Evaluacion CI Inventarios Cto Ventas Contenido Sesion 14

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 Universidad “Los Ángeles” de Chimbote CURSO: CONTROL INTERNO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD CPCC. Juan B. Meléndez Torres  Control Interno VI EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS (EXISTENCIAS) Y COSTO DE VENTAS I. OBJETIVOS: Los objetivos de un sólido control interno de existencias (inventarios) y costo de ventas, sin lugar a dudas, son partidas más importantes en una empresa, ya sea en comercial o industrial, y el éxito de los negocios dependerá, en gran parte del grado de control que se ejerza sobre ellos; por lo que el auditor debe tener un conocimiento del ente a auditar con el fin de proceder a la aplicación de los diferentes procedimientos de auditoría. Dichos objetivos son los siguientes: a) Las existencias deben ser comprobadas periódicamente a través de recuentos físicos en base a procedimientos previamente elaborados. La diferencia del inventario físico sobrante o faltantes, deben ser registradas contablemente. b) La materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricación deben ser acumulados y aplicado adecuadamente a las existencias (productos en proceso y productos terminados) c) Las existencias deben registrarse de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa. d) Las existencias y los costos deben ser aplicados en el período que corresponde.  Algunas empresas acostumbran a realizar sus inventarios de existencias al cierre del ejercicio, otras realizan inventarios mensuales por tipos de productos o líneas de productos. El auditor debe tener en cuenta la eficacia de los controles establecidos para el procesamiento de un sólido sistema de control interno de existencia y costo de ventas en las empresas industriales, como: adquisición, recepción, almacenamiento de materias primas, fabricación, almacenamiento de productos terminados, desecho de productos y sistema de costos.  Adquisición.- Las materias primas y otros materiales deben ser requeridos oportunamente por el departamento de producción, por medio de requisiciones al departamento de compras. Un buen control interno considera un Punto Óptimo de Pedido (POP).  Recepción.- La materia prima y materiales deben ser recontados y revisados con la finalidad de comprobar la calidad y cantidad correspondiente. La recepción se evidencia con la emisión de un parte de ingreso al almacén, el mismo que se distribuye al departamento de compras y al departamento de contabilidad, para su posterior proceso de pago de las facturas correspondientes.

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    CPCC. Juan B. Melndez Torres Control Interno VI

    EVALUACIN DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS (EXISTENCIAS) Y COSTO

    DE VENTAS

    I. OBJETIVOS:

    Los objetivos de un slido control interno de existencias (inventarios) y costo de ventas,

    sin lugar a dudas, son partidas ms importantes en una empresa, ya sea en comercial o

    industrial, y el xito de los negocios depender, en gran parte del grado de control que

    se ejerza sobre ellos; por lo que el auditor debe tener un conocimiento del ente a auditar

    con el fin de proceder a la aplicacin de los diferentes procedimientos de auditora.

    Dichos objetivos son los siguientes:

    a) Las existencias deben ser comprobadas peridicamente a travs de recuentos fsicos

    en base a procedimientos previamente elaborados. La diferencia del inventario fsico

    sobrante o faltantes, deben ser registradas contablemente.

    b) La materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricacin deben ser acumulados

    y aplicado adecuadamente a las existencias (productos en proceso y productos

    terminados)

    c) Las existencias deben registrarse de acuerdo a las polticas establecidas por la

    empresa.

    d) Las existencias y los costos deben ser aplicados en el perodo que corresponde.

    Algunas empresas acostumbran a realizar sus inventarios de existencias al cierre del

    ejercicio, otras realizan inventarios mensuales por tipos de productos o lneas de

    productos.

    El auditor debe tener en cuenta la eficacia de los controles establecidos para el

    procesamiento de un slido sistema de control interno de existencia y costo de ventas en

    las empresas industriales, como: adquisicin, recepcin, almacenamiento de materias

    primas, fabricacin, almacenamiento de productos terminados, desecho de productos y

    sistema de costos.

    Adquisicin.- Las materias primas y otros materiales deben ser requeridos

    oportunamente por el departamento de produccin, por medio de requisiciones al

    departamento de compras. Un buen control interno considera un Punto ptimo de

    Pedido (POP).

    Recepcin.- La materia prima y materiales deben ser recontados y revisados con la

    finalidad de comprobar la calidad y cantidad correspondiente. La recepcin se

    evidencia con la emisin de un parte de ingreso al almacn, el mismo que se

    distribuye al departamento de compras y al departamento de contabilidad, para su

    posterior proceso de pago de las facturas correspondientes.

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    Almacenamiento de materia prima y materiales.- Los insumos son custodiados en

    locales adecuados donde se controla su ingreso y su salida.

    Fabricacin.- Corresponde al proceso de produccin que depende de la actividad

    industrial a que se dedica la empresa.

    Almacenamiento de productos terminados.- Corresponde a la custodia de los

    productos terminados y recibidos de los centros de produccin.

    Despacho de productos.- Consiste en el envo de productos terminados a los

    clientes con su gua de remisin.

    Sistema de Costos.- Se acumulan los costos y se prorratean en los productos en

    proceso y productos terminados. El sistema tambin considera el costeo de las

    materiales primas y materiales auxiliares.

    Asimismo con el objeto de establecer los alcances y procederes en el sistema de control

    interno del rea de existencias, es requisito necesario tener en cuenta las principales

    consideraciones del negocio que afectan a dicha rea con el fin de familiarizarse con el

    mismo y comprenderlo lo ms rpidamente posible. En este caso pueden ser:

    - Tipos de productos que se comercializan y/o se fabrican y sus caractersticas.

    - Canales por lo que se comercializa y distribuye.

    - Sistema de costos que se establece en base al proceso de produccin.

    - Criterios de valoracin que se aplican a las existencias.

    - Distribucin geogrfica de los almacenes.

    El grado de complejidad de los procedimientos de control de existencias variarn de una

    empresa a otra, dependiendo principalmente del tamao de la entidad, del tipo de

    negocio del que se trate y de las diferentes clases de existencias que se posean y su

    valor. Por ejemplo, no sern tan completos ni los mismos los sistemas de control en una

    empresa que la cifra valorada de existencias supone un 15% del total del activo de la

    empresa que en otra que supone un 60% del activo.

    II. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

    El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el

    procesamiento de las transacciones de existencias y costo de ventas de mercaderas,

    productos terminados, materias primas, subproductos, desechos y desperdicios, que

    deben estar debidamente pedidas, recepcionadas y controladas mediante sistema de

    cardex y los saldos de inventarios se cuenten, valoricen, multipliquen y sumen, y que

    sea un reflejo exacto del costo de mercaderas, artculos terminados y vendidos.

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    Las consideraciones que se mencionan a continuacin tienen efecto en las decisiones

    del auditor respecto a la probable eficacia de los controles internos de existencia y costo

    de ventas:

    1. La segregacin de funciones en la adquisicin, recepcin, almacenamiento,

    verificacin o supervisin en base a recuentos fsicos y registro de transacciones

    representa un elemento bsico de control de existencias y costo de ventas. En caso

    que una separacin de funciones, resulte oneroso debe existir procedimientos

    complementarios que garanticen a la alta direccin la identificacin de posibles

    errores o irregularidades.

    2. Debe existir procedimientos adecuados para la proteccin fsica de las existencias.

    Ejemplo:

    Las mercaderas que no se ajustan al requerimiento, deben ser devueltas y dejar

    constancia en la gua de remisin del proveedor.

    Evitar el acceso al almacn de trabajadores de otras reas.

    Supervisar en forma inopinada o sorpresiva los almacenes de la empresa.

    La salida de existencias de almacn deben estar sustentadas por requisiciones,

    las mismas que deben ser preparadas y aprobadas por personas independientes

    del almacn y la secuencia numrica de estos debe ser controlada.

    3. Los recuentos fsicos de las existencias deben ser comparadas con el registro de

    inventario y las diferencias deben ser debidamente investigadas y de ser el caso

    ajustadas contablemente.

    4. Se debe observar los procedimientos adecuados para establecer el costo de

    produccin.

    5. Los recuentos fsicos deben ser realizadas por personas independientes al almacn

    con la finalidad de ejercer un efectivo control sobre el almacenero.

    6. Se debe contar con procedimientos para controlar las existencias entregadas en

    consignacin y en calidad de garanta, estableciendo solvencia moral y econmica de

    las personas naturales y/o jurdicas a quienes se entregan las mercaderas.

    7. El Dpto. de Almacn o la unidad de almacn es por donde deben ingresar fsicamente

    todos los bienes que adquiere la empresa.

    8. Las compras de bienes implica calidad y cantidad apropiada, y al menor costo

    posible.

    9. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes deben estar

    adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras y tener el espacio fsico

    necesario, que permita el arreglo, clasificacin y disposicin conveniente de los

    bienes, as como el control e identificacin de los mismos.

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    10. Debe existir procedimientos para garantizar que todos los costos correspondientes

    sean tomadas en cuenta en el proceso de valuacin de existencias, implementando

    un sistema de contabilidad de costos que permita proporcionar la gerencia

    informacin correcta, facilitar el control de los inventarios y facilitar la elaboracin de

    estados financieros. Obviamente el sistema de costos a implementar debe estar de

    acuerdo a las necesidades de informacin de la gerencia. Sin embargo un sistema de

    costo debe comprender la acumulacin de 3 elementos indispensables: 1) los

    materiales directos, 2) la mano de obra directa, y 3) los gastos indirectos de

    fabricacin.

    11. Debern mantenerse registros por separado para las mercaderas en consignacin

    porque se encuentran en otros lugares como: distribuidoras, bodegas o tiendas

    externas. Estos debern requerirse informes semanales o mensuales de las personas

    encargadas de la custodia de tales mercaderas y debern efectuarse pruebas

    selectivas de las cantidades, en caso de que no sea factible (aceptable).

    Todos los embarques (pedidos) enviados a tales consignatarios debern quedar

    evidenciados y sustentados por las guas de remisin que deben estar debidamente

    firmadas.

    12. Deben existir procedimientos que permitan detectar las existencias obsoletas o de

    poco movimiento, porque el mantenimiento de esta clase de bienes requiere la

    utilizacin de espacios fsicos que generan gastos, por lo que debe evaluarse la

    necesidad de rematarlos o mantener a valor neto de realizacin.

    13. Las partidas de existencias deben estar valuadas de acuerdo a los PCGA, NICs

    (NIIF) y PCGE.

    14. En las PYMES (pequeas y medianas empresas) el control de inventarios pueden ser

    sustituidos por los procedimientos alternativos siguientes:

    Supervisin constante por parte de la gerencia o propietario.

    Revisin constante de los recuentos fsicos.

    Las diferencias deben ser investigadas porque podran presentarse las

    sustracciones, errores o causas similares.

    En esta clase de empresas PYMES el inventario final de existencias puede

    determinarse por la frmula tradicional (inventario inicial + compras devoluciones

    costos de ventas), resultado que necesariamente debe ser comparado con el

    recuento fsico que debe realizarse por lo menos al cierre del ejercicio.

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    15. Los registros contables que reflejen embargos, por prenda o sesin de inventario de

    bienes deben estar demostrados claramente en el balance y en las notas a los

    estados financieros.

    - Todos los movimientos fsicos de materiales, productos y dems mercaderas se

    controlarn mediante impresos o partes debidamente prenumerados y sujetos a su

    aprobacin correspondiente.

    - Todas las entradas por compras o devoluciones, entregas de materiales a

    fabricacin, recepcin de productos terminados de fabricacin y salidas por ventas

    de productos o devoluciones se soportarn con los documentos contables

    correspondientes los cuales darn evidencia de la autorizacin y aprobacin de las

    operaciones realizadas.

    - La utilizacin de un sistema de inventario permanente (registro de existencias

    perpetuo) dar lugar a un mayor control sobre los stocks fsicos del almacn. Esto

    proporciona una mayor informacin de los niveles de existencias en almacn en

    cuanto a demanda e identificacin de productos o materiales de lento movimiento.

    - Los apuntes que se incorporan al inventario permanente sern realizados en base

    a documentacin prenumerada y aprobada previamente.

    - Los registros de inventario permanente mostraran la siguiente informacin:

    Cdigo del material o producto.

    Descripcin del producto o material.

    Nmero de unidades de cada artculo.

    Valor unitario del producto.

    Valor total teniendo en cuenta la cantidad y valor unitario.

    - Los registros de produccin en curso detallarn, adicionalmente, la orden de

    fabricacin a que corresponde el produccin en que se encuentra.

    - Los registros de existencias, en curso a los stocks fsicos, sern mantenidos por

    personas que no tienen acceso a las mercancas, ya que en caso contrario esa

    persona sera responsable tanto de la custodia como de su mantenimiento

    pudiendo existir apuntes indebidos en los registros. Los apuntes en los registros se

    realizarn nicamente con documentos adecuados y autorizados.

    - El inventario permanente se conciliar regularmente con la cuenta contable del

    mayor general, la cual se registra independientemente. Se cuadrar

    peridicamente (una vez al mes) implicando una exactitud aritmtica en los

    registros contables.

    - Se incluirn, si procede, registros sobre mercancas en depsito (propiedad de la

    entidad en almacenes de proveedores) o de mercancas en el almacn de la

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    entidad propiedad de terceros. En estos casos se seguirn los mismos controles

    efectivos que para la mercanca en el almacn propio.

    - Para mantener una fiabilidad de los registros de existencias existir un control

    fsico de los mismos mediante recuentos fsicos peridicos o rotativos,

    actualizndose segn el resultado de los mismos.

    Recuentos fsicos peridicos

    Conciliaciones peridicas

    CONTROL FSICO DE LAS EXISTENCIAS

    Las existencias se sometern a conteos fsicos y a verificaciones a intervalos razonables

    y por lo menos una vez al ao. Se realizarn recuentos fsicos de todas las existencias al

    menos una vez al ao (Recuento peridico) o si el volumen de los stocks fuese muy

    significativo, los recuentos podran ser rotativos (cada semana/mes se realiza un recuento

    fsico de un nmero de productos en base a un programa establecido de verificacin fsica

    de todos los stocks durante el ejercicio). Los recuentos peridicos se hacen normalmente

    una vez al ao, coincidiendo con el cierre del ejercicio econmico, para reflejar el valor

    exacto de las existencias en los estados financieros.

    Siempre ser mucho ms efectivo, a efectos de control de existencias, un recuento

    rotativo a lo largo del ejercicio que un solo recuento de las existencias al final del ejercicio

    debido fundamentalmente a:

    REGISTRO INVENTARIO

    PERMANENTE

    - Mercadera - Materias primas - Produccin en proceso - Productos terminados - Existencias en terceros - Suministros diversos

    SALIDAS

    - Partes de salidas autorizados.

    - rdenes de salidas aprobados.

    - Facturas de venta autorizadas

    - Guas de remisin.

    ENTRADAS

    - Partes de entrada autorizados.

    - rdenes de entradas aprobados.

    - Facturas de compra conformadas

    - Guas de remisin.

    DPTO. DE CONTABILIDAD

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    - El control de existencias es mejor y ms exacto. Se trabaja con una informacin ms

    fiable y actual de cara a los estados financieros. Adems las posibles diferencias que

    puedan surgir se conocen de una manera ms rpida.

    - Dadas las comprobaciones constantes, las partidas se revisan asiduamente en cuanto

    a estado, obsolescencia y movimiento.

    - Desaparece la necesidad de realizar un inventario fsico anual de todas las existencias.

    - Se puede garantizar la verificacin de todas las existencias una o dos veces al ao (en

    base al programa de recuento que se debe de establecer para cada ejercicio). En

    secciones de partidas especialmente valiosas o susceptibles de hurtos se harn

    muestreos adicionales.

    - Se establece un sistema de control de existencias de comprobaciones constantes y de

    comparaciones con los registros contables. Para llevar a cabo un recuento fsico

    correcto, y as un control fsico adecuado de las existencias, ser necesario considerar

    una serie de procedimientos de control y de organizacin:

    a) Instrucciones: Existirn unas instrucciones escritas para cada recuento,

    debidamente revisadas y aprobadas por la persona a quien corresponda, las

    cuales se entregarn a los diferentes centros de recuento y a cada uno de los

    equipos encargados de los conteos.

    b) Supervisin: Se nombrar a un responsable por centro quien dirigir, controlar,

    comprobar y revisar el funcionamiento del inventario fsico y su cumplimiento.

    c) Identificacin y orden del stock. Los almacenes debern tener siempre el stock

    convenientemente ordenado, agrupado segn familias y correctamente identificado

    en cuanto a tipo de existencia, tamao, calidad y dems caractersticas. Adems

    las existencias obsoletas, desperdicios, stocks para reparar o en consigna, etc.,

    tendrn una indicacin clara de su carcter para su correspondiente identificacin.

    d) Sistemtica de recuento: cada equipo de recuento estar formado por dos

    personas, con conocimientos suficientes para identificar las existencias, en donde

    una proceder al conteo fsico de las partidas y la otra se encargar de anotar los

    resultados y confirmar con un segundo coteno la validez de las mismas.

    Adicionalmente el equipo ir marcando o sealizando las partidas contadas y

    zonas recorridas (por ejemplo, mediante etiquetas). As se evita la duplicidad en el

    conteo y se asegura el recuento de todas las partidas.

    e) Sistema de control de inventario. Se utilizarn una hojas de recuento que estarn

    numeradas, fechadas y firmadas por cada equipo d recuento correspondiente.

    Dichas hojas o detalles se rellenarn a bolgrafo. A la devolucin de las mismas

    sern comprobadas y controladas por personas diferentes a las encargadas de

    realizar el recuento fsico. Las hojas de recuento de cada inventario fsico realizado

    sern archivadas una vez firmadas, supervisadas y comparadas o actualizadas

    con los registros.

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    f) Corte de movimientos de operaciones. Durante el recuento fsico de existencias se

    evitarn, en la mxima medida posible, los movimientos de materiales. No debern

    de admitirse entradas, salidas ni movimientos internos de existencias. Para que el

    inventario fsico sea correcto debe de realizarse un adecuado corte de entradas y

    salidas. Se tratar de garantizar que los registros de compras, produccin y ventas

    se cierran en la fecha en que se realiza el cierre del registro de existencias

    (recuento fsico).

    g) Mercanca en el almacn propiedad de terceros. Las existencias en el almacn

    propiedad de clientes estarn debidamente controladas, identificadas y separadas

    para que no se incluyan por error en el inventario fsico de las existencias.

    h) Existencias en poder de terceros. La empresa obtendr confirmaciones peridicas

    de sus existencias depositadas en almacenes de terceros por parte de los

    tenedores de las mercancas. Estas confirmaciones deberan de ser realizadas

    mediante el recuento fsico del stock y firmadas por el responsable del almacn

    tenedor de las existencias- an as, personal designado por la empresa visitar

    peridicamente el almacn del tercero con el propsito de realizar conteos fsicos

    de comprobacin.

    i) Existencias obsoletas o deterioradas. Sern identificadas y aprobadas como tales

    por el encargado responsable y no por el empleado del almacn.

    j) Comparacin con el registro existencias/contabilidad. Si se lleva un inventario

    permanente de las existencias concluidos los recuentos fsicos se compararn con

    lo reflejado en el registro de existencias/contabilidad a esa fecha, ajustndose las

    diferencias encontradas. Estas diferencias surgidas debern de ser objeto de una

    explicacin o investigacin pertinente por el responsable correspondiente.

    k) Productos en curso. La verificacin fsica de la produccin en curso depender de

    la actividad de la entidad y de los detalles y registros que se utilicen. En algunos

    casos los materiales en proceso se miden por intervalos de tiempos

    preestablecidos dependiendo de las fases de produccin en que se est o en otros

    se define en base a su contabilidad de costos. Otros, ms rudimentarios,

    enumeran los partes de fabricacin correspondientes a esos productos en curso y

    trazan una lnea en dicho parte para sealizar la fase de produccin en que se

    encuentra el producto a la fecha de recuento. Esto servir de gua para la

    determinacin del costo que incluir los materiales, mano de obra y dems gastos

    generales de fabricacin hasta esa fase.

    l) En algunas empresas se suele utilizar al Departamento de Auditora Interna como

    control y fiabilidad del funcionamiento de los procedimientos del recuento fsico.

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    VALUACIN DE EXISTENCIAS ADECUADA. IDENTIFICACIN DE PROVISIONES

    - El registro permanente de existencias, reflejo de cantidad y valores reales de

    existencias, servir como control de la valuacin del almacn si se va cuadrando de

    manera regular con la contabilidad (Mayor).

    - El mtodo utilizado en la valuacin del inventario de existencias estar debidamente

    aprobado por la Direccin y cumplir con los principios contables generalmente

    aceptados y requisitos fiscales correspondientes, siguiendo siempre un criterio objetivo y

    uniforme.

    - Se mantendr un sistema de costos que acumule los costos relacionados de las

    existencias y que est integrado con el sistema financiero contable (por ejemplo,

    definicin de costos por departamentos en base a unos cdigos de imputacin al

    contabilizar los gastos). La finalidad es que los costes correspondientes a la fabricacin

    estn imputados a las existencias.

    - Regularmente, se proceder a informar de las existencias de lenta rotacin,

    obsolescencia, partidas que no se utilizan o almacenadas en exceso. Se identificarn

    bien a partir de los registros de existencias, bien por el personal del almacn o a raz de

    inventarios fsicos. En muchos casos, previa revisin y aprobacin del responsable,

    debern devaluarse, requiriendo la correspondiente provisin de existencias.

    FUNCIONAMIENTO DEL CICLO ALMACN SEGN POLTICAS DEFINIDAS POR LA

    ENTIDAD

    - Existir una notable coordinacin entre el Departamento de Compras/Fbrica y el

    almacn en cuanto a las normas prefijadas para la entrada de partidas basadas

    principalmente en la elaboracin de partes internos de entradas de las mercancas,

    ordenes de recepcin de las mercancas y la verificacin, conformacin y control de

    calidad de las mismas.

    - A la vez, todas las salidas de mercancas de los almacenes estarn controladas y

    soportadas por las notas de embarque y las ordenes generadas siempre aprobados y

    autorizados.

    - Toda la documentacin generada en los almacenes deber ser entregada debidamente

    aceptada (bien por la propia entidad o por el cliente o transportista) al Departamento de

    administracin para su valoracin, comprobacin y registro.

    - Las existencias del almacn se mantendrn lo ms organizadas y ordenadas posible y

    claramente identificadas en cuanto a sus datos bsicos (descripcin y cdigo,

    principalmente). Su control se har a travs de las cuentas de inventario permanente.

    - Los materiales obsoletos, daados, desperdicios, etc. Situados en el almacn que

    puedan representar importancia dentro del volumen de operaciones de la entidad

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    debern tener el mismo control que las dems partidas hasta que se apliquen polticas

    definitorias sobre los mismos.

    - La responsabilidad del funcionamiento del almacn, mantenimiento de stocks y control

    confeccin de movimientos de entradas y salidas depender del encargado del almacn.

    Esquema proceso del Almacn

    (a) (b) (c) (d)

    (a) Entrada de materiales al almacn. Control mediante partes internos y guas de

    entradas. Aprobacin. Alta en inventario permanente de materiales o productos,

    segn el caso.

    (b) Salida de materiales al almacn. Control mediante partes internos autorizados.

    Baja en inventario permanente de materiales.

    (c) Entrada de productos al almacn. Control mediante partes internos autorizados.

    Alta en inventario permanente de productos terminados.

    (d) Salida de productos al almacn. Control mediante notas de embarque autorizadas

    y rdenes de salida aprobados y firmados por el cliente. Baja en inventario

    permanente de productos.

    IDENTIFICACIN, PROTECCIN Y CUSTODIA DE LAS EXISTENCIAS

    - Se asignar a personas apropiadas para que ejerzan la autoridad y responsabilidad

    sobre los bienes (recepcin, comprobacin y calidad de los materiales; ejecucin y

    control de las producciones; mantenimiento de los niveles necesarios de stocks;

    almacenamiento).

    - Los empleados del almacn sern responsables de las cantidades en existencias.

    Adems, la mercanca deber tener siempre su correspondiente documentacin

    COMPRAS

    ALMACEN

    ALMACEN

    MATERIA-

    LES

    PROCESO

    FABRICA-

    CIN

    ALMACEN

    PRODUC.

    TERMINA-

    DOS

    AL CLIENTE

    COMPRAS

    PRODUCTOS

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    autorizada, evidenciando su entrada o salida y la inspeccin de la misma asegurando as

    su exactitud.

    - Existir una cobertura de seguros apropiada que depender de la naturaleza y valor de

    las partidas que componen las existencias. Se revisar y actualizar en base a las altas

    y bajas.

    - Las existencias estarn adecuadamente protegidas en almacenes dotados de sistemas

    de seguridad. An as, los materiales nunca se trasladarn sin la debida autorizacin del

    responsable correspondiente.

    SEGREGACIN DE FUNCIONES

    Cada una de las siguientes funciones debern de ser consideradas como procesos

    separados y, por lo tanto, sern efectuadas por personas diferentes:

    - La verificacin fsica de las existencias. Supervisin.

    - El manejo y custodia de las existencias.

    - El mantenimiento del registro permanente de existencias.

    - La comparacin de los registros con la contabilidad (Mayor).

    OPERACIN DE ACUERDO CON POLTICAS DEFINIDAS

    Se definirn u establecern polticas, procedimientos y criterios, por escrito en el rea de

    existencias, con su adecuada aprobacin por parte de la Direccin, principalmente en

    cuanto a:

    - Inventarios fsicos de las existencias.

    - Contabilizacin del movimiento del almacn (entradas-stocks-salidas) y utilizacin de

    cuentas adecuadas.

    - Existencias que requieren provisiones.

    - Mtodo de valoracin de existencias.

    - Conciliaciones con contabilidad.

    - Corte de las operaciones de entradas y salidas de existencias. Reflejo en los estados

    financieros.

    A la vez, la entidad deber de disear un programa peridico de verificaciones y

    comprobaciones del funcionamiento de los controles y polticas definidas, teniendo que

    efectuar las siguientes pruebas:

    a) Chequeo de la documentacin contable de existencias referente a su aprobacin por

    el responsable y a su enlace con el apunte a la cuenta de existencias.

  • Universidad Los ngeles de Chimbote CURSO: CONTROL INTERNO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

    ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

    CPCC. Juan B. Melndez Torres Control Interno VI

    b) Comprobacin de las verificaciones peridicas del inventario permanente de

    existencias con el almacn, investigndose las diferencias, en su caso.

    c) Verificacin de las conciliaciones de los registros permanentes con el mayor.

    d) Revisin, mediante asistencia a los conteos y pruebas de ejecucin, de los

    inventarios fsicos de existencias en cuanto a sus procedimientos e independencia.

    Control de existencias en poder de terceros.

    e) Verificacin de los procedimientos entradas-salidas stocks.

    f) Comprobacin del anlisis de desviaciones entre los costos estndar y real y de su

    revisin y aprobacin por el responsable correspondiente, as como de las

    actualizaciones anuales o necesarias de los mismos.

    g) Verificacin de la revisin y aprobacin de las fluctuaciones de las diferentes tasas de

    imputacin a los costos (manos de obra y dems gastos de fabricacin) en base a los

    cambios producidos.

    h) Inspeccin de la realizacin de revisiones peridicas, mediante verificaciones fsicas

    de las mercancas o examen del registro de existencias, con el objeto de identificar

    existencias que necesitan provisionarse, previa aprobacin correspondiente.

    III. CONTROL CONTABLE.- Las cuentas de control que se deben verificar en forma

    selectiva son las siguientes: 20. Mercaderas, 21. Productos Terminados, 22.

    Subproductos, desechos y desperdicios, 23. Productos en proceso, 24. Materias Primas

    25. Materiales Auxiliares, Suministros y Repuestos 26. Envases y Embalajes, 27. Activos

    no corrientes mantenidos para la Venta, 28. Existencias por Recibir, 29. Desvalorizacin

    de Activos Realizables.