ESTUDIO DE LAS ETAPAS Y LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

LA PREVISIÓN

Ya hemos señalado los diferentes criterios de los estudiosos en relación al número de etapas del proceso administrativo, es el caso de la Previsión, que muchos la incluyen como un elemento de la Planeación, nuestro criterio está de acuerdo con el de Reyes Ponce (1993) al considerarla como una etapa previa a la planeación, aunque finalmente, lo importante es considerarla dentro del proceso de administración.

La previsión implica ver anticipadamente, y responde a la pregunta ¿qué puede hacerse? Es base necesaria para la planeación ya que fija objetivos y plantea la selección de cursos de acción.

Los elementos de la previsión son.

Objetivos (fines que se persiguen)

Investigación (factores, positivos y negativos, que nos ayudan u obstaculizan en la búsqueda de esos objetivos)

Cursos alternativos de acción, ( nos permitan escoger alguno de ellos como base de nuestros planes)

Podemos definir la previsión como la etapa de la administración en que se determinan los principales cursos de acción que permiten realizar los objetivos organizacionales.

La previsión administrativa descansa en una probabilidad seria, la que será tanto mayor, cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad.

En la previsión del futuro, encontramos tres situaciones básicas:

Certeza: Seguridad de que ocurra o no, una cosa

Incertidumbre: Carencia de elementos para predecir cómo se presentan los acontecimientos del futuro

Probabilidad,: Existencia de motivos fundados para concluir que hay mayores posibilidades de la ocurrencia de algo en un sentido o en otro.

Principios orientadores en la previsión

El Principio de la objetividad, “las previsiones deben descansar en hechos más bien que en opiniones subjetivas”

El principio de la medición, “las predicciones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas, no sólo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse”.

LOS ELEMENTOS DE LA PREVISIÓN

1) OBJETIVOS. Utilizamos los objetivos para expresar lo que queremos lograr, son los resultados específicos que queremos obtener como resultado del proceso administrativo. Un objetivo expresa un intento que describe un cambio propuesto que es medible y observable. La fijación de los objetivos ligitíman a la organización.

En sí, los objetivos, son hipótesis que señalan lo que queremos alcanzar como un resultado preconcebido mediante el desempeño de actividades y con uso de recursos. Como toda hipótesis científicamente preconcebida, requiere de elementos necesarios y suficientes para alcanzarse. La previsión debe señalarlos y seguirlos para disminuir la incertidumbre, que siempre, aunque en diversos grados se presenta en las organizaciones.

Aunque parezca obvio, la correcta definición y la debida jerarquización de los objetivos, deben precisarse y observarse ya que a veces se pierden de vista y se persiguen cosas muy distintas a los fines de la organización.

Clasificación de los objetivos

La literatura presenta una extensa gama de clasificaciones de los objetivos, la falta de una adecuada definición conceptual deriva muchas veces en confusión. Presentamos algunas de las clasificaciones más usadas.

a) Objetivos individuales y organizacionales. Para distinguir los objetivos de las personas con los de la organización

b) Objetivos a corto y largo plazo

c) Objetivos generales y particulares Según la amplitud en relación a departamentos o subordinados de una organización

d) Jerarquía de objetivos: Actividades, Resultados, Propósitos y Fines.

Algunas reglas para elaborar objetivos

a) Los objetivos deben ser formulados como acciones terminadas

b) El objetivo debe fijarse por escrito

c) El objetivo debe ser perfectamente conocido y querido por todos los que han de ayudar a realizarlo.

d) Los objetivos deben ser estables

2) LA INVESTIGACIÓN. Es la base de la previsión, tiene como finalidad, determinar los medios más adecuados para alcanzar el objetivo fijado.

Reglas de la investigación

a) Debe tenerse a la vista el mayor número de factores positivos y negativos que habrán de influir en la obtención del objetivo propuesto, y para ello, clasificarlos adecuadamente.

b) Deben distinguirse los factores mensurables de los de mera apreciación

c) Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance, tratando de determinar dónde y cómo encontrar aquellos que podemos allegarnos, sus fuentes, su costo de adquisición, etc.

d) Deben seleccionarse los factores estratégicos

Son factores estratégicos

· Los factores variables o modificables. Si algún factor no puede cambiarse, habrá que tomarlo en cuenta, pero no se puede actuar sobre él.

· Los que influyen más sobre otros factores en amplitud y en intensidad como el capital.

· Todos los factores sin los cuales no puede cambiarse ninguno o muy pocos de los demás.

· Entre dos factores de igual importancia, es estratégico el menos costoso y más rápido para obtener.

· Los factores limitantes (críticos, más débiles) que nos causan mayores problemas como relaciones sindiicqles o el factor humano.

e) Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles, con el fin de buscar el modo de prever y evitar los efectos dañosos que pueda producir.

3) CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN. Los cursos alternativos de acción resuelven el problema de cómo lograr la más eficiente adaptación posible de los medios al fin. Dado el carácter contingencial de las organizaciones, la previsión diseña cursos de acción para escoger, cambiar, o alternar según las circunstancias.

Algunas reglas

Debemos esforzarnos por pensar cómo podríamos lograr el mismo fin que nos hemos propuesto, pero con diversos medios

Podemos, por el contrario, analizar si la investigación de los medios no nos indica alguna modificación, precisión, ampliación o reducción en el objetivo inicialmente señalado.

Debemos aplicar aquí también la regla de no tomar el dilema: “se hace o no se hace”, sino analizar combinaciones intermedias

En los organismos ya en operación, vale la pena qué efectos podría producir “la no acción”

Para valorizar los diversos cursos de acción que se presenten, con el fin de escoger el mejor o los mejores, deben usarse pueden usarse como criterios:

o El riesgo esperado, comparado con los posibles beneficios

o La mayor economía de esfuerzos

o El tiempo necesario para desarrollar cada curso

o La imitación de recursos con que pueda contarse, sobre todo los de tipo humano. Muchas veces se piensa en un programa magnífico, sin considerar si los hombres con que podemos contar serán adecuados para realizarlo

LA PLANEACIÓN

La planeación responde a lo que va a hacerse, planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no habrían ocurrido”. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.

Definiciones de planeación:

George R. Terry dice que planeación es “escoger, relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados deseados”. ( )

Jiménez Castro ( ) lo describe como “el proceso administrativo a escoger y realizar los mejores métodos para satisfacer determinadas políticas y lograr los objetivos”

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

El principio de la precisión.- Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.

El principio de la flexibilidad.- Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.

El principio de la unidad.- Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la organización deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un sólo plan general..

1. POLÍTICAS

Las políticas señalan algunos medios genéricos para lograr las metas, son criterios generales que orientan la acción, se distinguen de las normas o reglas porque son más generales y permiten a subordinados utilizar criterios para las decisiones que les corresponde tomar, lo que no sucede con las normas específicas o reglas concretas que son señalamientos imperativos de lo que debe realizarse sin criterios de decisión de quien las aplica.

Las políticas, también consideradas como “normas generales”, deben cumplir con tres funciones (Reyes Ponce): inspirar, interpretar y suplir normas.

Por la forma de originarse las políticas se dividen en:

Externamente impuestas: Por la Constitución, por la Ley, por contratos colectivos con sindicatos, por Tratados de Comercio, etc.

Políticas de apelación: Algunos la llaman “jurisprudencia administrativa” se formula a través de consultas que los jefes intermedios hacen a sus superiores, decidiendo por tres o cuatro resoluciones semejantes, una norma de aplicación o interpretación.

Políticas expresamente formuladas: Son las que de una manera precisa por escrito, se formulan para regir en términos generales una organización.

Las políticas representan uno de los medios básicos para poder delegar autoridad, ya que sin ellas, es imposible que el delegado ejecute su función con el sentido que requieren los propósitos de la organización; éstas deben ser claras y presentadas por escrito; deben ser conocidas en todos los niveles de su aplicación, las políticas formuladas y guardadas no pueden cumplir su misión; además, debe cuidarse la existencia de un coordinador de la aplicación de las políticas, pues, de otro modo, puede haber contradicciones en su aplicación; finalmente, debe fijarse un término en el cual toda política sea revisada para evitar orientaciones inoperantes.

2. PROCEDIMIENTOS

Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una organización. El procedimiento, se forma por varios métodos que se articulan en una secuencia. Los procedimientos se dan en todos los niveles de la organización, pero son más numerosos en los niveles de operación, a diferencia de las políticas que se forman en los altos niveles.

Los métodos son unidades de acción de suyo indivisibles, más bien son de carácter técnico que administrativo, así tenemos el procedimiento para seleccionar al personal o para tomar decisiones y los métodos para realizar una encuesta, para pruebas psicológicas, etc.

REGLAS PARA PROCEDIMIENTOS

1ª. Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia, gráficamente.

2ª. Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la superespecialización (exceso).

3ª. Regla Debe evitarse la duplicación innecesaria de los procedimientos.

3. PROGRAMAS

Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.

El programa regula la marcha y misión de las labores de la organización. Un programa efectivo controla el trabajo para alcanzar un equilibrio entre los diversos factores que influyen en el mismo.

Los programas pueden ser generales o particulares, según se refieran a toda la organización o a una sección de la misma; pueden ser a corto o a largo plazo según su duración.

REGLAS DE LOS PROGRAMAS

1ª. Regla. Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobación de la suprema autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para lograr su pleno éxito.

2ª. Regla Debe siempre “venderse la idea” lograr el convencimiento de las personas que habrán de aplicarlos.

3ª. Regla Debe estudiarse el “momento” más oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo.

4. PRESUPUESTOS

Son una modalidad especial de los programas, cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.

BIBLIOGRAFIA

Laris Casillas Francisco. ADMINISTRACIÓN INTEGRAL. Ed, CECSA , 1977. Méx.

Reyes Ponce Agustín ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Teoría y Práctica. LIMUSA NORIEGA. 1993. Méx.

Munch Galindo, García Martínez. FUNDAMENTO DE ADMINISTRACIÓN , Ed. Trillas, 1991

Harrington J. H. ADMINISTRACIÓN TOTAL DEL MEJORAMIENTO CONTINUO. Mc Graw Hill 1996. Colombia.