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ESTUDIO TÉCNICO DE LA REESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CHOCÓ

COMFACHOCÓ

MILENA YORLANY MEZA PATACÓN

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2008

ESTUDIO TÉCNICO DE LA REESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA PARA LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CHOCO

COMFACHOCÓ

MILENA YORLANY MEZA PATACÓN

Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público

ASESOR ESAP Dr. Carlos Emilio González

ASESOR ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE DERECHO PÚBLICO PRESUPUESTARIO

ACOLDEP Maria Jazmín Gómez Olivar Coordinador de Proyecto

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2008

DEDICATORIA

A Sebastián mi compañía, mi fortaleza y el motor de mi vida.

CONTENIDO INTRODUCCIÓN...................................................................................................11 I. PRIMERA PARTE ..........................................................................................12 1 CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CHOCÓ-COMFACHOCO .......13 2 OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA ......................................14 2.1 GENERAL...................................................................................................14 2.2 ESPECÍFICOS ............................................................................................14 3 MARCO DE REFERENCIA ............................................................................15 3.1 MARCO TEÓRICO .....................................................................................15 3.2 MARCO CONCEPTUAL .............................................................................16 3.3 MARCO GEOGRÁFICO..............................................................................17 3.4 MARCO HISTÓRICO..................................................................................18 3.4.1 LA SEGURIDAD SOCIAL EN COLOMBIA .................................................18 3.4.2 CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CHOCÓ –COMFACHOCÓ..20 3.5 MARCO NORMATIVO ................................................................................23 4 METODOLOGÍA .............................................................................................27 II. SEGUNDA PARTE .........................................................................................30 5 ANÁLISIS EXTERNO .....................................................................................32 5.1 ENTORNO POLÍTICO.................................................................................32 5.2 ENTORNO ECONÓMICO...........................................................................36 5.3 ENTORNO SOCIAL ....................................................................................40 5.4 ENTORNO TECNOLÓGICO.......................................................................41 6 ANÁLISIS INTERNO ......................................................................................46 6.1 OBJETIVOS ................................................................................................46 6.2 FUNCIONES...............................................................................................56 6.3 MISIÓN .......................................................................................................60 6.4 VISIÓN........................................................................................................63

6.5 EVALUACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO................................66 6.5.1 PRODUCTOS Y SERVICIOS .....................................................................66 6.5.2 CLIENTES Y USUARIOS............................................................................74 6.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL............................................84 6.6.1 DIAGNÓSTICO FORMAL ...........................................................................85 6.6.2 DIAGNOSTICO FUNCIONAL .....................................................................85 6.7 PLANTA DE PERSONAL ACTUAL.............................................................91 6.8 MANUAL DE FUNCIONES .........................................................................99 6.9 CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL.................................................100 7 EPS RÉGIMEN SUBDIADO E IPS ...............................................................110 7.1 EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO COMFACHOCÓ .......................................110 7.2 IPS COMFACHOCÓ .................................................................................115 7.3 PLANTA DE PERSONAL ÁREA SALUD ..................................................116 7.4 MANUAL DE FUNCIONES .......................................................................119 8.1 MEDICIÓN DE CARGAS .........................................................................121 8.3 VALORACIÓN DE HOJAS DE VIDA ........................................................130 8.4 PROPUESTA DE ESTRUCTURA.............................................................141 8.4.1 CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR ...................................................141 8.4.2 EPS- RÉGIMEN SUBSIDIADO .................................................................144 8.5 PROPUESTA PLANTA DE PERSONAL...................................................150 9 MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES..............173 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.......................................................362 BIBLIOGRAFIA...........................................¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

LISTA DE CUADROS CUADRO 1. CCF POR TAMAÑO SEGÚN APORTES DEL 4% 2005 ...................37 CUADRO 2. APORTES Y SUBSIDIO MONETARIO. 2006-2005-2004 .................37 CUADRO 3. CONSOLIDADO FONEDE 2005. ......................................................38 CUADRO 4. APROPIACIONES 2007....................................................................39 CUADRO 5.INVENTARIO HARDWARE................................................................44 CUADRO 6.INVENTARIO SOFTWARE ................................................................44 CUADRO 7 .BALANCE GENERAL COMFACHOCÓ A DIC 31 / 2006. .................54 CUADRO 8. ESTADO DE RESULTADOS COMFACHOCÓ. ................................54 CUADRO 9.EMPRESAS Y TRABAJADORES AFILIADOS ECONÓMICO ...........76 CUADRO 10. AFILIADOS POR TIPO DE SECTOR..............................................77 CUADRO 11. AFILIADOS SEGÚN TAMAÑO DE LAS EMPRESAS .....................77 CUADRO 12. PERSONAS A CARGO DE AFILIADOS POR RANGOS DE EDAD78 CUADRO 13. PLANTA DE PERSONAL ACTUAL COMFACHOCÓ......................93 CUADRO 14. CLASIFICACIÓN SEGÚN NIVELES JERÁRQUICOS ....................96 CUADRO 15. PERSONAL CONTRATADO POR OPS..........................................98 CUADRO 16. PLANTA DE PERSONAL OBJETO DE ESTUDIO SALUD (*) ......116 CUADRO 17. CLASIFICACIÓN POR NIVELES JERÁRQUICOS SALUD ..........117 CUADRO 18. MANUALES DE FUNCIONES EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO......119 CUADRO 19. MANUALES DE FUNCIONES INTRANET EPS............................120 CUADRO 20. RESUMEN DEL PERSONAL REQUERIDO EN COMFACHOCÓ 129 CUADRO 21. VALORACIÓN HOJAS DE VIDA...................................................131 CUADRO 22. VALORACIÓN EDUCACIÓN ........................................................132 CUADRO 23. VALORACIÓN DE ESTUDIOS FORMALES .................................132 CUADRO 24. VALORACIÓN DE ESTUDIOS NO FORMALES...........................133 CUADRO 25. PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA COMFACHOCÓ............151 CUADRO 26. CLASIFICACIÓN POR NIVELES JERÁRQUICOS .......................153

CUADRO 27. DISTRIBUCIÓN PLANTA PROPUESTA VS. ACTUAL ................154 CUADRO 28. PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA SALUD .........................155 CUADRO 29. CLASIFICACIÓN POR NIVELES JERÁRQUICOS SALUD ..........156 CUADRO 30. DISTRIBUCIÓN PLANTA PROPUESTA VS. ACTUAL .................157 CUADRO 31. PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA GLOBAL........................158 CUADRO 32. UNIDADES ORGANIZACIONALES SEGÚN NIVELES ................159 CUADRO 33. ESCALA SALARIAL ......................................................................171 CUADRO 34. COSTO NÓMINA ACTUAL VS NÓMINA PROPUESTA ...............172

LISTA DE FIGURAS FIGURA 1. APORTES DEL 4% Y SUBSIDIO MONETARIO-.2006 .......................38 FIGURA 2. APORTES RECAUDADOS 2005-2006. COMFACHOCÓ...................55 FIGURA 3. POBLACIÓN ATENDIDA 2005-2006 .................................................76 FIGURA 4. ESTRUCTURA FUNCIONAL COMFACHOCÓ ...................................86 FIGURA 5. CLASIFICACIÓN DE EMPLEADOS NIVELES JERÁRQUICOS.........97 FIGURA 6. CLASIFICACIÓN DE EMPLEADOS TIPO DE VINCULACIÓN ...........97 FIGURA 7. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS...................................101 FIGURA 8. VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS EXPRESADOS .........101 FIGURA 9. SE FOMENTAN LOS PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS102 FIGURA 10. MEDIOS DE DIVULGACIÓN ..........................................................102 FIGURA 11. TRABAJA USTED EN EQUIPO ......................................................103 FIGURA 12. FRECUENCIA TRABAJO EN EQUIPO...........................................103 FIGURA 13.OPINIÓN SOBRE LAS ASIGNACIONES SALARIALES .................104 FIGURA 14.OPINIÓN SOBRE LAS CARGAS DE TRABAJO..............................105 FIGURA 15.OPINIÓN SOBRE LAS POLÍTICAS DE ASCENSO.........................106 FIGURA 16. OPINIÓN SOBRE LAS POLÍTICAS DE CAPACITACIÓN...............106 FIGURA 17. OPINIÓN SOBRE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA ...............................107 FIGURA 18. OPINIÓN SOBRE EL FLUJO DE LA INFORMACIÓN ....................108 FIGURA 19.ESTRUCTURA EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO COMFACHOCÓ.....112 FIGURA 20.ESTRUCTURA IPS COMFACHOCÓ...............................................115 FIGURA 21. DISTRIBUCIÓN PLANTA DE PERSONAL DE SALUD ..................118 FIGURA 22. DISTRIBUCIÓN POR TIPO DE CONTRATACIÓN .........................118 FIGURA 23. PERSONAL NIVEL DIRECTIVO Y PROF -NIVEL EDUCATIVO ....135 FIGURA 24. PERSONAL NIVEL TÉCNICO OPERATIVO -NIVEL EDUCATIVO 136 FIGURA 25. PERSONAL NIVEL AUXILIAR INTEGRAL NIVEL EDUCATIVO ....136 FIGURA 26. PERSONAL NIVEL OPERATIVO NIVEL EDUCATIVO...................137

FIGURA 27. TOTAL DEL PERSONAL SEGÚN NIVEL EDUCATIVO..................137 FIGURA 28. PERSONAL NIVEL DIRECTIVO Y PROF. POR PERMANENCIA..138 FIGURA 29. PERSONAL NIVEL TÉCNICO OPERATIVO POR PERMANENCIA.............................................................................................................................138 FIGURA 30. PERSONAL NIVEL AUXILIAR INTEGRAL POR PERMANENCIA..139 FIGURA 31. PERSONAL NIVEL OPERATIVO POR PERMANENCIA................139 FIGURA 32. TOTAL DEL PERSONAL POR PERMANENCIA.............................140 FIGURA 33. TOTAL DEL PERSONAL POR PUNTAJE OBTENIDO..................141 FIGURA 34. ORGANIGRAMA PROPUESTO COMFACHOCO...........................143 FIGURA 35. ORGANIGRAMA PROPUESTO EPS COMFACHOCÓ ..................146 FIGURA 36. ORGANIGRAMA PROPUESTO IPS COMFACHOCÓ....................149 FIGURA 37. PLANTA DE PERSONAL ACTUAL VS. PROPUESTA ..................155 FIGURA 38. PLANTA DE PERSONAL ACTUAL VS. SALUD ............................157 FIGURA 39. PLANTA PROPUESTA GLOBAL PARA COMFACHOCÓ ..............159

LISTA DE ANEXOS

ANEXO A FORMATO ENCUESTA CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL....364 ANEXO B. PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO.......................................365 ANEXO C VALORACIÓN HOJAS DE VIDA ........................................................371 ANEXO D. PROPUESTA DE ESTRUCTURA COMFACHOCÓ ..........................375 ANEXO E PROPUESTA DE ESTRUCTURA EPS COMFACHOCÓ ...................385 ANEXO F. NOMINA PROYECTADA ..................................................................388

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INTRODUCCIÓN A través de la práctica administrativa como trabajo de grado se realizó el Estudio Técnico de la Reestructuración Administrativa de la Caja de Compensación Familiar del Chocó - COMFACHOCÓ, dicho estudio se adelantó a partir del diagnóstico de la Caja, el análisis de cargas laborales y de hojas de vida, la propuesta para la nueva estructura de la Corporación y por último el Manual de Funciones para la planta propuesta. A partir del diagnóstico general de la Caja se establecieron los aspectos políticos, sociales y económicos que son determinantes para la gestión administrativa. De igual forma se identificaron falencias y fortalezas de la estructura y planta de personal actuales. Con el análisis de cargas laborales y hojas de vida, se determinaron si se requiere o es suficiente el personal para cada una de las dependencias, si se deben reasignar funciones, y que competencias deben poseer los funcionarios para el desempeño eficiente en cada uno de sus cargos. Finalmente se presentarán las propuestas de la nueva estructura y planta de personal, teniendo en cuenta el diagnostico realizado, la medición de cargas laborales, el análisis financiero de la situación actual de la Corporación y la proyección de costos de la nueva planta de personal. La Caja de Compensación Familiar del Chocó se encuentra en proceso de cambio dada la situación del Departamento y las exigencias planteadas por los entes de control que vigilancia el quehacer de dichas Corporaciones Dentro de este contexto, la Caja debe desarrollar políticas de mejoramiento institucional y convertirse en una empresa eficiente y descentralizada, con capacidad para asumir los nuevos retos en pro de la comunidad chocoana.

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I. PRIMERA PARTE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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1 CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CHOCÓ-COMFACHOCO La Caja de Compensación Familiar del Choco COMFACHOCO, se define como una Corporación de derecho privado sin ánimo de lucro, opera bajo control y vigilancia del Estado, a través de la Superintendencia del Subsidio Familiar, cumple funciones de seguridad social, la función primordial es la de recaudar, distribuir y pagar el subsidio familiar con los aportes de las empresas afiliadas del orden Nacional, Departamental y Municipal, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las empresas de economía mixta y en general todos aquellos empleadores del sector privado que ocupen uno o más trabajadores de caracter permanente. La Caja de Compensacion Familiar del Chocó, tiene su sede central en la ciudad de Quibdó, brinda servicios sociales a la comunidad chocoana para su recreación en el Centro Recreacional Urbano y cuenta con una unidad de servicio en el municipio de Istimina; no obstante, tiene una cobertura departamental. La ejecución de COMFACHOCO se centra en un territorio muy golpeado por la violencia y que sufre grandes crisis sociales. Por esta razón la labor de la Caja de Compensación Familiar del Chocó, se constituye en un elemento fundamental para el desarrollo de esta zona, ya que a través de su trabajo logran beneficiarse más de treinta mil Chocoanos que acceden anualmente a los servicios de educación, recreación, salud, vivienda, cultura, turismo, subsidio en dinero, subsidio en especie

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2 OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.1 GENERAL Formular el estudio técnico que soportara la reestructuración administrativa de la Caja de Compensación Familiar del Chocó –COMFACHOCÓ. 2.2 ESPECÍFICOS

Elaborar el diagnóstico organizacional de COMFACHOCÓ. Diseñar la organización y estructura administrativa de COMFACHOCÓ. Elaborar el estudio técnico para el diseño de la planta de personal. Diseñar el manual específico de funciones y requisitos por cargos de

COMFACHOCÓ.

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3 MARCO DE REFERENCIA 3.1 MARCO TEÓRICO Partiendo de las necesidades que presentan las organizaciones en el contexto actual se hace imprescindible el proceso de modernización administrativa que implica procesos de transformación en su configuración y en su gestión administrativa con el fin de ser más competitivos en el mercado y brindar soluciones eficaces para la comunidad. El Objetivo fundamental de toda reestructuración es mejorar sustancialmente el desempeño de la organización en consonancia con las políticas gubernamentales que le inciden directamente, con el marco legal vigente y primordialmente con las políticas que direccionan la Corporación. En primera medida se destaca la importancia de elaborar y aplicar un diagnostico integral a la organización y realizar su evaluación critica, para conocer a fondo su situación actual. Para que este proceso se lleve a cabo es necesario desarrollar actividades esencialmente técnicas, las cuales deben ser planeadas y estructuradas y otras de carácter formal relacionadas con el trámite de la reforma. Dentro de los elementos básicos de estas actividades se enmarcan los siguientes: reseña histórica, análisis externo, objetivos, misión, visión, funciones generales, productos y servicios, usuarios y clientes, procesos misionales y de apoyo, estructura, sistema salarial, planta de personal y manual especifico de funciones y competencias laborales. Como aspectos fundamentales en este estudio técnico se tendrá en cuenta:

La organización que se adopte, deberá sujetarse a la finalidad, objeto y funciones generales de la corporación previstas en las leyes, contribuir eficaz y eficientemente al logro de los objetivos institucionales, al desarrollo de sus funciones y al uso racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Garantizar que exista la debida armonía, coherencia y articulación entre las actividades que realicen cada una de las dependencias, para efectos de la

formulación, ejecución y evaluación de sus políticas, planes y programas, que les permitan su ejercicio sin duplicidades de funciones.

Deben suprimirse o fusionarse los empleos que no sean necesarios y distribuir o suprimir las funciones específicas que ellos desarrollaban. En tal caso, se procederá conforme a las normas laborales vigentes.

Evitar la creación de dependencias internas que no sean absolutamente necesarias.

3.2 MARCO CONCEPTUAL Las Cajas de Compensación Familiar son personas jurídicas de derecho privado, sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Código Civil, para cumplir funciones de Seguridad Social a través del recaudo de aportes y pago de las asignaciones del subsidio familiar. Las Cajas de Compensación Familiar son recaudadoras de aportes y pagadoras de subsidio en dinero y en especie.

Desarrollan programas y obras sociales. Cumplen funciones de Seguridad Social. Reciben el 4% sobre la totalidad de la nómina, a cargo del empleador, como

aporte parafiscal. Sometidas a Control y Vigilancia a través de la Superintendencia de

Subsidio Familiar. Priorización de los Servicios Sociales por la Ley 21. Recreación social, educación, capacitación y servicio de bibliotecas. Nutrición y mercadeo de productos básicos de la canasta familiar de las

personas de menores ingresos. Crédito de fomento. Salud. Participación.

La Constitución Política en sus artículos 64, 65 y 66, establece que las Cajas de Compensación Familiar tienen el carácter de ordenamientos programáticos, constituyen el fundamento de la acción del Estado para crear las condiciones necesarias que permitan el acceso de los trabajadores agrarios a la propiedad de la tierra y a los servicios de educación, salud, vivienda, seguridad social, recreación y crédito, e igualmente dar prioridad, apoyo y especial protección al desarrollo de las actividades agropecuarias, pesqueras, forestales y agroindustriales, y a la construcción de obras de infraestructura física en el campo.

Concretamente, la Constitución le otorga al manejo del crédito rural un tratamiento privilegiado, que tiene en cuenta las variables que pueden afectar su inversión y oportuna recuperación. 3.3 MARCO GEOGRÁFICO El Departamento del Chocó1 tiene una extensión de 47.000 Kms2 aproximadamente, equivalente al 4% del total de la extensión del país. Esta conformado por 31 Municipios, en tres de los cuales (Quibdó, Istmina y Riosucio) se concentra gran parte de la población, para un total de 423.098 habitantes, según cifras estimadas a partir de la población censada en 1993. De esta población, el 90% es de raza negra, el 6% es mulata y blanca, el 4% restante es indígena. La presencia multiétnica es un elemento importante para las propuestas de desarrollo, así como la historia de estos grupos y la simbiosis con el medio ambiente y su articulación con el resto del país El Departamento del Chocó, es uno de los Departamentos con menor densidad de población de Colombia, presenta una densidad 7.86 habitantes por kilómetros cuadrados; muy por debajo del promedio Nacional que es del 31.43 y de la región del occidente colombiano cuyo promedio es de 62.41. La mayor parte de la población tiene su asentamiento en las zonas ribereñas fluviales y marítimas, esto constituye un aspecto importante a tener en cuenta en las comunicaciones, la cultura y el desarrollo socioeconómico de la región. El 45% de la población del Departamento del Chocó es menor de quince años (15), situación que genera restricciones en el empleo y una gran demanda en el sector educativo, lo que implica un gran esfuerzo fiscal para los incipientes ingresos del ente territorial. De otra parte es relevante evaluar la ciudad de Quibdó, como capital del Departamento, si bien se ha constituido como el punto de enlace del sur y del centro del Chocó con la costa Atlántica, como Medellín y Pereira, hoy la ciudad a pesar de ser centro administrativo del Chocó, esta sufriendo un acomodamiento territorial donde la violencia del Urabá y del bajo San Juan, ha debilitado la movilización regional por los ríos Atrato y San Juan, dificultando la relación de Quibdó con zonas bajas de los ríos y con el Litoral Pacifico, con lo que se afecta la estructura económica y la presión social sobre la ocupación del territorio.

1 Tomado de Plan de Desarrollo Departamento del Chocó 2004 2007, Desarrollo con equidad “El Anhelo de un Pueblo” Julio Ibargüen Mosquera Gobernador. Quibdó – Chocó Mayo 13 de 2004.

Al comparar en conjunto el índice de calidad de vida, en el Departamento es de 27.9% mientras el Nacional es de 39.0%. La proporción de NBI en el Chocó es de 82.8%, mientras en el país es de 45.6%. Ningún Municipio alcanza el promedio nacional en cuanto a servicios básicos. Las cifras no solo reflejan las deficiencias e irregularidades en cuanto a la prestación del servicio sino la carencia de él para una parte importante de la población. Dentro de los mil noventa y ocho (1098) Municipio de Colombia, ordenados por grados de incidencia de pobreza, once (11) son Municipios Chocoanos con el porcentaje mas alto de necesidades básicas insatisfechas del país. 3.4 MARCO HISTÓRICO 3.4.1 La Seguridad Social en Colombia 2 1954: Se crea la primer Caja de Compensación Familiar como resultado de un pacto voluntario entre empresarios y sindicatos para aliviar las cargas económicas que generan los hijos a los trabajadores de menores ingresos. 1957: Creación del Subsidio Familiar como prestación social obligatoria. Década de los 60’: El Gobierno permite a las Cajas hacer inversiones de beneficio social.

Salud a la Población Infantil. Recreación Social. Educación y Capacitación. Mercadeo Social - como instrumento regulador de precios en productos

básicos de consumo familiar. Década de los 70’: Se amplían los programas sociales en:

Salud - Maternidad. Vivienda. Créditos. Guarderías - Se crean los Centros de Atención Integral al Preescolar

(CAIPS) en convenio con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).

2 www.asocajas.org.co

Década de los 80’: Subsidio Familiar: Prestación social pagada en dinero, especie y servicio a los trabajadores de mediano y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo. Con la Ley 21 de 1982 se reorganizan los programas, estableciendo las siguientes prioridades:

Salud. Programas de nutrición y mercadeo de productos alimenticios y otros de la

canasta familiar para ingresos bajos. Educación integral y continuada; capacitación y servicios de biblioteca. Vivienda. Crédito de fomento para industrias familiares. Recreación Social. Mercadeo de otros productos. Se afilian al sistema pensionados sin los beneficios de subsidios, pero

accediendo a los programas sociales. Década de los 90’: A partir de la Constitución Política de 1991 y de leyes como la Ley 100 de 1993, Ley 49 de 1990 y Ley 3 de 1991, las Cajas forman parte de nuevos desafíos:

Se amplía la cobertura en Salud con el Régimen Subsidiado. Se subsidia la Salud con un esquema de Cofinanciación entre el Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA) y el Presupuesto General de la Nación.

Se crea el Sistema Nacional de Vivienda. Las Cajas crean Programas para Vivienda de Interés Social y otorgan Subsidios de Vivienda para hogares de hasta 4 salarios mínimos.

Se crea el Subsidio de Escolaridad en dinero. Las Cajas pueden ser inversionistas en las Empresas Administradoras de

Fondos de Pensiones. Se les permite también crear nuevas empresas (por ejemplo: Entidades

Promotoras de Salud (EPS), Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), Hoteles, Agencias de Viajes, Marcas Propias para comercializar con Mercadeo, etc.).

Programas de Salud Ocupacional orientados a disminuir los riesgos y enfermedades profesionales.

Cooperación Internacional.

Desde el año 2000: Con la Ley 789 de 2002 y la nueva Ley de Ahorro y crédito - Ley 920 de 2004, se reglamentan las siguientes áreas:

Atención Integral a la Niñez. Jornada Escolar Complementaria. Protección el Desempleado. Promoción al Empleo. Actividad Financiera Especial.

3.4.2 Caja de Compensación Familiar del Chocó –COMFACHOCÓ3 COMFACHOCÓ, se creó el 1º de Junio de 1978 por la Cámara de Comercio de Quibdó, por iniciativa de un grupo de comerciantes, quienes consideraron la necesidad de promover la solidaridad entre patronos y trabajadores, entre ellos: los señores Rafael Mario Palacios y Mario Agudelo, quienes se acogieron a los lineamientos contemplados en la Ley 56 de 1973 norma orgánica del subsidio familiar en ese entonces, luego con el apoyo y asesoría del Señor Gastón Abello quien dirigía a Comfecámaras, coadyuva a presentar la iniciativa al Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. Así las cosas, el 8 de Junio de 1978, este Ministerio expide la Resolución Número 02210 por medio de la cual reconoce personería jurídica a la Caja, siendo su primer Director Administrativo el Señor José Domingo Correa. Inicialmente se le dio el nombre de COMQUIBDÓ, utilizaba como sede y sitio de reuniones donde funcionaba la Cámara de Comercio en ese entonces, cuando su creación la Caja inició operaciones con 12 empresas afiliadas, 80 trabajadores afiliados de los cuales 52 eran beneficiarios del subsidio familiar, con 119 personas a cargo. Su ente principal es la Asamblea General de afiliados, compuesta por empresarios públicos y privados, los cuales aportan el 4% del valor de sus nóminas mensuales, este grupo de empresarios se reúnen en forma ordinaria cada año y en forma extraordinaria cuando alguna situación especial lo amerite. Cada dos (2) años nombra Revisor Fiscal y Consejo Directivo el cual esta conformado por 10 representantes por los empleadores, 5 principales y 5 suplentes elegidos por periodos de 4 años y 10 trabajadores designados por el Ministerio de Protección Social elegidos por periodos de 2 años, organismo que se reúne por lo menos una vez al mes, ente responsable de fijar las políticas que rigen la Corporación.

3 Información suministrada por el Área de Promoción y Divulgación. Mayo de 2007.

Posteriormente por limitaciones en la infraestructura física y para lograr una mejor imagen corporativa, se promovió la separación de la Cámara de Comercio y fue así que traslado sus oficinas a la Kra. 3ª con calle 24. En Noviembre de 1984, cuando asumió la Dirección la Doctora Yolanda Renteria Cuesta y comenzó a divulgar y a accionar el objeto social de la Caja, amplio significativamente la cobertura en todos los ámbitos, empezando por la afiliación de nuevas empresas, la prestación de los diferentes servicios sociales, lo que generó la necesidad de adquirir otra infraestructura física, para el funcionamiento de la nueva sede que supliera las necesidades de los usuarios en esta materia; fue allí donde se adquirió la casa que fue de la Señora Matilde San Martín, la cual era de dos pisos, ubicada en la Kra. 4 No. 24 – 14 donde posteriormente se trasladó la unidad de servicios; luego de unos años de funcionamiento con el fin de atender los nuevos requerimientos de la población, esta sede fue remodelada ampliándole un piso más, es decir se convirtió en un edificio de tres pisos. En 1994, cómo símbolo de crecimiento y para no solo cumplir con los objetivos señalados en el contexto de la Ley sino que además buscar y tener donde atender otros mercados de negocios, se construyó, adecuó y se dotó la Unidad de servicios de la Calle 23 No. 4- 31 Calle las Águilas, convirtiéndose ésta en la sede principal de atención. Durante casi tres décadas la Caja ha venido trabajando con tesón para contribuir de manera efectiva al bienestar social, económico y cultural de los trabajadores Chocoanos y sus familias, además su acción social se ha extendido a otros grupos que necesitan apoyo, como son los sectores marginados y vulnerables, para lo cual se han diseñado programas que permiten prestarles ayuda material y psicosocial con el firme propósito de que sean también parte activa de la sociedad a la cual pertenecen. El papel de la Caja de Compensación Familiar del Chocó COMFACHOCÓ, es bien importante y fundamental en la estructura de la seguridad social del Departamento y gracias a su propia dinámica se ha convertido en una Corporación líder en el Chocó. En 1993, cuando se promulga la Ley 100, COMFACHOCÓ crea su IPS. convirtiéndose en Institución Prestadora de Servicios de Salud, a través de la cual atiende al Magisterio del Chocó, con un modelo de atención integral, respaldado en un enfoque de medicina familiar, de promoción y prevención, con un equipo humano, infraestructura y logística competentes que garantizan atención con calidad, confiabilidad y oportunidad. Además cuenta con una E.P.S Empresa Promotora de Servicios de Salud del Régimen Subsidiado, con una amplia cobertura, donde ofrece servicios en medicina general y especializada, hace presencia en 22 municipios del

Departamento del Chocó y referencia de pacientes en las ciudades de Medellín, Pereira y Cartago, con lo cual satisface las necesidades de los usuarios desde el primero hasta el cuarto nivel de complejidad. COMFACHOCÓ ha experimentado constante crecimiento, hoy cuenta con 689 empresas afiliadas, 9.430 trabajadores afiliados con 21.493 personas a cargo, 14.864 afiliados a la I. P. S. y 44.264 afiliados a la E. P. S. Cuenta con un Centro Vacacional en el Municipio de Nuquí, donde ofrece programas de turismo social, pero también a solicitud de los afiliados organiza distintos planes a cualquier destino y en cualquier temporada del año. En Diciembre del 2002 adquiere el Centro Recreacional Urbano COMFACHOCÓ, para fomentar la recreación, el esparcimiento y la utilización del tiempo de manera sana, en infraestructura recreativa propia. Ha incursionado en los programas de cooperación Internacional a favor de poblaciones vulnerables (niños, niñas, jóvenes y adultos) con las organizaciones: Fupad, Usaid, OIM, y AECI. En beneficio de este crecimiento ha fortalecido sus servicios: Subsidio Familiar (dinero, servicios y especie) Educación Formal, Educación No. Formal, Biblioteca, Cultura, Recreación, Deporte, Turismo, Créditos Sociales, Mercadeo, Vivienda, Programa para los Adultos Mayores, Discapacitados, Programas Complementarios (jornada escolar complementaria y Atención integral a la niñez de 0 a 6 años) y Fonede. Durante el año 2006, adelantó la ejecución de los proyectos de ampliación de infraestructura construcción de la sede contigua a la unidad de servicios principales, donde funciona en pleno la parte financiera y fortalecerá el Centro de Capacitación enfatizando en programas técnicos y vocacionales que se constituyen en herramientas fundamentales, donde orienta a los estudiantes para que amplíen la visión de su área de desempeño en su campo laboral. Como también la remodelación del Centro Recreacional Urbano COMFACHOCÓ, incluyendo la adquisición de atracciones mecánicas y así hacer más agradable la estadía de los visitantes.

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3.5 MARCO NORMATIVO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE 1991: Estableció nuevos parámetros a la seguridad social dentro de la cual está el Subsidio Familiar como asignación familiar:

Derecho irrenunciable a la seguridad social para todos. La Seguridad Social como servicio público dirigido, coordinado y controlado

por el Estado. Protección a los recursos para alcanzar sus fines. Protección a la familia como institución básica de la sociedad. Protección especial a: Mujer Trabajadora / Menores Trabajadores /

Adolescentes / Trabajadores Agropecuarios / Personas en edad de trabajar / Personas con Limitaciones psíquicas, sensoriales o físicas. / Tercera Edad

LEY 60 DE 1946 Por primera vez se mencionan subsidio familiar y cajas de compensación pero no se definen. LEY 25 DE 1981 Por medio de la cual se crea la Superintendencia del Subsidio Familiar. LEY 21 DE 1982 Por la cual se modifica el Régimen de Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones. LEY 31 DE 1984 Por la cual se modifica la Ley 21 de 1982 para reconocerles representación auténtica a los beneficiarios del subsidio familiar en los Consejos Directivos de las Cajas de Compensación y se dictan otras disposiciones". LEY 49 DE 1990 Por la cual se reglamenta la repatriación de capitales, se estimula el mercado accionario, se expiden normas en materia tributaria, aduanera y se dictan otras disposiciones. LEY 3 DE 1991 Por la cual se crea el Sistema Nacional de Vivienda de Interés Social, se establece el subsidio familiar de vivienda, se reforma el Instituto de Crédito territorial, ICT, y se dictan otras disposiciones. LEY 6 DE 1992 Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones.

LEY 789 DE 2002 Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo del Trabajo. DECRETO REGLAMENTARIO 341 DE 1988 Por la cual se crea la Superintendencia del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones. DECRETO REGLAMENTARIO 1531 DE 1990 Reglamenta la forma y alcances de la elección de representantes de los trabajadores en el Consejo Directivo de las Cajas de Compensación Familiar y en el Consejo Asesor para la Caja Agraria. DECRETO 1406 DE 1999 - MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO Por el cual se adoptan unas disposiciones reglamentarias de la Ley 100 de 1993, se reglamenta parcialmente el artículo 91 de la Ley 488 de diciembre 24 de 1998, se dictan disposiciones para la puesta en operación del Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral, se establece el régimen de recaudación de aportes que financian dicho Sistema y se dictan otras disposiciones. DECRETO REGLAMENTARIO 827 DE 2003 Reglamenta la Ley 789 de 2002 en relación con la administración del fondo para fomento al empleo y protección al desempleado, control a la evasión y régimen de transparencia, categorías tarifarías, presupuestos de las Cajas de Compensación, entre otros. DECRETO REGLAMENTARIO 2340 DE 2003 Reglamenta la Ley 789 de 2002 en relación con la administración y gestión de recursos de FONEDE para el crédito y establece los parámetros para acceder a los beneficios del fondo para fomento al empleo y protección al desempleado. DECRETO LEY 1769 DE 2003 En desarrollo de las facultades extraordinarias concedidas por el Congreso en el artículo 5º. de la Ley 789 de 2002, el Gobierno Nacional define los términos y condiciones a que debe sujetarse la cuota monetaria en el Sistema de Compensación Familiar, régimen de organización, funcionamiento y tiempo de implantación. DECRETO REGLAMENTARIO 975 DE 2004 Por medio del cual se fijan los diferentes tipos de soluciones de vivienda, las cantidades del subsidio de acuerdo a la población, quiénes tienen derecho al subsidio de vivienda, las modalidades de soluciones de vivienda a las cuales puede aplicarse el subsidio y otras disposiciones. Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 49 de 1990, 3 de 1991, 388 de 1997, 546 de 1999, 789 de2002 y 812 de 2003 en relación con el Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social en dinero para áreas urbanas. DECRETO 3667 DE 2004 - MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PUBLICO Por medio del cual se reglamentan algunas disposiciones de la Ley 21 de 1982, la

Ley 89 de 1988 y la Ley 100 de 1993, se dictan disposiciones sobre el pago de aportes parafiscales y al Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones. DECRETO 187 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por medio de la cual se modifica el Decreto 3667 de 2004 y se dictan otras disposiciones. DECRETO 1400 DE 2005 - MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PUBLICO Por el cual se someten a inspección, vigilancia y control las Caja que administran sistemas de pago de bajo valor y se dictan otras disposiciones. DECRETO 1464 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por medio del cual se reglamentan los artículos 10 de la Ley 21 de 1982, el parágrafo 1º del artículo 1º de la Ley 89 de 1988, los literales a) y b) del numeral 4º del articulo 30 de la Ley 119 de 1994. DECRETO 1465 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por medio del cual se reglamentan los artículos 9º de la Ley 21 de 1982, el parágrafo 1º del artículo 1º de la Ley 89 de 1988, 287 de la Ley 100 de 1993, el numeral 4º del artículo 30 de la Ley 119 de 1994, 15 de la Ley 797 de 2003 y 10º de la Ley 828 de 2003. DECRETO 2233 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por medio del cual se modifica el inciso 2 del artículo 1 del Decreto 1465 de 2005. DECRETO 1931 DE 2006 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por medio del cual se establecen las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y se modifica parcialmente el Decreto 1465 de 2005. RESOLUCIÓN 736 DE 2007 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se precisa la operación del pago asistido a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. RESOLUCIÓN 2145 DE 2006 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se adopta el contenido del Formulario Único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes al Sistema de la Protección Social para pensionados. RESOLUCIÓN 1317 DE 2006 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se prorroga la entrada en vigencia y se modifica la resolución 634 de 2006 mediante la cual se adopto el contenido del Formulario Único de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

RESOLUCIÓN 634 DE 2006 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se adopta el contenido del Formulario Único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. RESOLUCIÓN 1303 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se adopta el contenido del formulario único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. RESOLUCIÓN 2310 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se modifica la Resolución 1303 de 2005 RESOLUCIÓN 3104 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se precisan algunos aspectos del procedimiento de pago integrado realizado a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes RESOLUCIÓN 3577 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se precisan algunos aspectos del procedimiento de pago integrado realizado a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes RESOLUCIÓN 64 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se señala el diseño y contenido del formulario único o integrado para el pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral RESOLUCIÓN 2106 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se precisan los efectos de las pruebas de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes RESOLUCIÓN 2310 DE 2005 - MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL Por la cual se modifica la Resolución 1303 de 2005 SÍNTESIS No. 07 “Por medio del cual se aclara la cobertura de servicios en el Plan Obligatorio de Salud del Régimen Contributivo y del Régimen Subsidiado.” DIRECTIVA PRESIDENCIAL 04 DE 2005 Orden para el pago Integrado de los aportes al Sistema de la Protección Social, al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, a las Cajas de Compensación Familiar, a la Escuela Superior de Administración Pública ESAP y para las Escuelas Industriales e Institutos Técnicos.

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4 METODOLOGÍA Para el desarrollo de la práctica administrativa se trabajó en 3 fases o etapas; se recopiló información de la Corporación en lo referente a las normatividad específica que rige la Caja, al funcionamiento real de COMFACHOCÓ y a los objetivos, misión y visión de la misma. Del Departamento Administrativo de la Función Pública se tomarón las guías para Medición de Cargas de Trabajo en el Sector Público y la Guía de Modernización de las Entidades Públicas. Se utilizaron documentos especializados en los temas como la elaboración de manuales de requisitos y funciones y organizaciones.

• Recopilación de la información: Esta etapa se desarrollo aproximadamente en 3 semanas, utilizando las técnicas de investigación y revisión documental, observación y entrevistas ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO Y RESEÑA HISTÓRICA: En esta fase se recopilaron los datos de carácter historio de la Corporación, así como información sobre el entorno social, económico, político y tecnológico. ENTORNO LEGAL: En esta tarea se recopilaron los decretos, acuerdos y resoluciones que den cuenta de la planta de personal, la estructura administrativa y el manual de funciones y requisitos. Además de las leyes del nivel nacional que rigen la administración municipal. PROCESOS ESTRATÉGICOS, MISIONALES Y DE APOYO: Se registro la misión y visión actuales de COMFACHOCÓ, así como de los objetivos y funciones de la Corporación. INFORMACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO: Se evaluaron por procesos y procedimientos las necesidades de personal de cada dependencia o unidad administrativa, identificando posibles déficits o excedentes de empleados. REVISIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS: Se realizaron seguimientos a los empleados para conocer la forma en que realizan sus diferentes funciones llevando una bitácora de las mismas. INFORMACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS: se estudiaron los productos y servicios que ofrece la Caja a los usuarios e igualmente se establecieron los

productos y servicios de cada unidad administrativa de la misma con el objeto de mejorarlos o suprimirlos de acuerdo a la pertenencia y el valor agregado que cada uno de ellos genere para la Comunidad Chocoana.

Análisis y procesamiento de la información: En esta etapa se realizo un diagnostico de la Corporación con base en la información obtenida. Este proceso tardó aproximadamente 6 semanas. Puntualmente se realizaron las siguientes etapas para llevar a cabo el diagnóstico: RESEÑA HISTÓRICA DE LA CORPORACIÓN: Una investigación acerca del origen de la Caja, sus principales características y la administración que ha llevado en los últimos años. ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO: La interacción de la Caja con el medio ambiente y con otras instituciones del contexto, se examinará el entorno social, político, legal, económico y tecnológico para establecer de que forma afectan el accionar de la Caja y como se pueden manejar en pos de lograr una mejora en las finanzas de la misma. ANÁLISIS INTERNO DE LA ORGANIZACIÓN: Aquí se revisó los objetivos de la Caja, su misión y visión y la concordancia de estas con el plan estratégico y con los lineamientos legales y constitucionales que delimitan la función de la Caja. EVALUACIÓN DE LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS: Se Evaluación en relación con los productos y servicios que COMFACHOCÓ presta con el objeto de conocer sus resultados actuales. EVALUACIÓN DE LAS FUNCIONES, LOS PERFILES Y LAS CARGAS DE TRABAJO DE LOS EMPLEADOS: A través de las metodologías del DAFP se analizaron las cargas de trabajo en COMFACHOCÓ y se revisaron las hojas de vida de los empleados para comprobar que los perfiles se ajustan a los requisitos establecidos en los cargos. ANÁLISIS DE PROCESOS TÉCNICOS, MISIONALES Y DE APOYO: Se registraron y evaluaron los procesos misionales, técnicos y de apoyo de la Caja. ESTRUCTURA INTERNA: Se determinó el tamaño de la organización, la dimensión y cantidad de las dependencias y su funcionamiento. PLANTA DE PERSONAL: Una vez analizados los factores anteriores se procedió a ejecutar la técnica de medición de cargas de trabajo para determinar las necesidades de personal de la Caja.

RECURSOS FÍSICOS, FINANCIEROS, HUMANOS Y TECNOLÓGICOS: Se realizó una revisión acerca de los recursos con los que cuenta la Caja para el desarrollo de sus actividades. El objetivo de esta fase es comparar y corregir la situación actual de COMFACHOCÓ con la situación legal y establecer la forma óptima que podría tomar para el desempeño de sus funciones y el logro de sus objetivos.

Formulación del estudio técnico. Una vez obtenida, analizada y procesada la información se realizaron las propuestas y estudios necesarios para la reestructuración de la Corporación, además se estimarón los costos en los que se incurriría para llevar a cabo la reestructuración, teniendo en cuenta la ley laboral vigente.

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II. SEGUNDA PARTE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA

ADMINISTRATIVA

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En esta parte del proceso se realizó un ejercicio de investigación que fundamenta la evaluación de la situación presente de la Caja de Compensación Familiar del Chocó COMFACHOCÓ, y apoya el estudio sistemático y la presentación de conclusiones sobre la misión que desarrolla la Corporación. Aquí se analiza su situación presente y su trayectoria histórica, en relación con su funcionamiento, aspectos críticos, naturaleza y magnitud de las necesidades y el conocimiento analítico de los problemas que afectan o alteran el desarrollo de sus actividades. El propósito del diagnóstico es identificar las dificultades y problemas críticos que están afectando el normal funcionamiento de la Caja, las causas que los originan, analizar sus implicaciones y definir las necesidades y retos de la Corporación. El análisis de la Caja, se constituye en la herramienta esencial para obtener resultados efectivos con un manejo eficiente de los recursos, y es fundamental para:

Formular políticas y estrategias y servir de instrumento en el proceso de planificación y evaluación.

Mejorar la gestión administrativa introduciendo cambios y nuevas tecnologías en los servicios que efectivamente llegan al cliente o usuario.

Transformar y reorientar la Corporación. Implementar planes de acción, y determinar capacidades administrativas

para generar nuevos programas y proyectos que contribuyan a fortalecer la gestión.

Reformar el diseñó de los servicios o productos, orientados por la demanda de la población.

Revisar las regulaciones vigentes y los procesos y procedimientos para reducir al mínimo los trámites y ofrecer un servicio de excelencia.

Proyectar o modificar la estructura interna promoviendo formas estructurales flexibles orientadas hacia la gerencia por procesos y delegación de funciones.

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5 ANÁLISIS EXTERNO A partir del análisis del Entorno Externo se identifica la dirección por la cuál COMFACHOCÓ guía sus relaciones a partir de la interacción con su medio ambiente, con otras entidades y los diferentes factores que inciden en el desarrollo, crecimiento y configuración de la misma, inmersos en un contexto social, político, económico, legal y tecnológico. Factores que afectan su organización interna, dando como consecuencia cambios en las orientaciones, objetivos, metas y estrategias así como en los ajustes en los procesos, funciones y competencias, para que con base en ellos sea posible presentar propuestas que adecuen la Corporación a ese entorno. Por lo anterior es imprescindible conocer sus efectos en el sistema de administración de la organización y su adaptabilidad frente a los cambios en el entorno, para identificar las amenazas, anticiparse a los acontecimientos y tomar decisiones, reorientando oportunamente sus acciones en la dirección deseada. 5.1 ENTORNO POLÍTICO Es importante identificar las políticas de carácter público o privado con las cuáles la Caja de Compensación Familiar del Chocó interactúa y desde las cuáles se generan los lineamientos que rigen la acción de la Corporación en las distintas materias que le son de obligatorio cumplimiento y afectan las actividades propias de la misma. Estas políticas generalmente se encuentran plasmadas en la normatividad que rige a las cajas de compensación y en especial las que regulan el tema de la seguridad social y se fundamentan, principalmente en el tema de la seguridad social. Están orientadas a regular los Subsidios, Salud, Educación formal y no formal, Crédito y Fomento, Bibliotecas y otros temas conexos como la Vivienda de Interés Social, la Cultura, Recreación y Turismo; Servicios Sociales y el Mercadeo. El sistema de protección social Como la política lo reza en la norma, “el sistema de protección social se constituye como el conjunto de políticas públicas orientadas a disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos, especialmente de los más

desprotegidos. Para obtener como mínimo el derecho a la salud, la pensión y al trabajo”4. En salud, los programas están enfocados a permitir que los colombianos puedan acceder en condiciones de calidad y oportunidad, a los servicios básicos Régimen del subsidio familiar en dinero De acuerdo a la Ley 21 de 1982, “el subsidio familiar es una prestación social pagada en dinero, especie y servicio a los trabajadores de mediano y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia, como núcleo básico de la sociedad”. Subsidio al empleo para la pequeña y mediana empresa Como mecanismo de intervención en la economía para buscar el pleno empleo5, se crea el subsidio temporal de empleo administrado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social como mecanismo contracíclico y de fortalecimiento del mercado laboral dirigido a las pequeñas y medianas empresas, que generen puestos de trabajo a jefes cabeza de hogar desempleados. Este beneficio sólo se otorgará a la empresa por los trabajadores adicionales que devenguen un salario mínimo legal vigente, hasta el tope por empresa que defina el Gobierno Nacional. El Gobierno Nacional previo concepto del Conpes, define la aplicación de este programa teniendo en cuenta los ciclos económicos, y señala las regiones y los sectores a los cuales se deberá otorgar este subsidio, así como los requisitos que deben cumplir las Pequeñas y Medianas Empresas que estén pagando todos los aportes a seguridad social de sus trabajadores y los trabajadores adicionales para acceder al programa, incluyendo el porcentaje de estos que la empresa contrate amparados por el subsidio, los instrumentos de reintegro de los recursos cuando no se cumplan los requisitos para acceder al subsidio, y la duración del mismo, teniendo en cuenta en todo caso los recursos disponibles y los asignados en la Ley 715 de 2001 para estos efectos. Recursos para el fomento del empleo y protección al desempleo Las Cajas de Compensación Familiar, de acuerdo a la política emanada de la norma6, administran en forma individual y directa o asociada con otra u otras Cajas

4 Como lo define el artículo 1° de la Ley 789 de 2002. “Por la cuál se establece el Sistema de Seguridad Social”. 5 Artículo 2.Ley 789 de 2002 6 Ibidem. Anterior. Artículo 6.

un fondo para apoyar al empleo y para la protección al desempleado conforme los artículos 7o., 10 y 11 de la Ley 789 de 2002. El Gobierno determinará la forma en que se administrarán estos recursos cuando no puedan ser gestionados directamente por la Caja de Compensación Familiar. Subsidio al desempleo Como mecanismo de intervención para eventos críticos que presenten los ciclos económicos, se crea el subsidio temporal al desempleo7 administrado por el Ministerio de la Protección Social, el cual se otorgará en las épocas que señale el Gobierno Nacional, previo concepto del Conpes. Subsidio de Vivienda.- Vivienda de Interés Social –VIS- Con la nueva política de vivienda se estableció el portafolio de servicios en torno al subsidio de vivienda8 al cual pueden acceder los afiliados. Las Cajas de Compensación Familiar han dado gran prioridad al servicio de la Vivienda de Interés Social, en donde se unen esfuerzos para ofrecer a los trabajadores con ingresos hasta de cuatro (4) salarios mínimos mensuales la posibilidad de adquirir vivienda propia. El objetivo fundamental de los programas de vivienda en las Cajas de Compensación Familiar está relacionado con la adquisición, construcción o mejoramiento de vivienda a los afiliados y sus familias. Desde el año de 1973, las Cajas de Compensación Familiar están autorizadas para realizar proyectos de construcción y su financiamiento. En el año 1990, con la expedición de la Ley 49 de 1990, se estableció para las Cajas de Compensación Familiar, la creación del Fondo Obligatorio de Vivienda de Interés Social –FOVIS-, el cual debe ser constituido obligatoriamente o voluntariamente, de acuerdo con el cuociente de recaudos de las Cajas y aplicar las normas y procedimientos del subsidio para trabajadores con ingresos de hasta cuatro (4) salarios mínimos. De acuerdo con la Ley 3ª de 1991, se estableció el aporte en dinero para el subsidio de vivienda, factor que ha sido fundamental para contribuir a la efectiva consecución de una vivienda propia por parte de afiliados. Estos fondos fueron constituidos con el 12 ó el 20% de sus recaudos por aportes para destinarlos a dar subsidio de vivienda, teniendo en cuenta las prioridades 7 Ibidem. Anterior. Artículo 8. 8 Texto de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

establecidas por el artículo 68 de la Ley 49 de 1990. Es decir, que si en cada vigencia anual, la Caja no alcanza a ejecutar el presupuesto del FOVIS en la asignación de subsidios, estos recursos sobrantes, serán distribuidos entre las demás Cajas del país. Sin embargo, dentro de la Ley 633 de 2000, se estableció que la diferencia entre los porcentajes establecidos en la Ley 49 de 1990 y los que se originaran de ésta norma, se distribuirían hasta en un 50% de la diferencia para vivienda y lo demás, entre el subsidio de vivienda y recursos para la Atención de Niñez y Jornada Escolar Complementaria. Con la expedición de la Ley 789 de 2002, se dispuso mantener los mismos porcentajes de recaudo para constituir el FOVIS en cada vigencia anual, sin embargo, estos fondos se vieron disminuidos notoriamente debido a que la diferencia de recursos adicionales con respecto a la ley 49 de 1990 se debían distribuir teniendo en cuenta un nuevo componente correspondiente al subsidio para desempleo. Programas de microcrédito Con cargo al treinta y cinco (35%) de los recursos que administren las Cajas9 del fondo para apoyo al empleo y protección al desempleado, conforme la regulación prevista para este fondo, estas instituciones deberán realizar operaciones de crédito para la microempresa y la pequeña y mediana empresa, con objeto de promover la creación de empleo adicional. Las Cajas otorgarán un beneficio a una parte del crédito que será no reembolsable, el cual equivaldrá al ciento por ciento (100%) de las cotizaciones parafiscales a salud, pensiones y riesgos profesionales por un período de contratación equivalente a cuatro (4) meses, siempre que el empleador demuestre que mantiene la relación laboral durante un período adicional igual al del subsidio. Obras y programas sociales De la Ley 21 1982, las Cajas de Compensación Familiar pueden organizar conjuntamente obras y programas sociales10 con el fin de lograr una mejor y más económica atención a los trabajadores beneficiarios y las personas a su cargo. Las obras y programas sociales que emprendan las Cajas de Compensación con el fin de atender el pago de subsidio en servicios o en especie, se realizarán exclusivamente en los campos y en el orden que a continuación se señala: 9 Artículo 7. Ley 789 de 2002. 10 Articulo 61. Ley 21 1982.

Salud. Programas de nutrición y mercadeo de productos alimenticios y otros que

compongan la canasta familiar para ingresos bajos (obreros), definida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).

Educación integral y continuada; capacitación y servicios de biblioteca Vivienda. Crédito de fomento para industrias familiares Recreación social. Mercadeo de productos.

5.2 ENTORNO ECONÓMICO Las Cajas de Compensación Familiar están fuertemente influenciadas por las tendencias de las principales variables que afectan la economía colombiana, dichas variables se resumen en: el crecimiento del PIB, el nivel de inflación, la política macroeconómica, el déficit fiscal, la cooperación económica internacional, el crédito a través de la banca nacional y el conjunto de oportunidades registradas; No obstante, se puede afirmar que las Cajas de Compensación Familiar aportan dinámica y considerablemente efectos económicos en el sector servicios de la economía colombiana. Así lo demuestran las cifras, datos y estadísticas que dan cuenta de las acciones, ejecuciones y resultados obtenidos. Desde el multifuncionalismo en la prestación se servicios de las cajas de compensación familiar, analizamos cada uno de ellos en el ámbito de la economía nacional y, desde COMFACHOCÓ, como objetivo de análisis en este estudio. La información detallada en este título se obtiene, en mayor medida de las estadísticas y de los informes internos de COMFACHOCÓ11. Subsidio Familiar El sistema del subsidio familiar funciona desde el aporte sobre la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos que integran el salario, en los términos de la Ley laboral, incluidos descansos remunerados de Ley y convencionales o contractuales. El aporte nacional que las CCF del país reciben por concepto del 4% se ilustra en la siguiente tabla, donde se discrimina por el valor de sus aportes en miles de

11 Tomado de: Área de Planeación de Comfachocó. Informe de Gestión y Balance Social. Quibdó. 2006.

pesos y el porcentaje de este aporte comparado con el total aportado por las cinco principales y por el total de cajas de compensación.

Cuadro 1. Cajas de Compensación por tamaño según aportes del 4% 2007

CAJAS APORTES 4% (miles de pesos)

Nombre Valor Participación %

CCF COLSUBSIDIO Bogotá 250.252.156 14.1

CCF COMFAMA Antioquia 199.838.516 11.3

CCF COMPENSAR Bogotá 198.075.143 11.2

CCF CAFAM Bogotá 181.033.825 10.2

CCF COMFANDI Cali 101.259.709 5.7

SUBTOTAL 930.459.349 52.4

46 CAJAS RESTANTES 844.947.268 47.6

TOTAL 1.775.406.617 100 Fuente: Superintendencia del Subsidio Familiar. Informe estadístico 2007. Bogotá

Es inherente también, tener en cuenta el comportamiento de los aportes y subsidio monetario a nivel nacional, comparación entre los años 2005 a 2007, se concluye que el principal aporte lo realizan los trabajadores dependientes y la variación promedio ha sido del 12% con respecto al año 2005, que en segundo lugar, por orden de importancia, aparecen los aportes de los afiliados pensionados y además que la variación en el total de los subsidios pagados ha sido del 10.67% con respecto al 2005. Esto se ilustra en el Cuadro 2.

Cuadro 2. Aportes y subsidio monetario. comparativo 2007-2006-2005

VARIABLES A Dic 2007 A Dic 2006 A Dic 2005 ∆Prom.

2007/2005

Aportes trabajadores dependientes 1.996.229.440 1.775.406.618 1.575.287.685 12.57

Aportes trabajadores facultativos 1.013.587 1.221.494 617.189 28.15

Aportes afiliados pensionados 2.769.065 2.516.785 2.171.371 12.93

Aportes voluntarios (0.6%) 23.893 8.613 2.017 244.17

TOTAL APORTES AÑO 2.000.035.986 1.779.153.510 1.578.078.262 12.58

TOTAL 662.184.738 596.926.726 540.644.929 10.67

Fuente: Superintendencia del Subsidio Familiar. Informe estadístico 2007. Bogotá

Ahora bien, las gestiones realizadas por COMFACHOCÓ, han seguido la tendencia a lograr un incremento de los ingresos corporativos por este concepto, logrando así, el recaudo de $4.396.516.471; entregando a los beneficiados del subsidio $1.962.585.485 en dinero, girados en cuotas ordinarias de $14.257 y teniendo como referente una cuota departamental de $9.103. Con relación, a la vigencia del 2006, al 2007 la Caja obtuvo un crecimiento del 10% en el recaudo de aportes.

Aportes del 4% Por Cierre Trimestral Año 2006(Millones de Pesos)

-

250.000

500.000

750.000

1.000.000

1.250.000

1.500.000

1.750.000

Primero Segundo Tercero Cuarto

Subsidio Monetario Pagado por Cierre Trimestral Año 2006

(Millones de Pesos)

-

150.000

300.000

450.000

600.000

750.000

Primero Segundo Tercero Cuarto

Figura 1. Aportes del 4% y subsidio monetario-Comfachocó.2006

Fonede En la asignación de recursos para el microcrédito, las estadísticas de estos créditos en el consolidado nacional, develan que tan solo se entregaron 7.444 millones de pesos en micro créditos con un sobrante de más de $20.628 millones, sin embargo, en subsidios se entregaron más de $63.000 millones en subsidios equivalentes a 667.000 subsidios. Esto se observa en la Cuadro 3.

Cuadro 3. Consolidado FONEDE 2007. (miles de pesos)

PROGRAMA CANTIDAD VALOR SALDO POR EJECUTAR

Créditos asignados microcrédito 667 7.444.333 20.628.219

Subsidios Asignados con vinculación 59.504 34.188.842 2.473.211

Subsidios Asignados sin vinculación 51.270 29.363.382 95.144

Cursos ejecutados capacitación 19.097 24.577.331 7.300.399


Mientras que los saldos por ejecutar de microcréditos y capacitación se trasladan al FOVIS de acuerdo a la Ley 920 de 2004 y; los saldos de subsidios con y sin vinculación se emplean en el proceso de compensación. Las acciones adelantadas por COMFACHOCÓ, en este programa durante el año 2006, se resumen en la entrega de 2.015 Subsidios para Desempleados Sin Vinculación anterior a las Cajas de Compensación Familiar, por valor de $1.233.180.000; 84 Subsidios entregados a Desempleados Con Vinculación anterior a las Cajas de Compensación Familiar, por valor de $50.176.000, el desembolso de seis microcréditos a las pymes afiliadas por valor de $55.337.000 y la realización de cursos de capacitación para la inserción laboral en los cuales se capacitaron 153 desempleados. Créditos Sociales Teniendo en cuenta, que el 96% de los trabajadores afiliados a la Caja devengan ingresos iguales o inferiores a 4 S.M.L.V; el apoyo crediticio se ha convertido en una importante alternativa de financiamiento, para que las familias afiliadas satisfagan sus variadas necesidades, a través de las diferentes modalidades de créditos que dispone la Caja de Compensación para educación, turismo, libre inversión, entre otros. Fue así, como COMFACHOCÓ en el 2007 otorgó 62 soluciones crediticias, por valor de $98.339.000. Apropiaciones para Fondos Ahora del total de aportes para el año 20067 en el ámbito nacional se proyectaron casi dos billones de pesos de los cuales aproximadamente $115.000 millones se dirigieron al Fonede; $138.000 millones se invirtieron en salud; $77.000 millones se invirtieron en programas para la niñez y jornadas escolares complementarias –JEC-.

Cuadro 4. Apropiaciones 2007. (miles de pesos)

SERVICIOS APORTES APROPIACIONES

4% 2006 proyectado 1.897.909.674 677.081 subsidios

Salud Ley 100/93 138.047.421

Niñez y JEC 77.217.178 3.900 estimado

Fonede 114.683.563 Subsidios, cursos y micro.

Fovis 216.709.464 32.100 subsidios


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En el tema de la vivienda de interés social a nivel nacional en el 2007 se otorgaron 32.100 subsidios, invirtiendo cerca de $216.000 millones de los aportes del sector, que fueron direccionados a través del Fondo para la Vivienda de Interés Social FOVIS. Al respecto, COMFACHOCÓ gestionó en el 2007, ante el Estado, la consecución de 273 subsidios de Vivienda de Interés Social, por valor de $2.784.600.000 en la bolsa para desplazados; 256 subsidios, por valor de $2.193.408.000 en la bolsa para victimas de atentados terroristas y con recursos propios, en la modalidad de mejoramiento entregó 13 subsidios a sus afiliados. La participación de COMFACHOCÓ en la provisión de servicios de salud ha tenido un crecimiento muy dinámico, lo que originó la obtención de unos ingresos totales de $19.491.785.000, frente a unos egresos (costos y gastos) de $ 18.838.345.000, reflejándose unos excedentes de $653.440.000. Servicios Autocosteables Mercadeo (Rapitienda, Droguería, – Restaurante – Cafetería del Centro Recreacional COMFACHOCÓ). El balance para estos servicios durante el año 2006 fue considerable para COMFACHOCÓ, puesto que generó ingresos por valor de $3.677.339.000, frente a unos costos y gastos de $3.425.650.000, lo que generó una utilidad antes de impuestos de $251.689.000. Frente a la vigencia anterior, es de resaltar que los ingresos se incrementaron en un 36%, y con relación al presupuesto anual aprobado, superaron las estimaciones en un 29%. 5.3 ENTORNO SOCIAL La Caja de Compensación Familiar del Chocó COMFACHOCÓ debe conocer y responder a las necesidades cambiantes de la población, las cuales determinan sus demandas, es así como resulta muy importante determinar las variables y situaciones que intervienen e influyen en la estructura social del Departamento tales como el crecimiento poblacional, la calidad de vida, entre otros. El Departamento del Chocó12 tiene una extensión de 47.000 Kms2 aproximadamente, equivalente al 4% del total de la extensión del país. Esta conformado por 31 Municipios, en tres de los cuales (Quibdó, Istmina y Riosucio) se concentra gran parte de la población, para un total de 423.098 habitantes, según cifras estimadas a partir de la población censada en 1993.

12 Tomado de Plan de Desarrollo Departamento del Chocó 2004 2007, Desarrollo con equidad “El Anhelo de un Pueblo” Julio Ibargüen Mosquera Gobernador. Quibdó – Chocó Mayo 13 de 2004.

De esta población, el 90% es de raza negra, el 6% es mulata y blanca, el 4% restante es indígena. La presencia multiétnica es un elemento importante para las propuestas de desarrollo, así como la historia de estos grupos y la simbiosis con el medio ambiente y su articulación con el resto del país El Departamento del Chocó, es uno de los Departamentos con menor densidad de población de Colombia, presenta una densidad 7.86 habitantes por kilómetros cuadrados; muy por debajo del promedio Nacional que es del 31.43 y de la región del occidente colombiano cuyo promedio es de 62.41. La mayor parte de la población tiene su asentamiento en las zonas ribereñas fluviales y marítimas, esto constituye un aspecto importante a tener en cuenta en las comunicaciones, la cultura y el desarrollo socioeconómico de la región. El 45% de la población del Departamento del Chocó es menor de quince años (15), situación que genera restricciones en el empleo y una gran demanda en el sector educativo, lo que implica un gran esfuerzo fiscal para los incipientes ingresos del ente territorial. De otra parte es relevante evaluar la ciudad de Quibdó, como capital del Departamento, si bien se ha constituido como el punto de enlace del sur y del centro del Chocó con la costa Atlántica, como Medellín y Pereira, hoy la ciudad a pesar de ser centro administrativo del Chocó, esta sufriendo un acomodamiento territorial donde la violencia del Urabá y del bajo San Juan, ha debilitado la movilización regional por los ríos Atrato y San Juan, dificultando la relación de Quibdó con zonas bajas de los ríos y con el Litoral Pacifico, con lo que se afecta la estructura económica y la presión social sobre la ocupación del territorio. Al comparar en conjunto el índice de calidad de vida, en el Departamento es de 27.9% mientras el Nacional es de 39.0%. La proporción de NBI en el Chocó es de 82.8%, mientras en el país es de 45.6%. Ningún Municipio alcanza el promedio nacional en cuanto a servicios básicos. Las cifras no solo reflejan las deficiencias e irregularidades en cuanto a la prestación del servicio sino la carencia de él para una parte importante de la población. Dentro de los mil noventa y ocho (1098) Municipio de Colombia, ordenados por grados de incidencia de pobreza, once (11) son Municipios Chocoanos con el porcentaje mas alto de necesidades básicas insatisfechas del país. 5.4 ENTORNO TECNOLÓGICO Dadas las particularidades geográficas, económicas y sociales de la región, el Departamento del Chocó no presenta un nivel de desarrollo tecnológico acorde al

promedio de otras zonas del país, obstaculizando el manejo de las comunicaciones y a su vez el flujo de la información dentro y fuera de éste. El difícil acceso a los diferentes Municipios que integran el Departamento por la ausencia de infraestructura vial y en general el bajo nivel de cobertura y mala calidad en el servicio de energía eléctrica, dificultan las telecomunicaciones y la modernización tecnológica a nivel departamental. Por lo anterior resulta pertinente el análisis del entorno tecnológico de COMFACHOCÓ que está dado por los sistemas de información y los medios de comunicación con los que cuenta, apoyado por los avances técnicos y las innovaciones presentes en el mercado tecnológico, la inversión que desde la iniciativa de la Caja se ha realizado en la automatización de la información, la conectividad a Internet y la innovación o complementos de la tecnología para la prestación de servicios y/o productos. Es de suma importancia el análisis de este aspecto dentro de la organización, el cual nos ubica que tan distante se encuentra la corporación con respecto a los avances tecnológicos, en la utilización de la red de información como un mecanismo de comunicación e intercambio de información y quien es mas eficiente en la utilización y administración de los avances tecnológicos. Todo ello se refleja en la prestación y calidad de los servicios y/o productos, lo cual redunda en beneficio de la comunidad en general. La Caja de Compensación Familiar –Comfachocó cuenta una plataforma tecnológica compuesta por los siguientes software para la sede central: veintitrés (23) adquiridos o alquilados por ésta y doce (12) desarrollados de acuerdo a la necesidades que se han presentando y a la especificidad propias de su ejercicio en cada una de las diferentes unidades administrativas. Licenciamiento de Software (Sistema Operativo)

44

Cuadro 5.Inventario hardware

HARDWARE CANTIDAD

Computadoras de Marca 25

Computadoras Clon 40*

Impresoras 26

Ups 52 Fuente: Unidad Administrativas de Sistemas COMFACHOCÓ 2007

Cuadro 6.Inventario software

Comprado o Alquilado Desarrollo Propio

Siscon (Contabilidad) SisNom (Nómina) Estadística SisAct (Activos Fijos) SiSu (Subsidio Familiar) SisPc (Computadoras)

Sisgen (Modulo de Generales) SiSu (Sistema de usuarios Subsidiado contributivo)

Titan (Plan de Beneficios de Salud) Pos de Ventas Siga (Grandes Aportantes ISS) SisAlm (Almacén)

Sistema Operativo (64 Licencias) SisNot (Sistema de Notas)

Visual Baic.Net 12 Licencias SisBar (Sistema de bares y Restaurantes)

Microsoft Visio 1 Licencia SisCha (Sistema de Chateo) Encarta 2003 10 Licencias SisBib (Sistema de Biblioteca) Encarta 2004 1 Licencia Pagina Web Comfachocó Encarta 2005 1 Licencia Página Web (INTRANET ISO) Visual Foxpro 6.0 1 Licencia Visual Foxpro 7.0 1 Licencia Visual Foxpro 9.0 1 Licencia Microsoft Office PYME IBM Antiviurus 1 Licencia Norton Antivirus2002 2 Licencias VirusScan Mcafee 2000 1 Licencia Querix 10 Licencias Informix Dynamic Wordgroup Runtime 1 Licencia Frontpage 2003 12 Licencias Office 2003 35 Licencias Fuente: Unidad Administrativas de Sistemas COMFACHOCO 2007

En el Cuadro 5 se describe el hardware con que cuenta la corporación, de la misma forma en el Cuadro 6 se muestra los diferentes software que ha adquirido o desarrollado la Caja, evidencia que se cuenta con una plataforma adecuada a las necesidades de la corporación, y se esta cumpliendo con los requerimientos de los entes de control referentes a la sistematización de la información, así mismo es recomendación de la consultoría CONTINUAR REALIZANDO jornadas de capacitación para los funcionarios con el fin de lograr un aprovechamiento del 100% de los software, logrando una mayor funcionalidad y minimización del tiempo en el desarrollo y ejecución de las actividades, a su vez la adecuada utilización del recurso tecnológico sirve como herramienta de control a los procedimientos atenuando los riesgos. Por otra parte las deficiencias del recurso tecnológico que se presentan en varias sedes, debido a las condiciones de comunicación y a las particularidades de la región, hacen necesaria una readecuación del recurso que facilite mayor fluidez en el manejo de la información y permita el acceso de manera certera y oportuna.

46

6 ANÁLISIS INTERNO Para entender el comportamiento de COMFACHOCÓ, se requiere analizar el contexto dentro del cual se desempeña. Para ello se debe identificar y evaluar objetivos, la misión, visión, los factores y procesos que inciden o pueden incidir en forma positiva o negativa en el cumplimiento de los objetivos, determinar las debilidades que limitan o impiden su gestión, las fortalezas que brindan ventajas a la Corporación y los factores claves del éxito de ésta en su conjunto. Además, percibir la imagen que los clientes y la sociedad en general tienen sobre la calidad de los productos y el nivel de respuesta en la prestación de los servicios, como un mecanismo para formular y emprender acciones e identificar a tiempo las fuerzas de cambio. 6.1 OBJETIVOS Los objetivos constituyen una de las categorías fundamentales de la actividad de dirección, debido a que condicionan las actuaciones de la organización y en especial de sus dirigentes. Esta etapa del estudio comienza con la identificación, análisis y comprensión de los objetivos otorgados a la organización por la norma de su creación, sus variaciones en el tiempo; así como el análisis de sus funciones generales, que en el caso de las Cajas de Compensación Familiar han sido estipuladas por la Ley. Inicialmente COMFACHOCÓ13 acogió el objetivo plasmado en el Artículo 1º de la Ley 21 de 1982 para la Seguridad Social que se expone así: “el subsidio familiar es una prestación social pagada en dinero, especie y servicio a los trabajadores de mediano y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia, como núcleo básico de la sociedad”. Posteriormente en el proceso de Certificación de Calidad que la Caja inicio en el año 2002, se formulan otros objetivos definidos así:

13 Fuente: Coordinación de Promoción y Divulgación. COMFACHOCÓ.

Alcanzar y mantener niveles de satisfacción superiores al 95% en los servicios que prestamos.

Cumplir con la totalidad de los requisitos de nuestros clientes. Cumplir con los estándares administrativos y de prestación de servicios

establecidos dentro del sistema de Gestión de Calidad de la Organización. Desarrollar un programa de competencias que involucre al 100% de los

miembros de la Organización Actualmente en los Estatutos que rigen a COMFACHOCÓ se plasma el Objeto general, formulado así: “La Corporación tiene como objeto fundamental cumplir funciones de seguridad y protección social”. Además se encuentran plasmados los Objetivos Estratégicos de COMFACHOCÓ en el Plan Estratégico 2005-2010, formulados por áreas de servicios así: Salud, educación formal y no formal, biblioteca, mercadeo, vivienda, recreación y turismo, igualmente un objetivo particular en el área de gestión y administración de la Caja. Exponiendo éstos objetivos a la par de sus estrategias, textualmente para su análisis, tenemos: En el Área de Salud Objetivo

Fortalecer con calidad, oportunidad y eficiencia, la prestación del servicio al Régimen Subsidiado de los Municipios de la Región, con la finalidad de incrementar su cobertura en la población; e igualmente, en los regímenes contributivo y especial.

Estrategias

Realizar convenios y contratos con las empresas prestadoras del servicio en donde se aseguren estándares mínimos de calidad.

Fortalecer las auditorias financieras permanentes a las empresas prestadoras del servicio para controlar los procesos de facturación.

Coordinar con los municipios la actualización periódica de las bases de datos de identificación de beneficiarios para mantener depurado y en condiciones objetivas el listado de la población afiliada al Régimen subsidiado.

Analizando el cumplimiento de éste objetivo y su estrategia, nos remitimos al Informe Social de 2006, donde se expone que COMFACHOCÓ aumentó su

cobertura en un 10% en el Régimen Subsidiado con relación al año anterior y la IPS tiene una cobertura de representa un 29% del total de los usuarios del régimen contributivo en el Chocó, lo cual significa un porcentaje representativo. En el Área de la Educación Formal Objetivo

Consolidar la prestación de los servicios de educación preescolar, básica y media, con la incorporación de procesos curriculares innovadores, centrados en la formación integral de los jóvenes; con énfasis en la etnoeducación, educación ambiental, deportiva y recreativa, y apoyados en las nuevas tecnologías de la comunicación y la información.

Estrategias

Disponer de una infraestructura física adecuada que genere un ambiente propicio para el logro de una formación educativa integral del estudiante.

Rediseñar los programas de formación educativa con un modelo pedagógico que haga énfasis en los componentes ambiental y deportivo a nivel de los ciclos de preescolar, básica y media.

Estudiando el Informe de Gestión y Balance Social COMFACHOCÓ, expone que para el 2006, continúa con el funcionamiento la Institución Educativa, ofreciendo servicios de educación preescolar y básica primaria (primer grado), con 120 estudiantes. Comparado con el año anterior ingresaron 47 alumnos adicionales, que representan un aumento de cobertura del 64%. Pero sin embargo la situación cambio ostensiblemente para el año 2007, al darse por terminado el convenio con la Secretaria de Educación Departamental, que proveía a la Institución de docentes. Lo cuál cambio la política de costos para los estudiantes; lo que condujo a una reducción de la cobertura en este sentido de casi 160 estudiantes a 50 al día de hoy. En infraestructura por su parte, actualmente se adelanta la gestión de consecución del terreno para el colegio a través de un proyecto radicado ante la Superintendencia del Subsidio Familiar, con el fin de comenzar su construcción en el año 2008. Finalmente aún no se han diseñado los programas curriculares orientados a la etnoeducación, educación ambiental, deportiva, cultural y tecnológica, debido a los cambios sufridos este año.

En el Área de la Educación No Formal Objetivo

Fortalecer el desarrollo de programas de educación no formal en la población beneficiaria del subsidio al desempleo, para la población afiliada y a la comunidad regional; mediante la diversificación de las modalidades de formación para el trabajo y la generación de proyectos productivos microempresariales y con el apoyo de alianzas estratégicas con gremios, Ong´s e instituciones educativas.

Estrategias

Fortalecer el centro de capacitación de COMFACHOCÓ, en aras de lograr mayor cobertura en otras subregiones del Departamento.

Definir un programa de capacitación orientado hacia grupos sociales organizados en proyectos productivos, madres cabeza de familia, asociaciones comunitarias y proyectos de reinserción laboral.

Este objetivo presenta un balance positivo, debido a que COMFACHOCÓ14, ofreció cursos de capacitación para 573 personas en diferentes temáticas de acuerdo a la demanda de los afiliados, así: sistemas e Internet, mantenimiento de computadores, artesanías y belleza. Además, como aporte a este objetivo está la construcción del Centro de Capacitación Comfachocó, el cual en la actualidad se encuentra cerca de su terminación. En el Área de los Servicios de Biblioteca Objetivos

Implementar un proceso gradual y progresivo de modernización tecnológica virtual que permita la consulta a los usuarios de los servicios de la Biblioteca a través de Internet y con una mejor y mayor dotación de libros generales y especializados.

Establecer los servicios de extensión de la Biblioteca hacia las diferentes subregiones del Departamento por medio de programas de “Biblioteca

14 Informe de Gestión y Balance Social. COMFACHOCÓ. 2006

viajera” o convenios con entidades territoriales u otro tipo de organismos que permitan masificar los hábitos de lectura en la población.

Estrategias

Organizar el proyecto de Biblioteca Virtual con acceso suficiente y oportuno a Internet y redes de biblioteca para la consulta efectiva por parte de los usuarios

Aumentar el inventario de textos y material de consulta bibliográfica de la Biblioteca.

Organizar el servicio “Biblioteca Viajera”, para masificar programas de lectura en las comunidades del área de influencia de la Caja.

En el cumplimiento de estos objetivos, la Caja desarrollo en el 2007, actividades denominadas: bibliobarrio encuentro con el escritor, poesía bajo las estrellas, leyendo desde el vientre, cine foros, charlas educativas, proyección de videos, concurso de pintura, la hora del cuento, lectura en general y de prensa. En dichas actividades participaron 39.800 usuarios. Además, la Caja inició la ejecución con recursos de la Agencia Española de Cooperación Internacional – AECI-, del proyecto “Fomento de la Participación Social y el Desarrollo Cultural como Mecanismo de prevención de la Vinculación a la Violencia de la juventud de Quibdó”, el cual se realiza en asocio con la Alcaldía de Quibdó, la U.T.CH, la Diócesis de Quibdó, la Red Departamental de Juventudes, con un impacto directo sobre mas de trescientos jóvenes. Por otra parte, en el tema de la biblioteca virtual actualmente funciona la sala de Internet dentro de la biblioteca y; en el propósito de implementación de un sistema de consulta virtual, actualmente se desarrolla la primera fase: alimentación de la información bibliográfica en el sistema especial de nombre SISBIB. Además, el programa de “Biblioteca Viajera” ha comenzado con una prueba piloto en el corregimiento de Tanando, perteneciente al municipio del Atrato. Para el cual se ha planteado un cronograma de visitas. Finalmente también se desarrolla la estrategia de mejora a través del aumento periódico de textos en la Biblioteca, especialmente textos de literatura infantil.

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En el Área de los Servicios de Mercadeo Objetivo

Masificar el suministro de los servicios de mercadeo a los afiliados y comunidad en general con productos de consumo de primera necesidad y drogas expedidos por la farmacia y el supermercado de COMFACHOCÓ.

Estrategia

Potencializar las compras y ventas de Farmacia y Supermercado a unos precios competitivos que permitan optimizar la demanda de los usuarios de menores ingresos.

En el cumplimiento de éste objetivo se encuentra un balance positivo, ya que se ha generado un incremento en los ingresos de un 36% frente a la vigencia anterior, y con relación al presupuesto anual aprobado, se superaron las estimaciones en un 29%.

Es importante resaltar que en esta área de servicios se adoptaron nuevas estrategias de mercadeo (Rapitienda) que justifican en parte dicho incremento.

En el Área de Programas de Vivienda de Interés Social –VIS- Objetivos

Promover la construcción de vivienda de Interés Social –VIS-, a través de programas por iniciativa propia y/o con alianzas con otras organizaciones especializadas en el sector.

Facilitar el acceso a programas de VIS mediante la organización de un Banco de Materiales de construcción para ofrecer a los beneficiarios de subsidios de VIS.

Estrategias

Impulsar el Fondo de Vivienda de Interés Social de la Caja para ejecutar los proyectos de construcción de Vivienda de Interés Social.

Realizar convenios de cooperación con organismos y asociaciones, con miras a dinamizar la construcción de vivienda.

En el alcance de los objetivos para programas de Vivienda de Interés Social se tienen los siguientes datos, obtenidos del Informe de Gestión de Subsidios Familiares de Vivienda de Interés Social Año 2006:

Para población victima de desplazamiento forzoso, 273 subsidios. Para victimas de atentados terroristas 256 Subsidios. Para mejoramiento de vivienda de familias afiliadas a la Caja, 13 subsidios.

Por otra parte es de resaltar, que hasta el momento no se han realizado programas de construcción de vivienda de interés social por iniciativa de la Caja, ni a través de alianzas con otras instituciones y no existe aún el Banco de Materiales de Construcción. En el Área de Recreación y Turismo Social Objetivos

Promover el uso del tiempo libre con programas de recreación y turismo social, mediante la implementación de alianzas con otras cajas de compensación y empresas turísticas del País.

Ampliar los servicios de recreación y turismo social con la construcción de un club campestre en las afueras de Quibdó; e igualmente, mejorando las instalaciones de las cabañas de Oquendo en el municipio de Nuquí o el establecimiento de convenios con empresas que ofrezcan infraestructuras apropiadas para el servicio.

Estrategias

Fortalecer los programas de turismo a los afiliados y comunidad en general Ampliación y adecuación de la infraestructura de las cabañas “Oquendo” en

Nuquí. Realizar convenios con otras cajas y empresas turísticas nacionales para

aumentar y diversificar la oferta turística. En el cumplimiento de los objetivos para esta área se encuentra un logro

significativo, donde se relaciona la realización de una serie de actividades recreativas dirigidas a la Comunidad en general.

En el Centro Recreacional Urbano se presentó un incremento del 33% en atención a los usuarios frente al año anterior. De la misma forma se han realizado obras de mejoramiento en dicho centro, como es la construcción del parque infantil y en general mejoras en las instalaciones tanto del Centro Recreativo cómo en las cabañas Oquendo en Nuquí.

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En el Área de Gestión y Administración de la Caja de Compensación Objetivos Garantizar la sostenibilidad de la Caja de Compensación a través de la recuperación financiera y el incremento de la solidez patrimonial en el mediano plazo. Consolidar el liderazgo en subsidios y en programas de VIS en la región, mediante el posicionamiento de los servicios y el desarrollo de programas en la población de menores ingresos. Fortalecer el proceso de reorganización administrativa que permita incrementar el nivel de eficiencia y eficacia en la estructura operativa y en la gestión directiva y estratégica de la Caja. Estrategias

Fortalecer y optimizar el sistema de control a la ejecución del gasto, de tal manera que prime la racionalidad y se promueva la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos.

Rediseñar el Portafolio de Servicios de la Caja mediante su diversificación y la incorporación de beneficios para sus usuarios.

Analizando el desarrollo de este último objetivo, se observa que: La forma en que la Caja ha garantizado la sostenibilidad a través de una recuperación financiera e incremento de la solidez patrimonial se refleja en los datos que arrojan tanto el Balance General como el Estado de Resultados del periodo 2007. Los activos se incrementaron notablemente en un 72% con respecto al año anterior. Lo cuál garantiza la sostenibilidad de la Caja. A pesar que los pasivos se duplicaron con respecto al año anterior, los activos continuaron la tendencia creciente con respecto a los pasivos superándolos para 2007 en más del 150%. Y esto se refleja en un patrimonio que cumple con el objetivo de incrementar su solidez, puesto que éste aumentó en un 50% para el 2007 con relación al año anterior, y también, a pesar del haberse duplicado el pasivo. Estos datos se resumen en la Cuadro 7.

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Cuadro 7 .Balance General Comfachocó a Dic 31 / 2007.15

DESCRIPCIÓN PERIODO 2006 PERIODO 2007 DIFERENCIA ∆ %

TOTAL ACTIVO 11.434.787 19.694.845 8.260.058 72%

TOTAL PASIVO 3.110.428 7.247.990 4.137.562 133%

PATRIMONIO 8.324.359 12.446.855 4.122.496 50%

PASIVO + PATRIMONIO 11.434.787 19.694.845 8.260.058 72%

Fuente: Acta de Consejo Directivo de Comfachocó No 360. 17 de febrero de 2008.

Ahora bien, de acuerdo al Estado de Resultados, se observa:

Los ingresos para el 2007 aumentaron en un 22% con respecto al periodo anterior.

Los gastos aumentaron en un 20% para el 2007 con relación al 2006 Los ingresos superaron a los gastos en ambos periodos y por lo tanto esto

arrojo siempre un resultado del ejercicio favorable para la Caja; y Que en resumen el porcentaje de variación entre el resultado del ejercicio

de los dos años llegó al 95%. Resultados favorables para COMFACHOCÓ, que redundaron en el cumplimiento del objetivo propuesto en el Plan Estratégico. Cuadro 8. Estado de Resultados Comfachocó.(miles de pesos)

PERIODO 2005 PERIODO 2006 DIFERENCIA ∆ %

INGRESOS 23.796.240 28.986..657 5.190.417 22%

GASTOS 23.267.379 27.963.120 4.695.741 20%

RESULTADO DEL EJERCICIO 528.861 1.023.537 494.676 94%

Fuente: Acta de Consejo Directivo de COMFACHOCÓ No 360. 17 de febrero de 2007

En el cumplimiento del objetivo también se plantea la orientación a del liderazgo en subsidios y en programas de Vivienda de Interés Social. Se registro un incremento significativo en los aportes recaudados, lo cual se observa en el siguiente gráfico, además en la cantidad de trabajadores, lo que

15 Valores en miles de pesos

genera mayores ingresos para la Caja que redundan en la prestación de mejores servicios,

Aportes( M i l l one s de P e sos)

3.979.9024.396.516

1.000.000

2.000.000

3.000.000

4.000.000

5.000.000

Años

Apo

rte

2005

2006

Figura 2. Aportes recaudados 2005-2006. Comfachocó

Actualmente, en el campo administrativo de COMFACHOCÓ, se han venido desarrollando una serie de cambios importantes que redireccionan la forma de realizar y ejecutar las actividades y procesos de las diferentes áreas. Desde la dirección de la corporación, se determinó una revisión de los procesos y procedimientos ejecutados en la entidad, determinación que va acompañado de una nueva estructura organizacional que permita la funcionalidad de los mismos y una Planta de Personal acorde y a las necesidades de recurso humano. Para adelantar este proceso se contrato una consultoría externa; que como primera herramienta administrativa, evaluó, complemento y rediseño el Manual de Procesos y Procedimientos de COMFACHOCÓ, con una metodología de organización por procesos que permitiera el desarrollo de las actividades allí consignadas. Con la implementación de dichas herramientas administrativas COMFACHOCÓ reorientará su componente administrativo, lo cual generará una mejor gestión y maximización de los recursos. Como referencia se recomienda revisar los objetivos propuestos en la Resolución 426/06 de la Superintendencia del Subsidio Familiar, con el fin de ser tomados como ejemplo o referencia para una futura formulación de objetivos institucionales al interior de la Caja.

De la Resolución 426 de 2006 “por medio de la cual se adopta el Sistema de Indicadores de Gestión para las Cajas de Compensación Familiar”; donde se recomienda encaminar sus acciones hacia el logro de un megaobjetivo: “Mejorar la calidad de vida de la población objeto del sistema del subsidio familiar y de la población vulnerable en el contexto de la protección social contribuyendo a generar valor público”. Orientándose a la satisfacción de los siguientes objetivos estratégicos:

Prestar servicios que garanticen la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios de las Cajas de Compensación Familiar;

Administrar y gestionar su capacidad institucional dentro del marco de la gerencia social;

Desarrollar una cultura organizacional que permita contar con talento humano idóneo comprometido y con la mayor sensibilidad social que asegure la excelencia en el servicio;

Administrar y gestionar de manera óptima y con transparencia los recursos financieros para garantizar la inversión social, el crecimiento y la sostenibilidad de las Cajas de Compensación Familiar.

Desarrollar acciones para fortalecer la familia y reducir la inequidad y la pobreza y, Generar percepción de alto impacto social.

Finalmente, es recomendable adelantar un proceso colectivo de la formulación de objetivos que reúnan todo el quehacer de la Corporación, tanto desde el punto de vista administrativo como de su quehacer social e integrarlos mediante una socialización que genere un sentido de pertenencia y empoderamiento en la institución, que le otorguen identidad e imagen corporativa. 6.2 FUNCIONES Las funciones para las Cajas de Compensación Familiar se establecen en la Ley 21 de 1982 Art. 41: 1. Recaudar, distribuir y pagar los aportes, destinados al subsidio familiar, Servicio Nacional de

Aprendizaje (SENA), Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), las escuelas industriales y los institutos técnicos en los términos y con las modalidades de la Ley.

2. Organizar y administrar las obras y programas que se establezcan para el pago del subsidio familiar en especie de servicios de acuerdo con lo prescrito en el artículo 62 de la presente Ley.

3. Ejecutar, con otras Cajas, o mediante la vinculación con organismos y entidades públicas o privadas que desarrollen actividades de seguridad social, programas de servicios, dentro del orden de prioridades señalado por la Ley.

4. Cumplir con las demás funciones que señale la Ley.

Posteriormente en el año 2002, el Artículo 16 de la Ley 789 adiciona las siguientes funciones: 1. Ejecutar actividades relacionadas con sus servicios, la protección y la seguridad social

directamente, o mediante alianzas estratégicas con otras Cajas de Compensación o a través de entidades especializadas públicas o privadas, conforme las disposiciones que regulen la materia.

2. Invertir en los regímenes de salud, riesgos profesionales y pensiones, conforme las reglas y términos del Estatuto Orgánico del Sector Financiero y demás disposiciones que regulen las materias. Las Cajas de Compensación que estén habilitadas para realizar aseguramiento y prestación de servicios de salud y, en general para desarrollar actividades relacionadas con este campo conforme las disposiciones legales vigentes, individual o conjuntamente, continuarán facultadas para el efecto, en forma individual y/o conjunta, de manera opcional para la Caja. Las Cajas de Compensación Familiar que no administren directamente los recursos del régimen subsidiado de que trata el artículo 217 de la Ley 100 de 1993 o a través de terceras entidades en que participen como asociados, deberán girarlos, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional, teniendo en cuenta las siguientes prioridades: Para las Cajas que dentro del mismo departamento administren recursos del Régimen Subsidiado en los términos de la Ley 100 de 1993; Al Fondo de Solidaridad y Garantías. Las Cajas de Compensación que realicen actividades de mercadeo social en forma directa, sin perjuicio de los convenios de concesiones, continuarán facultadas para el efecto, siempre que se encuentren desarrollando las correspondientes actividades a la fecha de vigencia de la presente ley, salvo lo previsto en el numeral décimo de este mismo artículo.

3. Participar, asociarse e invertir en el sistema financiero a través de bancos, cooperativas financieras, compañías de financiamiento comercial y organizaciones no gubernamentales cuya actividad principal de la respectiva institución sea la operación de microcrédito, conforme las normas del Estatuto Orgánico del Sector Financiero y demás normas especiales conforme la clase de entidad. Cuando se trate de compra de acciones del Estado, las Cajas de Compensación se entienden incluidas dentro del sector solidario. El Gobierno reglamentará los principios básicos que orientarán la actividad del microcrédito para esta clase de establecimientos, sin perjuicio de las funciones de la Superintendencia Bancaria en la materia. Las Cajas cuando se trate de préstamos para la adquisición de vivienda podrán invertir, participar o asociarse para la creación de sociedades diferentes de establecimiento de crédito, cuando quiera que tales entidades adquieran el permiso de la Superintendencia Bancaria para la realización de operaciones hipotecarias de mutuo. Con el propósito de estimular el ahorro y desarrollar sus objetivos sociales, las Cajas de Compensación Familiar podrán constituir y participar en asociaciones mutualistas de ahorro y préstamo, instituciones financieras de naturaleza cooperativa, cooperativas financieras o cooperativas de ahorro y crédito, con aportes voluntarios de los trabajadores afiliados y concederles préstamos para los mismos fines.

4. Podrán asociarse, invertir o constituir personas jurídicas para la realización de cualquier actividad, que desarrolle su objeto social, en las cuales también podrán vincularse los trabajadores afiliados.

5. Administrar, a través de los programas que a ellas corresponda, las actividades de subsidio en dinero; recreación social, deportes, turismo, centros recreativos y vacacionales; cultura,

museos, bibliotecas y teatros; vivienda de interés social; créditos, jardines sociales o programas de atención integral para niños y niñas de 0 a 6 años; programas de jornada escolar complementaria; educación y capacitación; atención de la tercera edad y programas de nutrición materno-infantil y, en general, los programas que estén autorizados a la expedición de la presente ley, para lo cual podrán continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta.

6. Administrar jardines sociales de atención integral a niños y niñas de 0 a 6 años a que se refiere el numeral anterior, propiedad de entidades territoriales públicas o privadas. En la destinación de estos recursos las cajas podrán atender niños cuyas familias no estén afiliadas a la Caja respectiva. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar definirá de manera general los estándares de calidad que deberá cumplir la infraestructura de los jardines sociales para la atención integral de niños o niñas para que la entidad pueda ser habilitada. Cuando se trate de jardines de propiedad de entes territoriales, la forma de contratación de cada programa de estos Jardines será definida mediante convenio tripartito entre la respectiva Caja de Compensación Familiar, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el ejecutivo del ente territorial.

7. Mantener, para el Fondo de Vivienda de Interés Social, hasta el 31 de diciembre de 2006, los mismos porcentajes definidos para el año de 2002 por la Superintendencia de Subsidio Familiar, con base en la ley 633 del año 2000 de acuerdo con el cálculo de cuociente establecido en la Ley 49 de 1990. Descontados los porcentajes uno por ciento (1%), dos por ciento (2%) y tres por ciento (3%) previsto en el literal d) del artículo 6º de la presente ley para el fomento del empleo.

8. Créase el Fondo para la Atención Integral de la Niñez y jornada escolar complementaria. Como recursos de este fondo las Cajas destinarán el porcentaje máximo que les autoriza para este fin la Ley 633 de 2000 y mantendrán para gastos de administración el mismo porcentaje previsto en dicha norma para Fovis.

9. Desarrollar una base de datos histórica en la cual lleve un registro de los trabajadores que han sido beneficiarios de todos y cada uno de los programas que debe desarrollar la Caja en los términos y condiciones que para el efecto determine la Superintendencia del Subsidio.

10. Desarrollar un sistema de información de los beneficiarios de las prestaciones dentro del programa de desempleo de sus trabajadores beneficiarios y dentro del programa que se constituya para la población no beneficiaria de las Cajas de Compensación, conforme la presente ley, en los términos y condiciones que al efecto determine el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Trabajo y la Superintendencia del Subsidio Familiar.

11. Administrar directamente o a través de convenios o alianzas estratégicas el programa de microcrédito para la pequeña y mediana empresa y la microempresa, con cargo a los recursos que se prevén en la presente ley, en los términos y condiciones que se establezca en el reglamento para la administración de estos recursos y conforme lo previsto en la presente ley y sin perjuicio de lo establecido en el numeral 3 de este artículo. Dichas actividades estarán sujetas al régimen impositivo general sobre el impuesto a la renta.

12. Realizar actividades de mercadeo, incluyendo la administración de farmacias. Las Cajas que realicen actividades diferentes en materia de mercadeo social lo podrán realizar siempre que acrediten para el efecto independencia contable, financiera y operativa, sin que puedan comprometer con su operación la expansión o mantenimiento los recursos provenientes de los aportes parafiscales o de cualquier otra unidad o negocio de la Caja de Compensación Familiar.

13. El Gobierno Nacional determinará los eventos en que las Cajas de Compensación Familiar podrán constituir e invertir en fondos de capital de riesgo, así como cualquier otro instrumento financiero para el emprendimiento de microcrédito, con recursos, de los previstos para efectos del presente numeral.

Basándose en las funciones otorgadas por la Ley, COMFACHOCÓ, formula en el Artículo 2º de sus Estatutos, las siguientes funciones:

a) Promover la solidaridad entre patronos y trabajadores por medio del otorgamiento del Subsidio Familiar.

b) Garantizar y organizar la prestación de los servicios de salud incluidos en el POS - Contributivo.

c) Garantizar y organizar la prestación de los servicios de salud incluidos en el POS Subsidiado; en consecuencia deberá afiliar y carnetizar a la población beneficiaria del subsidio en salud y administrar el riesgo de salud a esta población. En igual sentido lo podrá hacer con la población vinculada.

d) Garantizar y organizar la prestación de los servicios de salud a la población beneficiaria del régimen especial.

e) Atención integral a la población desplazada vulnerable o en riesgo de estarlo, a través de convenios o alianzas estratégicas con otras organizaciones públicas o privadas de orden nacional e internacional.

f) Ejecutar programas para afrodescendientes e indígenas, a través de convenios o alianzas estratégicas con otras organizaciones públicas o privadas de orden nacional e internacional.

g) Ejecutar programas de vivienda y saneamiento básico y en especial de interés social. h) Desarrollar programas de educación formal, no formal e Informal. i) Desarrollar programas de alimentación y nutrición, mercadeo de productos alimenticios,

farmacéuticos y suministro, preparación y distribución de productos alimenticios. j) Desarrollar programas de atención integral a población de la tercera edad. Administrar y

otorgar servicios de créditos sociales y microcréditos. k) Participar, asociarse, e invertir en el sistema financiero. l) Administrar a través de convenios los programas de recreación social, turismo, deporte,

centros recreativos y vacacionales, cultura, museo, teatro, jardines sociales, o programas de atención integral para niños, niñas y jóvenes.

m) Desarrollar y Administrar programas ambientales a través de convenio con instituciones privadas, públicas o mixtas del orden nacional e internacional.

n) Caja de Compensación podrá asociarse, invertir o constituir personas jurídicas para la realización de cualquier actividad que desarrolle su objeto social.

Analizando las funciones de COMFACHOCÓ, a partir de la comparación de las consagradas en los Estatutos con las otorgadas por las Leyes, se encuentra que estas funciones dan cumplimiento al mandato de la norma que les regula desde los artículos 41 de Ley 21/82 y 16 de la Ley 789 de 2002. Por cuanto las funciones de los estatutos adoptan y desarrollan las funciones concedidas por las mismas, se establece la siguiente correlación:

Cumple con el otorgamiento de los aportes para el subsidio familiar. Presta servicios de salud en los distintos regímenes de la Ley 100/93. Presta atención integral a la población desplazada vulnerable a través de

convenios, ésta orientación concuerda con la situación de la región, por cuanto en el pacífico donde está ubicada COMFACHOCÓ existe gran presencia de grupos armados al margen de la Ley.

Así mismo, relacionan programas propios del Departamento dirigidos a afrodescendientes e indígenas, debido a que el 90% de la población es de raza negra y el 4% es indígena.

Ejecutan programas de vivienda de interés social. Desarrollan programas de saneamiento básico, de acuerdo al alto nivel de

deficiencia en la calidad de la prestación de los servicios públicos de agua potable y saneamiento básico.

Ejecutan programas de educación formal y no formal. Desarrollan otros programas sociales, tales como: alimentación y nutrición y

mercadeo de productos farmacéuticos, mercadeo, preparación, y distribución de productos alimenticios.

Así mismo desarrolla programas de atención a la tercera edad y programas de atención integral para niños, niñas y jóvenes.

Administra a través de convenios programas de recreación social, turismo, deporte, centros recreacionales y vacacionales, cultura, teatro entre otros.

Desarrolla programas ambientales a través de convenios. Y finalmente, encontramos que COMFACHOCÓ toma textualmente de la Ley la función por la cual, la Caja de Compensación podrá asociarse, invertir o constituir personas jurídicas para la realización de cualquier actividad que desarrolle su objeto social. De este análisis se concluye que COMFACHOCÓ, a través de su trayectoria ha desarrollado en gran medida estas funciones y dentro de su proyección se encuentra el implementarlas en su totalidad. 6.3 MISIÓN Los valores finales son esenciales para dar sentido y cohesionar el esfuerzo hacia dónde va la organización en el largo plazo, y hacen referencia al tipo de organización que se desea llegar a ser, la dimensión a alcanzar y la diferenciación que se pretende conseguir. La conformación de los valores finales se realiza respondiendo las siguientes interrogantes: ¿Quiénes somos y para qué existe la organización? (Misión). ¿Hacia dónde se dirige la organización? (Visión). ¿Cómo llegar hasta donde se dirige la empresa? (Objetivos estratégicos). ¿Qué buscan los clientes? (Factores Claves de Éxito). ¿Cómo lograr los factores claves de éxito? (Áreas de Resultados Claves.)

Es objetivo en este diagnóstico, analizar los valores finales de la organización. No obstante, debemos resaltar que solo hacen parte de este diagnóstico el análisis de la Misión, la Visión y los Objetivos estratégicos, puesto que son los valores fundamentales e imprescindibles en cualquier organización, los valores anexos (factores claves de éxito y áreas de resultados claves, son valores, como la palabra lo dice, anexos, que son muy dinámicos y que dependen de las estrategias que en este sentido la Caja se plantee y de hecho ya se encuentran plasmados en su Plan Estratégico.

Misión Actual de COMFACHOCÓ Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes y usuarios, ofreciendo soluciones integrales en salud, subsidios, recreación, educación, y programas que redunden en el beneficio del individuo y la familia, contribuyendo a su desarrollo personal y profesional; con la más alta garantía de calidad en todos los servicios que prestamos, a través de un recurso humano que se destaca por su gran nivel de compromiso, calificación y principios humanísticos

La formulación de la MISIÓN de la organización.

“La Visión es el puerto al que queremos llegar,

la Misión es lo que debemos hacer para navegar hasta allí y los Valores son los instrumentos que nos permiten

mantener la rectitud del rumbo”

Harold Colina La misión es la meta general de la organización, basada en las premisas de la planeación que justifica la existencia de una organización16. Es la declaración duradera de objetivos que identifica una organización de otra similar17. La misión ha sido confundida a menudo con la responsabilidad social de la empresa18. En este sentido, Sallenave19 afirma: "la responsabilidad de la empresa se establece en términos de utilidad social, lo cual implica una responsabilidad sobre la contribución eventual de la empresa a un conjunto de objetivos sociales o político-económicos, mientras que la misión de la empresa no es más que una delimitación del campo de acción que los dirigentes fijan a la empresa”. 16 El concepto de misión y su importancia es aceptado y no difiere mucho entre los autores contemporáneos de la temática. Administration. James A. F. Freeman Stoner, R. Edward Freeman y Daniel R. Gilbert. México, D.F. : Prentice Hall Hispanoamericana. 1996. 17 Peter F. Drucker. Management y Liderazgo en el Nuevo Milenio. Desafíos de management para el siglo XXI. Las Nuevas Reglas para el Éxito Directivo. Edi.Ser Humano & Trabajo. 1999. Peter Drucker, citado por Guillermo Ronda. Tesis Maestría Holguín. 2000. p 32. 18 Martínez Díaz, Félix. La Misión estratégica. La importancia de recuperar los valores como categoría. Folletos Gerenciales, No 5, CCED, MES, 24 pp. La Habana Cuba, 1997. 19 Sallenave, Jean, P. Gerencia y planeación estratégica. Grupo Editorial norma SA, Colombia, 1992.

Es así como las expresiones de la misión de COMFACHOCÓ, que rezan:”Satisfacer las necesidades y expectativas de los CLIENTES Y USUARIOS A TRAVÉS DE UN RECURSO HUMANO DESTACADO por un gran nivel de compromiso, calificación y principios humanísticos”, reflejan la idea de una misión que está orientada a establecer la importancia de las personas, criterios que merecen ser resaltados por la importancia dada a los beneficiarios y a los miembros de la organización. Ahora bien, la capacidad ordenadora respecto a criterios de actuación se establece dentro de la misión de COMFACHOCÓ al exponer el qué hacer y para quién, el con qué se hace y para qué y el con quién se hace; más sin embargo excede en sus definiciones y no se concretiza en una idea que trasciende y que diferencia a COMFACHOCÓ de las demás cajas de compensación. Esto se explica especialmente a partir de su idea principal “SATISFACER LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE NUESTROS CLIENTES Y USUARIOS”, donde realmente no se percibe que expresa la meta general de la Corporación, que no justifica su existencia y tampoco la diferencia de las demás organizaciones de su mismo tipo. Esto se ocasiona por extenderse sobremanera y no orientarse en una dirección determinada. Además el sentido debe ser más enfático y concreto, debe ir aún más allá de las “NECESIDADES Y EXPECTATIVAS” y del ofrecimiento de “SOLUCIONES” en materia de servicios, los cuáles no se expresan como una materia INTEGRAL ni se ordenan en materia de “SEGURIDAD SOCIAL”. Puesto que, se debe expresar la idea en términos generales de seguridad social, porque es ahí donde encontramos el QUEHACER de COMFACHOCÓ. En conclusión, aunque la misión de COMFACHOCÓ, contiene los elementos para construirla, éstos deben expresar más claramente una meta general, que justifique su existencia y que la diferencie de cualquier otra. Para la reformulación de la misión de COMFACHOCÓ, a continuación se exponen las características, los objetivos, el proceso para su elaboración y las normas para su aplicación, los cuáles justifican que cualquier organización invierta tiempo, recursos y creatividad para formularla Características de una Misión

Debe expresar el servicio que presta la organización, no el producto que vende ésta.

Debe estar dirigida al desarrollo y fomentación de los valores positivos en los miembros de la organización.

Orientada hacia el exterior de la organización, hacia las necesidades de la sociedad en general y de los individuos.

Orientada hacia el futuro a largo plazo y no hacia el corto plazo y mucho menos al pasado. No solo responder a los cambios, sino que se deben promover.

Tener credibilidad, tanto para los componentes de la organización como para los que reciben el servicio. Todos deben conocer, comprender y compartir la Misión.

Ser simple, clara y directa. Las misiones excesivamente largas, llenas de ideas, hermosos propósitos y bellas palabras tienden a no funcionar.

Contener originalidad. Ha de hacerse algo diferente, mejor, que distinga y nos llene de orgullo y reconocimiento por parte de las personas a las que servimos.

Ser única, esclarecer el encargo social asignado a la organización que la diferencie de cualquier otra.

Tener cierto contenido intangible y ambicioso. Debe estar relacionada con resultados prácticos, específicos y alcanzables. Es mejor alcanzar lo humanamente posible, que intentar alcanzar lo idealmente deseable.

Ser revisada constantemente, por lo menos cada 2 o 3 años y en caso necesario actualizarla y redefinirla. Ninguna institución humana es eterna, todas cambian con el tiempo e incluso, aún cuando la misión pueda ser eterna, los objetivos particulares pueden cambiar.

6.4 VISIÓN

Visión Actual de COMFACHOCÓ COMFACHOCÓ, consolidará su liderazgo en todos los temas relacionados con el desarrollo integral y armónico del individuo y la familia, investigando y atendiendo de forma permanente sus necesidades y expectativas del individuo, desarrollando altos niveles de competencia profesional y actitudinal en los miembros de la organización, que se destacarán por su cultura de servicio y compromiso total con los usuarios.

Formulación de la Visión de una organización

“Una visión sin acción es solo un sueño. Una acción sin visión, carece de sentido.

Una visión de futuro puesta en práctica, puede cambiar el mundo” Joel Arthur Barrer

Según el consenso de diversos autores contemporáneos20 la visión es un conjunto de valores y definición de un estado deseado ideal que se pretende alcanzar en una organización. La formulación de la visión de las organizaciones ha evolucionado en cuanto a la posición en los modelos de dirección estratégica contemporáneos. Analizando la Visión de COMFACHOCÓ, podemos concluir que la formulación de la visión no debe considerarse un paso más, lo cuál se expresa al afirmar “CONSOLIDARÁ SU LIDERAZGO”, sino un paso decisivo, el cuál podría plantearse como “SERÁ EL LÍDER” porque con la visión se logra la definición de lo que debe ser la organización con el estado deseado máximo aceptable que se plantea la Caja y por tanto es lo que permite establecer con precisión la definición de un balance objetivo, con factibilidad real; y por consiguiente, la formulación estratégica de un problema y de su solución a través del logro de un estado deseado, determinando si con ella existe o no la posibilidad de culminar una transformación cualitativa de la organización que logre colocarla más allá del marco referencial decisorio en que se mueve el problema y convertirlo en una decisión estratégica. Al expresarse en la Visión de COMFACHOCÓ: “INVESTIGANDO Y ATENDIENDO DE FORMA PERMANENTE las necesidades y expectativas del individuo”, no se establece claramente al planteamiento de una visión en términos de formulación estratégica, que represente un proceso colectivo, que sustituye el sueño o las indicaciones de una persona, para convertirse en los deseos factibles y compartidos de un colectivo; que en el caso de COMFACHOCÓ, es el conjunto de personas que integran la Corporación. Su principal fuerza no radica en su descripción anticipada del futuro deseado, sino en un proceso colectivo que sustituye el sueño o las indicaciones de una persona para convertirse en los deseos factibles y compartidos de un colectivo; que en el caso de COMFACHOCÓ es el conjunto de personas que integran la Corporación. De acuerdo con la definición del DAFP21, la Visión es un conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una organización es y quiere ser en el futuro. 20 En los primeros modelos de dirección estratégica no se tenía en cuenta la visión. En 1991 el Dr. Eugenio Yañez González define la misión como el primer paso del modelo que diseñó y sitúa la visión después de realizada la segmentación estratégica, el análisis de las relaciones internas y externas y de los escenarios, este modelo se convirtió en uno de los más usuales en Cuba y es seguido y fundamentado en los modelos de Carlos Lazo Vento, Gliceria Gómez Cevallos y Reynaldo Fernández en su trabajo dirección estratégica territorial. Tecnología, así como en el modelo de los autores Fermín Orestes Rodríguez y Sonia Alemañy Ramos. En los últimos años de la década de los 90 autores como el Dr. Angel Luis Portuondo Vélez y otros, sitúan la visión en segundo lugar después de formulada la misión. En 1997 los autores Joan Goldsmith y keneth Cloke, en el modelo de dirección estratégica que aportan sitúan la visión en primer lugar y en segundo lugar definen la misión de la organización. En 1999 en el volumen 1 de la revista La Gestión Estratégica EASDE, los autores sitúan los valores compartidos en el primer lugar y en segundo integran la misión y la visión de la organización. 21 DAFP. Guía de Reestructuración de Entidades Territoriales. Bogotá 2006.

La visión debe ser construida y desarrollada por la alta dirección de manera participativa, en forma clara, amplia, positiva, coherente, convincente; comunicada y compartida por los miembros de la organización, a través del compromiso individual y grupal que depende de las actitudes, habilidades y destrezas y de la disposición del personal para alinear sus propósitos con los de la Caja y cumplir con sus objetivos. Esta herramienta administrativa permite identificar cómo el esfuerzo de cada individuo contribuye al objetivo propuesto y logra un mejor desempeño; cuando se sabe lo que se quiere se pueden eliminar actividades improductivas. La visión debe ser el equivalente a la misión o propósito de la organización, las acciones para llevarla a cabo y la cultura empresarial que respalde el propósito y apoye la estrategia. La visión responde a las preguntas: ¿Que queremos ser como organización en el mediano y largo plazo? ¿Qué transformaciones quisiera ver en la organización? ¿Qué clientes tendrá? ¿Qué procesos se llevaran a cabo? ¿Qué productos o servicios se ofrecerán? Es importante resaltar que el propósito: “DESARROLLO INTEGRAL Y ARMÓNICO DEL INDIVIDUO Y LA FAMILIA”, tiene una connotación sobresaliente, puesto que el objeto fundamental de la Caja es cumplir funciones de seguridad y protección social. Para la formulación de la nueva visión de COMFACHOCÓ, se recomiendan los siguientes pasos:

Evaluación de la información. Consiste en evaluar toda la información obtenida en los pasos anteriores, es decir, las fortalezas, debilidades, amenazas, oportunidades, el esbozo del problema estratégico general, la solución estratégica general y los escenarios con su variante positiva, intermedia y negativa.

Definición y validación de la visión. Posterior al análisis de la información se recomienda realizar tormenta de ideas mediante la cual se definirá la expresión de la visión, validándose a través de técnicas para lograr consenso.

Retroalimentación y fijación. Por último es recomendable realizar una retroalimentación misión- visión donde se comprueba si el resultado que se desea obtener es compatible con la misión definida, si realmente contribuye a su materialización y si está en manos de la organización su logro.

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6.5 EVALUACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 6.5.1 PRODUCTOS Y SERVICIOS En ésta actividad se identificó las líneas de productos y servicios ofrecidos, sus características y pertinencia en relación con el objetivo y funciones generales de la Corporación, en donde se evidencian los siguientes aspectos22. Recaudo de Aportes Parafiscales COMFACHOCÓ se encarga de recaudar, distribuir y pagar los aportes, destinados al subsidio familiar, SENA, ESAP, las escuelas industriales y los institutos técnicos en los términos y con las modalidades de la Ley. (Ley 21 de 1982). Su objetivo fundamental consiste en el sostenimiento de la familia, como núcleo básico de la sociedad Pago Subsidio Familiar en Dinero Es el pago que recibe los trabajadores de medianos y menores ingresos (hasta 4 SMLMV) dependiendo del número de personas que tiene a cargo. Es pagado de diferentes maneras: En dinero: Cuota Monetaria mensual pagada por cada persona a cargo del trabajador afiliado. En especie: Reconocimiento en alimentos, vestido, becas de estudio, textos escolares, drogas y demás géneros diferentes al dinero determinados por la ley. En servicios: Por intermedio de la utilización de los programas sociales, como servicios de salud, educación, cultura, biblioteca, turismo, vivienda, crédito social, recreación y deportes. Subsidio de Vivienda

NOMBRE SUBSIDIO DE VIVIENDA

POBLACIÓN Afiliados a la Caja con ingresos inferiores a 2 S.M.L.V, No afiliados con ingresos inferiores a 4 S.M.L.V, victimas de desplazamiento forzoso, victimas de atentados terroristas, victimas de desastres naturales.

COBERTURA 600 Familias

LOCALIZACIÓN Este programa se ejecuta en todo el departamento del Chocó.

22 Información suministrada por el Área de Servicios Sociales COMFACHOCÓ

SERVICIO Se pretende que las familias Chocoanas mas necesitadas cuenten con una vivienda digna.

ORIGEN DE LOS RECURSOS Fondo Nacional de Vivienda y FOVIS COMFACHOCÓ

TIEMPO DE EJECUCIÓN Se ejecuta por iniciativa del Gobierno Nacional a través de una resolución de apertura y cierre de convocatoria.

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROGRAMA

El programa de subsidios vivienda en Comfachocó consiste en gestionar subsidios de vivienda para la adquisición, construcción o mejoramiento de una vivienda para la comunidad Chocoana en general.

DEMANDA A 2006

(273) Subsidios para desplazados por una valor de $2.784.600.000 (276) Victimas de Atentados terroristas $2.193.408.000 (13) Subsidios para mejoramiento con recursos propios a los afiliados de la Caja.

Atención Integral a la Niñez NOMBRE ATENCIÓN INTEGRAL A LA NIÑEZ DE 0 A 6 AÑOS

POBLACIÓN

Se orienta a la población de niños y niñas de 0 a 6 años de los estratos socio-económicos más pobres y vulnerables, como también la población beneficiaria del subsidio de menores ingresos afiliada a la Caja, a través de programas de nutrición, salud, educación, recreación, organización y gestión.

COBERTURA 420 Personas entre niños y madres comunitarias

LOCALIZACIÓN Este programa se ejecuta en el Municipio de Quibdó, en los hogares comunitarios del ICBF de los Barrios: Minuto de Dios, Aurora, Las Mercedes, Paraíso, Caraño, las Brisas

SERVICIO Se pretende la formación de estilos de vida saludable mediante orientaciones en nutrición, salud, educación y recreación, organización y gestión siguiendo los parámetros de la circular 023 del 23 Diciembre de 2003

ORIGEN DE LOS RECURSOS Ley 633 de 2000 y 789 de 2002

VALOR DEL PROYECTO $ 55.981.350

TIEMPO DE EJECUCIÓN Año 2007


Este programa se desarrolla en convenio con el ICBF, y la Caja de Compensación Familiar del Chocó, el cual pretende el fortalecimiento de los hogares comunitarios, fomentando hábitos que generen una mejor condición de vida para los niños y niñas.

DEMANDA A 2006 Se desarrollaron actividades en el Municipio de Quibdó, en el Barrio el Porvenir, donde se atendieron 234, niños y niñas y 18 madres comunitarias.

Jornada Escolar Complementaria

NOMBRE JORNADA ESCOLAR COMPLEMENTARIA

POBLACIÓN Orientada a instituciones escolares de los estratos 1 y 2 del SISBEN, con población particular vulnerable, así como también a los afiliados a la Caja de Compensación Familiar de menores ingresos

COBERTURA 1.031 Beneficiarios

LOCALIZACIÓN Escuela Mixta los Ángeles y Escuela Mixta el Piñal, en el Municipio de Quibdó y Escuela Mixta San Agustín en el Municipio de Istmina.

MODALIDAD DE LA INVERSIÓN Proyecto en realización.

SERVICIO Apoyo nutricional, académico; actividades recreativas, deportivas y culturales.

ORIGEN DE LOS RECURSOS Ley 633 de 2000 y 789 de 2002.

VALOR DEL PROYECTO $68.421.650


DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO

Este programa pretende brindar mejores oportunidades de crecimiento humano y de aprendizaje para los alumnos beneficiarios en una jornada opuesta a las actividades académicas habituales; desarrollando sus habilidades motrices, cognoscitivas y sociales, con el propósito de ofrecer una formación integral y cualificada. Además, se generan espacios para que los niños y niñas, aprovechen de forma adecuada su tiempo libre, alejándolos del ocio improductivo.

DEMANDA A 2006

Población atendida: 1.342, niños y niñas Se ejecutó acciones en el Municipio de Quibdó, en la Escuela Mixta los Ángeles y la Escuela Mixta el Reposo No. 2 y en el Municipio de Istmina, en la Escuela Eduardo Santos

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Atención a Discapacitados

NOMBRE ATENCIÓN AL DISCAPACITADO

POBLACIÓN Dirigido a la población afiliada y beneficiaria con limitaciones físicas, motoras, sensoriales, psíquicas, sensitivas o emocionales.

COBERTURA 95 Discapacitados

LOCALIZACIÓN Municipio de Quibdó, Instituto Piloto Psicopedagógico del Chocó (IPPCH).

SERVICIO Talleres de capacitación, integración familiar, convivencias, recreación y atención en salud

ORIGEN DE LOS RECURSOS Operado con recursos del 4% de los aportes de las empresas

VALOR DEL PROYECTO $ 75.500.000



El programa ofrece orientación, oportunidad educativa, rehabilitación e integración social para la población objeto, así como asistencia sicológica para el discapacitado y su familia; desarrolla acciones pedagógicas y terapéuticas que contribuyan a una cultura de tolerancia, respeto y libertad a favor de la población discapacitada y minusválida.

DEMANDA 2006

Población atendida: 36 discapacitados Se atendió en un modelo que incluye a la familia en el proceso de rehabilitación en servicios como: educación especial, orientación familiar y apoyo terapéutico

Educación Formal – Colegio Comfachico

NOMBRE INSTITUCIÓN EDUCATIVA COMFACHOCÓ.

POBLACIÓN Niños y niñas de 6 años en adelante

LOCALIZACIÓN Municipio de Quibdó, B/ El Silencio, calle 27 N9-50

MODALIDAD DE LA INVERSIÓN Proyecto en realización

ORIGEN DE LOS RECURSOS Apropiaciones ley 115/94.

VALOR DEL PROYECTO $173.542.000 anual



El proyecto preescolar COMFACHICO, ofrece inicialmente a los niños y niñas 6 años en adelante oportunidades de acceder al estudio en una institución cualificada, proporcionándole un ambiente favorable para el aprendizaje, permitiendo el desarrollo personal y social de sus integrantes.

DEMANDA

Educación Básica Primaria Población atendida: 2005:120 alumnos y alumnas. 2006: 47 alumnos adicionales, 2007 : 50 alumnos aproximadamente

Créditos Sociales

NOMBRE CRÉDITOS SOCIALES

POBLACIÓN Dirigido a todos los trabajadores Afiliados a la Caja de Compensación Familiar del Chocó COMFACHOCÓ

LOCALIZACIÓN Esta modalidad de créditos se ofrece en todo el Departamento del Chocó donde se encuentran afiliados a COMFACHOCÓ


SERVICIOS Créditos para educación, recreación y turismo, salud, compra de electrodomésticos, libre inversión

ORIGEN DE LOS RECURSOS Este servicio se ofrece con recursos propios de la Caja de Compensación Familiar del Chocó COMFACHOCÓ



TIEMPO DE RECUPERACIÓN:

El recurso se recupera de acuerdo a la modalidad de crédito así Los créditos para educación, salud, turismo y recreación, libre inversión, tienen un tiempo de recuperación de 12 Meses


Comfachocó ha incrementado el servicio de créditos sociales como una oportunidad para que la población de menores ingresos pueda acceder a la satisfacción de sus necesidades a través de prestamos para Salud, Educación, Recreación y Turismo, Libre inversión,

DEMANDA 2006

Se otorgaron 62 soluciones crediticias, por valor de $98.339.000 de una población afiliada a COMFACHOCÓ donde el 96% de los trabajadores afiliados a la Caja devengan ingresos iguales o inferiores a 4 S.M.L.V; estos créditos se asignaron para educación, turismo, libre inversión, entre otros.

Adulto Mayor

NOMBRE ADULTO MAYOR

POBLACIÓN Afiliados mayores de 60 años

COBERTURA 240 Adultos mayores

LOCALIZACIÓN Municipio de Quibdo


SERVICIOS Orientaciones en salud, recreación, capacitación, turismo, deporte.

ORIGEN DE LOS RECURSOS Con recursos del 4% de los aportes de las empresas




Este programa esta orientado a la búsqueda de bienestar y desarrollo de los adultos mayores afiliados, asegurándoles su integración al entorno familiar, así como también reconociendo sus necesidades y determinando el tipo de servicio que se le debe prestar en el aspecto social, psicológico, entre otros, de tal forma que integre los servicio de recreación, turismo capacitación, cultura y salud.

DEMANDA 2006 Se atendieron: 102 adultos mayores Recreación, Deporte y Turismo Social Se organiza y promueve la práctica del deporte empresarial en las diferentes modalidades fútbol, microfútbol, baloncesto, natación, aeróbicos con entrenadores profesionales. Cuenta con una escuela de formación deportiva para los niños, niñas y jóvenes. En el centro recreacional se brindan los servicios de piscina, zona de juegos para niños, polideportivo y restaurante. En lo relacionado con Turismo Social se ofrece paseos de fines de semana, caminatas ecológicas, Plan de Tour en convenio con otras Cajas. En este momento se encuentran promocionando planes a Nuquí, Bahía Solano y el Eje Cafetero.

Población Atendida: 83.318 usuarios aumento en un 33% con respecto al año anterior Educación No Formal – Capacitación La Corporación brinda ofertas diversificada de cursos de capacitación, enfatizando en las alternativas que promueven la generación de empleo. Todos los cursos aceptan formas de pago anticipos de subsidios, libranzas y créditos sociales. Población capacitada: 573 personas Temáticas:

Sistemas e Internet Mantenimiento de computadores Artesanías y belleza.

Biblioteca COMFACHOCÓ cuenta con la una moderna biblioteca pública donde se ofrece:

Sala de Internet Sala de Encarta Lectura de prensa Hora del Cuento Proyección de Videos Educativos Consulta telefónica Sala Infantil Video Cuento Encuentro con el escritor Biblioparque Tren de Lectura Poesía bajo las estrellas Bibliobarrio

Población atendida: 39.800 Rapitienda- Droguería La Rapitienda esta ubicada en una zona residencial de la ciudad de Quibdó ofreciendo a todo el municipio en general productos de la canasta familiar Posee 5 Droguerías ubicadas en Quibdó, Bahía Solano, Condoto, Istmina y la Unión Panamericana que ofrecen productos a precios competitivos y realizando eventos promocionales durante el año.

Fomento del Empleo y Protección al Desempleo Es un recurso destinado a mejorar las condiciones de vida de la población desempleada cabeza de hogar a través de la entrega de subsidios destinados a cubrir necesidades en aspectos tales como alimentación, educación y salud. Sus recursos son parte del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección del Desempleo (FONEDE) creado mediante la Ley 789 de 2002. Actualmente está determinado un monto equivalente a un salario y medio mínimo legal mensual vigente, el cual se dividirá y otorgará en seis cuotas mensuales iguales, que podrán hacerse efectivas a través de aportes al sistema de salud, bonos alimenticios o educación, según la elección que haga el beneficiario. El Gobierno Nacional determinó que el subsidio está destinado a los jefes cabeza de hogar desempleados que hayan estado afiliados a las Cajas de Compensación durante doce meses continuos o discontinuos dentro de los tres años anteriores a la fecha de solicitud de dicho subsidio. Los jefes cabeza de hogar desempleados sin vinculación anterior a las Cajas de Compensación también pueden solicitar el subsidio al desempleo, pero se dará prioridad a los deportistas, escritores o artistas. Se considera jefe cabeza de hogar desempleado a la persona que demuestre haber sido afiliada anteriormente (como cotizante y no como beneficiario) a una EPS o a una Caja de Compensación, con personas a cargo y que al momento de recibir el subsidio al desempleo no se encuentre afiliada ni a una EPS, ni a una Caja de Compensación, como cotizante o como beneficiario (parágrafo 5, artículo 13, Ley 789/2002) Demanda del servicio

2.015 Subsidios para desempleados sin vinculación anterior a las Cajas de Compensación Familiar por valor de $ 1.233.180.000

84 Subsidios entregados a desempleados con vinculación anterior a las Cajas de Compensación Familiar, por valor de $50.176.000

Seis (6) micro créditos a la pymes afiliadas por valor $55.337.000 Capacitación a 153 desempleados para la inserción laboral

Prestación del servicio de salud Opera como IPS y EPS Régimen Subsidiado, donde la IPS ofrece medicina general y especializada básica como:

Medicina General Odontología General Consulta de Urgencias Consulta Domiciliaría Consulta Especializada (Ginecobstetrícia, pediatría, cirugía general,

medicina interna) Laboratorio Clínico Farmacia

La EPS COMFACHOCÓ tiene cobertura en el departamento del Chocó en los siguiente municipios: Bagadó, Bahía Solano, Bojayá, Carmen del Darién, Certegui, Condoto; istmina, Litoral de San Juan, Lloro, Medio Atrato, Atrato, Novita, Nuquí, Bajo Baudo, Ungía; Medio San Juan, Quibdo, Río Quito, San José del Palmar, Tadó, Sipí, Belén de Bajirá y Unión Panamericana Demanda del Servicio Al cierre del año, de los 262.062 usuarios asegurados en el Departamento del Chocó, en el régimen subsidiado, la Caja registro en 23 de los 31 municipios del Departamento, 40.229 usuarios, que representan un 15.4%, de la población cubierta y un 10% de incremento con relación al año anterior; lo que la ubica como la segunda A.R.S, en importancia de las 14 que operan en el Departamento. A través de la I.P.S, se tuvo una cobertura de 14.745 usuarios en el régimen especial y 400 en el régimen contributivo, lo cual según datos contenidos en el Plan de Desarrollo del Chocó, 2004-2007, representa una cobertura del 29%, de las personas con capacidad de pago que cotizan al sistema de salud. 6.5.2 CLIENTES Y USUARIOS Los clientes o usuarios son las personas, unidades organizacionales, instituciones o empresas que esperan recibir un producto o servicio de calidad y en forma oportuna para satisfacer sus necesidades y por lo tanto deben ser previamente cuantificados y analizados. La Caja de Compensación Familiar del Chocó –COMFACHOCÓ cuenta con dos tipos de usuarios: Los usuarios internos, que corresponden a los funcionarios de las diferentes áreas que integran la Corporación, el Consejo Directivo y la Asamblea General; y los usuarios externos conformados por todas aquellas organizaciones y usuarios que requieren de ella para el desarrollo de ciertas

actividades, el cumplimiento de requerimientos o la satisfacción de necesidades en diferentes áreas. Con relación a los Usuarios Externos, se pueden señalar dos grupos: el primero esta conformado por los miembros de la comunidad del Chocó (población afiliada y no afiliada a la Caja) que requieren el apoyo por parte de los funcionarios de la Caja, la prestación de un servicio, la cancelación de sus subsidios o la solución de alguna queja o reclamo.; el segundo grupo de usuarios se refiere a otras organizaciones, ya sean de carácter publico o privado, donde la atención prestada es más rígida, estricta y oportuna debido al carácter legal y lineamientos específicos en cada una de las áreas. Dentro de éste grupo se pueden señalar a todas las organizaciones que operan en el departamento del Chocó, empresas afiliadas y no afiliadas a la Caja con las que se mantiene una comunicación continua, con los entes de control como es la Superintendencia de Subsidio Familiar, Superintendencia de Salud, Procuraduría General de la Nación, Contraloría general de la Republica, Dirección de Impuestos y Aduana Nacionales, con entes territoriales como es la Gobernación del Chocó, Alcaldías Municipales de todo el Departamento, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar seccional Chocó con el que se mantienen convenios para la prestación de servicios a la población infantil en los hogares infantiles del Departamento, La Secretaria de Educación Departamental en lo referente al programa que se maneja con el Magisterio, el SENA quien presta apoyo logístico en el desarrollo de algunos programas del área de Servicios Sociales, Organismos de Cooperación Internacional como es la Organización Internacional para las Migraciones OIM y la Agencia Española de Cooperación Internacional, con organismos propios del sector como es ASOCAJAS y todas las Cajas de Compensación Familiar que operan en todo el país. En informe de gestión de la Dirección Administrativa del cuarto trimestre del año 2006 presentado al Consejo Directivo se presenta un análisis de empresas y población afiliada así: Las empresas, los trabajadores que en ellas laboran y sus grupos familiares representan la población afiliada a la que se dirige parte sustancial del esfuerzo que hace la Caja. Al término del 2006, se registro 735 empresas, con 9.157 trabajadores, de los cuales 6.705 (73.2%) son beneficiarios del subsidio en dinero y 2.452 (26.8%), no devengan cuota monetaria; dichos trabajadores tienen 23.200 personas a cargo y 4.892 cónyuges. Frente a la vigencia inmediatamente anterior, no hubo variación apreciable en las empresas afiliadas, pero la población cubierta se incremento en un 8%, debido al mayor número de trabajadores y personas a cargo que estos reportaron. Los clientes o usuarios son las personas, unidades organizacionales, instituciones o empresas que esperan recibir un producto o servicio de calidad y en forma

oportuna para satisfacer sus necesidades y por lo tanto deben ser previamente cuantificados y analizados.

Trabajadores Afiliados

8835 9.157

1000

2500

4000

5500

7000

8500

10000

Años

Pobl

ació

n

2005 2006

Personas a Cargo

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

Años

Pobl

ació

n

2005 2006

Figura 3. Población atendida 2005-2006 A continuación se presenta en el Cuadro 9 la información estadística de empresas afiliadas a 2007 que relaciona las empresas afiliadas según el tipo de actividad con su respectivo numero de trabajadores

Cuadro 9.Empresas y trabajadores afiliados por sector económico

TIPO DE ACTIVIDAD No. EMPRESAS AFILIADAS

No. TRABAJADORES

AFILIADOS

1 Agricultura, ganadería, caza, silvicultura, avicultura, apicultura 4 92

2 Pesca 4 20

3 Explotación de minas y canteras 20 53

4 Industria manufacturera 20 43

5 Suministro de electricidad, gas, agua, vapor y agua caliente 2 8

6 Construcción 54 189

7 Comercio al por mayor y al por menor, reparación de vehículos, motocicletas, efectos personales, enseres domésticos

261 753

8 Hoteles y restaurantes 16 34

9 Transportes, almacenamiento y comunicaciones 33 177

10 Intermediación financiera 29 160

11 Actividad inmobiliaria, empresarial y de alquiler 43 1.239

12 Administración pública y defensa; seguridad social de afiliación obligatoria 80 4.380

13 Educación 55 555

14 Servicios sociales y de salud 65 1.138

15 Otras actividades de servicios comunitarios sociales y personales 48 577

16 Organizaciones, órganos extraterritoriales 6 12

TOTAL 740 9.430 Fuente Informe de Estadística COMFACHOCÓ a Marzo de 2007.

El Cuadro 10. muestra la clasificación de la empresas afiliadas según el tipo de sector con una notable relevancia del sector privado con respecto al sector oficial

Cuadro 10. Afiliados por tipo de sector

TIPO DE SECTOR No. EMPRESAS AFILIADAS No. TRABAJADORES AFILIADOS

1. Oficial 128 5.326

2. Privado 612 4.104

3. Mixto - -

TOTAL 740 9.430 Fuente Informe de Estadística COMFACHOCÓ a de 2007

En el siguiente cuadro se presenta la clasificación de las empresas afiliadas según el tamaño de las empresas, con una notable participación de empresa con menos de 4 trabajadores.

Cuadro 11. Afiliados según tamaño de las empresas

TAMAÑO DE LA EMPRESA No EMPRESAS No TRABAJADORES

1. De 1 a 4 trabajadores 362 734



4. De 20 a 49 trabajadores 45 1.365

5. De 50 a 199 trabajadores 16 1.380

6. Mas de 200 trabajadores 5 4.517

TOTAL 587 9.430

Cuadro 12. Personas a cargo de afiliados por rangos de edad

TRABAJADORES DEPENDIENTES RANGOS DE EDAD

Beneficiarios No beneficiarios

1. Menos de 1 año 259 3

2. De 1 a 5 años 2.941 62

3. De 6 a 10 años 3.712 108

4. De 11 a 15 años 4.075 97

5. De 16 a 18 años 2.463 59

6. De 19 a 23 años 2.510 769

7. De 24 a 45 años 1.444 861

8. De 46 a 60 años 16 1

9. Mas de 60 años 2.081 32

TOTAL 19.501 1.992

Fuente: Informe de estadística COMFACHOCÓ a 2007

De forma más específica se citan los siguientes usuarios para las diferentes dependencias: Dirección: Como usuarios internos están el Consejo Directivo y todos los empleados de la Caja, en especial las coordinaciones de área quienes formulan con la Dirección las diferentes acciones, programas, planes y proyectos a implementar y desarrollar para el cumplimiento de las políticas y planes de COMFACHOCÓ. Como usuarios externos se tiene a todas las empresas y organismos que mantienen una relación con la Caja. Auditoría Interna Como Usuarios Internos incluye a todas las áreas, evalúa el sistema de control interno, monitoreando cada una de las actividades dentro de los parámetros de eficiencia y economía. Es preciso establecer que el proceso de Control Interno se inició recientemente y solo se ha efectuado en el área de Servicios Sociales; donde se evaluaron los programas que ejecuta la Caja y se estableció el grado de cumplimiento de los objetivos de cada uno de éstos. Con respecto al área de

Mercadeo se realizan auditorías para determinar si se practican los controles establecidos. Los Usuarios Externos están constituidos por los afiliados y personas naturales a quienes en determinados casos se les suministra información sobre el trámite de determinados documentos; así mismo, se atienden las quejas interpuestas por los afiliados en la prestación de los servicios que ofrece la Caja. Durante las visitas de los Órganos de Control (Superintendencia de Subsidio Familiar, Superintendencia de Salud), Auditoria Interna presenta informes sobre la Corporación a nivel administrativo, financiero y legal. A la Fiduprevisora se presentan informes respecto a la gestión del contrato del Magisterio. Con las demás Cajas de Compensación Familiar se mantienen solidarias relaciones a nivel de consulta y coordinación, y se realiza anualmente un encuentro para capacitación. Oficina Jurídica Representa a la Corporación en todo tipo de procesos jurídicos y atiende con instrumentos de derecho las situaciones que requieren su intervención, por lo cual dentro de los usuarios internos asesora a todas las áreas de la Corporación. Dentro de los usuarios externos se tiene a todos los afiliados a la Caja que en algún momento presentan requerimientos legales y en el segundo grupo se relaciona con los juzgados que dan trámites a dichos requerimientos, con la Superintendencia de Subsidio Familiar y Superintendencia de Salud organismos de control del Estado para el sector, Fiscalías que eventualmente solicitan información acerca de los subsidios otorgados por la Caja, en procesos que se adelantan por falsedad en documentos, Procuraduría General de la Nación que hace requerimientos de quejas que se presentan en contra de la Caja por prestación de servicios de salud, la Contraloría General de la Republica en algunos momentos solicita información de la Caja referente al uso de los recursos públicos que maneja la Corporación. Área Administrativa y Financiera Dado que en este momento el cargo del coordinador del área administrativa y financiera se encuentra vacante, no se cuenta con la información de dicha fuente sobre los usuarios, sin embargo desde el punto de vista administrativo se establece que como usuarios internos, cuenta con todos los funcionarios de la Caja, debido a que los procesos desarrollados en Administrativa y Financiera están relacionados directamente con los procesos que se ejecutan en las otras áreas que conforman la Caja.

Contabilidad Como usuarios internos se tiene a todos los empleados de la Caja quienes intercambian información con esta unidad para el desarrollo de sus funciones y procesos; en relación con los usuarios externos se tiene a los organismos de control gubernamentales como son la DIAN, la Superintendencia de Subsidio Familiar y Superintendencia de Salud a quienes periódicamente se les debe remitir informes financieros de la Corporación, a las Empresas Afiliadas y Entidades Financieras. Tesorería-Pagaduría En los usuarios internos se requiere para el desarrollo de sus procesos la información suministrada por contabilidad para el giro de cheques y realización de pagos, con la oficina de Jurídica, Cartera debe suministrarle reportes periódicos del estado de cuenta de las empresas afiliadas y remitirle oficios para deudores morosos; la A.R.S., la I.P.S y Mercadeo le envían las cuentas para el pago a proveedores y contratistas. De la misma forma se relaciona directamente con el Comité de Crédito quien es la instancia encargada de aprobar o no los créditos sociales que son solicitados por los afiliados a la C.C.F. Entre los usuarios externos se tiene a todos los afiliados a la Caja que reciben subsidios o que solicitan créditos. Recursos Humanos Administración de personal tiene como usuarios internos a todos los empleados de la Caja que en algún momento necesiten constancias, licencias, vacaciones, permisos remunerados o no remunerados etc. En los usuarios externos se encuentran las personas que traen sus hojas de vida para los procesos de selección de personal y exempleados que solicitan certificaciones laborales. Por otra parte en el segundo grupo se tienen todas las entidades de Seguridad Social ARS, EPS, AFP etc., el Sena debido al convenio de contratación con aprendices y capacitaciones que se realizan para los empleados de la Caja, Entidades Financieras para confirmación de información de créditos solicitados por los empleados, Juzgados de Familia por demandas de inasistencia alimentaría, Ministerio de Protección Social para autorizaciones de desembolso parcial de cesantías o pagos monetarios de vacaciones.

Compras En los usuarios internos se relaciona con todo el personal que labora en la Caja que en algún momento presentan requisiciones para materiales, equipos o suministros de oficina y en general elementos para el desarrollo de sus funciones. En los usuarios externos tiene a todos los proveedores de las diferentes áreas de Mercadeo, EPS e IPS, contratistas por prestación de servicios que requieren suministros para ejecutar sus labores, y asociaciones de la región que solicitan donaciones. Archivo y Correspondencia Como usuarios Internos se tiene a todas las áreas de la Corporación en el traslado y solicitud de documentos, con Tesorería - Pagaduría y Contabilidad se tiene una relación más periódica debido al volumen de documentación que manejan dichas áreas. No cuenta con usuarios externos. Planeación En los usuarios internos se relaciona con Servicios Sociales asesorando y coordinando los Planes y Programas que se ejecutan en dicha área, Financiera que participa en la elaboración del Presupuesto y del Plan Anual de Inversiones. En entrevista realizada con el coordinador del área sostiene que no maneja clientes externos. Sistemas En los usuarios internos se ubica a todo el personal de la Caja que necesite soporte técnico para el correcto funcionamiento de los equipos que maneja, las áreas que de acuerdo a la especificidad de los procesos que ejecuta solicita el desarrollo de un programa especial, y con Compras a quien presenta concepto técnico para la adquisición de nuevos programas. En usuarios externos tiene a los proveedores de los sistemas operativos y el personal de sistemas de otras Cajas de Compensación con quienes existe un intercambio de información. Estadística En los usuarios Internos se señala a servicios sociales quien suministra la información de la población atendida en cada programa, Recursos Humanos suministra información de novedades de personal y nomina; la IPS y EPS información de la población atendida y Subsidios suministra la información de novedades de afiliaciones, desafiliaciones, trabajadores y beneficiarios; ésta información se actualiza mensualmente.

En los usuarios externos en el primer grupo no se relaciona con público directamente y en el segundo grupo se encuentra la Superintendencia de Subsidio Familiar quien mantiene comunicación de acuerdo a la información que le es suministrada. Planeamiento Físico En los clientes internos se encuentra Compras a quien presenta las requisiciones de los materiales necesarios para realizar arreglos locativos de las instalaciones de la Caja y a Planeación a quien presta asesoría técnica en los proyectos de mejoramiento arquitectónico. Clientes externos no se relaciona. Servicios Sociales En los usuarios internos se encuentra Planeación que realiza una asesoría a los diferentes programas que se ejecutan en ésta área, Promoción y Divulgación, la cual es la unidad encargada de promocionar y publicitar todas las actividades a desarrollar en cada programa y además actúa como puente entre las empresas afiliadas y el área presentando las inquietudes y sugerencias para el desarrollo e iniciativa de los programas en pro de la mejora del servicio; con Compras suministra los implementos y materiales para el buen desarrollo de las actividades y Contabilidad entrega informes de ejecución y disponibilidad presupuestal mensual para llevar el control financiero de los programas. Como usuarios externos se tiene a la Comunidad en general, las Empresas afiliadas y los usuarios de los diferentes programas. Vivienda En los usuarios internos se encuentra la Dirección y Auditoria Interna quienes ejercen un control directo de toda la documentación que se maneja en ésta área. Tesorería quien envía informes periódicos de los remanentes del Fonede; Contabilidad presenta informes de la asignación y pago de los subsidios; la sección de subsidios quien suministra la información de los afiliados y Promoción y Divulgación que se encarga de realizar la divulgación de los programas de subsidios de vivienda. En los usuarios externos se cuenta a la comunidad en general quien viene a solicitar información referente a los subsidios de vivienda otorgados por la Caja y en el segundo grupo están los entes territoriales con los que se realiza un cruce de información de los aspirantes a los subsidios. CAVIS UT quien maneja toda la información de los aspirantes y realiza las capacitaciones a los empleados que cumplen estas funciones, Acción Social quien suministra la información de la población desplazada que puede ser beneficiaria del subsidio de vivienda y las diferentes organizaciones y asociaciones populares que funcionan en la región,

quienes se organizan para acceder a los subsidios; por último se tiene a los constructores y contratistas de vivienda que intervienen en el proceso. Promoción y Divulgación En los usuarios internos cuenta con todas las áreas de la Caja ya que de todas suministran información para el proceso de promoción de los diversos servicios que presta la Corporación. En los usuarios externos se encuentra toda la comunidad a quien dirigen la información del proceso de promoción y divulgación, y en el segundo grupo tiene a las Empresas afiliadas atendidas, los posibles clientes potenciales en el Departamento ya que realiza un proceso para la captación de nuevos clientes y las Cajas de Compensación Familiar con quienes existen convenios de acuerdo a los servicios y actividades que ofrecen. Mercadeo En los usuarios internos se relaciona con Tesorería a quien presenta un informe diario de ventas donde se muestra el movimiento de efectivo; Compras a donde se remiten las requisiciones y los pedidos para los proveedores; con Contabilidad, se suministran informes de ventas diarios, mensuales e informe de ventas por programas y por áreas (consolidado mensual); Planeación informe mensual de ventas; Servicios Sociales se realizan transferencias de productos de los puntos de venta para el desarrollo de los programas, Promoción y Divulgación le remiten la información de ofertas y actividades a desarrollar en los puntos; EPS e IPS se le suministran los medicamentos y elementos de aseo para su funcionamiento. En los usuarios externos se encuentran todos los usuarios de los puntos de venta que presentan quejas o reclamaciones de los servicios, y vendedores que realizan la labor de promoción de los productos y en el segundo grupo están los proveedores de los diferentes puntos de venta; Hogares Infantiles con los que se tienen convenios para el suministro de productos para los almuerzos que ofrecen; algunas Empresas Afiliadas a las que se les suministra implementos de aseo, entes gubernamentales y territoriales como la DIAN, DANE, Cámara de Comercio, y Alcaldía Municipal de Quibdó. Conclusiones La consultoría percibió durante el ejercicio del diagnóstico, que el ambiente de interacción operativa al interior de las áreas y el apoyo entre usuarios de diferentes áreas, debe alcanzar un mayor grado de desarrollo e implementación, que se refleje en una mayor integración operativa hacía los jefes inmediatos, y entre todos los funcionarios de la corporación.

Un ejemplo de esta integración podría ser el desarrollo de planes de acción conjunta entre Planeación y Auditoria Interna, que tienen procesos estrechamente relacionados y pueden generar retroalimentación en su información. Finalmente, se debe destacar que se tienen bien documentados todos los clientes y usuarios actuales que maneja la Caja, se cuenta con una base de datos que maneja Promoción y Divulgación de posibles clientes potenciales en el Departamento y actualmente se adelantan visitas por municipios para la captación de nuevas afiliaciones de empresas. También, se realizan visitas a las empresas afiliadas para medir el nivel de satisfacción de los clientes respecto a la calidad de los servicios ofrecidos, se recomienda mantener la actualización de la información sobre la opinión de sus afiliados al respecto. Es importante anotar que se cuenta con un buzón de quejas y reclamos en la recepción de la Caja con el fin de evaluar el grado de satisfacción de sus afiliados y usuarios, con los servicios de COMFACHOCÓ, sin embargo se debe esperar la asimilación de la cultura por parte de los usuarios para la utilización de este medio ya que se persiste en la manera informal de manifestar sus inquietudes o reclamos, por ello es necesaria la creación de una oficina de atención al usuario que documente las reclamaciones presentadas, reglamente una periodicidad en la medición de la satisfacción a los clientes y presente alternativas de solución a las reclamaciones de los clientes tanto a nivel interno como externo de la Corporación. 6.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL Se entiende por estructura23 u organización interna la distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas por una institución para cumplir los objetivos, funciones, misión y visión, dentro de la normatividad vigente. Es objetivo del presente documento, entregar una herramienta analítica a COMFACHOCÓ, que le ayude a confrontar la configuración de la organización actualmente, para concluir si la forma básica de la organización, tareas y relaciones, procesos y régimen de funcionamiento son los adecuados o no, para el cumplimiento de sus objetivos y metas.

23 DAFP Guía Modernización de Entidades Publicas, Bogotá 2002

6.6.1 DIAGNÓSTICO FORMAL

Actualmente la estructura de la Caja de Compensación Familiar -COMFACHOCÓ, se encuentra formalizada a través del ACTA No. 288 del 17 de agosto de 2001 del CONSEJO DIRECTIVO, por la cual aprueban el Organigrama de la Corporación.

Se encuentra posteriormente una modificación, mediante el ACTA No. 366 del 21 de febrero de 2005 de CONSEJO DIRECTIVO, donde la Directora de la Corporación, presentó a consideración de los Consejeros una proposición en el sentido de modificar la estructura orgánica de la Corporación, suprimiendo el cargo de Subdirector Administrativo, ya que los estatutos consagran la figura de Director Suplente, cargo que desempeña las mismas funciones de la Dirección Administrativa en ausencia absoluta o temporal. Sometida a consideración, la propuesta en mención fue aprobada por los asistentes al Consejo.

Es recomendación de ésta consultoría, prescindir de esos organigramas y adoptar formalmente una única estructura por el Consejo Directivo, realizando socializaciones con el colectivo de los funcionarios para que ésta sea conocida, divulgada, genere sentido de pertenencia y a su vez refleje claramente las líneas de articulación entre las distintas unidades administrativas, de asesoría y la jerarquización de las mismas.

6.6.2 DIAGNOSTICO FUNCIONAL Funcionalmente en la Caja de Compensación Familiar COMFACHOCÓ se encontró la estructura que se observa en la Figura 4 con la cual se identifican los empleados de la Caja. Como se observa la Caja de Compensación Familiar COMFACHOCÓ, establece su estructura de acuerdo a la normatividad vigente para el sector, en el articulo 46 de la Ley 21 de 1982; estará dirigida por la ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS, el CONSEJO DIRECTIVO, la DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. Mediante información recopilada en entrevistas con los empleados de la Caja y por observancia directa se puede determinar:

Existen una incompatibilidad entre su estructura formal y su estructura funcional.

Se notan empleados que ejecutan labores de varias dependencias. Falta de definición y claridad de las funciones para los cargos que existen

en la Caja.

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Figura 4. Estructura funcional Comfachocó

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Realizando un análisis de las unidades y áreas que conforman la estructura interna de COMFACHOCÓ se halló la siguiente información: Dirección Administrativa Es la unidad encargada de direccionar las políticas administrativas y financieras de la Caja y a su vez rendir informes a los organismos de control sobre la gestión de la Corporación. En cabeza de la Directora Administrativa se encuentra un (1) Asistente de Dirección quien tiene a su cargo por delegación la coordinación de programas de cooperación internacional con la AECI, el apoyo a proyectos y programas institucionales y la representación eventual de la Directora en reuniones que así lo requieran.; además se le designó la coordinación para la implementación del proceso para Certificación de Calidad, el cual se encuentra en etapa de programación. Así mismo, la Dirección cuenta con una (1) Secretaria Ejecutiva, que se encarga del manejo de la agenda de la Dirección, las afiliaciones empresariales a la Corporación, las funciones generales del cargo y a su vez desempeña las funciones de Secretaria del Consejo Directivo. Auditoria Interna Esta unidad organizacional se encuentra en un proceso de reorganización y reformulación de los procesos que se venían ejecutando, debido a la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos, donde se establecieron los procesos que le permiten ejercer el control de la gestión administrativa de cada una de las dependencias y actividades autocosteables que integran la Caja. En la actualidad , está constituida por el Auditor Interno quien realiza pruebas aleatorias de cumplimiento y verificación en los puntos de venta (Rapitienda, Farmacia y CUR); tanto del manejo del efectivo como de la verificación para levantamiento de los inventarios; revisión de informes de tesorería y en general dar una asesoría a todas las áreas de la Corporación respecto a los puntos críticos que se presentan en el desarrollo de los procedimientos y de acuerdo a los hallazgos encontrados presentar informes de recomendaciones a la Dirección. Jurídica Se encarga de la asesoría jurídica en todos los aspectos que se requieren para el normal funcionamiento de COMFACHOCÓ y la representación judicial para los procesos que así lo demanden.

Esta conformada por un (1) Asesor Jurídico y un (1) Auxiliar de Contratación que lo asiste en la elaboración de oficios y el manejo de documentos de la oficina. Área Administrativa Y Financiera En cabeza del Coordinador Administrativo y Financiero, cargo que a la fecha de realizar el análisis se encuentra vacante, de allí se desprenden Contabilidad a cargo del Contador General, un (1) Técnico en Contabilidad y un (1) Auxiliar Contable, quienes ejecutan el proceso de análisis y ajustes contables que tiene como objetivo permitir conocer a una fecha determinada la situación financiera de la corporación, así como los resultados de las actividades realizadas, la unidad de Tesorería Pagaduría, conformada por el Tesorero-Pagador, quien tiene a su cargo los procedimientos de pago de las diferentes obligaciones financieras de la Caja, la Coordinadora de Crédito y Cartera quien tiene a su cargo el proceso de recaudo, un (1)Técnico de Tesorería Pagaduría, un (1) Auxiliar de Afiliación, un (1) auxiliar de tesorería-pagaduría y un (1) Auxiliar de subsidios. Recursos Humanos, esta unidad se encarga de la administración del personal que labora en la organización, desde su selección, vinculación y su permanencia dentro de la Caja; conformada por el Coordinador de Gestión Humana y Compras y un (1) Técnico en Recursos Humanos quien lo apoya en los procesos propios de la unidad. Además bajo se coordinación se encuentra la unidad de compras que se encarga de la adquisición de bienes y servicios tanto de los elementos propios de las oficinas, como de los requerimientos de las unidades de salud y los puntos de venta, en esta unidad se encuentra un (1) Auxiliar de Compras y Gestión Humana. Igualmente, se realizan las labores de administración de los materiales y suministros de Caja, procesos del Almacén a cargo de un (1) Técnico Operativo de Almacén quien tiene a su cargo el ingreso y salida de bienes y el levantamiento y actualización de los inventarios de la Corporación. Por otro lado, esta el Archivo en donde se manejan todos los documentos de la Caja a cargo de un (1) Operativo Auxiliar de Archivo, quien también se encuentra bajo la Coordinación de Gestión Humana y Compras. Finalmente, el personal de Servicios Generales (3) que se encargan de los procesos de Aseo y Cafetería y de Mantenimiento se encuentra bajo la coordinación de esta unidad. Unidad de Servicios, esta unidad se encuentra localizada en el municipio de Istmina, que tiene como objetivo la representación de COMFACHOCÓ y el desarrollo de procesos inherentes al objeto social de la Corporación en la zona del San Juan. La Unidad se encuentra conformada por un (1) Técnico Administrativo que se encarga de la coordinación de está, apoyado por dos (2)

Auxiliares de Servicios Sociales, quienes desarrollan procesos de afiliación y registro de novedades de las empresas y usuarios de la Caja y funciones de apoyo administrativo a la coordinación respectivamente; una (1) Técnica Operativa de Servicios Sociales, que está cargo de la farmacia que funciona en la unidad; siete (7) Instructores Catedráticos encargados de los programas de capacitación y el programa de jornada escolar complementaria y por ultimo dos (2) Celadores y un (1) Auxiliar de Servicios Generales que realiza labores de aseo y cafetería medio tiempo y asigna citas de la IPS en el municipio de Andagoya en la restante jornada laboral (este Cargo se encuentra en la planta de la IPS). Área de Planeación Esta área tiene como objetivo generar políticas corporativas e iniciativas de proyectos relacionados con el objeto social de la corporación a cargo de un (1) Jefe de Área, tomando como base la organización reflejada en la figura 4 esta área se conforma por una unidad de Sistemas, que se encarga de las plataformas tecnológicas brindado asesoría y apoyo técnico a todas la unidades de la Caja, en la actualidad se encuentra a cargo de un (1) Coordinador de Sistemas quien a su vez tiene bajo su responsabilidad un (1) Operativo Auxiliar de Sistemas y un (1) Auxiliar de Mantenimiento; la Unidad de Estadística, que recopila y analiza la información estadística de los diferentes programas sociales que desarrolla la Caja, el proceso de tabulación de dicha información se encuentra a cargo de un (1) Auxiliar Integral de Estadística y Fonede; y una unidad de Planeamiento Físico, encargada del mantenimiento y adecuación de la Infraestructura de COMFACHOCÓ, a su vez desarrolla el programa de vivienda social, está unidad está conformada por un (1) Coordinador de Planeamiento Físico, Vivienda e Infraestructura y a cargo de éste un (1) Auxiliar de Vivienda. Es importante aclarar que funcionalmente Estadística se encuentra coordinado por los Jefes de las Áreas de Planeacion y Servicios Sociales, ya que la persona encargada de la recopilación y tabulación de los datos estadísticos generados en gran medida por los programas sociales, a su vez desarrolla la operatividad del programa de FONEDE; así mismo en la Unidad de Planeamiento Físico se desarrolla el programa de vivienda que por su naturaleza corresponde al Área de Servicios Sociales y a su vez los procesos de mantenimiento y adecuación que son coordinados por el Jefe del área de Planeación. Área de Servicios Sociales Área que desarrolla en gran medida los procesos misionales de COMFACHOCÓ, ejecuta los programas sociales establecidos por Ley y los generados a partir de las necesidades de la comunidad chocoana; conformada por el Jefe del Área de Servicios Sociales, que tiene a su cargo un (1) Auxiliar de Servicios Sociales encargado del programa de Educación no Formal y a su vez ejecuta funciones de apoyo administrativo para el área, un (1) Técnico de Fonede quien al momento

de realizar el Estudio Técnico se encontraba desarrollando el Programa de Turismo, un (1) Coordinador del Programa Adulto Mayor, Dos (2) Instructores Catedráticos para los Programas de Capacitación y cuatro (4) para el programa de Jornada Escolar Complementaria; Dos (2) Operativos Auxiliares de Biblioteca quienes tienen a su cargo el manejo de la Biblioteca de la Caja y los programas de fomento a la cultura que se desarrollan al interior de la misma, Un (1) Auxiliar de Biblioteca e Internet (Comfanet), quien vela por el buen funcionamiento de la sala de Internet. Por otra parte el área tiene bajo su coordinación el programa de Educación Formal desarrollado por Comfachico que cuenta con educación preescolar a cargo de dos (2) Docentes contratados directamente por la Corporación y uno (1) asignado por la Secretaria de Educación, a su vez el recurso humano de Comfachico cuenta con dos (2) Auxiliares de Servicios Generales encargados de la alimentación y bebidas suministrados a los estudiantes de preescolar y dos (2) Celadores encargados de la seguridad de las instalaciones. El programa de Recreación es desarrollado en el Centro Urbano de Recreación COMFACHOCÓ, cuya planta esta conformada por un (1) Técnico Administrador CURA quien comparte las funciones de administración del Centro con un (1) Técnico Administrativo, dos (2) Auxiliares de Servicios Generales quienes se encargan del restaurante y personal contratado ocasionalmente por Orden de Prestación de Servicios, como es personal de mantenimiento, taquilla y bar. Además, en el programa de Turismo cuenta con el Centro Vacacional Oquendo, ubicado en el Municipio de Nuquí, con dos empleados, cuyos cargos son denominados; un (1) Administrador Nuquí y un (1) Oficios Varios. De acuerdo al organigrama el área esta conformada por una unidad de Subsidio Familiar, que al momento de realizar el análisis se encuentra funcionando en Tesorería. Área de Mercadeo Se encarga del Mercadeo Social enmarcado en la normatividad vigente que regula las Cajas que busca el suministro de los productos de la canasta familiar a un bajo costo, en cabeza del Jefe del Área, se encuentra el Supermercado (actualmente Rapitienda COMFACHOCÓ), planta compuesta por un (1) Técnico Administrador Rapitienda, dos (2) Cajeras Mercaderistas y dos (2) Auxiliares Mercaderistas; y la Droguería conformada por dos (2) Regentes de Farmacia y dos (2) Auxiliares de Farmacia.

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6.7 PLANTA DE PERSONAL ACTUAL Las siguientes inquietudes metodológicas deben ser siempre tenidas en cuenta para el desarrollo de todo lo concerniente a la Planta de Personal

Al encontrarse establecida claramente una estructura formal, se debe encontrar establecida una planta de personal formal.

La estructura de la organización genera y define las necesidades de la

planta de personal. Consecuentemente, se hace necesario esclarecer las diferencias entre lo

formal y lo funcional o real, puesto que la Planta de Personal24, “Es el conjunto de los empleos permanentes identificados y ordenados de acuerdo con un sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración preestablecido, requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones de una organización” …….y el Plan de Cargos “Es el conjunto de empleos estimados para la vigencia y relacionados de acuerdo al incremento salarial de la política anual, los cuales se ajustan a las necesidades de personal permitiendo posibles ampliaciones de personal”.

De igual manera, la consultoría considera importante diferenciar la Planta de

Personal y los cargos que se encuentran provistos por Prestación de Servicios Profesionales, ya que dichos cargos no generan carga prestacional ni aportes a seguridad social, lo que sirve de referente para realizar un estudio de conveniencia financiera en cuanto a reducción de gastos de funcionamiento para la provisión de los cargos.

También es recomendable ubicar los cargos de acuerdo al área de

desempeño en que se encuentran, aunque dichos cargos se roten para el normal funcionamiento de la Caja, vemos necesario tener un documento base que permita observar la cantidad de personal y los cargos reales de cada una de las unidades administrativas. Es necesario asignarles una codificación que facilite la identificación del cargo en la nómina de personal y en el Manual de Funciones, puesto que, como se argumentó anteriormente debe existir total concordancia en dichos documentos.

Se debe siempre tener en cuenta, que al establecer una nueva estructura

orgánica para la Corporación, o al introducir cambios a dicha estructura, 24 DAFP Guía Modernización de Entidades Públicas. Bogotá 2002.

debe quedar constancia de las mismas en las Actas del Consejo Directivo, y a su vez, los cargos que permiten la funcionalidad de estos cambios en la Planta de Personal, con el fin de darle formalidad y mantener un documento base para la actualización en la nómina que maneja recursos humanos, y el Manual de Funciones que maneja Planeación.

Estas herramientas administrativas deben concordar con los cargos que

funcionan en la Caja, pues debe existir congruencia entre la Planta de Personal aprobada por el Consejo Directivo, el Manual de Funciones y la nómina de COMFACHOCÓ.

Luego de la revisión de la planta personal aprobada mediante el ACTA No. 358 del 21 de diciembre de 2006 y la nomina de mes de Diciembre del 2007, se evidenciaron inconsistencias en las denominaciones para los cargos, situación que desaparecerá con los procesos a desarrollar por esta consultoría. Igualmente es nuestra recomendación, que el plan de cargos que se presente anualmente al Consejo Directivo y la Planta de Personal, se divida según el tipo de vinculación de los cargos. Posterior a los anteriores análisis se define para el Estudio Técnico de la Reestructuración Administrativa de COMFACHOCÓ la siguiente Planta de Personal relacionada en el Cuadro 13

Cuadro 13. Planta de Personal actual objeto de estudio técnico COMFACHOCÓ

UNIDAD ADTVA NIVEL CARGO CANT

Gerencial Directora Administrativa 1

Asistente de Dirección 1 Dirección Administrativa Profesional

Secretaria Ejecutiva de Dirección 1

Auditoria Interna Profesional Auditor Interno 1

Directivo Asesor Jurídico 1 Jurídica

Auxiliar Integral Auxiliar de Contratación 1

Área Administrativa y Financiera

Adtva y Financiera Directivo Jefe Área Administrativo Financiero 1

Profesional Contadora General 1

Técnico Operativo Técnico Operativo Contable 1 Contabilidad

Auxiliar Integral Auxiliar De Contabilidad 1

Tesorero Pagador 1 Profesional

Coord. de Crédito Y Cartera 1

Técnico Operativo Técnico de Tesorería-Pagadur. 1

Auxiliar Afiliación y Registro 1

Auxiliar de Subsidios 1

Tesorería

Auxiliar Integral

Auxiliar de Tesorería-Pagaduría 1

Profesional Gestión humana y compras 1 Recursos Humanos Técnico

Operativo Técnico Recursos humanos 1

Archivo y Corresp. Operativo Operativo auxiliar de archivo 1

Compras Auxiliar integral Auxiliar de compras y GH 1

Almacén Técnico operativo Técnica operativa de almacén 1

Auxiliar integral Auxiliar de mantenimiento (infraest) 1

Operativa aux. Recepcionista 1

Mensajero 1 Servicios Generales Operativo

Auxiliar de servicios general 2


Técnico operativo

Técnico Administrativa U S. Istmina 1

Técnico operativo Instructor Catedrático 1

Tec. Operat de Serv. Sociales 1 Auxiliar integral

Auxiliar de Servicios Sociales 2

Unidad de Servicios de Istmina

Operativo Celador de COMFACHOCÓ 2

Auxiliar integral Admón. cabañas Nuquí 1 Recreación Nuquí

Operativo Oficios varios 1

Área Planeación

Planeación Directivo Jefe del Área de Planeación 1

Profesional Coordinador de sistemas 1

Técnico operativo Operativo auxiliar de sistemas 1 Sistemas

Auxiliar integral Aux. de mantenimiento 1

Profesional Coord. Planeamiento físico infraest. 1 Planeamiento físico

Auxiliar integral Auxiliar de vivienda 1

Área de Servicios Sociales

Directivo Jefe de Área Servicios Social 1

Profesional Instructor Catedrático 3

Instructor Catedrático 9

Aux. Integral Estadística y Fonede 1

Técnico de Fonede 1 Técnico

Operativo

Coord. Adulto Mayor 1

Servicios Sociales

Auxiliar Integral Auxiliar de Servicios Sociales 1

Tec. Administradora CURA 1 Técnico Operativo Técnica Administrativa 1

Centro Recreacional

Operativo Auxiliar de Servicios General 2

Profesional Docente Comfachico 2

Celador COMFACHOCÓ 2 Educación Formal Operativo

Auxiliar de Servicios General 2


Operativa Aux. Cap, Bibl y Cul 1 Auxiliar Integral

Operativa Aux. De Biblioteca 1 Biblioteca Quibdo

Operativo Aux. Biblioteca E Internet 1

Área de Promoción y Divulgación

Directivo Jefe Área Promoción y Divulgación 1

Profesional Publicista 1

Auxiliar Integral Promotor De Servicios 1 Promoción y Divulgación.

Técnico Operativo Comunicador Social 1

Área de Mercadeo

Mercadeo Directivo Jefe Área De Mercadeo Social 1

Técnico Operativo Regente De Farmacia 2

Droguería Quibdo Operativo Auxiliar De Farmacia 2

Técnico Operativo Tec. Admón. Rapitienda Comfach. 1

Auxiliar Integral Cajera Mercaderista 1

Aux. Mercaderista Rapitienda 2 Rapitienda

Operativo Cajera Mercaderista 1

Total Planta de Personal 85 Fuente: Nómina a Marzo 2007 suministrada por Recursos Humanos

Del análisis se concluye que para los cargos de los diferentes niveles

jerárquicos establecidos en la Caja, es necesario desarrollar agrupaciones homogéneas, para evitar que se presenten en el mismo nivel, cargos con funciones similares.

Con el fin de establecer el número de cargos para los diferentes niveles según la planta de personal objeto de este estudio se clasifican como se muestra en el Cuadro 14.

Cuadro 14. Clasificación según niveles jerárquicos COMFACHOCÓ

DEPENDENCIA

GER

ENC

IAL

DIR

ECTI

VO

PRO

FESI

ON

AL

TÉC

NIC

O

OPE

RA

TIVO

AU

X.

INTE

GR

AL

OPE

RA

TIVO

Dirección Adtva. 1 0 2 0 0 0

Auditoria Interna 0 0 1 0 0 0

Jurídica 0 1 0 0 1 0

Adtva. y Financiera 0 1 0 0 0 0

Contabilidad 0 0 1 1 1 0

Tesorería 0 0 2 1 3 0

Recursos Humanos 0 0 1 1 0 0

Archivo y Correspondencia 0 0 0 0 0 1

Compras 0 0 0 0 1 0

Almacén 0 0 0 1 0 0

Servicios Generales 0 0 0 1 4

Istmina 0 0 0 2 3 2

Recreación Nuquí 0 0 0 0 1 1

Planeacion 0 1 0 0 0 0

Sistemas 0 0 1 1 1 0

Planeamiento Físico 0 0 1 0 1 0

Servicios Sociales 0 1 5 14 3 7

Promoción y Divulgación 0 1 1 1 1 0

Mercadeo 0 1 0 3 1 5

TOTAL 1 6 15 25 18 20

Clasificación de empleados de acuerdo a los niveles jerárquicos

NIVEL JERARQUICOCOMFACHOCO

8%

21%

24%1%

17%

29%GERENCIAL

DIRECTIVO

PROFESIONAL

TECNICO OPERATIVO

AUXILIAR INTEGRAL

OPERATIVO

NIVEL JERÁRQUICO CANT.

GERENCIAL 1

DIRECTIVO 6

PROFESIONAL 15

TÉCNICO OPERATIVO 24

AUXILIAR INTEGRAL 18

OPERATIVO 21

TOTAL 85

Figura 5. Clasificación de empleados según niveles jerárquicos De acuerdo a la tabla se establece que el 29% de los empleados, es decir el mayor numero (24) pertenecen al nivel técnico operativo, el 24% pertenecen al nivel operativo, el 21% de la planta pertenece al nivel auxiliar integral, el 17% al nivel profesional, el 8% al nivel Directivo y el 1% al nivel Gerencial. Clasificación de empleados de acuerdo al tipo de vinculación Analizando la Planta de acuerdo al tipo de vinculación que tienen los empleados se establece:

TIPO DE CONTRATACION

18%

82%

CONTRATO LABORAL

SERVICIOSPROFESIONALES

TIPO DE VINCULACIÓN CANT.

CONTRATO LABORAL 70

SERVICIOS PROFESIONALES 15

Figura 6. Clasificación de empleados según tipo de vinculación

Desde el análisis gráfico, podemos afirmar que COMFACHOCÓ presenta una tendencia mayoritaria (82%), a la vinculación de sus funcionarios por contrato laboral, a término indefinido o a término fijo. La contratación restante (18%), por prestación de servicios profesionales, de acuerdo a la necesidad de los programas que se desarrollan en el Área de Servicios Sociales Orden de Prestación de Servicios A continuación, se relacionan los contratos de personal que a la fecha se encuentra por Orden de Prestación de Servicios. Se aclara que la cantidad de dichos contratos varía en el tiempo debido a que la mayor parte de éstos, son por un periodo muy corto.

Cuadro 15. Personal contratado por OPS

NOMBRE CARGO

Edwin Mena Ayala Auxiliar de Archivo

Onny Maria Asprilla Auxiliar de Archivo

Janes Moreno Chaverra Celador Comfachocó

Yassy Milena Serna Urrutia Taquillera

Robinsón Renteria Serna Auxiliar de Bar

Oscar Eduardo Tovar Auxiliar de Bar

Luís Hernelio Moreno Auxiliar de Bar

Elizabeth Córdoba Auxiliar de Cocina

TOTAL DE O.P.S OCHO (8) Fuente Nómina marzo de 2007

6.8 MANUAL DE FUNCIONES

El siguiente análisis se realizó tomando como herramienta la Planta de Personal que surge del MANUAL DE FUNCIONES de COMFACHOCÓ, adoptado por Acta de Consejo Directivo Nº 314 del 2 junio de 2003. Del análisis de esta planta se pueden establecer las siguientes recomendaciones:

Las denominaciones establecidas en la Planta de Personal aprobada por Consejo Directivo y la planta relacionada en la nómina de personal deben utilizar la misma denominación para los cargos.

Igualmente la Áreas del nivel directivo deben conservar homogeneidad de denominación, en todos los documentos donde se mencionan.

Deben respetarse y conservarse las denominaciones de cargos que se establezcan a partir de la revisión que adelante ésta consultoría.

Las denominaciones deben ser genéricas y no extenderse hasta su ubicación, por ejemplo: “Chef del Restaurante Bar Centro Recreacional Comfachocó”;

Todos los cargos creados deben aparecer en la Planta aprobada. La comparación entre manuales encontrados de forma impresa como en la intranet muestra la necesidad de unificar criterios para obtener un Manual de Funciones homogéneo en todos sus aspectos, es decir tanto en la denominación de áreas como de los cargos y su distribución entre las nuevas Áreas. Es importante establecer que, si bien se busca determinar en cada cargo el desarrollo específicamente de las funciones asignadas, debe existir en todos los funcionarios el espíritu de cooperación y armonía permanente para la interactuación operativa cotidiana y la consecución de los objetivos corporativos. Sin embargo, consideramos que la multifuncionalidad que ocasionalmente puede presentarse en algunos cargos y áreas, es una política que, aunque no es descartable desde el punto de vista administrativo y económico, puesto que se justifica en un aprovechamiento de los recursos humanos y financieros, debe ser objeto de este estudio, analizar en profundidad su conveniencia.

Como conclusión y recomendación fundamental, se desprende del presente análisis, que de manera permanente, los cargos establecidos en el Manual de Funciones deben coincidir con la Planta de Personal y que igualmente, debe concordar con la Estructura que la generó. De la misma forma, las herramientas administrativas que se deriven de ellas, por ejemplo la nómina, deben también estar siempre articuladas a las mismas. Así también, siempre que se creen cargos nuevos deben formalizarse por Acta del Consejo Directivo y adicionarse a la Planta y a los Manuales de Funciones, obedeciendo a los parámetros que dichos documentos tengan establecidos. 6.9 CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL Las organizaciones son un conjunto sistémico de interacciones, con un propósito común estable y sometido a unas reglas, dentro de las cuales encontramos tres elementos que se interrelacionan: La estructura, compuesta por los objetivos, las políticas, las estrategias, el diseño de la organización, los procesos formales y los esquemas de poder y autoridad. Los individuos, con su experiencia, personalidad, conocimientos e intereses, que interpretan los acontecimientos y actúan de acuerdo con las exigencias de la organización y sus particulares características, cuyas interacciones afectan los resultados de la organización La cultura, que agrupa los aspectos afectivos y expresivos de la organización, los valores, las creencias, tradiciones, ideologías, costumbres que explican o determinan el comportamiento personal e institucional. En esta fase la consultoría realizó un examen de la cultura y clima organizacional de la Corporación, con el fin de establecer el conocimiento que el recurso humano con el que cuenta COMFACHOCÓ, posee acerca de los valores, los comportamientos, actitudes y formas de expresión que se consolidan, comparten y transmiten y que caracterizan la manera como la Caja hace las cosas, establece prioridades y da importancia las diferentes funciones. En particular se analizaron las variables que definen e identifican la cultura de la Caja, entre las cuales se mencionan: los principios, valores y practicas que prevalecen en la Caja; las formas de divulgación de los valores deseables; los valores básicos creados con el tiempo y que son aceptados actualmente: respeto por los demás, lealtad, compromiso, trabajo en equipo, profesionalismo, etc.; la formulación y divulgación de políticas; el ambiente laboral de la organización; las formas de intercambio de mensajes y transmisión de valores a los empleados; las

creencias, conocimientos, normas, actitudes y formas de expresión que se consolidan, transmiten y comparten de Comfachocó;

Para ello se realizaron entrevistas a los empleados de la Caja y se aplicó una encuesta (Ver Anexo A) a una muestra aleatoria de 43 empleados de las diferentes áreas de la Caja de lo cual se concluye: Análisis de la Encuesta

VARIABLE POBLACIÓN %

NO 4 9%

SI 39 91%

TOTAL 43 100%

Figura 7. Conoce usted los principios y valores corporativos Se puede analizar que total de las personas encuestadas el 91% contesta que si conoce los principios y valores corporativos, es así que de éste porcentaje se observo la siguiente respuesta:


ENFOQUE AL USUARIO 27 69,2%

RESPETO 31 79,5%

EQUIDAD 27 69,2%

LIDERAZGO 31 79,5%

COMPROMISO 27 69,2%

MEJORA CONTINUA 31 79,5%

OTROS 6 15,4%

Figura 8. Valores y principios corporativos expresados en la encuesta Se observa que dentro de los principios y valores de la Corporación, los más apropiados por los empleados, con un porcentaje del 79.5% son el Respeto,

Liderazgo y Mejora Continua, seguidos con un porcentaje del 69.2% Enfoque al Usuario, Equidad y Compromiso; el 15.4% restante relaciona otros valores que no se encuentran adoptados en COMFACHOCÓ. Para finalizar la primera pregunta de los principios y valores corporativos, se analiza el nivel de socialización que han tenido los mismos entre los empleados de la Caja, concluyendo:


SI 38 88%

NO 3 7%

NR 2 5%

TOTAL 43 100%

Figura 9. Se fomentan los principios y valores corporativos El 88% del total de encuestados manifiesta que si se fomentan los valores y principios corporativos, estableciéndose un grado de difusión adecuado de ellos, lo que permite denotar el sentido de pertenencia y establecimiento de compromisos éticos entre los empleados de la Corporación y a su vez la Corporación con sus clientes o usuarios; de los 38 empleados que respondieron afirmativamente se establecen los siguientes medios de difusión:


ESCRITOS 23 61%

INTRANET Y PAGINA WEB

20 53%

VERBALES 18 47%

VISUALES 11 29%

RADIAL 9 24%

OTROS 2 5%

Figura 10. Medios de divulgación de los principios y valores corporativos De acuerdo al resultado arrojado se observa que el medio de divulgación más utilizado es el escrito (boletines, reglamentos internos, portafolio de servicios, etc.)

con un 61%, seguido de la intranet y la página Web de COMFACHOCÓ con un 53%, resalta que el 24% del total de empleados que contestaron que si se fomentan manifestaron que los principios y valores corporativos se divulgan por medios de comunicación masivos como es la radio. Por otra parte, con el fin de establecer si existe trabajo en equipo al interior de las diferentes dependencias de COMFACHOCÓ, se realizó la consulta dentro de la encuesta realizada por la consultoría, acerca de si los empleados de la Caja trabajan en equipo con el fin de obtener mejores resultados en su trabajo.

VARIABLE POBLACIÓN

SI 42

NO 1

TOTAL 43

Figura 11. Trabaja usted en equipo El 98% de los empleados encuestados manifiestan que si trabajan en equipo, de éstos la frecuencia con que lo hacen es la siguiente:


DIARIO 39 93%

SEMANAL 2 5%

MENSUAL 1 2%

TOTAL 42

Figura 12. Frecuencia trabajo en equipo

El 93% de los empleados encuestados manifiestan que trabajan en equipo a diario, lo que indica que el equipo humano esta integrado para buscar una meta mediante la interacción entre sus miembros y un flujo operacional coordinado. Asignaciones Salariales y Prestaciones Sociales Dentro de la organización, la administración de salarios o compensación es de vital importancia para el correcto funcionamiento de la misma y para crear una motivación en los trabajadores, el objetivo primordial de la asignación salarial es permitir el máximo rendimiento del talento humano y su satisfacción, contribuyendo significativamente a mejorar el clima organizacional, por ello se realizó la siguiente valoración:

VARIABLE POBLACIÓN

ADECUADAS 14

REGULARES 24

DEFICIENTE 3

NO RESPONDE 2

TOTAL 43

Figura 13.Opinión sobre las asignaciones salariales y prestaciones sociales Posterior a esta encuesta, se observa que el 59% de los empleados encuestados manifiestan que las asignaciones salariales son regulares, es decir que mas de la mitad de la muestra se encuentra inconforme con su remuneración, lo que repercute en la motivación y en el nivel de eficiencia en su trabajo. Para finalizar, simplemente podríamos añadir que el salario siempre será un tema de suma importancia no sólo para el empleado sino para el empleador, porque mediante éste se está creando un proceso de intercambio muy interesante entre estos 2 actores de la organización que hará que el empleado se comprometa de una manera más seria y dedicada con la consecución de los objetivos de una empresa y permitirá que el empleador también se sienta satisfecho con el trabajo que se está realizando y que se proyecta en beneficios para su organización.

Distribución de cargas laborales Con el fin de establecer la eficiencia en el desempeño laboral, se analiza la opinión del personal con relación al grado de cargas de trabajo asignadas para cada cargo, por cuanto las cargas laborales son un instrumento en el proceso de planificación y evaluación del personal necesario para el desarrollo de los procesos en aras de la maximización del recurso humano.

VARIABLE POBLACIÓN

EQUITATIVO 25

REGULAR 11

INEQUITATIVO 6

NO RESPONDE 1

TOTAL 43

Figura 14.Opinión sobre la distribución de las cargas de trabajo El 58% Los participantes de la muestra en distintas áreas y posiciones jerárquicas, consideran que la distribución de cargas laborales son equitativas , es decir que los procesos ejecutados se encuentran en un nivel de rendimiento con características similares entre los miembros de la Corporación, el 14% por el contrario opinan que se encuentran distribuidas de forma inequitativa, lo cual refleja que algunos cargos presentan sobrecarga de trabajo y se debe realizar una reasignación de funciones. Políticas de ascenso Este es otro aspecto interesante de analizar dentro de la organización, debido a que es el reconocimiento por parte de la Corporación de una categoría superior al trabajador, la cual se produce teniendo en cuenta la formación, los méritos y la antigüedad de éste, todo ello previamente pactado en el reglamento interno de trabajo. Es así que del universo encuestado se estableció que el 53% no conocen las políticas de ascenso y un 28% consideran que estas son adecuadas, como acción correctiva se recomienda que este aspecto sea incorporado en el programa de inducción del personal nuevo que se ingresa a la Caja.

Es recomendación de la Consultoría reforzar el proceso de inducción como se establece en el Manual de Procesos y Procedimientos puntualizando los aspectos relevantes y necesarios de las políticas corporativas referentes al manejo de personal.

VARIABLE POBLACIÓN

ADECUADAS 12

REGULAR 3

NO CONOCEN 23

OTRAS 5

TOTAL 43

Figura 15.Opinión sobre las políticas de ascenso Políticas de capacitación y desarrollo personal Contribuir al fortalecimiento de las capacidades, habilidades, destrezas, conocimientos y competencias de los empleados de la Caja es otro componente de la cultura y clima organizacional, el fortalecimiento y desarrollo de capacidades y competencias del recurso humano, a través de procesos de capacitación estructurados, que respondan a necesidades concretas de desempeño e incidan directamente en la consecución de los resultados institucionales es parte integrante del fortalecimiento y profesionalización del talento humano. La opinión de los empleados encuestados acerca de las políticas de capacitación y desarrollo personal arrojo el siguiente resultado:

VARIABLE POBLACIÓN

BUENA 24

REGULAR 15

NR 4

TOTAL 43

Figura 16. Opinión sobre las políticas de capacitación

Sobre este interrogante 24 empleados manifiestan que se promueve, organiza y facilita la formación permanente del personal, a su vez 15 empleados manifiestan que existen políticas de capacitación, pero que pueden ser más frecuentes y acordes a las necesidades cambiantes que se presentan en la Corporación. Es importante coordinar previa investigación y evaluación las necesidades de capacitación del recurso humano definiéndolo en un plan de capacitación y desarrollo del personal, acorde con la finalidad de ofrecer en el servicio brindado un mayor valor agregado como: Amabilidad, calidad y rapidez. Distribución física En las organizaciones actuales y sobre todo en los lugares de trabajo especialmente en las oficinas, es primordial el ambiente en el que se desenvuelven los diferentes procesos y actividades, por tal razón es necesario tener en cuenta la forma como intervienen los diferentes aspectos del contexto laboral en el desarrollo de la creatividad, la verdadera esencia de este aspecto es destacar que COMFACHOCÓ debe contar con un ambiente de trabajo creativo, agradable y adecuado, para que los miembros de la Corporación realicen sus funciones de una manera cómoda, organizada y ante todo resaltando su desarrollo humano. Actualmente la Caja se encuentra en un proceso de adecuación del espacio físico de su administración central, donde su objetivo es brindar un espacio adecuado tanto para sus clientes internos como externos, diseñando y adecuando sus instalaciones físicas en pro de ampliar y mejorar los servicios que presta y la comodidad de las personas que intervienen en los mismos.

32

6

2 3

0

5

10

15

20

25

30

35

ADECUADA POR MEJORAR INADECUADO NR

DISTRIBUCION ESPACIO FISICO

ADECUADA

POR MEJORAR

INADECUADO

NR

VARIABLE POBLACIÓN

ADECUADA 32

POR MEJORAR 6

INADECUADA 2

NO RESPONDE 3

TOTAL 43

Figura 17. Opinión sobre la distribución física

Con respecto a la opinión de los empleados 32 de los encuestados consideran que la distribución del espacio físico es adecuado, lo que refleja los esfuerzos de la Dirección por brindar un adecuado ambiente laboral para los empleados y de la misma manera mejorar permanentemente los espacios para los servicios que presta la Corporación. La fluidez de la información Otro aspecto a considerar es que una de las mayores motivaciones que puede recibir un trabajador se manifiesta en el momento en que es tomado en cuenta y recibe la oportunidad efectiva de liberar su potencial de creatividad, de autoafirmarse dentro de su ambiente, pero esta actitud se producirá cuando los canales de comunicación son claros y las relaciones interpersonales son francas, abiertas y amistosas. Analizando este aspecto se preguntó sobre el flujo de la información en COMFACHOCÓ obteniendo los siguientes resultados:

FLUJO DE LA INFORMACION

0 10 20 30 40

FORMALMENTE

INFORMALMENTE

BILATERAL

DESCENTE

ASCEDENTE

ASCEDENTEDESCENTEBILATERALINFORMALMENTEFORMALMENTE

VARIABLE POBLACIÓN

FORMALMENTE 30

INFORMALMENTE 25

ASCENDENTE 3

DESCENDENTE 8

BILATERAL 12

Figura 18. Opinión de los encuestados sobre el flujo de la información De acuerdo a los resultados obtenidos en la encuesta se establece que la información al interior de la Corporación fluye de diferentes formas, es así como un mismo encuestado considera que la información fluye en ocasiones de manera formal y también de manera informal, en otras ocasiones puede fluir en forma ascendente, descendente o bilateralmente. Es un dato relevante que 25 de los empleados encuestados sostienen que la información que se maneja dentro de la caja fluye de manera informal, por ello se recomienda como mecanismo para lograr un flujo eficaz de la información al interior de la Corporación, la dirección puede organizar mensualmente una reunión en donde se les comunique directamente a todos los trabajadores los avances y

actividades que se realizan en la Caja y/o también puede colocar un buzón en donde se pueda manifestar y expresar expectativas y/o inquietudes. Se recomienda instaurar la técnica de la participación activa y abierta de todos los elementos que desarrollarán el proceso, un profundo respeto por las personas; promover la crítica constructiva interna, organizando vínculos y espacios para que se pueda desarrollar y procesar la información.

7 EPS RÉGIMEN SUBDIADO E IPS 7.1 EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO COMFACHOCÓ25 COMFACHOCÓ a través del programa de EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO viene realizando funciones de aseguramiento en el Departamento del Chocó y cuenta con una sede Principal en el Municipio de Quibdo y 15 sedes Regionales distribuidas en los siguientes Municipios: Atrato, Medio Atrato, Tadó, Istmina, Carmen del Darién, Condoto, Bahía Solano, Certegui, San José del Palmar, Lloró, Bagadó, Nuquí, Novita, Rió Quito y Unión Panamericana. La Dirección Administrativa y el Consejo Directivo de la Caja, establecen las políticas, directrices y estrategias a seguir por el programa de la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO, que serán ejecutadas a través de los funcionarios de la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO, quienes se encargan de llevar a cabo los planes de acción, modelos de operación, control del desarrollo del cumplimiento del Sistema de garantía de Calidad, auditoria y la evaluación de mejoramiento y ajuste. El programa de la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO de COMFACHOCÓ tiene como centro de operaciones la sede Principal ubicada en el Municipio de Quibdó la cual asiste a las demás sedes ubicadas en los municipios de: Atrato, Medio Atrato, Tadó, Istmina, Carmen del Darién, Condoto, Bahía Solano, Certegui, San José del Palmar, Lloró, Bagadó, Nuquí, Novita, Río Quito y Unión Panamericana en todos aquellos aspectos que son relevantes para el buen funcionamiento de este programa. La sede en Quibdo se encarga de coordinar todos aquellos procesos que tienen que ver con la información y orientación al usuario, sobre los servicios que se ofrecen a los afiliados al programa de EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO de COMFACHOCÓ, basado en un amplio despliegue de información tanto a nivel interno en la sede de operación como en todos aquellos medios de comunicación que operan en el Departamento del Chocó; de igual forma se traza un cronograma de talleres educativos para todos los municipios en los cuales se tiene contacto directo con los afiliados, a través de los Promotores de Régimen Subsidiado donde se capacita, se orienta y se recepcionan quejas y sugerencias, en los talleres que se realizan en el municipio de Quibdó y en 25 Tomado Archivo Direccionamiento Estratégico ARS Comfachocó, Quibdo Junio de 2007

ocasiones en los demás municipios se desplaza el equipo de Atención al Usuario de Quibdó, quienes apoyan la labor de los Promotores Regionales en los demás municipios. Los procesos de afiliación se llevan a cabo en cada municipio de acuerdo con los lineamientos establecidos en la normatividad vigente bajo la supervisión de la Secretaría de Salud de cada municipio, en estos procesos de afiliación participan los funcionarios encargados de la promoción y afiliación (Auxiliares de Servicios Asistenciales), una vez realizadas las afiliaciones los formularios son digitados en la sede de Quibdo para la generación de la nueva base de datos y posterior expedición del carné, entrega que se realiza en la sede del programa de la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO de cada Municipio. Todo lo concerniente a Contratación, Pago a Prestadores y Auditoria De Cuentas Medicas se realizan en la sede Principal, las facturas de IPS de los demás Municipios en donde opera la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO son enviadas y radicadas en el municipio de Quibdo para su tramite de auditoria y posterior pago. Las quejas y sugerencias son recibidas en cada sede y en los buzones del programa de la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO que están ubicados en los Centros de Salud , Hospitales locales y Oficinas de los Municipios en donde opera, las cuales son evaluadas por el área de atención al afiliado en la sede Principal quien se encarga de dar las respuestas y remitirlas a quien corresponda para los usuarios de Quibdo y las respuestas a las quejas de los demás Municipios se harán llegar a los Promotores Rurales de los demás Municipios y estos a su vez al respectivo afiliado. En lo concerniente a la Referencia y Contrarreferencia de los procedimientos POS-S se coordinan en todos los Municipios en donde opera a través de los Promotores Municipales con enlace directo en la Sede Principal en donde se estudia la pertinencia respectiva. La trabajadora social en el Municipio de Quibdo (sede Principal) se encarga de la consecución de las citas para el II Nivel de complejidad en la ciudad de Quibdo y para el III y IV nivel en la ciudad de Medellín. Para la referencia de los procedimientos no POS-S, igualmente se le informa a los afiliados en los municipios diferentes a Quibdo por parte de los Promotores Municipales que se le dará curso a su petición a través de la sede Principal, la Cual la recepciona y la envía en el formato preestablecido al Departamento Administrativo de salud para lo de su competencia.

Figura 19.Estructura EPS Régimen Subsidiado Comfachocó

La Estructura presentada por la EPS Régimen Subsidiado Comfachocó corresponde a un modelo de gestión por procesos donde se definieron tres (3) macro procesos o agrupación de procesos los cuales se ejecutan para alcanzar un resultado común, que interactúan entre si buscando satisfacer las necesidades y expectativas de los afiliados mediante la generación de valor:

1. Aseguramiento y prestación de servicios 2. Atención al afiliado 3. Gestión de calidad

Adicionalmente se establecieron los sistemas habilitadores definidos como el conjunto de procedimientos establecidos por la organización para prestar apoyo a los procesos de la cadena de valor:

1. Gestión Financiera 2. Tecnología de la Información

A continuación se presenta el mapa general de procesos de la EPS Régimen Subsidiado Comfachocó

MACRO

PROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO CÓDIGO RESPONSABLE

Inscripción ante el Ente Territorial IET Contratación para el

Aseguramiento

Formalización del Contrato FC

Identificación y análisis de perfiles IAP Estimación de la Oferta y Demanda

de servicios de salud EOD

Organización y Selección de la Red OSR Negociación y Formalización de

Contratos NFC Contratación de la Red de Prestadores

Administración y procesamiento en base de datos de registros de

información sobre los prestadores de servicios de salud

ARP

Coordinador ARS

Programación de actividades de Promoción y Prevención PAP No se

desarrolla Gestión de contrato de

aseguramiento GCA

Gestión de los contratos de prestación de servicios GCP

Coordinador ARS

Seguimiento y control a prestadores de actividades de Promoción y

Prevención SCP No se

desarrolla

Seguimiento y control Actividades SCA Coordinador ARS

Reporte de la ejecución de actividades Promoción y

Prevención REA No se

desarrolla

Liquidación de contrato de aseguramiento LCA

Gestión Contractual

Liquidación de los contratos de prestación de servicios LCP

Determinación del riesgo financiero DRF Selección de aseguradores SDA

Negociación y Formalización de Contratos NFC

Coordinador ARS

Gestión de contrato GDC Gestión del Alto Costo

Liquidación de contrato LCA

Coordinador ARS / Auxiliar

de Contratación

Autorización de servicios ambulatorios y hospitalarios AAH

Autorización para servicios referidos unidad de urgencias ARU

Autorización servicios de alto costo ASA

ASEG

UR

AMIE

NTO

Y P

RE

STAC

IÓN

DE

SER

VIC

IOS

Gestión de la prestación del plan de beneficios

Autorización de medicamentos NO POS-S AMN

Auditor Medico

MACRO PROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO CÓDIGO RESPONSABLE

Promoción de la Afiliación PDA Afiliación y Registro AYR

Afiliación y Registro en circunstancia excepcionales ARC

Traslado de afiliados entre ARSs TAA Carnetización CTZ

Gestión de Novedades GDN Reporte de Información RDI

Afiliación y Registro

Procesamiento de las condiciones de salud, socioeconómicas, geográficas,

etareas y de genero en base de datos.

PCE

Operativo Auxiliar de Sistemas / Auxiliar de Servicios

Asistenciales

Información, Educación y Comunicación IEC

Atención y resolución de reclamos o sugerencias ARS

Evaluación de la satisfacción EDS Participación social PTS

Referencia de Afiliados con patologías NO POS-S RAN

ATE

NC

IÓN

AL

AFI

LIA

DO

Atención al Afiliado

Gestión a los reembolsos GAR

Auxiliar de Servicios

Asistenciales

Auditoria al proced. afiliación y carnetización AAC

Auditoria al proced. de gestión de novedades AGN

Auditoria al proced. de autorizaciones AAT Evaluación suficiencia de la red ESR

Auditoria Interna

Desempeño del sistema de referencia y contrarreferencia DSR

No se desarrolla

Verificación de habilitación de prestadores de la Red VHP

Monitoreo de procesos prioritarios de Atención MPP

Auditoria del proceso individual de atención API

Auditoria de historias clínicas AHC Auditoria modelo de atención I nivel AMA

Auditoria Externa

Auditoria del proceso de asignación de citas APA

No se desarrolla

Recepción y radicación de cuentas medicas RYR

Auxiliar de Servicios

Asistenciales Auditoria a la facturación por

capitación AFC

Auditoria a la facturación por evento AFE Recobros de alto costo RAC

GES

TIÓ

N D

E C

ALI

DA

D

Auditoria Cuentas Médicas

Recobros de tutelas y medicamentos NO POS RTM

Enfermero Profesional / Auxiliar de Servicios

Asistenciales

MACRO PROCESO PROCESO PROCEDIMIENTO CÓDIG

O RESPONSAB

LE

Planeación financiera PLF Gestión de tesorería GDT

Administración de información contable AIC Cuentas por pagar a prestadores de la

red CXP

Giro 4.01% al ente territorial para Promoción y Prevención GET

Recaudo de recursos RRE Validación – Consolidación y Reporte

de la Información Contable VCI

Gestión Financiera

Análisis de la información contable, de tesorería y cuentas por pagar AIC

Auxiliar Operativo Contable

SIST

EMA

S H

AB

ILIT

AD

OR

ES

Tecnología de la

Información Tecnología de la información STI

Operativo Auxiliar de Sistemas

7.2 IPS COMFACHOCÓ

Figura 20.Estructura IPS Comfachocó

La estructura administrativa presentada por la IPS es una organización enfocada en los servicios de salud que presta, donde cada unidad maneja un servicio y estas a su vez poseen subunidades necesarias para su operatividad y niveles de especialización. En esta estructura los empleados de la Institución se dividen en grupos y cada grupo se encarga de la prestación de un servicio específico, además cada grupo tiene un especialista para cada función y un coordinador que es el responsable de supervisar el proceso que se lleva a cabo para la prestación del servicio. Debido a la especificidad de los procesos y servicios que presta este tipo de organización la estructura por servicios le permite el empleo de equipo especializado para el manejo de sus procesos y se centran en la atención del problema presentado por el usuario. 7.3 PLANTA DE PERSONAL ÁREA SALUD Para el Estudio Técnico de Reestructuración Administrativa de la Caja de Compensación Familiar del Chocó –Comfachocó, y específicamente para el Área de Salud se analizan los cargos que por su naturaleza desempeñan funciones administrativas, no siendo objeto de éste análisis los cargos que desempeñan funciones asistenciales en salud. Cuadro 16. Planta de personal objeto de estudio SALUD (*)

Unidad Nivel Cargo Cantidad

Área Salud Directivo Coordinador Área de Salud 1

Coordinador ARS 1 Profesional

Auditor Medico 1

Enfermero Profesional 1 Técnico Operativo

Técnica de Sistemas 1

Auxiliar de Servicios Asistenciales 4

Auxiliar Operativo Contable 1

Operativo Auxiliar de Sistemas 1

Auxiliar de Contratación 1

Auxiliar Integral

Promotor de Régimen Subsidiado 8

Promotor de Régimen Subsidiado 12

ARS

Operativo Auxiliar de Servicios Generales 1

Unidad Nivel Cargo Cantidad

Coordinador Administrativo 1

Auditor Medico 1 Profesional

Referencia y Contrarreferencia 1

Técnico Operativo Trabajadora Social 1

IPS

Auxiliar Integral Asistente de Sistemas 1

Atención al Afiliado 1

Auxiliar de Enfermería 1

Auxiliar de Servicios Asistenciales 1

Auxiliar de Servicios Generales 3

Operativo

Celador 3

TOTAL 47

Fuente: Nómina a Marzo 2007 suministrada por Recursos Humanos

(*) Personal asignado a la EPS e IPS que realizan labores administrativas Analizando la Planta de las unidades de salud se establecen las siguientes clasificaciones: Clasificación de funcionarios de acuerdo a los niveles jerárquicos De acuerdo al cuadro 18 se establece que la mayoría de los empleados de la planta administrativa del área de salud pertenecen a los niveles auxiliar integral y operativo, esto se refleja de forma gráfica a continuación en la Figura 20.

Cuadro 17. Clasificación por niveles jerárquicos SALUD

UNIDAD

DIR

ECTI

VO

PRO

FESI

ON

AL

TÉC

NIC

O

OPE

RA

TIVO

AU

X.

INTE

GR

AL

OPE

RA

TIVO

SALUD 1

EPS 2 2 15 13

IPS 3 1 3 7

TOTAL 1 5 3 18 20

NIVEL

JERÁRQUICO CANT.

DIRECTIVO 1

PROFESIONAL 5

TÉCNICO OPERATIVO 3

AUXILIAR INTEGRAL 18

OPERATIVO 20

TOTAL 47

Figura 21. Distribución planta de personal de salud por niveles jerárquicos Clasificación de empleados de acuerdo al tipo de vinculación Analizando la planta de personal para salud de acuerdo al tipo de vinculación que tienen los empleados se establece:

TIPO DE VINCULACIÓN CANT.

CONTRATO LABORAL 43

SERVICIOS PROFESIONALES 4

Total 47

Figura 22. Distribución planta de personal por tipo de contratación De acuerdo al grafico se establece que el 91% de la planta administrativa del Área de Salud pertenecen a la Planta de Personal de Comfachocó y el personal que es contratado por servicios profesionales corresponde a cargos de coordinación y responsabilidad. Conclusiones El estudio técnico determina que para los niveles jerárquicos y los cargos se hace necesario buscar un mayor grado de homogenización, para lo cual esta consultoría presenta una propuesta acorde a las necesidades de la Corporación, estableciendo parámetros específicos de clasificación y agrupamiento.

7.4 MANUAL DE FUNCIONES Posterior a la revisión de los Manuales de Funciones encontrados en la intranet corporativa de Comfachocó y los documentos suministrados por cada una de las unidades de Salud, la consultoría concluye los siguientes aspectos relevantes: La EPS del Régimen Subdiado cuenta con un documento de Direccionamiento Estratégico en el que se presenta la estructura administrativa y sus parámetros de funcionamiento en concordancia con la normatividad que la regula; además se establece el perfil y las responsabilidades del personal que se requiere para el programa. En este documento se encuentran relacionados los siguientes cargos, con funciones (responsabilidades) y perfil de cargos:

Cuadro 18. Manuales de funciones de la EPS Régimen Subsidiado

CARGO RESPONSABLE

Coordinador Área de Salud Coordinador Área de Salud

Coordinador ARS Coordinador ARS

Coordinador ARS Responsable proceso

Aseguramiento y Prestación de Servicios

Auxiliar de Servicios Asistenciales Atención al Afiliado

Operativo Auxiliar de Sistemas Afiliación y Registro

Auditor Médico Gestión de Calidad

Enfermero Profesional Auditor de Cuentas

Promotor de Régimen Subsidiado Atención al Afiliado

Además, en la intranet corporativa se encuentra los Manuales de Funciones de los cargos de la EPS régimen subsidiado que no se encuentran relacionados en el documento para el Jefe Salud, Auxiliar de Servicios Asistenciales, Auxiliar de Sistemas, Auditor Médico, Promotor ARS / Oficinista Es recomendación de la consultoría homogenizar los manuales de funciones, es decir establecer un único documento y actualizar los manuales intranet institucional.

Cuadro 19. Manuales de funciones Intranet EPS Régimen Subsidiado o

CARGO MANUAL INTRANET

Coordinador Administrativo Coordinador Administrativo

Auditor Médico Auditor Medico

Referencia y Contrarreferencia

Trabajadora Social

Asistente de Sistemas

Atención al Afiliado

Auxiliar de Enfermería Técnico Auxiliar de Enfermería

Auxiliar de Servicios Asistenciales Técnico Auxiliar de Servicios Asistenciales

Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales

Celador

8 PROPUESTA DE REFORMA La propuesta de reorganización y reestructuración administrativa es el fruto de los hallazgos contenidos en la primera parte de este estudio técnico, bajo los siguientes términos:

El análisis de la estructura actual y los procesos desarrollados en cada unidad administrativa.

El resultado de las cargas de trabajo. El número de cargos depende, en parte del volumen y la distribución del trabajo y de la cobertura del servicio.

El análisis de las hojas de vida de los empleados vinculados a la Administración de la Caja para determinar sus perfiles y buscar el aprovechamiento máximo de sus destrezas en el desempeño de sus funciones.

El beneficio ofrecido a la comunidad Chocoana a través de las áreas de servicio haciendo una diferencia con las áreas de apoyo.

La composición de cargos por niveles frente a los procesos, procedimientos y actividades que deben tenderse a profesionalizar.

Racionalización de los recursos de la Corporación, ajustándolos a los requerimientos legales y a las posibilidades reales de la Caja.

Balance entre la cantidad de empleos del área administrativa y los de las áreas misionales.

Los perfiles de los cargos necesarios tendiente la profesionalización de la planta de COMFACHOCÓ frente a los que hoy se tienen

8.1 MEDICIÓN DE CARGAS Teniendo en cuenta que COMFACHOCÓ se encuentra en un proceso de modernización para cumplir de forma ágil y oportuna los compromisos que su misión le exige frente al Departamento del Chocó y el sector de las Cajas de Compensación, se hace necesario concebirlo organizacionalmente de forma moderna, flexible, como un sistema viable que garantice una respuesta inmediata y de calidad. Por tanto se ha concebido la organización no de forma funcional

como había venido sucediendo sino desde la óptica de los procesos, como corresponde al reto que enfrenta. Para ser coherente con lo anterior, este estudio se diferencia de otros, en un aspecto altamente significativo: Se levantaron las cargas de trabajo para cada uno de los procesos, partiendo de los procedimientos, discriminándolos por actividades y posteriormente por las tareas que se desarrollan a su interior y del perfil de quien dentro de cada proceso la debe realizar, para garantizar la calidad de la misma. Objetivos y Restricciones del Estudio Desde la perspectiva teórica una medición del trabajo, conocida también como cargas de trabajo, puede ser utilizada para varios propósitos tales como evaluación del desempeño del trabajador, planeación de las necesidades de fuerza de trabajo, determinación de la capacidad disponible, determinación del precio o costo de un producto, comparación de los métodos de trabajo, facilitación de la programación de operaciones y establecimiento de incentivos salariales. Para el caso de COMFACHOCÓ se utilizará para todos estos fines, pero inicialmente para planear y decidir sobre las necesidades reales de la planta de personal. Un estudio de estas características implica realizar una serie de observaciones y mediciones directas que nos permitan establecer estándares de trabajo por tarea, para el caso que nos ocupa se utilizó una metodología simplificada, con recolección de información en todas las dependencias con que cuenta la Corporación, teniendo en cuenta los tamaños de las mismas y los procesos en cada una interviene. Metodología para Estudio de Cargas de Trabajo Para este estudio, se definió la carga de trabajo, como el volumen de actividades que se deben realizar para garantizar productos concretos, observables y medibles. Sin embargo, aparecen algunas precisiones que es necesario hacer cuando nos referimos a estos aspectos: Es de entender que cada persona realiza una serie de actividades que no necesariamente conducen a productos finales, sino a resultados concretos que se convierten en insumos fundamentales para otros procesos que a su vez conducen a estos productos, por ejemplo, la lectura de un expediente para generar un concepto jurídico. Cada producto concreto esta antecedido de una serie de actividades que si bien son imprescindibles para obtener el resultado final, no son cuantificables o

fácilmente dimensionables. No se debe olvidar la relevancia de los papeles interpersonales en el éxito de un resultado final, los estudios sobre la utilización del tiempo entre el nivel directivo han producido interesantes resultados: Jefes de Área pasan un 40% de su tiempo en contacto con otras personas y la recepción de las visitas oscila entre 1 y 2 horas por día. Enfoque Metodológico Existen diferentes técnicas de medición del trabajo, cada una es apropiada para distintos usos y presenta distintos grados de exactitud y diferentes costos. Entre las más utilizadas tenemos el estudio de tiempos, datos de tiempo predeterminados, datos estándar, datos históricos, muestreo del trabajo y medición del tiempo que el trabajador gasta desempeñando la función del cargo y la cantidad de veces que repite la actividad al año. La medición de las cargas se efectúo a partir de varios insumos: La información que suministró cada empleado entrevistado, las estadísticas, informes de gestión, indicadores y de actividades por cargo, entre otros. Dichos datos se verifican en el campo por parte de la CONSULTORÍA con base en documentos, archivos, consecutivos, comunicaciones enviadas y recibidas, y demás soportes que evidencien la ejecución efectiva de las tareas. El primer paso consistió en definir los procesos misionales y de apoyo (Ver Anexo B) Con base en la identificación de cada uno de los servicios, productos y funciones, se determinan los procesos más relevantes que contribuyen directamente al cumplimiento de la razón de ser de COMFACHOCÓ (procesos misionales) y aquellos que coadyuvan a tal fin (procesos de apoyo). Es importante tener en cuenta que los procesos de apoyo son los que usualmente generan mayores costos y presentan el mayor grado de ineficiencia dentro de la organización. El producto de esta parte del ejercicio es un inventario de todos los procesos que actualmente se ejecutan en la Corporación, clasificados en misionales y de apoyo. Esta es una técnica fundamental para la toma de decisiones estratégicas en el ámbito institucional, en cuanto permite determinar si los procesos o servicios que se ejecutan en la Caja deben llevarse a cabo o no y si deben realizarse e igualmente determinar cómo pueden hacerse más eficientes. A partir de la organización interna la Caja, de la evaluación en la prestación de los servicios y de acuerdo con el análisis realizado a sus procesos misionales y de

apoyo, se procede a determinar las necesidades de talento humano para el cumplimiento de sus metas institucionales. La medición de cargas de trabajo se realizó con la metodología establecida por los Organismos reguladores de la Función Publica en la cual el insumo fundamental es definir todos aquellos proyectos y procesos que son necesarios ejecutar para cumplir con la misión y objetivos de COMFACHOCÓ. Para levantar este inventario se revisó el manual de procesos y procedimientos de la Corporación y se realizaron entrevistas directas los jefes de cada una de las áreas y los empleados de la Corporación que intervienen en cada uno de los procesos, donde se realizaron preguntas de estructuración clara y sencilla acerca de la forma de realizar su trabajo y las destrezas necesarias para llevarlo a cabo.

Como siguiente paso se determino el tiempo establecido de trabajo al año, esto es, el comprendido en el horario de trabajo, que para el caso de COMFACHOCÓ, es 8 horas diarias por 228 días laborales al año es decir 1824 horas

Se le solicita al equipo de trabajo de cada dependencia, que determine si este se realiza diariamente, semanalmente, quincenalmente, mensualmente o anualmente.

Luego debe determinar en ese período cuanto tiempo se invierte en su realización.

Igualmente se solicita el dato del cargo que actualmente realiza la tarea y el perfil ideal de quien la debe realizar.

Una vez se han cumplido estos pasos para cada producto, se procede a realizar una verificación de campo, para lo cual se le solicita al funcionario encargado mostrar los productos concretos a que se ha referido, lo cual permite constatar su tamaño, complejidad, actualidad, cantidad, entre otros

Acto seguido se solicita a quien corresponda, los informes de gestión, estadísticas, consecutivos, archivos de comunicaciones, informes, y cualquier otra información que nos permita conocer la carga de trabajo que produce el área en general.

Posteriormente se procede a revisar si el área de trabajo se encuentra al día, si tiene trabajo atrasado y en que cantidad, si ha debido reforzarse con contratistas o practicantes de Sena, etc.

Este resultado nos indica el número de personas requeridas por niveles para desempeñar el proceso objeto del análisis, cada uno de los elementos que intervienen son:

Con este estudio se pretende determinar si el personal con que cuenta la Corporación es suficiente o si se requiere crear o suprimir cargos para garantizar eficiencia y eficacia en el desarrollo de los procesos de la Caja.

8.2 RESUMEN DEL PERSONAL REQUERIDO El personal requerido según el análisis de las cargas de trabajo se establece 118 cargos distribuidos en 113 cargos con contrato laboral y 5 cargos contratados por servicios profesionales, personal necesario para temporada normal. Para eventos especiales y alta temporada el recurso humano requerido se contratará por el sistema de outsourcing con el fin de reducir costo de personal permanente y mantener calidad, especialmente para cargos del nivel operativo como son meseros, cocineras, personal de aseo etc. A continuación se presenta una síntesis consolidada por dependencias con el fin de establecer como quedo conformado cada una de estas. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA No presenta variación en la cantidad de cargos, debido a que esta unidad administrativa contaba con (1) directivo y dos (2) profesionales, uno de los cuales fue trasladado al nivel asesor.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

NIVEL DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ADMINISTRATIVO OPERATIVO TOTAL

CANT 1 1 1 0 0 0 3

AUDITORIA GENERAL Se presenta una notable variación, dado que en esta unidad solo contaba con (1) cargo del nivel profesional y a consecuencia de la transformación organizacional aumenta su grupo de trabajo a un (1) asesor y un (1) técnico, para un total de tres (3) cargos.

OFICINA DE AUDITORIA GENERAL


CANT 0 1 1 1 0 0 3

OFICINA ASESORA DE PLANEACION En esta oficina no se presenta variación en cuanto a la carga laboral se mantiene un (1) cargo, aunque pasa a ser del nivel asesor

OFICINA DE PLANEACION


CANT 0 1 0 0 0 0 1

OFICINA ASESORA JURÍDICA Dada la evaluación de la carga laboral esta arroja que se hace necesario un (1) cargo del nivel asesor el cual se apoya en sus actividades administrativas con la secretaria de la dirección, tareas que desempeñaba un auxiliar el cual no proyectó la carga suficiente para mantener el cargo.

OFICINA JURÍDICA


CANT 0 1 0 0 0 0 1

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Para esta unidad administrativa no se presenta variación por carga laboral, Sin embargo, dada la creación de la Subdirección se hace necesario introducir un (1) cargo del nivel directivo; en síntesis la subdirección se conformará por (14) cargos.

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA


CANT 1 0 0 1 2 4 8

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA / UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS


CANT 0 0 1 1 0 0 2

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA / UNIDAD DE SISTEMAS E INFORMÁTICA


CANT 0 0 1 2 0 0 3

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA / UNIDAD DE COMPRAS


CANT 0 0 0 1 0 0 1

TOTAL


CANT 1 0 2 5 2 4 14

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Esta unidad administrativa no presenta variación en con respecto al personal requerido para su funcionamiento, se mantiene conformado por un (1) directivo, dos (2) profesionales, cuatro (4) técnicos y cuatro (4) administrativos para un total de once (11) personas.

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA


CANT 1 0 0 0 0 0 1

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA / UNIDAD DE CONTABILIDAD


CANT 0 0 1 1 1 0 3

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA / UNIDAD DE TESORERÍA


CANT 0 0 1 3 3 0 7

TOTAL


CANT 1 0 2 4 4 0 11

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS SOCIALES Para esta dependencia el análisis de la carga laboral origino una predistribución de funciones, para ello se conformará por un grupo de trabajo de (20) cargos.

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS SOCIALES


CANT 1 0 0 2 2 0 5

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS SOCIALES / UNIDAD DE PROGRAMAS SOCIALES


CANT 0 0 3 5 2 3 13

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS SOCIALES / UNIDAD DE VIVIENDA


CANT 0 0 1 1 0 0 2

TOTAL


CANT 1 0 4 8 4 3 20

SUBDIRECCIÓN UNIDAD DE NEGOCIOS Para esta unidad administrativa se crea un cargo (1) directivo y se suprime un cargo del nivel técnico ubicado en el Centro Recreacional.

SUBDIRECCIÓN DE UNIDAD DE NEGOCIOS


CANT 1 0 0 0 0 0 1

SUBDIRECCIÓN DE UNIDAD DE NEGOCIOS / EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO


CANT 0 0 2 5 4 21 32

SUBDIRECCIÓN DE UNIDAD DE NEGOCIOS / IPS


CANT 0 0 3 1 5 3 12

SUBDIRECCIÓN DE UNIDAD DE NEGOCIOS /MERCADEO


CANT 0 0 1 3 3 10 17

TOTAL


CANT 1 0 6 8 12 34 61

En la unidad de servicios de Istmina el personal requerido para su funcionamiento es de cuatro (4) cargos, distribuidos en un (1) técnico y tres (3) administrativos.

UNIDAD DE SERVICIOS DE ISTMINA


CANT 0 0 0 1 3 0 4

En suma la Caja de Compensación Familiar se conformará por 118 cargos distribuidos en cinco (5) directivos, cuatro (4) asesores, dieciséis (16) profesionales, veintisiete (27) técnicos, veinticinco (25) administrativos y cuarenta y un (1) operativos

Cuadro 20. Resumen del personal requerido en COMFACHOCÓ NIVELES TOTAL

DEPENDENCIA

DIR

ECTI

VO

ASE

SOR

PRO

FESI

ON

AL

TÉC

NIC

O

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

OPE

RA

TIVO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1 1 1 0 0 0 3

AUDITORIA GENERAL 0 1 1 1 0 0 3

OFICINA DE PLANEACION 0 1 0 0 0 0 1

OFICINA JURÍDICA 0 1 0 0 0 0 1

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1 0 2 5 2 4 14

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA 1 0 2 4 4 0 11

SUBDIRECCIÓN SERVICIOS SOCIALES 1 0 4 8 4 3 20

SUBDIRECCIÓN DE UNIDAD DE NEGOCIOS 1 0 6 8 12 34 61

UNIDAD DE SERVICIOS DE ISTMINA 0 0 0 1 3 0 4

TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL 5 4 16 27 25 41 118

8.3 VALORACIÓN DE HOJAS DE VIDA En esta segunda Fase del Estudio Técnico, el siguiente paso después del análisis de la Planta de Personal, que relaciona los cargos que actualmente existe COMFACHOCÓ en sus contextos formal y real, la Consultoría profundiza este Diagnóstico con dos estudios que permiten visualizar completamente la relación entre la Estructura y la Planta de Personal con las herramientas que les dinamizan: Competencias y Procesos. Estos estudios son concretamente, el Análisis de las Hojas de Vida y la Medición de Cargas de Trabajo. A partir de éstos tendremos dos instrumentos claves para proponer una nueva estructura y su respectiva planta de personal y de las necesidades de movilidad de personal encontradas en el estudio. Para iniciar, es conveniente precisar el concepto de Planta de Personal26 como el conjunto de empleos permanentes, requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una organización, identificados y ordenados jerárquicamente, que correspondan al sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de cargos establecido por la Corporación. El análisis de hojas de vida tiene por objeto ofrecer a COMFACHOCÓ, una valoración de los antecedentes laborales de los empleados adscritos a la planta actual, con miras a disponer de un instrumento técnico para las decisiones en la conformación de la planta de personal, acorde a la nueva estructura. Para efecto del objetivo propuesto se tendrán en cuenta todos los antecedentes de formación académica y experiencia laboral, como factores de alto valor predictivo del éxito en el desempeño laboral. El análisis de la formación académica se realizará teniendo en cuenta las dos categorías establecidas en la Ley 115 de 1994: la educación formal y la educación no formal. Educación formal. Se define como aquella que se imparte en establecimientos educativos públicos o privados, en una secuencia regular de ciclos lectivos con sujeción a pautas curriculares progresivas y conducentes a gados y títulos correspondientes a la ecuación básica primaria, básica secundaria, media vocacional, superior de pregrado o de postgrado Educación no formal, es aquella que se imparte en entidades públicas o privadas, con el objeto de complementar, actualizar, renovar y profundizar

26 Fuente: Guía. DAFP. Bogotá

conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos para la educación formal. La Experiencia laboral, se entiende por los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas durante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. Y la Experiencia Profesional, es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pénsum académico de la respectiva formación profesional, tecnológica o técnica profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. Metodología de Evaluación El análisis se realizará en dos pasos: uno de evaluación con base en la información del formato de hoja de vida y los correspondientes anexos. En los casos, en los que no se aporten los certificados de estudios formales relacionados en el formato de hoja de vida, y estos coincidan con los requisitos mínimos del empleo de que se trate, se efectuará la evaluación dejando la anotación respectiva. El segundo paso, de valoración, consiste en asignar a los resultados de la evaluación los valores numéricos que correspondan, de acuerdo con las escalas de valoración definidas y los pesos porcentuales asignados a cada factor. Para efectos de este estudio técnico, la Consultoría utilizó una escala de 100 puntos, en la cual cada factor (Estudios y Experiencia) tendrá un peso relativo que depende del nivel jerárquico del cargo como se encuentran clasificados actualmente en la Caja de Compensación Familiar de Chocó COMFACHOCÓ, a excepción del Nivel Gerencial que no fue objeto de este análisis por cuanto esta integrado por un cargo elegido por el Consejo Directivo de la Corporación , el cual no es factor de reestructuración; para ello se describe en el siguiente cuadro la ponderación utilizada.

Cuadro 21. Valoración hojas de vida

NIVEL JERÁRQUICO ESTUDIOS EXPERIENCIA

Directivo y Profesional 70% 30%

Técnico Operativo 60% 40%

Auxiliar Integral 50% 50%

Operativo 30% 70% Fuente: Metodología DAFP. Bogotá 2005.

Estos pesos diferenciales se basan en la naturaleza y exigencias de las funciones de los cargos agrupados en cada nivel jerárquico, en cuyo desempeño, puede observarse, en forma decreciente, que tienen su fundamento en aptitudes y habilidades de tipo cognoscitivo, las cuales se desarrollan preferentemente a partir de la formación académica formal, contrastada con aquellas competencias que tienen una amplia base de habilidades y destrezas que se desarrollan y refuerzan más con la práctica que con la incorporación de conocimientos técnicos conceptuales. Valoración de la formación académica Teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones de los empleos y el objetivo de la formación académica, se han determinado valores porcentuales diferentes para cada tipo de educación en cada uno de los niveles jerárquicos, así:

Cuadro 22. Valoración educación

NIVEL JERÁRQUICO EDUCACIÓN FORMAL EDUCACIÓN NO FORMAL

Directivo y Profesional 80%, 20%.

Técnico Operativo 70%, 30%.

Auxiliar Integral 60% 40%

Operativo 50% 50% Fuente. Metodología DAFP : Bogota 2005

A continuación se presenta el cuadro de valoración de estudios formales.

Cuadro 23. Valoración de estudios formales

Título Acreditado

Nivel del Cargo

Mae

stría

Espe

cial

izac

ión

Prof

esio

nal

Tecn

ólog

o

Técn

ico

Bac

hille

r

Prim

aria

Directivo y Profesional 100 70 20 10 5 Técnico Operativo 100 80 50 20

Auxiliar Integral 100 80 50 20 Operativo 100 90 80 50 20

Fuente. Metodología DAFP : Bogota 2005

Título acreditado. Cuando solo se acredite la terminación y aprobación de materias de la formación académica correspondiente, se puntuará con el 90% del valor determinado para el título. Cuando solo se acredite la mitad de la formación académica se puntuará con el 50% del valor del título. A continuación se presenta la tabla de valoración para los estudios no formales.

Cuadro 24. Valoración de estudios no formales

Intensidad del curso (Nº de Horas) Puntos

701 o más 100

601 a 700 90

501 a 600 80

401 a 500 72

301 a 400 64

251 a 300 56

201a 250 48

151 a 200 40

101 a 150 32

51 a 100 24

21 a 50 16

10 a 20 8 Fuente: Metodología DAFP. Bogotá 2005.

Valoración de la experiencia En el desarrollo de esta metodología tomaremos como objeto de valoración, el tiempo de experiencia laboral limitado a máximo 20 años, que será evaluado así: Seis (6) puntos por cada uno de los últimos (10) años contados desde el 26 de junio de 2007 hacia atrás (junio de 1997). Teniendo en cuenta la fecha de corte: 26 de junio de 2007. Cuatro (4) puntos por cada año contados a partir de 26 de junio de 1987 y hasta un máximo de diez.

Cuadros de valoración y análisis de las Hojas de Vida En el estudio inicial de las hojas (Ver Anexo C), se observó de forma general y específica algunos puntos de relevancia que conviene tener en cuenta al momento de una adecuada administración de las mismas. No obstante, no se detallan casos aislados (aunque algunos aspectos son observables en las valoraciones de los cuadros) relacionándose algunas generalidades de dicha observación inicial. De la primera observación, la consultoría recomienda como esencial, un constante y periódico seguimiento a los contratos laborales, con referencia a las fechas de finalización de los mismos, puesto que en la fecha del análisis (25 de mayo) se encontraron contratos laborales en las hojas de vida de que no presentaban notificación escrita de renovación o cancelación del contrato, por tanto se encontraban vencidos, esto incluye además, ordenes de prestación de servicios de personal que aún continua (a 25 de junio) laborando en la corporación. Como segundo aspecto, una cantidad considerable de hojas de vida no se encuentran actualizadas, en relación con la información expuesta en las mismas y sus correspondientes soportes o certificaciones tanto laborales como de estudios. Este aspecto se reflejó finalmente en la puntuación obtenida; por ejemplo, personas que obtienen cero (0.0) en otras experiencias laborales anteriores a COMFACHOCÓ o en alguna de las modalidades de estudio en los cuadros de valoración, son muestra de ello. Por otra parte, algunas hojas de vida (en menor número) relacionan certificaciones originales, lo recomendado es presentar copias de los mismos en caso de perdida u otro no desaparezca el soporte. Finalmente nueve (9) hojas de vida no fueron analizadas, puesto que algunos cargos se encontraban vacantes al momento del análisis (Contador y Coordinador del área Administrativa y Financiera) el resto al no ser presentadas a la consultoría (cinco instructores catedráticos, una Auxiliar de Servicios Sociales –Istmina- y una Auxiliar de Servicios Generales) A continuación se relacionan los cuadros de valoración y el análisis de las hojas de vida de los empleados de la planta de personal pertenecientes a la estructura del área administrativa de COMFACHOCÓ. Las hojas de vida analizadas inicialmente corresponden a la planta de personal de la Estructura del Área Administrativa de COMFACHOCÓ. En total se analizaron setenta y siete (77) hojas de vida de los niveles:

Directivo y Profesional; Técnico Administrativo; Auxiliar Integral; y Operativo.

En los cuadros Anexos se valoran como lo expusimos en la metodología la experiencia laboral y la formación académica (estudios en las modalidades formal y no formal) y los puntajes arrojados de acuerdo a las ponderaciones específicas, ya explicadas para cada nivel jerárquico. El análisis se enfoca en tres variables derivadas de las valoraciones en los cuadros de análisis: El nivel educativo. En cantidad y proporción de empleados por nivel jerárquico, y La permanencia. En cantidad y proporción de los empleados durante el tiempo de vinculación en Comfachocó. Nivel Educativo

Nivel Educativo CantidadEspecializado 11Profesional 10Total 21

Distribución del Personal del Nivel Directivo y Profesional según nivel educativo

52%

48%

Especializado Profesional

Figura 23. Distribución personal nivel directivo y profesional según nivel educativo Según los datos expuestos la distribución se presenta de manera homogénea, indicando que existe en el grupo de nivel directivo y profesional un 52% del personal con formación profesional y el restante 48% poseen especialización.

Nivel Educativo Cantidad Especializado 2 Profesional 11 Tecnólogo 2 Técnico 1 Bachiller 5 Primaria 1 No acredita 4 Total 26

Figura 24. Distribución personal nivel técnico operativo según nivel educativo Los resultados muestran una significativa contribución de personal con estudios profesionales con un 42% de la población total, seguido con un porcentaje un tanto menor la población bachiller representado con un 19% y un 8% con educación básica primaria, evidenciando que existe personal dentro de este nivel que no poseen la formación requerida para encontrarse clasificado en dicho grupo.

Nivel Educativo CantidadEspecializado 1 Profesional 8 Tecnólogo 1 Técnico 9 Bachiller 7 No acredita 1 Total 27

Figura 25. Distribución personal nivel auxiliar integral según nivel educativo

Para este nivel jerárquico se observa el mayor porcentaje ubicado en el personal con formación técnica con un 32%, en un porcentaje relativamente cercano con un 30% se ubican los profesionales y con un 26% de participación los bachilleres.

Nivel Educativo CantidadProfesional 1Tecnico 5Bachiller 16Primaria 3No acredita 3Total 28

Figura 26. Distribución personal nivel operativo según nivel educativo Consolidando la información recolectada del total del personal se observa que la formación profesional es predominante dentro del personal que labora en la Caja con un 29%, sin embargo, este grupo se encuentra distribuido tanto en los niveles superiores con en los de apoyo, en un segundo lugar se encuentra el personal bachiller representado por un 27% y con un 14% el recurso humano con formación técnica.

Nivel Educativo CantidadEspecializado 14Profesional 30Tecnológo 3Técnico 15Bachiller 28Primaria 4No acredita 8Total 102

Figura 27. Distribución total del personal según nivel educativo

138

Permanencia en la Organización En esta parte el análisis se enfoca en la permanencia del recurso humano en Comfachocó, de lo cual se refleja los siguientes resultados:

Años Cantidadmayor a 11 48,1 -11 15,1 -8 42,1-5 40- 2 8Total 21

Distribución del Personal del Nivel Directivo y Profesional según permanencia en

COMFACHOCÓ.

5%

19%

38%

19%

19%

mayor a 11

8,1 -11

5,1 -8

2,1-5

0- 2

Figura 28. Distribución personal nivel directivo y profesional por permanencia

Interpretando el gráfico de la Figura 28, para el nivel directivo y profesional encontramos que el 38% de la población se encuentra en un rango de permanencia de 0 a 2 años y para los rangos de 2,1 a 5 años, 5,1 a 8 y mayor a 11 años, cada uno posee un porcentaje del 19%.

Años Cantidamayor a 11 28,1 -11 05,1 -8 42,1-5 60- 2 14Total 26

Figura 29. Distribución personal nivel técnico operativo por permanencia

Para el nivel técnico operativo los resultados muestran que el 54% se encuentran en un tiempo de permanencia del 0 a 2 años, seguido del personal de 2,1 a 5 años con un 23%.


Distribución del Personal del Nivel Auxiliar Integralsegún permanencia en COMFACHOCÓ.

4%

11%

52%

11% 22%mayor a 118,1 -115,1 -82,1-50- 2

Figura 30. Distribución personal nivel auxiliar integral por permanencia Al igual que en nivel anterior, los auxiliares integrales tienen un permanencia significativa en el rango de los 0 a 2 con un 52% del total del personal y un representado por un 22% el rango de los 2,1 a 5 años.


Distribución del Personal del Nivel Operativo según permanencia en COMFACHOCÓ.

0%

4%

57%

21%18%

mayor a 118,1 -115,1 -82,1-50- 2

Figura 31. Distribución personal nivel operativo por permanencia

Predomina el rango de los 0 a 2 años para el nivel operativo con un 57%; el personal que ha prestado sus servicios en el rango de los 5,1 a los 8 representa un 21%, seguido de manera muy cercana el personal que ha laborado en la corporación entre los 2,1 a 5 años y con porcentaje relativamente menor el personal que ha laborado por mas de 11 años.


Figura 32. Distribución total del personal por permanencia

Una vez analizado de manera individual cada uno de los niveles establecidos en la Corporación, se consolido la información con el fin de reflejar de manera general la participación del total del personal en los diferentes rangos de permanencia , como se muestra en el Figura 31, en el cual los datos exponen una participación significativa de la mitad del personal localizado en el primer rango de 0 a 2 años , lo que evidencia que la mitad del personal es relativamente nuevo en la Caja, con un porcentaje del 21% para el recurso humano que ha laborado entre los 2,1 a los 5 años y con un 10% para el personal que se encuentra prestando sus servicios en los últimos 11 años.

Clasificación por puntaje obtenido Concluida la fase del análisis de las hojas de vida a través de la revisión de cada unos de los documentos soporte de los empleados, se realizó la puntuación descrita bajo los parámetros establecidos con anterioridad arrojando los resultados que muestra la grafica X, para lo cual es importante señalar que solo una persona se encontró en rango mas alto de puntuación, concentrándose de manera significativa el personal entre los rangos de 21 a 40 con 34 empleados y de 41 a 60, 30 empleados, reflejando que la mayoría de los perfiles se encuentran en un nivel medio

Puntaje Empleados0 - 20 2521- 40 3441- 60 3061 -80 12

81 -100 1Total 102

0

2

4

6

8

10

12

14

0 - 20 21- 40 41- 60 61 -80 81 -100

Puntaje

Distribución del personal por puntaje obtenido

Directivo -Profesional Técnico Operativo Auxiliar Integral Operativo

Figura 33. Distribución total del personal por puntaje obtenido

8.4 PROPUESTA DE ESTRUCTURA

8.4.1 Caja de Compensación Familiar Para el cumplimiento de las funciones y las atribuciones establecidas para la Caja de Compensación Familiar COMFACHOCÓ por la normatividad vigente y para el cumplimiento de su Plan Estratégico se propone la estructura administrativa establecida en la Anexo D. La propuesta presentada para la Organización Administrativa de la Caja de Compensación Familiar – COMFACHOCÓ, esta concebida bajo el esquema de Gerencia por Procesos, en la que se establecen dos categorías básicas en éste aspecto, lo que hace que la organización funcione como un todo indivisible, siendo el primer grupo el de los procesos estratégicos, es decir los que tienen alto impacto en los resultados relacionados con la misión, la visión y la satisfacción del usuario, y los de apoyo, es decir los que constituyen el soporte de los estratégicos, caso en el cual los primeros no se darían sin los segundos. De la integración y el manejo sistémico

de estos dos tipos de procesos depende fundamentalmente el desempeño de toda la organización.27 La Dirección Administrativa, La Oficina de Planeación, la Subdirección de Servicios Sociales, la Unidad de Programas Sociales, la Unidad de Vivienda, la Entidad Promotora de Salud y la Institución Prestadora de Salud son unidades organizacionales de carácter misional, pues deben definir políticas corporativas para dar cumplimiento a los esenciales de la Caja y prestar los servicios a su cargo, además están encargadas de gestionar recursos y adelantar acciones de apoyo social, comunitario y productivo para el beneficio y mejora de la calidad de vida de la comunidad chocoana. Así, corresponde a las áreas misionales adelantar procesos que permitan diseñar e implementar planes, programas y proyectos para el desarrollo de la Corporación, proponer políticas de gestión y control en el manejo de los recursos tanto físico, humano, tecnológico, financiero y técnico e interpretar las necesidades de la comunidad en pro del desarrollo local. La Oficina de Auditoria General, la Oficina Jurídica, la Subdirección Administrativa, la Unidad de Gestión Humana, la Unidad de Sistemas e Informática, la Unidad de Compras , la Subdirección Financiera, Contabilidad, Tesorería, la Subdirección Unidad de Negocios , Mercadeo, y la Unidad de Servicios son unidades de apoyo o soporte para el desarrollo de los procesos misionales de la Caja. En el organigrama propuesto (Ver Figura 34) puede verse claramente la distribución de Unidades Organizacionales para la Caja de Compensación Familiar del Chocó-COMFACHOCÓ.

27 Hacia una visión sistémica de la Gestión Pública –Departamento Administrativo de la Función Publica 2002.

143

Figura 34. Organigrama Propuesto COMFACHOCO

ASAMBLEA GENERAL

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DIRECTIVO

CONSEJO DIRECTIVO

REVISORIA FISCAL

REVISORIA FISCAL



AUDITORÍA GENERAL

AUDITORÍA GENERAL

OFICINA JURÍDICA

OFICINA JURÍDICA

OFICINA DE PLANEACIÓN


Unidad de servicios

Unidad de servicios

NIVEL 5 NIVEL 2NIVEL 3 NIVEL 4NIVEL 1





SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS

SOCIALES


SOCIALES

SUBDIRECCIÓN UNIDADES DE

NEGOCIO


NEGOCIO

Unidad de Prog. Sociales


Unidad de Vivienda

Unidad de Vivienda

EPS Régimen Subsidiado


IPSIPS

Unidad de Mercadeo

Unidad de Mercadeo

Unidad de Gestión Humana


Unidad de Sistemas e Inf.


Unidad de Compras

Unidad de Compras

ContabilidadContabilidad

TesoreríaTesorería

NIVEL 2 NIVEL 3NIVEL 4 NIVEL 5

ASAMBLEA GENERAL

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DIRECTIVO

CONSEJO DIRECTIVO

REVISORIA FISCAL

REVISORIA FISCAL



AUDITORÍA GENERAL

AUDITORÍA GENERAL

OFICINA JURÍDICA

OFICINA JURÍDICA



Unidad de servicios

Unidad de servicios







SOCIALES


SOCIALES


NEGOCIO


NEGOCIO



Unidad de Vivienda

Unidad de Vivienda



IPSIPS

Unidad de Mercadeo

Unidad de Mercadeo





Unidad de Compras

Unidad de Compras




ASAMBLEA GENERAL

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DIRECTIVO

CONSEJO DIRECTIVO

REVISORIA FISCAL

REVISORIA FISCAL



AUDITORÍA GENERAL

AUDITORÍA GENERAL

OFICINA JURÍDICA

OFICINA JURÍDICA



Unidad de servicios

Unidad de servicios







SOCIALES


SOCIALES


NEGOCIO


NEGOCIO



Unidad de Vivienda

Unidad de Vivienda



IPSIPS

Unidad de Mercadeo

Unidad de Mercadeo





Unidad de Compras

Unidad de Compras




144

8.4.2 EPS-Entidad Prestadora de Salud del Régimen Subsidiado La EPS Régimen Subsidiado COMFACHOCÓ cuenta con un marco de referencia administrativa acorde a los requerimientos normativos que regulan el sector y que a su vez le permite una adecuada ejecución de sus procesos. La Consultoría realizó un análisis documental y descriptivo donde se encontró que en la funcionalidad de su estructura se recomienda trasladar los procesos a las unidades que en la actualidad los están ejecutando, como se puede apreciar en el Anexo E. Es así como la COORDINACIÓN EPS que en este momento tiene la responsabilidad de los procesos de Contratación para el Aseguramiento, Contratación de la Red de Prestadores, Gestión Contractual y Gestión del Alto Costo continua con éstos procesos a excepción de los procedimientos de Programación de actividades de Promoción y Prevención, Seguimiento y control a prestadores de actividades de Promoción y Prevención y Reporte de la ejecución de actividades Promoción y Prevención que se trasladan a PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN creándose una unidad administrativa para el desarrollo y la implementación de los mismos debido a que en la actualidad dichos procedimientos no se están ejecutando; así mismo se mantiene el cargo de Coordinador EPS con las funciones que viene desempeñando, de la misma forma se mantiene el cargo de Auxiliar de Contratación que pasa a denominarse Auxiliar Administrativo dando soporte en la liquidación de Contratos de la Unidad. Por último en esta unidad se ubica un (1) cargo de Auxiliar de Servicios Generales quien ejecuta el proceso de aseo y cafetería para la EPS. La Oficina de Gestión de Calidad que se presenta actualmente en su organigrama desaparece y se propone la unidad de AUDITORÍA como órgano asesor de la Coordinación que garantiza la gestión de la calidad de los servicios prestados por la EPS, desarrollando el proceso de Auditoria Interna que en la actualidad no se esta ejecutando, el proceso de Auditoria Externa apoyado en la unidad de Concurrencia Medica y por ultimo el proceso de Auditoria de Cuentas Medicas. Se suprime el Cargo de Enfermero Profesional que actualmente desarrolla el proceso de Auditoria de Cuentas Médicas trasladando sus funciones al Auditor Salud; de la misma forma se suprime el cargo de Auxiliar de Servicios Asistenciales que es responsable de radicar las cuentas médicas trasladando dicho proceso al Asistente Contable que se ubica en la Auditoria General de la Caja. Es recomendación de la Consultoría que el responsable de cuentas medicas se traslade al cargo de Asistente de Unidad de Promoción y Prevención dado el perfil del cargo.

Se crea la unidad de CONCURRENCIA MÉDICA descentralizando el proceso de Gestión de la prestación del plan de beneficios y adicionando el proceso de Auditoria Externa en apoyo a la auditoria para la ejecución del mismo; en consecuencia la Oficina de Aseguramiento y Prestación de Servicios que se observa en el organigrama desaparece trasladando los procesos que se ejecutaban en ésta; se modifica la denominación del cargo de Auditor Medico a Profesional Especializado Área Salud. Como se mencionó anteriormente se crea la unidad de PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN para dar cumplimiento a los lineamientos exigidos por los organismos de control en el desarrollo de estos procesos que en la actualidad no se vienen ejecutando creando el cargo de Asistente de Unidad. La Oficina de Atención al Afiliado que funciona en la actualidad y que comprende los procesos de ATENCIÓN AL AFILIADO y AFILIACIÓN Y REGISTRO se descentralizan, adicionando el proceso de los Sistemas Habilitadores de la Información que actualmente se encuentra en cabeza del responsable de Afiliación y Registro. La UNIDAD DE AFILIACIÓN Y REGISTRO que actualmente esta a cargo de un Técnico de Sistemas, pasa a denominarse Asistente de Unidad desarrollando las funciones del proceso de Afiliación y Registro y de Sistemas Habilitadores de la Información con soporte en dos Auxiliares Administrativos que actualmente se denominan Técnico de Sistemas (Istmina) y Auxiliar de Servicios Asistenciales. La UNIDAD DE ATENCIÓN AL AFILIADO en la actualidad se encuentra funcionando con dos Auxiliares de Servicios Asistenciales pasan a denominarse Asistente de Unidad quien estará a cargo de la misma y un Auxiliar Administrativo para brindar apoyo y soporte administrativo, de la misma forma se ubican veinte (20) Promotores de Régimen Subsidiado que operan en todo el Departamento del Chocó bajo la coordinación del Asistente de la Unidad. Es importante aclarar que el nivel jerárquico del Cargo Promotor de Régimen Subsidiado se homogeniza en el nivel Operativo dadas las funciones del mismo. Por último se crea la Unidad FINANCIERA responsable de los Sistemas Habilitadores de la Gestión Financiera y en general garantizar que el registro y presentación de resultados sobre las actividades contables del Área de Salud se conozcan de manera oportuna y certera, actualmente se encuentra el cargo de Técnico Operativo Contable cambiando su denominación a Asistente de Unidad. A continuación se presenta el organigrama propuesto para la EPS COMFACHOCÓ por la consultoría.

146

Figura 35. Organigrama Propuesto EPS COMFACHOCÓ

Coordinación EPS Régimen SubsidiadoCoordinación EPS

Régimen Subsidiado

Concurrencia Médica


Auditoria Auditoria

Afiliación y RegistroAfiliación y Registro Atención al UsuarioAtención al Usuario Promoción y PrevenciónPromoción y Prevención Gestión FinancieraGestión Financiera

ORGANIGRAMA EPS REGIMEN SUBSIDIADO COMFACHOCOORGANIGRAMA EPS REGIMEN SUBSIDIADO COMFACHOCO


Régimen Subsidiado



Auditoria Auditoria



Régimen Subsidiado



Auditoria Auditoria


ORGANIGRAMA EPS REGIMEN SUBSIDIADO COMFACHOCOORGANIGRAMA EPS REGIMEN SUBSIDIADO COMFACHOCO

147

8.4.3 Unidad IPS- Institución Prestadora de Salud Comfachocó La IPS en la actualidad dispone de una capacidad instalada óptima para la prestación de los diferentes servicios en las modalidades de medicina general y especializada, hospitalizaciones y urgencias. Para su estructura Interna la consultoría propone: La unidad de Coordinación Administrativa, que se presenta actualmente en el organigrama se suprime; trasladando sus procesos a la COORDINACIÓN IPS la cual se crea con un objetivo general , concentrarse en la gestión y proyección de la Clínica, articulando el trabajo que realizan los diferentes niveles y grupos de la IPS, dentro de una concepción de gestión integral. Así mismo, realizar la gestión necesaria para lograr el desarrollo de la Institución, de acuerdo con los planes y programas establecidos, teniendo en cuenta los perfiles epidemiológicos del área de influencia, las características del entorno y las condiciones internas de la IPS. Por último, se hace necesario promover la adaptación y adopción de las normas técnicas y modelos orientados a mejorar la calidad y eficiencia en la prestación de los servicios de salud y velar por la validez científica y técnica de los procedimientos utilizados en el diagnóstico y tratamiento. Es así como se crea el cargo de Coordinador IPS con un perfil profesional en áreas de la salud apoyándose en un (1) Profesional Especializado para la parte administrativa como es el manejo del recurso humano y apoyo logístico en todos los procesos que se desarrollan en la Institución, procesos para los que se asigna un (1) Auxiliar Administrativo encargado del proceso de asignación de citas y se crea un (1) cargo de Auxiliar Administrativo responsable del proceso de Facturación de la Institución; y tres (3) Auxiliares de Servicios Generales para las actividades de Aseo y Cafetería. Se crea la unidad de AUDITORIA como órgano asesor de la COORDINACIÓN IPS, con el fin de adoptar criterios, indicadores y estándares que le permita precisar los parámetros de calidad esperada en sus procesos de atención, con base en los cuales se adelantarán las acciones preventivas, de seguimiento y coyunturales consistentes en la evaluación continua y sistemática de la concordancia entre tales parámetros y los resultados obtenidos, para garantizar los niveles de calidad establecidos en las normas legales e institucionales. De la misma forma, la auditoria es apoyada por la unidad de CONCURRENCIA MEDICA, que desarrollará el proceso de Auditoria Externa en cabeza de un (1) Profesional Especializado Área Salud.

A su vez tendrá como finalidad la coordinación de los servicios asistenciales y el recurso humano calificado para la prestación de los servicios con que dispone la Clínica. En consecuencia la unidad de COORDINACIÓN MEDICA que se presenta en actualmente en su estructura se suprime y como se mencionó con anterioridad pasa a denominarse como CONCURRENCIA MEDICA. Se crean tres unidades que garanticen la funcionalidad de los procesos administrativos y que a su vez apoyen la prestación de los servicios ofrecidos por la Institución, en las que se tienen: La unidad de AFILIACIÓN Y REGISTRO cuya finalidad es afiliar e identificar al afiliado y su grupo familiar para garantizarles el acceso a los servicios de la IPS, a cargo de un (1) Asistente de Unidad quien tendrá bajo su coordinación dos (2) Auxiliares Administrativos así: uno responsable de dar soporte al proceso de Afiliación y Registro y el otro a cargo del manejo y archivo de las historias clínicas de los usuarios. La unidad de REFERENCIA Y CONTRARREFERENCIA que garantiza la integralidad por subredes de la atención en salud a los servicios de mayor complejidad con énfasis en la población vinculada del sistema, ofreciéndole una respuesta oportuna, pertinente y suficiente, entre las instituciones prestadoras de servicios de salud de la Red Adscrita y no Adscrita. El recurso humano de ésta unidad esta compuesto por un (1) Asistente de Unidad responsable del proceso, soportándose en un (1) Auxiliar Administrativo. La unidad de PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN tiene como propósito establecer un proceso de mejoramiento continuo de la calidad de la atención en salud para alcanzar estándares superiores y mejorar la salud de los afiliados a partir de la identificación de los factores de riesgo que más inciden en la morbilidad y mortalidad, e incorporar las actividades para su control, así como las necesidades y expectativas de los afiliados en los procesos de prestación de servicios, transformando todo en características de calidad. Para finalizar de la unidad de CONCURRENCIA MEDICA se desprenden las unidades asistenciales de los servicios médicos y de especialización, además de la red de urgencias y próximamente hospitalizaciones, unidades que debido a su naturaleza y especificidad no forman parte del alcance de esta consultoría. A continuación se presenta el Organigrama propuesto para la IPS COMFACHOCÓ

149

Figura 36. Organigrama Propuesto IPS COMFACHOCÓ

ORGANIGRAMA IPS COMFACHOCOORGANIGRAMA IPS COMFACHOCO

Coordinación IPSCoordinación IPS

Auditoria Auditoria

Afiliación y RegistroAfiliación y RegistroReferencia y

ContrarreferenciaReferencia y Contrarreferencia

Concurrencia MédicaConcurrencia Médica

Promoción y PrevenciónPromoción y Prevención

Medicina EspecializadaMedicina General Odontología General Odontología Especializada

Hospitalización Urgencias

Ginecobstetricia Dermatología

Otorrino Oftalmología

Neurocirugía Pediatría

Ortopedia Urología

Cirugía Oral y Maxilofacial

ORGANIGRAMA IPS COMFACHOCOORGANIGRAMA IPS COMFACHOCO


Auditoria Auditoria










Ortopedia Urología



Auditoria Auditoria










Ortopedia Urología


150

8.5 PROPUESTA PLANTA DE PERSONAL Definición de la Planta de Personal Es el conjunto de los empleos permanentes requeridos para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una organización, identificados y ordenados jerárquicamente y que corresponden al sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de cargos establecido mediante acta del Consejo Directivo. Objetivo de la Planta de Personal La identificación cualitativa y cuantitativa de los empleos, tiene como objetivo la vinculación del personal para el desarrollo de los objetivos, planes, programas y proyectos trazados por la Corporación en cumplimiento de su misión. Si bien la organización interna define las líneas de autoridad y responsabilidad y las funciones de las unidades administrativas, éstas se constituyen el marco de referencia a partir de la cual, dependiendo de los procesos y procedimientos internos, se establecen los cargos necesarios para llevarlas a cabo.

Permite ubicar el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones.

Conduce a una mayor agilidad, eficiencia y productividad en el logro de los objetivos institucionales, dando cumplimiento a los principios sobre función administrativa establecidos en la Constitución Política, en el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan de Gobierno.

Flexibiliza la administración del recurso humano al permitir la movilidad del personal de un área afín a otra, como un mecanismo real e idóneo para dinamizar los procesos operativos y técnicos y facilitar la gestión de la entidad.

Permite la conformación de grupos de trabajo, permanentes o transitorios conformados con personal interdisciplinario, liderados con profesionales altamente calificados, como una alternativa para racionalizar las actividades, logrando el máximo aprovechamiento de los recursos humanos disponibles dentro de una organización.

8.5.1 Planta de Personal COMFACHOCÓ Teniendo en cuenta lo anterior en el cuadro 25 se relaciona los cargos propuestos para la Planta de la Corporación

151

Cuadro 25. Planta de personal propuesta COMFACHOCÓ

No. DE CARGOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA Y DENOMINACIÓN DEL CARGO CÓDIGO NIVEL

01- DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA-

1(Uno) Director Administrativo 101-01 Directivo

1(Uno) Asesor 202-01 Asesor

1(Uno) Secretaria Ejecutiva 330-01 Profesional

10- OFICINA DE AUDITORIA GENERAL

1(Uno) Auditor General 201-10 Asesor

1(Uno) Profesional Especializado Área Salud 320-10 Profesional

1(Uno) Asistente de Unidad 401-10 Técnico

20 - OFICINA DE PLANEACION


30- OFICINA JURÍDICA-


1000- UNIDAD DE SERVICIOS

1(Uno) Administrador 410-1000 Técnico

2(Dos) Auxiliares Administrativos 501-1000 Administrativo

1(Uno) Auxiliar de Farmacia 502-1000 Administrativo

100- SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

1(Uno) Subdirector 102-100 Directivo

1(Uno) Almacenista 430-100 Técnico

2(Dos) Auxiliar Administrativo 501-100 Administrativo

2(Dos) Auxiliar de Servicios Generales 601-100 Operativo

2(Dos) Operario 602-100 Operativo

110- UNIDAD DE GESTIÓN HUMANA

1(Uno) Coordinador de Unidad 301-110 Profesional


120 -UNIDAD DE SISTEMAS E INFORMÁTICA


No. DE CARGOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA Y DENOMINACIÓN DEL CARGO CÓDIGO NIVEL

1(Uno) Profesional Universitario 402-120 Técnico

1(Uno) Auxiliar de Mantenimiento 420-120 Técnico

130 -UNIDAD DE COMPRAS


200 -SUBDIRECCIÓN FINANCIERA


210-CONTABILIDAD

1(Uno) Contador General 302-210 Profesional


1(Uno) Auxiliar Administrativo 501-210 Administrativo

220- TESORERÍA- PAGADURÍA

1(Uno) Tesorero 303-220 Profesional

2(Dos) Asistente de Unidad 401-220 Técnico

3(Tres) Auxiliar Administrativo 501-220 Administrativo

300- SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS SOCIALES


2(Dos) Profesional Universitario 402-300 Técnico

1(Uno) Auxiliar Administrativo 501-300 Administrativo

1(Uno) Promotor de Servicios 503-300 Administrativo

310 -UNIDAD DE PROGRAMAS SOCIALES


2(Dos) Docente 330-310 Profesional

4(Cuatro) Asistente de Unidad 401-310 Técnico

1(Uno) Administrador (Cabañas Oquendo) 410-310 Técnico

2(Dos) Auxiliar Administrativo 501-310 Administrativo

2(Dos) Auxiliar de Servicios Generales 601-310 Operativo

1(Uno) Operario 602-310 Operativo

320 -UNIDAD DE VIVIENDA



Los cuales se clasifican por niveles jerárquicos como lo muestra el cuadro que se encuentra a continuación.

Cuadro 26. Clasificación por niveles jerárquicos

NIVEL NOMENCLATURA DEL EMPLEO No. DE CARGOS

Director Administrativo 1 Directivo

Subdirector 4

Asesor 3 Asesor

Auditor General 1

Profesional Especializado Área de la Salud 1

Contador General 1

Coordinador de Unidad 5

Docente 2

Secretaria Ejecutiva 1

Profesional

Tesorero 1

Administrador 4

Almacenista 1

Asistente de Unidad 11

Auxiliar de Mantenimiento 1

Profesional Universitario 3

Técnico

Regente de Farmacia 1

Auxiliar Administrativo 11

Auxiliar de Farmacia 4 Administrativo

Promotor de Servicios 1

Operario 11 Operativo

Auxiliar de Servicios Generales 6

TOTAL 74 CARGOS

154

Distribución Planta Propuesta vs. Planta Actual COMFACHOCÓ por Niveles Jerárquicos En el siguiente cuadro se muestra la diferencia presentada entre la planta actual confrontada con la planta propuesta.

Cuadro 27. Distribución planta propuesta vs. planta actual COMFACHOCÓ

Como se observa en el Cuadro 28 en la propuesta presentada por el grupo consultor la planta de personal de la Caja de Compensación Familiar-COMFACHOCÓ se encuentra distribuida en cinco (5) niveles jerárquicos, donde el nivel directivo presenta una leve disminución pasando del 8.3% (Directivo + Gerencial) al 6.8% del total de la Planta, se crea el nivel asesor con una representación del 5.4%, los niveles jerárquicos restantes no presentan variación significativa debido a que la propuesta de planta presenta reasignación y traslado de funciones sin una supresión considerable de cargos. La planta de personal tomada como objeto del presente estudio técnico se encontraba constituida por un total de 85 Cargos donde se suprimieron diecinueve (19) y se crearon ocho (8) cargos para que nos de una planta de 74 cargos propuestos. Es importante precisar que los cargos que se suprimieron de la planta actual diecinueve (19) en total, cuatro (4) corresponden a celadores, como se mencionó anteriormente su contratación debe realizarse por outsourcing y 13 cargos de instructores catedráticos que de igual manera se recomienda realizar su contratación en la modalidad de prestación de servicios

A continuación se presenta en la Figura 37 comparativo de la planta actual Vs planta propuesta:

Figura 37. Distribución planta de personal actual Vs. planta propuesta COMFACHOCÓ Planta de personal para el Área de Salud

Cuadro 28. Planta de personal propuesta SALUD (*)

No. Cargos Nomenclatura del Empleo Código Nivel 410 -EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO

1(Uno) Coordinador de Unidad 301-410 Profesional 1(Uno) Profesional Especializado Área Salud 320-410 Profesional

4 (cuatro) Asistente de Unidad 401-410 Técnico 4 (Cuatro) Auxiliar Administrativo 501-410 Administrativo

1(Uno) Auxiliar de Servicios Generales 601-410 Operativo 20(Veinte) Promotores de Régimen Subsidiado 603-410 Operativo

420 - IPS 1(Uno) Coordinador de Unidad 301-420 Profesional 1(Uno) Profesional Especializado 310-420 Profesional 1(Uno) Profesional Especializado Área Salud 320-420 Profesional 2(Dos) Asistente de Unidad 401-420 Técnico

5(Cinco) Auxiliar Administrativo 501-420 Administrativo 3 (Tres) Auxiliar de Servicios Generales 601-420 Operativo

TOTAL 44 CARGOS

Los cuales se clasifican por niveles jerárquicos como lo muestra el cuadro que se encuentra a continuación.

Cuadro 29. Clasificación por niveles jerárquicos SALUD

NIVEL NOMENCLATURA DEL EMPLEO No. DE CARGOS


Profesional Especializado Área de la Salud 2 Profesional

Profesional Especializado 1

Técnico Asistente de Unidad 6

Administrativo Auxiliar Administrativo 9

Auxiliar de Servicios Generales 4 Operativo

Promotores de Régimen Subsidiado 20

TOTAL CARGOS 44 Distribución Planta Propuesta vs. Planta Actual SALUD por Niveles Jerárquicos En el Cuadro 30 y de forma ilustrativa en la figura 38 se observa que la propuesta para las unidades de salud no presenta cargos para los niveles directivo y asesor debido a que es una unidad del cuarto nivel, de la misma forma se puede apreciar que el nivel profesional se mantuvo con un 11% de participación por cuanto en este nivel se reasignaron las funciones sin crearse cargos. Para los siguientes niveles se realizó una reorganización donde se unificaron los cargos de igual denominación en un mismo nivel, como es el caso de los promotores de régimen subsidiado en el cual se ubicaron el total de los veinte (20) cargos en el nivel operativo. Por ultimo se suprimen los tres (3) cargos de celadores, donde se recomienda realizar contratación por outsourcing.

Cuadro 30. Distribución planta propuesta vs. planta actual COMFACHOCÓ

Figura 38. Distribución planta de personal actual Vs. planta propuesta SALUD

P lanta de pers onal propues ta para S alud

0

5

10

15

20

25

30

Oper

ativo

Admi

nistra

tivo

Técn

ico

Profe

siona

l

Ases

or

Dire

ctivo

SITUACIONPROPUESTA

ACTUAL

P

8.5.2 Consolidado Planta propuesta En resumen unificando la planta total de la Caja incluidas las unidades de Salud la planta de personal se establece de la siguiente forma.

Cuadro 31. Planta de personal propuesta global para COMFACHOCÓ

Nivel Nomenclatura del Empleo No. Cargos

Director Administrativo 1 Directivo

Subdirector 4

Asesor 3 Asesor

Auditor General 1

Profesional Especializado Área de la Salud 3

Contador General 1


Docente 2

Profesional Especializado 1

Secretaria Ejecutiva 1

Profesional

Tesorero 1

Administrador 4

Almacenista 1

Asistente de Unidad 17

Auxiliar de Mantenimiento 1

Técnico 2

Técnico

Regente de Farmacia 1

Auxiliar Administrativo 20

Auxiliar de Farmacia 4 Administrativo

Promotor de Servicios 1

Operario 11

Auxiliar de Servicios Generales 10 Operativo

Promotores de Régimen Subsidiado 20

TOTAL DE CARGOS 118

159

Distribución Planta Propuesta por Niveles Jerárquicos:

Figura 39. Distribución planta propuesta global para COMFACHOCÓ

8.6 JUSTIFICACIÓN TÉCNICA DE LA CREACIÓN Y SUPRESIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALES Y PLANTA DE PERSONAL

Para la estructura propuesta en la consultoría se plantean las unidades administrativas relacionadas en el cuadro 32

Cuadro 32. Unidades Organizacionales según niveles

NIVEL JERÁRQUICO UNIDAD ORGANIZACIONAL

NIV

EL 1

Dirección Administrativa

Auditoria General

Planeación

NIV

EL 2

Oficinas Asesoras

Jurídica

NIVEL

JERÁRQUICO UNIDAD ORGANIZACIONAL

Administrativa

Financiera

Servicios Sociales NIV

EL 3

Subdirecciones

Unidad de Negocios

Gestión Humana

Sistemas e Informática

Compras

Contabilidad

Tesorería

Programas Sociales

Vivienda


IPS

NIV

EL 4

Unidades de Coordinación

Mercadeo

NIV

EL 5

Unidades de Servicio Istmina

Como se observa en el Cuadro 32 en el Nivel 1 se encuentra la DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, que vela por el cumplimiento de la Ley, los estatutos y reglamentos de COMFACHOCÓ, las directrices del Gobierno Nacional y los ordenamientos de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Garantizar la ejecución de las políticas, determinaciones y directrices fijadas por el Consejo Directivo.

Asegurarla presentación ante la Asamblea General de Afiliados del informe anual de labores, acompañado de los balances y estados financieros del correspondiente ejercicio.

Garantizar la elaboración y presentación ante el Consejo Directivo del proyecto de presupuesto de ingresos y egresos y el de las obras y programas de inversión social.

Garantizar la ejecución de la política administrativa, financiera y de servicio de la Caja.

Se mantiene el cargo de Director Administrativo pues su existencia es de mandato legal y refleja la voluntad democrática del Consejo Directivo, se cambia el nivel jerárquico al que pertenece, ubicándolo en el nivel Directivo en concordancia con la denominación de la Unidad. Se crea el nivel Asesor teniendo, en cuenta que se crean oficinas asesoras y por consiguiente el cargo que corresponde es Asesor o Jefe de Oficina Asesora; es así que para el cargo de Asistente de Dirección se toma como base las funciones que desempeña y dado el grado de responsabilidad y confianza la consultoría recomienda que se traslade al nivel Asesor como Asesor de la Dirección Se mantiene el cargo de Secretaria Ejecutiva de la Dirección dada la naturaleza de las funciones que desempeña de apoyo administrativo a los procesos de la Dirección. Para el Nivel 2, se establecen tres OFICINAS ASESORAS para la Corporación que brinden soporte en los procesos misionales, transversales y de apoyo, así: Se crea la Oficina de Auditoría General como unidad asesora y órgano de control de la Corporación, incorporando a la Auditoria Interna ya establecida, el macro proceso de Gestión de Calidad, que corresponde a los servicios de salud, el cual esta integrado por los procesos de auditoria de cuentas medicas, auditoria interna y auditoria externa; este último apoyado en la EPS Régimen Subsidiado y la IPS por los profesionales especializados área salud. La finalidad de la Oficina Asesora de Auditoría General se enfoca en dos áreas de acción así: La Auditoría Interna que tiene como objetivo el control del cumplimiento de las políticas institucionales, apoyando de manera directa a la Dirección y en general a todas las unidades administrativas de la Caja en el desarrollo de las actividades que integran los procesos establecidos, suministrándole asesoría, recomendaciones e investigaciones sobre sus actuaciones. Y por otro lado, La Auditoria en Salud que concentra procedimientos con el fin de evaluar y controlar aspectos tales como:

La calidad de la atención médica brindada La cantidad de las prestaciones ejecutadas, determinándose si ellas

proceden y se ejecutan de acuerdo a las necesidades de los usuarios y si son compatibles con los protocolos de atención previamente establecidos.

La veracidad de las facturaciones efectuadas con el fin de compatibilizar el financiamiento existente al interior de cualquier sistema de prestaciones de salud, con la demanda efectuada por los usuarios.

Evaluar el grado de satisfacción de los prestadores y usuarios. Revisar la dinámica de las estrategias con el fin de alcanzar la mayor

eficacia posible.

Para el funcionamiento de la Oficina se mantiene el cargo de Auditor Interno, cambiando su denominación a Auditor General y se crea el cargo de Auditor Salud en el nivel profesional para desarrollar el proceso de Gestión de Calidad, y por último para apoyar dichos procesos se crea el cargo de Asistente de Unidad cuyas funciones se enmarcan en recepcionar y radicar las cuentas medicas, además realizar la revisión y control financiero a las mismas. La Oficina Jurídica se mantiene como un órgano asesor, desarrollando los procesos de Asesoría Jurídica y Representación Judicial de la Corporación, logrando garantizar que las medidas y acciones administrativas, operativas y de servicio que desarrolla la Corporación se encuadren dentro del orden y la normatividad vigente aplicable para el sector. Se conserva el cargo de Asesor Jurídico debido a la importancia de las funciones que desempeña y se suprime el cargo de Auxiliar de Contratación debido a la baja carga laboral arrojada a partir de la medición de cargas laborales y se trasladan sus funciones a la Secretaria Ejecutiva de la Dirección. El Área de Planeación se transforma en Oficina Asesora, cuya nueva denominación se instituye como Oficina de Planeación, cuyo objetivo se centra en la creación y adecuación de estrategias corporativas que tiendan al posicionamiento de la Caja dentro de su ámbito de acción y sus equivalentes institucionales, así mismo la investigación, asesoría y mejoramiento continuo de los procesos al interior de COMFACHOCÓ. Cambia la denominación del cargo de Jefe de Área de Planeación a Asesor. En el Nivel 3, se crean cuatro SUBDIRECCIONES para las áreas administrativa, financiera, servicios sociales y la unidad de negocios, introduciendo un manejo gerencial a dichas áreas y de igual manera consolidando la gestión y la operatividad de los procesos hacia la consecución de resultados óptimos de rendimiento. Se divide el Área Administrativa y Financiera en dos subdirecciones denominadas como Subdirección Administrativa y Subdirección Financiera. La SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, suministra apoyo y la coordinación requerida a todas las unidades administrativas de COMFACHOCÓ para la ejecución de los programas, proyectos y actividades, velando por la óptima utilización de los recursos, para que se garanticen niveles máximos de efectividad, eficiencia y eficacia.

Se crea el cargo de Subdirector Administrativo y bajo su coordinación se encuentran los procesos de Mantenimiento e Infraestructura, Almacén, Archivo Central, Correspondencia y Aseo y Cafetería, todos estos agrupados bajo el macroproceso de SERVICIOS GENERALES, donde su finalidad se enmarca en la prestación del apoyo logístico y operativo al interior de la Caja. Con relación a la administración de documentos que se establece en el proceso de Archivo Central, su objetivo es garantizar la integridad, custodia, conservación y registro de información que se administra en el archivo y la efectiva prestación del servicio de consulta, para su funcionamiento actualmente se encuentra el cargo de Operativo Auxiliar de Archivo cambiando su denominación a Auxiliar Administrativo de Archivo. De otro lado, los procesos de Almacén y Planeamiento Físico se establecen para la adecuada gestión de recursos físicos, que comprenden la adquisición, manejo y administración de elementos, equipos e inmuebles y los procesos para su almacenamiento custodia, inventarios, distribución y mantenimiento, correspondencia y aseo y cafetería. Bajo la coordinación directa del Subdirector Administrativo y para el funcionamiento de los procesos mencionados anteriormente se mantienen los cargos de Almacenista antes denominado Técnico Operativo del Almacén, un (1) Auxiliar Administrativo antes denominado Recepcionista, 2 Auxiliares de Servicios Generales para el proceso de Aseo y Cafetería, un (1) Mensajero y un (1) Operario antes denominado Ayudante de Mantenimiento. La subdirección se encuentra integrada en el Nivel 4 por: La UNIDAD DE GESTIÓN HUMANA, que en la actualidad ejecuta los procesos de su naturaleza y además coordina los procesos de Compras, se separa estableciendo la relevancia y diferenciación de sus contenidos. La gestión de esta unidad comprende la planeación, ejecución y seguimiento del programa de administración de recursos humanos de la Caja, incluye selección de personal, evaluación del desempeño, prestaciones sociales, salarios, capacitación, bienestar, salud ocupacional y seguridad industrial. Para el funcionamiento de la unidad se mantienen los cargos de Coordinador de Gestión Humana y Compras cambiando la denominación del mismo a Coordinador de Unidad, manteniendo las funciones relacionadas con gestión humana y trasladando las funciones de coordinador de compras al Subdirector Administrativo y el Técnico de Recursos Humanos pasa a denominarse Asistente de Unidad quien brinda apoyo administrativo al Coordinador de la Unidad.

La UNIDAD DE SISTEMAS E INFORMÁTICA es una unidad transversal a toda la Organización, encaminando su misión a la planeación, organización, soporte logístico en el uso de la tecnología informática y el control de la infraestructura tecnológica a toda la Caja, con el fin de mejorar su capacidad productiva, estandarizando y optimizando el manejo de los recursos informáticos y tecnológicos. Para el funcionamiento de la unidad se mantienen los cargos de Coordinador de Sistemas cambiando su denominación a Coordinador de Unidad, un (1) Operativo Auxiliar de Sistemas que se encarga de el procedimiento de desarrollo de software y soporte técnico de los programas que maneja la Corporación y un (1) Auxiliar de Mantenimiento que realiza el mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de computo de la Caja. Se establece la UNIDAD DE COMPRAS que contempla los procesos y actividades para la compra y distribución de bienes muebles, materiales e insumos requeridos por las unidades de la Caja para su normal funcionamiento; administrar el registro de proveedores para garantizar la oportuna entrega, calidad y reducción de costos; realizar el Plan Anual de Compras con el fin de planear y proyectar el presupuesto que asigne la Subdirección Financiera. A cargo de un Asistente de Unidad que actualmente se denomina Auxiliar de Compras y Gestión Humana manteniendo las funciones relacionadas con el proceso de Compras y trasladando las funciones de Gestión Humana al Asistente de la Unidad de Recursos Humanos. SUBDIRECCIÓN FINANCIERA, tiene como fin coordinar y controlar el óptimo desarrollo de los procesos relacionados con Contabilidad, Tesorería, Crédito y Cartera y Subsidios y la elaboración y correcta ejecución del presupuesto, formulando estrategias que permitan obtener la mayor rentabilidad de los recursos económicos que ingresan a la Caja; para cumplir con la finalidad de la Subdirección se crea el cargo de Subdirector Financiero. La Subdirección Financiera se conforma en el Nivel 4 por: CONTABILIDAD, esta unidad tiene como misión vigilar y garantizar que el registro y presentación de resultados sobre las actividades contables se conozcan de manera oportuna y en concordancia con las directrices gubernamentales, con el objeto de brindar herramientas para la toma de decisiones al interior de la Corporación y cumplir con las obligaciones legales que son establecidas por el Gobierno Nacional. El grupo de trabajo que conforma esta unidad se mantiene, conformado por el Contador General apoyado en un (1) Asistente de Unidad antes denominado Técnico Operativo Contable y un (1) Auxiliar Administrativo con funciones de la naturaleza de la unidad.

El recurso humano de la unidad de TESORERÍA debe garantizar el logro de los siguientes objetivos

La eficiencia en la administración de los ingresos percibidos por la venta de servicios, los pagos a acreedores y proveedores, el manejo de bancos y custodia y control de los documentos valor.

La oportunidad, calidad y precisión en la recepción y registro de novedades de afiliación tanto de las empresas, empleados y beneficiarios.

Responder por el pago oportuno del subsidio familiar y al desempleo. Garantizar la recepción y el trámite correspondiente a los reclamos o

inquietudes de los aportantes y beneficiarios así como la aplicación de controles que garanticen la permanencia en el sistema de las personas inscritas.

Garantizar el acceso en igualdad de condiciones a los postulantes para el otorgamiento de las diferentes líneas de crédito, la efectiva administración de la información relacionada con deudores y la recuperación de toda la cartera de crédito y corporativa de manera eficiente y oportuna.

Para ello se mantienen los cargos de Tesorero responsable de la unidad y que tiene bajo su coordinación a dos (2) Asistentes de Unidad, uno encargado del proceso de Crédito y Cartera y el otro cargo brinda apoyo en los procesos de tesorería; además se mantienen los cargos de un (1) Auxiliar: de Subsidios, un (1) Auxiliar de Afiliación y Registro y un (1) Auxiliar de Tesorería homogenizando la denominación de los mismos como Auxiliares Administrativos con funciones especificas para el área. El Área de Servicios Sociales cambia de denominación catalogándose como la SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS SOCIALES redireccionando su finalidad como una unidad gestora integral donde se generen estrategias e investigación de mercados que generen programas, proyectos y actividades para la proyección y fortalecimiento de la Caja como prestadora de servicios para la comunidad chocoana. Es el área misional de la Corporación donde se concentran los procesos del quehacer institucional, es así como dada su relevancia se pretende potenciar su gestión dentro de COMFACHOCÓ. Por ello, es importante señalar que el proceso de mercadeo y publicidad se traslado a la Subdirección brindando las herramientas necesarias y el engranaje con los procesos de formulación de servicios y evaluación y control que le permiten una visión integral para la coordinación y consecución de su objetivo, en consecuencia el área de promoción y divulgación se suprime, por tanto el grupo de trabajo de esta área se ubica bajo la coordinación de la Subdirección de Servicios Sociales.

Por esta razón se suprime el cargo de Jefe de Área de Promoción y Divulgación trasladando sus funciones al Subdirector de Servicios sociales. La consultoría formula y propone como objetivos esenciales para la Subdirección de Servicios Sociales los siguientes:

Promover un pensamiento de mercadeo al interior de la Corporación. Posicionar los servicios de la Caja en el mercado con el fin de lograr un

grado de confianza, con propuestas que generen valor agregado y respuestas eficientes a sus afiliados y usuarios.

Diseñar campañas de promoción y divulgación de los servicios dirigidos a las empresas y usuarios en apoyo con los profesionales de publicidad y comunicación Social.

Diseñar conjuntamente con las unidades de la Subdirección los procesos de promoción y prestación de los servicios.

Coordinar la elaboración y actualización de la base de datos corporativa. Definir el mecanismo de atención al usuario que le permita recopilar, analizar,

tramitar y solucionar las diferentes sugerencias, quejas y reclamos que presenten los usuarios y clientes de los servicios que presta la Caja para generar políticas y acciones correctivas que le permitan mejorar la calidad del servicio.

Formular programas sociales a partir de la investigación de mercados y las necesidades de la comunidad chocoana.

Realizar el control y seguimiento a las unidades que la conforman, estableciendo parámetros e indicadores que le permitan evaluar y medir los resultados.

Se mantienen los cargos de Jefe de Área de Servicios Sociales cambiando su denominación a Subdirector, Publicista y Comunicador Social homogenizando la denominación del Cargo como dos (2) Profesionales Universitarios con funciones especificas para cada cargo y se crea un (1) Cargo de Auxiliar Administrativo quien tendrá funciones de soporte administrativo al Subdirector y adicionalmente se le trasladan las funciones de recopilación y tabulación de datos que venía desempeñando el cargo de Auxiliar de Estadística y Fonede como consecuencia al resultado arrojado en la medición de cargas laborales. A su vez la Subdirección se despliega en las siguientes unidades del nivel 4: Se crea la UNIDAD DE PROGRAMAS SOCIALES cuya finalidad es la coordinación, supervisión y evaluación de la ejecución de los programas sociales establecidos en la normatividad que regula las Cajas de Compensación Familiar y los programas y actividades de iniciativa de COMFACHOCÓ; creándose el cargo de Coordinador de Unidad, quien garantiza el óptimo desempeño de los programas.

Se condensan los procesos de Recreación y Turismo, Educación Formal y no Formal, Fonede, Adulto Mayor, Jornada Integral a la Niñez, Jornada Escolar Complementaria, Atención a Discapacitados, Subsidios en Especie y Programas Especiales y por ultimo se integra el proceso de evaluación y control con el fin de realizar el seguimiento a cada uno de los programas para alcanzar las metas establecidas. El grupo de trabajo que desarrolla éstos procesos se mantiene y esta conformado por un (1) Coordinador Adulto Mayor, un (1) Auxiliar Integral Estadística y Fonede; un (1) Técnico de Fonede y un (1) Auxiliar de Servicios Sociales; cambia la denominación de los cargos agrupándose en cuatro (4) Asistentes de la Unidad de Servicios Sociales. Así mismo, la BIBLIOTECA de Comfachocó se ubica bajo la responsabilidad del Coordinador de ésta unidad manteniéndose los cargos de un (1) Operativo Auxiliar .Capacitación, Biblioteca y Cultura y un (1) Operativo Auxiliar de Biblioteca, unificando la denominación a (2) Auxiliares Administrativo con funciones especificas para la misma. De otro lado, para el CENTRO VACACIONAL OQUENDO se mantienen los cargos de Administrador Cabañas Nuquí en donde su denominación se modifica a Administrador y el cargo de Oficios Varios pasa a denominarse Operario. Con respecto al COLEGIO COMFACHICO éste mantiene los dos (2) cargos de Docentes, así mismo es recomendación de la Consultoría suprimir los diez (10) cargos de instructores catedráticos con contrato laboral de acuerdo a la nomina suministrada por la coordinación de Recursos Humanos, quienes tienen a su cargo programas de capacitación y participan de actividades en el programa de jornada escolar complementaria, sin embargo, las actividades que se ejecutan en dichos programas no son permanentes, por esto es recomendación del grupo consultor realizar dicha contratación bajo la modalidad de prestación de servicios lo que genera reducción en los costos de seguridad social para la Caja, debido a que sus funciones son ocasionales y no tienen continuidad. Por ultimo se mantienen los dos (2) Auxiliares de Servicios Generales que tienen como funciones la preparación de los alimentos para los alumnos de Comfachico. Planeamiento Físico, Vivienda e Infraestructura se transforma en la UNIDAD DE VIVIENDA, trasladando el proceso de mantenimiento e Infraestructura a la Subdirección Administrativa como se aprecia en la estructura propuesta e identificando esta unidad misional de manera sobresaliente por la naturaleza de las Cajas de Compensación Familiar, cuyo objetivo es garantizar el desarrollo de los procesos del programa de Vivienda de Interés Social para las familias de escasos recursos económicos del Departamento del Chocó.

Se mantiene el cargo de Coordinador de Planeamiento Físico, Infraestructura y Vivienda trasladando las funciones relacionadas con el proceso de Planeamiento Físico al Subdirector Administrativo estableciendo una nueva denominación cómo Coordinador de Unidad, de igual forma se mantiene el cargo de Auxiliar de Vivienda que se denominara Asistente de Unidad. Se crea la SUBDIRECCIÓN DE LA UNIDAD DE NEGOCIOS con el objetivo de proyectar de manera estratégica los negocios, ampliar las oportunidades de mercado y establecer mecanismos de comercialización a partir de las actividades autocosteables de la Caja, creándose el cargo de Subdirector. De igual forma, la Subdirección encaminará su gestión hacia la consecución de las siguientes metas:

Consolidar el comité del Staff Directivo como generador de políticas de mercado, estableciendo precios competitivos y calidad en los productos y servicios ofertados, desarrollando un sistema de benchmarking.

Producir y entregar, de acuerdo con las áreas técnicas, productos y servicios que satisfagan las necesidades y deseos identificados y compatibles con la misión visión de la Caja, garantizando la depuración y adición de productos y servicios, en el portafolio de cada una de las unidades de negocios.

Realizar investigaciones de las necesidades de los clientes y/o usuarios con el fin de garantizar que los productos y/o servicios se encuentren disponibles y cumplan con sus expectativas.

Asegurar la integración de todas las actividades y procesos que afectan a los usuarios, enfrentar los cambios y desafíos provenientes de los competidores y el entorno en el cual se opera.

Efectuar seguimiento a los planes e indicadores de los procesos para medir la productividad de los diferentes negocios de la Caja.

Por otra parte las actividades autocosteables de la Corporación son agrupadas bajo esta Subdirección con el objetivo de no alterar la Estructura Administrativa de COMFACHOCÓ en el momento en que las alianzas estratégicas establecidas para dichos mercados culminen o se determine que alguno de los negocios que administra actualmente la Caja no es viable financieramente. La UNIDAD DE MERCADEO en cabeza del Jefe de Área de Mercadeo que modifica su denominación a Coordinador de Unidad centraliza los Puntos de Venta (Rapitienda, Farmacia, Sala de Internet y Centro Recreacional), y tiene como finalidad primordial el, seguimiento y el control de las actividades que allí se desarrollen, de igual manera se puntualizan los procedimientos propios para su normal funcionamiento:

Realizar el levantamiento del inventario general de los productos en los Puntos de Venta de CCF-COMFACHOCÓ, con el fin de verificar, actualizar y rendir los informes pertinentes.

Realizar el suministro periódico de elementos para el normal funcionamiento de los diferentes puntos de venta de la CCF-COMFACHOCÓ, con base en las solicitudes presentadas, las necesidades, la disponibilidad y la racionalidad del gasto.

Registrar las operaciones mercantiles mediante las cuales la organización adquiere bienes a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras, haciendo el respectivo ingreso a los Puntos de Venta.

Velar por la adecuada higiene, buen estado de los equipos y elementos que hagan parte de la Sala de Internet, teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de los usuarios, de tal manera que se pueda prestar un buen servicio.

El grupo de trabajo que conforma esta unidad esta integrado de la siguiente forma: RAPITIENDA se mantiene el cargo de Técnico Administrativo de la Rapitienda cambiando su denominación a Administrador, bajo su coordinación se mantienen los cargos de dos (2) Cajeros Mercaderistas y dos (2) Auxiliares Mercaderistas Rapitienda, unificando su denominación como cuatro (4) Operarios con funciones especificas para el Punto de Venta. DROGUERÍA se mantiene el Cargo de un (1) Regente de Farmacia responsable del funcionamiento de la misma y así mismo, se mantienen los cargos de (1) Regente de Farmacia y dos (2); Auxiliares de Farmacia, unificando su denominación como tres (3) Auxiliares de Farmacia. CENTRO RECREACIONAL URBANO COMFACHOCÓ Se mantiene el Cargo de Técnica Administradora del CUC modificando su denominación a Administradora, se suprime el cargo de Técnica Administrativa debido a la duplicidad de funciones que presentan los dos cargos y al resultado arrojado en la medición de cargas laborales, se crean dos (2) cargos de Operarios que en la actualidad se encuentran contratados por Orden de Prestación de Servicios, cuyas funciones son recurrentes y necesarias para el normal funcionamiento del Centro; por ultimo se mantienen los dos (2) cargos de Auxiliares de Servicios Generales que tienen como funciones la preparación de alimentos. Para finalizar, ésta consultoría recomienda la contratación del personal de Vigilancia a través de empresas legalmente constituidas y acreditadas ante la Superintendencia de Vigilancia como establece el Estatuto de Vigilancia y el Decreto 073 de 2002, donde se ordena la prestación del servicio de vigilancia y seguridad

privada exclusivamente por intermedio de dichas empresas; como consecuencia los siete (7) cargos de celador que prestan sus servicios a la Corporación se suprimen.

8.7 COSTO NÓMINA PLANTA PROPUESTA Existen pocas empresas que contemplan una distribución equitativa de los salarios. Cuando la compensación está bien administrada, sus reflejos se ven en la mejora del desempeño, en el aumento de la motivación y por ende una mejora en la calidad de vida del colaborador. No es la única herramienta que influye en aspectos tan importantes como estos, pero su efecto es merecedor de atención. Para realizar la presente escala salarial se analizaron las coherencias e incoherencias internas y posteriormente la descripción de cada uno de los cargos, con su respectiva clasificación de puestos, con el fin de obtener un equilibrio en la distribución de la masa salarial. Para la estructuración de una escala salarial se contemplaron los siguientes aspectos:

Análisis de las remuneraciones vigentes Análisis de las remuneraciones según la clasificación de los cargos Capacidad económica de la organización Sugerencia de remuneraciones a ser percibidas según el valor de cada

cargo

171

Cuadro 33. Escala Salarial

Nivel Grado Código Cargo SMLV Contrato Vr en pesos

1 101 Director 16,3 Planta 7.141.519Directivo

2 102 Subdirector 4,5 Planta 1.971.585

1 201 Asesor 5,3 Planta 2.322.089

202 Asesor S.P 2.500.000Asesor 2

202 Asesor 4,7 Planta 2.059.211

301 Coordinador Unidad 3,7 Planta 1.621.081

302 Contador 3,7 Planta 1.621.0811

303 Tesorero 3,7 Planta 1.621.081

310 Profesional Especializado S.P 2.000.000

2 320 Prof. .Esp .Área Salud S.P 2.000.000

304 Secretaria Ejecutiva 2,5 Planta 1.095.325

Profesional

3 330 Docente 2,5 Planta 1.095.325

401 Asistente Unidad 2 Planta 876.2601

410 Administrador 2 Planta 876.260

401 Asistente Unidad 1,8 Planta 788.634

402 Profesional Universitario 1,8 Planta 788.634

403 Regente de Farmacia 1,8 Planta 788.6342

430 Almacenista 1,8 Planta 788.634

401 Administrador Cabañas 1,5 Planta 657.195

Técnico

3 420 Auxiliar Mantenimiento 1,5 Planta 657.195

1 501 Auxiliar Administrativo 1,4 Planta 613.382

501 Auxiliar Administrativo 1,3 Planta 569.569Administrativo 2

502 Auxiliar de Farmacia 1,3 Planta 569.569

601 Aux. Servicios Generales 1 Planta 438.130

Operativo 1 602 Operativo 1 Planta 438.130

172

Basados en esta escala salarial se presenta la proyección de la nomina para la planta de personal propuesta por la consultoría en el Anexo F Es importante aclarar como se ha anunciado anteriormente que este estudio no contempla los cargos asistenciales de las instituciones y entidades de salud de la Corporación y para la protección de esta nómina tampoco se estimaron los costos del personal para los programas sociales (ej. Fonñinez, Capacitación etc.), dado que la contratación de estos empleos no es constante debido a necesidades especificas de dichos programas.

Cuadro 34. Costo nómina actual Vs nómina propuesta

MENSUAL ANUAL TIPO DE VINCULACIÓN

ACTUAL PROPUESTA ACTUAL PROPUESTA

PLANTA 157.225.512 153.140.842 1.886.706.143 1.837.690.105

SERVICIOS PROFESIONALES 16.513.645 10.250.000 198.163.740 123.000.000

TOTAL 173.739.157 163.390.842 2.084.869.883 1.960.690.105

DIFERENCIA EN PESOS 10.348.315 124.179.778

DIFERENCIA PORCENTUAL -6% -6%

Como se observa en el cuadro el costo promedio de la nomina actual es de $2.084.869.883 pesos en el año, según información suministrada por la unidad de gestión humana a fecha 30 de junio de 2007 y en la nomina proyectada para la nueva planta se estima en $ 1.960.690.105 millones de pesos anuales, mostrando una reducción del 6%.

173

9 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES.

Es el marco de referencia mediante el cual se determinan las funciones generales y los requisitos mínimos de estudio y experiencia, para el ejercicio de los empleos de la Caja de Compensación Familiar Comfachocó; Además es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de COMFACHOCÓ y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en la Caja. El manual específico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro de los siguientes propósitos: • Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: selección de

personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo y evaluación del desempeño.

• Generar en los miembros de la organización el compromiso con el desempeño eficiente de los empleos, entregándoles la información básica sobre los mismos.

• Proporcionar información de soporte para la planeación e implementación de medidas de mejoramiento y modernización administrativas, así como para efectuar estudios de cargas de trabajo.

• Facilitar el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de autocontrol.

• GENERALIDADES DEL MANUAL El Manual específico de funciones y requisitos es una herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano vinculado a cada uno de los cargos en COMFACHOCÓ. Contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos organizacionales necesarios para la mejor ejecución del trabajo, se establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la planta de personal de COMFACHOCÓ y la correspondencia entre los objetivos y la misión institucional con la mencionada planta. Entre los principales objetivos se tienen:

► Cumplimiento de los preceptos Constitucionales y legales sobre la necesidad de establecer funciones para los cargos y los requisitos y responsabilidades, para satisfacer las necesidades institucionales y propender por el logro de la productividad, eficiencia y eficacia en la prestación de servicios a los clientes y contribuir con el logro de la competitividad.

► Establecer de manera clara y formal la razón de ser de cada empleo y determinar sus particulares funciones, responsabilidades y requisitos de educación, capacitación y experiencia laboral.

► Servir de insumo para la selección de personal en la Corporación, específicamente en los procesos de reclutamiento en general, así como para los procesos de inducción y reinducción, entrenamiento en el puesto de trabajo, evaluación del desempeño y en general, lo referente a los programas de necesidades de personal y perfiles profesionales requeridos para atender la misión institucional.

Estructura Manual de Funciones y Competencias Laborales Para la elaboración del Manual de Funciones y Competencias Laborales de la Caja de Compensación Familiar del Chocó-COMFACHOCÓ, se establecieron los siguientes aspectos: I. Identificación del empleo. Se denomina identificación del empleo al conjunto de datos que describen la denominación, unidad organizacional, código, grado, nivel, número de cargos y cargo del jefe inmediato. Nivel. Se establece inicialmente el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo. Denominación del Empleo. Se identifica el nombre o denominación del empleo, según se encuentra previsto en la planta de personal propuesta por la consultoría, el cual deberá estar de acuerdo con el Acta del Consejo Directivo que aprueba y adopta la planta con su respectiva nomenclatura de empleos. Código. El código del empleo debe igualmente corresponder al señalado en el Acta que ajusta la respectiva planta de personal y expresa: a) El primer dígito establece el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo. b) Los dos dígitos siguientes corresponden a la denominación del cargo, dentro del respectivo nivel jerárquico. Grado. Los dos dígitos siguientes corresponden al grado de remuneración o de asignación salarial determinada en la escala fijada por las respectivas autoridades competentes.

No. de Cargos. Relaciona el número de empleos de igual denominación, código y grado de remuneración existentes en la planta de personal de la Caja. Dependencia. Indica la unidad organizacional en la cual esté ubicado el empleo, cuando los empleos se encuentran descritos dependencia por dependencia, en la planta de personal. Cargo del Jefe Inmediato. Señala el nombre del cargo a quien corresponde ejercer la supervisión directa del desempeño laboral. II. Definición del propósito principal o razón de ser del empleo a partir de las funciones principales. Cada empleo de la Corporación tiene un propósito fundamental y único para el cumplimiento de la misión institucional. Dicho propósito es la descripción de su objeto fundamental; el propósito principal. Las funciones principales describen lo que es necesario hacer o lograr en términos de resultado. Las funciones principales son precisas y describen el qué debe hacer y el para qué de cada función, de conformidad con la misión institucional, las actividades de la unidad, los programas y proyectos y con el nivel y naturaleza general del empleo. III. Descripción de funciones principales. Se denominan funciones principales aquellas que se requieren para el cumplimiento del propósito principal del empleo y presentan las siguientes características: a) Describen lo que una persona debe realizar; b) Responden a la pregunta: “¿qué debe hacerse para lograr el propósito principal?”; c) Expresan lo que debe hacerse, lo cual no corresponde siempre con lo que se hace actualmente; d) Cada función enuncia un resultado diferente; IV. Conocimientos Básicos o Esenciales que debe poseer quien ocupe el empleo. Los conocimientos básicos o esenciales comprenden el conjunto de teorías, principios, normas, técnicas, conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien esté llamado al desempeño del empleo para alcanzar el propósito principal.

V. Requisitos de Estudio y Experiencia. Indica los requisitos de estudio y experiencia requeridos para el desempeño de los empleos, según el nivel jerárquico del empleo (directivo, asesor, profesional, técnico, administrativo y asistencial), de acuerdo a la categorización propuesta por la consultoría previa revisión y aprobación de la unidad de Gestión Humana y la Dirección Administrativa. VI. Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico Las competencias laborales refieren a un nuevo concepto en la administración, que se define como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado. Las competencias comportamentales hacen referencia al conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad. A continuación se presenta el formato utilizado para cada uno de los cargos, detallando cada una de las variables mencionadas anteriormente:

177

Fecha

Diciembre /2007

Versión CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CHOCÓ

01

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Agrupación dada a los cargos, de acuerdo con los niveles de Responsabilidad, complejidad y la naturaleza propia de cada uno de los empleos.

Denominación del Empleo:

Es la identificación del conjunto de deberes, atribuciones y responsabilidades que constituye un empleo.

Código: Identifica el Nivel Jerárquico en que se encuentra ubicado el cargo y el código del cargo.

Grado: Es el número de orden que indica la asignación mensual del empleo dentro de una escala, según la complejidad y responsabilidad inherente al ejercicio de sus funciones.

Número de Cargos: Es la cantidad de empleos de las mismas características.

Dependencia: Cualquier unidad de COMFACHOCÓ, donde esté ubicado el cargo y que corresponde a la estructura orgánica de la Corporación.

Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza funciones de jefatura o supervisión directa sobre el cargo que se escribe.

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Se describe en esta parte el propósito principal del empleo que explica la necesidad de su existencia o su razón de ser dentro de la estructura de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES

Las funciones principales del empleo con las cuales se garantice el cumplimiento del propósito principal o razón de ser del mismo.

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Según la unidad de desempeño y los procesos y procedimientos que correspondan al cargo, se anotan en este recuadro los conocimientos básicos que debe tener la persona que ocupe el cargo, para desempeñar las funciones.

178

V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS EXPERIENCIA

Se consigna aquí el nivel de escolaridad, profesiones, títulos, certificados mínimos que se exigen para el desempeño del cargo.

Se consignan los requisitos de conocimientos desarrollados en el ejercicio de una profesión, ocupación, arte u oficio.

CÓMO ACTUALIZAR EL MANUAL Una vez que se cree un cargo nuevo, se lleve a cabo una reorganización de dependencias o las funciones de los cargos varié en relación con las descripciones que aparecen en el Manual, se realizará un análisis ocupacional con el objeto de obtener la información necesaria para determinar las funciones o fijar los requerimientos mínimos de educación y experiencia. La unidad de Gestión Humana realizará el levantamiento de información en coordinación con las dependencias implicadas y presentará la propuesta de modificación o adición al Manual, la cual será implementada mediante acta de aprobación por el Staff Directivo de la Corporación.

El Coordinador de la Unidad de Gestión Humana entregará a cada empleado copia de las funciones y competencias determinadas en el presente manual para el respectivo empleo en el momento de la contratación, cuando sea ubicado en otra unidad que implique cambio de funciones o cuando la adopción o modificación del manual se afecten las establecidas para los empleos. Los jefes inmediatos responderán por la orientación del empleado en el cumplimiento de las mismas.

179

Caja de Compensación Familiar

COMFACHOCÓ

FORMATO DE CONTROL DE

ACTUALIZACIONES

Orden Fecha

(dd/mm/aaaa)

Descripción de la modificación

Jefe Oficina de Planeación y

Coordinador Unidad de Gestión Humana

(Quien autoriza el cambio)

Jefe inmediato

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

NN.

180

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS

LABORALES PARA LOS EMPLEO DE LA PLANTA DE PERSONAL DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CHOCÓ-COMFACHOCÓ

ACTA DE CONSEJO No. XX de 2008.

Por la cual se ajusta el Manual Específico de Funciones y de Competencias

Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la Caja de Compensación Familiar del Chocó COMFACHOCÓ

RESUELVE:

Establecer el Manual de Funciones y Competencias Laborales para los diferentes empleos que conforman la Planta de Personal de la Caja de Compensación

Familiar del Chocó COMFACHOCÓ

CODIGO UNIDAD

UNIDAD ADMINISTRATIVA CARGO CÓDIGO

CARGO GRADO NÚMERO DE CARGOS

NIVEL DIRECTIVO

100 Subdirección .Administrativa Subdirector 102 2 Uno

200 Subdirección Financiera Subdirector 102 2 Uno

300 Subdirección de Servicios Sociales Subdirector 102 2 Uno

400 Subdirección Unidades de Negocios Subdirector 102 2 Uno

NIVEL ASESOR

1 Dirección Administrativa Asesor 202 2 Uno

10 Oficina de Auditoria General Auditor General 201 1 Uno

20 Oficina de Planeación Asesor 202 2 Uno

30 Oficina Jurídica Asesor 202 2 Uno

NIVEL PROFESIONAL

1 Dirección Administrativa Secretaria Ejecutiva 330 3 Uno

181

CODIGO UNIDAD



10 Oficina de Auditoria General

Profesional Especializado

Área Salud 320 2 Uno

110 Unidad de Gestión Humana

Coordinador de Unidad 301 1 Uno

120 Unidad de Sistemas e Informática


210 Contabilidad Contador General 302 1 Uno

220 Tesorería-Pagaduría Tesorero 303 1 Uno

310 Unidad de Programas Sociales


310 Unidad de Programas Sociales Docente 340 3 Dos

320 Unidad de Vivienda Coordinador de Unidad 301 1 Uno

410 EPS Coordinador de Unidad 301 1 Uno

410 EPS Profesional

Especializado Área Salud

320 2 Uno

420 IPS Coordinador de Unidad 301 1 Uno

420 IPS Profesional Especializado 310 2 Uno

420 IPS Profesional

Especializado Área Salud

320 2 Uno

430 Unidad de Mercadeo Coordinador de Unidad 301 1 Uno

NIVEL TÉCNICO

10 Oficina de Auditoria General

Asistente de Unidad 401 1 Uno

100 Subdirección Administrativa Almacenista 430 2 Uno

182

CODIGO UNIDAD



110 Unidad de Gestión Humana


120 Unidad de Sistemas e Informática Técnico 402 2 Uno

120 Unidad de Sistemas e Informática

Auxiliar de Mantenimiento 420 3 Uno

130 Unidad de Compras Asistente de Unidad 401 2 Uno

210 Contabilidad Asistente de Unidad 401 1 Uno

220 Tesorería-Pagaduría Asistente de Unidad 401 1 Uno

220 Tesorería-Pagaduría Asistente de Unidad 401 2 Uno

300 Subdirección de. Servicios Sociales Técnico 402 2 Uno

300 Subdirección de. Servicios Sociales Técnico 402 2 Uno









310 Unidad de Programas Sociales Administrador 410 3 Uno

320 Unidad de Vivienda Asistente de Unidad 401 2 Uno

410 EPS Asistente de Unidad 401 1 Uno


183

CÓDIGO UNIDAD





420 IPS Asistente de Unidad 402 1 Uno



430 Unidad de Mercadeo Regente de Farmacia 403 2 Uno

430 Unidad de Mercadeo Administrador 410 1 Uno

430 Unidad de Mercadeo Administrador 410 1 Uno

1000 Unidad de Servicio Administrador 410 1 Uno

NIVEL ADMINISTRATIVO

100 Subdirección .Administrativa

Auxiliar Administrativo 501 2 Uno

100 Subdirección Administrativa


210 Contabilidad Auxiliar Administrativo 501 1 Uno

220 Tesorería-Pagaduría Auxiliar Administrativo 501 1 Tres

300 Subdirección de Servicios Sociales


300 Subdirección de Servicios Sociales

Promotor de Servicios 503 2 Uno


Auxiliar Administrativo 501 1 Dos

410 EPS Auxiliar Administrativo 501 1 Cuatro

420 IPS Auxiliar Administrativo 501 1 Cinco

430 Unidad de Mercadeo Auxiliar de Farmacia 502 2 Tres

CÓDIGO UNIDAD



1000 Unidad de Servicio Auxiliar Administrativo 501 2 Dos

1000 Unidad de Servicio Auxiliar de Farmacia 502 2 Uno

NIVEL OPERATIVO

100 Subdirección Administrativa

Auxiliar de Servicios Generales

601 Único Dos

100 Subdirección .Administrativa Operario 602 Único Uno

100 Subdirección .Administrativa Operario 602 Único Uno


Auxiliar de Servicios Generales

601 Único Dos

310 Unidad de Programas Sociales Operario 602 Único Uno

410 EPS Auxiliar de Servicios Generales

601 Único Uno

410 EPS Promotor de

Régimen Subsidiado

603 Único Veinte

420 IPS Auxiliar de Servicios Generales

601 Único Tres

430 Unidad de Mercadeo Auxiliar de Servicios Generales

601 Único Dos

430 Unidad de Mercadeo Operario 602 Único Dos



430 Unidad de Mercadeo Operario 602 Único Uno

185

Fecha

Dic /2007

Versión

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CHOCÓ

01

NIVEL DIRECTIVO

186

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL DIRECTIVO

COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS

Mantiene a sus colaboradores motivados.

Fomenta la comunicación clara, directa y concreta.

Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares.

Promueve la eficacia del equipo. Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores. Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones.

LIDERAZGO

Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales.

Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales.

Anticipa situaciones y escenarios futuros con acierto.

Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales.

Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles.

Busca soluciones a los problemas.

Distribuye el tiempo con eficiencia.

PLANEACIÓN

Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.

Establece planes alternativos de acción.

Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar.

Efectúa cambios complejos y comprometidos en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultades para su realización.

Decide bajo presión.

TOMA DE DECISIONES

Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión.

Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre.

187

Identifica necesidades de formación y capacitación y propone acciones para satisfacerlas. Permite niveles de autonomía con el fin de estimular el desarrollo integral del empleado. Delega de manera efectiva sabiendo cuándo intervenir y cuándo no hacerlo. Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los estándares de productividad.

Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño.

Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores.

DIRECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras.

Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto.

Es consciente de las condiciones específicas del entorno organizacional.

Está al día en los acontecimientos claves del sector y del Estado.

Conoce y hace seguimiento a las políticas gubernamentales.

CONOCIMIENTO DEL ENTORNO

Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional. Identifica las fuerzas políticas que

afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales.

188

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Directivo

Denominación del Empleo: Subdirector

Código: 102-100

Grado: 02

Número de Cargos: 01

Dependencia: Subdirección Administrativa

Cargo del Jefe Inmediato: Director Administrativo


Dirigir las acciones tendientes al fortalecimiento de la capacidad administrativa de COMFACHOCÓ con el fin de lograr una gestión efectiva, así mismo es el encargado de direccional las unidades de Gestión Humana, Sistemas e Informática y Compras.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES(*)

1. Dirigir las acciones encaminadas al cumplimiento de los procesos administrativos de conformidad con la normatividad que regula la Corporación y su reglamento interno.

2. Definir lineamientos en materia administrativa para todas las unidades de la Caja.

3. Orientar las políticas, planes y programas relacionados con el manejo de talento humano y logístico de la Corporación.

4. Orientar la ejecución de las políticas sobre la administración del Talento Humano de acuerdo a las normas legales vigentes.

5. Dirigir los procesos de adquisición, almacenamiento y suministro de los bienes y elementos necesarios para el funcionamiento de la Caja.

6. Orientar la ejecución de los procesos de sistemas e informática en todas las unidades de la Caja.

7. Dirigir y velar por el buen cumplimiento del plan anual de necesidades y suministros para todas las unidades de la Corporación.

8. Formular estrategias tendientes al diseño e implementación de metodologías, procedimientos e instrumentos técnicos para la administración de la información que se genere en toda el área.

189

9. Proyectar, desarrollar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas propuestas para el área Administrativa.

10. Dirigir el proceso de compras e insumos.

11. Controlar las actividades de recepción y los procesos de servicios generales y planeamiento físico.

12. Verificar periódicamente los registros, codificación y plaqueteo de elementos que permitan realizar los inventarios.

13. Dirigir y controlar los servicios de mantenimiento que se requieran en la Caja.

14. Dirigir la elaboración de la programación anual de adquisiciones de conformidad con las necesidades de cada unidad.

15. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

(*) Las tareas, actividades o procesos específicos que el empleado, deba desarrollar según donde esté ubicado, serán establecidas y notificadas por escrito por su jefe inmediato, con copia a la unidad de Gestión Humana.


Políticas Institucionales. Legislación laboral y el Sistema general de seguridad social.



Titulo profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Administración Publica, Economía, Contaduría.

Titulo de especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo.

Cuatro años de experiencia profesional relacionada. Tarjeta profesional en los casos que lo exige la ley.

190

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Directivo

Denominación del Empleo: Subdirector Financiero

Código: 102-200

Grado: 02


Dependencia: Subdirección Financiera



Dirigir, asistir gestionar y hacer seguimiento a la ejecución de las políticas, procesos y actividades financieras a fin de garantizar el manejo eficiente de los recursos en concordancia con las normas vigentes.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES (*)

1. Proyectar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas propuestas en la implementación y ejecución de programas, políticas, proyectos y procedimientos contables para la presentación de los estados financieros y el suministro de información confiable y oportuna.

2. Dirigir las acciones encaminadas al cumplimiento de los procesos financieros de conformidad con las normas legales vigentes.

3. Elaborar, evaluar y controlar el presupuesto de ingresos, gastos y costos, enmarcado dentro del concepto moderno de una verdadera planeación financiera y ejercer control del mismo.

4. Elaborar el Programa Anual de Caja de funcionamiento e inversión para la vigencia correspondiente.

5. Establecer y asistir en la ejecución de los procedimientos para el manejo financiero de la Corporación (Contabilidad, Tesorería) de acuerdo a las normas legales vigentes.

6. Diseñar organizar, coordinar, ejecutar y controlar de la proyección, prospección y control de la gestión contable

7. Proyectar los informes de ejecución presupuestal con destino a los organismos

191

competentes en forma mensual, semestral y anual o cuando sean requeridos por estos.

8. Coordinar la ejecución del presupuesto, la elaboración de estados contables y las operaciones de tesorería de acuerdo a las normas legales vigentes.

9. Coordinar y controlar los registros, obligaciones, pagos y cheques de la Corporación.

10. Elaborar y presentar los informes financieros para la Dirección Administrativa cada vez que se soliciten.

11. Vigilar la expedición de certificados de Retención en la Fuente e Impuesto al Valor Agregado (IVA) de los proveedores, contratistas y empleados en los términos que la ley establece.

12. Informar al Director Administrativo, las falencias y anomalías detectadas por las dependencias a su cargo, a través de la información contable, financiera y operativa manejada.




Legislación Financiera Administración de recursos financieros

Legislación Tributaria



Titulo de formación profesional en Contaduría Publica, Economía, Ingeniería Financiera.


Cuatro años de experiencia profesional relacionada. Tarjeta profesional en los casos que lo exige la ley.

192

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Directivo


Código: 102-300

Grado: 02

Número de Cargos: Uno

Dependencia: Subdirección de Servicios Sociales



Diseñar, desarrollar y liderar los objetivos y estrategias para el mercadeo de los servicios sociales de la Caja; definir y establecer planes de mercadeo para la promoción de la afiliación a la Corporación y de los productos y servicios en cada uno de las unidades a su cargo conjuntamente con los coordinadores de estas. Garantizar la optima prestación de los servicios de COMFACHOCO a sus afiliados y usuarios


1. Promover, organizar, dirigir y controlar la ejecución de los planes y programas orientados a la prestación de servicio de apoyo social a los beneficiarios.

2. Planear estrategias e investigación de mercados que generen programas, proyectos y actividades para la proyección y fortalecimiento de la Caja como prestadora de servicios para la comunidad chocoana

3. Diseñar campañas de divulgación y promoción de las actividades programadas y aprobadas por la Dirección Administrativa en coordinación con el grupo de profesionales de su área.

4. Establecer, coordinar, controlar y evaluar los planes e indicadores de los procesos de cada una de las unidades a su cargo para efectuar ajustes o acciones correctivas.

5. Desarrollar proyectos y convenios de cooperación de manera permanente con entidades externas para generar impacto social, económico y mejorar indicadores sociales para la población vulnerable del Departamento.

6. Diseñar, definir y liderar objetivos y estrategias para garantizar el mantenimiento de los empleadores actuales y potenciales mediante la promoción del portafolio de

193

servicios, la identificación de necesidades y expectativas que permitan respuestas efectivas desde distintas áreas de la Caja.

7. Presentar anualmente un Plan de Trabajo para el desempeño de sus funciones y un Informe de Gestión mensual sobre los resultados obtenidos, los cuales serán evaluados por su jefe inmediato.

8. Participar en la elaboración del Plan de Estratégico de la Caja y presentar las recomendaciones para la ejecución del mismo en las áreas afines con su especialidad.

9. Participar en los diferentes comités o reuniones por designación o por delegación otorgada por la Dirección Administrativa.

10. Crear y mantener actualizado la base de datos corporativa de las empresas afiliadas y de las empresas objeto de vinculación.

11. Asegurar la efectiva administración de los procesos relacionados con la asesoría y el mercadeo empresarial para garantizar el fortalecimiento de las relaciones de COMFACHOCO con los empleadores.

12. Diseñar campañas de publicidad para la Caja y medir su impacto.

13. Establecer un sistema de información continuo para captar y analizar las sugerencias y reclamos de los usuarios y definir las acciones necesarias para capitalizarlas, utilizando todos los medios con que cuenta la Caja de interacción con las empresas y usuarios

14. Apoyar el sistema de control interno y gestión de calidad en lo de su competencia como parte del sistema que esta materia establezca la Caja.

15. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño de cargo.



Normatividad relacionada con el sector Estrategias de Mercadeo y Ventas

Elaboración y Evaluación de Proyectos



Título Profesional universitario y de especialización o Postgrado en las áreas afines a su cargo.

Tres (3) años de experiencia profesional.

194

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Directivo


Código: 102-400

Grado: 02


Dependencia: Subdirección Unidades de Negocios



Proyectar y optimizar el funcionamiento de la actividad comercial de los negocios de la Caja clasificados como actividades autocosteables, posicionando la imagen como marca COMFACHOCO, ampliando las oportunidades de mercado y estableciendo mecanismos de comercialización de las unidades de negocio y la prestación de los servicios del Centro Recreacional, la Rapitienda, la Farmacia y los usuarios de la IPS y EPS Régimen Subsidiado.


1. Coordinar las acciones en la evaluación de los indicadores para la formulación de propuestas de apertura, reubicación o cierre de unidades de negocio presentados por las coordinaciones de cada unidad.

2. Definir los lineamientos para el diseño y desarrollo de los estudios de mercado y el análisis de los resultados, con el fin de mejorar la imagen y productividad de las unidades de negocio.

3. Presentar anualmente un Plan de Trabajo para el desempeño de sus funciones y un Informe de Gestión mensual sobre los resultados obtenidos, los cuales serán evaluados por su jefe inmediato

4. Supervisar la instrumentación y cumplimiento del programa anual de trabajo y de acciones, en coordinación con las unidades de negocio.

5. Establecer, coordinar, controlar y evaluar los planes e indicadores de los procesos de cada una de las unidades a su cargo para efectuar ajustes o acciones correctivas.

6. Participar en la elaboración del Plan de Estratégico de la Caja y presentar las recomendaciones para la ejecución del mismo en las áreas afines con su

195

especialidad.

7. Participar en los diferentes comités o reuniones por designación o por delegación otorgada por la Dirección Administrativa.

8. Coordinar con el Comité de Dirección la definición de las políticas para definir los precios de los servicios y los productos que presta la Caja a cargo de Subdirección.

9. Establecer un sistema de inteligencia de mercados (benchmarking) incluyendo: investigar mejores prácticas, desarrollo de instrumentos de encuestas, identificación de modelos de benchmarking, realizar visitas en los sitios y analizar, interpretar e informar los hallazgos.

10. Identificar, analizar y comunicar oportunidades, amenazas y tendencias del mercado que sirvan a la organización en el desarrollo de su actividad comercial.

11. Diseñar campañas de publicidad para las diferentes unidades de negocio y medir su impacto.

12. Establecer un sistema de información continuo para captar y analizar las sugerencias y reclamos de los usuarios y definir las acciones necesarias para capitalizarlas, utilizando todos los medios con que cuenta la Caja de interacción con sus clientes y usuarios


14. Desempeñadas as demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño de cargo.



Normatividad relacionada con el sector Gerencia de Proyectos

Mercadotecnia Conocimientos sector Salud



Título Profesional universitario y de especialización o Postgrado en Economía, Administración de Empresas, Ingeniería Financiera o áreas afines a su cargo.

Tres (3) años de experiencia profesional

196

Fecha

Dic /2007

Versión


01

NIVEL ASESOR

197

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL ASESOR


Orienta el desarrollo de proyectos especiales para el logro de resultados de la alta dirección.

Aconseja y orienta la toma de decisiones en los temas que le han sido asignados.

Asesora en materias propias de su campo de conocimiento, emitiendo conceptos, juicios o propuestas ajustados a lineamientos teóricos y técnicos.

EXPERTICIA PROFESIONAL

Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral.

Se comunica de modo lógico, claro, efectivo y seguro.

Comprende el entorno organizacional que enmarca las situaciones objeto de asesoría y lo toma como referente obligado para emitir juicios, conceptos o propuestas a desarrollar.

CONOCIMIENTO DEL ENTORNO

Conocer e interpretar la organización, su funcionamiento y sus relaciones políticas y administrativas.

Se informa permanentemente sobre políticas gubernamentales, problemas y demandas del entorno.

Utiliza sus contactos para conseguir objetivos

Comparte información para establecer lazos.

CONSTRUCCIÓN DE RELACIONES

Establecer y mantener relaciones cordiales y recíprocas con redes o grupos de personas internas y externas a la organización que faciliten la consecución de los objetivos institucionales.

Interactúa con otros de un modo efectivo y adecuado.

Prevé situaciones y alternativas de solución que orientan la toma de decisiones de la alta dirección.

Enfrenta los problemas y propone acciones concretas para solucionarlos.

INICIATIVA

Anticiparse a los problemas iniciando acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas concretas. Reconoce y hace viables las

oportunidades.

198

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asesor

Denominación del Empleo: Asesor

Código: 202-01

Grado: 02


Dependencia: Dirección Administrativa



Asesorar y acompañar a la Dirección en los aspectos relacionados con la formulación e implementación de políticas y estrategias en materia de participación social, representación y en general los que le sean delegados por la misma; a su vez gestionar asuntos de carácter nacional e internacional con agentes cooperantes bilaterales o multilaterales relacionados con los proyectos que se formulan y ejecutan.


1. Dirigir la elaboración de conceptos técnicos y aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas con la adopción, la implementación y la ejecución de políticas, programas y proyectos relacionados con la participación social y beneficio de la comunidad.

2. Asesorar a la Dirección en la implementación de las políticas, planes, programas y proyectos relacionados con el desarrollo de la comunidad.

3. Asesorar y asistir al Director Administrativo en la planeación y ejecución de los programas y proyectos de cooperación nacional e internacional.

4. Asesorar técnicamente a la Dirección Administrativa en temas de negociación internacional y representarla en espacios de discusión de asuntos de negociación internacional.

5. Realizar la coordinación, seguimiento, monitoreo e interventoría de los convenios que le designe la Dirección Administrativa.

6. Asistir a la Dirección Administrativa en el seguimiento a las distintas fuentes de cooperación internacional existentes para beneficio y desarrollo de la comunidad.

7. Representar a la Dirección Administrativa ante diferentes instancias

199

gubernamentales, no gubernamentales e intersectoriales. 8. Asistir y participar en las gestiones de planeación y formulación de proyectos. 9. Apoyar el desarrollo de las misiones internacionales de los proyectos de

cooperación en los que participe la Caja. 10. Apoyar a la Dirección Administrativa en la coordinación de las comunicaciones

externas e internas de la Caja, sean estas nacionales o internacionales. 11. Apoyar la elaboración de los informes técnicos y gestionar la elaboración de los

informes financieros exigidos por los distintos organismos de cooperación internacional.

12. Asesorar procesos de participación social de carácter regional y local orientados al beneficio de la comunidad.

13. Coordinar el proceso de implementación de gestión de calidad. 14. Realizar la programación de las auditorias internas de calidad al sistema de gestión

de la calidad y liderar su ejecución. 15. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de

acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.



Políticas de participación social Legislación relacionada

Planificación, desarrollo y evaluación de planes, programas y proyectos.

Habilidades en actividades con comunidades indígenas, negras, etc.

Procesos de investigación V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


Titulo Profesional en Administración de Empresas, Trabajo Social, Comunicación Social, Sociología, Economía.


Tres (3) años de experiencia profesional relacionada. Tarjeta profesional en los casos que lo exige la ley.

200

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asesor

Denominación del Empleo: Auditor General

Código: 201-10

Grado: 01


Dependencia: Oficina de Auditoria General



Es responsable por la Evaluación Independiente del proceso de Control Interno en su conjunto y por el desarrollo de la función de Auditoria Interna; por informar las deficiencias detectadas y generar las recomendaciones correspondientes al Director Administrativo y a la Revisoría Fiscal, responsable por el acompañamiento y seguimiento a los Planes de Mejoramiento establecidos, comunicando a la Dirección Administrativa y a la revisoría Fiscal, las desviaciones o incumplimientos presentados.


1. Asesorar al Director Administrativo en el diseño e implementación de técnicas y herramientas que faciliten el ejercicio y aplicación del control interno, así como el desarrollo de programas de auditoria en la Corporación.

2. Planear, dirigir y organizar la existencia, evaluación, cumplimiento y verificación del Sistema de Control Interno de COMFACHOCÓ y emitir informes sobre su suficiencia, efectividad y confiabilidad

3. Realizar auditorias o estudios especiales de auditoria de acuerdo a las normas generalmente aceptadas en cuanto fueren aplicables, en cualquiera de las unidades administrativas y operativas de la corporación, sede principal y en todas las unidades en los momentos en que lo considere oportuno o por instrucciones expresas de la Dirección Administrativa.

4. Vigilar el cumplimiento por parte de los responsables, de los procedimientos de conservación, custodia y buen uso de los activos asignados para el ejercicio de sus funciones.

5. Verificar que los bienes patrimoniales, en su conjunto, existan; se hallen

201

correctamente controlados, contabilizados y protegidos contra pérdida, menoscabo, mal uso o desperdicio; que se encuentren debidamente registrados e inscritos a nombre de COMFACHOCÓ.

6. Aprobar en coordinación con la Revisoría Fiscal las autorizaciones para baja de activos.

7. Determinar la razonabilidad y veracidad de los datos contables, financieros, presupuéstales, administrativos y operativos.

8. Revisar las conciliaciones bancarias y solicitar los libros y registros contables soporte de las transacciones financieras.

9. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias en los procesos administrativos y operativos; el cumplimiento de los planes estratégicos, planes de desarrollo y planes de acción.

10. Verificar que los informes, declaraciones tributarias y rendiciones de cuentas de carácter obligatorio se presenten, rindan y cancelen oportunamente.

11. Emitir recomendaciones a la Dirección Administrativa sobre mejoras de procesos ó procedimientos que conlleven a la agilización, oportunidad, eficiencia, eficacia y economía de los mismos. De estas recomendaciones remitirá copia a la Revisoría Fiscal.

12. Emitir informes periódicos a la Dirección Administrativa y a la Revisoría Fiscal de las actividades realizadas y cuando exista solicitud expresa de cualquiera de las anteriores oficinas.

13. Dirigir y asesorar las investigaciones que en materia de control interno le sean encomendadas.

14. Presentar informes sobre las actividades desarrolladas dentro de la oportunidad y la periodicidad requeridas por el Director Administrativo

15. Dirigir la alimentación y actualización del sistema de información que adopte la unidad a su cargo.

16. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo



Modelo estándar de control interno. Normatividad relacionada.

Organización y métodos. Políticas Institucionales.

202

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asesor


Código: 202-20

Grado: 02


Dependencia: Oficina de Planeación



Asesorar a la Dirección Administrativa, en la formulación e implementación de las políticas, planes, programas y proyectos y responder en los procesos de diseño, análisis, evaluación y ajuste de planes, manuales, documentos y herramientas en general de acuerdo con las políticas corporativas, y normatividad vigente que faciliten el buen desempeño de los procesos de las distintas dependencias asegurando la implementación y mejora de los mismos.


1. Asesorar a la Dirección Administrativa en la formulación e implementación de las políticas, planes, programas y proyectos.

2. Asistir los procesos de ajustes a los diferentes Manuales, procesos y Procedimientos que requiera la organización.

3. Realizar seguimiento al plan operativo, evaluar sus resultados y recomendar los ajustes necesarios tendientes al logro de los objetivos propuestos.

4. Realizar análisis funcional y operativo de los procesos y procedimientos, proponiendo los ajustes requeridos para la buena marcha de la organización.

5. Apoyar la elaboración de estudios técnicos, proyectos y planes de acuerdo con las necesidades de la organización.

6. Apoyar las labores de seguimiento y evaluación del plan operativo institucional y el plan operativo anual.

7. Absolver las consultas que se presenten en relación con el desarrollo de los diferentes procesos de planeación estratégica y seguimiento que sean definidos al

203

interior de la entidad, así como realizar la capacitación que sobre el tema se requiera.

8. Asesorar y asistir a las etapas del proceso de programas presupuestal de la Caja.

9. Realizar seguimiento a las etapas del proceso de programación presupuestal de la Corporación.

10. Aplicar conocimientos y técnicas propios de su disciplina académica en la determinación de objetivos, estrategias, indicaqdor5es de resultados y demás aspectos relacionados con los procesos de planeación.

11. Evaluar el cumplimiento de objetivos y metas definidos en el plan operativo, así como recomendar acciones que permitan mejorar la eficiencia de la Corporación.

12. Absolver consultas relacionadas con la determinación de objetivos, estrategias, indicadores de resultados de las diferentes unidades organizacionales de la Caja.

13. Realizar los estudios e investigaciones que le sean encomendadas por la Dirección Administrativa.

14. Presentar informes sobre las actividades desarrolladas dentro de la oportunidad y la periodicidad requeridas por el Director Administrativo.

15. Apoyar el sistema de control interno y de gestión de calidad, en lo de su competencia como parte del sistema que en esta materia se establezca la Caja.

16. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo


V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Políticas Institucionales Formulación, evaluación y seguimiento de proyectos y programas.

Desarrollo Comunitario Legislación relacionada

Participación Social y Comunitaria Planeación financiera e institucional



Titulo de formación profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Economía, Administración Pública, Comunicación Social, Psicología, Trabajo Social.


Tres (3) años de experiencia profesional relacionada. Tarjeta profesional en los casos que lo exige la ley

204

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Asesor


Código: 202-30

Grado: 02


Dependencia: Oficina Jurídica



Asesorar a la Corporación en las funciones jurídicas, en materia de garantizar la contratación, así como también gestionar los procesos jurídicos que afecten los intereses de la Caja de acuerdo a las directrices y parámetros establecidos por el nivel nacional. Le compete canalizar los procesos jurídicos y hacer seguimiento permanentemente a los mismos. Debe verificar que todos los actos del orden administrativo y de salud de la empresa estén ajustados a las disposiciones de orden legal.


1. Asesorar al Director Administrativo en la interpretación y aplicación de disposiciones legales y reglamentarias que regulen la Corporación y funcionamiento de la misma, así como las consecuencias jurídicas de sus actos.

2. Asesorar a la Dirección Administrativa en la formulación, ejecución y control de las políticas y planes generales de la misma en materia jurídica.

3. Asesorar a las áreas y unidades de la Caja en la estructuración y viabilidad jurídica de las políticas, planes, programas, proyectos y demás actos que se formulen y desarrollen.

4. Asesorar a la Dirección Administrativa y demás unidades de la Caja en el análisis y realización de trámites jurídicos y en general sobre el desarrollo de las actividades de la Unidad con el fin de que se ajusten a las disposiciones legales, así como conceptuar acerca de los asuntos que sobre el particular le sean solicitados.

5. Verificar que los contratos, conciliaciones, acuerdos de pago y transacciones se ajusten a las disposiciones contempladas en los estatutos y la ley.

205

6. Representar a la Corporación en todo tipo de procesos jurídicos.

7. Evaluar, responder y hacer seguimiento a los derechos de petición y tutelas.

8. Presentar informes sobre las actividades desarrolladas dentro de la oportunidad y la periodicidad requeridas por el Director Administrativo.






Legislación Civil Legislación Comercial

Legislación laboral y el Sistema general de seguridad social.



Titulo Profesional en Derecho


Tres (3) años de experiencia profesional relacionada. Tarjeta profesional en los casos que lo exige la ley.

206

Fecha

Dic /2007

Versión


01

NIVEL PROFESIONAL

207

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL PROFESIONAL


Aprende de la experiencia de otros y de la propia. Se adapta y aplica nuevas tecnologías que se implanten en la organización. Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíos que se presentan en el desarrollo del trabajo. Investiga, indaga y profundiza en los temas de su entorno o área de desempeño. Reconoce las propias limitaciones y las necesidades de mejorar su preparación.

APRENDIZAJE CONTINUO

Adquirir y desarrollar permanentemente conocimientos, destrezas y habilidades, con el fin de mantener altos estándares de eficacia organizacional.

Asimila nueva información y la aplica correctamente. Analiza de un modo sistemático y racional los aspectos del trabajo, basándose en la información relevante. Aplica reglas básicas y conceptos complejos aprendidos. Identifica y reconoce con facilidad las causas de los problemas y sus posibles soluciones. Clarifica datos o situaciones complejas.

EXPERTICIA PROFESIONAL

Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas y transferirlo a su entorno laboral.

Planea, organiza y ejecuta múltiples tareas tendientes a alcanzar resultados institucionales. Coopera en distintas situaciones y comparte información. Aporta sugerencias, ideas y opiniones.

TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACIÓN

Trabajar con otros de forma conjunta y de manera participativa, integrando esfuerzos para la consecución de metas institucionales comunes. Expresa expectativas positivas del

equipo o de los miembros del mismo.

208

Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales. Establece diálogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad. Respeta criterios dispares y distintas opiniones del equipo. Ofrece respuestas alternativas. Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas. Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías. Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN

Generar y desarrollar nuevas ideas, conceptos, métodos y soluciones.

Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas específicas.

209

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional

Denominación del Empleo: Secretaria Ejecutiva

Código: 330-01

Grado: 03





Apoyar la gestión de la Dirección mediante el desarrollo de las labores secretariales de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Corporación.


1. Orientar y suministrar información a los clientes internos y externos apoyando el desarrollo y ejecución de las actividades de la Dirección Administrativa, teniendo en cuenta las políticas de la Corporación.

2. Administrar y gestionar el trámite documental oportuno de entrada y salida de la correspondencia general y específica del despacho del Director.

3. Redactar o tomar dictados, cartas, memorandos, acuerdos, resoluciones, formas, circulares, informes y demás documentos propios de la gestión.

4. Clasificar y radicar documentos aplicando la normatividad vigente y utilizando los medios dispuestos por la Caja para ese fin.

5. Mantener actualizado y organizado el archivo de documentos y publicaciones de la Dirección Administrativa.

6. Llevar en forma sistematizada el registro actualizado de la información de las entidades y organismos con los cuales se requiera comunicación e interrelación.

7. Llevar el sistema de control y seguimiento por asuntos, citas, entrevistas, compromisos y eventos en general de la Dirección Administrativa.

8. Mantener las relaciones públicas de la Dirección Administrativa, teniendo en cuenta las políticas de la Entidad.

210

9. Apoyar la organización de los diferentes eventos propios de la gestión de la Dirección Administrativa.

10. Llevar el control diario de los compromisos del Director Administrativo, informándole oportunamente sobre ellos, de acuerdo con sus instrucciones.

11. Guardar con absoluta reserva los datos y documentos que se tramitan.

12. Manejar adecuadamente los dineros de la caja menor.

13. Asistir a las reuniones de la Asamblea y del Consejo Directivo y brindar apoyo administrativo a las mismas. (Redactar y transcribir las actas de la Asamblea y del Consejo Directivo).





Archivo y manejo de correspondencia. Comunicación empresarial.

Normas Icontec Manejo de herramientas informáticas.

Tablas de retención documental Atención y servicio al cliente.



Titulo de formación profesional en áreas relacionadas con las funciones del cargo.

Dos (2) años de experiencia profesional relacionada. Tarjeta profesional en los casos que lo exige la ley

211

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional

Denominación del Empleo: Profesional Especializado Área Salud

Código: 320-10

Grado: 02



Cargo del Jefe Inmediato: Auditor General


Implementar las políticas, planes estratégicos y procedimientos definidos por Gestión de Calidad de la Dirección Administrativa, para garantizar el acceso y la prestación de servicios a los afiliados, en términos de eficiencia, eficacia y calidad.


1. Coordinar, analizar y garantizar con optima calidad, la prestación integral de los servicios médicos y odontológicos a los afiliados de COMFACHOCÓ EPS en el Departamento del Choco y a su vez el pago oportuno a la IPS.

2. Garantizar el proceso de Gestión de Calidad (Auditoria de Servicios de Salud), en el Departamento y la consolidación de la información médica de la EPS.

3. Orientar el proceso de acreditación de la Red de prestadores de servicios de salud e IPS contratadas en el área de cobertura Departamental.

4. Coordinar la aplicación eficiente de los suministros de registro de la información originada en las actividades de auditoria médica y odontológica.

5. Coordinar y programar la Auditoria a la Red de Prestadores de Servicios.

6. Elaborar los informes y remitirlos al Auditor General y a la Dirección Administrativa.

7. Vigilar que las autorizaciones emitidas por vía telefónica cumplan con los parámetros generales y pautas establecidas para el proceso autorizador.

8. Implementar los procesos de seguimiento y control del proceso de Autorizaciones.

9. Implementar el proceso de Gestión de Calidad Médica y Odontológica (Auditoria de Servicios de Salud).

212

10. Realizar la evaluación de la Red de Prestadores de Servicios de Salud e IPS. 11. Aplicar los criterios, métodos, procedimientos e indicadores de eficiencia y calidad

para la supervisión, control, auditoria médica y odontología y evaluación de la prestación de servicios de salud.

12. Implementar las políticas de Auditoria para la revisión de cuentas médicas en lo relacionado con Historias Clínicas, Atención Hospitalaria, Alto Costo y Pertinencia Médica.

13. Realizar el seguimiento y monitoreo de Indicadores de Gestión, relacionados con el sistema autorizador y el control del gasto asistencial.

14. Implementar los mecanismos para la evaluación a los prestadores de servicios de salud y realizar seguimiento a los planes de mejoramiento y/o compromisos pactados con estos.

15. Implementar sistemas rutinarios de auditoria sobre las autorizaciones emitidas periódicamente, para evaluar su calidad y plantear acciones correctivas.

16. Evaluar permanentemente la calidad y cumplimiento de la normatividad del Comité Técnico – Científico, verificando y controlando que las solicitudes de los medicamentos NO POS cumplan con la normatividad legal vigente.

17. Vigilar la ejecución de los procesos de afiliación, registro y carnetización de la población asignada por el Ente Territorial.

18. Desarrollar planes de mejoramiento que corrijan deficiencias y mejoren la calidad del servicio.

19. Implementar mecanismos de control que permitan monitorear la ejecución de los procedimientos de registro, actualización y mantenimiento de la Base de Datos de Afiliados del Régimen Subsidiado.

20. Asegurar el suministro adecuado de la información resultante del Proceso de Afiliaciones para el desarrollo y control eficiente sobre otros procesos tales como Contratación de la Red, Autorización de Servicios, Pago de Cuentas Asistenciales y Recobros.

21. Desarrollar planes de capacitación a los empleados encargados de los puntos autorizadores, en el marco de una filosofía de mejoramiento continuo.


Auditoria en salud. Sistema general de seguridad social.



Profesional en Ciencias de la Salud.

Especialización en Auditoria en Salud, Administración en Salud, Gerencia en Salud, Administración de Empresas, Gerencia Financiera y Salud Pública.

Dos (2) años de experiencia certificada en cargos relacionados con el área de Gestión Medica en Empresas del sector Salud. Tarjeta profesional en los casos que lo exige la ley.

213

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional

Denominación del Empleo: Coordinador de Unidad

Código: 301-110

Grado: 01


Dependencia: Unidad de Gestión Humana

Cargo del Jefe Inmediato: Subdirector Administrativo


Diseñar, coordinar y controlar la ejecución de los programas de desarrollo y mejoramiento organizacional y del talento humano que contribuyan a la potencialización del recurso humano.


1. Coordinar y controlar las actividades para los procesos de selección, vinculación e inducción del personal, actualización del manual de funciones de acuerdo con las políticas institucionales.

2. Orientar en la elaboración de documentos con información referente a novedades y temas laborales relacionados con el personal que se presenten en las diferentes unidades de la Caja.

3. Preparar y proyectar las respuestas a los requerimientos y peticiones formuladas por los organismos de control que en el desempeño de sus funciones deban presentar.

4. Diseñar y desarrollar la logística necesaria para la realización de actividades de bienestar, capacitación y salud ocupacional, lo mismo que hacer seguimiento y control a la ejecución de las mismas.

5. Coordinar, canalizar y hacer seguimiento al apoyo suministrado por la Administradora de Riesgos Profesionales.

6. Mantener actualizada la base de datos de la planta de personal por renuncias, contrataciones, traslados o cualquier otra situación administrativa.

7. Diseñar y controlar los indicadores de gestión para los procesos de talento humano y responder por las metas y los indicadores de gestión establecidos en los planes

214

indicativos y operativos, programas y proyectos de la Caja.

8. Diseñar, organizar y controlar los programas de capacitación a los empleados para lograr un mejor desempeño.

9. Formular y ejecutar los programas de estímulos e incentivos a los empleados para ascenso, capacitación o remuneración según la evaluación del desempeño.

10. Diseñar, coordinar y controlar los indicadores de gestión para los procesos de Capacitación del Talento Humano y responder por las metas y los indicadores de gestión establecidos en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos de la Caja.

11. Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección y vinculación de talento humano requerido por COMFACHOCÓ para cubrir las vacantes.

12. Realizar las inspecciones a los puestos de trabajo de acuerdo a las necesidades que se presenten y a los programas preventivos formulados.

13. Coordinar y controlar el archivo físico y sistematizado de las hojas de vida del personal activo y retirado de la Caja para brindar respuesta oportuna y veraz.

14. Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar la liquidación y revisión de la nómina y la seguridad social para efectuar el pago a los empleados de la Corporación, a las entidades del Sistema de Seguridad Social y a las demás implicadas en los descuentos de nómina.

15. Liquidar de acuerdo con la normatividad vigente las prestaciones sociales de los empleados de la Corporación.

16. Preparar y presentar, con la oportunidad y periodicidad requeridas, los estudios, memorias, cuadros, gráficas, estadísticas y demás informes que se originen en el ejercicio de las funciones de la Coordinación del Talento Humano como unidad y como responsable del Proceso de Gestión Humana.





Estructuración y desarrollo de planes y programas de capacitación, desarrollo, motivación, bienestar y salud ocupacional.

Reclutamiento, selección y vinculación de personal.

Planeación estratégica y corporativa. Legislación laboral.

215

Liquidación de nómina, prestaciones sociales y demás novedades de la planta de personal.

Políticas institucionales



Titulo profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Psicología, Administración Pública.


Dos (2) años de experiencia profesional relacionada. Tarjeta profesional en los casos que lo exige la ley

216

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional

Denominación del Empleo: Contador General

Código: 302-210

Grado: 01


Dependencia: Contabilidad

Cargo del Jefe Inmediato: Subdirector Financiero


Controlar y validar el sistema de registro contable de la entidad con el fin de disponer de información veraz y oportuna para el proceso de elaboración de los estados financieros


1. Codificar y causar en el sistema contable, los pagos que por los diferentes conceptos requiere COMFACHOCÓ. Efectuar permanente control y seguimiento de los mismos.

2. Colaborar en la preparación de los informes, balances y documentos que permitan conocer la situación financiera de la Caja.

3. Elaborar los estados financieros de COMFACHOCÓ, de acuerdo con las normas y técnicas vigentes.

4. Analizar los saldos de cada una de las cuentas que registran movimiento dentro del periodo.

5. Efectuar el cruce y análisis de saldos con las diferentes áreas de la subdirección.

6. Revisar y refrendar oportunamente con firma y tarjeta profesional los Estados Financieros de la Corporación.

7. Mantener actualizado el Sistema de Contabilidad de la Caja y el correspondiente Plan de Cuentas.

8. Participar en la revisión, en coordinación con el Tesorero, de la información exógena o informe en medios magnéticos exigidos por la DIAN, de acuerdo con las normas vigentes.

217

9. Revisar que se registren oportunamente los movimientos contables y se lleven los libros que sean requeridos por los Órganos de Control y demás organismos competentes.

10. Estudiar, evaluar, analizar y conceptuar sobre los asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas e instrucciones que sean recibidas

11. Analizar los informes presentados a la unidad y recomendar los cambios y modificaciones de acuerdo con los resultados que sean obtenidos.

12. Intervenir en la definición y preparación de los planes de la dependencia de acuerdo con la metodología adoptada y hacer el seguimiento y evaluación del mismo, preparando los informes que le sean requeridos.

13. Proponer en coordinación con el superior inmediato, las metodologías de trabajo que se deban desarrollar para el logro de los objetivos de la unidad.

14. Preparar los estudios, estadísticas, informes y demás documentos que se originen en el ejercicio de sus funciones, con la oportunidad y periodicidad requeridas.

15. Proyectar respuesta y presentar para su trámite los informes y demás requerimientos que le sean asignados de acuerdo con las normas, disposiciones e instrucciones que le sean impartidas.

16. Preparar y revisar la relación de autorización de aportes y nómina.

17. Elaborar en debida forma las conciliaciones bancarias.






Normatividad relacionada. Políticas institucionales.



Titulo de formación profesional en Contaduría Publica.


Dos (2) años de experiencia profesional relacionada. Tarjeta profesional en los casos que lo exige la ley.

218

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional

Denominación del Empleo: Tesorero

Código: 303-220

Grado: 01


Dependencia: Tesorería-Pagaduría

Cargo del Jefe Inmediato: Subdirector Financiero


Recaudar, custodiar y administrar los fondos, valores y documentos financieros de COMFACHOCÓ y efectuar los pagos en general, de acuerdo con las normas y sistemas vigentes sobre la materia.


1. Autorizar y refrendar con su firma los cheques, cuentas, recibos oficiales de caja, boletines y demás documentos e informes que estén relacionados con la administración de fondos y pagos de la Caja.

2. Recaudar, custodiar y administrar los fondos, valores y documentos financieros de la Caja, de acuerdo con las normas y sistemas vigentes sobre la materia.

3. Coordinar el pago de las obligaciones de COMFACHOCÓ, de acuerdo con la disponibilidad de fondos de la Corporación, normas y procedimientos vigentes para el área.

4. Administrar y controlar las cuentas bancarias de la Caja y mantener la liquidez de las cajas menores, de acuerdo con las normas fiscales y administrativas vigentes.

5. Coordinar, evaluar y verificar, la situación de fondos para el pago de los compromisos adquiridos, de acuerdo con la normatividad y procedimientos vigentes.

6. Elaborar el informe anual de cuentas por pagar, de acuerdo a las normas establecidas.

7. Preparar los informes, boletines y estado de tesorería, según las normas vigentes.

8. Elaborar la programación de flujo de fondos y mantener actualizado el PAC de

219

Tesorería, ante las entidades pertinentes.

9. Preparar los estudios, estadísticas, informes y demás documentos que se originen en el ejercicio de sus funciones.

10. Proyectar respuesta y presentar para su trámite los informes y demás requerimientos que le sean asignados de acuerdo con las normas, disposiciones e instrucciones que le sean impartidas.

11. Controlar que los avances concedidos por cualquier concepto se legalicen oportunamente y de acuerdo a las normas.

12. Mantener control permanente sobre las cuentas por cobrar, por cualquier concepto, de manera especial por llamadas telefónicas de larga distancia y celular

13. Preparar las cartas de cobro y hacer seguimiento hasta obtener el pago de las cuentas.

14. Evaluar y controlar planes, programas, proyectos o actividades técnicas o administrativas de la Tesorería y garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.

15. Proponer en coordinación con el superior inmediato, alternativas de inversión que optimicen la administración de los recursos de disponibilidad de tesorería.

16. Coordinar con la unidad de Contabilidad y/o entidad competente, la expedición de los certificados de Ingreso y Retención de acuerdo con las normas vigentes.

17. Preparar anualmente, de conformidad con las instrucciones que reciba, la información exógena o informe en medios magnéticos exigidos por la DIAN, de acuerdo con las normas vigentes.

18. Apoyar el proceso de control interno y de gestión de calidad, en lo de su competencia como parte del sistema que en esta materia se establezca en COMFACHOCÓ.

19. Apoyar la alimentación y actualización del sistema de información que adopte la Corporación en la unidad a su cargo.




Organización y funcionamiento de la Caja

Gestión Financiera Pública y normatividad especifica sobre la materia

Normas Tesoro Público Herramientas Informáticas.

220

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 301-310

Grado: 01


Dependencia: Unidad de Programas Sociales

Cargo del Jefe Inmediato: Subdirector de Servicios Sociales


Utilizar y aplicar conocimientos de planeación, organización, dirección y control en la administración de los recursos humanos, físicos y financieros o de los procesos y programas sociales de educación, recreación, cultura y desarrollo comunitario establecidos en la normatividad que regula las Cajas de Compensación Familiar y los programas y actividades de iniciativa propios de COMFACHOCÓ; creando y manteniendo un medio ambiente laboral en el que las personas de su unidad puedan trabajar en equipo y realizar sus labores de una manera eficiente de acuerdo con las políticas y normas vigentes y así contribuir a la obtención de los objetivos estratégicos de Caja.


1. Analizar, proyectar y realizar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y metas de la unidad.

2. Incrementar la cobertura de los diferentes programas sociales con que cuenta la Caja.

3. Definir estrategias de manejo técnico que respondan a las necesidades y a la satisfacción de los usuarios.

4. Planear con la Subdirección de Servicios Sociales, ejecutar y hacer seguimiento a todos los eventos feriales y promociónales en los cuales participe COMFACHOCO.

5. Preparar y presentar a su superior inmediato, mecanismos de control, evaluación y seguimiento a planes programas y proyectos o actividades de su unidad.

6. Efectuar reuniones periódicas con el personal a cargo, para evaluar el desarrollo de los trabajos definir programas, de acuerdo con su jefe inmediato.

221

7. Garantizar que los programas educativos que realiza la Caja, respondan a las necesidades del medio y estén enmarcados en el contexto del Subsidio Familiar.

8. Responder por el correcto funcionamiento de la organización escolar, además de las señaladas en el artículo 10 de la Ley 715 de 2001 y en las demás disposiciones legales sobre la materia

9. Garantizar que las colecciones bibliográficas, el material audiovisual y demás ayudas dispuestas en las Bibliotecas, satisfagan las necesidades de información y conocimiento de los usuarios

10. Ofrecer a la población afiliada amplio acceso al disfrute de las diferentes expresiones artísticas, musicales, científicas, representativas y literarias del patrimonio universal.

11. Garantizar integridad, oportunidad, actualización y control para el subsistema de información con el fin de generar estrategias relacionadas con el aumento del mercado, el mayor acceso de la probación afiliada y la calidad de los servicios

12. Contribuir con la formación integral de la población afiliada a través del desarrollo de programas de Educación Física, Deportes, Recreación y la prestación de servicios en Parques Recreativos, para que los afiliados adquieran estilos de vida saludables y hábitos para el buen uso del tiempo libre.

13. Identificar las inversiones que deban efectuarse para mejorar la competitividad de los destinos turísticos.

14. Incrementar la cobertura de los programas de recreación y turismo de acuerdo con las necesidades de la población afiliada





Normatividad del relacionada con el sector Elaboración y Evaluación de Proyectos

Actividades comunitarias Manejo de grupos



Formación Profesional y especialización o postgrado en áreas relacionadas con el cargo

Tres (3) años de experiencia profesional

222

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional

Denominación del Empleo: Docente

Código: 340-310

Grado: 03



Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador de Unidad


La realización directa de los procesos sistemáticos de enseñanza y aprendizaje, lo cual incluye el diagnóstico, la planificación, la ejecución y la evaluación de los mismos procesos y sus resultados, y de otras actividades educativas dentro del marco del proyecto educativo institucional del establecimientos educativo, comprende también las actividades curriculares no lectivas, la atención a la comunidad, en especial de los padres de familia de los educandos, las actividades de actualización y perfeccionamiento pedagógico; las actividades de planeación y evaluación institucional;


1. Participar en el desarrollo de innovaciones pedagógicas y del área específica en el cual se desempeñe con el objetivo de lograr las metas establecidas para el programa de Educación Formal.

2. Preparar, orientar, desarrollar y apoyar procesos de aprendizaje para los diferentes grupos sujeto de formación.

3. Desarrollar mecanismos que faciliten innovación, la creatividad y la autoevaluación en los alumnos para su continuo mejoramiento.

4. Evaluar el proceso de aprendizaje, las estrategias pedagógicas, el medio ambiente educativo, el rendimiento académico, diligenciando los formatos correspondientes.

5. Rendir oportunamente los informes requeridos sobre las acciones que le sean recomendadas y los productos resultantes de procesos de formación.

6. Responder por la integridad y buen uso de los materiales, equipos y demás elementos de la Institución bajo su cuidado para desarrollar las funciones propias del cargo.

223

7. Realizar reuniones periódicas con los padres de familia de los educandos y atender sus inquietudes y sugerencias cuando así lo requieran.

8. Planear y ejecutar actividades formativas, culturales y deportivas, contempladas en el proyecto educativo institucional; y las actividades de dirección, planeación, coordinación, evaluación, administración y programación relacionada directamente con el proceso educativo.


10. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño de cargo



Psicología Infantil. Ambientes de Aprendizaje



Licenciado en Preescolar o Licenciado en Pedagogía Infantil o Licenciatura en Estimulación Temprana

Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo.

224

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 301-320

Grado: 01


Dependencia: Unidad de Vivienda

Cargo del Jefe Inmediato: Subdirector de Servicios Sociales


Utilizar y aplicar conocimientos de planeación, organización, dirección y control en la administración de los recursos humanos, físicos y financieros, creando un ambiente laboral optimo en su unidad para el trabajo en equipo. Garantizar al trabajador afiliado y a los usuarios una adecuada inversión y asesoría en la construcción, mejoramiento y compra de vivienda nueva o usada, ofreciendo soluciones que estén dentro de los parámetros técnicos exigidos y que respondan a las necesidades detectadas en los estudios de oferta y demanda realizados.



2. Preparar y presentar a su jefe inmediato, mecanismos de control, evaluación y seguimiento a planes programas y proyectos o actividades de su unidad.

3. Responder por el efectivo cumplimiento y el correcto manejo de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros a su cargo.

4. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades y las labores del personal bajo su inmediata responsabilidad.

5. Garantizar soluciones técnicas y nuevas alternativas para atender las necesidades de vivienda de la población afiliada.

6. Atender la población afiliada a Comfachocó que se postula al subsidio de vivienda de interés social.

7. Atender la población afiliada y no afiliada a Comfachocó en los municipios, cuyos

225

proyectos fueron beneficiados por el subsidio otorgado por el Gobierno Nacional

8. Atender la población de desplazados inscritos en la red de solidaridad, la población de reubicados por encontrarse en zonas de alto riesgo no mitigable, la población de víctimas de la violencia por atentados terroristas o tomas guerrilleras y la población que residía en una zona donde ocurrió un desastre natural, cuando el gobierno asigne recursos para otorgar el subsidio de vivienda de interés social a dicha población.

9. Apoyar al programa FOVIS de Comfachocó a través de visitas técnicas para emitir concepto técnico, económico y financiero sobre los predios objeto del subsidio familiar.

10. Realizar acompañamiento y asesoría técnica a los empleadores, fondo de empleados, organizaciones populares de vivienda, administraciones municipales y constructores en el desarrollo de programas de vivienda de interés social.

11. Realizar labores de divulgación de los proyectos de vivienda de la Caja.

12. Consultar y mantener disponible el registro actualizado de la información de los procesos a su cargo que le suministre la unidad.

13. Efectuar reuniones periódicas con el personal a cargo, para evaluar el desarrollo de los trabajos, definir programas, de acuerdo con su jefe inmediato.

14. Preparar y presentar a su jefe inmediato, los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y la periodicidad requeridas.

15. Presentar anualmente un Plan de Trabajo para el desempeño de sus funciones y un Informe mensual de Gestión sobre los resultados obtenidos a su Jefe inmediato.



(*) Las tareas, actividades o procesos específicos que el empleado deba desarrollar según donde esté ubicado, serán establecidas y notificadas por escrito por su Jefe inmediato, con copia a la Unidad de Recursos Humanos.


Conocimientos y habilidades en dirección, administración y supervisión de personal Elaboración y Evaluación de Proyectos

Normatividad relacionada con el sector



Títulos Profesional Universitario y de Especialización o Postgrado en Arquitectura o Ingeniería Civil.

Dos (2) años de experiencia profesional relacionada con el cargo.

226

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 301-410

Grado: 01


Dependencia: E.P.S.

Cargo del Jefe Inmediato: Subdirector Unidad de Negocios


Dirigir y coordinar el desarrollo de los planes estratégicos, definidos por el Área de Salud para garantizar el cumplimiento de los procesos de la E.P.S. en el Departamento del Chocó, en términos de calidad.


1. Coordinar la aplicación y el control de los procedimientos definidos por el Área de Salud, para cumplir con los objetivos de la EPS, teniendo en cuenta las características y condiciones propias de la Institución.

2. Implementar adecuada y oportunamente las herramientas e instrumentos de evaluación definidos para garantizar el mantenimiento de una red médica y odontológica que atienda las necesidades de los usuarios afiliados en el área de cobertura del Departamento, cumpliendo con la planeación, ejecución y control de contratos.

3. Aplicar sistemáticamente los procedimientos y mecanismos de control establecidos por Gestión de Calidad, para el desarrollo y mejoramiento continuo de las actividades de auditoria medica y odontológica.

4. Monitorear el pago oportuno a la Red de Servicios para garantizar una prestación del servicio con calidad y oportunidad.

5. Apoyar técnica y logísticamente la programación y ejecución de las actividades definidas para cumplir con los objetivos del Programa de Promoción y Prevención.

6. Recopilar y consolidar datos asistenciales y epidemiológicos, definidos por el Programa de Promoción y Prevención para generar las estadísticas de Salud.

227

7. Coordinar las actividades establecidas para el proceso de acreditación de la Red de prestadores de servicios de salud e IPS contratados en el área de cobertura Departamental.

8. Acompañar el desarrollo de los programas de capacitación del área médica, en lo que respecta a la normatividad del SGSSS que afecta los productos y servicios

9. Dirigir y promover entre los Promotores Municipales una cultura de autocontrol, con apoyo a todas las áreas involucradas.

10. Garantizar la prestación de los servicios integrales de salud a los afiliados, en forma oportuna, eficaz y acorde con las necesidades de los mismos.

11. Dar a conocer e implementar los planes y programas establecidos por Recursos Humanos, orientados a mejorar la calidad del recurso, optimiza la eficiencia en cada uno de los procesos establecidos

12. Planear, dirigir, coordinar, evaluar y controlar el desarrollo de los planes y programas establecidos por la Dirección Administrativa, teniendo en cuanta las características y condiciones propias del Departamento.

13. Garantizar el mantenimiento de una red médica y odontológica, para atender las necesidades de los afiliados en el área de cobertura por Niveles de Atención, cumpliendo con la planeación, ejecución y control de contratos, así como con la normatividad legal vigente.

14. Aplicar las políticas generales para la gestión y desarrollo de los productos y servicios de la Entidad en el Departamento, teniendo en cuenta la racionalización y el control del Gasto Asistencial.

15. Garantizar la estructuración y el mantenimiento de una base de datos de IPS y Prestadores de Servicios debidamente actualizada, que permita brindar orientación directa a los afiliados y facilite la ejecución de otros procesos.

16. Evaluar el buen desarrollo de los programas e implementar métodos correctivos de acuerdo con las necesidades de los afiliados, la situación local en salud o los parámetros de morbilidad.

17. Dirigir y coordinar el análisis de la oferta y la estimación de la demanda de servicios de salud y la programación de las actividades de promoción y prevención.

18. Organizar la red de prestadores de acuerdo con las necesidades de la población afiliada, teniendo en cuenta las características de propias del Departamento y los procedimientos establecidos para la conformación, selección y establecimiento de la Red de Prestadores.

19. Garantizar el acceso de los afiliados a los servicios a los cuales tiene derecho.

20. Realizar la gestión contractual.

21. Presentar informes periódicos a la coordinación, sobre el balance en la gestión de su unidad.

22. Desarrollar los procesos administrativos que comprenden la celebración, suscripción

228

y legalización de contratos de Prestación de Servicios de Salud, para garantizar el acceso de los afiliados de la EPS a todos los servicios del POS-S.

23. Realizar el seguimiento, ejecución y liquidación de los contratos suscritos por concepto de aseguramiento y prestación de servicios de salud.

24. Desarrollar los procedimientos que permitan monitorear el manejo del sistema de referencia y Contra-referencia.







Legislación relacionada.



Formación profesional en ciencias de la salud, Administración de Empresas, Economía, Contaduría, Ingeniería Industrial, Administración Publica.



229

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 320-410

Grado: 02


Dependencia: E.P.S.

Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador de unidad


Implementar en la EPS las políticas, planes estratégicos y procedimientos definidos por Aseguramiento y Prestación de Servicios, para garantizar el cumplimiento de la misión institucional.



2. Realizar la gestión necesaria para garantizar el proceso de auditoria médica correspondiente a los servicios integrales contratados, de acuerdo con los criterios y procedimientos trazados por Gestión de Calidad.


4. Implementar y aplicar en forma correcta los planes, políticas y procedimientos establecidos por Gestión de Calidad, con relación al desarrollo de actividades de auditoria, tanto médica como odontológica, como punto de partida en el proceso de mejoramiento continuo; promueve el desarrollo de la cultura de la calidad entre las personas y entidades que interactúan con la Entidad.


6. Coordinar el diseño e implementación de Proyectos Técnico – Científicos

230

relacionados con el área médica a nivel Departamental, teniendo en cuenta la normatividad legal vigente para el Régimen Subsidiado.


8. Definir las políticas de gestión de contratación de IPS y Profesionales de la Salud, encaminadas a la reducción del Gasto Médico Asistencial.

9. Diseñar los Programas de Capacitación continuada, en lo que respecta a la normatividad del SGSSS que afecta los productos y servicios.

10. Coordinar la ejecución de las etapas del proceso de Autorización de Servicios (recepción, solicitud, validación, diligenciamiento, evaluación y control) para asegurar su calidad y evitar deficiencias que afecten negativamente la calidad del servicio o el control del gasto asistencial.

11. Evaluar el buen desarrollo de los programas e implementa métodos correctivos de acuerdo con las necesidades de los afiliados, la situación local en salud o los parámetros de morbilidad.

12. Garantizar el análisis del perfil epidemiológico correspondiente a la población afiliada a la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO.

13. Organizar la red de prestadores de acuerdo con las necesidades de la población afiliada, teniendo en cuenta las características de propias del Departamento y los procedimientos establecidos para la conformación, selección y establecimiento de la Red de Prestadores


15. Asegurar el desarrollo eficiente de los procesos de Autorizaciones, Alto Costo y Suministro de Medicamentos.

16. Asegurar la sistematización del proceso de Autorización de Servicios en las siguientes etapas: recepción, diligenciamiento, consolidación, vigilancia y control.

17. Verifica r la información de los Centros Autorizadores, sobre pacientes que simultáneamente generen costo asistencial con cargo a la póliza de alto costo, etc.

18. Implementar los procesos de seguimiento y control a las autorizaciones, para garantizar la racionalización del gasto médico asistencial.

19. Implementar sistemas de verificación, validación y contabilización de las autorizaciones emitidas mensualmente, cumpliendo con la normatividad legal vigente.

20. Coordinar el desarrollo de los procesos de autorizaciones, Alto Costo y Suministro de Medicamentos.

21. Implementar mecanismos para verificar la eficiencia del procedimiento de solicitud y suministro de medicamentos.

22. Apoyar el sistema de control interno y de gestión de calidad, en lo de su

231

competencia como parte del sistema que en esta materia se establezca la Caja.

23. Apoyar la alimentación y actualización del sistema de información que adopte la unidad a su cargo.











232

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 301-420

Grado: 01


Dependencia: I.P.S.



Dirigir y coordinar el desarrollo de los planes estratégicos, definidos por el Área de Salud para garantizar el cumplimiento de los procesos de la I.P.S. en el Departamento del Chocó, en términos de calidad.


1. Coordinar la aplicación y el control de los procedimientos definidos por el Área de Salud, para cumplir con los objetivos de la IPS, teniendo en cuenta las características y condiciones propias de la Institución.

2. Implementar adecuada y oportunamente las herramientas e instrumentos de evaluación definidos para garantizar el mantenimiento de una red médica y odontológica que atienda las necesidades de los usuarios afiliados en el área de cobertura del Departamento, cumpliendo con la planeación, ejecución y control de contratos.

3. Aplicar sistemáticamente los procedimientos y mecanismos de control establecidos por Gestión de Calidad, para el desarrollo y mejoramiento continuo de las actividades de auditoria medica y odontológica.

4. Monitorear el pago oportuno a la Red de Servicios para garantizar una prestación del servicio con calidad y oportunidad.

5. Apoyar técnica y logísticamente la programación y ejecución de las actividades definidas para cumplir con los objetivos del Programa de Promoción y Prevención.

6. Recopilar y consolidar datos asistenciales y epidemiológicos, definidos por el Programa de Promoción y Prevención para generar las estadísticas de Salud.

233

7. Coordinar las actividades establecidas para el proceso de acreditación de la Red de prestadores de servicios de salud e IPS contratados en el área de cobertura Departamental.

8. Acompañar el desarrollo de los programas de capacitación del área médica, en lo que respecta a la normatividad del SGSSS que afecta los productos y servicios

9. Dirigir y promover entre los Promotores Municipales una cultura de autocontrol, con apoyo a todas las áreas involucradas.


11. Dar a conocer e implementar los planes y programas establecidos por Recursos Humanos, orientados a mejorar la calidad del recurso, optimiza la eficiencia en cada uno de los procesos establecidos

12. Planear, dirigir, coordinar, evaluar y controlar el desarrollo de los planes y programas establecidos por la Dirección Administrativa, teniendo en cuanta las características y condiciones propias del Departamento.




16. Evaluar el buen desarrollo de los programas e implementar métodos correctivos de acuerdo con las necesidades de los afiliados, la situación local en salud o los parámetros de morbilidad.

17. Dirigir y coordinar el análisis de la oferta y la estimación de la demanda de servicios de salud y la programación de las actividades de promoción y prevención.

18. Organizar la red de prestadores de acuerdo con las necesidades de la población afiliada, teniendo en cuenta las características de propias del Departamento y los procedimientos establecidos para la conformación, selección y establecimiento de la Red de Prestadores.


20. Realizar la gestión contractual.

21. Presentar informes periódicos a la coordinación, sobre el balance en la gestión de su unidad.

22. Desarrollar los procesos administrativos que comprenden la celebración,

234

suscripción y legalización de contratos de Prestación de Servicios de Salud, para garantizar el acceso de los afiliados de la IPS a todos los servicios del POS-S.

23. Realizar el seguimiento, ejecución y liquidación de los contratos suscritos por concepto de aseguramiento y prestación de servicios de salud.

24. Desarrollar los procedimientos que permitan monitorear el manejo del sistema de referencia y Contra-referencia.













235

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional

Denominación del Empleo: Profesional Especializado

Código: 310-420

Grado: 02


Dependencia: I.P.S.



Diseñar, organizar, coordinar, controlar y ejecutar planes, programas y proyectos de Servicios Generales necesarios para el normal desempeño de la gestión institucional, de conformidad con las normas legales vigentes y los procesos propios de bienes y logística para la adquisición, almacenamiento y suministro de bienes muebles.


1. Diseñar, organizar coordinar, ejecutar y controlar las acciones que deban adoptarse en la planeación de los procesos de abastecimiento, inventarios, seguridad y aseguramiento de bienes muebles e inmuebles y personas, contratación, infraestructura física y vehicular, requeridos para llevar a cabo la misión de la IPS.

2. Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar el plan general de compras de la IPS, términos de referencia o pliegos de condiciones, procesos de cotización, adjudicación, contratación, recepción y administración en general, requeridos para la adquisición de elementos que demanden las unidades de la IPS.

3. Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar los servicios requeridos por las diferentes unidades de la IPS, en lo referente a servicios de aseo, cafetería, celaduría, conmutador y uso eficiente de los servicios públicos.

4. Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar las pólizas de seguros de bienes muebles e inmuebles de la IPS, para asegurarlos adecuadamente.

5. Diseñar, organizar, coordinar y ejecutar la recepción e ingreso de elementos, su distribución y el control de los inventarios.

6. Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar la prestación de los servicios requeridos por las diferentes unidades de la IPS, en lo referente a aseo, cafetería,

236

celaduría, fotocopiado, servicio de correo, pasajes, manejo de correspondencia, parque automotor y demás servicios generales necesarios para el normal desempeño de la gestión institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.

7. Diseñar, organizar, coordinar, controlar y ejecutar los estudios correspondientes de asignación de recursos necesarios para la conservación y mantenimiento de maquinarias y equipos en las instalaciones de la IPS, en concertación con las instancias respectivas.

8. Diseñar, organizar, ejecutar, coordinar y controlar el sistema de información para la gestión de los servicios generales de la IPS, en coordinación con las dependencias pertinentes.

9. Elaborar e implementar los planes específicos de salud con base en las políticas y orientaciones del nivel Nacional y del Jefe del área y el Coordinador Médico.

10. Coordinar el programa de promoción de la salud y de prevención de las enfermedades.

11. Promover e implantar políticas de promoción y prevención conjuntamente con el médico coordinador y la enfermera Jefe.

12. Coadyuvar al Coordinador de Recursos Humanos en la elaboración de los contratos administrativos y de los diferentes Centros Hospitalarios, según los lineamientos de la Alta Dirección o de quién esta delegue.

13. Elaborar y presentar informes estadísticos a las instancias o autoridades competentes.

14. Diseñar las RIAS en coordinación con el Coordinador Médico y la Auditoria Médica

15. Apoyar el proceso de inscripción y reporte de novedades a las EPS y fondos de pensiones donde están afiliados los empleados.








237






238

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 320-420

Grado: 02


Dependencia: I.P.S.

Cargo del Jefe Inmediato: Coordinador de unidad


Implementar en la IPS las políticas, planes estratégicos y procedimientos definidos por Aseguramiento y Prestación de Servicios, para garantizar el cumplimiento de la misión institucional.



2. Realizar la gestión necesaria para garantizar el proceso de auditoria médica correspondiente a los servicios integrales contratados, de acuerdo con los criterios y procedimientos trazados por Gestión de Calidad.


4. Implementar y aplicar en forma correcta los planes, políticas y procedimientos establecidos por Gestión de Calidad, con relación al desarrollo de actividades de auditoria, tanto médica como odontológica, como punto de partida en el proceso de mejoramiento continuo; promueve el desarrollo de la cultura de la calidad entre las personas y entidades que interactúan con la Entidad.


6. Coordinar el diseño e implementación de Proyectos Técnico – Científicos

239

relacionados con el área médica a nivel Departamental, teniendo en cuenta la normatividad legal vigente para el Régimen Subsidiado.


8. Definir las políticas de gestión de contratación de IPS y Profesionales de la Salud, encaminadas a la reducción del Gasto Médico Asistencial.

9. Diseñar los Programas de Capacitación continuada, en lo que respecta a la normatividad del SGSSS que afecta los productos y servicios.

10. Coordinar la ejecución de las etapas del proceso de Autorización de Servicios (recepción, solicitud, validación, diligenciamiento, evaluación y control) para asegurar su calidad y evitar deficiencias que afecten negativamente la calidad del servicio o el control del gasto asistencial.

11. Evaluar el buen desarrollo de los programas e implementa métodos correctivos de acuerdo con las necesidades de los afiliados, la situación local en salud o los parámetros de morbilidad.

12. Garantizar el análisis del perfil epidemiológico correspondiente a la población afiliada a la IPS.

13. Organizar la red de prestadores de acuerdo con las necesidades de la población afiliada, teniendo en cuenta las características de propias del Departamento y los procedimientos establecidos para la conformación, selección y establecimiento de la Red de Prestadores


15. Asegurar el desarrollo eficiente de los procesos de Autorizaciones, Alto Costo y Suministro de Medicamentos.

16. Asegurar la sistematización del proceso de Autorización de Servicios en las siguientes etapas: recepción, diligenciamiento, consolidación, vigilancia y control.

17. Verifica r la información de los Centros Autorizadores, sobre pacientes que simultáneamente generen costo asistencial con cargo a la póliza de alto costo, etc.

18. Implementar los procesos de seguimiento y control a las autorizaciones, para garantizar la racionalización del gasto médico asistencial.

19. Implementar sistemas de verificación, validación y contabilización de las autorizaciones emitidas mensualmente, cumpliendo con la normatividad legal vigente.

20. Coordinar el desarrollo de los procesos de autorizaciones, Alto Costo y Suministro de Medicamentos.

21. Implementar mecanismos para verificar la eficiencia del procedimiento de solicitud y suministro de medicamentos.

22. Apoyar el sistema de control interno y de gestión de calidad, en lo de su

240

competencia como parte del sistema que en esta materia se establezca la Caja.












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Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 301-430

Grado: 01


Dependencia: Unidad de Mercadeo



Utilizar y aplicar conocimientos de planeación, organización, dirección y control en la administración de los recursos humanos, físicos y financieros, creando y manteniendo un medio ambiente laboral en el que las personas de su unidad puedan trabajar en equipo y realizar sus labores de una manera eficiente de acuerdo con las políticas y normas vigentes y así contribuir a la obtención de los objetivos estratégicos de Caja.



2. Definir estrategias de manejo técnico que respondan a las necesidades y a la satisfacción de los clientes y usuarios.

3. Preparar y presentar a su jefe inmediato, mecanismos de control, evaluación y seguimiento a planes programas y proyectos o actividades de su unidad.

4. Responder por el efectivo cumplimiento y el correcto manejo de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros a su cargo.

5. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades y las labores del personal bajo su inmediata responsabilidad.

6. Consultar y mantener disponible el registro actualizado de la información de los procesos a su cargo que le suministre la unidad de programas sociales


8. Preparar y presentar a su jefe inmediato, los informes sobre las actividades

242

desarrolladas con la oportunidad y la periodicidad requeridas.

9. Presentar anualmente un Plan de Trabajo para el desempeño de sus funciones y un Informe mensual de Gestión sobre los resultados obtenidos a su Jefe inmediato.






Conocimientos y habilidades en dirección, administración y supervisión de personal

Conocimiento y habilidades en Contabilidad y Finanzas.

Elaboración y Evaluación de Proyectos Normatividad relacionada con el sector.



Títulos Profesional Universitario y de Especialización o Postgrado en Economía, Administración de Empresas, Ingeniería Financiera

Dos (2) años de experiencia profesional relacionada con el cargo.

243

Fecha

Dic /2007

Versión


01

NIVEL TÉCNICO

244

VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL TÉCNICO


Capta y asimila con facilidad conceptos e información.

Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas.

Analiza la información de acuerdo con las necesidades de la organización.

Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado.

EXPERTICIA TÉCNICA

Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y mantenerlos actualizados...

Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos.

Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos. TRABAJO EN

EQUIPO Trabajar con otros para conseguir metas comunes. Colabora con otros para la

realización de actividades y metas grupales.

Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas.

Es recursivo.

Es práctico.

Busca nuevas alternativas de solución.

CREATIVIDAD E INNOVACIÓN

Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en acciones.

Revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados.

245

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico

Denominación del Empleo: Asistente de Unidad

Código: 401-10

Grado: 01



Cargo del Jefe Inmediato: Profesional Especializado Área Salud


Recibir, verificar, controlar y tramitar las cuentas de pago con sus respectivos soportes.


1. Recibir, revisar y radicar los documentos soportes que envían las entidades y demás unidades de la Caja para el pago de las obligaciones contraídas.

2. Clasificar la documentación por cada pago y efectuar un análisis económico y legal.

3. Revisar las cuentas según los procedimientos establecidos.

4. Entregar a las áreas de contabilidad las cuentas con sus respectivos soportes para proceder a su respectiva causación.

5. Rendir un informe quincenal consolidado y acumulado sobre las cuentas recibidas, al Auditor General y al Subdirector Financiero, para pago teniendo en cuenta fecha y número de radicación, número de contrato, nombre del beneficiario, valor y observaciones a que haya lugar.

6. Controlar mediante un sistema de radicación permanente cada una de las cuentas, que se debe tramitar, con el fin de mantener actualizada la información para consulta interna y externa.

7. Custodiar el libro de radicación de cuentas y documentos soportes.

8. Informar a los contratistas y/o proveedores de COMFACHOCÓ los trámites y estado de sus cuentas.


246

10. Apoyar la alimentación y actualización del sistema de información que adopte la Caja en la unidad.




Contabilidad general.

Experiencia en manejo de paquetes contables.

Conocimientos básicos en informática, procesador de palabras, hoja electrónica, presentaciones dinámicas



Título de formación Tecnológica en Administración, Finanzas, Contabilidad, Banca, Sistemas, Matemáticas o Estadística o aprobación de tres (3) años de Educación superior.

Un (1) año de experiencia relacionada.

247

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico

Denominación del Empleo: Almacenista

Código: 430-100

Grado: 02



Cargo del Jefe Inmediato: Subdirector


Recibir, administrar y distribuir los bienes para el normal funcionamiento de las diferentes unidades de COMFACHOCÓ, de conformidad con las disposiciones y procedimientos establecidos y llevar el registro de los mismos.


1. Coordinar, supervisar y realizar las actividades que garanticen el correcto funcionamiento y organización del almacén de COMFACHOCÓ, cumpliendo las disposiciones y procedimientos vigentes sobre la materia.

2. Supervisar la recepción, almacenamiento y distribución de los bienes adquiridos, para el funcionamiento de sus unidades.

3. Elaborar y verificar que se lleven a cabo los registros que implican la administración y control del almacén.

4. Controlar el correcto funcionamiento de los sistemas de seguridad que garanticen la custodia de los bienes en depósito, así como realizar los cuidados necesarios para mantenerlos en buen estado.

5. Elaborar los informes, boletines y estado del almacén de la Caja, según las normas fiscales y administrativas vigentes sobre la materia.

6. Coordinar la entrega oportuna de los bienes, elementos y demás equipos que soliciten las unidades, de acuerdo con los procedimientos que sean adoptados.

7. Realizar y refrendar la documentación que sea necesaria para efectuar el ingreso y egreso de bienes, de acuerdo con las disposiciones establecidas.

8. Administrar el software de almacén, de acuerdo con las instrucciones técnicas

248

impartidas solicitando su mantenimiento y actualización permanente.

9. Realizar y mantener actualizado el inventario de las unidades de la Caja.

10. Verificar el inventario individual de los directivos que entregan y reciban, y de los empleados cuando son trasladados.

11. Preparar los estudios, cuadros, gráficas, estadísticas, informes y demás documentos que se originen en el ejercicio de sus funciones.

12. Hacer el levantamiento físico del inventario de los bienes muebles al servicio de la Corporación, así como su ubicación, estado, servicio que presta y funcionario responsable de los mismos, de acuerdo con las normas y sistemas vigentes sobre la materia.

13. Verificar el traspaso de elementos devolutivos entre las diferentes unidades.

14. Implementar, de conformidad con las instrucciones recibidas, un sistema de identificación para cada elemento devolutivo que entrega el almacén, con el fin de ejercer un control eficaz sobre ellos.

15. Elaborar la relación de elementos que se encuentran en estado obsoleto o en desuso, para proceder a darlos de baja de conformidad con las normas y procedimientos sobre la materia.

16. Proyectar respuesta y presentar para su trámite la información requerida que le sea asignada de acuerdo con las normas, disposiciones e instrucciones que le sean impartidas.

17. Coordinar la formulación y ejecución de los planes, programas, proyectos o actividades técnicas o administrativas del Almacén General de la Caja y garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.



Técnicas para el manejo y control adecuado de bienes. Levantamiento y actualización de Inventarios

Herramientas Informáticas.



Título de formación Tecnológica en las áreas de Administración, Finanzas, Contabilidad, Banca, Sistemas, Comercio, Matemáticas o Estadística o aprobación de tres (3) años de Educación superior.

Un (1) año de experiencia laboral relacionada.

249

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-110

Grado: 01


Dependencia: Unidad de Gestión Humana



Estudiar, evaluar, analizar, coordinar y ejecutar los asuntos de competencia de la unidad de acuerdo con las normas e instrucciones recibidas, con el fin de lograr el cumplimiento de la misión y objetivos de la misma.


1. Proponer al superior inmediato, planes, programas, proyectos y actividades específicas tendientes a la prevención y el control de accidentes y riesgos profesionales.

2. Gestionar y coordinar bajo la orientación del superior inmediato, con las EPS la realización de los Programas de Promoción y Prevención;

3. Atender las solicitudes de las EPS, y ARP, conducentes a la calificación de la causa y el origen de las contingencias de salud de los empleados.

4. Presentar los informes, estadísticas e indicadores de gestión, de accidentalidad, enfermedades profesionales y ausentismo laboral en la Corporación y las recomendaciones respectivas.

5. Participar por instrucciones del superior inmediato, en los eventos que en materia de Salud Ocupacional organicen las entidades del sector.

6. Participar en la definición y preparación de los diferentes planes del Proceso de Gestión Humana de conformidad con la metodología adoptada y realizar la respectiva evaluación y seguimiento de los mismos.

7. Organizar, desarrollar, evaluar y hacer seguimiento al Plan de Capacitación correspondiente al Programa de Salud Ocupacional

250

8. Elaborar la liquidación de las novedades de personal, libranzas, embargos y descuentos que se incorporen en la nómina.

9. Preparar y elaborar las autoliquidaciones para el pago de aportes de seguridad social de acuerdo con las normas vigentes.

10. Verificar que se lleven los registros, antecedentes y demás soportes de las liquidaciones.

11. Elaborar y redactar oficios para dar respuesta a los juzgados por embargos de empleados de la Corporación.






Manejo aplicativo de nomina Liquidación de nomina, prestaciones sociales y demás novedades de la planta de personal

Informática y sistemas básicos Legislación laboral



Titulo de Formación Técnica Profesional en Recursos humanos y/o Relaciones Industriales o Aprobación de dos (2) años de Formación Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, contaduría Pública.

Un (1) año de experiencia laboral relacionada.

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Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico

Denominación del Empleo: Técnico

Código: 402-120

Grado: 02


Dependencia: Unidad de Sistemas e Informática



Participar en el desarrollo de los procesos de diseño, implementación y seguimiento de los planes, programas, proyectos, procesos y procedimientos relacionados con la administración de la Plataforma tecnológica y los sistemas de información de la COMFACHOCÓ, para apoyar el desarrollo de sus funciones y objetivos misionales.


1. Apoyar a las unidades en el manejo, operación y mantenimiento de las aplicaciones específicas de cada una de las áreas, de acuerdo a los criterios y procedimientos aplicables.

2. Apoyar al profesional de la especialidad en el análisis y diseño de sistemas computarizados.

3. Investigar sobre las facilidades brindadas por nuevos lenguajes de programación y paquetes generadores de programas.

4. Elaborar y actualizar los diferentes manuales para las aplicaciones o sistemas de información en producción, ajustados a las normas existentes.

5. Administrar los servidores y los dispositivos de comunicación de la Red de acuerdo a los criterios y procedimientos aplicables.

6. Realizar respaldos de base de datos de aplicaciones en producción, de acuerdo a los criterios y procedimientos establecidos.

7. Realizar soporte a los usuarios de los servicios de competencia de la unidad, de acuerdo a los criterios y procedimientos establecidos.

8. Administrar las bases de datos residentes en los servidores de acuerdo a los

252

criterios y procedimientos establecidos.

9. Participar en la ejecución de los proyectos de informática que adelante la Corporación.

10. Participar en la formulación de las políticas de seguridad de los sistemas de información, reportes y pistas de auditoria de acuerdo con los criterios y parámetros del sistema de control interno de COMFACHOCÓ.

11. Conservar, mantener y salvaguardar los programas fuente, los archivos maestros y los programas de computación de la Caja, de acuerdo a los criterios y procedimientos aplicables según lo asignado por el jefe inmediato.

12. Preparar los estudios, estadísticas, informes y demás documentos que se originen en ejercicio de sus funciones y los que le sean solicitados, con la oportunidad y periodicidad requeridas.

13. Intervenir en la preparación y trámite de los informes y demás requerimientos que le sean asignados de acuerdo con las normas, disposiciones e instrucciones que le sean impartidas.

14. Apoyar la alimentación y actualización del sistema de información que adopte la Corporación en la unidad.





Desarrollo de Software. Seguridad Informática

Soporte a Usuarios Manejo de proyectos



Título de Formación Tecnológica en Sistemas, Ingeniería de Sistemas, o Aprobación de Tres (3) años de Educación Superior en Ingeniería de Sistemas, Ingeniería de Sistemas y Telemática, Ingeniería de Sistemas y Computación, Ingeniería en Computación, Ingeniería Informática, Ingeniería Informática y de Sistemas, Administración de Informática, Administración de Sistemas de Información, Ingeniería Electrónica, Ingeniería Eléctrica.


253

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico

Denominación del Empleo: Auxiliar de Mantenimiento

Código: 420-120

Grado: 03


Dependencia: Unidad de Sistemas e Informática



Brindar asistencia técnica en el diseño, aplicación, instalación, actualización, operación y mantenimiento de los procesos y procedimientos, métodos y tecnologías para la comprensión y ejecución de los procesos auxiliares en la oficina de Sistemas, teniendo en cuenta las políticas Institucionales.


1. Monitorear permanentemente el funcionamiento de los equipos y verificar que sea normal, para que puedan realizarles un mantenimiento preventivo o correctivo oportuno.

2. Planear, programar y ejecutar el mantenimiento preventivo del Sistema Operacional y software de la Entidad en general.

3. Responder por la conservación y uso adecuado de los insumos para los procesos que se efectúan en el equipo de computación.

4. Garantizar la ejecución de los procedimientos y normas de seguridad preestablecidos para la conservación de los equipos y recursos de procesamiento de datos.

5. Realizar el mantenimiento preventivo básico rutinario de los equipos y llevar la información estadística de problemas y soluciones de los mismos.

6. Apoyar el control de los contratos de mantenimiento de equipos de computación, licenciamiento de software y de facilidades de comunicación.

7. Dar entrenamiento básico, soporte a usuarios en solución de problemas básicos de hardware y software, guías para las adecuaciones físicas necesarias para el normal

254

funcionamiento y comunicación de los equipos de cómputo.

8. Investigar según las necesidades de la Caja, sobre los nuevos productos de hardware y software que brinden mayores facilidades y mejoras tecnológicas.

9. Realizar la instalación, actualización y mantenimiento de sistemas operativos para adecuarlos a las necesidades de la Corporación.

10. Apoyar la alimentación y actualización del sistema de información que adopte la Corporación en la unidad.


12. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza del cargo.



Desarrollo de Software. Seguridad Informática

Soporte a Usuarios Manejo de proyectos



Título de Formación Técnica Profesional en Sistemas, Ingeniería de Sistemas, Administración Informática, Análisis de Sistemas y Programación de Computadores, Diseño de Sistemas y Computación, Sistemas y Telecomunicaciones o Aprobación de Tres (3) años de Educación Superior en Ingeniería de Sistemas, Ingeniería de Sistemas y Telemática, Ingeniería de Sistemas y Computación, Ingeniería en Computación, Ingeniería Informática, Ingeniería Informática y de Sistemas, Administración de Informática, Administración de Sistemas de Información, Administración de Sistemas e Informática, Ingeniería Electrónica, Ingeniería Eléctrica.


255

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-130

Grado: 02


Dependencia: Unidad de Compras



Coordinar y ejecutar las diferentes actividades de apoyo técnico administrativo u operativo que requiera la unidad, a fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos administrativos u operativos de la unidad de compras


1. Definir con el jefe inmediato el programa de trabajo, teniendo en cuenta las prioridades, factores técnicos y necesidades de recursos humanos y de suministros con el objeto de optimizar la prestación del servicio requerido.

2. Proponer reformas al diseño y formulación de los procedimientos de la unidad, con miras a optimizar la utilización de los recursos disponibles.

3. Definir con el jefe inmediato el plan de compras anual

4. Mantener actualizado la base de datos de proveedores con su respectiva hoja de vida y documentos soporte y precios

5. Entregar de manera oportuna los insumos y elementos necesarios requeridos por las unidades administrativas de la Caja.

6. Gestionar ante el jefe inmediato y ante las demás instancias que se requiera, la asignación de recursos y de suministros con el objeto de garantizar la oportuna prestación del servicio

7. Colaborar con la consecución de cotizaciones y adquisiciones de equipos y elementos cuando sea requerido.

8. Recibir y verificar la calidad y especificaciones de los materiales, equipos e insumos

256

necesarios para la ejecución de los trabajos programados en su área.

9. Mantener actualizado el registro, archivo e información sobre equipos, trabajos realizados y demás actividades. Incluye la presentación periódica de informes al jefe inmediato o ante las instancias autorizadas, sobre la gestión general realizada.


11. Participar activamente en el diseño e implementación de planes estratégicos y operativos de su unidad.





Procedimientos y trámites administrativos relacionados con su área.

Conocimiento y habilidades básicas en estadística, contabilidad y proyectos.



ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo o Técnico o tres (3) años de estudios universitarios en el área requerida Acreditar acciones de capacitación, actualización o complementación en áreas específicas relacionadas con su trabajo

Dos (2) años de experiencia laboral

257

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-210

Grado: 01



Cargo del Jefe Inmediato: Contador General


Brindar la asistencia técnica en el diseño, aplicación, instalación, actualización, operación y mantenimiento de procesos, métodos, procedimientos y tecnologías para la comprensión y ejecución de procesos auxiliares de Contabilidad, sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos, teniendo en cuenta las políticas Institucionales.


1. Codificar y causar en el sistema contable los pagos que por diferentes conceptos recibe COMFACHOCÓ. y realizar permanentemente, control y seguimiento de los mismos.

2. Codificar y causar en la Contabilidad los reintegros y efectuar un control de seguimiento a estas novedades.

3. Imprimir periódicamente para revisión y control del Contador, los libros oficiales y auxiliares de contabilidad y los anexos correspondientes.

4. Preparar cuadros de amortización y registros contables de gastos pagados por anticipado.

5. Brindar la asistencia técnica y Participar en el diseño, desarrollo y aplicación de métodos, procesos y mecanismos para la realización, actualización y control eficiente del proceso contable.

6. Participar en la aplicación de las normas, procedimientos, políticas, criterios y directrices en el manejo de la información contable emanadas de la Caja.

7. Brindar la asistencia técnica en la preparación y presentación de informes y estados

258

financieros consolidados y oficiales que requiera la Corporación y/o otras Entidades.

8. Participar en el proceso de manejo de pago de impuestos: oficialización del recaudo de tributos y devolución del IVA pagado.

9. Participar en el diseño, desarrollo y aplicación de la información sistematizada y documentación contable: novedades de nómina, prestaciones sociales, seguridad social, Fondo de Vivienda; informes de consumos y devolutivos, entradas y salidas, convenios y contratos; de los aportes parafiscales y conexos; notas de cuenta interna; y por otros conceptos.

10. Participar en el diseño y desarrollo de estudios y presentación de informes de validación, consolidación y análisis de la información contable.

11. Brindar la asistencia técnica en la realización de la causación de las cuentas por pagar.

12. Participar en el diseño, desarrollo y elaboración de conciliaciones bancarias, conciliación de cuentas contables y el desarrollo del saneamiento contable.

13. Responder por el mantenimiento de los equipos del área contable. 14. Participar en la clasificación de la información o documentos que se produzca

conforme a las instrucciones recibidas y alimentar la base de datos sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos.






Contabilidad general. Experiencia en manejo de paquetes contables




Título de formación Técnica Profesional o Tecnológica en Administración, Finanzas, Contabilidad, Banca, Sistemas, Matemáticas o Estadística o aprobación de tres (3) años de Educación superior.


259

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-220

Grado: 01



Cargo del Jefe Inmediato: Tesorero

CREDITO Y CARTERA


Brindar la asistencia técnica en el diseño, aplicación, instalación, actualización, operación y mantenimiento de procesos, métodos, procedimientos y tecnologías para la comprensión y ejecución de procesos auxiliares en Recaudo y Cartera, sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos, teniendo en cuenta las políticas Institucionales.


1. Participar en el diseño, desarrollo y aplicación de planes y programas para la gestión de recaudos y aportes y para el cobro de cartera que por los diferentes conceptos se le adeudan a COMFACHOCÓ.

2. Participar en el diseño, desarrollo y aplicación de planes y programas necesarios para la adecuada gestión del recaudo de aportes y cobro de cartera con las entidades públicas y privadas.

3. Participar en la organización y verificación de la información que reportan las cajas de Compensación familiar y los documentos soporte, ingresar la información al Sistema de información de aportes realizando las actualizaciones y ajustes necesarios.

4. Participar en el diseño, desarrollo y aplicación de los informes relacionados con la gestión del recaudo de aportes, cobro de cartera y la rendición de cuentas institucionales, que requiere la Caja, los organismos de control y las demás entidades.

5. Presentar diariamente informes de ventas, libranzas y otros deudores ante el Jefe

260

Inmediato, Tesorero-Pagador y oficina de Contabilidad de la empresa. 6. Realizar mensualmente cuentas de cobro a particulares, entidades y empresas

afiliadas a la Caja de Compensación del Chocó, para su respectivo pago. 7. Revisar los créditos concedidos si llenan los requisitos establecido por la

Organización. 8. Registrar en los libros reglamentarios y establecidos por la Organización, para cada

área los respectivos movimientos 9. Llevar en forma ordenada el archivo de los clientes con sus respectivos soportes. 10. Apoyar y adelantar la Clasificación de la información o documentos que se produzca

conforme a las instrucciones recibidas y alimentar la base de datos sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos.

11. Brindar la asistencia técnica en el diseño, aplicación, instalación, actualización, operación y mantenimiento de procesos, métodos, procedimientos y tecnologías para la comprensión y ejecución de procesos auxiliares en tesorería y recaudo, sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos, teniendo en cuenta las políticas Institucionales.






Contabilidad general. Conocimientos básicos en informática, procesador de palabras, hoja electrónica, presentaciones dinámicas






261

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-220

Grado: 02


Dependencia: Tesorería-pagaduría


TESORERÍA


Brindar la asistencia técnica en el diseño, aplicación, instalación, actualización, operación y mantenimiento de procesos, métodos, procedimientos y tecnologías para la comprensión y ejecución de procesos auxiliares en tesorería y recaudo, sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos, teniendo en cuenta las políticas Institucionales.


1. Apoyar y adelantar técnicamente el trámite de cuentas de cobro mediante la aplicación de leyes y decretos referentes a impuestos y demás procedimientos y normas requeridos para cumplir con la gestión de ingresos, egresos y excedentes de COMFACHOCÓ.

2. Brindar la asistencia técnica y apoyo en la verificación de descuentos de retención fuente, IVA, Impuesto de Industria y Comercio.

3. Apoyar y adelantar la actualización de la aplicación de Tesorería y suministro de la información diaria del movimiento de Caja, Bancos e Inversiones.

4. Brindar la asistencia técnica, administrativa, operativa y registrar e informar diariamente sobre el movimiento de Caja, Bancos e Inversiones de las unidades de la Corporación por períodos semanales.

5. Brindar la asistencia técnica y administrativa al proceso de codificación y control de las Operaciones Efectivas de Caja.

6. Apoyar y adelantar el desarrollo y actualización de la información consolidada y

262

reportar los saldos de Caja, Bancos e Inversiones de las unidades del período.

7. Apoyar y adelantar la Clasificación de la información o documentos que se produzca conforme a las instrucciones recibidas y alimentar la base de datos sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos.

8. Brindar la asistencia técnica en el diseño, aplicación, instalación, actualización, operación y mantenimiento de procesos, métodos, procedimientos y tecnologías para la comprensión y ejecución de procesos auxiliares en tesorería y recaudo, sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos, teniendo en cuenta las políticas Institucionales.






Conocimientos básicos en informática. Contabilidad Básica.

Hoja electrónica, procesador de palabras. Presentaciones dinámicas.





263

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 402-300

Grado: 02




COMUNICACIÓN SOCIAL


Aplicar conocimientos, principios y técnicas propios de su formación tecnológica con el objeto de brindar apoyo en el área de su desempeño que permita la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes, la formulación y desarrollo de nuevos procedimientos administrativos, así como la realización de estudios o trabajos propios de su cargo, con el fin de lograr los objetivos estratégicos de la Caja.


1. Planear, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades propias de su cargo, teniendo en cuenta los recursos existentes, las normas técnicas o legales y los procedimientos establecidos para el logro de los objetivos de la Caja.

2. Proponer reformas al diseño y formulación de los procedimientos de la institución, con miras a optimizar la utilización de los recursos disponibles.

3. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica, para generar nuevos productos y/o servicios; efectuar aplicaciones de los ya existentes y desarrollar métodos de producción y acción.

4. Consultar y mantener disponible el registro actualizado de la información de los procesos a su cargo que le suministre la dependencia.

5. Aportar los elementos de juicio para apoyar las actividades administrativas y sociales en lo referente a la adopción, ejecución y control de planes y programas del área de su competencia.

6. Participar activamente en el diseño e implementación de planes estratégicos y operativos de su unidad

264

7. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas.

8. Asesorar a la subdirección en el diseño e implantación de estrategias de comunicación y divulgación de los proyectos, programas y actividades dirigidos a afiliados y comunidad en general para lograr su participación.

9. Redactar y difundir a través de los medios de comunicación informes, generales y especiales sobre la gestión de la Corporación.

10. Diseñar en forma periódica el boletín informativo de la Corporación. 11. Contribuir a conservar la memoria institucional a través del uso de medios

documentales que registren hechos o acontecimientos del quehacer de la Corporación

12. Asesorar el diseño y actualización de la página web de la Corporación, incluyendo las publicaciones de carácter periódico a través de intranet.

13. Asesorar el mejoramiento y unificación de la imagen corporativa a través de la construcción de elementos de comunicación que faciliten la difusión masiva de la Corporación, sus objetivos misionales y los medios establecidos en la interacción afiliados-Caja-Afiliados.

14. Coordinar la compilación de información para la elaboración de revistas, boletines de prensa, memoria de labores, así como, revisar la formulación y redacción del material editorial e informativo.

15. Verificar la captura del material videográfico y fotográfico, para la realización de archivo, sobre diversas acciones realizadas por la Caja.

16. Organizar y controlar el monitoreo de noticiarios en televisión, radiodifusión y prensa, así como, evaluar la información que se difunde en los medios de comunicación, relacionada con la Corporación.

17. Otras derivadas de su formación académica requeridas en su cargo, asignadas por el jefe inmediato


IV. CONOCIMIENTOS BASICOS Normatividad relacionada con el sector Elaboración y Evaluación de Proyectos



Título de formación tecnológica o título de formación técnica profesional o terminación y aprobación del pénsum académico de educación superior en formación profesional en comunicación social, periodismo .

Dos (2) años de experiencia

265

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 402-300

Grado: 02




DISEÑO Y PUBLICAD

II. PROPÓSITO PRINCIPAL(*)

Aplicar conocimientos, principios y técnicas propios de su formación tecnológica con el objeto de brindar apoyo en el área de su desempeño que permita la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes, la formulación y desarrollo de nuevos procedimientos administrativos, así como la realización de estudios o trabajos propios de su cargo, con el fin de lograr los objetivos estratégicos de la Caja.


1. Planear, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades propias de su cargo, teniendo en cuenta los recursos existentes, las normas técnicas o legales y los procedimientos establecidos para el logro de los objetivos de la Caja.

2. Proponer reformas al diseño y formulación de los procedimientos de la institución, con miras a optimizar la utilización de los recursos disponibles.

3. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica, para generar nuevos productos y/o servicios; efectuar aplicaciones de los ya existentes y desarrollar métodos de producción y acción.

4. Consultar y mantener disponible el registro actualizado de la información de los procesos a su cargo que le suministre la dependencia.

5. Aportar los elementos de juicio para apoyar las actividades administrativas y sociales en lo referente a la adopción, ejecución y control de planes y programas del área de su competencia.

6. Participar activamente en el diseño e implementación de planes estratégicos y

266

operativos de su unidad

7. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas.

8. Asesorar a la subdirección en el diseño e implantación de estrategias de comunicación y divulgación de los proyectos, programas y actividades dirigidos a afiliados y comunidad en general para lograr su participación.

9. Realizar diseños, revisar y evaluar que las publicaciones de la Caja cumplan con normas y técnicas de comunicaciones y de prensa.

10. Diseñar en forma periódica el boletín informativo de la Corporación.

11. Contribuir a conservar la memoria institucional a través del uso de medios documentales que registren hechos o acontecimientos del quehacer de la Corporación

12. Asesorar el diseño y actualización de la página web de la Corporación, incluyendo las publicaciones de carácter periódico a través de intranet.

13. Asesorar el mejoramiento y unificación de la imagen corporativa a través de la construcción de elementos de comunicación que faciliten la difusión masiva de la Corporación, sus objetivos misionales y los medios establecidos en la interacción afiliados-Caja-Afiliados.

14. Otras derivadas de su formación académica requeridas en su cargo, asignadas por el jefe inmediato


IV. CONOCIMIENTOS BASICOS

Normatividad relacionada con el sector Elaboración y Evaluación de Proyectos

Habilidades para comunicarse de forma oral y escrita



Título de formación tecnológica o título de formación técnica profesional o terminación y aprobación del pénsum académico de educación superior en formación profesional en diseño gráfico, publicidad o mercadeo

Dos (2) años de experiencia

267

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-310

Grado: 02




PROGRAMA DE EDUCACION NO FORMAL


Coordinar y ejecutar las diferentes actividades de apoyo técnico administrativo u operativo que requiera la unidad, a fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos administrativos u operativos de la unidad de programas sociales con relación al programa social a su cargo


1. Definir con el jefe inmediato, el programa de trabajo de su grupo, teniendo en cuenta las prioridades, factores técnicos y necesidades de recursos humanos y de suministros con el objeto de optimizar la prestación del servicio requerido.


3. Efectuar todas las labores de supervisión de personal establecidas y requeridas para el adecuado desarrollo de las actividades y procesos a cargo de la dependencia



6. Recibir y verificar la calidad y especificaciones de los materiales, equipos e insumos necesarios para la ejecución de los trabajos programados en su área.

7. Mantener actualizado el registro, archivo e información sobre equipos, trabajos

268

realizados y demás actividades del grupo a su cargo. Incluye la presentación periódica de informes al jefe inmediato o ante las instancias autorizadas, sobre la gestión general realizada.



10. Elaborar los informes estadísticos y de tipo técnico que sean requeridos por su jefe inmediato o solicitados por entidades u organismos internos o externos a la Caja.


12. Otras derivadas de su formación técnica y/o profesional requerida en su cargo, asignadas por el jefe inmediato y aquellas en las que pueda aportar y colaborar.

13. Mejorar índices de nivel de calidad de vida de la comunidad afiliada a través de acciones educativas.

14. Mantener porcentajes de participación de la comunidad afiliada en acciones educativas, asegurando la cobertura esperada de acuerdo con la categoría de afiliación

15. Controlar índices de deserción asociada a la calidad de los programas ofrecidos y satisfacción de necesidades.









269



Tecnólogo o Técnico o tres (3) años de estudios universitarios en el área requerida

Acreditar acciones de capacitación, actualización o complementación en áreas específicas relacionadas con su trabajo


270

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-310

Grado: 02




PROGRAMA FONEDE


Coordinar y ejecutar las diferentes actividades de apoyo técnico administrativo u operativo que requiera la unidad, a fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos administrativos u operativos de la unidad de programas sociales con relación al programa social a su cargo.









271





11. Entregar y recepcionar los formularios de inscripción.

12. Establecer mecanismos de información a la Comunidad sobre las características y requisitos de acceso al programa con el fin de difundir el programa

13. Brindar información oportuna sobre el programa de reinserción laboral

14. Realizar la inscripción de los usuarios interesados en los programas de capacitación.

15. Coordinar la entrega y recepción de los formularios en demás municipios del departamento

16. Presentar anualmente un Plan de Trabajo para el desempeño de sus funciones el cual será evaluados por su jefe inmediato









ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo o Técnico o tres (3) años de estudios universitarios en el área requerida Acreditar acciones de capacitación, actualización o complementación en áreas específicas relacionadas con su trabajo


272

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-310

Grado: 02




PROGRAMA ADULTO MAYOR Y ATENCION INTEGRAL A LA NIÑEZ











273


8. Efectuar reuniones periódicas con el personal a cargo (instructores), para evaluar el desarrollo de los trabajos, definir programas, de acuerdo con su jefe inmediato para el programa de adulto mayor y atención integral a la niñez.




12. Promocionar y Divulgar el programa a la población objetivo

13. Realizar las inscripciones de los afiliados interesados en participar

14. Planear, desarrollar y hacer seguimiento a las diferentes actividades realizadas para los programas de adulto mayor y atención integral a la niñez.

15. Controlar índices de deserción asociada a la calidad de los programas ofrecidos y satisfacción de necesidades.





Normatividad relacionada con el sector Actividades de recreación y manualidades

Interpretación de los problemas sociales


ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo o tres(3) años de educación superior en áreas relacionadas como Trabajo Social, Gerontología . Acreditar acciones de capacitación, actualización o complementación en áreas específicas relacionadas con su trabajo


274

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-310

Grado: 02




RECREACION Y TURISMO











275


8. Realizar visitas a la diferentes empresas con el fin de promoción los planes y programas turísticos y la actividades recreativas que realiza la Caja




12. Promocionar y Divulgar con los diferente mecanismos con que cuenta la Caja los programas, planes turísticos y actividades recreativas de la Caja

13. Realizar las reservas de los interesados en los planes turísticos

14. Elaborar cotizaciones de los planes turísticos

15. Planear, desarrollar y hacer seguimiento a las diferentes actividades que se realizan para el programa de recreación y turismo









ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo o tres(3) años de educación superior en áreas relacionadas como Hoteleria y Turismo ; Administración de Agencias de Viajes o en áreas relacionadas con el cargo


276

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico

Denominación del Empleo: Administrador

Código: 410-310

Grado: 03




CABAÑAS OQUENDO


Coordinar y ejecutar las diferentes actividades de administración que requiera Centro Vacacional a fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en la prestación del servicio.



2. Efectuar todas las labores de supervisión de personal establecidas y requeridas para el adecuado desarrollo de las actividades y procesos a cargo del Centro Vacacional.

3. Gestionar ante el jefe inmediato y ante las demás instancias que se requiera, la asignación de recursos y de suministros con el objeto de garantizar la oportuna prestación del servicio.

4. Recibir y verificar la calidad y especificaciones de los materiales, equipos e insumos necesarios para la ejecución de los trabajos programados

5. Mantener actualizado el registro, archivo e información sobre equipos, trabajos realizados y demás actividades. Incluye la presentación periódica de informes al jefe inmediato o ante las instancias autorizadas, sobre la gestión general realizada.


7. Planear, desarrollar y hacer seguimiento a las diferentes actividades realizadas en

277

coordinación con la unidad de programas sociales

8. Realizar en enlace con el coordinador de la unidad de programas sociales las actividades relacionadas con los planes y programas turísticos para la Cabañas de Oquendo

9. Verificar y Confirmar las reservas con el asistente de unidad encargado de los programas de recreación y turismo

10. Recibir y realizar el check in / check out a los huéspedes




Normatividad relacionada con el sector Hoteleria y Turismo

Atención al Cliente


ESTUDIOS EXPERIENCIA Formación Tecnológica o Técnica o tres (3) años de formación profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras administrativas. Acreditar acciones de capacitación, actualización o complementación en áreas específicas relacionadas con su trabajo


278

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-320

Grado: 02


Dependencia: Unidad de Vivienda



Coordinar y ejecutar las diferentes actividades de apoyo técnico administrativo u operativo que requiera la unidad, a fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos administrativos u operativos de la unidad de vivienda.




3. Efectuar todas las labores de supervisión de personal establecidas y requeridas para el adecuado desarrollo de las actividades y procesos a cargo de la unidad de vivienda.




7. Mantener actualizado el registro, archivo e información sobre equipos, trabajos realizados y demás actividades del grupo a su cargo. Incluye la presentación

279

periódica de informes al jefe inmediato o ante las instancias autorizadas, sobre la gestión general realizada.





12. Atender la población afiliada a Comfachocó que se postula al subsidio de vivienda de interés social.

13. Atender la población afiliada y no afiliada a Comfachocó en los municipios, cuyos proyectos fueron beneficiados por el subsidio otorgado por el Gobierno Nacional

14. Atender la población de desplazados inscritos en la red de solidaridad, la población de reubicados por encontrarse en zonas de alto riesgo no mitigable, la población de víctimas de la violencia por atentados terroristas o tomas guerrilleras y la población que residía en una zona donde ocurrió un desastre natural, cuando el gobierno asigne recursos para otorgar el subsidio de vivienda de interés social a dicha población.










Tecnólogo o Técnico o tres (3) años de estudios universitarios en el área requerida


280

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-410

Grado: 01


Dependencia: E.P.S.


CONTABILIDAD


Brindar la asistencia técnica en el diseño, aplicación, instalación, actualización, operación y mantenimiento de procesos, métodos, procedimientos y tecnologías para la comprensión y ejecución de procesos auxiliares de Contabilidad, sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos, teniendo en cuenta las políticas Institucionales.


1. Codificar y causar en el sistema contable los pagos que por diferentes conceptos recibe COMFACHOCÓ. y realizar permanentemente, control y seguimiento de los mismos.

2. Codificar y causar en la Contabilidad los reintegros y efectuar un control de seguimiento a estas novedades.

3. Imprimir periódicamente para revisión y control del Contador, los libros oficiales y auxiliares de contabilidad y los anexos correspondientes.

4. Preparar cuadros de amortización y registros contables de gastos pagados por anticipado.

5. Brindar la asistencia técnica y Participar en el diseño, desarrollo y aplicación de métodos, procesos y mecanismos para la realización, actualización y control eficiente del proceso contable.

6. Participar en la aplicación de las normas, procedimientos, políticas, criterios y directrices en el manejo de la información contable emanadas de la Caja.

281

7. Brindar la asistencia técnica en la preparación y presentación de informes y estados financieros consolidados y oficiales que requiera la Corporación y/o otras Entidades.


9. Participar en el diseño, desarrollo y aplicación de la información sistematizada y documentación contable: novedades de nómina, prestaciones sociales, seguridad social, Fondo de Vivienda; informes de consumos y devolutivos, entradas y salidas, convenios y contratos; de los aportes parafiscales y conexos; notas de cuenta interna; y por otros conceptos.

10. Participar en el diseño y desarrollo de estudios y presentación de informes de validación, consolidación y análisis de la información contable.


12. Participar en el diseño, desarrollo y elaboración de conciliaciones bancarias, conciliación de cuentas contables y el desarrollo del saneamiento contable.

13. Responder por el mantenimiento de los equipos del área contable.

14. Participar en la clasificación de la información o documentos que se produzca conforme a las instrucciones recibidas y alimentar la base de datos sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos.





Contabilidad general.





Título de formación Técnica Profesional o Tecnológica en Administración, Finanzas, Contabilidad, Sistemas, Matemáticas o Estadística o aprobación de dos (2) años de Educación superior.


282

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-410

Grado: 02


Dependencia: E.P.S.


AFILIACIÓN Y REGISTRO


Liderar el proceso de Afiliación y Registro de los afiliados a través de la planeación, organización, dirección, coordinación, control, evaluación y ajuste de las actividades que se hayan definido así en el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado, para los afiliados a la E.P.S. y, en general, todo lo pertinente al Régimen Subsidiado de Seguridad en Salud.


1. Informar y orientar a los afiliados durante el proceso de afiliación E.P.S.

2. Informar a los afiliados, para dar a conocer el Portafolio de Servicios, sus deberes y derechos y las ventajas de la afiliación al POS-S de la E.P.S.

3. Asesorar y atender las inquietudes, dudas y problemas planteados por los afiliados antes de acceder a la afiliación.

4. Recepcionar y revisar los documentos presentados por el afiliado.

5. Validar la información entregada por los afiliados en las base de datos entregadas por la entidad territorial.

6. Orientar al afiliado en el diligenciamiento de formularios de afiliación y declaración del estado de salud para radicarlos y realizar el procedimiento de registro en base de datos de la E.P.S.

7. Elaborar y presentar informes periódicos con soportes estadísticos de la información consolidada generada en los procesos de afiliaciones, registro y atención al usuario.

8. Asistir al Coordinador de Unidad en la promoción de investigaciones tendientes a

283

esclarecer las causas y soluciones a los problemas de salud de la comunidad, en el área de influencia.

9. Asistir y asesorar al Coordinador de Unidad en la elaboración y presentación de los informes y comunicaciones para responder los requerimientos de la Subdirección de las Unidades de Negocios y de las entidades administrativas y de inspección y vigilancia.

10. Estar en permanente comunicación con las diferentes Seccionales.

11. Administrar el archivo de Afiliación registro.

12. Coordinar el envió oportuno de novedades a las seccionales.





Habilidad en el manejo de Herramientas informáticas. Soporte a Usuarios

Atención al Usuario Seguridad Informática



Titulo de Formación Tecnológica o tres (3) años de Formación Profesional en áreas relaciones con las funciones del Cargo.


284

Fecha Dic /2007

Versión


01 MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-410

Grado: 02


Dependencia: E.P.S.


ATENCIÓN AL USUARIO


Implementar los mecanismos definidos para la defensa de los afiliados y para el cumplimiento de las políticas, directrices y los procedimientos establecidos para el proceso de atención a los mismos y Coordinar la ejecución de los procesos de afiliación, registro y carnetización de la población asignada por el Ente Territorial.

► III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPALES(*) 1. Implementar el Plan que contiene el Sistema de Atención al Afiliado, para garantizar

una atención oportuna, humanizada, personalizada, integral y permanente, de acuerdo con los estándares definidos para la prestación de los servicios.

2. Planear el desarrollo de actividades centradas en la calidad del servicio sobre derechos y deberes de los afiliados, asegurando la atención oportuna a los reclamos, sugerencias e inquietudes de los afiliados y la canalización respectiva hacia la resolución inmediata según el tipo de problema

3. Coordinar el desarrollo de las actividades relacionadas con Atención al Afiliado y monitorear los resultados.

4. Suministrar información a los afiliados sobre la Red de servicios para la Atención de los mismos.

5. Consolidar la información de atención al afiliado y ejecuta los planes de mejoramiento que corrigen deficiencias y mejoran la calidad del servicio.

6. Implementar los mecanismos de atención para el cumplimiento de los objetivos fundamentales de orientación al afiliado, verificación de derechos, manejo del

COMFACHOCO - Caja de Compensación Familiar del Chocó Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales

285

sistema de referencia y contrarreferencia.

7. Implementar el sistema que permite brindar atención oportuna a los reclamos, sugerencias e inquietudes de los afiliados, sobre los servicios que presta la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO, a través de la red de servicios y sistema de información directa y permanente.

8. Capacitar los promotores o auxiliares para garantizar que estos puedan cumplir con las funciones asignadas (- Promoción de la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud. - Información a los afiliados, sobre el plan de beneficios, los derechos y los deberes que se adquieren con la afiliación).

9. Ejecutar los planes de capacitación permanente a los funcionarios que atienden afiliados en los diferentes municipios donde operamos.






Manejo de Herramientas Informáticas

Conocimientos en relaciones interpersonales y desarrollo personal.

Atención al Usuario





286

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-410

Grado: 02


Dependencia: E.P.S.


PROMOCIÓN Y PREVENCIÒN


Asistir a los niveles superiores en la Planeación de los servicios de salud y la ejecución de los programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad en toda el área de influencia.


1. Ejecutar la elaboración y propuesta de las políticas y normas técnicas y administrativas que se deben sujetar a la prestación de servicios ambulatorios de promoción y prevención por parte de E.P.S. COMFACHOCÓ con base a las directrices del Coordinador de Unidad.

2. Elaborar y difundir los procedimientos y estándares sobre uso, productividad, eficiencia y eficacia de los servicios ambulatorios en materia médica, odontológica y de servicios de apoyo de las unidades móviles y portátiles de odontología y brigadas de salud.

3. Consolidar los planes y programas de Prevención y Promoción que se originan en su sucursal.

4. Programar, controlar y hacer seguimiento de las actividades realizadas en las brigadas de salud.

5. Diseñar y ejecutar las políticas y programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad en la población objetivo ejecutado en las seccionales.

6. Elaborar los informes relacionados con los programas de promoción y prevención según Resolución 412 del 2000.

287

7. Levantar y mantener actualizado el perfil epidemiológico de la población afiliada.

8. Diseñar y ajustar el modelo de atención del programa EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO.

9. Elaborar junto con el Asistente de Unidad de Afiliación y Registro, el estudio epidemiológico de la población afiliada a COMFACHOCÓ EPS que permita efectuar los ajustes necesarios en la demanda de los servicios del POSS.

10. Identificar y analizar los perfiles etareos, epidemiológicos y socioeconómicos de la población afiliada a COMFACHOCÓ E.P.S.






Sistema general de seguridad social. Legislación Relacionada.



Formación Tecnológica o tres (3) años de Formación Profesional en ciencias de la Salud.


288

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-420

Grado: 01


Dependencia: I.P.S.




Liderar el proceso de Afiliación y Registro de los afiliados a través de la planeación, organización, dirección, coordinación, control, evaluación y ajuste de las actividades que se hayan definido así en el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado, para los afiliados a la I.P.S. COMFACHOCÓ y, en general, todo lo pertinente al Régimen Subsidiado de Seguridad en Salud.


1. Informar y orientar a los afiliados durante el proceso de afiliación a la I.P.S.

2. Informar a los afiliados, para dar a conocer el Portafolio de Servicios, sus deberes y derechos y las ventajas de la afiliación al POS-S de la I.P.S.

3. Asesorar y atender las inquietudes, dudas y problemas planteados por los afiliados antes de acceder a la afiliación.

4. Recepcionar y revisar los documentos presentados por el afiliado.

5. Validar la información entregada por los afiliados en las base de datos entregadas por la entidad territorial.

6. Orientar al afiliado en el diligenciamiento de formularios de afiliación y declaración del estado de salud para radicarlos y realizar el procedimiento de registro en base de datos de la I.P.S.

7. Elaborar y presentar informes periódicos con soportes estadísticos de la información consolidada generada en los procesos de afiliaciones, registro y atención al usuario.

289

8. Asistir al Coordinador de Unidad en la promoción de investigaciones tendientes a esclarecer las causas y soluciones a los problemas de salud de la comunidad, en el área de influencia.

9. Asistir y asesorar al Coordinador de Unidad en la elaboración y presentación de los informes y comunicaciones para responder los requerimientos de la Subdirección de las Unidades de Negocios y de las entidades administrativas y de inspección y vigilancia.

10. Estar en permanente comunicación con las diferentes Seccionales.

11. Administrar el archivo de Afiliación registro.

12. Coordinar el envió oportuno de novedades a las seccionales.





Habilidad en el manejo de Herramientas informáticas. Soporte a Usuarios

Atención al Usuario Seguridad Informática





290

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 401-420

Grado: 01


Dependencia: I.P.S.


REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA


Garantizar a los usuarios de LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL CHOCO – COMFACHOCÓ en sus unidades EPS e IPS- el acceso a los servicios de salud de mayor complejidad cuando sean requeridos, incluidos dentro del Plan de Beneficios, con características de calidad, accesibilidad, oportunidad y continuidad, mediante la estandarización de las normas y procedimientos que deben seguir los funcionarios de la organización, los prestadores de la red de servicios contratada y los afiliados.


1. Orientar adecuadamente a los afiliados, sobre el procedimiento a seguir para tramitar una autorización o una referencia.

2. Informar a la oficina de Auditoria Médica sobre las dificultades e inconvenientes presentados, para acordar soluciones efectivas y racionales.

3. Solicitar las autorizaciones requeridas por los afiliados a la Caja de compensación familiar del choco – COMFACHOCÓ.

4. Realizar las referencias y contrarreferencias necesarias, de manera que la prestación de servicios a los afiliados pueda hacerse eficientemente.

5. Diligenciar el formato de referencia y contrarreferencia el cual debe diligenciarse de forma completa en original y copia.

6. Mantener actualizado el registro en el LIBRO DE REFERENCIAS de todas las gestiones realizadas, anotando fecha, hora, nombre del funcionario que atiende cada llamada y demás datos pertinentes.

291

7. Registrar las urgencias en el software de autorizaciones, suministrando al prestador el número de notificación (autorización) respectivo.

8. Analizar la información frente a los protocolos y/o guías de manejo y teniendo en cuenta las condiciones particulares del afiliado.

9. Autorizar la atención solicitada si es pertinente e informar al responsable de alto costo.

10. Enviar relación de autorizaciones al auditor de calidad y al área responsable de la administración de alto costo semanalmente.

11. Remitir semanalmente relación de solicitudes de atención no contempladas en el Plan de Beneficios a gestión de calidad para seguimiento a la atención.






Sistema general de seguridad social. Legislación Relacionada.

Sistema de Referencia y Contrarreferencia



Formación Tecnológica o tres (3) años de Formación Profesional en ciencias de la Salud.


292

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico

Denominación del Empleo: Regente de Farmacia

Código: 403-430

Grado: 02





Utilizar y aplicar conocimientos de organización y control de los procesos propios de la unidad.


1. Responder adecuadamente por la custodia y conservación de todos los productos para la venta.

2. Organizar el recibo, almacenamiento, marcación y despacho de los medicamentos, según las instrucciones recibidas y de acuerdo a los procedimientos establecidos.

3. Velar y verificar la elaboración del documento de salida de los medicamentos solicitados por otros puntos de ventas y las ventas directas.

4. Recibir y firmar los pedidos solicitados por los puntos de ventas.

5. Efectuar las ventas de drogas de control y elaborar oportuna y cuidadosamente el informe para el servicio de salud del Chocó.

6. Efectuar diariamente el arqueo de caja elaborando la planilla de ingreso de venta.

7. Responder por el estado sanitario de los artículos, equipos y de las instalaciones donde funciona la farmacia.

8. Elaborar y efectuar las respectivas consignaciones bancarias y entregar a pagaduría copia de dichas consignaciones.

9. Recomendar o sugerir medidas o correctivos tendientes a mejorar el proceso de ventas.

293

10. Codificar y actualizar los precios de ventas de los medicamentos

11. Realizar las requisiciones de la sección.

12. Vigilar y controlar las remisiones de medicamentos de la bodega al punto de venta.

13. Revisar las cuentas de cobro generadas por esta sección a las diferentes IPS y EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO.

14. Atiende y orienta al público, sobre la posología de las medicinas solicitadas.

15. Mantiene informado a los médicos sobre el inventario existente.

16. Realizar los trámites necesarios para obtener la renovación de la licencia de funcionamiento.

17. Elabora relaciones y estadísticas de entrega de medicamentos y material médico-quirúrgico.






Manejo de Inventarios Manejo de herramientas informáticas

Habilidad en lectura de formulas medicas Atención al Usuario

294

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 410-430

Grado: 01




CENTRO URBANO DE RECREACIÓN COMFACHOCÓ


Coordinar y ejecutar las diferentes actividades administrativas que requiera la unidad y el punto de venta a fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos administrativos u operativos del centro recreacional




3. Efectuar todas las labores de supervisión de personal establecidas y requeridas para el adecuado desarrollo de las actividades y procesos a cargo del Centro Recreacional.





295


8. Efectuar reuniones periódicas con el personal a cargo, para evaluar el desarrollo de los trabajos, definir programas en coordinación con su jefe inmediato.



11. Liderar el proceso de desempeño de cada uno de sus colaboradores en el punto de venta

12. Realizar la gestión de mercadeo, promocionar y divulgar el Centro Recreacional y los servicios que presta para el cumplimiento de las metas comerciales.

13. Asegurar la gestión operativa, el proceso logístico y la gestión financiera rentable del punto de venta.

14. Planear, desarrollar y hacer seguimiento a las diferentes actividades realizadas en coordinación con la unidad de programas sociales


16. Realizar arqueo de caja diario.

17. Responder por el manejo del efectivo que ingresa por concepto de ventas a la Rapitienda







296




297

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 410-430

Grado: 01




RAPITIENDA COMFACHOCÓ


Coordinar y ejecutar las diferentes actividades administrativas que requiera la unidad y el punto de venta a fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos administrativos u operativos de la Rapitienda Comfachocó.




3. Efectuar todas las labores de supervisión de personal establecidas y requeridas para el adecuado desarrollo de las actividades y procesos a cargo de la Rapitienda.


5. Colaborar con la consecución de cotizaciones y adquisiciones de equipos y elementos y productos cuando sea requerido.

6. Recibir y verificar la calidad y especificaciones de los materiales, equipos e insumos necesarios para la Rapitienda.

7. Mantener actualizado el registro, archivo e información sobre equipos, trabajos realizados y demás actividades del grupo a su cargo. Incluye la presentación

298

periódica de informes al jefe inmediato o ante las instancias autorizadas, sobre la gestión general realizada.

8. Coordinar, asignar tareas, asesorar revisar y evaluar la ejecución de los procesos que realice el personal subalterno que le sea asignado.




12. Liderar el proceso de desempeño de cada uno de sus colaboradores en el punto de venta

13. Realizar la gestión de mercadeo, promocionar y divulgar los productos que ofrece la rapitienda con el fin de cumplimiento las metas comerciales.

14. Asegurar la gestión operativa, el proceso logístico y la gestión financiera rentable del punto de venta.

15. Responder por la integridad y buen uso de los materiales, equipos y demás elementos de la Institución bajo su cuidado para desarrollar las funciones propias del cargo.

16. Coordinar y mantener actualizado los inventarios de productos y elementos asignados a la Rapitienda.

17. Realizar arqueo de caja diario.

18. Responder por el manejo del efectivo que ingresa por concepto de ventas a la Rapitienda

19. Planear, desarrollar y hacer seguimiento a las diferentes actividades realizadas en coordinación con la unidad de programas sociales





299


Contabilidad Básica Atención al Cliente

Organización de Eventos Mercadeo y Ventas




300

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Técnico


Código: 410-1000

Grado: 01


Dependencia: Unidad de Servicios de Istmina



Coordinar y ejecutar las diferentes actividades administrativas y operativas que requiera la unidad de servicios de Istmina a fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos descentralizados. Participar en la gestión comunitaria para la atención y el bienestar de la población vulnerable de la región del San Juan.




3. Efectuar todas las labores de supervisión de personal establecidas y requeridas para el adecuado desarrollo de las actividades y procesos a cargo de la unidad de servicios.


5. Gestionar la consecución con la consecución de cotizaciones y adquisiciones de equipos y elementos cuando sea requerido para la unidad.

6. Recibir y verificar la calidad y especificaciones de los materiales, equipos e insumos necesarios para la ejecución de los trabajos programados en la unidad.


301





11. Liderar el proceso de desempeño de cada uno de sus colaboradores en la unidad de servicios.

12. Ejecutar el portafolio de Servicios de acuerdo con las políticas de la Caja e implementar las estrategias de mercadeo para el logro de la mayor cobertura y rotación de la población afiliada, en las áreas de influencia de la Unidad de Servicios.

13. Responder por la contribución que Comfachocó hace al proceso de desarrollo comunitario y a los grupos etéreos en las localidades y municipios donde tienen área de influencia la Unidad de Servicios.

14. Realizar la gestión de mercadeo, promoción y divulgación de la unidad de servicios de Istmina y los servicios que presta.

15. Planear, desarrollar y hacer seguimiento a las diferentes actividades realizadas en coordinación con la unidad de programas sociales y demás unidades relacionadas.

16. Presentar anualmente un Plan de Trabajo para el desempeño de sus funciones y un Informe de Gestión mensual sobre los resultados obtenidos, los cuales serán evaluados por su jefe inmediato o quien este designe para tal fin.





Normatividad relacionada con el sector Elaboración y Evaluación de Proyectos

Organización de actividades comunitarias Contabilidad Básica y Sistemas

302



Formación Tecnológica o Técnica o tres (3) años de formación profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras administrativas.

Acreditar acciones de capacitación, actualización o complementación en áreas específicas relacionadas con su trabajo


303

Fecha

Dic /2007

Versión


01

NIVEL ADMINISTRATIVO

304

VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL ADMINISTRATIVO


Evade temas que indagan sobre información confidencial. Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea. Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas. Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no.

MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone.

Transmite información oportuna y objetiva. Acepta y se adapta fácilmente a los cambios Responde al cambio con flexibilidad.ADAPTACIÓN AL

CAMBIO

Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente.

Promueve el cambio.

Acepta instrucciones aunque se difiera de ellas. Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo. Acepta la supervisión constante.

DISCIPLINA

Adaptarse a las políticas institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente. Realiza funciones orientadas a

apoyar la acción de otros miembros de la organización. Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás.

RELACIONES INTERPERSONALES

Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás.

Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos.

305

Ayuda al logro de los objetivos articulando sus actuaciones con los demás.

Cumple los compromisos que adquiere.

COLABORACIÓN Cooperar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales.

Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo.

306

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Administrativo

Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo

Código: 501-100

Grado: 02




ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA


Realizar el manejo, conservación y organización de la documentación del archivo central.


1. Recepcionar, clasificar y depurar la información documental.

2. Seleccionar la información que requiera reproducirse conforme a las instrucciones y procedimientos establecidos

3. Recepcionar, organizar y distribuir los documentos y aplicar los procedimientos de archivos establecidos.

4. Responder las consultas formuladas por los usuarios internos y externos de la Caja de los documentos en custodia en el archivo central.

5. Determinar la información para el proceso de reproducción reprográfica o reciclaje y levantar las respectivas actas.

6. Responder por la seguridad y buen estado de los equipos y elementos de trabajo.

7. Acopiar, clasificar y procesar la información técnica, administrativa y financiera originada en ejecución de las funciones de la Caja, de acuerdo con los manuales, procedimientos y normas establecidos.

8. Participar en la elaboración de los cálculos y proyecciones financieras, presupuestales y técnicas requeridas por la unidad o grupo de trabajo para la preparación de proyectos

307

9. Mantener actualizada la información, datos estadísticos y demás documentos de la unidad o grupo de trabajo, según los cambios y modificaciones que se originen en la ejecución de las actividades.

10. Orientar y dar información al público y a los empleados sobre programas, servicios, actividades y acciones propias de su unidad o grupo de trabajo

11. Orientar y realizar cambios o mejoras para lograr un eficiente desarrollo de las actividades de la unidad o grupo de trabajo.

12. Mantener los elementos necesarios, para lograr un buen funcionamiento de su sitio de trabajo.

13. Apoyar el sistema de control interno y de gestión de calidad, en lo de su competencia como parte del sistema que en esta materia establezca la Caja.





Conocimientos en Administración Documental.

Conocimientos en normatividad documental.

Conocimientos en normas de conservación de bienes.

Conocimientos en Software para el manejo de la correspondencia.

Conocimientos en tablas de Retención documental.

Conocimientos en normas de correo y servicios de mensajería.

Conocimientos en manejo de procesadores de Textos. Conocimientos en servicio al cliente.



Título de formación Técnica Profesional o Tecnológica en Bibliotecología, Archivistica, Administración, Finanzas, Contabilidad, Banca, Sistemas, Matemáticas o Estadística o aprobación de dos (2) años de Educación superior.

Doce (12) meses de experiencia relacionada o laboral.

308

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN



Código: 501-100

Grado: 02




RECEPCIÓN


Realizar el ejercicio de actividades de apoyo administrativo, complementarias de las tareas propias de los niveles superiores, o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución, para el desarrollo de la gestión administrativa de la unidad o grupo de trabajo de desempeño, teniendo en cuenta la normatividad vigente, la tecnología y las políticas de COMFACHOCÒ.


1. Realizar las actividades técnicas, administrativas y financieras requeridas por la unidad o grupo asignado, para ejecución de las funciones y programas definidos, de acuerdo con las instrucciones que sean recibidas.

2. Acopiar, clasificar y procesar la información técnica, administrativa y financiera originada en ejecución de las funciones de la unidad o grupo de trabajo, de acuerdo con los manuales, procedimientos y normas establecidos.

3. Llevar los registros y controles que demande la ejecución de los programas de la unidad o grupo asignado de acuerdo con los sistemas y procedimientos establecidos.

4. Apoyar a los profesionales de la unidad o grupo de trabajo en la elaboración de estudios, informes, gráficas, cuadros, estadísticas y demás documentos que se requieran, de acuerdo con las instrucciones recibidas.

5. Administrar y actualizar la base de datos de la unidad o grupo de trabajo y de la información que la soporta y velar por su custodia y confiabilidad

309



8. Capturar, digitar y procesar la información y datos de la unidad o grupo de trabajo de acuerdo con el sistema, aplicaciones e instrucciones recibidas


10. Mantener las relaciones públicas de la unidad o grupo de trabajo de desempeño, teniendo en cuenta las políticas de la Caja.

11. Recibir, clasificar, codificar y distribuir la documentación que entra y sale de la unidad o grupo de trabajo.

12. Mantener actualizado y organizado el archivo de documentos y publicaciones de la unidad o grupo de trabajo en el que se desempeña.

13. Orientar y dar información al público y a los empleados sobre programas, servicios, actividades y acciones propias de su unidad o grupo de trabajo.







Conocimientos en Administración Documental. Conocimientos en normatividad documental.

Conocimientos en manejo de procesadores de Textos.


Conocimientos en servicio al cliente. Conocimientos en normas de correo y servicios de mensajería.

310



Título de formación Técnica Profesional o Tecnológica en Administración, Estadísticas, Contabilidad, Sistemas, Matemáticas o aprobación de dos (2) años de Educación Superior.


311

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN



Código: 501-210

Grado: 01



Cargo del Jefe Inmediato: Contador General


Apoyar el proceso de registro contable, codificando y causando los hechos económicos y realizar las conciliaciones bancarias y control de las cuentas.


1. Apoyar la aplicación de métodos, procesos y mecanismos para la realización, actualización y control eficiente del proceso contable.

2. Participar en la aplicación de las normas, procedimientos, políticas, criterios y directrices en el manejo de la información contable emanadas de COMFACHOCÓ.

3. Brindar la asistencia técnica en la preparación y presentación de informes y estados financieros consolidados y oficiales que requiera la Caja y/o otras Entidades.


5. Apoyar la aplicación de la información sistematizada y documentación contable: novedades de nómina, prestaciones sociales, seguridad social, Fondo de Vivienda; informes de consumos y devolutivos, entradas y salidas, convenios y contratos; de los aportes parafiscales y conexos; notas de cuenta interna; y por otros conceptos.

6. Apoyar el desarrollo de estudios y presentación de informes de validación, consolidación y análisis de la información contable.


8. Apoyar la elaboración de conciliaciones bancarias, conciliación de cuentas


312

contables y el desarrollo del saneamiento contable.

9. Apoyar y aplicar sistemas de información para la impresión de los libros oficiales y auxiliares de la Entidad.

10. Apoyar la elaboración de cuadros comparativos y apoyar la preparación de los informes contables requeridos.

11. Responder por el mantenimiento de los equipos del área contable.

12. Participar en la clasificación de la información o documentos que se produzca conforme a las instrucciones recibidas y alimentar la base de datos sugiriendo alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos.






Contabilidad general. Experiencia en manejo de paquetes contables.

Conocimientos básicos en informática, procesador de palabras, hoja electrónica, presentaciones dinámicas.





313

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN



Código: 501-220

Grado: 01

Número de Cargos: Tres











6. Recibir los aporte realizados por las distintas empresas e instituciones afiliadas.


314

7. Elaborar los respectivos comprobantes y cheques.

8. Realizar el trámite y legalización de los avances girados a los trabajadores de la empresa y al Consejo Directivo.

9. Entregar los respectivos cheques por concepto de subsidio a terceros y al público.

10. Realizar los certificados de paz y salvo de las empresas afiliadas.

















315






316

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN



Código: 501-300

Grado: 01












6. Participar en la elaboración de los cálculos y proyecciones financieras, presupuestales y técnicas requeridas por la unidad o grupo de trabajo para la

317

preparación de proyectos




















318





319

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN


Denominación del Empleo: Promotor de Servicios

Código: 503-300

Grado: 02





Realizar actividades tendientes a la captación de nuevos afiliados a la Caja de Compensación Familiar promocionar los servicios y programas que desarrolla la corporación y brindar atención oportuna a los afiliados y no afiliados.


1. Definir con el jefe inmediato, el programa de trabajo, teniendo en cuenta las prioridades, factores técnicos, necesidades de recursos humanos y de suministros con el objeto de optimizar su trabajo.


3. Realizar una labor de promoción de los servicios que presta la Caja con empresas potencialmente afiliables, en el marco de la Ley 789 de 2002.

4. Asegurar la asesoría y el apoyo a los empleadores, agremiaciones y demás patronos interesados en afiliarse a la Caja y dar el acompañamiento necesario para formalizar los trámites

5. Gestionar ante el jefe inmediato y ante las demás instancias que se requiera, la asignación de recursos y de suministros con el objeto de garantizar el oportuno desarrollo de sus actividades.


7. Recibir y verificar la calidad y especificaciones de los materiales, equipos e insumos necesarios para la ejecución de los trabajos programados en el área.

320

8. Mantener actualizado el registro, archivo e información sobre equipos, trabajos realizados y demás actividades del grupo a su cargo. Incluye la presentación periódica de informes al jefe inmediato o ante las instancias autorizadas, sobre la gestión general realizada.

9. Elaborar y presentar al jefe inmediato la planilla semanal de visitas y actividades






Mercadeo y Ventas Habilidad de Comunicación oral y escrita

Manejo de sistemas Normatividad del sector



Formación técnica o tecnológica en áreas administrativas, mercadotecnia o relacionadas con la naturaleza del cargo

Doce meses (12) experiencia

321

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN



Código: 501-310

Grado: 01

Número de Cargos: Dos



BIBLIOTECA


Contribuir con los procesos de formación e investigación académica, con el suministro oportuno y eficaz de la información y asegurar su disponibilidad, mediante el trámite oportuno de nuevas adquisiciones.


1. Organizar y administrar la biblioteca de COMFACHOCÓ de acuerdo con los sistemas, normas y procedimientos que sean adoptados en el área.

2. Solicitar la adquisición de material bibliográfico de acuerdo con las necesidades determinadas, con el fin de mantener actualizadas las colecciones y los documentos existentes.

3. Procurar la modernización de los sistemas de consulta e información de acuerdo con los cambios tecnológicos que se presenten y la actualización de las disposiciones vigentes sobre la materia.

4. Organizar, clasificar el material bibliográfico, coordinando con las dependencias competentes el envío de los diarios, revistas y demás publicaciones a los cuales esté suscrita la Corporación.

5. Orientar, apoyar y asistir a los usuarios internos y externos en la búsqueda de la información y datos requeridos de acuerdo con el sistema de consulta aplicado.

6. Responder por la custodia, seguridad y conservación del material bibliográfico, publicaciones y demás información existente en la biblioteca propiedad de la Caja, adquirido en la modalidad de canje, compra o donación.

322

7. Determinar el sistema de consulta, control e información que deba ser instalado para brindar a los usuarios la atención y asistencia requerida.

8. Coordinar con las demás dependencias de la Caja, el envío de material bibliográfico, documentos, memorias, publicaciones e informes que sean de interés conservar, clasificar y mantener en la biblioteca para consulta de los usuarios.

9. Orientar y realizar cambios o mejoras para lograr un eficiente desarrollo de las actividades de la Biblioteca.





Técnicas para el Manejo de Información y Documentación. Normas y Técnicas de Bibliotecología



Título de formación Técnica Profesional o Tecnológica en Bibliotecología, Archivistica, Administración, Contabilidad, Banca, Sistemas, Matemáticas o Estadística o aprobación de dos (2) años de Educación superior.


Acciones de actualización y Complementación de 200 horas en las funciones del cargo.

323

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN



Código: 501-410

Grado: 01

Número de Cargos: Cuatro

Dependencia: E.P.S.











324




















325





326

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN



Código: 501-420

Grado: 01

Número de Cargos: Cinco

Dependencia: I.P.S.










6. Participar en la elaboración de los cálculos y proyecciones financieras, presupuestales y técnicas requeridas por la unidad o grupo de trabajo para la

327

preparación de proyectos













IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimientos en Administración Documental. Conocimientos en normatividad documental.







328

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN


Denominación del Empleo: Auxiliar de Farmacia

Código: 502-430

Grado: 02



Cargo del Jefe Inmediato: Regente de Farmacia


Brindar apoyo administrativo y operativo a la farmacia atendiendo a los usuarios y permitiendo su normal funcionamiento.


1. Atiende y despacha medicamentos al público en general, de acuerdo al récipe médico.

2. Clasifica y organiza en los estantes los productos farmacéuticos, según el orden preestablecido.


4. Recibe y verifica las medicinas que ingresan a la farmacia.

5. Verifica el listado de las medicinas y fechas de vencimiento.


7. Asiste en la preparación de fórmulas farmacéuticas.

8. Elabora el inventario de medicinas.

9. Archiva las comunicaciones y órdenes de pedidos.

10. Solicita medicamentos a droguerías, previa solicitud del Administrador.

11. Transcribe y accesa información operando el sistema.

12. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

329

establecidos por la organización.

13. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

14. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.






Habilidad en lectura de formulas medicas Manejo de inventarios

Atención al usuario



Auxiliar de Farmacia titulado o experiencia de dos (2) años en funciones similares a las del cargo.

Doce (12) meses de experiencia relacionada.

330

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN



Código: 501-1000

Grado: 02


Dependencia: Unidad de Servicios

Cargo del Jefe Inmediato: Administrador




1. Realizar las actividades, administrativas y financieras requeridas por la unidad o grupo asignado, para ejecución de las funciones y programas definidos, de acuerdo con las instrucciones que sean recibidas.





6. Recibir los aporte realizados por las distintas empresas e instituciones afiliadas.

331

7. Elaborar los respectivos comprobantes y cheques.

8. Realizar el trámite y legalización de los avances girados a los trabajadores de la empresa y al Consejo Directivo.

9. Entregar los respectivos cheques por concepto de subsidio a terceros y al público.

10. Realizar los certificados de paz y salvo de las empresas afiliadas.
















332






333

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN


Denominación del Empleo: Auxiliar de Farmacia

Código: 502-1000

Grado: 02


Dependencia: Unidad de Servicios



Brindar apoyo administrativo y operativo a la farmacia atendiendo a los usuarios y permitiendo su normal funcionamiento.


1. Atiende y despacha medicamentos al público en general, de acuerdo al récipe médico.

2. Clasifica y organiza en los estantes los productos farmacéuticos, según el orden preestablecido.


4. Recibe y verifica las medicinas que ingresan a la farmacia.

5. Verifica el listado de las medicinas y fechas de vencimiento.


7. Asiste en la preparación de fórmulas farmacéuticas.

8. Elabora el inventario de medicinas.

9. Archiva las comunicaciones y órdenes de pedidos.

10. Solicita medicamentos a droguerías, previa solicitud del Administrador.

11. Transcribe y accesa información operando el sistema.

12. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

334

establecidos por la organización.

13. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

14. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.






Habilidad en lectura de formulas medicas Manejo de inventarios

Atención al usuario



Auxiliar de Farmacia titulado o experiencia de dos (2) años en funciones similares a las del cargo.

Doce (12) meses de experiencia relacionada.

335

Fecha

Dic /2007

Versión


01

NIVEL OPERATIVO

336

VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL OPERATIVO


Evade temas que indagan sobre información confidencial.

Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea.

Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.

No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas.

Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no.

MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone.

Transmite información oportuna y objetiva.

Acepta y se adapta fácilmente a los cambios

Responde al cambio con flexibilidad.

ADAPTACIÓN AL CAMBIO

Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente.

Promueve el cambio.

Acepta instrucciones aunque se difiera de ellas.

Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo.

Acepta la supervisión constante. DISCIPLINA

Adaptarse a las políticas institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente. Realiza funciones orientadas a

apoyar la acción de otros miembros de la organización.

Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás.

RELACIONES INTERPERSONALES

Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y Transmite eficazmente las ideas,

337

fluida y en el respeto por los demás.

sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos.

Ayuda al logro de los objetivos articulando sus actuaciones con los demás.

Cumple los compromisos que adquiere. COLABORACIÓN

Cooperar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales.

Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo.

338

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo

Denominación del Empleo: Auxiliar de Servicios Generales

Código: 601-100

Grado: Único


Dependencia: Subdirección Administrativa.

Cargo del Jefe Inmediato: Quién ejerza la supervisión directa


Ejecución de labores encaminadas a mantener las instalaciones y áreas comunes en condiciones de aseo adecuadas y atender adecuadamente a los empleados y visitantes de la Corporación.


1. Prestar los servicios de cafetería a la dependencia que sea asignado, atendiendo a los funcionarios y visitantes, con amabilidad, educación y cortesía

2. Hacer el aseo, limpieza y mantenimiento de los pisos, muros, vidrios, alfombras y demás equipos y utensilios en la dependencia a la cual se asigne.

3. Mantener en orden y en perfecto estado de funcionamiento el sitio donde se encuentre ubicada la cafetería.

4. Efectuar el mantenimiento y cuidado de las plantas ornamentales que estén ubicadas en la dependencia asignada.

5. Solicitar a la coordinación del área, con la debida anticipación, los elementos y utensilios necesarios para prestar los servicios generales.

6. Colaborar con la prestación de los servicios generales que se requieran en los eventos o seminarios que sean organizados por la Caja.

7. Cumplir estrictamente el horario, programas y las instrucciones que imparta el funcionario designado como coordinador de servicios generales.

8. Realizar labores asistenciales administrativas cuando se requiera, conforme a las instrucciones que le imparta el superior inmediato.

339

9. Rendir los informes correspondientes sobre el desarrollo de sus funciones




Manejo de implementos de Aseo Manejo de productos químicos.



Aprobación de educación básica primaria. Experiencia Doce (12) meses de experiencia laboral.

340

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo

Denominación del Empleo: Operario

Código: 602-100

Grado: Único




MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA


Realizar actividades relacionadas con mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles, equipos y demás herramientas.


1. Hacer seguimiento a la seguridad de muebles e inmuebles, equipos, materiales, enseres e informar a los superiores sobre las irregularidades que se presentan.

2. Efectuar y atender la reparaciones que se requieran que le sean solicitadas

3. Realizar y responder por el mantenimiento preventivo de los equipos asignados, tales como lámparas, instalaciones telefónicas y demás con el fin de optimizar la prestación del servicio de los mismos.

4. Responder por el uso y mantenimiento de equipos y herramientas que le sean confiados para el desarrollo de su labor.

5. Informar a los superiores sobre las reparaciones mayores o preventivas que se requieran para garantizar el adecuado mantenimiento de instalaciones físicas y mobiliario de la Caja.

6. Desarrollar labores manuales encaminadas a la prestación de servicios necesarios para la conservación de instalaciones, equipos y a la adecuada presentación del espacio físico de la dependencia, tales como hacer reparaciones eléctricas, instalar puertas, ventanas, cielorrasos, escaleras y divisiones, pintar superficies de acuerdo con las instrucciones recibidas,

7. Colaborar con la elaboración de cronogramas de trabajo, determinación de costo de

341

materiales y equipos que se requieran para la elaboración y ejecución de programas que se establezcan para la reparación, evaluación y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles al servicios de las diferentes unidades de la Caja.

8. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo, con el nivel, la naturaleza y el Área de desempeño de su cargo.



Manejo y mantenimiento de equipos Mantenimiento de Instalaciones físicas y mobiliario.

Manejo de documentación y archivos



Titulo de bachiller en cualquier modalidad Seis (6) meses experiencia laboral

342

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo


Código: 602-100

Grado: Único



Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza supervisión directa

MENSAJERÍA


Ejecución de labores de mensajería interna y externa brindando el apoyo necesario en el reparto oportuno de documentos en y para las unidades de la Caja de Compensación Familiar.


1. Prestar el servicio de mensajería que le sea asignado, con base en las instrucciones recibidas.

2. Entregar y/o recoger en forma correcta y oportuna todo el material de mensajería interna y externa

3. Colaborar en la radicación de la correspondencia recibida, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

4. Organizar las labores de mensajería externa: clasificación, recorrido eficiente y hacer llenar los comprobantes de entregado correspondientes.

5. Realizar otras tareas ocasionales asignadas como atención del teléfono de la secretaría, trasteos, movimiento de equipos audiovisuales, etc.

6. Guardar la debida discreción y reserva del contenido de la correspondencia y demás documentos manejados.

7. Efectuar consignaciones bancarias.


343


10. Apoyar la alimentación y actualización del sistema de información que adopte la Caja.




Normas de Correo Servicios de Mensajería

Conocimientos de Rutaje Manejo de documentación y archivo



Diploma de Bachiller en cualquier modalidad Seis (6) meses de experiencia

344

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo


Código: 601-310

Grado: Único




COMFACHICO

II. PROPÓSITO PRINCIPAL(*)

Ejecución de labores encaminadas a la manipulación y suministro de alimentos, mantenimiento de las instalaciones y áreas comunes en condiciones de aseo adecuadas y la atención apropiada a los alumnos y docentes de Comfachico


1. Preparar y manipular correctamente los alimentos suministrados a los alumnos de comfachico bajo condiciones de seguridad e higiene.

2. Velar por la adecuada conservación de los alimentos y la disponibilidad de ellos cuando sean requeridos

3. Informar diariamente a su jefe inmediato sobre las existencias y salidas de insumos bajo su responsabilidad.

4. Realizar labores de aseo de todas las zonas del centro educativo

5. Solicitar con la debida anticipación los suministros y materiales necesarios para ejecutar su labor

6. Recolectar desechos de materiales generados en el centro educativo.

7. Utilizar adecuadamente los elementos de dotación, protección y seguridad personal de acuerdo con las normas de seguridad ocupacional.


345

9. Informar a su jefe inmediato sobre las reparaciones mayores o preventivas que se requieran para garantizar el adecuado desarrollo de su labor




Manejo de elementos de aseo Manipulación de Alimentos

Manejo de elementos químicos para aseo




346

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo


Código: 602-310

Grado: Único



Cargo del Jefe Inmediato: Administrador Cabañas Oquendo

CABAÑAS OQUENDO


Ejecución de labores encaminadas a mantener las instalaciones y áreas comunes en condiciones de aseo adecuadas y atender adecuadamente a usuarios y visitantes. Realizar actividades relacionadas con mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles, equipos y demás herramientas.


1. Realizar labores de aseo de todas las zonas del Centro Vacacional de Oquendo.

2. Solicitar con la debida anticipación los materiales necesarios para ejecutar su labor

3. Recolectar desechos de materiales generados en el centro.


5. Hacer seguimiento a la seguridad de muebles e inmuebles, equipos, materiales, enseres e informar a los superiores sobre las irregularidades que se presentan.

6. Efectuar y atender la reparaciones que se requieran que le sean solicitadas

7. Realizar y responder por el mantenimiento preventivo de los equipos asignados, tales como lámparas, instalaciones telefónicas y demás con el fin de optimizar la prestación del servicio de los mismos.


347

9. Informar a su jefe inmediato sobre las reparaciones mayores o preventivas que se requieran para garantizar el adecuado mantenimiento de instalaciones físicas y mobiliario del centro vacacional.

10. Desarrollar labores manuales encaminadas a la prestación de servicios necesarios para la conservación de instalaciones, equipos y a la adecuada presentación del espacio físico de la dependencia, tales como hacer reparaciones eléctricas, instalar puertas, ventanas, cielorrasos, escaleras y divisiones, pintar superficies de acuerdo con las instrucciones recibidas,

11. Colaborar con la elaboración de cronogramas de trabajo, determinación de costo de materiales y equipos que se requieran para la elaboración y ejecución de programas que se establezcan para la reparación, evaluación y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles al servicio de las diferentes unidades de la Caja.




Manejo de elementos de aseo Manejo y mantenimiento de equipos, instalaciones físicas y mobiliario.

Manejo de documentación y archivos Manejo de elementos químicos para aseo




348

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo


Código: 601-410

Grado: Único


Dependencia: E.P.S.










6. Colaborar con la prestación de los servicios generales que se requieran en los eventos o seminarios que sean organizados por la Caja



349








Aprobación de educación básica primaria.

Experiencia Doce (12) meses de experiencia laboral.

350

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo

Denominación del Empleo: Promotor Régimen Subsidiado

Código: 603-410

Grado: Único

Número de Cargos: Veinte

Dependencia: EPS REGIMEN SUBSIDIADO

Cargo del Jefe Inmediato: Asistente de Unidad (Atención al Afiliado)


Promover la Afiliación al SGSSS, difundir los deberes y Derechos del Usuario y Garantizar su participación en el proceso de mejoramiento de la atención.


1. Verificar derechos del usuario y estado de afiliación (Activo, Inactivo, Retirado, Fallecido, suspendido, etc.) y elaboración de carta de autorización cuando las condiciones lo exijan.

2. Realizar en forma periódica y programada, capacitación sobre deberes y derechos para los usuarios, mecanismos de traslado, manejo de novedades, red prestadora de servicios, etc.

3. Aplicar encuestas de satisfacción de los usuarios con los instrumentos diseñados tal fin.

4. Diligenciar con los usuarios los formatos de quejas y sugerencia y dar respuesta inicial a las quejas.

5. Realizar el seguimiento a través de llamadas telefónicas, visitas domiciliaria o visita intrahospitalaria, de las condiciones de evolución de aquellos usuarios que estén hospitalizados, o hayan sido sometidos a algún procedimiento especial.

6. Mantener actualizadas las carteleras corporativas de las IPS de los municipios y las oficinas de atención al usuario.

7. Diligenciar diariamente la planilla de atención al usuario (Nombre, fecha, motivo y solución a la consulta) y enviar la información quincenalmente a la Coordinación

351

Administrativa de la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO.

8. Visitar a las IPS de referencia en el municipio, con el fin de orientar al usuario en el sitio de prestación y verificar su grado de satisfacción. Recolección de información de novedades (nacimientos, fallecidos afiliación al contributivo y otros) y conocer con el área de trabajo social de la IPS situaciones especiales de los usuarios afiliados a la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO.

9. Reportar la información estadística cada quince días, detallada por servicios, en los formatos suministrados.

10. Visitar la Dirección Local de Salud y/o oficina del SISBEN para canalizar inquietudes y mantener una relación directa de comunicación y retroalimentación.

11. Participar en reuniones de organizaciones como ligas de usuarios, asociaciones comunales, veedurías ciudadanas, e informar de los resultados a los usuarios y a la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO.

12. Administrar de manera racional los insumos y papelería de la oficina de atención a usuarios.

13. Elaborar y entregar mensualmente un cronograma de actividades, a la Coordinación Administrativa de la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO.

14. Realizar la Inducción de demanda a actividades de promoción y prevención.

15. Recibir y tramitar la documentación requerida para el proceso de autorización de servicios.

16. Divulgar las actividades de promoción y prevención programadas como jornadas obligatorias de salud y promover los servicios con la red contratada.

17. Diligenciar formatos de afiliación, carnetización, traslados y novedades.

18. Participar activamente en el proceso de actualización de las bases de datos: cambio de dirección, teléfono, nombre incorrecto, documento de identidad y otros, notificando de estos en forma permanente al responsable de afiliaciones en el nivel central de la EPS RÉGIMEN SUBSIDIADO.

19. Garantizar la entrega física del carné a los usuarios, diligenciando los documentos y soportes


Manejo de herramientas informáticas Atención al Usuario



Diploma de Bachiller Doce (12) meses de experiencia de experiencia laboral.

352

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo


Código: 601-420

Grado: Único


Dependencia: I.P.S.










6. Colaborar con la prestación de los servicios generales que se requieran en los eventos o seminarios que sean organizados por la Caja.



353








Aprobación de educación básica primaria. Experiencia Doce (12) meses de experiencia laboral.

354

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo


Código: 602-430

Grado: Único




RAPITIENDA-CAJERA


Recaudar, registrar y responder con idoneidad por las ventas y valores del supermercado, así mismo empacar la mercancía de los clientes al igual que pesar la mercancía cuando así se requiera y mantener abastecidas los estantes, góndolas, vitrinas de exhibición, mostradores y nevecones; y velar por la seguridad del punto de venta.


1. Recibir la mercancía de los clientes y registrarla en la Caja Registradora.

2. Atender con respeto y celeridad a los clientes que requieran del servicio del supermercado.

3. Recibir del comprador o cliente la mercancía y registrar cuidadosamente.

4. Recibir el pago en dinero de la compra realizada por el cliente verificando el valor de la venta registrada en la máquina procediendo a entregar el cambio si así se requiere.

5. Realizar al final de su jornada de trabajo el arqueo de caja en presencia del funcionario autorizado.

6. Elaborar el documento de cuadre según los procedimientos establecidos por la empresa.

7. Empacar adecuadamente y entregar la mercancía comprada por el cliente anexando el tiquete de venta.

355

8. Hacer entrega formal a la cajera que le recibe el turno si lo hubiere.

9. Mantener en orden la mercancía clasificándola de acuerdo a la línea a la cual pertenece el producto.

10. Revisar periódicamente la mercancía ubicada en la estantería, para verificar su estado de conservación, fechas de vencimientos, realizar el proceso correspondiente de venta, cambio o baja.

11. Velar que las góndolas, cavas, estantes o vitrinas de exhibición del punto de venta se encuentren surtidas y bien presentadas.

12. En coordinación con el Jefe Inmediato analizar, revisar y verificar los costos de los artículos con los de la facturación y los que se encuentran registrados en el sistema.

13. Pesar, empacar, transportar y colocar adecuadamente según normas establecidas la mercancía en los sitios de exhibición y retirar de ellos los artículos deteriorados.

14. Marcar la mercancía, efectuar periódicamente inventarios de existencia y velar por la buena presentación y uso del área de trabajo.

15. Mantener limpios, bien presentados y organizados en lo sitios previstos, carros, canastillas y empaques.

16. Informar a los clientes sobre la ubicación de la mercancía.

17. Colaborar con la vigilancia del punto de venta y el descargue de la mercancía.

18. Velar por buen uso de las muebles, equipos y demás herramientas de trabajo.

19. Responder ante el jefe inmediato sobre la necesidad de reposición de mercancía e informar la calidad de la misma




Atención al Usuario Manejo de herramientas informáticas




356

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo


Código: 602-430

Grado: Único




RAPITIENDA-MERCADERISTA


Responder por el recibo y conservación de la mercancía en bodega y punto de venta, así mismo empacar la mercancía de los clientes al igual que pesar la mercancía cuando así se requiera y mantener abastecidas los estantes, góndolas, vitrinas de exhibición, mostradores y nevecones; y velar por la seguridad del punto de venta.


1. Recibir la mercancía que llegue al Supermercado.

2. Verificar que la mercancía recibida concuerde con las facturas y pedidos de acuerdo con las órdenes de compra.

3. Elaborar la respectiva requisición de mercancía según el stocks existente en bodega.

4. Mantener los stocks de la mercancía según sea la fluctuación o comportamiento del producto en el mercado.

5. Mantener en orden la mercancía clasificándola de acuerdo a la línea a la cual pertenece el producto.

6. Velar por la conservación de la mercancía almacenada en bodega.

7. Revisar periódicamente la mercancía ubicada en la estantería, para verificar su estado de conservación, fechas de vencimientos, realizar el proceso correspondiente de venta, cambio o baja.

8. Velar que las góndolas, cavas, estantes o vitrinas de exhibición del punto de venta se encuentren surtidas y bien presentadas.

357

9. En coordinación con el Jefe Inmediato analizar, revisar y verificar los costos de los artículos con los de la facturación y los que se encuentran registrados en el sistema.

10. Pesar, empacar, transportar y colocar adecuadamente según normas establecidas la mercancía en los sitios de exhibición y retirar de ellos los artículos deteriorados.

11. Marcar la mercancía, efectuar periódicamente inventarios de existencia y velar por la buena presentación y uso del área de trabajo.

12. Empacar adecuadamente la mercancía al cliente una vez registrada y cancelada y anexar el tiquete de venta y transportársela hasta el vehículo cuando así lo requiera el cliente.

13. Mantener limpios, bien presentados y organizados en lo sitios previstos, carros, canastillas y empaques.

14. Informar a los clientes sobre la ubicación de la mercancía y constatar los precios a solicitud de los cajeros.

15. Recibir a los clientes los paquetes que traen del exterior y ubicarlos en la recepción de paquetes, entregándoles la respectiva ficha de identificación, cerciorarse de entregarlo al cliente a la salida.

16. Colaborar con la vigilancia del punto de venta y el descargue de la mercancía.






Atención al Usuario Manejo de inventarios




358

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo


Código: 601-430

Grado: Único



Cargo del Jefe Inmediato: Administrador Centro Recreacional

CENTRO RECREACIONAL


Ejecución de labores encaminadas a la manipulación y suministro de alimentos, mantenimiento de las instalaciones y áreas comunes en condiciones de aseo adecuadas y la atención apropiada a los alumnos y docentes de Comfachico


1. Preparar y manipular correctamente los alimentos suministrados a los usuarios del Centro Recreacional condiciones de seguridad e higiene.

2. Velar por la adecuada conservación de los alimentos y la disponibilidad de ellos cuando sean requeridos

3. Informar diariamente a su jefe inmediato sobre las existencias y salidas de insumos bajo su responsabilidad.

4. Realizar labores de aseo en su área de trabajo

5. Solicitar con la debida anticipación los suministros y materiales necesarios para ejecutar su labor

6. Recolectar desechos de materiales generados en las instalaciones



359

9. Informar a su jefe inmediato sobre las reparaciones mayores o preventivas que se requieran para garantizar el adecuado desarrollo de su labor




Manejo de elementos de aseo Manipulación de Alimentos

Manejo de elementos químicos para aseo




360

Fecha

Dic /2007

Versión


01


I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Operativo


Código: 602-430

Grado: Único




COMFANET


Velar por la adecuada higiene, buen estado de los equipos y elementos que hagan parte de la sala de Internet, teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de los usuarios, de tal manera que se pueda prestar un buen servicio.


1. Capacitar a los usuarios acerca del servicio que van a utilizar

2. Enfatizar sobre la importancia de monitorear el tiempo de utilización de los equipos.

3. Entregar a los usuarios el registro de asignación de tiempo que arroja el software.

4. Solicitar a los usuarios que se registren en el libro de registro de visitantes COMFANET.

5. Ubicar a los usuarios en los equipos disponibles.

6. Atender las solicitudes de apoyo que requieran los usuarios y brindarles las orientaciones pertinentes.

7. Recibir el pago en la caja.

8. Realizar la liquidación de los servicios de acuerdo con los minutos utilizados.

9. Entrega el recibo de caja a los usuarios.

10. Elaborar informe mensual para Dirección, Tesorería y Coordinador de unidad del movimiento de la sala.

361

11. Llevar el registro y el archivo de la sala.

12. Colaborar con la vigilancia de la sala.






Manejo de herramientas informáticas Atención al Usuario



Diploma de Bachiller. Experiencia Doce (12) meses de experiencia laboral.

362

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Es necesario tener en cuenta que a partir de la presentación de este Estudio técnico existen una serie de aspectos que se precisan contemplar para la adaptación e implementación del proceso.

La aprobación por parte del Consejo Directivo por medio de acta de la estructura, planta de personal, manual de funciones y competencias.

La aprobación del presupuesto para dar cumplimiento a los nuevos

compromisos adquiridos con la nueva planta de personal.

Una vez aprobada la planta se debe tener en cuenta la reubicación del personal, de acuerdo con la hoja de vida, perfiles y requisitos exigidos para ocupar el cargo.

Es necesario establecer un plan de readaptación laboral

Finalmente se debe tener claro que el fin ultimo de un proceso de

reestructuración es mejorar sustancialmente el desempeño de las organizaciones y que este proceso debe primar el interés general sobre el particular

363

BIBLIOGRAFÍA COLOMBIA. Constitución Política de Colombia de 1991. 3 ed. Bogotá ESAP-Centro de Publicaciones, 1992. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Guía de Reestructuración de Entidades Territoriales. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA Instructivo para el ajuste de manual de funciones y competencias laborales, Bogotá. Agosto 2005. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA, Guía de Medición de Cargas de Trabajo Entidades Públicas, Bogotá, 2002. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Documento de Política sobre democratización de la Administración Pública. Bogotá, D.C., 2003. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía de Intervención: Calidad de vida laboral. Bogotá, D.C., 2005 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Lineamientos generales para la Administración del Talento Humano al servicio del Estado. Bogotá, D.C.,marzo de 2002 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía para la racionalización de trámites, procesos y procedimientos. Bogotá, D.C..Junio de 2002. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Readaptación laboral: lineamientos de política y guía de ejecución. Bogotá, D.C., 2001.

364

Anexo A Formato Encuesta Cultura y Clima Organizacional

ACOLDEP - COMFACHOCÓ

ESTUDIO TÉCNICO PARA LA REESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA DE COMFACHOCÓ Mayo____de 2007

CUESTIONARIO DE DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Área o dependencia______________________ Jefe Inmediato ____________________ 1. Conoce usted los principios y valores corporativos de COMFACHOCÓ? si_____no____. Si los conoce exprese cuáles en forma resumida: ________________________________________________________________________ Se fomentan los principios y valores corporativos de Comfachocó? si_____no_____. A través de que medios de divulgación los ha conocido: _______________________________________________________________________ 2. Trabaja usted en equipo. si_____no____. Si responde afirmativamente diga con que frecuencia lo hace: a diario_____ semanal______mensual_______. 3. Exprese su opinión sobre las siguientes políticas laborales de Comfachocó: § Asignaciones salariales y prestaciones sociales _______________________________________________________________________ § Como considera usted que está distribuidas de las cargas de trabajo _______________________________________________________________________ § Políticas de ascenso _______________________________________________________________________ § Políticas de capacitación y desarrollo personal _______________________________________________________________________ § Distribución física (edificios, infraestructura) _______________________________________________________________________ 4. Normalmente como fluye la información interna: formalmente, informalmente, en forma ascendente, descendente, bilateral?

365

Anexo B. Procesos Misionales y de Apoyo

UNIDAD

ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO

SE REQUIERE

EL PROCESO

ES

NECESARIO

QUE SEA

EJECUTADO

POR LA CCF

SE LLEVA A CABO

EN OTRA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

CLASE DE

PROCESO

Elaboración del Plan Si Si No Apoyo Elaboración Programas por

Áreas Si Si Si Apoyo

Control y Seguimiento Si Si Si Apoyo Visita a las Áreas (Inventarios y

Arqueo de Caja) Si Si Si Apoyo

Seguimiento y Plan de Mejoramiento Si Si No Apoyo

Evaluación y Análisis Si Si Si Apoyo Autocontrol Si Si Si Apoyo

Informes y Recomendaciones Si Si Si Apoyo Emergencias Si Si No Apoyo

AU

DIT

OR

IA IN

TER

NA

Atención al Usuario Si Si Si Apoyo Proceso Judicial Si Si No Apoyo

Proceso Extrajudicial Si Si No Apoyo Tutela Si Si No Apoyo

Asesoría Si Si No Apoyo Contratación Si Si No Apoyo Escrituración Si Si No Apoyo

JUR

ÍDIC

A

Modificaciones de Contratos Si Si No Apoyo Declaración de Impuestos y/o

Correcciones Si Si No Apoyo

Certificaciones de Retenciones de Ley Si Si No Apoyo

Requerimientos y Visitas de la DIAN y Entes de Control Si Si No Apoyo

Apropiaciones de Ley 4% Si Si No Apoyo Aportes Empresas Afiliadas

Interfase Si Si No Apoyo

Ingresos por Administración de Proyectos Si Si No Apoyo

Ingresos por Puntos de Venta Si Si No Apoyo Egresos Vivienda FOVIS Si Si No Apoyo

Causación y Pagos Cuentas por Pagar Si Si No Apoyo

Causación Subsidio Familiar Si Si No Apoyo Interfase Nomina Si Si No Apoyo

Legalización Anticipos a Proveedores y Contratistas Si Si No Apoyo

CO

NTA

BIL

IDA

D

Legalización Anticipos de Viáticos Si Si No Apoyo

366

UNIDAD


SE REQUIERE

EL PROCESO

ES

NECESARIO

QUE SEA

EJECUTADO

POR LA CCF

SE LLEVA A CABO

EN OTRA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

CLASE DE

PROCESO

Análisis de Cuentas de Balance Si Si No Apoyo Cuentas de Orden Si Si No Apoyo

Activos Fijos y Depreciaciones Si Si No Apoyo Baja de Activos Si Si No Apoyo

Amortización de Cargos Diferidos Si Si No Apoyo

Conciliaciones Bancarias Si Si No Apoyo Cierres en el sistema diario,

mensual y anual Si Si No Apoyo

Estados Financieros Si Si No Apoyo Libros Oficiales y Auxiliares Si Si No Apoyo

Presentación Informes Financieros Entes de Control Si Si No Apoyo

Requerimientos Otros Informes Si Si No Apoyo Afiliaciones Empleadores Si Si No Apoyo Desafiliaciones por Mora Si Si No Apoyo

Desafiliaciones Voluntarias Si Si No Apoyo Desafiliaciones por Inexactitud

en el Pago de Aportes o Fraude Si Si No Apoyo

Carnetización Afiliados Si Si No Apoyo Recaudo Aportes Si Si No Apoyo

Liquidación Aportes Parafiscales Si Si No Apoyo Liquidación y Pago de Subsidio

familiar Si Si No Apoyo

Liquidación y Pago Parafiscales a terceros Si Si No Apoyo

Operatividad Caja Menor Si Si No Apoyo Pago de Proveedores y Prestación de Servicios Si Si No Apoyo

Apertura y Cierre de Cuentas Si Si No Apoyo Ingresos por Capacitación,

Educación y Salud Si Si No Apoyo

Ingresos por Vivienda FOVIS Si Si No Apoyo Informes de Boletines Diarios de

Caja Si Si No Apoyo

Liquidación y Recaudo Cartera Morosa Si Si No Apoyo

TESO

RER

ÍA Y

PA

GA

DU

RÍA

Créditos Sociales Si Si No Apoyo Selección de Personal Si Si No Apoyo Contratación Laboral Si Si No Apoyo

Contratación Aprendices Sena Si Si No Apoyo Inducción Si Si No Apoyo

REC

UR

SOS

HU

MA

NO

S

Capacitación de Personal Si Si No Apoyo

367

UNIDAD


SE REQUIERE

EL PROCESO

ES

NECESARIO

QUE SEA

EJECUTADO

POR LA CCF

SE LLEVA A CABO

EN OTRA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

CLASE DE

PROCESO

Gestión del Desempeño Si Si No Apoyo Actividades de Bienestar Si Si No Apoyo

Incentivos Si Si No Apoyo Actualización Planta de Personal Si Si No Apoyo

Historias Laborales Si Si No Apoyo Certificaciones Laborales Si Si No Apoyo Autorización de Retiro de

Cesantías Si Si No Apoyo

Ascensos Si Si No Apoyo Vacaciones Si Si No Apoyo Prórrogas Si Si No Apoyo Renuncias Si Si No Apoyo

Terminaciones Si Si No Apoyo Licencias y Permisos Si Si No Apoyo

Novedades, Liquidación y Pago de Nomina Si Si No Apoyo

Seguridad Social Si Si No Apoyo Liquidaciones Parafiscales Si Si No Apoyo

Liquidación Parcial de Cesantías Si Si No Apoyo Liquidación Anual de Cesantías Si Si No Apoyo

Dotación Si Si No Apoyo Conformación Copaso Si Si No Apoyo

Inspecciones Periódicas de Higiene y Seguridad Industrial Si Si No Apoyo

Programa Salud Ocupacional y Seguridad Industrial Si Si No Apoyo

REC

UR

SOS

HU

MA

NO

S

Registro e Investigaciones de Accidentes de Trabajo Si Si No Apoyo

Elaboración y Ejecución Plan de Compras Si Si No Apoyo

Evaluación de Proveedores Si Si No Apoyo Registro de Proveedores Si Si No Apoyo Contratación de Bienes o

Servicios Si Si No Apoyo CO

MPR

AS

Creación de Códigos Si Si No Apoyo Levantamiento y Actualización

Inventarios Si Si No Apoyo

Actualización de Inventarios por Traslado de Bienes entre

Empleados Si Si No Apoyo

Ingreso por Compras Si Si No Apoyo Ingreso de Bienes por Reintegro Si Si No Apoyo A

LMA

CÉN

Ingreso de Bienes por Reposición Si Si No Apoyo

368

Suministro o Entrega de elementos Si Si No Apoyo

Baja de Bienes Si Si No Apoyo Manejo de Documentos en el

Archivo Central Si Si No Apoyo

Transferencia de Documentos en al Archivo Central Si Si No Apoyo

AR

CH

IVO

Y

CO

RR

ESPO

ND

ENC

IA

Mantenimiento y Archivo Hojas de Vida Empleados y

Exempleados Si Si No Apoyo

Plan Estratégico Si Si No Misional Análisis del Entorno Si Si No Misional Análisis del Intorno Si Si No Misional

Plan de Acción Si Si No Misional Informe de Gestión y Resultados

del Área Si Si No Misional

Estructura Organizacional Si Si No Misional Elaboración y Aprobación de

Manuales Si Si No Misional

Administración de Manuales Si Si No Misional Normatización Circulares y

Formatos Si Si No Misional

Formulación y Evaluación de Proyectos Si Si No Misional

Asesoría en Formulación de Proyectos Si Si No Misional

Valoración de Proyectos Si Si No Misional

PLA

NEA

CIÓ

N

Banco de Proyectos Si Si No Misional Ciclo de la Información Si Si No Apoyo

Análisis de la Información e Indicadores Si Si No Apoyo

Gestión de Informes e Investig. Si Si No Apoyo

ESTA

DÍS

TIC

A

Análisis de la Normatividad Si Si No Apoyo Administración de la Red Si Si No Apoyo

Manejo y Actualización de la Base de Datos Si Si No Apoyo

Creación, Eliminación o Modificación de Cuentas en el

Servidor de Dominio Si Si No Apoyo

Creación, Eliminación o Modificación de Cuentas de

Usuario de Correo Electrónico Si Si No Apoyo

Administración Página Web Si Si No Apoyo Realización de Copias de

Seguridad Si Si No Apoyo

SIST

EMA

S

Inventario de Equipos Informáticos y Software Si Si No Apoyo

369

UNIDAD


SE REQUIERE

EL PROCESO

ES

NECESARIO

QUE SEA

EJECUTADO

POR LA CCF

SE LLEVA A CABO

EN OTRA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

CLASE DE

PROCESO

Alistamiento de Equipos en Proceso de Asignación y

Reasignación Si Si No Apoyo

Mantenimiento Preventivo y/o Correctivos Si Si No Apoyo

Soporte Técnico a Equipos de Computo Si Si No Apoyo

Instalación de Software o Aplicativos Si Si No Apoyo

Diagnostico de Necesidades de Hardware y Software Si Si No Apoyo

SIST

EMA

S

Desarrollo de Software o Aplicativos Si Si No Apoyo

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Bienes Muebles e

Inmuebles Si Si No Apoyo

PLA

NE

AM

IEN

TO

FÍ

SIC

O

Adecuación de Espacios Si Si No Apoyo Formulación de Servicios: Programas, Proyectos y

Actividades Si Si No Misional

Diseño y Formulación de Programas y Actividades Si Si No Misional

Diseño y Formulación de Proyectos Si Si No Misional

Evaluación y Control (informes) Si Si No Misional Jornadas Lúdicas Si Si No Misional

FONEDE Si Si No Misional Capacitación Si Si No Misional

Subsidio en Especie - Paquetes Escolares Si Si No Misional

Programa Adulto Mayor Si Si No Misional Atención Integral a la Niñez y Jornadas Complementarias Si Si No Misional

Actividades Autocosteables Si Si No Misional Subsidio de Vivienda Si Si No Misional Tramite Autorización

Desembolso Subsidio de Vivienda

Si Si No Misional

SER

VIC

IOS

SOC

IALE

S

Atención a Discapacitados Si Si No Misional

370

UNIDAD


SE REQUIERE

EL PROCESO

ES

NECESARIO

QUE SEA

EJECUTADO

POR LA CCF

SE LLEVA A CABO

EN OTRA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

CLASE DE

PROCESO

Investigación de Mercados Si Si No Apoyo Promoción y Divulgación Si Si No Apoyo

Mantenimiento y Venta de Servicios Si Si No Apoyo

Diseño y Divulgación de la Publicidad Si Si No Apoyo

Elaboración Boletines Si Si No Apoyo Actualización Pagina Web Si Si No Apoyo

Inducción Nuevas Empresas Si Si No Apoyo

PRO

MO

CIÓ

N Y

D

IVU

LGA

CIÓ

N

Reservas Si Si No Apoyo Levantamiento y Actualización de Inventarios Puntos de Venta Si Si No Apoyo

Entradas de Mercancías Si Si No Apoyo Rotación de Mercancías Si Si No Apoyo

Salida de Mercancías Si Si No Apoyo Devolución de Mercancías a

Proveedores Si Si No Apoyo

Baja de Bienes Puntos de Venta Si Si No Apoyo

MER

CA

DEO

Sala de Internet Si Si No Apoyo Inventario Documental Si Si No Apoyo

Préstamo Interno Si Si No Apoyo Préstamo Externo Si Si No Apoyo

BIB

LIO

TEC

A

Ingreso de Documentos por Reposición o Compensación Si Si No Apoyo

371

Anexo C Valoración Hojas de Vida

375

Anexo D. Propuesta de Estructura Administrativa COMFACHOCÓ

UNIDAD ORGANIZACIONAL PROCESOS PROCEDIMIENTOS

01 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

010.01.01 Elaboración del Plan 010.01.02 Elaboración Programas por Áreas 010.01.03 Control y Seguimiento

010.01 Plan de Control Interno

010.01.04 Visita a las Áreas 010.02.01 Seguimiento y Plan de Mejoramiento 010.02.02 Evaluación y Análisis 010.02.03 Autocontrol

010.02 Asesoría y Apoyo

010.02.04 Informes y Recomendaciones

010.03 Programas Especiales 010.03.01 Emergencias

010.04 Atención al Usuario 010.04.01 Atención al Usuario 010.05.01 Auditoria al proced. de afiliación y carnetización 010.05.02 Auditoria al proced. de Gestión de novedades 010.05.03 Auditoria al proced. de autorizaciones 010.05.04 Evaluación de suficiencia de la red

010.05 Auditoria Interna

010.05.05 Desempeño del sist de referencia y contrarref. 010.06.01 Verif. de habilitación de prestadores de la Red 010.06.02 Monitoreo de proc. prioritarios de Atención 010.06.03 Auditoria del proceso individual de atención 010.06.04 Auditoria de historias clínicas 010.06.05 Auditoria al modelo de atención I nivel

010.06 Auditoria Externa

010.06.06 Auditoria del proceso de asignación de citas 010.07.01 Recepción y radicación de cuentas medicas 010.07.02 Auditoria a la facturación por capitación 010.07.03 Auditoria a la facturación por evento 010.07.04 Recobros de alto costo

010 OFICINA DE AUDITORIA GENERAL

010.07 Auditoria Cuentas Médicas

010.07.05 Recobros de tutelas y medicamentos NO POS

376


020.01.01. Análisis del Entorno 020.01.02 Análisis del Intorno 020.01.03 Plan Estratégico 020.01.04 Plan de Acción

020.01 Investigación y Desarrollo

020.01.05 Informe de Gestión y Resultados del Área 020.02.01 Estructura Organizacional 020.02.02 Elaboración y Aprobación de Manuales 020.02.03 Administración de Manuales

020.02 Organización y Métodos

020.02.04 Normatización Circulares y Formatos 020.03.01 Formulación y Evaluación de Proyectos 020.03.02 Asesoría en Formulación de Proyectos 020.03.03 Valoración de Proyectos

020.03 Proyectos

020.03.04 Bancos de Proyectos 020.04.01 Ciclo de la Información 020.04.02 Análisis de la Información e Indicadores 020.04.03 Gestión de Informes e Investigación

020 OFICINA DE PLANEACIÓN

020.04 Estadística

020.04.04 Análisis de la Normatividad 030.01.01 Proceso Judicial 030.01.02 Proceso Extrajudicial 030.01 Representación

Judicial 030.01.03 Tutela 030.02.01 Asesoría 030.02.02 Escrituración

030 OFICINA JURÍDICA

030.02 Asesoría 030.02.03 Modificaciones de Contratos

100 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 100.01 ALMACÉN

100.01.01.01 Levantamiento y Actualización Inventarios 100.01.01 Inventarios 100.01.01.02 Actualización de Inventarios 100.01.02.01 Ingreso por Compras 100.01.02.02 Ingreso de Bienes por Reintegro 100.01.02 Ingresos al Almacén 100.01.02.03 Ingreso de Bienes por Reposición 100.01.03.01 Baja de Bienes

100 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

100.01.03 Egresos del Almacén 100.01.03.02 Suministro o Entrega de elementos

377


100.02 ARCHIVO CENTRAL 100.02.01.01 Manejo de Documentos en el Archivo Central

100.02.01.02 Transferencia de Documentos en al Archivo Central 100.02.01 Archivo Central

100.02.01.03 Mantenimiento y Archivo Hojas de Vida Empleados

100.03 SERVICIOS GENERALES 110.03.01.01 Mant preventivo y correctivo de bienes

110.03.01 Mantenimiento e Infraestructura 110.03.01.02 Adecuación de Espacios

110.03.02.01 Mensajería Local 110.03.02 Correspondencia

110.03.02.02 Mensajería Nacional

100 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

110.03.03 Aseo y Cafetería 110.03.03.01 Aseo y Cafetería 110.01.01 Selección de Personal 110.01.02 Contratación Laboral 110.01 Selección y Vinculación 110.01.03 Contratación Aprendices Sena 110.02.01 Inducción 110.02.02 Capacitación de Personal 110.02 Formación y Desarrollo 110.02.03 Gestión del Desempeño 110.03.01 Actividades de Bienestar 110.03 Bienestar Social e

Incentivos 110.03.02 Incentivos 110.04.01 Actualización Planta de Personal 110.04.02 Historias Laborales 110.04.03 Certificaciones Laborales 110.04.04 Autorización de Retiro de Cesantías 110.04.05 Ascensos 110.04.06 Vacaciones 110.04.07 Prórrogas

110 UNIDAD DE GESTIÓN HUMANA

110.04 Administración de Personal

110.04.08 Renuncias

378


110.04.09 Terminaciones 110.04 Administración de Personal 110.04.10 Licencias y Permisos

110.05.01 Novedades, Liquidación y Pago de Nomina 110.05.02 Seguridad Social 110.05.03 Liquidaciones Parafiscales 110.05.04 Liquidación Parcial de Cesantías

110.05 Sistemas de Compensación

110.05.05 Liquidación Anual de Cesantías 110.06.01 Dotación 110.06.02 Conformación Copaso 110.06.03 Insp. Periódicas de Higiene y Seguridad Industrial

110.06.03 Programa Salud Ocupacional y Seguridad Industrial

110 UNIDAD DE GESTIÓN HUMANA

110.06 Salud Ocupacional y Seguridad Industrial

110.06.04 Registro e Investigaciones de Accidentes de Trabajo

120.01.01 Administración de la Red 120.01.02 Manejo y Actualización de la Base de Datos

120.01.03 Creación, Eliminación o Modificación de Cuentas en el Servidor de Dominio

120.01.04 Creación, Eliminación o Modificación de Cuentas de Usuario de Correo Electrónico

120.01.05 Administración Página Web

120.01

Administración de la Red de

Comunicaciones, Equipos Activos y

Servidores de Aplicaciones

120.01.06 Realización de Copias de Seguridad 120.02.01 Inventario de Equipos Informáticos y Software

120.02.02 Alistamiento de Equipos en Proceso de Asignación y Reasignación

120.02.03 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivos 120.02.04 Soporte Técnico a Equipos de Computo

120.02

Gestión de Recursos Informáticos y

verificación funcionalidad de

estaciones de Trabajo 120.02.05 Instalación de Software o Aplicativos 120.03.01 Diag. Necesidades de Hardware y Software

120 UNIDAD DE SISTEMAS E

INFORMÁTICA

120.03 Adquisición de Hardware y Software 120.03.02 Desarrollo de Software o Aplicativos

379


130.01.01 Elaboración y Ejecución Plan de Compras 130.01.02 Evaluación de Proveedores 130.01.03 Registro de Proveedores 130.01.04 Contratación de Bienes o Servicios

130 UNIDAD DE COMPRAS 130.01 Adquisición de Bienes o

Servicios

130.01.05 Creación de Códigos

200 SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

210.01.01 Declaración de Impuestos y/o Correcciones 210.01.02 Certificaciones de Retenciones de Ley 210.01 Manejo de impuestos 210.01.03 Requerimientos y Visitas de la DIAN 210.02.01 Apropiaciones de Ley 4% 210.02.02 Aportes Empresas Afiliadas Interfase 210.02.03 Ingresos por Administración de Proyectos

210.02 Ingreso y Cuentas por Cobrar

210.02.04 Ingresos por Puntos de Venta 210.03.01 Egresos Vivienda FOVIS 210.03.02 Causación y Pagos Cuentas por Pagar 210.03.03 Causación Subsidio Familiar 210.03.04 Interfase Nomina 210.03.05 Legalización Anticipos a Proveedores

210.03 Egresos y Cuentas por Pagar

210.03.06 Legalización Anticipos de Viáticos 210.04.01 Análisis de Cuentas de Balance 210.04.02 Cuentas de Orden 210.04.03 Activos Fijos y Depreciaciones 210.04.04 Baja de Activos 210.04.05 Amortización de Cargos Diferidos

210.04 Análisis y Ajustes Contables

210.04.06 Conciliaciones Bancarias 210.05.01 Cierres en el sistema diario, mensual y anual 210.05.02 Estados Financieros 210.05.03 Libros Oficiales y Auxiliares 210.05.04 Presentación Informes Financieros

210 CONTABILIDAD

210.05 Informes Contables

210.05.05 Requerimientos Otros Informes

380


220.01.01 Afiliaciones Empleadores 220.01.02 Desafiliaciones por Mora 220.01.03 Desafiliaciones Voluntarias

220.01.04 Desafiliaciones por Inexactitud en el Pago de Aportes o Fraude

220.01 Afiliaciones y Desafiliaciones

220.01.05 Carnetización Afiliados 220.02.01 Recaudo Aportes 220.02 Recaudo de Aportes

Parafiscales 220.02.02 Liquidación Aportes Parafiscales 220.03.01 Liquidación y Pago de Subsidio familiar 220.03 Liquidación y pago de

S.F y Parafiscales 220.03.02 Liquidación y Pago Parafiscales a terceros 220.04.01 Operatividad Caja Menor 220.04.02 Pago de Proveedores y Prestación de Servicios 220.04.03 Apertura y Cierre de Cuentas 220.04.04 Ingresos por Capacitación, Educación y Salud 220.04.05 Ingresos por Vivienda FOVIS

220.04 Administración de Recursos

220.04.06 Informes de Boletines Diarios de Caja 220.05.01 Liquidación y Recaudo Cartera Morosa

220 TESORERÍA Y PAGADURÍA

220.05 Crédito y Cartera 220.05.02 Créditos Sociales

300 SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS SOCIALES

300.01.01 Formulación de Servicios

300.01.02 Diseño y Formulación de Programas y Actividades 300.01 Formulación de

Servicios 300.01.03 Diseño y Formulación de Proyectos

300.02 Evaluación y Control 300.02.01 Evaluación y Control (informes) 300.03.01 Investigación de Mercados 300.03.02 Promoción y Divulgación 300.03.03 Mantenimiento y Venta de Servicios 300.03.04 Diseño y Divulgación de la Publicidad 300.03.05 Elaboración Boletines 300.03.06 Actualización Pagina Web

300 SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS

SOCIALES

300.03 Mercadeo y Publicidad

300.03.07 Inducción Nuevas Empresas

381


310.01.01 Evaluación y Control (informes) 310.01.02 Jornadas Lúdicas 310.01.03 Fonede 310.01.04 Capacitación 310.01.05 Subsidio en Especie - Paquetes Escolares 310.01.06 Programa Adulto Mayor 310.01.07 Atención Integral a la Niñez y JEC 310.01.08 Actividades Autocosteables 310.01.09 Atención a Discapacitados

310.01 Programas Sociales

310.01.10 Reservas 310.02.01 Inventario Documental 310.02.02 Préstamo Interno 310.02.03 Préstamo Externo

310 UNIDAD DE

PROGRAMAS SOCIALES

310.02 Biblioteca

310.02.04 Ingreso de Doc. por Reposición o Compensación 320.01.01 Subsidio de Vivienda

320 UNIDAD DE VIVIENDA 320.01 Vivienda Social

320.01.02 Trámite Autorización Desembolso Sub. Vivienda

400 SUBDIRECCIÓN UNIDAD DE NEGOCIOS

410.01.01 Inscripción ante el Ente Territorial 410.01 Contratación para el Aseguramiento 410.01.02 Formalización del Contrato

410.02.01 Identificación y análisis de perfiles

410.02.02 Estimación de la Oferta y Demanda de servicios de salud

410.02.03 Organización y Selección de la Red 410.02.04 Negociación y Formalización de Contratos

410.02 Contratación de la Red de Prestadores

410.02.05 Administración y procesamiento en base de datos de registros de información sobre los prestadores de servicios de salud

410.03.01 Programación de actividades de Promoción y Prevención

410 E.P.S.

RÉGIMEN SUBSIDIADO

410.03 Gestión Contractual 410.03.02 Gestión de contrato de aseguramiento

382


410.03.03 Gestión de los contratos de prestación de servicios

410.03.04 Seguimiento y control a prestadores de actividades de Promoción y Prevención

410.03.05 Seguimiento y control Actividades

410.03.06 Reporte de la ejecución de actividades Promoción y Prevención

410.03.07 Liquidación de contrato de aseguramiento

410.03.08 Liquidación de los contratos de prestación de servicios

410.04.01 Determinación del riesgo financiero 410.04.02 Selección de aseguradores 410.04.03 Negociación y Formalización de Contratos 410.04.04 Gestión de contrato

410.04 Gestión del Alto Costo

410.04.05 Liquidación de contrato

410.05.01 Autorización de servicios ambulatorios y hospitalarios

410.05.02 Autorización para servicios referidos unidad de urgencias

410.05.03 Autorización servicios de alto costo

410.05 Gestión de la prestación del plan de beneficios

410.05.04 Autorización de medicamentos NO POS-S 410.06.01 Verif. de habilitación de prestadores de la Red

410.06.02 Monitoreo de procesos prioritarios de Atención (atención de urgencias, atención a la gestante, riesgo cardiovascular, y alto costo)

410.06.03 Auditoria del proceso individual de atención 410.06.04 Auditoria de historias clínicas 410.06.05 Auditoria al modelo de atención I nivel

410.06 Auditoria Externa

410.06.06 Auditoria del proceso de asignación de citas 410.07.01 Promoción de la Afiliación 410.07.02 Afiliación y Registro

410 E.P.S

RÉGIMEN SUBSIDIADO

410.07 Afiliación y Registro 410.07.03 Afiliación y Registro en circunstancia

excepcionales

383


410.07.04 Traslado de afiliados entre ARSs 410.07.05 Carnetización 410.07.06 Gestión de Novedades 410.07.07 Reporte de Información

410.07 Afiliación y Registro

410.07.08 Procesamiento de las condiciones de salud, socioeconómicas, geográficas, etareas .

410.08.01 Información, Educación y Comunicación 410.08.02 Atención y resolución de reclamos o sugerencias 410.08.03 Evaluación de la satisfacción 410.08.04 Participación social 410.08.05 Referencia de Afiliados con patologías NO POS-S

410.08 Atención al Afiliado

410.08.06 Gestión a los reembolsos 410.09.01 Planeación financiera 410.09.02 Gestión de tesorería 410.09.03 Administración de información contable 410.09.04 Cuentas por Pagar a prestadores de la red 410.09.05 Giro 4.01% al Ente territorial para P y P. 410.09.06 Recaudo de recursos

410.09.07 Validación – Consolidación y Reporte Inf. Contable

410.09 Gestión Financiera

410.09.08 Análisis de la información contable

410 E.P.S

RÉGIMEN SUBSIDIADO

410.10 Tecnología de la Información 410.10.01 Tecnología de la información

384


420.01.01 Archivo historias clínicas 420.01.02 Consulta Prioritaria 420.01 Consulta Externa 420.01.03 Consulta Programada

420.02 Promoción y Prevención 420.02.01 Educación en Salud 420.03 Afiliación 420.03.01 Afiliación

420.04.01 Información al Usuario 420.04.02 Quejas y Reclamos 420.04 Atención al Usuario 420.04.03 Aplicación de encuestas de satisfacción al usuario 420.05.01 Acompañamiento al usuario hospitalizado 420.05.02 Referencia y Contrarreferencia. Ev. Progr.

420 IPS

420.05 Autorizaciones 420.05.03 Autorización de remisiones a tercer nivel 430.01.01 Lev.y Act. de Inventarios Puntos de Venta 430.01.02 Entradas de Mercancías 430.01.03 Rotación de Mercancías 430.01.04 Salida de Mercancías 430.01.05 Devolución de Mercancías a Proveedores 430.01.06 Baja de Bienes Puntos de Venta

430 MERCADEO 430.01 Administración Puntos de Venta

430.01.07 Sala de Internet

1000 UNIDAD DE SERVICIOS

385

Anexo E Propuesta de Estructura Administrativa EPS COMFACHOCÓ

UNIDAD ORGANIZACIONAL PROCESO PROCEDIMIENTO

Formalización del Contrato Identificación y análisis de perfiles Estimación de la Oferta y Demanda de servicios de salud Organización y Selección de la Red Negociación y Formalización de Contratos

Contratación de la Red de Prestadores

Administración y procesamiento en base de datos de registros de información sobre los prestadores de servicios de salud Gestión de contrato de aseguramiento Gestión de los contratos de prestación de servicios Seguimiento y control Actividades Liquidación de contrato de aseguramiento

Gestión Contractual

Liquidación de los contratos de prestación de servicios Determinación del riesgo financiero Selección de aseguradores Negociación y Formalización de Contratos Gestión de contrato

COORDINACIÓN EPS

Gestión del Alto Costo

Liquidación de contrato Auditoria al proced. de afiliación y carnetización Auditoria al proced. de Gestión de novedades Auditoria al proced. de autorizaciones Evaluación de suficiencia de la red

GESTIÓN DE CALIDAD Auditoría Interna

Desempeño del sist de referencia y contrarref.

386


Verif. de habilitación de prestadores de la Red Monitoreo de proc. prioritarios de Atención (atención de urgencias, atención a la gestante, riesgo cardiovascular, y alto costo) Auditoria del proceso individual de atención Auditoria de historias clínicas Auditoria al modelo de atención I nivel

Auditoría Externa

Auditoria del proceso de asignación de citas Recepción y radicación de cuentas medicas Auditoria a la facturación por capitación Auditoria a la facturación por evento Recobros de alto costo

GESTIÓN DE CALIDAD

Auditoria de Cuentas Médicas

Recobros de tutelas y medicamentos NO POS Aut. de servicios ambulatorios y hospitalarios Aut. para servicios referidos unidad de urgencias Autorización servicios de alto costo

Gestión de la prestación del plan de beneficios

Autorización de medicamentos NO POS-S Verif. de habilitación de prestadores de la Red Monit.de procesos prioritarios de Atención Auditoria del proceso individual de atención Auditoria de historias clínicas Auditoria al modelo de atención I nivel

CONCURRENCIA MEDICA

Auditoria Externa

Auditoria del proceso de asignación de citas Programación de actividades de Promoción y Prevención Seguimiento y control a prestadores de actividades de Promoción y Prevención

PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Gestión Contractual

Reporte de la ejecución de actividades Promoción y Prevención

387


Promoción de la Afiliación

Afiliación y Registro Afiliación y Registro en circunstancia excepcionales Traslado de afiliados entre ARSs Carnetización Gestión de Novedades Reporte de Información

Afiliación y Registro

Procesamiento de las condiciones de salud, socioeconómicas, geográficas, etareas .


Tecnología de la Información Tecnología de la información Información, Educación y Comunicación Atención y resolución de reclamos o sugerencias Evaluación de la satisfacción Participación social Referencia de Afiliados con patologías NO POS-S

ATENCIÓN AL AFILIADO Atención al Afiliado

Gestión a los reembolsos Planeación financiera Gestión de tesorería Administración de información contable Cuentas por Pagar a prestadores de la red Giro 4.01% al Ente territorial para P y P. Recaudo de recursos Validación – Consolidación y Reporte Inf. Contable

FINANCIERA Gestión Financiera

Análisis de la información contable

388

Anexo F. Nomina Proyectada

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