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ESTUDIOS PREVIOS PARA LA
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Simón BoUvar
GEsnÓN DE COMPRAS SUMINISTROS
Código:
GCP-FO-500-OO2
Versión: O
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D E B O GO TÁ D .C .
H os pit al S im ó n S olf va r
N i v el E .S .E .
Doctora
VIVIANA FERNANDA MENESES ROMERO
Gerente
HOSPITAL SIMON BOllVAR 111NIVEL E.S.E.
Bogotá, D.C.
REF: ESTUDIOS PREVIOS PARA CONTRATAR lA ADQUISICiÓN,
INSTALACiÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA DE
INFORMA Ci ÓN HOSPITA LA RIO HIS) CON TODOS SUS COMPONENTES
INTEGRA DOS PA RA El HOSPITA L SIMÓN B OL íVA R 111NIVEL E.S.E.
En el presente escrito expongo para su conocimiento el estudio referenciado
así:
1 DEFINICiÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE
SATISFACER CON LA CONTRATACiÓN:
El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la contratación de
una o varias firmas para la adquisición, instalación y puesta en funcionamiento
de un sistema de información hospitalario (HIS) con todos sus componentes
integrados que responda a los requerimientos propios del Hospital Simón
Bolívar 111Nivel E.S.E.
y
dar cumplimiento a la Ley 1438 de 2011 que establece
respecto de la Historia Clínica Electrónica, la obligatoriedad en Colombia con
plazo a diciembre de 2013, para tener registros electrónicos de información en
salud, con lo cual se requiere que las instituciones tengan instrumentos de
apoyo a esa labor, como lo son los HIS interoperables.
Lo anterior, en razón a que el Hospital actualmente no cuenta con un sistema
integrado de gestión de información clínico-asistencial, administrativa y
financiera, que le permita el registro adecuado
y
permanente de los datos
requeridos, el procesamiento articulado, completo, confiable
y
seguro, ni
tampoco generar informes o reportes de indicadores de resultados de manera
individual y consolidada, que faciliten la entrega de información oportuna e
informes de acuerdo a sus necesidades, tanto a nivel interno como para los
diferentes entes de control.
2 DEFINICION TECNICA DE LA FORMA EN QUE lA ENTIDAD PUEDE
SATISFACER SU NECESIDAD
El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la adquisición, _ 3
instalación y puesta en funcionamiento de un Sistema de Información
Hospitalario (HIS) con todos sus componentes integrados, comenzando por la
historia clínica electrónica
y
que incluya las funcionalidades de información
clínico-asistencial, administrativo, financiero, de inteligencia de negocios,
integración e interoperabilidad, donde confluyan de manera automática y en
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. .. .. _ _ : ¿ ~ ~; _I . I. lL . _ .
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ESTUDIOS PREVIOS PARA LA
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Simón lBolívar
GESTiÓN DE COMPRAS SUMINISTROS
Código:
GCP-FO-500-002
tiempo real la actividad asistencial con los procesos administrativos y
financieros, el cual debe tener interoperabilidad con la Historia Clínica Única de
la Secretaria Distrital de Salud, con otros sistemas de información y equipos
mediante protocolos de comunicaciones como servicios Web, XML, HL7, y
DICOM.
3 CONDICIONES ESPECIAL ES DE L A CONTRA TA CION A CELEB RA RSE
3.1 OBJETO
El HOSPITAL SIMON BOLlVAR III NIVEL E.S.E., está interesado en contratar
la adquisición de un Sistema de Información Hospitalario (HIS) con todos sus
componentes integrados, comenzando por la historia clínica electrónica y que
incluya las funcionalidades de información clínico-asistencial, administrativo,
financiero, de inteligencia de negocios, integración e interoperabilidad, donde
confluyan de manera automática y en tiempo real la actividad asistencial con
los procesos administrativos y financieros, el cual debe tener interoperabilidad
con la Historia Clínica Única de la Secretaria Distrital de Salud, con otros
sistemas de información y equipos mediante protocolos de comunicaciones
como servicios Web, XML, HL7, Y DICOM de conformidad con los presentes
estudios previos y sus anexos técnicos.
3.2
DESCRIPCION DE L OS B IENES O SERVICIOS A A DQUIRIR
En cumplimiento del objeto descrito anteriormente, se considera obligatorio el
desarrollo de las siguientes actividades:
1_ Cumplir con la totalidad de requerimientos técnicos, funcionales y servicios
requeridos, indicados en los presentes estudios previos y en la oferta
presentada, asi como entregar e implementar el Software indicado en el
objeto contractual.
2. En cumplimiento del objeto contractual, El Contratista asume no solo las
obligaciones derivadas de la ejecución del objeto contractual, sino además,
otras relacionadas con el mismo según las especificaciones dadas en estos
estudios previos y demás obligaciones del contrato.
3. Entregar la actualización del licenciamiento como mínimo de los
componentes y o módulos que el contratista tenga disponibles en el
mercado en el momento de inicio de este contrato.
4. La matriz de riesgo, su análisis, ponderación y manejo de riesgo se
establecerán de manera conjunta entre el oferente y la entidad precisando
que el oferente deberá presentar su propuesta de actividades para
mitigación de riesgos de falla en el funcionamiento del software.
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Simón Bo ovar
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5, Brindar orientación sobre el uso del software a los usuarios del Hospital
Simón Bolívar que lo requieran. Esto se hará con la presencia del personal
idóneo especializado en las instalaciones del Hospital Simón Bolívar por un
periodo mínimo de doce (12) meses. Al terminar este periodo se seguirá
haciendo soporte telefónico y por Internet por un periodo de seis (6) meses
más, para un total de dieciocho (18) meses a partir del inicio del contrato y
presencial en caso de ser necesario.
6
Ajustar el Acuerdo de Niveles de Servicio , de conformidad con las
directrices impartidas por el supervisor del contrato de manera que
garantice la operación continua del sistema
y
la solución en un tiempo
oportuno de las posibles contingencias.
7. Garantizar el servicio de soporte necesario durante el proceso de
implementación por un periodo mínimo de doce (12) meses en forma
presencial y seis (6) meses más en forma telefónica o vía internet de
conformidad con los tiempos establecidos en la propuesta
ylo
los acordados
con El Hospital. Además, se brindará soporte presencial ante eventos
adversos relacionados con el funcionamiento del software. Los gastos
generados por desplazamiento al sitio para el servicio de soporte presencial
que sean necesarios durante el periodo de garantía, correrán a cargo del
contratista.
8. Entregar los programas objeto de esta adquisición, con las características y
requerimientos técnicos ofrecidos en el objeto contractual de este
documento garantizando su calidad.
9, Entregar el Software en correcto funcionamiento e implementarlo dentro del
plazo previsto para el cumplimiento efectivo del contrato.
10. Corregir las deficiencias que se presenten en el funcionamiento del
software, posterior a la implementación sin cargo económico para El
Hospital teniendo en cuenta el Acuerdo de Niveles de Servicio y la ~ j
garantía establecida en los términos. _ : J
11. Responder por todos los daños, lesiones y perjuicios que en el desarrollo
del presente contrato él, sus dependientes o subcontratistas ocasionaren a
cualquiera de los bienes o personas del Hospital Simón Bolívar, a terceras
personas, o a sus bienes. El Contratista desde ya acepta la liquidación que
de tales daños o perjuicios que El Hospital efectúe y que sean imputables a
él, sus dependientes o subcontratistas. La liquidación de tales daños o
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DE BOGOTAD.C.
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perjuicios la efectuara El Hospital mediante dos (2) peritos evaluadores
escogidos entre las listas de auxiliares de la Cámara de Comercio de
Bogotá. Esta liquidación prestará mérito ejecutivo en contra del Contratista
quien renuncia al derecho de requerimiento y constitución en mora para su
pago, el cual deberá efectuar a los tres (3) días siguientes de que se ha
presentado la liquidación para su cobro, en el domicilio y dirección en donde
se esté efectuando la instalación de los programas objeto de venta. En todo
caso el contratista autoriza al hospital para que descuente el valor de la
pérdida o daño según el caso del valor que se encuentre pendiente por
pagar de conformidad con el contrato que se celebre.
12. Capacitar
y
evaluar sobre el manejo de los módulos del software al personal
que designe El Hospital e igualmente cuando se requiera por mejora del
Software o nuevas versiones. Las actas, listados de asistencia y
evaluaciones generadas durante las capacitaciones deberán ser entregadas
al supervisor del contrato que designe El Hospital. El ambiente y los
recursos necesarios para esta actividad deberán ser suministrados por el
contratista sin que ello genere costos adicionales para El Hospital.
13. Definir, documentar y entregar la metodología de capacitación que incluya
todos los usuarios técnicos y funcionales de la ESE y sus puntos de
atención. Dicha capacitación debe de incluir como mínimo los siguientes
aspectos: a) Definir estrategias y plan de capacitación, acordes con la
metodología propuesta, Especificando los lugares para la misma y los
elementos a utilizar. b) Las actividades de capacitación al interior de la ESE.
e) Capacitar a los usuarios finales y técnicos designados por la ESE según
la metodología propuesta. d) Certificar asistencia y aprobación de
capacitación según el rol de cada usuario. e) Entregar al supervisor del
contrato los manuales de capacitación en formato digital, de cada uno de
los módulos, con casos de uso y ejercicios. f) Dictar la capacitación sobre
un ambiente real de prueba del aplicativo. g) Hacer y documentar el
seguimiento al plan de capacitación y cronograma del mismo. h)
Proporcionar plataforma de Educación en Línea de las funcionalidades del
HIS. i) Entregar informe consolidado de ejecución de capacitaciones.
j ) .
J
Coordinar sesiones de práctica para los usuarios capacitados con~
seguimiento documentado en las condiciones y dentro del término
establecido en el plan de capacitación.
14. Entregar al Hospital al momento de la instalación del software: 1) Licencias
y medios de instalación. 2) La documentación técnica completa en medio
magnético e impreso. 3) CD de Manuales: a) Manual de Instalación; b)
Manual del Usuario e) Manual de servicio y soporte, 4) Diccionario de datos,
5) archivo en medio magnético, 6) CD con los ejecutables de los programas.
7) Contrato de garantía. 8) Los demás elementos necesarios e inherentes
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ALCALO fAMAY OR
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para la ejecución y funcionamiento del objeto contratado y garantizar al
Hospital Simón Bolívar la idoneidad, funcionalidad
y
efectividad de todos los
medios magnéticos, la documentación, instrucciones, guías del usuario y si
fuere necesario a solicitud del Hospital, asesoría técnica en todo lo
necesario para el uso de los programas a partir de su entrega efectiva,
Instalado y en funcionamiento.
15. El diccionario de datos suministrado, debe incluir como rrurumo la
descripción detallada de cada una de las tablas y cada campo de la Base
de Datos (Tipo de datos, nombre del campo y descripción), y entregar
actualizaciones del mismo al hospital cuando le sean realizadas
modificaciones (debido a cambios de versión o nuevos desarrollos).
16. Asegurar al Hospital que el programa, adiciones o modificaciones que se
efectúen al programa, son de su exclusiva propiedad y , al conceder las
licencias para su uso, no lesiona ni infringe propiedad intelectual alguna o
patentes registradas o concedidas, como consta en el registro de la
dirección nacional de derechos de autor, oficina de registro del Ministerio de
Gobierno de la República de Colombia. En caso contrario, el contratista
defenderá e indemnizará al Hospital Simón Bolívar contra cualquier
reclamación o demanda fundamentada en el programa. Para tal efecto, El
Hospital Simón Bolívar se obliga a notificar al contratista de dicha
reclamación o demanda, una vez tenga conocimiento de las mismas
y
a
suministrar a solicitud y a costa del contratista toda la asistencia,
información y autorización necesaria para enfrentar u objetar las
reclamaciones o demandas formuladas independientemente de las
gestiones judiciales o extrajudiciales que garantiza, realizará el contratista.
El Hospital Simón Bolívar podrá también asumir su defensa frente a tales
reclamaciones o demandas y las agencias en derecho y demás costas
estarán a cargo del contratista.
17. Garantizar el funcionamiento del software en servidores alojados por fuera /.}
del Hospital en un data center dispuesto para tal fin.
_ J
18. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD: La información inherente al Hospital
Simón Bolívar que El Contratista pueda conocer durante el desarrollo del
presente contrato, lo mismo que la documentación suministrada, se
considera confidencial y no podrá ser divulgada ni utilizada por el
Contratista para efectos diferentes a los exigidos en el presente contrato.
19. El incumplimiento de esta obligación hará responsable al Constratista por
los perjuicios que se causen directa o indirectamente al Hospital Simón
Bolívar sin que ello impida la iniciación de acciones penales
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correspondientes contra las personas naturales que laboren para el
Contratista.
20. Utilizar personal idóneo, debidamente capacitado y directamente empleado
por El Contratista para desempeñar las labores de instalación, pruebas, y
puesta en funcionamiento del Software.
21.Garantizar ante El Hospital, la debida afiliación con los sistemas de salud,
riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación
Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de
Aprendizaje del personal que contrate, cuando a ello haya lugar.
22. Realizar acompañamiento para el ajuste de los procesos del Hospital
relacionados con el HIS, de acuerdo a la operación del mismo y entregar un
documento al supervisor del contrato con las sugerencias para la
modificación de los procesos del Hospital.
23. Entregar durante la vigencia del contrato, el periodo de garantía, o por
contratos posteriores de mantenimiento, las últimas versiones del software
liberadas, previa solicitud del supervisor del contrato.
24. Garantizar que las versiones del HIS y sus componentes liberados, han sido
probados por su departamento de pruebas para minimizar el riesgo de fallas
en la operación al ponerlo en funcionamiento.
25. Tener a disposición del Hospital, un CRM en la web para el trámite de
peticiones, quejas y reclamos del servicio o producto, con el objetivo de
brindar agilidad en la respuesta y trazabilidad de la comunicación entre
ambas entidades, mínimo de dos (2) años.
26.Asumir los gastos de la adquisición de equipos, herramientas, personal y/o
cualquier otro que sea necesario para la instalación y puesta en
d J
funcionamiento de la solución ofertada. ~
27. Suministrar el ambiente e instalaciones físicas de pruebas necesarias para
la implementación y puesta en funcionamiento del sistema.
28. Mantener indemne al Hospital Simón Bolívar por razón de reclamos,
demandas, acciones legales y costos que surjan como resultado del uso por
parte de El Contratista, de patentes, diseños o derechos de autor que sean
propiedad de terceros. El Contratista mantendrá indemne al Hospital Simón
Bolívar contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que pueda
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causarse o surgir por daños o lesiones a personas o propiedades de
terceros, ocasionados por El Contratista, sus subcontratistas o sus
proveedores durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato que se
origine de la presente convocatoria pública y terminados éstos, durante su
permanencia en la ESE y hasta la liquidación definitiva del contrato.
29. Se consideran como hechos imputables al Contratista todas las acciones u
omisiones de su personal y de sus Sub Contratistas y proveedores y del
personal al servicio de cualquiera de ellos, y en general cualquier
incumplimiento de sus obligaciones contractuales.
30. En caso de que se entable un reclamo, demanda, acción legal al Hospital
por asuntos que según el contrato sean de responsabilidad del Contratista,
este será notificado lo más pronto posible de ellos para que por su cuenta
adopte oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener
indemne al Hospital Simón Bolívar.
31. El Contratista garantizará que cumplirá a cabalidad con los requerimientos
legales, reglamentarios y contractuales y no generará daño o perjuicio al
Hospital o a terceros por esta causa. El Contratista le pagará directamente y
para el efecto, autoriza mediante el presente documento que le sea
descontado el monto respectivo del saldo insoluto del valor del contrato.
32. Las demás inherentes a la naturaleza del contrato de actualización y
mantenimiento cuando lo considere El Hospital.
33. Entregar el plan de ejecución del proyecto de implementación del HIS, yel
cronograma detallado no mayor a 18 meses, con hitos, entregables,
responsables por parte del proveedor que incluya las etapas y el recurso
humano necesario, estos documentos deberán ser entregados al hospital
en un término no superior a cinco (5) días hábiles contados a partir de la
suscripción del acta de inicio del contrato, previa aprobación por parte del
supervisor del contrato.
34. La metodología debe estar dividida en fases de implementación que le
permitan al Hospital adoptar y entender el proceso desde el inicio hast~la
terminación de la implementación total de la solución ofertada, que permita
programar la participación de los líderes designados en cada fase. Esta
deberá contar con mecanismos de control para la gestión de a
implementación del sistema.
35. Realizar la actualización y los ajustes que sean necesarios para adecuar el
funcionamiento del software con las normas actuales del orden nacional y
distrital, y las que se emitan con posterioridad a la puesta en producción del
HIS, durante la vigencia de la ejecución del contrato y el período de
garantía.
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36. Garantizar el proceso de respaldo y de recuperación de los datos y del
software durante la implementación
y
documentar el mismo.
37. Realizar la gestión integral del motor de base de datos durante la
implementación de manera que. este funcione correctamente con la
aplicación y documentar el mismo.
38. Elaborar
y
documentar el Plan de contingencia de operación de la solución
en caso de falla del sistema, en coordinación con El Hospital.
39. Planear, realizar y documentar una prueba de falla del sistema ejecutando
el plan de contingencia, con los resultados y recomendaciones, y hacer los
ajustes necesarios al Plan de contingencia de operación de la solución en
caso de falla del sistema.
40. Garantizar la integridad y seguridad de los datos registrados en el software,
así como de toda la información consolidada
y
de reportes que se genere.
41.Asistir a las reuniones convocadas por el ESE y presentar los informes
mensuales del avance del proceso en los términos y condiciones requeridos
por el supervisor del contrato.
42.Atender todas las observaciones del supervisor, tendientes al cumplimiento
del contrato.
43. Entregar los informes de visita de cada una de las actividades presenciales
que realice El Contratista en las instalaciones de la E.S.E., de conformidad
con el Cronograma de Trabajo establecido de común acuerdo al inicio del
contrato.
44. Definir, documentar,
y
ejecutar las pruebas del sistema que garanticen el
r t J
correcto funcionamiento del software 24x7x365. ~
45. Proporcionar las respectivas bitácoras de cambios en las versiones que se
ubiquen en producción.
46.Almacenar una copia de la solución (fuentes, ejecutables, librerías, etc) en
custodia en una entidad externa la cual deberá ser entregada a la E.S.E.
para garantizar la continuidad de la operación en el momento en que esta lo
requiera.
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47. Se deberá dar cumplimiento al Decreto 062 del 2015 por medio del cual se
implementa la Política Pública para los sectores de Lesbianas, Gays,
Bisexuales, Transgeneristas e Intersexual establece dentro de la acción N°
6: adecuación de Servicios y productos del sistema distrital de salud para
garantizar el acceso, uso y disfrute de este servicio por parte de todas las
personas de los sectores LGBTI, la inclusión de las variables de sexo,
orientación sexual e identidad de género en todos los sistemas de
información y formatos de intervención del Sector Salud. Así también dando
cumplimiento a la directiva 022 del 2011 de la Alcaldía mayor que establece
la importancia de la incorporación de las variables en los sistemas de
información del Distrito Capital, se debe cumplir con la normatividad vigente
o las que las modifiquen, adicionen o sustituyan y la que se genere durante
la vigencia del contrato.
48.Cumplir con las funcionalidades requeridas de interoperabilidad definidas
por la Secretaría Distrital de Salud en los Anexos
1
B 'Términos de
Interoperabilidad y 1C Términos de Interoperabilidad Detalle , las cuales
deben ser entregadas máximo al momento de entrada en producción de las
funcionalidades clínico asistenciales.
49.Atender los requerimientos técnicos adicionales a los descritos en los
presentes términos de condiciones y que surjan durante la ejecución del
contrato.
50. El proponente deberá ofrecer garantfa de mínimo doce (12) meses posterior
a la finalización de la implementación del sistema, la cual debe incluir: a) El
compromiso de reparar cualquier error defecto o falta de las condiciones
óptimas para cumplir con el propósito del software. b) Realizar las
actualizaciones de corrección de errores. c) Realizar las actualizaciones de
software y de versión. d) Brindar asistencia técnica acorde a lo establecido
en el acuerdo de niveles de servicio.
Durante el término de garantía ofrecido el proponente deberá efectuar el
mantenimiento preventivo y correctivo del sistema, sin costo adicional pa;3r.LA
E.S.E.
Lo anterior deberá desarrollarse de conformidad con la siguiente capacida
instalada:
SERVICIO
TOTAL CAMAS
QUEMADOS
INTERMEDIO ADULTOS
8
U.C.I QUEMADOS
10
QUEMADOS INTERMEDIO PEDIATRIA
13
QUEMADOS INTERMEDIO ADULTOS (4 PISO)
22
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TOTAL CAMAS SERVICIO DE QUEMADOS
53
SERVICIO DE MEDICINA INTERNA
MEDICINA INTERNA
49
PROGRAMA ESPECIAL
12
TOTAL CAMAS SERVICIO DE MEDICINA INTERNA
61
SERVICIO DE PEDIATRIA
I
PEDIATRIA
U.C.I PEOIATRICA
U.C.I PEDIATRICA
9
U.C.INTERMEDIO PEDIATRICA
I GINECOOBSTETRICIA
GINECOOBSTETRICIA
ICIRUGIA
SERVICIO DE CIRUGIA
SERVICIO DE CUIDADOS INTENSIVOS ADULTOS
I U.C.1. ADULTOS
~
SERVICIO DE RECIEN NACIDOS
U.C.I RENCIEN NACIDOS
9
INTERMEDIO RECIEN NACIDOS
9
CUNA RECIEN NACIDOS
16
TOTAL CUNAS UNIDAD DE RECIEN NACIDOS
34
SALUD MENTAL
TOTAL CAMAS UNIDAD DE SALUD MENTAL (FRAY BARTOLOME DE
LAS CASAS
32
OTAL CAMAS UNIDAD DE SALUD MENTAL HSB
102
TOTAL CAMAS UNIDAD DE SALUD MENTAL
134
~
URGENCIA ADULTO
46
URGENCIAS PEDIATRICO
1Ó
URGENCIAS GINCOBSTETRICIA
7
TOTAL CAMAS SERVICIO DE URGENCIAS
63
CAMAS HOSPITALARIAS TOTAL
ADULTOS HOSPITALlZACION
309
NIÑOS HOSPITALlZACION
39
UNIDADE DE CUIDADOS INTENSIVOS ADULTOS
20
UNIDADE DE CUIDADOS INTERMEDIOS ADULTOS
1 8
UNIDADE DE CUIDADOS INTENSIVOS NIÑOS
9
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UNIDADE DE CUIDADOS INTERMEDIOS NII\JOS
4
UNIDADE DE CUIDADOS INTENSIVOS RECIEN NACIDOS 9
UNIDADE DE CUIDADOS INTERMEDIOS RECIEN NACIDOS
9
BASICOS RECIEN NACIDOS
6
TOTAL CAMAS HOSPITALARIAS
444
CAMAS URGENCIAS ADULTO
46
CAMAS URGENCIAS PEDITRIA
CAMAS URGENCIAS GINECOOBSTETRICIA
7
GRAN TOTAL CAMAS
5 7
Número de Salas
2 5
Salas de Cirugía programada
6
Salas de Cirugía Urgente
1
Salas de Cirugía Quemados
1
Número de mesas de partos
2
Número Consultorios de Urgencias
2 5
Urqencias Medicina General
4
Urgencias Pediatría
2
Urgencias gineco-Obstetricia
3
Triage
2
Sala de Reanimación
1
Aislados
2
Sala de Yesos
1
Sala de Procedimientos
1
Sala de ERA
1
Consultorios Consulta Externa
2 5
Consultorios Hospital Simón Bolívar
4
Consultorios Fray Bartolomé de las Casas
6
Sala de Procedimientos
8
Unidades 2 5
No de Unidades Odontolo ía
3
Transporte
2 5
Ambulancia Básica
1
Ambulancia Medicalizada Adulto APH
3
Ambulancia Medicalizada neonatal APH
3
Total
7
_
Capacidad Instala~~ .~.e()}'o OX y.Ter~~LI~co
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; f;
ESTUDIOS PREVIOS PARA LA
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Simón lBolívarr
GESTiÓN DE COMPRAS SUMINISTROS
Código:
GCP-FO-500-002
Versión:
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A L CA LD íA M A Y OR
D E B OG OT Á O .C .
H o sp it al S im ó n B o lí va r
N i ve l E . S E
SERVICIO
2015
No.
De
consultorios
Laboratorio Clínico
1
Puntos de Toma de muestras de laboratorio
6
Pruebas cardiacas no invasivas
1
Endoscopias Vía Digestíva Baja
1
Endoscopias Vía Digestiva Alta
1
Espirometría
1
Fibrobroncoscopia
1
Colposcopia
1
Artroscopia
1
Laparoscopia
1
Laboratorio de Patología
3
Ecografía
3
Electromiografía
1
Mamografía
1
Monitoria Fetal
2
Rayos X especiales
1
Rayos X simple
6
Resonancia Magnética Nuclear
1
Tomografía Axial Computarizada
1
Urodínamía
1
Otras pruebas de Urología
1
Pruebas de Audiologla
1
TOTAL
37
51. Cada producto que se entregue dentro del cumplimiento del objeto de este
contrato debe cumplir con las normas y reglamentaciones que regulen la
materia a nivel nacional y Distrital, vigentes a la fecha de entrega
relacionadas con el HIS, así como lo dispuesto en las normas que las
adicionen, modifiquen o sustituyan y de los requisitos exigidos en los
términos de referencia de condiciones y ofertados por El Proponente.
52. Se deberá destinar como integrantes del equipo de trabajo a los siguientes
profesionales: ~
Gerente de Proyecto: ~
Profesional con especialización en Gerencia o Dirección de Proyectos, con
mínimo cinco (5) años de experiencia certificada, única y exclusivamente en
Gerencia de proyectos de implementación de Sistemas de Información en
salud, con conocimiento en desarrollo de aplicaciones o desarrollo de
software, cuya dedicación en los proyectos haya sido mínimo del 50% del
tiempo, quién será el responsable como mínimo de ejecutar la
administración, el seguimiento y verificación de las etapas y fases del plan
general de trabajo propuesto al Hospital y cuya dedicación en este proyecto
sea de al menos el 50% del tiempo.
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imón [Bolívar
Consultor Administrativo:
Un profesional con mínimo tres (3) años de experiencia certificada como
líder o coordinador técnico en procesos de implementación de proyectos de
sistemas de información hospitalaria, cuya dedicación en el proyecto sea
del 100% del tiempo, y quién será el responsable como mínimo de planear,
administrar y coordinar las actividades técnicas del proyecto en los módulos
administrativos y financieros, entre las que se encuentran: asegurar el
cumplimiento del cronograma, planear y apoyar las capacitaciones técnicas,
administrar y coordinar el equipo técnico que designe el Oferente al
proyecto, participar en todas las fases definidas para el proyecto, aplicar las
mejores prácticas para la implantación de la solución.
Consultor Financiero:
Un profesional con mínimo tres (3) años de experiencia certificada como
líder o coordinador técnico en procesos de implementación de proyectos de
sistemas de información hospitalaria, cuya dedicación en el proyecto sea
del 100% del tiempo, y quién será el responsable como mínimo de planear,
administrar y coordinar las actividades técnicas del proyecto en los módulos
administrativos y financieros, entre las que se encuentran: asegurar el
cumplimiento del cronograma, planear y apoyar las capacitaciones técnicas,
administrar y coordinar el equipo técnico que designe el Oferente al
proyecto, participar en todas las fases definidas para el proyecto, aplicar las
mejores prácticas para la implantación de la solución.
Consultor Clínico:
Un profesional de la salud con rrurumo tres (3) años de experiencia
certificada como líder o coordinador técnico asistencial en el campo de la
salud , en procesos de implementación de proyectos de sistemas de
información hospitalario, cuya dedicación en el proyecto sea del 100% del
tiempo, y quién será el responsable como mínimo de planear, administrar y
coordinar las actividades técnico - asistenciales del proyecto en los módulos
asistenciales, entre las que se encuentran: asegurar el cumplimiento del
cronograma, planear y apoyar las capacitaciones técnicas, administrar y
coordinar el equipo técnico que designe el oferente al proyecto, participar en:y
todas las fases definidas para el proyecto, aplicar las mejores prácticas para
@ ;1
la implantación de la solución.
Nota: Deberán allegarse las hojas de vida (Con Anexos) y las cartas de
compromiso que contengan el nombre del profesional, el cargo y su
voluntad de participar en el proyecto; de todos y cada uno de los integrantes
del equipo de trabajo profesional que se ofrece en la propuesta de acuerdo
con el formato descrito en el titulo y la matricula o tarjeta profesional
vigente.
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53. Enviar una propuesta de Acuerdo de Niveles de Servicio , garantizando la
operación continua del sistema y la solución en un tiempo oportuno de las
posibles contingencias.
El servicio soporte necesario durante el proceso de implantación e
implementación será por un periodo mínimo de doce (12) meses en forma
presencial y seis (6) meses más en forma telefónica o vía Internet.
54. Ofrecer una garantía del software HIS con cubrimiento, como mínimo, de
los siguientes aspectos: a) Garantía para todo el software que compone
Sistema de Información, por un (1) año después de puesta en producción y
estabilización de la versión implementada. b) Soporte correctivo por un (1)
año, después de puesta en producción y estabilización de la versión
implementada. c) Actualización para todos los módulos ofertados por un (1)
año después de puesta en producción y estabilización de la versión
implementada. d) Garantizar el correcto funcionamiento del sistema,
después de cada proceso de actualización y/o mejora.
Nota: La garantía incluye la correcta operación de todas las funcionalidades
descritas en cada uno de los módulos del sistema de información.
55. Proporcionar el detalle de las necesidades técnicas del HIS y sus
componentes, teniendo en cuenta todos los elementos necesarios para
poner en funcionamiento la solución, los cuales en caso de ser necesario
serán concertados entre las partes; de igual manera deberá verificarlas
previo a la instalación de los productos.
56. Indicar si la aplicación propuesta requiere el uso de librerías específicas que
deban ser instaladas en el servidor de aplicaciones y o el servidor de Base
de Datos, asi como, si se requiere de otros utilitarios para su operación, el
costo posterior, y la necesidad de adquirir actualizaciones posteriores al
finalizar el periodo de garantía y soporte.
57.EI productoofertadodebefuncionarcomo un todo, por lo cualel proveedo,3
deberá comprometerse en la propuesta a no descontinuar el desarrollo de
ninguno de los módulos que hacen parte integral de este por un término de
diez (10) años contados a partir de la entrega en funcionamiento del HIS y
sus componentes.
58. Especificar el costo de mantenimiento y actualización posterior al periodo de
garantía, aclarando cuáles serán los incrementos por este concepto durante
los próximos 10 años los cuales no podrán ser superiores aIIPC.
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59. Garantizar las funcionalidades mínimas contenidas en el Anexo 1A
Funcionalidades Requeridas y las funcionalidades de interoperabilidad
dadas por la Secretaría Distrital de Salud entre el HIS del Hospital Simón
Bolívar, la Historia Clínica Unificada Distrital, y las demás soluciones de los
diferentes Hospitales del Distrito, para lo cual se deberá garantizar el
cumplimiento de los siguientes documentos técnicos:
• Funcionalidades Mínimas Requeridas contenidas en el Anexo 1A
Funcionalidades Requeridas
• Funcionalidades de interoperabilidad contenidas en Anexo 1B
Términos de Interoperabilidad y Anexo 1C 'Términos de
Interoperabilidad Detalle ,
60. La solución ofertada debe generar reportes que soporten la gestión
operativa y administrativa del Hospital y requerimientos a entes externos,
en los temas: Clínico- asistencial, Administrativo, Financiero, y de
Inteligencia de Negocios, previo requerimiento del supervisor del contrato.
61. Realizar gestión de configuración (control de versiones) de los artefactos del
proyecto.
62. La arquitectura y diseño de la aplicación ofertada debe estructurar el uso de
información integrada y parametrizada entre los módulos que la componen,
la solución debe operar de manera integrada entre los distintos módulos
que la componen, todo dato que ingrese al sistema lo hará exclusivamente
por un único sitio y alimentará automáticamente a los otros módulos,
garantizando la integridad de la información registrada y evitando duplicidad
de la misma.
63. La aplicación ofertada debe ser multiplataforma y especificar la versión en
que se encuentra certificada la solución; debe operar sobre un motor de
base de datos con capacidad para manejar millones de registros. _ _ _ J
64. Todas las comunicaciones de la solución (entre clientes y el servidor, o
entre los servidores), deben ser controlados directamente por el hardware y
software utilizado, el cual debe llevar un log de transacciones e informar por
pantalla al usuario, el resultado final de la transacción.
65. El transporte de la información entre el usuario (cliente) y el servidor de
Base de Datos debe efectuarse de manera cifrada.
66. La solución debe ser escalable tanto por expansión de hardware como por
expansión de software, de acuerdo con las necesidades del Hospital.
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67. El Sistema de Información Hospitalario (aplicación) y la plataforma de
software se suministrarán en Idioma Español.
68. Los módulos y formularios de la aplicación han de ser amigables e intuitivos
para el usuario final. De igual forma todos los reportes generados por esta,
han de ser en línea y de fácil generación para el usuario final.
69. La aplicación debe permitir vincular a la Base de Datos del HIS en la
Historia Clínica del paciente, los estudios e imágenes diagnósticas
digitalizadas en el PACS que posee El Hospital teniendo en cuenta el
protocolo utilizado DICOM (Digitallmaging and comunication in Medicine).
70. La aplicación ofertada debe poseer su propio sistema de control y
administración de usuarios, permitiendo controlar accesos por perfiles y/o
roles, módulos, submódulos y pantallas del sistema controlando actividades
cotidianas de usuario como consulta, actualización, modificación y/o
borrado de información, controlando Dirección IP de Acceso Autorizado.
71. El aplicativo debe proveer el manejo de contraseñas seguras, controlando:
• Número mínimo de caracteres de la contraseña.
• Combinación de letras, números y caracteres especiales.
• Caducidad de la contraseña.
• Bloqueo de la contraseña por intentos fallidos.
• Encriptado del usuario y contraseña de acceso al momento del ingreso a
la aplicación.
• Definición y control del tiempo máximo permitido de inactividad por parte
del usuario para el cierre de sesión de la aplicación (Iogout).
• Recuperación de contraseña de manera automática por validación de
datos de registro.
• La aplicación debe permitir el bloqueo de puertos no requeridos para~e
normal desempeño de la aplicación que eviten el uso malicioso del
mismo por usuarios no autorizados.
• La aplicación no debe permitir el almacenado de información parcial en
una pantalla, módulo o submódulo.
• Se debe garantizar la integridad de la información, mediante bloqueos,
ante accesos simultáneos.
• Debe ser parametrizable la opción de copiar y pegar en campos de
texto.
72. La aplicación debe contar con un módulo de auditoría que permita como
mínimo:
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a. Efectuar evaluación
y
revisten de auditoría de transacciones con los
siguientes datos de registro:
• Usuario.
• Dirección IP.
• Transacción realizada (consulta, adición, actualización y o borrado).
• Fecha de la transacción.
• Hora de la transacción.
• Tabla de la base de datos que fue modificada, actualizada o borrada.
• Datos modificados de acuerdo a criticidad (historial de cambios), que
sea parametrizable de acuerdo a necesidad.
b. Debe permitir auditar:
• Intentos fallidos de ingreso a la aplicación
• Cambios de contraseña por olvido (Cambios Automáticos de
Contraseña).
• Tiempos de Inactividad
• Cierre de sesión automático programable.
• Cambios de roles y perfiles de acceso.
73. La aplicación ha de ser 100% compatible con herramientas ofimáticas como
Office y Libre Office, formato PDF, imágenes como JPG, GIF, BMP,
formatos de video y audio como MP3, MP4, MPG Y AVI entre otros,
almacenándolos en modo de sólo lectura, vinculándolos a los módulos que
así lo requieran y guardándolos en el servidor de almacenamiento.
74. La aplicación debe cumplir estándares HL7 (Health Level Seven), GELLO
(Reglas de soporte de decisiones clínicas), COA HL7, SPL HL7, HL7
Registros Médicos, debe cumplir también el estándar DICOM (Digital
Imaging and comunication in Medicine) intercambio de pruebas médicas, c ¿ ¡
visualización, almacenamiento, impresión y transmisión. ~
75. La aplicación debe permitir la importación y exportación de información, en
concordancia con las disposiciones que establezca la Secretaría de Salud
Oistrital, la línea 195, la integración de información entre la red pública de
hospitales
y
demás que le sean aplicables, en cumplimiento de los
convenios firmados en tal sentido.
76. Demostrar el registro ante la autoridad competente de los Derechos de
Autor sobre la aplicación ofertada y deberá ceder al Hospital Simón Bolívar
Nivel - E.S.E, los derechos de uso a perpetuidad de la aplicación
ofertada sin límite de usuarios, con independencia tecnológica, entregando
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para ello los programas ejecutables, librerías y demás componentes
tecnológicos de la solución ofertada.
3.3 PLAZO DE EJECUCiÓN
El plazo para la implementación y el despliegue en producción estable con
todos los componentes integrados del Sistema de Información Hospitalario
(HIS) será de Dieciocho (18) meses, contados a partir de la firma del acta de
inicio del contrato suscrita por las partes, de los cuales doce (12) meses
corresponderán al tiempo de implementación (instalación y puesta en
funcionamiento) y seis (6) meses al periodo de estabilización.
3.4 LUGAR DE EJECUCION
El servicio a contratar se prestará en el HOSPITAL SIMON BOLlVAR ubicado
en la Calle 165 No. 7-06
y
la Sede Clínica Fray Bartolomé de las Casas
ubicada en la Calle 104 No. 47-51
3.5 PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO
El Hospital para respaldar financieramente el contrato que surjan de la presente
convocatoria cuenta con un presupuesto oficial de MIL OCHOCIENTOS
SETENTA Y TRES MILLONES CIENTO VEINTIDOS MIL SETECIENTOS
TREINTA Y NUEVE PESOS
M
LEGAL ($1.873.122.739), conforme certificado
de disponibilidad presupuestal No. 990, emitido el 3 de Julio de 2015 por la
oficina de presupuesto, dentro del rubro Procedimientos y Procesos Integrales
Salud Electrónica.
3.6 FORMA DE PAGO
El Hospital pagará al contratista el valor del contrato (s) en cinco (5) pagos de
acuerdo al objeto a ejecutar, de la siguiente forma:
Un pago inicial correspondiente al 10%, A LA INSTALACiÓN DEL SOFTWARE
a satisfacción del Hospital, dentro de los noventa (90) días siguientes a la
presentación de la factu ra.
Un segundo pago correspondiente al 20%, a la realización del
acompañamiento al ajuste de los procesos del hospital para el funcionamie
del HIS y entrega de documento con las propuestas de modificación de los
mismos, entrega de diccionario de datos, capacitación, pruebas funcionales del
HIS y sus componentes, y a la entrega de los manuales solicitados en la
invitación, previa certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor
del contrato de estos componentes, dentro de los noventa (90) días siguientes
a la presentación de la factura.
Un tercer pago correspondiente al 30%, a la puesta en producción de la
Historia Clínica Electrónica, a satisfacción del Hospital, dentro de los noventa
(90) días siguientes a la presentación de la factura.
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Un cuarto pago correspondiente al 30% a la puesta en producción de la
totalidad de los Módulos Administrativos
y
Financieros, previo certificación de
recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato, dentro de los
noventa (90) días siguientes a la presentación de la factura.
Un quinto pago correspondiente al 10% a la firma del acta de terminación del
contrato y entrega a satisfacción del Sistema de Información, mediante
certificación de recibo a satisfacción del supervisor del contrato, el pago se
efectúa dentro de los noventa (90) días siguientes a la presentación de la
factura.
4 GARANTIA UNICA
En cumplimiento de la normatividad vigente se exigirá al contratista la
constitución a favor del HOSPITAL SIMON BOLlVAR de una garantía única
expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia y
cuya póliza matriz esté debidamente aprobada por la Superintendencia
Financiera
y
que ampare los siguientes riesgos:
AMPARO
UMPLlMIENTO
VIGENCIA
De cumplimiento: Esta garantía debe constituirse por el veinte por ciento (20%)
el monto del contrato, vigente por el término de ejecución del contrato y un (1
ño más. Debe ser constituido a partir de la fecha de suscripción del contrato.
Este amparo debe garantizar el cumplimiento del contrato, el pago de la cláusul
enal y de las multas.
ubrirá al HOSPITAL SIMÓN SOLlVAR 111NIVEL ESE de los perjuicios directo
erivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas de
ontrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso,
uando ellos son imputables al proponente garantizado. Además de estos riesgos,
ste amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusul
enal ecuniaria ue se ha an actado en el contrato.
ara precaver las futuras eventualidades en que uno o varios bienes o servicio
e los contratados no reúnan las especificaciones o calidades exigidas para I
ontratación o que no sean aptos para los fines para los cuales fueron adquiridos,
sí como para precaver también los vicios de fabricación y la calidad de lo
ateriales o componentes.
Esta garantía debe constituirse por el diez por ciento (10%) del valor del contrato
vi ente or el término de eiecucíón del contrato doce 12 meses más.
ESPONSABI LIDAD
IVIL
XTRACONTRACTUA
L
ALARIOS,
RESTACIONES
OCIALES E
NDEMNIZACIONES
LABORALES
ara asegurar el pago de los perjuicios que el contratista ocasione a terceros po
azón de la ejecución del contrato.
sta garantía debe constituirse por el veinte por ciento (20%) del valor de
ontrato y tres (3) meses más. Este amparo debe ser constítuido a partir de I
echa de suscripción del contrato. Y en todo caso no podrá ser inferior a 200
MLMV.
Para precaver los eventos en que incurra en el no pago de las obligacione
aborales respecto de los trabajadores relacionados ca la ejecución del respectivo
ontrato.
sta garantía debe constituirse por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato,
ígente por el término de ejecución del contrato
y
tres (3) años más. Debe se
onstituida a artir de la fecha de suscri ción del contrato.
La garantía se deberá constituir a favor del Hospital Simón Bolívar E.S.E.
Nivel E.S.E, identificado con Nit. No. 800.196.433-9, Teléfono 6767940,
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H o s p i la l S im ó n B o lí v ar
1 1 1N i ve l E S E
Dirección Calle 165
07-06, dentro de los tres (3) días hábiles a la suscripción
del contrato, cuyo objeto será respaldar el cumplimiento de todas y cada una
de las obligaciones que surjan del contrato.
En caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro
evento en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar la
garantía.
Igualmente, se pactarán en el contrato las cláusulas de multas y penal
pecuniaria del derecho común y las excepcionales de terminación,
interpretación
y
modificación unilateral, así como la de caducidad.
5 SUPERVISOR DEL CONTRATO
La supervisión del contrato estará a cargo del Líder de Recursos Tecnológicos
de la E.S.E. o por la persona que designe la Gerencia, cuya gestión se regirá
por la Resolución No. 0107 del 29 de Abril de 2015 por la cual se adopta el
manual de interventoría y/o supervisión de los contratos del Hospital Simón
Bolívar
Nivel E.S.E. y demás normas concordantes o complementarias.
DANIEi . ~~OJAS
Profesional Especializado
Grupo Funcional Recursos de
Información
rjl~
ONIA
ESJié'RÁLDA
SANCHEZ
UEZ