Etapa 2. Cadena de Valor Snr

DEFINICIÓN DE LA CADENA DE VALOR

ETAPA DOS

Marzo 14 de 2007

La cadena de valor

El VALOR:El VALOR: “Rédito, fruto o utilidad. Grado de utilidad o aptitud de las cosas, por satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite”

El los 80 y 90: Gerencia de la calidad, Gerencia del servicio y Gerencia del talento humano. Siglo XXI: Gerencia del valorSiglo XXI: Gerencia del valor

Concepto clave:Gerencia del valor: Serie de procesos, actividades de valor agregado, toma de decisiones, asignación de recursos (factores de producción) y alineación con el Direccionamiento Estratégico, que el talento humano, de desempeño superiordesempeño superior, hace permanentemente para aumentar el valoraumentar el valor de la empresa, medido en términos de maximización del patrimonio de los propietarios. ALHIGO

Definición de la Cadena de Valor

Una visión financiera del valor.

“El propósito de la Gerencia del valor es facilitar la traducción de la Visión de la empresa en valor agregado para los propietarios.

Una empresa posee ventaja competitiva cuando como consecuencias de sus fortalezas es más rentable que sus competidoras” Oscar León García

Ventaja competitiva es:1. Que los servicios son reconocidos como los de mejor calidad.2. Que se posee la mayor participación en el mercado.3. Que se posee la tecnología más avanzada que la competencia.4. Se tiene el reconocimiento como la empresa de mejor servicio al cliente.5. Que se tiene el gran sentido de pertenencia de los trabajadores como consecuencia del excelente clima organizacional.6. Que se hace las cosas mejor que la competencia.7. Se hacen cosas útiles y difíciles de imitar.8. Que se gana más dinero que la competencia.


Qué es la Cadena de Valor?: valor de uso y valor de cambio.

El valor agregado es la suma de los beneficios percibidos (la felicidad) por el cliente al recibir la transferencia de un producto o servicio, menos los costos que asume a cambio (costo de oportunidad). EVA (valor económico agregado). MVA (Valor agregado de mercado). Valor de uso y valor de cambio (Marx)

Cadena de Valor: Conjunto eslabonado y desagregado de actividades de valor de una organización.

La Cadena de Valor de una organización está conformada por todas las actividades generadoras de valor agregado y por los márgenes generados por el sistema de producción. Se Identifican las actividades que agregan valor y las que no agregan valor (efecto dominó)

PROCESOS

PE: Insumos

T: Transformación

SC: Resultados

PROCESOS

PE: Insumos

T: Transformación

SC: Resultados

Producto o

Servicio

Producto o

Servicio

Para el Cliente: entrega Valor

Para el Cliente: entrega Valor

Para la Organización: entrega Margen

Para la Organización: entrega Margen


Componentes de la Cadena de Valor:

1. Actividades Primarias: Desarrollo del producto o servicio. Con su producción, logística y comercialización.

2. Actividades de Soporte: Dan soporte a las Actividades Primarias tales como: Administración de Recursos Humanos, Tecnología de la Información, Finanzas.

3. Margen: es la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la empresa para desempeñar su actividad. “No hay misión sin margen”. El objeto o la “meta es ganar dinero”.

Actividades de Soporte

Actividades Primarias

Margen


¿Para qué sirve Definir y Analizar la Cadena de Valor?

El análisis de la Cadena de Valor es una herramienta Gerencial y estratégica que permite identificar fuentes de ventaja competitiva y actividades generadoras de valor. Flujos esenciales de valor agregado.

Definir la Cadena de Valor permitirá:• Identificar Actividades Primarias: Procesos Fundamentales (Core del negocio)

• Identificar Actividades de Soporte: Procesos Habilitadores.

Analizar la Cadena de Valor permitirá:Analizar la Cadena de Valor permitirá:• Identificar los procesos, subprocesos y procedimientos que hacen parte de

cada uno de los Procesos de la Cadena de Valor Real y de sus Procesos de Soporte.

LA CADENA DE VALOR Y LA VENTAJA COMPETITIVA “La cadena de valor disgrega a la empresa en sus

actividades estratégicas relevantes para comprender el comportamiento de los costos y las fuentes de diferenciación existentes y potenciales”.

“La ventaja competitiva no puede ser comprendida viendo a la empresa como un todo”.

“La empresa es un conjunto de actividades: diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos. Es un sistema de actividades interdependientes”

“Proviene de eslabones entre actividades”. Eslabones: relaciones entre el desempeño de una actividad

y el costo o desempeño de otra. ¿Qué después de qué? M. PORTER

LA CADENA DE VALOR GENÉRICA

Margen

LOGISTICAINTERNA

OPERACIONES LOGISTICAEXTERNA

MERCADOTECNIA Y VENTAS

SERVICIO

INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DESARROLLO TECNOLÓGICO

ABASTECIMIENTOS

ACTIVIDADES PRIMARIASACTIVIDADES PRIMARIAS

ACTIVIDADES DE APOYOACTIVIDADES DE APOYO

Porter

LA CADENA DE VALOR GENÉRICA

MargenLOGISTICAINTERNA:Recibo, almacenamiento y diseminación de insumos. Control de inventarios

OPERACIONES:Transformación deInsumos, maquinado,Empaque, ensamble,Mantenimiento deEquipos, pruebas,,,,

LOGISTICAEXTERNA:Recopilación, almacenamiento y distribución del producto a los compradores

MERCADOTECNIA Y VENTAS:Publicidad, promoción, fuerza de ventas, cuotas selección del canal, relaciones del canal y precio

SERVICIO:Instalación, reparación,Entrenamiento, Repuestos y Ajuste del producto

INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA: admón. , planeación, finanzas, asuntos legales, contabilidad. Gestión de la calidad

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: Contratación, entrenamiento, desarrollo y compensación

DESARROLLO TECNOLÓGICO: Tecnología dentro del equipo de procesos, conocimiento (Know how), procedimientos.

ABASTECIMIENTOS: Función de Compras.

ACTIVIDADES PRIMARIAS. Procesos Fundamentales. Core del negocio

ACTIVIDADES DE APOYO. Procesos Habilitadores

Michael PorterSubdivisión de la cadena de valor

CADENA DE VALOR EN LOS MACROPROCESOS

PROCESOS BÁSICOS- PRIMARIOS

CCLL

IIEENNTTEE

VALOR AGREGADO.

CALIDAD

VALOR AGREGADO.

CALIDAD

VALOR AGREGADO.

CALIDAD

V.A+c + +V.A+c V.A+c =

PROCESO APOYO- HABILITADORES

GESTIÓNADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

EL MACROPROCESO Y LA CADENA DE VALOR

C,C1 C,C2 C,C3 C,C4

VA1 VA2 VA3 VA4

P1 P2 P3 P4PE SC

EL SISTEMA DE PROCESOS QUE NO AGREGA EL SISTEMA DE PROCESOS QUE NO AGREGA VALOR O QUE SUS PRODUCTOS O SERVICIOS, VALOR O QUE SUS PRODUCTOS O SERVICIOS, NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS DEL NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE CONSTITUYE LA ORGANIZACIÓN CLIENTE CONSTITUYE LA ORGANIZACIÓN IMPRODUCTIVA Y SU FUTURO ES:IMPRODUCTIVA Y SU FUTURO ES:

SALIR DEL MERCADO

LA CADENA DE VALOR


LLa situación de competencia de una empresa en su negocio o a situación de competencia de una empresa en su negocio o Sector industrial, depende de cinco fuerzas: Sector industrial, depende de cinco fuerzas:

Proveedores Compradores

Sustitutos

Competidorespotenciales

Competidores en el Sector

Poder de negociación de los proveedores

Poder de negociación de los clientes

Amenaza de productos o servicios sustitutos

Amenaza de nuevos ingresos

Porter

Rivalidad entre los competidores existentes


Metodología

CONSTRUIR LA CADENA DE VALOR

Y EL MAPA DE PROCESOS DE LA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO


Paso 1: Analizar la competencia de la empresa en su Paso 1: Analizar la competencia de la empresa en su negocio:negocio:

A partir de la competencia interna, de los proveedores, los compradores (clientes), competidores potenciales y sustitutos, identificar la posición competitiva de la Superintendencia de Notariado y Registro. Identificar el comportamiento de las cinco fuerzas

Diligenciar el Formato 1

Paso 1: Analizar la competencia de la empresa en su negocio. Formato 1

Clientes:Ciudadanos,Estado,Sistema financiero,Empresas inmobiliarias o de construcción, compra y venta de propiedad raíz

Proveedores:SICE.Banco de proveedores de la Institución

Sustitutos:Monopolio del EstadoInterrelación registro – catastro con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

Competidores potenciales:Condición monopolística.IGAC

Competidores existentes:Monopolio rentístico del estado.Otros registros mineros, naval, automotriz, aéreo, etc.


Paso 2. Definición de los Procesos Fundamentales y los Paso 2. Definición de los Procesos Fundamentales y los Habilitadores para la definición de la cadena de valor .Habilitadores para la definición de la cadena de valor . Formato 2Formato 2

Se Identifican los procesos fundamentales: Que son aquellos que le responden directamente al cliente externo. Son los que están relacionados directamente con el negocio. Responden a los requerimientos del cliente para satisfacer sus necesidades. Recordar el concepto de eslabones.

Se identifican los procesos Habilitadores o de Apoyo: Habilitan o apoyan la gestión de los procesos fundamentales del negocio.

Los eslabones (anterior y posterior) o articulaciones ordenadas de Los eslabones (anterior y posterior) o articulaciones ordenadas de los procesos definen la cadena de valor.los procesos definen la cadena de valor.

Diligenciar el Formato 2

TIPOS DE PROCESOS (MACROPROCESOS)

Operativos- Básicos- Fundamentales. Core del negocio

Responden directamente ante el clienteProcesos: Urgencias, Consulta externa, Hospitalización,

ayudas diagnósticas

Apoyo-HabilitadorProveen de recursos, habilitan o apoyan la gestión de los procesos Operativos, Básicos o FundamentalesProcesos: Financiero, Logístico, Gestión Humana, abastecimiento

ControlVerifican y evalúan la gestión de los procesos en la organización.Proceso: Control Interno.Control de la calidad.Contraloría

CLIENTE


Orientación, Inspección Vigilancia yControl del

Servicio Notarial


Servicio Notarial

CLIENTE

CLIENTE

Cli

ente

in

tern

o

Cli

ente

In

tern

o

PROCESOS FUNDAMENTALES O CORE DEL NEGOCIO

PROCESOS HABILITADORES

Paso 2. Definición de los Procesos Fundamentales y los Habilitadores para la definición Paso 2. Definición de los Procesos Fundamentales y los Habilitadores para la definición de la cadena de valor. de la cadena de valor. FORMATO 2FORMATO 2

Gestión tecnológicaGestión Logística Gestión Financiera

Gestión ServicioRegistral


Gestión Humana

Atención al ciudadano

Atención al ciudadano

Gestión de comunicacionesGestión Jurídica

PROCESOS ESTRATEGIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN

Direccionamiento Estratégico Control interno

Definición de la Cadena de Valor Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus

productos o serviciosproductos o servicios. . Formato 3Formato 3

Teniendo en cuenta LOS PROCESOS definidos en la cadena de valor, se identifican los subprocesos (actividades esenciales de valor) y sus productos o servicios. Los productos y servicios se articulan con el decreto 412 de 2007 (última reforma administrativa de la SNR)Ejemplo:Proceso: Gestión Administrativa y FinancieraSubproceso: Administración de personalProducto o servicio: Liquidación de nómina

Es un producto final que sirve de insumo y análisis en la alineación estratégica Es un producto final que sirve de insumo y análisis en la alineación estratégica del rediseño y/o diseño de procesos. En esa fase de la mejora continua y del rediseño y/o diseño de procesos. En esa fase de la mejora continua y

estratégica, será ajustado con más detalle y análisisestratégica, será ajustado con más detalle y análisis

Diligenciar el Formato 3A


PROCESO:

Gestión Registral

Subproceso:

Gestión Servicio Registral

Producto/servicio

Registro de la propiedad inmobiliaria. Certificado de Tradición y libertad. Información al ciudadano sobre el registro de la propiedad inmueble. Acto administrativo sobre recursos de reposición y apelación. Informe control del registro de la propiedad inmobiliaria de la población desplazada (ley de justicia y paz y Estatuto de desarrollo rural). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:

Gestión Documental Registral

Producto/servicio

Guardar, conservar y custodiar la información registral: Físico y magnético. Expedir copias de documentos. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento).

Subproceso: Gestión Orientación, Inspección, vigilancia y control registral

Producto/servicio

Plan de visitas. Informes de visitas y toma de decisiones.

Resolución a los recursos de apelación o quejas (revocatoria directa). Estadísticas registrales. Orientación al ciudadano y a oficinas de registro de instrumentos públicos. Llevar el registro de los predios y territorios abandonados a causa de la violencia (ley 387 de 1997 y ley 1152 de 2007-Estatuto de desarrollo rural-). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento).

Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus



PROCESO:

Orientación,

Inspección

Vigilancia y

Control del Servicio Notarial

Subproceso:

Administración notarial

Producto/servicio

Certificaciones, reparto notarial, permiso y licencias, concepto sobre estudio hojas de vida notario, Actos administrativo de traslado de protocolos, Administración hojas de vida de notarios, autorización de ubicación de notarias. Políticas de capacitación de notarios (Investigación y capacitación: convenios y acuerdos de cooperación nacional e internacional.). Estadística notarial. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:

Orientación a Notarios y Cónsules

Producto/servicio

Instrucciones administrativas, informes de capacitación a notarios y cónsules. Orientación y directrices para el servicio notarial. Creación instituto de estudios notariales, con aportes de investigación en temas relacionados con gestiones notariales y registrales. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:

Gestión visititas integrales y especiales.

Producto/servicio

Plan de visitas.

Informes de visitas a notarios. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

Orientación,

Inspección

Vigilancia y

Control del Servicio Notarial

Subproceso:

Peticiones, quejas y reclamos en la gestión notarial

Producto/servicio

Actuaciones administrativas. Respuestas al ciudadano. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:

Procesos disciplinarios al Notario (control)

Producto/servicio

Fallos de primera instancia a procesos disciplinarios de notarios.Actuaciones administrativas. Respuestas al ciudadano. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

Servicio

al Ciudadano

Subproceso:

Gestión cultura de servicio

Producto/servicio

Estrategias y compromisos de servicio. Plan cultura de servicio.

Índices de satisfacción del ciudadano usuario.

Informes de “voz del cliente”. Mejores prácticas (ciudadano). Informes encuestas de satisfacción.

Planes de mejoramiento del desarrollo organizacional y del talento humano.

Informes de satisfacción e impacto del servicio. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:

Orientación al ciudadano, peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones

Producto/servicio

Información al ciudadano usuario. Orientación al ciudadano sobre los servicios prestados.

Informe de seguimiento.

Respuesta al ciudadano. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Subproceso:

Gestión de Mercadeo

Producto/servicio

Plan de mercadeo. Nuevos servicios (investigación mercados). Indicadores de satisfacción del cliente. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

Gestión tecnológica

Subproceso:Subproceso:

Gestión Gestión soporte soporte tecnológico tecnológico software y software y hardwarehardware

Producto/servicioProducto/servicio

Informes y estadísticas de apoyo tecnológico.Informes y estadísticas de apoyo tecnológico.

Informe sobre seguridad informática.Informe sobre seguridad informática.

Informe de mesa de ayuda.Informe de mesa de ayuda.

Informes de interventoría. Informes de interventoría. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Gestión Gestión mantenimiento mantenimiento software y software y hardwarehardware


Informes de mantenimiento software y hardware. Informes de mantenimiento software y hardware.

Inventario de renovación tecnológica.Inventario de renovación tecnológica.

Informes de interventoría. Informes de interventoría. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Investigación, Investigación, capacitación y capacitación y adaptación de adaptación de tecnologías tecnologías (Planificación (Planificación de informática)de informática)


Plan de tecnología (plan maestro informático)Plan de tecnología (plan maestro informático)

Informe de seguimiento plan maestro informático.Informe de seguimiento plan maestro informático.

Informes sobre nuevas tecnologías.Informes sobre nuevas tecnologías.

Informes sobre desarrollo y creación de tecnología. Estudios de costos en Informes sobre desarrollo y creación de tecnología. Estudios de costos en materia de tecnologías para preparar proyectos de inversión. Informe de materia de tecnologías para preparar proyectos de inversión. Informe de planes de capacitación nuevas tecnologías (informática). Informes de planes de capacitación nuevas tecnologías (informática). Informes de interventoría. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de interventoría. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de referencia para procesos de adquisición de tecnología (bienes y servicios). referencia para procesos de adquisición de tecnología (bienes y servicios). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

Gestión Logística


Gestión ComprasGestión Compras


Plan de compras. Actas comité de compras. Contratos. Informes sobre Plan de compras. Actas comité de compras. Contratos. Informes sobre compras y abastecimiento. Informes de seguimiento a compras. Informe de compras y abastecimiento. Informes de seguimiento a compras. Informe de interventorías de contratos. Informe de compras por Oficina de Registro. interventorías de contratos. Informe de compras por Oficina de Registro. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Gestión Almacén Gestión Almacén e Inventariose Inventarios


Informes actualización, control y codificación de inventarios. Informe de Informes actualización, control y codificación de inventarios. Informe de administración de activos. Informes costos de inventarios y articulación con administración de activos. Informes costos de inventarios y articulación con contabilidad. Informe de interventorías de contratos. Informe de almacén e contabilidad. Informe de interventorías de contratos. Informe de almacén e inventarios por Oficina de Registro. inventarios por Oficina de Registro. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Desarrollo y Desarrollo y Mantenimiento de Mantenimiento de la infraestructura la infraestructura físicafísica


Plan de desarrollo y mantenimiento. Informes de mantenimiento de la Plan de desarrollo y mantenimiento. Informes de mantenimiento de la infraestructura física. Informe de reposición de infraestructura. Informe de infraestructura física. Informe de reposición de infraestructura. Informe de interventorías de contratos. interventorías de contratos. Estudios de conveniencia para la elaboración de Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de referencia para procesos de adquisición de bienes y servicios. términos de referencia para procesos de adquisición de bienes y servicios. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Gestión de Gestión de correspondencia correspondencia y administración y administración documentaldocumental


Informes radicación, entrega y despacho de correspondencia. Informe manejo Informes radicación, entrega y despacho de correspondencia. Informe manejo documental ( administración documental). Informe de interventorías de documental ( administración documental). Informe de interventorías de contratos. contratos. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de referencia para procesos de adquisición de bienes y servicios. referencia para procesos de adquisición de bienes y servicios. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

Gestión Financiera


PresupuestoPresupuesto


Proyecto de presupuesto por vigencia. Presupuesto aprobado. Disponibilidad Proyecto de presupuesto por vigencia. Presupuesto aprobado. Disponibilidad presupuestal. presupuestal.

Liquidación presupuestal. Informes de ejecución presupuestal de ingresos y Liquidación presupuestal. Informes de ejecución presupuestal de ingresos y egresos.egresos.

Informes a entes de control. Informes a Ministerio de Hacienda y Crédito público.Informes a entes de control. Informes a Ministerio de Hacienda y Crédito público.

Informe presupuestal por Oficina de Registro. Informe presupuestal por Oficina de Registro. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Contabilidad Contabilidad y costosy costos


Informe de estados financieros. Informe de estados financieros.

Informe de costos (centro de costos). Informes a entes de control (Rendición de Informe de costos (centro de costos). Informes a entes de control (Rendición de cuentas). Informe de contabilidad y costos por Oficina de Registro. cuentas). Informe de contabilidad y costos por Oficina de Registro. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Tesoreria y Tesoreria y carteracartera


Boletín de caja diario. Plan de pagos. Informe de ubicación y administración de Boletín de caja diario. Plan de pagos. Informe de ubicación y administración de recursos financieros en sistema bancario. Informes de Pagos. Informes de recursos financieros en sistema bancario. Informes de Pagos. Informes de cartera (fondo de vivienda y pensiones). Informe de administración los recursos cartera (fondo de vivienda y pensiones). Informe de administración los recursos del fondo cuenta del notariado. Informe pagos a notarios. Informe de custodia de del fondo cuenta del notariado. Informe pagos a notarios. Informe de custodia de fondos de la SNR. Informe de inversiones financieras (TES). Informe de tesorería fondos de la SNR. Informe de inversiones financieras (TES). Informe de tesorería y cartera por Oficina de Registro. Informe de control de recaudos y aportes y cartera por Oficina de Registro. Informe de control de recaudos y aportes especiales (por notaría). especiales (por notaría). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

Gestión

Humana


Selección de Selección de personalpersonal


Lista de personas que cumplen requisitos para el cargo y Lista de personas que cumplen requisitos para el cargo y vinculación en provisionalidad y libre nombramiento y vinculación en provisionalidad y libre nombramiento y remoción. Informe sobre listas de elegibles de la comisión remoción. Informe sobre listas de elegibles de la comisión Nacional del Servicio Civil. Vinculación a carrera administrativa Nacional del Servicio Civil. Vinculación a carrera administrativa (Ley 909 de 2004, Decreto 775 de 2005). (Ley 909 de 2004, Decreto 775 de 2005). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Administración Administración de personalde personal


Plan estratégico de personal. Respuestas escritas y verbales a Plan estratégico de personal. Respuestas escritas y verbales a solicitudes del personal. Afiliación al SGSS (EPS, Fondos de solicitudes del personal. Afiliación al SGSS (EPS, Fondos de pensiones y ARP). Informe de planta de personal. Informe de pensiones y ARP). Informe de planta de personal. Informe de liquidación de nómina. Administración de hojas de vida y liquidación de nómina. Administración de hojas de vida y certificaciones. Informe de novedades de personal.certificaciones. Informe de novedades de personal.

Liquidación de personal. Estadísticas planta de personal. Liquidación de personal. Estadísticas planta de personal. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Gestión legal del Gestión legal del personalpersonal


Informes de verificación de cumplimiento de la normatividad Informes de verificación de cumplimiento de la normatividad laboral (vinculación, administración de la planta de personal, laboral (vinculación, administración de la planta de personal, derechos laborales y desvinculación). derechos laborales y desvinculación). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

Gestión

Humana

Subproceso: Subproceso:

Procesos Procesos disciplinarios disciplinarios internosinternos


Informe de procesos disciplinarios.Informe de procesos disciplinarios.

Fallos y conductas administrativas. Fallos y conductas administrativas.

Respuestas a entes de control. Respuestas a entes de control. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)

Gestión Salud Gestión Salud Ocupacional Ocupacional (higiene y (higiene y seguridad seguridad industrial)industrial)

Panorama de riesgos.Panorama de riesgos.

Informes de ejecución del panorama de riesgos. Programas Informes de ejecución del panorama de riesgos. Programas de mitigación panorama de riesgos (EPS y ARP).de mitigación panorama de riesgos (EPS y ARP).

Informe actividades de prevención ( capacitación, Informe actividades de prevención ( capacitación, brigadas, programas realizados).brigadas, programas realizados).

Informe de accidentes de trabajo y enfermedad profesional.Informe de accidentes de trabajo y enfermedad profesional.

Actas de inscripción del comité paritario ante el Ministerio Actas de inscripción del comité paritario ante el Ministerio de la Protección social.de la Protección social.

Actas de reunión del comité paritario.Actas de reunión del comité paritario.

Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

Gestión

Humana


Gestión del Gestión del desempeñodesempeño


Plan gestión del desempeño (planeación, ejecución y evaluación del Plan gestión del desempeño (planeación, ejecución y evaluación del desempeño). Informe de concertación de objetivos. Informe de evaluación desempeño). Informe de concertación de objetivos. Informe de evaluación del desempeño. Informe de reconocimientos y estímulos por desempeño. del desempeño. Informe de reconocimientos y estímulos por desempeño. Informe de acuerdos con gerentes públicos. Informe de acuerdos con gerentes públicos. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Gestión de Gestión de competenciascompetencias


Modelo de competencias.Modelo de competencias.

Informes de desarrollo y evaluación de competencias.Informes de desarrollo y evaluación de competencias.

Informe de requerimiento de capacitación por competencias. Informe de requerimiento de capacitación por competencias. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Gestión Gestión capacitación capacitación por por competenciascompetencias


Plan de capacitación por competencias (necesidades según procesos). Plan de capacitación por competencias (necesidades según procesos). Informe de ejecución del plan de capacitaciónInforme de ejecución del plan de capacitación

Informe de desarrollo de competencias según capacitación por servidor Informe de desarrollo de competencias según capacitación por servidor público. público. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Gestión Gestión bienestar bienestar laboral y laboral y estímulosestímulos


Plan de bienestar e incentivos. Informe de ejecución del planPlan de bienestar e incentivos. Informe de ejecución del plan

Informe de impacto por bienestar y estímulos. Informe de actividades Informe de impacto por bienestar y estímulos. Informe de actividades recreativas, culturales y deportivas. recreativas, culturales y deportivas. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

Gestión Comunicaciones


Comunicación Comunicación Corporativa Corporativa (Externa)(Externa)


Publicaciones corporativasPublicaciones corporativas

Plan de medios. Informe de administración del portal Plan de medios. Informe de administración del portal WEB de la Institución.WEB de la Institución.

Informe de comunicados a medios de comunicación.Informe de comunicados a medios de comunicación.

Creación de un medio de comunicación institucional Creación de un medio de comunicación institucional que informe periódicamente el sentido de las gestiones que informe periódicamente el sentido de las gestiones notariales y registrales y que responda a la necesidad notariales y registrales y que responda a la necesidad de acercar las instituciones públicas estatales al de acercar las instituciones públicas estatales al ciudadano.ciudadano.



Comunicación Comunicación InternaInterna


Plan de comunicación interna (políticas de Plan de comunicación interna (políticas de comunicación interna)comunicación interna)

Comunicados al personal.Comunicados al personal.

Periódico institucionalPeriódico institucional

Informe de la administración de la Intranet.Informe de la administración de la Intranet.





PROCESO:

Gestión Jurídica


Representación Representación judicial de la judicial de la entidadentidad


Informe sobre representación judicial.Informe sobre representación judicial.



Proactividad Proactividad normativanormativa


Informe sobre estudios de actualizaciones e interpretación Informe sobre estudios de actualizaciones e interpretación jurídica.jurídica.

Informe de investigación y divulgación de normas y Informe de investigación y divulgación de normas y jurisprudencia. jurisprudencia.

Conceptualización sobre proyectos de ley, decretos, circulares o Conceptualización sobre proyectos de ley, decretos, circulares o instructivos concernientes a la SNR y a los servicios prestados instructivos concernientes a la SNR y a los servicios prestados por notarios y Registradores.por notarios y Registradores.

Informe sobre lobby jurídico.Informe sobre lobby jurídico.

Informe sobre normas actualizadas.Informe sobre normas actualizadas.

Unificación de criterios jurídicos. Unificación de criterios jurídicos.

Preparación de instructivos y directrices en materia jurídica y Preparación de instructivos y directrices en materia jurídica y aplicación de normas para ser impartidas a los notarios y aplicación de normas para ser impartidas a los notarios y registradores.registradores.

Compilación de normatividad jurídica.Compilación de normatividad jurídica.





PROCESO:

Gestión Jurídica


Gestión legal Gestión legal (Jurídica)(Jurídica)


Informes sobre asesoría jurídica al despacho y a las Oficinas de Informes sobre asesoría jurídica al despacho y a las Oficinas de Registro.Registro.

Informe sobre conceptos jurídicos emitidos para usuarios del Informe sobre conceptos jurídicos emitidos para usuarios del servicio que prestan notarios, Registradores de instrumentos servicio que prestan notarios, Registradores de instrumentos públicos y funcionarios de la Institución. públicos y funcionarios de la Institución. Informes sobre apoyo Informes sobre apoyo jurídico a las áreas.jurídico a las áreas.

Informe de actualización jurídica. Informe de actualización jurídica.

Informes sobre respuestas a asuntos legales de la entidad. Informes sobre respuestas a asuntos legales de la entidad. Resoluciones de segunda instancia proferidas por el despacho del Resoluciones de segunda instancia proferidas por el despacho del (la) Superintendente (Procesos disciplinarios segunda instancia). (la) Superintendente (Procesos disciplinarios segunda instancia). Conceptuar sobre estudios relacionados con los servicios de Conceptuar sobre estudios relacionados con los servicios de notariado y registro realizados por la Oficina Asesora de notariado y registro realizados por la Oficina Asesora de Planeación. Trámites de consulta y derechos de petición. Planeación. Trámites de consulta y derechos de petición. Conciliaciones de prejudiciales y judiciales. Responder a Conciliaciones de prejudiciales y judiciales. Responder a derechos de petición y acciones de cumplimiento.derechos de petición y acciones de cumplimiento.

Efectuar cobros coactivos de los créditos a favor de la entidad e Efectuar cobros coactivos de los créditos a favor de la entidad e informar oportunamente sobre el avance de los negocios al informar oportunamente sobre el avance de los negocios al despacho del (la) Superintendente. despacho del (la) Superintendente.





PROCESO:DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO


Gestión Gestión planes, planes, programas y programas y proyectosproyectos


Formulación, inscripción y actualización de proyectos. Informes a Formulación, inscripción y actualización de proyectos. Informes a organismos externos (DNP) y de control. Formulación de planes organismos externos (DNP) y de control. Formulación de planes institucionales (Plan Estratégico institucional, planes anuales de institucionales (Plan Estratégico institucional, planes anuales de gestión, plan de desarrollo administrativo, plan de mejoramiento, plan gestión, plan de desarrollo administrativo, plan de mejoramiento, plan de gestión de calidad y MECI, Políticas). Asesorar al despacho en la de gestión de calidad y MECI, Políticas). Asesorar al despacho en la formulación de planes y acuerdos de gestión e indicadores. formulación de planes y acuerdos de gestión e indicadores. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Gestión Gestión seguimiento seguimiento a planes, a planes, programas y programas y proyectosproyectos


Listas de chequeo actividades de los proyectos. Informes de Listas de chequeo actividades de los proyectos. Informes de seguimiento a planes, programas y proyectos (avance físico y seguimiento a planes, programas y proyectos (avance físico y financiero). Informes de verificación ocular. Informes para entes de financiero). Informes de verificación ocular. Informes para entes de control. Informes de seguimiento a planes institucionales (PEI, Planes control. Informes de seguimiento a planes institucionales (PEI, Planes anuales de gestión, desarrollo administrativo, acuerdos de gestión con anuales de gestión, desarrollo administrativo, acuerdos de gestión con gerentes públicos). gerentes públicos). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


ProspectivaProspectiva


Estudios sobre tendencias globales del negocio. Estudios técnicos Estudios sobre tendencias globales del negocio. Estudios técnicos sobre aspectos del negocio. Informe sobre actualización normativa. sobre aspectos del negocio. Informe sobre actualización normativa. Estudios técnicos-económicos- financieros y administrativos Estudios técnicos-económicos- financieros y administrativos relacionados con el servicio notarial y registral (coordinación con relacionados con el servicio notarial y registral (coordinación con financiera para la formulación del presupuesto anual de la entidad y el financiera para la formulación del presupuesto anual de la entidad y el programa anual de caja). Estudios técnicos de creación, modificación, programa anual de caja). Estudios técnicos de creación, modificación, fusión, reubicación y supresión de círculos registrales y notariales. fusión, reubicación y supresión de círculos registrales y notariales. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO


Gestión de Gestión de la estructura la estructura organizacionorganizacionalal


Metodologías de desarrollo organizacional. Procesos diseñados, Metodologías de desarrollo organizacional. Procesos diseñados, rediseñados, documentados, mejorados y socializados rediseñados, documentados, mejorados y socializados (modelación de procesos-MECI. Gestión de riesgos) . Estudios de (modelación de procesos-MECI. Gestión de riesgos) . Estudios de estructura organizacional y estructura de cargos, roles y estructura organizacional y estructura de cargos, roles y posiciones. Agilización y modernización de trámites posiciones. Agilización y modernización de trámites ( racionalización de trámites). Orientación a las dependencias. ( racionalización de trámites). Orientación a las dependencias. Asesoría a la SNR y ORIPS en la implementación del sistema de Asesoría a la SNR y ORIPS en la implementación del sistema de medición y políticas estratégicas sobre estadísticas. medición y políticas estratégicas sobre estadísticas. Informes de Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)(anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)


Gestión Gestión integral de la integral de la calidad y calidad y servicio al servicio al ciudadanociudadano


Informes de capacitación, asesoría y socialización en calidad. Informes de capacitación, asesoría y socialización en calidad. Informes de calidad a entes de control. Plan cultura de servicio. Informes de calidad a entes de control. Plan cultura de servicio. Informes de “Voz del cliente”. Informe aseguramiento de la Informes de “Voz del cliente”. Informe aseguramiento de la calidad para certificación NTCGP:1000-2004. Plan de articulación calidad para certificación NTCGP:1000-2004. Plan de articulación calidad vs. MECI. Identificación de riesgo- acciones preventivas-. calidad vs. MECI. Identificación de riesgo- acciones preventivas-. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)mejoramiento)

Gestión Gestión estadísticaestadística

Estudios estadísticos sobre el negocio y compilación de Estudios estadísticos sobre el negocio y compilación de información estadística. Respuestas a solicitud de información, información estadística. Respuestas a solicitud de información, registros, hechos y datos sobre el negocio. Informes estadísticos registros, hechos y datos sobre el negocio. Informes estadísticos del servicio registral y notarial. Informes de auto evaluación y del servicio registral y notarial. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento)desarrollo administrativo y de mejoramiento)




PROCESO:

CONTROL DE LA

GESTIÓN

Subproceso:

Gestión evaluación independiente del Control interno.

Producto/servicio

Manual de control interno (elaborado y actualizado). Informe de Manual de control interno (elaborado y actualizado). Informe de evaluación independiente del sistema de control interno (verificación, evaluación independiente del sistema de control interno (verificación, evaluación, seguimiento al sistema de control interno -MECI-, de gestión evaluación, seguimiento al sistema de control interno -MECI-, de gestión de calidad, modelos de gestión pública, plan de desarrollo administrativo de calidad, modelos de gestión pública, plan de desarrollo administrativo y propuesta de cambios pertinentes). Informes de verificación de normas, y propuesta de cambios pertinentes). Informes de verificación de normas, procedimientos y controles contables, financieros, administrativos y de procedimientos y controles contables, financieros, administrativos y de sistemas de información de la SNR y de las ORIPS (verificación de sistemas de información de la SNR y de las ORIPS (verificación de estados financieros mediante análisis periódicos y selectivos). Informes estados financieros mediante análisis periódicos y selectivos). Informes para entes de control. Informes para equipo directivo. Informes de auto para entes de control. Informes para equipo directivo. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (PEI, anual de evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (PEI, anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Seguimiento y gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Seguimiento y evaluación a la administración del riesgo (mapas de riesgos)evaluación a la administración del riesgo (mapas de riesgos)

Gestión de auditorias integrales

Plan de auditorias en el nivel central y oficinas de registro. Informe de Plan de auditorias en el nivel central y oficinas de registro. Informe de auditorias (de sistemas, financieras e integrales). Informes de auto auditorias (de sistemas, financieras e integrales). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento).gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento).

Gestión asesoría en control de la gestión

Producto/servicio

Informes de asesoría en la implementación del modelo Estándar de Informes de asesoría en la implementación del modelo Estándar de control interno-MECI-. Accesoria al nivel central y oficinas de registro control interno-MECI-. Accesoria al nivel central y oficinas de registro aspectos relacionados con el control de gestión. Informes de auto aspectos relacionados con el control de gestión. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Sensibilización de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Sensibilización de la cultura de autocontrol de la gestión. Fomentar la cultura del la cultura de autocontrol de la gestión. Fomentar la cultura del autocontrolautocontrol




PROCESO:

CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

Subproceso: Producto/servicio

Subproceso: Producto/servicio




Una vez identificado cada proceso, se le tiene en cuenta las actividades esenciales y las tres categorías principales de medición de la gestión del proceso. Primera caracterización esencial para el diseño y/o mejoramiento y documentación del proceso.

Entradas (PE): Elementos que entran al proceso y se transforman.

Proveedores: Quien suministra los insumos, recursos, etc..

Proceso (T): Transformación de los insumos en productos/Servicios. Salida o resultado (SC): Resultado del proceso. Momento de verdadpara el cliente. Satisfacción del cliente. Diligenciar el Formato 4

Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.


PROCESOActividades de valor agregado

PROVEEDORES

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

RESULTADOS PARA EL CLIENTE

PEDIDOSINFORMACIÓNMATERIAS PRIMAS

MEDIDAS:Entrega a tiempoVolumen de pedidoTipo de pedidoDefectos de entrada

MEDIDAS:Tiempo de cicloCosto unitarioHoras producción

MEDIDAS:Entrega a tiempoPedido completoDefectos productoCosto total

MEDIDAS:SatisfacciónRepeticiónPreguntasMargenBeneficios

SERVICIOSPRODUCTOSSOPORTE

PROVEEDOR:Poder de negociación conEl Proveedor.

PE T SCDiligenciar Formato 4


CLIENTES:Poder de negociación con el cliente

Competencia:Competidores potencialesPosibles sustitutos


Nombre del proceso: Gestión RegistralProveedor Entradas Proceso ¿Qué hace?. Actividades

esenciales. Taxonomía procesos.Salida

Productos

Clientes

Ciudadanos usuarios del servicio. Unidad de Justicia y Paz de la fiscalía General de la Nación.

Población desplazada.

Documentos de propiedad (escrituras)

Sistema de información.

Informes de población desplazada.

Normatividad. Actos administrativos.

Solicitudes, peticiones.

Radicar, calificar y desanotar las diferentes solicitudes de registro de documentos.

Expedir el certificado de libertad y tradición.

Dar información al ciudadanos sobre el registro de la propiedad inmueble.

Guardar, conservar y custodiar la información registral: física y en medio magnético.

Expedir copias de documentos de propiedad inmueble

Proporcionar información a la Fiscalía General de la Nación en desarrollo de ley de Justicia y Paz.

Registrar las medidas cautelares y/o inscripción respecto a bienes rurales y urbanos para la reparación de las victimas.

Estudiar y resolver el recurso de reposición contra las notas devolutivas (primera instancia).

Atender y resolver las solicitudes sobre inclusión de predios abandonados por la población desplazada y registrar las medidas de protección (colectiva o individual).

Certificado de tradición y libertad. El registro o la nota devolutiva de un documento. Resoluciones, actos administrativos, comisiones de servicios. Información sobre la propiedad inmueble.

Respuestas a los ciudadanos usuarios del servicio.

Ciudadanos usuarios del servicio. Unidad de Justicia y Paz de la fiscalía General de la Nación.

Población desplazada. Entidades públicas. Servidores de las SNR.



Nombre del proceso: Gestión RegistralProveedor Entradas Proceso ¿Qué hace?. Actividades


Productos

Clientes

Funcionarios SNR nivel central. Oficinas de registro de instrumentos públicos. INCODER.

Programar, ejecutar y evaluar las visitas generales y especiales.

Estudiar y resolver el recurso de apelación de las notas devolutivas proferidas por las ORIPS. (segunda instancia)

Solicitar, recepcionar y procesar la información estadística registral.

Recibir y llevar el registro de los predios y territorios abandonados a causa de la violencia.

Orientación al ciudadano y Oficinas de Registro de Instrumentos públicos.

Hacer informes de auto evaluación y control de la Gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento.)

Informes de visitas. Informes estadísticos registrales.

Informes para la Fiscalía general de la Nación.



Nombre del proceso: Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial

Proveedor Entradas Proceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos.

Salida

Productos

Clientes

Cliente-ciudadano-, notarias y notarios, personas naturales y jurídicas, entidades del estado. Juzgados, DIAN, entes de control, Ministerio del interior y de justicia y Presidencia de la República, Gobernaciones, Municipios y DAS, embajadas y consulados.

Solicitudes de notarios, actos administrativos, sentencias, hojas de vida de notarios, decretos y resoluciones de nombramientos de notarios (segunda y tercera categoría), información del servicio notarial, escrituras para reparto notarial, computadores, impresoras y fotocopiadoras. Sistema de información integral. Quejas del ciudadano. Políticas de pagos subsidios.

Administración notarial: (Estudiar hojas de vida de notarios. Hacer reparto notarial. Expedir actos administrativos para el servicio notarial. Certificar ejercicio cargo de notario. Certificar antecedentes de notarios. Elaborar estadísticas de la actividad notarial. Elaborar y actualizar el directorio de notarios. Archivar y administrar hojas de vida de notarios. Elaborar instrucciones administrativas para notarios.

Orientar y definir directrices para el servicio notarial.

Crear y administrar Instituto de estudios notariales

Programar, planear, ejecutar y evaluar capacitación de notarios y Cónsules (capacitación notarial).

Planear, ejecutar y evaluar visitas integrales y especiales a notarios.

Adelantar los procesos disciplinarios a los notarios.

Resolver las peticiones, quejas y reclamos en la gestión notarial.

Orientación al ciudadano en la gestión notarial.

Elaborar informes de auto-evaluación y control de la gestión notarial.

Resoluciones, decretos, oficios y certificaciones.

Actas de reparto. Directorio de notarios. Informe de estadísticas notariales. Certificados ejercicio cargo de notario.

Plan de visitas e informe de visitas a notarios. Fallos en primera instancia a procesos disciplinarios de notarios. Respuestas al ciudadano. Informes de auto evaluación y control de la gestión

Notarios, Registradores de instrumentos públicos

Cliente-ciudadano-, personas naturales y jurídicas, entidades del estado. Entes de control. Ministerio del interior y de Justicia y Presidencia de la República. Embajadas y consulados.



Nombre del proceso: Servicio al CiudadanoProveedor Entradas Proceso ¿Qué hace?. Actividades


Productos

Clientes

Ciudadanos usuarios del servicio registral y notarial. Notarias. Los procesos de la SNR. Las oficinas de registro. Personas naturales y jurídicas de derecho privado o público.

Información registral y notarial. Normatividad. Solicitudes, llamadas telefónicas. Peticiones, quejas y reclamos. Felicitaciones.Políticas. Encuestas. Indicadores. Solicitudes. Informes

Orientación al ciudadano sobre los servicios prestados (registral y notarial- disponibilidad permanente).

Respuestas a peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones.

Elaboración y aplicación de herramientas para medir satisfacción del servicio (Nivel central y ORIPS).

Evaluación de políticas, estrategias y compromisos de servicio.

Elaboración y ejecución del plan cultura de servicio.

Formulación, ejecución y evaluación del plan de mercadeo.

Investigación de mercado para la prestación de nuevos servicios.

Definir y evaluar alianzas estratégicas con otras instituciones para la prestación del servicio (Ventanilla única, interrelación Registro-catastro)

Informes. Respuestas a peticiones, quejas y reclamos. Orientación al ciudadano. Plan cultura de servicio. Índices de satisfacción del ciudadano

Informes de encuestas y satisfacción del ciudadano

Plan de mercadeo. Indicadores de satisfacción

Ciudadanos usuarios del servicio registral y notarial. Notarias. Los procesos de la SNR. Las oficinas de registro. Entidades del Estado.



Nombre del proceso: Gestión TecnológicaProveedor Entradas Proceso ¿Qué hace?. Actividades


Productos

Clientes

Entidades del Estado.

Personas naturales o jurídicas especializadas en tecnología (casas fabricantes).

Políticas de gobierno.

Nuevas tecnologías. Sistemas de información. Hardware. Redes

Prestar soporte tecnológico (software y hardware) a los procesos de la SNR, nivel central , ORIPS notarias subsidiadas: Mesa de ayuda.

Gestionar la seguridad informática: Definir políticas y acciones para asegurar los hardware, software y datos.

Administración y compra de equipos de tecnología.

Investigación de nuevas tecnologías y su aplicación en la SNR.

Gestionar el mantenimiento tecnológico (software y hardware) a los equipos de la SNR, ORIPS notarias subsidiadas.

Hacer inventario de renovación tecnológica.

Elaborar, ejecutar y hacer seguimiento a plan de tecnología (plan maestro informático). Estudios de costos de nuevas tecnologías.

Capacitación en aplicación de nuevas tecnologías.

Administración, mejoramiento y desarrollo de nuevas tecnologías.

Administración y manejo de las bases de datos informáticas de la entidad.

Administrar el portal WEB de la institución.

Administración de las interfases de intercambios de información (otros sistemas integrados al Institucional).

Informe de auto evaluación y control de la gestión

Informes y estadísticas de soporte tecnológico y mesa de ayuda. Informes de mantenimiento y seguridad informática. Plan de tecnología. Informe. Informe sobre nuevas tecnologías. Portal WEB. Informes de capacitación informática. Registro de sistemas de información integrado. Inventarios de tecnología.

Oficinas de registro. Notarias, servidores públicos, Dependencias de la SNR. Entidades del Estado



Nombre del proceso: Gestión LogísticaProveedor Entradas Proceso ¿Qué hace?. Actividades


Productos

Clientes

Procesos de la SNR, ORIPS. Archivo general de la nación. SICE, Personas naturales y jurídicas públicas o privadas.

Normatividad.

Insumos ( bienes devolutivos o de consumo). Activos fijos.

Tecnología. Contratos. Correspondencia. Hallazgos de la contraloría.

Elaboración y ejecución plan de compras y contratación (nivel central y ORIPS) ( preparación de términos de referencia, estudios de conveniencia

Hacer seguimiento al plan de compras y contratación e informes de interventoría y supervisión.

Administrar inventarios ( control, codificación, bajas y seguimiento). Administración de activos y devolutivos- Nivel central y ORIPS.

Administración de proyectos de infraestructura física

Plan de mantenimiento y reposición de infraestructura.

Informe de interventoría de contrato.

Administración de almacén: recepción, ingreso y despacho de elementos al nivel central, ORIPS Y NOTARIAS

Administración de la correspondencia: Recepción, radicación y envió.

Elaboración y ejecución del programa de gestión documental: tablas de retención, valoración y transferencias.

Administración documental: gestión archivística.

Informes de auto evaluación y control de la gestión.

Contratos

Plan de compras.

Informes

Documentos para archivo.

Plan de mantenimiento y reposición. Archivos (físico o magnético)

Correspondencia

Registradores, notarios. Entidades públicas o privadas de naturaleza pública o privada. Procesos de la entidad (áreas de responsabilidad)



Nombre del proceso: Gestión FinancieraProveedor Entradas Proceso ¿Qué hace?. Actividades


Productos

Clientes

ORIPS, Notarios, Ministerio de hacienda. Personas naturales y jurídicas de naturaleza pública o privada. Procesos internos de la SNR.

Presupuesto aprobado por el Ministerio de Hacienda.

Normatividad. Actividades económicas: contratos, ordenes de pago, cuentas de cobro. Servicios prestados. Dinero, Facturas por servicios públicos. Listado de pensionados. Listado de notarios subsidiados. Liquidación de nómina de la SNR. Consignaciones. Tecnología (SIIF)

Formulación, presentación, aprobación, ejecución y liquidación final del presupuesto de la SNR: Informes de ejecución presupuestal: ingresos y egresos, disponibilidades, registros, reservas y vigencias futuras).

Distribución, seguimiento y control del presupuesto por ORIPS y nivel central.

Registro y elaboración de estados Financieros: Registro de hechos económicos, presentación y aprobación de estados financieros)

Direccionamiento de los costos por centros de costo.

Recaudo de los ingresos de la entidad por concepto de venta de servicios: ORIPS, Fondo de notarios.

Plan de pagos y pago de los compromisos económicos de la entidad ( a terceros, transferencias y subsidios notariales). Boletín de caja diario.

Gestión de cartera: Vivienda, pensiones, notarios. Seguimiento a la gestión cartera: plan de cobros de recursos de cartera.

Reportes al fondo de pensiones para pagos

Informes de a entes de control: presupuestal, contable y de tesorería.

Informes de auto evaluación y control de la gestión.

Ejecución presupuestal.

Informes .

Compromisos presupuestales: CDT y CRP.

Cheques, Pagos. Estados financieros

Informes de costos por actividades ( direccionados por centros de costo). Ordenes de cobro de cartera. Plan de cobros. Reportes SIIF.

ORIPS, Notarios, Ministerio de hacienda. Personas naturales y jurídicas de naturaleza pública o privada. Procesos internos de la SNR. Pensionados, fondos de pensiones. EPS, ARP. Ministerio del Interior y de Justicia.



Nombre del proceso: Gestión Humana



Salida

Productos

Clientes

ORIPS, Ministerio de hacienda (presupuesto) Personas naturales y jurídicas de naturaleza pública o privada. Procesos internos de la SNR y los servidores públicos. Sistema de información del gobierno: PERNO Y SUIP. Instituciones educativas. Fondos de pensiones, EPS, ARP

Hojas de vida.

Solicitudes.

Evaluaciones.

Programas de personal: EPS, ARP. Presupuesto gastos asociados a nómina y personal. Novedades.

Administración de personal: Vinculación del trabajador, inducción, vinculación al sistema general de seguridad social, desvinculación del personal. Elaboración y ejecución del Plan estratégico de personal: planeación del talento humano. Administración de hojas de vida y certificaciones.

Liquidación de la nómina: Registro de novedades y liquidación nómina.

Gestión legal del personal: Aplicación de las normas legales al manejo de personal: Relaciones sindicales, cumplimiento de requisitos, horarios, Afiliación al sistema general de seguridad social.

Gestión procesos disciplinarios internos.

Gestión salud ocupacional: COPASO, panorama de riesgos, relaciones con EPS y ARP. Programas de salud ocupacional.

Gestión del desempeño: Planeación, gestión del desempeño y evaluación.

Gestión por competencias: Desarrollo de competencia para la productividad. Plan de desarrollo de competencias.

Informes de evaluación. Planes

Liquidación de nómina.

Afiliaciones al sistema de seguridad social. Solicitudes e informes de evaluación y capacitación. Fallos de procesos disciplinarios. Certificaciones.

ORIPS, Ministerio de hacienda (presupuesto) Personas naturales y jurídicas de naturaleza pública o privada. Procesos internos de la SNR y los servidores públicos.

Fondos de pensiones, EPS, ARP


Nombre del proceso: Gestión Humana



Salida

Productos

Clientes

Capacitación por competencias: Plan de capacitación, ejecución y seguimiento.

Gestión de bienestar y estímulos: Plan de bienestar y estímulos: desarrollo de actividades: deportivas, culturales y recreativas. Estrategias de estímulos y definición de recursos y programas.

Informes de auto evaluación y control de la gestión


Nombre del proceso: Gestión ComunicacionesProveedor Entradas Proceso ¿Qué hace?. Actividades


Productos

Clientes




Salida

Productos

Clientes

Nombre del proceso: Gestión Jurídica




Salida

Productos

Clientes

Nombre del proceso: Control interno disciplinario




Salida

Productos

Clientes

Todos los procesos.

Servidores públicos de la SNR

Ciudadanos- clientes externos.

Departamentos

Municipios

Oficinas de Registro

Ministerio del interior y de Justicia.

Ministerio de Hacienda.

Notarios.

Solicitudes

Informes

Planes.

Información de requerimiento de proyectos.

•Formulación y seguimiento de planes, programas, políticas y proyectos.•Diseño, rediseño y mejoramiento continuo de procesos.•Gestión de la calidad y cultura del servicio. Certificación NTCGP1000:2000•Liderar en la SNR, el montaje, socialización y desarrollo del Modelo estándar de control interno de las entidades del Estado-MECI-•Estudios técnicos de creación, supresión y reubicación de círculos notariales y regístrales.•Formulación y seguimiento del proyecto de presupuesto (con Gestión financiera).•Articulación de planes y actividades esenciales con Entidades del Estado: Planeación Nacional, Ministerios de Hacienda e Interior y Justicia, entre otras.

Plan estratégico institucional PEI.

Planes anuales de gestión.

Proyectos formulados, inscritos y actualizados en DNP.

Informes de evaluación y seguimiento.

Procesos mejorados y racionalización de trámites.

Informes de gestión de calidad y de cultura de servicio.

Estudios técnicos.

Proyecto de presupuesto.

Informes para entidades del Estado.

Todos los procesos.

Municipios

Departamentos

Ciudadanos

Ministerio del Interior y de Justicia.

Ministerio de Hacienda

Departamento Nacional de Planeación.

Los servidores públicos SNR

Entidades del Estado

Oficinas de registro.

Notarios.

Nombre del proceso: Direccionamiento estratégico Formato 4



Nombre del proceso: Control de la Gestión



Salida

Productos

Clientes

Procesos del nivel central y oficinas de registro.

Servidores públicos de la institución. El ciudadano usuario de los servicios. Entes externos: DAFP, Ministerio del interior y de justicia, Presidencia, Contraloría General de la República y Contaduría general de la nación

Información de los procesos y de las ORIPS.

Normatividad.

Manual de procesos y procedimientos.

Información estadística. Planeas, programas y proyectos. Metodologías de diferentes entes.

Asesoría y seguimiento a plan de mejoramiento para la CGR.

Elaboración de informes al sistema de control interno (contable).

Elaboración de informes a organismos de control: CGR, DAFP, Ministerio del Interior y de justicia, presidencia.

Seguimiento y evaluación a la administración de riesgos en el nivel central y en las ORIPS (mapa de riesgos).

Sensibilización y capacitación en cultura del autocontrol.

Realizar auditorias integrales: Financiera, sistemas y calidad.

Análisis y evaluación de controles a los procesos y procedimientos.

Asesoría, seguimiento y evaluación a SGC-MECI.

Informes de seguimiento y evaluación.

Informes de auditoria.

Informes de asesoría y capacitación.

Informes para entes de control. Informes para equipo directivo.

Dependencias de la SNR nivel central y Oficinas de registro de Instrumentos públicos.

Entidades externas: DAFP, Contaduría, Contraloría general de la República, Presidencia. Funcionarios de la entidad. Equipo Directivo de la entidad.


Paso 5. Construcción final de la cadena de valor. Formato 5

Analizar la cadena de valor inicial definida desde los procesos.Analizar las actividades esenciales de cada proceso.Analizar las medidas de cada proceso.Analizar PETSC.

Con base en los pasos anteriores, definir la cadena de valor de la Superintendencia de Notariado y Registro.


CLI

ENTE

CLI

ENTE

Cadena deValor del proveedor

Cadena deValor del Cliente

Actividades Primarias

Actividades de Soporte

Clie

nte

Inte

rno

Cliente con necesidadesidentificadas

Cliente Satisfecho

Margen

Paso 5. Construcción final de la cadena de valor. Formato 5



Servicio Notarial

Servicio al Ciudadano

Clie

nte

Inte

rnoGestiónHumana

GestiónTecnológica

GestiónLogística

GestiónFinanciera

GestiónJurídica

GestiónComunica

ciones

Direccionamiento Estratégico

Control interno

Estrategia y control de la Gestión

Clie

nte

Inte

rno

Clie

nte

Inte

rno


Paso 7. Diseñar el mapa de procesos de acuerdo con la cadena de Paso 7. Diseñar el mapa de procesos de acuerdo con la cadena de

valor. valor. Formato 7Formato 7

Tomando como base los Procesos y subprocesos, agrupados en Actividades Primarias y de Soporte y la Cadena de Valor Final de la SNR, se detalla el Mapa de ProcesosMapa de Procesos, para luego definir la Macroestructura de la Macroestructura de la Superintendencia de notariado y registro.Superintendencia de notariado y registro.

El mapa de procesos y la macroestructura son parte esencial de la estrategia, El mapa de procesos y la macroestructura son parte esencial de la estrategia, con la cual la SNR le responde al ciudadano con la oportuna prestación con la cual la SNR le responde al ciudadano con la oportuna prestación de los servicios.de los servicios.

Observaciones:

1. Se debe tener en cuenta la estructura actual.

2. Se tiene en cuenta la cadena de valor. La macroestructura debe ser coherente

3. “La estructura sigue a la estrategia”

4. ¿Cómo se imaginan la macroestructura de la SNR, para responder a los retos estratégicos del 2011?. Por favor dibuja esa Macroestructura. Sueña y piensa en el ciudadano-cliente- al que debemos deleitar y generarle felicidad con el servicio.

GE

ST

IÓN

DE

PR

OC

ES

OS

GE

ST

IÓN

DE

PR

OC

ES

OS

CONTROL INTERNO

GESTIÓN REGISTRAL ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL

SERVICIO AL CIUDADANO

Cli

ente

In

tern

o

Cli

ente

In

tern

o

Cli

ente

- ci

ud

adan

o

Cli

ente

-ciu

dad

ano

HABILITADORES

MISIONALES ESTRATEGIA

Gestión servicio Registral

Gestión documental Registral

Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión registral.

Administración Notarial

Vigilancia de la gestión notarial

Control de la gestión notarial

Orientación y servicio al ciudadano

Gestión mercadeo

GESTIÓN HUMANA GESTIÓN FINANCIERAGESTIÓN LOGÍSTICA

INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN

GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN TECNOLÓGICA

Selección de personal Administración y gestión legal

del PersonalGestión salud ocupacional

Gestión de desempeñoGestión capacitación

Gestión competenciasGestión bienestar laboral y estímulos

Gestión Presupuesto

Gestión Tesorería y cartera

Gestión Contabilidad y costos

Gestión compras y contratación

Gestión almacén e inventarios

Diseño y Mantenimiento de la Infraestructura física

Gestión Correspondencia y Administración documental

Investigación y capacitación

Representación judicial

Proactividad normativa

Gestión legal

Gestión recursos de tecnología

Gestión incorporación de tecnología

MAPA DE PROCESOS SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Inspección de la gestión notarial

Recaudos y subsidios notariales

Gestión administrativa registral

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Gestión de planes, programas y proyectos

Estructura y modelación de procesos

Gestión de la calidad-MECI-

Gestión Prospectiva Gestión estadística

Cultura de servicioGestión Ética G

estión

de la evalu

ación

ind

epen

dien

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CONTROL DE LA GESTIÓN

CONTROL DISCIPLINARIO

GESTIÓN ÉTICA

Control Interno Disciplinario

GESTIÓNCOMUNICACIONES

Comunicación Primaria

Comunicación Secundaria

Gestió

n d

el auto

con

trol

GESTIÓN DE POLÍTICAS Y DIRECTRICES DE LA DIRECCIÓN

Gestión del cambio

GESTIÓN ESTRATÉGICA

Superintendencia delegada NotariadoSuperintendencia delegada Registro

Dirección Registro Dirección

Gestión notarialInvestigación y capacitaciónJurídica

Control interno

Secretaría General

Control interno Disciplinario

Dirección financiera

Consejo DirectivoMacroestructura SNR

PlaneaciónInformática

Superintendente

Oficinas de Registro

GE

ST

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DE

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CONTROL INTERNO

GESTIÓN REGISTRAL ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL

SERVICIO AL CIUDADANO

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HABILITADORES

Gestión servicio Registral

Gestión documental Registral

Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión registral.

Administración Notarial

Vigilancia de la gestión notarial

Control de la gestión notarial

Orientación y servicio al ciudadano

Gestión mercadeo

GESTIÓN HUMANA GESTIÓN FINANCIERAGESTIÓN LOGÍSTICA

INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN

GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN TECNOLÓGICA

Selección de personal Administración y gestión legal del PersonalGestión salud ocupacionalGestión de desempeñoGestión capacitaciónGestión competencias

Gestión bienestar laboral y estímulos

Gestión Presupuesto

Gestión Tesorería y cartera

Gestión Contabilidad y costos

Gestión compras y contratación

Gestión almacén e inventarios

Diseño y Mantenimiento de la Infraestructura físicaGestión Correspondencia y Administración documental

Investigación y capacitación

Representación judicial

Proactividad normativa

Gestión legal

Gestión recursos de tecnología

Gestión incorporación de tecnología

Inspección de la gestión notarial

Recaudos y subsidios notariales

Gestión administrativa registral

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Gestión Ética Gestió

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CONTROL DE LA GESTIÓN

CONTROL DISCIPLINARIO

GESTIÓN ÉTICA

Control Interno Disciplinario

GESTIÓNCOMUNICACIONES

Comunicación Primaria

Comunicación Secundaria

Gestió

n d

el auto

con

trol

Gestión de planes, programas y proyectos

Gestión de la calidad-MECI-

Gestión Prospectiva Gestión estadística

Cultura de servicio

Estructura y modelación de procesos

ESTRATEGIA

GESTIÓN DE POLÍTICAS Y DIRECTRICES DE LA DIRECCIÓN

MISIONALES

Gestión del cambio

Etapa 2. Cadena de Valor Snr

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