Etica Profesional para las Secretarias
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Material de Ética Profesional 1
ETICA PROFESIONAL PARA SECRETARIADO
¿QUÉ SE ENTIENDE POR ÉTICA PROFESIONAL?
Todo el mundo comprende casi “por instinto” que la ética es un valor. Pero son
muy pocos los que se dan cuenta del porqué y del alcance de la Ética.
Ser éticos no es nada fácil y pocas profesiones lo saben tan bien como el
periodismo.
Abordar la ética desde el punto de vista de la comunicación presenta no pocas
dificultades. Cuando hablamos de Ética profesional nos referimos a dos
cuestiones bien distintas, dos campos diferenciados en cuanto a la lógica que los
organiza. Por un lado, tenemos la dimensión normativa, y por otro la dimensión del
sujeto con sus derechos y deberes como persona. Estos dos campos conllevan
modos diversos de abordar cuestiones fundamentales. Si se hace énfasis en la
norma, la deontología, los códigos y la ley en general constituirían el principal
objeto de estudio. Esta perspectiva de la ética profesional presenta no pocos
inconvenientes, el primero de todos es la imperfección propia de toda norma, que
tiene su fundamento en el anonimato del individuo considerado por la ley.
Un segundo movimiento de la ética prefiere insistir no tanto en la ley sino más bien
en la dimensión del sujeto, a su dimensión social y singular. Desde esta
perspectiva, el sujeto ya no es anónimo, sino que tiene un nombre y un apellido,
una familia y unos amigos, y un conjunto de relaciones que la ley no puede
considerar en toda su riqueza y complejidad. De todos modos, la ética que hace
énfasis en la dimensión del sujeto es una ciencia normativa porque especifica lo
que es bueno y lo que es malo. La ética fija la “norma” de la conducta humana. Es
una norma íntima al ser mismo del hombre, que se hace mejor al cumplirla o se
envilece violándola. La acción humana sólo puede ser comprendida de modo
adecuado si se asume el punto de vista del sujeto agente, si se la considera
enmarcada en un proyecto interior que mira a un fin conocido y querido como
bueno, siendo ese proyecto la razón que explica por qué se llega a tomar una
decisión y no otra.
* Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la
buena fe en sus actos y ser una persona honrada.
* Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la información y
hechos de los que pudiese conocer en función a su cargo en el ejercicio de su
profesión.
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* El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de
Secretaria, además que existen países en las que sus leyes protegen este
principio, por lo tanto una Secretaria no divulgará, ni podrá poner en conocimiento
de otras empresas, temas que no le hayan sido autorizados específicamente
hablar de ellos.
* La discreción es un principio fundamental, la información empresarial y a título
personal de sus ejecutivos no debe ser divulgada.
* Por un principio de ética la secretaria no debe copiar documentación y archivos
que la empresa los considere como confidenciales, más aún descuidarse con
estas copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas
para afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma extorsiva.
PERFIL DE UNA SECRETARIA
Personalidad equilibrada y pro-activa.
Autoestima positiva.
Capacidad de adaptación a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposición para trabajar en equipo.
Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
Espíritu de superación.
Flexibilidad·
Sentido de humor.
FUNCIONES Preparar los documentos técnicos que le asignen los órganos de la CITEL y
los documentos de trabajo para sus reuniones.
Actuar como Secretario Técnico de las reuniones de la Asamblea.
Velar porque las actas, decisiones, documentos y proyectos de resolución
de todos los órganos que estén de acuerdo con las disposiciones de la Carta de la
Organización, los mandatos de la Asamblea General.
Recibir la correspondencia oficial relacionada y darle el trámite
correspondiente y tramitar las comunicaciones que conciernan al trabajo de la
Secretaría.
Ejecutar las decisiones y encargos que le indiquen los distintos órganos de
la CITEL.
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Colaborar con el Presidente en la elaboración del anteproyecto de temario
de cada reunión de la Asamblea.
Preparar documentos, estudios e informes necesarios para las reuniones
de la Asamblea.
Informar por escrito a los Estados miembros la fecha y sede de celebración
de las reuniones Ordinarias y Extraordinarias de la Asamblea.
ACTITUD
En general cuando se aborda el tema de la ética profesional se toma una de estas
dos dimensiones dejando aparcada a la otra. En efecto, existe la posición de
aquellos que toman como única referencia la letra de los códigos: qué está
permitido y qué está castigado hacer a un periodista en sentido amplio. No
siempre los profesionales demuestran un conocimiento cabal de las normativas,
ya sea para ajustarse a ellos o para descartarlos. Una crítica –injustificada- que se
hace a los profesionales que conciben así el ejercicio de su profesión es que
tomar las normativas como referencia para su acción significará interrumpir y
retrasar el trabajo, y desplazar el centro de atención hacia cuestiones que no son
esenciales.
Otra posición, en cambio, prefiere obviar por completo las normas jurídicas
vigentes. Se verifica la idea de una relación de exclusión entre el campo
deontológico y la dimensión práctica del ejercicio periodístico. Se ve con
escepticismo –incluso con cinismo- la relación entre la ética profesional y la
dimensión ética del sujeto.
Como es sabido, la deontología refiere a los deberes relativos a una práctica
determinada, los cuales están plasmados generalmente en los llamados “códigos
de ética”. La ética profesional aborda el estudio de los derechos y deberes de los
periodistas y comunicadores, no sólo en su dimensión individual sino también
social, en el contexto de una tradición y de unas costumbres sin las cuales no
sería posible hablar de comportamientos éticos.Publicado por FERNANDO PALACIO domingo, 7 de agosto de 2011
ETICA PROFESIONAL
Los valores y las normas generales de conducta en la práctica diaria, propician la
necesidad de contar con un Código de Ética y Conducta, que nos sirva de guía en
nuestro comportamiento y desempeño personal y profesional, y que impulse a
generar la confianza y credibilidad de la ciudadanía, al cumplir con eficiencia y
transparencia en las funciones encomendadas.
VALORES
HONESTIDAD
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LEALTAD
JUSTICIA
LABORIOSIDAD
RESPETO
SOLIDARIDAD
RESPONSABILIDAD
FORTALEZA
DISCRECIÓN
CONDUCTAS QUE DEBEMOS APLICAR EN NUESTRO DIARIO DESEMPEÑO
PERSONAL Y LABORAL, Y QUE SE DESCRIBEN POSTERIORMENTE DEL VALOR
RESPECTIVO.
HONESTIDAD
Pensar y actuar en base a la verdad con coherencia y transparencia en
cada una de las actividades, como persona y servidor público encaminado
alcanzar el bienestar de la colectividad.
JUSTICIA
Ser imparcial ante situaciones que comprometan nuestra integridad como persona
y servidor público, con base en el derecho, la razón y la equidad, sin violentar los
derechos individuales de la ciudadanía.
LABORIOSIDAD
Es el cumplimiento eficiente en las tareas y deberes que asumimos en
forma personal y como servidor público, en busca de la excelencia del trabajo que
realizamos en beneficio de la sociedad.
RESPETO
Reconocimiento de los derechos y virtudes de los individuos, para dar un
trato justo y amable, independiente a su ideología
LEALTAD
Es la responsabilidad de estar fielmente convencidos del compromiso
personal que adquirimos como servidores públicos dentro de la Secretaría
Ejecutiva de Seguridad Pública.
DISCRECIÓN
Es la prudencia en el actuar, respecto de nuestros pensamientos, hechos e
informaciones que se tenga conocimiento, entre compañeros y como servidores
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públicos, con el propósito de comunicar lo que por norma se encuentra
establecido.
SOLIDARIDAD
Es el alto sentido de adhesión, unión y compañerismo, dirigiendo esfuerzos
para lograr la protección, integridad física y patrimonial de los ciudadanos, con la
finalidad de que permanezca un ambiente de trabajo y tranquilidad social.
RESPONSABILIDAD
Cumplir con esmero, oportunidad y calidad las obligaciones y deberes que
a cada uno le competen como persona y servidor público, asumiendo las
consecuencias de sus actos.
FORTALEZA
Es la voluntad personal y como servidor público de la Secretaría
Ejecutiva de Seguridad Pública, para no desistir en alcanzar los retos, actuando
con convicción y carácter en el desarrollo de nuestro trabajo
¿CÓMO APLICAMOS LA ÉTICA PROFESIONAL EN NUESTRO
TRABAJO?
Se aplica tanto en la vida laboral como en la personal, cada vez que una persona
debe tomar una decisión que requiera de ciertos criterios deberá tener cierta ética
para hacerlo y es importante decir que la ética no es juzgada legalmente si no
moralmente.
ETICA PERSONAL:
Es la decisión que uno como individuo o como persona realiza para escoger
la opción buena o la opción mala, de acuerdo a los valores y la formación de cada
persona.
ÉTICA PROFESIONAL:
La profesión puede definirse como “la actividad personal, puesta de una
manera estable y honrada al servicio de los demás y en beneficio propio, a
impulsos de la propia vocación y con la dignidad que corresponde a la persona
humana”
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La ética es la presencia de normas en la conducta del ser humano las cuales
han determinado su comportamiento, vemos como desde se niño aprende o
absorbe a través de diferentes maneras las normas morales que deben regir su
conducta en todas las circunstancias y momentos de la vida; La cuestión ética
es de gran relevancia para todo individuo y se extiende al ámbito laboral. En cada
decisión que se tome, estará inmiscuido algo de ética.
SABEMOS QUE..................
Un SECRETO es algo que pocos conocen, algo que no se dice a todo el mundo,
solamente reservado a unos cuantos; por lo tanto podemos decir que es un
privilegio conocer un secreto, pero también una gran responsabilidad
Las secretarias que son capaces de brindar un trato cordial han escuchado quejas
como "Si pues señorita, en la otra oficina la señorita no me explico cómo era este
trámite", o "hay señorita, usted si me escucha y hasta sabe mi nombre, la otra me
dijo solamente deme su ticket", lo cual nos hace saber lo importante también que
es saber escuchar a las personas y ponernos en su lugar, tratar a los demás como
esperamos ser tratados, empatía.
ELEMENTOS DE LA EMPRESA:
- La secretaria evitará hacer copias de información confidencial y conservarla fuera de los archivos oficiales sin conocimiento de su superior.
- El sigilo profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la cual trabaja, que debe corresponder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle información confidencial. Por eso, debe comunicar a su superior cualquier información que pueda perjudicarlo o beneficiarlo a él propio o a la entidad. Los límites de esta divulgación son marcados por el sentido de lealtad y por la integridad que conforman el perfil profesional de la asistente ejecutiva.
RELACIONES CON LOS COMPAÑEROS:
La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación a sus compañeras. La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria es el fundamento esencial de su capacidad de salvaguardia del sigilo profesional. La secretaria o asistente ejecutiva debe tener conciencia de que la discreción es de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo pueden ser leves faltas de respeto o problemas de convivencia (comentarios de desprecio para con compañeros, comentarios ofensivos, jocosos o en tono de broma; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior) para la secretaria es algo que está vinculado a su comportamiento profesional.
Es obligación de cualquier secretaria ofrecer su colaboración a todos sus compañeros, cuando la intervención fuere necesaria, para que no se produzcan
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atrasos en el trabajo, y no se perjudique el funcionamiento normal de la entidad donde presta sus servicios.
RELACIONES CON LA EMPRESA
Debes estar siempre lista a ofrecer apoyo y cooperación a la empresa y conocer igualmente los objetivos y la política interna de la misma.
No aceptarás una remuneración profesional que no corresponda a tu salario, ni incentivos y bonificaciones. Te es prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.
Tienes el deber de contribuir para la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones que van en el sentido de evitar su cumplimiento.
Relativamente a tu profesión:
Debes cultivar tus capacidades y actualizar tus conocimientos, a fin de que tu trabajo sea hecho con el más alto nivel de ingreso. Demostrarás permanentemente un esfuerzo de superación y de productividad, tanto en el plan personal como en su contribución para con la empresa.
Debes abstenerte de realizar cualquier otra práctica que pueda perjudicar la reputación de tu profesión.
NO VALERTE DE LA INFLUENCIA DE TUS SUPERIORES, NI APELAR A VÍNCULOS DE AMISTAD O LAS RECOMENDACIONES PARA OBTENER:
- Promociones inmerecidas y como consecuencia, una remuneración mayor que la que te es debida por la labor que desempeñas, impidiendo la promoción de otras personas que, por su experiencia, sus conocimientos y años de servicio, las puedan merecer más.
- Conseguir que personas que no estén preparadas para el ejercicio de tu profesión ejecuten las tareas propias de ésta.
- Tener conciencia de que representa un colectivo que tiene obligación de defender y de enaltecer.
- Hacer que se respete el Código Deontológico de tu profesión. En este sentido, es conveniente que sea instrumento de divulgación de este documento, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para apoyarse en el mismo.
HABILIDADES NECESARIAS EN UNA SECRETARIA O ASISTENTE EJECUTIVA
En el mundo laboral es necesaria desarrollar una serie de habilidades personales
y sociales, debido a que las normas que gobiernan el mundo laborar así lo exigen;
en la actualidad no se nos juzga por lo más o menos inteligentes que podamos
ser, ni por nuestra formación y experiencia, sino también por el modo en que nos
relacionamos con nosotros mismos y con los demás. Se trata de un criterio que se
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aplica cada vez más con mayor frecuencia y que acaba determinando quien será
contratado y quién no. Estas habilidades son resumidas así:
Competencia general : se trata de las características o habilidades del
comportamiento general de la persona en el puesto de trabajo,
independientemente de su dominio de elementos tecnológicos o conocimientos
específicos.
Competencia técnica : se trata de aquellas relacionadas con las habilidades
específicas necesarias para el desempeño de un puesto determinado. En el caso
de las secretarias, la gestión de comunicaciones internas; organizar supervisar y
realizar trabajos de secretariado, organizar mantener y controlar el archivo soporte
convencional e informático, elaborar documentos de trabajo, integrando datos,
textos y gráficos.
Habilidades interpersonales: son las habilidades o competencias que se refieren a
la relación con otras personas.
Habilidades intrapersonales : son las habilidades que se refieren a la relación y
conocimiento de uno mismo.
Habilidades directivas: se refiere a las habilidades o competencias que resultan
imprescindibles para dirigir a otras personas, orientándolas en su trabajo.
Este curso estará dirigido a fortalecer la capacidad de reconocer los propios
sentimientos, los sentimientos de los demás y la capacidad de motivarnos y
conducir adecuadamente las relaciones con los demás y con nosotros mismos.
La importancia de desarrollar la llamada inteligencia emocional establecida por
Gardner es fundamental para establecer habilidades sociales como:
- capacidad para inducir respuestas deseables en los demás.
- influencia: utilizar prácticas de convicción.
- comunicación: emitir mensajes claros y convincentes.
- liderazgo: inspirar y dirigir a grupos de personas.
- canalización del cambio: iniciar o dirigir los cambios.
- resolución de conflictos: capacidad de negociar y resolver conflictos.
- colaboración y cooperación: ser capaces de trabajar con los demás en la
concesión de una meta en común.
- habilidades de equipo: ser capaces de crear la sinergia grupal en el logro de
metas colectivas.
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HABILIDADES SOCIALES
Vamos a conocer y comprender lo que se ha dado en llamar habilidades sociales.
Significa la forma en que nos comportamos y lo que decimos cuando estamos con
los demás. Todos sabemos que hay “buenas maneras” y “malas maneras” de
hablar a la gente. Al aprender habilidades sociales aprendemos buenas o
apropiadas maneras de hacerlo. Si tenemos unas buenas habilidades sociales
probablemente nos llevaremos mejor con los profesores, compañeros de clase y
miembros de la familia, que alguien que no las
Tenga. Es importante aprender estas habilidades porque nos hacen más felices y
dan como resultado menos problemas con los demás.
Existen muchos tipos diferentes de habilidades sociales porque hay muchas y
diferentes situaciones en las que es importante comportarse y hablar de manera
apropiada. Por ejemplo, la forma en que hablas a un amigo es diferente de la
forma en que hablas a un hermano o a tus padres. Probablemente, hablas a tus
padres de forma diferente a como hablas a tu profesor. La forma en que hablas a
alguien que está triste es diferente de la forma en que lo haces con alguien que
está alegre. Incluso, cuando estas enfadado, tienes que prestar atención a lo que
dices, teniendo muy en cuenta quien es el interlocutor. Por lo tanto es importante
saber cómo hablar y comportarse en diferentes situaciones, con diferente gente.
La palabra social significa como nos llevamos con los demás, incluidos los amigos,
hermanos, padres o profesores. La palabra habilidades significa la capacidad o
talento que has aprendido y desarrollado al practicar a hacer algo cada vez mejor.
Por lo tanto, como probablemente ya habréis adivinado, las habilidades sociales
se refieren a nuestra habilidad para congeniar con los demás. Como hemos dicho,
existen muchos y diferentes tipos de habilidades sociales. Por ejemplo, hay
habilidades muy simples, como hacer un elogio a alguien cuando te gusta algo de
esa persona; pero también hay habilidades más difíciles, como por ejemplo, tener
que decir no a un amigo cuando nos pide un favor, de forma que no se
Enfade. En ocasiones, quieres solucionar un problema con un amigo, pero no
sabes que hacer; esto también es una habilidad social. Por lo tanto, el propósito
de este tema consiste en hablar sobre las razones por las que las habilidades
sociales son importantes, conocer que piensas sobre ellas. Después,
practicaremos algunas habilidades. Algunos ejemplos son: hacer elogios, formular
quejas, rechazar peticiones irracionales, compartir sentimientos, defender los
propios derechos, solicitar favores, solicitar un cambio en el comportamiento de
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los demás, resolver conflictos, relacionarse el sexo opuesto, tratar con los
adultos...
AsertividadAhora, introduciremos una nueva palabra y explicaremos su importancia. La
palabra es asertividad. La asertividad se refiere a comportarse tal y como uno es,
ni como un ratón y ni como un monstruo. Es decir, ser asertivo significa dejar que
los demás sepan lo que sientes y piensas de una forma que no les ofenda, pero
que al mismo tiempo te permita expresarte. Puedes reconocer y respetar los
sentimientos, opiniones y deseos de los demás de forma que no te impongas y
que no te permita que los demás se aprovechen de ti.
También significa defender tus propios derechos e intentar siempre ser honrado,
justo y sincero. Ser asertivo no es sólo una cuestión de “buenas maneras”, es una
forma de comportarse ante los demás de modo que les permite conocer tus
sentimientos e ideas sin atropellar o ignorar las suyas. Lo ideal sería que todos
nosotros actuásemos de forma asertiva, en lugar de actuar como ratones o
monstruos, ya que entonces pocas veces no pelearíamos, perderíamos amigos o
sentiríamos miedo de estar con los demás.