1. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Seccin 1. Introduccin. Elementos de Excel.Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en unacuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.Qu es y para qu sirve Excel2007?Excel2007 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa deOffice, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos ycomandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de clculo, no te preocupes, ahora te lo explicamos. Unahoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza unacuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como haras en un papel,colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (yaveremos ms adelante cmo se hace exactamente, pero es muy fcil).Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas alintroducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel noimporta si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlotodo.Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests haciendo la declaracin de larenta a mano y al final descubres un error, tendras que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo tienes quecorregir un dato.Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si estscalculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentescantidades en el importe del prstamo para que veas lo que tendras que pagar en cada caso.Vamos a ver otro ejemplo que nos servir para ver ms caractersticas de Excel.1

2. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>En esta imagen tienes una sencilla hoja de clculo con Excel.Puedes observar como las columnas se numeran por letras A, B, C,... y las filas por nmeros 1, 2, 3,... En la fila 11 se hasumado los pagos realizados por cada alumno mes a mes.En la celda C3 se ha colocado el valor del curso por mes, As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseandoseguir el resto del curso para aprender a utilizarlo.Tambin puedes ver en este ejemplo cmo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de clculo, inclusopodramos haber puesto un grfico con el logotipo del instituto.Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente conutilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas mucho ms partido podrs sacar de Excel.Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos introducidos, del estilo delos grficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas.Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar lascuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciarentre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por sien algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar acrear hojas de clculo en el siguiente tema.2 3. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Iniciar Excel 2007Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007. Desde el botn Inicio situado,normalmente, en la esquinainferior izquierda de la pantalla.Coloca el cursor y haz clic sobreel botn Inicio se despliega unmen; al colocar el cursor sobreTodos los programas, apareceotra lista con los programas quehay instalados en tu ordenador;coloca el puntero del ratnsobre la carpeta con el nombreMicrosoft Office y haz clic sobreMicrosoft Excel, y se iniciar elprograma. . Desde el icono de Excel del escritorio.Se pueden crear un acceso directo a un programa o a un archivo de Word.Hay dos mtodos posibles para elegir de crear un acceso directo en el escritorio a un programa o archivo.Mtodo 11. Haga clic con el botn secundario en un Abrir rea del escritorio, seleccione nuevo y, a continuacin, haga clic en acceso directo.2. Haga clic en Examinar.3. Busque el programa o archivo al que desea crear un acceso directo, haga clic en el programa o archivo, haga clic en Abrir y, a continuacin, haga clic en siguiente.4. Escriba el nombre del acceso directo. Si un botn Finalizar aparece en la parte inferior del cuadro de dilogo, haga clic en l. Si un botn siguiente aparece en la parte inferior del cuadro de dilogo, haga clic en l, haga clic en el icono que desee utilizar para el acceso directo y a continuacin, haga clic en Finalizar.Mtodo 21. Haga clic en Inicio, seleccione programas y, a continuacin, haga clic con el botn secundario en el programa que desea crear el acceso directo.2. Haga clic en Crear acceso directo.3. El mtodo abreviado ahora est al final de la lista de programas. Por ejemplo, si ha creado un acceso directo a Microsoft Word, para encontrar ese programa, haga clic en Inicio y, a continuacin, seleccione programas. 3 4. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO> Encontrar el acceso directo, denominado "Microsoft Word (2)" (sin las comillas) al final de la lista de programas.4. Arrastre el acceso directo al escritorio.Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:Hacer clic en el botn cerrar , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengasactiva en ese momento.Hacer clic sobre el men Botn Office y elegir la opcin Salir.La pantalla inicialAl iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos losnombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra acontinuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya quecada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante. 4 5. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Las Barras a barra de ttuloContiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se leasigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de laderecha estn los botones para minimizar , restaurary cerrar.La barra de acceso rpidoLa barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar, Deshacero Rehacer .Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de laderecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso: 5 6. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >La Banda de OpcionesLa Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, porejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra deacceso rpido como hemos visto en el punto anterior.En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado.Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel.Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros juntoa las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin lanecesidad del ratn.Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio.De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. 6 7. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>El Botn Office (florcita)Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar unmen desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crearuno Nuevo.A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.Este men contiene tres tipos bsicos de elementos:Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha delnombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, alhacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizarcomo la opcin Abrir.7 8. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en esetringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar para acceder a las opciones deadministracin de la base de datos.La barra de frmulasNos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar elcontenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante. La barra de etiquetasPermite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.Las barras de desplazamientoPermiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barraarrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.La AyudaTenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos quebuscar la ayuda necesaria. 8 9. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Compaginar sesiones ExcelAqu te explicaremos cmo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con la sesin del curso y otra con elndice General del curso.Se supone si tuvieras este manual en Digital tendras una la sesin del curso abierta y una sesin de Excel 2007 para irpracticando paralelamentePulsar con el botn derecho sobre cualquier parte vaca de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla.Elegir la opcin Mosaico vertical, Puedes ver que existen otras opciones, si deseas prubalas para que veas comofuncionan. NOTA: Originalmente Compaginar utiliza el Mosaico Vertical para mayor facilidad.Observa como la pantalla habr quedado dividida en dos partes, como en la figura:Una vez tenemos las dos sesiones con el tamao adecuado basta hacer clic con el ratn para pasar de la una a la otra.9 10. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Para volver a dejar las ventanas con su tamao normal, hacer clic en el botn Maximizarde la ventana del documentoo en el. Del documentoEsto va bien con monitores grandes (de 17" o ms), con monitores pequeos quizs prefieras dejar las ventanas con sutamao normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar latecla tabulador).Seccin 2, Empezando a trabajar con Excel.Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces,ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documentorpidamente.Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTOTECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda ArribaFLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla AbajoAVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1CTRL+INICIO Primera celda de la columna activaFINFLECHA ARRIBA ltima celda de la columna activa FINFLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FINFLECHA IZQUIERDA o INICIO ltima celda de la fila activaFINFLECHA DERECHAOtra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir esescribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la quequieres ir, y hacer clic sobre sta. 10 11. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Movimiento rpido en el (libro):Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque elnmero podra cambiarse.En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamossituados para trabajar, la Hoja1.Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajarcon dicha hoja.Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dichabarra para visualizarlas:Para visualizar a partir de la Hoja1.Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.Para visualizar las ltimas hojas.Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta.Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto.Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, comopueden ser:MOVIMIENTOTECLADOHoja SiguienteCTRL+AVPAGHoja Anterior CTRL+REPAG En caso de tener alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un libro de trabajo, sera aconsejable realizar el Ejercicio de desplazamiento en un libro.11 12. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Introducir datosEn cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos aseguir sern los siguientes:Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin:INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo pordebajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de laflecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botnde la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor paraintroducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slohay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelarde la barra de frmulas. As no seintroducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posibleerror cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no.Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en labarra de frmulas para encontrar el error.12 13. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Modificar datosSe puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de laintroduccin.Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retrocesodel teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puedeutilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos laBarra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato amodificar.La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificarla informacin.Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar.Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a suvalor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. Asno se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valordirectamente sobre sta.Tipos de datosEn una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, unafecha u hora, o un texto.Valores Constantes.Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. NMEROSPara introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . .Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por elsigno (-).Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad.13 14. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes.Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero y as se ver en la celda, pero en la barra defrmulas desaparecer dicho smbolo.Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje.Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros defecha.Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica.Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda. FECHA U HORAPara introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en lacelda.Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimosdgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamentedeberemos introducir el ao completo.Ejemplos:1/12/991-12-992:30 PM14:30 1/12/99 14:3012/07/2031TEXTOPara introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos yotros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, noobstante el texto se almacena nicamente en la primera celda.El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda. . 14 15. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Errores en los datosCuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de errorpuede que Excel nos avise o no.Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha:Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierdatal como esto:.Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro comoque nos permitir saber ms sobre el error.Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el msfrecuente el que aparece a continuacin:Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error seasimplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo,sta sea una resta y todas las dems sumas).Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificaren la barra de frmulas.15 16. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puedecambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierdatal como:. Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.Las FrmulasUna frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, uoperadores.Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de lashojas de clculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc...En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula seescribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son:OPERADORES ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + - * / % ^OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) comoresultado de la comparacin. Ejemplo: < > = = OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. EnExcel pueden ser:16 17. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5- Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se evala y se resuelve en un ordendeterminado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de unaexpresin antes que otras.Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis. Sin embargo,dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen operadoresaritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos . Los operadores de comparacin tienen todas las mismas prioridades, es decir que son resueltos de izquierda a derecha,en el orden en que aparecen. Son:COMPARACINIgualdad (=)Desigualdad ()Menor que ()Menor o igual que (=) Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor):ARITMTICOS LGICOSExponenciacin (^)NotNegacin (-)AndMultiplicacin (*) y Divisin (/) OrAdicin (+) y Sustraccin (-)Concatenacin de caracteres (&)Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida que aparece, de izquierdaa derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin esresuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmtico pero es prioritariorespecto a todos los operadores de comparacin. 17 18. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO> FUNCIONESUna funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos conesos valores y devuelve un resultado.Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un mensaje de error.1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cadaparntesis.2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".Ejemplo:=SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3Ms adelante veremos cmo utilizar funciones.18 19. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Seccin 3. Operaciones con archivos.Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para podermanejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.Guardar un libro de trabajoCuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo,imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad dedisco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para quelos cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como...Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, sipulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamostrabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiarel documento original tendrs que seguir estos pasos:En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. 19 20. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo.En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.Y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar.Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello:Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.O bien, haz clic sobre el botn Guardarde la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre quetena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas CTRL + G.Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la rutadonde lo vamos a guardar.20 21. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Botones del cuadro de dilogo GuardarCuando se abre el cuadro de dilogo Guardar como aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te losexplicamos:Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, a lacarpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como sta se encuentra en eldisco duro C:, ir directamente a ste.Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que especificarleun nombre. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremosentre:Iconos pequeos: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao pequeo.iconos grandes: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao grande.21 22. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos.Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin.Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo delarchivo seleccionado.Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.Crear automticamente copias de seguridad:Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello:Seleccionar el Botn Office y elegir la opcin Guardar como...Despus hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn.Elegir la opcin Opciones generales...Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar de laderecha.Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro deopciones, vuelve a hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrarahora el cuadro de dilogo Guardar como.Proteger libros de trabajoExcel2007 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseas.Existen dos tipos de contraseas:22 23. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Contrasea para abrir: para que slo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contrasea.Contrasea de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificaraquellas personas que conozcan la contrasea.Las contraseas pueden tener como mximo 15 caracteres, distinguiendo entre maysculas y minsculas.Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes pasos:Seleccionar el Botn Office.Elegir la opcin Guardar como...Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn.Elegir la opcin Opciones generales...Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar que te mostramos acontinuacin:Escribir la contrasea en el recuadro Contrasea para abrir o en el recuadro Contrasea de escritura dependiendo del 23 24. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>tipo de contrasea.Al escribir la contrasea aparecern ***** para que nadie pueda verla.Hacer clic sobre el botn Aceptar.Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha para confirmar lacontrasea (es una forma de asegurarnos que la contraseaque introduzcamos es la deseada y no nos hemos equivocado).Volver a escribir la contrasea en el recuadro.Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir de la confirmacin.Si no hemos escrito las dos veces la misma contrasea,Excel2007 nos pedir volver a introducirla.Hacer clic sobre el botn Guardar para cerrar el cuadro de guardar como.El efecto de la proteccin al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo.Si hemos utilizado una contrasea para abrir, aparecer elcuadro de dilogo de la izquierda.Si conocemos la contrasea, la escribimos en el recuadro yAceptar.Excel2007 recuperar el libro para poder realizar cualquier modificacin sobre ste.Si no conocemos la contrasea, Excel2007 no nos dejar abrirlo.Si hemos utilizado una contrasea deescritura, aparecer el cuadro de dilogo dela derecha.Si conocemos la contrasea, la escribimosen el recuadro y Aceptar.Excel2007 recuperar el libro para poderrealizar cualquier modificacin sobre ste.Si no conocemos la contrasea, podremos pulsar el botn Slo lectura en cuyo caso Excel2007 lo abrir pero cualquiermodificacin se tendr que guardar con otro nombre. 24 25. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Si queremos borrar una contrasea, tenemos que abrir el libro con la contrasea para tener la posibilidad de modificarlo,y a continuacin realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro decontrasea.Cerrar un libro de trabajoUna vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente.La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de variasformas.Una de ellas consiste en utilizar el Botn OfficeSelecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar.En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ellomostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:Haz clic sobre el botn:Cancelar para no cerrar el documento.No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la ltima vez que guardamos.S para almacenar el documento antes de salir de l.En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para poderasignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena.Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrarde la barra de men, cuidado No el de la barra de ttulo quecerrara el programa Excel.25 26. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Cerrar todos los libros abiertos.Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a que cierre automticamente todos ellos con una solaoperacin. Para ello:1 Haz clic en el Botn Office.2 Haz clic en el botn Salir de Excel.3 Si al cerrar algn libro encuentra alguna modificacin no guardada, nos avisar como vimos en la operacin normal paracerrar un libro.Se cerrarn automticamente todos los libros abiertos.Empezar un nuevo libro de trabajoCuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otrolibro nuevo, la operacin se denomina Nuevo.Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo. O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.En el cuadro que aparecer debers seleccionarLibro en blanco y hacer clic en Aceptar:.26 27. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Usar plantillas.Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo. Puede incluir tanto datos comoformatos.Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:Seleccionar el Botn Office .Elegir la opcin Nuevo...Hacer clic sobre la categora Plantillas instaladas en el cuadro de dilogo Nuevo Libro.Aparecern las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habra que volver a instalar Excel2007 con las opciones deplantillas activadas.Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos.Hacer clic sobre el botn Crear.Posiblemente nos avise de la habilitacin de macros junto con la plantilla, y al final aparecer una copia de nuestro modeloelegido.Rellenar la plantilla.Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original. 27 28. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Crear plantillas.Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos los libros de trabajo creados apartir de esta plantilla.Seleccionar el Botn Office.Elegir la opcin Guardar como...Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir laopcin Plantilla de Excel.Hacer clic sobre el botn Aceptar.Excel2007 cambia automticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla est siempre disponible alseleccionar la opcin Nuevo del Botn Office.Abrir un libro de trabajo ya existenteSi queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir.Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office.Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:28 29. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida.Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda lainformacin de dicha carpeta.Haz clic sobre el archivo deseado. Y despus sobre el botn Abrir.Nota: En el entorno de Windows Vista, este dilogo no es igual, aunque las opciones son prcticamente las mismas.Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentos abiertosanteriormente.29 30. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Selecciona el men Botn Office.A la derecha de la ventana del men, Excel presenta una lista con los ltimos documentos abiertos.Haz clic sobre el documento deseado.El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic sobre el iconoque seencuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.Vamos a conocer y manejar con ms precisin las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de abrir un libro de trabajo,como puede ser la apertura de varios libros a la vez o la apertura de libros de trabajo como libros de slo lectura.Abrir varios libros de trabajo a la vez.Podemos abrir varios archivos a la vez desde el cuadro de dilogo Abrir. Para ello:Seleccionar el Botn Office... y elegir la opcin Abrir.Seleccionar un archivo a abrir. 30 31. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Pulsar la tecla CTRL del teclado, y mantenindola pulsada seleccionar otro archivo.Repetir este ltimo paso hasta que estn seleccionados todos los archivos que deseamos abrir.Hacer clic sobre el botn Aceptar.Todos los archivos se abrirn solo que uno de ellos se visualizar en pantalla, los dems estarn por debajo.Botones del cuadro de dilogo Abrir.Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los explicamos:Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, lacarpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como sta se encuentra en eldisco duro C:, ir directamente a ste.Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que especificarleun nombre. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremosentre:Iconos pequeos: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao pequeo.Iconos grandes: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao grande.Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos.Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin.Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo delarchivo seleccionado.Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado. Adems, en la parte izquierda, aparecen las carpetas ms usadas, como Historial, Favoritos, Mis documentos,... paraacceder directamente a ellas.Nota: En el entorno de Windows Vista, este dialogo no es igual, aunque las opciones son prcticamente las mismas.31 32. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Seccin 4. Frmulas y FuncionesEsta Seccin es la Seccin una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base de Excel.Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta Seccin es fundamental para el desarrollo del curso y la buenautilizacin de Excel.Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo,estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemosmuy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.Introducir Frmulas y FuncionesUna funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve unresultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.La sintaxis de cualquier funcin es:nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)Siguen las siguientes reglas:- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cadaparntesis.- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma;Ejemplo: =SUMA(A1:C8)Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica unrango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior seraequivalente a:=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula.Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticasy trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referenciay de informacin.32 33. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedidasiempre del signo =.Operadores ms utilizados en las frmulas o funcionesExcel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son smbolos queidentifica Excel con operaciones aritmticas y es el enlace entre 2 argumentos.En la tabla podemos ver los operadores ms utilizados. SIMBOLO DEL OPERACIN QUE REALIZA OPERADOR + SUMA - RESTA * MULTIPLICA / DIVIDE ^ EXPONENCIACIN & UNIN / CONCATENAR = Comparacin IGUAL QUE > Comparacin MAYOR QUE < Comparacin MENOR QUE Comparacin MAYOR IGUAL >= QUE Comparacin MENOR IGUAL SIMBOLO DEL OPERACIN QUE REALIZAPRECEDENCIA OPERADOR ^ EXPONENCIACIN 1 * MULTIPLICA 2 / DIVIDE 2 + SUMA 3 - RESTA3 & UNIN / CONCATENAR 4 = Comparacin IGUAL QUE5 > Comparacin MAYOR QUE5 < Comparacin MENOR QUE5 >=Comparacin MAYOR IGUAL QUE5 Hacer clic en la pestaa Frmulas.Elegir la opcin Insertar funcin. O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada enel recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn, de esta forma no es necesarioconocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar unafuncin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado Oseleccionar una categora: esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida yreduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta.Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y unabreve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin mscompleta de dicha funcin.A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. 35 36. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducirlos argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi lafuncin SUMA ().En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipoA1:B4. Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja declculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar unrango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralohasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera.Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente.Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rangoincluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamosun fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma que nospermiterealizar la funcin SUMA de forma ms rpida.Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn.Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula lamedia aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene elvalor mnimo). Adems de poder accesar al dilogo de funciones a travs de MsFunciones...36 37. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Referencias.Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas y funciones casi es seguro quepongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula.Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo aque sume el contenido de A1 y el contenido de B1.Existen 3 tipos de referencias:Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir seadapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que formanparte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto.Supongamos el ejemplo: A B115202=A1+2 303Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la frmulacambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha seincrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila1 pondr 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la celda superior. Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, lasreferencias a las celdas de la formula son fijas.Supongamos el ejemplo: A B115202=$A$1+2 303Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, comodelante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 .Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativasy las columnas absolutas o viceversa. 37 38. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Supongamos el ejemplo: AB 1 15 20 2 =$A1+2 30 3Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna ms a laderecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 .Supongamos el ejemplo: AB 1 15 20 2 =A$1+2 30 3Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo sta novariar, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiarpor B en vez de A y el resultado ser =B$1+2 .Como cambiar el tipo de referenciaUna opcin para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias queexisten y la que ms nos interesa en cada momento es hacerlo a mano.Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la interseccin de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...).Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2,$B$3, $D$1...).Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser deeste tipo ($A2, B$3, $D1...).Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en el que seincluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos dereferencias que podemos hacer con la celda.Referencias a otras hojas o librosOtra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentranen otras hojas o incluso en otros libros. 38 39. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Referencia a otras hojas.Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamacin y elnombre de la celda.Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este modo Nombre de la hojaexterna!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples.Referencia a otros libros.Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto comoacabamos de ver.Por ejemplo: [presupuesto 2007]Hoja1!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2007",en la Hoja1 y en la celda B2.Muy importante: Fjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempreentre comillas simples.NombresNosotros los humanos estamos ms acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por nmeros de referencia, lovemos todo mucho ms claro e intuitivo. Podemos ver una frmula relativamente sencilla pero si contiene muchasreferencias nos puede costar interpretarla.Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las frmulas paraas identificarlas ms fcilmente.Para dar nombre a una celda,debemos lanzar el Administrador deNombres haciendo clic en el botnAdministrador de nombres de lapestaa Frmulas, o pulsar lacombinacin de teclas CTRL+F3.Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:39 40. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Aqu encontraremos un listado de todos los nombres que hayamos creado y a qu celda o rango de celdas hacenreferencia.Para crear un nuevo nombre slo tienes que hacer clic en el botn Nuevo.Se abrir el cuadro de dilogo Nombre nuevo como vemos en la imagen.En el recuadro Nombre: escribimos el nombre que le queremos dar a la celda.En Hace referencia a: escribimos la referencia de la celda como vemos en la imagen.Es importante escribir el signo igual y utilizar referencias absolutas ($A$1).Excel rellena de forma automtica el cuadro Hace referencia a: con la referencia de la celda activa, por lo que es mscmodo posicionarse primero en la celda a la cual queremos asignar un nombre y luego abrir el cuadro de dilogo Definirnombre, as ya tendremos el cuadro rellenado con la referencia correcta.Crear una constante.Una constante es un elemento que siempre tiene el mismo valor, por ejemplo la constante matemtica pi siempre tiene elmismo valor " 3,1415..." o nuestro propio nombre.Podemos crear constantes sin necesidad de utilizar una celda en nuestra hoja, y pueden ser constantes numricas o detexto.Para crear una constante abrimos de igual modo el cuadro de dilogo Nombre nuevo seleccionando la opcinAdministrador de Nombres y luego haciendo clic en Nuevo.En el recuadro Nombre: escribimos el nombre que le queremos dar a la constante.En el recuadro Hace referencia a: escribimos el valor de la constante sin incluir el signo =.Para finalizar pulsamos sobre Aceptar.40 41. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO > Del mismo modo podemos crear frmulas con nombres, y sin necesidad de hacer uso de celdas para guardar esafrmula. Abrimos de igual modo el cuadro dilogo Nombre nuevo, escribimos el nombre de la frmula y en el campo Hacereferencia a: escribimos la frmula, en este caso s es necesario el signo =.Luego podremos utilizar ese nombre en vez de escribir la frmula.Tambin si tenemos frmulas ya creadas en celdas de la hoja podemos darles nombre, siguiendo los mismos pasos quehemos visto y en campo Hace referencia a: indicar dnde se encuentra la frmula con la nomenclatura=Hojadondeseencuentra!Celda.Despus, para hacer referencia a esa frmula desde otra celda pondremos =nombreformula.Por ejemplo: Escribimos la frmula =SUMA(A1:A8) en la celda B1 y le damos el nombre Sumar a la celda, despus en la celdaD5 podemos escribir simplemente =Sumar y realizar la operacin de la frmula que hemos definido, en este caso comohemos utilizado referencias relativas, sumar de la celda C5 a la celda C13.Aplicar cambios de nombre a referenciasCuando asignamos nombres a diversas celdas, las frmulas que hagan referencia a estas celdas no se cambianautomticamente sustituyendo la nomenclatura de columna-fila por el nombre.Por ejemplo: Si tenemos la formula =A1+B1 y posteriormente asociamos la celda A1 con el nombre Gasto1 y la celda B1 con elnombre Gasto2. En la frmula continuar saliendo =A1+B1.Para que los nombres se actualicen en todas las referencias debemos ir a la pestaa Formulas, desplegar el men que seencuentra en la opcin Asignar un nombre a un rango yselecciona Aplicar nombres....En el cuadro de dilogo Aplicar nombres que nos aparecedebemos seleccionar los nombres que queramos aplicar yhacemos clic en Aceptar.Ahora en la frmula veremos =Gasto1+Gasto2, que quedabastante ms claro si sabemos a qu celdas hacenreferencia los nombres Gasto1 y Gasto2. 41 42. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Utilizar Expresiones como argumentos de las FuncionesExcel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). Elorden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado delas expresiones.Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:A1 vale 1A2 vale 5A3 vale 2A4 vale 3Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente,despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las FuncionesExcel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizaroperaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta frmula consta de lacombinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despuscalcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.Funciones de fecha y horaDe entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas yhoras.Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero de serie". Puesbien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida,es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones quetengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga unafecha.FuncinDescripcinAHORA()Devuelve la fecha y la hora actualAO(nm_de_serie)Devuelve el ao en formato aoDIA(nm_de_serie)Devuelve el da del mesDIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) Calcula el nmero de das entre las dos fechasDIASEM(nm_de_serie;tipo)Devuelve un nmero del 1 al 7FECHA(ao;mes;da) Devuelve la fecha en formato fechaFECHANUMERO(texto_de_fecha)Devuelve la fecha en formato de fechaHORA(nm_de_serie) Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un nmeroHOY()Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12MES(nm_de_serie) (diciembre)MINUTO(nm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 5942 43. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>NSHORA(hora;minuto;segundo)Convierte horas, minutos y segundos dados como nmerosSEGUNDO(nm_de_serie)Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59Funciones de textoUna hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjuntode funciones especficas para la manipulacin de texto.Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.Funcin DescripcinDevuelveelcarcterCARACTER(nmero)especificado por el nmeroDevuelve el cdigo ASCII delCODIGO(texto)primer carcter del textoDevuelve una cadenadeCONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)caracteres con la uninRedondea un nmero pasadoDECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares)como parmetroDevuelve el nmero deDERECHA(texto;nm_de_caracteres)caracteres especificadosDevuelve la posicin inicial delENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)texto buscadoDevuelve el mismo texto peroESPACIOS(texto)sin espaciosDevuelve los caracteresEXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)indicados de una cadenaEncuentra una cadena dentroHALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)de un textoDevuelve un valor lgicoIGUAL(texto1;texto2)(verdadero/falso)Devuelve el nmero deIZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)caracteres especificadosLARGO(texto)Devuelve la longitud del textoLimpia el texto de caracteresLIMPIAR(texto)no imprimiblesMAYUSC(texto) Convierte a maysculasMINUSC(texto) Convierte a minsculasMONEDA(nmero;nm_de_decimales) Convierte a monedaConvierte a mayscula laNOMPROPIO(texto)primera letra del texto43 44. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO > Reemplaza parte de unaREEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo) cadena de texto por otraREPETIR(texto;nm_de_veces)Repite el texto Reemplaza el texto con textoSUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia) nuevo Comprueba que el valor esT(valor) textoTEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto Convierte un nmero a textoTEXTOBAHT(nmero) tailands (Baht)VALOR(texto) Convierte un texto a nmeroFunciones de bsquedaEn una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existeuna agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos.Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamosdirectamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar queconocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, sibuscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante.Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos.Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:FuncinDescripcinAREAS(ref) Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguasBUSCAR(...)Busca valores de un rango de una columna o una filaBUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valoresBUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)Busca un valor en la primera columna de la izquierdaCOINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia) Devuelve la posicin relativa de un elemento 44 45. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >COLUMNA(ref) Devuelve el nmero de columna de una referenciaCOLUMNAS(matriz) Devuelve el nmero de columnas que componen la matrizDESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)Devuelve una referencia a un rangoDIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)Crea una referencia de celda en forma de textoELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una accin de una lista de valoresFILA(ref)Devuelve el nmero de filaFILAS(matriz)Devuelve el nmero de filasHIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nombre_descriptivo) Crea un acceso directo a un documentoIMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinmicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) Extrae datos almacenados en una tabla dinmicaINDICE(matriz;num_fila;num_columna)Devuelve el valor de una celda en la interseccin de una fila y una columnaINDIRECTO(ref;a1)Devuelveuna referencia especificadaTRANSPONER(matriz) Intercambia las filas por las columnas en una matrizFunciones financiera.Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros, ofrece una ampliagama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Financieras.Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:45 46. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >FuncinDescripcin y Ejemplo Devuelve la depreciacin de un bien paraDB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes)un perodo especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mediante elDDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor) mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldoDevuelve la depreciacin de un bien paraDVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_cambios) un perodo especificado, incluyendoperiodos parciales Calcula el inters pagado durante unINT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va) perodo especfico de una inversin Devuelve el nmero de pagos de unaNPER(tasa;pago;va;vf;tipo) inversin Devuelve el pago de un prstamo basadoPAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) en pagos y tasas de inters constantes Devuelve el inters pagado por unaPAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) inversin durante periodo determinado Devuelve el pago de un capital de unaPAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) inversin determinada Devuelve la depreciacin por mtodoSLN(costo;valor_residual;vida) directo de un bien durante un perodo dado Devuelve la depreciacin por mtodo deSYD(costo;valor_residual;vida;periodo) anualidades de un bien durante un perodo especfico Devuelve la tasa de inters por periodo deTASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) un prstamo o una inversin Devuelve la tasa interna de retorno de unaTIR(valores;estimar) inversin para una serie de valores en efectivo Devuelve la tasa interna de retornoTIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversin) modificadaVA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor actual de una inversin Devuelve el valor futuro de una inversinVF(tasa;nper;pago;vf;tipo) basada en pagos peridicos y constantes ms una tasa de inters constante Devuelve el valor neto actual de unaVNA(tasa;valor1;valor2;...)inversin a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros 46 47. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Otras funciones.Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categoras quenos pueden ser de gran utilidad.En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras. Funcin Descripcin Funciones matemticas y trigonomtricas ABS(nmero) Devuelve el valor absoluto de un nmero ALEATORIO() Devuelve un nmero entre 0 y 1 Devuelve el nmero de combinaciones para un COMBINAT(nmero;tamao) nmero determinado de elementos COS(nmero) Devuelve el coseno de un ngulo Redondea un nmero hasta el entero inferior ms ENTERO(nmero) prximo Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un EXP(nmero) nmero determinado FACT(nmero)Devuelve el factorial de un nmero Devuelve el nmero pasado en formato decimal a NUMERO.ROMANO(nmero,forma) nmero Romano PI()Devuelve el valor de la constante pi Realiza el clculo de elevar un nmero a la POTENCIA(nmero;potencia) potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de PRODUCTO(nmero1;nmero2;...) todos los nmeros pasados como argumentos RAIZ(nmero)Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado RESIDUO(nmero;nm_divisor) Devuelve el resto de la divisin Funciones estadsticas Devuelve la media armnica de un conjunto de MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...) nmeros positivos MAX(nmero1;nmero2;...)Devuelve el valor mximo de la lista de valores MIN(nmero1;nmero2;...)Devuelve el valor mnimo de la lista de valores MEDIANA(nmero1;nmero2;...)Devuelve la mediana de la lista de valores Devuelve el valor que ms se repite en la lista de MODA(nmero1;nmero2;...) valores PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Devuelve la media aritmtica de la lista de valores VAR(nmero1;nmero2;...)Devuelve la varianza de una lista de valores Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) de datos47 48. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Devuelve el valor k-simo menor de un conjuntoK.ESIMO.MENOR(matriz;k)de datosFunciones lgicasFALSO() Devuelve el valor lgico FalsoVERDADERO Devuelve el valor lgico VerdaderoDevuelve un valor u otro, segn se cumpla o noSI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)una condicinNO(valor_lgico)Invierte el valor lgico proporcionadoY(valor_logico1;valor_logico2;...)Comprueba si todos los valores son verdaderosComprueba si algn valor lgico es verdadero yO(valor_logico1;valor_logico2;...)devuelve VERDADEROFunciones de informacinESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacaESERR(valor)Comprueba si un valor es un errorESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lgicoESNOTEXTO(valor)Comprueba si un valor no es de tipo textoESTEXTO(valor)Comprueba si un valor es de tipo textoESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numricoDevuelve un nmero que representa el tipo deTIPO(valor)datos del valorSeccin 5. Manipulando celdasVamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciarentre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar.Seleccin de celdasAntes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionaraquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos deseleccin ms utilizados.Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamosa seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste enuna cruz gruesa blanca, tal como: .Seleccin de una celdaPara seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn. 48 49. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO> Seleccin de un rango de celdasPara seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primeracelda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celdaa seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marcoalrededor y cambian de color. Seleccin de una columnaPara seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre elidentificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre ste. Seleccin de una filaPara seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre elidentificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobreste. Seleccin de una hoja enteraSituarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre elindicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste.Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar unahoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que elestar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.Aadir a una seleccinMuchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ellose ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL.Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir unanueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.Ampliar o reducir una seleccinSi queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar lossiguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin.Vamos a profundizar en los mtodos de seleccin para estudiar la seleccin haciendo uso del teclado y la seleccin devarias hojas de clculo. 49 50. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Seleccionar celdas con el tecladoSi queremos seleccionar un rango de celdas consecutivas:Situarse sobre la primera celda a seleccionar y pulsar la tecla F8.Observa como en la barra de estado aparece el identificativo Ampliar seleccin que nos indica que vamos a ampliar oextender nuestra seleccin.Desplazarse con las flechas de direccin para ampliar la seleccin.Una vez terminada la seleccin, pulsar la tecla F8 para desactivar el modo Extender.Si queremos seleccionar varias celdas no consecutivas:Seleccionar el primer rango a seleccionar, pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo F8.Observa como en la barra de estado aparece el identificativo Agregar a la seleccin que nos indica que vamos a aadir oagregar a nuestra seleccin.Hacer clic sobre las celdas a aadir a la seleccin, hasta tener toda la seleccin deseada.Pulsar las teclas MAYUSy F8 para desactivar el modo Agregar.Para seleccionar una columna entera:Situarse en cualquier celda de la columna a seleccionar.Pulsar la tecla CTRL y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA. Para seleccionar una fila entera:Situarse en cualquier celda de la fila a seleccionar.Pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.Para seleccionar todas las celdas de la hoja:Situarse en cualquier celda.Pulsar la tecla CTRL, MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.Seleccionar varias hojas de clculoCuando estamos en una hoja de clculo, se supone que sta se encuentra seleccionada, sin embargo existen mtodos paraseleccionar ms de una hoja.50 51. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO> Si queremos seleccionar varias hojas consecutivas:Seleccionar la primera hoja de la seleccin (bastar con tenerla como hoja activa).Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic sobre la etiqueta de la ltima hoja de la seleccin. Si queremos seleccionar varias hojas no consecutivas:Seleccionar la primera hoja de la seleccin (bastar con tenerla como hoja activa).Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la siguiente hoja de la seleccin.Repetir el ltimo paso hasta tener todas las hojas deseadas seleccionadas.Si queremos seleccionar todas las hojas del libro de trabajo:Hacer clic con el botn derecho sobre cualquier etiqueta de hojas, para que aparezca el men contextual.Elegir la opcin Seleccionar todas las hojas.Para deseleccionar alguna hoja:Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la hoja a deseleccionar.Cuidado, la hoja activa no se podr deseleccionar.Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de clculo parautilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.Copiar celdas utilizando el PortapapelesLa operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran enjuego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles deWindows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:Seleccionar las celdas a copiar.Seleccionar la pestaa Inicio.Hacer clic en el botn Copiar.O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacin situada en elportapapeles.En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.Seleccionar la pestaa Inicio.Haz clic en el botn Pegar.51 52. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas.En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nicacelda, Excel 2007 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionadaser la esquina superior izquierda del rea pegada.Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la lnea de marcapuedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en l con sucesivas copias.Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequea flecha queaparece en la parte superior derecha de la seccinPortapapeles de la pestaa Inicio.Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar.Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botn .Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn .Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botn cerrar del panel.Podemos tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a la hora de copiar algn elemento.Para ello:Hacer clic sobre el botn.Seleccionar la opcin Mostrar automticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarlaautomticamente, o para desactivarla en caso contrario.Al desplegar el botn de opciones tambin podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuacin:52 53. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Si activamos la opcin Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiar el contenido del portapapeles sinmostrarlo.Si activamos la opcin Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecer en la barra detareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles .Si activamos la opcin Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrar en la parte inferior derecha dela ventana un mensaje informndote del nmero de elementos copiados.Copiar celdas utilizando el ratnPara duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientespasos:Seleccionar las celdas a copiar.Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL.Observa como el puntero del ratn se transforma en.Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar elrango.Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn.Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.Soltar la tecla CTRL.Copiar en celdas adyacentesVamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza el autor relleno, acontinuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que copiamos contienen frmulas.Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin a copiar, seguir lossiguientes pasos:Seleccionar las celdas a copiar.Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra.Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango. 53 54. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opcionesde autor relleno .Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por elmen Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitirarrastrar y colocar.Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la frmulavariar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es porque las referencias contenidas en la frmula son loque denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4, esta ltima contendr la frmula=A3+3. A veces puede resultar incmoda la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone deotros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de lacolumna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia.Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de loque queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de nmeros, Excel 2007 rellenarlas nuevas celdas continuando la serie.Vamos a manejar una herramienta muy til de Excel2007 como puede ser el autorrelleno la cual nos ahorrar tiempo a lahora de crear una hoja de clculo.Cuadro de rellenoCuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la seleccin aparece unpequeo cuadro negro, el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos visto para copiar la seleccin en celdasadyacentes.Si lo que copiamos es una frmula o un valor cualquiera se realizar la copia normal, sin embargo existen varias series defechas, horas o meses que modificar la operacin normal de copiado.Por ejemplo si en una copiamos una celda cuyo contenido en Enero en las celdas adyacentes, las celdas copiadascontinuarn la secuencia de meses, Febrero, Marzo,... 54 55. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >Si por lo contrario copiamos una celda cuyo contenido es una fecha como por ejemplo 22/07/2012, las celdas copiadasseguirn la serie de fechas, 23/07/2012, 24/07/2012,...Lo mismo ocurre con horas, si copiamos una celda con por ejemplo la hora 10:00, las copiadas seguirn 11:00, 12:00,....Cuando copiamos fechas las opciones de relleno pasan a ser las siguientes:Existen tambin otras series como podran ser las numricas.Por ejemplo, supongamos que en la celda A1 tenemos el valor 2 y en B1 el valor 3, ahora seleccionamos las dos celdas ycon el controlador de relleno copiamos las celdas hacia la derecha, pues en las celdas adyacentes se seguir la serie, 4,5,...Si en vez de 2 y 3 tenemos 2 y 4 y copiamos con este mtodo la serie de las celdas adyacentes seguir con nmeros pares.Cuando copiamos series numricas, las opciones de relleno incluyen Rellenar serie pero no Rellenar meses.Para entenderlo mejor es conveniente que lo pruebes.Pegado EspecialEn algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o copiar la frmula pero no55 56. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona elPegado especial.Para utilizar esta posibilidad:Seleccionar las celdas a copiar. Hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio. O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C.Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada en elportapapeles.Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.Haz clic en la flecha del botn Pegar que se encuentra en la pestaa Inicio y seleccionaPegado especial.Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar lasopciones que se adapten al pegado que quieras realizar:Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda.Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta.Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato.Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el contenido.Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes.Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas las opciones de formato de nmeros de lasceldas seleccionadas.Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas los opciones de formato de nmeros de las 56 57. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILES CURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO >celdas seleccionadas.Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn aparece una lista desplegable en la que, aparte de la opcinPegado especial, aparecen las opciones ms importantes de las vistas anteriormente.Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.Vamos a ver las diferentes tcnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de clculo parautilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.Mover celdas utilizando el PortapapelesLa operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran enjuego dos operaciones Cortar y Pegar. La operacin de Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles deWindows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos:Seleccionar las celdas a mover.Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic en el botn Cortar.O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X.Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadasindicndonos la informacin situada en el portapapeles.A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rangocompleto sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel extiende el rea de pegado paraajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada).Seleccionar la pestaa Inicio y haz clic en el botn Pegar.O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V.Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas, no podemos utilizarel pegado especial visto en el tema anterior.Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a la celda que movemos.Mover celdas utilizando el ratn Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir lossiguientes pasos:Seleccionar las celdas a mover.Situarse sobre un borde de la seleccin.El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto:.Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn.Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:57 58. INSTITUTO JIMENEZ SEDE GUAPILESCURSO DE EXCEL 2007 - AVANZADO>Seleccionar las celdas a mover.Situarse sobre un borde de la seleccin.El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto:.Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja ala cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa.Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.Veremos cmo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato (todo lo referente al aspectode la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineacin del texto, etc.) o el contenido de stas y utilizar el menpara realizar el borrado deseado.Borrar celdasPuede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla.Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin... Ir a la pestaa Inicio.Escoger la opcin Borrar, entonces aparecer otro submen.Seleccionar una de las opciones disponibles entre:Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentariosligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y laaltura de la fila.Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Todo. Si ahoraintroducimos el valor 23000 aparecer tal como lo acabamos de escribir sin formato.Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estndar, pero no borrasu contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadrode dilogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Formato. Ahora enla celda aparecer 12000 ya que nicamente hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido.Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantiene sus comentariosy su formato.Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 , borramos la celda con la opcin Contenido. Si ahoraintroducimos el valor 23000 aparecer con el formato anterior, es decir 23.000 .Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas selecci