciudadanía y los grupos de interés
interactuando durante el evento con la entidad; al final de la jornada se aplica encuesta a
los participantes para que evalúen la rendición de cuentas, para tomar acciones de mejora.
c. Incentivos y sanciones
La Institución cuenta dentro de su estrategia con la sensibilización y capacitación a sus
servidores públicos para que brinden una atención humanizada a todos los usuarios, y que
rindan cuentas a la ciudadanía de sus actos en el desarrollo de sus funciones, por lo que se
generan incentivos con la capacitación en temas que fortalecen su gestión.
19
Aunque la entidad no cuenta con Oficina de Control Disciplinario Interno, se vela para que
a través de gerencia se apliquen las sanciones a que haya lugar de conformidad con las
disposiciones legales vigentes y en la cual se fomenta la conducta ética que permiten la
adecuada prestación de los servicios y previene a los servidores públicos para no incurrir en
faltas disciplinarias, previo debido proceso, en el cual se respeten las garantías
constitucionales de los empleados públicos.
Para la elaboración de la Estrategia de Rendición de Cuentas se deben seguir
los siguientes pasos:
Análisis del estado de la rendición de cuentas de la entidad: la Institución adelanta un diagnóstico sobre las acciones realizadas el año interior, así como la caracterización de usuarios y grupos de interés Identificación de necesidades de información y valoración de información actual y las necesidades de los usuarios.
Definición del objetivo, la meta y las de acciones para desarrollar la estrategia: En la estrategia se fijan las actividades con metas y su respectivo seguimiento orientadas a un objetivo que comprenda la información, el diálogo y los incentivos, acorde al Manual Único de Rendición de Cuentas.
Implementación de las acciones programadas la E.S.E. HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIAN desarrolla y ejecuta las acciones planteadas en las metas acorde las acciones estipuladas para su respectivo cumplimiento incluidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, como capacitación a servidores públicos, consulta a la ciudadanía sobre temas de interés, aplicación de encuestas, entre otros..
Evaluación interna y externa del proceso de rendición de cuentas: Se realiza una autoevaluación del cumplimiento de la Estrategia de Rendición de Cuentas, retroalimente la gestión de la entidad, se elabora un Informe de evaluación de resultados y acciones de mejora el cual se publicará en el sitio web de la Institución.
Para la vigencia 2017 se realizó la formulación de la Estrategia de Rendición de Cuentas así:
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 3: Rendición de cuentas
20
Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable
Fecha
programa
da
Subcomponente
1
Información de
calidad y en
lenguaje
comprensible
1.
1
Publicar información y
noticias en el sitio web
de la Institución acorde
a lo establecido en
Gobierno en Línea.
Información de la
institución publicada
en el sitio web
GERENCIA
Durante la
vigencia
2017
Subcomponente
2
Diálogo de doble
vía con la
ciudadanía y sus
organizaciones
2.
1
Consultar a la
ciudadanía sobre temas
de interés
Aplicación de la
encuesta a los
usuarios de la
institución y redes
sociales sobre temas
de interés
SECRETARIA DE
GERENCIA.
Cada
cuatrimest
re de 2017
2.
2
Realizar eventos de
rendición de cuentas
con acciones de diálogo
presencial con los
usuarios y grupos de
interés.
Reporte de evento
presencial con los
usuarios y grupos de
interés.
GERENCIA
Cada
Semestre
de 2017
Subcomponente
3
Incentivos para
motivar la cultura
de la rendición y
petición de
cuentas
3.
1
Realizar capacitaciones
al personal de la
Institución.
Informe con listado de
asistencia de asistencia
a capacitaciones
realizadas
GERENCIA Cada
cuatrimest
re de 2017
3.
2
Realizar la Celebración
de Cumpleaños del
personal de la
Institución
Evidencia Fotográfica
de Celebración de
Cumpleaños
realizados
Área de
Capacitación y
Bienestar
Cada MES
de 2017
Subcomponente
4
Evaluación y
retroalimentación
a la gestión
institucional
4.
1
Elaborar Informe de
Evaluación y
retroalimentación del
cumplimiento de la
rendición de cuentas.
Informe y
conclusiones de la
Audiencia
Oficina de
Control Interno O
quien haga sus
veces
Julio de
2017
4.
2
Publicar el Informe y
conclusiones de la
Audiencia, en la página
web.
Documento
publicado GERENCIA
Agosto de
2017
21
CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO:
Este componente tiene como fin generar acciones que fomenten el mejoramiento de la
calidad y la accesibilidad de la ciudadanía, en la prestación de los servicios de la E.S.E.
HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIAN, el cual es liderado por el Área de Atención al Usuario
Central, la cual sirve como garante en la prestación del servicio a los usuarios que reciben
los servicios asistenciales y administrativos en los diferentes servicios de la entidad,
mediante el fomento de los valores y principios que están orientados a la satisfacción de las
necesidades de los ciudadanos que acuden a la Institución.
a) Estructura administrativa y direccionamiento estratégico
La institución Dispondrá de una oficina de Atención al Usuario que lidera la atención y la
mejora del servicio, así como desarrolla dentro de sus acciones una comunicación directa
entre las dependencias y Alta Dirección, lo cual redunda en la toma de decisiones y planes
de mejora.
b) Fortalecimiento de los canales de atención
Los canales de atención entre el ciudadano y los funcionarios de la entidad, son:
Atención personalizada (en la cual se brinda información de interés general y particular del funcionamiento de la Entidad).
Atención telefónica. Atención escrita. Atención por correo electrónico. Atención por redes sociales Página web
Como resultado de esta interacción se obtiene información que permite identificar
necesidades y establecer acciones de mejora en la prestación de los servicios para sus
usuarios.
LA ESE, aunque cuenta con diferentes medios y canales a través de los cuales la ciudadanía
puede acceder a la información de la institución, así como participar activamente en el
diseño, formulación y seguimiento de políticas, planes, programas, entre otros, a través de
los espacios de interacción deberá ponerlos más en conocimiento de la comunidad, pues los
usuarios en su mayoría los desconoce, tal como:
22
PAGINA WEB
CORREO INSTITUCIONAL
BUZÓN DE SUGERENCIAS
Como desarrollo Institucional para el Servicio al Ciudadano, LA ESE, buscara mejorar la
calidad en la prestación de sus servicios con el fin de satisfacer las necesidades de sus
usuarios, con la implementación de procedimientos internos conducentes a garantizar la
adecuada prestación del servicio, así:
Procedimiento de entrega de servicios. Ruta y Manejo de la Documentación Control de la Documentación
Procedimientos de solicitudes del ciudadano. Aplicativo de Atención al Ciudadano – PQR, en la página WEB de la Entidad
Medición de la Satisfacción del ciudadano. Evaluación de la Satisfacción Buzones de Sugerencias
Información visible al ciudadano.
La ESE, deberá reglamentar los tiempos de respuesta a las peticiones realizadas por los
ciudadanos para dar cumplimiento a los términos y tiempos de Ley. De igual forma el
ciudadano podrá acceder a la información publicada en el sitio web de la Institución
acorde a lo establecido en la Ley de Transparencia y a la Estrategia de Gobierno en Línea.
Cultura del Servicio al Ciudadano
Se deberá establecer un n programa enfocado a la Humanización de los Servicios de
Salud, el cual es liderado por el Área de Atención Al Usuario, quien realiza charlas y
sensibiliza al personal asistencial y administrativo en temas relacionados con el buen
trato a los usuarios externos (pacientes y familias) e internos.
En consecuencia las no conformidades de los usuarios relacionadas con la cultura del
servicio, es un ingrediente importante en la sensibilización a los funcionarios para el
cambio de actitud.
c) Talento humano
23
En la institución el Talento Humano es clave para la gestión, en la prestación del servicio,
quienes facilitan a los usuarios y o grupos de interés y ciudadanos en general el acceso a
los trámites y servicios de la Institución, lo cual se fortalece mediante el desarrollo de
actividades como capacitaciones en temas de servicio al ciudadano, humanización, temas
inherentes a sus competencias y que fortalecen su gestión, en administración pública entre
otros.
Igualmente se deberá Fortalecer los procesos de selección del personal basados en
competencias orientadas al servicio.
Evaluar el desempeño de los servidores públicos de la ESE en relación con su
comportamiento y actitud en la interacción con los ciudadanos.
Establecer un sistema de incentivos monetarios y no monetarios, para destacar el
desempeño de los servidores en relación al servicio prestado al ciudadano, tales como
elección del empleado del mes con una compensación de un día de descanso, celebración
de cumpleaños.
d) Normativo y procedimental
La E.S.E. HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIAN, dentro del componente normativo y
procedimental comprende aquellos requerimientos que debe cumplir la entidad en sujeción
a la norma, en términos de procesos, procedimientos y documentación, entre otros, y que
no hagan parte de componentes anteriores. La entidad puede formular acciones para
asegurar su cumplimiento normativo, en temas de tratamiento de datos personales, acceso
a la información, Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias (PQRSD), y
trámites.
Dentro de las actividades que la E.S.E. HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIAN, deberá
desarrollar en la vigencia 2017, encontramos:
• Establecer un reglamento interno para la gestión de las peticiones, quejas y reclamos,
para dar cumplimiento a los términos y tiempos de Ley, en especial donde se de prioridad
a las peticiones presentadas por menores de edad y aquellas relacionadas con el
reconocimiento de un derecho fundamental.
• Elaborar periódicamente informes de PQRSD para identificar oportunidades de mejora en
la prestación de los servicios.
• Identificar, documentar y optimizar los procesos internos para la gestión de las
peticiones, quejas y reclamos.
24
• Identificar, documentar y optimizar los procesos internos para la gestión de los trámites
y otros procedimientos administrativos.
• Implementar un sistema de asignación de números consecutivos (manual o electrónico),
en especial de los comunicados externos.
• Realizar campañas informativas sobre la responsabilidad de los servidores públicos
frente a los derechos de los ciudadanos.
A continuación se muestra la estrategia de Atención al Ciudadano para la vigencia 2017:
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 4: Servicio al Ciudadano
Subcomponent
e Actividades Meta o producto
Responsabl
e
Fecha
progra
mada
Subcomponent
e 1
Estructura
administrativa y
Direccionamiento
estratégico
1.1 Elaboración de encuestas de
percepción a los usuarios.
Entrega de Informes
de satisfacción a los
servicios de la
Institución
Área de
Atención al
Usuario
Cada
cuatrimes
tre de
2017
1.2
Establecer mecanismos de
comunicación directa entre el
Área de Atención al Usuario y la
Alta Dirección.
Actas de Mesas de
Trabajo y/o reuniones
Área de
Atención al
Usuario
Cada
cuatrimes
tre de
2017
Subcomponent
e 2
Fortalecimiento
de los canales de
atención
2.1 Implementar herramienta en la
página web institucional para la
accesibilidad de los usuarios
Herramienta
implementada en la
página web acorde a
la Norma NTC 5854
Unidad de
Informática o
a quien
corresponda
Segundo
cua
trimestre
de 2017
2.2 Mejorar los canales de atención
de acuerdo a las necesidades.
Mayor cobertura en
canales de atención.
Área de
Atención al
Usuario
Cada
Trimestre
de 2017
Subcomponent
e 3
Talento humano
3.1
Realizar una Capacitación sobre
la Humanización de los servicios
de salud.
Informe con listado de
asistencia de
capacitación sobre
Humanización de los
servicios de salud
Unidad de
Talento
Humano Área
de Bienestar y
Capacitación o
a quien
corresponda
Cada
Cuatrimes
tre de
2017
25
3.2 Realizar una capacitación por
sobre Atención al Usuario.
Informe con listado de
asistencia de
capacitación en
Atención al Usuario.
Unidad de
Talento
Humano Área
de Bienestar y
Capacitación o
a quien
corresponda
Cada
Cuatrimes
tre de
2017l
3.3
Realizar una capacitación por
sobre Ética en lo personal y
laboral.
Informe con listado de
Capacitación Ética en
lo personal y laboral.
Unidad de
Talento
Humano Área
de Bienestar y
Capacitación o
a quien
corresponda
Cada
Cuatrimes
tre de
2017
Subcomponent
e 4
Normativo y
procedimental
4.1
Elaboración del procedimiento
de peticiones, quejas,
reclamos y Denuncias. PQRD
Procedimiento de
PQRD acorde a la ley
1755 de 2015
Área de
Atención al
Usuario y
oficina de
asesoría
jurídica
Marzo de
2017
4.2
Promover espacios de
sensibilización en temas de
humanización del servicio
Charlas de
sensibilización en
temas de
humanización del
servicio
Área de
Atención al
Usuario
Segundo
y Cuarto
Trimestre
de 2017
Subcomponent
e 5
Relacionamiento
con el ciudadano
5.1
Caracterizar a los usuarios -
grupos de interés, canales de
atención, mecanismos de
información y comunicación
empleados por la entidad.
Caracterización de
ciudadanos
Área de
Atención al
Usuario
De
abril/17 a
Junio/17
5.2
Aplicar encuestas de percepción
de ciudadanos respecto a la
calidad del servicio.
Informe de percepción
satisfacción de
usuarios
Área de
Atención al
Usuario
Cada
trimestre
de 2017
5.3.
Implementar un sistema de
asignación de números
consecutivos (manual o
electrónico), en especial de los
comunicados externos.
Control a los
comunicados externos
enviados físicamente
Secretaria de
Gerencia
De
Marzo/17
en
adelante
26
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS
En cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 la Institución realiza la gestión de
las peticiones, quejas sugerencias y reclamos allegadas al Hospital, según establece el
Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, el programa de Gobierno en Línea y el
Archivo General de la Nación.
Acorde al documento establecido para la Construcción de la Estrategia del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano versión 2, se tienen en cuenta los siguientes
términos así:
Definiciones “Petición: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes
respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su
pronta resolución.
Queja: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que
formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o
varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.
Reclamo: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una
solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de
un servicio o a la falta de atención de una solicitud.
Solicitud de acceso a la información pública: Según el artículo 25 de la Ley 1712
de 2014 “es aquella que de forma oral o escrita, incluida la vía electrónica, puede hacer
cualquier persona para acceder a la información pública.
Parágrafo En ningún caso podrá ser rechazada la petición por motivos de
fundamentación inadecuada o incompleta.”
Sugerencia: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la
gestión de la Entidad.
Denuncia: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una
conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación
penal, disciplinaria, fiscal, administrativa sancionatoria o ético-profesional.”
27
Análisis de la estructura organizacional
Oficina, dependencia o entidad competente: La dependencia responsable de recibir,
tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los usuarios y/o ciudadanos
formulen es el Área de Atención al Usuario en coordinación con la Oficina Asesora
Jurídica acorde a la misionalidad de la Institución.
El rol de los servidores públicos se basa en dos aspectos:
El personal que labora en el Área de Atención al Ciudadano de la Institución cuenta un amplio conocimiento sobre la misionalidad y estructura de la Institución con capacidades en cuanto al manejo y atención al usuario.
Los servidores públicos que prestan servicios en Áreas misionales y de apoyo están orientados a brindar una buena atención al usuario y se están capacitando continuamente en diferentes temas que impactan al ciudadano.
Canales de atención.
LA ESE HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIAN, ha fortalecido la interacción con sus usuarios
fortaleciendo la comunicación y el uso de canales de atención donde los usuarios pueden
presentar sus peticiones por varios canales así:
Canal Presencial: Atención personalizada (en la cual se brinda información de interés general y particular del funcionamiento de la Entidad).
Oficina Atención al Usuario: Calle 4 No 3-06 del municipio de Florian - Santander
Canal Telefónico: Oficina Atención al Usuario: 311-4753347
Canal Escrito: Área de Registro y Correspondencia: Calle 4 No 3-06 del municipio de Florian –
Santander
Correo Electrónico: [email protected]
Implementación de aplicativo en la página web de Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias
28
Así mismo, se realiza divulgación mediante otros canales dispuestos para información del
recibo de las peticiones y los horarios que respectivos así:
Presentación de Peticiones
Para la presentación de las peticiones los usuarios pueden hacerlo de forma escrita o
verbal, para ello, la Institución cuenta con varios canales, actualmente no dispone del
aplicativo en su página web, sin embargo, durante la vigencia 2017, deberá velar por su
implementación con un enlace de fácil acceso, para la recepción de peticiones, quejas,
sugerencias, reclamos y denuncias, acorde con los lineamientos establecidos por Gobierno
en Línea
Así mismo el Área de Atención al Usuario realiza atención presencial y en adelante contara
con un registro público de los derechos de petición y elaborara un informe trimestral sobre
las quejas y reclamos con el fin de facilitar a la Institución la toma de decisiones.
Seguimiento y trazabilidad a las peticiones
Para el seguimiento y control de la gestión de la documentación, el Área de Atención al
Usuario establecerá los procedimientos internos definidos como: Ruta y Manejo de la
Documentación y Control de la Documentación en donde el Área de Registro y
Correspondencia, radicación bajo un número consecutivo y se lleva el archivo documental
con el fin de facilitar el control y el seguimiento para dar respuesta oportuna a los
ciudadanos; los cuales permiten realizar la trazabilidad y el seguimiento a las respuestas
oportunas de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y en cumplimiento a lo
establecido en la Ley 594 de 2000.
Así como, la elaboración de informes trimestrales para los Entes de Control y a las diferentes
Dependencias para el establecimiento de las acciones de mejora cuando se requieran.
Respuesta a las peticiones
Para las respuestas a las peticiones presentadas, la Institución establecerá un formato para
realizar las peticiones quejas reclamos y denuncias que podrá ser descargado por los
usuarios para su impresión, diligenciamiento y posterior radicación en LA ESE. En la Sección
Atención al Ciudadano/Formato PQRD, Es de resaltar que las solicitudes no requieren uso
exclusivo del formato para su presentación y posterior gestión por la Entidad.
29
Controles
La dependencia que tenga asignada las funciones de Control Disciplinario Interno, será la
competente para conocer de las actuaciones disciplinarias contra los servidores públicos de
la entidad, cuando no se atienda o, no sé de respuesta dentro de los términos de la Ley a
las peticiones, quejas, sugerencias y reclamos presentadas por los ciudadanos.
Veedurías Ciudadanas
El Hospital ha facilitado el acceso a la información para la vigilancia de su gestión a las
Veedurías Ciudadanas que lo requieran, sin embargo estas no han tenido participación en
las actuaciones del hospital, por lo cual se deberá de la mano de la personería municipal
buscar los mecanismos para la interactuación de estas, con el fin de:
a) que se presenten observaciones y Llevar un registro sistemático de las veedurías
ciudadanas.
b) Evaluar los correctivos que surjan de las recomendaciones formuladas por las
veedurías ciudadanas.
c) Facilitar y permitir a las veedurías ciudadanas el acceso a la información para la
vigilancia de su gestión y que no constituyan materia de reserva judicial o legal
Descripción de términos y lineamientos especiales en el trámite de las peticiones
Términos: Se da cumplimiento a los tiempos y términos de Ley establecidos en la
normatividad legal vigente Ley 1755 del 30 de Junio de 2015, así:
Peticiones en interés general y particular dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción
Peticiones de documentos e información dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción
Consultas dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción Peticiones entre autoridades dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción.
30
QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN:
Con base en los lineamientos establecidos por la Secretaría de Transparencia de la
Presidencia de la República, Ministerio de Tecnología de la Información y Comunicaciones,
Función Pública, el DNP, el Archivo General de la Nación, la Institución ha implementado la
Ley de Transparencia y Acceso a Información Pública regulado por la Ley N°1712 de 2014
y el Decreto Reglamentario N° 1081 de 2015, en donde se divulga la información pública y
se genera una cultura de transparencia.
Para este componente se formuló la estrategia compuesta por:
a) Transparencia Activa b) Transparencia Pasiva c) Instrumentos de Gestión de la Información d) Criterio diferencial de accesibilidad e) Monitoreo
a) Transparencia Activa Como parte de la transparencia activa, la Institución procurara que en el transcurso de
la vigencia 2017, se brinde información por canales físicos y electrónicos a través de la
divulgación de información de datos abiertos en el portal del estado colombiano así
como públicos a través de su página web en donde se brinda al ciudadano información
sobre:
Estructura Orgánica (Plataforma Estratégica, Sedes y Horarios, Directorio de Funcionarios)
Presupuesto (Ejecución Presupuestal , Proyectos de Inversión) Normatividad Metas e Indicadores Adquisiciones y Compras (Plan de Adquisiciones, Contratación) Trámites y Servicios Planes Procedimientos y Lineamientos Informes (Informes de Gestión, Informes de Ley, Informes de Rendición de
Cuentas, Informes de Empalme, Informes de Defensa Judicial). Mecanismos de supervisión, notificación y vigilancia Instrumentos de la Gestión de Información Pública ( Esquema de Publicación de
Información, Gestión documental, Datos Abiertos) Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias ( PQRSD y Solicitudes de acceso a la
información pública)
b) Transparencia Pasiva
31
Acorde a lo indicado en el Cuarto Componente sobre Servicio al Ciudadano, la Institución
mediante el Área de Atención al Usuario gestiona las solicitudes de información para
responder oportunamente las respuestas acorde a lo señalado en la Ley 1755 de 2015,
por diferentes medios electrónico o físico de acuerdo con la preferencia del ciudadano.
c) Instrumentos de Gestión de la Información
Atendiendo a lo establecido por la Ley, la Institución está adelantando la implementación
de los tres instrumentos para la gestión de información así:
Registro o inventario de activos de Información: Se está adelantando la actualización del inventario de información acorde a su estructura organizacional.
Esquema de publicación de información: Índice de Información Clasificada y Reservada. LA ESE está conformara el
Comité de Seguridad de la Información así como la Tabla de clasificación de la información acorde a la Guía de clasificación de la información.
d) Criterio diferencial de accesibilidad
Para facilitar qué poblaciones específicas accedan a la información que las afecte, la ESE
establecerá el criterio diferencial de accesibilidad a información pública. Para el efecto, se
deberán implementar acciones tendientes a:
• Divulgar la información en formatos alternativos comprensibles. Es decir, que la forma,
tamaño o modo en la que se presenta la información pública, permita su visualización o
consulta para los grupos étnicos y culturales del país, y para las personas en situación de
discapacidad.
• Adecuar los medios electrónicos para permitir la accesibilidad a población en situación de
discapacidad.
• Implementar los lineamientos de accesibilidad a espacios físicos para población en
situación de discapacidad.
• Identificar acciones para responder a solicitud de las autoridades de las comunidades,
para divulgar la información pública en diversos idiomas y lenguas de los grupos étnicos y
culturales del país.
32
e) Monitoreo del Acceso a la Información Pública
Para la realización del Monitoreo el Área de Atención al Usuario de la ESE HOSPITAL
SAN JOSE DE FLORIAN elaborara un informe de peticiones, quejas, reclamos,
sugerencias y denuncias que se atienden en el Hospital y realizara un reporte del registro
público de peticiones, que será publicada en la página web de la entidad en el enlace
‘Transparencia y acceso a la información pública’
Por lo anterior se formula la estrategia de Transparencia y Acceso a la Información así:
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información
Subcomponente Actividades Meta o producto Indicadore
s Responsable
Fecha
program
ada
Subcomponente 1
Lineamientos de
Transparencia Activa
1.
1
Publicar documentos
en el sitio web de la
entidad en la sección
‘Transparencia y
acceso a la
información pública.
Documentos
publicados en la
sección
‘Transparencia y
acceso a la
información pública
(Documento
s
publicados/
Documentos
Programado
s a publicar
) x 100
Gerencia o A
quien se
delegue
Durante
la
vigencia
2017
1.
2
Divulgar información
de trámites y
servicios mediante
redes sociales
Divulgación de
información de
trámites y servicios
mediante redes
sociales
(N° de
Trámites
divulgados/
Total
Trámites) x
100
Gerencia o A
quien se
delegue
Durante
la
vigencia
2017
1.
3
Divulgar datos
abiertos de la
Institución
Divulgación de datos
abiertos de la
Institución
(Datos
Abiertos
divulgados/T
otal Datos
Abiertos
publicados)
x 100
Gerencia o A
quien se
delegue
Último
Trimestre
de 2017
Subcomponente 2
Lineamientos de
Transparencia Pasiva
2.
1
Responder las PQRD
(Peticiones, quejas,
reclamos y
Informe Registro
Público de
Peticiones PQRD
( Informe
Registro
Público de
Peticiones
Área de
Atención al
Usuario
Cada
trimestre
de 2017
33
denuncias), en los
tiempos de ley.
realizados/
Total
Informes
Registro
Público de
Peticiones
Programado
s) x 100
Subcomponente 3
Elaboración los
Instrumentos de
Gestión de la
Información
3.
1
Conformación del
Comité de seguridad
de la información.
Resolución creación
del comité.
Acto
administrativ
o con la
conformació
n del comité
Unidad de
Informática
Abril de
2017
3.
2
Actualizar el
inventario de activos
de la información
Inventario de
activos de
Información
(Inventario
de activos
de
información
realizado/
Inventario
de activos
de
información
programado
) x 100
Gerencia o A
quien se
delegue
Julio de
2017
3.
3
Actualizar el
Esquema de
publicación de
información
Esquema de
publicación de
información
Documento
Esquema de
publicación
de
información
actualizado
Gerencia o A
quien se
delegue
Septiembr
e de 2017
3.
4
Efectuar Tabla de
clasificación de la
información
Guía de clasificación
de la información
Documento
Tabla de
clasificación
de la
información
Gerencia o A
quien se
delegue
Septiembr
e de 2017
Subcomponente 4
Criterio diferencial de
accesibilidad
4.
1
Establecer un
cronograma de
capacitaciones al
personal de la
Institución sobre
comunicación
incluyente y
Informe acorde al
cronograma de
actividades de la
Estrategia
Instituciones Amigas
de la Inclusión IAI.
(Informe
realizado/Inf
orme
programado
) x 100
gerencia o
Talento
Humano
Marzo de
2017
34
accesible (lengua de
señas, Braille) con
apoyo de la
Secretaría de Salud
Municipal o
departamental.
4.
2
Implementar
herramienta en la
pág. web
institucional para
adecuar la
accesibilidad de los
usuarios en
condición de
discapacidad acorde
a la normatividad
Herramienta
implementada en la
página web
(Herramient
a
implementa
da en la web
/
Herramienta
programada
en la web ) x
100
Gerencia o A
quien se
delegue
Tercer
cuatrimes
tre de
2017
Subcomponente 5
Monitoreo del Acceso
a la Información
Pública
5.
1
Elaborar el registro
público de
peticiones, PQRD
Informe Registro
Público de
Peticiones PQRD
( Informe
Registro
Público de
Peticiones
realizados/
Total
Informes
Registro
Público de
Peticiones
Programado
s) x 100
Área de
Atención al
Usuario
Cada
trimestre
de 2017
5.
2
Publicar en el sitio
web el registro
público de
peticiones, PQRD
Informe Registro
Público de
Peticiones PQRD
publicado en enlace
de transparencia y
acceso a la
Información Pública
( Publicacio
nes
Informes
realizados/
Total
Publicacione
s de
Informes
programado
s) x 100
Área de
Atención al
Usuario
Cada
trimestre
de 2017
35
SEXTO COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES
LA ESE HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIAN, Deberá crear y adopta el nuevo Código de Ética
para el ara la vigencia 2017 donde se impartan pautas de comportamiento para servidores
públicos o contratistas con lineamientos claros sobre de conflicto de intereses y en donde
se establecen los principios y valores éticos.
En tal caso una vez creado y adoptado deberá divulgarlo y capacitar a los funcionarios,
contratistas y demás que participan en la prestación del servicio de la entidad con el objetivo
de Prevenir prácticas corruptas a través de la difusión y socialización de los principios y
valores contenidos en los Códigos de Buen Gobierno y Ética, buscando interiorizar los
mismos e incentivar la sana convivencia y generar una transformación cultural en el
comportamiento ético al interior de la entidad.
36
4. SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Consolidación
La consolidación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano estará a cargo Gerencia
y su grupo asesor, quien actúa como facilitadora para la elaboración del documento
mencionado el cual se publica en el sitio web de la Institución el 31 de Enero de cada año.
Seguimiento
Quien tenga a cargo las funciones de Control Interno le corresponde adelantar la
verificación de la elaboración y de la publicación del Plan, así mismo efectuará el seguimiento
y el control a la implementación y a los avances de las actividades consignadas en el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Fechas de seguimientos y publicación:
La Oficina de Control Interno realizará seguimiento (tres) 3 veces al año así:
Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. La publicación deberá realizarse dentro
de los diez (10) primeros días hábiles del mes de mayo.
Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto. La publicación deberá realizarse
dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de septiembre.
Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre. La publicación deberá realizarse
dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero.
Modelo Seguimiento:
Para el año 2017 el Seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
adoptará el modelo establecido en el documento Estrategias para la Construcción del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano versión 2 de 2015.
Atentamente,
YENNY PAOLA PEÑA FANDIÑO
GERENTE E.S.E HOSPITAL SAN JOSE DE FLORIÁN
37
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
MAPA DE RIESGOS DE LA CORRUPCIÓN
ENTIDAD: E.S.E. SAN JOSE DE FLORIÁN
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO VALORACIÓN DEL RIESGO DE LA CORRUPCIÓN
FEC
HA
MONITOREO Y REVISIÓN
PR
OC
ESO
/O
BJE
TIV
O
CA
USA
RIE
SGO
CO
NSE
CU
ENC
IA
ANÁLISIS DEL
RIESGO VALORACIÓN DEL RIESGO
AC
CIO
NES
RES
PO
NSA
BLE
IND
ICA
DO
R RIESGO
INHERENTE
CA
USA
LES
RIESGO
RESIDUAL
ACCIONES ASOCIADAS
AL CONTROL
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
ZON
A D
E
RIE
SGO
PR
OB
AB
ILID
AD
IMP
AC
TO
ZON
A D
E
RIE
SGO
PER
IOD
O D
E
EJEC
UC
IÓN
AC
CIO
NES
REG
ISTR
O
FARMACIA-
MANEJO DE
INVENTARIO
DE
MEDICAMENT
OS Y
MATERIAL
HOSPITALARI
O
Tráfico de
Influencias
, robo
continuo,
sistemas
de
informació
n
susceptible
s de
manipulaci
ón o
adulteraci
ón.
Pérdida de
medicame
ntos o
material
hospitalari
o para
procedimie
ntos
Detrimento
patrimonial
para la ESE,
Sanciones
legales
4
-
PR
OB
AB
LE
10-
MAYO
R
40-
ALTA
GASTOS DE
MEDICAMEN
TOS Y
MATERIAL
EN LA
ATENCIÓN
DE
URGENCIAS Y
NO SE
REGISTRA O
SE HACE
FORMULACI
ÓN PREVIA
POR GALENO
2-
IMPR
OBAB
LE
MODE
RADO BAJA
MENSU
AL -2017
DETECTIVES-
CANTIDADES
RELACIONAD
AS VS
CANTIDADES
FÍSICAS
EXISTENTES
ACTA
EXISTEN
CIA DE
STOP Y
REVISIÓ
N FECHA
DE
VENCIMI
ENTO
ABRIL
A
DICIE
MBRE
DE
2017
AUDITORI
A INTERNA
Y REVISIÓN
MENSUAL
REGENT
E DE
FARMAC
IA
DIFERENCIA
ENTRE
CANTIDADES
RELACIONADAS
VS
CANTIDADES
FÍSICAS
EXISTENTES
38
UTILIZACIÓN
DE EQUIPO
HOSPITALARI
O
Servicio
realizado
para
beneficio
propio o
para
beneficio
de
terceros.
Tráfico de
influencias
, soborno,
cobro por
el servicio.
Utilizar los
equipos de
trabajo de
la entidad
en
actividades
diferentes
a la misión
de la
entidad o
en
beneficio
propio o
de un
particular
Mal uso de
los equipos,
deterioro
de los
mismos,
detrimiento
patrimonial,
sanciones
legales
4
-
PR
OB
AB
LE
10-
MAYO
R
40-
ALTA
ATENCIÓN
DE
SERVICIOS
PARTICULAR
ES QUE NO
SON
FACTURADO
S Y
CANCELADOS
A FAVOR DE
LA ENTIDAD
4-
PROB
ABLE
MA
YOR
MODE
RADA
ABRIL-
DICIEMB
RE 2017
Realizar
control sobre
los servicios
atendidos y
servicios
facturados
(consulta
externa y
odontología)
BITÁCOR
A DE
PACIENT
ES
ATENDI
DOS
MAZO
A
DICIE
MBRE
DE
2017
AUDITORI
A INTERNA
Y REVISIÓN
SEMANAL
ENCARG
ADO DE
CONTRO
L
INTERN
O
DIFERENCIA
ENTRE
PACIENTES
RELACIONADOS
EN BITÁCORA Y
SERVICIOS
FACTURADOS
Expedición del
certificado de
disponibilidad
presupuestal
Expedición
de CDP de
diferente
fuente de
financiació
n
(Destinació
n indebida
de
recursos)
Ausencia
de
controles
por parte
de la
Gerencia.
Desconoci
miento de
la norma
por parte
del
funcionari
o
responsabl
e
Afectación
de rubros
presupuesta
les que no
correspond
en con el
objeto del
gasto,
Sanciones
legales
3-
PO
SIB
LE
10-
MAYO
R
30-
ALTA
Ausencia de
controles por
parte de la
Gerencia.
Desconocimi
ento de la
norma por
parte del
funcionario
responsable
2-
IMPR
OBAB
LE
3-
MODE
RADO BAJA
VIGENCI
A 2017
VERIFICAR
CADA CDP
SEA
EXPEDIDO
CON CARGO
AL RUBRO
RELACIONAD
O CON EL
OBJETO
CONTRACTU
AL
BITÁCOR
A DE
ERRORE
S
DETECT
ADOS
BIMES
TRAL-
2017
Verificació
n de
document
os por
parte del
Contador
antes de
firmar el
contrato
Funcion
ario de
apoyo a
las
labores
de
presupu
esto, y
Contado
r
CDP
EXPEDIDOS VS
CDP
CORRECTOS
No registro y
facturación de
Servicios y
procedimiento
s realizados
No incluir
en la
facturació
n los
servicios y
procedimi
entos
realizados
generando
un menor
ingreso a
la entidad
Perdida de
dinero,
glosas en
los serivios
facturados
a la EPS
Beneficio
propio o a
particulares
. Tráfico de
influencias.
Favorecimie
ntos a
terceros.
Falta de
personal
calificado y
continuo
4-
PR
OB
AB
LE
20 -
CATAS
TRÓFI
CO
80-
EXTRE
MO
COBRO DEL
SERVICIO
POR
PARTICULAR
POR EL
FUNCIONARI
O PUBLICO Y
NO REPORTE
DEL PAGO
4-
PROB
ABLE
20 -
CATAS
TRÓFI
CO
80-
EXTREM
O
ABRIL-
DICIEMB
RE 2017
Realizar
control sobre
los servicios
atendidos y
servicios
facturados
(consulta
externa y
odontología)
Docume
ntación
de
procesos
y
procedi
mientos
identific
ando
respons
ables
MAYO
A
DICIE
MBRE
DE
2017
Implement
ación y
Auditoría a
los
procedimie
ntos y a la
facturación
.
Capacitaci
ón al
personal.
ENCARG
ADO DE
CONTRO
L
INTERN
O
Número de
procedimientos
auditados/
Auditorias
programadas
39
Deficiencias
en el
seguimiento
periódico a las
cuentas
radicadas y
control de
cartera
Falta de
control y
seguimient
o a la
cartera del
Hospital e
inicio de
acciones
legales a
que haya
lugar en
contra de
los
morosos
Demora en
iniciar o
dilatación
de
procesos
legales con
el
propósito
de obtener
el
vencimient
o de
términos o
prescripcio
nes del
mismo
PERDIDA DE
DINERO,
INEFICACIA
DE COBRO,
SANCIONES
LEGALES
4-
PR
OB
AB
LE
10-
MAYO
R
40-
ALTA
NO EXISTE
UNA
PERSONA
RESPONSABL
E O
ENCARGADA
DEL
SEGUIMIENT
O
4-
PROB
ABLE
10-
MAYO
R 40-ALTA
ABRIL-
DICIEMB
RE 2017
Documentaci
ón de
procesos y
procedimient
os
identificando
responsables
Impleme
ntación
de los
procedi
mientos,
soportes
de las
gestione
s de
cobro
que se
adelanta
n.
Fortaleci
miento
cobro
pre
jurídico
y
jurídico.
TRIME
STAL-
2017
A
PARTI
R DE
JUNIO
AUDITORI
A INTERNA
Y REVISIÓN
TRIMESTR
AL
RESPON
SABLE
DE
FACTUR
ACIÓN
Numero de
procesos
juridicos
fallados a favor
/Total de
procesos
jurídicos
radicados O
Numero de
cobros pre
jurídicos/respu
estas positivas
y pagos
después del
cobro
persuasivo
Pérdida de
recursos a la
E.S.E por
errores en la
facturación y
elaboración
de historias
clínicas
Errores en
la
facturació
n radicada
en las EPS,
generada
por una
mala
elaboració
n en la
historia
clínica y/o
en el
proceso de
facturació
n
Desconoci
miento de
la Ley
generando
errores en
la
facturación
y
elaboració
n de
historias
clínicas.
Favorecimi
ento a
terceros,
beneficio
propio o a
particulare
s
perdida de
recurso,
glosas y no
pago de
facturas por
la EPS,
SANCIONES
LEGALES
5-
CA
SI
SE
GU
RO
20-
CATAS
TROFI
CO
100-
EXTRE
MA
MAL
DILIGENCIAM
IENTO DE
HISTORIAS
CLINICAS,
INCOMPLETA
S
3-
POSIB
LE
3-
PROB
ABLE
MODER
ADA
ABRIL-
DICIEMB
RE 2017
Ejecución de
los
procedimient
os
adoptados,
capacitación
al personal
Capacita
r al
personal
de
manera
perman
ente no
solo en
los
nuevos
manuale
s sino en
los
cambios
que
realice el
Gobiern
o
Nacional
en esta
materia
TRIME
STAL-
2017
A
PARTI
R DE
JUNIO
AUDITORI
A A LAS
HISTORIAS
CLÍNICAS,
AUDITORI
A A LAS
GLOSAS
POR
ERRORES
EN LAS
HISTORIAS
CLÍNICAS
RESPON
SABLE
DE
FACTUR
ACIÓN Y
PROFESI
ONALES
QUE
DILIGEN
CIA LAS
HISTORI
AS
CLÍNICA
S
Valor de las
glosas o
devoluciones
generadas/
Total de
Cuentas
Radicadas
relacionadas
por errores en
historia clínica
40
VENCIMIENTO
DE TÉRMINOS
PARA
RESPUESTAS A
DERECHOS DE
PETICIÓN Y/O
INFORMACIÓ
N
DESORDEN
Y FALTA DE
CONTROL
EN EL
RECIBIDO
Y
RADICACIÓ
N DE LOS
DERECHO
DE
PETICIÓN
INICIOS DE
ACCIONES
DE TUTELA
PARA
AMPARAR
EL
DERECHO
DE
PETICION,
SANCIONE
S LEGALES
DISCIPLINA
RIAS,
FAVORECI
MIENTO A
PARTICULA
RES CON
SILENCIOS
POSITIVOS
SANCIONES
PARA EL
REPRESENT
ANTE LEGAL
POR
INCUMPLIM
IENTO,
FAVORECIM
IENTO CON
SILENCIOS
POSITIVOS
1-
RA
RA
VE
Z
10-
MAYO
R
10-
BAJA
NO SE LLEVA
UN
ADECUADO
CONTROL DE
LOS
DERECHOS
DE PETICIÓN
RECIBIDOS
1-
RARA
VEZ
10-
MAYO
R 10-BAJA
ABRIL-
DICIEMB
RE 2017
LLEVAR UN
CONTROL O
BITÁCORA DE
LOS
DERECHOS
DE PETICIÓN
RECIBIDOS,
ESTABLECIEN
DO FECHA DE
RECIBIDO Y
VENCIMIENT
O
BITÁCOR
A
BIMES
TRAL
A
PARTI
R DE
MAYO
- 2017
AUDITORI
A INTERNA
Y REVISIÓN
bimestral
SECRETA
RIA DE
GERENCI
A CON
APOYO
DE
ASESOR
JURÍDIC
O
DERECHO DE
PETICIÓN
RADICADOS/RE
SPUESTAS EN
TERMINO
LEGAL
CONTRATACIÓ
N SIN EL
LLENO DE
REQUISITOS
LEGALES
CONTRATA
CIÓN SIN
SOPORTE
DE
IDONEIDA
D,
ESTUDIO
DE
CONVENIE
NCIA Y
OPORTUNI
DAD, SIN
RESPALDO
PRESUPUE
STAL
CONTRATA
CIÓN
ILEGAL E
INCUMPLI
MIENTO
DELO
PACTADO,
NO
SATISFACCI
ÓN DE LOS
FINES DE
LA
CONTRATA
CIÓN Y
NECESIDA
D DEL
SERVICIO,
BIEN U
OBRA.
SANCIONES
LEGALES,
INCUMPLIM
IENTOS POR
PARTE DE
LOS
CONTRATIS
TAS
1-
RA
RA
VE
Z
10-
MAYO
R
10-
BAJA
NO SE LLEVA
UN
ADECUADO
CONTROL DE
LA LISTA DE
CHEQUEO DE
CONTRATACI
ÓN 0
3-
MODE
RADO 0
ABRIL-
DICIEMB
RE 2017
REALIZAR
MENSUALME
NTE
VERIFICACIÓ
N DEL
CUMPLIMIEN
TO DE LISTA
DE CHEQUEO
DE
CONTRATACI
ÓN
LISTA DE
CHEQUE
O
REVISAD
A, CON
OBSERV
ACIONES
Y
SUGERE
NCIAS
MENS
UAL A
PARTI
R DE
MAYO
- 2017
AUDITORI
A INTERNA
Y REVISIÓN
MENSUAL
SECRETA
RIA DE
GERENCI
A CON
APOYO
DE
ASESOR
JURÍDIC
O
CONTRATACIÓ
N
REALIZADA/CO
NTRATOS
CHEQUEADOS
41
Supervisión de
Contratos
Concentrar
labores de
supervisió
n de
múltiples
contratos
a una sola
persona.
Falta de
revisión
por parte
de los
supervisor
es sobre el
cumplimie
nto de los
contratista
s de sus
obligacion
es
contractua
les
Pago de
Contrataci
ón sin el
lleno de
los
requisitos
legales
Sanciones
de tipo
disciplinario
, fiscal o
penal en
contra de
los
funcionarios
responsable
s de
efectuar la
supervisión
a los
contratos
1-
RA
RA
VE
Z
20-
CATAS
TROFI
CO
20-
MODE
RADA
Concentrar
labores de
supervisión
de múltiples
contratos a
una sola
persona.
Falta de
revisión por
parte de los
supervisores
sobre el
cumplimient
o de los
contratistas
de sus
obligaciones
contractuales 0
3-
MODE
RADO 1-BAJA
ABRIL-
DICIEMB
RE 2017
REALIZAR
MENSUALME
NTE
VERIFICACIÓ
N DE LA
LISTA DE
CHEQUEO y
adjuntar las
evidencias de
la
supervisión
(Actas de
supervisión,
informes,
etc.)
LISTA DE
CHEQUE
O
REVISAD
A Y
EVIDENC
IAS
MENS
UAL A
PARTI
R DE
MAYO
- 2017
AUDITORI
A INTERNA
Y REVISIÓN
MENSUAL
SECRETA
RIA DE
GERENCI
A CON
APOYO
DE
ASESOR
JURÍDIC
O
Supervisiones
con lista de
chequeo / Total
supervisiones a
realizar
