ESTUDIO TECNICO

Presentado Por:

ANDREA VANEGASMARIA MARTINEZPAOLA CARREÑOLINA MELOJENNIFER SILVA

MENTALIDAD EMPRENDEDORA FICHA: 399209

FACILIDADESUBICACIÓN GEOGRÁFICA

Nuestra empresa se ubicara en el Centro de la Ciudad de Bogotá por la Av. Carrera 7 con calle 26 cerca al centro de comercio Internacional.

SERVICIOS

•Agua• energía• teléfono – redes de internet.• Aires Acondicionados.

POSICIÓN RELATIVA A CLIENTES Y PROVEEDORES

Es una de las zonas urbanas, financieras más reconocidas y tradicionales de la ciudad de Bogotá, capital de Colombia. Su ubicación geográfica está comprendida entre las calles 26 y 39 y la carrera 7 y 15 (Avenida Caracas), en los barrios San Diego y San Martín principalmente.

El centro de Bogotá es el primer sector financiero de la ciudad. Aquí confluyen bienes de interés cultural de carácter nacional, espaciosos parques, trazados urbanos, barrios y nuevas edificaciones que han generado espacios públicos interesantes para explorar.

Desde el punto de vista económico el centro de Bogotá es un punto estratégico para nuestra idea de negocio debido a que se encuentran las más importantes empresas financieras del país como los son bancos, ARL, cajas de compensación, aseguradoras y algunas entidades prestadoras de salud.

FACILIDADES DE RUTAS DE TRANSPORTES

EQUIPOS Y MAQUINARIAESPECIFICACIÓN DEL PROCESO

Los documentos se recibirán en nuestras instalaciones, se realizara la clasificación correspondiente, luego se digitalizaran e indexaran, se realizara control de calidad de la imagen, su clasificación e indexación electrónica, luego se dejara la documentación tal cual como la entrego el cliente y se dejara en el archivo hasta ser entregada al cliente, según lo que se halla acordado.

TIPOS DE EQUIPOS Y MAQUINARIA

SCANNER KODAK I1860

Es un scanner de producción con gran duración,Diseñado para grandes volúmenes y todo tipo de documentosManeja velocidades de 160 a 200 documentos por minuto en A4  esto los convierte en los escáneres de producción más rápido. Los scanner i1860 proporciona un panel de pantalla táctil de color para una fácil operación. El alimentador automático de documentos ajustable facilita la alimentación de documentos. Estas características hacen que los scanner i1860 un dispositivo ergonómico para todos los entornos de procesamiento de documentos.

IBML TRAC 5400

Escáner versátil IBML, proporcionan beneficios únicos de procesamiento de transacciones para los usuarios en una amplia gama de mercados verticales. procesa documentos a altas velocidades fueron construidos desde cero para los usuarios que requieren el procesamiento de transacciones sofisticadas y robustas en línea herramientas de negocio de procesamiento de reglas y ordenar los documentos. proporcionan sin igual en la línea de inteligencia basado en normas para el procesamiento, dosificación automática de agua que caen, bolsillo numerosas opciones de seguimiento de auditoría y los procesos integrados. 

NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA

La infraestructura de nuestra compañía debe ser un lugar libre de humedad, con buena iluminación, amplio, que cuente con varias conexiones a la energía, salidas de emergencia, que permita realizar modificaciones según el proceso lo requiera. Que cuente con las condiciones de seguridad según las herramientas de trabajo, almacenamiento, orden y aseo.

PERSONAL NECESARIO.

FORMA DE ADQUISICIÓN DE EQUIPOS

Inicialmente las maquina para el proceso de digitalización se arrendaran según la necesidad de los procesos, los equipos de computo se compraran con sus respectivas licencias y accesorias que se requieran.

Al iniciar nuestra idea de negocio la distribución de personal es principalmente por el coordinador seguido de un líder de proceso, un analista de producción, los operadores que son las personas encargadas de realizar el proceso como tal de nuestro negocio y por ultimo un asistente administrativo que manejara toda la parte de contratación.

POLÍTICAS DE MANTENIMIENTO Y DE REPUESTOS

El mantenimiento para las maquinas se realizara en un periodo mensual realizándolo los primeros días de cada mes.

Los repuestos para las maquinas digitalizadoras se cambiaran según la necesidad de la maquina o del operador teniendo en cuenta el desgaste, los repuestos para los scanner son rodillos de caucho, cartuchos de tinta, lámparas entre otras.

FORMAS DE OPERACIONEl manejo de las maquinas digitalizadoras en el caso del scanner Kodak i1860 lo debe realizar una persona capacitada para su manejo con una correcta postura, que no permita que los documentos en la bandeja se traspapelen, el operador también debe tener el conocimiento de las herramientas ofimáticas y del aplicativo correspondiente del scanner.

EQUIPOS POR DEPARTAMENTOS

Los equipos consistiría en dar su estructura por departamentos encontraríamos • digitalización y computo: 2 maquinas digitalizadoras con su respectivo equipo de computo, y los equipos disponibles para realizar la clasificación y realización de las imágenes.•Productividad: se encuentran mesas especiales para el alistamiento, sillas altas.•Un equipo de computo, fax, teléfonos entre otros.}

DISTRIBUCION DE LA PLANTA

BAÑO

MUJERES

BAÑO

HOMBES

CAFETERIA DIGITALIZACION Y COMPUTO

AREA PRODUCCTIVA

BODEGA

ARCHIVO

RECEPCION

PRECIO DE VENTA I semestre II semestre

precio venta producto 1 500 550

EJEMPLO

ventas mes de enero 1er semestre 0

valor del producto 1er. Semestre 500

Valor de las ventas 1er. Sermestre 0

ventas mes de junio 2do. Semestre 0

valor del producto 2do. Semestre 550

Valor de las ventas 2do. Sermestre 0

PLAN DE PRODUCCIÓN, CONSUMOCOMPRAS Y VENTAS

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL

DIGITALIZACION 15% 10% 10% 8% 5% 5% 7% 5% 5% 5% 10% 15% 100%

PRODUCTOS ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL

DIGITALIZACION 90.000 60.000 60.000 48.000 30.000 30.000 42.000 30.000 30.000 30.000 60.000 90.000 600.000

TOTAL 90.000 60.000 60.000 48.000 30.000 30.000 42.000 30.000 30.000 30.000 60.000 90.000 600.000

PRODUCTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

DIGITALIZACION 500 500 500 500 500 500 550 550 550 550 550 550

PRODUCTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

DIGITALIZACION 45.000.000 30.000.000 30.000.000 24.000.000 15.000.000 15.000.000 23.100.000 16.500.000 16.500.000 16.500.000 33.000.000 49.500.000 314.100.000

TOTAL 45.000.000 30.000.000 30.000.000 24.000.000 15.000.000 15.000.000 23.100.000 16.500.000 16.500.000 16.500.000 33.000.000 49.500.000 314.100.000

PRECIO UNITARIO

INFORMACIÓN INICIAL

COMPORTAMIENTO DE LAS VENTAS EN FORMA PORCENTUAL (%) SEGÚN EL ESTUDIO DE MERCADOS E HISTORIA DE LA CIA.

UNIDADES DE VENTA DE ACUERDO AL ESTUDIO DE MERCADO

INGRESOS OPERACIONALES

VENTAS EN PESOS $$$

PRODUCTOS

CENTRO DE COSTO: % ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL

SUELDOS 535.000 535.000 535.000 535.000 535.000 535.000 535.000 535.000 535.000 535.000 535.000 535.000 6.420.000HORAS EXTRAS

COMISIONES

AUXILIO DE TRANSPORTE

CESANTIAS 8,33% 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 535.000INTERESES SOBRE CESANTIAS 1,00% 5.350 5.350 5.350 5.350 5.350 5.350 5.350 5.350 5.350 5.350 5.350 5.350 64.200PRIMA DE SERVICIOS 8,33% 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 44.583 535.000VACACIONES 4,17% 22.292 22.292 22.292 22.292 22.292 22.292 22.292 22.292 22.292 22.292 22.292 22.292 267.500DOTACION Y SUMINISTROS TRBAJ 4,00% 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 256.800INDEMNIZACIONES LABORES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0CAPACITACION DEL PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0APORTES A ENTIDADES EPS. 8,00% 42.800 42.800 42.800 42.800 42.800 42.800 42.800 42.800 42.800 42.800 42.800 42.800 513.600APORTES FONDOS DE PENSIONES 12,50% 66.875 66.875 66.875 66.875 66.875 66.875 66.875 66.875 66.875 66.875 66.875 66.875 802.500APORTES CAJA COMPENSACION 4,00% 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 21.400 256.800APORTES I.C.B.F. 3,00% 16.050 16.050 16.050 16.050 16.050 16.050 16.050 16.050 16.050 16.050 16.050 16.050 192.600SENA 2,00% 10.700 10.700 10.700 10.700 10.700 10.700 10.700 10.700 10.700 10.700 10.700 10.700 128.400OTROS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL GASTOS DE PERSONAL 831.033 831.033 831.033 831.033 831.033 831.033 831.033 831.033 831.033 831.033 831.033 831.033 9.972.400

ABOGADOS 3.000.000 3.000.000 6.000.000OTROS

TOTAL HONORARIOS 0 0 0 3.000.000 0 0 0 0 0 0 0 3.000.000 6.000.000

GASTOS OPERACIONEALES DE ADMINISTRACION

GASTOS DE PERSONAL

HONORARIOS

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 6.000.000VEHICULOS

TOTAL ARRENDAMIENTOS 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 6.000.000

VEHICULOS 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 1.500.000RESPONSABILIDAD CIVIL

TOTAL SEGUROS 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 1.500.000

ASEO Y VIGILANCIA 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 3.000.000PROCESAMIENTO ELEC DATOS 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 240.000ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 3.000.000ENERGIA ELECTRICA 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 300.000TELEFONO 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 1.200.000CORREO, PORTES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0FAX Y TELEFAX 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TRANSP. FLETES Y ACARREOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0GAS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL SERVICIOS 645.000 645.000 645.000 645.000 645.000 645.000 645.000 645.000 645.000 645.000 645.000 645.000 7.740.000

NOTARIALES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0REGISTROMERCANTIL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL GASTOS LEGALES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

SERVICIOS

GASTOS LEGALES

ARRENDAMIENTOS

SEGUROS

CONSTRUCCUINES Y EDIFICACIONES 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 1.200.000MAQUINARIA Y EQUIPO 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 600.000EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACIONES 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 600.000FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 600.000TOTAL GASTOS MANTENIMEINTO Y REPARAC

250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 3.000.000

INSTALACIONES ELECTRICAS 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 3.000.000REPARACIONES LOCATIVAS 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 600.000TOTAL GASTOS ADECUACIONES E INSTALAC

300.000 300.000 300.000 300.000 300.000 300.000 300.000 300.000 300.000 300.000 300.000 300.000 3.600.000

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 360.000MAQUINARIA Y EQUIPO 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 60.000 720.000EQUIPO DE OFICINA 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 25.000 300.000EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACIONES 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 180.000FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 180.000ARMAMENTO Y VIGILANCIA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

ADECUACIONES E INSTALACIONES

DEPRECIACIONES

CENTRO DE COSTO: % ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL

SUELDOS 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 12.000.000HORAS EXTRAS

COMISIONES

AUXILIO DE TRANSPORTE

CESANTIAS 8,33% 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 1.000.000INTERESES SOBRE CESANTIAS 1,00% 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 120.000PRIMA DE SERVICIOS 8,33% 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 83.333 1.000.000VACACIONES 4,17% 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 500.000DOTACION Y SUMINISTROS TRBAJ 4,00% 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 480.000INDEMNIZACIONES LABORES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0CAPACITACION DEL PERSONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0APORTES A ENTIDADES EPS. 8,00% 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 960.000APORTES FONDOS DE PENSIONES 12,50% 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 125.000 1.500.000APORTES CAJA COMPENSACION 4,00% 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 480.000APORTES I.C.B.F. 3,00% 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 360.000SENA 2,00% 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 20.000 240.000OTROS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL GASTOS DE PERSONAL 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 18.640.000

GASTOS DE PERSONAL

GASTOS OPERACIONEALES DE VENTA

GRUPO EMPRESARIAL

•La empresa de Outsourcing de Gestión Documental, se uniría al GRUPO EMPRESARIAL ADS INFORMATICO, con presencia en varias ciudades del país. Ofreciendo Soluciones informáticas personalizadas de acuerdo a las necesidades de cada uno de sus cliente.

• Aun siendo parte del grupo empresarial ADS, tendremos la autonomía de manejar el desarrollo de nuestras labores.

GRUPO EMPRESARIAL

•La empresa de Outsourcing de Gestión Documental, se uniría al GRUPO EMPRESARIAL ADS INFORMATICO, con presencia en varias ciudades del país. Ofreciendo Soluciones informáticas personalizadas de acuerdo a las necesidades de cada uno de sus cliente.

• Aun siendo parte del grupo empresarial ADS, tendremos la autonomía de manejar el desarrollo de nuestras labores.

PERSONAL EJECUTIVO•LIDER DE POCESOS: Es aquel que genera el aporte a la Organización de brindar un adecuado aseguramiento a la Gestion de Recurso Humano brindando oportunidad y calidad. Se debe manejar una alta experiencia en todos ámbitos propuestos.•Para las políticas de administración del personal: se generarían contratos inicialmente de 3 meses para dar una prueba a la persona encargada. Después dependiendo de la prueba se firmaría un Contrato que iría a termino definido. Estos contratos serán con todas las prestaciones y no se generarían aportes adicionales a los salarios estipulados

EMPLEADOS NECESIDADES CUALITATIVAS:•Capacidad para resolver problemas propios del trabajador•Competencia y compromiso en lo que se realiza•Motivación por el avance Científico y Tecnológico•La obtención de buenos recursos en el programa de la producción •Actuación sin provecho personal •Actitud de respeto hacia el cumplimiento de las laboresNECESIDADES CUANTITATIVAS:Aumentar el nivel de producción en la OrganizaciónAumento de la Calidad del ServicioGenerar un muy buen servicio al cliente, de acuerdo a sus requerimientos 

1. PROCESO DE SELECCIÓN • Requisición de selección • Matriz de pruebas psicotécnicas

2. CONTRATACIÓN 2.1 Selección: • Hoja de vida corporativa • Entrevista de selección • Informe de selección de personal • Prueba Psicológica • Prueba Psicotécnica • Visita Domiciliaria 2.2 Documentos Básicos: • Contrato • Fotocopia Cédula de Ciudadanía del trabajador• Fotocopia Libreta Militar del trabajador• Fotocopia Pasado Judicial• Fotocopia Cédula de Ciudadanía del cónyuge del trabajador• Fotocopia Registro Civil de Matrimonio del trabajador• Fotocopia Tarjeta de Identidad de los hijos del trabajador• Fotocopia Registro Civil de Nacimiento de los hijos de trabajador• Exámenes médicos• Experiencia laboral • Incapacidades • Notificación de embarazo

2.3 Prestaciones de ley: • Formularios de afiliación al Servicio de Salud• Formularios de afiliación al Fondo de Pensiones y Cesantías• Formularios de afiliación a Caja de Compensación Familiar• Planillas de programación y pago de Vacaciones• Carta de renuncia del trabajador• Carta de despido del trabajador • Carta de notificación de vencimiento del contrato • Paz y salvo• Evaluación de retiro• Liquidación• Libranza para pago a terceros• Formato de Préstamos a funcionarios2.4 Relaciones laborales: • Llamados de atención• Suspensiones• Evaluación de desempeño• Embargos• Formato de registro de apertura de cuenta de nómina• Formato constancia de entrega de carné de la empresa• Certificado de retención• Llamados de atención• Comunicaciones de desempeño laboral

PROGRAMAS DE CAPACITACIONCapacitación: • Certificados de Capacitación de servicio al cliente • Certificados de Capacitación de trabajo en equipo • Certificados de Capacitación de liderazgo • Certificados de Capacitación de manejo del tiempo • Diplomas de los cursos de capacitación 3. BIENESTAR • Programación de eventos culturales• Programación de eventos de integración• Formatos de Presupuesto de los eventos18DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA SERIE HISTORIAS LABORALES DEL AREA DE TALENTO HUMANO PARA LA EMPRESA COLGRABAR 4. CAPACITACIÓN • Evaluación y seguimiento• Cronograma• Lista de asistencia• Lista de ingresoTodos los empleados firmaran un contrato con todas las prestaciones de ley.

ERRORES MAS FRECUENTES• NO TENER UN CRONOGRAMA DE EJECUCION DEL

PROYECTO.Es muy importante antes de comenzar la realización

proyecto o ejecución de un servicio, tener claro mediante un cronograma temporal qué actividades se van cumpliendo al respecto.

Crear un cronograma permite organizar, monitorear y ejecutar sus estrategias de forma eficiente, y planificar de acuerdo a los recursos disponibles.

Un cronograma establece las responsabilidades necesarias y fases de acción del proyecto, y ayuda a controlar su progreso a lo largo del tiempo.

La falta de este puede llegar a perjudicar los resultados en los procesos.

CRONOGRAMA

ERRORES MAS FRECUENTES•FALTA DE EVALUACIÓN REAL DE

CONSUMO Y DE PRODUCTIVIDAD.El único camino para que un negocio pueda

crecer y aumentar su rentabilidad (o sus utilidades) es aumentando su productividad.

Productividad en términos de empleados es sinónimo de rendimiento. En un enfoque sistemático decimos que algo o alguien es productivo con una cantidad de recursos ( Insumos) en un periodo de tiempo dado se obtiene el máximo de productos.

ERRORES MAS FRECUENTES• NO CONOCER AL DETALLE LA TECNOLOGIA DEL NEGOCIO

• Es importante conocer que tipo de tecnologia se va a utilizar en la empresa ya que la tecnología es necesaria para lograr los objetivos y metas del negocio en términos de calidad, efectividad, adición de valor y competitividad".

ERRORES MAS FRECUENTES• FACILIDADES, SERVICIO, UBICACIÓN, RECURSOS, ETCETERA).

Mala ubicación. La ubicación suele ser un factor no tenido debidamente en cuenta a la hora de comenzar determinadas actividades. Ella tiene suma importancia en cuanto a la facilidad de estacionamiento para los clientes, las características del entorno, las especialidades propias de la zona, los niveles de seguridad del lugar, la cantidad de personas que pasan por el lugar, los niveles de accesibilidad entre otros. Ubicarse en el lugar incorrecto en función de la actividad constituye desde un principio un problema. Ubicarse en el mejor lugar comporta mayores gastos en concepto de alquiler y menores niveles de gastos en publicidad; razones éstas, como las anteriormente mencionadas que deben evaluarse convenientemente a la hora de evitar inconvenientes para el desarrollo de las futuras operaciones de la empresa.

ERRORES MAS FRECUENTES•NO IDENTIFICAR PROVEEDORES DE MATERIAS PRIMAS Y O EQUIPOS

Problemas de materias primas. La dependencia de determinadas materias primas o productos, los cuales por diversas razones puedan ser difíciles o costosas de adquirir, pueden impedir el normal desenvolvimiento de las actividades de la empresa.

ERRORES MAS FRECUENTES• INTENTAR COMPRAR TODO• Altos niveles de desperdicios y despilfarros. Ellos

llevan por un lado a mayores costes con la consecuente pérdida de competitividad. Por otro lado éstas falencias redundan en una reducción del flujo de fondos, e inclusive llegar a pasar a un flujo de fondos negativos. El no detectar las falencias propias de los procesos y actividades, que generando costes no agregan valor para el cliente son factores que condicionan la marcha de la empresa. Entre los principales desperdicios tenemos: sobreproducción, exceso de inventarios (de insumos y productos en proceso), falencias de procesamiento, excesos de transportes internos y movimientos, fallas y errores en materia de calidad, actividades de corrección, actividades de inspección, tiempos de espera excesivos, roturas y reparaciones de maquinarias, tiempos de preparación, errores de diseño.

ERRORES MAS FRECUENTESNO FORMULAR UNA POLITICA CLARA DE INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA,

PRODUCTO EN PROCESO, PRODUCTO TERMINADO.

• Como así también a la carencia de información relevante y oportuna, lleva a la empresa a acumular insumos y productos finales, o artículos de reventa en una cantidad y proporción superior a la necesaria. Este punto se relaciona también muy directamente con los altos niveles de desperdicios y despilfarros.

ERRORES MAS FRECUENTES• Falta de dinero/capital. • Es fundamental contar con la suficiente cantidad de

fondos que hagan innecesario por un lado la solicitud de préstamos, y por otro contar con lo necesario para desarrollar las operaciones básicas que la actividad en cuestión requiere. Así por ejemplo cierto tipo de actividades requieren de egresos fijos mensuales, como lo es el caso de la publicidad en diarios por parte de los negocios inmobiliarios, no disponer de los suficientes fondos para amparar dichos egresos hasta tanto las operaciones propias de la empresa permitan abonarlos sin mayores problemas, es de fundamental importancia para ocupar un lugar en el mercado.

ERRORES MAS FRECUENTESMala selección de personal. • No elegir al personal apropiado para el

desarrollo de las diversas tareas que se ejecutan en la empresa, ya sea por carencia de experiencia, aptitudes, actitudes o carencias de orden moral pueden acarrear pérdidas por defraudaciones, pérdidas de clientes por mala atención, e incrementos en los costos por improductividades, aparte de poder llegar a generar problemas internos con el resto del personal o directivos por motivos disciplinarios.

ORGANIGRAMA

ANALISIS TECNICO

•Para implementar el servicio de Gestión Documental, es necesario hacer un inventario de la empresa, tanto el nivel externo y/o interno para su estructura según la necesidad que se le ajuste

a. El cliente tiene la satisfacción de encontrar las actividades según el tipo de portafolio además contamos con maquinas supervisadas, DEACUERDO AL DIA HORA Y FECHA DEL CLIENTE .

b. Se realizara los 5 primeros días de cada mas una visita, para el desempeño según la función.

c. De acuerdo a la situación actual de nuestra empresa de Gestión Documental se hará un seguimiento periódico por cada 15 días tanto a funcionarios empleados para llevar su desempeño.

d. A la situación del proceso de Gestión se analizara y se diseñara un plan teniendo en cuenta el futuro del usuario y las soluciones mas rápidas para crear portafolio según el cliente.

E Se le presenta al cliente propuestas, explicando detalladamente el plan de negocio teniendo varias pautas según la política de la empresa como por ejemplo: cada cuanto vamos a hacer, el presupuesto, los posibles clientes etc.F . De acuerdo al cliente si decide comprar nuestra propuesta por eficacia segura, y de convenio a bueno términos emplearemos de inmediatamente el plan de trabajo para la estructura organizacional.G. facilita la alimentación de documentos. Estas características hacen que las impresoras, scanner en estructura física lo haga mas breve posible para su trabajo, y verificar la lógica de certificación para el programa necesario.

H. La entregada del producto de impresiones se hará por convenio del cliente ya que son muchos portafolios por cliente teniendo en cuenta las fechas solicitadas por acuerdo directo.

DESARROLLO DEL PRODUCTO

Los trabajos que se realicen contaran con maquinas SCANNER KODAK I1860

IBML TRAC 5400

Los documentos se recibirán en nuestras instalaciones, se realizara la clasificación correspondiente, luego se digitalizaran e indexaran, se realizara control de calidad de la imagen, su clasificación e indexación electrónica, luego se dejara la documentación tal cual como la entrego el cliente y se dejara en el archivo hasta ser entregada al cliente, según lo que se halla acordado.

QUERIENDO IMPLEMENTAR EN NUESTRA COMPAÑÍA LOS CONOCIMIENTOS EN GESTION DOCUMENTAL , ADEMAS

TENIENDO LOS ELEMENTOS MAS AVANZADOS DE RESPONSBILIDAD PARA LOS SUPERIORES

LAS DIRECTIVAS DE LA COMPAÑÍA HAN DETERMINADO QUE LOS TRBAJADORES TENDRAN QUE PASAR POR UN PROCESO DE

CONOCIMIENTO EN HECHO VISITAR A NUESTROS CLIENTES A LA EMPRESA SEGÚN LA NECESIDAD

ANALISANDO LA COMPAÑÍA TENEMOS UN PLAN DE IMPROVISACION POR PRESUPUESTO EN CAJA MENOR ADEMAS CONTAMOS CON DISEÑOS POR ALGUN ACONTECIMIENTO, SIN

EMBARGO CONTAMOS CON EL AREA DE PRESUPUESTO Y SE HARA UNA EVALUACION INTERNA QUE IDENTIFIQUE LA

ELABORACION DEL PROCESO

LE ENVIAMOS A LOS UNA PROPUESTA TENIENDO COMO BASES SUS ARGUMENTOS HAN SIDO CONTRATO POR 1 AÑO, TENER

VARIOS AUXILIARES PARA QUE RUJA MAS RAPIDO EL TRABAJO, ADEMAS CONTAMOS CON UNAS MAQUINAS ADECUADAS PARA EL

PROCESO; Y LOS CLIENTS TAMBIEN NOS SUJIEREN PARA EL VENEFICIO COMPAÑÍA CLIENTE DE DIGITACION,IMPRESIÓN DE

GESTION DOCUMENTAL.

FIRMA DEL

CONTRATO

SE HARA LA SOLICITUD ESCRITA

Y SE ARCHIVARA HASTA TERMINO DE

CONTRATO

SE PEDIRAN LOS DISPOSITIVOS POR

VIA INTERNET YDEACUERDO A ESO

SE VISITARA EL CLIENTE PARA

FIRMAR EL CONTRATO Y

EMPEZAMOS CON EL PLNA DE

TRABAJO

NOSI

SEGÚN LA ESTRUCTURA HEMOS IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE REVISION DE DATOS PARA QUE SOLO

QUEDEN POR PORTAFOLIO Y POR CLIENTES SEGÚN LA NECESIDAD .

EN EL AMNTENIMIENTO CONTAMOS CADA DIA VERIFICANDO EL PORTAFOLIO, MAQUINAS Y/O EQUIPOS PARA UN

MONITOREO CONSTANTE SIN QUE SE PIERDA LA INFORMACION REQUERIDA AL CLIENTE.

MECANISMO DE CONTROL

Se identifica exactamente como se encuentra el análisis diseñado e la estructura con la expectativa del cliente, pasamos la cotización cuando tengamos la claridad total de la necesidad, antes de finalizar el proceso de documentación contamos y verificamos el cumplimiento después garantizamos el proceso siempre antes de entregar revisamos

ANALISIS ADMINISTRATIVO

digital group 09 LTDA se constituirá según el régimen de sociedad responsable limitada esta compuesta por 5 socios;

1 Jennifer Silva, Andrea vanegas, maría Martínez, Lina zaparon y Paola Carreño en calidad de gestión como capitalistas.

Aportan 37% vinculado laboralmente a la empresa cada socio.

ANALISIS ADMINISTRATIVO

digital group 09 LTDA se constituirá según el régimen de sociedad responsable limitada esta compuesta por 5 socios;

1 Jennifer Silva, Andrea vanegas, maría Martínez, Lina zaparon y Paola Carreño en calidad de gestión como capitalistas.

Aportan 37% vinculado laboralmente a la empresa cada socio.