ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 1. DEFINICIÓN DE …hrplopez.gov.co/archivos/ESTUDIO...

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADOEMPRESA SOCIAL DEL ESTADOEMPRESA SOCIAL DEL ESTADOEMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

HOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LÓPEZHOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LÓPEZHOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LÓPEZHOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LÓPEZ

Nit. No.892.399.994Nit. No.892.399.994Nit. No.892.399.994Nit. No.892.399.994----5555

ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD El suscrito funcionario se sirve elaborar el presente estudio con miras a la celebración de un contrato, para definir su necesidad, conveniencia y oportunidad, en los siguientes términos: 1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER

CON LA CONTRATACIÓN Que el artículo 48 de la Constitución Política señala que la seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio, que se presta bajo la dirección, coordinación y control del Estado, en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad.

Que fundamentalmente, el Sistema de Seguridad Social regido por la Ley 100 de 1993 creó las denominadas Empresas Sociales del Estado, conformadas especialmente por hospitales regionales, universitarios y especializados y por hospitales locales encargados de prestar servicios de salud a la población, regulados por el siguiente marco legal: Ley 100 de 1993. Que como Normas Técnicas y legales guía para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, el Gobierno Nacional mediante la expedición del Decreto 1769 de 1994 y su aclaratorio el Decreto 1617 de 1995 reglamentó el artículo 189 de la ley 100 de 1993 sobre el mantenimiento hospitalario; el Ministerio de la Protección Social expidió la resolución 4445 de 1996, por la cual se dictan normas para el cumplimiento del contenido del Título IV de la ley 09 de 1979, en lo referente a las condiciones sanitarias que deben cumplir los establecimientos hospitalarios y similares. También el MPS expidió la resolución 1043 de 2006, por el cual se establece el Sistema Único de Habilitación, estableciendo en su anexo técnico número 1, Manual de Estándares y de verificación de las condiciones de capacidad y suficiencia técnica y científica, dedicándole el numeral 2 a las condiciones de la infraestructura hospitalaria y el numeral 3 a las condiciones específicas de Dotación y Mantenimiento requeridos para prestar servicios de salud.

Que en ejercicio de las funciones otorgadas en el numeral 6º del artículo 7 del decreto 1259 de 1994 y de las funciones consignadas en la Resolución 1320 de 1996, la superintendencia de salud presenta en la Circular Externa 029 del 13 de marzo de 1997 el marco legal, la justificación y la necesidad de las actividades que conforman el plan de mantenimiento en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, Incluyendo modelos de formatos que permiten el desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia y control por parte de las entidades territoriales, tanto en la elaboración y aplicación del plan de mantenimiento hospitalario, como en la asignación y ejecución de recursos para el mantenimiento en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud.




Que la Empresa Social del Estado ROSARIO PUMAREJO DE LOPEZ, tiene por objeto la prestación de los servicios de salud, entendidos como servicio público esencial a cargo del Departamento y como parte del servicio público de la seguridad social, en los términos de la Ley 100 de 1993. Que La Empresa Social del Estado Hospital Rosario Pumarejo de López, externalizó varios procesos asistenciales, administrativos y otros inherentes, ya que dentro de su planta de personal no cuenta con el personal requerido para la ejecución de los mismos y así poder cumplir a cabalidad con el objeto social de la Empresa.

Que dentro de los procesos y subprocesos externalizados, se requiere celebrar un contrato con una persona natural o jurídica o con una asociación de ellas, que preste el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de la dotación e infraestructura hospitalaria (equipos biomédicos, equipos de comunicación, informática, plantas eléctricas, tableros, equipos de apoyo del servicio hospitalario, etc.) en el Hospital Rosario Pumarejo de López, con un contratista que los realice bajo su propia autonomía y responsabilidad, de acuerdo con la oferta y demanda del servicio en la empresa social del estado, los cuales son necesarios para el desarrollo y cumplimiento de sus fines, esencialmente los de producir y prestar servicios de salud a la población del Departamento del Cesar.

Que por Mantenimiento Hospitalario se entiende la actividad técnico-administrativa dirigida principalmente a prevenir averías y a restablecer la infraestructura y la dotación hospitalaria a su estado normal de funcionamiento de un equipo (artículo 7º, Decreto 1769 de 1994). Que el Hospital requiere garantizar el desarrollo de las Rutinas de Mantenimiento Programado y Preventivo del Plan de Mantenimiento Anual de la Dotación Hospitalaria Biomédica, industrial, de uso administrativo y asistencial, de la dotación informática y de telecomunicaciones y de los edificios que conforman la infraestructura donde la entidad realiza la prestación de servicios de salud. Que en vista de lo anterior, se hace necesario contar con el personal idóneo y suficiente, para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo urgente para un óptimo servicio al usuario y un mejor apoyo diagnostico al personal asistencial. Que dicha Área está conformada entre otros, por aquellos servicios que son inherentes al servicio de salud, como es el caso del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y de la infraestructura hospitalaria, para lo cual, la entidad no cuenta con el talento humano de planta que realice dicha actividad, pues se trata de un conocimiento especializado y solo existe en la planta de la entidad, un ingeniero mecánico; en ese sentido, el Gerente, quien se encuentra facultado y en quien se halla la responsabilidad de celebrar, ha decidido conforme a los principios de transparencia, economía y el deber de selección objetiva, iniciar un proceso de contratación, para dar plena aplicación a la finalidad de la ESE HOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LOPEZ, garantizando en su ejercicio la calidad técnica y humana del servicio.




Que los servicios que se pretenden contratar se encuentran incluidos en el Plan Anual de Servicios y Compras de la ESE. Que para efectos de celebrar el contrato que se pretende adjudicar, se cuenta con autorización previa de la Junta Directiva de la Empresa Social del estado hospital Rosario Pumarejo de López 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y

LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR 2.1. Objeto a Contratar Prestación de servicios de mantenimiento integral preventivo y correctivo de la dotación e infraestructura de la ESE Hospital Rosario Pumarejo De López 2.2. Especificaciones Del Objeto A Contratar 2.2.1. ALCANCE DEL OBJETO De acuerdo con el objeto del presente estudio, el alcance del mantenimiento se realizará sobre los equipos y las instalaciones de la ESE aquí indicados, entre otros: Equipos biomédicos, equipos de comunicación e informática, equipos industriales de uso hospitalario, plantas eléctricas, subestación eléctrica, UPS’S, ascensores, transformadores, tableros, bombas de agua, autoclaves, equipos de esterilización, equipos de refrigeración, aires acondicionados, equipos de servicios de apoyo hospitalario, muebles para uso administrativo y asistencial; edificio, instalaciones físicas, áreas adyacentes, redes eléctricas, redes hidráulicas, tanques de almacenamiento, redes sanitarias, redes de telecomunicaciones, planta de tratamiento de aguas residuales, tomas de gases medicinales y sus sistemas de alarmas; verificaciones y servicio de soporte técnico 24 horas; el servicio a contratar incluye el talento humano, insumos, elementos, materiales, equipos, herramientas y maquinaria que se requiera para la prestación del servicio. 2.2.2. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA El CONTRATISTA a lo siguiente: a) Cumplir con todos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato y asumir sus costos, tales como: su firma dentro de la oportunidad debida, la constitución de las garantías exigidas a favor de LA CONTRATANTE, y el pago de los impuestos que se generen con la contratación. b) Cumplir con lo pactado en el contrato con suma diligencia y cuidado, ofreciendo las mejores condiciones de calidad, ejecutándolo oportuna e idóneamente, con lealtad y buena fe, evitando dilaciones. c) Acatar las instrucciones, sugerencias, observaciones y orientaciones escritas del supervisor del contrato. d) Responder por escrito las observaciones y salvedades que el supervisor le haga respecto a la ejecución del contrato. e) Mantenerse al día en el pago salarios, prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social integral y de obligaciones parafiscales, suyas y de su equipos de trabajo. f) Presentar su cuenta de cobro del valor del contrato, anexando todos sus




soportes y documentos necesarios para ello. g) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de que haga u omita alguna conducta relacionada con la ejecución del contrato o con su paralización. h) Mantener informado al supervisor de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. i) Entregar un informe semanal de gestión , en donde se haga un resumen de las actividades desarrolladas por el contratista, Detallando los costos y repuestos con evidencias físicas. j) Vencido el mes de plazo de ejecución del contrato, se deberá entregar un informe de la gestión en donde se haga un resumen de la integridad de las actividades desarrolladas por el contratista durante la vigencia del contrato. Detallando los costos y repuestos con evidencias físicas. k) Facilitar al supervisor, toda la información que este le solicite con respecto a la ejecución del contrato y en general, colaborar y permitir el desarrollo de las actividades de control y vigilancia contractual. Dentro del marco de obligaciones del contratante debe cumplir con las siguiente condiciones:

1. Inventariar y/o Paquetear los equipos biomédico e industrial hospitalario de la ESE, a través de sus funcionarios o terceros, teniendo en cuenta los mecanismos de clasificación, registro, orden, control y conservación que adopte la normativa vigente.

2. Prestar el servicio de mantenimiento de acuerdo a las características del equipo y protocolos de mantenimiento preventivo y correctivo.

3. Cualquier otro daño y/o repuesto que se requiera y el cual no se encuentre establecido en la propuesta; deberá ser suministrado y gestionado previa autorización emitida por el comité interventor y su valor no debe superar los precios de mercado, de igual forma el proveedor deberá presentar cotización para que esta sea evaluada por el comité.

4. Se requiere que el Contratista garantice las reparaciones realizadas a los equipos por un tiempo mínimo de Tres (3) meses, asegurando la originalidad de los repuestos y haciendo la devolución del repuesto que se cambió de dichos equipos, los cuales serán verificados por el supervisor del contrato. De igual forma deben realizar cambios de materiales o repuestos consumibles tales como: baterías sensores, luminarias, brazaletes peras cables kits de mantenimiento filtros, lubricantes, aceites y demás a los equipos que lo requieran.

5. El Contratista deberá contar con todas las herramientas, implementos mecánicos y de transporte necesarios para la correcta ejecución del contrato

6. El mantenimiento deberá realizarse de acuerdo a los protocolos de mantenimiento que requiera cada equipo incluyendo limpieza interna y externa, cambio de partes o repuestos averiados, gastados o fuera de servicio, lubricación de partes, ajuste y/o calibración de cada uno de los equipos con sus respectivos accesorios.

7. El Contratista deberá realizar verificaciones en los equipos médicos que corresponda, con herramientas certificadas, después de hacer el mantenimiento preventivo, anexando los datos medidos en los reportes de mantenimiento con el respectivo certificado de calibración del instrumento patrón de medición utilizado o copia del certificado de verificación si es




realizado por personal de un laboratorio de metrología biomédica, con sus respectivos certificados de calibración de los patrones utilizados, garantizando así la entrega en buenas condiciones del dispositivo.

8. El mantenimiento correctivo que requiera algún cambio de piezas y/o repuestos, deberán ser nuevos, garantizando originalidad y excelente calidad.

9. El Contratista deberá hacer las reparaciones de los equipos las veces que sea necesario durante el tiempo que dure la garantía del mantenimiento efectuado, sin que esto genere un costo adicional a la ESE..

10. El contratista deberá levantar hojas de vida de equipos médicos e industriales, de acuerdo con la normatividad existente.

11. El contratista debe presentar informe semanal de las actividades realizadas en el mantenimiento.

12. El contratista debe emitir conceptos técnicos a los equipos Biomédicos e industriales que requieran para el proceso de baja. El concepto emitido debe determinar con certeza el grado de utilidad que tienen los equipos.

13. En caso que el contratista no pueda realizar el mantenimiento del servicio, y requiera retirar el equipo de las instalaciones por más de 24 horas, deberá reemplazarlo durante el tiempo de mantenimiento para evitar la paralización del servicio.

14. Después de entregado, por parte de la Entidad el equipo para su respectivo mantenimiento, el contratista debe informar al supervisor del contrato en un tiempo no mayor a 24 horas el diagnóstico del equipo, necesidad de repuestos y costo del mantenimiento.

15. Si a consideración del profesional, el mantenimiento correctivo llegara a superar el 70% del costo comercial del equipo, solo el supervisor del contrato autorizará la ejecución del mantenimiento previa aprobación escrita por parte de la Dirección de la ESE.

2.2.3. OBLIGACIONES DE LA ESE LA ESE se obliga a lo siguiente: a) Pagar el valor del contrato en la cantidad, forma y oportunidad pactadas. b) Brindar la colaboración y proporcionar la información y/o documentación que sea necesaria para el adecuado cumplimiento del contrato c) Supervisar la ejecución del contrato. d) Aprobar las garantías o las modificaciones a las mismas que el contratista constituya siempre que estas cumplan las condiciones de suma asegurada, vigencias y amparos, exigidas en el contrato. e) Resolver las peticiones y consultas que le haga el contratista dentro de términos prudentes. f) Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman parte. g) Expedir el certificado de ejecución del contrato a solicitud del contratista, una vez este haya cumplido con todas las obligaciones derivadas del mismo. h) Suscribir en conjunto con el contratista, las acta de inicio, suspensión, reinicio, terminación, la de liquidación del contrato, y cualquier otra que se genere durante la ejecución de los trabajos. 2.2.4. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR 2.2.4.1. Mantenimiento Preventivo




Es un conjunto de actividades destinadas a la conservación de equipos o instalaciones y a la minimización de riesgos de fallos, mediante la realización de revisiones periódicas, debidamente programadas, que garanticen la buena operación y fiabilidad de los mismos. Este debe realizarse sobre equipos e instalaciones en condiciones ordinarias de funcionamiento, pues su principal objetivo es encontrar y corregir problemas menores, evitar daños, prevenir las consecuencias de los fallos del equipo o las instalaciones, o impedir paralizaciones, logrando advertir las incidencias antes de que estas ocurran, mantener un nivel óptimo de uso y garantizar un periodo de utilización fiable.

Este mantenimiento incluye: desarme, limpieza, rearmado, ajustes, cambio de piezas menores desgastadas, adaptaciones, engrases o cambio de aceites y lubricantes, verificación metrológica (en caso de que el contratista haya ofrecido este servicio), mediciones, comprobaciones, regulaciones, chequeos, ajustes, reglajes, etc.

El mantenimiento preventivo se llevará a cabo en la totalidad de las instalaciones señaladas y en sus equipos componentes, de forma programada, realizando todas aquellas acciones que tiendan a asegurar un estado óptimo de las instalaciones y plena disponibilidad de explotación de las mismas, desde el punto de vista funcional, de seguridad, de rendimiento energético e incluso de protección del medio ambiente.

Debe realizarse mantenimiento preventivo a la infraestructura, pinturas en general, pisos, puertas, cielo raso, a la impermeabilización de azoteas y techos, a los jardines de la institución, para su perfecto estado de conservación y tratamientos fitosanitarios que garanticen la vida de las plantas. Asimismo, es obligación del contratista la realización de limpieza y eliminación de pastos u otros elementos que sean susceptibles de provocar incendios, replantar los jardines donde lo amerite. Todas las actuaciones de prevención llevadas a cabo sobre equipos e instalaciones estarán definidas bajo “Protocolos del fabricante del Equipo” y aplican para Equipos Biomédicos, Industriales de uso hospitalarios, subestaciones eléctricas, Sistemas de Gases medicinales, sistemas Hidráulicos contra incendios, Sanitarios, tratamiento de aguas residuales, los cuales servirán de soporte para que el contratista realice su trabajo en la institución.

Cuando por necesidad del servicio se amerite el Mantenimiento Preventivo de oportunidad, es decir, aquel que se realiza aprovechando los periodos de no utilización de los equipos y maquinas, evitando su paralización cuando están siendo usados o aprovechados, este deberá efectuarse en horario nocturno, dominical y/o festivo sin que esto amerite costos adicionales para la E.S.E. 2.2.4.2. Mantenimiento Correctivo Es el conjunto de actividades destinadas a corregir las averías, paralizaciones o defectos observados en los equipos e instalaciones, a su reparación o a la restitución de sus características de operación, para que vuelvan a cumplir sus funciones y brindar el servicio que deben dar. Este debe realizarse sobre equipos e instalaciones que dejaron de funcionar, o que lo hacen parcialmente, o de manera deficiente, o más lento de lo




normal. Por lo general estas fallas acarrean retrasos, ineficiencia, baja en el nivel de calidad de la prestación de servicios asistenciales, mala imagen y pérdidas.

El mantenimiento correctivo que se espera obtener del contratista, es de carácter menor y mayor.

• Mantenimiento Correctivo Menor

Es aquel de emergencia, que debe llevarse a cabo con la mayor celeridad para evitar que perduren los tiempos de paralización, que se incrementen costos, impedir daños materiales mayores y especialmente evitar pérdidas humanas; de manera que si se presenta una avería, se procederá a repararla en el menor tiempo posible para que el sistema, equipo, maquina o instalación vuelva a funcionar normalmente, evitando al máximo la generación de mayores perjuicios, o reparando aquello que por una condición imperativa requiera su arreglo (en caso que involucre la seguridad, o por peligro de contaminación o por la aplicación de normas, etc.) El Mantenimiento correctivo menor, requiere que el contratista mantenga un stock (cantidad de mercancías que se tienen en un depósito) de repuestos con el fin de darle solución inmediata a los percances de funcionamiento y operación que ocurran.

El mantenimiento correctivo menor implica: El aporte de materiales e insumos de trabajo y de las herramientas de monitoreo de componentes, el diagnostico de fallas, cambio de componentes defectuosos (bajo las condiciones ya mencionadas) y prueba del equipo.

Este mantenimiento incluye el cambio de partes o repuestos en las siguientes condiciones:

a) Si el equipo tiene un valor presente en el mercado (al momento de la avería),

igual o superior a noventa (90) salarios mínimos mensuales legales vigentes, el precio de la parte o repuesto no debe superar el cinco por ciento (5%) de dicho valor.

b) Si el equipo tiene un valor presente en el mercado (al momento de la avería), igual o inferior a noventa (90) salarios mínimos mensuales legales vigentes, el precio de la parte o repuesto no debe superar el diez por ciento (10%) de dicho valor.

Nota: El costo de cualquier parte o repuesto que supere los valores mencionados, debe tomarse del porcentaje destinado en la propuesta económica del contratista, para suministros, el cual será un monto agotable.

De manera más específica más no taxativa, el mantenimiento correctivo menor encierra:

En cuanto al cambio de partes y repuestos: cambio de escobillas, cambio de cables de paciente o power, cambio de fusibles, cambio de celdas (en equipos específicos), cambio de tomas eléctricas, cambio de clavijas, cambio de filtros, ajuste de parámetros, monitoreo




y ajuste, cambio de aceite, drenaje de sistema (hidráulico/ neumático), cambio o instalación de partes físicas que deterioran la imagen del equipo como soportes, tapas, talcos, perillas, tornillos, etc., cambio de conectores, cambio de elementos de insumos del equipo como agujas, mangueras, sensores (Temperatura, Paciente, PO2,), y elementos que no impliquen en su cambio un paro del equipo de más de cuatro (4) horas. En cuanto al mantenimiento correctivo de la infraestructura: Reposición de accesorios hidráulicos y sanitarios, griferías, tomas, enchapes, pintura de paredes, puertas, ventanas cielo raso, reposición de cableados, empaquetaduras, fluxómetros, tuberías, accesorios, muebles en general, entre otros elementos para restablecer el servicio. En lo que respecta a la parte industrial: El arreglo de luminarias, lámparas, sokes, balastos, interruptores, tomacorrientes, tomacorrientes red regulada, fusibles, brekes, totalizadores de tableros de distribución, rodamientos de motores, escobillas, bobinados, sellos mecánicos, fuentes eléctricas, tomas telefónicos, empaques, cerraduras de puertas, vidrios de ventanas, impermeabilizaciones por goteras, bajantes de tuberías aguas lluvias, condensadores, unidades de aire acondicionado hasta 5 tr, motores de condensadores, capacitores, presostatos, gas refrigerante, relay de potencia, control de temperatura, tuberías de cobre, soldadura de plata. Nota: Debe dejarse claro que el cambio de baterías, luminarias, bombillos, lámparas y velas, hacen parte del suministro de consumibles a los que se obliga el contratista, rublo agotable

• Mantenimiento Correctivo Mayor El Mantenimiento correctivo mayor es planificado puesto que prevé lo que se hará una vez que se produzca el fallo, de manera que cuando se detiene la operación de un equipo, se agenda su reparación, dependiendo de la disponibilidad de los repuestos, de los documentos necesarios y del personal técnico que se asigne a la programación de tareas. Al igual que el mantenimiento correctivo menor, corrige la falla y actúa ante un hecho cierto. Este tipo de mantenimiento difiere del menor o no planificado, en que se evita ese grado de apremio de este último, porque los trabajos se programan de conformidad con la necesidad que vaya surgiendo y el tiempo de solución requerido en cada caso. Para llevarlo el mantenimiento correctivo mayor se programa la detención del equipo en caso de que este a pesar de las fallas de operación que tenga no haya dejado de funcionar del todo, caso en el cual deberá reemplazarse temporalmente si ofrece un servicio vital para la ESE, pero previo a ello, se realiza un listado de tareas a realizar sobre el mismo y se programa su ejecución en determinada oportunidad, aprovechando para realizar toda reparación, recambio o ajuste que no sería factible hacer con el equipo en funcionamiento.




Suele hacerse en los momentos de menor actividad, horas en contra turno, períodos de baja demanda, durante la noche, en los fines de semana, etc.

El mantenimiento correctivo mayor encierra las siguientes actividades, aunque no de manera taxativa:

• La restauración de los muebles y enseres del Hospital • Los trabajos en las instalaciones del Hospital para optimizar la prestación del

servicio de salud o garantizar su calidad o cumplir con las indicaciones técnicas normativas, es decir, aquellas en donde se comprometa las estructuras, donde sea necesario demoler, construir, reconstruir, adecuar y ampliar las locaciones dentro de la infraestructura de la E.S.E.

• Construcción de puntos y acometidas eléctricas nuevas • Adecuaciones e instalaciones de cualquier elemento o equipo de seguridad • Remodelaciones o Nuevos puntos de las redes de gases medicinales • Atención de Sistemas complejos, normalmente en componentes electrónicos o en

aquellos donde no es posible prever fallas, y en los procesos que admiten ser interrumpidos en cualquier momento y durante cualquier tiempo, sin afectar la seguridad o la continuidad de la prestación del servicio de salud.

• Mantenimiento de Equipos en funcionamiento que presentan fallas y que tienen cierta antigüedad y se le requiere funcionando a pleno.

• Cerramientos e instalación de rejas • Recarga, repuesto y suministro de extintores • Repotenciación, reparación, instalación y puesta en marcha de aires

acondicionados de cualquier tipo • Mantenimiento de redres hidrosanitarias • Mantenimiento de equipos médicos grandes • Impermeabilización de azoteas y techos.(instalar el manto edil o Completamente

Nuevas) • Mantenimiento de redes de comunicaciones. • Adecuación y puesta en marcha de equipos y maquinarias que se reciban

inoperantes • Mantenimiento y reparación de ascensores.

Un inconveniente en este tipo de mantenimiento es que debe preverse un capital inmovilizado y disponible para las piezas y elementos de repuesto, visto que la adquisición de los mismos puede no ser resuelta con rapidez, y requiere de una gestión de compra y entrega que no coincide con los tiempos reales para poner en marcha nuevamente los equipos en el más corto tiempo posible, con el agravante que puedan ser piezas discontinuadas, importadas o que ya no se fabriquen más. 2.2.4.3. Verificación Metrológica Tiene la finalidad de garantizar la óptima operación de los equipos, dando una alerta al contratista y a la entidad, cuando alguno de ellos presenta una falla, un desperfecto, etc., pues compara el parámetro del equipo biomédico con un equipo patrón a través de la




medición de magnitudes biomédicas o industriales, considerado como elemento de control interno no se tendrá en cuenta para efecto de puntuación directa en este proceso. La ESE contratara un laboratorio externo de metrología que nos permita cumplir con lo estamentos de control y además tener soporte del estado de los equipos Biomedicos y su proceso de mantenimiento. mas no sin antes exigirle a el oferente que también deberá tener sus equipos calibrados y certificados para el desarrollo de las labores de mantenimiento. 2.2.4.4. Mantenimiento de las instalaciones El mantenimiento de los techos de la ESE implica: verificación y ajuste de amarres, caballetes, viga canales, bajantes claraboyas y de láminas. El mantenimiento de las azoteas implica: limpieza general, verificación del estado de la placa de concreto y del manto edil, aplicación de pintura bituminosa o alumol, limpieza y verificación de vigas, canales y bajantes de aguas lluvias, inspección de rejillas y de las pendientes hacía los bajantes. El mantenimiento de los pisos incluye: verificar su estado físico pulido y/o brillado anual y rellenar juntas, que el de puertas es retoque de pintura y reparación y lubricación de cerraduras, y visagras. El mantenimiento del cielo raso consiste en verificar las pendientes y ajustes de láminas, de anclaje de la estructura y retoque de pintura en donde se requiera. Debe hacerse el mantenimiento de las impermeabilizaciones que hace de manera ordinaria y anual la entidad. 2.2.4.5. Tiempo De Respuesta Y Tiempo De Solución El tiempo de respuesta es aquel que se toma el contratista en acudir al llamado que el supervisor o cualquier servicio le hace para solucionar una inquietud, duda o para hacer una inspección de un equipo, maquina, instalación, etc., que ha presentado una avería o falla. El tiempo de solución, es el que efectivamente se usa para hacer la reparación, el arreglo, ajuste, etc. necesario para dejar en buen estado u óptima operación el equipo, maquina o instalación según sea el caso. El mantenimiento correctivo inmediato es el que se realiza en el mismo instante en el que se percibe la avería o defecto, con los medios disponibles (mano de obra, herramientas, insumos y repuestos o partes) y destinados a ese fin. El mantenimiento correctivo diferido es el que se realiza cuando se ha producido una avería, defecto, paralización, para posteriormente afrontar la reparación, solicitando los medios destinados a tal fin por no tenerlos en el stock de repuestos o en el almacén de la entidad.




Los plazos y condiciones para tiempos de respuesta y tiempos de solución, son: a) Como plazo de respuesta con soporte técnico se establece máximo dos (2) horas

a) Como plazo de solución, en caso de que se requieran insumos, materiales, partes o

repuestos existentes en almacén o en el stock de repuestos, se otorgará un máximo de Dos (2) horas, luego de aprobación del SUPERVISOR.

b) En caso de que se requieran insumos, materiales, partes o repuestos NO existentes en almacén o en el stock de repuestos, las condiciones serán las siguientes:

o Disponibilidad del insumo, material, parte o repuesto: Si este es nacional, el plazo maximo para su consecución serán cinco (5) días hábiles, y para su instalación y puesta en funcionamiento será otro día hábil, previa autorización del SUPERVISOR. Si este es importado, el plazo para su consecución será de 30 días hábiles justificados, y para su instalación y puesta en funcionamiento será otro día hábil, previa autorización del SUPERVISOR.

o Si se requiere la fabricación de la parte o el repuesto, el plazo para su consecución será el indicado por el fabricante y para su instalación y puesta en funcionamiento será otro día hábil, previa autorización del SUPERVISOR.

En caso de incumplimiento de los plazos, las actividades y las condiciones, el contratista deberá alquilar un equipo o maquina o hacer alguna adecuación menor en la infraestructura para solventar la falla, desperfecto, avería o paralización. En caso de demoras injustificadas por el contratista como carencia de personal especializado para realizar una labor o actividad, el Hospital en aras de garantizar la menor afectación del servicio se reservará el derecho a contratar externamente el servicio, siendo asumido el valor de este por parte del contratista. Lo anteriormente expresado se hará de manera concertada. Si el contratista incumple los plazos y condiciones, será sancionado con multa previo el desarrollo del procedimiento que garantice el ejercicio de su derecho de defensa y contradicción. Si se requiere de un técnico especializado para la solución de la falla el costo del mismo se cargara al rublo de mano de obra especializada sin costos adicionales a la ESE. Y el tiempo de soporte seria no mayor o inferior a 48 Horas. Si efectuadas las notificaciones escritas por parte de la supervisión del contrato, en atención a las necesidades del equipo o accesorio para la prestación del servicio de atención al usuario, y una vez evaluada dicha necesidad por el Gerente o su delegado, subgerente financiero, el supervisor del contrato y jefe área del servicio afectado, se acordará con el contratista los plazos o gestiones para efectuar la reparación y puesta en marcha del equipo averiado siempre que el tiempo de solución no obedezca a ninguno de los supuestos expuestos, y adicionalmente, el costo que será descontado en la siguiente facturación de la empresa contratista 2.2.4.6. Materiales, partes, repuestos




El contratista estará obligado al aprovisionamiento en almacén de los materiales, partes y repuestos que sea necesarios o recomendable mantener en stock para asegurar el mantenimiento, buen funcionamiento y disponibilidad de instalaciones y equipos en los términos establecidos en la invitación a cotizar, para lograr disminuir los tiempos de solución y oportunidad en el servicio. 2.2.4.7. Documentación: Toda la documentación elaborada por el adjudicatario será propiedad de la ESE Hospital Rosario Pumarejo de López, y estará permanentemente a disposición de la gerencia y de los servicios técnicos de la misma. 2.2.4.8. Obligaciones especificas del contratista en relación con el objeto contractual: (Requerimientos técnicos) • Elaborar semanalmente un reporte en donde se informe el desempeño de los equipos

o máquinas dentro de la ESE y el modelo de mantenimiento que se le aplica, se especifique las causas (diferentes al uso ordinario) que podrían ocasionar averías, predecir y controlar periódicamente el comportamiento del equipo, herramienta y maquina

• Asegurar que el proceso de Mantenimiento Integral Hospitalario sea liderado por un Profesional Universitario de la Ingeniería, Bioingeniería, Biomédico, Mecánico, Eléctrico, Electrónico con conocimientos en sistema único de habilitación hospitalaria, para garantizar el cumplimiento de los aspectos legales exigidos por la normatividad vigente sobre el Mantenimiento Hospitalario (Decreto 1769 de 1994, y su aclaratorio el 1617 de 1995; Circular externa 029 de 1997 y 049 de 2008; Resolución 1043 de 2006).

• Acompañar a la Institución durante las visitas que realizan los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud, Direcciones Seccionales y Departamentales de Salud, entre otros, cuando ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control sobre el mantenimiento hospitalario y demás procesos desarrollados de Gestión Tecnológica en Salud, en la Institución.

• Cubrir el servicio de mantenimiento integral hospitalario durante las 24 horas del día, de lunes a domingo incluido los días festivos.

• Asegurar el funcionamiento continuo y eficaz de las instalaciones y equipos, minimizando las posibles paradas como consecuencia de averías. El objetivo de disponibilidad total ha de entenderse como alcanzable.

• Elaborar, actualizar, custodiar y centralizar las Hojas de Vida de los equipos biomédicos y de la dotación de la Institución.

• Levantar el Inventario Técnico de los bienes de la Institución.




• Asesorar y acompañar el proceso de diseño, elaboración y actualización del Plan de

Mantenimiento Hospitalario.

• Elaboración de guías rápidas de manejo de equipos, para tal efecto, el Hospital suministrará oportunamente la información requerida para tal fin.

• Realizar Rondas Administrativas, y reportarlas diariamente a la oficina de

mantenimiento supervisión del contrato

• Obtener y Acreditar el permiso o licencia especial de las autoridades de salud para el suministro de bienes y servicios que en razón de su naturaleza lo requieran. Adicionalmente, en los casos de importación de bienes o equipos, acreditarán dicho procedimiento suministrando los datos de origen del proveedor internacional y el manifiesto de importación.

• Contar con los elementos básicos de seguridad personal e industrial para el

mantenimiento integral hospitalario. • Acompañamiento para la Recepción, inventariado y puesta en marcha, sin incremento

alguno del costo del contrato, de los nuevos equipos e instalaciones adquiridos o introducidos por la entidad contratante.

• Prestar el servicio de acuerdo al Decreto 1769 de 1994 y su aclaratorio el Decreto

1617 de 1995, Circular Única 029 de 1994 y modificada 049 de 2008, emanada por la Superintendencia Nacional de Salud.

• Suministrar un personal idóneo, con la formación académica requerida y con la

suficiente pericia y experiencia en el manejo de los equipos existentes, para garantizar un soporte técnico óptimo.

• Contar con un programa de salud ocupacional, la inscripción del comité paritario de

salud ocupacional, los certificados de trabajo en altura para los técnicos que la ameriten (eléctricos), la dotación de elementos de protección y seguridad industrial, el cual debe ser presentado al supervisor del contrato dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato, con el soporte del área de Salud ocupacional y seguridad industrial.

ESPECIFICACIONES DE CALIDAD

Para determinar que el personal contratado cumple y está capacitado para la prestación de los servicios especializados.




El Contratista debe presentar la siguiente documentación, que será objeto de verificación y hacen parte integral de la oferta técnica.

1.- HOJA DE VIDA CON SUS RESPECTIVOS ANEXOS, DEL PERSONAL DE LA EMPRESA OFERTANTE, CERTIFICACIONES, TARJETA PROFESIONAL, REGISTRO INVIMA DE LOS INGENIEROS Y TECNICOS QUE REALIZARAN EL MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS BIOMEDICOS. LAS HOJAS DE VIDA NO DEBEN DIFERIR CON EL PERSONAL CERTIFICADO POR EL INVIMA, ES DECIR TANTO LAS HOJAS DE VIDA COMO EL CERTFICADO DEBEN SER DEL MISMO PERSONAL.

NO SE ACEPTARAN INGENIEROS O TECNICOS QUE ESTEN EN PROCESO DE CERTIFICACION ANTE EL INVIMA.

1. HOJA DE VIDA DE INGENIERO BIOMEDICO, INGENIERO MECANICO, TECNICO EN REFRIGERACION O ELECTROMECANICO, TECNICO O TECNOLOGO BIOMEDICO CON EXPERIENCIA MINIMA DE DOS AÑOS EN EL SECTOR DE LA SALUD Y ANEXAR CERTIFICACIONES. LOS INGENIEROS MECANICOS Y TECNICOS ELECTROMECANICOS DEBEN TENER ESPERIENCIA EN EL SECTOR HOSPITALARIO

2. EL OFERENTE DEBERA PRESENTAR EL CERTIFICADO DEL INVIMA DEL PERSONAL DE INGENIEROS Y TECNICOS QUE EFECTUEN EL MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS BIOMEDICOS.

3. CERTIFICACIÒN SOPORTE INVIMA DE CADA REPUESTO SOLICITADO CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES TÉCNICOS Y RELACIONANDO FOTOGRAFÍAS DE CADA RESPUESTO CAMBIADO.

4. LOS TECNICOS ELECTRICOS DEBERAN APORTAR EXPERIENCIA EN SUBESTACIONES ELECTRICAS Y MEDIA TENSION SPORTASNDO LOS SOPORTES RESPECTIVOS, INCLUIDA SU TARJETA PROFESIONAL

2.2.5. INCUMPLIMIENTOS. La ESE Hospital Rosario Pumarejo de López, podrá levantar actas de no conformidad por cualquiera de las siguientes causas:

• Retrasos en el cumplimiento de los mantenimientos que puedan ocasionar perjuicio al centro en el que se presta servicio.

• Incumplimiento de la fecha final del contrato. • Trabajos no realizados según las exigencias de calidad expresadas en este pliego • Comportamientos inadecuados del personal del adjudicatario. • Incumplimiento de cualquiera de los requerimientos del presente pliego o de las

cláusulas administrativas, ya sean explícitos o implícitos en ellos. • Incumplimientos legales por el adjudicatario o provocados por éste a la institución.




• Cualquier acontecimiento ocasionado directa o indirectamente por el adjudicatario que provoque perjuicio al hospital y que sea fruto de negligencia, dejación de sus obligaciones, imprudencia o temeridad del mismo, falta de profesionalidad, etc.

El levantamiento de actas de no conformidad no eximirá al contratista de su obligación de finalizar el trabajo o de cualquier otra de sus obligaciones y responsabilidades según el contrato, y en ningún caso constituirá una renuncia por parte de la ESE Hospital Rosario Pumarejo de López a sus otros derechos, incluyendo su derecho de resolver el contrato y la exigencia de daños y perjuicios. Cualquier acta de no conformidad que levante el Hospital será debidamente comunicada a la empresa contratista, en tiempo y forma. 2.2.6. PENALIZACIONES. El contratista quedará obligado a indemnizar a ESE Hospital Rosario Pumarejo de López, como responsable directo, de los daños que el personal a su servicio ocasione por dolo o negligencia, previa valoración de los mismos por el supervisor que designe la institución. La indemnización consistirá en una glosa efectuada a la facturación mensual que el adjudicatario presente. Podrá ser objeto de penalización al adjudicatario, las acciones u omisiones de su personal en orden a la uniformidad, puntualidad, compostura y atención al público y personal del hospital, defectos en la ejecución del servicio y en general cuantos hechos puedan ser constitutivos de faltas de carácter leve. En este caso, se remitirá al contratista un informe de las incidencias observadas, indicando la penalización sobre la facturación mensual, que será de un 0,5% por cada falta observada. Para efecto contractual, se debe colocar al contrato una clausula penal pecuniaria a favor de la ESE, por valor del 10% del valor del contrato, en caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato. 2.2.6. DURACIÓN Y VIGENCIA CONTRACTUAL La Duración del contrato será de once (11) meses y se contará desde la fecha de suscripción del acta de inicio, o hasta el día treinta y uno (31) de diciembre de 2013, lo que primero se cumpla. El contrato estará vigente desde la fecha de su firma y legalización hasta la fecha de su liquidación. 2.2.7. LUGAR DE EJECUCIÓN Y DOMICILIO CONTRACTUAL El contratista ejecutará sus actividades en las instalaciones de la ESE Hospital Rosario Pumarejo de López, ubicada en la calle 16 No. 17-192 de la ciudad de Valledupar.




Para todos los efectos jurídicos derivados de la firma, ejecución, terminación y liquidación del contrato, se entenderá que el domicilio del mismo, es la ciudad de Valledupar, Departamento del Cesar. 2.2.8. SUPERVISIÓN Dado que la ESE no cuenta dentro de su planta de personal con un funcionario con el perfil adecuado, vinculará un profesional del área biomédica, a través de un contrato de prestación de servicios, que se encargue de la supervisión de la ejecución del contrato que se pretende celebrar. La Supervisión implica el desarrollo de todas las actividades necesarias para hacer el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el ejercicio del cumplimiento obligacional a cargo del contratista del mantenimiento. La supervisión por parte del hospital no libera al adjudicatario de ninguna responsabilidad total o parcial, de manera que si la entidad contratante prescinde de realizar alguna inspección, no relevará al adjudicatario de su responsabilidad y garantía. El contratista deberá facilitar al supervisor, toda la información que este le solicite con respecto a la ejecución del contrato y en general, colaborar y permitir el desarrollo de las actividades de control y vigilancia contractual. El contratista atenderá todas las instrucciones escritas que le imparta el supervisor acerca de la forma de cumplimiento del contrato. Tres (3) días antes de la finalización del periodo de vigencia del contrato, el contratista junto con el Supervisor, realizarán visita de inspección y comprobación del estado de conservación y funcionamiento de la dotación y la infraestructura objeto del contrato. En caso de no observarse incidencias o anomalías técnicas de importancia, se realizará Acta de finalización de la prestación del servicio de mantenimiento que será aceptada y firmada por ambas partes. En caso contrario, el adjudicatario deberá subsanar cuantas incidencias o anomalías técnicas se hubiesen observado en dicha visita. Si la empresa prestadora del servicio de mantenimiento, no hubiera satisfecho su obligación antes de la expiración de la vigencia del contrato objeto de este pliego de prescripciones técnicas, será la misma institución quien proceda a la subsanación de las anomalías, glosando sobre la última factura a emitir por la adjudicataria en concepto de mensualidad correspondiente al contrato de prestación del servicio de mantenimiento 2.2.8.1. Funciones del supervisor Son funciones del supervisor: a) Ejercer el control y la vigilancia de la ejecución del contrato de mantenimiento de la dotación e infraestructura de la ESE. b) Adelantar revisiones semanales de las actividades ejecutadas, servicios prestados y bienes suministrados, para verificar que cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por el contratista, c) Hacer por escrito, ante la Oficina Jurídica de la ESE, las denuncias que sean procedentes por incumplimiento de las condiciones de calidad por parte del contratista, para que dicha oficina promueva las acciones de responsabilidad contra este




último. d) Verificar los trabajos que la empresa contratista realice, con el fin de asegurar que la conducción, mantenimiento de la dotación y conservación de la infraestructura objeto del contrato se ejecuten en todo momento conforme con las exigencias de la invitación pública, del plan de mantenimiento y de los compromisos contractuales. e) Impartir instrucciones escritas al contratista para la correcta y adecuada ejecución del contrato. f) Cotizar los precios de mercado de los mantenimientos correctivos considerados mayores por la ESE, con el fin de aprobar la inversión señalada por el contratista, para lo cual tendrá un término máximo de tres (3) días hábiles, pasados los cuales se entenderá que aprueba la suma indicada. g) Firmar el acta de inicio del contrato de mantenimiento siempre que se hayan cumplido los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. h) comprobar el cumplimiento de las normas técnicas, profesionales o específicas sobre la materia del objeto contractual. i) Ejercer el control de calidad del objeto contratado, exigiendo el cumplimiento de las normas, especificaciones, procedimientos y demás condiciones contratadas. j) Controlar las etapas del contrato. k) Certificar la prestación del servicio y entrega de los bienes o la ejecución de las obras contratadas. l) Informar a la gerencia de la ESE de cualquier incumplimiento parcial o total de las obligaciones derivadas del contrato o de la mala calidad de los bienes o servicios contratados. m) verificar que el contratista esté a paz y salvo con los pagos a seguridad social y obligaciones parafiscales de su personal. n) Presentar informes mensuales sobre la supervisión de la ejecución del contrato a la Gerencia de la ESE. ñ) Comunicar oportunamente la necesidad de prórroga, adición, modificación o suspensión del contrato, con su respectiva justificación. o) Constatar la correcta inversión del anticipo. p) Proyectar el acta de terminación y liquidación del contrato para la firma del Gerente. q) Exigir y velar por el cumplimiento de las normas de higiene y seguridad industrial, salud ocupacional y ambientales por parte del contratista. 2.3. Identificación Del Contrato A Celebrar El contrato que se pretende celebrar es de prestación de servicios, definido en el literal b) del artículo 23 del Manual de contratación de LA ESE, como aquellos que celebra para desarrollar actividades relacionadas con administración o funcionamiento de la entidad, que no pueden realizarse con personal de planta o requieren de conocimientos especializados. Además, dicho artículo enumera entre los contratos de prestación de servicios, entre otros, los de mantenimiento y reparación de maquinarias, equipos, instalaciones y similares, lo que da la certeza de la tipología del contrato que se va suscribir, puesto que precisamente este último es el objeto del mismo. 3. FUNDAMENTOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN La cuantía estimada del contrato que pretende celebrarse supera la suma de los treinta (30) salarios mínimos legales mensuales vigentes a 2013, por lo que este será un contrato con formalidades plenas, según el artículo 24 del Estatuto de contratación de la ESE, es más, pertenece a los de mayor cuantía, de conformidad con el artículo 26 del mismo estatuto. De acuerdo al inciso tercero del numeral 6 del artículo 27 del Manual de contratación de la entidad, la forma de contratación que debe llevarse a cabo para la firma de los contratos mayor cuantía, es decir, aquellos cuyo valor estimado supera los trescientos (300)




Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes, es la de INVITACIÓN PÚBLICA, y dado que el valor estimado del contrato que pretende celebrarse pertenece a la mayor cuantía, esta es precisamente la modalidad de selección que se utilizará para escoger contratista. 4. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO La EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL ROSARIO PUMAREJO DE LOPEZ, entidad pública descentralizada del orden departamental, necesita contratar el proceso de mantenimiento preventivo y correctivo de la dotación e infraestructura hospitalaria, con persona jurídica o natural, que garantice la prestación de este servicio durante la vigencia fiscal de 2013. Para estimar el valor del contrato que se pretende celebrar se tuvo como fundamento lo estipulado en el artículo 1 del Decreto 1769 de 1994, Circular externa No. 29 de Supersalud, los cuales establecen que los recursos financieros destinados al mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria corresponden al cinco por ciento (5%) del presupuesto total en los hospitales públicos. Además, se realizaron los siguientes cálculos para la estimación del valor del contrato que se pretende celebrar:

• Se estudió la ejecución del rubro presupuestal No. 202010101 con corte a 31 de diciembre de 2012, denominado “Adquisición y reposición (Mantenimiento Hospitalario)”, de donde se tomó la suma de todos los valores de los contratos celebrados durante la vigencia fiscal pasada cuyo objeto fueron la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo menor de la dotación e infraestructura de la ESE Hospital Rosario Pumarejo de López y el mantenimiento correctivo mayor de la misma dotación e infraestructura.

• Una vez obtenida la suma total del servicio de mantenimiento hospitalario, se le adicionó el costo de la inversión que se hizo durante el año 2012 por concepto de suministro de bienes, elementos, materiales e insumos consumibles.

• Posteriormente se actualizó la suma resultante usando el índice de Precios al Consumidor, llevando esta suma de su valor adquisitivo en enero de 2012 a diciembre de 2012, para lo cual se anexa el IPC mensual de 1997 a 2012 registrado por el DANE.

• Por último se multiplicó el mencionado valor por los once (11) meses del año 2013 (febrero a Diciembre) en el que se requiere la prestación del servicio de mantenimiento.

El análisis realizado por la entidad para soportar el valor estimado del contrato fue el siguiente:




Valor estimado para mantenimiento productivo totales actualizado para once meses (H=G*11) $ 226.077.717,10

Presupuesto estimado del contrato de mantenimiento integral de la dotación e infraestructura de la ESE por 11 meses (E+H)

$ 1.996.557.934

Mantenimiento productivo totales, los cuales comprenden mantenimiento de oportunidad, adecuaciones, re potenciaciones, aumento de capacidad instalada, overhaul, equipos, accesorios y/o partes para mejorar la productividad y calidad del servicio prestado, sistemas de protección, nuevas áreas.

Presupuesto estimado del contrato de mantenimiento integral de la dotación e infraestructura de la ESE por once (11) meses será de: $ 1.770.480.217 mas el monto variable ($ 226.077.717,10): $ 1.996.557.934

Nota: Es declarar, que el Hospital se reserva un rubro determinado del monto variable para atender cualquier contingencia que no pueda ser atendida justificablemente por el Contratista.

CONCEPTO PORCENTAJE VALOR

COSTOS DIRECTOS DEL SERVICIO 50,00% 65.907.375

MANTENIMIENTO PREVENTIVO 33,75% 39.891.306

MANTENIMIENTO CORRECTIVO MENOR 13,00% 18.037.808

SUMINISTRO DE CONSUMIBLES 3,25% 4.509.452

COSTOS DIRECTOS DE PERSONAL 41,00% 56.888.471

SOPORTE TECNICO PERMANENTE Y

OCASIONAL 15,00% 20.812.855

MANO DE OBRA TECNICA Y PROFESIONAL

ESPECIALIZADA 7,00% 6.937.618

SEGURIDAD SOCIAL Y OBLIGACIONES

PARAFISCALES 19,00% 26.362.950

COSTOS INDIRECTOS 9,00% 15.956.522

GASTOS CONTINGENTES 4,00% 5.550.095

UTILIDAD RAZONABLE DEL CONTRATISTA 5,00% 6.937.618

COSTOS DEL SERVICIO 100,00% 138.752.368

IVA SOBRE EL COSTO DEL SERVICIO 16,00% 22.200.379

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO 160.952.747




Si durante la ejecución del contrato, el rubro de monto variable es consumido casi en su totalidad, la ESE procederá a realizar una adición al mismo para seguir atendiendo las necesidades del servicio, previa solicitud por parte del supervisor del contrato. Los porcentajes de mantenimiento correctivo mayor y suministro de consumibles estarán bajo la aprobación y verificación del supervisor del contrato para la inversión del caso. El monto estimado para mantenimiento preventivo y correctivo menor se pagará en cuotas parciales mensuales de acuerdo a la gestión realizada y certificada por el supervisor del contrato. El supervisor del contrato deberá cotizar los precios de mercado de los mantenimientos correctivos mayores antes de autorizar la inversión del caso al contratista. El valor del mantenimiento preventivo corresponde al valor mensual según el plan anual de mantenimiento. Se hace la salvedad respecto al hecho de que los proponentes podrán presentar su oferta económica en el formato que mejor les parezca y no están sometidos a discriminar exactamente los conceptos especificados por la entidad, siempre y cuando la estructuración que haga de los costos del servicio que se pretende contratar, contenga todas las obligaciones determinadas por la entidad, y no se exceda de la suma estimada como presupuesto oficial. 4.1. Valor del contrato En este sentido, y teniendo en cuenta que se necesita contar con este servicio de forma permanente, se ha estima un plazo de once (11) meses, con lo cual el presupuesto oficial asciende a la suma de MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y SEIS MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL NOVECIENTOS TREINTA Y CUATRO PESOS M/CTE ( $ 1.996.557.934), con cargo al presupuesto de gastos de la vigencia fiscal 2013. 4.2. Forma de pago El valor del contrato se pagará en cuotas parciales mensuales, así: un monto fijo por concepto de mantenimiento preventivo y correctivo menor, correspondiente a CIENTO SESENTA MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL SETECIENTOS CUARENTA Y SIETE PESOS M/CTE ($ 160.952.747.oo), siempre que el contratista cumpla las siguientes condiciones: a) Que se entregue un informe de gestión, en medio impreso y magnético, en donde se indiquen las actividades realizadas, los suministros hechos y el personal utilizado. b) Que se entregue la constancia de los aportes al sistema de seguridad social integral y el pago de sus obligaciones parafiscales. c) Que se presente la cuenta de cobro y/o la factura respectiva. d) Que se aporte la certificación de cumplimiento a entera satisfacción de la entidad por parte del supervisor del contrato. El monto variable por concepto de mantenimiento correctivo mayor, se cancelará, siempre y cuando el contratista aporte el visto bueno del supervisor respecto a la inversión del caso.




Las formas de pago diferentes que propongan los oferentes no serán tenidas en cuenta por la ESE. 4.3. Imputación presupuestal El pago del valor del contrato se imputará al certificado de disponibilidad presupuestal que para el efecto expida el Jefe de Presupuesto. 5. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN

IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE Para determinar cuál es la oferta más favorable, la ESE utilizará como factores de selección, la calidad y el precio, dichos factores se calificarán teniendo en cuenta ciertos criterios de evaluación que se soportarán en puntajes o fórmulas. La ponderación del factor de calidad dependerá básicamente de:

• La experiencia del proponente tanto general como específica para tener la certeza de que tiene la idoneidad y capacidad para cumplir adecuadamente el objeto del contrato;

• La formación y experiencia especifica de los miembros del equipo de trabajo, es decir del personal que se va a utilizar para la ejecución del contrato, con la finalidad de tener la certeza de la preparación, la pericia y la experticia de los profesionales, técnicos y tecnólogos que se vinculen para el desarrollo del proyecto, de manera que no se deje nada en manos de la improvisación y de que no se cometan errores propios del desconocimiento o la inexperiencia.

• La visita técnica obligatoria a los sitios de trabajo, puesto que permite al proponente elaborar una oferta más ajustada y cercana a la realidad de la entidad, en cuanto a su tamaño, a sus necesidades, a la cantidad de sus equipos, herramientas, maquinas, etc., e incluso en cuanto a la metodología con que deben realizarse las labores atendiendo a la cantidad de personal del contratista a disposición de la entidad, sus planes y cargas de trabajo.

• La ponderación del precio de las ofertas que se presenten, se hará teniendo en cuenta el valor de las propuestas económicas que hagan los participantes en el proceso de selección, de manera que se busca darle mayor puntaje a aquel proponente que manteniendo las condiciones mínimas de calidad exigidas por la entidad, ofrezca sus servicios a menor precio, para garantizar el uso razonable de los recursos de la entidad y el rendimiento de la inversión de los mismos en la satisfacción de sus necesidades.

6. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A

AMPARAR LOS PERJUICIOS CONTRACTUALES Y EXTRACONTRACTUALES, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO

6.1. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS




La cuantía estimada del contrato que pretende celebrarse supera la suma de los treinta (30) salarios mínimos legales mensuales vigentes a 2013, por lo que requerirá el otorgamiento de garantía, según el artículo 24 del Estatuto de contratación de la ESE. 6.1.1. RIESGO POR FALTA DE SERIEDAD DEL OFRECIMIENTO

• Tipificación: Para cubrir a la ESE de los perjuicios derivados del incumplimiento del

ofrecimiento que presente el proponente. • Estimación: El perjuicio se estima en suma equivalente al 10% del valor del

presupuesto oficial. • Asignación: Será responsabilidad total del proponente cumplir con lo que ofrece, con

excepción de situaciones de fuerza mayor y/o caso fortuito o en todas aquellas donde demuestre que no tuvo responsabilidad.

• Medidas cautelares: El OFERENTE suscribirá la garantía amparando la seriedad de la oferta por cuantía del 10% del valor del presupuesto oficial, por un lapso de tiempo igual a treinta (30) días.

6.1.2. RIESGO POR INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATO • Tipificación: Para cubrir a la ESE de los perjuicios derivados del incumplimiento total

o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o defectuoso imputables al contratista garantizado e incluso comprende el pago de multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado, y los perjuicios derivados del proceso de responsabilidad fiscal, si son consecuencia del incumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.

• Estimación; se hace una estimación anticipada de los perjuicios derivados del incumplimiento del contrato en suma equivalente al 10% del valor del mismo.

• Asignación: Será responsabilidad total del contratista cumplir con las obligaciones a su cargo suscritas en el contrato, con excepción de situaciones de fuerza mayor y/o caso fortuito o en todas aquellas donde demuestre que no tuvo responsabilidad.

• Medidas cautelares: El OFERENTE suscribirá la garantía amparando el cumplimiento del contrato por cuantía del 10% del valor del contrato, por un lapso de tiempo igual al plazo del contrato, la cual se compromete a modificar en el caso de que se prorrogue, por un plazo igual a la prórroga.

6.1.3. RIESGO DE MALA CALIDAD DEL SERVICIO

• Tipificación: Se presenta cuando surgen perjuicios con posterioridad a la fecha de terminación del contrato, que se derivan de la mala calidad de los productos entregados por el CONTRATISTA y/o de la mala calidad de los servicios prestados, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato, y que resultan insuficientes para la satisfacción de las necesidades de la entidad.

• Estimación: Se estima que la cuantía de los perjuicios respectivos ascienden al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato.




• Asignación: El contratista deberá responder por el 100% de los perjuicios causados por la mala calidad de su servicio.

• Medidas Cautelares: La entidad exigirá al contratista la constitución de una garantía en donde se ampare la calidad del servicio técnico prestado, a su favor y por el término del plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más 6.1.4. RIESGO POR MALA CALIDAD E INCORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS

BIENES ENTREGADOS Y EQUIPOS SUMINISTRADOS

• Tipificación: Se presenta cuando surgen perjuicios que se derivan de la mala calidad o deficiencias de los bienes o equipos suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas o por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.

• Estimación: Se estima que la cuantía de los perjuicios respectivos ascienden al diez por ciento (10%) del valor total del contrato.

• Asignación: El contratista deberá responder por el 100% de los perjuicios causados por la mala calidad e incorrecto funcionamiento de los bienes entregados y equipos suministrados.

• Medidas Cautelares: La entidad exigirá al contratista la constitución de una garantía en donde se ampare la calidad y correcto funcionamiento de los bienes entregados y equipos suministrados, a su favor y por el término del plazo de ejecución del contrato y dos (2) meses más 6.2. EXIGENCIA DE GARANTIA DESTINADA A AMPARAR LOS PERJUICIOS

DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO

Los proponentes prestarán como parte de su propuesta, garantía de seriedad de los ofrecimientos que hagan a la ESE, en la cual identifiquen al último como ASEGURADO/ BENEFICIARIO, y a sí mismos como TOMADOR/AFIANZADO, consistente en Póliza de seguros, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de títulos valores o un depósito de dinero en garantía, expedida por un Banco o por una Compañía de Seguros legalmente establecidos en Colombia y autorizado para la venta del producto, por valor equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado para la celebración y ejecución del contrato, incluido el impuesto a las ventas y expresados en pesos colombianos, la cual tendrá un periodo de validez de treinta (30) días calendarios contados a partir de la fecha de cierre del proceso de invitación pública, y amparará como mínimo, los siguientes riesgos:

• La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.

• La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, en caso de que el término previsto en el pliego de condiciones para la adjudicación o suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando las prorrogas no excedan de tres meses.

• La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato.




• El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de ofertas

La garantía de seriedad, una vez adjudicado el proceso de selección, será devuelta a los proponentes, o a sus representantes o apoderados, previa solicitud escrita, en la siguiente forma: a) Al (los) adjudicatario(s), una vez sea aprobada la Garantía Única de Cumplimiento del respectivo contrato. b) Al proponente calificado en segundo lugar, se le devolverá dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la adjudicación. c) A los demás proponentes, con la comunicación de la adjudicación. En caso de declaratoria de desierta le será devuelta a todos los proponentes una vez ejecutoriado el acto administrativo que la declare.

Si el proponente es persona natural y tiene establecimiento de comercio, el tomador debe ser la persona natural y no su establecimiento de comercio. Si el proponente es una persona jurídica, la póliza o garantía deberá tomarse con el nombre o razón social que figura en el certificado de existencia y representación legal, y no solo con su sigla, a menos que el mismo certificado diga que puede denominarse de esa manera. Si el proponente es un Consorcio o unión temporal, la garantía deberá tomarse a nombre de todos sus integrantes. Si se trata de Unión Temporal además debe anotarse los porcentajes de participación de sus integrantes.

De presentarse error en el nombre o identificación del beneficiario, tomador, vigencia, monto asegurado, no estar referida a la presente Convocatoria Pública, o no se allegaren las condiciones generales, el Municipio solicitará las correcciones del caso, las condiciones generales o requerirá al proponente para su firma, para lo cual el oferente contará con un (1) día hábil.

Las ofertas deberán contener el original de dicha garantía, el comprobante de pago de la prima de la garantía de seriedad, salvo que en la misma se especifique tal pago.

Esta garantía de la seriedad de la oferta se hará efectiva en los siguientes casos:

• En caso que la oferta fuere aceptada si el proponente no firma el contrato dentro de los términos establecidos

• Si el adjudicatario no cumple con los requisitos de ejecución dentro de la oportunidad otorgada para ello.

• Si el proponente no acepta la corrección del precio de su oferta por errores aritméticos o habiéndolo aceptado no la corrigiera en los términos y tiempos dados por la administración.

En caso de prórroga del plazo del cierre de la convocatoria, del plazo de evaluación de propuestas, o de los plazos para la Adjudicación o del perfeccionamiento del Contrato, la garantía deberá prorrogarse. El proponente tendrá en cuenta, para efectos de la ampliación del término de vigencia de la garantía, la última fecha establecida para las prorrogas que generen la ampliación. En todo caso, dicha garantía se extenderá hasta la aprobación de garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.




La no presentación de la garantía de seriedad de la propuesta de forma simultánea con esta, será causal de rechazo de la misma. En el evento en que el proponente se niegue a prorrogar la garantía de seriedad de la misma, la propuesta se considerará como no admisible. Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la propuesta, el Municipio podrá demandar por la vía ejecutiva el valor asegurado, para lo cual prestará mérito suficiente la propuesta, ya que queda expresamente claro que la sola presentación de ésta constituye aceptación plena, por parte del proponente, de todas las previsiones de los pliegos de condiciones y de que se compromete a celebrar el contrato en el evento en que su propuesta sea considerada la más favorable. 6.3. EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS

CONTRACTUALES DERIVADOS DEL INCUMPLIMEINTO DEL CONTRATO LA ESE exigirá al CONTRATISTA la toma de una garantía en la cual identifique al primero como ASEGURADO/ BENEFICIARIO, y se identifique a sí mismo como TOMADOR/AFIANZADO, consistente en una Póliza expedida por compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de títulos valores o un depósito de dinero en garantía, expedida por un Banco o por una Compañía de Seguros legalmente establecidos en Colombia y autorizado para la venta del producto, la cual amparará como mínimo los siguientes riesgos: a) Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, con una suma

asegurada del diez por ciento (10%) del valor del contrato y por el plazo del contrato y cuatro (4) meses más.

b) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, en cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato por el plazo de ejecución del mismo y tres (3) años más.

c) Calidad del Servicio, en suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del

contrato y por el término de su plazo de ejecución y seis (6) meses más

d) Calidad y correcto funcionamiento de los equipos entregados y bienes suministrados, en suma equivalente al diez (10%) del valor del contrato y por el terminado de su duración y dos (2) meses más, independientemente del término de garantía mínimo que traiga el bien o equipo.

6.4. EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS

EXTRACONTRACTUALES

Además de los amparos enumerados, la ESE exigirá al contratista que tome en su favor una póliza de responsabilidad civil extracontractual ante una compañía aseguradora con autorización para funcionar en Colombia expedida por la superintendencia financiera, por medio de la cual se ampare: a) Predios, labores y operaciones.




b) Daño emergente c) Lucro cesante d) Amparo patronal e) Perjuicios extrapatrimoniales f) Actos del contratista y de los subcontratistas, salvo que tengan su propio seguro de

responsabilidad extracontractual g) Vehículos propios y no propios h) Mecanismos de participación en la pérdida, por parte de la entidad asegurada i) Protección de los bienes

Lo anterior con la finalidad de proteger a la entidad de las eventuales reclamaciones de terceros derivas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones del contratista, o de sus empelados o dependientes o subcontratistas (a menos que estos últimos cuente con un seguro de responsabilidad civil extracontractual propio para el mismo objeto), por un valor igual al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, que en ningún caso será inferior a los doscientos(200) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de expedición de la póliza, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato. Nota: A pesar de la constitución de las garantías anteriores, y de la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles no asegurables, será obligación del contratista mantener indemne a la ESE, ante cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones, hechos u omisiones de aquél o de sus subcontratistas, dependientes o empleados. El presente estudio se elaboró en la ciudad de Valledupar, Departamento del Cesar, a los 23 días del mes de enero de 2013. HERIBERTO GONZALEZ ESCOBAR Prof. Univ. De Mantenimiento OLGA TERESA CALDERON GUTIERREZ Subgerente Financiero (e).

Reviso y Aprobó parte Técnica:– ingeniero PEDRO NEL ARAUJO QUIROZ Interventor Reviso y Aprobó parte Jurídica: Carolina Morales- Jefe Oficina Jurídica Proyectó: Mónica Lucía Vélez Cabrales.

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