F.10.02.13 - Plan de Trabajo de la Informacin/Producto6_PETI.pdf6 administración de Áreas...

LICITACIÓN ABREVIADA 2013LA-000014-01100

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ELABORACION DEL

PLAN ESTRATEGICO EN TECNOLOGIA DE INFORMACION (PETI)

PRODUCTO NO.6

PLAN ESTRATÉGICO EN TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN (PETI).

Junio 2014

SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN

SECRETARÍA EJECUTIVA

TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

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Tabla de Contenido

1 RESUMEN EJECUTIVO E INTRODUCCIÓN AL PETI ................................................................................................................................................................... 5

2 RESUMEN DE SITUACIÓN ACTUAL DE TI ..................................................................................................................................................................................... 8

3 MARCO ESTRATÉGICO DE TI Y SU ALINEAMIENTO CON LOS OBJETIVOS Y PLANES INSTITUCIONALES ......................................................... 10

3.1 MISIÓN ................................................................................................................................................................................................................................................. 10 3.2 VISIÓN .................................................................................................................................................................................................................................................. 10 3.3 VALORES Y COMPROMISOS IMPULSORES. ............................................................................................................................................................................................. 10

3.3.1 Del quehacer institucional ......................................................................................................................................................................................................... 10 3.3.2 De los mecanismos y medios de trabajo ..................................................................................................................................................................................... 11 3.3.3 De las actitudes y valores ........................................................................................................................................................................................................... 11

3.4 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ................................................................................................................................................................................................................... 11 3.5 PRINCIPALES ESTRATEGIAS DE TI. ........................................................................................................................................................................................................ 12 3.6 ALINEAMIENTO CON EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL (PEI) ..................................................................................................................................................... 25 3.7 FACTORES IMPULSORES DE CAMBIO ...................................................................................................................................................................................................... 26

4 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRATEGIA GENERAL .......................................................................................................................................................................... 28

4.1 MAPA DE RUTA PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS EN EL PLAN, DENTRO DEL HORIZONTE DE PLANIFICACIÓN DEFINIDO ................................................... 30 4.1.1 Descripción de las Fases establecidas en el Mapa de Ruta ....................................................................................................................................................... 32

5 ESTRATEGIAS ESPECÍFICAS QUE DELINEAN LA TRANSFORMACIÓN DE TI DE SU SITUACIÓN ACTUAL AL ESTADIO OBJETIVO

HABILITANDO LA PLATAFORMA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES SINAC DIGITAL. .............................................................................................................. 35

5.1 DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE LA ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ...................................................................................................................... 35 5.1.1 Priorización para la adquisición o desarrollo de los sistemas de información y proyectos identificados, alineados con el marco estratégico de TI y la

contribución que cada sistema aporta al logro de los objetivos y estrategias institucionales ................................................................................................................. 36 5.1.2 Contribución que cada sistema aporta al logro de los objetivos y estrategias institucionales .................................................................................................. 38 5.1.3 Estrategia para la adquisición o desarrollo de los sistemas identificados ................................................................................................................................ 40 5.1.4 Cronología general para la adquisición e implantación de las Soluciones, Sistemas y Herramientas que conforman la arquitectura de Sistemas de

Información del SINAC. ............................................................................................................................................................................................................................ 45 5.2 ESTRATEGIA TECNOLÓGICA OPERATIVIZADA MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS PARA LA CONSOLIDACIÓN Y EL FORTALECIMIENTO DE

LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA ........................................................................................................................................................................................................... 49 5.3 DESARROLLO DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MARCO DE GOBERNANZA EN TI. .............................................................................. 54

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6 PROPUESTA DE EVOLUCIÓN Y AJUSTE DE LAORGANIZACIÓN DE TI ............................................................................................................................. 59

6.1 LNTRODUCCIÓN A LA PROPUESTA DE EVOLUCIÓN Y AJUSTE DE LA ORGANIZACIÓN DE TI ................................................................................................................... 59 6.2 EVOLUCIÓN Y AJUSTE DE LA ORGANIZACIÓN DE TI ............................................................................................................................................................................. 61

6.2.1 Etapa 1: Instaurar Funciones de TI ...................................................................................................................................................................................... 63 6.2.2 Etapa 2: Desarrollo de las Soluciones Informáticas ............................................................................................................................................................... 64 6.2.3 Etapa 3: Consolidar los Servicios de TI ................................................................................................................................................................................ 64

6.3 ASPECTOS RELACIONADOS CON LA INDEPENDENCIA DE LA FUNCIÓN DE TI RESPECTO A LAS ÁREAS USUARIAS. ................................................................................. 66

7 RECOMENDACIONES RELACIONADAS CON LAS ESTRATEGIAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA PARA EL ÁREA DE TI. ............................ 67

7.1 DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN CONJUNTA DE LAS TRES PRINCIPALES ESTRATEGIAS PRESENTADAS EN EL APARTADO 5. DESCRIPCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS

ESPECÍFICAS. .................................................................................................................................................................................................................................................. 67 7.2 RECOMENDACIONES DE ASUNTOS A TRATAR EN EL COMITÉ GERENCIAL DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DEL SINAC ................................................................... 67 7.3 RECOMENDACIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GERENCIAMIENTO DE TI .............................................................................................................. 68 7.4 RECOMENDACIONES SOBRE LA SOSTENIBILIDAD DE LAS INVERSIONES EN TI ....................................................................................................................................... 69

8 ESTIMACIONES DE RECURSOS E INVERSIONES NECESARIAS PARA CONCRETAR LA ESTRATEGIA PARA EL ÁREA DE TIC Y LA

ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ......................................................................................................................................................................... 70

8.1 ESTIMADOS DE INVERSIÓN POR SISTEMA Y PROYECTO .......................................................................................................................................................................... 70 8.2 ESTIMADOS DE INVERSIÓN POR FASE .................................................................................................................................................................................................... 72 8.3 ESTIMADOS CONSOLIDADOS POR AÑO................................................................................................................................................................................................... 73 8.4 RECOMENDACIONES RELACIONADAS CON LOS ESTIMADOS Y LAS INVERSIONES REQUERIDAS PARA CONCRETAR LA ESTRATEGIA PARA EL ÁREA DE TIC Y LA

ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................................................................................................................................................................................ 74

9 RESULTADOS, ENTREGABLES Y SU CRONOLOGÍA ENMARCADA EN EL HORIZONTE DE TIEMPO DE LA PLANIFICACIÓN. ........................ 75

10 CONCLUSIÓN ...................................................................................................................................................................................................................................... 76

11 ANEXOS .................................................................................................................................................................................................................................................. 77

11.1 ANEXO #1: PRODUCTO NO. 2. DOCUMENTO DE ESTRATEGIA GLOBAL EN RELACIÓN CON EL ÁREA TIC ALINEADA A LOS OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DEL SINAC,

DE ACUERDO CON SU MARCO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. ................................................................................................................................................................... 77 11.2 ANEXO #2: PRODUCTO NO. 3. DOCUMENTO DE ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ................................................................................................. 78 11.3 ANEXO #3: PRODUCTO NO. 4. DOCUMENTO DE INFRAESTRUCTURA DE TECNOLÓGICA (CAPAS DE ALTO NIVEL) .......................................................................... 79 11.4 ANEXO #4: PRODUCTO NO. 5 ESTRATEGIA GENERAL PARA EL ÁREA TIC REFLEJADA EN UN MAPA DE RUTA PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS EN EL

PLAN PARA EL HORIZONTE DE TIEMPO CONSIDERADO PARA LA PLANIFICACIÓN ............................................................................................................................................. 80

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Índice de Figuras

Figura No. 1 Análisis FODA de TI .................................................................................................................................................................................................. 8

Figura No. 2 Arquitectura SINAC-Digital .................................................................................................................................................................................... 13

Figura No. 3 Infraestructura Tecnológica SINAC-Digital ............................................................................................................................................................ 19

Figura No. 4 Arquitectura de Infraestructura Tecnológica del SINAC ....................................................................................................................................... 20

Figura No. 5 Políticas Generales de TI...................................................................................................................................................................................... 23

Figura No. 6 Alineamiento de las Tecnologías de Información con las Áreas Estratégicas del SINAC .................................................................................... 26

Figura No. 7 Características de la contribución de las TICS. ...................................................................................................................................................... 27

Figura No. 8 Estrategia general de TI para la consolidación de la plataforma de Soluciones y Servicios Informáticos SINAC Digital .................................... 29

Figura No. 9 Estrategia de TI (Mapa de Ruta) ............................................................................................................................................................................ 31

Figura No. 10 Estrategia de TI Nivel 1 (Mapa de Ruta) ............................................................................................................................................................ 46

Figura No. 11 Mapa de Ruta – Operativación de la Arquitectura de Sistemas de Información ................................................................................................ 47

Figura No. 12. Mapa de Ruta – Operativización de los proyectos de Desarrollo y Fortalecimiento de la Plataforma Tecnológica ......................................... 53

Figura No. 13 Organización Propuesta TI .................................................................................................................................................................................. 60

Figura No. 14 Evolución de la organización de TI ..................................................................................................................................................................... 62

Figura No. 15 Organigrama de TI Etapa 1 ................................................................................................................................................................................ 63

Figura No. 16 Organigrama de TI Etapa 2 ............................................................................................................................................................................... 64

Figura No. 17 Organigrama de TI Etapa 3 ................................................................................................................................................................................. 65

Figura No. 18 Nivel de Dependencia de TI ................................................................................................................................................................................ 66

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1 Resumen Ejecutivo e Introducción al PETI

“La eterna lucha en el mundo de los negocios es la lucha por la ventaja, aquel con más ventajas gana y aquel con pocas ventajas pierde. La estrategia es la búsqueda incesante de la ventaja.

Cuando alguien usa la palabra estrategia o sus derivados, entiendo que se sigue un propósito, nosotros construiremos nuevas ventajas y/o reduciremos nuestras desventajas. Estrategia es la búsqueda sin fin de la ventaja, es el activo más preciado de cualquier negocio……..

…….El objetivo de la estrategia de TI es por lo tanto definir un conjunto de acciones que podrían permitir la creación de la ventaja competitiva del negocio”1

En el caso de las instituciones públicas y organizaciones sin fines de lucro, se entiende como ventaja competitiva aquella serie de fortalezas y ventajas competitivas que permiten lograr la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos esenciales de una institución.

“El Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC), creado mediante Ley de Biodiversidad No. 7788 del 27 de mayo de 1998, es un sistema de gestión y coordinación institucional, desconcentrado y participativo, que integra las competencias del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET) en materia forestal, vida silvestre, áreas protegidas, protección y conservación del uso de cuencas hidrográficas y sistemas hídricos (Artículo 22, Ley 7788).

Como institución pública, el SINAC cumple un papel de gran importancia, porque es responsable de dictar políticas, planificar y ejecutar procesos dirigidos a lograr la sostenibilidad en el manejo de los recursos naturales de Costa Rica. Asimismo, es corresponsable administrativo del cumplimiento de los objetivos de la Ley de Biodiversidad No. 7788, que sirve como marco de interpretación a las leyes relacionadas con la materia (artículo 5, Ley 7788).

El SINAC tiene cobertura nacional y está constituido por el Consejo Nacional de Áreas de Conservación, que es la instancia máxima del Sistema, la Secretaría Ejecutiva integrada por la Dirección Ejecutiva, la Gerencia de Áreas Silvestres Protegidas, la Gerencia de Manejo de Recursos Naturales, la Gerencia de Planificación y demás oficinas de la Secretaría Ejecutiva, 11 Áreas de Conservación, que a la vez se subdividen en 32 oficinas subregionales y 166 Áreas Silvestres Protegidas, por los Consejos Regionales de Áreas de Conservación (CORAC) y por los Consejos Locales”…...

…..”Parte de las funciones principales, del SINAC es la promoción del manejo, control, protección de los recursos naturales y la biodiversidad,

1 Tomado de Bernard Boar, The art of Strategic Planning for Information Technology.

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administración de Áreas Silvestres Protegidas, administración y planificación de todo el quehacer institucional, entre otros.

El SINAC se desarrolla bajo un concepto de conservación integral, que involucra la participación del Estado, de la Sociedad Civil, la empresa privada y cada ciudadano interesado y comprometido con la construcción de un ambiente sano y ecológicamente equilibrado.

Adicionalmente, la condición de ser un órgano desconcentrado con personería jurídica instrumental, le permite administrar directamente sus recursos financieros, coordinar con todas las instancias responsables la recaudación de los ingresos generados cuyo beneficiario es el SINAC, negociar con Presupuesto Nacional las transferencias requeridas y recaudar aquellos ingresos responsabilidad directa de la institución, por medio de la ejecución de los procesos técnicos relacionados con la generación de ingresos. Además registrar y controlar los gastos de cada una de las instancias que componen el Sistema.

En la prestación de los servicios a los distintos usuarios, el SINAC tiene una estructura funcional que define el flujo de información de todos los procesos fundamentales del quehacer institucional. Quehacer que se realiza de manera manual y sin estandarización de los procedimientos, el cual ha provocado que no se cuenten con formularios uniformes, y que los procesos no se realicen en forma estándar, duplicando muchas veces las funciones que se realizan, impidiendo ofrecer una labor y servicio eficiente y eficaz a los diferentes usuarios.

El objetivo es determinar una visión global de un escenario, donde se detallen claramente los diferentes procesos requeridos para la automatización y obtención de información en forma digital e impresa para la toma de decisiones Institucional. Siendo así en las áreas silvestres protegidas y las oficinas sub regionales donde se atiende la mayor cantidad de usuarios para los distintos trámites relacionados, de ahí se genera la mayor cantidad de información que alimentaría en forma centralizada el “SINAC digital”, desde las oficinas regionales, donde, también se atiende otro tipo de usuarios y se utiliza la información generada por las áreas silvestres protegidas y oficinas sub regionales para la toma de decisiones a nivel regional e Institucional. La Secretaría Ejecutiva es la que utiliza la información a nivel nacional tanto de las Direcciones Regionales, como de las instancias bajo su responsabilidad.

Desde este punto de vista, el “Plan Estratégico del SINAC para el Quinquenio 2010 – 2015” establece como visión estratégica, el ser: “Un Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) que lidera la conservación y uso sostenible de la biodiversidad y los recursos naturales, mediante una gestión participativa y equitativa, que contribuye al desarrollo sostenible de Costa Rica.

EL TIC fue situada dentro de la estructura institucional parte de la Coordinación Administrativa, pero es desde el 2011, que su nueva propuesta, se plantea como Oficina asesora de la Dirección Ejecutiva con una línea de coordinación con las oficinas TIC a nivel regional. Actualmente, dentro de sus

funciones tiene relación en importantes Proyectos de impacto Institucional como es el desarrollo de SINAC Digital (sistema de

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información corporativo), cobro electrónico, Portal Web SINAC, SIG SINAC, Red SINAC, entre otros…..”2

Dada la participación de las TIC en estos importantes proyectos institucionales y la creciente incidencia de las TIC en todos los ámbitos del quehacer de las organizaciones como herramienta fundamental para el logro de la eficiencia y la efectividad institucional así como apoyo a la operativización de las estrategias institucionales, el SINAC ha considerado necesario contar con un plan estratégico en tecnologías de información y comunicaciones, que acompañe el proceso de planificación estratégica de la Institución.

El plan estratégico en tecnologías de Información y comunicación (PETI) para el período 2014-2019, es incondicional al marco institucional y los lineamientos establecidos en el Plan Estratégico del Sistema Nacional de Áreas de Conservación-SINAC 2010-2015. El Plan establece el necesario alineamiento de las tecnologías de información con el marco institucional del SINAC, sus objetivos y áreas estratégicas y describe las soluciones informáticas requeridas para la automatización y obtención de información en forma digital e impresa para la toma de decisiones Institucional y la modernización de la gestión, de la tramitología y el apoyo a los procesos técnicos institucionales del SINAC que la Institución debe impulsar para apoyar en el logro de su misión, la promoción de su imagen institucional y el fortalecimiento de la plataforma gerencial, técnico administrativa y financiera del SINAC. Adicionalmente, el plan apoyará a la Institución en asegurar que las inversiones del SINAC en materia de tecnologías de información se realicen mediante un esfuerzo coordinado y concertado, alineadas con los objetivos institucionales y de acuerdo con los mecanismos y medios de trabajo establecidos por el SINAC en su plan estratégico institucional.

El plan en tecnologías de información y comunicación (PETI) incluye un marco estratégico en tecnologías de información, los objetivos, las principales estrategias y las acciones y recomendaciones en el ámbito de las tecnologías de información para que estas estrategias sean accionables. Las recomendaciones incluyen la priorización de las iniciativas o proyectos, la estimación de tiempo e inversión general para cada una de las iniciativas o proyectos descritos, la estrategia de adquisición de las soluciones o servicios informáticos requeridos por las iniciativas o proyectos, la estrategia para la organización del área de Tecnologías de Información (en adelante mencionado como TI) de acuerdo a los objetivos que se desean lograr a través del tiempo, la identificación y descripción general de los proyectos para la definición de las iniciativas relacionadas con la gobernanza de TI y la programación de las iniciativas o proyectos en el horizonte de tiempo establecido para el plan., 2014-2019.

Este plan es el resultado de un esfuerzo colaborativo, involucrando diversas instancias y miembros que conforman el SINAC, en especial se ha contado con la participación de la Dirección Ejecutiva, Planificación Institucional, el Comité Gerencial de Tecnologías de Información, la Coordinación de TI del SINAC, los coordinadores de soporte tecnológico de las áreas de conservación, y personal representativo de las diferentes áreas del SINAC que fue entrevistado durante el desarrollo del plan.

2 LICITACION ABREVIADA 2013LA-000014 01100, SISTEMA NACIONAL DE AREAS DE CONSERVACION, PROVEEDURIA INSTITUCIONAL, COSTADO SUR DE LA ULACIT,

BARRIÓ TOURNÓN, SAN JOSÉ, COSTA RICA EN LAS ANTIGUAS INSTALACIONES DEL BANCO HSBC.

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2 Resumen de situación actual de TI

El área de Tecnologías de Información y Comunicaciones dentro del SINAC se encuentra en un estado básico donde la mayoría de los procesos se llevan a cabo manualmente, no se lleva un registro de la memoria institucional y las acciones que se toman son reactivas y no proactivas. El tiempo que están consumiendo algunos procesos es grande, se presenta re trabajo y se está sujeto a errores humanos.

Las preocupaciones del personal del SINAC se concentran en no contar con sistemas de información que faciliten la ejecución de algunas tareas, además de la falta de una estructura organizacional del departamento de TI y de la interiorización del rol que tiene el Comité Gerencial de TI para la toma de decisiones en aspectos que pueden beneficiar a toda la organización.

Según los resultados de las entrevistas y la documentación entregada por el SINAC, se lograron identificar las fortalezas y debilidades (FODA) de TI que se muestra en la Figura No. 1:

Figura No. 1 Análisis FODA de TI

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Por otro lado, el área de Informática ha logrado la instalación de la infraestructura básica de servidores y el correo electrónico institucional. Por otro lado, se realizó un estudio de los procesos organizacionales y su rediseño3. Con esto, se han establecido las bases para el desarrollo e implantación de los sistemas de información requeridos por la institución.

La institución cuenta también con diversas aplicaciones específicas tales como Sistema de Evaluación y Mejoramiento continuo de Calidad (SEMEC), PROMEC, Sistema de Información de los Recursos Naturales de Costa Rica (SIREFOR), Sistema de Información para la Cooperación (SIC) y Sistemas de Información Geográfica aislados y en diferentes estados de avance en las áreas de conservación.

Sin embargo, TI enfrenta grandes retos para continuar su consolidación y evolución para contar con las capacidades para ofrecer al SINAC servicios informáticos que agreguen alto valor a la organización. Aquí es importante mencionar la necesidad de mejorar, agregar funcionalidad importante y actualizar el portal del SINAC y adquirir e implantar:

Los sistemas y aplicaciones informáticas que apoyen directamente los procesos esenciales de la Institución.

Así como los sistemas de apoyo, tales como un sistema integrado para la gestión de los recursos institucionales, incluyendo el área financiero contable y de control de ingresos a los parques y el fortalecimiento del portal institucional.

Aunado a esto, área de Tecnologías de Información debe abocarse a consolidar una red interconectada de recursos informáticos entre las oficinas centrales del SINAC y las Áreas de Conservación que le permita a la institución un mejor aprovechamiento de la tecnología existente en la organización y generar sinergia, colaboración y comunicación entre sus diferentes componentes para proveer al SINAC con los servicios informáticos requeridos. Adicionalmente, por las características particulares del SINAC, el área de informática debe trabajar en el establecimiento de estándares abiertos y mecanismos basados en tecnologías de información y sistemas de información que faciliten la compilación, generación y divulgación de información sobre la conservación de la biodiversidad.

Los esfuerzos de consolidación de la plataforma tecnológica deben ir en paralelo a la definición y el uso consistente de buenas prácticas para la gestión del desarrollo de aplicaciones, gestión de proyectos, servicios de atención a usuarios y gestión integral de la plataforma tecnológica y de comunicaciones. Estas prácticas establecerán en el marco normativo y de gobernanza para la operación de TI en el SINAC. Para un mayor detalle sobre la descripción de la situación actual de las tecnologías de información en el SINAC ver el Anexo #1: Producto No. 2 Documento de estrategia global en relación con el área TIC alineada a los objetivos y estrategias del SINAC, de acuerdo con su marco de Planificación Estratégica.

3 “Análisis, Diseño y Normalización de los procesos y subprocesos institucionales así como los procedimientos prioritarios que ejecuta el SINAC, con base en sus competencias,

de manera que contribuyan a aportar la información sustantiva de alimente el sistema de Información gerencial del SINAC”.

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3 Marco estratégico de TI y su alineamiento con los objetivos y planes institucionales

3.1 Misión Estar comprometidos en proveer soluciones e infraestructura de tecnologías de información actualizadas, útiles, de fácil acceso, confiables, seguras y con alta disponibilidad, enfocándose en las necesidades de los usuarios, y en la entrega oportuna de servicios innovadores, coordinados, y costo-efectivos.

3.2 Visión

Ser reconocidos como líderes en la aplicación tecnologías de información para conectar los actores de la sociedad y los funcionarios del SINAC, proveer información, herramientas y servicios de TI requeridos, en cualquier momento y lugar, a través de una amplia gama de dispositivos y facilitando soluciones innovadoras para apoyar el uso sostenible y la conservación de los recursos naturales y la biodiversidad.

3.3 Valores y Compromisos Impulsores.

Se asumen e incorporan los valores y compromisos impulsores establecidos en el Plan Estratégico Institucional 2010-2014, siendo estos4:

3.3.1 Del quehacer institucional

Compromiso con la conservación de la biodiversidad y el uso sostenible de los recursos naturales: La promulgación constante de la razón de ser del SINAC, pero igual asumirlo como compromiso de y por la vida.

Inclusión: El convencimiento que la inclusión social es un requisito para la sostenibilidad, donde todos los grupos y sectores de la sociedad, tiene iguales obligaciones y derechos de participación.

• Coherencia: Los objetivos institucionales están en total relación con nuestro accionar. Mantener intacto y en un solo sentido lo que se piensa, lo que se dice y lo que se hace.

• Visión compartida: Trabajar en forma conjunta, con una visión integral y congruente entre discurso y práctica.

4 Plan Estratégico Sistema Nacional de Áreas de Conservación SINAC-2010-2015,Ministerio del Ambiente y Telecomunicaciones, Sistema Nacional de Áreas de Conservación, San José, Costa Rica, 2010

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3.3.2 De los mecanismos y medios de trabajo

• Liderazgo: Capacidad de dirigir e inspirar a los miembros del equipo para mejorar continuamente y actuar proactivamente en pos del logro de los objetivos.

• Uso de la tecnología: Se procura el máximo esfuerzo para la utilización de tecnologías actualizadas, y para uso adecuado y oportuno en el logro de los objetivos institucionales.

• Trabajo en equipo: Capacidad para emprender el trabajo de manera colectiva, priorizando la elaboración de logros conjuntos más que los individuales.

• Diálogo: La convicción del uso del diálogo y la concertación como medio para alcanzar las metas y los objetivos.

• Participación: La generación de espacios y mecanismos que propicien que las personas participen real y efectivamente.

• Innovación: Capacidad de inventar y desarrollar nuevos conceptos, ideas y soluciones.

• Mejora continua: Implica el esfuerzo constante para que los servicios que el SINAC brinda a la sociedad, sean oportunos, proactivos y de calidad.

3.3.3 De las actitudes y valores

• Creatividad: La búsqueda constante de formas mejoradas y distintas de desarrollar los procesos y tareas.

• Honestidad: La constancia en la práctica de la decencia, el decoro y la rectitud.

• Transparencia: La actitud de mostrarse con claridad, sin dudas, ni ambigüedades, en cualquier espacio de las relaciones laborales y sociales.

• Mística: Mantener la actitud hacia un desempeño constante y de calidad.

• Solidaridad: El discurso y la acción consecuente con el bienestar común.

3.4 Objetivos Estratégicos

Con el fin de lograr la visón y misión para las tecnologías de información en el SINAC se han identificado los objetivos estratégicos que servirán de guía durante el horizonte de planificación (2014-2019). Estos objetivos describen el estado final esperado por la organización conforme el área de Tecnologías de Información ejecuta lo establecido en su misión en apoyo a las áreas estratégicas del SINAC.

Contar con un conjunto de sistemas y soluciones innovadoras e integradas, basadas en tecnologías de información y telecomunicaciones, para apoyar una efectiva y eficiente gestión institucional de las diferentes áreas y en los diferentes niveles del SINAC.

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Proveer sistemas y aplicaciones informáticos modernos, innovadores e integrados de apoyo a los procesos sustantivos de la institución, que permitan el trabajo y el enriquecimiento de los mismos mediante su uso colaborativo e interconectado por los funcionarios de la Institución.

Proveer sistemas integrados bajo un modelo de gestión único y herramientas tecnológicas que habiliten y potencien el trabajo de los colaboradores del SINAC, para lograr la modernización de los procesos de planificación, administrativos, evaluación de riesgo y control administrativos de la Institución y provean información para la toma de decisiones.

Fortalecer y modernizar el sistema de información para la gestión de Recursos Humanos.

Desarrollar una plataforma tecnológica y de servicios para que los funcionarios del SINAC puedan ser más efectivos a través del aprovechamiento y uso de las TI a cualquier hora y en cualquier lugar a través de diversos dispositivos, bajo un marco normativo.

Operativizar mecanismos tecnológicos por medio de herramientas de TI que faciliten la participación, colaboración y comunicación con los diferentes actores de la sociedad, funcionarios del SINAC, investigadores, ciudadanos, otras entidades tanto públicas como ONG’s en el uso sostenible y conservación de los recursos naturales y la biodiversidad.

Proporcionar liderazgo a la organización en los aspectos relacionados con las tecnologías de la información y proveer un marco de gobernanza y recursos que permitan el uso racional, seguro y dentro de la normativa gubernamental para las tecnologías de información.

3.5 Principales estrategias de TI. El logro de los objetivos está basado en las siguientes estrategias generales que deberán ser desarrolladas en conjunto para obtener los resultados esperados. Las siguientes son las principales estrategias para el área de Tecnologías de Información.

Estrategia 1. Mediante la definición y ejecución de un portafolio de proyectos institucionales jerarquizado que a lo largo de 10 años abarque las áreas sustantivas y de apoyo prioritarias del SINAC, creando soluciones en aquellas que son susceptibles de obtener mejoras de alto impacto institucional.

Los proyectos institucionales han sido identificados en la Arquitectura de Sistemas de Información, que se muestra a continuación.

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Figura No. 2 Arquitectura SINAC-Digital

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La Arquitectura de Información o de Sistemas de Información, organiza y define los principales sistemas de información institucionales y sus correspondientes subsistemas o módulos requeridos por el SINAC. Los sistemas de Información que conforman la arquitectura de Sistemas de Información, han sido agrupados en sistemas y herramientas de apoyo gerencial, sistemas administrativos, sistemas clave y sistemas de apoyo técnico, con referencia a las áreas cubiertas por cada uno de ellos.

En el caso del SINAC, la arquitectura de sistemas de información forma parte del SINAC Digital. Los sistemas de información o soluciones informáticas que la conforman se denominan módulos de soluciones informáticas. Los siguientes sistemas de información institucionales o módulos de soluciones informáticas5 conforman por lo tanto, el portafolio de proyectos del SINAC.

o Módulo de soluciones informáticas de gestión de conocimiento

o Módulo de soluciones informáticas geoespacial

o Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales

o Módulo de soluciones informáticas de permisos y licencias

o Módulo de soluciones informáticas de denuncias y quejas

o Módulo de soluciones informáticas de inventarios y registros

o Módulo de soluciones informáticas de información de Patrimonio Natural del Estado

o Módulo de soluciones informáticas de indicadores para informes y toma de decisiones (evolución de la herramienta actual SEMEC)

o Módulo de soluciones informáticas de Recursos Humanos

o Módulo de soluciones informáticas Administrativo Financiero (ERP).

o Portal Institucional.

5 Nota aclaratoria se usara la palabra de módulos de soluciones informática como sinónimo de sistemas de Información.

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Las prioridades establecidas por el SINAC para asignar la jerarquía al portafolio de proyectos se presenta en la siguiente tabla:

N° Nombre del

Proyecto Descripción del Proyecto Fase Prioridad

SI-1 Módulo de soluciones informáticas administrativas-financieras (ERP)

Integrar las finanzas, con el presupuesto, contabilidad y las compras del SINAC. Abarca desde el control del presupuesto, hasta la gestión de finanzas y contabilidad y proceso de compras, inventarios y control de combustible. Con la capacidad de generar informes en tiempo real de la situación del SINAC y de los movimientos realizados en un tiempo determinado.

Fase 1 Alta(1)

SI-7 Portal Institucional Ser el medio de interacción entre el SINAC y los actores de la sociedad, compartiendo información a usuarios internos y externos y sirviendo como medio para la gestión de la tramitología en línea.

Fase 1 a Fase 3

Alta

SI-3 Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales, Gestión de Permisos y Licencias.

Facilitar la gestión de permisos, permitiendo validar los requisitos y almacenar la información sobre los permisos dados en las diferentes Áreas de Conservación del SINAC.

Fase 1 a Fase 3

Alta

SI-4 Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales, Módulo, Gestión de Quejas y Denuncias

Gestionar las quejas y denuncias en temas de conservación de biodiversidad y recursos naturales y permitir el adecuado registro, investigación y resolución de las mismas.

Fase 1 a Fase 2

Alta

SI-5 Módulo de soluciones informáticas de Patrimonio Natural del Estado

El módulo de soluciones informáticas de Patrimonio Natural del Estado (PNE) se basará en gran medida en los mapas y las interfaces cartográficas. Conteniendo tres de los principales componentes: especies, los ecosistemas y la tierra o el uso del agua.

Fase 1 a Fase 2

Alta

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N° Nombre del


SI-8 Módulo de soluciones informáticas de indicadores para informes y toma de decisiones

Generar reportes e informes con indicadores para la toma de decisiones, sobre información recopilada a través de los otros sistemas.

Fase 1 y Fase 2

Alta

SI-10

Módulo de soluciones informáticas de gestión del conocimiento

Establecer un módulo de almacenamiento persistente y archivo de datos, a través de una cultura de conocimientos compartidos y políticas de compartimiento de datos; que permita poner a disposición en tiempo real, con exactitud y veracidad, la información, políticas y programas de conservación de biodiversidad y recursos naturales del SINAC, a los usuarios internos y externos.

Fase 1 a Fase 4

Alta

SI-6 Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales, Módulo de soluciones informáticas de registros e inventarios

Establecer una base de datos con los registros e inventarios de los recursos naturales y entidades relacionadas, tales como especies, plantas y bosques, zoológicos, entre otros cuyo control compete al SINAC.

Fase 2 a Fase 3

Medio

SI-2 Módulo de soluciones informáticas de Recursos Humanos

Desarrollar una base de datos del personal que labora para el SINAC, donde se pueda registrar, almacenar y analizar la información correspondiente al capital humano de la institución.

Fase 2 Medio

SI-9 Módulo de soluciones informáticas de geoespacial

Brindar una base de datos de información geográfica sobre el Patrimonio Natural del Estado, separando en capas temáticas y permitir a los usuarios trabajar independientemente de las capas y relacionar la información no espacial con su localización cartográfica.

Fase 1 a Fase 4

Baja

Tabla No. 1 Priorización de los Proyectos de Adquisición e Implantación de las Soluciones y Sistemas Informáticos del SINAC.

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Estas prioridades fueron establecidas por la Institución de acuerdo con un esquema de priorización que se describe en el Producto No. 5 Estrategia General para el área TIC reflejada en un mapa de ruta para lograr los objetivos establecidos en el Plan para el horizonte de tiempo considerado para la planificación, en el Anexo #4.

También se identifican las siguientes herramientas o soluciones informáticas específicas de apoyo a procesos específicos de la organización:

o Herramientas de apoyo a la Planificación, Plan Presupuesto y Seguimiento de resultados

o Herramientas de apoyo para Control Interno

o Herramientas de apoyo al desarrollo y mantenimiento de la Infraestructura

o Herramientas de apoyo a la Asesoría Legal

o Herramientas de apoyo a la gestión de las TIC’s

o Herramientas de apoyo al proceso de Identidad Institucional y Mercadeo

Para un mayor detalle de la Arquitectura de Sistemas de Información, así como una descripción de cada una de los sistemas de información y soluciones informáticas identificadas, ver el Anexo #2. Producto No. 3. Documento de Arquitectura de Sistemas de Información

Estrategia 2. Consolidando una infraestructura tecnológica y red de telecomunicaciones de voz, datos e información geoespacial que cubra todas las áreas de conservación utilizando los conceptos de robustez, alta disponibilidad y seguridad, que cumpla con las necesidades actuales y futuras de la institución.

Considerando la arquitectura de sistemas de Información y las características específicas de la Institución, se pueden identificar las principales características que debe soportar la infraestructura tecnológica, las más importantes:

o Soportar Sistemas Geoespaciales y su integración con bases de datos para efectos de correlacionar diversos tipos de información.

o Soportar la gestión de esquemas analíticos utilizando grandes bases de datos que permitan la aplicación de procesamiento analítico y de

inteligencia institucional (BI).

o Soportar servicios de colaboración y manejo de contenidos, tanto con usuarios internos como externos, incluyendo el establecimiento de

comunidades y la utilización de facilidades para el manejo de documentos compartidos de investigación, de proyectos, e institucionales.

o Soportar servicios de gestión de documentos con capacidad para manejar multimedios.

o Brindar servicios seguros, estables, confiables y escalables a través de un Portal con punto de accesos para usuarios internos y usuarios

e

18

xternos.

o La plataforma debe tener las capacidades de integración e interoperación, tanto con los sistemas actuales como los indicados en la

arquitectura propuesta.

o Por las características del SINAC, se requiere la posibilidad de implantar un modelo de servicios que permita una consolidación centralizada

con una operación desconcentrada y un crecimiento modular a través de nube privada del SINAC.

o Por la naturaleza desconcentrada del SINAC y sus diversas áreas de conservación la infraestructura tecnológica debe permitir el uso de

dispositivos móviles normalizados, debido a que la Institución cuenta con colaboradores y personal destacado en diversas áreas del país y que

además debe movilizarse constantemente para ejecutar sus funciones.

o La infraestructura debe tener la capacidad de manejar flujos de trabajo que incorporen mecanismos de firma digital, aprobación y envío de

alertas incluyendo el envío a dispositivos móviles.

o La infraestructura debe permitir un esquema de seguridad apropiado que permita manejar tanto usuarios internos como externos.

o El SINAC ha tomado la decisión de desarrollar su plataforma tecnológica utilizando tecnologías Microsoft y bajo el marco de referencia para

infraestructura tecnológica de Microsoft.

La infraestructura tecnológica propuesta, que forma parte de la plataforma SINAC Digital, requerida para soportar los sistemas de información y soluciones informáticas contempladas en la Arquitectura de Sistemas de Información se muestra en los siguientes diagramas:

19

Figura No. 3 Infraestructura Tecnológica SINAC-Digital

20

Capa de acceso a

servicios

Microsoft

Forefront Unified

Access Gateway 2010

Personal

SINAC

desconcentrado

Socios de

negocios

Microsoft Visual Studio Team

System

Microsoft .NET Framework

SharePoint Designer

HTML5 / CSS

Antivirus para SharePointAntivirus para correo

electrónicoAntivirus para Lync

Consola de administración de antivirus

Administración de

dispositivos móviles

System Center

System Center 2012

Endpoint Protection

Windows 2012 con Hyper-VSoporte para virtualización

Windows Server

AppFabric

Acceso a archivos

Firewall

Caché de archivos en

regiones

Servicios de

Encriptación de

archivos

Servicios de respaldo en la nube

Personal

móvil

Monitoreo de

servidores como

servicio

Windows Intune

Área de administración

System Center

Windows Server

Update Services

3.0

Windows Communications

Foundation Services

Microsoft Exchange

Server

Fisico

Mensajería unificada

Servidor de correos

Exchange Local

Firewall

VPN

Servicios opcionales de la nube

Servicio de Portal Público

Servicio de correo Exchange

Lync Online – Conferencias

grandes audiencias

Servicio de Portal Privado

Plataforma de desarrollo

en la nube privada /

publica

Windows Azure Platform

AppFabric

Microsoft SQL Azure

Lync Server

2013

Microsoft

Forefront Identity

Manager 2010 R2

Microsoft Virtual

Desktop

Infrastructure

Suite

Microsoft

Hyper-V

Server

2008 R2

Windows

Storage

Server 2008

R2

Microsoft

SharePoint

Fisico

Microsoft SharePoint Server 2013

Búsquedas empresariales

Sitios y portales Flujos de trabajo

Administración de

documentos

Redes sociales

Servicios de contectividad

Administración de contenido

Project Server

Lync Server

Conferencias Web

Integración con

telefonía

Servidor de audio y

conferencias

Microsoft SQL

Server

Database Engine

SQL Server Integration

Services

SQL Server Reporting

Services

SQL Server Analysis

ServicesStreamInsight

Data Quality Services Master Data Services

Microsoft Windows

Server 2012 R2

Políticas de grupo

Microsoft BranchCache

Internet Information Services 8.5

Fisico

NAP (Network Policy and Access

Services)

Servidor de dominio

Fisico

SAN EVA 6300

Discos virtuales

Políticas de calidad de servicio

Servidor DHCPServidor DNS

Fisico

Windows Embedded

Device Manager 2011

Microsoft Desktop

Optimization

Pack 2011 R2

Microsoft System Center

Mobile Device

Manager 2008/2012

Microsoft System

Center 2012 Virtual

Machine Manager

Microsoft System

Center 2012

Orchestrator

Microsoft System

Center 2012 Operations

Manager

Microsoft System Center

2012 Configuration

Manager

Microsoft System

Center 2012 Service

Manager

Microsoft System

Center Cloud Services

Process Pack

Aplicaciones

del negocio

Servicios RMS

(Protección mediante

Right Management

Services)

Desarrollo con Windows

Azure

Red de distribución

de contenido CDN

Figura No. 4 Arquitectura de Infraestructura Tecnológica del SINAC

Una descripción detallada de la Infraestructura tecnológica requerida para soportar la arquitectura de sistemas del SINAC Digital, incluyendo todos sus principales componentes, se encuentra en el Anexo #3. Producto No. 4. Documento de Infraestructura de

21

Tecnológica (Capas de alto nivel). Adicionalmente, en el apartado No. 4 de este documento, se identifican los proyectos requeridos para el fortalecimiento de la arquitectura tecnológica planteada.

Estrategia 3. Fortalecimiento del sistema de gerenciamiento del área de tecnología de información definiendo las bases de un marco de gobernanza institucional, estableciendo un alto grado de coordinación entre TI de la Secretaría y TI de las áreas de conservación con el fin de lograr sinergia, colaboración y comunicación y realizando los ajustes a la organización de TI de acuerdo con lo que se establece en el apartado No. 6 Propuesta de Evolución y Ajuste de la Organización de TI, de este documento, para proveer al SINAC con los servicio informáticos seguros, robustos, confiables, con alta disponibilidad, integrados y de alta calidad profesional.

Para el establecimiento del marco estratégico de gobernanza presentado se aplica lo establecido en las normas técnicas en tecnologías de información y comunicaciones de la Contraloría General de la República6, que establecen que: “El jerarca debe traducir sus aspiraciones en materia de TI en prácticas cotidianas de la organización, mediante un proceso continuo de promulgación y divulgación de un marco estratégico constituido por políticas organizacionales que el personal comprenda y con las que esté comprometido.”

Algunas mejores prácticas tales como Cobit destacan los mismos puntos relacionados con el plan estratégico, mencionando que éste debe mejorar la comprensión de los principales interesados en las oportunidades y limitaciones de TI, además evaluar el desempeño actual, identificar la capacidad y los requerimientos de recursos humanos, y clarificar el nivel de inversión requerido.7

El propósito de un marco de gobernanza es dirigir los esfuerzos del Área de TI de la organización para asegurar que el desempeño de TI cumple con los siguientes objetivos8:

Alineamiento de TI con la organización y la obtención de los beneficios prometidos Uso de la TI para facilitar a la organización el logro de sus objetivos estratégicos mediante la exploración y aplicación de oportunidades,

maximizando los beneficios Uso responsable de los recursos de TI Gestión apropiada de los riesgos relacionados con TI

En resumen, la gobernanza se ocupa de dos aspectos: La creación y entrega de valor a la organización y la mitigación del riesgo. El primer aspecto lo conduce el alineamiento estratégico de TI con la organización y el segundo, se conduce mediante la aplicación de esquemas de responsabilidades y rendición de cuentas (“accountability”). Ambos aspectos deben apoyarse por la provisión de los recursos adecuados y la medición para asegurar que se

6 Contraloría General de la República, Normas Técnicas en Tecnologías de Información y Comunicaciones, Informe final Versión 1.0.0, Julio 2009

7 Cobit Framework, Released by CobiT Steering Committee and the IT Governance Institute

8 IT Governance Institute, 2003

22

obtienen los resultados esperados.9 Lo anterior se resume en cinco áreas de enfoque. Dos tienen que ver con productos o salidas: entrega de valor y gestión de riesgo. Los otros tres son conductores: alineamiento estratégico, gestión de recursos y medición de desempeño.10 La gobernanza de TI es un subconjunto de la gobernanza de la organización.

La responsabilidad de la gobernanza en TI reside en los consejos directores y la gerencia ejecutiva de la organización.11 Sin embargo, las actividades de gobernanza deben fluir, involucrar y comprometer a los diferentes niveles de la organización.

En el caso del SINAC, debido a que el Área de TI se encuentra en el nivel básico de madurez bajo el marco de referencia de Optimización de Infraestructura de acuerdo con lo establecido en el P2. Marco Estratégico del PETI (ver Anexo 1), elaborado en este proceso de planificación estratégica de TI, se ha establecido un marco de referencia de gobernanza que apoye el desarrollo e implementación de la gobernanza en fases y de acuerdo con los aspectos prioritarios para este nivel básico de madurez y los servicios que actualmente provee el Área de TI a la organización. Conforme estos servicios se incrementen, el marco de gobernanza deberá ir madurando y se deberán incorporar objetivos de control adicionales según se requieran.

Los aspectos básicos considerados son los siguientes:

Un marco de políticas generales de TI que deben ser aprobadas por el Comité Gerencial de Tecnologías de Información tales como se muestran en la figura a continuación:

9 idem

10 idem

11 IT Governance Institute, 2007

23

Figura No. 5 Políticas Generales de TI

En términos de gobernanza, el SINAC cuenta ya con dos enunciados de política en TI, que se encuentran incluidos en Políticas TI realizadas en el marco de gestión Institucional TI:

1. El SINAC promueve, adopta e implementa las regulaciones y mejores prácticas de TI con el fin de fortalecer el proceso de toma de decisiones requeridas por la institución para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

2. El SINAC promueve el fortalecimiento continuo de las tecnologías de información, así como buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información y su adecuado uso.

24

Adicional a esto el SINAC ha implementado del Comité Gerencial de Tecnología de Información del Sistema Nacional de Áreas de Conservación que se encuentra en pleno funcionamiento, como función principal, y en este documento presenta su plan estratégico en tecnologías de información. Todos estos elementos han conformado solidos pasos en la implementación de un marco de gobernanza en TI. Continuando con el fortalecimiento del marco de gobernanza, en el corto plazo, el SINAC debe definir las siguientes políticas generales en TI.

Uso aceptable de los recursos de TI,

Gestión de activos de TI

Gestión de operaciones, específicamente: Respaldos, gestión de incidentes y control de accesos.

Un mayor detalle sobre este punto se puede ver en el Anexo #4. Producto No.5 Estrategia General para el Área de TI. En adición a estas políticas generales se establece un conjunto de estándares y guías que conformen el marco de gobernanza de TI en el SINAC. De acuerdo con este enfoque, se establece un proceso de implementación del marco de gobernanza de acuerdo con las fases y requerimientos ya desarrollados para los proyectos de adquisición o desarrollo de las Soluciones y Sistemas Informáticos identificados y de fortalecimiento de la Infraestructura Tecnológica.

Estrategia 4. Mediante la dotación de los recursos financieros requeridos para la ejecución del portafolio de proyectos institucionales y la consolidación de la infraestructura tecnológica y de comunicaciones.

El desarrollo e implantación de los proyectos identificados en este plan depende de que la organización asigne los recursos necesarios para su ejecución Las estimaciones de los recursos e inversiones requeridas para concretar la estrategia establecida para el área de TI se presentan en el apartado No. 8 de este documento.

Estrategia 5. Incrementando la cultura informática organizacional en materia de tecnologías de información y telecomunicaciones, que promueva:

o Su uso efectivo y eficiente. o La participación real en los proyectos asociados. o La identificación y el entendimiento de su potencial como un medio para mejorar la gestión institucional.

25

3.6 Alineamiento con el Plan Estratégico Institucional (PEI)

El SINAC, en su Plan Estratégico Institucional 2010-201512 plantea 5 áreas estratégicas que se dividen en diferentes propósitos a través de los cuales se buscan mecanismos para la creación de políticas para el mantenimiento y conservación de recursos naturales y biodiversidad, protección de especies en amenaza, marco jurídico consistente con proyectos de ley, cultura interna ambiental, identificación de nuevos mecanismos financieros, monitoreo de las especies vulnerables, gestión de alianzas y participación de la sociedad, mejora de las capacidades administrativas, fortalecimiento de la plataforma tecnológica para apoyar el flujo de la información, sistema de calidad, desarrollo de plan de capacitación, desarrollo integral del recurso humano, posicionamiento y transferencia de información.

En el PEI-SINAC 2010-2015 se establecieron como críticos los siguientes ámbitos:

Imagen y proyección institucional.

Gestión técnica sustantiva.

Enfoque de trabajo.

Gestión compartida con actores.

Recursos humanos.

Gerencia institucional.

Por otro lado, el marco estratégico para el área de TI (cuyo desarrollo se presenta en detalle en el Anexo#1. Producto No.2 Documento de Estrategia Global en relación con el área de TI) establece y orienta los esfuerzos futuros del área de TI dentro horizonte de tiempo establecido en el Plan, en este caso del 2014 al 2019. Establece los requerimientos clave para determinar la contribución del área de TI al logro de los objetivos y a la ejecución de los planes del SINAC. El marco estratégico presenta una visión innovadora y hacia el futuro, considerando las cambiantes necesidades de la organización. El marco estratégico es realista pero a la vez aspiracional y retador tanto para el área de TI como para la organización.

En el siguiente cuadro, se muestra el alineamiento y la contribución de las Tecnologías de Información que apoyarán a la Institución en el cumplimiento de su visón, misión y estrategias.

12 Plan Estratégico Sistema Nacional de Áreas de Conservación –SINAC 2010-2015

26

Figura No. 6 Alineamiento de las Tecnologías de Información con las Áreas Estratégicas del SINAC

3.7 Factores impulsores de cambio

27

Con el objetivo de lograr la visión planteada para las tecnologías de información, en el horizonte de tiempo de esta planificación se deben desarrollar una serie mejoras en los procesos internos y capacidades para la entrega de los servicios que provee el área de Tecnologías de Información con el fin de consolidar una plataforma robusta para las soluciones informáticas y servicios que se establecen en este plan:

La calidad, consistencia, seguridad y confiabilidad en la entrega de los servicios.

Claridad y cumplimiento en el desarrollo y entrega de los servicios

Integración de nuevas tecnologías de manera racional y costo/efectiva

En la siguiente figura se muestra en forma esquemática la situación actual de las TI en el SINAC y el estado futuro que se espera lograr mediante la ejecución de este plan, en relación con las tecnologías de información.

Para determinar el estado futuro de las TI en el SINAC, se consideraron entre otros aspectos, las tendencias en la aplicación de las TI en la conservación de la biodiversidad y recursos naturales así como las tendencias tecnológicas y las necesidades del SINAC.

Figura No. 7 Características de la contribución de las TICS.

Para un mayor detalle sobre este apartado, referirse al Anexo #1 Producto No. 2. Documento de estrategia global en relación con el área TIC alineada a los objetivos y estrategias del SINAC, de acuerdo con su marco de Planificación Estratégica.

28

4 Descripción de la Estrategia General

La estrategia general para el SINAC tiene como objetivo:

Estos tres elementos conforman los pilares básicos de la estrategia general para la transformación de TI y la construcción y consolidación del SINAC Digital. Estas tres estrategias deben ser acompañadas de la dotación de los recursos financieros requeridos para la ejecución del portafolio de proyectos institucionales y el incremento la cultura informática organizacional en materia de tecnologías de información y telecomunicaciones, que promueva:

o Su uso efectivo y eficiente. o La participación activa en los proyectos asociados. o La identificación y el entendimiento de su potencial como un medio para mejorar la gestión institucional.

Es importante destacar que la implementación de esta plataforma de soluciones y servicios informáticos es un proyecto institucional en el que participan activamente todas las áreas de la institución. El proyecto también conlleva un cambio cultural institucional que deberá ser impulsado mediante el activo involucramiento y el compromiso de la Dirección Ejecutiva y el Comité Gerencial de Tecnologías de Información del SINAC.

En esta sección se describe la trayectoria a seguir para la implementación de los principales pilares de la estrategia de TI con el fin de lograr, en un horizonte de 10 años, la consolidación de la plataforma de soluciones informáticos SINAC Digital. Es importante destacar que posterior a los 10 años contemplados en el horizonte de planificación de este plan, se estima que el SINAC logrará consolidar su visión integral para las tecnologías de información y su aprovechamiento en un horizonte de tiempo de 14 a 15 años. En la Figura No. 8 se muestra en forma gráfica el camino que se debe recorrer para contar con dicha plataforma consolidada, al pasar de la situación actual de TI a un aprovechamiento organizacional de las tecnologías de información que apoye en la creación de una ventaja competitiva para el SINAC. De esta forma se busca facilitar a la institución el logro de sus objetivos

sustantivos respecto a la conservación y protección de la biodiversidad y recursos naturales de Costa Rica.

Operativizar el portafolio de proyectos identificados en la arquitectura de Soluciones y Sistemas Informáticos, consolidar la infraestructura de TI y fortalecer el gerenciamiento de TI a través de la implementación de un marco de gobernanza básico de TI que permita el logro de los objetivos

establecidos para TI.

29

Figura No. 8 Estrategia general de TI para la consolidación de la plataforma de Soluciones y Servicios Informáticos SINAC Digital

30

4.1 Mapa de ruta para lograr los objetivos establecidos en el Plan, dentro del horizonte de planificación definido

Un mapa de ruta es una guía que muestra la programación en el tiempo de las estrategias generales y los estadios meta que se logran conforme se desarrollan las iniciativas y proyectos que se han identificado en la arquitectura de soluciones y sistemas del SINAC. Es importante notar que estas iniciativas y proyectos deben ser ejecutadas conjuntamente por las diferentes áreas del SINAC y el área de TI.

El mapa de ruta se divide en tres fases, dentro del horizonte de planificación establecido para el PETI. A saber:

Fase 1: Construcción de las bases de la Plataforma de Soluciones y Servicios SINAC Digital.

Modernización de Procedimientos Técnicos y Administrativo Financieros institucionales

Fase 2: Consolidación de la Plataforma de Soluciones y Servicios SINAC Digital.

Apoyo informático a procesos técnicos institucionales avanzados y ampliación de la cobertura de soluciones de TI con servicios adicionales dispuestos en el Portal Institucional así como servicios geoespaciales institucionales y de gestión del conocimiento, facilitados por TI.

Fase 3: Habilitar y enriquecer enlaces internos y externos con el establecimiento de un Mecanismo Facilitador de la Información (CHM13) para fomentar la investigación y la participación de la comunidad mediante la disponibilidad de información y contenido a través del portal institucional, de la Plataforma SINAC Digital.

Facilitación de los servicios de enlace del SINAC, promoción de la educación y el conocimiento a través de la colaboración, la investigación y la participación de los comunidad y público interesado apoyados por soluciones que aprovechen las TI.

El mapa de ruta general que se presenta a continuación muestra la evolución del apoyo y cobertura de TI a los diferentes procesos organizacionales con énfasis en los procesos clave técnicos del SINAC, a lo largo de la ejecución de la estrategia según las fases indicadas.

13 CHM Clearing House Mechanism….

31

Figura No. 9 Estrategia de TI (Mapa de Ruta)

Se establecen tres fases para la implementación de las Soluciones Informáticas Institucionales que conforman la arquitectura de sistemas. A continuación una breve descripción de cada una de las tres fases

32

4.1.1 Descripción de las Fases establecidas en el Mapa de Ruta

4.1.1.1 Fase 1. Construcción de las bases de la Plataforma de Soluciones y Servicios SINAC Digital.

33

4.1.1.2 Fase 2. Consolidación de la Plataforma de Soluciones y Servicios SINAC Digital.

34

4.1.1.3 Fase 3. Habilitar y enriquecer enlaces internos y externos con el establecimiento de un Mecanismo Facilitador de la Información (CHM14) para fomentar la investigación y la participación de la comunidad mediante la disponibilidad de información y contenido a través del portal institucional, de la Plataforma SINAC Digital.

14 CHM Clearing House Mechanism….

35

5 Estrategias específicas que delinean la transformación de TI de su situación actual al estadio objetivo habilitando la Plataforma de Servicios y Soluciones SINAC Digital.

Las siguientes son las estrategias específicas que permitirán al SINAC lograr una modernización de sus procesos organizacionales aprovechando las tecnologías de información disponibles actualmente. La implementación de estas estrategias permitirá al SINAC agregar valor a sus procesos tanto claves como de apoyo y facilitar el logro de los objetivos estratégicos de la Institución y mejorar los procesos de toma de decisiones relacionados con los aspectos de conservación de los recursos naturales y el patrimonio natural del estado.

Las estrategias para la modernización e implementación de la plataforma de servicios y soluciones SINAC Digital se operativizan mediante la ejecución de los portafolios de proyectos ya identificados, estos portafolios incluyen

El portafolio para la adquisición e implementación del portafolio de proyectos que conforman la Arquitectura de Soluciones y Sistemas Informáticos

El portafolio para la implementación de los proyectos de fortalecimiento y la consolidación de la Infraestructura Tecnológica

El portafolio para el fortalecimiento del Gerenciamiento de TI en la organización.

En conjunto con las recomendaciones para la evolución de la Organización de TI y las recomendaciones generales que se presentan posteriormente en los apartados del capítulo 6.

5.1 Desarrollo e Implantación de la Arquitectura de Sistemas de Información

La principal estrategia específica que se aplica para lograr la modernización e implementación de los nuevos procesos en el SINAC es el desarrollo e implantación de soluciones y servicios modernos en Tecnologías de Información que apoyen directamente las áreas estratégicas del SINAC y por lo tanto apoyen el logro de los objetivos y estrategias institucionales para la gestión y conservación de los recursos naturales. Las soluciones informáticas requeridas para apoyar los procesos del SINAC fueron identificadas en la Arquitectura de Sistemas de Información del SINAC.

Esta estrategia abarca desde la modernización de y Procedimientos Institucionales (Técnicos) los procesos administrativos financieros, hasta la implementación de módulos informáticos técnicos especializados en el ámbito de la gestión y conservación de los recursos naturales tales como los sistemas geoespaciales y de gestión del conocimiento.

Con el fin de hacer operativa esta iniciativa, se definen una serie de proyectos para la adquisición e implementación de las soluciones informáticas institucionales planteadas y su respectiva implantación en el SINAC, estos proyectos conforman el portafolio de proyectos de Soluciones Informáticas del

SINAC.

36

5.1.1 Priorización para la adquisición o desarrollo de los sistemas de información y proyectos identificados, alineados con el marco estratégico de TI y la contribución que cada sistema aporta al logro de los objetivos y estrategias institucionales

Todo proyecto en una organización debe contribuir a necesidades especificadas establecidas en el plan estratégico institucional (PEI). Esta integración se logra mediante la aplicación de un esquema de priorización para los proyectos, en donde se asigna una calificación o peso a la contribución que cada proyecto aporta a las diferentes necesidades establecidas en el plan estratégico.

Lograr separar los proyectos de alta prioridad de aquellos con baja prioridad puede resultar difícil para TI. Por esta razón, un enfoque estructurado y lo más objetivo posible puede ayudar en lograr un consenso entre diferentes áreas de la organización y lograr también un balance de servicios que satisfagan las necesidades de los diferentes departamentos, usuarios internos y externos y diferentes entidades interesadas. Una técnica probada para facilitar la difícil toma de decisiones respecto a las prioridades de los proyectos e iniciativas de TI es la utilización de una matriz de priorización

El siguiente cuadro refleja las prioridades asignadas utilizando el mecanismo descrito en el P5. Estrategia General para TI reflejada en un mapa de ruta incluido en el Anexo #4 de este documento y que describe en detalle el desarrollo de la matriz de prioridades que dio como resultado la designación de prioridades que se muestan en el siguiente cuadro.

37

N° Nombre del



Integrar las finanzas, con el presupuesto, contabilidad y las compras del SINAC. Abarca desde el control del presupuesto, hasta la gestión de finanzas y contabilidad y proceso de compras, inventarios y control de combustible. Con la capacidad de generar informes en tiempo real de la situación del SINAC y de los movimientos realizados en un tiempo determinado.

Fase 1 Alta(1)

SI-7 Portal Institucional Ser el medio de interacción entre el SINAC y los actores de la sociedad, compartiendo información a usuarios internos y externos y sirviendo como medio para la gestión de la tramitología en línea.

Fase 1 a Fase 3

Alta


Facilitar la gestión de permisos, permitiendo validar los requisitos y almacenar la información sobre los permisos dados en las diferentes Áreas de Conservación del SINAC.

Fase 1 a Fase 3

Alta

SI-4 Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales, Módulo, Gestión de Quejas y Denuncias

Gestionar las quejas y denuncias en temas de conservación de biodiversidad y recursos naturales y permitir el adecuado registro, investigación y resolución de las mismas.

Fase 1 a Fase 2

Alta


El módulo de soluciones informáticas de Patrimonio Natural del Estado (PNE) se basará en gran medida en los mapas y las interfaces cartográficas. Conteniendo tres de los principales componentes: especies, los ecosistemas y la tierra o el uso del agua.

Fase 1 a Fase 2

Alta


Generar reportes e informes con indicadores para la toma de decisiones, sobre información recopilada a través de los otros sistemas.

Fase 1 y Fase 2

Alta

38

N° Nombre del


SI-10


Establecer un módulo de almacenamiento persistente y archivo de datos, a través de una cultura de conocimientos compartidos y políticas de compartimiento de datos; que permita poner a disposición en tiempo real, con exactitud y veracidad, la información, políticas y programas de conservación de biodiversidad y recursos naturales del SINAC, a los usuarios internos y externos.

Fase 1 a Fase 4

Alta

SI-6 Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales, Módulo de soluciones informáticas de registros e inventarios

Establecer una base de datos con los registros e inventarios de los recursos naturales y entidades relacionadas, tales como especies, plantas y bosques, zoológicos, entre otros cuyo control compete al SINAC.

Fase 2 a Fase 3

Medio


Desarrollar una base de datos del personal que labora para el SINAC, donde se pueda registrar, almacenar y analizar la información correspondiente al capital humano de la institución.

Fase 2 Medio


Brindar una base de datos de información geográfica sobre el Patrimonio Natural del Estado, separando en capas temáticas y permitir a los usuarios trabajar independientemente de las capas y relacionar la información no espacial con su localización cartográfica.

Fase 1 a Fase 4

Baja

Tabla No. 2 Priorización de los Proyectos de Adquisición e Implantación de las Soluciones y Sistemas Informáticos del SINAC.

5.1.2 Contribución que cada sistema aporta al logro de los objetivos y estrategias institucionales

A continuación, se presenta la matriz en donde se califican los proyectos en relación a su contribución a los objetivos y estrategias del SINAC. Las calificaciones individuales son sumadas para obtener una calificación global de los aportes. Aquí se debe

39

mencionar una excepción, el Módulo de soluciones informáticas administrativas-financieras (ERP), el cual no tiene una contribución tan alta como los módulos técnicos, sin embargo se le asigna una alta prioridad por representar una urgencia operativa que tendrá un fuerte impacto en la eficiencia administrativa y de gestión de la Institución y por lo tanto una alta contribución a los objetivos institucionales.

Propósitos

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os (

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TO

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L

N° Nombre del Proyecto


3 3 2 3 11

SI-7 Portal Institucional 2 3 3 3 11


3 3 3 3 3 3 3 21

SI-4

Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales, Módulo, Gestión de Quejas y Denuncias

0 3 3 3 3 2 2 16

SI-5

Módulo de soluciones informáticas de Patrimonio Natural del Estado

2 3 3 3 3 1 3 18


2 2 3 2 3 1 3 16

SI-10


2 3 3 3 3 0 2 16

40

Propósitos

Genera

Recurs

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cuencia

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TO

TA

L

N° Nombre del Proyecto

SI-6

Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales, Módulo de soluciones informáticas de registros e inventarios

0 3 3 3 0 0 3 12

SI-2

Módulo de soluciones informáticas de Recursos Humanos

3 3 2 3 11


1 2 0 3 3 0 1 10

(1) Este módulo tiene prioridad alta, por urgencia operativa y disponibilidad del financiamiento para proyecto

Tabla No. 3 Proyectos de Adquisición e Implantación de las Soluciones y Sistemas Informáticos del SINAC y su contribución con los objetivos de la organización

5.1.3 Estrategia para la adquisición o desarrollo de los sistemas identificados

Existen básicamente tres diferentes estrategias para que el SINAC adquiera las soluciones, sistemas y herramientas informáticas que conforman el portafolio de proyectos:

41

Adquisición de Servicios – adquirir el servicio de un proveedor de servicios de software.

Adquisición de la aplicación o solución informática – bajo esta modalidad se adquiere un software tipo paquete y se implanta, mediante servicios de implantación adquiridos, normalmente pero no necesariamente, al proveedor del paquete.

Las dos opciones anteriores, presentan la ventaja de acelerar el tiempo requerido para contar con la solución ya operativa. Siendo la principal desventaja una dependencia mayor sobre el proveedor de la aplicación y que el cliente debe generalmente ajustarse a lo que el paquete ofrece.

Desarrollo a la medida (construcción) – La opción de desarrollo a la medida es una opción necesaria cuando en el mercado no existen soluciones o sistemas que puedan satisfacer las necesidades del cliente o existen pero los ajustes requeridos para que el cliente pueda utilizar el paquete de software son demasiados y muy costosos.

La estrategia de adquisición de soluciones, sistemas y herramientas para el SINAC se puede sumarizar de la siguiente forma: 1. Adquisición e implantación de paquetes de software siempre que sea viable de acuerdo con los requerimientos de la organización y las

posibilidades económicas, como una primera opción. Dependiendo de las características particulares del paquete y los servicios ofrecidos, particularmente si estos tienen cobertura nacional en términos de disponibilidad del servicio en áreas remotas del país, debe considerarse la opción de hospedaje o alquiler del servicio.

2. Desarrollo a la medida con recursos externos cuando no existan en el mercado soluciones o sistemas informáticos que satisfagan las necesidades de la Institución, como una segunda opción.

Un mayor detalle sobre este punto se encuentra en el Anexo #4. Producto No. 5 Estrategia General para TI. A continuación se presenta la estrategia de adquisición para las soluciones, sistemas y herramientas tecnológicas requeridas por el SINAC.

42

Estrategia para la Adquisición o Desarrollo de las Soluciones Informáticas

N° Nombre del Proyecto Fase Prioridad Compra o

Desarrollo a la medida

Con Recursos Externos o

Recursos Propios


Fase 1 Alta(1)

Adquisición de paquete tipo ERP, para Sector

Público

Recursos Externos

SI-7 Portal Institucional Fase 1 a Fase 3

Alta

Desarrollo a la medida, integración de servicios

adicionales al Portal Institucional, conforme los servicios estén disponibles

Recursos Externos

SI-3

Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales, Gestión de Permisos y Licencias.

Fase 1 a Fase 3

Alta

Desarrollo a la medida utilizando flujos de trabajo,

de preferencia con plataforma Sharepoint y Base de Datos en SQL

Recursos Externos

SI-4

Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales, Módulo, Gestión de Quejas y Denuncias

Fase 1 a Fase 2

Alta



Recursos Externos


Fase 1 a Fase 2

Alta Desarrollo a la medida Recursos Externos

43

Estrategia para la Adquisición o Desarrollo de las Soluciones Informáticas

N° Nombre del Proyecto Fase Prioridad Compra o

Desarrollo a la medida

Con Recursos Externos o

Recursos Propios

SI-8

Módulo de soluciones informáticas de indicadores para informes y toma de decisiones

Fase 1 y Fase 2

Alta


de preferencia con plataforma Sharepoint y

enfoque de inteligencia de negocios

Recursos Externos

SI-10 Módulo de soluciones informáticas de gestión del conocimiento

Fase 1 a Fase 4

Alta


de preferencia con plataforma Sharepoint y

base de datos para Gestión de Contenidos

Recursos Externos

SI-6

Módulo de soluciones informáticas de Procedimientos Institucionales, Módulo de soluciones informáticas de registros e inventarios

Fase 2 a Fase 3

Medio



Recursos Externos


Fase 2 Medio

Actualización del Módulo de Recursos Humanos y Adquisición de módulos

adicionales

Recursos Externos


Fase 1 a Fase 4

Baja

Adquisición de Sistema GIS y desarrollo de capas

e integración con PNE, Licencias y Permisos, Inventarios y Registros

entre otros

Recursos Externos/Internos

Tabla No. 4 Estrategia para la adquición de cada uno de los Proyectos de las Soluciones y Sistemas Informáticos del SINAC.

44

Dada la existencia de herramientas empaquetadas que pueden cubrir las necesidades de procesos específicos, estas herramientas serán adquiridas por la Institución. En seguida la lista de herramientas que serán adquiridas y la fase en que deben ser implementadas.

N° Nombre del Proyecto Descripción del Proyecto Fase

SI-11 Herramientas de Auditoría y control interno

Establecer un conjunto de herramientas que permitan la valoración de riesgos institucionales, planear y ejecutar las auditorías internas y finalmente dar seguimiento a los hallazgos y los resultados de control interno producto de las autoevaluaciones. Estas herramientas incluyen: 1. Herramienta para valoración de riesgos. 2. Herramientas para el seguimiento y control de asuntos. 3. Herramientas de apoyo a la gestión de auditorías. La herramienta para seguimiento de asuntos puede ser utilizada con múltiples propósitos y por múltiples instancias tales como seguimiento de acuerdos de Junta Directiva o, seguimiento de acuerdos de comisiones varias, seguimiento de asuntos legales, entre otros. De preferencia, esta herramienta debe incluir la capacidad de manejar documentos digitalizados anexos a los cuales se hace referencia para el seguimiento de los asuntos.

1 y 2

SI-4 Herramientas de TI Las herramientas para apoyar las Tecnologías de Información abarcan la implementación de ITIL en especial para la gestión de incidentes y la gestión de eventos que es quien incluye las alertas. Para la atención de solicitudes de los usuarios, y la mesa de servicios que menciona la metodología ITIL. Por otro lado, se requieren también herramientas para la gestión de proyectos. Para el datacenter, se incluyen herramientas de monitoreo y configuración, que permitan generar reportes de la situación de los servidores.

1, 2 y 3

SI-10 Herramientas de Asesoría Legal

Las herramientas de Asesoría Legal abarcan herramientas que permitan gestionar la documentación de asesoría legal, de manera digital y pueda dársele seguimiento a las demandas, apelaciones, decretos, denuncias, recursos de amparo y acciones de inconstitucionalidad.

2

45


SI-13 Herramientas de planificación

Gestionar la planificación institucional considerando la formulación de definiciones estratégicas, formulación de indicadores y metas de gestión, planificación operativa y formulación presupuestaria, así como el control y evaluación de la gestión.

1 y 2

SI-3 Herramientas de Infraestructura física

Las herramientas de apoyo a la infraestructura incluyen herramientas de ofimática y de herramientas para la gestión de proyectos que permita dar un seguimiento a los proyectos de infraestructura.

2

Tabla No. 5 Estrategia para la adquición de Herramientas Informáticas de Apoyo en Areas Específicas

5.1.4 Cronología general para la adquisición e implantación de las Soluciones, Sistemas y Herramientas que conforman la arquitectura de Sistemas de Información del SINAC.

La prioridad establecida para cada una de las soluciones, sistemas y herramientas que conforman la Arquitectura de Sistemas de Información del SINAC establece la cronología para su adquisición e implantación. A continuación se presenta la cronología general o mapa de ruta específico que incluye las estrategias específicas contenidas en el plan, abarcando tanto la arquitectura de sistemas de información, infraestructura tecnológica y aspectos de gobernanza de TI. En el siguiente cuadro se muestran en forma general, los proyecto que deben ser ejecutados en forma conjunta por el SINAC para lograr los objetivos que se han planteado en este plan para las tecnologías de información y su aprovechamiento por la Institución.

46

Figura No. 10 Estrategia de TI Nivel 1 (Mapa de Ruta)

47

A continuación se presenta la cronología general para el desarrollo de los sistemas y herramientas que conforman la arquitectura de Sistemas de Información del SINAC. La descripción de cada uno de las soluciones y sistemas informáticos contenidos en esta cronología se encuentran en el documento Producto No3. Documento de Arquitectura de Sistemas de Información, del Anexo #2.

Figura No. 11 Mapa de Ruta – Operativación de la Arquitectura de Sistemas de Información

Notas sobre

48

las Soluciones Informáticas incluidas en el Mapa de Ruta de Operativización de la Arquitectura de Sistemas de Información.

1. Las siguientes características y sus correspondientes especificaciones deberá ser incorporadas a todas las soluciones informáticas que conforman la Arquitectura de Sistemas de Información.

a. Las soluciones informáticas deberán adquirirse o desarrollarse con un enfoque de cero papel. Esto implica la utilización de flujos de trabajo automatizados con formularios digitalizados y captura de datos, y su almacenamiento y manejo en bases de datos, envío y aprobaciones por medio de correos electrónicos, firma digital o su equivalente en la forma de firma escaneada que incluya mecanismos de verificación en donde sea viable y razonable.

b. La incorporación de aplicaciones móviles en donde sea prioritario, viable y costo eficiente para el SINAC, esto debe ser claramente identificado y especificado como parte de los requerimientos para la solución informática. Inicialmente se consideraran apps móviles solo para sistemas operativos iOS y Android.

c. La integración entre las diferentes soluciones informáticas según se requiera, incluyendo el módulo Geoespacial Institucional. d. La incorporación de un enfoque de inteligencia de negocios para la Solución Informática de Módulo de Indicadores para Informes y Toma

de Decisiones. e. La integración de las soluciones informáticas relacionadas con el Módulo de Soluciones Informática de Procedimientos Institucionales con

los siguientes módulos, conforme este módulo se construye: i. El módulo Financiero Administrativo.

ii. El módulo de Gestión de Conocimiento, etapa 1 con el fin de incorporar la documentación estructurada en la plataforma “SharePoint”.

iii. La Solución Informática de Módulo de Indicadores para Informes y Toma de Decisiones.

Una descripción más detallada del mapa de ruta para la operativizar la arquitectura de Sistemas de Información se puede encontrar en el Anexo #4. Producto No. 5 Estrategia General para el área TIC reflejada en un mapa de ruta para lograr los objetivos establecidos en el Plan para el horizonte de tiempo considerado para la planificación

49

5.2 Estrategia Tecnológica operativizada mediante la implementación del portafolio de proyectos para la consolidación y el fortalecimiento de la Infraestructura Tecnológica

Las soluciones informáticas que conforman la Arquitectura de Sistemas de Información deben ser soportadas por una infraestructura tecnológica robusta, moderna y con un nivel de madurez en la prestación de los servicios acorde con las necesidades. Para hacer operativa esta estrategia, se define un portafolio de proyectos para la consolidación y el fortalecimiento de la infraestructura tecnológica planteada y su respectiva implantación en el SINAC. Para un detalle más amplio sobre la Infraestructura Tecnológica del SINAC, revisar el Producto No. 4. Documento de Infraestructura de Tecnológica (Capas de alto nivel) que se incluye en el Anexo #4. Producto No. 5 Estrategia General para el área de TI.

La secuencia de su ejecución se encuentra determinada por los requerimientos planteados por la implementación de los proyectos de Soluciones y Sistemas Informáticos. De tal forma que una vez establecida la prioridad y la fase en que se desarrollaran los proyectos del Portafolio de Soluciones y Sistemas Informáticos, se procede a asignar la fase en que deben ser desarrollados los proyectos pertenecientes a Infraestructura Tecnológica. En los siguientes cuadros se muestra la cronología para el desarrollo e implantación de los proyectos de fortalecimiento de la Infraestructura Tecnológica.

50

No. Nombre Proyecto Descripción Prioridad Fase

Duración Estimada del

Proyecto (en Meses)

IN-13 Procedimiento para el monitoreo de servidores

Microsoft System Center Service 1 1 En construcción

IN-14 Reemplazo de componentes de antivirus

Actualmente el SINAC cuenta con la solución de antivirus de Microsoft de la familia ForeFront, dicho producto va a ser retirado por el fabricante, por lo tanto el SINAC debe buscar alternativas de software de terceros para cubrir dichas necesidades de seguridad.

1 1

IN-2 Implementación y puesta en producción del System Center Virtualization Manager

Actualmente el SINAC cuenta con una solución de virtualización basada en HyperV. Sin embargo, dicha plataforma no está configurada como una nube privada que cumpla con aspectos de escalabilidad y de alta disponibilidad, por lo tanto se debe crear una nube

2 1 y 2 3

IN-3 Implementación y puesta en producción del System Center Configuration Manager


2 1 y 2 4

IN-4 Implementación y puesta en producción del System Center Operations Manager


2 1 y 2 6

51



Proyecto (en Meses)

IN-7 Implementación y puesta en producción de Microsoft System Center Cloud Services Process Pack


2 1 y 2 2

IN-8 Implementación y puesta en producción de Microsoft System Center 2012 Orchestrator


2 1 y 2 6

IN-11 Implementación de un Content Delivery Network

Debido a que el SINAC maneja gran cantidad de información multimedia (videos, fotos, sonidos, imágenes) que es generalmente para uso de la investigaciones y deben estar disponible en forma pública en Internet, se recomienda la implementación de un Content Delivery Network, de esta forma se implementa una red de caché distribuido de contenido y así la infraestructura actual no se ve afectada en cuanto al procesamiento y ancho de banda

2 3

IN-12 Implementación de redundancia eléctrica y de UPS

Actualmente el data center del SINAC no cuenta con redundancia eléctrica, se recomienda la implementación de redundancia eléctrica y de UPS redundante para los servidores

2 1

IN-1 Procedimiento para el monitoreo de infraestructura

Implementar una herramienta unificada de monitoreo de infraestructura de TI (por ejemplo, Microsoft System Center Operations Manager) a través de la nube y entornos en los locales para supervisar los servicios, cargas de trabajo, las operaciones y las instalaciones que utilizan una única consola. Esto le da la capacidad de identificar rápidamente el problema y encontrar una solución.

2 1

52



Proyecto (en Meses)

IN-5 Implementación y puesta en producción de SharePoint 2013 para dar soporte a la Intranet

El portal de Intranet es uno de los proyectos que deben implementarse en el SINAC con el fin de contar con un ambiente de colaboración y de publicación de contenido

3 1 y 2 3

IN-6 Implementación y puesta en producción del Lync Server

El uso de mensajería instantánea y la capacidad de realizar reuniones en línea es necesario para aumentar la productividad

4 1 3

IN-9 Arquitectura GIS Crear una arquitectura que de soporte al establecimiento de un sistema GIS institucional,

5 1 y 2

IN-10 Implementación y puesta en producción de Microsoft Biztalk Server.

Para consolidar los servicios de las distintas aplicaciones del SINAC se publique mediante un bus de servicios, en este caso el software a instalar es Microsoft Biztalk Server.

6 2 6

Tabla No. 6 Proyectos para el desarrollo y fortalecimiento de la Infraestructura Técnológica

Los proyectos de desarrollo y fortalecimiento de la infraestructura tecnológica del SINAC, deben preparar la infraestructura tecnológica para la puesta en operación de las Soluciones y Sistemas Informáticos. A continuación la cronología o mapa de ruta detallado para la operativización de la consolidación y fortalecimiento de la infraestructura tecnológica.

53

Figura No. 12. Mapa de Ruta – Operativización de los proyectos de Desarrollo y Fortalecimiento de la Plataforma Tecnológica

54

5.3 Desarrollo del portafolio de proyectos para la implementación del marco de Gobernanza en TI.

Las dos anteriores iniciativas deben ser complementadas por un marco de gobernanza que asegure la continuidad de los esfuerzos, que ha iniciado el SINAC ya ha sentado las bases para el marco de gobernanza con la implementación del Comité Gerencial de Tecnología de Información del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, el desarrollo del PETI y las políticas ya definidas en materia de TI para mantener el alineamiento entre el aprovechamiento de las TI y los procesos y áreas estratégicas de la organización y asegurar los mejores resultados posibles para la organización de la implementación de las dos anteriores iniciativas.

El marco de gobernanza establece las políticas, normas y procesos que mejoraran:

La comunicación entre TI y las diferentes áreas usuarias de la organización.

El enfocar los esfuerzos de inversiones informáticas en los proyectos de más alta prioridad para la organización.

La coordinación y toma de decisiones ejecutivas en relación con los proyectos informáticos.

La posibilidad de éxito del desarrollo e implementación de los proyectos informáticos, mediante la gestión de los riesgos asociados a este tipo de proyectos.

El involucramiento responsable de los equipos de trabajo de las áreas usuarias y de TI de la organización en el desarrollo de los proyectos de TI de acuerdo con lo que corresponda a cada proyecto.

Los servicios que brinda TI a los diferentes usuarios, tanto internos como externos de los sistemas y soluciones informáticas del SINAC.

Los esfuerzos para que organización mantenga el alineamiento entre las prioridades institucionales y los proyectos en TI.

Con el fin de operativizar esta iniciativa, se definen una serie de proyectos para el desarrollo del marco de gobernanza y su respectiva implantación en el SINAC, estos proyectos conforman el portafolio de proyectos de Soluciones Informáticas del SINAC, que se detalla a continuación:

55


GO-1 Implementar metodología de control de proyectos y carteras de proyecto

PRINCE2,PMBOK, definición de riesgos de proyectos, priorización, WBS, métricas para el avance de los proyectos

1

GO-2 Política de Control de Acceso Inmersa una política de ingreso, salida o traslado de colaboradores sobre, control de información, aplica para datacenter, acceso al sitio, política de escritorios limpios, redes, Active Directory, acceso remoto, trabajo en casa, correo externo, intranet, extranet, internet, perfiles, control de acceso a instalaciones

1

GO-8 Definición de Procedimiento para administración de activos

Inventario de Licencias de software y hardware, reportes de activos 1

GO-9 Procedimiento para la administración de terminales y servidores

corrida de antivirus, Procedimiento de cambio y mantenimiento ,cambio y manejo de desechos tecnológicos, servidores físicos y virtuales

1

GO-13 Diseñar e implementar un modelo de seguridad de base de datos básica en cada servidor

Que no se utilice usuario administrador, que no se den permisos de sysadmin a los usuarios que solo hacen transacciones por ejemplo

1

GO-16 Definir una política para el manejo de desarrollos de terceros

Garantías, contratos, procedimiento de contratación, roles responsabilidades, monitoreo del servicio

1

GO-18 Proyecto de Comunicación de Cambio de procesos

Proyecto contra la resistencia al cambio, aplica para todo el cambio institucional que se dará con la implementación de los rubros para cumplir la norma

1

GO-25 Desarrollo de estándares para la configuración y administración de servidores

Implementar una solución de seguridad (por ejemplo, Forefront TMG y Protección de Aplicaciones) que proporciona administración centralizada para la protección de servidores en todo el centro de datos, y se asegura de que las aplicaciones estén protegidas de las amenazas y vulnerabilidades.

1

56


GO-28 Procedimiento para el mantenimiento de servidores

Para almacenar y mantener las aplicaciones y formatos de imagen utilizando un enfoque consolidado que apoya el mantenimiento de aplicaciones y las imágenes almacenadas para mantenerlas actualizados , versiones locales y en la nube, administración de bitácoras de auditoría

1

GO-30 Procedimiento para el monitoreo de servidores

Microsoft System Center Service 1

GO-31 Procedimiento para la gestión del datacenter

1

GO-32 Políticas de configuración en la red

configuración, DNS,DHCP 1

GO-7 Política de Monitoreo de Escritorios

Escritorios limpios, uso de terminales de usuarios funcionales/monitorización de escritorio que realiza un seguimiento de la salud general de los dispositivos gestionados a través de la infraestructura de la empresa.

2

GO-12 Política de Gestión de Datos Políticas y procesos de gestión de datos oficiales sobre el contenido y la calidad de los datos e integración de datos para los datos clave-valor, Diseñar y desarrollar el acceso de base de datos y las tácticas de la administración , procedimientos para la recuperación de datos en caso de desastres(contingencia), uso de máquinas virtuales

2

GO-15 Estándar de desarrollo y mejores prácticas

Estandarización de código, optimización, usabilidad, manejo de versiones de código fuente, metodología de desarrollo, Utilice un modelo de programación de aplicaciones para proporcionar y mejorar el almacenamiento en caché y la escalabilidad de la aplicación.

2

57


GO-20 Definición de Procedimiento para administración del inventario de aplicaciones

Cómo se administrará este rubro, Desarrollar un plan estructurado para todas las aplicaciones con una herramienta de planificación (por ejemplo, el Proyecto 2010), llevar a cabo un inventario de aplicaciones de todas las aplicaciones (incluyendo aplicaciones basadas en la nube) y, a continuación, registrar los resultados en un formato estándar (por ejemplo, Office Professional 2010).

2

GO-4 Política para el manejo centralizado de aplicaciones

Esto ayuda a mejorar el control del acceso de los usuarios a los servicios en la nube, utilizando un conjunto común de herramientas para la gestión centralizada de aplicaciones multiplataforma a través de múltiples entornos de nube y en las instalaciones, medición de compatibilidad de aplicaciones

2

GO-5 Política de Monitoreo de Aplicaciones

aplicaciones cliente, virtualización, compatibilidad 2

GO-6 Política de seguridad para dispositivos móviles

perfiles, accesos 2

GO-10 Política de trabajo colaborativo aunada a la de record management, administración de sitios en sharepoint, uso de portales colaborativos, métodos para uso de mensajería instantánea, uso de herramientas, designación de herramienta oficial, Blogs, wikis, foros, VOZ-IP, Conferencias

2

GO-24 Procesos de recuperación de desastres

procesos de levantamiento posterior a desastres, contingencia 2

GO-26 Procedimiento de monitoreo de transacciones

2

GO-3 Política de Record Management o Manejo de Documentos

Permisos a carpetas, respaldos, política de almacenamiento de información, almacenamiento de correos electrónicos, manejo de versiones, manejo del ciclo de vida de los datos, definir políticas para el tipo de almacenamiento, duración, y más, para permitir que sólo los datos específicos que se guardan con la capacidad de sobrescribir los datos periódicamente, manejo de archivos en la nube(Diseño y configuración de las políticas de retención en la nube pública ,

3

GO-14 Estándar de accesibilidad en aplicaciones

Requisitos mínimos que deben cumplir las aplicaciones para que tengan usabilidad, funcionalidades para discapacitados

3

58


GO-11 Proceso de flujo de trabajo de aprobación de documentos

aprobación de documentos y procesos 3

GO-17 Procedimientos para el uso de sitio colaborativo de videos

Este punto se menciona en el documento de Modelo de Optimización de Infraestructura

3

GO-19 Política para la obtención de reportes gerenciales

Se requiere esta política si se va a implementar una herramienta de inteligencia de negocios, esto podría ser un proyecto de datamart, sin embargo se puede ir madurando una política

3

GO-21 Definición de procedimiento para población de almacén de datos

Esto es parte de un proyecto de datamart 3

GO-22 Procedimiento de limpieza de datos

Mantener la calidad de los datos en las bases de datos 3

GO-27 Política para el uso de un middleware único para el traspaso de mensajes

Esto aplica si la institución va a estandarizar el envío de mensajes por medio de un broker por ejemplo

3

GO-29 Política para el deployment de aplicaciones

Microsoft Deployment Toolkit 3

GO-23 Crear proceso de mantenimiento de infraestructura de DWH

Mantenimiento y actualización de datawarehouse 4

Tabla No. 7 Proyectos para para la estrategia de gobernanza de TI

59

6 Propuesta de Evolución y Ajuste de laOrganización de TI

6.1 lntroducción a la propuesta de Evolución y Ajuste de la Organización de TI

Actualmente la estructura de TI se encuentra en estudio por parte de las autoridades correspondientes, según la nota SINAC-DE-TIC-039. La estructura propuesta toma “(…) en cuenta las funciones que se ejecutan actualmente, lo indicado por la Contraloría General de la República en las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, con el fin de salvaguardar los activos y procesos referentes a esta Área tecnológica y los proyectos que debe asumir el SINAC de acuerdo con lo establecido en este plan y los proyectos que actualmente se encuentran en ejecución.”15 La estructura y puestos propuesta se muestra a continuación:

15 SINAC-DE-TIC-039, Estructura de TI, 11 Marzo 2013.

60

Figura No. 13 Organización Propuesta TI

61

6.2 Evolución y Ajuste de la Organización de TI

A raíz de los proyectos que TI debe emprender y su cronología, es necesario que la organización evolucione conforme la implementación de estos proyectos exija nuevos servicios, roles y responsabilidades que deben ser atendidos por TI. Los ajustes y transformaciones a la organización de TI del SINAC se han basado en las siguientes elementos que contribuyen a formalizar el esquema organizacional y las operaciones y servicios provistos por TI. Estos elementos definen una serie de acciones a ejecutar para que la organización logre cumplir con las expectativas y exigencias que se van presentando conforme los proyectos establecidos en el plan estratégico en TI se implementan.

Principio Acciones Propuestas

1. ADOPTAR EL MODELO DE SERVICIOS DE TI

1. Establecer una mesa de servicios unificada tanto para problemas como para solicitud de cambios fuera del área de infraestructura de TI. 2. Coordinar los diferentes niveles de soporte tanto en la Secretaría Técnica como a nivel regional. 3. Implantar los mecanismos de gestión de los servicios y rendición de cuentas.

2. FORMALIZAR EL LAS FUNCIONES DE TI

1. Formalizar los procesos de Gestión de Proyectos para la adquisición de soluciones informáticas. 2. Formalizar los procesos de puesta en operación de los sistemas. 3. Formalizar los servicios y procesos de las subáreas de Administración de Base de Datos, Seguridad de la Información y Aplicaciones de Sistemas, y Desarrollo y Mantenimiento de aplicaciones.

3. FORTALECER LA GESTIÓN DE SERVICIOS COMPARTIDOS

1. Formalizar el ámbito de los servicios y cobertura de los servicios corporativos y regionales. 2. Definir las responsabilidades y funciones entre los diferentes actores de TI a nivel corporativo y regional

• Director General del SINAC • Comité Gerencial de Tecnologías de Información • Coordinador de Tecnologías de Información • Director del Área de Conservación •Encargado de Soporte Tecnológico a Nivel Regional

En el apartado 7.4.4 se presenta un ejemplo de la matriz de responsabilidades y funciones de TI.

Tabla No. 8 Principios para realizar ajustes de la organización

62

Acompañando las estrategias ya expuestas en este plan, se propone también un mapa de ruta como guía que muestra la programación en el tiempo de los estadios meta que se logran conforme se desarrollan las acciones propuestas, el mapa de ruta establecido para la evolución y ajuste de la Organización de TI se muestra a continuación:

Figura No. 14 Evolución de la organización de TI

63

De acuerdo con el mapa de ruta planteado, a continuación se describen los estadios a lograr a través de la ejecución de las acciones propuestas.

6.2.1 Etapa 1: Instaurar Funciones de TI

En la Etapa 1 se tiene como objetivo formalizar las funciones básicas del área de Tecnología de Información. A continuación se presenta el organigrama de la Etapa 1.

Figura No. 15 Organigrama de TI Etapa 1

64

6.2.2 Etapa 2: Desarrollo de las Soluciones Informáticas

En la Etapa 2 se tiene como objetivo continuar con la formalización de las funciones básicas de área de Tecnología de Información así como crear el equipo o los equipos de contraparte para el desarrollo de las diferentes soluciones informáticas corporativas y el mantenimiento y la administración de dichas soluciones


6.2.3 Etapa 3: Consolidar los Servicios de TI

65

En la Etapa 3 se tiene como objetivo consolidar el área TI de acuerdo al marco de servicios de ITIL


66

6.3 Aspectos relacionados con la independencia de la Función de TI respecto a las áreas usuarias.

De acuerdo con lo que establece Normas Técnicas en Tecnologías de Información y Comunicaciones de la Contraloría General de la Republica menciona el tema de Independencia y recurso humano de la Función de TI: “El jerarca debe asegurar la independencia de la Función de TI respecto de las áreas usuarias y que ésta mantenga la coordinación y comunicación con las demás dependencias tanto internas como externas. Además, debe brindar el apoyo necesario para que dicha Función de TI cuente con una fuerza de trabajo motivada, suficiente, competente y a la que se le haya definido, de manera clara y formal, su responsabilidad, autoridad y funciones”.

Considerando lo anterior, para asegurar la independencia del área de TI tal como se propuso que la Tecnología de Información sea una dependencia staff de la Dirección Ejecutiva del SINAC. Las dependencias TIC a nivel regional tienen una línea de dependencia directa de coordinación técnica

Figura No. 18 Nivel de Dependencia de TI

67

7 Recomendaciones relacionadas con las estrategias y oportunidades de mejora para el área de TI.

Las siguientes recomendaciones relacionadas con las estrategias ya presentados en los apartados anteriores complementan los esfuerzos del SINAC para el exitoso desarrollo de la Plataforma de Servicios del SINAC Digital.

7.1 Desarrollo e implementación conjunta de las tres principales estrategias presentadas en el apartado 5. Descripción de las Estrategias Específicas.

El desarrollo e implementación conjunta de estas tres estrategias en el ámbito de tecnologías de información habilita una plataforma de servicios y soluciones informáticas de apoyo en la modernización de los procesos institucionales del SINAC, la plataforma SINAC Digital. Esta plataforma cubre las principales necesidades funcionales y de información para toma de decisiones, de una forma robusta y segura bajo el marco de gobernanza para la gestión de los recursos informáticos exigido a las Instituciones del Sector Público Costarricense por la Contraloría General de la República en las “Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información”, No. N-2-2007-CO-DFOE, emitidas por la Contraloría General de la República, mediante resolución R-CO-26-2007 del 7 de junio de 2007.

7.2 Recomendaciones de asuntos a tratar en el Comité Gerencial de Tecnología de Información del SINAC 1. Promover y facilitar la socialización del PETI en la organización. 2. Aprobar la cartera de proyectos que conforma la iniciativa SINAC Digital

3. Comunicar a la organización los proyectos que conforman el SINAC Digital

4. Dar una continuidad al PETI en forma permanente, manteniendo su alineamiento con el PEI.

5. Seguimiento y evaluación de los resultados de la ejecución de las fases establecidas en el PETI.

6. Establecer la estructura de gobernanza de TI para el SINAC

7. Tomar el liderazgo en la efectiva implementación de la norma de la Contraloría General de la República para la gestión de los recursos

informáticos, su comunicación, socialización y el seguimiento de su aplicación en la organización

8. Aprobar e implementar las recomendaciones expuestas en el apartado 8.4 sobre los aspectos relacionados con la independencia de la función de

TI respecto a las áreas usuarias.

68

7.3 Recomendaciones para el Fortalecimiento del Sistema de Gerenciamiento de TI

1. Selección y normalización de los procedimientos institucionales que se consideraran en la primera etapa de la solución informática de procedimientos institucionales. Esto podría ser una función del grupo de trabajo que se involucró en el desarrollo del estudio de procesos.

2. Formación de un comité de coordinación de representantes de las áreas funcionales que se verán involucradas en el desarrollo de las soluciones informáticas de la fase 1.

3. Desarrollo de los requerimientos y las especificaciones para las soluciones que incluidas en la fase 1.

4. Desarrollo de normas y guías para las contrataciones de terceros y servicios de “outsourcing” del desarrollo/ implementación y mantenimiento de soluciones las soluciones informáticas.

5. Alineamiento de la organización de TI de acuerdo con las recomendaciones que se presentaron

6. Formalización del grupo de trabajo de Coordinadores de TI y sus funciones

7. Con el fin mantener una adecuada coordinación de TI y otras dependencias se recomienda evaluar la adopción los siguientes mecanismos:

8. Elaborar una matriz RASCI (de las siglas en Ingles: Responsible, Accountable, Soport, Consulted and Informed) donde se definan las responsabilidades que tienen los diferentes niveles del SINAC según la función de TI. .

9. Desarrollar e implementar Marco de Gobernanza para la fase 1, bajo la guía del Comité Gerencial en Tecnologías de Información

10. Implementación del modelo de Gestión de Portafolio de Proyectos, iniciando con la metodología sencilla y ágil para la gestión de los proyectos e iniciativas incluidas en el portafolio de proyectos del PETI.

11. Preparar el camino para implementación de las áreas de desarrollo y operación de Soluciones Informáticas dentro de la Coordinación TI.

69

7.4 Recomendaciones sobre la sostenibilidad de las inversiones en TI

Se debe establecer un presupuesto específico para el área de TI de tal forma que se puedan identificar y dar seguimiento a las inversiones que se van a realizar durante la ejecución del portafolio de proyectos especificados en el PETI.

i) La Institución debe asegurar la sostenibilidad a las inversiones en TI con el fin de lograr la implementación del SINAC Digital. Existen varias opciones que el SINAC debe analizar para asegurar esta sostenibilidad. Una combinación de varias opciones podría ser la estrategia a seguir.

ii) Establecer un canon por los servicios que el SINAC presta y que generan un ingreso a la Institución, esto mediante la aplicación del Decreto N° 36755-H: A PARTIR DEL AÑO 2012 LAS ENTIDADES PÚBLICAS, DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DE SUS ACTIVIDADES, DEBERÁN RACIONALIZAR LOS RECURSOS PÚBLICOS

iii) Analizar la posibilidad de adquirir soluciones informáticas mediante esquemas de colaboración con otras ONG o instituciones como INBIO que cuenten con soluciones similares a las requeridas por el SINAC en el ámbito técnico, por ejemplo para el módulo de Soluciones informáticas de Inventarios y registros entre otros.

iv) Analizar opciones de financiamiento conjunto para el desarrollo de las soluciones informáticas, similares a los que ya están siendo utilizados por la Institución tales como el proyecto Barreras, otros

Analizar opciones para el desarrollo incremental de algunas de las soluciones informáticas, tales como el módulo de permisos y licencias, el módulo de registros e inventarios, entre otros mediante esquemas de colaboración tales como prácticas de especialidad o proyectos de graduación coordinados con universidades locales o extranjeras

70

8 Estimaciones de recursos e inversiones necesarias para concretar la estrategia para el área de TIC y la arquitectura de sistemas de información

Los estimados que se presentan a continuación, son estimados gruesos, o sea de alto nivel y generales de recursos e inversiones. Su principal función es servir de guía en la selección de los proyectos a ejecutar y contar con información preliminar que pueda ser utilizada para efectos de presupuestación general y en la búsqueda de fuentes de financiamiento para los proyectos.

8.1 Estimados de inversión por sistema y proyecto

En este apartado, se incluyen los costos estimados por proyecto, para cada uno de los grandes componentes de costo que ya fueron descritos en esta sección. Las premisas que se utilizaron para realizar estas estimaciones son:

1. Servicios de consultoría 2. Licencias de software para 90 usuarios concurrentes. 3. Soporte anual del software, costo del servicio de soporte y actualizaciones del software, correspondiente a 22% anual del monto total de

licenciamiento, de acuerdo con las prácticas de la industria. 4. Equipo – Hardware 5. Soporte anual del hardware, costo del servicio de soporte y actualizaciones del software, correspondiente a 20% anual del monto total del

hardware, de acuerdo con las prácticas de la industria.

6. Capacitación. Esta capacitación generalmente se ofrece para un número limitado de usuarios expertos del SINAC y personal de TI que administrará la solución. La capacitación se ofrece en modalidad de capacitar a capacitadores del SINAC, quienes serán después responsables de capacitar a otros usuarios de acuerdo con el plan de implementación establecido para cada solución.

71

Soluciones Informáticas Estimaciones Generales

Servicios de

Consultoria

Licencias de

Software

Soporte Anual

Software

(22%)

Equipo -

Hardware

Soporte Anual

Equipo

(20%) Capacitacion TOTAL

SI-1Módulo de soluciones informáticas administrativas-

financieras (ERP)220.000 270.000 $59.400 57.625 $11.525 28.813 647.363

SI-2

Módulo de soluciones informáticas de Recursos

Humanos$130.000 $0 $0 $20.000 $150.000

SI-3

Módulo de soluciones informáticas de permisos y

licencias$154.000 $11.000 $2.420 $33.000 $6.600 $22.000 $229.020

SI-4

Módulo de soluciones informáticas de quejas y

denuncias$105.000 $7.500 $1.650 $22.500 $4.500 $15.000 $156.150

SI-5

Módulo de soluciones informáticas de Patriminonio

Natural del Estado$105.000 $7.500 $1.650 $22.500 $4.500 $15.000 $156.150

SI-6

Módulo de soluciones informáticas de registros e

inventarios$175.000 $12.500 $2.750 $37.500 $7.500 $25.000 $260.250

SI-7

Portal Web (Servicios adicionales) y herramientas de

mercadeo$73.500 $5.250 $1.155 $15.750 $3.150 $10.500 $109.305

SI-8

Módulo de soluciones informáticas de indicadores para

informes y toma de decisiones$122.500 $8.750 $1.925 $26.250 $5.250 $17.500 $182.175

SI-9 Módulo de soluciones informáticas de geoespacial$700.000 $50.000 $11.000 $150.000 $30.000 $100.000 $1.041.000

SI-10

Módulo de soluciones informáticas de gestión del

conocimiento(Sharepoint, desarrollo e implementación)$87.500 $6.250 $1.375 $18.750 $3.750 $12.500 $130.125

Total $1.872.500 $378.750 $83.325 $383.875 $76.775 $266.313 $3.061.538

Estimados de Inversión por Solución o Sistema Informático

(En Dólares US)

Tabla No. 9 Estimados de inversiones por proyecto

72

8.2 Estimados de inversión por fase

En seguida se presentan los estimados de costos por fase para cada uno de los proyectos de solución informática institucional identificados y el costo total estimado por solución. La inversión se distribuyó de acuerdo con la fase de inicio y la duración estimada de los proyectos.

Soluciones Informáticas Estimaciones Generales Fase 1 Fase 2 Fase 3 Total Fases


financieras (ERP)$647.363 $647.363

SI-2


Humanos$150.000 $150.000

SI-3


licencias$130.000 $70.000 $29.020 $229.020

SI-4


denuncias$30.000 $126.150 $156.150

SI-5


Natural del Estado$106.000 $50.150 $156.150

SI-6


inventarios$150.000 $110.250 $260.250

SI-7


mercadeo$37.305 $37.000 $35.000 $109.305

SI-8


informes y toma de decisiones$130.000 $52.175 $182.175

SI-9 Módulo de soluciones informáticas de geoespacial$250.000 $541.000 $250.000 $1.041.000

SI-10


conocimiento(Sharepoint, desarrollo e implementación)$55.125 $35.000 $40.000 $130.125

Total $1.385.793 $1.211.475 $464.270 $3.061.538

Estimados de Inversión por Solución o Sistema Informático por Fase

(En Dólares US)

Tabla No. 10 Estimados de inversiones por fase

73

8.3 Estimados consolidados por año

A continuación se presenta los costos en forma multi-anual según fase para cada uno de los proyectos institucionales propuestos, durante el periodo de ejecución requerido. Las inversiones están totalizadas por año de acuerdo al cronograma de ejecución estimado para los proyectos y para el horizonte de planificación del PETIC 2014-2019.

Soluciones Informáticas Estimaciones Generales 2014 2015 2016 2017 Total Fase1 2018 2019 2020 Total Fase 2


financieras (ERP)$64.736 $388.418 $194.209 $647.363 $0 $647.363

SI-2


Humanos$0 $30.000 $90.000 $30.000 $150.000 $150.000

SI-3


licencias$13.000 $78.000 $39.000 $7.000 $137.000 $35.000 $28.000 $63.000 $200.000

SI-4


denuncias$30.000 $30.000 $100.920 $25.230 $126.150 $156.150

SI-5


Natural del Estado$7.808 $62.460 $62.460 $23.423 $156.150 $0 $156.150

SI-6


inventarios$0 $60.000 $60.000 $30.000 $150.000 $150.000

SI-7


mercadeo$3.731 $11.192 $11.192 $11.192 $37.305 $11.100 $14.800 $11.100 $37.000 $74.305

SI-8


informes y toma de decisiones$13.000 $39.000 $39.000 $39.000 $130.000 $26.088 $26.088 $52.175 $182.175

SI-9 Módulo de soluciones informáticas de geoespacial$75.000 $100.000 $75.000 $250.000 $162.300 $216.400 $162.300 $541.000 $791.000

SI-10


conocimiento(Sharepoint, desarrollo e implementación)$16.538 $16.538 $22.050 $55.125 $14.000 $14.000 $7.000 $35.000 $90.125

Total $102.274 $670.607 $462.398 $207.664 $1.442.943 $439.408 $474.518 $240.400 $1.154.325 $2.597.268

TOTAL

Fase 2Fase 1

Estimados de Inversión por Solución o Sistema Informático por Fase y por año

(En Dólares US)

Tabla No. 11 Estimados de inversiones consolidados por año

74

8.4 Recomendaciones relacionadas con los estimados y las inversiones requeridas para concretar la estrategia para el área de TIC y la arquitectura de sistemas de información

Es necesario revisitar los estos estimados, tanto de costo y tiempo (duración de los proyectos) una vez que se cuente con los requerimientos y especificaciones técnicas para cada solución.

Contando con dicha información, se podrán detallar más los diferentes elementos que conforman los costos y por lo tanto afinar los estimados.

Es muy conveniente validar la razonabilidad de los estimados efectuando un sondeo de mercado para cada uno de los proyectos identificados una vez que se cuente con la definición del alcance, requerimientos y especificaciones técnicas más detalladas.

Los estimados de tiempo y costos para las Fases 2 y 3 se deben revisar y refinar al finalizar la Fase 1, y deben ser ajustados de acuerdo con los resultados obtenidos en el desarrollo de esta fase.

TI del SINAC debe iniciar un ejercicio de elaboración de su presupuesto anual considerando tanto el desarrollo e implementación de los proyectos propuestos en este plan, como los costos asociados con la operación anual y sostenida las soluciones informáticas una vez que estas sean puestas en operación así como de la infraestructura requerida para este efecto.

75

9 Resultados, entregables y su cronología enmarcada en el horizonte de tiempo de la planificación.

Tabla No. 12 Resultados, entregables y su cronología enmarcada en el horizonte de tiempo de la planificación

Área estratégica I:

Conservación y uso

estratégico de la

biodiversidad y los

recursos naturales

Área Estratégica II:

Alianzas y participación

con la sociedad

Área estratégica III:

Gerencia Institucional

Área estratégica IV:

Desarrollo del Recurso

Humano

Área estratégica V:

Identidad e imagen

institucional

Proveer sistemas y

aplicaciones informáticos

modernos, innovadores e

integrados de apoyo a los

procesos sustantivos de la

institución, que permitan el

trabajo y el enriquecimiento

de los mismos mediante su

uso colaborativo e

interconectado por los

funcionarios de la Institución

Operativizar mecanismos

tecnológicos por medio de

herramientas de TI que

faciliten la participación,

colaboración y comunicación

con los diferentes actores de

la sociedad, funcionarios del

SINAC, investigadores,

ciudadanos, otras entidades

tanto públicas como ONG’s

en el uso sostenible y

conservación de los recursos

naturales y la biodiversidad

Proveer sistemas integrados

bajo un modelo de gestión

único y herramientas

tecnológicas que habiliten y

potencien el trabajo de los

colaboradores del SINAC,

para lograr la modernización

de los procesos de

planificación, administrativos,

evaluación de riesgo y control

administrativos de la

Institución y provean

información para la toma de

decisiones.

Fortalecer y modernizar el

sistema de información para

la gestión de Recursos

Humanos.

Desarrollar una plataforma

tecnológica y de servicios

para que los funcionarios del

SINAC puedan ser más

efectivos a través del

aprovechamiento y uso de las

TI a cualquier hora y en

cualquier lugar a través de

diversos dispositivos, bajo un

marco normativo

Nombre del Proyecto Resultados

Módulo de soluciones informáticas

administrativas-financieras (ERP) a a a

1. Sistema de Financiero Administrativo Integrado implementado y operando

2. Usuarios de la secretaria y regionales capacitados y usando todas las funcionalidades del

sistemas.

3. Gerencias y Direcciones usando el Sistema para consultar los datos administrativos financiera

para apoyar la toma de decisiones

4. Procesos Administrativos Financieros documentados y disponibles en el sistema de Gestión de

Conocimiento (Sharepoint)

Portal Institucional a a a a

1. Portal Institucional implementado y operando

2. Usuarios de la secretaria y regionales capacitados y usando los servicios y el contenido del portal

institucional .

3. Usuarios Externos accediendo los servicios y contenido del portal

4.La etapa 1 del sistema de Gestión de Conocimiento (Sharepoint) disponible para los usuarios

internos y externos

Módulo de soluciones informáticas de

Procedimientos Institucionales,

Gestión de Permisos y Licencias.a a

1. Módulo de Permisos y Licencias implementado y operando, e integrado con los otros sistemas

institucionales


módulo.

3. Gerencias y Direcciones usando el módulo para consultar los datos para apoyar la toma de

decisiones

4. Procesos Permisos y licencias estandarizados y documentados y disponibles en el sistema de



Módulo, Gestión de Quejas y

Denuncias

a a

1. Módulo de Quejas y Denuncias implementado y operando, e integrado con los otros sistemas

institucionales


módulo.


decisiones

4. Procesos Quejas y Denuncias estandarizados y documentados y disponibles en el sistema de


Patrimonio Natural del Estado a a

1. Módulo del Patrimonio Natural del Estado implementado y operando, e integrado con los otros

sistemas institucionales


módulo.


decisiones

4. Modulo de PNE integrado con las primeras capas del sistema geospacial

5. Procesos PNE estandarizados y documentados y disponibles en el sistema de Gestión de



indicadores para informes y toma de

decisionesa a

1. Módulo de indicadores para informes y toma de decisiones (SEMEC y Promec) implementado

y operando, e integrado con los otros sistemas institucionales


decisiones

4. Infomers e indicadores disponibles desde el Portal institucional

5. Procesos de indicadores e informes estandarizados y documentados y disponibles en el

sistema de Gestión de Conocimiento (Sharepoint)


gestión del conocimiento a a a

1. Sistema de Financiero Administrativo Integrado implementado y operando


sistemas.

3. Gerencias y Direcciones usando el Sistema para consultar los datos administrativos financiera

para apoyar la toma de decisiones

4. Procesos Administrativos Financieros documentados y disponibles en el sistema de Gestión de





registros e inventarios

a a

1. Módulo de Registro e Inventarios implementado y operando, e integrado con los otros sistemas

institucionales


módulo.


decisiones

4. Procesos Registros e Inventarios s estandarizados y documentados y disponibles en el sistema

de Gestión de Conocimiento (Sharepoint)


Recursos Humanos a a a a

1. Sistema de Recursos Humanos Integrado implementado y operando


sistemas.

3. Gerencias y Direcciones usando el Sistema para consultar los datos de recursos humanos para

apoyar la toma de decisiones

4. Procesos Recursos Humanos documentados y disponibles en el sistema de Gestión de



geoespacial a a

1. Sistema Geospacial en su etapa inicial implementado y operando

2. Los modulos de procedimientos institucionales usando las capas iniciales del sistemas


sistemas.

4. Usuarios externos accesando información de las capas iniciales desde el Portal Institucional G

5. Procesos para gestionar las capas iniciales definidos y homologados documentados y

disponibles en el sistema de Gestión de Conocimiento (Sharepoint)

Proporcionar liderazgo a la organización en los aspectos relacionados con las tecnologías de la información y proveer un marco de gobernanza y recursos

que permitan el uso racional, seguro y dentro de la normativa gubernamental para las tecnologías de información.

Obj

etiv

oE

Stra

tegi

co d

e TI

76

10 Conclusión

En sincronía con el Plan Estratégico Institucional (PEI), el Plan Estratégico en Tecnologías de Información del SINAC (PETI) documenta el rol que las Tecnologías de Información tendrán en facilitar y apoyar al SINAC en el logro de su visión, misión y objetivos. El PETI también define una visión para las tecnologías de información y su aprovechamiento que incrementará sustantivamente la calidad de los servicios a los usuarios internos y externos de la Institución. El plan será una guía para la Coordinación de Tecnologías de Información durante el horizonte de planificación establecido, 2014-2019.

Con el fin de enfrentar los retos del futuro, se ha desarrollado una agenda de proyectos y acciones cuya exitosa implementación posicionará al SINAC para operar más eficiente y efectivamente. Un componente importe de la agenda es lograr el aprovechamiento de las tecnologías de información para modernizar los procesos clave, técnicos, administrativos financieros, procedimientos institucionales, recursos humanos, mejorar el aprovechamiento del conocimiento que se genera en la Institución y enriquecer los servicios de enlace internos y externos que el SINAC ofrece a través de su Portal Institucional.

En esta era de gobierno y servicios electrónicos, el SINAC enfocará sus esfuerzos en tecnologías de información para desarrollar y ofrecer servicios en forma electrónica a sus usuarios internos y externos y público general, con la debida seguridad. Esto permitirá al SINAC mejorar la calidad y oportunidad de los servicios así como facilitar la interacción con la Institución, mediante mecanismos y canales digitales, amigables y útiles para la comunidad de usuarios y público general, que promuevan la participación en los esfuerzos de gestión y conservación de los recursos naturales y la biodiversidad de Costa Rica.

Este plan describe el enfoque de gestión de las tecnologías de información y los proyectos e iniciativas críticas para el logro de la visión misión y objetivos establecidos por el SINAC para las tecnologías de información y su aprovechamiento en la Institución. El PETI deberá ser la base para justificar y priorizar los requerimientos presupuestarios relacionados con los recursos informáticos del SINAC.

Finalmente, se agradece la amplia y valiosa colaboración y participación de la Dirección Ejecutiva, el Comité Gerencial de TI, la Coordinación de Tecnologías de Información, el área de Planificación Institucional, el grupo de Coordinadores de TI en las Áreas de Conservación y todo el personal que participó en las entrevistas, sesiones de trabajo y presentaciones que se han realizado durante el proceso de elaboración del PETI.

Junio 2014.

77

11 Anexos

11.1 ANEXO #1: Producto No. 2. Documento de estrategia global en relación con el área TIC alineada a los objetivos y estrategias del SINAC, de acuerdo con su marco de Planificación Estratégica.

78

11.2 ANEXO #2: Producto No. 3. Documento de Arquitectura de Sistemas de Información

79

11.3 ANEXO #3: Producto No. 4. Documento de Infraestructura de Tecnológica (Capas de alto nivel)

80

11.4 ANEXO #4: Producto No. 5 Estrategia General para el área TIC reflejada en un mapa de ruta para lograr los objetivos establecidos en el Plan para el horizonte de tiempo considerado para la planificación

F.10.02.13 - Plan de Trabajo de la Informacin/Producto6_PETI.pdf6 administración de Áreas...

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