Como organizar un stand en un evento

Método 1 antes del evento

Busca el evento adecuado a tu stand. Si puedes asistir a un evento similar como miembro del público, hazlo. Date cuenta qué están haciendo otros presentadores de stands. Lleva algo para tomar notas sobre lo que te gusta de algunos expositores y lo que crees que otros stands podrían haber hecho mejor. Cuando lo hagas, ten en mente a tu público. Las actividades, los juegos y los regalos para los adultos serán muy diferentes que aquellos de otra generación y otros grupos.

Ahora es el momento de contactar con los organizadores del evento para cualquier petición especial.

Por ejemplo, si necesitas iluminación o electricidad en el puesto, asegúrate de pedirlo por adelantado. Si necesitas un sistema de sonido, refrigeración, acceso para vehículos o cualquier cosa adicional al espacio asignado, ¡solicítalo justo ahora!

elegir el lugar del stand, elige uno que tenga mucho movimiento comercial. Si eso no fuera posible, tratar de estar cerca de otros stands que atraigan a la misma clientela que tú quieres.

Reúne o fabrica tus productos. Tus productos dependerán de saber con exactitud la naturaleza del evento y de lo que quieres promocionar, pero piensa en seguir lo siguiente:

Carteles y letreros. Como mínimo, ten un gran anuncio publicitario que diga claramente a quién o qué estás promocionando. Los carteles adicionales sirven para informar el público. No esperes que la gente lea un texto muy grande mientras caminan por la feria.

Regalos. Una manera clásica de atraer gente al stand es dar algo que se puedan llevar. Muestras de algo que esté relacionado con tu mensaje es una buena idea. Cosas prácticas (bolígrafos, camisetas, bolsas) con el nombre o el logotipo impreso en ellos puede ser algo que les haga acordarse por mucho tiempo e incluso pueden ser unos anuncios andantes.

Demostraciones. Si puedes hacer una demostración de algo relacionado con tu organización (como un producto o un servicio) o mostrar los resultados de un proyecto o de una actividad exitosa, llévalo para mostrarlo y para contarlo. Mejor aún, deja que los visitantes participen de alguna manera, quizás probando lo que promocionas.

Actividades. Úsalas para atraer gente al stand. Tener un dibujo de un gran premio puede servir para captar un montón de contactos. Incluso cuando la actividad es tirar bolitas y colarlas en un agujero o jugar al golf portátil, estos juegos puede atraer a gente y que se queden más tiempo y así podrás hablar con ellos, dejar que te conozcan y sepan porqué estás allí.

Una mesa y unas sillas. De nuevo, los organizadores de la exposición podrían proporcionarlos o no. Si no estás segura, pregunta.

Luces. Si crees que necesitarás luces, asegúrate de tener una fuente de electricidad.

Tomar agua. Hablarás mucho y podría ser caro o incómodo visitar las instalaciones de la exposición.

¡Vístete para tener éxito! Procura tener personal en el stand que sean atractivos, que se arreglen de manera apropiada, eso llama la atención. Esto hará que tu empresa, tu organización, tu stand destaque del resto de los stands y serás parte de la exposición.

Prepara la exposición pronto. Ve con bastante tiempo para preparar el stand y para conocer las instalaciones antes de que se llene de gente. Preparar el stand tan pronto como las puertas se abran significa que no perderás el tiempo rebuscando los letreros o las cajas en lugar de estar transmitiendo lo que quieres.

Mira tú stand desde fuera. Una vez que esté listo, vete hacia fuera y observa el stand desde el punto de vista del visitante. ¿Se ven los letreros con claridad desde distintas direcciones por dónde la gente vendrá? ¿Es atrayente tu stand? ¿Hay alguna cosa que pueda distraer?

Piensa por donde vendrá el público. ¿Quieres estar detrás de la mesa con el público delante, o quieres que la mesa esté detrás del stand y así puedes acercarte a la gente e invitarlas a que entren?

Se amigable. Habla con tus clientes. Cuando ellos llegan al stand, permíteles unos segundos y diles: "Hola". Probablemente ellos también te dirán hola. Después sonríe, y háblales de tu expositor. Normalmente si comienzas a hablar de cualquier cosa, como el buen día que hace o lo guapo que es su niño, podrás pasar más tiempo con ellos y se distraerán de los regalos. Cuando comiences una conversación podrás hablar sobre estas cosas. Recuerda sonreír y decir: "Gracias, ¡vuelva cuando quiera! ". Entrégales también una tarjeta de visita si tienes e infórmales dónde será el siguiente sitio que estarás.

Pregunta a las persona qué es lo que les interesa. Esto hace que se metan en la conversación y esto te servirá para saber qué tono usar. Que sea tono informativo, o comercial o algo entre ambos.

Intercambia información con los contactos. Diles a los visitantes interesados cómo pueden seguirte y cómo los puedes seguir tú. Y después asegúrate de recolectar una base de datos para la empresa como beneficio

CONTRATO DE STAND CONTRATO DE ARRENDAMIENTO TEMPORAL DE CUBÍCULO DE EXPOSICIÓN (STAND) QUE CELEBRAN POR UNA PARTE____________________________Y POR LA OTRA __________________________________A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINA “EXPOSITOR”, QUIENES SE SUJETAN EL TENOR DE LAS SIGUIENTES DECLARACIONES Y CLÁUSULAS.DECLARACIONESDECLARA LA EMPRESA ________________________________ SER UN ORGANISMO EMPRESARIAL LEGALMENTE CONSTITUIDO DE CONFORMIDAD CON LA LEY DECLARA IGUALMENTE QUE ES SU INTENCIÓN CELEBRAR UNA EXPOSICIÓN COMERCIAL Y DE SERVICIOS EN LA CUAL ARRENDARA UN TOTAL DE ______ STANDS EN EL _____________________ LOS DÍAS LOS DÍAS __, __ ,__, DE NOVIEMBRESE CONSIDERA STAND A CADA UNO DE LOS CUBÍCULOS DE EXPOSICIÓN DISPONIBLE DENTRO DEL CENTRO DE CONVENCIONES DE _______________________ LIMITADO A LAS SIGUIENTES MEDIDAS _________ MTS DE FRENTE POR _______ MTS DE FONDO Y 2.5 M DE ALTURA LOS CUALES CONTARAN CON NUMERO DE IDENTIFICACIÓN INDIVIDUAL SUCESIVO.

DECLARA EL EXPOSITOR QUE ES SU INTENCIÓN PARTICIPAR EN LA EXPOSICIÓN COMERCIAL EN REPRESENTACIÓN Y EXPOSICIÓN DE SU EMPRESA PARA ELLO DESEA ARRENDAR UN STAND CON EL FIN DE EXHIBIR EN EL ESPACIO CONTRATADO, LOS BIENES, PRODUCTOS DE SU PROPIEDAD DURANTE LAS FECHAS EN QUE SE DESARROLLARÁ LA EXPOSICIÓN.

DECLARA EL EXPOSITOR ESTAR ENTERADO PERFECTAMENTE DE SUS OBLIGACIONES COMO EXPOSITOR Y DEL REGLAMENTO DE LA EXPOVENTA 2014DECLARA EL EXPOSITOR ESTAR DE ACUERDO EN CUBRIR EL DEPOSITO BUENO POR LA CANTIDAD DE __________ A FIN DE GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REGLAMENTOS DE LA EXPOVENTA 2014, REEMBOLSABLE AL FINAL DEL EVENTO A CRITERIO DEL COMITÉ ORGANIZADOR. EL EXPOSITOR MANIFIESTA EXPRESAMENTE ESTAR DE ACUERDO CON EL LUGAR ASIGNADO DE SU STAND.

CLAUSULAS EXPOSITORES, SERVICIO Y ARTÍCULOS APROBADOS PARA EXHIBIRSE1. LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ILÍCITOS, COPIAS DE PRODUCTOS, FALSIFICACIONES CONTRABANDO ETC. QUE VIOLEN LAS LEYES DE PROTECCIÓN A LOS DERECHOS INDUSTRIALES O DE AUTOR NO SERÁN ADMITIDAS, SOLO PODRÁN EXHIBIRSE PRODUCTOS Y SERVICIOS LÍCITOS Y PRODUCTOS PREVIAMENTE AUTORIZADOS POR EL COMITÉ, SIN QUE SU SOLA APROBACIÓN RESULTE VINCULANTE PARA LA EMPRESA, YA QUE ES RESPONSABILIDAD DEL EXPOSITOR LA LEGALIDAD DE SU PRODUCTO Y POR ENDE QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO LA INTRODUCCIÓN DE PRODUCTOS O EXPOSICIÓN DE SERVICIOS DISTINTOS A LOS APROBADOS POR EL COMITÉ PARA CADA STAND BAJO PENA DE DECOMISO DE PRODUCTOS Y RECISIÓN DE CONTRATO DE STAND.DE LA ASIGNACIÓN Y CANCELACION DE STAND ARRENDADOS 1.- LA EMPRRESA DISPONE DE UN MAPA ILUSTRATIVO EN EL QUE SE INDICAN CADA UNO DE LOS STANDS DISPONIBLES PARA ARRENDAR A - SE REQUIERE UN PAGO MININO DEL 50% POR CONCEPTO DE APARTADO Y ASIGNACION DEL STAND DE ACUERDO A LA DISPONIBILIDAD Y LINEAMIENTOS DE CLASIFICACION QUE ASIGNA EL COMITE, EL RESTO PODRÁ PAGARSE EN PARCIALIDADES

TENIENDO COMO FECHA LIMITE PARA LIQUIDAR EL PAGO TOTAL EL DIA _____ DE NOVIEMBRE 2014. B).- EN CASO DE SELECCIONAR VARIOS EXPOSITORES, UN MISMO ESPACIO SE ASIGNARA TOMANDO EN CONSIDERACIÓN, EL PRIMER PAGO ACREDITADO EN FIRME. C). EN CASO DE DEVOLUCIÓN DE ALGUN CHEQUE PRESENTANDO EN TIEMPO Y NO PAGADO POR CAUSA IMPUTABLE AL EXPOSITOR, ESTE NO SOLO ACEPTA PAGAR A LA EMPRESA, DE CONFORMIDAD CON EL ARTICULO 193 DE LA LEY GENERAL DE TITULOS Y OPERACIONES DE CREDITO, EL 20% DEL IMPORTE DEL DOCUMENTO SI NO QUE TENDRÁ POR CONSECUENCIA AUTOMATICA LA RESCISION DEL CONTRATO SIN RESPONSABILIDAD PARA LA EMPRESA.2. EL COMITÉ PODRA CANCELAR SIN RESPONSABILIDAD EL PRESENTE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE STAND, ANTES DE INICIAR Y DURANTE EL DESARROLLO DE LA EXPOVENTA POR DECISIÓN IRREVOCABLE DEL COMITÉ ANTE LA VIOLACIÓN A CUALQUIER PROHIBICIÓN EXPRESA, y/o EN CASO DE ACTUALIZARSE ALGUNA DE LAS FALTAS GRAVES CONSIDERADAS EN EL REGLAMENTO DE LA EXPOVENTA O A CONSIDERACION DEL COMITÉ ORGANIZADOR.

DEL ESPACIO CONTRATADO 1.- EL EXPOSITOR SE LIMITARÁ A INSTALAR Y DECORAR SU STAND UNICAMENTE EN EL ESPACIO CONTRATADO APEGADO AL REGLAMENTO ANEXO AL CONTRATO Y NO PODRÁ OCUPAR POR NINGUN MOTIVO LOS ESPACIOS COMUNES DESCRITOS EN EL REGLAMENTO COMO SON PASILLOS CORREDORES ETC. MUCHO MENOS EL ESPACIO DEL EXPOSITOR CONTIGUO. 2.- LA ALTURA MAXIMA DEL STAND ESTA DELIMITADA A UN MAXIMO DE 2.5 METROS. 3.- QUEDA PROHIBIDO CONSTRUIR PUENTES O UNIONES SOBRE LOS PASILLOS Y ENTRE CADA STAND. 4.- LAS MUESTRAS DE PRODUCTOS, OBSEQUIOS, PUBLICIDAD, PROMOCION EN VENTAS ETC. DEBERA DE LLEVARSE ACABO UNICAMENTE DENTRO DEL ESPACIO CONTRATADO. 5.- NO ESTA PERMITIDO SOBREPONER O UTILIZAR EL ANTEPECHO PARA COLOCAR PUBLICIDAD O CUALQUIER OTRO TIPO DE ELEMENTO QUE INTERFIERA EN LA UNIFORMIDAD DEL EVENTO.

DE LAS OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR1.- El EXPOSITOR QUEDA EXPRESAMENTE OBLIGADO A EXHIBIR EL SERVICIO O PRODUCTO PROPIO AUTORIZADO PARA SU STAND BAJO NINGUNA CONDICION ESTA FACULTADO A SUBARRENDAR O CEDER AUN ASI SEA PARCIALMENTE EL ESPACIO CONTRATADO A OTRA EMPRESA U EXPOSITOR. LA VIOLACIÓN A ESTA PROHIBICIÓN SERA MOTIVO DE RESCISION DEL PRESENTE CONTRATO SIN NINGUNA RESPONSABILIDAD PARA LA EMPRESA Y SIN REEMBOLSO. 2.- El EXPOSITOR QUEDA EXPRESAMENTE OBLIGADO A CUMPLIR EL REGLAMENTO DE LA EXPOVENTA 2014 Y ACEPTA COMO MAXIMA AUTORIDAD AL COMITÉ Y SUS DECISIONES SE TIENEN COMO IRREVOCABLES. 3. EL MONTAJE Y DECORACIÓN DE LOS MODULOS SE REALIZARÁ DE ACUERDO A LA CALENDARIZACION QUE LA EMPRESA OTORGARA A CADA UNO DE LOS EXPOSITORES. 4.- LA EMPRESA NO SE HACE RESPONSABLE DE DAÑOS, EXTRAVIOS, ROBOS EN PERJUICIO DEL EXPOSITOR DURANTE EL PERIODO SEÑALADO, EL EXPOSITOR SERÁ RESPONSABLE DE SU INVENTARIO, MERCANCIAS, MOBILIARIO Y EQUIPO.

6.- EL EXPOSITOR DEBERA VERIFICAR EL ESTADO GENERAL DEL ESPACIO QUE CONTRATÓ, PONIENDO ESPECIAL ATENCIÓN AL SUMINISTRO DE ENERGIA ELECTRICA, EN CASO DE ENCENDER EQUIPO DE COMPUTO O SIMILARES, DEBERA INSTALAR POR SU CUENTA UN REGULADOR DE VOLTAJE Y EVENTUALMENTE EQUIPO DE RESPALDO. 7.- PARA DESMONTAR EL MATERIAL EXPUESTO, SE CONTARA CON EL DÍA SIGUIENTE A LA FECHA DE CLAUSURA DEL EVENTO 8.- A PARTIR DE LA FECHA ________ SE SUSPENDERA LA VIGILANCIA, SE RETIRARAN LOS COORDINADORES RESPONSABLES Y SE CONSIDERARA COMO DESHECHO LOS MATERIALES RESTANTES, LA CAMARA DE COMERCIO NO SE HARA RESPONSABLE, DE DAÑOS ROBOS O EXTRAVIOS DE MATERIALES O MERCANCÍAS DE LOS STANDS. 9.- LAS DEMANDAS QUE LOS PROPIETARIOS DEL RECINTO PRESENTARAN POR INCUMPLIMIENTO EN EL DESALOJO OPORTUNO O DAÑOS EN LAS INSTALACIONES Y RESPONSABILIDAD CIVIL EN LOS QUE INCURRA EL EXPOSITOR, NO LE SERAN TRASLADADAS. A LA EMPRESA. 10.-EL EXPOSITOR PODRA TENER ACCESO UNICAMENTE A LA FUENTE DE ENERGIA DENTRO DEL ESPACIO CONTRATADO.

DE LAS OBLIGACIONES DE LA EMPRESA1.- LA LIMPIEZA DE LAS AREAS COMUNES SERÁ PROPORCIONADA POR LA EMPRESA2.- LA EMPRESA VIGILARA LOS ACCESOS DE PERSONAS Y MERCANCÍAS AL RECINTO.3.- LA EMPRESA ASIGNARA DOS 2 GAFETES POR CADA ESPACIO CONTRATADO. 4.- LA EMPRESA ATENDERA MEDIANTE EL COMITÉ A AQUELLOS EXPOSITORES QUE TENGAN REQUERIMIENTOS NO CONSIDERADOS EN EL REGLAMENTO SIEMPRE Y CUANDO PRESENTEN UNA SOLICITUD POR ESCRITO, EN PAPEL MEMBRETADO DE LA EMPRESA, CON FIRMA AUTORIZADA A MAS TARDAR EL DIA _________________ EN DONDE MENCIONEN DETALLADAMENTE SUS REQUERIMIENTOS SIN QUE LA PRESENTACIÓN DE ESTA SOLICITUD IMPLIQUE OBLIGACIÓN DE RESPUESTA POSITIVA O INMEDIATA. PARA TODO LO RELATIVO A LA INTERPRETACION, EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DEL PRESENTE CONTRATO LAS PARTES SE SOMETEN A LA DESISCION DEL COMITÉ DE LA EXPOVENTA 2014 O EN SU DEFECTO A LA JURIDICCION DE LOS TRIBUNALES COMPETENTES DE LA CIUDAD DE BARRANQUILLA RENUNCIANDO AL FUERO QUE POR RAZONES DE SUS DOMICILIOS ACTUALES O FUTUROS, O QUE POR CUALQUIER OTRA CIRCUNSTANCIA LES PUDIERA CORRESPONDER.

LEIDO QUE FUE POR AMBAS PARTES Y CONOCIENDO SU ALCANCE LEGAL LO FIRMAN EL DIA_____________DE __________________________ DEL 2013.EMPRESA______________________________EL EXPOSITOR _______________________________ _________________________________ NOMBRE Y FIRMA

DATOS DE INDIVIDUALIZACION Y FACTURACION NOMBRE._________________________________________________________ NOMBRE O RAZON COMERCIAL: ___________________________________________ R.F.C.: ________________________________________________ DOMICILIO: _____________________________________________________________ C.P.: ____________ CIUDAD____________________ ESTADO ___________________ TEL. ____________________________ FAX. _______________________________ EMAIL: __________________________________________________________________