Evaluacion CI Compras Ctasxpagar Contenido Sesion 13

Universidad Los ngeles de Chimbote CURSO: CONTROL INTERNO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

CPCC. Juan B. Melndez Torres Control Interno VI

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO EN EL RUBRO DE COMPRAS Y CUENTAS

POR PAGAR

I. OBJETIVOS.- Los objetivos de un slido Sistema de Control Interno de compras y

cuentas por pagar, entre otros son los siguientes:

a) Los bienes y/o servicios recibidos deben ser registrados contablemente. Asimismo,

los crditos de proveedores corresponden a bienes o servicios recibidos.

b) Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a las polticas de la

empresa y registradas en forma apropiada, clasificadas a las cuentas

correspondientes y reflejadas en el periodo a que corresponde.

c) Las compras deben ser resumidas en forma correcta y trasladada al libro mayor de

acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptadas.

d) El auditor debe tener en consideracin que la evaluacin de Control Interno de

compras y cuentas por pagar est directamente relacionado con el rea de caja-

egresos, por lo que debe confrontar selectivamente los egresos de caja con los

documentos que sustentan las cuentas por pagar, con la finalidad de comprobar la

existencia, la evidencia suficiente y competente que sustente los egresos.

Por otra parte, el auditor debe tener presente que en la evaluacin del rea de compras y

cuentas por pagar tambin proporcionan seguridad en otras reas de auditora,

incluyendo determinados aspectos del rea de existencias y costo de ventas, caja-

egresos y otras cuentas del activo.

Los bienes o servicios recibidos deben ser registrados contablemente. Asimismo, los

crditos a proveedores corresponden a bienes o servicios recibidos.

Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a las polticas de la

empresa al respecto.

Las compras deben ser registradas en forma apropiada, clasificadas a

las cuentas correspondientes y reflejadas en el perodo a que corresponden.

Las compras deben ser resumidas en forma correcta y pasadas al libro mayor y

mayores auxiliares.

Dependiendo de la actividad econmica que desarrolla la empresa, las compras

generalmente siguen el sistema proceso:

Requisicin.- Es un procedimiento de control administrativo que consiste en solicitar

mercaderas o materias primas con el fin de reponer las existencias en el almacn o

logstica.




Orden de compra.- El departamento de compras se encarga de localizar los

proveedores para efectuar las compras de acuerdo a la requisicin.

Recepcin.- El departamento de almacn se encarga de recepcionar y revisar la

cantidad y calidad de las compras, donde el almacenero documenta dicha recepcin

con la orden de compra y nota de recepcin para su posterior pago al proveedor, con

aprobacin del funcionario responsable.

Registro.- Las cuentas por pagar deben ser registradas en la cuenta apropiada en el

perodo correspondiente de acuerdo a las facturas de los proveedores, de conformidad

con la orden de compra y guas de remisin de las mercaderas como materias primas

y/o insumos recibidos.

Cancelacin.- Consiste en cancelar a los proveedores oportunamente para obtener al

mximo los descuentos por pronto pago.

II. PROCEDIMIENTOS.- Se debe tener en consideracin que la eficacia de los controles

establecidos para el procesamiento de las transacciones de compras y cuentas por pagar

varan de un trabajo a otro de acuerdo con el objetivo del auditor, por lo que en algunos

casos los procedimientos que se detallan a continuacin puede ser excesivos, mientras

que en otros casos puede ser insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar

procedimientos adicionales, dependiendo de ciertos factores como: la naturaleza del

negocio, volumen de operaciones, tipo de organizacin, etc.:

1. Segregacin de funciones en la requisicin o pedido, orden de compra, recepcin,

registro contable y cancelacin, representan un elemento bsico de control sobre las

compras y cuentas por pagar.

2. El auditor debe verificar y establecer que personas distintas deben encargarse de las

siguientes funciones:

Preparar las rdenes de compras.

Aprobar las rdenes de compras.

Emitir las notas de crdito a proveedores.

Emitir y aprobar los partes de ingreso al almacn.

Comparar las facturas de los proveedores con las rdenes de compras y los

partes de ingreso al almacn.

Revisar y aprobar las facturas de los proveedores.

Registrar las facturas en los libros de contabilidad (Registro de compras, Diario,

Mayor).




3. Cerciorarse que en las compras deben obtenerse a precios ms bajos del mercado, en

las mismas condiciones, calidad y ventajas para la empresa, se deben obtener

cotizaciones de varios proveedores, mantener la lista de precios actualizados, cuyos

procedimientos se establecen por escrito y revisadas preferentemente por los

auditores internos.

4. Las rdenes de compras marca el inicio del proceso de las transacciones de compras

y cuentas por pagar y se utiliza como base para pactar una operacin de compra y

como documento para sustentar el registro y pago de las facturas de los proveedores.

Asimismo deben estar prenumerados en forma correlativa y su emisin debe ser

autorizada por un funcionario responsable.

5. Algunas operaciones, como las adquisiciones de activos fijos o intangibles, no se

encuentran bajo el control del departamento de compras, por lo que el auditor debe

verificar el cumplimiento de los procedimientos implementados por la empresa

auditada. Ejemplo: presupuesto de inversin.

6. Las notas de cargo a proveedores deben ser emitidas correcta y oportunamente en los

casos de mercaderas averiadas o siniestradas, entregas incompletas, devoluciones,

etc.; en estos casos, el departamento de compras debe enviar al departamento de

contabilidad una copia para fines de control, con el fin de cancelar las facturas por

pagar previa deduccin de las notas de cargo.

7. El auditor debe confrontar selectivamente los egresos de caja con los documentos

relacionados en la evaluacin de compras y cuentas por pagar con la finalidad de

comprobar la evidencia suficiente y competente que sustente la salida de dinero.

8. Debe existir procedimientos para proporcionar seguridad razonable de que las cuentas

por pagar estn debidamente contabilizados (es decir las facturas codificadas y

clasificadas a las cuentas apropiadas, que el saldo o total de las facturas pendiente de

pago estn confirmados por los proveedores), mediante la circularizacin de cuentas

por pagar.

9. Es importante que exista una adecuada segregacin de funciones de las personas que

realizan funciones vinculadas con las cuentas por pagar con la finalidad de evitar

malversacin de fondos por medio de pagos a proveedores inexistentes.

10. Examinar el registro de compras y las cuentas por pagar para determinar la existencia

de partidas infrecuentes, las cuales, de ser el caso deben ser investigadas. Ejemplo:

facturas por pagar por compra de activo fijo, inversiones, intangibles, deudas como




resultado de un juicio, deudas como consecuencia de un fraccionamiento tributario,

refinanciamiento de deudas, etc.

11. Los documentos fuentes no identificados o no ubicados fsicamente, tanto del universo

como de la muestra seleccionada debe ser sujeto a una investigacin especial, debido

a que podra indicar la existencia de errores, irregularidades, fraudes y/o pagos

indebidos.

12. Comprobar los clculos aritmticos en las facturas, en el registro de compras y en el

libro diario con el fin de evitar los errores de clculo y de registro contable. Los errores

contables se produce por lo general por las siguientes razones:

Falta de experiencia del personal que codifica y/o digita las transacciones de

compras.

La falta de supervisin contable.

13. Las cuentas por pagar ya sea a corto o largo plazo son deudas comerciales, que

consiste fundamentalmente en obligaciones creadas como consecuencia de compra

de mercaderas, materias primas, envases, embalajes, suministros, etc.; que

necesariamente origina facturas, as como tambin estas cuentas pueden ser producto

como: fletes, consumo de agua, luz, telfono, reparaciones, mantenimientos, etc.

III. CONTROL CONTABLE

Las cuentas de control de compras y cuentas por pagar estn relacionadas con la cuenta

42. proveedores; 421. facturas por pagar; 423. letras o efectos por pagar y la cuenta 46.

cuentas por pagar diversas.

IV. CONSIDERACIONES ESPECIALES

El auditor debe tener en consideracin que la evaluacin del control contable del

subsistema de compras y cuentas por pagar est directamente relacionada con el

trabajo que se realiza en rea caja egresos. Recordamos que en la evaluacin de

este subsistema el auditor confronta selectivamente los egresos de caja con los

documentos que sustentan las cuentas por pagar y otros documentos relacionados con

la finalidad de comprobar la existencia de evidencia suficiente y competente que

sustente el egreso. De otra parte, en el examen de cuentas por pagar, el auditor

necesita constatar que los controles y procedimientos del p roveedor proporcionan

una seguridad razonable de que las compras y las cuentas por pagar conectadas

con los egresos correspondientes representan obligaciones vlidas por concepto

de bienes o servicios recibidos.




En tal sentido, algunas transacciones seleccionadas para su verificacin detallada en

la evaluacin se compras y cuentas por pagar sern las misma que se comprobaron en

la evaluacin de subsistema caja-egresos.

Asimismo, el auditor debe tener presente que su evaluacin del rea compras-cuentas

por pagar tambin proporcionan seguridad en otras reas de la auditora, incluyendo

determinados aspectos del rea existencias-costos de ventas, caja-egresos y otras

cuentas del activo. Al efectuar la evaluacin del control contable del subsistema

compras- cuentas por pagar, el auditor debe tener en consideracin esta relacin, para

determinar la naturaleza y alcance de sus pruebas.

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