Un evento con un presupuesto ajustadoTaller de eventos II

18/11/2015Universidad de las AméricasNicole Benitez

Un evento con un presupuesto ajustado

Es necesario tomar en consideración ciertos aspectos que pueden ayudar a la hora de realizar un evento con un presupuesto “ajustado”.

En primer lugar podemos decir que la comida a la hora de organizar un evento es lo más importante, pero esto siempre viene a ser una de las cosas más costosas, dependiendo de lo que se sirva, es decir en vez de brindar solomillo de ternera o marisco, se puede brindar pollo, lo cual no desvaloriza el evento si se lo realiza de una buena manera. A su vez se puede ofrecer un gran bar de ensaladas con salsas variadas para todos los gustos, es decir para un evento de poco presupuesto la opción de buffet es lo más recomendable, ya que el servicio es más barato y a su vez es más dinámico y rápido. De igual manera se recomienda realizar un coctel-cena, que no es tan formal como una cena sentada pero tampoco da una mala imagen al evento.

Por otra parte, en cuanto al lugar, se debe elegir un lugar con carácter, es recomendable elegir ciertos lugares que ya están decorados, de manera general o temática lo cual permite economizar ya que no tienes que añadir más decoración. Es aconsejable aprovechar la configuración del lugar para la puesta en escena del evento, es decir, si el lugar tiene un descansillo en la escalera, se lo puede en un mini escenario para el evento.

En referencia a lo audiovisual del evento es importante que si el lugar tiene su propio equipo y floristas de decoración se intente negociar con el lugar para conseguir un paquete que ya incluya todo lo referente a lo audiovisual y decoración floral.

Si el evento pretende tener una cena temática, comprueba con tu proveedor ya sea del lugar, un diseñador o decorador si tiene algo similar construido para un evento anterior, si es así no se tendrá que pagar completamente sino sólo pintarlos de nuevo.

Hay que tomar en cuenta que para la decoración, existen muchas opciones creativas para economizar, un ejemplo que presenta el texto es el de aplicar una decoración minimalista, es decir, se podría poner piedras redondas en un plato cuadrado elegante, lo cual no es algo fuera de lugar y es muy barato.

Por último, las actividades son una forma también de ahorrar presupuesto, en el mundo de los eventos se busca especialmente la participación de los asistentes, es decir que en vez de contratar una actividad donde los asistentes son sólo espectadores, se puede contratar una en la que puedan participar también. Por ejemplo, mientras los asistentes están esperando en la cola, se puede contratar a un malabarista que les entretenga y también les enseñe algunos trucos, con este concepto se puede ahorrar el tener que contratar más actividades que fomenten la participación del público

Para concluir, se puede decir que existen varias opciones que se deben considerar al momento de realizar un evento con bajo presupuesto. Las cuales nos ayudan a tener un evento viable, bueno, bonito y barato.