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Eurowin 8.0 SQL Manual del módulo GESTIÓN DOCUMENTAL
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Eurowin 8.0 SQL
Manual del módulo
GESTIÓN
DOCUMENTAL
Documento: me_gestiondocumental
Edición: 08
Nombre: Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
Fecha: 30-04-2012
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
3
Tabla de contenidos
1. Introducción ........................................................................................................................... 6
1.1. Definición de documento y de fichero ............................................................................................... 6
1.2. Gestión de documentos ..................................................................................................................... 7
1.3. Gestión de permisos sobre los documentos ..................................................................................... 8
1.4. Copias de seguridad .......................................................................................................................... 9
1.5. Compatibilidades ............................................................................................................................... 9
1.6. Requisitos ......................................................................................................................................... 10
1.6.1. Ficheros necesarios .................................................................................................................... 10
1.6.2. Límites a nivel físico de los ficheros y las carpetas ...................................................................... 10
1.7. Empezar a trabajar ........................................................................................................................... 10
1.8. Esquema de funcionamiento de la Gestión Documental de Eurowin ............................................. 11
1.9. Instalación ........................................................................................................................................ 12
1.10. Asistente de configuración del módulo de Gestión documental ................................................... 14
2. Módulo Gestión Documental de Eurowin ............................................................................. 16
3. Archivos ............................................................................................................................... 17
3.1. Configuración .................................................................................................................................... 17
3.1.1. General ....................................................................................................................................... 17
3.1.2. Opciones .................................................................................................................................... 18
3.1.3. Factura / Firma digitalizada ......................................................................................................... 19
3.2. Categorías de usuarios .................................................................................................................... 19
3.3. Usuarios ........................................................................................................................................... 19
3.4. Pantallas de Eurowin ........................................................................................................................ 20
3.5. Perfiles de categorías ....................................................................................................................... 22
3.6. Clasificaciones ................................................................................................................................. 24
3.7. Grupos de clasificación .................................................................................................................... 24
3.8. Propiedades de un documento ........................................................................................................ 25
3.9. Tipos de documentos ...................................................................................................................... 26
4. Documentos ......................................................................................................................... 30
4.1. Gestión documental ......................................................................................................................... 30
4.1.1. Cuentas ...................................................................................................................................... 32
4.1.2. Docs Eurowin ............................................................................................................................. 32
4.1.3. Mis docs. ................................................................................................................................... 32
4.1.4. Carp. Documentos ..................................................................................................................... 32
4.1.5. Gestión de documentos ............................................................................................................. 33
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
4
4.1.6. Propiedades del documento ....................................................................................................... 34
4.1.7. Propiedades adicionales ............................................................................................................. 34
4.1.8. Versiones del documento ........................................................................................................... 34
4.1.9. Permisos del documento ............................................................................................................ 35
5. Opciones generales del módulo de Gestión Documental ..................................................... 36
5.1. Creación de documentos ................................................................................................................. 36
5.2. Menú contextual de documentos .................................................................................................... 37
5.2.1. Propiedades del documento ....................................................................................................... 38
5.2.2. Ver documento Eurowin ............................................................................................................. 41
5.2.3. Añadir nuevo documento ............................................................................................................ 41
5.2.4. Añadir nuevo documento mediante escáner ............................................................................... 42
5.2.5. Abrir documento de sólo lectura ................................................................................................. 43
5.2.6. Modificar documento .................................................................................................................. 43
5.2.7. Guardar cambios del documento modificado ............................................................................. 44
5.2.8. Cancelar modificación del documento ........................................................................................ 44
5.2.9. Eliminar documento .................................................................................................................... 44
5.2.10. Mover documento .................................................................................................................... 45
5.2.11. Guardar copia local del documento .......................................................................................... 45
5.2.12. Imprimir documento office ........................................................................................................ 45
5.2.13. Enviar documento por e-mail .................................................................................................... 46
5.2.14. Enlazar documento con otro documento .................................................................................. 46
5.2.15. Enlazar documento con un documento de Eurowin .................................................................. 46
5.2.16. Ver versiones del documento .................................................................................................... 47
5.3. Menú contextual de carpetas........................................................................................................... 48
5.3.1. Crear carpeta / Crear carpeta dentro .......................................................................................... 49
5.3.2. Borrar carpeta ............................................................................................................................ 49
5.3.3. Cambiar nombre ......................................................................................................................... 50
5.3.4. Mover documentos ..................................................................................................................... 51
5.3.5. Copiar documentos .................................................................................................................... 52
5.3.6. Compartir la carpeta ................................................................................................................... 52
5.3.7. Cancelar ..................................................................................................................................... 53
5.4. Barra de enlace ................................................................................................................................ 53
5.4.1. Añadir nuevo documento ............................................................................................................ 53
5.4.2. Consultar documentos asociados............................................................................................... 55
5.5. Funcionamiento de los enlaces ........................................................................................................ 55
5.6. Filtro por propiedades adicionales ................................................................................................... 60
5.7. Asignación de permisos ................................................................................................................... 61
6. Listados ................................................................................................................................ 65
6.1. Opciones comunes a todos los listados de la Gestión Documental de Eurowin ............................ 65
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
5
6.2. Documentos por palabras clave ...................................................................................................... 66
6.3. Documentos por propiedades ......................................................................................................... 66
6.4. Documentos por tipos de enlaces ................................................................................................... 67
7. Integración de la Gestión documental en CRM y Atención telefónica .................................. 69
8. Anexo ................................................................................................................................... 70
8.1. Lista de programas e iconos ............................................................................................................ 70
8.2. Instalación del escáner ..................................................................................................................... 71
8.3. Funcionamiento INTERNO del mantenimiento de tipos de enlaces................................................ 72
8.4. Funcionamiento INTERNO de los enlaces ....................................................................................... 74
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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1. Introducción
El módulo Gestión Documental de Eurowin está pensado para realizar un tratamiento digital y centralizado
de los documentos de la empresa. Ofrece la posibilidad de controlar todos los documentos de la empresa,
relacionándolos con los documentos y ficheros de Eurowin. Los documentos quedan totalmente protegidos
y solamente se pueden manipular a través de Eurowin. Permite una amplia gestión de permisos sobre los
documentos de forma que solamente los pueden crear, manipular, relacionar y borrar los usuarios que la
empresa determine. Los documentos se organizan en carpetas generales y además cada usuario puede
crear su propia estructura de carpetas a través de la opción Mis documentos. La Gestión Documental está
totalmente integrada en Eurowin permitiendo consultar y manipular los documentos desde cualquier opción
del programa para la que se hayan configurado los permisos correspondientes a los usuarios; por ejemplo,
desde el mantenimiento de artículos o el albarán de venta podremos ver los documentos e informes
relacionados sin tener que cambiar de opción de programa. También realiza el control de versiones de los
documentos permitiendo saber quién y cuándo ha hecho una modificación conservando la cantidad de
versiones antiguas que se desee. Los documentos se editan con el programa que los ha creado,
posibilitando así tener múltiples tipos y formatos de documentos.
Con el módulo de Gestión documental se pueden realizar las siguientes tareas dentro de Eurowin:
- Creación y modificación de documentos
- Consulta y borrado de documentos
- Encriptación de los documentos
- Historial de versiones
- Definición de permisos sobre los documentos
- Enlace de documentos externos con los documentos de Eurowin (albarán de venta, pedido de
venta, previsiones de cobro, etc.) y con clientes, proveedores y artículos.
1.1. Definición de documento y de fichero
Documento: Un documento es cada uno de los elementos básicos de la Gestión documental de Eurowin
que contiene información de interés para la empresa. A nivel interno consiste en un registro en la base de
datos de la gestión documental y un fichero de nombre aleatorio con extensión .ew ubicado en una carpeta
del sistema operativo.
Fichero: En cambio, un fichero es un elemento del sistema operativo que puede tener la extensión doc, xls,
pdf, txt o cualquier otro tipo y puede ser el origen de un documento.
IMPORTANTE: En Windows se puede asignar un programa para la apertura de los distintos ficheros según
su extensión (*.doc - Word; *.xls - Excel; *.pdf - Acrobat Reader; etc.).
Desde la gestión documental de Eurowin se puede abrir un documento cuando el programa asignado al
fichero original se encuentre instalado en el terminal del usuario. Por ejemplo, para consultar o modificar un
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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documento con extensión DOC desde un terminal, este terminal deberá tener instalada la aplicación
Microsoft Word que en Windows se ha asociado a este tipo de ficheros.
IMPORTANTE: Un documento de la Gestión documental de Eurowin y el fichero original son objetos
totalmente distintos y desenlazados. A partir de un fichero creamos un documento. Después el fichero
original ya no tiene ninguna relación con el documento de la gestión documental; cuando modificaremos el
documento no estaremos modificando el fichero original; si borramos un documento de la Gestión
documental, el fichero de Windows seguirá existiendo. Y viceversa, si borramos o modificamos el fichero
original de Windows, el documento de la Gestión documental de Eurowin no se verá afectado.
1.2. Gestión de documentos
Creación de documentos
Al crear un documento en la gestión documental el programa guarda físicamente el fichero en la dirección
determinada por el campo RUTA del tipo asignado al documento. En el caso de que no se haya definido
una dirección física (RUTA) para el tipo de documento, se guardará en la dirección indicada en la
configuración del módulo.
NOTA: El fichero físico creado por la Gestión documental no se puede abrir desde fuera de la Gestión
documental.
El sistema permite arrastrar un documento o una carpeta de Windows hacia Eurowin, a la pantalla principal
de la Gestión de documentos; Eurowin en función de la extensión del fichero propondrá el tipo de
documento a asignar de la misma forma que al añadir un documento manualmente. La opción de arrastre
está comentada en el capítulo Creación de documentos.
En el momento de crear el documento queda registrado el usuario y la hora de creación.
¿Donde se guarda físicamente el fichero de la gestión documental?
En la configuración del módulo se define la Ruta en la que se guardarán físicamente los ficheros. Para cada
tipo de documento podemos definir una ruta distinta.
Por ejemplo, la dirección física en la que se guardarán los documentos de la gestión documental de Eurowin
puede ser “\\servidor\ew800serv\modulos\gestdoc\docs\”. El nombre del fichero es totalmente aleatorio: El
Ilustración 1. Esquema de la relación entre Documento y Fichero
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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programa genera un nombre y añade la extensión .EW; de esta forma los documentos de la Gestión
Documental están protegidos y solamente se pueden manipular desde Eurowin.
Por lo tanto, para un documento tenemos el nombre y la carpeta de la gestión documental que los asigna el
usuario durante la creación y el fichero físico con extensión .ew de nombre aleatorio ubicado en la ruta
indicada en el tipo de documento o en la configuración del módulo.
Encriptación y seguridad en los documentos. ¿Cómo se guarda el fichero .EW?
El documento se guarda según el tipo de encriptación definido en el tipo de documento.
- Encriptado, o
- Sin encriptar
Si en el tipo de documento se ha indicado que se debe guardar comprimido (opción marcada por defecto)
se comprimirá, pero siempre se asignará la extensión .EW.
El proceso que sigue un documento al ser guardado es el siguiente:
1. A partir del fichero con una extensión determinada se crea el documento con el fichero asociado de
extensión .ew.
2. Si hay que encriptar el fichero .ew se genera un nuevo fichero con extensión .ew.
3. Por último, si hay que comprimir el fichero, se comprime en formato zip generando un nuevo fichero
también con extensión .ew.
En todos los casos solamente se guarda un fichero .ew por documento.
1.3. Gestión de permisos sobre los documentos
El sistema gestiona los siguientes permisos sobre los documentos:
- Creación
- Modificación
- Lectura
- Borrado
Pueden asignar permisos a un documento el usuario que lo ha creado y el usuario supervisor.
Se podrán definir los tipos de permisos en los tipos de documentos. De esta forma, al aplicar un tipo de
documento concreto a un documento, el sistema aplicará de forma automática los permisos por usuarios o
departamentos. Ver asignación de permisos.
En el mantenimiento de Pantallas de Eurowin se pueden definir los permisos sobre los enlaces (los enlaces
son las opciones de Eurowin en las que aparecerá la barra de la Gestión documental).
A través de los perfiles de categorías de usuarios se pueden asignar los permisos por categoría sobre los
tipos de documentos y sobre los enlaces.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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1.4. Copias de seguridad
Al realizar las copias de seguridad del módulo con el programa Menrepa se puede hacer también la copia
de seguridad de la carpeta de documentos.
La opción para realizar las copias de seguridad del módulo de Gestión Documental (Incluir documentos
GESTDOC) está disponible a partir de la versión 8.7.36 de 20 de septiembre de 2007 o superior del
programa Menrepa.
1.5. Compatibilidades
El módulo de Gestión documental de Eurowin está incluido en todas las versiones de Eurowin SQL y
Eurowin Solution 2.0 SQL y es compatible con todos los módulos y opciones del programa.
También está disponible para los programas Ew CRM SQL y Ew Atención telefónica SQL.
En Eurowin 8.0 SQL y Eurowin Solution SQL se instala como un módulo.
En Ew CRM SQL y en Ew Atención telefónica SQL está disponible cuando lo está en el servidor de Eurowin
SQL relacionado.
El módulo de Gestión Documental está disponible en las actualizaciones de todos los sectoriales publicadas
a partir del día 15 de Abril de 2008 de Eurowin 8.0 SQL y Eurowin Solution 2.0 SQL.
Ilustración 2. El programa Menrepa permite hacer copias de seguridad
de los documentos
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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1.6. Requisitos
Los requisitos para trabajar con el módulo Gestión Documental son los mismos que se necesitan para
Eurowin 8.0 SQL. Para distintas configuraciones de software y de hardware se pueden consultar en la
página de Internet http://www.eurowin.com/requisitos.
1.6.1. Ficheros necesarios
Polarzip.ocx: Permite la compresión de los documentos.
La instalación de Eurowin instala este fichero automáticamente.
1.6.2. Límites a nivel físico de los ficheros y las carpetas
Un fichero está limitado a un máximo de 2 Gb de tamaño comprimido. Si ocupa más de 2 Gb no se podrá
comprimir.
El número máximo de ficheros por carpeta es de 65.000. Por lo tanto, no se podrán añadir más ficheros a
una carpeta que tenga 65.000 ficheros.
1.7. Empezar a trabajar
Después de instalar la Gestión documental de Eurowin es necesario realizar la configuración del módulo
para empezar a trabajar. El sistema crea de forma automática la configuración inicial mínima.
Al entrar la primera vez al módulo aparece el Asistente de configuración del módulo de Gestión documental
con las siguientes opciones:
1. Definir categorías de usuarios
2. Configuración y rutas
3. Asignar usuarios por categoría
4. Definir derechos por categoría y tipo de documento
5. Definir niveles de acceso por categoría y enlace
La configuración inicial del módulo es la siguiente:
Ruta por defecto de los documentos
Nivel de encriptación: Encriptado
Tamaño máximo de compresión automática 10 Mb
Captura de todos los usuarios de Eurowin para el módulo
Tipo de documento 9999 - “Documentos varios” sin ninguna extensión asignada y todos los
permisos asignados para todos los usuarios.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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De todas formas, es recomendable crear la propia configuración de rutas, permisos por usuario y tipo de
documento; tipos de documentos por extensión de ficheros, clasificaciones.
Configuración del módulo:
1. Seleccionar el módulo Gestión documental – Archivos – Configuración.
2. A continuación tenemos que configurar los usuarios de Eurowin para el módulo desde Archivos –
Usuarios.
3. Por último, hay que dar de alta los distintos tipos de documentos, creando como mínimo un tipo de
documento y un usuario con permiso de creación; esto lo haremos desde Archivos – Tipos de
documentos.
1.8. Esquema de funcionamiento de la Gestión Documental de
Eurowin
Gestión documental de
Eurowin
Instalación
Configuración (Asistente)
Configuración del módulo
Configuración de usuarios
Creación de tipos de documentos y
asignación de permisos
Asignación de permisos a los
enlaces
Crear y gestionar documentos
Ilustración 3. Esquema de trabajo del módulo de gestión documental de Eurowin
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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1.9. Instalación
El módulo de Gestión Documental de Eurowin se instala a partir del CD de Eurowin 8.0 SQL o Eurowin
Solution 2.0 SQL ejecutando el programa Instalar.exe y siguiendo las indicaciones del asistente de
instalación.
Nota: No se puede instalar con el programa Multiempresa.
Si Eurowin ya está instalado y solamente queremos instalar el módulo, hay que desmarcar las opciones
“Instalación del servidor” e “Instalación del cliente” y marcar Instalación de módulos adicionales,
introduciendo la ruta al servidor de Eurowin.
En el apartado de “Instalación de los módulos” hay que marcar la opción Gestión Documental. En ese
instante aparece el aviso siguiente
La instalación de este módulo requiere de licencia de instalación
Por favor entre el código de la licencia del módulo: Gestión Documental
La licencia tiene el formato ME000000000000000 y se encuentra en la Hoja de registro del programa.
Ilustración 4. Proceso de instalación y registro del módulo de Gestión Documental
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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Después de introducir la licencia aparece el código de instalación, pulsamos el botón Siguiente y seguimos
las indicaciones del asistente hasta el final de la instalación. Cuando termina la instalación del módulo se
solicita la validación de la licencia; hay que pulsar el botón Internet para obtener el Código de autorización.
Si el usuario no dispone de conexión a Internet tiene que solicitar el código de autorización al departamento
de Atención y Soporte de Eurowin llamando al teléfono 902.888.002.
Después de terminar la instalación del módulo, al entrar al programa desde los terminales se crea la carpeta
Gestdoc dentro de la carpeta del terminal y se copian los ficheros Gestdoc.vct, Gestdoc.vcx y
gestiondoc.exe de la carpeta “modulos\ewgestdoc\classes\” del servidor de Eurowin. Sin esta carpeta y
ficheros el módulo de Gestión documental no se puede ejecutar en el terminal.
La instalación crea la carpeta Scanner dentro de la carpeta del módulo del servidor de Eurowin. Esta carpeta
contiene el programa Setup.exe necesario para instalar la aplicación del escáner para añadir documentos a
la gestión documental.
Ilustración 5. Nueva carpeta GestDoc en el terminal de Eurowin
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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1.10. Asistente de configuración del módulo de Gestión
documental
Después de instalar el módulo de Gestión Documental, cuando el usuario SUPERVISOR entra en Eurowin la
primera vez y todavía no existe ningún perfil de categorías, aparece el asistente de configuración.
En el menú Herramientas se encuentra la opción "Asistente de
configuración de Gestión documental" desde donde se puede
ejecutar el asistente en el momento en el administrador del sistema lo
crea oportuno. Al ejecutar esta opción aparece el siguiente aviso:
"Recuerde que al iniciar el asistente perderá las configuraciones
ya definidas anteriormente"
El asistente tiene 5 pasos:
1. Definir categorías de usuarios: Permite crear las Categorías de los usuarios.
2. Configuración y rutas: Permite configurar los siguientes datos:
a. Ruta por defecto de los documentos. Es la ruta en la que se guardan los documentos si no
se indica otra ruta en el tipo de documento.
b. Nivel encriptado de los documentos: Indicar si se guardan los documentos encriptados o
sin encriptar.
c. Tamaño máximo (mb) de compresión automática.
3. Asignar usuarios por categoría: Permite asignar los usuarios de la aplicación a una categoría con el
fin de aplicar los permisos por categoría en lugar de individualmente.
4. Definir derechos por categoría y tipo de documento: Permite asignar los permisos sobre los tipos de
documento a cada una de las categorías que se han creado en el paso 1.
5. Definir niveles de acceso por categoría y enlace: Permite asignar los permisos sobre los enlaces a
cada una de las categorías.
Con estos pasos se consigue tener la configuración mínima para que los usuarios puedan empezar a
trabajar con los documentos, creando los perfiles de categorías y asignando permisos a los usuarios a
través de estos perfiles. De todas formas, es aconsejable revisar las opciones de configuración del módulo y
los mantenimientos para completar el sistema de trabajo con el módulo de Gestión Documental de Eurowin.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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Ilustración 6. Asistente de configuración del módulo de
gestión documental
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
16
2. Módulo Gestión Documental de Eurowin
Las opciones del módulo Gestión Documental se encuentran en tres menús desplegables:
Archivos: Tiene la opción de configuración y los mantenimientos del módulo.
Documentos: Contiene la opción para abrir la pantalla principal de la gestión documental.
Listados: Da acceso a los listados del módulo.
En los siguientes capítulos se describe el funcionamiento de las opciones del programa.
Ilustración 7. Menú de la Gestión Documental
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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3. Archivos
El menú Archivos contiene las siguientes opciones:
Configuración
Categorías de usuarios
Usuarios
Pantallas de Eurowin
Perfiles de categorías
Clasificaciones
Grupos de clasificación
Propiedades de un documento
Tipos de documentos
3.1. Configuración
La configuración del módulo permite definir los siguientes datos:
3.1.1. General
Ruta por defecto de los documentos: Ruta en la que se guardan físicamente los documentos de la Gestión
documental de Eurowin.
Nivel encriptación de los documentos: Encriptación que se aplicará por defecto a los documentos de la
gestión documental: Encriptado o no encriptado. Ofrece un nivel más alto de protección de los documentos.
Tamaño máximo (mb) de compresión automática de documentos: Al crear un documento, cuando el
tamaño del fichero es menor que el que hemos indicado en este dato, el sistema marcará automáticamente
la opción “Doc. comprimido” en la pantalla de propiedades. De esta forma se agiliza el funcionamiento del
programa puesto se comprimen automáticamente los documentos más pequeños y los documentos
mayores se comprimen sólo cuando el usuario marca la opción manualmente. (Ver Doc. comprimido en las
propiedades del documento más adelante en este manual). Al aceptar la pantalla de propiedades, si está
marcada la opción “Doc. comprimido” se realiza la compresión del fichero .ew correspondiente al
documento.
Nota: Esta configuración se utilizará cuando no se especifiquen valores distintos en otras opciones del
programa.
Contadores
Documentos: Contador de documentos creados o añadidos a la gestión. Para cada empresa se asigna
automáticamente un número de 8 cifras en la que la cifra más significativa es el número de orden de la
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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empresa en la lista de empresas. De esta forma se pueden tener contadores diferenciados para cada
empresa.
3.1.2. Opciones
En la página Opciones se pueden configurar acciones concretas del módulo. En el pie de la pantalla se
ofrece una explicación de la opción seleccionada.
Las opciones son:
Entrar observaciones al crear una nueva versión: El sistema muestra las propiedades del
documento después de haber creado una nueva versión de un documento.
Guardar copia local de documentos en modo de lect./escritura: En el momento de obtener una
copia local de un documento, si no está marcada esta opción se guardará una copia del
documento marcada como de sólo lectura. Si esta opción está marcada, la copia del documento
queda sin la marca de sólo lectura y se podrá modificar en la ruta local.
Ilustración 8. Configuración
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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3.1.3. Factura / Firma digitalizada
La página Factura / Firma digitalizada sólo aparece cuando en la empresa de Eurowin está marcada la
opción "Activar factura electrónica".
En ella se asigna el tipo de documento correspondiente a:
Facturas electrónicas de venta
Facturas electrónicas de compra
Firmas digitalizadas de los albaranes de venta.
3.2. Categorías de usuarios
El mantenimiento de Categorías de usuarios permite dar de alta las categorías que se asignarán a los
usuarios. Después en los perfiles de categorías se asignarán los permisos a los usuarios.
Botonera
La botonera se encuentra en todos los mantenimientos del programa.
Permite navegar entre los registros del mantenimiento: Ir al primero, al anterior, al siguiente y al último.
Imprimir la lista de registros del mantenimiento.
Borrar: Borrar el registro actual.
Nuevo: Crear un registro nuevo.
Editar / Aceptar: Entrar en el modo de edición / Aceptar las modificaciones realizadas.
Cancelar: Cancelar las modificaciones realizadas en el modo de edición.
Salir: Cerrar la pantalla del mantenimiento.
3.3. Usuarios
La configuración de usuarios permite definir la configuración de los usuarios de Eurowin para el módulo de
Gestión Documental y asignarle una categoría.
Ilustración 9. Mantenimiento de categorías de usuarios
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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Se pueden asignar los permisos de creación, modificación, lectura y borrado para cada tipo de documento.
Y los permisos de lectura o total a cada pantalla de Eurowin.
Al crear un nuevo usuario en Eurowin también aparecerá la pantalla de usuarios de la gestión documental.
En la asignación de permisos en el mantenimiento de tipos de documentos, en el mantenimiento de
pantallas de Eurowin y en el mantenimiento de perfiles de categorías se pueden incluir los usuarios a través
de la categoría.
Usuario: Código del usuario de Eurowin.
Categoría: Categoría del usuario.
En la parte inferior, el botón Opciones tiene dos
Copiar accesos: Copia los permisos de los tipos de documentos y pantallas de Eurowin del
usuario actual a los usuarios seleccionados de la lista.
Refrescar permisos en documentos: Revisa los permisos del usuario en todos los documentos
de la aplicación según la nueva configuración.
3.4. Pantallas de Eurowin
En el mantenimiento de Pantallas de Eurowin (o enlaces) se pueden definir los permisos de los usuarios
sobre las pantallas de Eurowin en las que aparecerá la barra de herramientas de la gestión documental.
Definición de enlace: Un enlace se refiere a la pantalla de un mantenimiento o documento de Eurowin; la
barra de enlace de la gestión documental aparece en la pantalla de Eurowin según los permisos asignados a
cada usuario.
Los enlaces no se pueden ni crear, ni modificar, ni borrar. Desde el mantenimiento de pantallas de Eurowin
se asignan los permisos de los usuarios sobre los enlaces existentes.
Ilustración 10. Configuración de usuarios
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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Las pantallas de Eurowin en las que puede aparecer la barra de herramientas son:
Albaranes de compra Albaranes de venta Artículos
Asientos Clientes Consulta de Series
Cuentas contables Depósitos de venta Órdenes de trabajo servicios)
Pedidos de compra Pedidos de venta Presupuestos de venta
Previsiones de cobro Previsiones de pago Propuestas compra
Proveedores Servicios Vendedores
EwCRM - Operaciones EwCRM – Tareas Atención telefónica – Expedientes
En primer lugar buscamos la pantalla introduciendo el código manualmente o seleccionándolo de la lista que
aparece al pulsar la tecla F4. En las pestañas Permisos y Sin permisos aparecen todos los usuarios, según
los permisos asignados.
Se pueden asignar los permisos directamente a los usuarios o por categoría, según se describe a
continuación:
Página Permisos
Para asignar los permisos directamente a los usuarios hay que pulsar el botón Editar. Con el botón Añadir
usuario se inserta una nueva línea al final. Con el botón se selecciona un usuario y aparece la pantalla de
asignación del tipo de permiso; al aceptar se introduce el usuario en la página Permisos con los permisos
asignados.
Para quitar los permisos a un usuario hay que seleccionar el usuario y pulsar el botón Borrar usuario. A partir
de ese momento, el usuario aparecerá en la página Sin permisos.
Para asignar los permisos por categoría hay que pulsar el botón Añadir categoría; el programa solicita el
código de la categoría. Al aceptar aparece la pantalla de selección del tipo de permiso: Denegado, Lectura o
Total. Después de seleccionar uno y aceptar se aplica el permiso a todos los usuarios que tienen asignada
la categoría seleccionada.
Página Sin permisos
En la página Sin permisos aparecen los usuarios que no tienen ningún permiso sobre el enlace con la
pantalla de Eurowin. Podemos asignar permisos a estos usuarios marcando el campo de validación que se
encuentra a la derecha de cada usuario; al aceptar aparece la pantalla para seleccionar los permisos que se
desea asignar a los usuarios marcados: Denegado, Lectura o Total. Si marcamos Lectura o Total, estos
usuarios desaparecen de la pestaña Sin permisos y aparecen en la pestaña Permisos con el permiso
asignado.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
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3.5. Perfiles de categorías
La opción Perfiles de categorías sirve para definir plantillas de permisos (o perfil de categoría) por tipo de
documento y por enlace. Los permisos son de creación, modificación, lectura y borrado y se pueden aplicar
a los usuarios por categorías.
Un usuario pertenece a un perfil de categorías cuando tiene los mismos permisos que el perfil. Inicialmente
un usuario no tiene ningún permiso ni sobre los nuevos tipos de documentos ni sobre los enlaces. Al usuario
se le asigna una categoría; en este momento sigue teniendo los mismos permisos que tenía antes.
Para aplicar los permisos de un perfil de categorías a todos los usuarios de la categoría hay que definir los
permisos del perfil; al aceptar el perfil se aplican los permisos de tipo de documento y de enlaces a todos los
usuarios de la categoría que no están excluidos del perfil.
Para incluir un usuario de una categoría al perfil de la misma categoría hay que asignarle los mismos
permisos que el perfil; esto se puede hacer de dos formas: Asignando al usuario los permisos del perfil o
asignando al perfil los permisos del usuario.
Las exclusiones no se definen desde el mantenimiento de perfiles si no que se producen al asignar permisos
distintos de los del perfil a los usuarios que pertenecen a la categoría del perfil desde el mantenimiento de
tipos de documentos o desde el mantenimiento de enlaces. Si desde estos dos últimos mantenimientos se
asignan al usuario los mismos permisos que tiene el perfil, el usuario volverá a ser incluido en el perfil y ya no
aparecerá en la página de exclusiones.
En definitiva, desde el mantenimiento de perfiles de categorías se asignan permisos globales para la
categoría. Un perfil está inevitablemente asociado a una categoría, aunque son conceptos y ficheros
distintos y pueden llegar incluso a tener nombres distintos.
El funcionamiento es el siguiente: Con el botón podemos buscar y capturar una categoría; se puede
introducir el código directamente o se puede buscar secuencialmente con la botonera de navegación.
Ilustración 11. Mantenimiento de
Pantallas de Eurowin
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
23
Después de seleccionar una categoría se puede consultar la lista de usuarios de la misma pulsando el botón
Usuarios.
La página de perfiles de categorías tiene tres pestañas:
Tipos de documentos: Muestra todos los tipos de documentos existentes con los permisos
asignados en el perfil. Estos permisos se pueden modificar manualmente.
Enlaces: Aparecen todas las pantallas de Eurowin existentes con el tipo de permiso asignado en
el perfil (Denegado, Lectura o Total). Se puede cambiar.
Exclusiones: Muestra los usuarios que pertenecen a la categoría del perfil pero que tienen los
permisos distintos a los del perfil, bien por tipo de documento bien por enlace. En las
subpáginas Tipo de documento y Enlaces se muestran los permisos del usuario seleccionado.
No se pueden modificar desde aquí; si es necesario se deberán modificar desde los
mantenimientos de tipos de documentos o de enlaces.
Con el botón Incluir en el perfil se pueden asignar los mismos permisos del perfil al usuario
seleccionado así queda incluido en el perfil.
Al pulsar el botón Opciones aparecen dos opciones:
Refrescar opciones: Reasigna los permisos del perfil a los usuarios incluidos en el perfil. Para ello, el
usuario debe Aceptar el siguiente mensaje
"Revisar los permisos de este perfil puede durar varios minutos
Ilustración 12. Mantenimiento de Perfiles de categorías
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
24
¿Desea realizar la revisión de todas formas"
Añadir tipos de documentos y enlaces: Permite añadir al perfil los tipos de documentos y enlaces a
las pantallas de Eurowin creados después de la configuración inicial del perfil.
Aparece el siguiente aviso:
"¿Desea añadir todos los tipos de documento y enlaces que no esté incluidos en el
perfil actual?
3.6. Clasificaciones
El mantenimiento de clasificaciones permite definir los distintos tipos de clasificaciones que queremos tener
para los documentos. Los documentos se pueden clasificar desde la pantalla de propiedades.
Código: Código de la clasificación.
Nombre: Nombre de la clasificación.
Ejemplos de clasificación: Análisis, manual de usuario, información técnica, catálogo.
3.7. Grupos de clasificación
A un documento se le pueden asignar tantas clasificaciones como sean necesarias. El mantenimiento de
grupos de clasificación permite definir los distintos grupos de clasificaciones donde cada grupo de
clasificación puede tener asignadas múltiples clasificaciones.
Desde la pantalla de gestión de documentos podremos realizar el filtro por clasificación o por grupo de
clasificaciones.
Código: Código del grupo de clasificación.
Nombre: Nombre del grupo de clasificación.
Clasificaciones asociadas al grupo: Código y nombre de las distintas clasificaciones que se agrupan.
Insertar línea: Añade una línea al final para la introducción de una clasificación.
Borrar línea: Borra la línea actual.
- F4: Permite buscar y seleccionar una clasificación.
Ilustración 13. Mantenimiento de tipos de clasificaciones
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
25
- F5: Permite crear una clasificación.
Ejemplos de grupos de clasificación: Estudios, publicidad.
3.8. Propiedades de un documento
El mantenimiento de propiedades de un documento permite definir diferentes propiedades adicionales que
el usuario podrá añadir de forma dinámica a un tipo de documento y a un documento de la gestión
documental de Eurowin.
Código: Código de la propiedad.
Nombre: Nombre de la propiedad.
Tipo: Tipo del valor de la propiedad:
Texto: Permitirá introducir cualquier carácter en el valor de la propiedad.
Fecha: Permitirá introducir valores de fecha en la propiedad.
Hyperlink: El valor de la propiedad será un enlace a Internet.
Link documento: El valor de la propiedad será un enlace a un documento de Eurowin.
Lista: Para introducir un valor en la propiedad el usuario deberá seleccionar una opción de la lista.
Numérico: En la propiedad solamente se podrán introducir valores numéricos.
Máscara: Máscara que se aplicará al objeto. Sólo para el tipo Numérico.
Contenido de la lista: Lista de opciones a seleccionar para cada una de las propiedades de tipo Lista.
Ilustración 14. Mantenimiento de grupos de clasificaciones
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
26
3.9. Tipos de documentos
El mantenimiento de tipos de documentos permite definir los distintos tipos de documentos que puede
gestionar el módulo de Gestión documental. Este concepto tiene mucha importancia a lo largo de todo el
módulo, sobre todo en lo que se refiere a permisos de los usuarios sobre los documentos. Como mínimo
deberemos tener un tipo de documento con un usuario que tenga permiso de creación y lectura. En cada
tipo de documento debe haber al menos un usuario con permiso de creación, puesto que de lo contrario
nadie podrá crear documentos de ese tipo.
Cada documento se puede identificar, entre otros conceptos, según un tipo de documento. El tipo de
documento se asigna en principio según la extensión del fichero a partir del cual se crea el documento en la
gestión documental. Si el usuario no tiene permiso de creación sobre el tipo de documento correspondiente
a la extensión del fichero, se asignará automáticamente el primer tipo de documento para el que el usuario
tenga permiso de creación y el usuario podrá cambiarlo. Un usuario sin permiso de creación en todos los
tipos de documento no podrá crear documentos.
Para un usuario que no tiene permiso de creación sobre un tipo de documento, el tipo no aparecerá en la
lista desplegable de tipos de documentos en las propiedades del documento aunque el fichero tenga la
extensión asignada al tipo.
Cada tipo de documento tiene una serie de propiedades: Los documentos de un tipo determinado se
guardan en la misma dirección física (ruta) que puede ser distinta a la seleccionada por defecto en la
configuración del módulo; podemos definir un tipo de encriptación y los permisos de los usuarios, los cuales
se asignarán a los usuarios por defecto según el tipo de documento al crear un documento; después el
usuario podrá cambiar estos valores para cada documento desde la gestión.
Ilustración 15. Mantenimiento de propiedades adicionales de documentos
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
27
Ejemplos de tipos de documentos: Word, Excel, Texto, PDF, Imagen.
Código: Código del tipo de documento.
Nombre: Nombre del tipo de documento.
Ruta: Ruta del sistema operativo en la que se guardan los ficheros con extensión .ew de los documentos
correspondientes al tipo de documento. Por defecto tendrá el valor de la ruta indicada en la configuración
del módulo.
Carpeta: Carpeta de la gestión documental en la que se guardan los documentos del tipo. Si no se indica
ninguna carpeta, al crear un nuevo tipo de documentos se crea y asigna automáticamente una carpeta con
el mismo nombre.
Extensiones: Extensiones de los ficheros separadas por comas. Al añadir un documento a la gestión
documental se utiliza la extensión del fichero original para asignar las propiedades del tipo de documento.
Clasificación obligatoria: Al introducir un nuevo documento en la gestión documental, en la pantalla de
Propiedades del documento el programa requiere la clasificación del documento. Si no se ha indicado
ninguna clasificación, al pulsar el botón "Aceptar" aparece el siguiente aviso:
"Para poder aceptar este documento tiene que haber una clasificación asignada"
Imprimir documento EW: Al imprimir el documento de Eurowin (albarán, ficha de cliente, etc.), el programa
ofrece la posibilidad de imprimir también los documentos de la gestión documental asociados al documento
que se imprime, cuyo tipo de documento tiene marcada esta opción. Esta función solamente está disponible
cuando aparece la barra de enlace en la pantalla de Eurowin.
Ilustración 16. Mantenimiento de tipos de documentos
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
28
Permisos: Permisos por usuario. En el apartado asignación de permisos se explica el funcionamiento.
Usuario: Código del usuario.
Creación: Si está marcado, el usuario podrá crear documentos de este tipo. Si no está marcado, el
tipo de documento no aparecerá en la lista de tipos de documento en la pantalla de creación de
documentos para el usuario, aunque la extensión coincida.
Modificación: Si está marcado, el usuario podrá modificar documentos de este tipo.
Lectura: Si está marcado el usuario podrá consultar documentos de este tipo.
Borrado: Si está marcado, el usuario podrá borrar documentos de este tipo.
Botón Añadir categoría: Permite introducir una categoría. Todos los usuarios que tienen asignada
esta categoría se capturarán automáticamente en la página de permisos del tipo de documento.
Botón Añadir usuarios: Permite introducir todos los usuarios a la página de permisos.
Usuarios sin permiso: Presenta los usuarios que no se han incluido en la lista de permisos por usuario. Los
usuarios sin permiso no verán el tipo de documento y no lo podrán utilizar al añadir documentos, al
modificar las propiedades de los mismos o al buscar documentos.
Propiedades: Aquí se indican las características que se asignarán automáticamente al crear los documentos
pertenecientes al tipo de documentos:
Propiedades de seguridad
Tipo de encriptación: Sin encriptación y Encriptado.
Ilustración 17. Tipos de documentos: Ejemplo de funcionamiento de la opción "Imprimir documento EW"
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
29
Versiones: Número máximo de versiones que podrán tener los documentos del tipo; 0
(cero) indica que no hay límite de versiones. El sistema guardará las últimas versiones de los
documentos del tipo de documento, de forma que a partir de que se alcance este límite se
borrarán automáticamente las versiones más antiguas al grabar las versiones nuevas. De
esta forma podemos ahorrar espacio en el disco duro. Si indicamos un 4 significa que el
sistema guardará las 4 últimas versiones del documento, las más antiguas se irán
perdiendo.
Propiedades adicionales del documento: Podremos asignar las propiedades adicionales creadas en
la opción “Propiedades de un documento” indicando para cada propiedad el valor que se asignará
por defecto al crear los documentos del tipo.
Botón Refrescar: Al pulsar este botón se regeneran los permisos de todos los usuarios para todos los
documentos del tipo de documento según la configuración actual de los permisos de los usuarios
eliminando los accesos individuales.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
30
4. Documentos
4.1. Gestión documental
La pantalla de gestión documental es el núcleo del módulo. Es donde se presentan los documentos y desde
donde se pueden ver y modificar las propiedades de los documentos, modificarlos, consultarlos,
organizarlos en carpetas.
¿Cómo se puede ver la lista de documentos que tenemos en la gestión documental?
PASO 1
En primer lugar, para ver los documentos se puede aplicar un filtro. Hay que marcar las características
comunes que deben tener los documentos que se desea que aparezcan en la pantalla. Si no indicamos
ningún filtro (dejando los campos de la pestaña Filtros según se presentan al mostrar la pantalla) aparecen
todos los documentos del elemento o carpeta seleccionados.
Después de seleccionar los filtros hay que pulsar el botón Refrescar.
Conceptos del filtro
Cuenta: Cuenta contable (cliente o proveedor) de la que se van a mostrar los documentos asociados.
Artículo: Código del artículo.
Fut.Cli.: Número de futuro cliente.
Ilustración 18. Gestión de
documentos
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
31
: Este botón permite realizar la búsqueda de una cuenta, un artículo o un futuro cliente, dependiendo del
campo seleccionado en el momento de pulsarlo. La misma función la podemos realizar con la tecla F4.
Título de documento: Título de documento que buscamos. Puede haber más de un documento con el
mismo título. No se realiza la búsqueda intermedia, el título debe ser exacto.
Grupos: Posibilidad de seleccionar un grupo de clasificación de la lista desplegable o todos.
Tipos Doc.: Posibilidad de seleccionar un tipo de documento de la lista desplegable o todos.
Clasificación: Posibilidad de seleccionar una clasificación de la lista desplegable o todas.
Fecha: Intervalo de fechas de los documentos. Podemos indicar si queremos filtrar por fecha de creación,
fecha de última lectura o fecha de última modificación.
Filtro por palabras clave: Al marcar esta opción se presenta la pantalla para introducir las palabras clave que
se utilizarán para filtrar los documentos a mostrar.
Filtro por propiedades adicionales: Al marcar esta opción el programa presenta una pantalla con las
propiedades creadas por tipo de documento o todas, en la que podemos seleccionar las propiedades y el
intervalo de valores para cada una de ellas que se incluirá en el filtro de los documentos. En la opción filtro
por propiedades adicionales más adelante en este manual se explica este tema con más detalle.
PASO 2a
A continuación con el botón Refrescar podemos ver:
En la pestaña Cuentas la lista de artículos, cuentas y futuros clientes En la pestaña Docs Eurowin la lista de documentos de Eurowin
que tienen asociado algún documento que cumple con las condiciones del filtro indicado en el PASO 1.
Al seleccionar un elemento se mostrará la lista de los documentos asociados con dicho elemento y que
cumplen con las demás condiciones del filtro.
PASO 2b
O podemos seleccionar una carpeta de Mis documentos en la pestaña Mis docs. o una carpeta de la
estructura general de carpetas en la pestaña Carp. Documentos. Desde aquí, además de gestionar las
carpetas podemos seleccionar una carpeta. El programa mostrará los documentos contenidos en la carpeta
seleccionada que cumplen con los filtros indicados en el PASO 1.
Ilustración 19. Árboles de Cuentas, Documentos de Eurowin, Mis documentos y Carpetas de documentos
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
32
4.1.1. Cuentas
En la pestaña Cuentas aparecen en forma de árbol desplegable los artículos, clientes, proveedores y futuros
clientes que tienen documentos de la gestión documental asociados.
4.1.2. Docs Eurowin
En la pestaña Docs. Eurowin aparecen en forma de árbol desplegable los documentos de Eurowin que
tienen algún documento de la gestión documental enlazado.
4.1.3. Mis docs.
Desde la pestaña Mis docs. se encuentran los documentos del usuario actual según tres apartados:
Mis documentos: Documentos que el usuario ha guardado en su propia estructura de carpetas.
Documentos abiertos: Documentos que el usuario tiene bloqueados porque los está modificando.
Clasificados: Presenta los documentos del usuario por clasificación.
En las propiedades del documento se encuentra el campo Ruta mis docs. A partir de este campo el usuario
puede crear su propia estructura privada de carpetas y asignar en ella los documentos dados de alta en el
sistema.
Por ejemplo: Tenemos el documento “Manual F-210” asignado al artículo “F-210”.
Con el usuario supervisor, entramos en Mis Docs y creamos la carpeta “Nuevos docs”.
En el campo “Ruta mis docs.” de las propiedades del documento “Manual F-210” asignamos la carpeta
“Nuevos docs”.
Los demás usuarios podrán ver únicamente el documento “Manual F-210” asociado al artículo “F-210”.
En cambio, el usuario supervisor lo podrá ver en el artículo y en la carpeta “Mis docs – Nuevos docs”.
La carpeta “Nuevos docs” es una carpeta privada del supervisor.
Cada usuario puede crear su propia estructura de carpetas para organizar los documentos a su manera.
En este proceso los documentos no se duplican. Es decir, si el usuario supervisor modifica el documento
“Manual F-210” desde su carpeta “Nuevos docs”, estará modificando el documento del artículo “F-210”.
4.1.4. Carp. Documentos
Muestra las carpetas que contienen los documentos de la gestión documental.
En las propiedades del tipo de documento de los documentos se indica la carpeta en la que se guardan
todos los documentos del tipo. En el capítulo menú contextual de carpetas se explica cómo crear las
carpetas de la gestión documental. Esta estructura de carpetas es común para todos los usuarios.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
33
4.1.5. Gestión de documentos
En la gestión de documentos aparecen los documentos del elemento seleccionado que cumplen los filtros
indicados, con la siguiente información:
En la primera columna aparece:
Una figura de color rojo cuando el documento está siendo modificado por otro usuario.
Una figura de color verde cuando el documento lo está modificando el usuario actual. En blanco cuando el documento está libre.
En la segunda columna aparece el icono según la extensión del fichero original del documento. Ver la lista
de programas e iconos reconocidos por la gestión documental de Eurowin.
Título del documento: Título o nombre dado al documento al añadirlo a la gestión documental.
Esc.: Aparece el icono cuando el documento tiene clave de escritura.
Lect.: Aparece el icono cuando el documento tiene clave de lectura.
Fichero: Nombre del fichero original a partir del cual se ha creado el documento de la gestión documental.
Vers.: Número de la última versión del documento.
Usuario: Usuario que está modificando el documento en este momento.
Creación: Fecha de creación del documento en la gestión documental.
EW: Indica si el documento está relacionado con un documento o cuenta de Eurowin, permitiendo la
navegación al mismo.
Al pulsar con el botón derecho del ratón aparece el menú contextual de documentos con las acciones que
el usuario puede realizar sobre el documento seleccionado o para crear un nuevo documento.
Estas opciones están explicadas en el apartado Menú contextual Nuevo documento.
Al crearlo, el documento hereda las propiedades del tipo de documento que le hemos asignado.
Ilustración 20. Acciones del menú contextual de la gestión de documentos
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
34
En la parte inferior de la pantalla se muestran las propiedades, versiones y permisos del documento
seleccionado divididas en cuatro pestañas:
- Propiedades del documento
- Propiedades adicionales
- Versiones del documento
- Permisos del documento
4.1.6. Propiedades del documento
- Título del documento: Nombre del documento en la gestión documental.
- Nombre del fichero: Nombre del fichero que dio origen al documento.
- Versiones: Número de versiones existentes del documento.
- Fecha de la última lectura.
- Fecha de la última modificación.
- Observaciones.
4.1.7. Propiedades adicionales
Muestra el nombre y el valor de las propiedades adicionales del documento actual asignadas por tipo de
documento.
4.1.8. Versiones del documento
Para cada versión del documento muestra la siguiente información:
- Ver.: Número de versión
- Ult. Usuario Lec.: Último usuario de lectura
- Fecha lectura
Ilustración 21. Propiedades del documento
Ilustración 22. Propiedades adicionales del documento
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
35
- Ult. Usuario Modificación: Último usuario de modificación
- Fecha modificación
- Observaciones: Presenta las observaciones que el usuario ha introducido para la versión del
documento.
4.1.9. Permisos del documento
Presenta los permisos que tienen los usuarios sobre el documento seleccionado. Se pueden cambiar los
permisos de un usuario marcando el usuario en el campo de la derecha y pulsando el botón
correspondiente a los permisos que le vamos a otorgar. Ver asignación de permisos.
Permisos: Pestaña en la que aparecen los usuarios que tienen algún permiso sobre el documento:
Modificación, Lectura, Borrado.
Acceso denegado: Pestaña en la que aparecen los usuarios con acceso denegado al documento, los que
no tienen ningún permiso sobre el mismo.
Ilustración 23. Versiones del documento
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
36
5. Opciones generales del módulo de Gestión
Documental
Después de comentar las distintas pantallas que aparecen en la gestión documental se describen las
funciones y procedimientos que se pueden ejecutar desde el programa.
5.1. Creación de documentos
¿Cómo podemos crear documentos en la gestión documental?
Con la opción “Gestión documental” del menú Documentos se abre la pantalla Gestión de documentos.
Al pulsar el botón derecho del ratón sobre la pantalla blanca aparece el menú contextual con la opción
“Añadir nuevo documento”. El sistema pide un fichero y una vez seleccionado presenta la pantalla de
propiedades para el nuevo documento.
En el momento de crear o añadir un documento a la gestión documental el sistema intenta asignar el tipo
de documento según la extensión del fichero original y de los permisos de creación que tenga el usuario
sobre los tipos de documento. Además presenta las propiedades adicionales (si existen) para que el usuario
introduzca los valores de las mismas correspondientes al nuevo documento.
También podemos crear documentos siguiendo el mismo procedimiento, desde cualquier opción del
programa en la que aparezca la pantalla de documentos, pulsando encima de la pantalla blanca con el
botón derecho del ratón, por ejemplo al consultar los documentos asociados desde el mantenimiento de
clientes.
Ilustración 24. Al consultar un
documento se pueden añadir
nuevos documentos
pulsando el botón derecho del ratón
en la pantalla de documentos
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
37
Podemos crear documentos con las opciones Añadir nuevo documento, Añadir nuevo documento
mediante escáner del menú contextual de documentos.
Desde la barra de enlace en las distintas pantallas de Eurowin para los cuales el usuario tiene definido
acceso total en el mantenimiento de tipos de enlace.
Otra forma de dar de alta documentos es arrastrar un documento con el botón izquierdo del ratón desde
una carpeta de Windows a la pantalla de gestión de documentos. Al soltar el botón del ratón encima de la
pantalla de gestión de documentos aparece la pantalla para asignar las propiedades.
También podemos arrastrar una carpeta completa de Windows. En este caso en la Gestión documental
primero se creará una carpeta nueva con el mismo nombre (se puede cambiar en la pantalla de
propiedades) y después se añaden dentro de la nueva carpeta todos los documentos que contiene la
carpeta de Windows.
Al soltar la carpeta dentro de la gestión de documentos aparece la pantalla de propiedades del documento.
El artículo, cuenta o futuro cliente que asignemos se aplicará para todos los documentos que se añaden en
la carpeta en ese momento. A cada documento se le asigna el mismo nombre del fichero original pero sin
extensión y se le asigna el tipo de documento según la extensión del fichero. En el caso de que el usuario no
tenga permisos para crear el tipo de documento de la extensión del fichero, se asigna el primer tipo de
documento para el cual el usuario tiene permiso de creación. Como se ha comentado anteriormente, si el
usuario no tiene el permiso de creación sobre ningún tipo de documento, aparecerá la pantalla de
propiedades pero no podrá añadir ningún documento y tampoco se creará la carpeta.
La nueva carpeta la podemos ver desde la pantalla principal de la gestión documental, en la pestaña “Carp.
Documentos” – Documentos.
5.2. Menú contextual de documentos
El menú contextual de documentos aparece en la pantalla de la Gestión documental y en la pantalla
Documentos asociados, al pulsar el botón derecho del ratón en la zona de documentos. Tiene las siguientes
opciones:
Propiedades del documento
Ver documento Eurowin
Añadir nuevo documento
Añadir nuevo documento mediante escáner
Abrir documento de sólo lectura
Modificar documento
Guardar cambios del documento modificado
Cancelar modificación del documento
Eliminar documento
Mover documento
Guardar copia local del documento
Imprimir documento office
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
38
Enviar documento por e-mail
Enlazar documento con otro documento
Enlazar documento con un documento de Eurowin
Ver versiones del documento
5.2.1. Propiedades del documento
Desde la opción Propiedades del documento podemos consultar y cambiar las propiedades del documento
seleccionado.
Permisos: El usuario debe tener acceso de lectura para ver las propiedades y de modificación para poderlas
cambiar.
Campos
El primer campo que aparece es el código interno del documento. No se puede modificar.
Tipo de documento: Nombre del tipo de documento. Permite cambiar el tipo de documento
seleccionándolo de la lista desplegable.
Cuenta, Artículo, Fut. Cli.: Código de la cuenta de Eurowin (cliente o proveedor), artículo o futuro cliente
asignado al artículo. Un documento se debe asignar siempre a una cuenta, artículo o futuro cliente
obligatoriamente.
Ruta en Mis Docs: Carpeta privada del usuario en la que se ubicará el documento.
Ruta documento local: Ruta en la que se descarga el documento cuando el usuario lo modifica.
Clave acceso escritura.
Ilustración 25. Propiedades de un documento
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
39
Clave acceso lectura.
Páginas
Propiedades:
Título del documento: Nombre del documento en la gestión documental.
Nivel encriptación: Encriptado o Sin encriptar.
Doc. comprimido: Marcar para comprimir el documento. Esta opción se marca automáticamente al
crear un documento cuando el fichero original tiene un tamaño menor que el indicado en la opción
de configuración del módulo “Tamaño máximo (mb) de compresión automática de documentos”. Se
puede marcar y desmarcar según las necesidades. En el momento de aceptar el formulario de
propiedades, el documento se comprimirá o descomprimirá según el estado de la opción: Si la
opción “Doc. comprimido” está marcada se comprimirá el documento si no estaba comprimido; si
no está marcada se descomprimirá si estaba comprimido.
Creado por: Usuario y fecha de creación del documento en la gestión documental.
Adicionales: Valor de las propiedades adicionales según el tipo de documento para el documento.
Observaciones: Comentarios sobre el documento.
Palabras clave: Palabras clave asignadas al documento que servirán para facilitar la búsqueda de
documentos.
Clasificaciones: Clasificaciones del documento.
Botones
Enl. Eurowin: Al pulsar este botón aparece la pantalla “Enlace a un documento de Eurowin” mediante la cual
se puede enlazar manualmente el documento de la gestión documental con un documento, cuenta o
artículo de Eurowin. Habitualmente para enlazar un documento con un documento de Eurowin lo haremos
desde la barra de herramientas visible en la pantalla del documento de Eurowin.
El funcionamiento de la pantalla Enlace a un documento de Eurowin se explica en el capítulo del mismo
nombre más adelante en este manual.
Enlace docs: Muestra los documentos con los que está enlazado el documento actual y los documentos
que enlazan con el documento actual.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
40
Versiones: Muestra las versiones del documento. Permite borrar versiones: Al pulsar el botón Eliminar
versiones se borrarán las versiones que tienen el campo Sel marcado. Para ello el usuario debe tener
permiso de modificación sobre el documento.
Seguridad: Muestra los permisos de los usuarios sobre el documento actual. Permite cambiarlos. Ver
asignación de permisos.
Ilustración 26. Al pulsar el botón Enlace docs de las propiedades del documento muestra los documentos enlazados y los
documentos que lo enlazan
Ilustración 27. Versiones del documento
Ilustración 28. Asignación de permisos sobre un documento
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
41
5.2.2. Ver documento Eurowin
Permite navegar al documento de Eurowin relacionado con el documento actual.
Si el documento de la gestión documental está enlazado a un único documento de Eurowin, aparece el
nombre del documento de Eurowin entre paréntesis.
Permisos: Para navegar al documento de Eurowin asociado al documento, el usuario debe tener permiso de
lectura sobre el documento actual.
5.2.3. Añadir nuevo documento
Al añadir un documento a la gestión documental, en función de la extensión del fichero el programa propone
el tipo de documento. Después de asignar el tipo se presentan las propiedades del tipo de documento. Si el
tipo de documento no tiene asignada ninguna propiedad adicional no se presentará la pantalla de
propiedades adicionales. A continuación se solicitan las palabras clave del documento.
Permisos: Para crear un nuevo documento el usuario debe tener permiso de creación sobre un tipo de
documentos como mínimo.
Con la opción Añadir un documento el programa permite seleccionar un fichero de Windows. Después de
seleccionar el fichero aparece la pantalla para introducir las propiedades del documento. Son las siguientes:
Tipo de documento. Por defecto se selecciona el tipo de documento según la extensión, si el usuario
tiene permiso de creación para este tipo de documento. Si el usuario no tiene permiso de creación para
el tipo de documento correspondiente a la extensión del fichero, el tipo de documento no aparecerá en
la lista desplegable de la pantalla y por lo tanto no se podrá seleccionar.
Datos del documento: Cuenta, artículo y / o futuro cliente. Un documento siempre debe estar
relacionado con una cuenta (cliente, proveedor), un futuro cliente o un artículo. Por este motivo, la
introducción de este dato es obligatorio.
Ruta en Mis Docs.: Podemos situar el documento en una carpeta de la gestión documental (no es una
carpeta de la estructura de ficheros de Windows) con el botón “Seleccionar carpeta en mis
documentos” o desasignarla con el botón “Desvincular el documento”.
Ruta documento local: Asignar una ruta de Windows donde se descarga el documento al modificarlo.
Clave acceso escritura: Clave para permitir modificar el documento.
Clave acceso lectura: Clave para permitir la lectura del documento.
Propiedades:
o Título del documento: Nombre del documento.
o Nivel de encriptación: Encriptado, Sin encriptar.
o Doc. comprimido: Marcar para comprimir el documento.
o Creado por: Nombre del usuario que ha creado el documento.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
42
o Fecha: Fecha de creación del documento.
Adicionales: Valor de las propiedades adicionales para el nuevo documento.
Observaciones.
Palabras clave: Palabras que se utilizarán para buscar el documento.
Clasificaciones: Los documentos pueden tener múltiples clasificaciones.
Con el botón Seleccionar carpeta en Mis Documentos se presenta la pantalla de selección de carpetas. En
el capítulo menú contextual de carpetas está explicado el funcionamiento de esta pantalla.
5.2.4. Añadir nuevo documento mediante escáner
Hay otra opción para añadir documentos a la gestión documental: mediante escáner. El programa permite
escanear un documento y guardarlo directamente en la gestión documental.
Si el escaneo se realiza desde un documento de Eurowin, el documento escaneado queda asociado
automáticamente al documento de Eurowin.
Permisos: Para añadir un nuevo documento mediante escáner el usuario debe tener permiso de creación
sobre los tipos de documentos, al menos uno, que puede asignar al nuevo documento.
Escanear Doc.: Inicia el escaneo del documento.
Borrar: Borra la imagen del último documento escaneado.
Origen: Permite seleccionar el escáner instalado desde el que se capturará el documento.
Añadir documento: Añade el documento escaneado a la gestión documental de Eurowin.
Salir: Cierra la pantalla para añadir un nuevo documento mediante escáner.
Para habilitar las funciones del escáner, en la carpeta del módulo del servidor de Eurowin se encuentra la
subcarpeta Scanner la cual contiene el programa Setup.exe. Ver instalación del escáner en el anexo de este
manual.
Ilustración 29. Añadir un nuevo documento mediante escáner
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
43
Si no está instalada la aplicación de captura del escáner, al pulsar el
botón Escanear Doc. aparece el siguiente mensaje de aviso:
“No se ha podido capturar desde el escáner
Por favor ejecute el programa SETUP.EXE que encontrará
en la carpeta:
\\ew800serv\MODULOS\EWGESTDOC\SCANNER\
OLECONTROL1 es un miembro desconocido”
5.2.5. Abrir documento de sólo lectura
Permite consultar un documento esté o no bloqueado por otro usuario. El usuario actual no podrá modificar
el documento; por tanto no bloquea el documento consultado, de forma que otros usuarios lo podrán
consultar o modificar en el mismo momento.
Un usuario podrá descargar un documento para consultarlo pulsando un doble click con el botón izquierdo
del ratón sobre el documento. Esta acción no realiza ningún apunte en el historial.
Permisos: Para abrir un documento de sólo lectura el usuario debe tener permiso de lectura sobre el
documento.
Si el documento tiene clave de lectura, ésta se solicitará previamente al usuario.
5.2.6. Modificar documento
Cuando el usuario selecciona el documento que va a modificar, éste se descarga en el ordenador del
usuario y automáticamente queda marcado el usuario como propietario del documento en el ordenador
desde el que se realiza la modificación. Los demás usuarios no lo pueden modificar , aunque sí lo
pueden consultar.
El mismo usuario desde otro ordenador tampoco puede modificar el documento.
Un documento no puede ser modificado por dos usuarios al mismo tiempo.
Ilustración 30. Solicitud de la clave de lectura de un documento
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
44
Permisos: Para modificar un documento el usuario debe tener permiso de modificación sobre el documento.
Si el documento tiene clave de escritura, ésta se solicitará previamente al usuario.
5.2.7. Guardar cambios del documento modificado
Cuando un usuario termina de modificar un documento puede guardar los cambios con esta opción. Al
guardar los cambios del documento modificado se crea una nueva versión del documento especificando el
usuario la fecha y la hora de la modificación lo cual permite saber en todo momento el contenido de las
versiones anteriores y mantener el historial de modificaciones del documento. Al mismo tiempo el
documento queda liberado de forma que a partir de este momento otros usuarios podrán modificarlo
cuando sea necesario.
Permisos: Para guardar las modificaciones de un documento el usuario debe tener permiso de modificación
sobre el documento y debe tener el documento bloqueado después de ejecutar la opción “Modificar
documento”.
5.2.8. Cancelar modificación del documento
El usuario que ha empezado la modificación de un documento lo tiene bloqueado y puede liberarlo sin
necesidad de guardar los cambios. Con la opción “Cancelar modificación del documento” se descartan las
modificaciones realizadas por el usuario y el documento queda libre a disposición de los demás usuarios.
Permisos: Para cancelar la modificación del documento el usuario debe tener permiso de modificación sobre
el documento y debe tener el documento bloqueado después de ejecutar la opción “Modificar documento”.
5.2.9. Eliminar documento
Ilustración 31. Solicitud de la clave de escritura de un documento
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
45
Si el usuario tiene los permisos necesarios podrá borrar un documento. Al borrar un documento el programa
borrará todas las versiones del documento físicamente y los registros de la base de datos. El programa pide
la confirmación de borrado al usuario.
El hecho de eliminar un documento borra el documento y el fichero físico de la gestión documental de
Eurowin. No se borra el fichero original de Windows a partir del que se añadió el documento en la gestión.
Permisos: Para poder eliminar un documento el usuario debe tener permiso de borrado sobre el
documento.
5.2.10. Mover documento
Permite mover el documento de una carpeta a otra. Al seleccionar esta opción se presenta la pantalla de
selección de carpetas dentro de la gestión documental. El usuario debe seleccionar la carpeta de destino en
la que desea colocar el documento actual. Ver menú contextual de carpetas.
Permisos: El usuario debe tener permiso de modificación sobre el documento.
5.2.11. Guardar copia local del documento
El usuario puede hacer una copia local del documento. El sistema solicita en primer lugar la clave de lectura
del documento (si tiene) y después la ruta de Windows. Después guarda el documento en la carpeta
especificada por el usuario.
Permisos: Para poder guardar una copia local de un documento, el usuario debe tener permiso de
modificación sobre el documento.
5.2.12. Imprimir documento office
Desde la gestión documental de Eurowin se pueden imprimir directamente sólo los documentos creados a
partir de un fichero en formato Word o Excel.
El sistema solicita la clave de lectura del documento, si existe, antes de proceder a su impresión.
Permisos: Para poder imprimir un documento office el usuario debe tener permiso de lectura y modificación
sobre el documento.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
46
5.2.13. Enviar documento por e-mail
El usuario puede enviar un documento a través de correo electrónico a otro usuario. El sistema solicita en
primer lugar la clave de lectura del documento (si tiene); después abre la herramienta de correo electrónico y
crea un nuevo mensaje con el documento adjunto. Si el documento es de tipo Word o Excel se comprime
automáticamente en formato zip.
Para enviar el documento por correo electrónico el usuario deberá completar el mensaje, indicar el o los
destinatarios del mismo y proceder a su envío.
Permisos: Para poder enviar un documento por e-mail, el usuario debe tener permiso de lectura y
modificación sobre el documento.
5.2.14. Enlazar documento con otro documento
El sistema permite enlazar un documento de la gestión documental con otro documento de la gestión
documental. Al seleccionar esta opción se abre la pantalla de selección de carpetas. Tenemos que buscar y
seleccionar un documento y al pulsar el botón Aceptar quedará enlazado con el documento actual.
El enlace se puede eliminar desde las propiedades del documento, botón Enlace docs.
Permisos: Para poder enlazar un documento, el usuario debe tener permiso de lectura y modificación sobre
el documento.
5.2.15. Enlazar documento con un documento de Eurowin
Permite enlazar un documento de la gestión documental con un documento de Eurowin: presupuesto,
pedido, albarán, factura, depósito de venta; propuesta, pedido, albarán, factura de compra; asiento,
previsión de cobro y de pago; expediente de Atención telefónica; operación y tarea de CRM; según los
enlaces con las pantallas de Eurowin existentes. En los documentos de Eurowin se tiene en cuenta el
ejercicio del documento.
El funcionamiento de esta opción es el mismo que el botón Enl. Eurowin de las propiedades del documento.
El enlace se crea de forma manual desde el mismo documento de la gestión documental. El usuario debe
introducir manualmente los datos para crear el enlace con un documento, cuenta o artículo concretos.
Desde esta pantalla podemos borrar los enlaces del documento de la gestión documental con los
documentos de Eurowin.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
47
La asociación también se puede realizar desde el documento de Eurowin a través de la barra de
herramientas que aparece en la pantalla del documento de Eurowin, si el usuario tiene permiso de acceso
total en la barra de enlace según el mantenimiento de pantallas de Eurowin para el documento.
Permisos: Para poder enlazar un documento con un documento de Eurowin el usuario debe tener permiso
de lectura y modificación sobre el documento.
En el campo "Tipo de enlace" podemos seleccionar el documento de Eurowin con el que vamos a enlazar el
documento actual de la Gestión documental.
En el campo "Descripción" de la página Parámetros de enlace aparecen los campos necesarios para hacer
el enlace. En el campo "Valor" podemos introducir el dato concreto del documento de Eurowin, por ejemplo
el número de albarán y el código del proveedor para el albarán de compra.
En el capítulo Funcionamiento de los enlaces se explica con detalle el uso de esta opción.
5.2.16. Ver versiones del documento
Esta opción presentan las distintas versiones del documento ordenadas por fecha en orden decreciente. El
usuario podrá obtener cualquiera de las versiones de un documento. El funcionamiento es el mismo que el
botón Versiones de las propiedades del documento.
Permisos: Para poder ver las versiones de un documento, el usuario debe tener permiso de lectura sobre el
documento. Para eliminar versiones necesitará el permiso de modificación.
Ilustración 32. Enlazar documento con un documento de Eurowin
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
48
5.3. Menú contextual de carpetas
Desde algunas opciones del módulo Gestión de documentos de Eurowin podemos crear las carpetas del
sistema de gestión documental o navegar entre las mismas para buscar, asignar, mover o borrar
documentos.
Desde la página Carp. Documentos de la pantalla Gestión de documentos podemos gestionar las carpetas
de nivel general. También desde el mantenimiento de tipos de documentos, al asignar la carpeta aparece la
pantalla de selección de carpetas.
La pantalla de selección de carpetas se divide en dos partes: En la izquierda aparece la estructura de
carpetas y en la derecha aparecen los documentos que contiene la carpeta seleccionada.
Al pulsar el botón derecho del ratón sobre la parte izquierda donde se encuentra el árbol de carpetas
aparece el menú contextual con las acciones que podemos realizar sobre la carpeta seleccionada. En la
parte superior del menú aparece el nombre de la carpeta sobre la que estamos trabajando, excepto cuando
trabajamos sobre la carpeta raíz (Documentos).
Estas opciones están disponibles según los permisos de los usuarios. Un usuario que crea una carpeta tiene
acceso total sobre la misma. A través de la opción “Compartir carpeta” podremos asignar permisos a los
usuarios.
Ilustración 33. Menú contextual de carpetas
Botón
derecho del
Ilustración 34. Menú contextual de acciones sobre las carpetas de Mis docs.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
49
5.3.1. Crear carpeta / Crear carpeta dentro
Permite crear una nueva carpeta dependiente de la carpeta seleccionada.
5.3.2. Borrar carpeta
Borra la carpeta seleccionada y todos los documentos que contiene.
Ilustración 35. Crear una carpeta
Ilustración 36. Borrar una carpeta
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
50
5.3.3. Cambiar nombre
La opción Cambiar nombre permite cambiar el nombre de la carpeta seleccionada. Al ejecutarla el sistema
solicita la introducción del nuevo nombre para la carpeta.
Ilustración 37. Cambiar el nombre de una
carpeta
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
51
5.3.4. Mover documentos
La opción Mover documentos sirve para mover todos los documentos que contiene una carpeta a otra
carpeta.
Hay que pulsar con el botón derecho del ratón sobre la carpeta que contiene los documentos y seleccionar
esta opción. En ese momento se presenta una nueva pantalla de selección de carpetas (se sobrepone a la
misma pantalla inicial de selección de carpetas) donde tenemos que seleccionar la carpeta de destino y
pulsar el botón “Aceptar”. A partir de este momento la carpeta original queda vacía y todos sus documentos
se encontrarán en la carpeta de destino.
La carpeta Word no tiene ningún
documento
La carpeta Excel tiene 4 documentos
La carpeta Word tiene los 4 documentos que estaban en la carpeta Excel
Ilustración 38. Mover un documento de una carpeta a otra
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
52
5.3.5. Copiar documentos
La opción Copiar documentos permite copiar todos los documentos de la carpeta actual a la carpeta
seleccionada. Primero tenemos que seleccionar la carpeta en la que se encuentran los documentos
pulsando el botón del ratón y seleccionar esta opción. Se presentará una nueva pantalla de selección de
carpetas (se sobrepone a la pantalla que teníamos) en la que tenemos que seleccionar la carpeta de
destino. Al aceptar se copian los documentos de la primera carpeta a la segunda de forma que los tenemos
en las dos carpetas.
El procedimiento es el mismo que en la opción “Mover documentos”, el resultado también es el mismo
exceptuando que en la carpeta original no se borran los documentos, tenemos los mismos documentos por
duplicado en las dos carpetas.
5.3.6. Compartir la carpeta
A través de la opción “Compartir la carpeta” podemos gestionar el sistema de permisos de usuarios sobre la
carpeta seleccionada: Acceso total, Acceso de sólo lectura, Acceso denegado.
El usuario que crea una carpeta tiene acceso total sobre la misma. A partir de esta opción deberá asignar
los accesos a los demás usuarios. Estos accesos afectan a las opciones del menú contextual de las
carpetas.
Según los permisos sobre las carpetas, éstas aparecerán con iconos distintos:
El usuario tiene acceso total sobre la carpeta.
El usuario tiene acceso de sólo lectura sobre la carpeta.
El usuario tiene el acceso denegado a la carpeta.
Acceso total: Pestaña en la que aparecen los usuarios con acceso total a la carpeta.
Acceso sólo lectura: Usuarios con acceso de sólo lectura a la carpeta.
Acceso denegado: Muestra los usuarios con acceso denegado a la carpeta.
Ilustración 39. Compartir una carpeta
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
53
Sel: Opción para marcar los usuarios a los que queremos cambiar el tipo de acceso.
Botón Total: Al pulsar este botón asignaremos el acceso total a los usuarios que hemos marcado la
columna Sel.
Botón Sólo lectura: Al pulsar este botón asignaremos el acceso de sólo lectura a los usuarios que hemos
marcado la columna Sel.
Botón Denegado: Al pulsar este botón asignaremos el acceso denegado a los usuarios que hemos marcado
la columna Sel.
Todos: Al marcar o desmarcar esta opción se marcará o desmarcará la columna Sel. de todos los usuarios
de la lista.
5.3.7. Cancelar
Cierra el menú contextual sin realizar ninguna acción.
5.4. Barra de enlace
La barra de enlace es una barra de herramientas que puede aparecer en la pantalla de los
distintos documentos y mantenimientos de Eurowin según se ha comentado en el apartado
Pantallas de Eurowin. Tiene dos botones: Añadir nuevo documento y Consultar documentos
asociados.
La barra de enlace se puede mover pulsando encima con el botón derecho del ratón y arrastrándola a la
posición deseada dentro del formulario de Eurowin. El programa memoriza la nueva posición de la barra.
5.4.1. Añadir nuevo documento
Con el botón “Añadir nuevo documento” podemos asociar un documento de la gestión documental al
documento de Eurowin que tenemos en la pantalla. Al pulsar el botón Añadir nuevo documento con el botón izquierdo del ratón aparece un menú las opciones
siguientes:
Añadir documento
Añadir documento por escáner
Añadir documento Word en blanco
Añadir documento Excel en blanco
Añadir documento Writer en blanco
Añadir documento Calc en blanco
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
54
Enlazar con un documento ya existente
Gestión Documental
Añadir documento: Permite añadir un nuevo documento a la gestión documental a partir de un fichero
asociado con el documento de Eurowin actual. (Ver el punto Añadir nuevo documento en el menú
contextual de nuevo documento).
Añadir documento por escáner: Permite añadir un nuevo documento a la gestión documental a partir de un
nuevo documento escaneado asociado con el documento de Eurowin actual. (Ver el punto Añadir nuevo
documento mediante escáner en el menú contextual de nuevo documento).
Añadir documento Word en blanco: Permite crear un documento de Microsoft Word en blanco y añadirlo a
la gestión documental asociado con el documento de Eurowin actual. Ver la opción añadir nuevo
documento.
Añadir documento Excel en blanco: Permite crear un documento de Microsoft Excel en blanco y añadirlo a
la gestión documental asociado con el documento de Eurowin actual. Ver la opción añadir nuevo
documento.
Añadir documento Writer en blanco: Permite crear un documento de OpenOffice Writer en blanco y añadirlo
a la gestión documental asociado con el documento de Eurowin actual. Ver la opción añadir nuevo
documento.
Añadir documento Calc en blanco: Permite crear un documento de OpenOffice Calc en blanco y añadirlo a
la gestión documental asociado con el documento de Eurowin actual. Ver la opción añadir nuevo
documento.
Enlazar con un documento ya existente: Permite asociar un documento
existente en la Gestión documental con el documento actual de Eurowin.
Al seleccionar esta opción el programa solicita el código del documento
de la gestión documental. Podemos buscar el documento con el botón
o con F4 o con el botón Gestión Documental que abre la pantalla principal del módulo.
Ilustración 40. Opciones del botón Añadir nuevo documento de la barra de enlace
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
55
Gestión documental: Abre la pantalla principal del módulo.
5.4.2. Consultar documentos asociados
Con la opción Consultar documentos asociados podemos ver los documentos de la gestión
documental asociados al documento de Eurowin que tenemos en la pantalla. Podemos realizar un filtro por
tipos de documentos y por clasificación. En el apartado “Documentos asociados” aparecerán los
documentos asociados al documento de Eurowin que tengan asignado el tipo de documento y la
clasificación seleccionados.
Al pulsar el botón Gestión documental accederemos directamente a la pantalla principal del módulo.
5.5. Funcionamiento de los enlaces
En este capítulo se encuentra la explicación detallada de la consulta y borrado del enlace de un documento
de la gestión documental con un documento de Eurowin; la consulta del documento de Eurowin a partir del
documento de la gestión documental y la consulta del documento de la gestión documental a partir del
documento de Eurowin.
Los pasos a seguir para crear enlaces entre documentos son los siguientes:
1. Configuración del enlace en el mantenimiento de pantallas de Eurowin: Asignar los accesos de los
usuarios a la barra de enlace
2. Creación del enlace
Ilustración 41. Consultar un documento
asociado
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
56
a. Desde el documento de la gestión documental
b. Desde el documento de Eurowin
3. Consulta del documento asociado
a. Desde el documento de la gestión documental
b. Desde el documento de Eurowin
4. Borrar el enlace
En el capítulo Barra de enlace se explica el funcionamiento de la configuración de la barra.
1.- Configuración del enlace: Asignar los accesos de los usuarios a la barra de enlace
La asignación de permisos a la barra de enlace se realiza desde el mantenimiento de las Pantallas de
Eurowin, según los permisos asignados a cada usuario, la barra aparecerá o no en los mantenimientos y
documentos de Eurowin y tendrá los botones habilitados o no según los permisos.
2.a.- Creación del enlace desde el documento de la gestión documental
Vamos a enlazar manualmente un documento de la gestión documental con un albarán de compra. En este
ejemplo seleccionamos el documento “Cliente-ica32” de la carpeta PDF de la Gestión documental. Con el
botón derecho del ratón pulsamos encima del documento y ejecutamos la opción “Enlazar documento con
un documento de Eurowin” del menú contextual de documentos.
En la pantalla “Enlace a un documento de Eurowin” seleccionamos el TIPO DE ENLACE “Albaranes de
compra”.
En PARÁMETROS DE ENLACE seleccionamos NUEVO.... Ahora en la parte inferior se solicitan los
parámetros “Código Proveedor” y “Código Albarán”.
El documento “Cliente-ica32” lo enlazaremos con el albarán número “1” del proveedor “40000002” de la
empresa actual (78).
El enlace creado es “78 140000002”. Para mostrar el albarán de compra enlazado, el programa
enviará este parámetro al formulario “albacom”, si no se especifica ningún valor en el campo EXPRESIÓN.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
57
2.b.- Creación del enlace desde el documento de Eurowin
Para crear el enlace desde el documento de Eurowin el usuario debe tener acceso total sobre la barra de
enlace de la pantalla (hemos visto que el usuario SUPERVISOR tenía acceso total sobre la barra de enlace
de la pantalla “Albaranes de compra”). En la pantalla del albarán de compra aparece la barra de enlace.
Tenemos que pulsar el botón izquierdo de la barra “Añadir nuevo documento”. Aparecen varias opciones,
seleccionamos “Añadir documento”. El programa pide la selección del fichero. Una vez seleccionado el
fichero se presenta la pantalla para la configuración de las propiedades del documento en la gestión
documental. Al aceptar las propiedades el documento queda añadido a la gestión documental de Eurowin y
asociado al albarán de compra número 1 del proveedor 40000002 de la empresa 78.
Ilustración 42. Enlazar un documento de la Gestión documental con un albarán de
compra
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
58
3.a.- Consulta del documento asociado. Desde el documento de la Gestión documental
Desde el documento de la Gestión documental podremos consultar los documentos asociados pulsando
encima del documento con el botón de la derecha para que aparezca el menú contextual y seleccionando la
opción “Ver documento Eurowin (Albaranes de compra)”.
Añadir nuevo
Consultar documento asociado
Ilustración 43. Enlazar un albarán de compra con un documento de la Gestión
documental
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
59
3.b.- Consulta del documento asociado. Desde el documento de Eurowin
Desde el documento de Eurowin, en este caso, desde el albarán de compra podemos ver el documento
asociado de la gestión documental pulsando el botón “Consultar documentos asociados” de la barra de
enlace, según hemos visto en la imagen del punto 2.b. de esta sección. En ese momento aparece la
pantalla de documentos asociados con todos los documentos asociados al albarán de compra actual. Con
el botón de la derecha sobre el documento podemos realizar cualquiera de las acciones del menú
contextual.
4.- Borrar el enlace
Los enlaces entre documentos se pueden borrar desde la pantalla “Enlace a un documento Eurowin”.
Desde la gestión documental seleccionamos el documento. En el menú contextual del documento
seleccionamos la opción “Enlazar documento con un documento de Eurowin”. Aparece la pantalla “Enlace a
un documento de Eurowin”. En la lista desplegable de la pestaña “Parámetros del enlace” seleccionamos el
enlace que deseamos eliminar, éste se cargará en la parrilla. Pulsando el botón “Eliminar” borraremos el
enlace y el documento quedará desenlazado del documento de Eurowin.
Ilustración 44. Consultar el albarán de compra desde el
documento asociado de la Gestión documental
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
60
5.6. Filtro por propiedades adicionales
En los filtros de la pantalla de gestión de documentos y en el listado “Buscar documentos por propiedades”
tenemos la opción de indicar un intervalo de valores para las distintas propiedades adicionales.
Al marcar la opción “Filtro de propiedades adicionales” aparece la pantalla “Filtro por propiedades
adicionales”. En esta pantalla podemos seleccionar un tipo de documento para ver solamente las
propiedades asociadas al mismo, o todos. Los tipos de documento disponibles en esta opción dependen
del filtro de tipos de documentos (si existe) aplicado en la pantalla de filtros en el momento de marcar la
opción “Filtro de propiedades adicionales”.
Por ejemplo, si en el listado “Buscar documentos por propiedades” hemos seleccionado un intervalo de
tipos de documento, al marcar la opción “Aplicar filtro de propiedades adicionales” en la lista de tipos de
documentos aparecerán solamente los tipos incluidos en el intervalo anterior.
Lo mismo al seleccionar los filtros de la gestión de documentos.
Ilustración 45. Borrar el enlace de un documento de la
Gestión documental con un albarán de compra
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
61
En la cuadrícula aparecen todas las propiedades adicionales, de las cuales podremos seleccionar las que
deseamos incluir para la selección e introducir los valores del intervalo para cada propiedad.
5.7. Asignación de permisos
Los permisos se aplican siempre por usuario. Cuando el programa comprueba los permisos al realizar
cualquier acción no los buscará por categoría si no por usuario.
Para facilitar la asignación de permisos se han creado las categorías y los perfiles de categorías: A cada
usuario se le indica la categoría. A cada categoría se le configura un perfil de permisos; si los permisos del
perfil coinciden con los del usuario de la misma categoría, éste queda incluido en el perfil. En cambio, si los
permisos del perfil son distintos de los permisos del usuario, éste queda excluido del perfil.
El asistente de configuración que aparece la primera vez que el supervisor entra al programa después de la
instalación del módulo, propone la creación de las categorías, la asignación de categorías a los usuarios y la
configuración del perfil de las categorías.
Existen los permisos sobre los tipos de documentos, sobre los documentos, sobre los enlaces y sobre las
carpetas.
Ilustración 46. Ejemplo de filtro por una propiedad adicional
tipo lista
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
62
La asignación de permisos de los usuarios sobre los documentos la podemos hacer inicialmente en el tipo
de documento y después desde las propiedades del documento. Hay cuatro tipos de accesos:
Creación (sólo en tipos de documentos)
Modificación
Lectura
Borrado
Acceso denegado es cuando no se ha asignado ninguno de los cuatro permisos.
En el mantenimiento de tipos de documento y en el botón Seguridad de las propiedades del documento
podemos asignar y denegar los permisos a los usuarios de la aplicación.
Asignar permisos a los usuarios para un tipo de documento
Podemos asignar permisos en el tipo de documento a un usuario o usuarios con
los siguientes métodos:
1. Al crear el tipo de documento, en la página “Permisos” podemos introducir los
usuarios y marcar directamente los permisos que van a tener.
2. En un tipo de documento existente deberemos seleccionar la pestaña
“Usuarios sin permisos”, marcar el usuario o usuarios a los que vamos a otorgar permisos y pulsar el
botón “Aceptar”. En este momento aparecen las opciones Creación, Modificación, Lectura y Borrado,
de las cuales deberemos marcar las que queremos asignar a los usuarios seleccionados. Al aceptar, los
usuarios desaparecen de la pestaña “Usuarios sin permisos” y aparecen en la pestaña “Permisos” con
los permisos indicados.
3. Desde la pestaña “Permisos” podemos modificar los permisos de los usuarios que ya tienen algún
permiso asignado.
Desde el mantenimiento de tipos de documentos podemos regenerar el nivel de acceso para todos los
documentos a partir de los permisos del tipo, eliminando el nivel de acceso individual.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
63
Asignar permisos desde las propiedades del documento
El sistema de asignación de permisos en el documento es el mismo que desde el tipo de documento.
Podremos cambiar los permisos de los usuarios en la pestaña “Permisos” marcando o desmarcando los
permisos y pulsando el botón “Guardar cambios”. Cuando un usuario no tiene permiso de modificación ni
de lectura ni de borrado, al guardar los cambios desaparece de la página “Permisos” y aparece en la página
“Acceso denegado”.
Para dar permisos a un usuario con acceso denegado hay que marcar la opción de la columna Sel
correspondiente al usuario y pulsar el botón “Dar permisos”. Entonces aparece la pantalla para asignar los
permisos de modificación, lectura y borrado a los usuarios seleccionados.
Ilustración 47. Asignación de permisos a los usuarios por tipo de documento
Ilustración 48. Asignación de permisos desde las
propiedades del documento
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
64
Según el ejemplo de la imagen, al usuario Enrique Tomás le asignaremos los permisos de modificación y
lectura. Automáticamente desaparecerá de la pestaña Acceso denegado y aparecerá en la pestaña
Permisos.
Al usuario Anselmo Gámez no le asignaremos ningún permiso y seguirá apareciendo en la pestaña Acceso
denegado porque no tiene ningún permiso sobre el documento.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
65
6. Listados
6.1. Opciones comunes a todos los listados de la Gestión
Documental de Eurowin
En los listados referentes a documentos se presenta la siguiente información:
En la primera columna aparece:
Una figura de color rojo cuando el documento está siendo modificado por otro usuario.
Una figura de color verde cuando el documento lo está modificando el propio usuario.
En blanco cuando el documento está libre.
Extensión del fichero: Ver el apartado lista de programas e iconos.
Título documento: Título dado al documento al añadirlo a la gestión documental.
Esc: Indica si el documento tiene clave de escritura. En ese caso aparece la imagen
Lec: Indica si el documento tiene clave de lectura. En caso afirmativo aparece el icono
Documento: Nombre del documento.
Vers.: Número de versiones del documento.
Usuario: Usuario que ha creado el documento en la gestión documental.
Creación: Fecha de creación del documento en la gestión documental (la que tiene el terminal en ese
momento).
EW: Indica si el documento tiene algún enlace con un documento de Eurowin. Si aparece el icono se
podrá navegar al documento o mantenimiento de cuenta o artículo.
Los filtros de los listados se pueden activar y desactivar
según las necesidades de la consulta.
Ilustración 49. Pantalla del
resultado de los listados
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
66
6.2. Documentos por palabras clave
Objetivo: Listar los documentos que tienen las mismas palabras clave.
Filtros:
Fechas de creación
Tipos de documentos
Clasificaciones
Cuentas
Artículos
Usuarios
Palabras clave
6.3. Documentos por propiedades
Objetivo: Posibilidad de buscar los documentos según el valor de las propiedades adicionales.
Filtros:
Fechas de creación
Tipos de documento
Tipos de clasificación
Cuentas
Artículos
Usuarios
Ilustración 50. Listado de documentos por palabras clave
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
67
Opciones:
Aplicar filtro de propiedades adicionales. Al activar esta opción aparece la pantalla para introducir los
intervalos de las propiedades adicionales asignadas al tipo de documento seleccionado en la parte
superior de la misma. Estos valores se utilizan en el filtro de la consulta. (Ver filtro por propiedades
adicionales).
6.4. Documentos por tipos de enlaces
Objetivo: Ver todos los documentos que se han creado para un documento de Eurowin.
Filtros:
Fechas de creación
Tipo de enlace:
Clientes
Proveedores
Artículos
Presupuestos de venta
Albaranes de venta
Pedidos de venta
Depósitos de venta
Pedidos de compra
Albaranes de compra
Propuestas de compra
Consulta de series
Vendedores
Todos
Intervalo de enlaces: Según el tipo de enlace se podrá indicar el intervalo de números o códigos.
Ilustración 51. Listado de documentos por propiedades
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
68
Tipos de documentos
Clasificaciones
Cuentas
Artículos
Usuarios
Ilustración 52. Listado de documentos por tipo de enlace
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
69
7. Integración de la Gestión documental en CRM y
Atención telefónica
Desde CRM y Atención telefónica se tiene acceso únicamente a la pantalla de gestión de documentos.
En estos dos programas se han añadido las siguientes opciones:
Nueva opción “Gestión documental” en el menú. Presenta la pantalla de gestión de
documentos.
CRM. Desde la gestión de operaciones se podrá enlazar un documento con la operación.
CRM. Desde el mantenimiento de tareas se podrá enlazar y navegar a un documento.
Atención telefónica. Desde la gestión de expedientes se podrá enlazar y navegar a un
documento.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
70
8. Anexo
8.1. Lista de programas e iconos
El módulo de la gestión documental de Eurowin reconoce los siguientes tipos de ficheros y les asigna este
icono en la pantalla de la gestión de documentos:
Extensión Icono Extensión Icono Extensión Icono Extensión Icono
HTM
HTML
JPG
BMP
GIF
TIFF
JP
MP3
AVI
MPEG
MSG
EML
DBF
FPT
DBC
DBT
SCX
SCT
FRX
FRT
DOC
DOCX
XLS
XLSX
PPT
PPTX PDF
ODS ODT TXT ZIP
INI PRG
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
71
8.2. Instalación del escáner
Al instalar el módulo de Gestión Documental de Eurowin se incluye la carpeta Scanner en el servidor de
Eurowin, con el programa Setup.exe mediante el cual se puede instalar manualmente la aplicación para
trabajar con el escáner.
Ilustración 53. Instalación del escáner
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
72
8.3. Funcionamiento INTERNO del mantenimiento de tipos de
enlaces
Este apartado se incluye únicamente a nivel informativo como ampliación al tema de los enlaces entre
documentos de la gestión documental y los documentos y mantenimientos de Eurowin.
El mantenimiento de enlaces de documentos de Eurowin permite definir los enlaces que puede tener un
documento de la gestión documental con los documentos y mantenimientos de Eurowin. La configuración
de este mantenimiento habilita la navegación desde el documento de la gestión documental al documento
de Eurowin con el que está enlazado y desde el documento de Eurowin al documento enlazado de la
Gestión documental.
En este capítulo se presenta una descripción general de los campos de la pantalla. El funcionamiento de los
enlaces entre los documentos de la gestión documental y los documentos o mantenimientos de Eurowin se
explica con más detalle en el apartado Funcionamiento de los enlaces.
El mantenimiento de enlaces de documentos de Eurowin es una opción que no forma parte del programa
de usuario y es de uso exclusivo del personal técnico de Eurowin. Es imprescindible conocer el código
fuente de Eurowin para poder configurar correctamente los enlaces. La asignación de valores incorrectos en
los campos de esta pantalla impedirá la creación de los enlaces y la navegación desde un documento de la
gestión documental al documento de Eurowin asociado y viceversa.
Al situar el cursor del ratón encima de cada campo aparece una breve explicación sobre su contenido.
Código: Código del tipo de enlace.
Nombre: Nombre del tipo de enlace.
Formulario: Nombre del formulario a enlazar (por ejemplo: albacom, albaven). Es el nombre del formulario de
la opción de Eurowin que va a trabajar con documentos asociados.
Expresión: Expresión para enlazar de la Gestión documental a documentos de Eurowin. Si existe, el sistema
utiliza esta expresión para buscar y cargar el documento de Eurowin. Permite la introducción de una lista de
parámetros separándolos con el carácter “|” (Alt Gr + 1).
Longitud clave: Longitud total de la clave. Es la suma de la longitud de cada parámetro, del resultado de
evaluar el campo VALOR.
Ejemplos de enlaces: Presupuesto de venta, albarán de venta, mantenimiento de clientes.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
73
En la parte inferior de la pantalla se definen los parámetros del documento y los permisos para los usuarios
para la barra de enlace.
Parámetros del documento
La expresión con todos los parámetros para enlazar un documento con un documento de Eurowin se
encuentra en un campo de 100 caracteres. En los parámetros del documento se detallan las características
de cada uno de los parámetros individualmente y cómo se puede extraer el parámetro de la cadena
completa de la clave.
Parámetros: Nombre del parámetro. Campos que se tienen que pasar como parámetros para realizar el
enlace con el documento o mantenimiento de Eurowin. Cada campo de los parámetros hay que introducirlo
en una línea distinta.
Descripción: Descripción del parámetro. Ésta aparece en la pantalla "Enlace a un documento de Eurowin",
desde la que se puede crear el enlace manualmente de un documento de la gestión documental con un
documento o mantenimiento de Eurowin.
Preguntar: Expresión lógica que indica si se debe preguntar el valor del parámetro (por ejemplo: .T., .F.,
opcflag('wc_factser'). Al crear el enlace manualmente, en la pantalla de “Enlace a un documento de
Eurowin” aparecen los parámetros que tienen PREGUNTAR = .T.. Al crear el enlace automáticamente estos
parámetros se buscan en algún campo del formulario.
Valor: Es la expresión que permite obtener el valor del parámetro individual a partir de la cadena completa
que contiene la clave que se envía al formulario. Si se tiene que preguntar el valor, se introducirá un
expresión similar a “SUBSTR(X,3,10)” donde “X” será el valor a preguntar. Si el campo “Preguntar” es falso
se debe especificar el nombre de una variable constante como “wc_Empresa”.
Ilustración 54. Mantenimiento
INTERNO de tipos de enlaces
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
74
Objeto: Es el nombre del objeto dentro del formulario en el que se ubica el parámetro. Si se tiene que
preguntar el parámetro al usuario (preguntar = .T.), se debe especificar en qué objeto del formulario debe
recoger el sistema el valor del parámetro para crear el enlace desde el documento de Eurowin.
Formato: Expresión que se aplicará sobre el valor introducido por el usuario en la pantalla “Enlace a un
documento de Eurowin” al crear el enlace. Por ejemplo para poner espacios a la izquierda del valor o para
eliminarlos.
Campo: Nombre de la variable que se utilizará en la función del campo Formato, normalmente “X”.
La página “Parámetros de vinculación” está deshabilitada y por el momento no se utiliza.
Barra enlace
Permite configurar los permisos de los usuarios sobre la barra de herramientas de la gestión documental en
el formulario del tipo de enlace. La barra de enlace aparece en los formularios de Eurowin para los cuales se
ha definido un enlace y el usuario tiene algún tipo de permiso sobre la barra. Por ejemplo, un usuario con
acceso total o de lectura en la barra de enlace del tipo de enlace “Albarán de compra”, al entrar a la pantalla
del albarán de compra verá la barra de enlace de la gestión documental. Un usuario con acceso denegado
no la podrá ver.
Los usuarios pueden realizar la asignación de permisos desde el mantenimiento de enlaces.
8.4. Funcionamiento INTERNO de los enlaces
Para el buen funcionamiento de la creación y consulta de enlaces es necesario que la configuración de los
tipos de enlaces sea correcta. La configuración de los tipos de enlaces solamente debe ser modificada por
personal técnico.
En este capítulo se encuentra la explicación detallada del proceso de creación, consulta y borrado del
enlace de un documento de la gestión documental con un documento de Eurowin; desde la configuración
del mantenimiento de tipos de enlace, la relación de los tipos de enlace con la pantalla de “Enlace a un
documento de Eurowin”, hasta la consulta del documento de Eurowin a partir del documento de la gestión
documental y la consulta del documento de la gestión documental a partir del documento de Eurowin.
Los pasos a seguir para crear enlaces entre documentos son los siguientes:
1. Creación y configuración del tipo de enlace
a. Configurar los parámetros
b. Asignar los accesos de los usuarios a la barra de enlace
2. Creación del enlace
a. Desde el documento de la gestión documental
b. Desde el documento de Eurowin
3. Consulta del documento asociado
a. Desde el documento de la gestión documental
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
75
b. Desde el documento de Eurowin
4. Borrar el enlace
1.a.- Creación y configuración del tipo de enlace. Configurar los parámetros
En primer lugar crearemos o seleccionaremos un tipo de enlace, por ejemplo, “Albaranes de compra”. La
configuración para enlazar los documentos de la gestión documental con los albaranes de compra es la
siguiente:
- NOMBRE: Albaranes de compra. Identificación del tipo de enlace.
- FORMULARIO: albacom. Nombre del formulario de Eurowin en el que se procesan los albaranes de
compra.
- EXPRESIÓN: LEFT(x, 2) + SUBSTR(x, 3, wn_Digitos) + SUBSTR(x, 3 + wn_Digitos, 10) | LEFT(x, 2).
Expresión que utilizará el sistema para buscar el albarán de compra del enlace al consultar la opción “Ver
documento Eurowin” del menú contextual. En este caso tenemos dos parámetros que se pasan al
formulario “albacom”: El primero [ LEFT(x, 2) + SUBSTR(x, 3, wn_Digitos) + SUBSTR(x, 3 + wn_Digitos,
10) ] corresponde a “empresa+proveedor+número”, y el segundo [ LEFT(x, 2) ] corresponde a “empresa”.
- LONGITUD DE LA CLAVE: 12 + wn_Digitos. Longitud total de la clave que se envía al formulario albacom
para mostrar un albarán de compra del enlace: En este caso: 2 caracteres del código de empresa +
“wn_Digitos” caracteres del código del proveedor + 10 caracteres del número de albarán. Total [ 12 +
wn_Digitos ].
(Nota: wn_Digitos es una variable numérica pública que guarda el ancho de los códigos contables, en
este caso del código del proveedor).
- PARÁMETROS DEL DOCUMENTO: Definición de los parámetros individuales para localizar un albarán de
compra concreto de Eurowin. La expresión de la clave es: empresa + proveedor + numero. Los
parámetros se deben indicar en este orden porque es el valor que espera recibir el formulario albacom.
Primera variable del parámetro:
PARÁMETROS: Empresa. Primera variable del parámetro.
DESCRIPCIÓN: Código de empresa. Identificativo.
PREGUNTAR: .F.. El sistema no solicitará ni buscará el código de empresa para hacer el enlace o
buscar el enlace.
VALOR: wc_Empresa. Primera expresión del parámetro. Al crear el enlace se aplicará el valor del
código de la empresa actual.
Segunda variable del parámetro:
PARÁMETROS: Proveedor. Segunda variable del parámetro.
DESCRIPCIÓN: Código Proveedor. Identificativo. Es el texto que utiliza el sistema para solicitar al
usuario la introducción del valor del código del proveedor en la pantalla “Enlace a un documento de
Eurowin”.
PREGUNTAR: .T.. El sistema solicitará el “Código Proveedor” en la pantalla “Enlace a un documento
de Eurowin”.
VALOR: SUBSTR(x, 3, wn_Digitos). Segunda expresión de la cadena PARÁMETROS. Es la
expresión que permitirá al sistema obtener el valor del código del proveedor a partir de la clave
completa “x”.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
76
OBJETO: txtProveedor.text1.value. Nombre del objeto en el código fuente dentro del formulario
“albacom” que contiene el código del proveedor. El programa lo utilizará para obtener el código del
proveedor al crear el enlace automático desde la barra de enlace del albarán de compra, al tener el
campo PREGUNTAR = .T.
Tercera variable del parámetro:
PARÁMETROS: Numero. Tercera variable del parámetro.
DESCRIPCIÓN: Código Albarán. Identificativo. Texto que utiliza el sistema para solicitar la
introducción del valor del número de albarán de compra en la pantalla “Enlace a un documento de
Eurowin”.
PREGUNTAR: .T.. El sistema solicitará el “Código Albarán” en la pantalla “Enlace a un documento
de Eurowin”.
VALOR: SUBSTR(x, wn_Digitos + 3, 10). Es la expresión con la que el sistema obtendrá el valor del
número del albarán a partir del parámetro completo “x”.
OBJETO: txtNumero.value. Nombre del objeto en el código fuente dentro del formulario “albacom”
que contiene el número del albarán. El programa lo utilizará para obtener el número del albarán de
compra al crear el enlace automático desde la barra de enlace, al tener el campo PREGUNTAR = .T.
FORMATO: PADL(X, 10). Expresión que utilizará el programa para generar el número de albarán
correcto a partir del valor introducido por el usuario en la pantalla “Enlace a un documento de
Eurowin”. En el caso del número de albarán hay que alinear el número a la derecha dentro del
campo de 10 caracteres, rellenando con espacios las posiciones de la izquierda del número. Si el
usuario introduce “1” el programa generará el valor “ 1”.
CAMPO: X. Variable que contiene el valor introducido por el usuario para el número de albarán y
que se aplica dentro de la expresión del FORMATO para obtener el valor final del número de
albarán.
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
77
1.b.- Creación y configuración del tipo de enlace. Asignar los accesos de los usuarios a la barra de
enlace
En el caso de la imagen, la barra de enlace de la gestión documental en el albarán de compra solamente
aparecerá para el usuario SUPERVISOR.
En el capítulo Barra enlace se explica el funcionamiento de la configuración de la barra.
2.a.- Creación del enlace desde el documento de la gestión documental
Vamos a enlazar manualmente un documento de la gestión documental con un albarán de compra. En este
ejemplo seleccionamos el documento “Cliente-ica32” de la carpeta PDF de la Gestión documental. Con el
botón derecho del ratón pulsamos encima del documento y ejecutamos la opción “Enlazar documento con
un documento de Eurowin” del menú contextual de documentos.
Ilustración 55. Configuración INTERNA de los tipos de enlaces
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
78
En la pantalla “Enlace a un documento de Eurowin” seleccionamos el TIPO DE ENLACE “Albaranes de
compra”.
En PARÁMETROS DE ENLACE seleccionamos NUEVO.... Ahora en la parte inferior tenemos disponibles los
parámetros “Código Proveedor” y “Código Albarán” según hemos configurado en el “Mantenimiento de
enlaces de documentos” para el enlace “Albaranes de compra”. El código de la empresa no se solicita
puesto que en el campo PREGUNTAR hemos indicado .F..
El documento “Cliente-ica32” lo enlazaremos con el albarán número “1” del proveedor “40000002” de la
empresa actual (wc_Empresa).
Al introducir el número “1” en la columna VALOR del campo “Código Albarán” se desplaza a la derecha
según el FORMATO indicado en el tipo de enlace resultando “ 1”.
El enlace creado es “0140000002 1”. Para mostrar el albarán de compra enlazado, el programa
enviará este parámetro al formulario “albacom”, si no se especifica ningún valor al campo EXPRESIÓN.
Seleccionar un
documento
Parámetros del tipo de
enlace “Albaranes de
compra”
Ilustración 56. Creación del enlace desde el documento de la Gestión documental
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
79
Al seleccionar el enlace “0140000002 1” en la pantalla “Enlace a un documento de Eurowin”, el
sistema desglosa los parámetros individuales que tienen el campo PREGUNTAR = .T. a partir de la
expresión del campo VALOR. En este caso:
x = “0140000002 1”
Código proveedor = SUBSTR(x, 3, wn_Digitos) => “40000002”
Código albarán = SUBSTR(x, wn_Digitos + 3, 10) => “ 1”
2.b.- Creación del enlace desde el documento de Eurowin
Para crear el enlace desde el documento de Eurowin el usuario debe tener acceso total sobre la barra de
enlace del tipo de enlace (hemos visto que el usuario SUPERVISOR tenía acceso total sobre la barra de
enlace del tipo de enlace “Albaranes de compra”). En la pantalla del albarán de compra aparece la barra de
enlace. Tenemos que pulsar el botón izquierdo de la barra “Añadir nuevo documento”. Aparecen 4
opciones, seleccionamos “Añadir documento”. El programa pide la selección del fichero. Una vez
seleccionado el fichero se presenta la pantalla para la configuración de las propiedades del documento en la
gestión documental. Al aceptar las propiedades el documento queda añadido a la gestión documental de
Eurowin y asociado al albarán de compra número 1 del proveedor 40000002 de la empresa 01.
3.a.- Consulta del documento asociado. Desde el documento de la Gestión documental
Desde el documento de la Gestión documental podremos consultar los documentos asociados pulsando
encima del documento con el botón de la derecha para que aparezca el menú contextual y seleccionando la
opción “Ver documento Eurowin (Albaranes de compra)”. Ver funcionamiento de los enlaces.
Ilustración 57. Creación del enlace desde un documento de la Gestión documental. Configuración de los parámetros
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
80
3.b.- Consulta del documento asociado. Desde el documento de Eurowin
Desde el documento de Eurowin, en este caso, desde el albarán de compra podemos ver el documento
asociado de la gestión documental pulsando el botón “Consultar documentos asociados” de la barra de
enlace, según hemos visto en la imagen del punto 2.b. de esta sección. En ese momento aparece la
pantalla de documentos asociados con todos los documentos asociados al albarán de compra actual. Con
el botón de la derecha sobre el documento podemos realizar cualquiera de las acciones del menú
contextual.
4.- Borrar el enlace
Los enlaces entre documentos se pueden borrar desde la pantalla “Enlace a un documento Eurowin”.
Desde la gestión documental seleccionamos el documento. En el menú contextual del documento
seleccionamos la opción Enlazar documento con un documento de Eurowin. Aparece la pantalla “Enlace a
un documento de Eurowin”. En la lista desplegable de la pestaña “Parámetros del enlace” seleccionamos el
enlace que deseamos eliminar, éste se cargará en la parrilla. Pulsando el botón “Eliminar” borraremos el
enlace y el documento quedará desenlazado del documento de Eurowin.
Problemas derivados de configurar incorrectamente los tipos de enlaces
En el tipo de enlace “Albaranes de compra” se ha marcado un parámetro con PREGUNTAR = .T. y no
se ha introducido el OBJETO.
- Al pulsar el botón “Consultar documentos asociados” desde el albarán de compra aparece el mensaje:
“Para poder visualizar los documentos asociados debe entrar un código de documento de Eurowin”
- Al pulsar el botón “Añadir documento” aparece:
“Esta acción no se puede realizar debido a que no existen valores de enlace para ALBARANES DE
COMPRA Eurowin (nombre de la empresa)”
El campo EXPRESIÓN se ha configurado incorrectamente.
Puede ocurrir que el enlace se cree correctamente pero al consultar el documento de Eurowin aparecen
valores incorrectos.
Por ejemplo: El valor correcto del campo EXPRESION del tipo de enlace “Albaranes de compra” debe ser:
EXPRESIÓN = LEFT(x, 2) + SUBSTR(x, 3, wn_Digitos) + SUBSTR(x, 3 + wn_Digitos, 10) | LEFT(x, 2)
Manual del módulo Gestión Documental de Eurowin
81
Si dejamos este campo en blanco, al consultar el enlace “0140000002 1” desde cualquier empresa, se
mostrará el albarán de compra “1” del proveedor “40000002” de la empresa de trabajo en lugar de la
empresa “01” que es la que corresponde al enlace.
Si EXPRESIÓN = SUBSTR(x, 3, wn_Digitos) + SUBSTR(x, 3 + wn_Digitos, 10) | LEFT(x, 2)
Entonces al intentar navegar al albarán de compra del enlace “0140000002 1” el sistema realizará el
cambio de “x” por “0140000002 1” dando la expresión:
SUBSTR(“0140000002 1”, 3, wn_Digitos) + SUBSTR(“0140000002 1”, 3 + wn_Digitos, 10) |
LEFT(0140000002 1, 2)
Donde, si tenemos que wn_Digitos = 8 la cadena final que se utiliza para buscar y mostrar el albarán de
compra es:
[“400000002 1”, “01”]
El formulario albacom busca el código del proveedor según la expresión
SUBSTR(“400000002 1”, 3, wn_Digitos) obteniendo: proveedor = “000002” (en lugar de 40000002).
Y el número a partir de SUBSTR(“400000002 1”, 3 + wn_Digitos, 10) obteniendo: numero = “ 1”
(con 7 espacios en lugar de 9).
Este documento ha sido creado por el Departamento de Documentación de Sage Eurowin. La información que contiene es cierta, salvo error u omisión. El funcionamiento del programa puede ser modificado sin previo aviso. De producirse, las modificaciones se comunican a través de los procedimientos habituales establecidos. Con el fin de mejorar la calidad de este manual, si detecta alguna errata puede comunicárnosla enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected] Queda totalmente prohibida la reproducción parcial o total, así como la venta de este documento, sin el expreso consentimiento de la empresa. Todas las ofertas, promociones, condiciones y/o tarifas reflejadas en él tienen la vigencia concretada en el mismo.
