Estructura Unidad 3: Implantación de un...

Implantación de un SGA – Unidad 3

Sistema Medioambiental según la norma ISO 14.001:2004

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Estructura Unidad 3: Implantación de un SGA

1. Objetivos de Unidad y Apartados

2. Apartado 3.1: Introducción

−Lección 3.1.1: Definición del Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

−Lección 3.1.2: Beneficios que supone implantar un SGA

−Lección 3.1.3: ¿Para qué sirve y por qué se implanta un SGA?

−Lección 3.1.4: ¿Quién puede implantar un SGA?

−Lección 3.1.5: ¿A quién llamamos para implantar un SGA?

−Lección 3.1.6: Implantación del SGA

3. Apartado 3.2: Fases de Implantación de un SGA

−Lección 3.2.1: Revisión inicial

−Lección 3.2.2: Política ambiental

−Lección 3.2.3: Planificación

−Lección 3.2.4: Implementación y Operación

−Lección 3.2.5: Comprobación y Medidas Correctivas

−Lección 3.2.6: Revisión por la Dirección

4. Apartado 3.3: Documentación del SGA

−Lección 3.3.1: Introducción

−Lección 3.3.2: Manual de Gestión Ambiental

−Lección 3.3.3: Procedimientos

−Lección 3.3.4: Instrucciones de trabajo

−Lección 3.3.5: Otros documentos internos

−Lección 3.3.6: Registros



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1.- OBJETIVOS DE UNIDAD Y APARTADOS

OBJETIVO UNIDAD 3

Dar a conocer como utiliza la empresa un SGA para establecer un compromiso

con el medio ambiente a través de su Política.

Efectuar un control de las posibles acciones de la empresa que pudieran

repercutir sobre el medio ambiente entre otros y mejorar en el proceso

continuamente.

Interpretar la calidad y seguridad como conceptos estrechamente ligados a la

protección del medio ambiente, que permiten optimizar económicamente la

elaboración y puesta en práctica de un sistema de gestión ambiental.

Interpretar las diferentes normativas aplicadas al desarrollo de un Sistema de

Gestión Ambiental con el objetivo de la consecución de la certificación con la

Normativa ISO 14.001.

Especificar los objetivos que plantea la norma internacional ISO 14001 para la

certificación/registro y/o autoevaluación de un Sistema de Gestión Ambiental

de una organización.

Desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política

Ambiental del Sistema de Gestión.

Explicar los principales elementos de un Sistema de Gestión Ambiental según

ISO 14001.

Interpretar los diferentes documentos que componen el Manual del SGMA

(Manual del SGA, Procedimientos, Instrucciones y Registros), conociendo la

utilidad de cada uno de ellos.

IMPLANTACIÓN DE UN SGA

OBJETIVOS APARTADO 3.1

Dar a conocer como utiliza la empresa un SGA para establecer un compromiso

con el medio ambiente a través de su Política.

Efectuar un control de las posibles acciones de la empresa que pudieran

repercutir sobre el medio ambiente entre otros y mejorar en el proceso



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continuamente.

Interpretar la calidad y seguridad como conceptos estrechamente ligados a la

protección del medio ambiente, que permiten optimizar económicamente la

elaboración y puesta en práctica de un sistema de gestión ambiental.

Interpretar las diferentes normativas aplicadas al desarrollo de un Sistema de

Gestión Ambiental con el objetivo de la consecución de la certificación con la

Normativa ISO 14.001.

Especificar los objetivos que plantea la norma internacional ISO 14001 para la

certificación/registro y/o autoevaluación de un Sistema de Gestión Ambiental

de una organización.

INTRODUCCIÓN


Desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política

Ambiental del Sistema de Gestión.

Explicar los principales elementos de un Sistema de Gestión Ambiental según ISO

14001.

FASES DE IMPLANTACIÓN DE UN SGA


Interpretar los diferentes documentos que componen el Manual del SGMA

(Manual del SGA, Procedimientos, Instrucciones y Registros), conociendo la

utilidad de cada uno de ellos.

DOCUMENTACIÓN DEL SGA



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2.- APARTADO 3.1: INTRODUCCIÓN

2.1.- LECCIÓN 3.1.1: DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

(SGA)

Entre otras posibles definiciones, podemos dar por válida la siguiente:

Un SGA es la parte del Sistema General de Gestión que

permite desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y

mantener al día la Política Ambiental.



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2.2.- LECCIÓN 3.1.2: BENEFICIOS QUE SUPONE IMPLANTAR UN SGA

Las razones por las que una empresa debería mejorar su Gestión Ambiental son las que a

continuación se muestran:

• Razones legales. La normativa Ambiental exige a las empresas tomar medidas que les

permitan evitar incumplimientos que deriven en sanciones.

• Razones sociales. Debido a la creciente concienciación de la sociedad en temas Ambientales,

las empresas precisan mejorar su imagen y adquirir un factor diferenciador respecto a otras

empresas con las consiguientes ventajas competitivas.

• Razones económicas. Implantar un SGA implica el ahorro de

costes y la reducción de posibles sanciones.

• Razones técnicas. Se mejoran procesos, aporta disminución de costes e incrementa la

eficiencia técnica de producción.

Por lo tanto, se trata de asociar la producción con el menor uso de recursos, con calidad y

mejora continua en el ámbito Ambiental.

De todo esto se desprenden una serie de ventajas derivadas de la implantación de

Sistemas eficaces de Gestión Ambiental:

• Ventajas legales:

- Evita multas y sanciones.

- Evita demandas judiciales y sus costes asociados.

- Reduce riesgos de demandas de responsabilidades civiles y penales.



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• Ventajas económicas:

- Reducción de la energía consumida, agua, materia prima, tratamiento de residuos,

vertidos líquidos y emisiones a la atmósfera, además evita otros costes añadidos

como cánones, operaciones relimpieza, sanciones o seguros.

- Facilita el acceso a ayudas económicas.

- Reduce los costes derivados de la no gestión.

- Evita reacciones adversas del mercado.

- Reduce primas de seguros.

• Ventajas de imagen:

- Mejora la imagen interna y externa de la

empresa.

- Facilita la integración en su entorno

social.

- Credibilidad entre las partes interesadas.

- Modificación de las plantillas.

- Mejora la relación con la comunidad.

• Ventajas de comercialización:

- Permite la adaptación a posibles demandas del mercado.

- Puede facilitar un aumento en la cuota de mercado.

- Posibilita la participación en nuevas oportunidades de negocio y el desarrollo de

tecnologías y productos.

- Aumenta la competitividad.



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• Ventajas productivas:

- Permite optimizar los procesos productivos.

- Optimiza la incorporación de nuevas tecnologías.

- Permite reducir los costes productivos.

• Ventajas de gestión:

- Integra la gestión Ambiental en la gestión global de la empresa.

- Incrementa la confianza depositada por los trabajadores en Dirección.

- Fomenta la participación a todos los niveles organizativos.

- Afianza y completa otros sistemas de gestión.

• Ventajas financieras:

- Aumenta la confianza de la administración, accionistas, inversores y compañías de

seguros.

- Reduce el riesgo de asumir responsabilidades derivadas de anteriores propietarios.



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2.3.- LECCIÓN 3.1.3: ¿PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ SE IMPLANTA UN

SGA?

Los sistemas de Gestión Ambiental permiten a la empresa de forma inmediata:

Establecer una Política Ambiental adaptada a sus necesidades y problemas

específicos.

Identificar los aspectos ambientales que resultan de sus actividades, productos

o servicios, con la finalidad de determinar los

impactos ambientales significativos.

Identificar las exigencias de orden legal y

reglamentario aplicables a la empresa.

Identificar las prioridades y fijar los objetivos

ambientales apropiados para la empresa.

Facilitar las actividades de planificación, control,

vigilancia, corrección, auditoria y revisión para asegurar al mismo tiempo que

la política ambiental se aplica y que el Sistema de Gestión sigue siendo

adecuado.

Ser capaz de adaptarse al cambio de las circunstancias.



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2.4.- LECCIÓN 3.1.4: ¿QUIÉN PUEDE IMPLANTAR UN SGA?

En teoría, podemos decir que cualquier empresa, independientemente de la actividad

productiva que desempeñe, puede implantar un Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Teniendo en

cuenta siempre que antes la empresa tiene que analizar los beneficios que obtendrá de

implantarlo y los costes que puede suponer.



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2.5.- LECCIÓN 3.1.5: ¿A QUIEN LLAMAMOS PARA IMPLANTAR UN SGA?

A la hora de implantar un SGA son varios elementos los que se encuentran implicados en el

sistema.

En este apartado analizaremos los siguientes:

La empresa.

El verificador y/o certificador acreditado.

El organismo competente.

Los grupos interesados.

Es obvio que la empresa es el primer elemento y más importante implicado en implantar

un Sistema de Gestión Ambiental. El éxito de implantarlo depende del compromiso adquirido a

todos los niveles y funciones, desde la alta dirección a los trabajadores.

Una vez implantado el SGA en una empresa, es necesario llevar a cabo revisiones

periódicas a cargo de un cuerpo objetivo, imparcial, independiente, capacitado y debidamente

acreditado. Esta revisión consistirá, a grandes rasgos, en examinar la política, el programa, el

sistema de gestión, la evaluación inicial, y la auditoría interna, a efectos de comprobar que todos

ellos se ajustan a la norma según la cual se ha implantado. Este verificador y/o certificador debe

estar acreditado por un organismo de acreditación con el fin de poder ejercer sus funciones

garantizando su imparcialidad e independencia.

El Estado español por RD 85/1.996 ha designado a la Dirección General de Calidad

Ambiental del Departamento de Agricultura y Medio Ambiente de Aragón, organismo competente

para la acreditación de verificadores Ambientales.

En el Estado español el organismo competente en la acreditación de certificadores es la

Entidad Nacional de Acreditación (ENAC). Por otro lado, es el organismo competente el que

registra las empresas que implanten los SGA. Este registro es el trámite que “hace oficial” la

implantación de un SGA en una empresa.

Como ya se ha comentado otro elemento importante en la implantación de los SGA son los

grupos interesados. La aceptación de una empresa por los grupos interesados es fundamental para

su supervivencia. Por ello, la comunicación con las partes interesadas es una parte importante del

éxito en la implantación del Sistema de Gestión Ambiental. En la tabla se muestran los posibles

grupos interesados en la implantación de un SGA en una empresa.



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SECTOR PÚBLICO

SECTOR PRIVADO SECTOR CIVIL

Poderes públicos:

• Ejecutivo.

• Legislativo.

• Judicial.

• Entidades financieras.

• Empresarios.

• Inversores.

• Accionistas.

• Sindicatos.

• Trabajadores.

• Contratistas.

• Compañías aseguradoras.

• Clientes.

• Competidores.

• Proveedores.

• Asociaciones de vecinos.

• ONGs y grupos

ecologistas.

• Consumidores.

• Medios de comunicación.

• Publicidad en general.



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2.6.- LECCIÓN 3.1.6: IMPLANTACIÓN DEL SGA

La Norma internacional ISO 14001 especifica los requisitos para la certificación/registro

y/o autoevaluación de un sistema de gestión Ambiental de una organización, siendo su objetivo

final, apoyar la protección Ambiental y la prevención de la contaminación en equilibrio con las

necesidades socioeconómicas.

Esta Norma es aplicable a cualquier organización, con independencia de su dimensión y de

sus actividades, que desee voluntariamente:

1 Implantar, mantener al día y mejorar un SGA.

2 Asegurarse de su conformidad con la Política Ambiental declarada.

3 Demostrar a terceros tal conformidad.

4 Procurar la certificación/registro de su SGA por una organización externa.

5 Llevar a cabo una autoevaluación y una autodeclaración.



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3.- APARTADO 3.2: FASES DE IMPLANTACIÓN DE UN SGA

Los pasos para la implantación de un SGA son:



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3.1.- LECCIÓN 3.2.1: REVISIÓN INICIAL

Una vez que la Organización adquiere el compromiso para

establecer un Sistema de Gestión Ambiental, los responsables de

ello, deberán determinar los asuntos Ambientales a tratar y las

acciones necesarias para mantener controlados los efectos

Ambientales derivados de las actividades de la organización.

La revisión Inicial deberá proporcionar información a la

Organización para determinar sus objetivos y metas Ambientales.

Para llevar a cabo esta Revisión Ambiental Inicial habrá que cumplir una serie de puntos:

1 Determinar quién constituye el Equipo de Revisión Inicial.

2 Preparar la lista de puntos a revisar.

3 Identificar al personal responsable para proporcionar la información necesaria.

4 Preparar cuestionarios y hacerlos llegar a las personas adecuadas para su

resolución.

5 Examinar y analizar las respuestas a los cuestionarios efectuados.

6 Inspeccionar dichas respuestas mediante visitas en planta.

7 Inspeccionar dichas respuestas mediante visitas en planta.

8 Realizar entrevistas a los operarios.

9 Efectuar el borrador del Informe de Revisión Inicial.

10Repartir el borrador del informe a las personas responsables de la empresa para

comentar los resultados y determinar la necesidad de realizar modificaciones.

11Realizar el Informe Final de la Revisión Inicial.

Efectuar el borrador del Informe de Revisión Inicial.



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3.2.- LECCIÓN 3.2.2: POLÍTICA AMBIENTAL

Esta Política deberá recoger dos obligaciones:

1 Cumplimiento de las leyes ambientales (locales, regionales, nacionales y

europeas).

2 Mejora continua de las repercusiones y prevención de la contaminación.

La Política Ambiental de la empresa se adoptará al

máximo nivel directivo, se revisará periódicamente,

especialmente en función de las auditorías Ambientales y se

comunicará dicha política el personal de la empresa y será

accesible al público.

En los Anexos te mostramos un ejemplo de Política

Ambiental de una empresa.



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3.3.- LECCIÓN 3.2.3: PLANIFICACIÓN

Las metas básicas para este punto serán:

Definir el modelo de Sistema de Gestión Ambiental

que se va a seguir.

Conocer las intenciones sobre certificación o el

registro de la empresa.

Nivel de organización en el que se va a implantar.

Plazo para el establecimiento del Sistema, la

certificación o el registro.

Posición Ambiental que se pretende alcanzar.

3.3.1.- Identificación y Evaluación de los Aspectos Ambientales

La identificación de aspectos ambientales formará parte tanto de la

Revisión inicial como del Sistema de Gestión establecido.

Para facilitar la evaluación, se elaborarán tablas que pueden incluir,

para cada uno de los aspectos Ambientales, los puntos que te mostramos en

el siguiente ejemplo, realizado para la empresa Metalín S.A.

Categoría del

aspecto Aspecto Significativo

No

significativo Justificación

Ruidos RU.1. Emisiones de

ruido al exterior.

X Actividad no ruidosa y

emplazada en

polígono industrial.

Emisiones

atmosféricas

EA.1: Vapores de

ácido clorhídrico

X

Insignificantes en el

exterior de las

instalaciones.



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EA.2: Vapores del

baño de

galvanizado.

X

Insignificantes en el

exterior de las

instalaciones

EA.3: Emisiones

caldera de

calefacción.

X Utilización de

combustible limpio.

EA.4: Emisiones

quemadores de gas

natural de tanques

de galvanizado.

X

-Consumo poco

importante.

-Combustible limpio.

EL.1: Efluentes

sanitarios. X

Admisible su vertido

al colector.

EL.2: Efluentes de

limpieza. X

Cumplimiento de los

requisitos de vertido.

EL.3: Efluentes

procedentes de los

tanques de

enfriamiento.

X Cumplimiento de los

requisitos de vertido.

Efluentes

líquidos

EL.4: Escorrentías

de riegos. X

Admisible su vertido

al colector.

(etc.…)

Explicación de la tabla:

En el apartado “Categoría del aspecto”, identificamos el aspecto general.



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En el apartado “Aspecto”, identificamos el aspecto general y le asignamos un

código.

En los apartados “Significativo” y “No significativo”, haremos una evaluación del

aspecto en función de diversos criterios como podrían ser:

o Cumplimiento de los límites legales.

o Frecuencia de los controles obligatorios.

o Peligrosidad/toxicidad para el Medio Ambiente.

o Peligrosidad en condiciones anormales…

En función de estos criterios decidiremos si el aspecto es o no significativo.

En el apartado “Justificación”, haremos un breve comentario en el que

especificaremos el criterio que resulta más importante en la evaluación del

aspecto y que nos inclina o no, a considerarlo significativo.

3.3.2.- Objetivos y metas

La empresa establecerá y mantendrá debidamente

documentados los objetivos y metas ambientales que se

proponga, en cada nivel y departamento de la compañía.

La organización implantará unos objetivos específicos y unas

metas perfectamente medibles y cuantificables.

A continuación se muestra una tabla en la que se detallan los

objetivos y metas anuales de Metalín, en cuanto a la formación de sus

empleados.



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OBJETIVO

INDICADORES DE

MEDIDA DE

OBJETIVOS

METAS INDICADORES DE

MEDIDA DE METAS

• Capacitación

profesional del

personal para la

correcta ejecución

de sus tareas

desde el punto de

vista Ambiental

• % anual de horas

destinadas a la

formación en

relación con el nº

total de horas

laborales.

• Recursos internos

y externos

destinados a las

actividades de

formación.

• Realización de

cursos de

formación general

• Formación

específica, en

determinadas

secciones,

necesaria para la

realización de

determinados

trabajos.

• % de horas anuales

destinadas en

relación con las

horas totales

laborables.

• Recursos internos

y externos

destinados.

• Resultados de la

evaluación

realizada.

• Para cada una de

las secciones:

% de horas

destinadas en

relación con las

horas totales

laborables.

Recursos

internos y

externos

destinados.

Resultados

de la evaluación

realizada.

Los indicadores los establecerá cada empresa en función de sus necesidades y de sus

posibilidades reales. Así una empresa podrá establecer como objetivo anual aumentar en un 5% las

horas de formación de los soldadores, mientras que otra por sus necesidades, precise aumentarlas

en un 15%.



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3.3.3.- Requisitos legales

La organización establecerá y mantendrá al día un

procedimiento para identificar y acceder a los requisitos leales y de

cualquier tipo a los que la empresa se haya sometido, y que sean

aplicables a los aspectos Ambientales de sus actividades, productos o

servicios.

ASPECTOS

REQUISITOS LEGALES

ATMÓSFERA Ej. Orden de 18 de octubre de 1976 Sobre prevención y corrección de

la contaminación atmosférica de origen industrial.

AGUA

Ej.: Decreto 38/2004, de 24 de febrero, del Gobierno de Aragón, por

el que se aprueba el Reglamento de los vertidos de aguas residuales a las

redes municipales de alcantarillado.

RESIDUOS Ej.: Orden de 28 de febrero de 1989

Sobre gestión de aceites usados

RUIDO

Ej.: Real Decreto 245/1989, de 27 de febrero, sobre determinación y

limitación de la potencia acústica admisible de determinado material y

maquinaria de obra.



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3.4.- LECCIÓN 3.2.4: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

Una vez definida la Planificación del SGA, ya se puede implementar y realizar las

operaciones de dicho Sistema, para ello inicialmente se definirán la estructura y responsabilidades

de dicho plan, se desarrollará un plan de formación, se prepararán unos canales de comunicación,

se elaborará la documentación necesaria para llevar a cabo la implementación y se controlarán las

operaciones a realizar.

3.4.1.- Organización y asignación de Responsabilidades

Se debe definir, documentar y comunicar las responsabilidades y la autoridad de cada

trabajador, para lograr que nuestro SGA sea eficaz.

La Dirección proporcionará los medios necesarios para la implantación y control del

Sistema de Gestión Ambiental. Dichos medios incluyen los recursos humanos y las técnicas

específicas, así como los recursos tecnológicos y financieros.

La Dirección General de la empresa nombrará uno o varios representantes de la Dirección,

quienes independientemente de otras responsabilidades, deberán tener definidos su papel,

responsabilidad y autoridad para:

Garantizar que, de acuerdo con la Norma Internacional, se han establecido,

implantado y mantenido al día las condiciones exigidas por el sistema de gestión

Ambiental.

Informar sobre el funcionamiento del sistema de gestión Ambiental a la

Dirección General de la empresa, para su revisión y como base para la mejora

del sistema de gestión Ambiental.

A continuación te mostramos un posible organigrama de una empresa:



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3.4.2.- Organización y asignación de Responsabilidades Competencia, Formación y Toma de

Conciencia

La empresa solicitará que todo el personal cuyo trabajo

pueda suponer un impacto sobre el Medio Ambiente, reciba la

información apropiada. Para que dicho personal cumpla sus

obligaciones de forma eficiente, necesitan la información y

formación adecuadas, los que implica, muchas veces, que reciban

diferentes cursos.

3.4.3.- Información y Comunicación

Con respecto a los aspectos ambientales y al Sistema de Gestión Ambiental, la

organización establecerá y mantendrá al día los procedimientos necesarios para:

Comunicación interna.

Recibir, documentar y responder a las comunicaciones

externas.

3.4.4.- Documentación del Sistema

La organización deberá establecer y mantener al día, en papel o en formato electrónico,

la información para:

Describir los elementos básicos del Sistema de Gestión y su interrelación.

Orientar sobre la documentación de referencia.

Deberán existir procedimientos para controlar la documentación exigida por la Norma:

Ubicación de la documentación.

Revisión periódica y aprobación por el personal autorizado.

Versiones vigentes disponibles en todos los lugares donde se lleven a cabo las

operaciones.

Retirada de documentos obsoletos.

Identificación de documentos obsoletos cuando sea necesario.

La documentación deberá presentar las siguientes características:



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Legible.

Fechada.

Identificada.

Archivada de forma ordenada.

Conservada durante un tiempo específico.

3.4.4.1.- Manual de Gestión

Documento básico del SGA en el que se define la Política y compromiso de la Dirección.

Los puntos del Manual llevan el mismo orden que sigue la Norma, describiendo las actividades que

se deben realizar en la empresa para cumplir los requisitos de la Norma y alcanzar los objetivos

Ambientales establecidos.

En el tema siguiente se tratará este apartado con mayor detenimiento.

3.4.4.2.- Manual de Procedimientos

Es la recopilación de documentos en los que se describen las actividades que realiza la

empresa para alcanzar los objetivos Ambientales.


3.4.4.3.- Instrucciones de trabajo

Son documentos que describen en detalle algunas tareas Ambientales realizadas de

manera habitual en la empresa.


3.4.4.4.- Registros Ambientales

Son la demostración de que las tareas se han realizado de un modo determinado. Se usará

también para la realización de informes.




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3.4.5.- Control Operacional

La organización planificará el control de la gestión ambiental aplicada a aquellas

operaciones y actividades que tengan relación con los aspectos Ambientales significativos de

acuerdo con la política, metas, objetivos y programa establecidos para su cumplimiento.

El control operacional podrá dividirse en cuatro etapas:

1 Planificación de la ejecución de la actividad y su verificación.

2 Ejecución de la actividad en base a lo planificado.



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3 Verificación y control de los resultados y su registro.

4 Aplicación de las acciones correctivas.

Según la Norma ISO 14.001, es necesario identificar funciones, actividades y procesos que

afecten o puedan afectar al Medio Ambiente de forma significativa y asegurar que éstas se llevan a

cabo de forma controlada.

Algunas de las funciones, actividades y procesos que suelen controlarse son:

Diseño de productos o servicios.

Listas de Compras.

Manipulación de materiales.

Contratas y subcontratas.

Proveedores.

Minimización de la contaminación.

Almacenamiento de residuos.

Actuación ante situaciones de emergencia.

Documentos administrativos.

Mantenimiento.

Es fundamental considerar las actividades y efectos de la organización tanto en

condiciones normales (arranque, funcionamiento y parada) como anormales (emergencias).



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3.5.- LECCIÓN 3.2.5: COMPROBACIÓN Y MEDIDAS CORRECTIVAS

La organización deberá establecer procedimientos para el seguimiento y medición de los

parámetros que se han identificado previamente y que tienen relación con algún impacto

ambiental, se redactarán procedimientos para investigar y resolver la problemática y se

plantearán las Auditorías del SGA con la finalidad de determinar el grado de implantación del

Sistema.

3.5.1.- Seguimiento y Medición

La organización debe controlar y medir las características claves de sus operaciones y

actividades que tenían un impacto significativo con el medio ambiente. Para ello deben establecer

y mantenerse al día procedimientos documentados.

3.5.2.- No conformidades, acciones correctivas y preventivas

Debe establecerse un procedimiento que defina las personas o funciones responsables y las

que ostentan la autoridad requerida para realizar las investigaciones oportunas en caso de no

conformidad, o más concretamente aun, de las no conformidades relacionadas con el SGA.

Cuando las acciones correctivas o preventivas evidencian la necesidad de impartir una

formación adicional, modificar los procesos o procedimientos, estas modificaciones deben

implantarse y ser registradas.

3.5.3.- Auditorias del SGA

En una Auditoría deberán llevarse acabo los siguientes puntos:

Determinar el contenido de evaluación y el proceso a seguir, en una reunión

inicial entre el grupo auditor y la dirección de la empresa.

Elaboración de la Auditoría en si. Se recogerán datos y evidencias, mediante la

observación, que nos ayuden a determinar el grado de implantación del SGA en

la empresa.

Realización de una reunión final, entre el equipo

auditor y la dirección de la organización para

presentar los resultados de la auditoría.

Elaboración del informe de auditoría y



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aportación, por parte del equipo auditor, de medidas de seguimiento

adecuadas, así como planes para su realización, a cuyo efecto la empresa

evaluada es responsable de adoptar e implantar todas las medidas correctoras.



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3.6.- LECCIÓN 3.2.6: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La alta dirección de la organización revisará con los

intervalos que ella misma determine, el SGA, para asegurarse

de que éste sigue siendo apropiado, adecuado y eficaz.

Este proceso asegura la recogida de toda la información

necesaria para que se pueda llevar a cabo esta evaluación.

Objetivos:

• Evaluar el SGA.

• Proponer la reorientación de la Política, objetivos y metas.

• Mantenimiento de la mejora continua.



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4.- APARTADO 3.3: DOCUMENTACIÓN DEL SGA

4.1.- LECCIÓN 3.3.1: INTRODUCCIÓN

El principal propósito de la documentación de gestión Ambiental es proporcionar una

descripción apropiada del Sistema de Gestión Ambiental.

La documentación del SGA es una parte importante del mismo por las siguientes razones:

Contiene la aplicación práctica de los requisitos de la Norma de referencia.

Se concretan los compromisos de funcionamiento y el comportamiento

Ambiental de la empresa, a todos los niveles.

Es imprescindible para la auditoría del sistema y para

demostrar el comportamiento Ambiental de la

empresa.

Para que un SGA sea eficaz, es necesario que todo el

personal de la empresa conozca y ponga en práctica la

documentación que describe cómo se deben realizar las

actividades.

Los distintos tipos de documentos necesarios para cubrir

las exigencias de la Norma ISO 14.001 se pueden agrupar

jerárquicamente de la siguiente manera:

• Manual de gestión Ambiental.

• Procedimientos.

• Instrucciones de trabajo o instrucciones técnicas.

• Otros documentos (especificaciones, planes, programas,...).

• Registros.



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4.2.- LECCIÓN 3.3.2: MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

El manual de gestión Ambiental constituye el documento

básico del SGA aunque no es imprescindible que sea un compendio de

todos los documentos Ambientales relevantes de la organización.

El manual de gestión Ambiental debe estructurarse en

capítulos que contemplen todos los elementos esenciales del Sistema

de Gestión Ambiental especificados en la Norma ISO 14.001.

Según esto, un índice orientativo de aquellos aspectos que puede incluir un manual de

gestión Ambiental se recoge a continuación:

CAPÍTULO TÍTULO

0 Generalidades.

1 Política Ambiental.

2 Aspectos Ambientales.

3 Requisitos legales y otros requisitos.

4 Objetivos, metas y programas.

5 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.

6 Competencia, formación y toma de conciencia.

7 Comunicación.

8 Documentación.

9 Control de documentos.

10 Control operacional.

11 Preparación y respuesta ante emergencias.

12 Seguimiento y medición.



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13 Evaluación del cumplimiento legal.

14 No conformidad, acción correctora y acción preventiva.

15 Control de los registros.

16 Auditoría interna.

17 Revisión por la Dirección.



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4.3.- LECCIÓN 3.3.3: PROCEDIMIENTOS

Son unos documentos que complementan el manual de gestión proporcionando las

disposiciones y requisitos para áreas o actividades determinadas.

Los procedimientos determinan las tares o prácticas a llevar a cabo en el SGA,

identificando quién las hace, cómo las hace y cuáles son los criterios que determinan su validez.

Deben tener una redacción sencilla, comprensible y sin ambigüedades y deben reflejar los

métodos a utilizar y los criterios a cumplir.

Un listado de los posibles procedimientos a elaborar es:

Identificación de los aspectos Ambientales.

Identificación y actualización de las exigencias legales.

Sensibilización y formación del personal.

Comunicación interna y externa.

Control de la documentación.

Control operacional.

Prevención de las situaciones de emergencia.

Verificación y medida.

No conformidades, acciones correctoras y acciones preventivas.

Registros de gestión Ambiental.

Auditoría del Sistema de Gestión Ambiental…

Tanto el manual como los procedimientos serán redactados por las personas designadas

por la Dirección.

Es recomendable que todos los procedimientos tengan el mismo formato base o índice de

contenidos.

Los principales temas a cubrir por un procedimiento son:

- Objeto. Define de forma clara y concisa la intención del documento.

- Alcance. Delimita de modo preciso, la actividad, el departamento/sección y/o

los puestos de trabajo afectados por el documento.

- Definiciones. Incluye las definiciones de las palabras o acciones que no sean



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conocidas universalmente o que dentro del procedimiento puedan tener una

interpretación específica.

- Desarrollo. Detalla las acciones del personal implicado en la actividad o proceso.

En éste capítulo se identificará siempre que sea posible el qué, quién realizará,

como y cuando.

- Responsabilidades. Permite definir y detallar las responsabilidades de los

puestos de trabajo afectados por el procedimiento.

- Referencias y formatos. Este capitulo es útil para citar otros documentos que

permiten ascender hasta el capítulo del manual de gestión Ambiental donde está

reflejada la exigencia que se pretende documentar. También puede incluir los

documentos a los que se haga referencia a lo largo del procedimiento, los

formatos que se desprenden de éste y aquellos documentos que, a criterio del

autor, puedan resultar de interés.

- Historial de revisiones. Incluye una tabla con un listado de las revisiones que ha

sufrido el procedimiento, especificando las modificaciones que ha ido sufriendo.

- Anexo. En este apartado se introduce toda aquella información que el autor

considera interesante y no ha sido aportada en los puntos anteriores.

En los Anexos te mostramos un ejemplo de Procedimiento.



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4.4.- LECCIÓN 3.3.4: INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Son documentos que describen los pasos a seguir para realizar una determinada tarea, es

decir, determinan el nivel operacional.

Generalmente son un complemento detallado de los procedimientos y son elaboradas por

las propias áreas o servicios que desarrollan los trabajos.

Entre dichas instrucciones se pueden encontrar las siguientes:

Análisis de residuos peligrosos.

Determinación de emisiones a la atmósfera.

Control de efluentes.

Control del proceso de depuración de las aguas residuales.

Toma de muestras.

Determinación del nivel sonoro…

Los procedimientos e instrucciones deben elaborarse para situaciones en las que la

ausencia de tales documentos pudiera dar lugar a incumplimientos de la Política Ambiental.

Una instrucción de trabajo le dice exactamente a una persona

lo que tiene que hacer. Una buena instrucción de trabajo

utiliza un mínimo de palabras para recopilar una cantidad

máxima de información. Las ilustraciones, diagramas, tablas

de referencia y otras ayudas, se recomiendan para respaldar

las instrucciones e trabajo.

Puede ayudar en la elaboración de documentos el utilizar diagramas de flujo. Empieza por

la comprensión de cómo representar gráficamente un proceso. Generalmente, un proceso es un

conjunto determinado de actividades dirigidas a lograr un determinado final. Cada proceso se

puede descomponer en varias etapas. A su vez cada fase se puede descomponer en tareas

identificables que se deben cumplir. Cada tarea se puede descomponer en los pasos requeridos

para completar la tarea. Un diagrama de flujo se puede utilizar para identificar las fases más

importantes de un proceso o para mostrar el flujo de tareas requeridas para completar una fase de

un proceso.



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A pesar de que los diagramas de flujo son unas buenas ayudas visuales y reúnen mucha

información, el diagrama de flujo básico se puede modificar para adecuarse a la necesidad

específica de elaboración de un procedimiento operativo específico. Si se divide cada fase en las

tareas específicas implicadas, conseguiremos la información necesaria para redactar el

procedimiento. Para cada tarea identificada añadimos información sobre quién lo hace, cuándo se

hace, qué equipamiento se utiliza, qué rendimiento se espera y cómo se hace.

La representación gráfica de este tipo de diagramas se realiza utilizando una serie de

símbolos, fáciles de reconocer, siguiendo un esquema general. Los símbolos más utilizados suelen

ser los siguientes:

Para elaborar un diagrama de flujo, deberíamos seguir una serie de pasos:

Identificar el objetivo a conseguir.

Definir claramente el proceso para el cual se va a configurar el diagrama de

flujo, que puede ser muy general y con pocas fases o muy detallado y con

bastantes fases.

Establecer los límites del proceso, esto es, los puntos donde comienza y donde

finaliza.

Determinar las actividades concretas de las que consta, asegurándose de que en

cada fase o paso tenga una salida. En el supuesto de requerirse el uso de un

rombo de decisión, se precisa colocar un rombo, y han de colocarse preguntas

indicando que se puede tomar una dirección u otra en función de la respuesta

dada.

Representarlo gráficamente mediante los símbolos de referencia establecidos.



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4.5.- LECCIÓN 3.3.5: OTROS DOCUMENTOS INTERNOS

Existen otros documentos internos del SGA, como pueden ser:

Especificaciones

Planes y Programas

Registros

4.5.1.- Especificaciones

Definición:

Son documentos en los que se establecen las características

de los productos, servicios y residuos, objeto de intercambio

entre los distintos clientes/proveedores externos/internos o

de los equipos y aparatos utilizados.

Algunos ejemplos de especificaciones podrían ser los siguientes:

Especificaciones de productos y materiales: materias primas, materias

auxiliares, productos intermedios, productos finales, emisiones atmosféricas,

residuos, efluentes líquidos.

Especificaciones de equipos y aparatos.

4.5.2.- Planes y Programas

Algunos ejemplos podrían ser los siguientes:

Planes de fabricación: son documentos en los que se describen los medios de

fabricación/producción, trasvase, control, las cantidades de los productos de



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entrada y salida y sus tolerancias para todos los procesos de fabricación, que

tienen influencia en el comportamiento Ambiental de la empresa.

Planes de control: En ellos se describen las

variables de control más relevantes de los

procesos que afectan al Medio Ambiente, la

frecuencia de medida, el método de ensayo, el

registro de sus valores y el responsable de

escritura.

Diagramas de proceso: Documentos gráficos

donde se describen los elementos de fabricación

y control más relevantes de los procesos.



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4.6.- LECCIÓN 3.3.6: REGISTROS

Cuando en una empresa se cumple con las condiciones contenidas en el manual de gestión,

procedimientos e instrucciones, se obtienen una serie de resultados que deberán ser registrados y

archivados.

Definición:

Así, los registros constituyen la demostración del

funcionamiento del SGA.

Su diseño será capaz de demostrar el cumplimiento de la Política

Ambiental y hasta qué punto se han alcanzado los objetivos y metas

Ambientales.

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