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:#: r Oot O .. Estado Libre Asociado de Puerto Rico Oficina del Contralor Yesmín M. Valdivieso Contralora 17 de febrero de 2017 ALA MANO PRIVILEGIADA Y CONFIDENCIAL Hon. Thomas Rivera Schatz Presidente Senado de Puerto Rico San Juan, Puerto Rico Estimado señor Presidente: -- ·-.' - Le incluimos copia del Informe de Auditoria M-17-24 del Municipio de Humacao, aprobado por esta Oficina el 13 de febrero de 2017. Publicaremos dicho Informe en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr para conocimiento de los medios de comunicación y de otras partes interesadas. Estamos a sus órdenes para ofrecerle cualquier información adicional que estime necesaria. Mejorar la fiscalización y la administración de la propiedad y de los fondos públicos es un compromiso de todos. ·--.- ', ·- Cordialmente, yi~ , ' m ...... -,o-c.,,e.., ~e~mínM. \Taldivieso Anejo PO BOX 366069 SAN JUAN PUEKTO RICO 00936-6069 105 AVENIDA PONCE DE LEÓN, HATO REY, PUERTO RICO 00917-1136 TEL. (187) 754-3030 FAX(l87) 751-6768 E-MAIL: [email protected] INTERNET: ht.lp://www.ocpr.gov.pr l]www.facebook.com/ocpronline q. r https://twitter.com/ocpronline ~3;_\C:L\=~ ~::·=
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Estado Libre Asociado de Puerto Rico Oficina del Contralor
Yesmín M. Valdivieso Contralora
17 de febrero de 2017
ALA MANO
PRIVILEGIADA Y CONFIDENCIAL
Hon. Thomas Rivera Schatz Presidente Senado de Puerto Rico San Juan, Puerto Rico
Estimado señor Presidente:
-- ·-.' -
Le incluimos copia del Informe de Auditoria M-17-24 del Municipio de Humacao, aprobado por esta Oficina el 13 de febrero de 2017. Publicaremos dicho Informe en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr para conocimiento de los medios de comunicación y de otras partes interesadas.
Estamos a sus órdenes para ofrecerle cualquier información adicional que estime necesaria.
Mejorar la fiscalización y la administración de la propiedad y de los fondos públicos es un compromiso de todos.
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Cordialmente, yi~ , ' ~ m ~ ...... -,o-c.,,e..,
~e~mínM. \Taldivieso
Anejo
PO BOX 366069 SAN JUAN PUEKTO RICO 00936-6069 105 AVENIDA PONCE DE LEÓN, HATO REY, PUERTO RICO 00917-1136
TEL. (187) 754-3030 FAX(l87) 751-6768 E-MAIL: [email protected] INTERNET: ht.lp://www.ocpr.gov.pr
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Estado Libre Asociado de Puerto Rico Oficina del Contralor . San Juan, Puerto Rico
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INFORME DE AUDITORÍA M-17-24 13 de febrero de 2017
Municipio de Humacao
(Unidad 4036 -Auditoría 13862)
Período auditado: 1 de enero de 2011 al 31 .de diciembre de 2014
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CONTENIDO
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ALCANCE Y METODOLOGIA ............................................................................................................ 3
CONTENIDO DEL INFORME .............................................................................................................. 3
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA .......................................................................... 4
COMUNICACION CON LA GERENCIA ............................................................................................ 5 ,
OPINION Y HALL~GOS .................................................................................................................... 5
1 - Fraccionamiento del costo de una obra, falta de permisos y deficiencia relacionada con el expediente de la obra ....................................................................................................................... 6
2 - Propiedad utilizada ilegalmente como estacionamiento por un ciudadano y otras deficiencias relacionadas con el uso de dicha propiedad .............................................................. 11
3 - Compra de bienes sin las cotizaciones requeridas; otras tramitadas sin cumplir con los requisitos de ley; falta de justificantes y de información en los pagos; y otras deficiencias relacionadas ............................................................................................................... 15
4 - Funcionaria que ocupaba el puesto de directora interina de Planificación sin poseer la licencia requerida para ejercer la práctica de la planificación en Puerto Rico .......................... 18
5 - Contratos y enmiendas registradas y enviadas tardíamente a la Oficina del Contralor de Puerto Rico ............................................................................................................................... 20
6 - Falta de informes sobre el uso de los donativos otorgados a una entidad sin fines de lucro ......... 21
7 - Empleado nombrado corno recaudador auxiliar designado a realizar funciones de preintervención .............................................................................................................................. 23
8 - Deficiencias relacionadas con el Programa de Vales Educativos otorgados por la Oficina de Asuntos de la Juventud ................................................................................................ 25
9 - Deficiencias relacionadas con el control sobre las recaudaciones y la impresión de cheques a través de un programa computadorizado; y cheques en blanco no localizados para examen .................................................................................................................................. 28
1 O - Deficiencias relacionadas con las actas de la Junta de Subastas ................................................... 32
11 - Falta de controles en las operaciones del Garaje Municipal ......................................................... 33
COMENTARIOS ESPECIALES .......................................................................................................... 35
- Contratos otorgados para la construcción de obras a un contratista que se identificó con el título de arquitecto, sin poseer la licencia ni ser miembro del Colegio de Arquitectos y Arquitectos Paisajistas de Puerto Rico ....................................................................................... 35
2 - Apropiación ilegal de fondos públicos por parte de una empleada ............................................... 3 7
3 - Sueldo pagado indebidarn~nte a una empleada por tiempo no trabajado ...................................... 38
4 - Descuentos de nóminas realizados indebidamente por una empleada para su beneficio .............. 39
5 - Demandas civiles pendientes de resolución .................................................................................. 40
RECOMENDACIONES ........................................................................................................................ 41
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................................ 44
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ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO DURANTE EL PERIODO AUDITAD0 ............................................................................................... 45 • ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL DURA.NTE EL PERÍODO AUDITADO .......................................................................... 46
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13 de febrero de 20 I 7
Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
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Al Gobernador, y a los presidentes del Senado de Puerto Rico y de la Cámara de Representantes
Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Municipio de Humacao para determinar si las mismas
se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad
que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico
y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada .
ALCANCE Y METODOLOGÍA
CONTENIDO DEL INFORME
La auditoría cubrió del 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2014. En
algunos aspectos examinamos transacciones de fechas anteriores y
posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de
auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos
financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que
consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las
circunstancias, tales como: entrevistas a funcionarios, a empleados y a
particulares; inspecciones físicas; exámenes y análisis de informes y de
documentos generados por la unidad auditada y por fuentes externas;
pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control
interno y de otros procesos .
Este es el primer informe, y contiene 11 hallazgos y 5 comentarios
especiales sobre el resultado del examen que realizamos de las operaciones
relacionadas con la adjudicación, contratación y los pagos de obras públicas
y las mejoras permanentes; los servicios profesionales y consultivos; la
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administración del personal y de la propiedad inmueble; las compras y los
desembolsos; los donativos; las recaudaciones; y algunos controles y
procedimientos de otras áreas del Municipio. El mismo está disponible en
nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr .
...................... ~-----g--ij~----...... --·-~-· ----·~----------~----------~----------INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico con personalidad jurídica. Sus operaciones se rigen por la
Ley 81-1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico de 1991, según enmendada, y por el Reglamento para la
Administración Municipal. Este fue aprobado el 18 de julio de 2008 por el
Comisionado de Asuntos Municipales, y comenzó a regir el 16 de agosto
de 2008.
El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su
jurisdicción. Es una entidad jurídica con carácter pennanente.
Además, tiene existencia y personalidad legal independientes de las del
Gobierno Estatal.
El sistema gubernamental del Municipio está compuesto por 2 poderes: el
Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce
las funciones administrativas y es electo cada 4 años en las elecciones
generales de Puerto Rico. La Legislatura Municipal ejerce las funciones
legislativas y está compuesta por 16 miembros, quienes también son electos
en dichas elecciones. Los anejos 1 y 2 contienen una relación de los
funcionarios principales del Municipio y de la Legislatura Municipal que
actuaron durante el período auditado.
El Municipio, para ofrecer sus servicios, cuenta con dependencias,
tales como: Obras Públicas Municipal, Recreación y Deportes,
Policía Municipal, Oficina de Asuntos de la Juventud, Oficina para el
Manejo de Emergencias y Administración de Desastres, y la Oficina de
Programas Federales.
El presupuesto del Fondo General del Municipio, en los años fiscales
del 2010-11 al 2014-15, ascendió a $41,883,880, $43,979,854,
$45,357,408, $45, 174,690 y $45,039,350, respectivamente. El Municipio
tenía preparados sus estados financieros, auditados por contadores públicos
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COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA
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autorizados, para dichos años. Los mismos reflejaron superávits de
$14,446,977, $11,360,216, $9,583,680, $11,004,667 y $11,737,765,
respectivamente.
Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron
remitidas al Hon. Marcelo Trujillo Panisse, Alcalde, y al Hon. Víctor M .
Velázquez Casillas, Presidente de la Legislatura Municipal, mediante cartas
de nuestros auditores, del 20 de marzo de 2014, y del 18 de junio, 29 y 30 de
julio, y 3 de agosto de 2015. En las referidas cartas se incluyeron anejos con
detalles sobre las situaciones comentadas .
Mediante cartas del 9 de abril ae 2014, y del 10 de julio y 20 de agosto
de 2015, el Alcalde remitió sus comentarios. El Presidente de la Legislatura
Municipal remitió sus comentarios mediante cartadel 14 de agosto de 2015 .
Los comentarios de dichos funcionarios se consideraron al redactar el
borrador de este Informe.
El borrador de los hallazgos y de los comentarios especiales de este
Informe se remitieron al Alcalde, para comentarios, por carta del 1 de
septiembre de 2016. Para el mismo propósito, se remitió el borrador del
Hallazgo 2 al Presidente de la Legislatura Municipal, por carta de la misma
fecha.
El Alcalde y el Presidente de la Legislatura Municipal remitieron sus
comentarios por cartas del 30 de septiembre de 2016.
Sus comentarios fueron considerados en la redacción final de este Informe;
y se incluyen en la sección titulada OPINIÓN Y HALLAZGOS .
OPINIÓN Y HALLAZGOS Opinión favorable con excepciones
Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las
operaciones fiscales del Municipio se realizaron sustancialmente de acuerdo
con la ley y la reglamentación aplicables; excepto por las situaciones que se
comentan en los hallazgos del 1 al 11.
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Hallazgo 1 - Fraccionamiento del costo de una obra, falta de permisos y deficiencia relacionada con el expediente de la obra
Situaciones a. Cuando el costo de una obra de construcción o mejora pública excede
de $200,000, se requiere que los municipios realicen subasta pública.
Además, se prohíbe el fraccionamiento de las obras a uno o más
proveedores con el propósito de evitar exceder los límites fijados por
ley, y así evadir el procedimiento de subasta pública.
En julio y diciembre de 2013, el Alcalde otorgó dos contratos por
$224,300 a un contratista para el diseño, la construcción y la
instalación de hitos1 en diferentes partes del Municipio. De julio
de 2013 a marzo de 2014, el Municipio pagó la totalidad de dichos
contratos. [Véase el Comentario Especial 1)
Nuestro examen reveló que se fraccionó el costo del proyecto por
contratos formalizados individualmente por $104,300 y $120,000.
Con esto, se incumplió con el requisito de celebrar subasta pública, ya
que el costo individual de los contratos no excedía de $200,000. Los
contratos se adjudicaron sólo con dos propuestas de este contratista.
Nuestros auditores determinaron que los fondos del primer contrato se
separaron el 30 de julio de 2013 mediante una orden de compra.
Por otro lado, el 19 de agosto (20 días después) el contratista remitió
la otra propuesta para el segundo contrato. Esto demuestra que hubo
continuidad en los trabajos realizados y que era un solo proyecto.
b. En el Reglamento Conjunto de Permisos para Obras de Construcción
y Usos de Terrenos (Reglamento Conjunto) se establecen las normas
sobre rótulos y anuncios encaminadas a armonizar los diferentes
intereses públicos y privados, de instalar rótulos y anuncios para, entre
otros, identificar y dar a conocer l~gares, y el legítimo interés del
Estado de promover la seguridad pública, mantener ambientes
agradables y realzar la calidad de vida de los residentes en el país. Estas
normas aplicarán a todo rótulo o anuncio instalado con el propósito de
ser visto desde una vía pública. Toda persona que desee instalar un
1 Demarcadores prefabricados en hormigón para identificar los sectores y barrios del Municipio.
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rótulo o anuncio deberá obtener un penniso para dicho propósito de la
Oficina de Gerencia de Pennisos (OGPe). Se prohíbe expresamente
realizar actividad alguna de desarrollo o de uso del terreno, en
cualquier propiedad bajo la jurisdicción de este Reglamento, sin que se
obtengan todos los pennisos, las autorizaciones, las recomendaciones
y las certificaciones aplicables de la OGPe, las certificaciones y los
pennisos de los profesionales autorizados, los inspectores autorizados
o las entidades gubernamentales competentes autorizadas a expedir los
mismos .
Nuestro examen sobre el particular reveló que se fonnalizaron los
contratos mencionados en el apartado a. sin obtener los permisos de
construcción correspondientes. En la Oficina de Permisos del
Municipio no existían expedientes relacionados con dichos trabajos .
El 31 de marzo de 2015 la OGPe le certificó a nuestros auditores que
dicho proyecto requería un penniso de construcción y que no se
encontraron solicitudes o autorizaciones de recomendaciones para las
obras contempladas en los proyectos. Indicó, además, que el
Convenio de Transferencias de Facultades Sobre Ordenación
Territorial del Municipio Autónomo de Humacao dispone que el
Municipio podrá evaluar y expedir pennisos para proyectos
municipales exentos por resolución de la Junta de Planificación y
aquellos proyectos municipales que estén pennitidos por la
reglamentación.
c. El Municipio tiene la responsabilidad de mantener expedientes
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construcción que este desarrolla. Todo expediente donde se hayan
autorizado o desembolsado fondos municipales, debe contener ios
documentos requeridos por ley o reglamento que rija los
procedimientos fiscales y administrativos municipales.
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Nuestro examen sobre los trabajos mencionados en el apartado a.
reveló que no se mantenía un expediente completo con todos los
documentos originales. Esto, debido a que no contenían los informes
diarios de inspección de los trabajos realizados ni la propuesta original
del contrato formalizado enjulio de 2013.
Criterios
La situación comentada en el apartado a. es contraria a los
artículos 10.00I(b) y 10.002(1) de la Ley 81-1991. En el Capítulo VIII,
Parte 1, secciones 1 y 3, y Parte 11, Sección 1 del Reglamento para la
Administración Municipal se incluyen disposiciones similares.
Lo comentado en el apartado b. es contrario a la Ley 161-2009, Ley para
la Reforma del Proceso de Permisos de Puerto Rico, y a la Regla 3.7 y al
Capítulo 29 del Reglamento Conjunto. En el Capítulo VIII, Parte 11,
Sección I del Reglamento para la Administración Municipal se incluye una
disposición similar.
La situación comentada en el apartado c. es contraria a los
artículos 6.003(a), (b) y (d) y 10.007(a) de la Ley 81-1991. Además, es
contraria a la norma de sana administración de mantener expedientes
completos de las obras y mejoras públicas que realice el Municipio donde
se incluyan, entre otros, los informes diarios de inspección y las propuestas
originales.
Efectos
La situación comentada en el apartado a. impidió que el Municipio tuviera
a su disposición varias alternativas para seleccionar la mejor oferta.
Lo comentado en el apartado b. no permitió que la OGPe ni la Oficina de
Permisos del Municipio ejercieran su función reguladora. Además, esto
pudo tener consecuencias adversas para el Municipio. Entre estas, que no
pudieran obtener el permiso de uso.
La situación comentada en el apartado c. evita mantener expedientes
completos para cada proyecto, y dificulta nuestra función fiscalizadora.
Además, impide verificar en todos sus detalles la corrección y propiedad de
los procedimientos llevados a cabo.
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Causas
Atribuimos las situaciones comentadas a que el Alcalde y los directores de
las oficinas de Permisos y de Gerencia de Proyectos se apartaron de las
disposiciones citadas y no protegieron adecuadamente los intereses del
Municipio.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
La intención inicial de realizar el proyecto de Diseño, Construcción e Instalación de Hitos en diferentes partes de Humacao, fue el instalar los mismos en las cuatro entradas principales a la ciudad . A esos fines fue que se presentó la propuesta con fecha del 18 de junio de 2013 y se otorgó el contrato número 2014-00007 4 el 19 de julio de 2013, a un costo de $104,300. La compañía contratada es la misma que ha realizado proyectos similares para muchos Municipios en Puerto Rico y, además, anteriormente fue contratada para la construcción de nichos en nuestro Cementerio Nuevo, por lo que teníamos experiencias previas con ésta. La compañía nos entregó una Declaración Jurada, de que tenía exclusividad en el material y diseño de los hitos, por lo que representaba una única fuente de abasto. Además de que ofreció una garantía extendida de por vida con un mínimo de mantenimiento lo cual es de beneficio a nuestros intereses. [sic]
Tomando en consideración las disposiciones del Artículo 10.002 (d) de la Ley 81 del 30 de agosto de 1991, según enmendada (sobre la única fuente de abasto) y de la Sección 12.2 de la Parte II del Capítulo VIII del Reglamento para la Administración Municipal del 2008 catalogamos esta contratación como servicios profesionales para la realización de una obra, por lo que se procedió con la contratación al no ameritar la celebración de una subasta. [sic]
Posteriormente a esta primera contratación y ante el reclamo de la comunidad de lo bien que se veían los hitos principales y propulsando nuestra política pública de rehabilitación y embellecimiento de las entradas al centro urbano, se determinó llevar este concepto de los hitos e instalarlos en todos los barrios. A esos fines se presentó la segunda propuesta con fecha del 27 de septiembre de 2013, la cual fue aceptada. Se procedió entonces con la firma de un segundo contrato con el número 2014-000430 el 4 de diciembre de 2013, a un costo de $120,000, para el Diseño, Construcción e Instalación de los 13 Hitos en los barrios de Humacao bajo las mismas consideraciones mencionadas anteriormente para el proyecto inicial. Por estas razones es que insistimos en que no hubo fraccionamiento de obras por ser dos proyectos totalmente separados. [sic] [Apartado a.]
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En nuestro esfuerzo por comenzar y terminar los trabajos de los proyectos de los hitos que transformaron y embellecen todo nuestro entorno territorial pasamos por alto este aspecto sobre la permisología. No obstante habremos de solicitar una consulta de construcción para legalizar las obras realizadas. [sic] [Apartado b.]
Las propuestas originales de los proyectos fueron recibidas inicialmente en la Oficina del Alcalde y en una instancia por el Secretario Municipal. Sin embargo, se trabajó el contrato con la copia exacta del documento. En cuanto a los informes diarios de inspección de uno de los proyectos tenemos que indicar que aunque no se mantuvo expediente del desarrollo del proyecto, personal del Departamento de Obras Públicas Municipal visitaron los lugares donde se instalaban los hitos para asegurarse que se ubicaron en el lugar correspondiente en cumplimiento con las instrucciones brindadas al contratista y con el contrato formalizado. [sic] [Apartado c.]
Consideramos las alegaciones del Alcalde con respecto al apartado a. del
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. No se nos presentó
evidencia de la exclusividad del contratista como distribuidor y
manufacturero de los materiales utilizados en el proyecto ni de la
investigación en donde se documentó que existía una sola fuente de abasto
para realizar dichos trabajos, según lo establece la reglamentación.
El contratista presentó una declaración jurada en la que condiciona la
exclusividad de los trabajos que fabrica, a la fecha de juramentar la misma,
y donde establece que utiliza un sistema integral a base de elementos
prefabricados en hormigón. Por otro lado, la propuesta presentada para el
segundo contrato tenía fecha del 19 de agosto, esto es 20 días después de
que se obligaron los fondos del primer contrato. Esta segunda propuesta fue
enmendada por el contratista y fue remitida al Municipio el 19 de
septiembre. Luego, el 27 de septiembre le imparten instrucciones escritas a
funcionarios para que le soliciten al contratista los documentos necesarios
para formalizar el contrato de esta segunda propuesta. Esto demuestra la
continuidad en los trabajos, y que era un solo proyecto.
Véanse las recomendaciones de la 2 a la 5 y 20.
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Hallazgo 2 - Propiedad utilizada ilegalmente como estacionamiento por un ciudadano y otras deficiencias relacionadas con el uso de dicha propiedad
Situaciones a. Toda permuta, gravamen, arrendamiento, venta o cesión de propiedad
municipal deberá ser aprobada por la Legislatura, mediante ordenanza
o resolución al efecto. Excepto en los casos que se establecen en la
Ley 81-1991, la venta y el arrendamiento de cualquier propiedad
municipal deberá hacerse mediante el procedimiento de subasta
pública. Además, dicha Ley autoriza al Alcalde a promulgar
reglamentos que sirvan de guía al Municipio para llevar a cabo sus
procedimientos fiscales y administrativos.
En mayo de 1980, la entonces Corporación de Renovación Urbana y
Vivienda de Puerto Rico, mediante la Escritura 109, cedió y traspasó
9 cuerdas de terreno al Municipio como parte de una agrupación de
varias parcelas de terreno adquiridas por la Corporación para el
Proyecto de Renovación PR R-61, donde se desarrolló el
Proyecto Urbano de Vivienda y Comercio. Parte del terreno cedido
está identificado como Solar 102 y localizado en la calle Georgetti del
Municipio.
Nuestro examen sobre el uso de dicho terreno reflejó lo siguiente:
1) En noviembre de 20 l O, el Encargado de la Propiedad del
Municipio realizó una investigación sobre el uso del terreno.
Este determinó que un ciudadano utilizaba el mismo
gratuitamente para su beneficio como estacionamiento .
El ciudadano, al lado del terreno, tenía un local de su propiedad
bajo arrendamiento. Además, instaló una verja y un portón
eléctrico lo que impedía el acceso al público en general.
En enero de 2013, la Legislatura Municipal le refirió el caso
a la División Legal y Asuntos Internos del Municipio
(División Legal) y, en septiembre de 2013, dicha División advirtió
al ciudadano que descontinuara la práctica de cerrar el área del
terreno o, de lo contrario, se acudiría al Tribunal.
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Sin embargo, a diciembre de 2014, el ciudadano utilizaba el
terreno como estacionamiento y no había removido la verja ni el
portón eléctrico.
2) Se determinó, además, que:
Criterios
a) No se había realizado un proceso de subasta pública para la
venta o el arrendamiento de dicha propiedad municipal.
b) La Legislatura Municipal no había aprobado ni cedido al
ciudadano el uso del terreno como estacionamiento.
c) No se había otorgado un acuerdo escrito donde se
establecieran los términos y las condiciones para el uso del
terreno. No se pudo determinar el importe dejado de percibir
por este concepto, ya que el Municipio no cuenta con una
tasación del terreno para establecer un valor que sugiera
costos de venta o arrendamiento del terreno.
d) El Alcalde y la Legislatura Municipal no habían establecido
un reglamento para el arrendamiento de la propiedad mueble
e inmueble.
Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 3.009(g) y 9.005
de la Ley 81-1991, y al Capítulo VII, secciones 3 y 1 O del Reglamento para
la Administración Municipal.
Lo comentado en el apartado a.l) y 2)a) también es contrario a los
artículos 5.00S(d) y 6.00S(f) de la Ley 81-1991.
La situación comentada en el apartado a.2)c) es contraria a la Opinión del
19 de marzo de 1999, en el caso Fernández & Gutiérrez, !ne. v. Municipio
de San Juan, 99 JTS 31, donde el Tribunal Supremo de Puerto Rico
dictaminó, entre otras cosas, que es requisito formular los acuerdos
mediante contratos escritos.
Además, lo comentado en el apartado a.2)d) también es contrario a los
artículos 3.009(c) y 5.00S(m) de la Ley 81-1991.
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Efectos Las situaciones comentadas permitieron el uso indebido de la propiedad .
La ausencia de acuerdos escritos puede resultar perjudicial para el
Municipio, ya que no existen documentos legales que establezcan los
derechos y las obligaciones de las partes. Además, pueden propiciar pleitos
legales innecesarios y favoritismos, e impiden mantener un control
adecuado sobre la propiedad municipal y mantener procedimientos
uniformes sobre el uso de esta.
Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que el Alcalde, la Directora de la
División Legal y la Legislatura Municipal se apartaron de las disposiciones
citadas y no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio.
El Municipio no tenía que esperar a poner en subasta pública la propiedad
para impedirle al ciudadano la utilización de la propiedad municipal sin
estar autorizado para ello.
Comentarios de la Gerencia El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
En mayo de 2013 se realizó una investigación del caso mediante la búsqueda de documentos, estudios de títulos y otros documentos necesarios para validar la información provista sobre el predio de terreno. Según pudimos identificar, el solar en cuestión no está segregado y pertenece al remanente de la Finca Número 10,908, inscrita a nombre del Municipio de Humacao. [sic]
El 4 de febrero de 2014, se le refirió el caso a nuestro abogado externo contratado por Municipio, para que procediera con la reclamación formal de Interdicto ante el Tribunal de Primera Instancia, Sala de Humacao. La información provista por el abogado sobre los trámites del caso, fue que se habían sostenido varias reuniones con el ocupante y su abogado, así como con los reclamantes y se iba a proceder, partiendo de la intención del Alcalde, con la venta del solar en pública subasta, previa autorización de la Legislatura Municipal, conforme el Artículo 9.005 de la Ley 81-1991. No obstante, en este asunto no se ha solicitado intervención judicial alguna para evitar pleitos legales innecesarios al existir la gran posibilidad de enajenar esta propiedad conforme a la ley. [sic]
El 20 de septiembre de 2016 la Comisión de lo Jurídico y Reglamentación de nuestra Legislatura Municipal citó a varios funcionarios y al abogado externo para atender el asunto a través del Proyecto de Ordenanza Núm. 13, Serie 2015-2016. El propósito de esta reunión fue discutir el proceso y la aprobación de la
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segregación y la venta del mencionado terreno a través de pública subasta conforme las disposiciones del Artículo 9.005 de la Ley Núm. 81, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, del 30 de agosto de 1991, según enmendada. El informe de la Comisión ya está redactado para presentarlo al pleno de la Legislatura en su Sesión Ordinaria de octubre de 2016. El proyecto incluirá los requisitos a cumplirse para llevar a cabo la transacción de segregación y venta del inmueble. [sic] [Apartado a.1)]
Estas situaciones actualmente se están atendiendo (ver comentarios situación a(l) de este hallazgo). El 20 de septiembre de 2016 la Comisión de lo Jurídico y Reglamentación de nuestra Legislatura Municipal citó a varios funcionarios para atender el asunto a través del Proyecto de Ordenanza Núm. 13, Serie 2015-2016. El resultado de esta reunión de la Comisión fue aprobar el proceso de segregación y la venta del mencionado terreno a través de subasta pública conforme las disposiciones de los artículos 5 .004( d) y 9 .005 de la Ley Núm. 81, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, del 30 de agostos de 1991, según enmendada. El informe de la Comisión ya está redactado para presentarlo al pleno de la Legislatura en su Sesión Ordinaria de octubre de 2016. [sic]
Habremos de establecer, individualmente, en cada proyecto de venta o arrendamiento que se presente ante la Legislatura Municipal, todos los requisitos a cumplirse para llevar a cabo la transacción de la propiedad mueble o inmueble de que se trate. [sic] [Apartado a.2)]
El Presidente de la Legislatura Municipal indicó en su carta lo siguiente:
La situación presentada en el Apartado (1) de este Hallazgo fue evaluada el 20 de septiembre de 2016, por la Comisión de lo Jurídico y Reglamentación. En la misma, .el abogado externo informó que se le notificó al ciudadano la intención de vender el terreno en pública subasta, según lo establece la ley. [sic] (Apartado a.l)]
La Comisión de lo Jurídico y Reglamentación se reunió el 20 de septiembre de 2016, donde se determinó enviar para su aprobación el Proyecto de Ordenanza Núm. 13, Serie 2015-2016, el cual autoriza la venta del solar en la calle Georgetti, en la Sesión Ordinaria que dará comienzo el día 4 de octubre de 2016. En cuanto al señalamiento en el Apartado 2, inciso d, se estará considerando cada caso de manera individual estableciendo los requisitos para llevar a cabo las transacciones de arrendamiento y venta de propiedad mueble e inmueble dentro la pieza legislativa a considerarse. [sic] [Apartado a.2)]
Véanse las recomendaciones 2, de la 6 a la 10, y de la 20 a la 22.
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Hallazgo 3 - Compra de bienes sin las cotizaciones requeridas; otras tramitadas sin cumplir con los requisitos de ley; falta de justificantes y de información en los pagos; y otras deficiencias relacionadas
Situaciones a. Para toda compra de materiales, equipos, comestibles, medicinas y
otros suministros; de igual o similar naturaleza, uso o características;
se requiere que los municipios obtengan, por lo menos,
tres cotizaciones cuando el costo de las mismas no exceda de $100,000.
Además, se prohíbe el desembolso de fondos municipales para la
compra de bienes, suministros y servicios sin las cotizaciones
requeridas por ley o reglamento.
La Unidad de Compras del Municipio es la responsable de llevar a cabo
los procedimientos para que toda compra de bienes y servicios se
efectúe de acuerdo con la ley y la reglamentación. La responsabilidad
de la corrección de los procedimientos llevados a cabo en dicha Unidad
recae en los compradores, la Supervisora de Compras y la Directora de
Finanzas. Esta última le responde al Alcalde. Por otro lado, el Alcalde
es el responsable de la legalidad y exactitud de todos los gastos que se
autoricen para pago.
De julio de 2011 a julio de 2013, el Municipio ordenó la compra de
bienes para el otorgamiento de vales educativos por $67,759 a
cuatro proveedores. Las mismas fueron pagadas en su totalidad, de
septiembre de 2011 a septiembre de 2013.
El examen realizado sobre dichas compras reveló lo siguiente:
1) En agosto de 2012, se ordenaron compras de bienes por $4,21 O,
sin que se obtuvieran cotizaciones de, por lo menos, tres
proveedores representativos en el mercado. En las mismas se
utilizaron copias de las cotizaciones obtenidas de otras compras.
Estas fueron pagadas en su totalidad en noviembre de 2012 y abril
de 2013.
2) De la totalidad de los bienes ordenados, se determinó lo siguiente:
a) En la Oficina de Asuntos de la Juventud (OAJ) se solicitaron
15 de las 21 cotizaciones consideradas en dichas compras.
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Además, en 12 de las 15 cotizaciones, 2 compradoras
estamparon el sello de recibidas e inicialaron las mismas.
Nuestro examen reveló que las compradoras recibieron las
cotizaciones de la OAJ y no directamente de los proveedores.
[Véase el Hallazgo 8-a.4)]
b) En 15 de las 21 cotizaciones consideradas en dichas compras
el proveedor no incluyó la fecha.
c) En los documentos de pagos no se incluyeron los vales como
justificantes de las facturas.
3) Enjulio de 2012 y julio de 2013, se ordenaron bienes por$15,870,
sin que se incluyeran las cotizaciones originales en los pagos
correspondientes. Copias de estas fueron entregadas a nuestros
auditores como resultado de la investigación realizada.
Estos servicios fueron pagados en octubre de 2012 y septiembre
de 2013.
4) De julio de 201 t a julio de 2013, se ordenaron bienes por $19,155
a dos proveedores cuyas facturas presentadas no ofrecían un
detalle de los servicios prestados. Las facturas sólo incluían el
importe total facturado y el concepto general del servicio
prestado. Estos servicios fueron pagados de septiembre de 2011 a
abril de 2013.
5) En septiembre de 2013, se autorizaron dos comprobantes por
$15, 781 para el otorgamiento de vales educativos. Las órdenes de
compra no coincidían con los importes del pago por $804. En los
justificantes no se incluyó ninguna aclaración ni evidencia al
respecto. Nuestros auditores determ.inaron que esto se debió a
unos créditos que el proveedor le había otorgado al Municipio.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 3.009(s), 6.005(c)
y (t), 8.005 y 8.0lO(d) de la Ley 81-1991; y al Capítulo IV, Sección 8 del
Reglamento para la Administración Municipal.
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Lo comentado en el apartado a.l) también es contrario al
Artículo 10.002(b) de la Ley 81-1991; y al Capítulo VIII, Parte III,
Sección 1 del Reglamento para la Administración Municipal.
La situación comentada en el apartado a.l)a) también es contraria al
Capítulo IV, Sección 2 del Reglamento para la Administración Municipal .
Efectos Las situaciones comentadas evitaron que:
• El Municipio tuviera a su disposición varias alternativas para
seleccionar aquellas que le ofrecieran las mejores ofertas .
[Apartado a.l)]
• El Municipio mantuviera un estricto control de las compras .
[Apartado a.l)a)]
• Pudiéramos verificar, en todos sus detalles, la corrección y exactitud
de dichos pagos. [Apartado a.l)b) y c), y del 3) al 5))
Causas Los compradores, los preinterventores, el personal de la OAJ y los
directores de Finanzas en funciones se apartaron de las disposiciones citadas
y de sus deberes.
Comentarios de la Gerencia El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
Las fotocopias utilizadas de las cotizaciones de otras compras contenían los precios que fueron adjudicados a los proveedores de la compra inicial, la cual contiene las cotizaciones originales requeridas. Consideramos las compras que se señalan como continuidad de las actividades para la entrega de los vales educativos para ambos años. Esto se hizo de ese modo para agilizar la emisión de las órdenes de los artículos y entregarlos a los estudiantes con estas necesidades en el menor tiempo posible, con el mejor precio y la mercancía disponible para la entrega. [sic]
Se impartieron las instrucciones al personal de la OAJ, al área de Compras y al de Preintervención para corregir las situaciones mencionadas. Esto incluyó la redistribución de las tareas entre el personal asignado. Para las compras de este año 2016 se corrigieron todos los asuntos señalados. [sic] [Apartado a.l)]
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Nuestra Oficina de Asuntos de la Juventud (OAJ) organiza anualmente la entrega de los Vales y Becas Educativas para finales y principios de cada año fiscal. Esta organización conlleva, además del personal de la Oficina de compras, la colaboración de todo el personal municipal disponible para poder llevar a cabo las tareas necesarias. El hecho de que las cotizaciones fueran firmadas por las compradoras y que el proveedor no incluyera la fecha en las mismas lo atribuimos más bien a un error involuntario del personal dado el volumen de trabajo y la necesidad de agilizar los procesos para entregar los vales a tiempo. Consideramos que esto no invalida las cotizaciones tomadas ya que los comercios están establecidos legalmente y la información en las cotizaciones eran corroborables. [sic]
Se impartieron las instrucciones al personal de la QAJ, al área de Compras y al de Preintervención para corregir las situaciones mencionadas [situaciones a-2 (a, b y c)]. Esto incluyó la redistribución de las tareas entre el personal asignado. Para las compras de este año 2016 se corrigieron todos los asuntos señalados. [sic] [Apartado a.2)]
Se impartieron las instrucciones al personal de la OAJ, al área de Compras y al de Preintervención para corregir estas situaciones y que se incluyan las cotizaciones originales en los pagos. Para las compras de este año 2016 se corrigieron todos los asuntos señalados. [Apartado a.3)]
Se impartieron las instrucciones al personal de la OAJ, al área de Compras y al de Preintervención para corregir estas situaciones. Además se orientó a todos los proveedores de los artículos sobre la presentación y aceptación de las cotizaciones y de sus facturas. Para las compras de este año 2016 se corrigieron todos los asuntos señalados. [Apartado a.4)]
Esta situación se debió a créditos otorgados por dos de los proveedores de los artículos adquiridos. En lo sucesivo se incluirán las anotaciones de los créditos otorgados en los justificantes de los pagos a los proveedores cuyas facturas reflejen un importe menor a las órdenes de compra emitidas. [Apartado a.5)]
Véanse las recomendaciones 2, y de la 11 a la 13.a.
Hallazgo 4 - Funcionaria que ocupaba el puesto de directora interina de Planificación sin poseer la licencia requerida para ejercer la práctica de la planificación en Puerto Rico
Situación a. En la Ley 81-1991 se establece que la Oficina de Ordenación Territorial
debe ser dirigida por un director nombrado por el Alcalde y confirmado
por la Legislatura Municipal. Dicho Director debe ser un planificador
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licenciado bajo las nonnas del Gobierno de Puerto Rico2. El Municipio
revisará su organigrama administrativo para ubicar esta oficina y
coordinar su funcionamiento con otras oficinas de planificación
existentes o de futura creación. Por otro lado, el puesto de Director de
Planificación y el de Director de Planificación y Ordenación
Territorial, según el Plan de Clasificación y Retribución del Servicio
de Confianza del Municipio (Plan), aprobado en diciembre de 2004 y
con vigencia desde enero de 2005, también requiere que la persona que
ocupe esos puestos posea una licencia de planificador profesional
expedida por la Junta Examinadora de Planificadores Profesionales de
Puerto Rico.
Nuestro examen sobre el particular reveló que, en marzo de 2014, el
Alcalde nombró a una empleada como directora interina del
Departamento de Planificación. Dicha funcionaria no poseía la licencia
de planificador profesional requerida para ejercer dichas funciones en
Puerto Rico. A agosto de 2015, dicha funcionaria ocupaba
interinamente dicho puesto .
Criterios
La situación comentada es contraria a los artículos 6.002, l l .004(a) y
13.013 de la Ley 81-1991, al mencionado Plan y a la Ley 160-1996.
Efectos La situación comentada ocasionó que la funcionaria ocupara el puesto sin
cumplir con los requisitos del mismo. Esto pudo ocasionar que sus
decisiones y actuaciones pudieran ser objetadas en perjuicio del Municipio.
Además, no permitió que la Legislatura Municipal evaluara dicho
nombramiento.
Causas Atribuimos la situación comentada a que el Alcalde y el Director de
Recursos Humanos se apartaron de las disposiciones citadas y de sus
deberes. Tampoco protegieron adecuadamente los intereses del Municipio.
2 Según la Ley 160-1996, ley para Reglamentar la Profesión de Planificador de Puerto Rico, según enmendada, un planificador licenciado es aquel al que la Junta Examinadora de Planificadores Profesionales de Puerto Rico autoriza a ejercer la práctica de la planificación en Puerto Rico.
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Comentarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
Hemos confrontado dificultades en cubrir tanto el puesto de Director (a) del Departamento de Planificación así como con el funcionario(a) que ejercerá las funciones de dirigir el área de Ordenación Territorial por los requisitos de cada puesto. Además, las exigencias salariales de algunos candidatos entrevistados exceden las escalas retributivas de nuestro actual Plan de Clasificación y Retribución. No obstante continuaremos con las gestiones de reclutamiento de ambos puestos. [sic]
Véanse las recomendaciones 2, 14 y 20.
Hallazgo 5 - Contratos y enmiendas registradas y enviadas tardíamente a la Oficina del Contralor de Puerto Rico
Situación
a. Los municipios deben registrar y remitir a esta Oficina copia de los
contratos y de las escrituras otorgados, incluso las enmiendas a estos,
dentro de los 15 días siguientes a la fecha de sus otorgamientos. Esto,
porque ninguna prestación o contraprestación de servicios objeto de un
contrato podrá exigirse hasta tanto el mismo se haya presentado en la
Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR).
Nuestro examen sobre el particular reveló que, de febrero de 2011 a
febrero de 2013, el Municipio registró y envió tardíamente a la OCPR,
28 contratos y 106 enmiendas por $3,020,482 por concepto servicios
de adiestramiento u orientación ($1, 169 ,3 76), servicios profesionales
y consultivos ($538, 160), servicios misceláneos no personales
($263,214), compra de equipos, vehículos e inmuebles ($608,440),
reparación de estructuras y vías públicas ($212,437), servicios
personales no profesionales ($177,483) y servicios técnicos ($51,372).
Las tardanzas fluctuaron de 6 a 376 días después de la fecha límite
establecida en la ley.
Criterios
La situación comentada es contraria a la Ley Núm. 18 del 30 de octubre
de 1975, según enmendada; al Reglamento 33, Registro de Contratos,
Escrituras y Documentos Relacionados y Envío de Copias a la Oficina del
Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, promulgado el 15 de
septiembre de 2009; y a los artículos 8.004 y 8.016 de la Ley 81-1991.
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Además, es contraria al Capítulo IX, Sección 2 del Reglamento para la
Administración Municipal, y a la Opinión del 29 de octubre de 2004, en el
caso Lugo Ortiz v. Municipio de Guayama, 2004 T.S.P.R. 166, donde el
Tribunal Supremo de Puerto Rico recalcó sobre la importancia y el requisito
de que los contratos municipales se registren y remitan a la OCPR.
Efecto
La situación comentada impidió que dichos contratos estuvieran accesibles
a la ciudadanía en calidad de documentos públicos en el tiempo requerido.
Causas La situación comentada se atribuye a que el Secretario Municipal y la
Directora de la División Legal se apartaron de las disposiciones citadas y de
sus deberes al respecto.
Comentarios de la Gerencia El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
Hemos tomados las medidas correctivas necesarias para agilizar el registro y envío de los contratos formalizados en nuestro municipio para cumplir con la fecha límite dispuesta por Ley. Se asignó personal adicional al área de contratos de la División Legal para este propósito con mayor supervisión. [sic]
Véanse las recomendaciones 2, 15 y 20.
Hallazgo 6 - Falta de informes sobre el uso de los donativos otorgados a una entidad sin fines de lucro
Situación
a. El Municipio puede ceder o donar fondos o bienes de su propiedad a
cualquier entidad no partidista que opere sin fines de lucro y se dedique
a gestiones o actividades de interés público que promuevan el bienestar
general de la comunidad. Los municipios deben adoptar un reglamento
para regir todo lo relacionado con la donación o cesión de fondos o
bienes a entidades sin fines de lucro. Sin que se entienda como una
limitación, en dicho reglamento se debe disponer lo relativo a los
documentos o contratos de donación o delegación a otorgarse, los
informes que se requerirán, el control y la fiscalización que ejercerá el
municipio para asegurarse de que los fondos donados o la propiedad
cedida se use conforme al interés público para el cual fueron
concedidos.
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Mediante la Ordenanza 8 del 9 de octubre de 1998, según enmendada,
se aprobó el Reglamento para la Otorgación de Donativos del
Municipio de Humacao. En dicho Reglamento se establece que la
Oficina de Finanzas debe exigir que la entidad que reciba el donativo
remita, en el Departamento de Finanzas, un informe anual sobre los
gastos incurridos con cargo al donativo; y lo entregue en original y dos
copias.
Nuestro examen sobre el particular reveló que, de octubre de 2010 a
agosto de 2013, el Municipio otorgó donativos por $740,000 a una
entidad sin fines de lucro. Dicha entidad no remitió al Municipio un
informe detallado del uso de dichos fondos. En su lugar, presentó
estados financieros que no reflejaban el detalle del uso dado a los
donativos. El Municipio tampoco pudo mostrar evidencia de las
gestiones realizadas para que dicha entidad remitiera los referidos
informes.
Criterios La situación comentada es contraria a los artículos 6.003(t) y 9.014 de la
Ley 81-1991, y al mencionado Reglamento.
Efectos La situación comentada propicia la comisión de errores o irregularidades, y
que estos no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.
Además, dificulta al Municipio y a esta Oficina verificar la legalidad,
la corrección y el uso dado a los referidos donativos.
Causas Los directores de Finanzas en funciones se apartaron de las disposiciones
citadas y no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
En lo que respecta a los donativos otorgados a entidades sin fines de lucro debemos indicar que hasta el año 2013 se aceptaban los estados financieros que estas entidades presentaban aunque incluyeran donativos de otras agencias de gobierno o privados. A partir de ese año se implementó un formato de informe detallado para cada entidad que reflejara los gastos incurridos por los fondos
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donados por el municipio. Dicha implementación surgió como parte de las medidas correctivas tomadas sobre las recomendaciones del Informe OAI-13-05 de la Oficina de Auditoría Interna de nuestro Municipio. [sic]
La entidad que se menciona en este Hallazgo para los años del 20 l O al 2013, presentó en sus estados financieros que los fondos fueron utilizados para cubrir los gastos operacionales de la entidad. No obstante, hemos solicitado a los representantes de la entidad que nos presenten los informes detallados por cada donativo otorgado. [sic]
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Véanse las recomendaciones 2, 13.b. y 20.
Hallazgo 7 - Empleado nombrado como recaudador auxiliar designado a realizar funciones de preintervención
Situación a. El Municipio cuenta con la Oficina de Recaudaciones, la cual es
dirigida por un recaudador oficial. Dicha Oficina cuenta, además, con
nueve recaudadores auxiliares. Entre las funciones de los recaudadores
auxiliares se encuentra recibir los recaudos diarios y entregarlos al
Recaudador Oficial para el depósito correspondiente. Por otro lado, el
Municipio también cuenta con el Área de Preintervenciones, cuyas
funciones consisten en verificar que los pagos realizados en el
Municipio estén a tono con las leyes y los reglamentos aplicables.
Ambas áreas cuentan con sus respectivos puestos y especificaciones de
clase para su funcionamiento, según el Plan de Clasificación y
Retribución de los Empleados de Carrera del Municipio Autónomo
de Humacao (Plan); y están bajo la dirección de la Directora de
Finanzas quien, a su vez, le responde al Alcalde. Por otro lado, el
Alcalde tiene la responsabilidad de mantener una adecuada
administración del personal.
Nuestro examen sobre dichas operaciones reveló que, en julio de 2009
y enero de 2015, los entonces directores de Finanzas le asignaron por
escrito las funciones de preintervención a un empleado nombrado
como recaudador auxiliar. En noviembre de 20 l 1, el empleado solicitó
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la reclasificación de su puesto de Recaudador Auxiliar al de Oficial de
Preintervención II, pero no fue reclasificado. No obstante, el empleado
continuó realizando las funciones de preinterventor de julio de 2009 a
enero de 2015.
Se determinó que de julio de 2009 a enero de 2015 este empleado sólo
realizó funciones de preintervención sin ser nombrado por el Alcalde
para ocupar este puesto, según lo establece el Plan.. Durante el
transcurso de la auditoría, esta situación fue notificada por nuestros
auditores a la Directora de Finanzas en varias ocasiones, para que se
tomaran las medidas necesarias y se corrigiera la situación.
No obstante, a enero de 2015, el empleado continuaba realizando las
funciones de preinterventor y no se había reclasificado su puesto.
Criterios
La situación comentada es contraria a los artículos 3.009(0), 6.003(e) y
8.0IO(d) de la Ley 81-1991; y al Capítulo III, secciones de la 3 a la 5 y
Capítulo IV, Sección 8 del Reglamento para la Administración Municipal.
Además, es contraria a las especificaciones de clases para los puestos de
recaudador auxiliar y oficial de preintervención incluidas en el Plan.
Efecto
La situación comentada no permite una administración adecuada del
personal municipal.
Causas
Atribuimos la situación comentada a que el Alcalde y los directores de
Finanzas y de Recursos Humanos en funciones se apartaron de las
disposiciones citadas y de sus deberes.
Coméntarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
El empleado nombrado en el puesto transitorio de Recaudador Auxiliar fue autorizado a ejercer las funciones de Pre-Interventor desde el 8 de julio de 2009 debido al retiro de uno de los empleados de esa área. Se consideró que al ser indefinida dicha autorización y habiendo la necesidad de cubrir el puesto en la pre-intervención de documentos, no sería necesario extenderlo al vencimiento de cada
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periodo transitorio. No obstante, las últimas extensiones de su nombramiento transitorio están acompañadas con la delegación para ejercer las funciones de Pre-intervención. [sic]
Véanse las recomendaciones 2, 13.c., 14 y 20.
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Hallazgo 8 .,. Deficiencias relacionadas con el Programa de Vales Educativos otorgados por la Oficina de Asuntos de la Juventud
Situaciones a. El Municipio cuenta con la Oficina de Asuntos de la Juventud (OAJ).
Anualmente, la OAJ administra el Programa de Vales Educativos
donde se otorgan vales a estudiantes de bajos recursos económicos .
Para que un estudiante sea elegible para el Programa debe, además, ser
residente y estudiar en las escuelas públicas del Municipio. Los vales
se otorgan para la compra de camisas, polos, zapatos y efectos
escolares, hasta un máximo de $300 por participante. La Directora de
la OAJ es la encargada de coordinar y tramitar todo lo relacionado con
dicho Programa. Esta, a su vez, le responde al Alcalde. De agosto
de 2011 a octubre de 2014, el Municipio otorgó vales educativos por
$185,867 .
Nuestro examen sobre el referido Programa, a junio de 2015, reveló lo
siguiente:
1) En los expedientes de los participantes y en las solicitudes,
t trabajadas por los técnicos de la OAJ, no se documentaba la
aprobación de cada caso por parte de la Directora.
2) Los vales educativos emitidos no tenían una numeración
preimpresa para mantener un control de estos. El número era
asignado por personal de la OAJ.
3) Los vales educativos emitidos y utilizados por los participantes no
se archivaban. Estos eran entregados por los proveedores, junto
con las facturas para pago, en la OAJ. La Directora le indicó a
nuestros auditores que, una vez se verificaba la factura, se
destruían los mismos.
4) La Unidad de Compras no participa en el proceso de solicitud de
cotizaciones de los proveedores de camisas, polos, zapatos y
efectos escolares. Este proceso se llevaba a cabo en la OAJ.
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El personal de dicha Oficina le indicó a nuestros auditores que
ellos solicitaban las cotizaciones y las buscaban en los diferentes
comercios, y que luego las tramitaban a la Oficina de Compras.
[Véase el Hallazgo 3-a.l)a))
5) En el Departamento de Finanzas no le exigían al personal de la
OAJ los vales utilizados, y entregados por el proveedor, para
asegurarse de la corrección de las facturas entregadas por estos.
Tampoco le exigían directamente a los proveedores la entrega de
los vales.
6) No había una segregación adecuada de funciones del personal de
la OAJ. Esto, ya que la Directora o cada técnico convocaban a las
personas, registraban al participante; solicitaban, recibían y
evaluaban la documentación; notificaban al participante la
decisión tomada; aprobaban, imprimían y entregaban el vale;
custodiaban la máquina de impresión, el arte y el papel utilizado;
registraban el vale una vez emitido; custodiaban los expedientes
de los participantes; solicitaban, buscaban y tramitaban las
cotizaciones de los proveedores; autorizaban la orden de compra;
recibían la factura y los vales utilizados por los participantes; y
autorizaban el pago de la factura.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 3.009(a) y (h),
6.003(a), (d) y (e), 9.0IS(c) y 1 l.Ol l(a)(3) y (8) de la Ley 81-1991, y al
Capítulo IV, Sección 21 del Reglamento para la Administración Municipal.
Efectos
Las situaciones comentadas nos impidieron verificar, en todos sus detalles,
la corrección y exactitud de los procesos para el otorgamiento de dichos
vales. Además, propician irregularidades y, de estas cometerse, no permiten
que se descubran a tiempo para fijar responsabilidades. Tampoco permiten
uniformidad en los procesos y propician el favoritismo.
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Causas
Atribuimos las situaciones comentadas a que el personal y la Directora de
la OAJ se apartaron de las disposiciones citadas y no protegieron los
intereses del Municipio. Además, el Alcalde no supervisó adecuadamente
dichas operaciones.
Comentarios de la Gerencia El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
Tomamos la medida correctiva instruyendo a la Oficina de Información y Tecnología la creación de un programa de computadora para controlar todo el proceso de los vales educativos a partir de este año 2016. En este programa únicamente la directora de la OAJ tiene los privilegios de asignar la cuantía del vale y a imprimir y firmar electrónicamente los mismos. Además se le asigna accesos controlados a los técnicos usuarios del programa utilizado. Los documentos de aprobación son mantenidos en expedientes en nuestros archivos disponibles para revisión. [sic] [Apartado a.l)]
Los números se asignan de acuerdo a la firma del participante en la Hoja de Asistencia en la reunión de orientación inicial del Programa de los Vales. Según el programa de computadora, ningún personal de la OAJ puede añadir o manipular el número asignado al vale. Además, el vale se imprime en un papel especial que impide su reproducción o fotocopiar el mismo y solamente la directora de la OAJ puede imprimir el vale. [sic] [Apartado a.2)]
El personal de la OAJ revisa y compara las facturas de los proveedores que incluyen los vales originales redimidos y cuadra todos los gastos que se someten para el pago. La certificación de las facturas que utilizan para el pago al proveedor es la evidencia que se incluye en los comprobantes para asegurar que lo facturado estaba acorde con lo entregado. Para este año 2016 todos los comprobantes incluyeron los originales de los vales redimidos. [sic] [Apartado a.3)]
La Oficina de Compras del Departamento de Finanzas tiene conocimiento absoluto de los procesos que se llevan a cabo en la OAJ para la actividad de los Vales Educativos. Por la complejidad del evento, se necesita mucha colaboración y un mayor esfuerzo para conseguir las cotizaciones porque no existen tantos comercios dispuestos a ofrecer este servicio a crédito. Para la actividad se necesita: separar en el presupuesto el importe estimado de los gastos; identificar los comercios dispuestos a cotizar; se debe tener la información por parte del Departamento de Educación y de las escuelas si hay uniformes escolares con colores que hayan cambiado; una lista de artículos escolares actualizada; tener un
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aproximado en la cantidad participantes que se atenderán; entre otras cosas. Es por esta razón que la OAJ entraba en apoyo al Departamento de Finanzas ya que también el evento se da al cierre de un año fiscal y apertura del nuevo año. [sic]
Se impartieron las instrucciones al personal de la OAJ, al área de Compras y al de Preintervención para corregir las situaciones mencionadas. Esto incluyó la redistribución de las tareas entre el personal asignado. Para las compras de este año 2016 se corrigieron todos los asuntos señalados. El personal de la Oficina de Compras estuvo encargada de la solicitud, recibo y adjudicación de las cotizaciones y de la emisión de las órdenes de compra. [sic] [Apartado a.4))
Se impartieron las instrucciones al personal de la OAJ, al área de Compras y al de Preintervención para corregir las situaciones mencionadas. [ ... ] Los comprobantes incluyeron los originales de los vales redimidos. [Apartado a.5))
[ ... ] Para este año 2016 se establecieron y segregaron por escrito las funciones de cada empleado de la OAJ para el proceso de la otorgación de los vales educativos. Las cotizaciones fueron solicitadas, recibidas y adjudicadas por el personal de la Oficina de Compras. [sic] [Apartado a.6))
Véanse las recomendaciones 2, 13.d., 16 y 20.
Hallazgo 9 - Deficiencias relacionadas con el control sobre las recaudaciones y la impresión de cheques a través de un programa computadorizado; y cheques en blanco no localizados para examen
Situaciones a. La Oficina de Recaudaciones es responsable, entre otras cosas, de
realizar las operaciones relacionadas con la recaudación y el depósito
de valores recibidos a favor del Municipio. Además, es responsable de
preparar los recibos por cada recaudación recibida y de registrarlos en
el Sistema Capital (Sistema). El Municipio cuenta con un recaudador
oficial, quien Je responde a la Directora de Finanzas, y nueve
recaudadores auxiliares, quienes Je responden al Recaudador Oficial.
La Directora de Finanzas es responsable de supervisar las tareas de
recaudaciones, y tomar las medidas adecuadas para proteger y
salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipal, y debe
establecer controles para el recaudo, la custodia y el depósito de los
fondos municipales.
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Nuestro examen sobre dichas operaciones reveló lo siguiente:
1) De enero de 2011 a noviembre de 2013, los recaudadores
auxiliares anularon 56 recibos y no anotaron en los mismos las
razones. Una situación similar se comentó en el Informe
de Auditoría M-13-32 .
2) De marzo de 2011 a julio de 2013, se expidieron 10 recibos de
recaudaciones (Modelo 8) por $5,038 que contenían tachaduras y
anotaciones a bolígrafos o lápiz. El Recaudador Oficial no realizó
investigaciones al respecto. Las pruebas realizadas por nuestros
• auditores no reflejaron irregularidades.
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3) En diciembre de 2012, 15 recibos de recaudaciones no fueron
encontrados en los informes diarios y de lotes del Sistema
del Recaudador Oficial. Esto, porque se emitieron como
Billing Statemeni3 y el Sistema le asignó un número de la
secuencia utilizada para los recibos de recaudaciones. Además, en
abril de 2013, tampoco fueron encontrados 3 recibos de
recaudaciones en los informes diarios del Recaudador Oficial ni
en el Sistema.
b. En julio de 2010, el Municipio comenzó a utilizar un programa
computadorizado para registrar las transacciones financieras. De este
programa se emiten los pagos a los proveedores. Se detectó lo siguiente
sobre el particular:
1) El programa permite imprimir la información de un cheque, con
el mismo número, todas las veces que sean necesarias antes de
cerrar la transacción en el sistema de contabilidad. Por tal razón,
el mismo cheque se podía imprimir varias veces .
3 Son estados de cuenta u otros documentos que emite el Sistema cuando se realiza un ajuste, se cancela un recibo o se interrumpe et proceso de recaudación por alguna razón. En estos casos, el Sistema le asigna automáticamente un número de recibo de recaudación, lo que afecta la secuencia numérica de los recibos. Tampoco se le informan estos casos al Recaudador, por lo que no tiene control sobre la secuencia numérica de estos .
30 M-17-24
2) En algunas ocasiones, se utilizó la impresora incorrecta para
imprimir los cheques, por lo que se refleja en el registro una
transacción cancelada y una cerrada con el mismo número de
cheque. El papel en donde se imprimieron incorrectamente los
cheques se disponía para reciclaje.
c. Los directores de las unidades administrativas están en la obligación
de poner a la disposición de los auditores internos y externos, los libros,
expedientes, registros, documentos, informes y cualquier otra
información que estos soliciten y sea pertinente para el desempeño de
sus funciones. También se dispone que el Director de Finanzas
mantendrá y custodiará todos los libros, registros y documentos
relacionados con la actividad de contabilidad y financiera del
Municipio.
Nuestro examen sobre el particular reveló que no se localizaron, ni los
funcionarios municipales nos pudieron suministrar, seis cheques
incluidos en el inventario de cheques en blanco de dos cuentas
bancarias inactivas.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 6.00S(c) y (f) y
8.01 O(c) y (d) de la Ley 81-1991.
Lo comentado en el apartado a. también es contrario al Capítulo III,
secciones de la 3 a la 5 del Reglamento para la Administración Municipal.
Las situaciones comentadas en los apartados b. y c. también son contrarias
al Capítulo IV, Sección 11 del Reglamento para la Administración
Municipal. Además, lo comentado en el apartado c. es contrario a los
artículos 6.003(f) y 6.005(d) de la Ley 81-1991, y al Capítulo IV, Sección 14
del Reglamento para la Administración Municipal.
Efectos
Las situaciones comentadas pueden propiciar la comisión de errores e
irregularidades con los fondos del Municipio, y dificultan que se .puedan
detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Además, impiden mantener
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información completa y confiable sobre la situación financiera y el
resultado de las operaciones del Municipio, necesarias para la toma de
decisiones.
Causas
Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. se atribuyen a que los
recaudadores, el Pagador Oficial y los directores de Finanzas en funciones
se apartaron de las disposiciones citadas y no protegieron adecuadamente
los intereses del Municipio.
Lo comentado en el apartado c. obedece a que la Directora de Finanzas se
apartó de las disposiciones citadas y de sus deberes .
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
Estas situaciones a(l) y (2) fueron atendidas en el Plan de Acción Correctiva (PAC) del Informe de auditoría interna Núm. OAI-14-04. Se le impartieron instrucciones tanto al Recaudador Oficial como a los Recaudadores Auxiliares para que se corrijan las situaciones presentadas relacionadas con las recaudaciones tanto en la oficina principal como en el Centro de Diagnóstico y Tratamiento Municipal (CDT). Se instruyó además, para establecer mecanismos más efectivos de supervisión que impidan su ocurrencia. Actualmente las fallas relacionadas con las recaudaciones en términos generales han sido mejoradas considerablemente. [sic] [Apartado a.l) y 2))
Las situaciones presentadas en este hallazgo fueron corregidas una vez se tuvo conocimiento de estas deficiencias. Se Je notificó al desarrollador del Sistema Capital y se configuró el mismo para que no le asignara un número de recibo al "Billing Statement ". El sistema "Capital" fue sustituido por "GovCollect" el cual es más eficiente y contiene mayores controles en la emisión de recibos e impresión de los informes de ingresos. Actualmente estamos en proceso de implementación de un nuevo sistema financiero el cual contará con todos los controles requeridos para las transacciones de ingreso y emisión de los recibos. [sic] [Apartado a.3)1
Esta situación fue corregida. Se impartieron instrucciones al personal que imprime los cheques para que se asegure que la impresora designada para la impresión de los cheques sea la única por "default" que seleccione la computadora. En adición, si por inadvertencia se imprimiera en papel, se entregará al área de pagaduría para futura referencia y para conciliar los mismos con el custodio de los cheques. Actualmente estamos en proceso de implementación de un nuevo sistema financiero el cual contará con todos los controles requeridos para las transacciones de pago y emisión de los cheques. [sic] [Apartado b.l) y 2)1
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Las dos cuentas bancarias llevaban varios años de haberse cerrado por lo que los cheques en blanco fueron anulados y decomisados. Estas situaciones fueron atendidas y se le impartieron instrucciones tanto al personal de Pagaduría y Contabilidad para que corrijan las situaciones presentadas y mantengan en archivo la evidencia de los inventarios y de la disposición de los cheques en blanco de las cuentas bancarias inactivas. [sic] [Apartado c.]
Véanse las recomendaciones 2 y 13 de la e. a la g.
Hallazgo 10 - Deficiencia relacionadas con las actas de la Junta de Subastas
Situación
a. Los municipios cuentan con una junta de subastas (Junta) para atender
los procesos de adquisición de bienes y servicios, según requerido por
ley. Todas las decisiones, los acuerdos, las determinaciones, las
resoluciones y los procedimientos de la Junta serán tomadas por la
mayoría del total de los miembros que la componen; excepto que se
disponga de otra forma en esta ley o en cualquier otra ley u ordenanza;
y se harán constar en sus actas, las cuales deben ser firmadas y
certificadas por el Presidente y por el Secretario. Las actas constituyen
un registro permanente de la misma naturaleza que las actas de la
Legislatura Municipal.
El examen realizado a las actas de las reuniones celebradas por la Junta
reveló que, para los años fiscales 2011-12 y 2012-13, las mismas no
estaban encuadernadas en forma de libros. Estas se archivaban sueltas
y fuera de orden dentro de dos carpetas.
Criterios
La situación comentada es contraria al Artículo 10.005 de la Ley 81-1991,
y al Capítulo VIII, Parte 11, Sección 13(1) del Reglamento para la
Administración Municipal.
Efecto
La situación comentada evita mantener registros permanentes y confiables
de los procedimientos y acuerdos tomados por la Junta.
Causas
Atribuimos la situación comentada a que el Presidente y el Secretario de la
Junta se apartaron de las disposiciones citadas y de sus deberes.
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Comentarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
Esta situación surgió debido a la renuncia por retiro de una de las secretarias y el traslado de otra empleada que realizaba estas tareas. No obstante, hemos reclutado y adiestrado a dos empleadas para llevar a cabo las tareas de oficina y completar la encuadernación y archivo adecuado de las actas. [sic]
Véanse las recomendaciones 2 y 19.
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Hallazgo 11 - Falta de controles en las operaciones del Garaje Municipal
Situaciones a. El Municipio cuenta con el Garaje Municipal, en el cual, entre otras
cosas, mantiene su flota vehicular, y cuenta con un almacén de piezas
y de repuestos, del cual es responsable el Encargado del Almacén.
El examen realizado de las operaciones del Garaje Municipal reveló lo
siguiente:
1) No se mantenía un registro, en el cual se detallaran las horas de
entrada y salida, y los lugares de los viajes realizados en los
e vehículos municipales.
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2) No se mantenían inventarios perpetuos de la existencia de los
suministros, las piezas y los repuestos para el uso y el
mantenimiento de los vehículos y del equipo municipal.
Tampoco se realizaban inspecciones periódicas de la existencia
de los mismos.
3) No había una segregación adecuada de deberes en cuanto al
recibo, la custodia y el despacho de las piezas y de los repuestos
en el almacén. El Encargado del Almacén era quien realizaba
dichas tareas.
Situaciones similares se comentaron en el Informe de
Auditoría M-13-32 .
34 M-17-24
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias al Artículo 8.0IO(d) de la
Ley 81-1991, al Capítulo VII, Sección 25 del Reglamento para la
Administración Municipal y al Reglamento Sobre los Controles, Normas y
Procedimientos a Darle Cumplimiento en el Taller de las Instalaciones del
Departamento de Obras Públicas Municipal, aprobado mediante la
Ordenanza 19 del 3 de marzo de 2005.
Efectos
Las situaciones comentadas pueden propiciar la comisión de errores e
irregularidades en el uso de los vehículos y suministros, las piezas y los
repuestos del equipo automotriz, y dificultan que se puedan detectar a
tiempo para fijar responsabilidades. Además, nos impidieron verificar, en
todos sus detalles, la corrección y la propiedad de las operaciones del Garaje
Municipal.
Causa
Atribuimos las situaciones comentadas a que el Encargado del Almacén, el
Ayudante Especial de Obras Públicas y el entonces Director de Obras
Públicas no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
Actualmente se están realizando mejoras permanentes en las facilidades del Taller de Obras Públicas Municipal las cuales contemplan cambios y más controles en el acceso de las entradas y las salidas de vehículos y equipo municipal. Para el inventario, se llevan registros manualmente hasta tanto se obtenga un programa de inventario adecuado. En lo que respecta a las funciones del Guardalmacén esperamos la reclasificación de un empleado y designación de otro para redistribuir las tareas de recibo y despacho de artículos. [sic]
Véanse las recomendaciones 2 y 17.
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COMENTARIOS ESPECIALES
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En esta sección se comentan situaciones que no necesariamente implican
violaciones de leyes y de reglamentos, pero que son significativas para las
operaciones de la entidad auditada. También se incluyen situaciones que no
están directamente relacionadas con las operaciones de la entidad, las cuales
pueden constituir violaciones de leyes o de reglamentos, que afectan al
erario.
Comentario Especial 1 - Contratos otorgados para la. construcción de obras a un contratista al que se identificó con el título de arquitecto, sin poseer la licencia ni ser miembro del Colegio de Arquitectos y Arquitectos Paisajistas de Puerto Rico
Situación a. En la Ley Núm. 173 del 12 de agosto de 1988, Ley de la Junta
Examinadora de Ingenieros, Arquitectos, Agrimensores y Arquitectos
e Paisajistas de Puerto Rico (Junta) se establece, entre otras cosas, que
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es ilegal, para cualquier persona, usar o anunciar en relación con su
nombre, cualquier título, palabra o vocablo o descripción que pueda
producir la impresión de que es un ingeniero, arquitecto, agrimensor o
arquitecto paisajista autorizado. Esto, a menos que esté registrado
como tal de acuerdo con las disposiciones de esta Ley, que posea la
correspondiente licencia o certificado y que sea miembro activo del
Colegio de Ingenieros y Agrimensores de Puerto Rico o del Colegio de
Arquitectos y Arquitectos Paisajistas de Puerto Rico (CAAPPR),
según sea el caso. Además, es igualmente ilegal para cualquier persona
natural o jurídica emplear o, en alguna forma, por sí o por medio de
agentes, representantes o solicitadores de empleo, gestionar o
patrocinar el empleo o servicios de otras personas para la práctica de
las profesiones aquí reglamentadas, a menos que estas estén
autorizadas bajo la presente ley y las leyes de colegiación aplicables
para ejercer tales profesiones .
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En julio y diciembre de 2013, el Alcalde otorgó dos contratos por
$224,300 a un contratista para el diseño, la construcción y la
instalación de hitos en diferentes partes del Municipio. De julio
de 2013 a marzo de 2014, el Municipio pagó la totalidad de dichos
contratos. [Véase el Hallazgo 1-a.]
Nuestro examen reveló que en ambos contratos, firmados por el
contratista, y en una solicitud para la formalización de uno de estos, se
le identificó a este con el título de arquitecto (Arq.). No obstante, el
4 de marzo de 2015 la Junta nos certificó que el nombre del contratista
no aparece en sus registros profesionales; y el 17 de marzo el CAAPPR
nos certificó que, conforme a sus archivos oficiales, no aparece
registrado ningún colegiado con el nombre del contratista.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
[ ... ] La aseveración de que el contratista utilizó el título de Arquitecto, no es correcta. En ninguno de los documentos presentados por el representante del contratista, desde las propuestas hasta las certificaciones, incluso en la firma del contrato, este contratista se presentó con el título de Arquitecto. De hecho, en la Resolución Corporativa donde se le autoriza a firmar al presidente de la compañía contratada y en el contrato en cuestión, no identifican al mismo con ese título. Adjudicamos a un error involuntario de interpretación, debido a que el contrato tenía como función el diseño de una obra similar a las tareas que se contratan en la práctica de la arquitectura. Por lo antes expuesto, el representante del contratista no se presentó ante esta Administración Municipal como Arquitecto. [sic]
Además, la compañía es una Corporación de Responsabilidad Limitada, debidamente organizada conforme a las Leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, la cual tiene personalidad jurídica propia, desligada de la de sus accionistas y oficiales (Ley 164 del 16 de diciembre de 2009, según enmendada) y la persona natural que comparece a la firma, es en capacidad representativa, no está siendo contratada para bridar servicios de arquitectura. [sic]
Nos resulta imperativo recalcar que el municipio nunca tuvo la intención de conferir título profesional alguno ya que los contratos y las comunicaciones recibidas de parte del contratista reflejan que éste firmó como contratista o como socio administrador, pero nunca como arquitecto. Somos de la opinión que todo lo anterior no afecta ni vicia los contratos formalizados. [sic]
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Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el
Comentario Especial prevalece. En los contratos otorgados y firmados por
ambas partes, y en una solicitud para la formalización de contratos se
identificó al contratista con el título de arquitecto y este lo aceptó así al
firmar los mismos.
Véanse las recomendaciones 1, 2, 18 y 20 .
Comentario Especial 2 - Apropiación ilegal de fondos públicos por parte de una empleada
Situación a. El I de abril de 2014 la Unidad de Auditoría Interna (UAI) del
Municipio remitió un informe sobre una investigación de un caso
referido por la Directora de Finanzas el 6 de septiembre de 2013.
El propósito era determinar el importe de una posible apropiación de
fondos por parte de una recaudadora auxiliar. En dicho informe se
indica que la Recaudadora Auxiliar realizó 20 transacciones de
entradas de reversos4 en el módulo Capital Software5 por $7,369.
Estas transacciones se realizaron de marzo de 2011 a julio de 2013 .
Esta situación fue detectada por el personal de la Oficina de
Recaudaciones cuando otra recaudadora evaluó el expediente de un
contribuyente que fue a emitir un pago. Al entrar al sistema se percató
de que en el mismo se habían reversado los últimos tres recibos .
Luego del proceso administrativo, el 31 de enero de 2014 el Alcalde
destituyó a la Recaudadora Auxiliar.
Esta situación fue notificada, en septiembre de 2013, a la Oficina del
Contralor de Puerto Rico (OCPR) y, en enero y julio de 2014, a la
Oficina de Ética Gubernamental de Puerto Rico (OEGPR) y al
Departamento de Justicia .
4 Estos reversos se realizaban luego de emitir el recibo oficial y entregarlo al contribuyente. Para estas transacciones, el sistema no requería aprobación adicional o justificación . 5 Módulo del sistema computadorizado que se utiliza en la Oficina de Recaudaciones del Municipio. A partir del 22 de mayo de 2014, este fue remplazado por Gov Collect .
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En agosto de 2014, dicha empleada devolvió al Municipio $4,090, los
restantes $3,279 le fueron retenidos por el Municipio de la liquidación
de los balances de las licencias de vacaciones y enfermedad que tenía
acumulados a la fecha de la destitución.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
Es nuestro compromiso velar por la sana administración de nuestros recursos económicos y tomar las medidas necesarias para evitar que ocurran situaciones como la mencionada en este comentario especial. La persona involucrada en este informe tenía mucha experiencia en el sistema de recaudación por lo que gozaba de la confianza de sus supervisores y compañeros en el área. Una vez descubrimos esta situación tomamos las medidas correctivas necesarias[ ... ]. [sic] .
[ ... ] Actualmente estamos en proceso de implementación de un nuevo sistema financiero el cual contará con todos los controles requeridos para las transacciones de ingreso y la emisión de los recibos de recaudaciones. [sic]
Comentario Especial 3 - Sueldo pagado indebidamente a una empleada por tiempo no trabajado
Situación
a. El 22 de mayo de 2014 la UAI del Municipio remitió un informe sobre
una investigación de un caso referido por el entonces Director Interino
de Recursos Humanos el 2 de abril de 2014. Esta situación fue
notificada, de forma anónima, al Departamento de Recursos Humanos
del Municipio en febrero y marzo de 2014. El propósito era determinar
unas posibles irregularidades con las hojas de asistencia de una
empleada del Programa Head Start.
En dicho informe se indica que la empleada trabajó hasta el 3 de
septiembre de 2013 en dicho Programa. No obstante, presentó hojas de
asistencias desde dicha fecha hasta la segunda quincena de marzo
de 2014. Debido a esto, se le pagaron indebidamente los sueldos, el
bono de navidad y las aportaciones patronales por $7,670 durante ese
período. Como parte de las recomendaciones del informe, se determinó
no renovar el nombramiento irregular de la empleada.
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Esta situación fue notificada, en mayo de 2014, a la OCPR y, en junio
de 2014, a la OEGPR y al Departamento de Justicia .
En agosto de 2014, dicha empleada devolvió al Municipio los $7,670.
Comentarios de la Gerencia El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
[ ... ] La persona involucrada en este informe se benefició de la ausencia de controles en el recibo y entrega de las Hojas de Asistencia manuales que manejaba el personal en nuestra oficina de Recursos Humanos. [sic]
Una vez descubrimos esta situación tomamos las medidas de control necesarias[ ... ]. [sic]
Comentario Especial 4 - Descuentos de nommas realizados indebidamente por una empleada para su beneficio
Situación a. El 2 de mayo de 2014 la UAI remitió un informe sobre una
investigación de un caso referido por la Directora de Finanzas el 21 de
marzo de 2014. El propósito era determinar unas posibles
irregularidades con los descuentos de nómina realizados por la
empleada encargada de realizar los ajustes en el módulo del área de
nóminas del Sistema Navigator. La empleada tenía un acceso completo
y unos privilegios inadecuados en su perfil de usuaria para dicho
módulo .
Durante la investigación se determinó que, de enero de 2013 a marzo
de 2014, los pagos quincenales de la empleada fueron ajustados por
$1,399 para eliminar los descuentos por los siguientes conceptos:
Contribución sobre ingresos $ 288
Administración de los Sistemas de Retiro (ASR) 571
Asociación de Empleados del ELA 369
Seguro por Incapacidad de los Sistemas de Retiro 9
Seguros suplementarios
Total
Además, fueron eliminadas las aportaciones patronales para la ASR
por $441, de los informes emitidos para las segundas quincenas de
enero y marzo de 2014 .
40 M-17-24
Esta situación fue notificada, en mayo de 2014, a la OCPR y, en junio
de 2014, a la OEGPR y al Departamento de Justicia.
Luego de consultar con las agencias, se realizaron las gestiones de
recobro por $585 sobre los descuentos de la ASR ($571), del Seguro
por Incapacidad de los Sistemas de Retiro ($9) y de una de las
compañías de seguros suplementarios ($5). Este importe fue devuelto
por la empleada en agosto de 2014.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
[ ... ] La persona involucrada en este informe tenía mucha experiencia en el sistema de ajuste y corrección de nómina y gozaba de la confianza de sus supervisores y compañeros en el área. Una vez descubrimos esta situación tomamos las medidas correctivas necesarias [ ... ]. Logramos recuperar el importe de los fondos apropiados y procesar a la persona que incumplió con su deber. [sic]
Actualmente estamos en proceso de implementación de un nuevo sistema de nómina el cual contará con todos los controles requeridos para las transacciones de los ajustes de nómina y la emisión de los pagos correspondientes. [sic]
Comentario Especial 5 - Demandas civiles pendientes de resolución
Situación
a. Al 31 de diciembre de 2014, estaban pendientes de resolución por los
tribunales 13 demandas civiles presentadas contra el Municipio por
$4,344,780. De este importe, $2,844,780 eran por daños y perjuicios,
y $1,500,000 por acción civil.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde indicó en su carta lo siguiente:
[ ... ] Actualmente al mes de septiembre de 2016, se encuentran activas 11 demandas por la suma de $1, 787, 111. De este importe $765,300 son reclamaciones por daños y perjuicios de los cuales $589,800 son atendidos por nuestras aseguradoras. El restante $1,021,811 es por cobro de dinero reclamada por una compañía privada. [sic]
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RECOMENDACIONES •
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A la Secretaria de Justicia
1. Considerar la situación que se comenta en el Comentario Especial 1,
y tomar las medidas que correspondan contra el contratista que se
identificó como arquitecto, sin este aparecer en los registros de la
Junta Examinadora de Ingenieros, Arquitectos, Agrimensores y
Arquitectos Paisajistas de Puerto Rico y sin ser colegiado
del CAAPPR.
Al Comisionado de Asuntos Municipales
2. Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva
establecido por esta Oficina y con las disposiciones del
Boletín Administrativo 1998-16, aprobado el 13 de junio de 1998 por
el Gobernador. [Hallazgos del 1 al 11 y Comentario Especial 1)
Al Alcalde
3. Ver que no se fraccionen los contratos para las obras y mejoras
públicas, y que se cumpla con el requisito de subasta pública.
[Hallazgo 1-a.]
4. Asegurarse de que se obtengan los permisos requeridos por la Oficina
de Permisos del Municipio y la OGPe, según corresponda, antes de
ordenar la construcción de las obras y hacer uso de estas.
[Hallazgo 1-b.]
5. Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del funcionario a
cargo de la Oficina de Gerencia de Proyectos para asegurarse de que
mantenga expedientes completos para cada una de las obras
contratadas que incluya, entre otras cosas, los documentos originales
relacionados con estas. [Hallazgo 1-c.]
6. Ver que se tomen las medidas necesarias para corregir, y que no se
repita, la situación comentada en el Hallazgo 2-a.1).
7. Ver que se realice subasta pública para la venta o el arrendamiento de
la propiedad inmueble. [Hallazgo 2-a.2)a)]
8. Obtener la aprobación de la Legislatura Municipal para toda cesión,
venta o arrendamiento de la propiedad inmueble. [Hallazgo 2-a.2)b)]
42 M-17-24
9. Asegurarse de que se otorguen contratos o acuerdos escritos donde se
establezcan los términos y las condiciones que deben cumplir las partes
contratantes. [Hallazgo 2-a.l)c)]
1 O. Preparar, en coordinación con la Legislatura Municipal, un proyecto
de ordenanza para establecer y reglamentar los procedimientos para el
arrendamiento de la propiedad mueble e inmueble. [Hallazgo 2-a.2)d)]
11. Ver que se obtengan cotizaciones de, por lo menos, tres proveedores
representativos en el mercado para la compra de bienes.
[Hallazgo 3-a.l)]
12. Asegurarse de que los procesos de solicitud, entrega, recibo,
evaluación y adjudicación de las cotizaciones estén centralizados en la
Unidad de Compras. [Hallazgo 3-a.l)a)]
13. Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones de la Directora de
Finanzas para asegurarse de que:
a. Procese los comprobantes de desembolso cuando estos
contengan:
1) la fecha en las cotizaciones consideradas en los pagos
[Hallazgo 3-a.l)b)]
2) las certificaciones y los justificantes requeridos
[Hallazgo 3-a.l)c), 3), y 5)]
3) las facturas detalladas de los servicios prestados por los
proveedores. [Hallazgo 3-a.4)]
b. Requiera a las entidades que se Je otorgan donativos de fondos,
los informes sobre el uso dado a los mismos y establecer un
término para la entrega de los documentos. [Hallazgo 6]
c. Tome las medidas administrativas que correspondan para que se
corrija y no se repita una situación como la comentada en el
Hallazgo 7.
d. Exija a los proveedores los vales utilizados para asegurarse de la
corrección de las facturas remitidas por estos, establezca un
sistema de archivo adecuado de los vales y ver que no se repita
una situación similar. [Hallazgo 8-a.5)]
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Incluir las razones para la anulación de los recibos de
recaudaciones y realizar investigaciones de los recibos que tengan
tachaduras o alteraciones. [Hallazgo 9-a.l) y 2))
Corrija las situaciones de la secuencia numérica de los recibos de
recaudación en el Sistema y de la impresión de cheques, y se
realicen verificaciones de la secuencia de estos para validar su
corrección, de manera que no se repitan situaciones como las
comentadas en el Hallazgo 9-a.3) y b.
g. Localice los cheques en blanco no suministrados o, de lo
e contrario, se asegure y documente que no fueron utilizados, y ver
que no se repita una situación similar a la comentada. Además,
mantenga inventarios perpetuos confiables de los cheques en
blancos. [Hallazgo 9-c.J
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14. Asegurarse de que los funcionarios y empleados que se nombren para
ocupar los puestos en el Municipio cumplan con los requisitos mínimos
establecidos en el Plan y con las funciones del puesto al que fueron
nombrados, y con las leyes y los reglamentos aplicables .
[Hallazgos 4 y 7)
15. Ver que se remitan a esta Oficina, dentro del tiempo establecido, copia
de los contratos y de las enmiendas otorgadas a estos, según requerido
por la Ley Núm. 18, por el Reglamento 33, y por la jurisprudencia
establecida al respecto por el Tribunal Supremo de Puerto Rico.
[Hallazgo 5)
16. Ejercer una supervisión ·eficaz sobre las funciones de la Directora de la
OAJ para asegurarse de que establezca controles adecuados, y ver que
se cumpla con estos, para que se corrijan y no se repitan las situaciones
comentadas en el Hallazgo 8-a. del 1) al 4) y 6).
17. Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del
Ayudante Especial de Obras Públicas para asegurarse de que corrija y
no se repitan, las faltas de control en las operaciones del Garaje
Municipal relacionadas con el registro de los vehículos, el inventario
perpetuo del almacén, y la falta de segregación de deberes de los
empleados en este. (Hallazgo 11)
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AGRADECIMIENTO
M-17-24
18. Asegurarse de que los individuos y las entidades contratadas para
ofrecer servicios, y que pertenezcan a alguna asociación o colegio que
los regule o que se le identifique con algún título de una profesión
regulada, estén autorizados en Puerto Rico para ejercer dicha
profesión. (Comentario Especial 1]
Al Alcalde y al Presidente de la Junta de Subastas 19. Ver que las actas de las reuniones celebradas por la Junta sean
encuadernadas en forma de libro. [Hallazgo 10]
Al Presidente de la Legislatura Municipal
20. Informar a la Legislatura Municipal sobre las situaciones que se
comentan en los hallazgos 1, 2-a.2)b), 4 a la 8 y en el
Comentario Especial 1, de modo que se adopten las .medidas
correctivas que procedan, y establecer un plan de seguimiento para ver
que estas situaciones se atiendan y no se repitan.
21. Ver que se tomen las medidas necesarias para corregir y que no se
repita la situación comentada en el Hallazgo 2-a.1).
22. Preparar, en coordinación con el Alcalde, un proyecto de ordenanza
para establecer y reglamentar los procedimientos para el arrendamiento
de la propiedad mueble e inmueble. [Hallazgo 2-a.2)d)]
A los funcionarios y a los empleados del Municipio de Humacao, les
agradecemos la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría.
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M-17-24 45
ANEJO 1
MUNICIPIO DE HUMACAO
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO
DURANTE EL PERÍODO AUDITAD06
PERÍODO NOMBRE CARGO O PUESTO DESDE HASTA
Hon. Marcelo Trujillo Panisse Alcalde 1 ene. 11 31 dic. 14
Sra. Ivette Díaz Vélez Directora de Finanzas I abr. 13 31 dic. 14
Sr. José A. Carrasquillo Jiménez Director de Finanzas 1 ene. 11 31 mar. 13
Sr. Luis A. González Rodríguez Director de Auditoría Interna 1 ene. 11 31 dic. 14
Ledo. Julio E. Cora López Director de Recursos Humanos 7 ago. 14 31 dic. 14
" Director de Recursos Humanos 17 oct. 12 6 ago. 14 Interino
Leda. Rose V. Nieves Ruiz Directora de Recursos Humanos I ene. 11 16 oct. 12 Interina
Sr. Luis R. Santiago Torres Secretario Municipal I ene. 11 31 dic. 14
Sr. Javier De León Rivera Ayudante Especial de Obras Públicas7 1 abr. 13 31 dic. 14
" Director de Obras Públicas Interino8 ljul.12 31 mar. 13
Sr. Axel l. Espada Rivera Director de Obras Públicas 1 ene. 11 1 jun. 12
Sra. Judith E. Capetillo Bermúdez Directora de Programas Federales I ene. 11 31 dic. 14
Leda. Rose V. Nieves Ruiz Directora de la División Legal y 1 ene. 11 31 dic. 14 Asuntos Intemos9
Sra. Charsue Pabón Castillo Directora de la Oficina de Asuntos de 1 ene. 11 31 dic. 14 la Juventud
6 No se incluyen interinatos menores de 30 días. 7 Ejerció las funciones de Director de Obras Públicas del I de abril de 2013 al 31 de diciembre de 2014. 8 El puesto estuvo vacante del 2 al 30 de junio de 2012 y del I de abril de 2013 al 31 de diciembre de 2014 . 9 Del 1 de enero de 2011 al 16 de octubre de 2012, ejerció los puestos de Directora de Recursos Humanos y de la División Legal, de forma interina .
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ANEJ02
• MUNICIPIO DE HUMACAO
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL
DURANTE EL PERÍODO AUDITAD01º
PERÍODO • NOMBRE CARGO O PUESTO DESDE HASTA
Hon. Víctor M. Velázquez Casillas Presidente 14 ene. 13 31 dic. 14
Sr. Willie A. Rosario Arroyo " 1 ene. 11 31 dic. 12
Sr. Ebidí Vázquez Fontánez Secretario 2jul. 12 31 dic. 14 • Sra. Leslie A. Rivera González Secretaria l abr. 11 29jun. 12
Sra. Analiris Cruz Vellón Secretaria Interina l ene. 11 31 mar. 11
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• 10 No se incluyen interinatos menores de 30 días.
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MISIÓN
PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA
QUERELLAS
INFORMACIÓN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORÍA
INFORMACIÓN DE CONTACTO
Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados.
Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.
La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra página en Internet.
Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono al (787) 754-3030, extensión 2805, o al 1-877-771-3133 (sin cargo). También se pueden presentar mediante el correo electrónico [email protected] o mediante la página en Internet de la Oficina.
En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del informe.
La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la página en Internet de la Oficina.
También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) 754-3030, extensión 3400.
Dirección ftsica:
105 A venida Ponce de León
Hato Rey, Puerto Rico
Teléfono: (787) 754-3030
Fax: (787) 751-6768
Dirección postal:
PO Box 366069
San Juan, Puerto Rico 00936-6069
Internet:
www.ocpr.gov.pr
Correo electrónico:
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