Expert SCAN

DATADEC Tél: 902 48 10 48 [email protected] www.datadec.es / www.ddol.es


¿Qué es la Digitalización Certificada? Premisas


¿QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA? PREMISAS

La digitalización certificada es un proceso que permite la conversión de documentos

en papel a formato electrónico siguiendo la normativa dictada por la Agencia Estatal

de Administración Tributaria dictada en la Orden Ministerial Orden Ministerial

EHA/962/2007.

¿Qué es la Digitalización Certificada?

Ahorro de costes de manipulado y almacenamiento,

Aumento de la capacidad de acceso a la información

Reducción de errores en el tratamiento de la información

Aumento de la productividad al facilitar el procesamiento de la información

Beneficios ecológicos


La imagen digitalizada debe de ser un reflejo del original y permitir la legibilidad completa de toda la factura

El proceso debe de ser automático, sin interrupción y sin intervención del operador del sistema

El fichero con la imagen debe de contener una serie de datos exigidos por la AEAT (nº de registro, fecha y

número de factura, proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota de I.V.A.)

El formato del fichero se debe de ajustar a los estándares aceptados por la AEAT

La imagen generada debe de ser independiente de los dispositivos de reproducción y contener su propia

información, es decir, todos los recursos y los datos para poder reproducir el documento se encuentran en

el fichero

El fichero que contiene la imagen y los datos debe de estar firmado por firma electrónica

Se debe garantizar la conservación de las imágenes. Debe de existir una base de datos y un sistema de

consulta que permita el acceso al documento

Debe de garantizarse la integridad de los datos y la imágenes de los diferentes ejercicios

El acceso a los datos debe de ser completo y sin demora. Es necesario que se pueda acceder tanto a los

datos de la firma como al sellado de tiempo, a los datos del software y garantizar la posibilidad de obtener

una copia en papel o una descarga del documento

Requisitos de los documentos digitalizados Para poder destruir las facturas en papel y que sean válidas en su formato digital deben de cumplirse una serie de requisitos:



Elementos requeridos en el proceso de digitalización certificada

1. Un escáner con un nivel de resolución

mínimo de 200 ppp (frecuentemente

compatible con TWAIN

2. Un software homologado por al

AEAT para realizar el proceso

3. Una base de datos que de

soporte de almacenamiento y

consulta


http://es.wikipedia.org/wiki/TWAIN


¿Qué es Expert SCAN®? Presentación


PRESENTACIÓN

EXPERT SCAN®

expertSCAN®

es la herramienta desarrollada por DATADEC que le permitirá

la conversión de documentos en papel a formato electrónico, permitiendo

prescindir de los documentos originales en papel y hacer una destrucción

confidencial de los documentos.

Con certificación nº F8FE0935B3B24304 de la Agencia Estatal de

Administración Tributaria (AEAT), expertSCAN®

cumple con la normativa

referente a la homologación de aplicaciones de digitalización certificada

contemplada en la Orden EHA 962/2007.


¿Cómo funciona Expert SCAN®? Funcionalidades


Proceso de digitalización con Expert SCAN®

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

¿CÓMO FUNCIONA EXPERT SCAN®

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1. Las facturas recibidas son digitalizadas por un escáner y se convierten a imágenes sin perder resolución

2. EXPERT SCAN® certifica la imagen mediante una firma electrónica.

3. EXPERT SCAN® realiza la extracción de datos mediante tecnología OCR y utilizando diferentes técnicas (Código de Barras y Web Services).

4. Las facturas se conservan en un repositorio local

en formato electrónico con plena validez fiscal y si

lo desea pueden ser replicadas y custodiadas en

nuestro plataforma Web para su explotación

posterior con amplias funcionalidades

5. Al finalizar este proceso, las facturas pueden

proceder a ser destruidas.

6. Al cierre de cada periodo de liquidación, procederá

a la firma de la base de datos.


Digitalización

Mediante tecnología Twain se accede al

escáner o equipo multifunción para

digitalizar la factura

DIGITALIZACIÓN


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Captura de datos

• La recogida de datos se realiza de forma manual, con

adquisición automática u OCR.

• En el modo de trabajo manual el usuario asigna los valores

de cada uno de los campos de la factura.

• En el modo de trabajo con adquisición, la aplicación, con la

ayuda de plantillas, obtiene los valores realizando un OCR.

• En el modo automático o con integración, la aplicación

localiza un código de barras en la factura digitalizada y

mediante un servicio Web se accede a Expert ERP® para

obtener todos los datos. También existe la posibilidad de leer

de fichero la información de la factura para evitar tener que

introducir los datos a mano.

Datos

CAPTURA DE DATOS


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Plantillas de digitalización

• Se pueden definir plantillas con nombre. Las facturas vienen

con diferentes formatos de maquetación y no siempre los

campos se encuentran en el mismo sitio.

• Se ha desarrollado una interfaz cómoda para el

mantenimiento de plantillas. Áreas de texto dimensionables

asociadas a cada uno de los campos relevantes de la

factura.

• Al digitalizar una factura en modo automático se selecciona

una plantilla y la aplicación rellena los valores después de

realizar OCR. Los campos que no se hayan podido leer los

puede completar el usuario de forma manual.

PLANTILLAS


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Cierre de periodos de liquidación

• Existe una utilidad para cerrar cada periodo impositivo.

• Se deben haber digitalizado todas las facturas del periodo

que vayamos a cerrar.

• Se firma electrónicamente la cuenta de explotación

almacenada en la base de datos local de la aplicación.

• Opcionalmente pueden sincronizarse con Datadec Online

todas las facturas digitalizadas y firmadas para poder hacer

custodia y consultar también desde la aplicación Web.

CIERRE DE PERIODOS DE LIQUIDACIÓN


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Integración con EXPERT BPM®

Ejemplo de proceso de aprobación de facturas de proveedor


INTEGRACIÓN CON EXPERT BPM®

¿QUÉ ES EXPERT BPM®?

Es una herramienta gestión de procesos basada en estrategias de workflow y

gestión documental y 100% Web, que le permitirá adjuntar las facturas digitalizadas

a formularios electrónicos asociados a procesos definidos por su organización.

Si así lo requiere, podemos ofrecerle el pre-modelado del proceso de validación de

facturas, para que vd. pueda aplicarlo desde el primer momento.

A partir del pre-modelado de este proceso, podrá definir excepciones o nuevas

tareas (por ejemplo, que dependiendo del importe de la factura la aceptación o

rechazo pase por el Director Financiero, o que las facturas de cierta clasificación de

proveedor pase por la Dirección General). El servicio de adaptación del pre-

modelado de validación de facturas es gratuito.

Dada la potencia de la herramienta, si desea desarrollar nuevos workflows para

aplicarlos a otras áreas de su negocio, podrá contratar la licencia de usuario

administrador para modelizar cualquier proceso de su organización.

Puede consultar funcionalidades avanzadas en www.erp-expert-bpm.es para

implementar cualquier otro proceso que mejore la eficiencia de su empresa.

¿Qué es Expert BPM®?

http://www.erp-expert-bpm.es/











EJEMPLO DE PROCESO DE APROBACIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDOR

Proveedor 1

2. Localización y Extracción de Datos

1. Escaneado de Documentos

3. Validación de Datos (vs ERP del cliente)

4. Certificación de Documentos

1. Creación AUTOMÁTICA de Workflow de aprobación

2. Ejecución del circuito de aprobación

3. Paso a ERP del cliente para

la contabilización

Proveedor 2

Proveedor N

FACTURAS

PAPEL

XLM Imagen

FASE I: DIGITALIZACIÓN FASE II: CIRCUITO APROBACIÓN

Usuario

Financiero

Usuario

Final

CONSULTA DE FACTURAS

Usuario

Aprobador

Internet

LAN Interna

SERVIDOR DE

BASE DE

DATOS

DOCUMENTAL

Batería de

Escáneres

DATOS

Esquema del proceso de aprobación de facturas de proveedor


Modelo de proceso de

aprobación de facturas de

proveedor con Expert BPM®


EJEMPLO DE PROCESO DE APROBACIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDOR


Servicio de custodia de documentos EXPERT CUSTODIA®: Custodia en data center de alta disponibilidad


Expert CUSTODIA® es el complemento a nuestra solución Expert SCAN ®,

que le ofrece un servicio online de archivo electrónico ofrecido desde nuestro

DATACENTER de alta disponibilidad (www.ddol.es).

Las funciones avanzadas de Expert Custodia le permitirán ofrecer el servicio

de consultas de facturas a sus clientes y una mejor gestión administrativa de

facturas de proveedores utilizando simplemente un navegador de Internet.

Gracias al Data Center de Alta Disponibilidad de DATADEC ONLINE, se

ofrece la posibilidad de que el documento electrónico quede custodiado en un

entorno informático seguro, flexible y de fácil acceso. Puede consultarse en

su formato original e imprimirse siempre que se desee.

SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS EXPERT CUSTODIA

®:

PRESENTACIÓN

CARACTERÍSTICAS EXPERT CUSTODIA®

Ejecución vía Web

Control facturas emitidas y recibidas

Multiempresa

Mantenimiento de Clientes y Proveedores

Firma individual de facturas emitidas

Envío por mail de facturas como enlace o como adjunto.

Seguimiento de facturas (leídas, aceptadas, rechazadas,..)

Potente buscador de facturas

Repositorio online para verificación de facturas impresas

Posibilidad de acceso al cliente únicamente a sus facturas

Cifrado de Facturas

Envío por fax

http://www.ddol.es/

http://www.ddol.es/

http://www.ddol.es/

http://www.ddol.es/

http://www.ddol.es/


Custodia de Facturas de Proveedores

Expert CUSTODIA® facilitará el archivo

documental de todas las facturas

digitalizadas a través de Expert SCAN® o

facturas recibidas en formato Facturae de

Proveedores

Gracias a la custodia, proporcione un

repositorio único de facturas de proveedores

para que el departamento interno de

Compras de su organización, que podrá

estar centralizado o distribuido

geográficamente en varios centros de

trabajo, puedan acceder a las facturas a

cualquier hora y desde cualquier lugar

SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS EXPERT CUSTODIA

®:

CUSTODIA DE FACTURAS DE PROVEEDORES


GRUPO DATADEC

Tél: 902 48 10 48 Fax: 902 945 335

[email protected]

www.datadec.es www.ddol.es

mailto:[email protected]

http://www.datadec.es/

Expert SCAN

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