Evaluación de desempeño de contratistas y evaluación de ...

Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020

Evaluación de desempeño de contratistas y

evaluación de ofertas


Vicepresidencia Suministros y Servicios Compartidos

Gerencia Cadena de Suministro

Cambios en la Evaluación de Ofertas

Noviembre de 2020


1° Evaluación de desempeño (ED) en 100 puntos

Buen desempeño

2°

3°

Cero medidas de apremio -multas

Cero Incumplimientos


Evaluación del desempeño1.

Procesos de Contratación2.

Compras Operativas3.

4. Consideraciones

Agenda


Procesos de contratación:

Criterio a evaluarPuntaje máximo por criterio sin incluir Salud y Seguridad en el

Trabajo (SST)

Puntaje máximo por criterio incluyendo Salud y Seguridad en el

Trabajo (SST)

Cumplimiento de plazos 35 30

Cumplimiento de especificaciones técnicas o calidad

35 30

Cumplimiento de otros criterios de evaluación

30 20

Cumplimiento de criterios de evaluación del SST

NA 20

TOTAL 100 100

El criterio de SST se evalúa en aquellos contratos en donde el personal del contratitas ejecute actividades dentro de las instalaciones o infraestructura del Grupo EPM

1° Recordemos como se evalúa el desempeño


Recordemos como se evalúa el desempeño

Aquí encontrarás la versión 6 de la Guía de evaluación de desempeño del contratista.

En estos procesos se evalúa únicamente el criterio decumplimiento en entrega.

Por cada día de retraso en la entrega del bien o prestación delservicio se descuentan 5 puntos de un total de 100.

Compra operativa:

Ejemplo:El proveedor XYZ debía entregar unos bienes el 10 de junio, sinembargo los entregó el 15.

Por tanto su evaluación de desempeño será de 75 puntos100 - (5 puntos * 5 días de retraso) = 100 - 25 = 75

1° Recordemos como se evalúa el desempeño

https://www.epm.com.co/site/Portals/3/Documentos-provedores-y-contratistas/guia-metodologica-evaluacion-desempeno-contratistas_.pdf?ver=2020-06-16-140318-887


Procesos de contratación sin informe de análisis y conclusiones2°

Recordemos como es la evaluación de ofertas

• Evaluación de requisitos de participación:Contractuales y técnicos

• Ponderación de ofertas:Precio, cumplimiento y otros factores (si aplica)


2° Procesos de contratación con informe de análisis y conclusiones

• Evaluación de requisitos departicipación:Contractuales y técnicos

• Ponderación de ofertas:Precio y otros factores (si aplica)

Descuento de puntos por:

A. Demerito por Evaluación de Desempeño (100 – Promedio simple de evaluaciones)

B. Medidas de apremio no incluidas en la ED, Multas o Incumplimientos Externos (2.5 puntos por cada evento)

C. Incumplimientos Graves (35 puntos por cada incumplimiento)

¡¡¡ Ten en cuenta los cambios !!!Recordemos como es la evaluación de ofertas


Ejemplo

Reporte de Evaluaciones

2°

Nota: para la Evaluación del Desempeño de un Contratista se tiene en cuenta el promedio simple de las evaluaciones de desempeño confirmadascon el Grupo EPM a partir del 1ro de enero de 2018 para los procesos de contratación, y a partir del 8 de abril de 2019 para las comprasoperativas hasta la fecha de generación del reporte.A partir del primero de enero del 2021 se conservaran los datos de los últimos 3 años.

Nit Razón Social Evaluaciones Puntaje890909090 Proveedor 1 3 90

Puntaje Total 90

Nit Contrato Fecha Calificación

890909090 CM: Compra Menor

890909090 CW: Ariba

890909090 CT: Neon

Puntaje

70

100

100

10/05/2019

03/20/2019

03/20/2019

Usuario

Leydi Bibiana Serna

Luis Fernando Osorio

Jhon Fredy Velásquez

EmpresaEmpresas Públicas de

Medellín E.S.P

Empresas Públicas de Medellín E.S.P

Empresas Públicas de Medellín E.S.P

Fecha del informe: 02/06/2020

(70+100+100)

Puntaje Total = ---------------- = 903

Promedio simple de los puntajes


Criterios de evaluación de ofertas

Requisitos de participación

Cumplimiento de especificaciones técnicas

Cumplimiento de experiencia

Factores de Ponderación

Precio - 95 Puntos: (Valor de la menor oferta*95/valor oferta

actual)

Certificación – 5 puntos

TOTAL PONDERACIÓN

Cumple

Proponente 1100M

Proponente 2105M

Proponente 3103M

Proponente 497M

Cumple Cumple Cumple

Cumple Cumple Cumple No Cumple

P=100*95/100

P=95

P=100*95/105

P=90

P=100*95/103

P=92N.A.

5 5 5 N.A.

100 95 97 N.A.

Ejemplo2°



Descuento de puntos

o demérito

A. Evaluación de desempeño

B. Medidas de apremio no incluidas en ED, Multas o Incumplimientos Externos

C. Incumplimientos Graves

A=100-90A=10

A=100-100A=0

A=100-93A=7

N.A.

C=35*1C=35

C=35*0C=0

C=35*0C=0

N.A.

B=2,5*0B=0

B=2,5*1B=2,5

B=2,5*2B=5

N.A.

TOTAL PONDERACIÓN 100 95 97 N.A.

Proponente 1100M

Proponente 2105M

Proponente 3103M

Proponente 497M

PUNTAJE TOTAL = Total Ponderación – Total descuentos de puntos 55 92,5 85 N.A.

TOTAL DESCUENTO DE PUNTOS O DEMÉRITO 45 2,5 12 N.A.

1° 2° EliminadaEliminada

< 60 puntos

Ejemplo2°


Compras Operativas3°

A : Ponderación de ofertas

(Valor de la menor oferta/ valor oferta actual * 100)

B: Descuento por evaluación de desempeño

(100 - Promedio simple de las Evaluación de desempeño)

El resultado final

A-B

Cálculo para la evaluación y selección de ofertas

• Evaluación de requisitos de participación:Contractuales y técnicos



Ejemplo

Requisitos de participación

Cumplimiento de especificaciones técnicas

Cumplimiento de requisitos contractuales

Factores de Ponderación

Precio 100 Puntos: (Valor de la menor oferta/valor oferta

actual)*100

RESULTADO DE LA EVALUACIÓN

Cumple

Proponente 18,3M

Proponente 29,98M

Proponente 39M

Proponente 415M

Cumple Cumple Cumple

Cumple Cumple Cumple No Cumple

P=(8,3/8,3)*100

P=100

P=(8,3/9,98)*100

P=83,16

P=(8,3/9)*100

P=92,22N.A.

90 83,16 85,22 N.A.

Descuento de puntos o demérito

A. Evaluación de desempeño

A=100-90

A=10

A=100-100

A=0

A=100-93

A=7N.A.

3° 2° Eliminada1°

3°


Consideraciones

1. Para calcular la Evaluación del Desempeño de unContratista se tiene en cuenta el promedio simple de lasevaluaciones de desempeño confirmadas con el GrupoEPM a partir del 1ro de enero de 2018 para los procesosde contratación, y a partir del 8 de abril de 2019 paralas compras operativas hasta la fecha de generación delcierre del proceso de contratación o de compraoperativa.

2. A partir del primero de enero del 2021 se utilizarán parael cálculo los datos de los últimos 3 años de las ED.

4°


Consideraciones

3. Las evaluaciones del desempeño se puedenconsultar en el portal de pagos en la pestañaevaluación de desempeño.

4. Esta metodología tendrá un período de transicióny prueba aplicándose inicialmente en la compraoperativa y en los procesos de contratación dondese publique el informe de análisis y conclusiones.

Consideraciones4°


5. Esta propuesta aplica para todas las filialesnacionales (Colombia) del Grupo EPM.

6. Esta forma de evaluar ofertas inicia para losprocesos anteriormente descritos cuya fecha depublicación sea igual o superior al 1 de julio de2020.

ConsideracionesConsideraciones4°


Como contratista eres responsable de tusevaluaciones de desempeño en los diferentessistemas de información (Ariba, NEON, Excel (filialesde aguas) y Compras Menores) teniendo en cuentalo siguiente:

• La Evaluación de Desempeño se hace al finalizarel contrato o al entregar el bien o servicio para lacompra menor. Sin embargo, recomendamos serconscientes de su desempeño durante toda laejecución del contrato cuidando los criteriosdefinidos en la guía de evaluación de desempeño

ConsideracionesTe en cuenta4°

https://www.epm.com.co/site/Portals/3/Documentos-provedores-y-contratistas/guia-metodologica-evaluacion-desempeno-contratistas_.pdf?ver=2020-06-16-140318-887


• Aprobar o rechazar las evaluaciones en losdiferentes sistemas de información dentrodel tiempo indicado (5 días hábiles) siguiendoel proceso definido en la guía metodológica.

• Buscar mecanismos que te lleven a laexcelencia en la ejecución de tus contratos.

ConsideracionesTe en cuenta4°


Consulta tus evaluaciones

Ingresa al portal de pagos, pestaña Evaluación de Desempeño aquí.

Y consulta el resultado de tus evaluaciones

https://www13.epm.com.co/PortalProveedores/Seguridad/Login.aspx


Gracias


Componente de

Administración en

contratos


Aclarar como se gestiona el seguimiento alcomponente de administración de los contratos,de acuerdo con la Circular 001 del 18 defebrero de 2019 y Circular 002 del 18 Junio de2019.

Objetivo


Algunas Definiciones

Administración: representa los costos INDIRECTOSindispensables para la correcta ejecución del proyecto, y quese necesitan de manera permanente en el desarrollo delmismo; tal es el caso de los honorarios, los impuestos, losarrendamientos, los costos de personal, servicio demensajería, secretaria, entre otros1.

Componente: agrupación general de los costos de laadministración, a modo de ejemplo, “pólizas y garantías”,“personal administrativo”, “servicios de comunicación”, entreotros.

Costos: detalle y desagregación de los componentes, a modode ejemplo, “Componente: pólizas y garantías – Costos:garantía RSE, garantía salarios, garantía estabilidad de obra,garantía de seriedad, entre otros”

1. Definición Contraloría General de Medellín.


Algunas Definiciones

Costos Directos: erogación de recursos en los cuales incurre elcontratista y se encuentran relacionados directamente con laejecución de la obra y/o servicio.

Costo Indirecto: erogación de recursos en los cuales incurre elcontratista y se encuentran relacionados de forma transversa con laejecución de la obra y/o servicio.

Soportes: son todos aquellos documentos legales que justifican laserogaciones en las que incurrió el contratista con el objetivo delegalizar los costos directos e indirectos del contrato. Sonconsiderados soportes válidos; facturas oficiales, documentosequivalentes (cuando el proveedor del servicio no está obligado afacturar) y certificación de Revisor Fiscal o RepresentanteLegal2 (cuando el primero no aplique) para aquellos gastos o costosque no tienen soporte de factura o documentos equivalente.

2. Desagregando cada costo.


Tipificación Procedimiento

Caso 1: Contratos con ejecución 2019 finalizados a lafecha de inicio de revisión del componente deadministración. Su indicador de administración estádado en porcentaje.

Caso 2: Contratos en ejecución a la fecha de inicio derevisión del componente de administración. Su indicadorde administración está dado en porcentaje.

Caso 3: Contratos nuevos o renovados y que suindicador de administración esté dado en moneda ydesagregado por componentes.


Caso 1

Validar

Componente

%AU

Validar

ejecución

presupuestal

Obtener

componente A

en pesos

Solicitar al

contratista

soportes

Revisión

soportes

legalizados

Certificar

legalización


Caso 3

Enviar tarea al

contratista por

ARIBA

Respuesta

contratista con

soportes

Revisión

soportes

Certificación

legalización


Caso 2

Validar Componente

%AU

Validar ejecución

presupuestal

Obtener componente A en pesos

Solicitar al contratista desglose A

Gestionarmodificación

A

Solicitar al

contratista

soportes C1

Solicitar al

contratista

soportes C3

Revisión

soportes

legalizados

Certificar

legalización

Revisión

soportes

mensual

Certificar

legalización

mensual


Formatos utilizados

Caso1

Caso2

Caso

https://epmco-my.sharepoint.com/personal/juan_jaramillo_montoya_epm_com_co/Documents/ADMINISTRACIÓN%20DE%20CONTRATOS/EQUIPO%20APOYO%20FINANCIERO/CAPACITACIONES/Componente%20A/Proveedores/Anexos/Correo%20legalización%20caso%201.msg

https://epmco-my.sharepoint.com/personal/juan_jaramillo_montoya_epm_com_co/Documents/ADMINISTRACIÓN%20DE%20CONTRATOS/EQUIPO%20APOYO%20FINANCIERO/CAPACITACIONES/Componente%20A/Proveedores/Anexos/Correo%20legalización%20caso%202.msg


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Gracias

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