FABRICA VISUAL

INTRODUCCION

La mayoría de empresas están mal organizadas, lo que les hace malograr tiempo y recursos además de desaprovechar los conocimientos existentes. Con éste nuevo modelo de organización, se consigue que todos los detalles sean evidentes, de manera que cualquier error se hace perfectamente visible y permite detectar los problemas en su fase inicial, además se aprovechan al máximo los recursos latentes de cada empresa lo cual supone una inversión mínima. A partir del análisis de las actividades, los recursos humanos y los materiales/sistemas disponibles, se procede a la implementación de las mejoras reorganizando, en caso de que sea necesario, el proceso productivo. El método visual consigue hacer evidentes los procesos, mejora la organización de cada una de las competencias, permite tomar decisiones anticipadas ante los cambios permanentes de circunstancias y prevé la aparición de problemas; todo ello se traduce finalmente mediante una correcta dirección en la reducción del ciclo productivo, el aumento de la capacidad y, consecuentemente, de los beneficios.

¿QUE ES LA FÁBRICA VISUAL?

Es un sitio de trabajo que le permite a cualquier persona en menos de 5 minutos darse cuenta de qué, el como, el cuando, el donde, y quien hace las cosas, sin tener que preguntarle a nadie ni buscar en un manual o en computador.

¿QUÉ ES LA ESTRATEGIA DE LAS CINCO "S"?

Son las letras iniciales de cinco palabras japonesas que permiten con su aplicación el logro de los sistemas de mejoramiento de una manera fácil y rápida. Las 5’s son los pilares de la fabrica visual los cuales permiten el desarrollo de la cultura del mejoramiento al interior de la empresa sin mayores complicaciones para la producción.

Se llama estrategia de las 5’s porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienzan con S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son:

Clasificar. (Seiri) Orden. (Seiton) Limpieza. (Seiso) Limpieza Estandarizada. (Seiketsu) Disciplina. (Shitsuke)

Las cinco "S" son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. No es que las 5’s sean características exclusivas de la cultura japonesa. Todos los no japoneses practicamos las cinco "S" en nuestra vida personal y en numerosas oportunidades no lo notamos. Practicamos el Seiri y Seiton cuando mantenemos en lugares apropiados e identificados los elementos como herramientas, extintores, basura, toallas, libretas, reglas, llaves etc.

Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza perderemos la eficiencia y la moral en el trabajo se reduce.

Son poco frecuentes las fábricas, talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las cinco "S" en igual forma como mantenemos nuestras cosas personales en forma diaria. Esto no debería ser así, ya que en el trabajo diario las rutinas de mantener el orden y la organización sirven para mejorar la eficiencia en nuestro trabajo y la calidad de vida en aquel lugar donde pasamos más de la mitad de nuestra vida. Realmente, si hacemos números es en nuestro sitio de trabajo donde pasamos más horas en nuestra vida. Ante esto deberíamos hacernos la siguiente pregunta ¿vale la pena mantenerlo desordenado, sucio y poco organizado?

Es por esto que cobra importancia la aplicación de la estrategia de las 5’s. No se trata de una moda, un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación de algo japonés que "dada tiene que ver con nuestra cultura latina". Simplemente, es un principio básico de mejorar nuestra vida y hacer de nuestro sitio de trabajo un lugar donde valga la pena vivir plenamente. Y si con todo esto, además, se obtienen mejoras en la productividad y la empresa.

NECESIDAD DE LAS CINCO "S"

La estrategia de las 5’s es un concepto sencillo al que a menudo las personas no dan la suficiente importancia, sin embargo, una fábrica limpia y segura permite orientar la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes metas:

1. Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.

2. Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.

3. Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera la maquinaria.

4. Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, lubricación y apriete

5. Hacer uso de elementos de control visual como tarjetas y tableros para mantener ordenados todos los elementos y herramientas que intervienen en el proceso productivo.

6. Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5’s.

7. Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora continua de producción Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total.

8. Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la compañía.

PREPARANDO DE LAS CINCO "S"

ACCIONES PREVIAS

Es necesario planificar las acciones que se deben realizar previamente al lanzamiento oficial del proceso 5’s como programa de una empresa, planta o sección de trabajo. En este punto, pretendemos obtener una lista de verificación de los aspectos a considerar en el plan previo.

Selección de la experiencia piloto.Es recomendable iniciar el proceso 5S seleccionando un área piloto. Esto debido a que es necesario desarrollar métodos de trabajo, controles visuales estándares y otras ayudas administrativas, las cuales se deben probar. La aplicación inicial de las 5’s en el área piloto debe servir para "aprender" y posteriormente replicar la experiencia "despliegue de conocimiento" a otras áreas de la empresa. Recordemos que las organizaciones "aprenden" y es necesario desarrollar un proceso cuidadoso de adquisición y transferencia de conocimiento.

Algunos directivos nos han comentado que la selección del área piloto ha sido fundamental para el desarrollo del proceso 5’s. Por ejemplo, en cierta organización de manufactura del sector automotor, seleccionaron dos áreas piloto para facilitar la comparación del progreso y en términos del directivo "ponerlos a competir entre ellos". En una planta de una multinacional de alimentos, decidieron que lo más adecuado consistía en tomar toda la planta de fabricación de un producto, debido a que al ser un proceso continuo, no se podría descartar ningún área.

Aspectos a tener en cuenta para seleccionar el área piloto:

Mostrar cambios importantes que motiven a otros a repetir la experiencia.

Área con problemas de mantenimiento, seguridad o calidad de producto.

Relativamente fácil de lograr una mejora. En esta etapa es preferible aprender a aplicar las primeras "S" en un sitio simple y de alto impacto. El conocimiento adquirido servirá para desarrollar experiencias más complejas.

Importante seleccionar el área donde contemos con el mejor respaldo del talento humano. Es posible que exista un área clave para la organización, pero no necesariamente allí podamos encontrar el respaldo y conciencia de los trabajadores y encargados.

El líder del área se debe tener en cuenta, ya que si sabemos que en experiencias o proyectos pasados hemos encontrado todo su apoyo, con seguridad las 5’s se implantarán con éxito.

Es importante no seleccionar la primera experiencia piloto por el potencial de beneficios. Es necesario esperar, la primera experiencia debe servir para aprender y se tardará en reconocer. Los beneficios superiores se podrán conseguir con las siguientes experiencias.

Prepare lo necesario.

Es necesario tener en cuenta que la aplicación de las 5’s requiere un trabajo de preparación previo. A continuación se sugieren temas para reflexionar mientras se programan las acciones iniciales:

1. Preparar un plano de seguridad del sitio donde se realizará la experiencia piloto. Es necesario informar a los operarios sobre los sitios de riesgo y características.

2. Realizar un registro fotográfico y en vídeo sobre la situación de partida. Servirá para comparar el "antes y después". Este material será útil para futuros entrenamientos.

3. Planificar como se distribuye el trabajo de observación si se trata de una sección compleja. Asignar por partes o zonas a grupos de operarios.

4. Preparar los documentos necesarios para el trabajo en la línea piloto: tarjetas de color, listas donde apuntar novedades, estándares de inspección, etc.

Es importante el entrenamiento previo:.

1. Preparar un tablero donde se va a llevar la gestión visual del proceso 5’s para la experiencia piloto.

2. Preparar un lugar "cajón del sastre" o sitio donde temporalmente se ubicará el material o elementos retirados del área piloto mientras se espera la decisión del responsable para su eliminación, venta o utilización.

3. Si en la jornada inicial se va a realizar una campaña de limpieza, se debe preparar los elementos de limpieza, herramientas y otros. Es necesario realizar si es necesario, un explicación sobre la forma de utilizar ciertos detergentes que pueden deteriorar el estado de los equipos.

Formación

La formación es el factor clave para iniciar las actividades. Se cree que la formación debe ser realizada específicamente para el personal de cada área. Algunas empresas organizan grupos numerosos de formación sobre 5’s con el objeto de masificar las metodologías. Se debe distinguir dos procesos de comunicación, el informativo y el formativo. El informativo se debe realizar a todo el personal para que conozcan los objetivos de la empresa y la justificación de la aplicación de las 5’s. La formación en las metodologías de 5’s se deben realizar en cada área y/o lugar de trabajo. El aprender haciendo es la mejor metodología, esto facilita acondicionar la metodología a las condiciones de las áreas, por ejemplo, realizar estándares, seguridad, elementos necesarios, etc.

La formación se debe realizar para cada "S", ya que estas se van aplicando progresivamente y cada una de ellas requerirá una formación específica. Sin embargo, para el inicio se debe cubrir por lo menos el siguiente contenido:

Propósito de las 5’s Actividades Beneficios para el trabajador y la compañía Riesgos potenciales durante la inspección del equipo o sitio de trabajo Efecto en la seguridad, calidad, tiempo de respuesta y fiabilidad de los equipos Elaboración del estándar de los elementos que se requieren y las cantidades necesarias. Cómo emplear las tarjetas de colores y listas. Autocontrol y uso del tablero de control visual Cómo realizar una reunión de control frente al tablero en pocos minutos. Auditorías de los encargados y de la dirección. Motivación

Motivación

Es necesario preparar acciones que motiven al personal a participar y comprometerse con el proceso 5’s. No es posible tener un modelo para la actuación.

Citemos algunas experiencias que hemos visto repetir en varias empresas:

El lanzamiento del programa lo realizó el presidente de la compañía quien dio un discurso para todo el personal....."yo estoy comprometido con las 5’s ... espero que ustedes se comprometan con ellas".

Un director industrial se puso la ropa de trabajo y ayudó a limpiar un equipo..."pretendo dar señales que esto es importante".

Se decoró la planta con cintas de color vistoso y habían carteles anunciando que el día de lanzamiento de las 5’s era un evento muy importante para todos.

Se regaló una chaqueta a cada trabajador el día en que se realizó la campaña de "poner en orden" y realizar una limpieza profunda de los equipos y planta.

Creación de tableros con fotografías "antes" y "después".

Se programó una visita de los familiares cercanos al trabajador para que conocieran el sitio donde trabaja papá o mamá, hijo, esposo u otro familiar. Por lo tanto era necesario preparar la planta para esta visita.....

Se regaló un pin con el nuevo logotipo de las 5’s o TPM (Total Productivity Management) que utilizaría la empresa el día del lanzamiento del reto a toda la empresa.

Una cena en el equipo pleno con los jefes el día en que se realizó la limpieza inicial y eliminación de elementos innecesarios.

Sea creativo y configure un acto diferente cuando inicie el proceso. En aquellas empresas que mantienen en acción el proceso 5’s durante un largo tiempo (10 años), ha existido un desarrollo gradual de conceptos de motivación, ya que estos cumplen históricamente un papel y es necesario renovarlos periódicamente cuando se agoten. En algunas empresas hoy hace parte del acuerdo salarial y la evaluación del desempeño el cumplimiento de las políticas 5’s y TPM.