Eurowin Manual de Factura Electrónicadescargas.merlos-infor.com/Manuales/Modulos...

Eurowin

Manual de Factura Electrónica Sage Eurowin

15 01 2015

Manual de la factura electrónica of 51

Introducción 4

1.1 Compatibilidades 5 1.2 Requisitos 5 1.3 Instalación 5 1.4 La Factura Electrónica 6 1.4.1 Beneficios 6 1.4.2 Características 6 1.4.3 Funcionamiento 6

La Factura Electrónica en Eurowin 8

2.1 Configuración 8 2.1.1 Mantenimiento de empresas 9 2.1.2 Mantenimiento de clientes 11 2.1.3 Gestión documental 11 2.2 Generación - Venta 13 2.2.1 Albarán de venta 13 2.2.2 Ver factura 15 2.2.3 Facturación 15 2.2.4 Facturación de cuotas 16 2.3 Captura - Compra 17 2.3.1 Factura de compra 17 2.3.2 Asientos 26 2.4 Resumen de la factura electrónica en Eurowin 30 2.4.1 Visualizar una factura electrónica 30

Plataformas 32

3.1 Eurobits 32 3.2 Propia 33

Anexo 34

4.1 Cambios según Facturae 3.0, 3.1 y 3.2 34 4.1.1 Generación del fichero XML de facturas

electrónicas en formato Facturae 3.1 34 4.1.2 Generación del fichero XML de facturas

electrónicas en formato Facturae 3.2 34 4.2 Facturae. 3.0, 3.1 y 3.2 (Gobierno de España) 35 4.2.1 Utilización de la versión 3.2 35 4.2.2 Utilización de la versión 3.1 37 4.3 XAdES 37 4.4 Bibliografía y Normativa oficial 38 4.4.1 B.O.E. 38 4.4.2 Agencia Tributaria 38 4.4.3 Formato Facturae 39 4.4.4 XAdES, XML Advanced Electronic Signatures 39 4.4.5 Software Java 39 4.5 Cambios en la Factura Electrónica – Reforma

2015 40 4.5.1 Antecedentes Normativos 40

Tabla de Contenidos


4.5.2 Adaptación en Eurowin de los cambios en la Factura electrónica 41

4.6 Instalador de Novedades en la Factura Electrónica 2015 – Versión Estándar 48

4.7 Instalador de Novedades en la Factura Electrónica 2015 – Versión Gestión de Proyectos y Obras 49


Introducción

En este manual se exponen los conceptos básicos de la factura electrónica y se explica su funcionamiento en Eurowin. También contiene enlaces de Internet a las principales leyes y normativas oficiales que hacen referencia a la factura electrónica y a otras páginas web y documentos con los que se puede profundizar en la factura electrónica, la firma digital y otros conceptos relacionados.

La factura electrónica en Eurowin

La Factura Electrónica se implanta en Eurowin en Mayo de 2008 para cubrir las necesidades de los usuarios surgidas a raíz de la incorporación del uso de las nuevas tecnologías a la gestión oficial aprobada por la Administración del Estado y conforme a las leyes y normativas del momento. En esta primera implantación en Eurowin, la facturación electrónica se generaba en formato Facturae 3.0.

En Marzo de 2010 se amplía el ámbito de gestión de la factura electrónica en Eurowin:

Más plataformas: Eurobits, propia y sin firmar.

Más formatos de factura: Facturae 3.0, 3.1, 3.2.

Nuevo visor de facturas electrónicas en formato XML de Sage.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica (o factura telemática, o factura digital) es

Un documento creado por medios informáticos en formato electrónico,

Que sustituye al documento en papel conservando el mismo valor legal,

Con un sistema de seguridad que acredita su

Autenticidad (emisor) e

Integridad (contenido), y

Que se puede transmitir por medios telemáticos entre el emisor y el receptor.

Firma digital reconocida

El sistema más frecuente para acreditar la autenticidad e integridad de una factura electrónica es la firma digital reconocida; permite saber quien ha creado la factura y asegurar que el contenido de la misma no ha sido alterado. En el proceso de firma se usa un certificado de usuario que garantiza la autenticidad del emisor y una huella digital que garantiza la integridad del documento: Si se modificara la factura, la firma quedaría invalidada, y por lo tanto, también la factura.


NOTA: No confundir con la firma digitalizada, que es un simple gráfico incrustado en el documento.

El emisor debe tener un sistema de certificación de la factura (propio o delegado) y el receptor un sistema de verificación.

1.1 Compatibilidades

La Factura Electrónica está disponible en Eurowin 8.0 SQL estándar a partir de la actualización del mes de mayo de 2008. Es compatible con todos los módulos y configuraciones de Eurowin 8.0 SQL estándar.

También se encuentra en las versiones 8.0 SQL de Eurowin Ferreterías, Eurowin Medidas, Eurowin Muebles y Decoración, Eurowin Agencias de Viajes, Eurowin Electrodomésticos Central, Eurowin Electrodomésticos Tiendas, Eurowin Gestión de Obras y Proyectos.

1.2 Requisitos

Para trabajar con la factura electrónica, el terminal de Eurowin debe tener conexión a Internet.

Si se utilizan las plataformas Eurobits y Propia es necesario tener instalado el software de Java en el terminal. Se puede descargar de la dirección de Internet http://www.java.com/es/download/manual.jsp

Los requisitos de software y de hardware del servidor y de los terminales de Eurowin se pueden consultar en la página de Internet http://requisitos.sageeurowin.com

El módulo Gestión Documental, aunque no es imprescindible permite clasificar y guardar las facturas electrónicas en Eurowin.

1.3 Instalación

La Factura Electrónica de Eurowin es una opción incluida dentro del programa estándar; después de instalar o actualizar Eurowin 8.0 SQL la factura electrónica está disponible en el proceso de facturación de compras y de ventas. No se instala ni como un módulo ni como una opción independiente si no que está integrada en el programa.

En el CD de instalación / actualización de Eurowin existe la carpeta Facturae. Al instalar o actualizar Eurowin 8.0 SQL estándar esta carpeta se copia completa en el servidor de Eurowin. Contiene los componentes necesarios para tratar la factura electrónica según las distintas plataformas que soporta Eurowin. Ningún usuario ni programa distinto de la instalación de Eurowin debe modificar el contenido de la carpeta Facturae del servidor de Eurowin.

Eurowin permite verificar y visualizar las facturas electrónicas. De forma opcional e independiente de Eurowin se puede instalar un programa visor. En la carpeta Visores del CD de Eurowin se encuentra el instalador del visor de facturas electrónicas de Sage.

http://www.java.com/es/download/manual.jsp

http://requisitos.sageeurowin.com/


1.4 La Factura Electrónica

Los subapartados de este capítulo contienen información genérica acerca de la factura electrónica.

1.4.1 Beneficios

Los principales beneficios de la factura electrónica son:

Aumento de la productividad de la empresa. Ya no hace falta imprimir, ensobrar, enviar por correo ordinario y archivar físicamente las facturas de los clientes.

Es un archivo electrónico. No hay documentos físicos por lo que disminuye la necesidad de espacio físico para archivar las facturas.

Ahorro de costes de aproximadamente un 90 % por factura:

El coste de la factura tradicional es de 1,5 € por factura.

En cambio, el coste de la factura electrónica es de 0,15 € por factura.

Mejora de los procesos administrativos en la emisión y la recepción.

Mejora del acceso a la información. Las facturas se pueden localizar más rápidamente.

Mejora la relación con los clientes. La factura se envía y se recibe en el momento.

Mayor seguridad y control gracias a la firma electrónica.

1.4.2 Características

Para que una factura electrónica sea válida debe cumplir las siguientes condiciones:

Confidencialidad: Es un documento que se envía directamente al cliente interesado por medios telemáticos.

Integridad: Debe contener toda la información que requiere la ley.

Disponibilidad: El cliente puede disponer de la factura en cualquier momento. También se pueden compartir con las entidades oficiales cuando así lo requieran.

Autentificada: Debe estar firmada digitalmente para asegurar su autenticidad e integridad.

1.4.3 Funcionamiento

Emisión

El emisor debe disponer de un programa de gestión (por ejemplo Eurowin) que permita crear y visualizar facturas electrónicas, debe tener conexión a Internet y tener contratado el servicio de facturación electrónica con una empresa competente o tener un certificado de firma electrónica.


La factura electrónica se tiene que firmar mediante un certificado digital de identificación en vigor admitido por la Agencia Tributaria.

http://www.facturae.es/es-ES/Aspectos/Paginas/ObligacionesExpedidor.aspx

Recepción

El destinatario debe disponer de conexión a Internet y de medios capaces de verificar la validez de la factura y la entidad del emisor. Por ejemplo Eurowin que permite validar y visualizar las facturas electrónicas.

http://www.facturae.es/es-ES/Aspectos/Paginas/ObligacionesDestinatario.aspx

Conservación

La factura electrónica se debe conservar durante todo el periodo de prescripción de IVA y de los plazos establecidos por el código de comercio, actualmente 6 años.

En la configuración de la factura electrónica de Eurowin se especifica la ruta en la que se guardan las facturas de compra y de venta.

Formato

Eurowin puede tratar los formatos Facturae 3.0, 3.1 y 3.2. Las principales razones que se han tenido en cuenta para adoptar el sistema Facturae son:

El Ministerio español de Economía y Hacienda pide a todos sus proveedores que si le envían facturas electrónicas lo hagan en el formato Facturae.

La Agencia Tributaria también utiliza y ofrece una dedicación especial a Facturae.

CaixaFactura ofrece un servicio de facturación electrónica que utiliza este formato.

En la siguiente dirección de Internet se encuentra la definición de los formatos Facturae 3.0, 3.1 y 3.2:

http://www.facturae.es » Documentación » Esquema formato Facturae

La página web http://www.facturae.es pertenece al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y al Ministerio de Economía y Hacienda del Gobierno de España.

Almacenamiento

¿Dónde se guardan las facturas en formato electrónico?

Por ley se pueden guardar en cualquier sitio. En caso de inspección Hacienda puede pedir las facturas en formato electrónico. Se le pueden enviar o dar acceso a la carpeta en la que están guardadas.



http://www.facturae.es/

http://www.facturae.es/es-ES/Documentacion/Paginas/index.aspx

http://www.facturae.es/ES-ES/DOCUMENTACION/ESQUEMAFORMATO/Paginas/Index.aspx



La Factura Electrónica en Eurowin

Las opciones de la factura electrónica en Eurowin son:

Configuración:

Mantenimiento de empresa

Mantenimiento de clientes

Gestión documental

Mantenimiento de idiomas

Generación:

Albarán de venta

Ver factura de venta

Facturación de ventas

Facturación de cuotas

Captura:

Factura de compra

Asientos (asistente de compras)

2.1 Configuración

La configuración de la factura electrónica en Eurowin se realiza en:

Mantenimiento de empresas

Mantenimiento de clientes

Mantenimiento de idiomas

Gestión documental


2.1.1 Mantenimiento de empresas

La configuración de la Factura Electrónica en Eurowin se encuentra en el Mantenimiento de empresa » Cfg. Gestión » Fact. Electrónica. Cada empresa dada de alta en Eurowin tiene su propia configuración, por lo tanto en la misma instalación puede haber empresas que trabajan con factura electrónica y otras que no.

Para trabajar con la factura electrónica, la primera opción que hay que marcar es Activar factura electrónica. Si no está marcada no se puede modificar ningún dato de esta pantalla y la empresa no trabajará con facturas electrónicas.

Opciones de configuración de la factura electrónica en el mantenimiento de

empresa

Activar factura electrónica. Habilita la configuración y Eurowin para trabajar con facturas electrónicas de compra y de venta. Es la opción principal.

Plataforma. Aplicación o terceras personas encargadas de firmar digitalmente una factura electrónica.

Eurowin soporta cuatro opciones de plataforma, cada una tiene su propia configuración. En el apartado Plataformas de este manual se explica con detalle el funcionamiento de cada una.

Eurobits

Herramienta de gestión Eurobits. Al pulsar el botón se abre el conector o programa que sirve para acceder al servidor de Eurobits y gestionar los ficheros de las facturas electrónicas de esta plataforma.

Ejecutar después de la generación de e-facturas. Después de generar una factura electrónica de venta se abre el conector de Eurobits.

Propia

Certificado personal. Certificado a utilizar por el terminal para firmar las facturas electrónicas. Se selecciona de la lista de certificados que el terminal tiene instalados. Cada terminal puede tener sus propios certificados. El certificado personal se configura por terminal.

Sin firmar. Eurowin genera el fichero XML de la factura sin firmar. Es un simple sistema de exportación de la factura de venta a formato XML.

IMPORTANTE. El fichero que genera no es una factura electrónica.

Formato. Especificación según la cual se genera el fichero XML de la factura electrónica, antes de firmar.

Facturae 3.0

Facturae 3.1


Facturae 3.2

Texto e-mail. Texto que se incluye en el mensaje de correo electrónico que prepara el programa al enviar la factura al cliente cuando se selecciona la opción E-mail al imprimir la factura.

Ruta facturas electrónicas de venta. Carpeta en la que el programa guarda los ficheros generados de las facturas electrónicas de venta. Se puede buscar con el botón . Cuando está en blanco el programa graba las facturas electrónicas de venta en ServidorEW\Facturae\Venta\.

Dentro de la ruta se crea una subcarpeta por cada empresa cuyo nombre es el código de la empresa. Y dentro de cada empresa se crea una subcarpeta por ejercicio.

No se puede modificar cuando está instalado el módulo Gestión documental, porque en este caso las facturas se guardan según la configuración del módulo.

Ruta facturas electrónicas de compra. Carpeta en la que el programa busca las facturas electrónicas de compra recibidas. Se puede buscar con el botón . Cuando está en blanco el programa graba las facturas electrónicas de compra en ServidorEW\Facturae\Compras\.

Dentro de la ruta se crea una subcarpeta por cada empresa cuyo nombre es el código de la empresa. Y dentro de cada empresa se crea una subcarpeta por ejercicio.

No se puede modificar cuando está instalado el módulo Gestión documental, porque en este caso las facturas se guardan según la configuración del módulo.

Gestión documental . Abre la pantalla de configuración de la gestión documental para las facturas electrónicas de compra y de venta. Sólo aparece cuando está instalado el módulo Gestión Documental.

Para modificar la configuración de la empresa la pantalla debe estar en modo de Edición (pulsar el botón Editar). Al pulsar el botón Aceptar se graban los datos.


2.1.2 Mantenimiento de clientes

“El receptor de la factura de venta electrónica debe aceptar explícitamente el hecho de que se le envíen las facturas en este formato.”

En la página Mantenimiento de clientes » Observaciones se encuentra la opción Envío Fra. Electrónica. Solamente se puede generar la factura electrónica para los clientes que tienen marcada esta opción.

Por defecto está desactivada puesto que es necesario el consentimiento verbal o por escrito del cliente.

Además hay que indicar la dirección de correo electrónico para el envío de las facturas al cliente en el campo E-mail fact.

2.1.3 Gestión documental

En el módulo de Gestión documental » Archivos » Configuración » Factura / Firma digitalizada hay que indicar los tipos de documento a aplicar a las facturas electrónicas de venta y de compra.

Ilustración 1. Mantenimiento de empresas

Ilustración 2. Mantenimiento de

clientes


Para que aparezca la barra de enlace de la gestión documental en las pantallas de la factura de compra y de la factura de venta, en el mantenimiento de Pantallas de Eurowin deben existir los enlaces:

22 – Facturas de venta

23 – Facturas de compra

A los que hay que asignar los permisos necesarios a los usuarios que intervienen en la facturación.

En el mantenimiento de Tipos de documento hay que crear un tipo para las facturas electrónicas de compra y otro para las de venta indicando los siguientes datos:

Ruta: Ruta en la que se guardan los ficheros de la gestión documental pertenecientes a las facturas electrónicas.

Carpeta: Carpeta de la gestión documental para almacenar las facturas electrónicas.

Extensiones: Extensiones de los ficheros del tipo de documento. Indicar como mínimo las extensiones SLX, SLC, XML y PDF.

Permisos por usuario: Hay que asignar permisos de creación, modificación, lectura y borrado a los usuarios que intervienen en el proceso de la facturación electrónica.

Al generar la factura electrónica de venta Eurowin graba automáticamente los ficheros en la Gestión Documental asociados al cliente de la factura.

Cuando se capturan facturas electrónicas de compra, Eurowin no graba los ficheros automáticamente en la Gestión Documental. Si el usuario lo desea los puede asociar al proveedor.

Ilustración 3. Configuración de Gestión Documental


2.2 Generación - Venta

Eurowin puede generar facturas electrónicas de venta desde:

Albarán de venta

Ver factura

Facturación

Facturación de cuotas

Para generar la factura electrónica de venta es necesario que se cumplan varios requisitos:

La empresa actual de Eurowin debe tener activada la factura electrónica en la configuración.

El cliente de la factura debe tener la marca de factura electrónica.

El usuario de Eurowin debe seleccionar la opción correcta para crear la factura electrónica, según se comenta en los siguientes apartados de este capítulo.

El fichero en formato PDF no forma parte de la factura electrónica. Sirve para visualizar la factura en la pantalla del ordenador en el formato tradicional de las facturas en papel.

2.2.1 Albarán de venta

Si está activada la facturación electrónica en el mantenimiento de la empresa y el cliente tiene marcada la opción de envío de factura electrónica, para generar la factura

electrónica al facturar un albarán de venta hay que pulsar el botón Imprimir , marcar las opciones siguientes:

Facturar e imprimir factura

Imprimir factura

Exportar PDF,Word,Excel,HTML,E-mail (fact. electrónica)

Y pulsar el botón Facturar. Entonces aparece la pantalla de exportación de facturas de venta donde el usuario puede indicar el tipo de documento a generar y la dirección de correo electrónico al que se envía. El programa presenta la dirección de facturación del cliente de la factura.


Eurowin genera dos ficheros:

Uno según el tipo de documento elegido en la pantalla Exportación de facturas de venta, PDF, Word, Excel, HTML o XML.

El otro es el fichero de la factura electrónica con extensión XML o SLX según la plataforma.

Finalmente se crea un mensaje del programa gestor de correo electrónico (outlook, eudora, thunderbird, etc.) definido como predeterminado en el ordenador, con los dos ficheros adjuntos, el texto email de la configuración y la dirección de facturación del cliente. El usuario puede completar el mensaje y enviarlo.

Al consultar un albarán de venta facturado, si existe la factura electrónica aparece el sello “Factura electrónica”.

Cuando está facturado pero no hay factura electrónica aparece el sello “Facturado”

Ilustración 4. Factura electrónica de venta desde el albarán


2.2.2 Ver factura

En la opción del menú "Ventas » Facturación » Ver factura" el usuario consulta las facturas de venta de la empresa y ejercicio actual.

Si está activada la facturación electrónica en el mantenimiento de la empresa y el cliente tiene marcada la opción de envío de factura electrónica, desde esta pantalla se puede generar y visualizar la factura electrónica mediante el botón Fac. elec. Este botón puede aparecer de dos formas:

La factura electrónica no existe. Permite generarla.

Hay factura electrónica. Permite visualizarla.

2.2.3 Facturación

En el menú Ventas » opción Facturación » Facturación, el usuario puede realizar la facturación general de ventas según las opciones que presenta la pantalla. Marcando las opciones Imprimir facturas y Enviar facturas por e-mail, si la empresa y el cliente tienen activada la opción de factura electrónica se genera y envía la factura electrónica al cliente según el funcionamiento de la plataforma activa.

Opcionalmente se puede marcar la opción Automático para enviar el mensaje sin intervención del usuario.

Ilustración 5. Factura electrónica de venta desde Ver factura


2.2.4 Facturación de cuotas

Desde Ventas » Facturación » Facturación de cuotas, también se puede generar la factura electrónica. Hay que hacer la facturación automática con albarán e imprimir la factura enviándola por email. En la pantalla de la facturación de cuotas hay que marcar las opciones siguientes:

Generar albarán

Factura automática

Imprimir factura

Enviar por e-mail

Opcionalmente se puede marcar la opción Automático para enviar el mensaje sin intervención del usuario.

El programa factura las cuotas de los clientes según la acotación definida por el usuario, generando el albarán de venta y facturándolo. Después crea el fichero de la factura electrónica, lo firma y procesa según la plataforma seleccionada en la configuración de la empresa.

Ilustración 6. Factura electrónica de venta desde la facturación general


2.3 Captura - Compra

Eurowin puede visualizar y capturar facturas electrónicas de compra desde

Factura de compra

Asientos, asistente de compras

Al capturar una factura el programa comprueba la validez de la firma digital, si no es correcta muestra un mensaje de aviso para el usuario.

2.3.1 Factura de compra

Cuando la empresa trabaja con facturas electrónicas, desde la facturación de compras se puede visualizar y capturar facturas electrónicas de compra de los formatos Facturae 3.0, 3.1 y 3.2 con el botón "Capturar / Visualizar factura

electrónica".

Al capturar una factura electrónica de compra el programa busca el proveedor de Eurowin a través del NIF. Si no hay ningún proveedor en Eurowin cuyo NIF coincide con el de la factura electrónica, ésta no se puede capturar.

A continuación de enumeran los mensajes que puede presentar el programa durante la captura de una factura electrónica de compra:

"Se ha producido un error al capturar la factura de compra."

Ilustración 7. Factura electrónica de venta desde la facturación de cuotas


"La factura [número_de_factura] ya existe en la gestión."

"El archivo no contiene datos válidos."

"El archivo no dispone de número de factura."

"No ha sido posible asociar el NIF [código_de_nif] a ningún proveedor de la gestión."

"No ha sido posible capturar el NIF del proveedor."

El archivo XML no existe:

"El archivo XML indicado no es correcto. Debe indicar una ruta y nombre de archivo XML válidos."

El archivo XML no contiene una firma certificada válida, por ejemplo una factura sin firmar:

"El archivo que está a punto de importar no está firmado digitalmente y, por tanto, puede estar manipulado. ¿Desea continuar?"

Información de la pantalla Captura de facturas de compra

Fichero. Ruta y nombre del fichero que se desea capturar. Se puede capturar con el botón .

Proveedor. Proveedor de la factura de compra del fichero. Aparece después de capturar la factura.

Factura. Número de la factura capturada del fichero. Aparece después de capturar la factura.

Presenta los datos de la factura contenida en el fichero mediante el visor de facturas electrónicas. Puede ser de tres colores según el estado de la pantalla:

Rojo: En la pantalla hay una factura que no tiene factura electrónica. No se puede asociar una factura electrónica a una factura que ya está contabilizada en Eurowin.

Naranja: La pantalla está en blanco. Permite capturar una factura electrónica.

Verde: La factura de Eurowin tiene una factura electrónica de compra asociada. Se puede visualizar.

Captura la factura del fichero en la pantalla presentándola en la pantalla actual.

Total. Importe total sin IVA de la factura del fichero.

Integra la factura electrónica en el sistema de facturas de la gestión de Eurowin.

Cierra la pantalla "Captura de facturas de compra".


La tabla contiene las líneas de la factura del fichero, con las columnas:

Artículo. Código del artículo.

Descripción: Nombre del artículo.

Unid. Unidades de la línea.

Dto1. Porcentaje de descuento 1 de la línea.

Dto2. Porcentaje de descuento 2 de la línea.

Importe. Importe de la línea.

Pasos para capturar una factura electrónica de compra en Eurowin

Para capturar una factura electrónica de compra desde la pantalla de facturación de

compras hay que pulsar el botón , en ese momento aparece la pantalla "Captura de facturas de compra".

En el campo Fichero de esta pantalla hay que escribir la ruta y el nombre del fichero que contiene la factura electrónica que se desea capturar, o buscarlo con el botón .

Ilustración 8. Factura electrónica de compra


Después hay que pulsar el botón . Entonces el programa verifica la factura, busca el proveedor en Eurowin a través del NIF. Si encuentra en Eurowin un proveedor con el mismo NIF que la factura, presenta el código y el nombre en el campo Proveedor; en el campo Factura aparece el número de la factura; en el detalle las líneas y al final el importe total sin IVA.

Por último hay que pulsar el botón para agregar la factura a la gestión de Eurowin. Aparece el asistente para la importación de facturas electrónicas para guiar al usuario a relacionar las líneas de la factura con los albaranes de compra pendientes de facturar que hay en Eurowin. El asistente permite capturar y validar todos los albaranes de compra de una factura electrónica de compra.

Al contabilizar la factura de compra, el fichero de la factura electrónica capturado se guarda en Eurowin en la primera línea del asiento de compra como un archivo adjunto. Desde la pantalla de asientos se puede visualizar el documento.

1.1.1.1. Asistente para importar facturas electrónicas de compra

El asistente aparece al pulsar el botón de la pantalla "Captura de facturas de compra".

El asistente comprueba el contenido de la factura electrónica, lo coteja con los albaranes de compra de Eurowin permitiendo crear o modificar los albaranes relacionados de forma que coincidan exactamente con la factura.

Una vez que la factura electrónica capturada coincide con los albaranes de compra correspondientes de Eurowin, se genera y presenta la factura en la pantalla de facturación de compras. El usuario tiene que contabilizarla igual que haría con una factura de compra de Eurowin. En la primera línea del asiento de la factura de compra queda relacionado el fichero de la factura electrónica capturada.

Como requisito previo para capturar facturas de compra, en el mantenimiento de empresas » Cfg. Gestión » Compras » Artículos sin código » Tipo de IVA hay que indicar el tipo de IVA que aplica el programa a los artículos sin codificar en los documentos de compra.

Cada código de tipo de IVA tiene asignadas las cuentas contables para el IVA soportado. El asistente de importación busca el código del tipo de IVA en primer lugar por el mismo código de la factura (deben coincidir los porcentajes de IVA y de recargo con los de la factura electrónica). Si no puede asignar el tipo de IVA se deja en blanco y el usuario debe asignarlo en el albarán de compra.

Para asegurar la correcta aplicación de los tipos de IVA sobre todo a la hora de asignar las cuentas contables correctas, el usuario puede revisar y modificar los tipos de IVA del albarán creado por el asistente desde la pantalla del albarán de compra, botón Opciones, opción Comprobación de IVA.

Desde el mismo asistente se puede navegar al albarán de compra y al mantenimiento de artículos para completar el proceso de captura y generación de la factura electrónica.

En la pantalla de captura de facturas electrónicas se pueden seleccionar dos tipos de ficheros:


XML: Es un fichero de factura de las otras plataformas o sin firmar en formato Facturae 3.0, 3.1 o 3.2. El programa comprueba si el fichero está certificado y si la firma es correcta. Si el fichero no está firmado aparece un aviso para el usuario

"El archivo que está a punto de importar no está firmado digitalmente y, por tanto, puede estar manipulado. ¿Desea continuar?

Para poder capturar una factura electrónica de compra desde la pantalla de facturación de compras de Eurowin se deben cumplir varias condiciones:

La factura debe contener el número de los albaranes que incluye.

Si la factura no tiene el número de los albaranes no se puede capturar desde la pantalla Facturación de compra. Aunque sí se puede capturar desde el asistente de facturas de compra de la pantalla de asientos.

Los artículos deben existir en Eurowin con la misma referencia del proveedor.

Si no existen se pueden dar de alta introduciendo la referencia del proveedor.

Si los albaranes de compra no existen en Eurowin se tienen que crear con las mismas líneas que hay en la factura.

Si los albaranes de compra existen en Eurowin, debe coincidir el contenido con el detalle de la factura.

Sin salir del asistente se pueden crear y / o modificar los albaranes de compra si es necesario.


Al generar la factura se pueden producir diferentes situaciones. El asistente presenta la información necesaria según cada caso.

En la parte superior izquierda se informa del estado de la factura electrónica, en el apartado Pasos del asistente:

Unificar líneas de albaranes implicados. Comprueba lo siguiente:

Que los albaranes de compra de la factura existan en Eurowin

Cada línea de la factura electrónica debe estar en un albarán de compra.

En los albaranes de compra no puede haber líneas que no se encuentran en la factura.

Comprobar contenido de los albaranes:

El contenido de las líneas coincidentes en los albaranes de compra y en la factura electrónica debe ser igual: Unidades, porcentaje de IVA, código de IVA, descuentos, precio.

En el apartado Datos de la e-factura, arriba a la derecha se muestran los datos de la factura electrónica capturada: Número de factura, fecha, proveedor, número de albaranes, descuento por pronto pago e importe total.

Ilustración 9. Asistente para importar facturas electrónicas de compra


Si en la factura electrónica de compra capturada hay más de un albarán, cada albarán se presenta en una pestaña distinta.

Cuando en un concepto (pasos del asistente, albaranes de compra o líneas del albarán) la información de la factura electrónica no coincide con la de Eurowin aparece

con la marca .

Cuando la información de la factura electrónica coincide con los albaranes de compra

de Eurowin estas opciones aparecen con la marca .

PASOS DEL ASISTENTE

1.- La información no coincide.

Con el asistente para la importación de facturas electrónicas vamos a hacer que coincida. En la pantalla se muestra una página por cada albarán de compra. Dentro de cada página aparecen las líneas de la e-factura en la parte superior y las del albarán de compra en la inferior.

En la imagen se puede observar la factura nº 6 que contiene cuatro albaranes: números 3, 5, 6 y 9.

Estos albaranes no existen en Eurowin (tienen la marca ). En consecuencia, las opciones Unificar líneas de albaranes implicados y Comprobar contenido de los albaranes

están como no conformes .

Ilustración 10. Asistente para importar facturas electrónicas

de compra.

Unificar líneas de albaranes implicados


Desde la pestaña de cada albarán hay que crear el albarán pulsando el botón Crear albarán. Para ello, en Eurowin deben existir los artículos con la referencia del proveedor. En el caso de que no existan aparece un aviso para el usuario y éste podrá

crear los artículos pulsando el botón para navegar al mantenimiento de artículos.

Cuando el albarán existe, se puede navegar al mismo pulsando el botón Ver albarán.

Al pulsar el botón Copiar línea se copia la línea seleccionada de la e-factura al albarán de compra relacionado.

Tanto en las líneas de la factura electrónica como en las del albarán de compra se puede aplicar un filtro seleccionando una de las tres opciones Ver todas – Ver no validadas – Ver validadas.

El botón Cambiar ref. del proveedor es una utilidad para cambiar la referencia del proveedor de la ficha del artículo de Eurowin desde la pantalla del asistente.

Cuando en Eurowin existen los albaranes de compra asociados a la e-factura y éstos tienen exactamente las mismas líneas con los mismos artículos se habilita el botón Siguiente para pasar a la nueva fase de comprobación del contenido de las líneas.

2.- El contenido de las líneas de los albaranes no coincide con la e-factura.

En este caso aparece la pantalla con las diferencias línea a línea. La leyenda es la siguiente:

Para generar la factura en Eurowin no puede haber ningún campo incorrecto.

Al marcar la opción Alb. de venta (en la parte inferior derecha de la cuadrícula) se muestran todas las líneas de todos los albaranes en la cuadrícula, bajo el apartado Contenido albaranes. Encima, en el apartado e-factura, aparece la línea de la e-factura que se corresponde con la línea seleccionada de los albaranes.

Con la opción E-factura en la cuadrícula se muestran directamente todas las líneas de la factura electrónica.

El botón Ver albarán permite navegar al albarán de la línea actual.

El botón Validar línea modifica la línea actual del albarán para que coincida con la de la e-factura.

El botón Validar todo revisa automáticamente todas las líneas.


3.- La información coincide en la e-factura y en los albaranes de compra de Eurowin.

Se puede continuar el proceso de generación de la factura.

Se activa el botón Terminar, al pulsarlo se genera la factura en Eurowin. El usuario tiene que contabilizarla para marcar los albaranes como facturados, crear las previsiones, el registro de IVA y el asiento. En la primera línea del asiento de la factura de compra se asocia el fichero capturado que contiene la factura electrónica.

Ilustración 11. Asistente para importar facturas electrónicas

de compra.

Comprobar contenido de los albaranes


2.3.2 Asientos

En la pantalla de asientos hay dos opciones relacionadas con la factura electrónica:

Capturar una factura electrónica de compra desde el generador de compras.

Ver el fichero de la factura electrónica asociado a la primera línea del asiento de compra o de venta.

Ilustración 12. Asistente para importar facturas

electrónicas de compra.

Terminar. Contabilizar


1.1.1.2. Generador de compras

Cómo capturar una factura electrónica desde el generador de asientos de compra.

En el generador de facturas de compra de la pantalla de asientos (Contabilidad » Asientos » Entrada de Asientos » página Compras) se puede capturar una factura electrónica del formato Facturae 3.0, 3.1 o 3.2 o un fichero XML de factura sin firmar, pulsando el botón

. El programa solicita la captura del fichero con extensión SLX o SLC o XML de las otras plataformas.

Al seleccionar el fichero de la factura electrónica y pulsar el botón se puede visualizar la factura con el visor de Sage incluido en Eurowin. Después se validan y capturan los datos de la factura en la pantalla del generador de compras. Si es necesario, el usuario puede introducir los datos que faltan (por ejemplo, la cuenta de contrapartida)

en la página Compras de la pantalla de Asientos. Al pulsar el botón se crea la factura en Eurowin (el asiento, las previsiones, el registro de IVA).

Para cargar los artículos de la factura electrónica, en la página Tarifa de compra de la ficha del artículo de Eurowin debe existir la misma referencia para el mismo proveedor de la factura.

En la siguiente imagen se muestran gráficamente los pasos de la captura de facturas electrónicas desde el generador de compras de la pantalla de asientos de Eurowin.


Ilustración 13. Capturar una factura electrónica en el

generador de compras


1.1.1.3. Asiento

En la parte inferior de la pantalla de asientos se puede asociar un fichero a la línea actual del asiento.

Al capturar una factura electrónica (firmada o sin firmar digitalmente) se adjunta automáticamente el fichero de la factura en la primera línea del asiento.

Si el usuario intenta borrar la línea o el asiento el programa muestra el aviso:

"Se eliminará el fichero de factura electrónica. ¿Está seguro de continuar?"

Seleccionar documento asociado. Permite asociar un fichero a la línea actual del asiento.

Ver documento asociado. Si el documento asociado a la línea actual es una factura electrónica la presenta mediante el visor de Sage de facturas electrónicas incluido en Eurowin. Antes de presentar la factura el programa verifica la firma certificada.

Ilustración 14. Ver una factura electrónica asociada al asiento


2.4 Resumen de la factura electrónica en Eurowin

2.4.1 Visualizar una factura electrónica

En Eurowin se puede visualizar una factura electrónica desde varias opciones:

Ver factura de venta: Con el botón .

Facturación de compra. Con el botón de la pantalla "Captura de facturas electrónicas de compra".

Asientos. Con el botón Ver documento asociado .

Las facturas electrónicas se presentan con el visor de Sage. Si la factura no está firmada digitalmente, el apartado "Datos de la firma" no está disponible.

Además el visor se puede instalar independientemente de Eurowin (ver instalación). En el menú Ayuda del visor se encuentra la información acerca del funcionamiento.

Ilustración 15. Visor de Sage de facturas electrónicas


Eurowin almacena los ficheros de las facturas electrónicas en la carpeta definida en la configuración de la empresa, en una subcarpeta con el nombre Compras o Venta, otra con el código de la empresa y otra con el código del ejercicio. Por ejemplo: ServidorEW\Facturae\Compras\01\2010\ o ServidorEW\Facturae\Venta\01\2010\.

Antes de presentar una factura electrónica con el visor, Eurowin comprueba la validez de la firma certificada. Si no puede validar la autenticidad de la firma por cualquier motivo (no existe la firma, no es correcta, no se puede acceder a los componentes de programa de Windows necesarios para comprobarla, etc.) muestra un aviso para el usuario.


Plataformas

En la configuración de la empresa se puede elegir la plataforma que se desea utilizar para trabajar con las facturas electrónicas en Eurowin:

Eurobits: Servidor propio de gestión de facturas electrónicas con sincronización con el ordenador del usuario.

Propia: El usuario tiene instalado el certificado válido en su ordenador.

Sin firmar: Realmente no se trata de una plataforma de facturación electrónica si no de un generador de facturas sin firmar en formato Facturae 3.0, 3.1 o 3.2 XML.

3.1 Eurobits

Eurobits Technologies (www.eurobits.es) opera una plataforma de servicios de facturación digital, denominada Sistema eFactura Eurobits. A través de dicha plataforma, las empresas pueden intercambiar facturas digitales con sus proveedores y clientes, cumpliendo rigurosamente con el marco legal vigente en dicha materia.

Eurobits Technologies ofrece un software denominado Conector Sistema eFactura Eurobits, que facilita a una empresa el envío y/o recepción de facturas a la plataforma de forma desatendida. El Conector se conecta con los programas de facturación y contabilidad de la empresa mediante un sencillo modelo de carpetas o directorios de intercambio (bandeja de entrada-bandeja de salida), donde el programa de facturación deposita un fichero por cada factura a enviar a la plataforma, o donde el Conector deposita un fichero por cada factura recibida de la plataforma, como paso previo a su integración contable.

En el servidor de Eurowin se crea la estructura de carpetas que servirá de base al intercambio de información con el Conector.

En la facturación de ventas, Eurowin genera el fichero XML de la factura y lo copia en la estructura de carpetas local del Conector ("bandeja de salida"). El resto del trabajo (envío a la plataforma, firma digital, encaminamiento al cliente, etc.) se realiza de manera desatendida en Sistema eFactura Eurobits a través del Conector.

En la facturación de compra, Eurowin recoge las facturas XML recibidas automáticamente por el Conector desde Sistema eFactura Eurobits ("bandeja de entrada").

Por defecto, el Conector Sistema eFactura Eurobits que se distribuye con Eurowin coloca el sistema de carpetas en el servidor de Eurowin. Desde el Conector, el usuario puede cambiar dicha configuración.

Para trabajar con Conector Sistema eFactura Eurobits, el ordenador del terminal de Eurowin debe tener instalado la Máquina Virtual Java (consultar el apartado Requisitos).

Entre las noticias de prensa se encuentra el acuerdo de Sage España con Eurobits:

http://www.eurobits.es/


Miércoles, 18 de noviembre de 2009 - Acuerdo SAGE - Eurobits

Fruto de este acuerdo, las soluciones de las diferentes Divisiones de la compañía, Sage Pymes y Autónomos, Sage Soluciones de Gestión Empresarial, Sage Despachos Profesionales, Sage Soluciones Financieras y Sage Administraciones Públicas, se integran automáticamente con la plataforma de factura electrónica.

3.2 Propia

Eurowin genera el fichero XML y aplica la firma con el certificado seleccionado, que está instalado en el ordenador del terminal de Eurowin.

El certificado se configura por terminal en el fichero config.ini con las siguientes claves

[NOM_CERT_FACTURAE]

Nombre del certificado

[NOM_EMIS_FACTURAE]

Nombre del emisor del certificado

Los certificados instalados en un ordenador se pueden consultar en el Panel de control » Propiedades de Internet » página Contenido » botón Certificados.

http://www.eurobits.es/Spanish/noticias/20091118-SAGE.html


Anexo

4.1 Cambios según Facturae 3.0, 3.1 y 3.2

4.1.1 Generación del fichero XML de facturas electrónicas en formato Facturae 3.1

Principales diferencias respecto de la versión 3.0:

Versión: 3.1

<FileHeader><SchemaVersion>

Importe de los Portes colocados como recargo general, en lugar de cómo una línea del artículo en la factura.

<InvoiceTotals><TotalGeneralSurcharges><GeneralSurcharges><Charge>

Importe del punto verde colocado como un recargo. Antes no se incluía.

<InvoiceTotals><TotalGeneralSurcharges><GeneralSurcharges><Charge>

Número de albarán de la línea en el TAG '<DeliveryNoteNumber>'.

<Invoices><Invoice><Items><InvoiceLine><DeliveryNotesReferences><DeliveryNote><DeliveryNoteNumber>

4.1.2 Generación del fichero XML de facturas electrónicas en formato Facturae 3.2

Principales diferencias respecto de versión 3.1:

Versión: 3.2

<FileHeader><SchemaVersion>

Fecha del albarán por cada línea de la factura.

<Invoices><Invoice><Items><InvoiceLine><DeliveryNote><DeliveryNoteDate>


Coste de la línea con 6 decimales.

<Invoices><Invoice><Items><InvoiceLine><TotalCost>

Importe de los descuentos con 6 decimales.

<Invoices><Invoice><Items><InvoiceLine><DiscountsAndRebates><Discount><DiscountAmount>

Nuevo campo para el código del artículo.

<Invoices><Invoice><Items><InvoiceLine><ArticleCode>

4.2 Facturae. 3.0, 3.1 y 3.2 (Gobierno de España)

4.2.1 Utilización de la versión 3.2

La versión 3.2 no difiere mucho de la 3.1. Sin embargo no es compatible con ésta, puesto que elimina y modifica algunos elementos de la versión anterior.

La versión 3.2 podrá usarse en cualquier caso y además también podrá usarse la versión 3.1 o 3.0 salvo en las siguientes circunstancias que requerirán obligatoriamente la 3.2:

Cuando sea requerida una precisión de 6 decimales en el coste total, importe bruto, descuento unitario o cargo unitario.

Si algún concepto de la factura está sujeto a uno de los nuevos tipos de impuestos: REIVA, REIGIC o REIPSI.

Cuando sea necesario definir un código estadístico y/o una referencia del cliente pagador, en los datos de pago.

En el caso en el que sea necesario definir el código SWIFT de una cuenta bancaria.

Cuando sea necesario definir una descripción de un centro administrativo.

Al crear una factura rectificativa y sea necesario exponer una descripción amplia del motivo de rectificación.

Si uno de los centros administrativos declarados lleva asociado un rol definido en esta nueva versión: Vendedor, Receptor del pago, Receptor del cobro, Emisor.

Cuando alguno de los conceptos declarados en la factura requieran la definición de la fiscalidad especial, es decir, los campos fiscalidad especial y justificación de la fiscalidad especial.


Si al definir una cuenta bancaria, es necesario definir bien el IBAN, bien el número de cuenta.

Cuando se facturen conceptos medidos en metros cúbicos, segundos o vatios.

Si es necesario definir información adicional a nivel de línea de detalle. Esta información adicional puede ser: código de artículo, fecha contrato emisor, fecha pedido emisor, fecha contrato receptor, fecha pedido receptor, referencia del expediente, fecha del expediente.

Si al definir un nuevo albarán, es requerido especificar la fecha del mismo.

Cuando se pretende que la etiqueta que define el orden que ocupa un concepto o línea de detalle dentro de la factura sea “SequenceNumber” en lugar de la etiqueta que existía en la versión 3.1 y que podía resultar ambigua.

16-03-2010. Fuente:

http://www.facturae.es/es-ES/Documentacion/EsquemaFormato/Esquema%20Formato/Historial%20versiones/HistorialVersiones_Facturae_32.pdf




4.2.2 Utilización de la versión 3.1

La versión 3.1 no es muy diferente a la 3 pero no es compatible con ella ya que se han cambiado de nombre algunos tipos y tags.

La versión 3.1 podrá usarse en cualquier caso y además también podrá usarse la versión 3 salvo en las siguientes circunstancias que requerirán obligatoriamente la 3.1:

Necesidad de utilizar importes negativos.

Uso del tag Extensions en el que venga dentro algún esquema específico que quiera validarse obligatoriamente.

Emisión de facturas en que la Fecha de Expedición sea distinta de la Fecha de Operación.

Uso de Suplidos.

Emisión de facturas para Grupos de Empresas con Régimen Especial de IVA (Ley 36/2006 artículo tercero punto 5).

Facturación de mayoristas a minoristas en que tengan que incorporar Recargo de Equivalencia.

Necesidad de reflejar Gastos financieros en la factura.

Si el número de referencia de la entidad del programa de facturación tiene menos de 10 dígitos.

16-01-2010. Fuente:

http://www.facturae.es/es-ES/Documentacion/EsquemaFormato/Esquema%20Formato/Historial%20versiones/HistorialVersiones_Facturae.pdf

4.3 XAdES

XAdES -XML Advanced Electronic Signatures- es un sistema estándar que define la sintaxis y la especificación de proceso en lenguaje XML para la firma electrónica avanzada según la directiva europea. Proporciona protección de autenticación e integridad básica y satisface los requisitos legales de firmas electrónicas avanzadas definidas por la directiva europea.

En la página web http://www.w3.org/TR/XAdES/ se encuentra toda la información y la definición de XAdES.

Con XAdES el fichero firmado no pierde la estructura de fichero XML si no que la firma se integra dentro del mismo.



http://www.w3.org/TR/XAdES/


Algunos sistemas de firma digital generan un nuevo fichero con la firma donde el código XML de la factura se integra como una parte del fichero dando un fichero resultante no se puede abrir directamente con un programa interpretador de XML si no que se necesitaba un visor especial para tratarlo.

Al implementar el sistema XAdES, las plataformas (Eurobits y propia) generan un fichero XML.

Eurowin utiliza el sistema XAdES al seleccionar la plataforma Propia con el certificado instalado en el terminal.

4.4 Bibliografía y Normativa oficial

4.4.1 B.O.E.

Ley 59/2003 de firma electrónica:

http://www.boe.es/t/es/bases_datos/doc.php?coleccion=iberlex&id=2003/23399

REAL DECRETO 1496/2003 por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.


ORDEN EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.


Ley 56/2007 de medidas de impulso de la sociedad de la información:


Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos


4.4.2 Agencia Tributaria

http://www.aeat.es/aeat/aeat.jsp?pg=camp/efactura/es_ES





http://www.aeat.es/aeat/aeat.jsp?pg=camp/efactura/es_ES


4.4.3 Formato Facturae

Gobierno de España, Ministerio de Industria, Turismo y Comercio

Gobierno de España, Ministerio de Economía y Hacienda

http://www.facturae.es






http://www.facturae.org/

Visor formato Facturae

http://descargas.Eurowin.com/facturae/eslcviewer.exe

4.4.4 XAdES, XML Advanced Electronic Signatures


4.4.5 Software Java











http://www.facturae.org/

http://descargas.eurowin.com/facturae/eslcviewer.exe




4.5 Cambios en la Factura Electrónica – Reforma 2015

La factura electrónica incorpora nuevas opciones de interés para aquellas empresas que trabajen para administraciones públicas.

4.5.1 Antecedentes Normativos

Doc. Legal Oficial: Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público. Orden HAP/492/2014, que regula los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la ley 25/2013.

Propósito de Cambio Legal: Información Centros Administrativos en la facturae.

Codificación de los centros administrativos cuando se factura a una Administración Pública.

Es necesario definir una descripción de un centro administrativo:

- Oficina Contable - Órgano Gestor - Unidad Tramitadora

Si el centro administrativo declarado tiene asociado un rol hay que indicarlo (roles codificados) junto con la información adicional (dirección, población, provincia…)

Ámbito de Afectación: Facturación

Territorios de aplicación: Nacional

Entrada en vigor y momento de aplicación: 15/01/2015 en adelante

A partir de Enero de 2015, se impulsa el uso de la factura electrónica, tanto para el sector público como el sector privado.

¿Quiénes están obligados al uso de la factura electrónica a raíz de la Ley 25/2013?

Cualquier entidad que tenga una relación contractual con la Administración pública tendrá la obligación de expedir factura electrónica.

• Sociedad anónima. • Sociedad de responsabilidad limitada. • Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de

nacionalidad española. • Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en

territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.

(*) Las AA.PP pueden excluir reglamentariamente de la obligación de expedir factura electrónica cuando los importes sean de hasta 5.000€, y que las emitan los proveedores a los servicios exteriores de la AA.PP.

(*) En el sector privado, son sectores específicos los obligados a emitir factura electrónica per el destinatario no está obligado a tener los medios informáticos para recepcionarlas. Será el propio emisor quien los facilitará.


4.5.2 Adaptación en Eurowin de los cambios en la Factura electrónica

Configuración de Empresa

Compatibilidad formato 3.2 y formato .XSIG

Para trabajar con factura electrónica debe activarse la marca “Activar factura electrónica”.

La factura electrónica de Sage Eurowin permite trabajar con diferentes plataformas, de las cuales están adaptadas al formato 3.2 las siguientes:

• Firma Propia: la firma se gestiona a través de un certificado propio compatible que debe adquirir cada empresa con entidades autorizadas.

Aquellas empresas que requieran enviar el fichero de factura electrónico firmado deberán optar por una de las plataformas anteriores.

Aquellas empresas que únicamente requieran realizar la impresión de la factura sin firma, podrán trabajar con la plataforma “Sin firmar”.

Para trabajar el nuevo formato 3.2,1. debe seleccionarse el formato FacturaE 3.2, el cual ya agrupa la nueva información incorporada sobre Centros Administrativos.

En caso de trabajar con plataforma “Propia” es posible activar el check “Utilizar extensión .xsig”.

Al activarlo, la aplicación generará tres ficheros, el PDF, el XML y adicionalmente el XSIG. Este último es necesario en caso de querer trabajar con el portal FACe (https://face.gob.es/es/). Una vez generado podrá seleccionar se dicho fichero y subirlo manualmente a la plataforma.

Ilustración 19. Configuración Empresa – Factura Electrónica

https://face.gob.es/es/




Mantenimiento de Clientes

Nueva opción de Centros Administrativos:

La nueva información referente al formato 3.2 de la factura electrónica se encuentra disponible en la pestaña “Observaciones”

Es posible acceder a completar dicha información des del botón “C.C.A.A.” (Centros Administrativos), pudiendo acceder a un nuevo mantenimiento en el cual incorporar los centros de la administración pública.

NOTA: para generar facturas electrónicas a un cliente debe marcarse el check “Envío Fra. electrónica”.

Al pulsar el nuevo botón, se abre una nueva pantalla que permitirá definir toda la información relativa a los centros administrativos del cliente:

Roles: Existirán todo un conjunto de roles de cada administración pública, pudiendo introducir una línea propia para cada uno de ellos.

La aplicación informa de la necesidad como mínimo de completar los centros 01, 02 y 03 para poder trabajar con administraciones públicas.

Ilustración 20. Mantenimiento de Clientes – CCAA.


Código: Al pulsar F4 sobre un campo de código de dirección se mostrarán las direcciones del cliente, pudiendo seleccionar una de ellas. El programa informa de que es posible consultar las direcciones pulsando la tecla F4 desde esta opción.

Por cada cliente de tipo administración pública será posible indicar toda una serie de datos referentes a los centros administrativos con los que se trabaja:

• ROL • Nº Centro • Código Dirección • Descripción

Ilustración 21. CCAA.



• Población • Provincia • Código Postal • País • Papel (marcar si se entrega factura papel) • Responsable • Apellido 1 • Apellido 2 • Teléfono • Fax • HTTP (dirección web) • Email • Contacto

Nº de Centro: El número de centro es el código identificativo de cada centro administrativo. El programa informa de que es un campo obligatorio. Es posible acceder al directorio web de la FACe para conocer los diferentes códigos de centros pulsando el enlace:



Descripción: Al pulsar F4 sobre un campo de descripción será posible acceder a editarla, pudiendo introducir la descripción que sea necesaria. El programa informa de que es posible editar la descripción pulsando la tecla F4 desde esta opción y avisa de que es un dato obligatorio

País: Es posible indicar el país del centro indicándolo directamente o bien buscándolo al pulsar F4. Es posible acceder al mantenimiento de países pulsando F5.

El Valor del País viene dado por el código ISO, un nuevo campo de este mantenimiento. Como acción derivada de este nuevo campo se agrupan las opciones de CSB68 en el margen inferior de la pantalla (dichas opciones no intervienen en factura electrónica).

El programa informa de que es posible editar la descripción pulsando la tecla F4 desde esta opción, acceder a su mantenimiento con F5 y avisa de que es un dato obligatorio




NOTA: En el supuesto de no indicar un campo de tipo obligatorio, el programa avisará mostrando el fondo de la línea en color rosado. Si un campo es obligatorio se muestra dicha indicación en el margen inferior izquierdo de la pantalla.

Botón Nuevo: Es posible consultar la información de los centros administrativos de otros clientes sin cambiar de mantenimiento pulsando el botón “Nuevo”. Una vez pulsado el botón “Nuevo” es posible seleccionar directamente el cliente o bien realizar una búsqueda

Botón Copiar Datos: Es posible copiar la información de los centros administrativos entre clientes si fuera necesario des del botón “Copiar Centros”. La opción de copiar centros permitirá copiar a los clientes seleccionados toda la información de los centros de un cliente de origen.

Botón Imprimir: La opción “Imprimir” permitirá realizar una impresión de la información principal de los centros administrativos del cliente.




Generación de la Factura Electrónica

Para generar la factura electrónica debe marcarse el check “Exportar”, indicándose en el margen derecho el hecho de que el cliente trabajar con fact. Electrónica.

La generación de la factura electrónica permitirá emitir el PDF así como el XML firmado con la estructura del formato 3.2

Es posible realizar el envío por mail de los ficheros PDF y XML firmados.

Ver factura de venta

La factura de venta incorpora un nuevo botón denominado “C.C.A.A.”, des del cual es posible acceder a la información de los centros administrativos con los cuales se generó la factura electrónica.

Des del apartado “Fac. elec” es posible consultar la factura electrónica generada.


Ilustración 28. Generación de la factura de venta.


4.6 Instalador de Novedades en la Factura Electrónica 2015 – Versión Estándar

La nueva versión de Eurowin viene acompañada de una nueva opción denominada “Instalador de Novedades”.

Nueva opción destinada a incorporar novedades críticas o correctivo urgente.

Coincidiendo con la publicación de la versión que incorpora la Factura Electrónica, el programa queda preparado para hacer uso de una funcionalidad denominada “Instalador de Novedades”.

Su objetivo es poder desplegar de forma rápida aquellas novedades críticas o correctivo general urgente que Sage Eurowin necesite facilitar a sus clientes.

En el supuesto que Sage Eurowin publicase alguna de estas novedades o correctivos urgentes a través de este medio el programa presentará una pantalla al usuario “Supervisor” en el momento de acceder a la aplicación mostrando el contenido instalable.

El usuario supervisor podrá proceder a su instalación mediante el botón “Instalar”, debiendo reiniciar la aplicación una vez finalizado.

Será posible mostrar el contenido:

- “No Instalado”: pendiente de instalar - “Instalado”: ya instalado - “Omitido”: se ha rechazado instalar

Es posible acceder manualmente a esta opción des del menú “Herramientas”, opción “Acerca De”, botón “Opciones”.

Ilustración 29. Ver Factura.

Ilustración 30. Instalador de Novedades.


4.7 Instalador de Novedades en la Factura Electrónica 2015 – Versión Gestión de Proyectos y Obras

La incorporación de las novedades de la factura electrónica se realiza en dos pasos:

1. Incorporación de una opción nueva denominada “Instalador de Novedades”.

2. Una vez incorporado el “Instalador de Novedades”, a través de este mediante la descarga e instalación de la novedad de “Factura Electrónica”.

La incorporación de las novedades de la factura electrónica se realiza a través de una opción nueva denominada “Instalador de Novedades”, la cual debe instalarse previamente.

Antes de comenzar la instalación deben salir todos los usuarios del programa, no debiendo acceder de nuevo hasta que el proceso haya finalizado.

Una vez descargado y ejecutado el instalador de novedades, aparecerá la página de bienvenida.

Es necesario pulsar sobre el botón “Acepto Licencia” para continuar.

Se seleccionará la ruta del servidor y se pulsará el botón “Siguiente”.

En caso de tener instalados grupos de empresa, podrá seleccionarse en cuales instalarlos. Para comenzar la instalación debe pulsarse el botón “Empezar”

1 2

3 4


Una vez pulsado el botón “Empezar” comenzará el proceso de instalación.

Una vez finalizado el proceso la aplicación mostrará un aviso avisando que debe reiniciarse el programa.

Al reiniciar el programa, este informará que existen nuevas versiones, debiendo pulsar sobre el botón “Aceptar”.

Para finalizar la incorporación del “Instalador de novedades” deberá pulsarse el botón “Actualizar”

5 6

Ilustración 31. Instalador de Novedades Eurowin Obras.

7

8


Una vez incorporado el Instalador de Novedades, es posible descargar e instalar las novedades de la Factura Electrónica.

Una vez incorporado el “Instalador de Novedades”, al acceder a la aplicación como usuario “Supervisor” se presentará una nueva pantalla desde la cual será posible descargar e instalar las novedades de la factura electrónica.

Por defecto se mostrará seleccionada la opción “Facturae”, la necesaria para incorporar las novedades de la factura electrónica, por lo que tan solo será necesario pulsar el botón “Descargar”.

A partir de este momento, la pantalla de novedades se presentará automáticamente al usuario Supervisor en el supuesto que existan novedades críticas o correctivo urgente a incorporar en la aplicación, para que este pueda decidir su actualización.

En todo momento será posible acceder manualmente a esta opción des del menú “Herramientas”, opción “Acerca De”, botón “Opciones”.

La pantalla de Novedades permite mostrar el contenido:

- “No Instalado”: pendiente de instalar - “Instalado”: ya instalado - “Omitido”: se ha rechazado instalar

NOTA: Las novedades en la factura electrónica están incorporadas en las versiones Eurowin Estándar y Eurowin Gestión de Proyectos y Obras.

Ilustración 32. Novedades Sage Eurowin.

Eurowin Manual de Factura Electrónicadescargas.merlos-infor.com/Manuales/Modulos...

Documents

Transcript of Eurowin Manual de Factura Electrónicadescargas.merlos-infor.com/Manuales/Modulos...