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ESPECIFICACIÓN TÉCNICA DE UN PROGRAMA INFORMÁTICO DE PREPARACIÓN DE PEDIDOS EN ALMACENES

Autor: García Jiménez, José Alberto.

Director: Pina Barrios, Rafael.

Entidad Colaboradora: Dimensia.

RESUMEN DEL PROYECTO

Contexto

El proyecto realizado por José Alberto García Jiménez tiene como finalidad la especificación técnica de un grupo de programas informáticos para calcular diversas formas de preparación de pedidos en almacenes llamado Dipedido. Este grupo de programas, que tuvo una primera parte ya realizada en el curso 2015-2016, está dividido en dos grandes programas: Dipicking y Dirrecorre.

Dipicking es el programa que calcula los tiempos de picking (es decir, los tiempos del proceso de coger un artículo) en el almacén y depositarlo en un lugar concreto. Existen dos tiempos posibles de picking, y el programa debe calcular los dos: el picking primario y el picking secundario. Más adelante se define cada uno de ellos.

Dirrecorre es el programa que calcula los tiempos de los recorridos para ir a picar el producto en los lugares en los que se encuentre. En función de la metodología que se utilice, pudiera ocurrir que necesite importar las dimensiones y distribución del almacén, calculados previamente con programas ya existentes y que se podrían considerar un complemento de Dipedido.

Partes de Dipedido

Como se ha mencionado anteriormente Dipicking y Dirrecorre integran Dipedido, pero no son los únicos programas involucrados en el diseño. Además de estos dos programas, se utiliza algunos más que permiten realizar el lay-out del almacén: Dimodu, Calpasi y Dialma.

- Dimodu

Dimodu es la primera parte del programa del cálculo del lay-out. Gracias a Dimodu se pueden calcular los tipos de estanterías del almacén y las dimensiones de los huecos, para poder definir el módulo sobre el que se va a realizar el picking.

- Calpasi�

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Calpasi es el segundo programa del cálculo del lay-out. Calpasi permite calcular los anchos de los pasillos y el diseño de los mismos en el almacén.

- Dialma

Dialma recoge los cálculos de los dos programas anteriores elaborando el plano del almacén con los tipos de estanterías, los huecos y los anchos de los pasillos seleccionados previamente.

- Generador de pedidos

En función del maestro de artículos, de las ventas anuales, y de la estructura de pedidos de una empresa concreta, Dipedido importa el maestro, importa las ventas (y el ABC de ventas) y genera una simulación de pedidos que contienen “líneas de pedidos” y unidades/línea

- Dipicking

Dipicking calcula el tiempo de picking de las diferentes líneas teniendo en cuenta las unidades/línea. Dipicking puede trabajar de un modo independiente a todo lo anterior (Dirrecorre necesita los datos de Dialma) pero generalmente trabaja contra los pedidos generados, y al igual que Dirrecorre genera varios resultados en función de las diferentes tipologías de trabajo.

- Dirrecorre

Dirrecorre importa el plano y las coordenadas de Dialma o bien permite la introducción manual de las variables dimensionales y a partir de esos datos genera los resultados de los recorridos de los pedidos considerados.

Dipedido�Es el resultado de todo lo anterior. Dipedido importa los datos de Dirrecorre y Dipicking y facilita los tiempos de preparación de cada pedido en función de diferentes metodologías de trabajo

El encuadramiento de Dipedido dentro de la estructura global de los programas antes descritos es el siguiente.

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Ilustración 1.Esquema general de Dipedido

Estado de la cuestión

Tradicionalmente la gestión de los pedidos se ha considerado un mal necesario, y eran muchas las empresas que no introducían esta estrategia en su gestión. Cada vez más, con la competencia existente entre compañías, éstas se han visto en la obligación de reducir costes para mantener la lealtad de los consumidores y por tanto han tenido que buscar nuevas formas de trabajo para mantener beneficios. Es aquí donde la gestión de pedidos ha tomado fuerza como una estrategia de negocio. Reducción del tiempo de preparación de pedidos, optimización de servicio al cliente, reducción de costes de envío, reducción de costes de las cadenas de distribución, reducción del lead time, optimización de los almacenes y otras mejoras adicionales. Hoy en día no se contempla una empresa con un cierto tamaño sin una adecuada gestión de pedidos.

Es verdad, que la gestión de pedidos es algo ya instaurado, pero no se tiene constancia de la existencia de ningún programa como Dipedido que discrimine unos métodos de otros y ponga en valor sus diferencias. Dipedido es un programa totalmente innovador que abarca desde el diseño previo del almacén hasta los tiempos de picking y ordena, en función de la estructura de pedidos de un cliente, los tiempos asociados a las diferentes metodologías.

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Motivación

El proyecto engloba técnicas y métodos de optimización en la gestión de pedidos en almacenes no vistos hasta ahora. El poder trabajar en el desarrollo y especificación de algo innovador es motivación suficiente para su precisa y correcta realización.

Inclusive, se trata de llegar hasta el más mínimo detalle en cada aspecto del proceso de realizar un pedido, entre otras técnicas, mediante filosofía Lean. Con este programa se ayudará a evitar excesos de recursos, asignatura pendiente de este mundo que hay que cuidar y sostener entre todos.

Más aún, esta optimización también repercutirá en los tiempos de realización de los pedidos, procesos más rápidos, por lo que los productos llegarán antes al cliente aumentando la satisfacción de los mismos.

Logros

Este programa es parte de un proyecto de la compañía Dimensia, que pretende integrar varios programas con el objetivo de optimizar el lay-out y las operaciones a realizar en los almacenes. La preparación de pedidos es la parte de almacenes donde se emplea más mano de obra y por lo tanto donde es más preciso mejorar.

• En primer lugar, se pretende realizar la especificación técnica y desarrollar nuevas tipologías que puedan funcionar simulando el proceso real.

• En segundo lugar, crear un maestro de artículos con el que poder trabajar dando realismo al programa.

• En tercer lugar, integrar los módulos diseñados en Dipedido.

Los objetivos principales dentro del programa son los siguientes:

• Se pretende poder evaluar la producción (el nº de líneas y pedidos posibles a realizar) y el número de recursos a utilizar con diferentes tipologías para el proceso de preparación de artículos (Lanzadera, Paternóster, Carrusel Horizontal...)

• Se pretende calcular los tiempos totales del recorrido de preparación de los artículos, de picking y del pedido de las nuevas tipologías

• Calcular tiempos parciales por artículo y por etapas de la preparación del pedido para poder evaluar cuellos de botella en el proceso y características de artículos que generen pedidos lentos.

• Para cada almacén y maquinaria disponible por el cliente, se pretende optimizar los recursos, reduciendo el lead time y los costes, dando resultados del número de horas o máquinas necesarias para realizar los pedidos.

• Se pretende comparar una alternativa concreta con el resto de posibilidades, tanto con resultados con gráficamente.

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Los objetivos de detalle a realizar en el programa son:

• Se pretende añadir la evaluación del tiempo del pedido con 4 nuevas metodologías (Paternóster, Lanzadera, Carrusel Horizontal y combinado islas a bajo nivel).

• A día de hoy, dipicking calcula dos tiempos distintos de picking: picking primario (tiempos desde que se sabe que producto(s) coger de la estantería hasta que se deja en la carro o elemento de contención) y picking secundario (tiempo de desconsolidación de lo dejado en el carro o elemento de contención hasta que se deja en el pallet o nicho correspondiente para su distribución). Ahora bien, se pretende analizar también el caso en el que sólo se realice un único picking (es decir, tiempo desde que se sabe que producto(s) coger de la estantería hasta que se deja en el pallet o nicho para su distribución, sin realizar el proceso intermedio de dejar en un elemento de contención para que posteriormente se realice el picking secundario) A este picking único se le llamará picking conjunto y se pretende realizar para las siguientes metodologías: Mini Load, Paternóster, Lanzadera y Carrusel Horizontal.

Metodología

Para poder cumplir con los objetivos planificados y por tanto finalizar adecuadamente la especificación técnica del programa y su posterior implementación se van a seguir los siguientes pasos:

• Planteamiento del problema: Esta primera fase sirve para poder entender mejor el problema que se pretende solucionar con Dipedido, analizar las posibles soluciones y llevar a cabo una estructuración inicial del proyecto. �

• Lecturas y conocimientos de las bases de datos: Son muchas las bases de datos y términos técnicos con los que se trabaja. Se trata de un aspecto básico estar familiarizado con toda información utilizable.

• Definición variables y pantallas (inicio Dipedido): En esta fase se va a redefinir la entrada del programa Dipedido/Dipicking, para hacerlo accesible a los casos que se van a ir implementando a lo largo de proyecto. También se hará un nuevo diseño de las ventanas de entrada al programa.

• Revisión Dipedido por parte Programador: Esta tarea es ajena al alumno y será llevada a cabo por los responsables de la programación definitiva donde se analizarán las disfunciones existentes hasta lograr que no haya ningún problema de base. �

• Formulación Maestro de artículos: Consiste en crear sobre Excel lo que se quiere que realice el programa. Es decir, simular su funcionamiento y cálculos.

• Definición variables y especificación técnica (Maestro de artículos): Una vez formulado el problema, se realiza la especificación técnica y se trata de definir todas las variables que lo componen para que el programador pueda realizar su trabajo correctamente.

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• Revisión por parte del programador: Esta tarea es ajena al alumno y será llevada a cabo por los responsables de la programación definitiva donde se analizarán las disfunciones existentes hasta lograr que no haya ningún problema de base.

• Finalización módulos de maestro de artículos: Tras la revisión por parte del programador, se prueba el programa para ver su funcionamiento y para corregir detalles con el programador.

• Formulación Generadores de tiempos (caso Paternóster, Lanzadera y Carrusel Horizontal): Consiste en crear sobre Excel lo que se quiere que realice el programa. Es decir, simular su funcionamiento y cálculos.

• Definición de variables y especificación técnica (Generadores de tiempos): Una vez formulado el problema, se realiza la especificación técnica y se trata de definir todas las variables que lo componen para que el programador pueda realizar su trabajo correctamente.

• Revisión por parte del programador: Esta tarea es ajena al alumno y será llevada a cabo por los responsables de la programación definitiva donde se analizarán las disfunciones existentes hasta lograr que no haya ningún problema de base.

• Finalización módulos de generación de tiempos: Tras la revisión por parte del programador, se prueba el programa para ver su funcionamiento y para corregir detalles con el programador.

• Integración en Dipedido: En esta etapa se busca aumentar el alcance de Dipedido. Primeramente, realizar la integración de los módulos diseñados y adecuarlos para poder comparar diferentes metodologías a la vez, teniendo que modificar la estructura del programa, ya que las metodologías comparten datos del proceso de picking que deben ser comunes para una estricta y correcta comparación.

• Defensa del proyecto

Ilustración 2.Evolución temporal (a)

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Ilustración 3. Evolución temporal (b)

Resultados

Se han realizado con éxito los objetivos marcados a lo largo de este proyecto. Primeramente, se ha realizado un maestro de artículos completado con el maestro de destinos y agencias. Los maestros están compuestos por una hoja de cálculo donde se simulan los cálculos que debe realizar el programa una vez integrado y completado con un manual de ayuda para todo aquel que tenga que tratarlo. Para facilitar la programación, se ha creado a su vez la declaración de variables correspondiente.

Para completar el trabajo se ha realizado satisfactoriamente las hojas de cálculo de tres generadores de tiempos correspondientes a las tipologías de preparación del proceso de Paternóster, Lanzadera y Carrusel Horizontal. Se ha acompañado cada una de su correspondiente especificación técnica y declaración de variables.

Una vez integrado el maestro de artículos en el programa y realizadas las especificaciones técnicas de los generadores de tiempos, el programador puede proceder a la integración de los tres generadores de tiempos en Dipedido, con un periodo de desarrollo estimado de 4 meses.

Bibliografía

La bibliografía a utilizar es información y bases de datos internas de Dimensia.

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TECHNICAL SPECIFICATION OF AN INFORMATIC PROGRAM FOR PREPARATION OF ORDERS IN WAREHOUSES.

Project Summary

Context

This Project done by José Alberto García Jiménez has as aim the development of the technical specifications of a group of programs Dipedido´s modules. These programs calculate the time of placing orders with different ways of providing the products in warehouses. It is the continuation of a first part developed in the year 2015-2016. Dipedido is divided into two main programs: Dipicking and Dirrecorre.

Dipicking:

Dipicking is the main program treated in this project. It calculates the time of picking of each article from the different typologies of preparing the products available.

This process is divided into three parts. First, primary picking, which is the action of getting the article from shelve or the machine providing it and living it on the trolley. Secondly, there is a time for the rout needed to fulfil the articles in the orders. Finally, there is a secondary picking which involves the action of taking articles from the batch and organize them into final orders. This is called deconsolidation.

Dirrecorre:

Dirrecorre is the other main program of Dipedido. Dirrecorre calculates the time needed to fulfil the routes´ orders. It is also able to import warehouse´s maps created by Dimensia´s program Dialma.

Dimensia has more than 40 programs, related with this Project is useful to mention Dimodu, Calpasi and Dialma as extra ones.

Dimodu:

Dimodu calculates the kind of shelves of the warehouse and the size of the spaces to place the items.

Calpasi:

Calpasi calculates the width of the corridors and the design of the warehouse.

Dialma:

Dialma collects the data coming from Dimodu and Calpasi and provides the map of the warehouse, the kind of shelves, the places for the items and the width of the corridors previously chosen.

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Finally, these programs together form Dipedido. It imports the data of Dirrecorre and Dipicking providing the preparation time of each order.

State of the art

Traditionally, the management of orders was an accepted harm inside warehouses. Companies didn´t introduce any strategy regarding this order handling. With the time, with competition between companies taking place, companies have had the necessity of reducing prices to keep clients and for that, they´ve needed to find new ways of reducing costs to keep profits. At this point is when the management of orders became important with optimization of service time to client, reducing sending costs, warehouse sizes optimization, lead time, reducing supply chain times and other actions. Nowadays, it´s difficult to see a company without an order management.

It´s true to say that order management is something already settles in companies, but there´s no proof for Dimensia of the existence of any program with capabilities to optimize orders such as Dipedido. Dipedido is a totally innovative program that covers from the design of the warehouse to the picking and order times, based on different order structures defined by the customers.

Motivation

The project covers techniques and optimizing order methods in warehouses never seen by Dimensia in any program. The possibility of working in the development and specification of an innovative and high precision program in enough motivation for hard work efforts.

Moreover, this project needs to define with high precision every small aspect of the order placement process. For this achievement, application of Lean philosophy methods is necessary. Lean philosophy helps reducing resources excess, one of the main problems of this world we need to keep between all.

Also, this optimization will make impact on time handling, reducing order placement time, creating faster processes, reducing bottle necks… This optimization is transform into satisfaction, not only from the company but also from customers, which is a basic rule to keep making profit.

Achievements

This program is part of a project of the company Dimensia, which tries to integrate several programs with the aim to optimize the lay-out and the operations realized in the warehouses. The preparation of orders is the part of warehouses where more labor is used and therefore where it is necessary to improve the process. The overall achievements of this project are:

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• First overall work to do is to realize the technical specification and to develop new typologies that could work perfectly in accordance to the real process.

• Secondly, to create a master of articles that could work as a given list of articles by a company, giving realism to the program.

• Thirdly, to integrate the designed modules in Dipedido.

The principal objectives inside the program are the following ones:

• To be able to evaluate the production (n º of lines and possible orders to make) and the number of resources needed with different typologies for the process of preparation of articles such as (Shuttle, Paternoster, Horizontal Carrousel ...)

• To calculate the total time of the preparation process of articles, picking process times and the time of generating the orders in the introduced typologies.

• To calculate partial times for every article and for the stages of the preparation of the order, to be able to evaluate bottle´s necks in the process and article´s characteristics that generate slow orders.

• For every warehouse and machinery available by the client, optimize the resources, reduce the lead times and costs, give results of the number of hours and necessary machines to realize the orders.

• To compare an alternative with the rest of possibilities regarding typologies of preparing orders, with visual results and graphically.

• • Adding time calculations and records for the 4 new typologies (Paternoster,

Shuttle, Horizontal and combined Carrousel islands to low level (last one depending of project time)).

Methodology

To be able to fulfil with the planned objectives and therefore finish adequately the technical specification of the program modules and its later implementation, the following steps are going to be followed:

• Approach of the problem: This first phase is to be able to understand the problem that´s tried to be solved with Dipedido. To analyze the possible solutions and to carry out an initial structure of the project.

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• Readings and knowledge of the databases: There are lots the databases and technical terms regarding this project execution and the logistic sector. It is core aspect to be familiarized with all information.

• Variables´ definition and screens (initialization Dipedido): In this phase, there is going to be re-defined the entry of the program Dipedido, to make it accessible to the modules that are going to be created along project.

• Review and programming by the Programmer: This task is externally done. It will be carried out by the person in charge of the programming process.

• Formulation of master of articles: It consists of creating the spreadsheet that

simulates how the program will work with the list of articles given by the client.

• Variables´ definition and technical specification of the master of articles: In this phase, the spreadsheets are going to be explained in detail, every formula and every variable to make it all clear for the future users and the programmer.

• Review and programming by the Programmer of the time generators: This task is externally done. It will be carried out by the person in charge of the programming process.

• Prove correct integration of module: After the new version is received, tests to

prove it works at it should be are taking place.

• Formulation of time generators: It consists of creating the spreadsheet that simulates the process of preparing the orders.

• Variables´ definition and technical specification of the time generators: In

this phase, the spreadsheets are going to be explained in detail, every formula and every variable to make it all clear for the future users and the programmer.

• Review and programming by the Programmer of the time generators: This

task is externally done. It will be carried out by the person in charge of the programming process.

• Prove correct integration of module: After the new version is received, tests to prove it works at it should be are taking place.

• Integration of modules: The definition of the screens of how Dipedido is going

to look like once is finished.

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Results

The marked aims of this project have been realized with success. First, it has been carried out a master of articles completed with the combination with the master of destinations and agencies. The masters are composed of a spreadsheet where there are simulated the calculations that the program must realize once integrated, this master has been completed with an operation´s manual to help everyone who should treat with it. To facilitate the programming process, it has also been created the corresponding declaration of variables.

To complete the work there has been satisfactorily realized the spreadsheets of three “time generators” corresponding to the typologies of preparation processes: Paternoster, Shuttle and Horizontal Carrousel. Each of them accompanied with their corresponding technical specification and declaration of variables.

Once integrated the master of articles in the program and realized the technical specifications of the time generators, the programmer can proceed to the integration of three time generators in Dipedido, with a development period estimated of 4 months.

Bibliography

The bibliography used is internal information and data bases of Dimensia.