Excel - Leccion 3

TT ÉÉ RR MM II NN OO SS CC LL AA VV EEAtributoCaracterFormato condicionalPredeterminadoFuenteCopiar formatoHipervínculoCeldas combinadasMini barra de herramientasPuntoSeleccionarEstilo

MM AA TT RR II ZZ DD EE HH AA BB II LL II DD AA DD EE SS DD EE LL AA LL EE CC CC II OO NN

HABILIDADES HABILIDAD DE LA MATRIZ NÚMERO DE HABILIDAD

Insertar y eliminar celdas. Insertar y eliminar celdas, filas y columnas. 2.2.1

Formatear manualmente el contenido de Formatear el texto en las celdas. 2.3.4las celdas.

Rellenar las celdas con color. Crear formatos de celda personalizados. 2.3.2

Aplicar formatos de número. Aplicar formatos de número. 2.3.1

Combinar y dividir celdas combinadas. Combinar y dividir celdas. 2.3.6

Colocar bordes alrededor de las celdas. Agregar y quitar bordes de celda. 2.3.7

Copiar el formato de las celdas utilizando lafunción Copiar formato.

Formatear las celdas utilizando estilos. Aplicar y modificar estilos de celda 2.3.3

Trabajar con datos que contienen Insertar, modificar y quitar hipervínculos. 2.3.8hipervínculos.

Aplicar formato condicional a las celdas.

Utilizar el administrador de reglas para aplicar Administrar los formatos condicionales 4.3.1formatos condicionales. utilizando el administrador de reglas.

Permitir que varias reglas de formato condicional Permitir que más de una regla sea verdadera. 4.3.2sean verdaderas.

Aplicar formatos condicionales específicos. Aplicar formatos condicionales. 4.3.3

Borrar el formato de una celda.

Formatear celdas yrangos

3

37

3388 || LLeecccciióónn 33

Formatear hojas de cálculo de Excel

La ficha Inicio que se muestra en la Figura 3-1 contiene los comandos de formato queusted utilizará para mejorar el aspecto de las hojas de cálculo que elabore. Utilizará loscomandos de cada grupo a medida que aprenda a insertar y eliminar celdas, a aplicar for-mato básico al texto, a copiar formato y a aplicar estilos y formato condicional.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE

Figura 3-1

Aplicar formato usando laficha Inicio

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-1

Insertar celdas,filas o columnas

Aplicar atributosde celda

Alinear texto dentrode las celdas

Formatearnúmeros

Eliminar celdas,filas o columnas

En Contoso, Ltd, los cuatro médicos titulares y el asociado médico (PA) son quienes gene-ran los ingresos. Aunque lo ideal es que los médicos no vean a más de 35 pacientes por día,se hace todo lo posible para recibir a los que necesitan atención inmediata. Trabajando encolaboración con los médicos, el PA recibe a los pacientes que necesitan una cita cuando elcalendario de todos los titulares está lleno. Muchos de los pacientes con enfermedades cróni-cas cuya condición requiere de un monitoreo frecuente, son recibidos por el PA. Por ley, ésteno puede tratar a más de 25 pacientes por día. La firma está considerando contratar a unaenfermera practicante (EP) para equilibrar la carga de pacientes. Una EP es una enfermeratitulada que está capacitada para ofrecer algunos cuidados médicos. En la mayoría de los esta-dos, una EP puede prescribir medicamentos.

� Insertar y eliminar celdas

Agregar una celda nueva a una hoja de cálculo

Después de haber creado una hoja de cálculo, es posible que necesite agregar datos adicio-nales o eliminar datos innecesarios. Para intercalar texto o valores adicionales entre de losque ya están en la hoja, necesitará insertar celdas. Puede insertar una celda o celdas y des-plazar las demás hacia abajo en la misma columna o puede desplazarlas sobre la mismafila hacia la derecha.

En la Lección 4, ustedinsertará y eliminará filasy columnas de hoja. Enla Lección 5 agregaráuna hoja a un libro exis-tente y eliminará unahoja de un libro.

Más adelante

Abra el documento LL33--11..11 AAggrreeggaarr uunnaa cceellddaa nnuueevvaa aa uunnaa hhoojjaa ddee ccáállccuulloo que está disponible en elCD-ROM complementario.

FFoorrmmaatteeaarr cceellddaass yy rraannggooss || 3399

Abra el documento LL33--11..22 EElliimmiinnaarr uunnaa cceellddaa ddee uunnaa hhoojjaa ddee ccáállccuulloo que está disponible en elCD-ROM complementario.

Añadir y modificar información son actividades comunes en los libros de Microsoft OfficeExcel 2007. En el ejercicio anterior, Contoso creó un libro para dar seguimiento al número depacientes atendidos durante un mes para determinar si deben contratar a una enfermera prac-ticante. Después de crear y guardar el libro, el asistente administrativo descubre que se necesi-tan correcciones y que se deben agregar datos adicionales.

Si usted hace clic en Insertar en el grupo Celdas, se inserta una celda en blanco y de manerapredeterminada, se mueven las celdas existentes hacia abajo en la columna. Al hacer clic en laflecha Insertar y hacer clic en Insertar celdas, se despliega el cuadro de diálogo Insertar celdas(Figura 3-2) en el que usted puede elegir desplazar las celdas hacia la derecha. Este cuadro dediálogo también le permite insertar una fila o una columna.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo insertar una celda oun rango de celdas en unahoja de cálculo?2.2.1

Figura 3-2

Cuadro de diálogo Insertar celdas

Figura 3-3

La selección debe coincidir conlas celdas que se insertarán

Con las celdas seleccionadas, haga clic en la flecha Insertar y luego haga clic en Insertar celdas.En el cuadro de diálogo Insertar celdas, haga clic en la dirección hacia donde desea desplazarlas celdas.

Eliminar una celda de una hoja de cálculo


Para insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo, seleccione la celda o el rango de celdasdonde desee insertarlas. Seleccione el número de celdas que desee insertar. Como se ilustra enla Figura 3-3, si desea insertar dos celdas, debe seleccionar dos de ellas.

Puede utilizar la opción Eliminar en el grupo Celdas para eliminar celdas, rangos, filas ocolumnas. Los principios son los mismos que los que usó para insertarlas, excepto que ladirección en que se desplazan las celdas se invierte.

Haga clic en Eliminar en el grupo Celdas para eliminar celdas de una hoja de cálculo.Cualquier dato a la derecha de la celda o celdas eliminadas se desplazará hacia la izquierda demanera automática. Si desea desplazar las celdas hacia arriba en lugar de hacia la izquierda,haga clic en la flecha Eliminar y haga clic en Eliminar celdas para abrir el cuadro de diálogoEliminar celdas.

Usted puede hacer clic con el botón secundario del mouse y hacer clic en la opción Eliminardel menú contextual para abrir el cuadro de diálogo Eliminar celdas. Recuerde que cuandoutiliza el comando Eliminar, las celdas se eliminan. Cuando emplea el comando Cortar o pre-siona la tecla Suprimir, sólo se elimina el contenido de la celda mientras que las celdas y losformatos se conservan.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo eliminar celdas deuna hoja de cálculo? 2.2.1


� Formatear manualmente el contenido de las celdas

Para aplicar formato al texto y a los valores de una hoja, primero debe sseelleecccciioonnaarr losdatos. Cuando selecciona los datos, identifica la celda o el rango de celdas en los cualesdesea introducir datos o aplicar formatos. Puede seleccionar celdas, rangos, filas, colum-nas o toda la hoja. Las celdas en un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.También puede colocar una celda en modo edición y seleccionar todo su contenido oparte de éste.

Seleccionar celdas y rangos

Abra el documento LL33--22..11 SSeelleecccciioonnaarr cceellddaass yy rraannggooss que está disponible en el CD-ROM comple-mentario.

Más adelanteSi una hoja de cálculo está protegida, no podrá seleccionar las celdas en ella. Usted apren-derá a proteger una hoja de cálculo en la Lección 11.

La Tabla 3-1 ilustra varias formas de seleccionar secciones de una hoja de cálculo o toda lahoja.

PARA SELECCIONAR HAGA LO SIGUIENTE

Una única celda. Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección para ir a dicha celda.

Un rango de celdas. Haga clic en la primera celda del rango y arrastre hasta la últimacelda, o mantenga presionada la tecla MMaayyúúss mientras presionalas teclas de dirección para extender la selección.

Un rango amplio de celdas. Haga clic en la primera celda del rango y mantenga presionadala tecla MMaayyúúss mientras hace clic en la última celda.

Todas las celdas de una hoja Haga clic en el botón Seleccionar todo (la intersección de losde calculo. encabezados de columna y de fila) o presione CCttrrll++EE.

Celdas adyacentes o Seleccione la primera celda o rango y mantenga presionadarangos de celdas. la tecla CCttrrll mientras selecciona otras celdas o rangos.

Toda una fila o columna. Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Filas o columnas adyacentes. Arrastre por los encabezados de fila o de columna.

Filas o columnas no adyacentes. Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Mantenga presionada la tecla CCttrrllmientras hace clic en los encabezados de columna o de fila delas otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

El contenido de una celda. Haga doble clic en la celda y luego arrastre por el contenido que desea seleccionar.

Tabla 3-1

OOppcciioonneess ppaarraa sseelleecccciioonnaarr cceellddaass yy rraannggooss


Cuando hace una selección, la celda o rango se resalta en la pantalla. Sin embargo, este resal-tado no aparece en la impresión. Si desea que las celdas estén resaltadas cuando imprima unahoja de cálculo, debe utilizar las funciones de formato para aplicar un sombreado.

Excel ofrece muchas maneras de formatear los rótulos y los valores en una hoja de cálculo. Enel mundo de los negocios, las hojas de cálculo se imprimen o se comparten con otros deforma electrónica. Por lo tanto, usted desea que su hoja de cálculo o su libro sean tan atracti-vos y comprensibles como sea posible. Usted puede mejorar el diseño de una hoja de cálculo:

• Cambiando la alineación.• Cambiando el tipo de fuente y aumentando el tamaño del texto para los títulos.• Formateando títulos y rótulos utilizando negritas y/o cursivas.• Aplicando atributos de formato especiales.

Alinear el contenido de una celda

El texto y los números en una hoja de cálculo se pueden alinear a la izquierda, a la dere-cha o al centro. De manera predeterminada, cuando introduce caracteres alfabéticos ocaracteres alfabéticos combinados con números o símbolos, el contenido de la celda se ali-nea a la izquierda. Cuando introduce números, el contenido se alinea a la derecha. Puedeutilizar los comandos de alineación para cambiar la alineación predeterminada o paraanular formatos de alineación anteriores.

Abra el documento LL33--22..22 AAlliinneeaarr eell ccoonntteenniiddoo ddee uunnaa cceellddaa que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

Como se ilustra en la Figura 3-4, los comandos resaltados en el grupo Alineación muestran eltipo de alineación que aplicó a la celda activa. Una alineación y un espaciado apropiadosmejoran significativamente la legibilidad de los datos de una hoja de cálculo.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo formatear el texto enlas celdas?2.3.4

Figura 3-4

La alineación de la celda activaestá resaltada


Alineaciónhorizontal(centrado)

Alineaciónvertical(parte inferior)

Elegir fuentes y tamaños de fuente

Una fuente es un conjunto de características de texto diseñadas para lucir de cierta mane-ra. La fuente determina el aspecto del contenido de una celda. La fuente predeterminadao predefinida de Excel 2007 es Calibri de 11 puntos. Ésta es una fuente fácil de leer queocupa menos espacio que la Arial, que era la fuente predeterminada en versiones anterio-res de Excel.

NUEVACA

RACTERÍSTICA

Abra el documento LL33--22..33 EElleeggiirr ffuueenntteess yy ttaammaaññooss ddee ffuueennttee que está disponible en el CD-ROMcomplementario.


Usted puede cambiar la fuente predeterminada en las opciones de Excel. Si modifica el tipoy/o el tamaño de fuente predeterminada, este cambio de reflejará en los nuevos libros que creedespués de realizar el cambio y reiniciar Excel. Los libros existentes no se verán afectados.

Puede cambiar la fuente de una celda, de un rango de celdas , o de algunos caracteres deltexto. Para cambiar el tipo de fuente, seleccione el que desee en el cuadro Fuente .Puede cambiar su tamaño en el cuadro Tamaño de fuente o hacer clic en Aumentartamaño de fuente o Disminuir tamaño de fuente hasta que el tamaño que desee semuestre en el cuadro Tamaño de fuente. Para mejorar el diseño general de una hoja de cálcu-lo, se recomienda aumentar el tamaño de la fuente para los títulos y los rótulos.

El tamaño de fuente se mide en ppuunnttooss. Cada vez que hace clic en Disminuir tamaño de fuen-te o en Aumentar tamaño de fuente, el tamaño se modifica en un punto. Los puntos se refie-ren a la medida de la altura de los caracteres en una celda. Un punto equivale a un 1/72 depulgada.

Aplicar atributos especiales a los caracteres

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-3MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-4



¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo formatear el texto enlas celdas? 2.3.4

NUEVACA

RACTERÍSTICA

Además de cambiar el tipo y el tamaño de la fuente, usted puede aplicar atributos espe-ciales al texto para añadirle atractivo visual. Un atributo es una característica de formato,tal como negrita, cursiva o subrayado. Estas características especiales le añaden interés ala hoja de cálculo, y permiten concentrar la atención de lector en datos específicos.

Abra el documento LL33--22..44 AApplliiccaarr aattrriibbuuttooss eessppeecciiaalleess aa llooss ccaarraacctteerreess que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo formatear el texto enlas celdas? 2.3.4

Aunque a lo largo de estos ejercicios usted está agregando varios formatos especiales a la hojacon el fin de mejorar sus habilidades, en la práctica lo recomendable es contar con un plan dediseño claro y lógico que presente los datos en un formato que sea fácil de entender. Es mejorno utilizar los atributos especiales de caracteres en exceso. Recuerde que la importancia está enlos datos y en la información que éstos trasmiten.

Cuando seleccione texto para formatearlo, puede utilizar la MMiinnii bbaarrrraa ddee hheerrrraammiieennttaass (que semuestra en la Figura 3-5) para aplicar las características de formato que se presentan en ella.

Figura 3-5

Mini barra de herramientas

Esta herramienta de formato es una novedad de Excel 2007. Cuando hace clic con el botónsecundario del mouse, se muestra la Mini barra de herramientas sobre el menú contextual.Simplemente haga clic en cualquiera de las características disponibles para aplicarlas al textoseleccionado. No es posible personalizar la Mini barra de herramientas como lo hizo con laBarra de herramientas de acceso rápido. Puede desactivar la Mini barra de herramientas en lasopciones de Excel.

Cambiar el color de fuente

El color mejora el atractivo visual de una hoja de cálculo. Usted puede cambiar el colordel texto en las celdas. Para agregar color, seleccione la celda, el rango de celdas, eltexto o los caracteres que desee formatear con un color diferente. Un ccaarraacctteerr puede seruna letra, un número, un signo de puntuación o un símbolo.


Abra el documento LL33--22..55 CCaammbbiiaarr eell ccoolloorr ddee ffuueennttee que está disponible en el CD-ROM comple-mentario.

Aunque el negro es el color de fuente predeterminado o automático, usted puede cambiar elcolor de una entrada fácilmente. El último color que se aplicó aparece en el botón Color defuente . Para aplicarlo, haga una selección y haga clic en Color de fuente. Para aplicar uncolor de texto diferente, haga clic en la flecha Color de fuente; se despliega un menú en el quepuede elegir un color del tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colo-res..., para abrir el cuadro de diálogo Colores donde puede escoger otros o crearlos a la medi-da de sus necesidades.


¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo formatear el texto en lascelas?2.3.4

Más adelanteEn la Lección 4, usted aprenderá sobre los temas de documentos. El tema predeterminadopara los documentos de Office es la base para los colores que aparecen bajo Colores del tema yColores estándar en el menú Color de fuente.

Usted puede atraer la atención hacia las celdas agregando un color o trama de fondo.Puede utilizar un color sólido o aplicar efectos especiales como degradados, texturas eimágenes. Utilice el comando Color de relleno en el grupo Fuente para cambiar el colorde fondo. El último color de relleno que se aplicó aparece en el botón Color de relleno.

Rellenar celdas con color

Abra el documento LL33--22..66 RReelllleennaarr cceellddaass ccoonn ccoolloorr que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo crear formatos de celdapersonalizados? 2.3.2

El fondo predeterminado es Sin color (claro). Para agregar color y sombreado, primero debeseleccionar las celdas a las que desea aplicar efectos especiales. La paleta de colores que utilizópara aplicar el color de fuente también se emplea para el color de fondo. Para aplicar el colorque se muestra en el botón Color de relleno, haga una selección y haga clic en el botón. Paraaplicar un color de relleno diferente, haga clic en la flecha Color de relleno y aplique un colordel tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colores... para abrir el cuadrode diálogo Colores y personalizar los colores.

Puede aplicar un color de fondo y agregar un efecto de trama: seleccione el rango de celdas alas que desea aplicar un color de fondo con efectos de relleno; haga clic en el iniciador de cua-dro de diálogo del grupo Fuente; en el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en laficha Relleno, y haga una selección en el cuadro Estilo de trama para agregar una trama alcolor de fondo, como se muestra en la Figura 3-6.

TOME NOTA*Si elige un color y cambia de parecer, haga clic en Deshacer en la Barra de herramientas deacceso rápido o presione CCttrrll++ZZ.


La mayor parte de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Aplicar un formatopreciso a los datos numéricos los hace más fácil de interpretar y, por lo tanto, más útiles. Elformato de número puede aplicarse a las celdas antes de que se introduzcan los datos o sepueden seleccionar y formatear los datos después de haberlos introducido. El formato cam-bia el aspecto de los números, no cambia su valor. Los valores reales siempre se muestran enla barra de fórmulas.

Aplicar formatos de numero

Abra el documento LL33--22..77 AApplliiccaarr ffoorrmmaattooss ddee nnuummeerroo que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo aplicar formatos denúmero? 2.3.1

En este ejercicio, usted aplicó formato a los datos de los ingresos del primer trimestre deContoso. Cuando introduce un número en Excel, el formato predeterminado es General, elcual muestra los datos exactamente como usted los introdujo. Si al introducir un númerousted incluye un caracter especial (tal como $ o %), éste aparecerá en la celda. El formato noafecta el valor real de la celda.

Para cambiar el aspecto de un dato numérico, usted puede seleccionar una de las opciones deformato de número en el grupo Número en la ficha Inicio o puede abrir el cuadro de diálogoFormato de celdas y hacer clic en la ficha Número. Los formatos de número más comúnmen-te aplicados se presentan en la Tabla 3-2.

Figura 3-6

Agregue una trama al color defondo de una celda


Después de elegir un formato de número, tendrá que especificar el aspecto de los números.Puede utilizar los comandos del grupo Número para aplicar formatos y para aumentar o dis-minuir las posiciones decimales que se muestran en los datos de la hoja. Cuando se disminuyeel número de posiciones decimales, los datos se hacen menos precisos ya que se redondean losnúmeros que siguen al punto decimal. La falta de precisión es insignificante cuando se trabajacon números grandes.

Cuando se formatea una celda para ajustar el texto, los datos se ajustan para adaptarseal ancho de la columna. Si el ancho de columna cambia, el ajuste de datos se adaptaautomáticamente. Cuando se ajusta el texto, el alto de fila se adapta para acomodar elajuste.

Ajustar texto en una celda

Abra el documento LL33--22..88 AAjjuussttaarr tteexxttoo eenn uunnaa cceellddaa que está disponible en el CD-ROM comple-mentario.

TOME NOTA*Si formatea una celda para ajustar el texto y éste no es completamente visible, puede deber-se a que se estableció un alto específico para la fila. Usted aprenderá a modificar el alto defila en la Lección 4.

Si en una celda aparecen símbolos de números (###), significa que el número que se introdu-jo es más ancho que la celda. Si planea aplicar un formato de número a los datos, no es nece-sario ajustar el ancho de columna ya que éste se ajustará automáticamente cuando apliquedicho formato.

CATEGORÍA DE FORMATO DESCRIPCIÓN

General Éste es el formato de número predeterminado que Excel aplicacuando usted escribe un número. Los números se muestran tal ycomo se escriben. Si una celda no es lo suficientemente anchapara mostrar todo el valor, los números con decimales se redon-dearán.

Número Este formato se utiliza para la presentación de números en gene-ral. Usted puede especificar el número de posiciones decimalesque desea utilizar, el uso de un separador de miles y el modo enque desea mostrar los números negativos.

Moneda Este formato se emplea para los valores monetarios en general ymuestra el símbolo de moneda predeterminado. Usted puedeespecificar el número de posiciones decimales que desea utilizar,el uso de un separador de miles y el modo en que se muestranlos números negativos.

Contabilidad Este formato se emplea también para valores monetarios. Los símbolos de moneda y los puntos decimales se alinean.

Fecha Muestra los días, meses y años en varios formatos tales comoEnero 7, 2008, Ene-7 y 7/1/2008.

Tabla 3-2

CCaatteeggoorrííaass ddee ffoorrmmaattooss ddeennúúmmeerroo


Figura 3-7

Advertencia al momento decombinar celdas

Para combinar las celdas sin centrar el contenido de la celda superior izquierda, haga clic en laflecha Combinar y centrar y haga clic en Combinar celdas. El texto que introduzca en esacelda combinada será alineado a la izquierda.

Con la celda combinada activa, haga clic en Combinar y centrar para dividir la celda combi-nada. También puede utilizar la flecha Combinar y centrar y seleccionar Separar celdas.

Si el botón Combinar y centrar no está disponible, puede ser que las celdas seleccionadasestén en modo edición. Para cancelar el modo edición presione la tecla EEnnttrraarr o EEsscc.

RESOLUCIÓN DEPROBLEMAS

Una celda combinada toma el nombre de la celda superior izquierda original. En el ejercicioanterior, cuando combinó el rango A1:D1, a la celda combinada se le asignó el nombre A1(ver Figura 3-8).

Abra el documento LL33--22..99 CCoommbbiinnaarr yy ddiivviiddiirr cceellddaass ccoommbbiinnaaddaass que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo combinar celdas yseparar celdas combinadas?2.3.6

Cuando combine celdas, los datos que desee que aparezcan en la celda combinada deben estaren la celda superior izquierda del rango seleccionado. Sólo los datos en la celda superiorizquierda permanecerán en la celda combinada y los datos de las demás celdas serán elimina-dos. Las celdas pueden combinarse en una fila o columna, y el contenido de la celda superiorizquierda se centrará. Si las celdas que se van a combinar contienen información que se elimi-nará durante la combinación, se abrirá el cuadro de diálogo de Excel que se muestra en laFigura 3-7 para advertirle que sólo el contenido de la celda superior izquierda se conservará.

Si desea que el texto de una celda aparezca en varias líneas, puede formatear la celda para queel texto se ajuste automáticamente o puede insertar un salto de línea manual. Para ajustar eltexto automáticamente, seleccione el texto que desea formatear y haga clic en Ajustar texto enel grupo Alineación. Para iniciar una nueva línea de texto en un punto específico de unacelda, haga doble clic en la celda para ponerla en modo edición; después, haga clic en la ubi-cación donde desea dividir la línea y presione AAlltt++EEnnttrraarr.

CCoommbbiinnaarr yy ddiivviiddiirr cceellddaass ccoommbbiinnaaddaass

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo ajustar el texto enuna celda? 2.3.4

TOME NOTA*Recuerde que puedemodificar una celda enla barra de fórmulas, asícomo en la misma celda.

Usted puede utilizar el comando Combinar y centrar en el grupo Alineación para combi-nar celdas. Una cceellddaa ccoommbbiinnaaddaa se crea combinando dos o más celdas horizontales o ver-ticales adyacentes. Cuando se combinan celdas, las celdas seleccionadas se convierten enuna celda grande que abarca varias columnas o filas. Usted puede separar en celdas inde-pendientes aquellas que han sido combinadas, pero no puede separar una celda que no hasido combinada.


Figura 3-9

Opciones de bordes

TOME NOTA*Si aplica dos tipos de borde diferentes a un borde de celda compartido, se mostrará el últi-mo borde que se aplicó.


Bordesdiagonales

Muestra el bordecomo apareceráen la celda o rangoseleccionado

Seleccionarcolor

Seleccionarestilo de línea

FichaBordes

Estilospreestablecidos

Colocar bordes alrededor de las celdas

Usted puede utilizar bordes para mejorar el atractivo visual de una hoja y para hacerlamás fácil de leer. Puede aplicar los estilos de bordes predefinidos de Excel o personalizar-los especificando un estilo de línea y un color de su elección. Los bordes se emplean pararesaltar los encabezados, los rótulos o los totales.

Abra el documento LL33--22..1100 CCoollooccaarr bboorrddeess aallrreeddeeddoorr ddee llaass cceellddaass que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo colocar un bordealrededor de una celda?2.3.7

Para agregar un borde, seleccione la celda o el rango de celdas hacia las que desee atraer laatención. Por ejemplo, puede colocar un borde alrededor de los títulos, alrededor de las celdasque muestran los ingresos totales para el primer trimestre o alrededor de los rótulos que iden-tifican a los meses.

En el grupo Fuente, el botón Bordes muestra el último estilo de borde que se aplicó. Hagaclic en Bordes (no en la flecha) para aplicar ese estilo o puede hacer clic en la flecha y esco-ger un estilo de borde diferente. Haga clic en Más bordes... para aplicar un borde personali-zado o diagonal. En la ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic enun estilo de línea y en un color. Seleccione un estilo de borde entre los estilos preestableci-dos o cree un estilo utilizando las opciones de colocación de líneas en la sección Borde.Observe que la Figura 3-9 muestra los dos bordes diagonales.

Figura 3-8

Las celdas combinadas tienenun solo nombre


Celda combinada


Abra el documento LL33--44..11 AApplliiccaarr uunn eessttiilloo ddee cceellddaa que está disponible en el CD-ROM comple-mentario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo aplicar un estilo decelda a una celda o rango deceldas?2.3.3

Al visualizar los estilos definidos en la galería Estilos de celda, usted puede ver el formato quese utilizará al aplicar cada uno de ellos. Esta característica le permite evaluar el formato sinrealmente aplicarlo.

Experimente combinando estilos para lograr el efecto deseado. Por ejemplo, puede hacer clicen un estilo de celda temático para aplicar sombreado a una celda. Después, puede volver ahacer clic en Estilos de celda y hacer clic en Título 1 para aplicar un estilo de fuente, tamañode fuente y efectos de formato especiales como negritas y cursivas.

Si no está satisfecho con el estilo que aplicó, puede deshacer el estilo o aplicar otro. Para qui-tar un estilo de celda sin eliminarlo, seleccione las celdas que están formateadas con ese estilo;haga clic en Estilos de celda, y luego haga clic en Normal. Para eliminar el estilo de celda yademás quitarlo de las celdas formateadas con él, haga clic con el botón secundario del mouseen la celda que contiene ese estilo de celda, y luego haga clic en Eliminar.

TOME NOTA*No se puede eliminar elestilo de celda Normal.

Usted puede utilizar la función Copiar formato para copiar formatos, incluyendo tipo defuente, tamaño de fuente, estilo de fuente, color de fuente, alineación, sangrías, formato denúmero, bordes y sombreado. Para copiar el formato de una ubicación a otra, seleccione lacelda o rango de celdas que tenga el formato que desee copiar; haga clic en Copiar formato enel grupo Portapapeles; el puntero del mouse se convierte en un signo de más blanco con labrocha a un lado; arrastre el puntero del mouse por la celda o el rango de celdas que deseaformatear.

Para copiar el formato a varias celdas o rangos de celdas; haga doble clic en Copiar formato yluego arrastre el puntero del mouse por cada celda o rango de celdas que desea formatear.Cuando haya terminado, haga clic en Copiar formato otra vez o presione la tecla Esc paradesactivar la opción Copiar formato.

� Formatear las celdas utilizando estilos

Aplicar un estilo de celda

Para aplicar un estilo de celda a una celda o a un rango activo, haga clic en Estilos decelda en el grupo Estilos en la ficha Inicio. Haga clic en el estilo de celda que desea apli-car. Usted puede aplicar más de un estilo a una celda o rango.

NUEVACA

RACTERISTICA

Abra el documento LL33--33..11 CCooppiiaarr eell ffoorrmmaattoo ddee llaass cceellddaass uussaannddoo llaa ffuuccnniióónn CCooppiiaarr ffoorrmmaattoo queestá disponible en el CD-ROM complementario.

� Copiar el formato de las celdas con la función Copiar formato


� Trabajar con datos que contienen hipervínculos

Un hhiippeerrvvíínnccuulloo es una imagen o secuencia de caracteres que abre otro archivo o una páginaWeb cuando se hace clic en él. El archivo o página Web de destino puede estar en la WorldWide Web, en una intranet o en su PC. Por ejemplo, en un libro que contenga sus registrosbancarios personales, usted puede insertar un hipervínculo para ir al servicio de pago de cuen-tas en línea de su banco.

En este ejercicio, usted duplicó un estilo de celda y luego lo modificó para crear un estilo per-sonalizado que se agregó a la galería de estilos. Si hubiera empleado el comando Modificar, elestilo existente hubiera reflejado los cambios de formato que hizo. Es preferible duplicar unestilo y luego modificarlo. Para modificar un estilo existente, haga clic en Estilos de celda en elgrupo Estilos; cuando se muestre la galería de estilos, haga clic en el estilo de celda que deseacambiar y luego haga clic en Modificar; se despliega el cuadro de diálogo Estilo (Figura 3-10);en él se muestra el nombre de estilo actual pero no se puede modificar, lo que le indica quecualquier cambio afectará al estilo existente, no al personalizado.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo modificar estilos decelda? 2.3.3

Figura 3-10

Cuadro de diálogo Estilo


No se puede cambiarel nombre del estilocuando está seleccionadala opción Modificar

Teclee un nombre significativo para el nuevo estilo de celda que va a crear. Para cambiar elestilo de celda, haga clic en Aplicar formato; se despliega el cuadro de diálogo Formato de cel-das; en las diferentes fichas en el cuadro de diálogo, seleccione el formato que desea para elnuevo estilo; haga clic en Aceptar cuando haya terminado de realizar sus cambios; los cambiosse reflejarán en el cuadro de diálogo Estilo; cuando esté satisfecho con los atributos del estilo,haga clic en Aceptar. El nuevo estilo de celda se agrega a la galería de estilos y se identificacomo un estilo personalizado.

Modificar un estilo de celda

Usted puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear su propio estilo personali-zado. También puede agregar otros atributos al estilo y eliminar los que no desee.

NUEVACA

RACTERÍSTICA

Abra el documento LL33--44..22 MMooddiifificcaarr uunn eessttiilloo ddee cceellddaa que está disponible en el CD-ROM com-plementario.


Como se demostró en este ejercicio, usted puede quitar un hipervínculo y su texto asociado, opuede quitar el vínculo y conservar el texto.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo quitar un hipervínculode una celda en una hoja decálculo?2.3.8

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo crear un hipervínculoen una celda de una hoja decálculo? 2.3.8

En este ejercicio, usted creó un hipervínculo utilizando el comando Hipervínculo en la fichaInsertar. También puede crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico o a unadirección en Internet tecleándola directamente en la celda. Por ejemplo, si [email protected], o bien www.microsoft.com, automáticamente se crea un hipervínculo.

La Información en pantalla predeterminada identifica la dirección completa del hipervínculoy ofrece instrucciones para seguir el vínculo. Cuando crea un vínculo, usted puede especificarlos datos que deben aparecer en la información o puede modificarla después.

Para modificar un hipervínculo, haga clic para seleccionar la celda que lo contiene. Haga cliccon el botón secundario del mouse y luego haga clic en Modificar hipervínculo... para abrir elcuadro de diálogo Modificar hipervínculo. Usted puede modificar el texto que se muestra enel vínculo, el texto de la Información en pantalla o la dirección a donde lo llevará el vínculo.Puede cortar o copiar un hipervínculo y pegarlo en otra celda de la misma hoja, de otra hojao de otro libro.

Usted puede eliminar un hipervínculo y el texto que lo representa, desactivar un solohipervínculo, o desactivar varios hipervínculos al mismo tiempo.

Quitar un hipervínculo

Abra el documento LL33--55..22 QQuuiittaarr uunn hhiippeerrvvíínnccuulloo que está disponible en el CD-ROM comple-mentario.

Abra el documento LL33--55..11 IInnsseerrttaarr uunn hhiippeerrvvíínnccuulloo eenn uunnaa cceellddaa que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA*Cuando escribe www, Excel lo reconoce como el comienzo de una dirección Web yautomáticamente introduce el texto http://.

Es muy sencillo insertar un hipervínculo en una celda de un libro. Sólo haga clic en lacelda donde desea crear el hipervínculo e identifique la fuente a la cual desea conectarse.Cada hipervínculo aparece en la celda como texto azul subrayado. Cuando señala unhipervínculo, aparece Información en pantalla que describe el vínculo o indica la ubica-ción del archivo.

Insertar un hipervínculo en una celda


� Aplicar formato condicional a las celdas

Cuando analiza datos, a menudo se hace preguntas como:

• ¿Quiénes son los representantes de ventas con el mejor desempeño?• ¿En qué meses los ingresos fueron más altos o más bajos?• ¿Cuáles son las tendencias en las ganancias durante un período de tiempo específico?

El formato condicional le ayuda a contestar a estas preguntas resaltando las celdas o rangos deceldas que le interesan. Con el formato condicional, las fuentes se convierten en guías visualesque ayudan al lector a entender la distribución y variación de los datos.

¿Bajo qué condiciones o criterios desea analizar los datos contenidos en una hoja de cál-culo? Ésta pregunta es la base para establecer formatos condicionales. Una vez que seseleccionan los datos, usted puede elegir uno de los cinco formatos condicionales preesta-blecidos que facilitan un análisis visual de una hoja de cálculo o de un rango de datosseleccionado.

Por ejemplo, usted puede especificar que cuando el valor en una celda sea mayor a unnúmero dado, se muestre el valor con una fuente o color de fondo específicos. Ustedpuede establecer varias reglas de formato condicional para un rango de datos.

NUEVACA

RACTERISTICA

Utilizar el administrador de reglas para aplicar formatoscondicionales

Abra el documento LL33--66..11 UUttiilliizzaarr eell aaddmmiinniissttrraaddoorr ddee rreeggllaass ppaarraa aapplliiccaarr ffoorrmmaattooss ccoonnddiicciioonnaalleessque está disponible en el CD-ROM complementario.

En los ejercicios de esta lección, usted trabajó con datos relacionados con el número depacientes tratados cada mes en Contoso, Ltd. Usted puede utilizar el administrador de reglasde Excel para aplicar formato condicional que facilite un análisis visual de los datos en el libroDatos_de_consultas_de_pacientes.¿LISTO PARA LA

CERTIFICACIÓN?¿Cómo aplicar formatos con-dicionales?4.3.1

Figura 3-11

Administrador de reglas de formatos condicionales

Puede desplegar el administrador de reglas de formatos condicionales para ver las reglas queestán vigentes y aplicarlas en el momento adecuado. En el administrador de reglas de forma-tos condicionales, puede agregar nuevas reglas, modificar las existentes, o bien eliminar una otodas las reglas. Las reglas se aplican en el orden en que están listadas en el administrador dereglas de formatos condicionales. Para analizar los datos, usted puede aplicar todas las reglas oaplicar sólo las que especifique. Como puede ver en la Figura 3-11, el formato es visible mien-tras el administrador de reglas de formatos condicionales está abierto. De esta manera, ustedpuede experimentar con los formatos que desee aplicar y el orden en que éstos se aplican.


El formato condicional se aplica en el orden en que aparece en el administrador de reglas. Laregla superior es última condición creada y tiene prioridad. Sin embargo, usted puede utilizarlas flechas de dirección para ajustar la prioridad de las reglas. Si dos reglas están en conflicto,se aplica la regla que está más arriba en la lista.

Permitir que varias reglas de formato condicional sean verdaderas

En ocasiones, varias reglas de formato condicional pueden ser verdaderas. De manera pre-determinada, las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y por lo tantotienen mayor prioridad. El formato condicional tiene prioridad sobre el formato manualque se haya aplicado.

Abra el documento LL33--66..22 PPeerrmmiittiirr qquuee vvaarriiaass rreeggllaass ddee ffoorrmmaattoo ccoonnddiicciioonnaall sseeaann vveerrddaaddeerraass queestá disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo permitir que variasreglas de formato condicio-nal sean verdaderas? 4.3.2

Aplicar formatos condicionales específicos

Excel tiene tres formatos condicionales preestablecidos que utilizan color y símbolos paraofrecer guías visuales que le ayudan a comprender la distribución y variación de los datos:escalas de color, conjuntos de iconos y barras de datos.

NUEVACA

RACTERÍSTICA

Abra el documento LL33--66..33 AApplliiccaarr ffoorrmmaattooss ccoonnddiicciioonnaalleess eessppeeccíífificcooss que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo aplicar los siguientesformatos condicionales:resaltado, reglas superiores einferiores, barras de datos,escalas de color y conjuntosde iconos? 4.3.3

Una escala de dos colores le ayuda a comparar un rango de celdas utilizando una gradación dedos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. El tono en unaescala de tres colores representa los valores inferiores, medios o superiores.

Usted puede utilizar un conjunto de iconos para representar y clasificar datos en tres, cuatro ocinco categorías. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, un conjunto de ico-nos de tres banderas: la bandera verde representa valores más altos, la amarilla representa losvalores medios y la roja representa los valores más bajos.

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda en relación a las otras celdas del rangode datos. La longitud de la barra de datos representa el valor en la celda. Una barra más largarepresenta un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras dedatos son útiles para encontrar los números más altos y los más bajos, especialmente cuandose manejan grandes cantidades, por ejemplo, en el caso del informe de ventas de un minoristadespués del Día de Acción de Gracias.

� Borrar el formato de una celda

Si selecciona Borrar todo, se borran tanto el contenido como los formatos. Por medio de laopción Borrar contenido se eliminan los datos dentro del rango seleccionado, pero se conser-van los formatos.

Abra el documento LL33--77..11 BBoorrrraarr eell ffoorrmmaattoo ddee uunnaa cceellddaa que está disponible en el CD-ROMcomplementario.


MM AA TT RR II ZZ DD EE RR EE SS UU MM EE NN DD EE HH AA BB II LL II DD AA DD EE SS

EN ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ HABILIDAD DE LA MATRIZ NÚMERO DE HABILIDAD

A insertar y eliminar celdas en Insertar y eliminar celdas, filas 2.2.1una hoja de cálculo. y columnas.

A formatear manualmente Formatear el texto en las celdas. 2.3.4el texto en las celdas.

A rellenar celdas con color. Crear formatos personalizados. 2.3.2

A aplicar formatos de número. Aplicar formatos de número. 2.3.1

A combinar y dividir celdas. Combinar y dividir celdas. 2.3.6

A agregar y quitar bordes de celda. Agregar y quitar bordes de celda. 2.3.7

A copiar el formato de las celdasutilizando la función Copiar formato.

A formatear las celdas usando estilos Aplicar y modificar estilos de celda. 2.3.3

A trabajar con datos que Insertar, modificar y quitar 2.3.8contienen hipervínculos. hipervínculos.

A aplicar formato condicional.

A utilizar el administrador de Administrar los formatos condicio 4.3.1reglas para aplicar formatos nales utilizando el administrador condicionales. de reglas.

A aplicar varios formatos Permitir que más de una regla 4.3.2condicionales a los datos. sea verdadera.

A aplicar formatos condicionales Aplicar formatos condicionales. 4.3.3específicos a datos seleccionados.

A borrar el formato de una celda.

Excel - Leccion 3

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