AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Las funciones de una auditoria administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la organización de una empresa en una unidad que, por su situación jerárquica le permita la consecución de sus fines.

• Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad administrativa de la empresa.

• Que el tipo de funciones de dicha unidad sea relacionado con la dirección, control y coordinación.

• Que tenga suficiente autoridad sobre los demás departamentos.

FUNCIONES A DESARROLLAR:

• Investigación constante de planes y objetivos • Estudio de las políticas y sus prácticas • Revisión constante de la estructura orgánica• Estudio constante de las operaciones de la empresa• Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y

materiales • Revisión del equilibrio de las cargas de trabajo • Revisión constante de los métodos de control

ESTRUCTURA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVAUna unidad de auditoria administrativa se estructura de la manera siguiente:

Auditor supervisor. Tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoria administrativa y esta encargado de elaborar el "plan de auditoria", y de autorizar los procedimientos y programas de revisión.

Auditor por áreas. Es aquel profesional a quien después de dominar las técnicas de la auditoria administrativa, se le clasifica y se le especializa por áreas de trabajo.

se le puede clasificar de la manera siguiente:

• Auditor de alta gerencia.• Auditor de asesoría.• Auditor de personal.• Auditor de producción. • Etc.

Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de áreas en la recopilación de información y cuando se trata de empresas pequeñas puede coordinar actividades.

Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de rutinas, en la practica a esta persona se le guía y supervisa en el desarrollo de su trabajo.

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La estructura de la organización es un organismo proyectado para ayudar a proyectar las metas, lo fundamental para el diseño de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa.

Sin la comprensión general y especifica de la situación actual y la situación futura, la posibilidad de que el sistema propuesto sea bueno se reduce en forma considerable.

FACTORES QUE INFLUYEN EN EL TIPO DE DECISIÓN PARA LA ESTRUCTURA MAS CONVENIENTE:

La ActividadProgramática: Si su estructura se basa en proyectos o es matricial.Rutinaria: Comprende el tipo de estructura lineal funcional.Eventual: Sería un área de apoyo.

Temporalidad si se trata de una estructura Permanente o Temporal.

El ÁmbitoLa estructura Pequeña Tiende a ser una estructura lineal (basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados) en la medida en que crece, mientras que la Grande Tiende a ser una estructura funcional (especialización de funciones).

FASE DE IDENTIFICACION

FASE DE PLANEACION

FASE DE DESARROLLO

FASE DE SEGUIMIENTO

•ESTUDIO PRELIMINAR•DIAGNOSTICO

•PLANEACION•PROGRAMACION

•OBTENCION DE DATOS•ANALISIS DE DATOS•INFORME DE AUDITORIA

•IMPLEMENTACION DE RECOMENDACIONES

FASES DEL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La práctica de la Auditoria se divide en tres fases:

Primera Fase Planeación: En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad para determinar alcance y objetivos.

Elementos Principales de esta Fase 1. Conocimiento y Comprensión de la Entidad2. Elaboración de programas de Auditoria

Segunda fase Ejecución: Se realizan varios tipos de pruebas a los análisis financieros para determinar su razonabilidad, se determinan los errores, si los hay, se evalúan los resultados. Se elaboran las observaciones y conclusiones.

Tercera fase preparación del informe: 1- Dictamen sobre los Estados Financieros o del área administrativa auditada.2- Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad.3- Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditoría.4- Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos.

METODOS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACION

Entrevistas

Esta técnica consta de tres pasos que son:La formulación de las preguntas a realizarElegir la muestra a la cual se le entrevistaraY por ultimo aplicar la entrevista

Cuestionarios

Es una forma de reunir datos , su contenido tiene por objeto descubrir hechos u opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos

Observación directa

Tiene como finalidad complementar, confrontar y verificar los estudios que se han realizado en la investigación documental.

Esta técnica ayuda a penetrar en el campo de acción de dicho estudio y así obtener sus características, analizarlas y conservar las notas hechas para su consulta posterior

INVESTIGACION DOCUMETAL

Trata principalmente de recolectar y hacer un primer examen de la información que exista, ya sean graficas o escritas.

Toda técnica de investigación requiere de fuentes los cuales son los archivos y como medios utiliza los reportes e informes (administrativos contables y estadísticos)

ETAPAS DE UNA INVESTIGACION DOCUMETAL

1.- Recolección de datos: se debe tener en cuenta, calidad, cantidad y veracidad del material recopilado, el resultado de esta etapa puede ser decisivo para las condiciones del estudio.

2.- Análisis de la investigación: se debe aplicar un buen juicio y experiencias, auxiliares indispensables del analista.

3.- Clasificación de la información: de forma técnica y sistemática, para llegar a conclusiones verdaderas, toda la información se complementa entre si y ninguna es excluyente de la otra.

ANALISIS Y EVALUACION DE LA INFORMACION OBTENIDA

Una vez obtenida, se analiza , para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o esta logrando sus objetivos y las causas que reducen su eficiencia.

El informe de auditoriaDespués de haber analizado la información tenemos que elaborar un informe , el cual es un instrumento para la toma de decisiones. El informe indica la situación administrativa de la empresa y de las recomendaciones y las formas de mejorarlas.

IMPLANTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES

La implantación de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema que origino la auditoria administrativa , es aquí donde se aplicaran las medidas de mejoramiento administrativo.

TÉCNICAS DE ÁNALISIS ADMINISTRATIVO

TÉCNICAS:• ORGANIGRAMAS• CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO• GRÁFICAS DE FLUJO• GRÁFICAS DE DISTRIBUCION• GRÁFICAS ESTADÍSTICAS

• GRÁFICAS DE PROGRAMACIÓN• ARBOLES DE DECISIONES• MUESTREO• NUMERO INDICE• PUNTO DE EQUILIBRIO