Hacia adentro del FMCN

EVALUACIÓN Y

FORTALECIMIENTO

DE ORGANIZACIONES

DE LA SOCIEDAD

CIVIL

Fondo Mexicano para la

Conservación de la Naturaleza A.C.

Octubre 2010

El ciclo de evaluación y fortalecimiento

debe generar un proceso de

participación proactiva entre el

facilitador y el capacitado; esta

participación debe ser previa, durante, y

posterior a la capacitación recibida.

El éxito de los nuevos programas de

capacitación dependerá de conocer y

satisfacer las nuevas exigencias de las

organizaciones receptoras de bienes o

servicios. Durante estos procesos, la

innovación no se debe quedar atrás.

Hacia afuera del FMCN

La propuesta ENDESU

¿Qué podemos hacer?

Otra propuesta

Sugerencias finales

¿Por qué capacitar?

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¿Por qué capacitar? La capacitación constituye una poderosa herramienta para resolver problemas de productividad y competitividad, así como para incrementar conocimientos, desarrollar habilidades y promover actitudes indispensables para el sano desempeño de una organización. Además, es una herramienta muy útil para mejorar el clima laboral, la motivación y la innovación. El tema de capacitación es muy amplio, y puede resultar muy largo cuando se trata de adquirir capacidades totalmente nuevas y que actualmente no existen en el individuo u organización. Puede ser abordado de varias maneras, pero antes de decidir atacarlo, se debe hacer un ejercicio: primero hacia adentro del FMCN y, posteriormente, hacia afuera de la propia organización.

Hacia adentro del FMCN Antes de llevar a cabo un plan como el que propone ENDESU, probablemente no sea mala idea realizar un ejercicio al interior de Fondo Mexicano en el cual, tratemos de contestar nosotros mismos algunas preguntas como:

¿Hasta dónde FMCN desea y puede invertir (sobre todo en tiempo y dinero) en lo que respecta a generación de capacidades de sus socios?

¿Cuáles son las capacidades de los socios que el FMCN considere apremiantes para desarrollar, ya sea técnicas o administrativas por igual?, ¿será necesario primero atacar las técnicas antes de las administrativas (o viceversa)?

¿Es el momento adecuado para adentrarse en esta nueva aventura?

¿Qué puede ofrecer el FMCN con sus recursos (humanos, financieros etc) actuales para mejorar esas falencias ya detectadas?; ¿Es necesario contratar a alguien externo o, se puede hacer algo con los recursos y el personal que ya existen?

De las capacidades y aptitudes que FMCN considere necesario mejorar en sus socios ¿Existe alguna en la que el propio Fondo Mexicano necesite mejorar? No es lógico tratar de barrer el patio del vecino si el nuestro aún no está del todo limpio.

¿Cómo medimos los resultados y el éxito de un programa de capacitación?, ¿qué indicadores se necesitan para ello?

Pensando en orden cronológico, las preguntas anteriores estarían ubicadas antes del punto 1.1 Recepción de relación de las organizaciones seleccionadas o recomendadas detallado en la propuesta ENDESU.

Hacia afuera del FMCN Obviamente las capacidades administrativas de los socios de FMCN varían mucho, algunos se encuentran más avanzados que otros. Seguramente podremos encontrar casos en los que efectivamente falten capacidades y/o conocimiento, mientras que en otros, las fallas administrativas o técnicas en los proyectos no se deban a la falta de capacidades o falta de conocimiento de la(s) ley(es), sino simplemente, a la falta de atención respecto de las reglas del

La Dirección de una organización debe saber elegir los programas de capacitación prioritarios para reducir gastos.

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juego (contrato, guías administrativas, tutoriales etc). Existirán casos extremos (eje: Etnobiología) en los que probablemente estemos hablando de cuestiones de ética y valores, más que de conocimientos o capacidades. Antes de aplicar la metodología que propone ENDESU, en específico antes del 1.2 Aplicación de cuestionario de evaluación a las OSC, considero que para asegurar el éxito de un proyecto de esta naturaleza y costo, se debe generar una conversación proactiva con los socios, con el fin de:

1. entender sus necesidades y expectativas en materia de capacitación, de manera tal, que FMCN pueda determinar si:

a) el proyecto será bien recibido b) el proyecto puede cumplir con las expectativas de los socios

2. entendiendo sus necesidades y expectativas, es posible ofrecerles un servicio con

herramientas de valor agregado que permita dar seguimiento de sus progresos en materia de capacidades.

Además, un ejercicio previo con los socios puede ayudar a determinar:

Quienes están dispuestos a participar

Quienes pueden y quieren comprometerse con las exigencias posteriores a la capacitación. Un proyecto así debería demandar ciertos cambios positivos en las organizaciones; cambios que pueden incluir ajustes en su naturaleza jurídica (convertirse en donatarias) o inclusive de personal (contratar más o, cambiar ciertos perfiles de sus puestos). No debería ser admisible el hecho que no se generen cambios en los participantes que reciban una capacitación después de haber invertido para generar un cambio.

Hasta qué punto están abiertos al cambio.

Conocer sus exigencias, tanto del proyecto, como del propio FMCN.

Apreciar los niveles de servicio que espera.

Las mejoras que demandan del FMCN.

Los canales por las cuales las prefieren.

Las formas y lugares en los cuales les gustaría verter sus experiencias y/o sugerencias.

La propuesta ENDESU

En general, la propuesta ENDESU está bien planteada. Se puede apreciar que incluye las partes más importantes de cualquier proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control; sin embargo, y a reserva de los detalles obvios de los que aún carecemos (temario, herramientas a utilizar etc), pienso que se debe profundizar más en las etapas de planeación y control. Como insumo de la planeación, se pueden realizar los ejercicios anteriores (al interior y exterior del FMCN), mientras que de la parte del control, sería provechoso ahondar en los métodos de comprobación de éxito del proyecto y seguimiento a los capacitados. Por otro lado, hay que mencionar que las capacidades administrativas con las que cuenta ENDESU son buenas. Cuenta con personal calificado y con amplios conocimientos en aspectos legales, fiscales y organizacionales. Pero, ¿Qué otros aspectos debemos considerar?

Su capacidad como facilitador.- Parte importante de la capacitación es la habilidad con la que el facilitador se expresa, entiende a sus oyentes, capta sus problemas, los analiza y propone una solución. Desconozco las habilidades de ENDESU en este rubro.

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Las herramientas que utilizará.- Obviamente aún no tenemos detalles de las herramientas que ENDESU tiene planeado utilizar, sin embargo, y a reserva de comprobarlo, lo que se alcanza a percibir de su propuesta no va más allá de las herramientas tradicionales de capacitación (talleres presenciales y correo electrónico).

El costo que propone.- En todo el mundo se gastan sumas millonarias en capacitar al personal mediante cursos, talleres, conferencias, entre otras herramientas que utilizan las corporaciones para que los empleados y organizaciones estén a la vanguardia en cuanto a conocimientos y técnicas para llevar a cabo de mejor forma las actividades dentro de la organización. Sin embargo, la triste noticia es que la proporción entre los recursos invertidos y los resultados obtenidos, no justifican los logros alcanzados por las organizaciones.

¿Qué podemos hacer? Con aproximadamente 1 millón de pesos (800,000.00 de honorarios más viáticos de todos los participantes) se pueden hacer muchas cosas. Independientemente de los ejercicios recomendados líneas arriba, estos recursos pueden ser la punta de lanza que permita pensar en desarrollar nuevas formas de contacto con los socios de FMCN. Debemos expander los canales de comunicación más allá de los tradicionales (teléfono y correo electrónico). Las expectativas de los socios se expanden al mismo tiempo que estos canales. Al aceptar recibir capacitación y comprometerse al cambio, las organizaciones esperan también una experiencia hecha a la medida de sus necesidades y de acuerdo a sus objetivos. Llevar a cabo un proyecto piloto de capacitación a socios (y personal interno) de menor tamaño y costo puede ser una buena idea antes de invertir cantidades mayores.

Otra propuesta Podemos pensar, por ejemplo, en iniciar e implementar un nuevo centro de contacto y atención de siguiente generación. Una herramienta de este tipo, puede ayudar al logro de los objetivos de un proyecto de capacitación y, además, a consolidar sus resultados en el largo plazo. Desde el punto de vista del usuario, mejora en su totalidad la experiencia de su contacto con FMCN. Un proceso de comunicación unificada y la colaboración, proporcionan los cimientos para el centro de contacto, el cual, puede incluir entre otras cosas:

Telefonía computacional que elimine los costos de las líneas convencionales.

Mensajería unificada

Conferencia multimedia

Canales para compartir archivos

Portales web destinados únicamente a la capacitación

Comunidades de socios en redes sociales (empresariales o convencionales)

CD´s interactivos recopilando las colaboraciones del equipo y del facilitador respecto de temas de capacitación.

Videos tutoriales

Video capsulas informativas (semanales, mensuales etc).

Una buena capacitación significa mejor productividad y menos errores.

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Los socios querrán incrementar la interacción tanto con el FMCN como con otras organizaciones afines con el objeto de obtener mayor participación, experiencias y conocimiento. Es importante permitir que participen en la reinvención de las comunidades entre FMCN-Socios y en la creación y/o modificación de nuestros servicios de capacitación. Todo esto con la finalidad de compartir conocimientos y experiencias técnicas, administrativas y sociales, que ayuden a la difusión del mismo.

Sugerencias finales En ocasiones, cuando las organizaciones enfrentan problemas presupuestales y de liquidez optan por suspender de manera abrupta las acciones de capacitación y formación de su personal. Esto constituye un craso error. La evidencia muestra que la en la mayoría de las ocasiones, esta medida lejos de ayudar a mejorar la situación que se enfrenta, la empeora en el largo plazo. Por lo tanto, ¿Qué acciones pueden ayudarnos en la capacitación durante tiempos de crisis?

1) Identificación y enfoque de programas sustantivos y prioritarios.- Es indispensable analizar, evaluar y priorizar los procesos de generación de capacidades y conservación de talentos, en especial, al personal que genera valor agregado en su puesto y actividades. Siendo la capacitación esencial para lograrlo. La dirección general de la organización tendrá que tomar la decisión de qué temas reforzar y en qué temas suspender la capacitación, lo cual no debe poner en riesgo la operación y por el contrario privilegiar acciones que impacten a los resultados y objetivos de la organización basándose en el plan estratégico de la misma.

2) Formación y consolidación de un equipo de instructores internos.- Establecer un grupo de instructores internos, es una estrategia que ha demostrado excelentes resultados, pues constituye la manera más práctica y eficiente de transmitir el conocimiento experto de las organizaciones. Es importante recordar que la transmisión del conocimiento más específico, particular y experto de la organización, difícilmente se obtendrá desde fuera, será necesario facilitar su transmisión mediante instructores internos.

Adicionalmente, este esquema permite brindar reconocimiento y algunos beneficios a quienes se desempeñen como tales.

3) Capitalización de la tecnología.- Este tipo de entrenamiento puede darse de dos

maneras básicas:

a) Combinada (Blended Learning), realizando una parte de la capacitación por medio de cursos vía electrónica y otra parte, de manera presencial.

b) A distancia, mediante el diseño de cursos integrales vía computadora.

Lo anterior, disminuirá sensiblemente el tiempo en aula, el traslado de personal, los costos y las horas instrucción de instructores externos. Además, el personal podrá realizar su capacitación en el horario que más conveniente le resulte. Una buena idea puede ser el iniciar esta estrategia con cursos que su diseño didáctico y tecnológico no resulte muy complejo, en este sentido los CBT´s (computer-based training) pueden ser una buena opción, además de ser considerablemente económicos.

4) Maximizar el presupuesto a través de sinergias.- Identificar aquellos cursos en los que

cuente con mayor número de participantes; evitar si es posible, llevar a cabo cursos con pobre asistencia, tratar de integrar grupos numerosos hasta el punto en que ello no afecte

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el desarrollo del mismo. Maximizar los beneficios que recibe por la contratación de instructores externos.

Establecer contacto con alguna otra dependencia con la que guarde relación y valorar la realización de cursos en aquellas materias en las que no afecte el hecho de que el grupo esté integrado por personal de ambas instituciones. De esta manera, el costo de la capacitación podrá prorratearse.

5) Dosificar, seleccionar y dar seguimiento a la capacitación externa.- Seleccionar al

personal indicado para cada tipo de capacitación. Salvo que se justifique, será necesario evitar inscribir a varias personas al mismo congreso, seminario y evento. De tal manera que se obtenga mayor cobertura en temas que beneficien a la organización.

Además será importante establecer la política de "el efecto multiplicador" con sus compañeros mediante alguna sesión en la que transmitan la información más relevante del evento al cual hayan asistido.

Estas medidas tendrán que integrarse en un reporte de evidencias que demuestren el costo beneficio de la capacitación. Estos son tiempos de cuidar los recursos y aplicarlos de manera planeada.

6) Innovación: la creatividad en estos momentos es una de nuestras mejores aliadas.-

En estos momentos de crisis la creatividad es importante, por lo que recomiendo reunir a equipos de trabajo que expongan ideas encaminadas a innovar las prácticas que de manera regular se llevan a cabo en la organización para capacitar al personal.

Este es el momento de instrumentar aquella idea o esquema de capacitación que por alguna razón se quedó en el tintero; hay que poner a prueba la imaginación, tomar riesgos calculados, e innovar.