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Administración de Empresas Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS

1-1-2018

Estructuración administrativa y contable de la Fundación Estructuración administrativa y contable de la Fundación

Corporación Ambiental Planeta Cristal Corporación Ambiental Planeta Cristal

Yenny Viviana Hernández Moyano Universidad de La Salle, Bogotá

Luis Fernando Sierra Martín Universidad de La Salle, Bogotá

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Citación recomendada Citación recomendada Hernández Moyano, Y. V., & Sierra Martín, L. F. (2018). Estructuración administrativa y contable de la Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/1616

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ESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DE LA FUNDACIÓN

CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL

YENNY VIVIANA HERNÁNDEZ MOYANO

LUIS FERNANDO SIERRA MARTÍN

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROYECCIÓN SOCIAL

BOGOTÁ D.C

26 DE OCTUBRE 2018

ESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DE LA FUNDACIÓN

CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL

YENNY VIVIANA HERNÁNDEZ MOYANO

LUIS FERNANDO SIERRA MARTÍN

SUSANA INES AVENDAÑO MONTOYA

ASESOR TRABAJO DE GRADO

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROYECCIÓN SOCIAL

BOGOTÁ D.C

26 DE OCTUBRE 2018

Tabla de contenido

Resumen ................................................................................................................................................. 1

Introducción ............................................................................................................................................ 2

1. Objetivos ..................................................................................................................................... 3

1.1 Objetivo General ..................................................................................................................... 3

1.2 Objetivos Específicos............................................................................................................... 3

2. Fundamentación teórica ................................................................................................................. 4

2.1 Marco teórico desde la contabilidad ...................................................................................... 4

2.2 Marco Teórico Desde La Administración ................................................................................ 5

2.3 Marco Conceptual ................................................................................................................... 8

2.4 Marco Legal ........................................................................................................................... 11

3. Macro Variables ............................................................................................................................ 18

3.1 Biofísicas del territorio .......................................................................................................... 18

3.2 Socioeconómicas ................................................................................................................... 20

3.3 Políticos Institucionales ........................................................................................................ 23

3.4 Simbólico Culturales.............................................................................................................. 26

4. Análisis DOFA ................................................................................................................................ 28

4.1 Conclusiones DOFA ..................................................................................................................... 30

5. Trabajo de campo ......................................................................................................................... 31

5.1 Etapa diagnóstica y reconocimiento ..................................................................................... 31

5.2 Identificación temas Contables y Administrativos ................................................................ 34

5.3 Manual de procedimientos contable y administrativo ......................................................... 34

Manual de Procedimiento Contable y administrativo ...................................................................... 34

Caja menor ........................................................................................................................................ 34

Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal ........................................................................... 34

5.4 Manual de procedimientos contable y administrativo de ventas ........................................ 36

Manual de Procedimiento Contable y administrativo ...................................................................... 36

Ventas ............................................................................................................................................... 36

Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal ........................................................................... 36

5.5 Sistema De Inventarios ......................................................................................................... 37

6. Propuesta estructura contable ..................................................................................................... 42

6.1 Asiento contable ................................................................................................................... 43

6.2 Libro diario ............................................................................................................................ 44

7. Creación página Web| .................................................................................................................. 44

8. Metodología .................................................................................................................................. 46

8.1 Grupo Colectivo Para Investigar ........................................................................................... 47

8.2 Personal Técnico de Investigación ........................................................................................ 47

9. Resultados Obtenidos ................................................................................................................... 48

10. Conclusiones ............................................................................................................................. 49

11. Recomendaciones ..................................................................................................................... 51

12. Bibliografías ............................................................................................................................... 52

13. Documentos anexos .................................................................................................................. 59

14. Fotografías de las instalaciones y eventos de la Fundación Corporación Ambiental Planeta

Cristal 73

Índice de tablas

Tabla 1 Matriz DOFA Corporación Ambiental Planeta Cristal- Fuente elaboración propia 29

Tabla 2 Cronograma de actividades- Elaborado por Fundación Corporación Ambiental

Planeta Cristal ......................................................................................................................... 33

Tabla de ilustraciones

Ilustración 1 Rio Tunjuelito- Panorámica de Ciudad Bolívar ................................................ 18

Ilustración 2 2 Porcentaje de avance acumulado por programa del plan de Desarrollo Local

de Ciudad Bolívar según lo contratado 2013-2016 ................................................................. 26

Ilustración 3 Formato de Reembolso de Caja Menor Fuente elaboración propia ................. 35

Ilustración 4 Formato Nota de Venta Fuente elaboración propia .......................................... 37

Ilustración 5 Formato control de inventarios elaboración propia .......................................... 40

Ilustración 6 Control inventario valorizado fuente elaboración propia ................................. 41

Ilustración 7 Página principal programa contable fuente

https://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-contable-en-excel.html .... 42

Ilustración 8 Comprobante de asiento contable fuente

https://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-contable-en-excel.html. ... 43

Ilustración 9 libro diario fuentehttps://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-

sistema-contable-en-excel.html ................................................................................................ 44

Ilustración 10 Página principal página WEB fuente elaboración propia ............................... 45

Ilustración 11 Pestaña áreas de trabajo página WEB creación propia .................................. 45

Ilustración 12 Galería de fotos integración familias página WEB elaboración propia ......... 46

Ilustración 13 Fotografía del área de bodega de mercado ..................................................... 73

Ilustración 14 Fotografía Área de entrega mercados a las familias ....................................... 73

Ilustración 15 Fotografía Zona terraza- cultivos de hierbas aromáticas ............................... 74

Ilustración 16 Fotografía Zona terraza- Abono utilizado para el cultivo ............................... 74

Ilustración 17 Fotografía Zona terraza Cultivo de hierbas aromáticas ................................. 75

Ilustración 21 Fotografía Zona terraza- Cultivo de Lombricultura para producción de

abono natural ........................................................................................................................... 76

Ilustración 22 Fotografía área de la cocina ............................................................................ 77

Ilustración 23 Fotografía evento de integración día del niño 31 de octubre 2017 ................. 78

Ilustración 24 Fotografía del concurso de baile día del niño 31 de octubre 2017 ................. 78

Ilustración 25 Fotografía de los niños pertenecientes a la Fundación ................................... 79

Ilustración 26 Fotografía integración familiar día del niño 31 de octubre 2017 ................... 79

1

Resumen

El presente trabajo se realizó en la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL

PLANETA CRISTAL, donde su propósito principal es promover la conservación y defensa

de los recursos naturales, fomentando y apoyando la educación e investigación, mediante

programas y proyectos que contribuyen a la formación integral del entorno, involucrando a

las personas de la comunidad para generación de conciencia social.

Dicho trabajo inició con la definición de un objetivo general fundamentado en diseñar un

plan de mejoramiento, basado en la estructuración de un sistema contable y administrativo

básico, para la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL. Se

aplicó metodología de Investigación Acción Participativa (IAP) donde se recomendó la

implementación de los procesos administrativos y contables mínimos, con los que debe

contar la Fundación, para tener el registro de sus operaciones y proyectos con la comunidad

de manera ordenada, tales como un manual de procedimiento para el control de sus ventas,

control de inventarios, caja menor y una contabilidad básica acorde con la normatividad legal

vigente.

En general se buscó un acompañamiento a la Fundación en esta implementación que les

permitirá a sus administradores obtener un mayor control interno en dichos procesos y lo que

corresponde al cumplimiento de las exigencias gubernamentales, para evitar posibles

sanciones, logrando así fortalecer a esta Fundación ubicada en el barrio San Francisco de la

localidad de Ciudad Bolívar.

2

Introducción

La Universidad de la Salle se destaca por brindar acompañamiento a las comunidades que

se encuentran en estado de vulnerabilidad, por medio de espacios interactivos, en los cuales

los estudiantes pueden participar activamente en este proceso, trasmitiendo el conocimiento y

los valores Lasallistas, que ayudan a fortalecer los proyectos de emprendimiento.

Por lo tanto, el presente trabajo se realiza en la Fundación CORPORACIÓN

AMBIENTAL PLANETA CRISTAL, ubicada en el Barrio San Francisco Localidad

Ciudad Bolívar, entidad sin ánimo de lucro, que desarrolla actividades comunitarias,

relacionadas con el medio ambiente y la protección de la cuenca del rio Tunjuelo, mediante

espacios lúdicos y recreativos, creados para mejorar el desarrollo integral y el buen vivir. Lo

que se busca con este trabajo como primera medida es realizar un diagnóstico sobre los temas

contables y administrativos, con el fin de establecer un plan de trabajo en el cual se

desarrollan los temas de mayor relevancia para optimizar los procesos. De acuerdo a esto el

trabajo se divide en tres fases, las cuales se explicarán a continuación;

En la primera fase, se realiza el diagnóstico inicial sobre los temas en los cuales la

Fundación busca asesoría. Con la colaboración de la señora Nury Yasmin Muñoz,

coordinadora del proyecto, con quien se hace un reconocimiento de las instalaciones y la

presentación del personal que colabora de manera voluntaria en la Fundación, de esta manera

se tiene claro cuáles son los procesos que la Fundación necesita mejorar o implementar, en

esta parte del trabajo también se hace un diagnóstico del entorno externo, que nos ayudan a

conocer y entender el entorno en el que se va a trabajar, de esta manera se procede a realiza el

respectivo plan de trabajo y el cronograma de actividades a realizar.

3

Como segunda fase, se da inicio al plan de trabajo y al cronograma con las actividades

programadas, realizando el debido seguimiento a cada una de ellas y contando con la

colaboración de las personas encargadas en la Fundación, quien nos guía y nos brinda

información clave para el correcto desarrollo del trabajo de campo en la Fundación.

Para finalizar se entregan los resultados de la última etapa del trabajo, revisando y

aclarando dudas sobre los temas contables y administrativos. Finalmente se dieron unas

recomendaciones de mejoramiento frente a estos temas, además de los legales, que ayudarán

al progreso continuo de la Fundación y acordes con la normatividad legal vigente.

1. Objetivos

1.1 Objetivo General

Diseñar un plan de mejoramiento, basado en la estructuración de un sistema contable y

administrativo básico, para la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA

CRISTAL, con el fin de lograr un control en estos procesos.

1.2 Objetivos Específicos

• Efectuar un diagnóstico de la Fundación mediante la elaboración de una matriz

DOFA.

• Capacitar al personal de la Fundación en el manejo de manual de procedimientos

contables y administrativos.

• Crear un sistema de inventarios para optimizar los procesos contables.

4

• Creación de la página WEB de la Fundación.

2. Fundamentación teórica

2.1 Marco teórico desde la contabilidad

La contabilidad es un sistema de control de vital importancia en toda organización ya que

proporciona información sobre la situación financiera de la organización, la cual sirve para la

toma de decisiones internas o externas, existen diversas definiciones como la de Ayaviri

García Daniel autor del libro Contabilidad básica y documentos mercantiles la define como

“La Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras

de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de

decisiones sobre la actividad”.

De acuerdo a lo anterior es importante que en cualquier organización económica

reconozca el hecho económico, para poder analizar, clasificar y resumir la información

contable mediante la elaboración de los Estados Financieros, en los cuales se pueden

determinar si existe rentabilidad o alguna deficiencia que implique pérdidas significativas en

la organización, en caso de que si exista riesgo los directivos tomaran las medidas

correctivas.

5

Estructura Contable

Es primordial resaltar que las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) en sus

estándares de información contable, establece la forma en la cual se deben presentar los

Estados Financieros de propósito general los cuales son diseñados satisfacer sus necesidades

particulares de la información, encontramos estado de situación financiera, estado de

resultados integral entre otros.

Según el marco conceptual para la Información financiera, las características cualitativas

fundamentales son:

• Relevancia: La información financiera relevante es capaz de influir en las

decisiones tomadas por los usuarios. (2010, pág. CC6)

• Representación fiel: Una descripción completa incluye toda la información

necesaria para que un usuario comprenda el fenómeno que está siendo

representado, incluyendo todas las descripciones y explicaciones necesarias. (2010,

pág. CC13)

2.2 Marco Teórico Desde La Administración

Planeación estratégica

La planeación estratégica es un proceso mediante el cual las personas que toman las

decisiones en la compañía, obtienen, procesan y analizan la información, esta puede ser

6

interna o externa, con ello se pueden evaluar la situación actual de la empresa y tomar

acciones sobre el direccionamiento en procura del mejoramiento de la productividad. La

estrategia significa establecer y definir planes de acción para mejorar y que agreguen valor al

desarrollo de las actividades: (Proceso Administrativo, María Guadalupe Blandez Ed. UNID

Pág. 47)

Para ello aplicamos la matriz DOFA:

• Debilidades

• Oportunidades

• Fortalezas

• Amenazas

PORTE, Michael E.O. Cit.

Organización

Es disponer las partes, procesos o actividades de manera conveniente para poder llevar a

cabo las acciones que me permitan generar con éxito lo planeado. Implica el diseño de las

tareas y puestos de trabajo, seleccionar los candidatos para ocupar dichos puestos

correctamente, establecer la estructura de la organización y los métodos y procedimientos que

se emplearan.(BLANDEZ, pág. 11)

Se deben considerar los siguientes elementos en el proceso de Organización:

Estructura:

7

La organización implica establecer funciones, actividades y jerarquías para poder cumplir

los objetivos:

Dirección o coordinación

Tiene como fin lograr que los departamentos o áreas de la compañía funciones como una

unidad. Esto surge de la necesidad que tienen las organizaciones de integrar diversas

funciones. (Proceso Administrativo, María Guadalupe Blandez Ed. UNID Pag.11)

Dirección

Dirigir es manejar el talento humano y el esfuerzo de este para enfocarlo en el desarrollo

de las actividades encaminadas a la consecución de los objetivos de la Fundación, estos

deben ser coordinados tanto individualmente como en equipo. Para contribuir en el correcto

desarrollo de este punto se le entregará copia de este trabajo a la directora de la Fundación y

se le dará una capacitación formal en los temas y procedimientos que aquí sugerimos para

implementar en la Fundación.

Con esta implementación esperamos que se desarrollen las competencias de la directora en

los siguientes aspectos:

• Autoridad

• Influencia

• Poder

Texto tomado de (Proceso Administrativo, María Guadalupe Blandez Ed. UNID Pag.66)

Control

8

Con el control esperamos poder comparar lo planeado versus lo ejecutado y poder con esto

identificar las variaciones en el proceso. Posterior a esto se analizarán las desviaciones

identificadas para determinar las causas de las desviaciones y poder plantear los planes de

acción para corregir dichas desviaciones.

Para ello se sugiere utilizar las siguientes acciones:

• Verificación: observar si se está cumpliendo con lo que se planeó.

• Ejercer Autoridad: Las acciones se deben supervisar y medirlas

para poder controlarlas y todo lo que se puede medir se puede

mejorar.

• Limitar: Se deben fijar metas a ejecutar y se deben ajustar a ellas

para lograrlas.(Proceso Administrativo, María Guadalupe Blandez

Ed. UNID Pag.81)

2.3 Marco Conceptual

Fundación: Son instituciones de utilidad común o fundaciones las personas jurídicas

creadas por la iniciativa particular para atender, sin ánimo de lucro, servicios de interés

social, conforme a la voluntad de los fundadores. (Alcaldía Mayor de Bogotá, 1968, Art. 5)

Banco de Alimentos: Los Bancos de alimentos son organizaciones solidarias sin ánimo

de lucro, que contribuyen a reducir el hambre y la desnutrición en el mundo, por medio de

recepción alimentos excedentarios del sector agropecuario, industrial, comercial, hoteles,

restaurantes y/o personas naturales, para su debida distribución entre población en situación

de vulnerabilidad. (ABACO)

9

Estados financieros: Los estados financieros son un informe resumido que muestra cómo

una empresa ha utilizado los fondos que le confían sus accionistas y acreedores, y cuál es su

situación financiera actual. Los tres estados financieros básicos son el balance, que muestra

los activos, pasivos y patrimonio de la empresa en una fecha establecida (PÉREZ, 2018)

Retención en la Fuente: La retención en la fuente es el mecanismo fiscal de recaudo

anticipado del impuesto (Renta y complementarios, Impuesto sobre las ventas y Timbre

Nacional). (Cadena, 2017)

Administración: Es el proceso de planeación, organización, dirección y control de como

las compañías usan los recursos para lograr cumplir con sus objetivos organizacionales.

(Blandez, 2014)

Empresa: Entidad que ofrece bienes y servicios a través de la combinación de elementos

productivos como son el capital y el trabajo. (Blandez, 2014)

Planear: Es proyectar el futuro deseado y analizar cómo voy a llegar a él a través de la

combinación de distintas actividades establecidas. Determinan las metas de la organización,

las mejores estrategias para lograr los objetivos y para llegar a las metas planteadas.

(Blandez, 2014)

Organizar: Es disponer las partes, procesos o actividades de manera conveniente para

poder llevar a cabo las acciones que me permitan generar con éxito lo planeado. Implica el

diseño de las tareas y puestos de trabajo, seleccionar los candidatos para ocupar dichos

10

puestos correctamente, establecer la estructura de la organización y los métodos y

procedimientos que se emplearan. (Blandez, 2014)

Dirigir: Forma en que guiamos el talento humano para que se logre una armoniosa unión

entre la planeación y la organización con el fin de lograr los objetivos organizacionales.

Escoger el estilo de liderazgo que permita orientar a las personas hacia el cambio continuo y

determinar las estrategias para la resolución de conflictos y así como la toma de decisiones.

(Blandez, 2014)

Control: Con este podemos medir y corregir el desempeño de cada una de las actividades

de la compañía para asegurar que dichas acciones estén alineadas a los objetivos

organizacionales. Podremos analizar y determinar qué actividades necesitan ser más

controladas y los medios que se utilizaran para dicho propósito. (Blandez, 2014)

Presupuesto: Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de

operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.

(Blandez, 2014)

Cultura Corporativa: Hace referencia a los valores, creencias, principios comerciales,

tradiciones, maneras de operar y ambiente de trabajo interno de una compañía. (Blandez,

2014)

Sistematización: Las actividades y los recursos de la Fundación deben ser coordinados y

utilizados de forma racional con el fin de contribuir a la correcta ejecución de las actividades.

Para ello se definen los roles de las áreas involucradas y los formatos de control sugeridos

11

para poder tener en el radar el modo de operación de Fundación. (Proceso Administrativo,

María Guadalupe Blandez Ed. UNID Pag.55)

Jerarquía: En toda organización debe existir una estructura de mando para ello

generamos el rol de la dirección administrativa y el rol definido para el área operativa, de esta

manera se establecen las responsabilidades y los niveles de autoridad en la Fundación.

(Proceso Administrativo, María Guadalupe Blandez Ed. UNID Pag.56)

Simplificación De Funciones: Uno de los objetivos básicos de las organizaciones debe

ser el de establecer los métodos más sencillos para la realización de las actividades. Para este

fin realizamos la creación de los procedimientos que sugerimos como mínimos requeridos

para tener un buen control de las actividades desarrolladas por la Fundación. (Proceso

Administrativo, María Guadalupe Blandez Ed. UNID Pag.56)

2.4 Marco Legal

Teniendo en cuenta las obligaciones que tienen las Entidades sin ánimo de lucro, y la

importancia del cumplimiento de las mismas, a continuación hacemos referencia a los

conceptos claves y explicamos cómo se encuentra la Fundación objeto de estudio en cada uno

de ellos:

En primer lugar la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL es

una entidad sin ánimo de lucro la cual se encuentra bajo la Inspección, vigilancia y control de

la Alcaldía Mayor de Bogotá, ente facultado para solicitar información y documentos

12

necesarios para la realizar los exámenes a los libros, cuentas o documentos contables y

financieros, dispuesto en la ley 1314 de 2009 en su artículo 10 que corresponde a las

autoridades de supervisión ”Vigilar que los entes económicos bajo inspección, vigilancia o

control, así como sus administradores, funcionarios y profesionales de aseguramiento de

información, cumplan con las normas en materia de contabilidad y de información financiera

y aseguramiento de información, y aplicar las sanciones a que haya lugar por infracciones a

las mismas” (LEY 1314, 2009)

La responsabilidad de la administración de una entidad sin ánimo de lucro debe asegurar

que la preparación de los estados financieros cumple de conformidad con el marco de

principios generalmente aceptados, para asegurar que estén libres de errores, según lo

establecido en la ley 222 de 1995 en su artículo 23 expone “Los administradores deben obrar

de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones

se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados”.

Otra obligación que tiene la Fundaciones sin ánimo de lucro es reportar la información

bajo normas internacionales de información financiera (NIIF) ante el ente distrital que ejerza

las funciones de Inspección, vigilancia y control en este caso la Alcaldía Mayor de Bogotá, la

información física que debe reportar son las siguientes:

• Estado De Situación Financiera comparativo con el año anterior (firmado por el

representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay). (Secretaría Jurídica

distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)

13

• Estado de Resultado Integral Estado de Resultados Integral con estado

complementario denominado “Otros Resultados Integrales”, comparativo con el

año anterior (firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo

hay). (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)

• Estado de Cambios en el Patrimonio, comparativo con el año anterior (firmado por

el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay). (Secretaría Jurídica

distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)

• Estado de Flujo de Efectivo comparativo con el año anterior (firmado por el

representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay). (Secretaría Jurídica

distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)

• Notas o revelaciones comparativas con el año anterior que incluyan un resumen de

las políticas contables significativas y otras de información explicativa. (Secretaría

Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)

• Certificación de Estados Financieros conforme al artículo 37 de la Ley 222 de

1995. (la cual debe estar firmada por el representante legal y contador, indicando el

nombre y número de documento de identidad, así como el número de tarjeta

profesional del contador). (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de

Bogotá D.C , 2018)

14

• Dictamen del Revisor Fiscal de conformidad con el artículo 208 del Código de

Comercio. (Si lo hay) (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá

D.C , 2018)

• Informe de Gestión de conformidad con el artículo 47 de la Ley 222 de 1995,

modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000 (firmado por el Representante

legal) Estos informes de gestión contiene la una exposición fiel sobre la evolución

del negocio, la situación financiera, administrativa y jurídica (Secretaría Jurídica

distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)

• Acta del máximo órgano de administración donde conste la aprobación de los

estados financieros, el informe de gestión y el proyecto de los excedentes,

conforme a los establecido en los artículos 422 del Código de Comercio y 46 de la

Ley 222 de 1995, la cual debe incluir la convocatoria realizada de conformidad con

el artículo 424 del Código de Comercio. (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía.

Mayor de Bogotá D.C , 2018)

• Proyecto de Presupuesto de la vigencia actual de conformidad con el Decreto

Nacional 1093 de 1989. (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de

Bogotá D.C , 2018)

• Certificado de registro de libros expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá.

(Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C , 2018)

15

• Copia de la tarjeta profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios

expedido por la Junta Central de Contadores vigente, para los contadores y

revisores fiscales que certificaron y dictaminaron los estados financieros

presentados. (Secretaría Jurídica distrital de la alcaldía. Mayor de Bogotá D.C ,

2018)

En temas contables se puede observar que en la ley 190 de 1995 art 45 aclara que “De

conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las

personas jurídicas y las personas naturales que cumplan los requisitos señalados en el

reglamento, deberán llevar contabilidad, de acuerdo con los principios generalmente

aceptados. Habrá obligación de consolidar los estados financieros por parte de los entes bajo

control” Es decir que las Fundaciones sin ánimo de lucro, están obligadas a llevar

contabilidad, con la entrada en vigencia de los nuevos marcos técnicos normativos, deben

evaluar la pertenencia a alguno de los tres grupos establecidos en los decretos respectivos y,

por consiguiente, llevar la contabilidad, bien sea de acuerdo con la NIF para microempresas,

la NIIF para las PYMES o las NIIF completas, según corresponda. (CTCP, 2015)

En el grupo 1, encontramos a emisores de valores y entidades de interés público, quienes

aplicarán NIIF PLENAS, continúanos con el grupo 2, empresas de tamaño grande y mediano

que no sean emisores de valores y ni entidades de interés público, quienes aplicarán NIIF

PYMES, finalmente el grupo 3, pequeñas empresas y microempresas, a quienes se les

autorizará la emisión de estados financieros y revelaciones abreviados, quienes aplicarán

NIIF MICROEMPRESAS

16

Por lo anterior la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL,

no cumple con ninguno de los requisitos expuestos en los grupos anteriormente mencionados,

por lo tanto se regirá con el Decreto 2649 y 2650 de 1993.

Obligaciones Tributarias

Cabe recordar que “Las Entidades Sin Ánimo de Lucro son personas jurídicas que se

constituyen por la voluntad de asociación o creación de una o más personas (naturales o

jurídicas) para realizar actividades en beneficio de asociados, terceras personas o comunidad

en general…” (Documento de Orientación Técnica 14 entidades sin ánimo de lucro, 2015)

Rut (Registro Único Tributario)

El Registro Único Tributario “constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y

clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del

impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los

responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes

retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos

de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto

de los cuales esta requiera su inscripción.” (Tejada, 2017, pág. 562)

La Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL cumple a

cabalidad con este requisito, en el cual se puede identificar su Número de Identificación

Tributaria (NIT), el nombre de la razón social, la ubicación de la Fundación, la clasificación

de la actividad principal la cual corresponde al código 9499 (actividades de otras

17

asociaciones N.C.P) las cuales son “actividades de asociaciones que no están directamente

afiliadas a un partido político, que promueven una causa o temática pública mediante

campañas de educación al público, influencia política, recaudación de fondos, entre otros. -

Iniciativa de los ciudadanos y movimientos de protesta. - Movimientos ambientales y

ecológicos...” (DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES ECONÓMICAS (CODIGO CIIU)).

Las responsabilidades que tiene la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL

PLANETA CRISTAL son las siguientes, impuesto de renta y complementario régimen

especial, retención en la fuente, informante de exógena. (Ver anexo 1 Registro Único

Tributario)

Cámara de comercio

Según lo dispuesto en el Decreto 427 de 1996 Reglamentario del Decreto 2150 de 1995 en

su artículo 1 expone lo siguiente “Registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Las

personas jurídicas sin ánimo de lucro de que tratan los artículos 40 a 45 y 143, a 148 del

Decreto 2150 de 1995, en concordancia con el artículo 146 del Decreto 019 de 2012, se

inscribirán en las respectivas Cámaras de Comercio en los mismos términos, con las mismas

tarifas y condiciones previstas para el registro mercantil de los actos de las sociedades

comerciales” (Distrital, Decreto 427 de 1996 Nivel Nacional, 1996)

Actualmente la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL,

cumple con este requisito, se encuentra registrada ante la Cámara de Comercio de Bogotá, es

decir que la Fundación se encuentra a cargo de su inspección, vigilancia y control es la

Alcaldía Mayor de Bogotá. (Ver anexo 2 Cámara de comercio)

18

3. Macro Variables

3.1 Biofísicas del territorio

La Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL opera en el

barrio San Francisco de la Localidad 19 Ciudad Bolívar y presta su apoyo a personas que

residen en la cuenca del Tunjuelo, dicha cuenca está compuesta por las siguientes

Localidades: Sumapaz, Usme, San Cristóbal, Ciudad Bolívar, Tunjuelito, Rafael Uribe Uribe,

Kennedy y Bosa.

Los límites de la localidad son:

Al norte con la localidad de Bosa. Al Sur con las Localidades de Usme y Sumapaz.

Al Oriente con las localidades de Tunjuelito y Usme.

Al occidente con el municipio de Soacha.

La topografía de la localidad de ciudad Bolívar es de un 90% montañosa y el 72% de la

localidad es considerada zona rural. (Alcaldía Local De Ciudad Bolívar, 2018)

Ilustración 1 Rio Tunjuelito- Panorámica de Ciudad Bolívar

19

Nuestro radio de acción dada la ubicación de la Fundación es con las localidades de

Ciudad Bolívar y la de Tunjuelito ya que son las más cercanas al domicilio de la Fundación el

barrio en donde está ubicada la Fundación es a primera vista tranquilo o por lo menos eso se

percibe durante nuestras visitas, tal vez porque en dicho sector operan varios negocios

familiares, un taller de carpintería, un taller de ornamentación, una panadería y una lava

autos, dichos negocios hacen que esa cuadra genere esta impresión. Sin embargo, hablando

con los voluntarios de la Fundación nos cuentan que cuadras más arriba el tema no es tan

seguro ya que hay barrios en donde ni la fuerza policial puede ingresar por la fisionomía del

territorio. Los barrios están construidos sobre las faldas de las montañas y esto facilita el

accionar de la delincuencia.

La Fundación cuenta con una casa de dos plantas y terraza por la cual pagan un canon de

arrendamiento por el segundo piso y la terraza. En el segundo piso cuentan con tres

habitaciones las cuales dos funcionan como oficinas y la tercera como almacén, dos baños,

una cocina y la sala comedor que es utilizada para todos los eventos que se realizan en la

Fundación (reuniones con las madres cabeza de hogar, talleres de manualidades con los niños

y la entrega de mercados a las familias que están inscritas en el programa que ellos tienen con

el apoyo del Banco de Alimentos). Cuenta con los servicios públicos básicos como son

Acueducto y alcantarillado, Energía, Teléfono e Internet.

Las entidades educativas más cercenas a la Fundación son:

• IED San Francisco

• Colegio Rodrigo Lara Bonilla

• Colegio Psicopedagógico La Acacia

20

Los centros médicos más cercanos son:

• Hospital el Tunal

• Hospital de Meissen

• Hospital de Vista Hermosa

Con respecto a sus vías de acceso la localidad cuenta con pocas vías amplias de acceso a

los barrios. Sus principales vías de acceso son:

• La Autopista Sur

• La avenida Villavicencio

• La Avenida Boyacá (Principal acceso a los barrios Montañosos)

• La avenida Jorge Gaitán Cortes

Cuenta con el servicio de transporte Transmilenio desde el portal del Tunal y desde el

portal del Sur.

En la actualidad, se encuentra en construcción el proyecto “Trasmicable” que conectará el

portal del Tunal con el barrio Alto Paraíso, realizando dos paradas en su trayecto, una en el

barrio Juan Pablo II y la otra en el barrio Manitas. (Alcaldía Local De Ciudad Bolívar, 2018)

3.2 Socioeconómicas

Sector productivo

“Los sectores productivos de Ciudad Bolívar se encuentran concentrados servicios (75%),

industriales (17%) y construcción (6%). El sector de servicios se divide la alta concentración

21

del comercio (43% de las empresas) que, además, representó el eje de la economía local; la

actividad y restaurantes (10%); la actividad de transporte, almacenamiento y comunicaciones

(10%) y en menor medida por otras actividades de servicios comunitarios y sociales (6%)”.

(Cámara de Comercio de Bogotá, 2006)

Emprendimiento económico

La Localidad de Ciudad Bolívar, promoverán acciones comprometidas en la atención,

promoción, prevención, cultura ciudadana y la recreación como también el mejoramiento de

escenarios deportivos, espacios públicos y de la recuperación de la malla vial local de las

zonas urbana y rural, mediante el Plan de Desarrollo Distrital, este desarrolla diferentes

programas como Bogotá, una ciudad digital, que a permitirá que la localidad continúe con

una infraestructura de comunicaciones amigable a partir de los portales interactivos ubicados

en la localidad, donde sus habitantes puedan usar las Tecnologías de las Comunicaciones –

TIC y así lograr el acceso a la conectividad y el desarrollo digital con propósitos que apunten

a la educación, el emprendimiento y de formar ciudadanos digitales. Este programa cuenta

con la meta de “Operar 15 portales interactivos establecidos en la localidad para generar

acceso a la conectividad y formar ciudadanos digitales” (Plan de desarrollo 2017-2020)

Vinculación del sector a las dinámicas del mercado

La localidad de Ciudad Bolívar cuenta con mayor presencia de microempresarios. Del

total de empresas en el 2006, 5.089 son microempresas, que representaron el 97,7% de las

empresas establecidas en la localidad y el 2,5% de las de Bogotá. Las pymes representaron el

22

2,1%; la gran empresa (0,3%) registró una baja participación. (Cámara de Comercio de

Bogotá, 2006)

Alianzas que se establecen al interior de cada uno de los sectores con las instituciones

públicas y las organizaciones privadas.

La localidad Ciudad Bolívar cuenta con 5.210 empresas registradas, de las cuales 2.784

forman parte de una o más cadenas productivas en la localidad. Para este perfil se

seleccionaron las empresas con mayor potencial para articularse a estas cadenas: productos

alimenticios (1.263 empresas), construcción e ingeniería civil (478 empresas) y textil y

confección (310 empresas).

Cuantificación y cualificación del talento humano

La tasa de ocupación de Ciudad Bolívar se encuentra en un (54,7%) la cual se encuentra

por debajo del porcentaje de Bogotá que se está en un (55,1%). Las actividades que más

ocuparon personas residentes en Ciudad Bolívar fueron: comercio, hoteles y restaurantes con

un (29,6%), servicios sociales, comunales y personales con un (21%), industria

manufacturera con un (20,5%), transporte y comunicaciones con un (9,3%) y la construcción

ocupo u un (9,2%) de habitantes. Otro indicador nos muestra la tasa de desempleo de Ciudad

Bolívar con un (15,4%) superando al indicador de la ciudad el cual se encuentra en el

(13,1%). Esta localidad ocupa el cuarto lugar en participación en el indicador de desempleo

de la ciudad: el (9,9%) de los desempleados residía en esta localidad; equivalente a 45.000

personas. (Cámara de Comercio de Bogotá, 2006)

23

Tecnologías blandas y duras

Se entiende por Tecnologías Blandas, en las que su producto no es objeto tangible, es decir

“no se puede tocar”. Este tipo de tecnologías pretenden mejorar el funcionamiento de las

Instituciones y Organizaciones, para el mejor cumplimiento de sus objetivos, la localidad

realiza capacitaciones mediante el conocimiento, talento y aprendizaje y administración de

recursos humanos.

Las tecnologías duras se entiende que son las maquinas, los instrumentos, las

herramientas, hardware, redes de telecomunicación, que hacen el trabajo más eficaz y

propician la generación de productos y servicios con mejor calidad, novedad e integridad, se

impulsará el uso de recursos tecnológicos enfocados a la seguridad para fomentar y mejorar

la percepción de seguridad en lugares estratégicos de la localidad y que sirvan como

herramientas a la policía en la judicialización a los delincuentes. (Plan de desarrollo 2017-

2020)

3.3 Políticos Institucionales

Las entidades del estado que hacen presencia en la localidad son:

Secretaría de Integración Social: Su objetivo principal es lograr identificar los menores

de edad sean niños o niñas y los adolescentes que se encuentren entre los 5 y 17 años de edad,

quienes se encuentren en la calle y en riesgo potencial de ser víctimas de explotación sexual -

comercial, trabajo infantil, habitante de calle y desplazamiento forzado.

24

Secretaria Distrital de Salud: Su objetivo es realizar análisis de la situación en la

localidad con respecto a la salud y emitir informes que ayuden al gobierno en la toma de

decisiones para solucionar problemáticas evidenciadas en este sector.

Secretaria Distrital de Ambiente: Desarrollo de planes ambientales como son:

Educación Ambiental en los cuerpos de agua, Arborización, Vigías Ambientales para la

gestión del riesgo, Basura Cero en la localidad, Manejo Integral de Residuos y en general

programas de sensibilización ambiental.

Alta Consejería para los derechos de las víctimas: Fortalecer la percepción del apoyo

social en la población víctima del conflicto armado interno que viven en ciudad bolívar.

Los programas desarrollados en la localidad por estas secretarias gubernamentales son

realizados en conjunto, los estudios realizados en la zona son realizados por funcionarios de

cada entidad en terreno, por ejemplo para el estudio realizado por la secretaría de integración

social en donde buscan niños en condiciones vulnerables su apoyo fundamental es la

secretaria de salud ya que con los inspectores de la secretaría de integración va personal

médico asignado por la secretaria de salud para atender de manera prioritaria los casos

encontrados y para el desarrollo del Plan Ambiental Local desarrollado por la secretaria de

Ambiente cuenta con el apoyo de las dos secretarias anteriores para atender los distintos

frentes de los programas de formación y sensibilización dados a la comunidad.

Reinsertados - Desmovilizados: En Colombia, el proceso de reintegración se ha

fortalecido, en buena medida, debido al creciente número de desmovilizados (55.000

personas, según referenció el Director de la Agencia Colombiana para la Reintegración

25

(ACR) recientemente en entrevista con un diario de circulación nacional que hay que atender,

a través de prácticas sostenibles, que eviten que ellos reincidan en la ilegalidad, en un

contexto en el que la falta de empleo y el rechazo de la sociedad son los mayores

inconvenientes para la reintegración de los desmovilizados. Actualmente, la política de

reintegración en el país se convierte en punto de referencia como experiencia a ser

considerada en países donde se quiere iniciar el proceso; pero de igual manera la experiencia

colombiana se ha nutrido, en los últimos años, de la experiencia internacional para su

fortalecimiento. (ARG Agencia para la Reconciliación y la Normalización, 2017)

Desastres Naturales: Conforme a los registros de los sistemas de información disponibles

en el IDIGER, las localidades donde se han presentado inundaciones con mayores

afectaciones a la población y/o a la infraestructura urbana son: Tunjuelito, Bosa y Kennedy y,

por encharcamientos: Tunjuelito, Bosa, Fontibón, Engativá, Barrios Unidos, Usaquén, Usme

y Mártires. Los mayores eventos de inundación que se han presentado en la capital han

generado el desarrollo de grandes proyectos de prevención tales como: La adecuación del

cauce del rio Bogotá para permitir que el sistema de drenaje de la ciudad tenga un tránsito

holgado y la construcción del embalse seco de Cantarrana en el Río Tunjuelito, para la

contención de las grandes avenidas procedentes de la cuenca alta. (IDIGER, 2017)

La capacidad de estas entidades para solucionar problemas se pone a prueba cada día con

el desarrollo de los programas que cada una desarrolla por ello vemos que el presupuesto

asignado a la localidad es de casi 97 mil millones de pesos, 50% de este rubro destinado al

desarrollo de la malla vial local y a atender zonas con alto riesgo de deslizamientos, Los

demás recursos atienden temas de educación, salud, cultura, deporte, ambiente, acueductos,

espacio público, memoria, poblaciones, participación, entre otros.

26

Ilustración 2 2Porcentaje de avance acumulado por programa del plan de Desarrollo Local de Ciudad Bolívar según lo contratado 2013-2016

De los 19 programas abordados en el Plan de Desarrollo Local, 12 programas están iguales

o por encima del 50% de avance. El programa que mayores recursos comprometió en la

vigencia 2016 fue Movilidad Humana con $26.249 millones y un nivel de avance del 46%.

3.4 Simbólico Culturales

Emprendimientos Sociales y Culturales

Los niños de los colegios distritales de ciudad bolívar ya tienen su clan “centro local de

artes para la niñez y la juventud”. El Festival "Arte Presente Bogotá Futura, Súbete a la

Escena" es el espacio en que todos los participantes de esta línea de atención del Programa

CLAN, se suben, literalmente, a la escena del arte como integrantes de diversos colectivos

artísticos conformados a partir de la experiencia de reunirse semanalmente a estudiar, a crear,

a trabajar en conjunto con total compromiso, de forma voluntaria.

27

Organizaciones Solidarias

Casa de la cultura: La corporación casa de la cultura se enfoca en desarrollar proyectos

de fortalecimiento de expresiones artísticas de las organizaciones sociales de la localidad.

Fundación Sentires: Brinda acompañamiento pedagógico, psicológico, lúdico y

nutricional a niños y niñas de escasos recursos de la Localidad de Ciudad Bolívar.

Fundación Redes - Escuelas para el tiempo libre: su principal iniciativa es brindar

apoyo a los niños que se encuentran en situación de vulnerabilidad, por medio de acciones

que promuevan el aprovechamiento del tiempo libre.

Eventos que unifican a la comunidad

Proyecto del plan aéreo, mejorará las condiciones de movilidad en la comunidad generará

un cambio urbanístico en la localidad.

El Jardín Nocturno “Noches de Cartagena”, dirigido a madres cabeza de hogar que

realizan trabajos o estudios nocturnos y que necesitan de estos espacios para garantizar los

derechos de sus hijos y familias

La Alcaldía Mayor de Bogotá con su programa "Habitando Cultura en

comunidad", trabaja en la activación de estos espacios que, antes de ser intervenidos con

procesos artísticos, culturales y deportivos, eran vistos por los ciudadanos como lugares

28

abandonados o poco concurridos que no cumplían su objetivo de convertirse en escenario

para los encuentros barriales (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2017)

4. Análisis DOFA

29

Tabla 1Matriz DOFA Corporación Ambiental Planeta Cristal- Fuente elaboración propia

30

4.1 Conclusiones DOFA

• Es fundamental para la Fundación conseguir el apoyo económico de los sectores

privados, ya que con ello podrían incrementar los beneficios que le ofrecen a la comunidad

que impactan con sus acciones.

• Evaluar la forma más acorde para dar a conocer las actividades que realizan en la

Fundación, para que su impacto en la comunidad sea cada vez mejor y puedan mostrar

resultados positivos mucho mejores a los actuales.

• Muy importante no perder el apoyo del Banco de Alimentos ya que este es el eje

central de su programa de mercados a la comunidad que impacta muy positivamente a la

población objetivo de la Fundación.

• Fortalecer y ampliar de ser posible los acuerdos con las diferentes universidades que

les prestan apoyo, ya que con ello podrían fortalecer sus procesos administrativos y

contables.

• Se deben alinear a las normas y leyes vigentes que le apliquen a la Fundación, si bien

se ha venido operando de una manera informal se debe procurar realizar esta alineación para

así poder acceder a beneficios y apoyos de diferentes entidades más fácilmente.

• Fortalecer la fidelidad de las familias inscritas en sus programas con el fin de que

estas a través del vos a voz logren promover el crecimiento de la Fundación.

31

5. Trabajo de campo

Nuestro trabajo de campo consintió en tres etapas las cuales se explicarán a continuación:

5.1 Etapa diagnóstica y reconocimiento

Conociendo la Fundación

Se realizó un reconocimiento inicial a las instalaciones de la Fundación

CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL entidad sin ánimo de lucro,

ubicada en la carrera 20 F N° 62-67 sur Barrio San Francisco Localidad Ciudad Bolívar. El

barrio en donde está ubicada la Fundación es a primera vista tranquilo o por lo menos eso se

percibe durante nuestras visitas, tal vez porque en dicho sector operan varios negocios

familiares, un taller de carpintería, un taller de ornamentación, una panadería y una lava

autos, dichos negocios hacen que esa cuadra genere esta impresión. Sin embargo, hablando

con los voluntarios de la Fundación nos cuentan que cuadras más arriba el tema no es tan

seguro ya que hay barrios en donde ni la fuerza policial puede ingresar por la fisionomía del

territorio. Los barrios están construidos sobre las faldas de las montañas y esto facilita el

accionar de la delincuencia.

La instalación cuenta con una casa de dos plantas y terraza por la cual pagan un canon de

arrendamiento por el segundo piso y la terraza. En el segundo piso cuentan con tres

habitaciones las cuales dos funcionan como oficinas y la tercera como almacén, dos baños,

una cocina y la sala comedor que es utilizada para todos los eventos que se realizan en la

Fundación (reuniones con las madres cabeza de hogar, talleres de manualidades con los niños

32

y la entrega de mercados a las familias que están inscritas en el programa que ellos tienen con

el apoyo del Banco de Alimentos). Cuenta con los servicios públicos básicos como son

Acueducto y alcantarillado, Energía, Teléfono e Internet.

Sus principales vías de acceso son La Autopista Sur, Avenida Villavicencio, Avenida

Boyacá (Principal acceso a los barrios Montañosos) y la Avenida Jorge Gaitán Cortes,

también cuenta con el servicio de transporte público Transmilenio desde el portal del Tunal y

desde el portal del Sur.

Después de que se realizó el reconocimiento a las instalaciones de la Fundación

CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL y establecer un dialogo con la

Señora Nury Yasmin Muñoz, coordinadora del proyecto, quien nos cuenta las actividades que

realizan con la comunidad relacionadas con el medio ambiente y el fortalecimiento del

desarrollo integral y buen vivir de la comunidad, a través de actividades lúdicas donde

vinculan a personas de distintas edades, en las cuales se busca concientizar a las personas

sobre la importancia de cuidar y proteger los recursos naturales, también a mejorar la calidad

de vida, mediante talleres de nutrición y salud, seguridad alimentaria, medicina alternativa

como lo es la homeopatía y la acupuntura, además de esto se ofrece también talleres para los

jóvenes, sobre expresión corporal, taller de tejido, taller de tecnologías alternativas, taller de

fomi, entre otras. (Ver tabla 2)

La Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL, cuenta con el

apoyo del Banco de Alimentos, desde el año 2000, vinculado en el programa de soberanía y

seguridad alimentaria que beneficia a las comunidades en situación de vulnerabilidad, la

Fundación tiene inscritas 50 familias.

33

Tabla 2Cronograma de actividades- Elaborado por Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal

34

Manual de Procedimiento Contable y administrativo

Caja menor

Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal

5.2 Identificación temas Contables y Administrativos

Durante el acompañamiento realizado a la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL

PLANETA CRISTAL, evidenciamos que una de sus principales actividades tiene que ver

con los productos adquiridos en el Banco de alimentos, y donde encontramos que existen

fallas en el control de estos productos por lo cual diseñamos los siguientes manuales de

procedimientos contables y administrativos para ejercer un mayor control en los procesos.

5.3 Manual de procedimientos contable y administrativo

1. OBJETIVO:

Establecer el procedimiento de creación, control y utilización de los fondos de caja menor

existente en la Fundación. Así como, definir los lineamientos generales para el adecuado uso

del efectivo de este fondo.

2. ALCANCE:

La administradora de la Fundación o a quien ella delegue según los requerimientos de las

diferentes actividades desarrolladas y para las cuales se autorice el uso del fondo de caja

menor.

3. RESPONSABLES:

A. Custodio Asignado: La administradora de la Fundación

4. DESARROLLO:

A. Establecer un monto fijo según las necesidades establecidas por la Fundación.

35

El monto asignado: Es de $ 500.000 pesos Mcte.

Periodicidad de Reembolso: Cada vez que se haya gastado el 50% del fondo.

Restricciones:

• Un gasto o recibo no debe exceder el 20% del valor de fondo.

• No se debe utilizar para pago a proveedores de servicios de la Fundación.

B. Asignar un responsable de dicho fondo para que sea este quien custodie y administre

dicho fondo.

C. Validar con las directivas de la Fundación cuáles serán los montos autorizados y los

tipos de compras que se podrán realizar a través de este medio.

D. Diligenciar el formato para realizar los reembolsos de la caja menor y así poder tener

un control y la trazabilidad de los gastos realizados por este concepto.

E. Conservar los documentos soporte de los reembolsos por un periodo fiscal.

Ilustración 3Formato de Reembolso de Caja Menor Fuente elaboración propia

36

Manual de Procedimiento Contable y administrativo

Ventas

Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal

5.4 Manual de procedimientos contable y administrativo de ventas

1. OBJETIVO:

Establecer el procedimiento de control de las ventas de la Fundación y definir los

lineamientos para registrar dichas ventas como medida de control interno.

2. ALCANCE:

La administradora de la Fundación o a quien ella delegue para ejercer el control de las

ventas de la Fundación.

3. RESPONSABLES:

A. La administradora de la Fundación: Verificara o validara que la persona que ella

designe cumpla con lo establecido en este procedimiento.

B. Responsable Asignado: Responde por las transacciones realizadas propias de la

operación de la Fundación y se encarga de que cada venta realizada por las auxiliares de la

Fundación tenga un documento soporte.

4. DESARROLLO:

A. Asignar un responsable de las notas de venta.

Diligenciar la nota de venta por cada cliente de la Fundación.

C. El responsable asignado por la administración de la Fundación debe entregar el informe

de ventas diarias con sus respectivos soportes.

37

D. Diligenciar el formato de consolidación de ventas diarias con las respectivas notas de

venta soporte.

E. Realizar el cuadre de efectivo con el formato de informe de ventas diarias.

Ilustración 4 Formato Nota de Venta Fuente elaboración propia

5.5 Sistema De Inventarios

Objetivo

Establecer los parámetros para identificar, registrar y controlar los inventarios de

alimentos de la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA CRISTAL, se

opto utilizar en sistema de inventarios periódico, porque permite tener acceso directo y en

tiempo real de los inventarios, a través del conteo físico.

38

Alcance

Este procedimiento es de aplicación obligatoria para todas las personas de la Fundación

que administren el inventario.

Responsables

La persona que tenga a cargo el Almacén será la responsable del cumplimiento del

instructivo de inventario anexo a este procedimiento y de asegurar la adecuada organización

de la bodega, la rotación de los inventarios a cargo y la actualización del kárdex.

Desarrollo

Instructivo

Los inventarios deben ser registrados en los sistemas de control de inventario (manuales o

automáticos) al costo de adquisición.

El administrador o responsable de la Fundación tendrá a cargo la programación y

supervisión de una toma física mensual sobre el 100% de los ítems que integran el inventario

al cierre del mes.

Antes de iniciar se debe generar un listado de los artículos del almacén, los cuales tengan

en blanco las cantidades teóricas. Este listado se entregará a las personas que ejecutarán el

conteo para el registro a mano alzada de las existencias al momento del primer y segundo

conteo.

39

Los responsables del conteo debieron registrar en el listado generado, las unidades físicas

encontradas para cada ítem según la unidad de medida. Además, debe consignar

manualmente los productos que se observen físicamente y que no se encuentren reportadas

dentro del listado. Este ejercicio se denomina inventario a mano alzada. Las cifras registradas

no deberán tener enmendaduras y en caso de error deberá colocarse el valor errado entre

paréntesis y a mano derecha el número correcto. Los números definitivos deberán protegerse

colocando una cinta en la columna respectiva.

Los responsables que registraron la información deberán resaltar en el listado los ítems

que presentaron diferencias y validar si los compañeros utilizaron la misma unidad de medida

para el conteo y existe algún movimiento de inventarios no registrado. En caso de

permanecer la diferencia, se debe entregar el reporte al administrador de la Fundación, para

que se registre el resultado del nuevo conteo de dichos productos. Los soportes de los conteos

a mano alzada deberán conservarse en la Fundación indicando de la fecha de ejecución y la

firma del responsable del conteo físico y del responsable del registro de los datos en el

sistema o en Excel, quienes preferiblemente, deben ser personas diferentes.

Una vez se ingresaron los datos al sistema o al inventario físico de Excel se emitió el

listado final de inventario del periodo, donde se obtuvo información para realizar el cierre del

mes.

Conservación de los Soportes de Inventarios

Los inventarios a mano alzada deberán conservarse en la Fundación por un lapso de 6

meses, para efectos de auditoría y control.

40

Documento Vinculado: Formato control de inventarios

Ilustración 5Formato control de inventarios elaboración propia

Este documento se debió diligenciar cuando se realizan las compras de mercado, para

tener control de los productos que entran y salen de la Fundación, este formato se diligenció

de la siguiente manera:

Artículo: Nombre del producto

Nº de factura: Código de factura ó número de remisión

Recibido

Fecha: Día que se realizó la compra

Cantidad: Número de stock comprada

Pendiente: Número de stock en Bodega

Vendido

Fecha entrega: Fecha que se entregó el producto al consumidor final.

Cantidad: Número de stock vendida

Saldo: Número real de stock en bodega

41

Comentario: Observación del producto

El Siguiente formato de inventario físico valorizado, se diligenció mensualmente, con el

fin de verificar que productos no se están moviendo

Documento Vinculado:

Formato inventario físico valorizado

Objetivo:

Determinar que mercancía está pendiente en la bodega, con el fin de buscar una salida

apropiada del producto.

Ilustración 6 Control inventario valorizado fuente elaboración propia

Este formato se diligenció de la siguiente manera:

42

Mes: Mes que se va a hacer el control de inventario.

Productos: Nombre del producto.

Unidad de medida: Kilo, gramos, litro etc.

Cantidad de inventario físico: Número de stock en bodega.

Valor unitario: Valor de cada producto.

Valor total inventariado: Arroja el valor total del producto en bodega

6. Propuesta estructura contable

Después de hacer un análisis de la situación actual de la Fundación, nos dispusimos a

realizar una propuesta de una estructura contable básica, es por esto que nos apoyamos de una

página gratuita que permite llevar la contabilidad de manera ordenada, la dirección de la

página Web utilizada fue https://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-

contable-en-excel.html.

Ilustración 7 Página principal programa contable fuente https://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-contable-en-excel.html

.

43

6.1 Asiento contable

El programa permite contabilizar cada una de las transacciones que se realicen

diariamente, es por esto que se recolecto toda la información de las transacciones de compra

de mercados que realizaron los integrantes de la Fundación, ya con la información

recolectada podemos generar los informes correspondientes.

Ilustración 8 Comprobante de asiento contable fuente https://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-contable-en-excel.html.

44

6.2 Libro diario

Ilustración 9 libro diario fuentehttps://aplicaexcelcontable.com/blog/descarga-gratis-tu-sistema-contable-en-excel.html

7. Creación página Web|

La Fundación no contaba con un sitio Web, es importante darse conocer de una manera

masiva y sencilla, por esta razón se decidió trabajar el diseño de la página en la plataforma

para el desarrollo web llamada WIX.com, se utilizó esta herramienta porque es gratis y de

fácil manejo.

En esta página se encuentra información acerca de las actividades que se van a realizar, de

avisos importantes de la Fundación, también se encuentra información acerca de las

diferentes áreas de trabajo y una sección de galería de fotos de los eventos realizados. URL:

https://corpoambientalplan.wixsite.com/planetaazul

45

Ilustración 10 Página principal página WEB fuente elaboración propia

Ilustración 11 Pestaña áreas de trabajo página WEB creación propia

46

Ilustración 12 Galería de fotos integración familias página WEB elaboración propia

8. Metodología

El tipo de metodología que se implementó en la Fundación CORPORACIÓN

AMBIENTAL PLANETA CRISTAL, fue investigación Acción Participativa (IAP) “más

que una actividad investigativa es un proceso eminentemente educativo de autoformación y

autoconocimiento de la realidad, en el cual las personas que pertenecen a esta metodología de

la investigación la comunidad, o al grupo, sobre quienes recae el estudio, tienen una

participación directa en el proceso”(BERNAL, 2010)

47

Decidimos utilizar la IAP dado que por el objeto de la investigación es la más apropiada,

nos involucramos de lleno con todos los procesos, integrantes y actividades de la Fundación.

Con ello logramos una extracción de la información de primera mano para poder desarrollar

de una mejor manera adecuada el análisis de las oportunidades de la Fundación y así se pudo

realizar unas sugerencias acordes a las necesidades que se requerían.

Además, la dinámica de esta metodología nos permite interrelacionar la investigación, con

las acciones de la Fundación y también con los actores principales del proceso, en este caso el

personal de la Fundación como pieza clave para obtener toda la información de esta.

8.1 Grupo Colectivo Para Investigar

Corresponde a los integrantes de la Fundación, según la metodología debíamos involucrar

a todo el personal para obtener de primera mano la información acerca de la manera como

esta desarrolla todos sus procesos.

Esto no quiere decir que evaluamos a las personas, es lo que ellos manifestaron y pudimos

observar sobre todo los relacionado con la forma de operar de la Fundación quien es nuestro

objeto de investigación.

8.2 Personal Técnico de Investigación

Para el caso nosotros como estudiantes desarrollamos las actividades de interacción,

acción propia de esta metodología, para ello buscamos que todos los trabajadores de la

Fundación se involucraran en la investigación con sus experiencias, combinadas con nuestros

conocimientos pudimos ofrecerles soluciones adecuadas para la Fundación.

48

Para este trabajo utilizamos la herramienta de diagnóstico administrativo DOFA, dicho

análisis lo realizamos a través de la observación sistemática, integral y periódica de todas las

actividades que realiza la Fundación, con ello pudimos obtener la información de primera

mano para alimentar dicha matriz, también realizamos entrevistas con la administradora y

todos los integrantes activos de la Fundación en todos sus procesos, con los cuales pudimos

comparar las observaciones realizadas por nosotros con la información suministrada por

dichos funcionarios.

Con dicho análisis pudimos construir la matriz y con nuestro análisis pudimos identificar

las oportunidades y sugerir las mejores estrategias a implementar para suplir las necesidades

de adaptación de la Fundación hacia el futuro, nos basamos en la teoría organizacional básica

y los fundamentos de contabilidad básica, no sugerimos nada complicado, ya que entendemos

que la Fundación es una entidad que está iniciando y que sus funcionarios trabajan con el

corazón, esperamos que lo que aquí sugerimos sea de gran ayuda para ellos y que fortalezca

las bases de la Fundación para que continúe con la linda labor que allí realizan por las

personas beneficiarias de dichas acciones.

9. Resultados Obtenidos

Gracias a esta metodología pudimos interactuar con todos los colaboradores de la

Fundación y establecer que puntos de sus procesos eran más relevantes para implementar,

dado que no contaban con ningún procedimiento establecido, propusimos desarrollar las

siguientes alternativas de procesos administrativos y contables mínimos para el correcto

funcionamiento de la Fundación, además de implementar dichos procedimientos para mejorar

su funcionamiento, a continuación los relacionamos:

49

• Se diseño el procedimiento para el control de los inventarios.

• Se diseñaron, se entregaron y socializaron con el personal operativo de la

Fundación los formatos asociados al procedimiento de control de inventarios.

• Se diseño el procedimiento para el manejo de la caja menor.

• Se crearon los formatos para el control y manejo de la caja menor.

• Se diseño el manual de procedimiento para el control de las ventas.

• Se diseñaron, entregaron y socializaron los formatos asociados a este

procedimiento para implementación inmediata, dado que son bastante sencillos de

utilizar.

• Se diseño, se creó y se entrego una página WEB de la Fundación para que se

puedan divulgar por este medio todos los eventos e información relevante de la

Fundación.

10. Conclusiones

Gracias a la construcción de la matriz DOFA, con información de primera mano y al

acompañamiento realizado con los colaboradores de la Fundación pudimos obtener, entender

50

y plasmar la información más relevante, que permitió hacer un análisis enfocado en encontrar

las mejores alternativas de mejoras que aquí plasmamos, por lo anterior podemos concluir lo

siguiente.

Se asesoró a los colaboradores de la Fundación en temas contables y administrativos, con

el fin de que entendieran la importancia de llevar esta información actualizada y al día para el

correcto funcionamiento de la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL PLANETA

CRISTAL. Se definió una metodología didáctica para realizar la capacitación al personal en

el manejo de los manuales de procedimientos contables y administrativos, por medio del uso

de tecnología, para ello se dispuso de 2 sesiones en la cual estaban presentes la

administradora y sus colaboradores, se explicó paso a paso la elaboración de cada formato, se

resolvieron las dudas e inquietudes y se retroalimentaron nuevamente los temas expuestos.

Es por esto que para nosotros es muy importante que la Fundación implemente los

procesos administrativos y contables básicos para formalizar su funcionamiento, así poder

controlar mejor algunas de sus actividades principales que tienen que ver o involucran

activos, dinero, procesos de venta y de compras. Con el formato en Excel de control de los

inventarios podrán tener una visión más clara de que es lo que tienen para ofrecer a sus

beneficiarios y cuánto cuesta lo que tienen en sus estantes para así poder validar que

estrategias implementan para no perder dichas mercancías o no tener un sobre stock ya que

algunos productos son perecederos.

Con el formato en Excel, control de ventas lo que queremos es que las personas que

realizan esta labor puedan tener un mejor control de las salidas de mercancía vendida y que al

final del día o de las ventas puedan tener documentos claros y con información precisa y

51

relevante para realizar un consolidado de ventas y poder controlar que se vendió en un día de

actividades.

El proceso de caja menor lo sugerimos ya que evidenciamos y nos contaron que a veces se

realizan compras de pequeños elementos sin ningún control oficial y pues definitivamente es

un mal proceder ya que a pesar de que los montos no son muy altos sumándolos si pueden

llegar a generar impacto en un periodo fiscal o de tiempo. También es importante mantener el

apoyo de los aportantes para la Fundación en especial el del Banco de Alimentos ya que de

este dependen más de 50 familias de la localidad, por ello es muy importante que el Banco

vea que las asesorías o acompañamientos que realizamos los estudiantes se materializan en

cosas positivas y que generan valor a las Fundaciones, esto fortalecerá las relaciones

comerciales o de ayuda que se tengan con el Banco de Alimentos.

11. Recomendaciones

Durante el desarrollo de este proyecto en la Fundación CORPORACIÓN AMBIENTAL

PLANETA CRISTAL, ofrecemos las siguientes recomendaciones que serán de gran utilidad

para llevar un mayor control en sus actividades diarias:

• Sugerimos la contratación de un Contador Público, para que mantenga la

contabilidad al día y esté al tanto de los temas tributarios.

• Llevar de forma ordenada la documentación contable y administrativa, para evitar

sanciones.

• Implementar los manuales de procedimientos que en este trabajo les sugerimos con

el fin de que puedan fortalecer su estructura administrativa y contable.

52

• Ser rigurosos con el uso de los formatos que aquí sugerimos, son bastante sencillos

y les darán bases para iniciar el control de la información de manera adecuada.

• Se sugiere mantener los procesos implementados en el tiempo para que se vuelvan

institucionales con ello muy seguramente van a poder tener información valiosa en

temas financieros, principalmente para poder ampliar sus planes de ayuda a la

comunidad o proyectarse para futuros planes que se trace la Fundación.

• Se sugiere realizar contratos por prestación de servicios.

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13. Documentos anexos

Anexo 1 Registro Único Tributario Fundación (RUT) Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal

60

Anexo 2 Cámara de Comercio de Bogotá de la Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal

61

62

63

64

65

Anexo 3 Carta aceptación por parte del Banco de Alimentos a la Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal

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68

Anexo 4 Brochure de presentación Fundación Corporación Ambiental Planeta Cristal

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73

14. Fotografías de las instalaciones y eventos de la Fundación Corporación

Ambiental Planeta Cristal

Ilustración 13 Fotografía del área de bodega de mercado

Ilustración 1410 Fotografía Área de entrega mercados a las familias

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Ilustración 115 Fotografía Zona terraza- cultivos de hierbas aromáticas

Ilustración 16 Fotografía Zona terraza- Abono utilizado para el cultivo

75

Ilustración 17 Fotografía Zona terraza Cultivo de hierbas aromáticas

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Ilustración 18 Fotografía Zona terraza- Cultivo de Lombricultura para producción de abono natural

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Ilustración 1912 Fotografía área de la cocina

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Ilustración 20 Fotografía evento de integración día del niño 31 de octubre 2017

Ilustración 131 Fotografía del concurso de baile día del niño 31 de octubre 2017

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Ilustración 142 Fotografía de los niños pertenecientes a la Fundación

Ilustración 23 Fotografía integración familiar día del niño 31 de octubre 2017