Etapas Del Proceso Administrativo Clase 1

Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud

Etapas del Proceso

Administrativo

octubre de 2012

Definicin

Es una consecucin de fases o etapas

a travs de las cuales se lleva a cabo

la prctica administrativa.


Proceso Administrativo


Caractersticas

Esta formado por un conjunto de fases o etapas que se utilizan de manera cclica.

Su principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de

eficiencia.

Estimula la innovacin y el progreso.

Fomenta el desarrollo de una filosofa y cultura gerencial y empresarial.



Etapas del Proceso Administrativo

AUTOR ETAPAS DEL PROCESO ADMINSITRATIVO

Henry Fayol Previsin, Organizacin, Comando, Coordinacin y Control

Koontz & ODonell Planeacin, Organizacin, Integracin, Direccin y Control

George R. Terry Planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control

Agustn Reyes Ponce Previsin, Planeacin, Organizacin, Integracin, Direccin y Control

Burt K. Scanlan Planeacin, Organizacin, Direccin y Control

En la actualidad la divisin de Burt K. Scanlan es la mas aceptada y utilizada.

Cada autor divide segn su criterio el proceso en diferentes partes, pero esto solo se refiere al grado de anlisis del proceso,

ya que el contenido es el mismo para todos.


Etapas del Proceso Administrativo

Fase de Mecnica.

Planificacin.

Organizacin.

Fase Dinmica.

Direccin.

Control.


Planeacin

PRIMERA ETAPA



Planeacin

DEFINICIONES SEGN VARIOS AUTORES:

KOONTZ O DONNELL.- Es la funcin administrativa que consiste en seleccionar entre diversas alternativas, los objetivos, las polticas, los procedimientos y los programas de una empresa.

TERRY.- Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.


Planeacin


BURT K. SCANLAN.- Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

REYES PONCE.- La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.


Fases

Determinacin de Objetivos a alcanzar Los objetivos son la expresin de una situacin que queremos vivir en el futuro.

Deben ser:

-especfico - realista - verificable - tener un

plazo - incluir metas intermedias - plantear un

desafo - plantear un compromiso.

Planeacin


Toma de decisiones: Para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un proceso de comparar alternativas posibles y elegir las ms adecuadas.

Diagnstico Alternativas posibles Evaluacin de alternativas Seleccin Ejecucin (Resultados)

Fases

Planeacin


Elaboracin de planes.

Consideramos dos o ms tipos, de acuerdo a una jerarqua de la planeacin:

Planificacin estratgica es la planeacin

ms amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia.

Planificacin tctica realizada a nivel departamental.

Planificacin operativa realizada para cada actividad, ms detallada y de corto plazo.

Fases

Planeacin


Planeacin

Principales caractersticas

Es un proceso permanente y continuo

Est siempre orientado hacia el futuro

Busca la racionalidad en la toma de decisiones

Busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas

La planeacin es sistmica considera sistemas y subsistemas que la conforman


Planeacin

Principales caractersticas

La planeacin es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayor

Es una tcnica de asignacin de recursos

Es cclica, permite evaluacin y medicin para establecer nueva planeacin

Es una funcin del proceso que interacta con las dems

Es una tcnica de coordinacin e integracin

Es una tcnica de cambio e innovacin


Organizacin

SEGUNDA ETAPA



Organizacin

FAYOL.- La organizacin abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo as, esttica y limitada.

TERRY.- Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignados a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas.



SHELDON.- El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar con los elementos necesarios para su ejecucin, de tal manera que las labores que as se ejecuten sean los mejores medios para la aplicacin eficiente sistemtica, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles.

KOONTZ Y O DONNEL.- Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos... Y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa.

Organizacin



REYES PONCE: Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.

Organizacin



Formas de Organizacin

Formal. Es una estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patrn de relaciones entre sus componentes, el que conducir al logro eficaz del objetivo. Es resultado de una decisin explcita.

Informal. Comprende aquellos aspectos del sistema que

no han sido formalmente planeados, pero que surgen

espontneamente en las actividades e integraciones de los

participantes,en la organizacin.


Tipos de Organizacin

Lineal: Autoridad nica basada en la jerarqua con centralizacin de una autoridad. La estructura es piramidal (La cabeza siempre arriba).

Funcional: Es la basada en las funciones, establece canales directos de comunicacin, descentraliza decisiones...

Staff: Combina las dos anteriores, maximiza las ventajas y minimiza las debilidades.. Especializacin tcnica.


Principios de Organizacin * Especializacin.

Dividir el trabajo, cada empleado a una actividad ms limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisin y destreza.

* Unidad de mando.

Para cada funcin debe existir un solo mando.

* Equilibrio de autoridad responsabilidad.

Precisar el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerrquico, estableciendo la autoridad correspondiente a aquella.


Principios de Organizacin

* Equilibrio de direccin control.

A cada grado de delegacin debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.

* Definicin de puestos.

Definir por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por este la unidad de trabajo impersonal especfico.


Organizacin

Se concepta como una estructura y como un proceso.

Segn la divisin cuatripartita del proceso administrativo. La

organizacin comprende determinar la estructura de

funciones, niveles jerrquicos y obligaciones, as como la

seleccin, introduccin y articulacin de los elementos

humanos y materiales, (lo que en otras divisiones se llama

Integracin).


Humanos Materiales

- Reclutamiento - Finanzas

- Seleccin y contratacin - Compras

- Induccin - Produccin

- Capacitacin - Mantenimiento

- Desarrollo - Comercializacin o prestacin de servicios

- Carrera Institucional

Organizacin


En Resumen es:

Determinar que tareas sern llevadas a cabo. Como se realizarn. Quin las ejecutara. Como estarn agrupadas. Quin depende de quin. Dnde se tomaran las decisiones.

Organizacin


Direccin

TERCERA ETAPA



Direccin


FAYOL: la direccin es dirigir, guiar y orientar el

personal. Conduce la organizacin a funcionar.

GULIK: es la tarea continua de tomar decisiones e

incorporar en rdenes e instrucciones especficas

y generales, adems de asumir el liderazgo de la

empresa.

Direccin



La direccin esta directamente relacionada con la

accin y actuacin sobre los recursos humanos de

la empresa.

Las personas necesitan aplicarse en sus cargos y

funciones, entrenarse, guiarse y motivarse para

alcanzar los resultados que se esperan de ellas.

Direccin


Conducir, Guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados

ejecutar planes Lograr objetivos de un organismo social.

Direccin

Funciones


*Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

*Motivacin.

Direccin

Funciones


*Gua o conduccin de los esfuerzos de los

subordinados.

*Comunicacin.

*Supervisin.

*Alcanzar las metas de la organizacin.

Direccin

Funciones


Direccin

Principios

* Coordinacin de intereses.

* Impersonalidad del mando.

* La va jerrgica.

* Resolucin de conflictos.

* Aprovechamiento de conflictos.

Control


CUARTA ETAPA



Control

Tiene como fin sealar las debilidades y

errores a fin de rectificarlos e impedir que se

produzcan nuevamente.

Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.



Control

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los

planes, diagnosticando la razn de las

desviaciones y tomando las medidas

correctivas necesarias.

Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos

vayan de acuerdo con los planes

establecidos.



Requisitos de un buen control

Correccin de fallas y errores

Previsin de fallas o errores futuros

Control


Importancia

Crear mejor calidad

Enfrentar el cambio

Producir ciclos ms rpidos

Agregar valor

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

Control


Elementos

El control es un proceso cclico y repetitivo.

Est compuesto de cuatro elementos que se

suceden:

Establecimiento de estndares

Evaluacin del desempeo

Comparacin del desempeo con el estndar establecido

Accin correctiva

Control


reas

rea de produccin

rea comercial

rea financiera

rea de recursos humanos

Control


Pasos del proceso

Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento

Medir los resultados

Tomar medidas correctivas

Retroalimentacin

Control


Principios

Equilibrio

Objetivos: De la oportunidad

De los objetivos

De las desviaciones

De la costeabilidad

De excepcin

De la funcin controladora

Control


Reglas

Hay que distinguir los pasos o etapas de todo control

Deben reflejar la estructura de la organizacin

Hay que tener en cuenta la naturaleza de la funcin controladora

Deben ser flexibles

Deben reportar rpidamente las desviaciones

Deben ser claros para todos cuantos han de usarlos

Deben llegar lo ms concentrados posibles a los altos niveles administrativos

Deben conducir por s mismos de alguna a la accin correctiva

Control


Tolerancias

El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los estndares o planes

Una cierta cantidad de variacin ocurrir normalmente como resultado de la

casualidad

Control


Tipos de control segn su periodicidad

Preliminar

Concurrente

De retroalimentacin


Tcnicas para el control

Contabilidad

Auditoria

Presupuestos

Reportes, informes

Formas

Archivos (memorias de expedientes)

Computarizados

Mecanizados

Grficas y diagramas

Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.

Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.

Mtodos cuantitativos Redes Modelos matemticos Investigacin de operaciones Estadstica Clculos probabilsticas


Fallas en el proceso de control

Cacera de brujas

Esparcimiento de la responsabilidad

Obsesin

Nostalgia


Cuadro de mando o de control

FACTORES DE XITO DEFINICIN ASPECTOS CLAVES

EFICACIA

Cumplimiento de metas. Mide el

grado porcentual de cumplimiento

con respecto a una meta

Adecuacin de recursos Costo-Efectividad Costo-Beneficio

EFECTIVIDAD Congruencia entre lo planificado y los

logros obtenidos en el tiempo.

Metas formuladas Cumplimiento de metas Logros Gestin

RESULTADO/RELEVANCIA

Para qu se investiga. Mide el total

alcanzado.

Pertinencia Impacto Oportunidad

PRODUCTIVIDAD

Capacidad transformadora del

conocimiento producido. Mide la

relacin costo-producto

Cobertura Costos Calidad

DISPONIBILIDAD DE

RECURSOS

Con qu se dispone y cunto se

requiere?

Humanos Materiales Financieros


Bibliografa 1.- Chiavenato, I. Administracin, Teora, Proceso y Practica. Bogota,

Colombia. Ed. Mac Graw Hill, 2001.

2.- http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/658.848-

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3.- Robles Valds, G. Alcrreca Joaqun, C. ADMINISTRACIN: Un enfoque interdisciplinario, Pearson Educacin, Mxico, 2000. http://books.google.com/books?id=DWOvfppvWn4C&printsec=frontcover&h

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4.- Hernndez Y Rodrguez, S. INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN: Un enfoque terico prctico, Mxico, DF, Mc Graw Hill Interamericana, 1994.

5.- Robbins, S. Decenzo, D. Fundamentos de administracin: conceptos esenciales y aplicaciones 3. Ed. Pearson Educacin, Mxico, 2002. http://books.google.com.mx/books?id=yly3Ak0GLykC&printsec=frontcover&

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6.- Reyes Ponce, A. Administracin por objetivos 10 ed. Limusa Noriega, Mxico, 1985.

7.- DE CASTRO Emilio; GARCA DEL JUNCO Julio. Administracin y

Direccin. 2001. Espaa: McGraw - Hill Interamericana de Espaa, S.A.

8.- CHIAVENATTO Adalberto. Administracin: Proceso Administrativo. Tercera

Edicin. Colombia: Makron Books Do Brasil Editora, LTDA.

9.- IVANCEVICH John M; LORENZI Peter; SKINNER J. Steven. Gestin:

Calidad y Competitividad. 1997. Espaa: McGraw - Hill Interamericana de

Espaa, S.A.

10.- STONER James A. F. Stoner; FREEMAN Edward R. Administracin, 1996,

Sexta Edicin, Mxico: Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.

11.- CALLEJAS GONZLEZ Aquilino. Los Alcances del Control de Gestin.

2002. Director de la especializacin de finanzas y Administracin Pblica.

Bibliografa

12.- ROYERO Jaime. Modelo de control de gestin para sistemas de

investigacin universitarios. 2002. Instituto Universitario de Tecnologa Jos

Antonio Anzotegui.

13.- KOONTZ, Harold y ODONELL CIRIL, Welhrich. Administracin. Mxico: Editorial Mc Graw and Hill. 1985.


Bibliografa

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