Edita: SECRETARA GENERAL TCNICASubdireccin General de Publicaciones, Informacin y Documentacin.

N.I.P.O.: 55-06-096-2 N.I.P.O.: 551-09-010-9 (publicacin electrnica)I.S.B.N.: 84-88-325-7Depsito Legal: M-47.363-006Imprime: Artes Grficas PALERMO, S.L.

MINISTERIO DE CULTURA

exposicionestemporales

organizacingestin

coordinacin

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5MINISTERIODE CULTURA

Carmen Calvo PoyatoMinistra de Cultura

Antonio Hidalgo LpezSubsecretario de Cultura

Julin Martnez GarcaDirector General de Bellas Artes y Bienes Culturales

8Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes

Direccin:Elena Hernando GonzaloSubdirectora General de Promocin de las Bellas Artes

Coordinacin:Anunciacin Farias LamasCarmen Padilla MontoyaMara de Prada Lpez

Redaccin:Anunciacin Farias LamasIria Losada BaltarCarmen Padilla MontoyaMara de Prada LpezMariflor Sanz Mallo

Diseo:ruiz.ampuero arquitectos

Maquetacin:

Manuel Urea Holgado

Agradecemos la colaboracin de:Ana Azor LacastaPilar Barraca de RamosElena Corts GmezCarmen Dez RodrigoCarmen Esteban MarcosConsuelo Luca de TenaPilar Moreno SastreJorge Pascual RodrguezAlicia Prez RodrguezPilar Snchez Llorente.

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ndice

organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

viabilidad del proyecto ............................................................4valoracin cultural .............................................................................4valoracin econmica ........................................................................5

normas de actuacin ................................................................6principios deontolgicos ....................................................................6legislacin aplicable ...........................................................................7

configuracin del equipo profesional .......................................9comisariado .......................................................................................9diseo de montaje .............................................................................20coordinacin tcnica ..........................................................................20otros profesionales ............................................................................2

desarrollo del proyecto ............................................................22convenios de colaboracin .................................................................22gestin econmica .............................................................................23coordinacin tcnica ..........................................................................23

convenios de colaboracin . . . . . . . . . . . . . 5

consideraciones generales ........................................................28fundamento .......................................................................................29regulacin ..........................................................................................3

convenios de la subdireccin general de promocin de las bellas artes ........................................................................................33

clases .................................................................................................34contenido ..........................................................................................35

procedimiento .........................................................................40inicio: trmites previos .......................................................................4redaccin del convenio ......................................................................4tramitacin ........................................................................................42firma ..................................................................................................43archivo y seguimiento del convenio ...................................................43

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gestin econmica . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

programacin econmica ........................................................48financiacin .......................................................................................49delimitacin de necesidades ..............................................................49estimacin de costes ..........................................................................5

gestin financiera ....................................................................53fases de la gestin del gasto ..............................................................54procedimientos de gestin del gasto..................................................55

contratacin administrativa ......................................................57regulacin de los contratos ................................................................58clasificacin de los contratos .............................................................58expediente de contratacin ...............................................................60seguimiento de expedientes...............................................................64calendario de contratacin ................................................................66memoria econmica y archivo ..........................................................68

coordinacin tcnica . . . . . . . . . . . . . . . . 7

preparacin .............................................................................74prstamos ..........................................................................................75seguros ..............................................................................................80embalaje y transporte ........................................................................86montaje .............................................................................................9

exhibicin ................................................................................96inauguracin ......................................................................................97mantenimiento y control ....................................................................98comunicacin y difusin ....................................................................99

clausura .................................................................................02desmontaje ......................................................................................03devolucin del prstamo ..................................................................04anlisis y evaluacin de la exposicin ..............................................04archivado de la exposicin ...............................................................06

anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .0

anexos gestin econmica .....................................................

anexos coordinacin tcnica ..................................................2

organizacin

viabilidad del proyecto

normas de actuacin

configuracin del equipo profesional

desarrollo del proyecto

Conmemoraciones, aniversarios,

aportaciones de investigaciones recientes, nuevas adquisiciones que se incorporan a una coleccin,

poltica expositiva de fondos que integran colecciones estables,

programas de intercambio entre instituciones, polticas culturales de colaboracin entre instituciones

de mbito nacional y/o internacional, y un largo etctera...

....son algunos de los muchos MOTIVOS que podrn justificar la organizacin de una exposicin temporal.

En funcin de los diferentes objetivos y fines que se propongan las Instituciones o Entidades organizadoras de este tipo de manifestaciones culturales, el abanico de posibilidades se multiplicar y diversificar considerable y progresivamente.

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viabilidad del proyecto

Una vez que se haya propuesto el motivo de la exposicin, y con carcter previo a la toma de decisin sobre la produccin de una exposicin temporal, el Organizador deber realizar un estudio amplio que contemple no slo una valoracin cultural sino tambin una valoracin econmica del proyecto expositivo, con el fin de proceder a la estimacin de su necesidad, oportunidad y viabilidad.

Sin pretender la exhaustividad, a continuacin se relacionan algunos de los aspectos que se debern analizar para obtener las correspondientes valoraciones del proyecto:

valoracin cultural La oportunidad y necesidad de la realizacin del proyecto, y si el motivo que

lo origina est en consonancia con la misin, fines y objetivos encomendados a la Institucin o entidad organizadora.

El rigor cientfico-cultural del discurso expositivo, as como la calidad del contenido de la muestra.

La relacin de los objetos que podran formar parte de la misma, y su adecuacin al discurso expositivo.

Los colaboradores cientficos que participarn en el proyecto.

La idoneidad de la sede y de la fecha, propuestas para su exhibicin.

La relevancia y el inters social y cultural de posibles Instituciones o entidades colaboradoras.

El valor pedaggico y el inters cultural para el pblico que asista a la exposicin.

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valoracin econmica Los recursos humanos necesarios para la organizacin de la exposicin.

El estado de conservacin de los objetos que participarn en la exposicin y si precisan algn tratamiento de limpieza, restauracin u otro tipo de intervencin, en caso de que el organizador lo asuma como contrapartida del prstamo.

La valoracin aproximada de los bienes culturales a efectos de contratacin de plizas de seguro.

La manipulacin y traslado de los objetos desde sus lugares de procedencia hasta el lugar de la exposicin.

El diseo, realizacin y montaje de elementos expositivos.

Las actuaciones necesarias para la comunicacin y difusin de la exposicin.

La aceptacin de posibles aportaciones de Instituciones o entidades colaboradoras, o necesidad de bsqueda de los mismos.

normas de actuacin

principios deontolgicosSea cual sea el motivo que da origen a la produccin y realizacin de una exposicin temporal, conviene sealar que el respeto a los principios de tica

y deontologa asentados en materia de exposiciones temporales, deber ser norma de general aceptacin que gue la actuacin de todos los profesionales que participen en su organizacin.

En primer lugar, y con el fin de lograr que la contribucin al desarrollo cultural y social se demuestre eficaz, los proyectos que se propongan debern manifestarse de relevante inters para los colectivos sociales a quienes van dirigidos.

Se habr de tener en cuenta que:

La solicitud de prstamo de bienes culturales para exposiciones temporales se har nicamente cuando su presencia resulte imprescindible para la comprensin del discurso expositivo.

El organizador deber asegurarse de la procedencia lcita de los bienes culturales.

Se tendr que respetar la confidencialidad y permanencia en el anonimato del prestador, cuando el mismo as lo solicite.

El estado de conservacin del objeto permitir su movilidad sin riesgos aadidos a los propios de su manipulacin y traslado al lugar de exposicin.

Cdigo de Deontologa Profesional del ICOM. Recomendaciones sobre Movilidad de las Colecciones del Museos Europeos. Informe

elaborado por un grupo independiente de expertos del Consejo de la Unin Europea. 2005.

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La exposicin se realizar en salas idneas y adecuadas a los objetos que se expongan.

Los objetos se exhibirn en condiciones ptimas para su preservacin y conservacin.

Desde el inicio del proyecto hasta la conclusin del mismo, dichos principios sern causa y motor del desarrollo de las diferentes y sucesivas fases de la produccin y realizacin de una exposicin temporal.

legislacin aplicableLa organizacin de una exposicin temporal en territorio espaol, requiere la sujecin a la normativa jurdica estatal y autonmica vigente que regula mltiples y variados aspectos que afectan al desarrollo del proyecto expositivo, destacando:

Real Decreto del 24 de julio de 1889, por el que se aprueba el Cdigo Civil espaol.

Dedica su Titulo X a la regulacin del Prstamo con carcter general.

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol. Regula la salida de bienes de inters cultural de los Museos, Archivos

y Bibliotecas de Titularidad Estatal.

Regula la salida de bienes culturales del territorio espaol para participacin en exposiciones temporales.

Real Decreto 620/1987, de 10 de abril, por el que se aprueba el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espaol de Museos.

Regula lo relativo a los bienes de inters cultural que se custodian en los museos.

Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas.

Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.

Para cuestiones relativas al patrocinio de la Exposicin Temporal. Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria. Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

Regula todo lo relativo a la exportacin e importacin de bienes culturales para exposiciones temporales y los correspondientes trmites aduaneros.

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Ley de Presupuestos Generales del Estado. Regula los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintos

rganos de la Administracin para realizar su cometido a lo largo del correspondiente ejercicio econmico.

Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro. Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, por el que se desarrolla

la disposicin adicional novena de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol, sobre Garanta del Estado para obras de inters cultural.

Ley 23/1992, de 30 de julio, de Seguridad Privada, modificada por Real Decreto Ley 2/1999, de 29 de enero.

Real Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Seguridad Privada.

Regula la utilizacin de los servicios de escolta, as como los servicios de seguridad privada en espacios pblicos.

Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.

Ley 19/2006, de 5 de junio, por la que se amplan los medios de tutela de los derechos de propiedad intelectual e industrial, y se establecen normas procesales para facilitar la aplicacin de diversos reglamentos comunitarios.

Regula los derechos de autor y los derechos de reproduccin. Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado.

Regula la participacin solidaria de los ciudadanos en actuaciones de voluntariado, en el seno de organizaciones sin animo de lucro pblicas o privadas.

Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y Comunicacin Institucional.

configuracin del equipo profesional

Estudiada la viabilidad del proyecto y aceptada su realizacin, se proceder a configurar el equipo profesional necesario para los trabajos de desarrollo y control de las diferentes fases que culminarn en la realizacin de la exposicin temporal.

comisariadoEl comisariado o direccin cientfica de la exposicin asume la responsabilidad de definir y elaborar el proyecto y discurso expositivo y la seleccin de los bienes culturales que se pretende exponer. El proyecto, siguiendo criterios de actualidad, deber compaginar la aportacin de un elevado contenido cientfico-cultural con el aspecto divulgativo de modo que resulte estimulante tanto para especialistas y expertos como para el pblico en general.

Funciones:

Elaborar el proyecto cientfico-cultural y definir sus caractersticas. Seleccionar y localizar los objetos a exponer. Coordinar el discurso expositivo y diseo de montaje. Aportar la informacin complementaria a la exposicin: textos,

documentos, grficos, etc.

Redactar los textos para el material de comunicacin y difusin de la exposicin.

Colaborar con el equipo de diseo y de coordinacin en la supervisin del montaje de la exposicin.

Realizar la coordinacin cientfica del catlogo, en su caso.

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diseo de montajeSe desarrollar en estrecha colaboracin con la entidad organizadora y las directrices del comisariado de la exposicin ya que el montaje deber respetar la coherencia del discurso cientfico-cultural, adems de favorecer su lectura, comprensin e interpretacin por el pblico.

Generalmente, el diseo de la exposicin se realiza por equipos profesionales formados por arquitectos, diseadores y otros especialistas en diferentes tareas complementarias y necesarias para un buen montaje expositivo, el cual debe conciliar la esttica con condiciones de conservacin preventiva y seguridad de los bienes culturales.

El diseo del montaje conlleva:

Elaboracin del proyecto tcnico de diseo del espacio expositivo que incluir distribucin y ubicacin de las piezas, itinerario y circulacin de visitantes.

Diseo de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario que se requiera.

Delineacin de planos para su construccin. Definicin de materiales. Propuesta de iluminacin. Diseo de la grfica de la exposicin. Direccin tcnica del montaje en colaboracin con el comisario y el

coordinador.

coordinacin tcnicaAna los esfuerzos de todas las personas que intervienen en el desarrollo del proyecto y se responsabiliza de las gestiones necesarias en cada momento para su realizacin, llevando a cabo:

Solicitud del prstamo de los objetos que participarn en la exposicin. Anlisis de las condiciones del prstamo, y de las necesidades

especficas de los objetos para la contratacin de:

Diseo de montaje.Intervenciones de limpieza, restauracin...Embalaje y Transporte.Pliza de Seguro.

Solicitud de la Garanta del Estado, en su caso. Control de recepcin y devolucin de objetos. Control y supervisin del montaje y desmontaje. Coordinacin tcnica del catlogo.

otros profesionalesPara el buen desarrollo del proyecto se requiere de:

Personal Tcnico y Administrativo:Que proporcione la cobertura necesaria para desarrollar las tareas de gestin y tramitacin jurdica, econmica y administrativa.

Personal de Difusin y Comunicacin:Que coordine las labores de publicidad, actividades educativas y evaluacin de la muestra.

Asimismo ser necesario la colaboracin complementaria de otros profesionales y tcnicos en:

Restauracin:En numerosas ocasiones ser necesario proceder a tareas de limpieza y/o restauracin de los bienes culturales para que renan las condiciones idneas de exhibicin.

Fotografa:Si el titular del bien no dispone de material fotogrfico del objeto, o ste no tiene la calidad suficiente para una buena reproduccin en el material que se requiera, el organizador tendr que prever la obtencin del mismo por fotgrafos profesionales.

Especialistas en nuevas tecnologas:La creciente incorporacin de materiales audiovisuales e informticos en el propio espacio expositivo y en actividades complementarias de comunicacin y difusin requiere de personal especializado en estas reas.

Adems de la contratacin de empresas con personal especializado en:

Manipulacin, transporte y montaje de bienes culturales. Vigilancia y seguridad.

desarrollo del proyecto

Considerada la necesidad, oportunidad y viabilidad del proyecto expositivo, y definido el equipo profesional que se ocupar de su puesta en marcha, se inicia el desarrollo del proyecto.

Las herramientas ms importantes que van a facilitar dicho desarrollo sern los Convenios de Colaboracin, la Gestin Econmica y la Coordinacin Tcnica, a las que se dedican los prximos tres captulos de esta publicacin.

convenios de colaboracinSiempre que se estime oportuna la colaboracin de otras Instituciones o entidades interesadas en el proyecto, tanto pblicas como privadas, los trminos de dicha colaboracin debern manifestarse por escrito en diferentes acuerdos y convenios de colaboracin que ordenen y regulen el reparto de tareas, responsabilidades y contrapartidas.

Entre los aspectos susceptibles de ser objeto de un Convenio -y que se tratan en profundidad y con detalle en el captulo dedicado a convenios de colaboracin- se podran destacar, entre otros, los que hacen referencia a:

Salas o espacios en los que se muestran las exposiciones temporales, que por su titularidad podrn ser pblicas o privadas (Administraciones Pblicas -Estatal, Autonmica, Local-, Cajas de Ahorros, Entidades Bancarias, Empresas, Fundaciones, Asociaciones, Particulares, etc)

Frmulas de financiacin que permitan distribuir la gestin del gasto pblico entre diferentes administraciones y/o Instituciones pblicas y privadas, o lograr acuerdos de cofinanciacin pblica-privada mediante la gestin de la aportacin econmica del sector privado a travs de las diferentes modalidades de Patrocinio.

gestin econmicaUna vez definidas las correspondientes partidas y contrapartidas entre Administracin y entidades colaboradoras, la gestin econmica de la Administracin estar sujeta tanto a la Ley de Presupuestos Generales del Estado, aprobada anualmente para cada ejercicio econmico, como a la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas.

As, mientras que la Ley de Presupuestos establece las partidas presupuestarias de gastos que se asignan a cada programa, en este caso al de Exposiciones, la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas fija la tipologa de los mismos por su objeto, al tiempo que regula tanto el procedimiento como la forma de su adjudicacin.

Adems, la ejecucin del presupuesto estar sometida a control interno en todas sus fases. La Intervencin General de la Administracin del Estado, a travs de su doble funcin de intervencin y de control financiero, asegurar la actuacin del sector pblico con sometimiento a los principios de legalidad, eficacia y economa.

coordinacin tcnicaFinalmente y para el buen desarrollo del proyecto, ser necesaria una coordinacin tcnica que asegure la puesta en comn de las mltiples tareas imprescindibles para la produccin y realizacin de la exposicin temporal.

La solicitud de bienes culturales, en calidad de prstamo temporal, para su participacin en la exposicin, que se realice a Instituciones, entidades y/o colecciones pblicas o privadas generar una serie de compromisos que debern ser asumidos por el organizador de la muestra.

Una vez establecidas las premisas de la conservacin preventiva y seguridad que requieren este tipo de bienes, la cobertura de riesgos a travs de suscripcin de las correspondientes plizas de seguro, los trabajos de embalaje y transporte de los bienes as como su instalacin en la sala de exposicin por personal especializado, permitirn la exhibicin de los mismos en ptimas condiciones de contemplacin por el pblico.

Al mismo tiempo se deber llevar a cabo una programada publicidad y difusin de la misma, desde la organizacin del acto inaugural y presentacin a los medios de comunicacin, pasando por la edicin de diferentes publicaciones, hasta la oferta de todo tipo de actividades comunicativas. Todo ello tendr que ser previsto en el proyecto de una exposicin para intentar alcanzar su mxima difusin y comunicacin social.

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Concluida su exhibicin al pblico, la consiguiente evaluacin de la exposicin en base a los diferentes objetivos que la organizacin se haya fijado al inicio de la misma constituir el autntico cierre de una exposicin temporal.

Finalmente, y por lo que se refiere al correspondiente y adecuado archivado de la documentacin generada en torno a la exposicin temporal, es importante sealar que ste debe contemplarse no como una mera tarea administrativa de menor importancia, sino como el cumplimiento de un compromiso tico y una obligacin jurdica que atae a la conservacin del patrimonio documental tal y como establece la Ley del Patrimonio Histrico Espaol.

DESARROLLO DELPROYECTO EXPOSITIVO

CONOCIMIENTOS MUSEOGRFICOS

TRABAJO EN EQUIPO

COMISARIO

GESTOR

DISEADOR

PROYECTO CIENTFICO

JURDICO

ADMINISTRATIVO

COORDINADOR

PUBLICACIONES

ESPACIO EXPOSITIVO

PUBLICACIONES

EXPOSICIN - COMUNICACIN

EMISOR - ORGANIZADOR RECEPTOR - VISITANTE

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convenios de colaboracin

consideraciones generales

convenios de la subdireccin general de promocin de las bellas artes

procedimiento de tramitacin

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El objetivo de este captulo consiste en proponer una gua que permita orientar a aquellas entidades que estn interesadas en organizar una exposicin en colaboracin

con otra institucin.

La ya de por s amplia figura del CONVENIO presenta la utilidad, en este marco de colaboracin, de reflejar en un solo texto el alcance y caractersticas de cada exposicin,

as como las diversas expectativas, necesidades y objetivos que se plantean las Instituciones cuando deciden cooperar entre s para poner en marcha el

proyecto expositivo.

Efectivamente, si la exposicin ya inaugurada muestra el satisfactorio resultado en el que convergen todas las

etapas que se han ido sucediendo mientras se enlazaba el esfuerzo comn de multitud de intervinientes, el convenio no deja de ser un documento que, permaneciendo en un

trasfondo no visible, representa el mutuo respeto hacia los compromisos adoptados por cada parte, siempre

necesario para que se pueda conseguir dicho objetivo final.

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consideraciones generales

Cuando se utiliza el trmino convenio para aludir al documento en el que se plasman las condiciones que van a permitir desarrollar una exposicin, se hace necesario formular una advertencia previa pues, como seala G. Fernndez Farreres, la denominacin de convenio se utiliza dentro del mbito general de actuacin de la Administracin Pblica, en tanto que declaracin que procede no slo de la voluntad de la Administracin como sera el caso de un acto administrativo sino, a la vez, de esa voluntad y de otra u otras propias de otros sujetos.

Por este motivo, se puede acoger la definicin que ofrece Pablo Martn Huerta de los convenios interadministrativos como negocios jurdicos de Derecho pblico y de carcter intuitu personae que celebran las Administraciones y entes pblicos en pie de igualdad, con el fin de satisfacer las necesidades derivadas de la colaboracin administrativa.

Sin embargo, tambin es cierto que a travs de la utilizacin del trmino convenio no se pretende hacer, como observa Jos M. Rodrguez de Santiago, una remisin a una precisa naturaleza jurdica del acto en cuestin, sino slo expresar que en la formacin del mismo intervienen voluntades concurrentes de dos o ms sujetos, uno de los cuales puede o no ser una Administracin Pblica.

En resumen, a lo largo de las pginas que siguen se va a entender por convenio aquel instrumento que permite dar cobertura formal a una gran variedad de actuaciones, originando una relacin jurdica de colaboracin entre dos o ms sujetos que tiene como fin la organizacin de una exposicin.

fundamento regulacin

fundamentoEn el caso de que la Administracin sea una de las partes del convenio, como ocurre con las exposiciones que organiza la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, la relacin jurdica adquiere un carcter pblico que obliga a aplicar las normas administrativas. En atencin a este aspecto, puede ser til indicar los motivos por los cuales estas caractersticas presentan algunas peculiaridades. Por ello, las consideraciones que a continuacin se exponen son adaptables a las necesidades de cada entidad en funcin de sus circunstancias y del rgimen jurdico que, en consecuencia, pueda ser aplicable.

El convenio se utiliza para conseguir un fin comn. Cuando una de las partes es una Administracin Pblica, dicho fin ha de encontrarse amparado por una norma. Por ejemplo, las normas que regulan la estructura del Ministerio de Cultura atribuyen a la Direccin General de Bellas Artes y Bienes Culturales la funcin de organizar exposiciones, por lo que realiza convenios para poder desarrollar esta competencia en colaboracin con otras entidades.

Una de las cuestiones que se plantea al analizar la figura de los convenios de colaboracin es la relativa a su denominacin, esto es, por qu se escoge el trmino de convenio y no, por ejemplo, el de contrato, entendido en su acepcin formal como acuerdo de dos o ms voluntades tendente a la creacin de un vnculo jurdico.

El convenio se basa en la necesidad de llegar a un acuerdo; esto permite que, en el caso de las Administraciones Pblicas, el convenio se convierta en la habilitacin normativa que permite el reparto de responsabilidades previsto en el mismo. En consecuencia, los contratos que se realicen para hacer efectivo el transporte de las obras, el catlogo, etc., podrn justificar su objeto en el convenio de colaboracin del que traen causa.

Es preciso, pues, distinguir el mbito que corresponde al convenio de colaboracin del objeto que ha de ser regulado por medio de un contrato, dado que la utilizacin de uno u otro por parte de la Administracin no es opcional. El convenio de colaboracin permite distribuir entre las partes firmantes los compromisos necesarios para la realizacin de la exposicin; los contratos, por su parte, hacen efectiva la ejecucin de los distintos servicios comprometidos. El convenio se firma entre las dos o ms entidades que libremente han decidido celebrarlo; los contratos, en el caso de las Administraciones Pblicas, necesitan seguir para su perfeccin el procedimiento establecido en la normativa sobre contratos, que ser el que determine cul ser la empresa adjudicataria del mismo, tal y como se explica en el apartado correspondiente a la contratacin administrativa.

En el caso del convenio, es necesario que el fin que se persigue no se pueda conseguir mediante un contrato, debido a que en este supuesto, se insiste,

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habra que aplicar la normativa sobre contratos de las Administraciones Pblicas.

Es cierto que tanto los convenios de colaboracin como los contratos administrativos son instrumentos adecuados para la realizacin de funciones administrativas y, por este motivo, los principios establecidos en la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas se aplican a los convenios de colaboracin para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse (Texto Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de 6 de junio; en adelante, Ley de Contratos). Sin embargo, a diferencia de lo que ocurre en el caso del contrato administrativo, la actividad desarrollada en los convenios no se manifiesta en una contraposicin de intereses (v. gr., una prestacin de servicios a cambio de una contraprestacin econmica), sino que se trata de una actividad y una gestin que se pretende encauzar en una determinada direccin mediante un simple reparto de tareas, lo cual permite que la Administracin participe en la financiacin de dicha actividad o que, incluso, esta financiacin sea llevada a cabo por otra entidad a travs del patrocinio.

Por estos motivos, la Ley de Contratos excluye del mbito de aplicacin de dicha Ley los siguientes convenios:

. Los convenios de colaboracin que celebre la Administracin General del Estado con la Seguridad Social, las Universidades Pblicas, las Comunidades Autnomas, las Entidades locales, organismos autnomos y restantes entidades pblicas, y los que celebren estos organismos y entidades entre s, salvo que tengan por objeto obras, concesiones de obras pblicas, servicios o suministros y que su importe supere los umbrales establecidos en la misma Ley de Contratos.

2. Los convenios que, con arreglo a las normas especficas que los regulan, celebre la Administracin con personas fsicas o jurdicas sujetas al derecho privado, siempre que su objeto no est comprendido en el de los contratos regulados en dicha Ley o en normas administrativas especiales.

Asimismo, es importante destacar que la bsqueda de la colaboracin con los particulares no elimina las potestades administrativas ni libera a la Administracin de los lmites que el principio de legalidad impone a su actuacin.

Todas estas consideraciones permiten reconocer en el convenio de colaboracin que celebra una Administracin Pblica con otra entidad una evidente naturaleza administrativa por lo que, en consecuencia, corresponde a la jurisdiccin contencioso-administrativa conocer las cuestiones litigiosas que puedan surgir de su interpretacin y cumplimiento (artculo 8.3 de la Ley 30/992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn).

regulacinEl principio de colaboracin, conforme dispone el artculo 3.2 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, rige las relaciones entre las Administraciones Pblicas. Este principio de carcter general es tambin aplicable a las relaciones de colaboracin que, en virtud de un convenio, la Administracin General del Estado pueda entablar con otras entidades de carcter privado.

De forma esquemtica se puede citar la regulacin actualmente vigente en materia de convenios de colaboracin de la forma que sigue:

Convenios entre la Administracin General del Estado y la Administracin de las Comunidades Autnomas

El artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn regula los convenios de colaboracin que puede celebrar la Administracin General del Estado y los organismos pblicos vinculados o dependientes de ella con los rganos correspondientes de las Comunidades Autnomas en el mbito de sus respectivas competencias.

Cuando los convenios se limiten a establecer pautas de orientacin poltica sobre la actuacin de cada Administracin en una cuestin de inters comn o a fijar el marco general y la metodologa para el desarrollo de la colaboracin en un rea de interrelacin competencial o en un asunto de mutuo inters se denominarn Protocolos Generales.

Convenios entre la Administracin Local y las Administraciones del Estado y de las Comunidades Autnomas

Estos convenios encuentran su habilitacin legal en el artculo 57 de la Ley 7/985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Rgimen Local, de forma que la cooperacin econmica, tcnica y administrativa entre dichas Administraciones, tanto en servicios locales como en asuntos de inters comn, se desarrollar con carcter voluntario, bajo las formas y en los trminos previstos en las leyes, pudiendo tener lugar mediante convenios administrativos.

Convenios de colaboracin que celebre la Administracin General del Estado con otras entidades

Con arreglo a la Ley de Contratos, la Administracin General del Estado puede celebrar convenios de colaboracin, adems de con otras Administraciones, con personas fsicas o jurdicas sujetas al derecho privado.

Convenios de colaboracin empresarial en actividades de inters general

El apartado primero del artculo 25 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, entiende por convenio de colaboracin empresarial en actividades de inters general aquel por el cual las entidades a las que se refiere el artculo 6 de dicha Ley, entre las cuales se encuentra el Estado, a cambio de una ayuda econmica para la realizacin de las actividades que efecten en cumplimiento del objeto o finalidad especfica de la entidad, se comprometen por escrito a difundir, por cualquier medio, la participacin del colaborador en dichas actividades.

Antes de finalizar este apartado, es necesario advertir que, por regla general, los convenios celebrados por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes no se incluyen entre los previstos por el artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, sino que se amparan en la habilitacin ms genrica prevista en la Ley de Contratos, a la que antes se aludi, lo cual se manifiesta en la simplificacin de su tramitacin.

convenios de la subdireccin general de promocin de las bellas artes

A continuacin se indican, sin nimo de establecer una enumeracin exhaustiva, los convenios ms representativos elaborados por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, los cuales permiten responder a las necesidades derivadas de la organizacin de la mayor parte de las exposiciones.

clasescontenido

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clases

Convenio marco de colaboracinPermite expresar la voluntad de colaboracin en el desarrollo de proyectos y actividades comunes que posteriormente se plasmarn en convenios especficos para actividades determinadas. Su vigencia suele ser indefinida, sin perjuicio de la denuncia por cualquiera de las partes en la forma y con los requisitos que establezca el propio convenio.

Convenio de colaboracin para la organizacin de una exposicin

Constituye el instrumento habitual que permite regular los compromisos de las partes firmantes para la organizacin de una exposicin concreta, una vez que ha sido aceptado el proyecto. De esta forma, por ejemplo, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes puede mostrar en un Museo Estatal una exposicin organizada por otra institucin.

Protocolo generalEl convenio adoptar esta forma con el objetivo de que un rgano de la Administracin General del Estado y otro de una Comunidad Autnoma puedan fijar el marco general y la metodologa para el desarrollo de la colaboracin en la organizacin de una exposicin.

Convenio de cesin temporalCon el fin de organizar la itinerancia de las exposiciones de produccin propia de la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, entre las que destacan muestras fotogrficas de los ms diversos autores espaoles contemporneos, la Subdireccin dispone de un modelo de convenio de cesin temporal que permite articular estas itinerancias como prstamos giles a terceras instituciones en Espaa y en el extranjero. Con arreglo a este convenio, nicamente se solicita de la entidad receptora que asuma los gastos derivados de la organizacin de la exposicin en su sede, no exigindose ninguna contraprestacin econmica a cambio.

Cesin de salas por parte otra entidadEn ocasiones, con el fin de mostrar las exposiciones producidas por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, es necesario solicitar la colaboracin de otra entidad que disponga de una sala de exposiciones adecuada a este fin.

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PatrocinioEn los convenios de colaboracin se puede reflejar la posibilidad de que las partes firmantes recurran a la colaboracin de determinadas entidades, a los efectos de financiar alguna de las obligaciones que, respectivamente, les corresponden en la organizacin de la exposicin.

Asimismo, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes celebra, al amparo de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, convenios de colaboracin cuyo objeto exclusivo es el patrocinio de una exposicin por parte de una entidad sujeta al derecho privado.

contenido

EstructuraEl contenido de cada convenio depende de aspectos como las necesidades de la exposicin, las preferencias de las entidades firmantes o los requerimientos del ordenamiento jurdico. Por ejemplo, los convenios que se celebren al amparo del artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, debern especificar el contenido previsto en el apartado segundo de dicho artculo.

En el caso de los convenios que tramita la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, se propone que un convenio se articule en torno a un mnimo de apartados que conforman su estructura:

Ttulo o denominacin del convenio.Ha de reflejar el objeto del convenio, que ser una de sus clusulas.

Lugar y fecha de firma.Si se desea, en lugar de figurar en el encabezado del convenio, el lugar y la fecha se puede situar al final del mismo con objeto de relacionarlo con el acto de la firma. En los convenios que tramita la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, la regla general es que, cuando la firma no se produzca en acto presencial, el convenio sea fechado en el da en que, una vez superados los informes preceptivos, la contraparte muestre su conformidad al borrador, por lo que ya se puede hablar de un texto definitivo.

Identidad de las personas que van a firmar el convenio, bajo la expresin de reunidos, comparecen, u otra similar, haciendo referencia a la justificacin de los poderes (entidades privadas) o competencia (Administraciones

Pblicas) con los que actan en representacin de la Institucin por la que firman.

Identificacin de los motivos por los que se considera oportuno firmar el convenio, utilizando la expresin manifiestan, exponen, o cualquier otra indicacin similar.

En este apartado conviene hacer una presentacin de los objetivos y fines de cada institucin firmante, su relacin con el objeto del convenio, las razones por las que se desea colaborar en el proyecto, los antecedentes del mismo y cualesquiera otras consideraciones que las partes consideren oportuno formular. A ttulo de ejemplo, se pueden hacer las siguientes presentaciones:

Presentacin del Ministerio expresando, por ejemplo, que el Ministerio Cultura tiene entre sus principales objetivos (...).

Presentacin de la/s otra/s entidades firmantes.

Presentacin del Museo o del titular de la coleccin, en su caso.

Presentacin de la exposicin.

Indicacin de que ambas partes acuerdan formalizar el presente convenio con arreglo a las clusulas que siguen.

Clausulado.Ha de reflejar los compromisos de las partes firmantes. Segn el tipo de exposicin, seguir un modelo preestablecido, como es el caso de los convenios de cesin temporal, o se redactar de forma especfica, ordenando el clausulado en funcin de las obligaciones que corresponden a cada entidad, especificndolas por separado, as como los compromisos comunes, en el caso de que los hubiera. Asimismo, se pueden enumerar las clusulas atribuyendo a cada una de ellas una materia, tal y como se expone, a modo de ejemplo, ms adelante.

Apartado reservado para la firma de las partes, indicando el nombre de la persona que firma y el cargo que ocupa en la institucin a la que representa.

Anexos, en su caso.La relacin de obras que componen la exposicin suele reflejarse en uno de estos anexos, que tambin ha de ser firmado por ambas partes.

Principales clusulas Objeto.

Refleja el contenido del convenio. Por ejemplo, el presente convenio tiene por objeto organizar entre el Ministerio de Cultura y (la otra parte firmante) la exposicin..., que se va a mostrar en (nombre del centro o sala) de la ciudad... entre las fechas...

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Compromisos.Permite recoger, en una o varias clusulas, las obligaciones a las que se compromete cada una de las partes.

Cuando el convenio tiene un objeto muy concreto, como puede ser el patrocinio de una exposicin o la cesin de una sala, el clausulado se reduce a las previsiones mnimas para regular este aspecto. Por ejemplo, en el caso del patrocinio, la clusula compromisos reflejar que la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes organiza una exposicin y que la entidad patrocinadora se compromete a aportar, bien una cantidad econmica para colaborar en el patrocinio de la misma, correspondiendo a la Administracin contratar los servicios conforme a la normativa sobre contratos, bien una aportacin en especie, esto es, una aportacin de los servicios ya contratados por el propio patrocinador.

Calendario y sedes.Requerir una clusula separada, en el caso de que estos aspectos no se hayan concretado anteriormente.

Seguro.Debe especificarse a cul de las partes corresponde contratar el seguro para obras de arte, a todo riesgo, en la modalidad clavo a clavo.

Seguridad.Las exposiciones exigen unas condiciones de seguridad, tanto fsicas (humedad, temperatura, etc.), como de vigilancia. En los convenios de cesin temporal se establece que las condiciones de seguridad debern seguir las Directrices para los Acuerdos de Prstamo del ICOM de 974.

Desperfectos.En los convenios de cesin temporal se introduce una clusula que impide a la parte receptora o al personal de las salas de exhibicin manipular o restaurar ninguna de las obras de la exposicin sin el previo conocimiento y consentimiento del Ministerio mientras dure el perodo de cesin.

Transporte.Por lo general, se efectuar por una empresa de transporte de toda solvencia tcnica, debindose determinar a quin corresponde sufragar este concepto. Es recomendable especificar el recorrido (lugar de origen y lugar de destino).

Desembalaje y reembalaje.Se debe concretar la parte que deber sufragar la construccin de los embalajes, as como la realizacin del desembalaje y del reembalaje, que se realizar por una empresa de toda solvencia tcnica.

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Montaje.Se especificar la entidad firmante que ha de asumir los gastos derivados de las operaciones de acondicionamiento de la sala, montaje y desmontaje de la muestra, empleando personal especializado. Se puede prever el envo de un representante de las partes firmantes para asistir al montaje y al desmontaje.

ComisariadoEl convenio establecer a quin corresponde asumir este compromiso. Normalmente no es necesario especificar el nombre del comisario, dado que se mencionar en un contrato especfico, salvo que la exposicin sea fruto de una iniciativa concreta o la relevancia del experto aconseje su seleccin previa.

Catlogo.Debe indicarse la tirada, el idioma en el que ser redactado, en su caso, y la parte que asumir su coste. Es importante hacer una referencia a los logotipos y crditos institucionales, sin perjuicio de su regulacin en una clusula especfica.

Derechos de autor.En su caso, ha de introducirse una clusula relativa a la proteccin de los derechos de propiedad intelectual de los autores de las obras y de los textos, segn proceda, sin perjuicio de que su concrecin se plasme en un contrato aparte entre la entidad interesada y el autor o titular de los derechos de propiedad intelectual.

Crditos y publicidad.Con independencia de que se hayan mencionado en la clusula relativa al catlogo, conviene prever en el convenio una clusula por medio de la cual se exija que en todas las ediciones de publicidad, material impreso y en cualquier otro lugar en que se mencione la muestra, deben figurar los crditos institucionales del Ministerio y de la otra entidad firmante, as como los de otras entidades colaboradoras, si las hubiere. El Ministerio, o ambas partes firmantes, supervisarn estos aspectos a travs de un coordinador tcnico.

Rgimen jurdico de las obligaciones del Ministerio.Todos los servicios que sean contratados por el Ministerio de Cultura para la ejecucin de los compromisos adquiridos en el convenio estn sujetos a la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas, as como a la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

Comisin mixta de seguimiento.El artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn requiere la constitucin de este rgano de control y seguimiento de los compromisos de los convenios que se rigen por dicho artculo.

Resolucin de controversias.En esta clusula, siendo el Ministerio una de las partes firmantes, se indicar que el convenio tiene naturaleza administrativa. Las controversias que puedan surgir sobre la interpretacin, modificacin, ejecucin, resolucin y efectos que puedan derivarse del mismo se resolvern entre las partes, agotando todas las formas posibles de conciliacin para llegar a una solucin amistosa. En su defecto, sern competentes para conocer de las cuestiones litigiosas los rganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo.

Si el convenio se firmase por el Ministerio de Cultura con una entidad extranjera, se precisar que la competencia para conocer de las cuestiones litigiosas derivadas del convenio corresponde a los Tribunales de Espaa, que son los del orden contencioso-administrativo.

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procedimiento

La duracin del procedimiento de tramitacin de un convenio de colaboracin puede depender de mltiples factores como son, principalmente, la concrecin del proyecto, la mayor o menor complejidad de las negociaciones para redactar el texto, los trmites internos que han de superar de cada una de las partes firmantes, etc.

inicio: trmites previos redaccin del convenio tramitacin firma archivo y seguimiento del convenio

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inicio: trmites previosLos trmites previos parten de una serie conversaciones informales en las que se da a conocer el proyecto expositivo. Una vez estudiada su viabilidad y oportunidad por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, y autorizado el proyecto por el Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales, se emprenden las primeras conversaciones que permiten perfilar informalmente la distribucin de las obligaciones que posteriormente se concretarn en el convenio.

redaccin del convenioLa competencia de representacinLa colaboracin ha de ser desarrollada en el marco de las atribuciones competenciales o de representacin de cada entidad firmante.

Efectivamente, en tanto que del convenio se van a derivar una serie de compromisos u obligaciones, es preciso que el rgano administrativo justifique adecuadamente su competencia mediante la cita del acto en virtud del cual se efecta el nombramiento de la autoridad firmante, as como de la norma que le otorga dicha competencia. Por ejemplo, en el caso del Ministerio, se citara el Real Decreto por el que se desarrolla la estructura bsica del Ministerio de Cultura, el Real Decreto por el que se designa a la autoridad que va a firmar el convenio en representacin del Ministerio, as como cualquier otra disposicin que se estime conveniente.

Por su parte, en relacin con las entidades privadas, es necesario hacer constar que la persona que va a firmar el convenio goza de poder bastante para obligarse en el sentido que se pretende en el mismo (bastanteo), de conformidad con los documentos de los que se deriva el otorgamiento de facultades al representante de la entidad para poder celebrar contratos, acuerdos y otros actos con la Administracin Pblica o que permitan reconocer la competencia y capacidad que se expresa en el convenio, como puede ser, por ejemplo, un acta o escritura notarial, unos estatutos de sociedad, etc.

NegociacionesEn este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumir cada una de las partes. La estructura del convenio, el nmero de clusulas y su contenido depender del curso de las negociaciones.

Con el objetivo de simplificar este trmite, y de aplicacin restringida a las exposiciones de produccin propia que ofrece en itinerancia, la Subdireccin

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General de Promocin de las Bellas Artes dispone de un modelo de convenio de cesin temporal que nicamente requiere ser adaptado a circunstancias muy concretas, como pueden ser las fechas de la exposicin, el recorrido del transporte, etc. Asimismo, se solicita a la institucin cesionaria que cumplimente los datos correspondientes a la autoridad que va a firmar en su representacin.

Se recomienda que en esta fase de negociaciones se utilicen las herramientas informticas para intercambiar las observaciones sobre los textos propuestos, lo cual permite agilizar la comunicacin entre las partes.

Conformidad de ambas partes al textoNormalmente se otorga por medios informales, como puede ser un correo electrnico o una conversacin telefnica.

tramitacinControl jurdicoUna vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los efectos de que emita el correspondiente informe jurdico.

Asimismo, el Abogado del Estado comprobar los documentos justificativos de la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes, expresando de modo concreto su eficacia en relacin con el fin para el que hayan sido presentados, tal y como dispone el artculo 29 del Real Decreto 997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio Jurdico del Estado.

Control presupuestario y econmicoLa Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, atribuye a la funcin interventora el objeto de controlar, antes de que sean aprobados, los actos del sector pblico estatal que den lugar al reconocimiento de derechos o a la realizacin de gastos. En consecuencia, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes debe, con carcter previo, tramitar la correspondiente retencin de crdito y, a continuacin solicitar el informe de fiscalizacin previa.

Es de destacar que la fiscalizacin de los convenios de colaboracin se prev expresamente en el apartado decimotercero de la Resolucin de 4 de marzo de 2002, de la Intervencin General de la Administracin del Estado, por la que se hace pblico el Acuerdo del Consejo de Ministros de de marzo de 2002, por

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el que se da aplicacin a la previsin del artculo 95.3 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria, respecto al ejercicio de funcin interventora.

Texto definitivoLas observaciones formuladas en la fase de control jurdico y de control presupuestario y econmico del Ministerio debern ser incorporadas al borrador, siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los efectos de obtener un texto definitivo.

Otros trmitesPuede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad firmante requiera la traduccin del convenio a otro idioma, lo cual se realizar una vez que el texto sea definitivo.

firmaCon independencia de que se firme el convenio en el espacio expresamente habilitado al efecto, al final del documento, se recomienda que las partes estampen tambin su firma en cada una de sus pginas, as como en los anexos, si los hubiera.

Si la firma no se produce en acto presencial, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes remitir a la contraparte los ejemplares originales del convenio, en nmero de uno por cada parte interviniente, con el fin de que proceda a su firma, correspondiendo al Ministerio firmar en ltimo lugar.

archivo y seguimiento del convenioUna vez firmado el convenio por las partes, cada una de ellas proceder al archivo de su correspondiente ejemplar.

El convenio mantendr su vigor hasta el momento en el que finalicen las actuaciones en l previstas y en tanto no se declare, bien su invalidez, bien su ineficacia sobrevenida en virtud de acontecimientos posteriores que as lo impongan.

En consecuencia, el Ministerio realizar un seguimiento de las obligaciones comprometidas mientras perdure la vigencia del convenio, estando sujeto, asimismo, a los controles previstos respecto de su cumplimiento en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

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TRMITES A REALIZAR ENTRE LASPARTES FIRMANTES

TRMITES INTERNOS DE LA S.G. DEPROMOCIN DE LAS BELLAS ARTES

Trmites previos

Control jurdico

Texto definitivo

Archivo y seguimiento del convenio

Acreditacin dela competencia ocapacidad derepresentacin

Negociaciones(e-mail)

Conversacionesinformales

Autorizacin delproyecto

Particulares(bastanteo)

Administracin(norma, acto denombramiento)

Controlpresupuestarioeconmico

Envo de los ejemplares originales a lacontraparte para su firma en todas sushojas

Firma de lacontraparte Envo de

ejemplaresoriginales alMinisterio

Envo delconvenio firmadoa la contraparte

Firma delMinisterio

Conformidad deambas partes

Retencin decrdito (RC)

Fiscalizacinprevia

Retoques alborrador

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gestin econmica

programacin econmica

gestin financiera

contratacin administrativa

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Entendiendo la gestin econmica como los procedimientos establecidos para la ejecucin de los presupuestos de ingresos y gastos, y dado que, en el caso de las exposiciones temporales organizadas por

el Ministerio de Cultura estas no generan ingresos, en este manual nos centraremos en el estudio de los

procedimientos de gestin del gasto.

Partiendo de un presupuesto de carcter limitativo que impide realizar gasto por importe superior al autorizado y que nicamente podr utilizarse para conseguir el objeto

para el cual fue aprobado, la GESTIN ECONMICA se ajustar siempre a los principios de legalidad, eficacia y

economa a los que se somete la actividad econmica de las Administraciones Pblicas.

Justificada por la necesidad de contar con el trabajo de profesionales externos a la Administracin para el

desarrollo del proyecto expositivo, la gestin econmica del gasto se inicia con el estudio de la viabilidad

econmica del proyecto expositivo, y en concreto con el estudio de su financiacin, con la delimitacin de

necesidades y con las estimacin de su coste.

Una vez aceptado el proyecto, comienza la ejecucin propiamente dicha del gasto a travs de los distintos procedimientos previstos, entre los que veremos con

mayor detenimiento, por su importancia, la contratacin administrativa.

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programacin econmica

A travs de la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada ao, se aprueban los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintos rganos de la Administracin General del Estado para realizar su cometido a lo largo del correspondiente ejercicio econmico.

En lo que se refiere a la gestin de la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, la citada Ley de Presupuestos aprueba un programa especfico de gastos para exposiciones temporales. Este presupuesto tiene carcter limitativo y nicamente a travs de alguna de las modificaciones previstas en la Ley General Presupuestaria (transferencias de crdito, crditos extraordinarios...) podr ser ampliado o minorado. El gasto se distribuye en diferentes partidas presupuestarias y a travs de ellas se financiarn los distintos trabajos necesarios para la realizacin de estas exposiciones temporales.

La programacin econmica consiste pues en repartir y ordenar este presupuesto de gasto entre las distintas exposiciones previstas para un determinado ao, comprobando la viabilidad econmica de cada una de ellas a travs de las siguientes fases: el estudio de su financiacin, la delimitacin de necesidades y la estimacin de su coste.

financiacin delimitacin de necesidades estimacin de costes

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financiacinDesde el punto de vista econmico, lo primero que hay que saber de una exposicin a la hora de valorar su viabilidad econmica, es si sta va a ser producida y financiada en su totalidad por la Administracin, o si existir algn tipo de participacin externa. En funcin de ello, podemos hablar de dos clases de exposiciones:

Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidad por la Administracin y como consecuencia los gastos previstos para su celebracin son tambin asumidos en su totalidad por ella. En este caso hablamos de una exposicin de produccin propia, en la que la contratacin de todos los trabajos depende nicamente de la Administracin.

Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otra institucin pblica o privada, en cuyo caso hablamos de exposicin de produccin compartida. En este caso, existir un Convenio de Colaboracin que regular entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas las de carcter econmico. En el clausulado de ese Convenio se especificarn las partidas de gastos que asumirn cada una de las partes, o en el caso de tratarse de un Patrocinio, si la aportacin econmica ser para una partida o partidas determinadas.

delimitacin de necesidadesUna vez se sabe cmo se va a financiar la exposicin, el paso siguiente consistir en la elaboracin de una relacin de necesidades, entendiendo en este caso por necesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realizacin de la exposicin que haya que encargar a una empresa o profesional y que conlleven un gasto. Si est prevista una produccin compartida pero no estn del todo definidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo.

Para elaborar esta relacin de necesidades, el servicio econmico debe contar con la colaboracin de la coordinacin tcnica, pues ser la que mejor conozca junto al comisariado la exposicin, que facilitar o conseguir toda la informacin necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste.

Si bien es verdad que cada exposicin es distinta a las dems y tiene sus propias necesidades, siempre habr una serie de trabajos comunes a todas ellas que constituyen su columna vertebral y que sern los primeros con los que debemos contar salvo que, por Convenio, corresponda su realizacin a otra Institucin. Estos trabajos son:

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ComisariadoEl comisario es el idelogo de la exposicin y la persona encargada de realizar el proyecto expositivo en el que define su objeto, explica el contenido de la muestra y el discurso cientfico-cultural que pretende.

Diseo expositivoRealizado por un profesional cualificado, es un proyecto tcnico en el que se tratar de plasmar el contenido y el discurso cientfico-cultural que quiere transmitir el comisario de la exposicin.

Diseo del catlogoAl igual que en el caso anterior, es un proyecto tcnico realizado por un profesional en el que se plasmar el contenido y el discurso cientfico-cultural de la exposicin, manteniendo, si as se desea, una lnea de diseo acorde con el diseo expositivo.

Edicin del catlogoConforme al diseo presentado y bajo la supervisin de la persona que lo ha realizado, se contrata a una imprenta para su edicin.

Seguro Si no se solicita Garanta del Estado para asegurar las obras, se suscribir una pliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra las obras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolucin al final de la exposicin (cobertura clavo a clavo)2.

Embalaje y transporteSe contratar con una empresa especializada la realizacin de un embalaje adecuado para las obras, as como su recogida y transporte hasta la sala de exposiciones y su posterior devolucin en las mismas condiciones.

Montaje y desmontajeRealizado por una empresa especializada, ejecutar el proyecto tcnico presentado por el diseador de la exposicin.

La regulacin de las condiciones de realizacin de estos trabajos y los compromisos econmicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan con carcter general a travs de los procedimientos de contratacin previstos para la Administracin Pblica que veremos ms adelante.

Ver apartado Garanta del Estado 2 Ver apartado Suscripcin de pliza con compaa privada

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Acompaando a estos trabajos que como hemos dicho, suponen la columna vertebral de la exposicin, y tambin el grueso de la inversin, existen otros muchos que no por ser ms accesorios o tener menor trascendencia econmica, dejan de ser importantes para el conjunto de una exposicin. A todos hay que tener en cuenta y saber que su coste puede ser tan variado como su objeto. A continuacin se presenta una lista de los ms frecuentes:

Redaccin de textos y fichas para el catlogo. Realizacin y/o positivado de fotografas para el catlogo. Trabajos de documentacin. Restauracin de piezas. Enmarcado. Produccin audiovisual. Publicidad. Talleres y actividades de difusin. Servicio de azafatas. Servicio de vigilancia. Servicio de limpieza. Edicin de material divulgativo. Invitaciones. Acto inaugural.

estimacin de costesUna vez delimitadas las necesidades se realiza la estimacin de su coste. Se tendr en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van a imputar a un nico ejercicio presupuestario o a ms, pues resulta habitual que el periodo de preparacin de una exposicin abarque ms de uno. As, por ejemplo en el caso de una exposicin que se celebre a primeros de un ao, sta tendr trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente meses antes de su inauguracin, en el ejercicio presupuestario anterior, como seran por ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseo del montaje.

Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, ms cercano a la inauguracin o durante su celebracin, pueden pertenecer a uno u otro ejercicio presupuestario; seran, por ejemplo, la produccin de un audiovisual, o un servicio de azafatas. Y por ltimo, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan en los dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguracin, por ejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura, como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.

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Una vez se tienen, si es necesario, distribuidas las necesidades en cada ejercicio presupuestario, se pasa a estimar su coste. Los elementos que tenemos para hacerlo son:

El propio presupuesto de que se dispone..

El estudio de la exposicin.

Hay aspectos como pueden ser el objeto de la exposicin, el tipo de piezas que la componen o la localizacin de las mismas, que nos aportan informacin para determinar en qu partidas ser necesaria una mayor o menor inversin: unas piezas delicadas pueden requerir un embalaje especialmente costoso, obras con una valoracin muy alta supondrn una prima de seguro tambin elevada, si se quiere atraer a un pblico infantil habr que programar talleres y actividades didcticas, si las piezas estn casi todas en Espaa el coste de su transporte ser menor que si se encuentran en el extranjero, etc.

El conocimiento de los precios de mercado.

La solicitud de presupuestos estimativos cuando sea necesario.

Con el coste de cada necesidad ya estimado, se puede ver cmo ser la distribucin del gasto y cual ser el coste total previsto, decidiendo en ltimo extremo sobre su viabilidad o no viabilidad econmica.

Si la exposicin es viable y entra a formar parte del programa de exposiciones comienza la fase de gestin financiera propiamente dicha, a travs de la cual se materializa la ejecucin de todos estos gastos.

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gestin financiera

La gestin financiera tiene por objeto la ejecucin propiamente dicha del presupuesto de gastos aprobado. Esta ejecucin se realiza a travs de distintas fases, inicindose con la autorizacin del gasto y terminando con su pago material.

Los procedimientos de gestin para llevarlo a cabo, son los pagos por caja fija, los pagos a justificar, la contratacin administrativa y excepcionalmente la contratacin privada. No obstante tambin veremos en este apartado cmo los Convenios de Colaboracin cuando tienen contenido econmico pueden dar lugar a gastos de diferentes tipos. A la contratacin administrativa, por su importancia se le dedica un apartado propio.

Durante su ejecucin, el presupuesto se encuentra sometido a un control interno en todas sus fases. La Intervencin General de la Administracin del Estado (IGAE), a travs de la funcin interventora, controla antes de su aprobacin, todos los actos que dan lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones de contenido econmico, con el fin de asegurar que su gestin se ajusta a las disposiciones aplicables en cada caso, y a travs de la funcin de control financiero, el sometimiento de la actividad econmico-financiera del sector pblico a los principios de legalidad, eficacia y economa.

Adems, y una vez ejecutada, la actividad econmico financiera se someter al control externo realizado por el Tribunal de Cuentas que examina y comprueba la Cuenta General del Estado de cada ao.

fases de la gestin del gasto procedimientos de gestin del gasto

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fases de la gestin del gastoAprobado el presupuesto, su ejecucin va a pasar por una serie de fases sucesivas entre s. En el procedimiento general son las siguientes:

Aprobacin del gasto, es el acto administrativo que pone en marcha el procedimiento de ejecucin del gasto, por el cual la autoridad competente para gestionar el gasto autoriza su realizacin por una cuanta determinada, reservando para ello parte del crdito presupuestario. Contablemente se materializa con la emisin de los documentos contables RC (Retencin de Crdito) y A (Aprobacin).

Compromiso o disposicin del gasto, es el acto administrativo en virtud del cual la autoridad competente acuerda con un tercero, empresa o particular, la realizacin de un servicio. A este gasto determinado se le reservan fondos a travs del compromiso del gasto. Contablemente se materializa con la emisin del documento contable D (Disposicin del Gasto).

Reconocimiento de la obligacin, es el acto administrativo en virtud del cual la autoridad competente acepta formalmente y con cargo al presupuesto, la existencia de una deuda legtima ante una empresa o particular que ha realizado un trabajo para la Administracin. A partir de este momento se puede decir que el gasto se ha ejecutado, pero no el pago. Contablemente se materializa con la emisin del documento contable O (Reconocimiento de la Obligacin).

Ordenacin del pago, es el acto administrativo por el que la autoridad competente que ha reconocido la existencia de una obligacin, solicita se proceda a la realizacin de su pago, es decir a la salida efectiva de dinero con cargo al crdito previsto en el presupuesto una vez el trabajo ha sido realizado. Contablemente se materializa con la emisin del documento contable K (Orden de Pago).

Pago material, es la salida efectiva de dinero de las cuentas del Estado.

Aunque cada una de las fases indicadas son sucesivas en el tiempo, es corriente que en algunos procedimientos, cuando la naturaleza del gasto as lo determine, se ejecuten dos de estas fases simultneamente, dando lugar a los documentos contables AD y OK, e incluso se junten las cuatro dando lugar a un nico documento contable denominado ADOK.

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procedimientos de gestin del gastoConstituyen las diferentes formas de tramitacin del gasto y son las siguientes:

Anticipos de Caja FijaRegulados en el Real Decreto 725/989, de 6 de junio sobre anticipos de caja fija, se entiende por anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carcter extra-presupuestario y permanente que se realizan a las Cajas Pagadoras destinados a la atencin inmediata, y posterior aplicacin presupuestaria, de gastos peridicos o repetitivos en bienes corrientes y servicios. Los pagos de trabajos de pequea cuanta que genera una exposicin, pueden efectuarse por tanto, sin necesidad de tramitar un expediente de contratacin, utilizando este procedimiento de anticipos de Caja fija, siempre y cuando se trate, como se ha indicado, de gastos de carcter peridico o repetitivo en bienes corrientes y servicios. Debern seguir la tramitacin establecida en cada caso y se podr utilizar para el pago de suministros y servicios menores cuyo importe total no exceda de 5.000 . El pago se realiza contra factura y la forma habitual para contratarlos es la solicitud y aceptacin de un presupuesto.

Pagos a justificarRegulados en el Real Decreto 640/987, de 8 de mayo, sobre pagos librados a justificar, son una excepcin dentro de los procedimientos de gestin del gasto y consisten en la provisin de fondos que se realiza a las oficinas contables, para atender gastos sin la previa aportacin de las documentacin justificativa de los mismos, o cuando los servicios y prestaciones hayan tenido o vayan a tener lugar en el extranjero. Se utiliza nicamente en los casos especialmente regulados en cada departamento ministerial, slo podrn satisfacerse obligaciones del mismo ejercicio y deben ser justificados en un plazo mximo de tres meses.

Contratacin administrativaRegulada en el Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas y en el Real Decreto 098/200, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas. Es la principal herramienta con la que cuentan las Administraciones para la gestin del gasto. A travs de ella se regula la relacin que se establece entre la Administracin y una empresa o particular al que se encomienda la realizacin de un determinado trabajo.

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Convenios de ColaboracinExplicados en el captulo anterior, no es que los Convenios sean en s mismos un instrumento de gestin del gasto pblico, pero s a travs de ellos puede articularse ese gasto. Es el caso en que los compromisos econmicos adquiridos por la Administracin no se ejecutan directamente por ella, sino por la Institucin con la que se firma el Convenio para que posteriormente, y previa justificacin del gasto realizado, sean abonados por la Administracin a esa Institucin.

Tambin el Convenio puede regular la aportacin de una cantidad por parte de una Institucin para su gestin directa por la Administracin, en este caso se producira una modificacin presupuestaria denominada generacin de crdito por la cual se incrementa el presupuesto inicialmente aprobado ante un ingreso no previsto. El dinero as generado se utilizar en las partidas definidas en el Convenio a travs de los cauces normales de pagos de Caja fija o de la contratacin administrativa que veremos a continuacin.

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contratacin administrativa

Aunque forma parte de la gestin financiera, por la importancia que tiene en la ejecucin del presupuesto de gastos, la contratacin administrativa merece que se le dedique su propio apartado.

No obstante, al ser la contratacin administrativa un procedimiento utilizado por las Administraciones Pblicas para hacer efectiva la ejecucin de gran parte de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su mbito de aplicacin es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado el estudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tipos de contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan ms relevantes para la produccin de una exposicin.

Adems, y dado que es habitual la preparacin simultnea de varias exposiciones que generan numerosos contratos, se vern dos herramientas que permitirn organizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el calendario de contratacin, y la ficha de seguimiento de expedientes.

Una vez finalizada la exposicin, ser importante realizar una memoria econmica que refleje los gastos realizados a travs tanto de los expedientes de contratacin como de las dems formas de gasto.

Tambin ser importante el correcto archivado de todos los expedientes de gasto, no slo porque constituyen, desde el punto de vista econmico, la memoria histrica de la exposicin, sino tambin porque son documentos susceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un ltimo control interno en su auditoria anual.

regulacin de los contratos clasificacin de los contratos expedientes de contratacin seguimiento de expedientes calendario de contratacin memoria econmica y archivo

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regulacin de los contratosLa contratacin administrativa se regula en:

Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas.

Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el Real Decreto 098/200.

Su mbito de aplicacin, como indica su ttulo, se extiende a todas las Administraciones Pblicas y su contenido es aplicable a la realizacin de un gran nmero de actividades.

clasificacin de los contratosExplicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existente entre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasificacin de los diferentes tipos de contratos que se pueden realizar:

Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administracin se dividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):

Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley, se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es:

La ejecucin de obras. Por ejemplo la construccin de una carretera.

La gestin de servicios pblicos.Por ejemplo la concesin de un servicio de cafetera en un edificio pblico.

La realizacin de suministros.Por ejemplo la fabricacin de vitrinas para una exposicin.

Los trabajos de consultora y asistencia.Por ejemplo la contratacin de los trabajos del comisariado de una exposicin.

La realizacin de servicios.Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposicin.

Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tres ltimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la produccin de una exposicin.

Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartados anteriores.

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Por el procedimiento de adjudicacin. Regulado en el art. 73 de la Ley de Contratos, los contratos podrn adjudicarse por procedimiento:

Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar una proposicin.

Restringido, en el que solo podrn presentar proposicin los empresarios seleccionados por la Administracin, previa solicitud de los mismos.

Negociado, en el que el contrato se adjudicar al empresario justificadamente elegido por la Administracin, previa consulta y negociacin con uno o varios empresarios. En este caso slo podrn presentar proposiciones los empresarios invitados por la Administracin. No es un procedimiento habitual de contratacin y su utilizacin esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.

Por la forma de adjudicacin. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos, las formas de adjudicacin de un contrato son:

El concurso, en el que la adjudicacin recaer en el licitador que en su conjunto haga la proposicin ms ventajosa, teniendo en cuenta no slo su oferta econmica sino todos los criterios que se hayan establecido en el pliego de clusulas administrativas particulares3.

La subasta, en la que la adjudicacin recaer en el licitador que oferte el precio ms bajo.

Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso, el procedimiento de adjudicacin utilizado puede ser el abierto o el restringido, nunca el negociado.

Contratos menores. Regulados en el artculo 56 de la Ley de Contratos, constituyen una excepcin porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a las formas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se definen exclusivamente por su cuanta4 (actualmente no pueden exceder de 2.020,24 en el caso de los contratos de suministros, de consultora y asistencia y en los de servicios). La tramitacin de su expediente puede realizarse nicamente con la aprobacin del gasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripciones tcnicas en el que se definan las caractersticas del trabajo a realizar por el contratista, y adems pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es la agilizacin de los expedientes de contratacin de pequeos trabajos.

Segn la clasificacin anterior, en la gestin de exposiciones, los contratos ms utilizados por su objeto son los de consultora y asistencia y los de servicios,

3 Ver apartado Expediente de contratacin4 Cuanta vigente en la fecha de edicin de esta publicacin. Las cuantas podrn ser modificadas en

Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposicin adicional primera de la Ley de Contratos.

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y en alguna ocasin el de suministro. Hay veces en que este objeto contiene prestaciones que afectan a ms de un tipo de contratos, son los llamados contratos mixtos, en este caso el contrato se clasificara en funcin del objeto que tenga un mayor peso en la contratacin y se regulara por las normas que le fueran de aplicacin. Por ejemplo, si slo es necesaria la construccin de vitrinas para un determinado montaje, estaramos ante un contrato de suministro de fabricacin, pero si se trata de un proyecto ms amplio que incluye adems el montaje de paneles, la instalacin de la iluminacin y la colocacin de la grfica estaramos ante un contrato de servicios.

Cuando el importe del trabajo es inferior a los 2.020,24, se tramitarn como contratos menores pero, si se supera este importe, la forma normal de adjudicacin ser el concurso con procedimiento abierto cuya tramitacin es mucho ms larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarse en los contratos de consultora y asistencia y los de servicios, nicamente en los supuestos establecidos en los art. 209 y 20 de la Ley de Contratos, pero es muy til y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los 30.050,6 (ver nota n5) (art. 20h), en los que habr concurrencia de ofertas con la invitacin de un mnimo de tres empresas, y tambin en el supuesto que establece su utilizacin cuando por razones tcnicas o artsticas o relacionadas con la proteccin de derechos exclusivos tan slo puede encomendarse el objeto del contrato a un nico empresario(art. 20b).

expediente de contratacinLa preparacin de un contrato conlleva una serie de documentos que vienen a conformar lo que llamamos expediente de contratacin. Su tramitacin ser ms o menos compleja segn el procedimiento y la forma tramitacin del contrato que utilicemos. Siempre ser ms complicada y larga la tramitacin de un concurso pblico que la de un procedimiento negociado, y la de ste ser ms que la tramitacin de un contrato menor que como ya indicamos, es una excepcin por la simplicidad en su tramitacin. No obstante los documentos ms importantes que conformarn este expediente tanto de un concurso como de un procedimiento negociado son:

Certificado de insuficiencia de medios. Memoria explicativa. Pliego de Clusulas Administrativas Particulares. Pliego de Prescripciones Tcnicas. Anuncio de la licitacin en el BOE, o solicitud de ofertas. Ofertas presentadas. Resolucin de adjudicacin.

Contrato. Recepcin del trabajo.

Certificado de insuficiencia de mediosRegulado por el art. 202 de la Ley de Contratos para los contratos de consultora y asistencia y los de servicios, es el documento en el que la autoridad competente certifica la falta de medios humanos y tcnicos existentes dentro de la propia Administracin para hacer el trabajo objeto del contrato as como la no conveniencia de su ampliacin y por tanto la necesidad de contratarlo fuera.

Memoria explicativaEs el documento en el que el rgano de contratacin justifica la necesidad de la misma. Adems de hacer una breve resea sobre el objeto de la exposicin a celebrar y sus motivos, se informa de los siguientes datos tcnicos:

objeto del contrato (montaje, transporte..). precio mximo de dicho contrato sobre el que se realizarn las ofertas

de las empresas.

tipo de procedimiento que se utilizar para contratar (procedimiento abierto, restringido o negociado).

forma de contratacin (concurso, subasta). aplicacin presupuestaria a la que se imputar el gasto.

Su tramitacin da lugar a la emisin del documento contable RC (retencin de crdito).

Pliego de Clusulas Administrativas ParticularesRegulado en el art. 49 de la Ley de Contratos, y desarrollado en el art. 67 de su Reglamento, el pliego de clusulas administrativas particulares es el documento donde se formalizan los derechos y obligaciones que asumirn las partes del contrato y en l se hace constar todos los datos concretos del mismo. Ser redactado por el servicio competente y aprobado por el rgano de contratacin previo informe del Servicio Jurdico sobre su adecuacin a la legalidad. Asimismo, en los casos legalmente establecidos, el pliego es sometido a fiscalizacin previa de la Intervencin, que debe informar sobre su idoneidad desde el punto de vista de la legalidad presupuestaria.

Deber contener con carcter general, entre otros, los siguientes datos:

Definicin del objeto del contrato. Rgimen jurdico. Presupuesto del contrato.

Plazo de duracin. Procedimiento y forma de adjudicacin. Documentos a presentar por los licitadores. Criterios de valoracin con los cuales se puntuar la oferta presentada

por las empresas.

Derechos y obligaciones de las partes. Referencia al rgimen de pagos. Plazo de garanta.

Su aprobacin da lugar a la emisin del documento contable A (aprobacin del gasto).

Pliego de prescripciones tcnicasRegulado en el art. 5 de la Ley de Contratos y desarrollado en el art. 68 de su Reglamento, es el documento en el que se recogen todos los datos relativos al trabajo objeto del contrato y contendr, al menos, los siguientes extremos:

Caractersticas tcnicas que deben de reunir los bienes o prestaciones del contrato.

Si se trata de un suministro: precio de cada una de las unidades en que se descompone el presupuesto y nmero estimado de las unidades a suministrar.

En su caso, requisitos, modalidades y caractersticas tcnicas de las variantes.

Este es el documento de mayor inters prctico por su contenido especfico, ya que en l se describe detalladamente el trabajo que deber realizar la empresa adjudicataria del mismo. Es por tanto el documento base que van a tener las empresas para valorar en primer lugar, si tienen capacidad para su realizacin, y de tenerla, si les interesa o no hacerlo. De interesarles, ser tambin la base para presentar su oferta tanto tcnica como econmica.

En primer lugar contendr una informacin que ser comn para cualquier pliego, independientemente del objeto del contrato:

Lugar y fechas previstas para la celebracin de la exposicin. Plazo mximo de entrega del trabajo. Precio mximo del contrato.

Y en segundo lugar, la informacin especfica5 que corresponda al trabajos objeto del contrato, esto es:

5 Se detalla en el Anexo de Gestin Econmica

Comisariado. Diseo del montaje. Diseo del catlogo. Edicin del catlogo. Montaje y desmontaje. Contratacin del seguro. Embalaje y transporte de las piezas. Etc...

Anuncio de la licitacin en el BOE, o solicitud de ofertasTodos los procedimientos para la adjudicacin de los contratos se anunciarn en el BOE, con excepcin de los procedimientos negociados, aunque stos tambin sern objeto de anuncio en los casos previstos en el art. 203 de la Ley de Contratos, se entienden tambin excluidos los contratos menores. En el caso de utilizar un procedimiento negociado sin publicidad ser necesaria solicitar la oferta, como mnimo, a tres empresas capacitadas para la realizacin del objeto del contrato.

Ofertas presentadasConstituyen los documentos donde las empresas presentan:

La documentacin que acredita, conforme se establece en los artculos 5 al 24 de la Ley de Contratos, la capacidad de obrar y la solvencia tcnica y econmica de una empresa para contratar con la Administracin (no es necesaria en los contratos menores).

Su oferta tcnica. Su oferta econmica.

Comprobado que una empresa cumple con todos los requisitos para contratar, sta se admite a licitacin. Su oferta tcnica se puntuar conforme a los criterios de valoracin establecidos en el pliego de clusulas administrativas particulares del contrato (en el caso de un concurso pblico o un procedimiento negociado), y por ltimo se puntuar su oferta econmica, proponindose como adjudicataria a aquella que obtenga la puntuacin ms alta una vez sumadas todas la puntuaciones parciales.

Resolucin de adjudicacinEs el documento emitido por el rgano de contratacin competente a travs del cual se perfecciona el contrato, esto es, se establece la empresa adjudicataria del mismo, cualquiera que haya sido el procedimiento o la forma de adjudicacin utilizados.

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Contablemente da lugar a la emisin del documento D (compromiso o disposicin del gasto ante un tercero).

El contratoEs el documento administrativo en el que se formaliza la adjudicacin, a l se adjuntan los pliegos de clusulas administrativas particulares y de prescripciones tcnicas que han formado parte de la contratacin, siendo todos ellos firmados tanto por el rgano de contratacin como por el representante de la empresa adjudicataria.

Recepcin del trabajoCon carcter general, el contratista tendr derecho al abono de su trabajo una vez realizado ste (excepcionalmente pueden contemplarse abonos a cuenta) y previa certificacin por parte de la Administracin de su conformidad con el mismo. Una vez el trabajo sea recepcionado y conforme, el contrato se entender cumplido y el contratista podr emitir factura para proceder al pago del mismo.

Contablemente, la acreditacin de que el trabajo ha sido realizado da lugar al documento O (reconocimi