INSTITUTO POLITECNICO NACIONALESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA MECANICA

Y ELECTRICA UNIDAD ZACATENCO

EQUIPO 2

VELASCO MEJIA RICARDOMEJIA CHAVEZ MARIO ALBERTO

LOPEZ CONTRERAS SANDRAPEÑA PEREZ LUIS ALBERTO

ORGANIZACIÓN

¿QUÉ ES?

Organización proviene del griego

Órganon - -INTRUMENTO

La organización se establece después de sabes “que es lo que se quiere hacer “

En otras palabras es como se van a hacer los objetivos una vez que estan plateados

DEFINICIONES RECONOCIDAS

• Agustin Reyes Ponce . Es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades para lograr una máxima eficiencia.

• Eugenio Sisto Velasco. Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos ,creando unidades, y asignando funciones.

• Isaac Guzmán Coordinación de las actividades de todos los individuos que integran a una empresa(su propósito es sostener un mejor aprovechamiento)

• Harold Koontz y Cyril O´Donnell . Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos,asiganar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo

ELEMENTOS DE L CONCEPTOSon definiciones en las que los autores anteriores coinciden

ESTRUCTURA: IMPLICA EL ESTABLECIMIENTO DEL MARCO FUNDAMENTAL EN EL QUE HABRÁ DE OPERAR EL GRUPO SOCIAL

COORDINACIÓN: PROPICIA LA ARMONÍA Y LA ADECUADA SINCRONIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES, FIN DE FACILITAR EL TRABAJO DE LA MEJOR MANERA POSIBLE

AGRUPACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES: IMPLICA LA NECESIDAD DE AGRUPAR, DIVIDIR Y ASIGNAR FUNCIONES A FIN DE PROMOVER LA ESPECIALIZACIÓN. Y ORIGINA LA NECESIDAD DE ESTABLECER NIVELES DE AUTORIDAD

Juntando los elementos de concepto podemos definir también a la organización como la estructura necesaria para la coordinación racional de las actividades, mediante la determinación de jerarquías, disposición con el fin de simplificar las funciones

IMPORTANCIA

• Es de carácter continuo jamás se puede decir que a terminado, dado que la empresa y sus recursos estan sujetos a cambios constantes

• Es un media mediante el cual se establecen la mejor manera de lograr los objetivos

• Suministra los métodos para que se pueda desempeñar las actividades eficientemente ,con un mínimo de esfuerzo

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades ,reduciendo los costos e incrementa la productividad

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos ,al delimitar funciones y responsabilidades

PRINCIPIOS

La organización tiene nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, y se encuentran interrelacionados

Del objetivo: la organización se debe relacionar con los objetivos y los propósitos .su relación el promover la eficiencia, y simplificar el trabajo

Especialización: afirma que el trabajo debe limitarse hasta donde sea posible a la ejecución de una sola actividad

Jerarquías: se establecen centros de autoridad de los que emanen la comunicación necesaria para lograr los planes ,en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluya

Paridad de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad

Unidad de mando: establece que una vez que se determina el centro de autoridad y decisión para cada función, se debe asignar un solo jefe

Difusión :para maximizar las ventajas de la organización las obligaciones deben ser publicadas para que todos en la empresa la tomen en cuenta

Amplitud o tramo de control: es el limite ante el numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo

De la coordinación: las unidades de una

organización siempre deben mantenerse en equilibrio

Continuidad : después de establecer la estructura organizacional requiere mantenerse ,mejorarse y ajustarse a las coordinaciones del medio

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

División del trabajo Coordinación

organización

División del trabajo

coordinación

jerarquización

departamentalización

Descripción de funciones

División del trabajo

• Es la separación y delimitación de las actividades

• Su fin realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo

• Da lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo

Debe seguir una secuencia que abarca determinadas etapas que veremos a continuación…

JERARQUIZACION

• Proviene del griego hierarjes (jerarca): significa superior y principal en la jerarquía eclesiástica

Para la administración:

Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia

Nivel jerárquico: conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean.

REGLAS: a)Los niveles deben ser los mínimos e indispensables, b) definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional y/o staff) de cada nivel.

DEPARTAMENTALIZACION

A. Secuencia 1. Listar todas las funciones de la empresa2. Clasificarlas3. Agruparlas según un orden jerárquico4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o

departamentos5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y

obligación6. Establecer líneas de comunicación7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un

departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas de la empresa

A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud.

B. Tipos de departamentalización

1. Funcional: común en las empresas industriales; agrupa las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización. Mayor eficiencia del personal

Finanzas

TesoreríaContabilidad Presupuestos

2. Por productos: empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si

Producción

Farmacéuticos

Químicos

Colorantes

3. Geográfica o por territorios: Cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y esta disperso.

Ventas regionales

Bajío Sureste Norte

4. Clientes: crea unidades cuyo interés primordial es servir al cliente. Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes

Ventas ropa

Caballeros

Junior Dama Niños

5. Por procesos o equipo: el proceso o equipo utilizado, sobre todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc.

Producción

Tornos Troqueladoras Taladros Fresadoras

6. Secuencia: se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores. En muchas empresas por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabética, numéricas o de tiempo.

Producción

Turno matutino

Turno vespertino

Turno nocturno

Descripción de funciones, actividades y obligaciones

Después de haber establecido los niveles jerárquicos, es necesario definir las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada departamento.

Ultima etapa de la división del trabajo, consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo

Cuentas por cobrar

Cliente A-CCliente D-

GCliente H-

NCliente O-

Z

COORDINACION

• Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficiente una tarea

• Si la división del trabajo se realiza con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que esta se complemente con la coordinación

• Lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen

• La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas.

La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de

los objetivos

TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN

Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la empresa, recursos, objetivos, producción, etc.

LINEAL O MILITAR: 

Esta centralizada en una sola persona y se da en pequeñas empresas.

Ventajas: Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su

ejecución. No hay conflictos de autoridad ni fugas de

responsabilidad. La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas: Es rígida e inflexible. La organización depende de hombres clave,

provocando trastornos. No fomenta la especialización. Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan

funciones de dirección, solamente son operativos.

FUNCIONAL O DE TAYLOR:

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor numero de funciones.

Ventajas: Mayor especialización. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona. La división del trabajo es planeada y no incidental. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el

número de  especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas: Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo

que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las ordenes.

Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusión y conflictos.

La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.

ORGANIZACIÓN LÍNEA – FUNCIONAL: En ésta se combinan los tipos de organización

lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

ORGANIZACIÓN STAFF:

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Ventajas: Logra que los conocimientos expertos influyan

sobre la manera de resolver los problemas de dirección.

Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

Desventajas: Si los deberes y responsabilidades de la asesoría

no se  delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producir una confusión considerable en toda organización.

Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus    funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.

Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.

ORGANIZACIÓN POR COMITÉS: 

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Clasificación: a) Directivo; Representa a los accionistas de una

empresa. b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo

para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman. c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga

de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.

d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

Ventajas: Las soluciones son más objetivas, ya que representan

la conjunción de varios criterios. Se comparte la responsabilidad entre todos los que

integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.

Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen. Se aprovecha al máximo los conocimientos

especializados.

Desventajas: Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones

son tardías. Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo. En ocasiones los gerentes se desligan de su

responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

ORGANIZACIÓN MATRICIAL:

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Ventajas: Coordina la satisfacción de actividades, tanto para

mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.

Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.

Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.

Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.

Desventajas: Existe confusión acerca de quien depende de

quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.

Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.

Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.

El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.

Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.

Son indispensables en el proceso de la organización y se aplican de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

Dentro de ellas tenemos: Organigramas Manuales Diagramas Formas Carta de distribución del trabajo Análisis de puestos

ORGANIGRAMAS Los organigramas son herramientas

necesarias para llevar a cabo una organización racional. Los organigramas se clasifican por:

FORMAS DE REPRESENTACIÓN

* Vertical:

HORIZONTAL:

CIRCULAR:

MIXTO:

MANUALES

Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa y pueden ser:

De políticas Departamentales De bienvenida De organización De procedimientos, de contenido múltiple, de

técnicas, de puestos.

MANUALES

Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones.

Delimitan las actividades, responsabilidades y funciones.

Aumentan la eficiencia de los empleados. Son una fuente de información, pues

muestran la organización de la empresa.  Ayudan a la coordinación y evitan la

duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de

sistemas. Reduce costos al incrementar la eficiencia.

FORMATO E ÍNDICE DE LOS MANUALES El contenido debe dividirse de a cuerdo con

una clasificación primaria de temas: Índice Objetivos y antecedentes del manual Cada sección lleva fecha en que se corrija o

termine. Autores Instrucciones Redacción clara, concisa, ordenada. Complementar con graficas.

MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Explican los detalles mas importantes de la organización:

Objetivos generales de la organización Políticas generales Glosario de términos administrativos Nombres de áreas, deptos, puestos. Procedimientos de organización Responsabilidades de la autoridad Funciones Cartas de organización Descripción de puestos y actividades Introducción y objetivos del manual Historia de la empresa.

MANUALES DEPARTAMENTALES

Contienen: Objetivos generales de la empresa, área o depto. Políticas y normas generales Carta de organización general y departamental Reglamentación de los aspectos de coordinación

interdepartamental. Descripción de puestos Graficas de procesos y diagramas de flujo

Ventajas:• Describen el funcionamiento de la empresa, área o dpto.• Se emplean para dar instrucciones, delimitan funciones

actividades y responsabilidades.• Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento

DIAGRAMA DE FLUJO

Se define como la representación simbólica y grafica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado.

Su finalidad es la comprensión del movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento, mediante el seguimiento de símbolos convencionales (ANSI) para tener un significado preciso.

DIAGRAMAS DE FLUJO. IMPORTANCIA

Registra y transmite su seguimiento, aplicación y evaluación referente al funcionamiento de las actividades.

Sistematiza actividades. Genera coordinación de las áreas

responsables de cada una de las actividades y evita duplicidad de labores.

Fomenta la comunicación formal entre empleados, elimina o reduce atraso de actividades.

TIPOS DE DIAGRAMA. LINEAL O VERTICAL

TIPOS DE DIAGRAMA. DE BLOQUE U HORIZONTALES

TIPOS DE DIAGRAMA. PANORÁMICOS

DIAGRAMA DE PROCESO

“ Representación grafica que muestra la sucesión de pasos de un procedimiento”.

Permiten una mayor simplificación del trabajo

Combinar o readaptar la secuencia de las operaciones con el fin de mejorarlas.

Eliminar demoras y desarrollar una mejor distribución en la planta.

SIMBOLOGÍA

CÓMO ELABORAR UN DIAGRAMA DE PROCESO

Escoger el procedimiento que se va a realizar Determinar las técnicas analíticas adecuadas

que se van a utilizar Analizar el trabajo Hacer una lista de la forma en que se va a

realizar el trabajo Preparar las instrucciones referentes a los

procedimientos

FORMAS

Un documento, formulario, formato o forma impresa es aquel papel que contiene información formal de lo que acontece en la empresa.

Ventajas:• Sirve como información de respaldo• Elimina la comunicación informal• La responsabilidad se comparte• Reduce la incertidumbre del personalDesventajas• Inversión de tiempo• Retraso de actividades si hay exceso de formas.

PARTES FUNDAMENTALES DE UNA FORMA. ENCABEZADO, CUERPO Y PIE

1. Palabras. Escoger las palabras adecuadas que se van a utilizar.

2. Espacios. Se divide en 2: a) Espacio llenable. Se colocan los datos o

palabras que son variables. b) Espacio no llenable. Se coloca un signo

o una clave. Ejemplo (*).

3. Líneas o rayado. 4. Papel. Se selecciona el tamaño, calidad y

color.

CARTA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O ACTIVIDADES

A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o área, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.

Ventajas:

* Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos.

* Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.

* Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

Pasos:1. Se elabora una lista de los deberes o

actividades que realiza cada persona.2. Se hace una lista de las grandes funciones

que corresponden a ese grupo o sección.3. Se complementa la información con la

observación y la entrevista4. Se suman las horas de cada actividad.

ANÁLISIS DE PUESTOS.

Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.

Los objetivos primordiales de esta técnica son: Mejorar los sistemas de trabajo. Delimitar funciones y responsabilidades. Evitar fugas de autoridad y responsabilidad. Fundamentar programas de entrenamiento Retribuir adecuadamente al personal. Mejorar la selección de personal.

El análisis de puestos contiene:1- Descripción del puesto. Determinación técnica de lo que el trabajador debe

hacer, integrada por:

a) El encabezado o identificación: Título. Ubicación. Instrumental Jerarquía.b)Descripción genérica. Definición breve y precisa del

puesto.c)Descripción específica. Detalle de las actividades que

se rea lizan en el puesto.

2- Especificación del puesto.

Enunciación precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto:

Escolaridad y conocimientos. Requisitos físicos, legales, mentales y de

personalidad. Esfuerzo. Responsabilidad. Condiciones de trabajo.