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FACTURACIÓN DE ASESORÍAS

Facturación de Asesorías Serie Omega

Índice

Características Generales ......................................................................................... 1 Requerimientos del Sistema ..................................................................................... 2 Instalación ................................................................................................................. 3

Instalación de la Aplicación ................................................................................... 3 Configuración de la Aplicación .............................................................................. 3

Generalidades de la Serie Omega ............................................................................ 4 Conceptos Iníciales – Glosario .............................................................................. 4 Estructura de Directorios ....................................................................................... 6 Confirmación de la Toma de Datos ....................................................................... 7 Definición de Opciones para Procesos - Límites ................................................... 8 Menú Principal ...................................................................................................... 9 Uso del Teclado en la Serie Omega ................................................................... 11 Navegador ........................................................................................................... 14 Pestañas de Datos .............................................................................................. 14 Pantalla tipo Ficha ............................................................................................... 15 Pantalla tipo Cabeceras-Líneas .......................................................................... 24 Campos de Edición ............................................................................................. 26

Campos Tipo Enlace ....................................................................................... 27 Campos Memos (Observaciones,...) ............................................................... 28 Campos Lógicos (CheckBox) .......................................................................... 28 Campos Numéricos ......................................................................................... 29

Enlaces Internet-Mail-Marcador Telefónico ......................................................... 29 Calculadora ......................................................................................................... 30 Impresión ............................................................................................................ 31 Visualizador de Listados ..................................................................................... 32

Menú Aplicación ...................................................................................................... 35 Calculadora ......................................................................................................... 35 Elección de Empresa/Ejercicio ............................................................................ 35 Cambio de Usuario.............................................................................................. 35 Cambio de Clave ................................................................................................. 35 Entorno ................................................................................................................ 36 Configuración ...................................................................................................... 36 Usuarios .............................................................................................................. 37 Empresas ............................................................................................................ 38 Estaciones de Trabajo ......................................................................................... 39 Salir ..................................................................................................................... 39

Menú Tablas ........................................................................................................... 40 Tipos de IVA ........................................................................................................ 40 Bancos ................................................................................................................ 41 Formas de Pago .................................................................................................. 42 Listados de Ficheros de configuración ................................................................ 44


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Listado de Empresas ....................................................................................... 44 Listado de Estaciones de Trabajo ................................................................... 44 Listado de Usuarios ......................................................................................... 44

Listados de Tablas .............................................................................................. 44 Listado de Tipos de IVA .................................................................................. 44 Listado de Formas de Pago ............................................................................ 44 Listado de Bancos ........................................................................................... 44

Menú Ficheros ......................................................................................................... 45 Clientes ............................................................................................................... 45 Proveedores ........................................................................................................ 52 Conceptos ........................................................................................................... 54 Expedientes ......................................................................................................... 54 Vehículos ............................................................................................................. 56 Tarjetas de Transporte ........................................................................................ 57 Listados ............................................................................................................... 58

Listados de Clientes ........................................................................................ 58 Listado de Datos Fiscales ............................................................................... 58 Listado de Datos Bancarios ............................................................................. 58 Listados de Proveedores ................................................................................. 58 Listados de Expedientes ................................................................................. 58 Listado de Conceptos ...................................................................................... 58 Listado de Tarjetas .......................................................................................... 58 Etiquetas de Direcciones de Clientes .............................................................. 59 Etiquetas de Direcciones de Proveedores ....................................................... 59 Crear Fichero Circulares de Clientes ............................................................... 59 Crear Fichero Circulares Tarjetas.................................................................... 60

Menú Provisión Fondos / Suplidos .......................................................................... 61 Provisión de Fondos y Suplidos .......................................................................... 61 Contabilizar Fondos / Suplidos ............................................................................ 63 Emisión de Provisión de Fondos ......................................................................... 64 Listado de Provisión de Fondos / Suplidos .......................................................... 64

Menú Facturas ........................................................................................................ 65 Facturación Fija ................................................................................................... 65 Facturación Variable ............................................................................................ 67 Generación de Facturas ...................................................................................... 69 Gestión de Facturas ............................................................................................ 72 Impresión de Facturas ......................................................................................... 72 Contabilizar Facturas ........................................................................................... 73 Gestión de Recibos ............................................................................................. 74 Impresión de Recibos .......................................................................................... 77 Listados ............................................................................................................... 77

Listados de Facturas ....................................................................................... 77 Listados de Facturas Fijas ............................................................................... 78


Listados de Facturas Variables ....................................................................... 78 Listado de Recibos .......................................................................................... 78 Listado de IVA Repercutido ............................................................................. 78

Listados Estadísticos........................................................................................... 78 Listado Estadístico de Facturas ...................................................................... 78 Listado Estadístico de Facturas Variables ...................................................... 78

Menú Remesas Recibos ......................................................................................... 79 Generación de Remesas ..................................................................................... 79 Gestión de Remesas ........................................................................................... 80 Emisión de Remesas .......................................................................................... 81 Emisión Norma 19 ............................................................................................... 82 Emisión Norma 58 ............................................................................................... 83 Ver Ficheros de Normas ..................................................................................... 84 Contabilizar Remesas ......................................................................................... 84

Menú Remesas Provisiones Fondos ....................................................................... 85 Generación de Remesas ..................................................................................... 85 Gestión de Remesas ........................................................................................... 86 Emisión de Remesas .......................................................................................... 87 Emisión Norma 19 ............................................................................................... 88 Emisión Norma 58 ............................................................................................... 89

Menú Utilidades ...................................................................................................... 90 Cierre del Ejercicio .............................................................................................. 90 Borrado de Ejercicios .......................................................................................... 90 Visualizador de Listados ..................................................................................... 91 Importar Datos Cometa ....................................................................................... 91 Desmarcar Facturas Contabilizadas ................................................................... 92 Procesos ............................................................................................................. 92

Número de Facturas Variables: Número de Expediente en Líneas. ............... 92 Regeneración de Ficheros .................................................................................. 92 Reconstrucción de Estructuras ........................................................................... 93

Menú Ayuda ............................................................................................................ 94 Documentación ................................................................................................... 94 Sobre... ................................................................................................................ 94

Modulo de Gestión Archivos y Documentos ............................................................ 95 Gestión de documentos ...................................................................................... 95 Localización de documentos ............................................................................... 97

Módulo CRM – Gestión Relación Clientes .............................................................. 99 Seguimiento Comercial ....................................................................................... 99

Clientes ........................................................................................................... 99 Representantes/Operadores ......................................................................... 106 Tipos de Acción ............................................................................................. 107 Tipos de Referencia ...................................................................................... 107 Presupuestos ................................................................................................ 108


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Listados ......................................................................................................... 110 Listado de Clientes .................................................................................... 110 Listado de Clientes Nuevos ....................................................................... 110 Listado de Seguimiento Comercial ............................................................ 110 Listado de Seguimiento Clientes - Nº Seguimientos ................................. 110 Listado de Representantes - Clientes ........................................................ 111 Listado ABC Representantes - Clientes .................................................... 111 Listado de Tipos de Acción ....................................................................... 111 Listado de Tipos de Referencia ................................................................. 111 Listado de Presupuestos ........................................................................... 111 Listado de Presupuestos - Representantes ............................................... 111 Listado Estadístico de Presupuestos ........................................................ 111

Marketing ........................................................................................................... 112 Clasificaciones............................................................................................... 112 Conceptos de Costes .................................................................................... 112 Acciones y Campañas ................................................................................... 113 Proceso de Asignación/Eliminación de Clasificaciones a Clientes ................ 115 Proceso de Asignación Especial de Clasificaciones a Clientes ..................... 115 Listados ......................................................................................................... 116

Listado de Clasificaciones ......................................................................... 116 Listado de Clasificaciones de Clientes ...................................................... 116 Listado de Conceptos de Costes ............................................................... 116 Listado de Acciones y Campañas ............................................................. 116

Atención al Cliente ............................................................................................. 117 Asuntos ......................................................................................................... 117 Grupos de Motivos de Llamadas ................................................................... 117 Estados de Llamadas .................................................................................... 118 Llamadas ....................................................................................................... 118 Consulta de Llamadas por Representante .................................................... 120 Listados ......................................................................................................... 121

Listado de Asuntos de Llamadas ............................................................... 121 Listado de Grupos Motivo Llamadas ......................................................... 121 Listado de Estados de Llamadas ............................................................... 121 Listado de Llamadas ................................................................................. 121 Estadísticas de Llamadas .......................................................................... 121 Estadísticas de Llamadas por Grupos ....................................................... 121 Ranking de Llamadas ................................................................................ 121

Procesos ........................................................................................................... 122 Actualizar en Clientes el Campo Activo=’S’ ................................................... 122 Actualizar en Clientes el Campo Enviar Publicidad=’S’ ................................. 122 Actualizar en Clientes el Campo Cliente Genérico=’N’ .................................. 122 Actualizar en Clientes el Campo Referenciado por ....................................... 123 Actualizar en Clientes el Campo Representante ........................................... 123


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Características Generales

Este programa ha sido diseñado, pensando en facilitar el trabajo de gestión de su empresa. Para ello hemos creado un programa rápido y sencillo de utilizar, que con el mínimo trabajo por su parte, le permitirá obtener los máximos resultados.

Las características más destacables son: - Multipuesto, multiempresa y multiejercicio. - Control de usuarios del programa con clave y nivel de acceso. - Impresión integrada en Windows. - Listados por pantalla, impresora o volcado a ficheros tipo texto. - Calculadora accesible desde cualquier punto del programa. - Facturación flexible, según las necesidades. - Adaptación de formularios de salida (facturas, recibos). - Número de decimales configurable. - Distintos tipos de I.V.A. para clientes. - Cálculo de retención. - Extractos de ventas por clientes. - Número de copias de documentos configurable por cliente. - Enlace Facturas con Contabilidad General DSI, serie Omega. - Enlace Remesas con Contabilidad General DSI, serie Omega. - Enlace Provisión de Fondos con Contabilidad General DSI, serie

Omega.

Además el programa cuenta con todas las herramientas necesarias para la manipulación de los datos de cada empresa, así como para garantizar la integridad de estos.

Este programa forma parte de la Serie Omega, que son un conjunto

de programas desarrollados por D.S.I., S.L. orientados a Despachos Profesionales y PYMES.


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Otros productos de la Serie Omega son los siguientes: Contabilidad General. Nóminas y Seguridad Social. Fiscal. Renta y Patrimonio.

El programa se suministra con una protección para evitar las copias ilegales, consistente en una clave que el programa le pedirá en el momento de hacer la instalación del mismo.

Al hacer la instalación, el programa le dará un número. Usted debe

ponerse en contacto con su distribuidor y facilitárselo. Con esta información, se le dará otro número con el cual el programa quedará instalado correctamente en su ordenador. La protección también puede consistir en un dispositivo físico (conocido como mochila) que se conecta al puerto paralelo o USB del ordenador, en tal caso no será necesario que se le suministre ningún número, tan solo conectar el dispositivo al puerto indicado.

Dicha protección le permitirá realizar copias de seguridad del programa, pero éstas no serán operativas sin la presencia de la protección en el ordenador donde se instalen.

Requerimientos del Sistema

Los requerimientos básicos del ordenador donde se instale el programa son los siguientes:

Procesador Pentium III 600 MHz. 128 Mb de Memoria RAM 20 Mb libres en el Disco Duro. Impresora de inyección de tinta o láser. Impresora matricial, si se imprimen documentos en papel pre-

impreso. Sistema operativo Windows 95/98/ME/XP/NT/2000.


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Hay que tener en cuenta que la instalación ocupa 20 Mb aproximadamente pero debido al volumen de datos que se introduzcan posteriormente, el espacio ocupado puede ser muy superior. Para un mejor funcionamiento del sistema se recomienda que siempre este libre un 25% del espacio total del disco duro.

Instalación La aplicación se suministra en un CD, donde está la instalación del

programa y una serie de utilidades anexas.

Instalación de la Aplicación Para instalar la aplicación, introducir el CD en la unidad de CD-ROM

del equipo y ejecutar el archivo INSTALAR.EXE que se encuentra dentro del CD. Para ello puede pulsar en el botón Inicio y seleccionar la opción de ejecutar tecleando D:\INSTALAR, suponiendo que la letra de su unidad de CD-ROM sea la D:.

Esto nos abrirá un asistente que nos irá orientando en la instalación

del programa. Cuando el asistente nos pregunta donde queremos instalar el programa, le indicaremos la unidad y el directorio donde deseamos instalarlo, en instalaciones monopuesto esta será C:\COMETA32, y en instalaciones en red habrá que sustituir C por la unidad del servidor.

Configuración de la Aplicación Una vez realizados los pasos anteriormente descritos, al ejecutar el

programa, tras unos segundos de espera nos aparecerá una pantalla en la cual el programa nos pide que indiquemos el nombre del usuario que está accediendo al programa y su clave de acceso.

La primera vez que se ejecute el programa, después de la

instalación, el programa crea un usuario, con acceso completo, llamado SUPERVISOR y sin Clave de Acceso.


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Por tanto para entrar en el programa por primera vez, tendremos que teclear "SUPERVISOR" en el nombre de usuario y dejar en blanco la clave de acceso.

Deberá escribir ambos campos con la misma combinación de

mayúsculas y minúsculas. En la primera instalación, el programa registrará el nombre del

ordenador en el que está trabajando y las características del mismo. Le pedirá el nombre de la estación, que normalmente será OFICINA, y luego le preguntará si quiere crearla en el fichero de Estaciones de Trabajo. Usted debe contestar “Sí”.

El programa le pedirá a continuación, que cree la empresa donde se

van a almacenar los datos. Le recomendamos que cree la empresa con código 001 y el nombre de su empresa. También le pedirá que señale el disco en el que se van a guardar los datos de esa empresa. Normalmente el disco será C, en instalaciones monopuesto, o la unidad de red en instalaciones en red.

Por último se debe elegir la empresa con la que se va a trabajar y el

ejercicio (elegir "Nuevo Ejercicio" y teclear el año en curso).

Generalidades de la Serie Omega

Todos los programas de la Serie Omega tienen un entorno y funcionamiento similar. Aquí se describen los aspectos generales para todas las aplicaciones de esta serie.

Conceptos Iníciales – Glosario

Describimos a continuación una serie de conceptos imprescindibles para la correcta comprensión de esta ayuda.

Campo Es un dato (nombre de un cliente, teléfono, etc.). Ver Campos de Edición.


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Registro Es un conjunto de campos (p .e. todos los datos que guardamos de un cliente) Clave Campo o campos que diferencian a un registro de todos los demás de un fichero. Fichero o Tabla Fichero de datos. Comúnmente se denominaban bases de datos, pero hoy en día el concepto ha cambiado siendo una base de datos un conjunto de tablas relacionadas entre sí. Base de Datos Conjunto de Ficheros relacionados (datos de la Facturación) BDE La gama Cometa'32s usa como interface de bases de datos el motor Borland (Dbase, Paradox, InterBase), el Borland Database Engine. Carácter de Acceso Rápido Pulsando la tecla del carácter se ejecutara la acción correspondiente. Cuadro De Diálogo Pantalla que muestra información y espera una respuesta del usuario. p .e. Petición de Confirmación de Datos Foco Objeto que está activo en ese momento. p .e.: Al editar una ficha, el foco esta en el campo donde escribimos (remarcado con una caja azul). En una ventana de dialogo, el foco esta en uno de los botones (remarcado con un borde punteado) Módulos Opciones ya creadas que se pueden añadir a un programa para ajustarlo a las necesidades. No se incluyen en el ejecutable estándar, teniendo que ser adquiridos por separado.


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Estructura de Directorios Toda la Serie Cometa mantiene un sistema de directorios común siendo el esquema básico este:

Directorio Serie Omega Todas las aplicaciones (facturación, contabilidad, nominas,...) se instalarán bajo un mismo directorio, que por defecto será Cometa. En este directorio se encuentran los ejecutables (.exe), las Tablas (bancos, iva,...) y los ficheros comunes, de control y de registro. Todos estos archivos son básicos para el funcionamiento de las aplicaciones y su modificación o borrado puede causar su mal funcionamiento.

Directorio de la Aplicación Se crea un directorio donde se encontrarán todos sus ficheros de datos organizados por empresas.

Directorio de la Empresa Al crear una empresa se pide un código de 3 dígitos, que corresponderá con el directorio que contendrá sus datos. En este directorio podremos encontrar los Ficheros de Cliente, Artículos, Proveedores, Recibos, etc. En instalaciones en red se pueden crear empresas en unidades distintas a la de la aplicación para restringir el acceso físico a los ficheros. Para instalar esta opción debe ponerse en contacto con su distribuidor que le indicara los pasos a seguir.


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Directorio del Ejercicio Dentro de cada empresa están los ejercicios, un directorio para cada ejercicio. En este directorio podremos encontrar los ficheros de Acumulados de Artículos, Albaranes, Facturas, Salidas, etc.

Este sistema de organización de datos, aunque parezca algo complicado, aporta ventajas:

- En entornos red, son efectivas las restricciones de acceso a directorios (p .e. Si a un usuario no se le da acceso de lectura del directorio de una empresa jamás podrá acceder a ella.)

- Permite Copias de Seguridad selectivas (un ejercicio, una empresa, una aplicación,...).

- Fácil localización de las tablas para acceder a ellas desde fuera del programa (p .e. generar mailing desde Word).

- En el supuesto de que se dañase o perdiese algún fichero, no afectaría a ningún otro, pudiendo recuperarse individualmente de la copia de seguridad (no ocurriría esto si tuviésemos un solo fichero con todas las tablas).

Nota: En entornos de red, la unidad de red donde esté la aplicación debe ser asignada a una letra de unidad (p .e. \\SERVIDORNT\DISCOC debe ser conectada como unidad F.

Confirmación de la Toma de Datos Después de una toma de datos, finalizada por la pulsación de <Esc>

o por salir del último campo de edición, aparece este mensaje de confirmación:


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Si: Acepta los datos (grabándolos,...) y asume la finalización de la edición.

No: Continua con la Edición de los Datos. Cancelar: Desecha los datos y cancela la edición, abortando los

procesos asociados. Excepciones:

Pueden existir mensajes en los que no aparezcan alguna de las opciones, o en los que aparezcan más de las que aquí se describen. p .e. En los Pies no se permite Cancelar ya que su principal misión es mostrar los totales. Respuestas del Teclado:

<Enter> equivale Si. <Esc> equivale Cancelar.

Los Textos de los Botones tienen un carácter subrayado, es el

carácter abreviado o tecla de acceso rápido, pulsando su tecla correspondiente se asumirá la pulsación del botón.

Definición de Opciones para Procesos - Límites

Este tipo de pantalla de dialogo se presenta, por ejemplo, a la hora de lanzar un listado, para poder limitar los registros que queremos incluir en el mismo y para definir características del listado, como Titulo, Fecha, etc.

Podremos desplazarnos por las diversas opciones y modificarlas a nuestra conveniencia, teniendo en cuenta que algunas pueden tener restricciones de edición mediante mascaras (solo números), valores máximos y mínimos (mayor de 0 y menor de 10) y valores concretos (S ó N).

Al pulsar <Esc> o al acabar la edición de la ultima opción se mostrara el cuadro de dialogo de confirmación de datos. Sin embargo, si pulsamos el botón Ok ó Cancelar se aceptaran los valores o se cancelara la operación sin mostrar la confirmación de datos.


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Siempre aparecerán los valores más comunes por defecto, de forma que en la mayoría de los casos no hará falta modificar nada.

Menú Principal

En la Pantalla Principal encontramos varios elementos, entre los que destacamos la barra de estado que nos facilitará información y el Menú Principal que nos da acceso a las diversas opciones del programa.

Esta serie de aplicaciones usan el sistema MDI (Interface de Múltiples Documentos), esto significa que todas las ventanas que se abran en la aplicación estarán dentro de la principal y no se podrán sacar de ella. En el caso de que una ficha no quepa en la pantalla principal, en esta aparecerán unas barras de scroll para el desplazamiento.


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El menú de la aplicación sigue el estándar de Windows pero ha sido mejorado para facilitar y agilizar el uso de la aplicación. Opciones de la Aplicación – Menú

Es un menú típico de Windows 95 mejorado. Para activar el menú basta con pulsar <Alt> o <F10>, o cliquear con el ratón. El desplazamiento se hará con las teclas del cursor o posicionando el ratón sobre las opciones, que si son menús anidados se irán desplegando.

Las opciones del menú y las del sistema (minimizar, maximizar,...) pueden estar deshabilitadas debido a la falta de derechos del usuario o por estar ejecutándose otra de las opciones.

Al salir de una opción y volver al menú, este se desplegara automáticamente posicionándose en la ultima opción escogida. Barra de Estado

Situada en la parte inferior de la pantalla, nos muestra los mensajes de la aplicación, la empresa y ejercicio activo, el nombre de la estación, el usuario, la fecha y la hora. Nombre de la Aplicación - Menú – Título

Indica el Nombre de la Aplicación, Versión y, en el caso de ser una versión de evaluación, el mensaje correspondiente. Botones de Sistema - Menú de Sistema

Como casi todas las ventanas de Windows, esta dispone de los botones del sistema para Minimizar, Maximizar y Cerrar. El Tapiz de la Pantalla - El fondo

Opcionalmente, al tapiz se le puede cambiar el color y/o ponerle un bitmap de relleno.


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Uso del Teclado en la Serie Omega

Los entornos Windows se caracterizan por el uso del ratón como herramienta principal para el manejo del entorno. Sin embargo, para la introducción de datos es inevitable tener que usar el teclado. En las aplicaciones de gestión, donde es vital la rapidez de introducción de datos, tener que alternar entre teclado y ratón supone un estorbo y una perdida de tiempo. Es por ello por lo que nos hemos esforzado en crear un entorno totalmente funcional desde teclado, manteniendo un sistema similar en estructura, uso y funcionalidad al existente en las versiones de DOS.

Esto supone una ventaja añadida, ya que todo aquel usuario familiarizado con programas de gestión en DOS no tendrá ningún problema de adaptación. Señalamos los usos de las teclas: Esc – Escape

Su uso es muy frecuente ya que tiene asignadas múltiples operaciones y de gran importancia. Genéricamente supone la Cancelación y Salir: En el Menú Principal, si hay menús desplegados, los va cerrando uno a uno hasta desactivarlo. Si el menú no esta activo cierra la aplicación. En las Fichas y Cabeceras-Líneas, si hay alguna opción del menú activa, la desactiva. Si no, cierra la ficha. En la petición de límites de procesos finaliza la toma de datos y muestra el mensaje correspondiente. En los cuadros de diálogo asume la Cancelación (siempre y cuando sea posible)


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En los campos de edición, si se ha modificado y no se ha pulsado Enter, produce la cancelación de la modificación, volviendo a tener el valor original. También se ejecutara la acción (de las anteriores) que corresponda por la pulsación de Esc, por lo que si estamos modificando una ficha se producirá la finalización de la toma de datos.

Enter - Return - Intro

Su uso, junto con Esc es fundamental, ya que también tiene asignadas múltiples operaciones y de gran importancia. Genéricamente supone la Aceptación, Entrar y Ejecutar: En las Fichas, Cabeceras-Líneas y petición de límites de procesos pasa al siguiente campo de edición, y si es el último, finaliza la toma de datos. En los campos de edición, produce la aceptación temporal de la modificación. Esto es que si modificamos, no pulsamos Enter y pulsamos Esc, se cancela la modificación realizada, pero si pulsamos Enter, la modificación es aceptada.

Flechas de Cursor

Su uso supone el desplazamiento, bien en un campo de edición, en una lista, por los campos de las fichas o por los registros de las tablas: Editando las Fichas, Cabeceras-Líneas y petición de limites de procesos asume el desplazamiento por los campos, siendo Arriba e Izquierda el anterior campo, y Abajo y Derecha el siguiente campo de edición. También pueden producir el pasar de una pestaña a otra y la finalización de la toma de datos. Visualizando las Fichas y Cabeceras-Líneas asume el desplazamiento por los registros de la tabla, siendo Arriba e Izquierda el anterior registro y, Abajo y Derecha el siguiente registro.


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En los campos de edición permite desplazar el cursor. Inicio – Fin

En las Fichas, visualizando los datos, Inicio mueve la tabla al primer registro y Fin al último.

Avance - Retroceso de Paginas

En Ficha con Pestañas de Datos, pasa de una pestaña a otra. Punto del Teclado Numérico

Para facilitar la introducción de cantidades mediante el teclado numérico, la pulsación del punto equivale a la coma decimal.

F1

Muestra la Ayuda sobre el objeto que tenga el foco. F2

Su función esta limitada a los Campos de Enlace, en la fichas y cuando la editamos. Al pulsar F2 sobre uno de estos campos, se nos abrirá la ficha que le corresponda, siendo esta totalmente funcional.

F5 Su función esta limitada a los Memos y sirve para salir de ellos, ya que en dichos campos se pueden escribir múltiples líneas, introducir tabulaciones y enters, desplazarse con los cursores y las teclas de navegación, sin que ninguna de las teclas usadas para pasar al siguiente campo tengan esa función.

F12

Muestra la Calculadora.


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Navegador

El Navegador es un Control que aparecerá en casi todas las gestiones y que sirve para desplazarnos por los registros de la tabla.

Posee cuatro botones que dan la posibilidad de ir al primer registro, al último, al anterior y al siguiente.

Para realizar estas acciones basta con hacer Click con el ratón sobre el botón deseado, o usar las teclas de navegación tradicionales: las flechas del cursor y las teclas Inicio y Fin.

En la Tabla, cuando se llega al principio, al fin o no hay registros, el navegador desactiva los botones correspondientes a las acciones que no pueden realizarse. Así que, sí estamos en el primer registro, no podremos pulsar Primer registro ni Anterior, y si estamos en el ultimo, estarán deshabilitados el Ultimo Registro y Siguiente.

Pestañas de Datos

La Pestaña es un elemento usual en las Fichas, que permite visualizar una gran cantidad de datos ordenadamente, agrupados por temas y sin limitación de espacio.

Se accede a ellas pinchando con el ratón en la pestaña deseada o con Avance de Página y Retroceder Página.


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Pantalla tipo Ficha

En este tipo de pantallas de edición podremos gestionar la información que contengan determinados ficheros simples.

Cuando entramos en una "Ficha", el programa se coloca en el último registro del fichero que se esté tratando. A partir de aquí tenemos las siguientes posibilidades:

- Recorrer el fichero de registro en registro, ir al principio del fichero e ir al final del fichero (Navegar).

- Elegir una de las opciones del menú particular de esa ficha

Cada ficha tiene una serie de opciones que nos van a permitir

gestionar la información contenida en el fichero. Estas opciones aparecerán siempre en la parte superior de la pantalla, y para elegir una deberemos pulsar la Tecla que corresponda a la letra subrayada de la opción.

Ejemplo de ficha (recortado):

Como se puede apreciar en el dibujo, existe un menú con una serie de opciones, que serán comunes para todas las Fichas y Cabeceras-Líneas, aunque estas, pueden ser más. Las opciones más comunes son las siguientes:

Altas

Bajas

Modificaciones


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Consultas

Búsquedas

Ordenar

Listado

El titulo (en la banda azul de la ventana) indica el nombre de la Ficha, el orden activo en el fichero y, si ha sido abierta desde un campo enlace, la ficha del enlace.

Para cerrarla disponemos del botón estándar de la ficha, además de poder pulsar la tecla <Esc> o la combinación <Ctrl><F4>. Cuando se entra en alguna opción, la posibilidad de cerrar se deshabilita para preservar los datos (cerrar una ficha cuando estamos editándola podría provocar errores). Las opciones disponibles son las siguientes:

Altas: Con esta opción podremos añadir registros al fichero. La acción de dar un alta consta de dos fases, la petición de la clave, que a su vez puede ser estándar o avanzada, y la edición del resto de datos. - Petición de la Clave.

Estándar: Cuando la clave se compone de uno o varios

campos. Casi todas las fichas usan este sistema. Consiste en la edición de la clave/s en su campo/s de edición.

Avanzada: Cuando la clave se compone de varios campos o los procesos de comprobación de clave se salen de lo normal. La edición se realiza en una mini-ficha.

Ambas maneras tienen puntos en común:

No se puede salir del campo/ficha hasta que no se Acepte (pulsando <Enter>) o se Aborte (pulsando <Esc>) el alta. Al Aceptar, se comprueba que el nuevo registro sea valido (no exista, estén rellenos los campos imprescindibles,...) y si no es así, se vuelve a solicitar.


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Una vez completada y aceptada la clave no se podrá modificar, y para hacerlo, deberá borrar todo el registro y volver a darlo de alta.

- Edición del resto de Datos

Iremos completando el resto de los datos que contenga esa ficha. En cualquier momento podremos desplazarnos por los campos (excepto a la clave) con las teclas de desplazamiento (cursores, enter y tab), así como pinchando con el ratón como si de Modificaciones se tratase.

Si la ficha tiene pestañas, al salir del último campo de la pestaña activa pasara automáticamente al primer campo de la siguiente, y así sucesivamente hasta la última o hasta que pulsemos la tecla <Esc>.

Una vez la hayamos completado, o pulsado <Esc>, el programa nos presentará un cuadro de diálogo para la confirmación de los datos donde podremos guardar el registro (pulsando Si), volver a la edición (pulsando No) o cancelar el alta (pulsando Fin).

Una característica importante de las Altas es su sistema cíclico. Esto supone que al finalizar el alta de una ficha se entra automáticamente en una nueva alta, agilizando la introducción de múltiples fichas o documentos (albaranes, facturas,...). Para detener el ciclo basta con cancelar un alta en su primera fase, en la petición de clave.

Bajas: Con esta opción podremos eliminar del fichero un registro determinado. Hay que tener en cuenta que tanto para efectuar esta operación, como para modificar los datos de un registro, es indispensable que lo estemos visualizando en ese momento. Cuando elegimos esta opción el programa nos presenta el siguiente cuadro de dialogo:


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En este caso, el botón activo es No, con lo que pulsando <Enter> o la barra espaciadora se cancela la baja. Para confirmar la baja, debe pulsar el botón Si. La Eliminación de Registros puede suponer un mal funcionamiento de otras partes del programa, por lo que se deberá estar seguro de que los datos a borrar no son de interés. P. e. Si borramos un artículo y hemos realizado ventas del mismo (existen albaranes con ese artículo en las líneas), al modificar dichos albaranes ocurrirán errores en las actualizaciones de las existencias. Modificaciones: Esta opción nos permite modificar los datos del registro activo. En cualquier momento podremos desplazarnos por los campos (excepto a la clave y los campos de solo lectura) con las teclas de desplazamiento (cursores, enter y tab) o con el ratón. Si la ficha tiene pestañas, al salir del último campo de la activa pasara automáticamente al primer campo de la siguiente, y así sucesivamente hasta que se complete toda la información o pulsemos la tecla <Esc>. Una vez que salgamos del ultimo campo o pulsemos <Esc>, el programa nos presentará el cuadro de diálogo de confirmación de los datos donde podremos guardar el registro (pulsando Si), volver a la edición (pulsando No) o cancelar todas las modificaciones realizadas (pulsando Cancelar).


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Consultas: Es una búsqueda rápida por un campo. Esta búsqueda esta limitada a los campos indexados (ordenados), normalmente se consultara por la clave. En la ficha, estos campos se diferencian por tener la Etiqueta (el nombre) de color verde, aparecer en todas las pestañas de la ficha y, cuando se editan, solo son accesibles desde una pestaña. La Consulta activa los campos de consulta y posiciona el foco en el primero de ellos. Debemos teclear la clave a buscar y, al pulsar <Enter>, el programa nos desplazara al registro deseado. Si dicha clave no existe, nos lo indicara con un mensaje. Si el campo de consulta no es el de la clave principal (la clave de Alta) la búsqueda será blanda, o sea, el programa se posicionará en el primer registro que encuentre que empiece por el texto a buscar. P. e. En la ficha de Clientes Consultamos por Razón Fiscal (no es la clave principal) y escribimos 'JOSE LUIS', el resultado será el primer registro cuya razón fiscal empiece por JOSE LUIS, aunque esta es JOSE LUIS DIAZ. Si hay varios campos de consulta, podemos pasar de uno a otro mediante la tecla <Tab>. En ciertas fichas cuyas claves son múltiples, para realizar la consulta es necesario rellenar varios campos. Búsquedas: Las búsquedas nos permiten localizar un registro por cualquiera de sus campos. El método de búsqueda es blando (el que primero empiece por...) excepto en campos tipo fecha y numéricos, en los que es una búsqueda dura (valor exacto). Si desea hacer una búsqueda 'contenido en...' deberá usar las opciones avanzadas. Existen dos tipos de búsquedas:

Estándar

Avanzada


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Búsquedas Estándar: En un principio, la pantalla de búsquedas por defecto es la Estándar:

Campo: Lista desplegable con los campos sobre los que se puede buscar.

Valor: Donde escribiremos el valor a buscar (hay

que tener en cuenta que si el campo seleccionado es numérico o de fecha, el valor debe ser un número o una fecha valida).

Botón 'Buscar': Iniciar la búsqueda, igual que pulsar

<Enter>. Botón 'Cerrar': Cierra la pantalla, igual que pulsar <Esc>. Botón 'Avanzado': Despliega las opciones avanzadas que nos

permiten aplicar un filtro.


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Búsquedas Avanzadas: La pantalla para las búsquedas avanzadas tiene el siguiente aspecto:

Esta búsqueda crea un filtro que se mantendrá hasta que se 'Limpie', se cierre la ficha o se ejecute Altas o Bajas en el menú. El filtro 'Contenido en': Debemos seleccionar el campo por el que

filtrar y darle el valor que debe contener.


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El filtro 'Expresión': La lista desplegable contiene los últimos filtros

usados. En el campo de texto, podremos escribir la condición del filtro, o ir creándola mediante la selección de los campos en la lista (con doble click) y los botones de 'operadores'.

Botón 'Aplicar': Aplica en filtro definido (tanto el 'Contenido en'

como el 'Expresión' ya que son complementarios). Botón 'Limpiar': Desactiva el filtro y limpia el campo de Texto. Botón 'Estándar': Cierra las opciones avanzadas (pero no desactiva

el filtro). Nota: Los filtros suelen ser lentos, la velocidad depende del ordenador, del volumen de registros y sobre todo, de lo restrictivo del filtro. Así, un filtro muy restrictivo será lento, aunque si el equipo es potente (Pentium 166 con 64Mb RAM) y la instalación es local, apenas se notará.

Ordenar: En aquellos ficheros que tienen más de una clave podremos activar una de ellas para que al recorrer el fichero o al sacar los listados por pantalla, se nos presente en el orden deseado. Por ejemplo en un fichero de clientes podemos tener la clave principal que es el código y una clave secundaria que sea el nombre, de forma que activando el Orden "Nombre" podamos visualizar el fichero en orden alfabético. El orden activo está indicado en el título de la ficha.


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Listados: Con esta opción nos aparecerá en la pantalla un listado con los registros que componen el fichero, pudiéndonos desplazar, cambiar el orden y realizar búsquedas.

Flechas Izquierda Y Derecha: Nos desplazamos por los campos de un mismo registro. Flechas Arriba Y Abajo: Nos desplazamos por los registros. Inicio: Primer campo del registro Fin: Ultimo campo del registro Ctrl + Inicio: Primer Registro Ctrl + Fin: Último Registro Re Pág.: Desplaza una página de registro arriba Av. Pág.: Desplaza una página de registro abajo Barra Espaciadora: Activa el orden asociado al campo (si existe). <Enter>: Activa las búsquedas con el campo activo seleccionado.


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Además, con el ratón podemos desplazarnos (clickeando tanto en las celdas como en las barras de scroll), ajustar el tamaño de las celdas y su orden, pinchándolas y arrastrándolas.

Pantalla tipo Cabeceras-Líneas En este tipo de pantallas de edición podremos gestionar la información que contengan determinados ficheros complejos, por ejemplo las Facturas. Existe un fichero de facturas con los datos de cada una de ellas, pero dentro de cada factura existen un número indeterminado de líneas de factura, una por cada artículo que se incluya en esa factura.

En este ejemplo, la cabecera sería la factura y las líneas cada uno de los artículos.

Las opciones y manejo de estas es idéntico a las de las fichas sencillas, con la salvedad de dos opciones mas en el menú, la desaparición de las pestañas y la aparición de dos elementos nuevos, la rejilla de edición de líneas, y los pies, que pueden ser de líneas, de cabecera dinámico o de cabecera estático.

Las nuevas opciones del menú son:

Detalle: La opción detalle colocara el foco en la rejilla de edición de líneas. También se puede acceder clickeando en ella.

Pie (de cabecera): En el pie se suelen localizar los datos de la

cabecera que dependen de las líneas (totales, descuentos a totales,...).

Normalmente, no se permitirá finalizar una alta si no se han

rellenado líneas (no tiene sentido crear una factura sin líneas).

El ciclo de edición: Cuando se modifica una ficha, se empieza con la edición en la cabecera, al acabarla, automáticamente se pasa a las líneas, y al salir de las líneas entra en el pie.


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Gráfico de un Cab-Lin en la zona de detalle:

La edición de las líneas se realiza sobre una rejilla (similar a los listados por pantalla) en la que el desplazamiento se realiza con las teclas de navegación (flecha arriba-abajo, inicio-fin, Ctrl+Inico-Ctrl+Fin, RePag-AvPag).

Al entrar en el detalle, el menú de la ficha cambia, adaptándose a las opciones de las líneas (muchas de estas son idénticas a las de las fichas):

Altas: Añade una línea al final. Insertar: Añade una nueva línea (Alta) que se situara antes

del registro activo. Bajas: Elimina la línea activa. Modificaciones: Permite la edición de la línea activa. Cabecera: Devuelve el control a la cabecera (o al pie de

cabecera si lo hay). Pie: Accede al Pie de la cabecera.

Cada una de las líneas puede tener un pie estático que se edita junto

a ella misma. Se dice pie estático a los datos de la cabecera o línea que siempre están visibles.

El registro (línea) activo esta indicado por una banda de color azul y por un puntero (>) a su izquierda.


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Se dice que un pie es dinámico cuando no esta visible y solo aparece cuando se entra en la opción Pie.

Gráfico de Cab-Lin (en la opción de Pie) en el que se puede ver una ficha de albaranes con el pie de 4 bases imponibles desglosadas.

Campos de Edición

Existen varios tipos de campos para la edición:

Texto o generales

Numéricos

Enlaces

Lógicos (CheckBox)

Memos Todos los campos pueden tener restricciones en la entrada de datos,

permitiendo solo caracteres concretos, convirtiendo el contenido a mayúsculas, etc.

Todos ellos (excepto los lógicos) tienen una característica común

muy interesante, aceptan el Cortar-Copiar-Pegar del PortaPapeles. Las teclas de acceso rápido de estas opciones son las generales de

Windows:


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Copiar: Ctrl+C Cortar: Ctrl+X ó Shift+Supr Pegar: Ctrl+V ó Shift+Insert

Campos Tipo Enlace

Los Campos de Enlace son empleados para la edición de

Códigos que enlazan con los datos de otras tablas. Por ello poseen varias características que les dan una gran utilidad y potencia.

- No hace falta rellenar el campo entero: Si el código al

que queremos acceder es 00010, bastara con escribir 10, el propio campo lo rellenara con ceros por la izquierda.

- Si el código introducido no existe, nos permitirá darlo de alta, abriendo la ficha correspondiente e iniciando el proceso.

- Si pulsamos F2 abriremos la ficha correspondiente y al salir

de ella pasara el valor al campo.

Estos campos están asociados a unas listas que nos amplían la información del registro seleccionado. Dichas listas tienen unas características comunes:

- Se despliegan automáticamente cuando dejamos en blanco

el campo. También podemos acceder a ella con el ratón.

- Podemos buscar un elemento tecleándolo (búsqueda por tiempo típica de Windows) o seleccionar uno directamente, desplazándose con las teclas del cursor.


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Campos Memos (Observaciones,...)

La edición dentro de un campo Memo es notablemente distinta a la de los demás campos.

Sus peculiaridades más significativas son: - No tienen límite de texto, pudiendo escribir tanto como se

quiera. - La edición permite los desplazamientos con los cursores

(flechas del cursor, Inicio, Fin, Av. Pág. y Re Pág.), la introducción de saltos de líneas (return) y el uso de tabuladores.

- Como todos los campos de edición, permite el cortado y pegado del PortaPapeles.

- Pasa salir de la edición cancelando, usaremos la tecla <Esc>.

- Pasa salir de la edición aceptando los cambios, pulsaremos la tecla <F5> o nos saldremos del campo con el ratón, pinchando en otro campo.

Nota: Al usar el return y el tabulador para la edición, se deshabilitan para pasar de campo a campo. Campos Lógicos (CheckBox)

Los campos lógicos pueden tener un valor de entre dos posibles.

Los grupos más comunes son Verdadero ó Falso y Si ó No, pudiendo contener cualquier valor de un grupo definido.

Visualmente, el campo que lo representa es una Caja que tiene la

posibilidad de marcarla o desmarcarla, marcando en valor mediante la pulsación de la barra espaciadora o haciendo Click en ella.


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Campos Numéricos

Solo aceptan caracteres numéricos. Si la Aplicación esta configurada para aceptar decimales también admitirá indistintamente la pulsación de las teclas coma y punto para indicar la coma decimal. Pulsado F12 se llama a la Calculadora que devolverá el resultado al campo.

Enlaces Internet-Mail-Marcador Telefónico

Las fichas que contienen estos enlaces disponen de cuatro campos de datos donde se guardará la dirección de internet (URL), el E-Mail, el número de teléfono y el número del teléfono móvil. Lógicamente, si estos campos no están rellenos, el enlace es imposible. Para ejecutarlos se han incorporado cuatro botones, uno para cada tipo, situados debajo del menú, a la derecha.

Al pulsarlos se lanzará la aplicación correspondiente: el explorador

de internet para la página Web, el envío de E-Mail para la dirección de mail y el marcador telefónico para los números de teléfono. Algunas de las fichas que contienen dichos enlaces son: - Clientes - Proveedores - Representantes Nota: Las aplicaciones a desplegar son las predeterminadas por el sistema. P. e. Si tenemos instalado el NetScape@ (navegador de internet) y lo hemos configurado como navegador predeterminado, será esté el que se lance y no el MS Internet Explorer@.


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Calculadora

El acceso a la calculadora se puede realizar mediante el menú

Aplicación Calculadora o directamente desde una Ficha, pulsando F12. Si se accede con F12 y el foco esta en un campo de edición que

contenga un dato numérico, en el display aparecerá dicho dato, pudiendo operar con él y al cerrarla, el campo recibirá el dato que contenga el display. Teclas y Controles:

- Limpiar el display y poner a 0, pulsar <C> o el Botón C. - Los dígitos y operandos, con su tecla correspondiente:

(0,1...9,+,-, /,*, %,.). - Mostrar el resultado pulsando <Enter>, <=>, o el Botón =. - Cerrar la calculadora pulsar la tecla <Esc> o el Botón On-Off.

Uso del porcentaje

- Para hallar un porcentaje: Cantidad x porcentaje % (100 x 15 % = 15)

- Para sumar a una cantidad un porcentaje : Cantidad + porcentaje % (100 + 15 % = 115)

- Para restas a una cantidad un porcentaje : Cantidad - porcentaje % (100 - 15 % = 85)


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Impresión

La Impresión es uno de los puntos más importante de las aplicaciones de gestión al ser la forma más potente y versátil a la hora de acceder a los datos, pudiendo ser objeto de cualquier operación (filtros, grupos, acumulados, totales, cálculos estadísticos,...).

Es por ello que nuestras aplicaciones disponen de una gran variedad de listados con múltiples opciones, todos ellos muestran una Definición de Opciones donde podemos adaptar el listado resultante a nuestra conveniencia. Después se muestra el siguiente cuadro de dialogo:

Mediante este dialogo podemos escoger y configurar la impresora, imprimir, imprimir a fichero, imprimir en modo texto, visualizar o cancelar la operación. Importante: Para poder acceder a la impresión correctamente es necesario tener instalada al menos una impresora en Windows (aunque no se disponga de ella físicamente). Impresora Seleccionada: Indica la impresora seleccionada y nombre de la cola o puerto de impresión. En un principio será la impresora predeterminada de Windows.


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Botón Visualizar: Lanza el listado al visualizador, cuyo uso se explica en un capitulo a parte. Botón Seleccionar: Muestra el cuadro de dialogo de configuración de impresoras de Windows, permitiendo cambiar la impresora seleccionada y su configuración (tamaño de papel, nº de copias, orientación, etc.). Botón Imprimir: Lanza el listado a la impresora seleccionada. Botón A Texto: Lanza el listado a un fichero de texto. Botón Cancelar: Cancela la impresión.

Visualizador de Listados

El visualizador de listados es una herramienta que nos permitirá manejar los listados sin tener que imprimirlos a papel.


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En listados de varias páginas se puede estar visualizando las primeras páginas mientras se siguen generando nuevas. Zoom Dentro: Aumenta el tamaño de la visualización. Zoom Fuera: Reduce el tamaño de la visualización. Zoom 100%: Ajusta el zoom a su tamaño normal (al 100%). Ajustar a la Página: Ajusta el tamaño para ver toda la página. Ajustar al Ancho de la Página: Ajusta el tamaño al ancho de la página (pantalla). Ir a la Primera Página: Si el listado tiene varias páginas, se visualiza la primera. Ir a la Anterior Página: Si el listado tiene varias páginas, se visualiza la anterior. Ir a la Siguiente Página: Si el listado tiene varias páginas, se visualiza la siguiente página. Ir a la Última Página: Si el listado tiene varias páginas, se visualiza la última página. Imprimir: El listado se lanza directamente a la impresora que esta seleccionada. Configurar: Muestra el cuadro de dialogo de Windows para la configuración de impresoras.


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Grabar: Esta opción permite grabar el listado en distintos formatos para su posterior utilización. Cargar: Recupera un listado grabado desde un visualizador con formato QuickReport (.QRP). Barra de progreso: Esta barra indica el punto donde se encuentra el proceso que genera el listado. Indicador de Estado y Página: Al entrar en el visualizador, y mientras no este generada ninguna página, indicara que esta 'Trabajando...' para indicar posteriormente la página que se está visualizando y el número total de páginas. Salir: Muestra un diálogo de confirmación para cerrar el Visualizador de listados. Después de salir, hay que generar de nuevo el listado para volver a visualizarlo, o, si ha sido grabado, cargarlo.


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Menú Aplicación

Calculadora

Mediante esta opción podemos acceder a la calculadora. También podemos mostrar la calculadora, estando en cualquier parte del programa, pulsando la tecla F12.

Elección de Empresa/Ejercicio

Con esta opción podremos pasar de una empresa a otra, o incluso crear una nueva. También podremos cambiar de ejercicio dentro de una empresa, o crear uno nuevo.

En caso de que sea una empresa que no haya usado nunca en una estación concreta, el programa le preguntará la unidad de disco en donde se guardan los datos.

Cambio de Usuario Con esta opción podemos cambiar de usuario desde dentro del

programa. Esto nos posibilita modificar nuestro nivel de acceso y además el acceder a la configuración de un usuario determinado.

Cambio de Clave

Con esta opción podemos cambiar la clave del usuario activo.

Esta opción muestra un cuadro de dialogo con dos campos de edición en los que deberá escribir la misma clave. Por motivos de seguridad, el texto que se escribe se transforma en asteriscos.

Hay que tener en cuenta que si un usuario solo tiene derecho de lectura sobre la gestión de Usuarios no podrá modificar su clave, pero si tiene acceso, podrá modificar su clave y la del resto de usuarios. Mediante esta opción se permite al usuario activo cambiar su propia clave aunque no tenga derechos sobre el fichero de Usuarios.


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Entorno

Al entrar nos aparece una ficha con una serie de carpetas en las que encontraremos distintas opciones. Estas, por lo general, serán de carácter visual y ninguna de ellas afectará a los datos (ficheros) de la aplicación, si no que facilitan el uso de la misma, dando la posibilidad de personalizar el entorno. Son de carácter local, afectan a todas las aplicaciones de la Serie Omega pero solo en la Estación donde se definan. Todas las opciones están explicadas en las propias carpetas.

Configuración

Esta opción sirve para definir el número de decimales y el número de tipos de IVA que se van a usar, así como otros datos de la configuración general del programa.

La configuración de los decimales podrá modificarse en cualquier momento, no siendo así en los tipos de iva, ya que si los reducimos se podrán producir errores graves.

La ventana de configuración presenta el siguiente aspecto:


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Usuarios

En esta opción se definen los Usuarios que pueden manejar el programa y los niveles de acceso a las distintas opciones.

Al instalar el programa por defecto se crea el usuario SUPERVISOR, sin clave de acceso y con acceso completo. Ha dicho usuario no se le podrán modificar los derechos de acceso ni darlo eliminarlo.

En caso necesario se pueden crear tantos usuarios como se desee.

Al arrancar el programa, tendremos que dar el nombre de usuario y la clave de acceso que le corresponda. De esta manera se controla el acceso a las diversas opciones del programa.

Como se puede ver en el siguiente gráfico, la opción es del tipo Ficha y contiene dos botones, uno da acceso a la Clave y el otro a los Derechos de Acceso.

El botón Cambio de Clave muestra un cuadro de dialogo con dos

campos de edición, en ambos se deberá escribir la misma clave. Por motivos de seguridad, el texto que se escribe se transforma en asteriscos.

La segunda opción da acceso a la pantalla de Edición de Derechos

de Usuarios donde aparecerá un menú exactamente igual al menú de la aplicación. Las diferencias están en que cada opción del menú tienen asociado una marca que indica el tipo de acceso que tendrá el usuario. De esta forma se consigue un control de accesos total.


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Si se desea un control de accesos funcional deberá tener en cuenta que ningún usuario, excepto el Supervisor, puedan acceder a esta pantalla, ya que cualquier usuario con acceso total puede cambiar las claves, incluso la del supervisor.

Empresas

En este apartado guardaremos las distintas empresas con las que vayamos a trabajar con el programa.

En caso de crear una empresa nueva, nos preguntará el disco en el que están guardados los datos. Normalmente será el disco "C", pero si tiene alguna duda, le recomendamos que consulte antes de confirmar este dato, ya que una vez confirmado no hay forma de modificarlo directamente. Sobre todo en entornos de Red Local, consulte al Administrador de la Red sobre este dato.


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Estaciones de Trabajo

Esta opción nos permite definir los ordenadores en los cuales va a funcionar el programa.

Para cada ordenador hemos de tener creada una ficha de estación de trabajo.

En un entorno de Red Local, cada ordenador debe tener un nombre particular. En caso de que dos ordenadores intentaran hacer funcionar el programa con el mismo nombre de estación, este avisaría del problema y no dejaría que el segundo ordenador funcionara.

Salir

Esta opción permite finalizar la aplicación.


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Menú Tablas Tipos de IVA

En este fichero definiremos los distintos tipos de IVA que se aplicarán a los distintos artículos con los que trabajemos.

Los datos que aparecen en esta gestión son los siguientes: Código: Código de 2 números que identifica a cada tipo de IVA.

El programa añadirá automáticamente ceros a la izquierda del número que nosotros escribamos.

Nombre: Nombre que le asignamos al tipo de IVA.

IVA: Campos para indicar el IVA. Son los siguientes:

%: Porcentaje.

Cta. Repercutido: Cuenta a la que se llevarían los importes

de IVA Repercutido en caso de que el

programa estuviera enlazado con nuestro

programa de Contabilidad General.

Cta. Soportado: Cuenta a la que se llevarán los importes de

IVA Soportado en caso de que el programa

estuviera enlazado con nuestro programa

de Contabilidad General.

Recargo: Campos para el Recargo de Equivalencia. Son los

siguientes: %: Porcentaje de recargo de equivalencia.

Cta. Repercutido: Cuenta a la que se llevarían los importes

de Recargo de Equivalencia Repercutido

en caso de que el programa estuviera

enlazado con nuestro programa de

Contabilidad General.

Cta. Soportado: Cuenta a la que se llevarán los importes de

Recargo de Equivalencia Soportado en

caso de que el programa estuviera

enlazado con nuestro programa de



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Bancos En este fichero guardaremos los datos de los bancos en los que

tenemos cuentas. Se usarán en la definición de las formas de pago, en el módulo de remesas y para la confección de la Norma 19 y 58 del Banco de España. Los datos a completar son los siguientes:

Código: Número de 3 dígitos que identifica a cada banco.

Agencia, Dirección,

Población: Datos para identificar el banco, la agencia y su

dirección.

Código Entidad: Número de 4 dígitos que identifica al Banco.

Código Oficina: Número de 4 dígitos que identifica a la

agencia/oficina del banco.

Nº de Cuenta : Número de 10 dígitos que identifica nuestra

cuenta corriente.

D.C.: Número de 2 dígitos denominado Dígito de

Control.

Estos cuatro últimos datos componen el denominado CCC o

Código de Cuenta Corriente que se construye con "Entidad +

Oficina + DC + Cuenta", siendo los dos primeros datos, códigos que

el Banco de España asigna a cada banco.

Sufijo Cliente: Es un dato que el banco nos asigna como

clientes y que se utiliza para la confección de la

Norma 19 del Banco de España.

Cuenta Banco: Código de la cuenta contable que se asigna a

este banco. Solo tiene utilidad en el programa de

Contabilidad.


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Cuenta Riesgo: Código de la cuenta contable que se asigna al

riesgo de este banco. Solo tiene utilidad en el

programa de Contabilidad.

Formas de Pago Con esta opción definiremos las formas de pago que se pacten con

los clientes, de forma que en cada factura se asigne una forma de pago determinada para hacer el cálculo de vencimientos.

Este fichero es un Cabeceras-Líneas, siendo las líneas, cada uno de

los vencimientos que definamos. Por cada forma de pago se darán los siguientes datos:

Código : Número que identificará cada forma de pago. Es de 6

dígitos, por lo que incluso podríamos tener una forma

de pago distinta para cada cliente.

Descripción: Texto para identificar la forma de pago.

Fecha Vto.: En caso de marcar la casilla, en los recibos aparecerá

la fecha de vencimiento que corresponda al recibo. En

caso de dejarla en blanco, aparecerá el texto definido

en el nombre. Esto se suele utilizar para los recibos "A

LA VISTA".

Banco: Hace referencia al fichero de Bancos, y se utilizará

cuando la forma de pago sea transferencia a una

cuenta nuestra. En este caso aquí pondremos el

código del banco al que el cliente debe hacer la

transferencia.

Recargo

Financiero: Porcentaje que se aplicará en caso de que deseemos

cobrar gastos financieros por una forma de pago

determinada.


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Por cada forma de pago podremos definir tantos vencimientos como queramos. Por cada uno de estos vencimientos el programa generará un registro en el fichero de recibos, dependiendo la fecha de vencimiento y el importe de este registro, de los datos que se definan para su creación. Los datos que debemos definir son los siguientes:

- Días Vencimiento: Es el nº de días que han de pasar desde la fecha

de la factura hasta la fecha de vencimiento. El cálculo se hace en días naturales, no por meses.

- Rec/Let/No Imp.: En este campo pondremos "R", "L" o "N", y su significado es el siguiente:

"R" significa Recibo. Los recibos que sean del tipo "R", se

imprimirán en la opción de Impresión de Recibos.

"L" significa Letra. Los recibos que sean del tipo "L", no se

imprimirán en la opción de Impresión de Recibos.

"N" significa "N". Los recibos que sean del tipo "N", tampoco

se imprimirán en la opción de Impresión de Recibos.

El motivo de diferenciar los del tipo "L" y "N" es que el

programa está preparado para un módulo de impresión de Letras.

- % Importe: El cálculo de los importes de los distintos vencimientos

se puede hacer de varias maneras. Si ninguno de ellos tiene definido

nada en esta columna ni en la de importe, el programa divide el

importe de la factura en partes iguales para cada uno de los

vencimientos, ajustando diferencias de redondeo en el último de

ellos. Sin embargo, si nos interesa que un vencimiento en concreto

sea un porcentaje del total de la factura, o un importe concreto, esto

se puede reflejar en este campo o en el siguiente respectivamente,

ajustándose el importe del resto de los vencimientos a lo ya

calculado.

- Importe: Importe exacto que ha de tener el vencimiento, tal y como

hemos explicado en el campo anterior.


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Listados de Ficheros de configuración

Listado de Empresas Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de Empresas.

Listado de Estaciones de Trabajo Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de Estaciones de Trabajo.

Listado de Usuarios Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de Usuarios.

Listados de Tablas

Listado de Tipos de IVA

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de Tipos de

IVA.

Listado de Formas de Pago

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de Formas de Pago.

Listado de Bancos

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de Bancos.


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Menú Ficheros Clientes

En este fichero podremos guardar los datos de aquellos clientes a los cuales prestemos servicios, o simplemente nos interese guardar sus datos personales.

Los datos que se contemplan están repartidos en 5 pestañas de

datos, que son: Pestaña Ficha

Código: Código de 5 números que identifica a cada cliente. El programa añadirá automáticamente ceros a la izquierda del número que nosotros escribamos. Razón Fiscal: Nombre principal por el que se identificará al cliente. En caso de empresas, en este campo se guarda la denominación fiscal de la empresa.

Razón Social: Denominación social del cliente.


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Dirección,

Código Postal,

Población,

Provincia: Datos para identificar el domicilio del cliente.

NIF: CIF/NIF del cliente.

Fecha Última

Factura: Fecha en que se hizo la última factura al cliente.

Teléfonos,

Fax: Existen tres campos para los números de teléfono y uno

para el número fax del cliente.

Pref.Contable: Prefijo que se añadirá al código de cliente para crear la

cuenta contable, a la hora de realizar enlaces con la


Tipo de

Cliente: Dígito alfanumérico que podemos usar para delimitar

los clientes a la hora de hacer listados.

Fecha Alta,

Fecha Baja: Campos para definir la fecha de alta y baja del cliente y

saber el tiempo que lleva con nosotros.

Contacto: Nombre de la persona de contacto del cliente.

Dirección

E-Mail: Dirección E-Mail del cliente. Con este dato podremos

mandar un mail mediante los botones de enlace

internet-mail.

Dirección

Internet: Dirección URL de la página Web del cliente. Con este

dato podremos ir a la página web directamente

mediante los botones de enlace internet-mail.


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Activo ( Si. No.

Potencial): Campo para definir si el cliente continua con nosotros

(introduciendo S) o no (introduciendo N), y en caso de

continuar si es un buen cliente (introduciendo en el

campo P).

Enviar

Publicidad: Si desea que le enviemos publicidad o no de la empresa

Cliente

Genérico: Cuando dispone de varios puntos de distribución.

Horario: Tiempo que esta disponible el cliente.

Pestaña Datos de Cartas

Dirección, CP, Población, Provincia

de Cartas: Datos del domicilio, alternativos a imprimir en

determinados documentos dirigidos al cliente.

Forma Pago: Código de la forma de pago que habitualmente se le

aplica a cada cliente.


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Dto. PP.: Porcentaje de descuento pronto pago que se le aplica

habitualmente al cliente.

Días Pago: Se utiliza cuando el cliente tiene fijados unos días de

pago concretos en el mes, se pueden definir hasta 3

días distintos.

Periodo

Vacaciones: En caso de que el cliente cierre en un periodo

determinado del año y no atienda pagos durante este

tiempo, se puede reflejar en este campo en el formato

desde día/mes hasta día/mes.

Estos tres últimos datos se usan para calcular las fechas de

vencimiento de las facturas que se confeccionen a cada cliente.

Circulares: Marcaremos cada una de las ocho casillas, para indicar

si este cliente, se tendrá en cuenta o no generemos el

fichero para hacer un mailing.

Datos dirección a imprimir en Facturas

(Normales/Cartas):

Pondremos "N" o "C" para definir que juego de datos de

dirección queremos que se imprima en las facturas. Si

ponemos "N", se imprimirán los que haya en la

dirección, población, etc. normales. Si ponemos "C", se

imprimirán los datos que hayamos escrito en los datos

de Cartas. Si habiendo puesto "C", no se ha escrito

nada, el programa pondrá los normales. Si este campo

esta en blanco, el programa pondrá los datos normales.

Datos dirección a imprimir en

Recibos: Igual que el anterior pero para los Recibos.

Nº de Copias: Número de copias que se imprimirán de la factura, para

este cliente.


49

Pestaña Datos Bancarios

Datos del banco con el que trabaja el cliente. Estos datos se utilizarán para poder domiciliar recibos y/o para confeccionar remesas mecanizadas según las Normas 19 y 58 del Banco de España. Se indicarán los siguientes campos:

Banco, Agencia, Población,

Provincia: Datos para identificar el nombre del banco, la agencia

y la población y provincia a la que pertenece.

Estos cuatro datos componen el denominado CCC o Código de

Cuenta Corriente.


Código Oficina: Número de 4 dígitos que identifica a la agencia/oficina

del banco.

D.C.: Número de 2 dígitos denominado Dígito de Control.

Nº de Cuenta: Número de 10 dígitos que identifica nuestra cuenta

corriente.


50

Pestaña Datos Fiscales

Situación

Fiscal: Información sobre la situación fiscal del cliente.

Actividad: Nombre de la actividad a la que se dedica el cliente.

Epígrafe

I.A.E.: Información sobre la situación fiscal del cliente.

Declaración

IVA (s/n): Información sobre si el cliente está obligado o no a

declarar IVA.

Tipo Cliente

IVA.: Campo para definir la forma de aplicar el IVA, y para

definir el tipo de factura al hacer el traspaso a

contabilidad. Si ponemos "N" de Nacional, el IVA se

aplicará de la forma habitual. Si ponemos "I", "E", o "X",

de Intracomunitario, Extracomunitario o exento, no se

aplicará IVA.


51

Recargo de

Equivalencia: Si marcamos la casilla, al hacer el cálculo de las ventas

que se le realicen a este cliente, se tendrá en cuenta el

Recargo de Equivalencia de los tipos de IVA que se

apliquen.

Tipo de IVA: Código del tipo de IVA que se le aplica al cliente.

Retención: Porcentaje de retención que se le aplica al cliente en las

facturas.

Periodicidad

Declaración: Periodicidad en meses de la declaración de IVA del

cliente.

Pestaña Observaciones

Datos de distintas observaciones que podemos indicar en la

ficha del cliente.


52

Proveedores

En este fichero podremos guardar los datos de aquellos proveedores a los cuales nos interese hacer un seguimiento o simplemente nos interese guardar sus datos personales.

Los datos se visualizan en 2 pestañas, la primera de datos generales, la segunda con las Observaciones.

Esta ficha dispone de enlace con Internet, E-Mail y Marcador telefónico.

Pestaña Ficha

Código: Código de 5 números que identifica a cada proveedor.

El programa añadirá automáticamente ceros a la

izquierda del número que nosotros escribamos.


53

Razón Fiscal: Nombre principal por el que se identificará al proveedor.

En caso de empresas, en este campo se guarda la

denominación fiscal de la empresa.

Razón Social: Nombre secundario del proveedor. En caso de negocios

que se conozcan por un nombre distinto a la razón

fiscal, en este campo se guardará el nombre coloquial.

Por ejemplo, el Sr. José Pérez (Razón Fiscal), es el

propietario del "Bar Pepito" (Razón Social).

N.I.F.: CIF/NIF del cliente.

Dirección, Código Postal, Población,

Provincia: Datos para identificar el domicilio del proveedor.

Teléfono, Tfno. Móvil,

Fax: Números de teléfono y fax del proveedor.

Persona de

Contacto: En el caso de empresas, el nombre de la persona con la

que habitualmente se trata.

Tipo

Proveedor: Dos dígitos alfanuméricos que podemos usar para

delimitar los proveedores a la hora de hacer listados.

Direc. Mail: Dirección E-Mail del cliente. Con este dato podremos

mandar un mail mediante los botones de enlace

internet-mail.

Direc.Internet: Dirección de una página Web. Con este dato

podremos ir a la página web directamente mediante los

botones de enlace internet-mail.


Campo de texto donde podemos escribir lo que deseemos sin

limitación de espacio.


54

Conceptos

En este fichero podemos definir los distintos conceptos genéricos que facturemos a nuestros Clientes.

Código: Código de 8 caracteres alfanuméricos que identifica a

cada concepto. El programa añadirá automáticamente

espacios en blanco a la izquierda del código que

nosotros escribamos.

Descripción: Campo de 46 caracteres alfanuméricos para describir el

concepto.

Precio: Importe unitario del concepto que se aplicará por

defecto en las facturas.

Expedientes

En este fichero guardaremos los datos de los distintos expedientes que deseemos abrir.

Los albaranes de la facturación variable, se pueden asignar a un

expediente determinado, de forma que a la hora de facturar, si no se le ha especificado al expediente, que sus albaranes se pueden facturar, no se incluirán nunca en las facturas que se generen.


55

Este fichero está pensado para poder ir guardando albaranes de trabajos o servicios que se vayan a prolongar en el tiempo y que no queremos facturar hasta el momento de finalizar el expediente.

Código: Código de 8 números que identifica a cada Expediente.

El programa rellenará automáticamente el campo con

ceros por la izquierda.

Nombre: Texto para identificar el asunto del expediente

Cliente: Código del cliente al que pertenece el expediente.

Fecha de

Apertura: Fecha en la que se abre el expediente.

Facturar: Si marcamos la casilla, los albaranes de facturación

variable, correspondientes a ese expediente, se

incluirán en la siguiente facturación que se haga.


56

Vehículos

En este fichero guardaremos los datos de los distintos vehículos de los clientes. Es útil sobre todo si deseamos controlar los vencimientos de sus tarjetas.

Cliente: Código de 5 dígitos que identifica a cada Cliente. El programa rellenará automáticamente el campo con ceros por la izquierda. Datos del Vehículo: Indicaremos los siguientes datos del vehículo.

- Matrícula - Fecha de Matriculación - Tipo de Vehículo - Nº de Puertas - Fecha próxima revisión


57

Tarjetas de Transporte

En este fichero guardaremos los datos de las tarjetas de transporte de cada vehículo.

Cliente: Código de 5 dígitos que identifica a cada Cliente. El

programa rellenará automáticamente el campo con

ceros por la izquierda.

Matricula: Matrícula del vehículo.

Datos de la

Tarjeta: Indicaremos los datos da la tarjeta en los siguientes

campos.

- Tipo de Tarjeta

- Provisional/Definitiva

- Fecha Vencimiento


58

Listados

Listados de Clientes

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de clientes.

Podemos imprimir el listado resumido o tipo ficha.

Listado de Datos Fiscales

Con esta opción podremos listar los datos fiscales de los clientes

que tengamos en el fichero.

Listado de Datos Bancarios Con esta opción podremos listar los datos bancarios de los clientes.

Listados de Proveedores

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de Proveedores. También tenemos la posibilidad de imprimir el listado tipo ficha y resumido.

Listados de Expedientes

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de Expedientes.

Listado de Conceptos

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de conceptos.

Listado de Tarjetas

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de los datos de las tarjetas de transporte de cada vehículo.


59

Etiquetas de Direcciones de Clientes Mediante el programa podemos imprimir etiquetas de direcciones de

clientes, en dos formatos distintos (hojas de etiquetas de 2x11, 3x8 y 3x9).

Etiquetas de Direcciones de Proveedores Mediante el programa podemos imprimir etiquetas de direcciones de

proveedores, con el formato de la hoja de 3x8.

Crear Fichero Circulares de Clientes Se emplea junto con los datos introducidos en el apartado

"Circulares" de las fichas de Clientes. El objetivo es automatizar el envío de circulares, informativas o

comerciales a nuestros Clientes. A este efecto, se pueden definir 8 tipos distintos de circulares. Esta definición es totalmente arbitraria, y será el propio usuario el encargado de realizarla. Así por ejemplo, se podría definir, que la circular para informar a los Clientes que se acerca el plazo de presentación de las liquidaciones trimestrales del IVA, es la circular nº 5. De esta manera, en la ficha de los clientes, marcaremos la casilla de la circular número 5.

Con esta opción se genera un fichero en formato dBase , que contiene los datos del código, nombre y domicilio del cliente. Este fichero lo podemos utilizar con cualquier procesador de textos que permita combinar

correspondencia, con un fichero dBase , por ejemplo Microsoft Word . Los datos que podemos indicar para limitar los clientes a incluir son

los siguientes:

Desde/Hasta

Cliente: Rango de códigos de clientes

Población: Población de la ficha del cliente. Si se deja en blanco,

esta condición no tiene efecto.


60

Provincia: Provincia de la ficha del cliente. Si se deja en blanco,

esta condición no tiene efecto.

Situación Fiscal, Actividad, I.A.E., I.V.A.,

Periodo: Datos fiscales de la ficha del cliente. Si se dejan en

blanco, estas condiciones no tienen efecto.

Nº Circular: Nº de la circular. Incluirá aquellos clientes que tengan

marcado el número de circular aquí especificada. Será

un dígito con rango 0 a 8.

Crear Fichero Circulares Tarjetas El objetivo de esta opción es automatizar el envío de circulares,

informativas a clientes que poseen tarjetas de transporte próximas a su vencimiento.

Se genera un fichero en formato dBase , que contiene los datos del código, tarjeta, matrícula, nombre y domicilio del cliente. Este fichero lo podemos utilizar con cualquier procesador de textos que permita combinar

correspondencia, con un fichero dBase , por ejemplo Microsoft Word . Los datos que podemos indicar para limitar los registros de tarjetas

de vehículos a incluir son los siguientes:

Desde/Hasta

Fecha: Rango de códigos de fechas de vencimientos de las

tarjetas.

Desde/Hasta

Tipo: Rango de tipos de tarjetas.


61

Menú Provisión Fondos / Suplidos

Provisión de Fondos y Suplidos Esta gestión es la que utilizaremos para indicar todos los datos de provisión de fondos y suplidos que hagamos a los clientes. Después los podremos facturar si así lo deseamos con la opción de Generación de Facturas, que se explicará más adelante. Cuando se trata de una provisión de fondos, podemos imprimir el documento, pulsando el botón superior Emisión, esta emisión se realiza en papel blanco con un formato predeterminado.

Nº de Orden: Número de orden correlativo que asignará el programa

automáticamente a cada registro introducido.

Descripción: Descripción explicativa de la provisión de fondos o

suplido.

p. e.: Pago de documento X a cuenta de XXXX.S.L

en el caso de una provisión y Pago adelantado del

documento X de XXXX.S.L.


62

Fecha: Fecha en la que se produce la provisión de fondos o el

suplido.

Cliente: Código del cliente a la que se asignará la provisión de

fondos o el suplido. Si dejamos el campo en blanco o

pulsamos la tecla F3, nos aparecerá una lista con todos

los clientes. Si pulsamos la tecla F2 podremos acceder

a la Gestión de Clientes.

Expediente: Si la provisión de fondos o suplido va unido a un

expediente, podemos indicar aquí su código. Pulsando

la tecla F2 podremos acceder a la Gestión de

Expedientes.

Tipo de

Operación: Indicar si se trata de una provisión de fondos o de un

suplido.

Forma de

Pago: Indicar si el pago se realiza por caja o banco. De

aquellos que se realicen por banco, será posible

posteriormente generar un recibo y una remesa.

Datos del

Recibo: Datos del recibo cuando se especifico forma de pago

por banco. Se habilitan dos campos nuevos

Fecha Vto.: Fecha de vencimiento del recibo.

Banco: Código del banco por el que se pasara el

recibo.

Importe: Importe de la Provisión de Fondos o el Suplido.

Facturado,

Contabilizado,

Remesado: Indicará si el registro introducido, ha sido facturado,

contabilizado o remesado, respectivamente.


63

Contabilizar Fondos / Suplidos Esta opción nos permitirá realizar el enlace contable de los registros

introducidos en la Gestión de Provisión de Fondos y Suplidos, con el programa de Contabilidad General serie Omega de DSI.

Empresa y Ejercicio

Destino: Código empresa y ejercicio de destino en el programa

de contabilidad, donde se realizarán los asientos

contables oportunos.

Desde/Hasta

Fecha: Rango de fechas para los registros que deseamos

contabilizar.

Desde/Hasta

Nº Orden: Rango de Nº de Orden para los registros que deseamos

contabilizar.

Contabilizar Prov. Fondos y/o

Suplidos: Marcar las casillas de lo que deseamos contabilizar.


64

Datos

Contables: Indicaremos los siguientes datos contables, para poder

realizar los asientos de forma correcta.

- Código de Diario.

- Cuenta Entrega a Cuenta.

- Cuenta Suplidos.

- Prefijo contable para cuentas de clientes.

Emisión de Provisión de Fondos

Mediante esta opción, podemos imprimir el rango que delimitemos,

de los documentos de provisión de fondos de los datos introducidos en el

fichero.

Los límites que podemos indicar para emitirlos son:

- Desde/Hasta Código.

- Desde/Hasta Cliente.

- Desde/Hasta Fecha.

Listado de Provisión de Fondos / Suplidos

Esta opción nos permitirá imprimir un listado con los datos

contenidos en el fichero de Provisión de Fondos y Suplidos.

Los límites que podemos indicar son los siguientes:

- Desde/Hasta Código.

- Desde/Hasta Fecha.

- Desde/Hasta Cliente.

- Fecha de Listado.

- Título.

- Contabilizado (Si/No/Todos).

- Facturado (Si/No/Todos).


65

Menú Facturas

Facturación Fija

Con esta opción introducimos los datos de los conceptos que vayamos a facturar a nuestros clientes con carácter fijo y periódico.

Los datos que daremos de cada factura son:

Cliente: Código del cliente al que se facturará.

Tipo: Carácter alfanumérico que servirá para diferenciar

distintas facturaciones fijas de un mismo Cliente.

Fecha Última

Factura: Fecha en que se emitió la ultima factura con los

conceptos dados.

Periodicidad: Número de meses que han de pasar desde la última

factura para volver a incluir estos conceptos en la

facturación.


66

Para cada una de las líneas, los datos son: Tipo: Naturaleza del concepto. Se debe tener en cuenta que cada tipo entra a formar parte del cálculo de la factura de distinta manera.

- Honorarios (H): Se les aplica IVA y Retenciones. - Suplidos(S): No se aplica ni IVA ni Retenciones. - Gastos (G): Se les aplica IVA pero no Retenciones. - A Cuenta(C): Estos importes se descuentan del total con IVA.

Concepto: Código del concepto que estamos facturando. Descripción: Descripción del concepto. Esta puede tener el nº de líneas que nos interese. Ctad.: Cantidad del concepto que facturamos. Precio: Precio unitario del concepto. Importe: Importe total a facturar por ese concepto.

Para cada una de las opciones de pie, los datos son:

T.Honorarios: Importe total que se le aplica IVA y Retenciones.

T.Suplidos: Improte total que no se aplica ni IVA ni Retenciones.

T.Gastos: Importe total que se les aplica IVA pero no Retenciones.

Total a Cobrar:Importe total de la factura.

A Cuenta: Importe total que se descuentan del total con IVA.

Saldo Factura: Importe total de la factura.


67

Facturación Variable Con esta opción introducimos los datos de los servicios eventuales

que les prestemos a nuestros clientes, de forma que queden archivados y los podamos incluir en la facturación cuando nos interese. Este tipo de documentos son análogos a los albaranes de una empresa comercial y de este modo los denominaremos en algunos casos.

Código: Código de 5 números que diferencia un registro de otro.

Hemos de tener en cuenta, que al facturar un albarán,

se borra del fichero de facturación variable, ya que la

información pasa a estar en el de facturas.

Cliente: Código del cliente. Indicaremos el código del cliente al

que se le asigna el albarán.

- Si lo dejamos en blanco o pulsamos la tecla F3 nos aparecerá

una lista de clientes.

- Si pulsamos la tecla F2 accederemos a la Gestión de Clientes. Al

indicar el código, automáticamente se toman una serie de datos

guardados en el fichero de clientes, como son la Forma de Pago,

el Tipo de Iva y el Porcentaje de Retención.


68

Fecha: Fecha de creación del albarán.

Tipo: Son dos dígitos alfanuméricos que servirán

fundamentalmente para hacer agrupaciones de

albaranes a la hora de facturarlos. En el punto de

Generación de Facturas explicaremos como influye este

dato en la agrupación.

Expediente: Código de 8 números que asigna el albarán a un

expediente determinado.

Hemos de tener en cuenta, que si el albarán no corresponde a

ningún expediente, este dato se debe dejar en blanco. Si le ponemos nº

de expediente, el albarán solo se incluirá en la facturación, cuando en la

ficha del expediente, hayamos puesto que se pueden facturar sus

albaranes.

F.Pago: Código de la Forma de Pago para este albarán.

I.V.A.: Código del Tipo de Iva para este albarán.

Retención: Porcentaje de Retención para este albarán.

Las líneas de la facturación variable, tienen los mismos datos que

en la gestión de facturación Fija. El pie de la facturación variable varia con la fija en que añadimos los

siguientes campos.

Importe IVA: Importe total de IVA.

Importe Ret.: Importe total de la retención aplicada.


69

Generación de Facturas Esta opción se utiliza para generar automáticamente las facturas,

basándose en la facturación fija, en la facturación variable y/o en la provisión de fondos y suplidos.

Desde/Hasta

Cliente: Rango para el código de cliente.

Desde/Hasta

Expediente: Rango para el número de expediente.

Desde/Hasta Factura

Variable: Rango para el código de facturación variable.

Desde/Hasta Fecha Factura

Variable: Rango para las fechas de facturación variable.

Desde/Hasta Tipo Factura

Variable: Rango para el tipo de facturación variable.


70

Incluir Facturación Fija

(S/N): Indicar “S” si se desea incluir la facturación fija.

Desde/Hasta Tipo Facturación

Fija: Rango para el tipo de la facturación fija.

Incluir Facturación Variable

(S/N): Indicar “S” si se desea incluir la facturación variable.

Incluir Suplidos

(S/N): Indicar “S” si se desea incluir los suplidos.

Desde/Hasta Fecha

Suplido: Rango para las fechas de suplidos a incluir.

Incluir Provisión Fondos

(S/N): Indicar “S” si se desea incluir los suplidos.

Desde/Hasta Fecha Provisión

Fondos: Rango para las fechas de suplidos a incluir.

Fecha

Factura: Fecha para las facturas que se generen.

Primera

Factura: Número para la primera factura que se genere. Aquí nos

aparecerá siempre la siguiente a la que tengamos

generada actualmente.

En función de los límites que definamos, el resultado será el

siguiente:

- Si decimos "S" a la facturación fija: Las facturas se generarán por orden del código de cliente.


71

Se incluirán las facturaciones fijas que cumplan con los parámetros dados, en caso de que el mes, de la fecha resultante al sumarle los meses de periodicidad a la fecha de última factura, coincida con el mes de la fecha de facturación.

Agrupará todas las facturaciones fijas de un cliente en una sola factura, y además incluirá todos aquellos albaranes de ese cliente que cumplan con el resto de los parámetros, que no estén asociados a ningún expediente y que tengan la misma forma de pago, % de retención y tipo de IVA que el reflejado en la ficha del cliente.

Si hubiera albaranes sin expediente y con distintas condiciones de forma de pago, % de retención o tipo de IVA de las que tenga el cliente, se generarán distintas facturas, una por cada combinación distinta de estos elementos.

También se incluirán aquí las provisiones de fondos y suplidos, si así

lo hemos indicado en los límites. - Si decimos "S" a la facturación variable.

Las facturas se generarán por orden de número de Expediente y

código de cliente.

Si existen albaranes sin expediente y hemos dejado en blanco el límite "Desde Expediente", se incluirán todos los que cumplan con el resto de los parámetros, en una factura por cada cliente y cada combinación distinta de Forma de Pago, Tipo de Iva y % de retención.

Si existen albaranes con expediente, se facturarán solo, si además de cumplir con el resto de los parámetros, en la ficha de ese expediente se ha especificado que se puede facturar.

- Si decimos "S" a la facturación fija y a la facturación variable.

Primero se generarán las facturas correspondientes a la facturación fija y a continuación las de la variable, tal y como se ha descrito.


72

Gestión de Facturas La gestión de facturas es prácticamente idéntica a la gestión de

facturación variable, por lo tanto le remitimos a la explicación anterior para cualquier consulta sobre las mismas.

En el menú de las cabeceras, tenemos también la opción Emisión, que sirve para imprimir directamente la factura que estemos visualizando en la pantalla.

También disponemos de un CheckBox con el nombre Contabilizada

que nos indicara si la factura esta contabilizada o no.

Impresión de Facturas

Desde esta opción podremos obtener las copias impresas de las facturas que existan en el fichero de facturas. El programa tiene predefinido un formato de impresión para papel en blanco, en que se imprimen las líneas de separación de los distintos datos. En caso de que usted tenga ya formularios preimpresos, el ajuste de la impresión a estos formularios está incluido en el precio del programa.


73

Contabilizar Facturas Esta opción sirve para contabilizar automáticamente las facturas

emitidas generadas por el programa. Esta opción solo estará activa en caso de estar instalado el programa de Contabilidad General.

En primer lugar hemos de definir la Empresa y el Ejercicio al que

deben pasar los datos en Contabilidad. El programa nos propondrá la misma empresa y el mismo ejercicio que tengamos activo en el programa de Facturación.

Empresa y Ejercicio

Destino: Código empresa y ejercicio de destino en el programa

de contabilidad, donde se realizarán los asientos

contables oportunos.

Desde/Hasta Fecha

Factura: Rango de fechas para los registros que deseamos

contabilizar.


74

Desde/Hasta

Serie: Rango de series para los registros que deseamos

contabilizar.

Desde/Hasta

Factura: Rango de facturas para los registros que deseamos

contabilizar.

Desde/Hasta

Tipo: Rango de tipos para los registros que deseamos

contabilizar.

Datos

Contables: Indicaremos los siguientes datos contables, para poder

realizar los asientos de forma correcta.

- Código de Diario.

- Cuenta de Ingresos.

- Cuenta de Gastos.

- Cuenta de Retenciones.

- Cuenta de Suplidos.

- Cuenta Entrega a Cuenta.

- Cuenta Suplidos.

- Generar documentos en libro de IVA de

contabilidad.

- Prefijo contable para cuentas de clientes.

Gestión de Recibos Con esta opción podremos gestionar la información contenida en el fichero de Recibos. Aunque, obviamente, no sea lo más aconsejable, incluso podremos dar de alta nuevos recibos directamente desde esta opción. También podremos modificarlos en cualquier momento, sobre todo para cambiar la situación de un recibo y cambiarlo de "no cobrado" a "cobrado".

Los recibos se crearán de forma automática en el momento de crear las facturas.


75

Ejercicio: Indica el ejercicio de la factura a la que corresponde el recibo. Serie: Indica la serie de la factura a la que corresponde el recibo. Nº Factura: Número de la factura a la que pertenece el recibo. Nº Recibo: Número de recibo de una misma factura. Una factura puede tener varios recibos, uno por cada vencimiento. Todos ellos tendrán el mismo nº de factura y cada uno un nº de recibo correlativo comenzando con el nº 1. Para los recibos de aquellas facturas que tengan un único vencimiento, se le asigna el número 1. Lugar de Libramiento: Población a la que pertenece la factura. Importe: Importe correspondiente al recibo.


76

Fecha Libramiento: Fecha de emisión de la factura a la que corresponde el recibo. Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento del recibo. Cliente: Código del cliente al que corresponde el recibo. Concepto: Texto del concepto adicional que deseamos que aparezca en el recibo.

Recibo Cobrado: Al ser generados, automáticamente se pone la casilla en blanco. Cuando se desee, se puede marcar la casilla, para indicar que el recibo ya ha sido cobrado, de forma que podamos hacer listados diferenciando los recibos cobrados y los pendientes. Esta casilla se marca automáticamente al incluir el recibo en una remesa. Tipo Recibo: En este campo pondremos "R", "L" o "N", y su significado es el siguiente:

- "R" significa Recibo. Los recibos que sean del tipo "R" se imprimirán en la opción de Impresión de Recibos.

- "L" significa Letra. Los recibos que sean del tipo "L" no se imprimirán en la opción de Impresión de Recibos.

- "N" significa "No Imprimir". Los recibos que sean del tipo "N", tampoco se imprimirán en la opción de Impresión de Recibos.

Nº Remesa: En caso de haber incluido el recibo en alguna remesa, en este campo se guarda el nº de la misma. Conceptos Norma 19: Texto de concepto adicional que deseamos que aparezca al emitir la Norma 19.


77

Impresión de Recibos Desde esta opción podremos obtener las copias impresas de los

recibos que existan en el fichero de recibos. El programa tiene predefinido un formato de impresión para papel estándar de recibos. En caso de que usted tenga ya formularios preimpresos, el ajuste de la impresión a estos formularios está incluido en el precio del programa.

Los datos que se han de dar para poder limitar los recibos a imprimir son los siguientes:

- Desde/Hasta Serie. - Desde/Hasta Nº de Factura. - Desde/Hasta Fecha de Factura. - Ejercicio.

Se imprimirán todos los recibos correspondientes a cada factura que

coincida con los datos indicados, es decir, si una factura tiene 3

vencimientos, se imprimirán los tres recibos.

Listados Listados de Facturas

Con esta opción podremos obtener listados de las facturas contenidas en el fichero de facturas.


78

Listados de Facturas Fijas

Con esta opción podremos obtener listados de las facturas contenidas en el fichero de facturas fijas.

Listados de Facturas Variables

Con esta opción podremos obtener listados de los Albaranes contenidos en el fichero de facturación variable.

Listado de Recibos

Con esta opción podremos obtener listados de los recibos contenidos en el fichero de recibos.

Listado de IVA Repercutido

Con esta opción podremos obtener el Libro Oficial de IVA Repercutido, basándose en las facturas emitidas guardadas en el fichero de facturas.

Listados Estadísticos Listado Estadístico de Facturas

Con esta opción podremos listar el detalle de las líneas de las facturas introducidas.

Listado Estadístico de Facturas Variables

Con esta opción podremos listar el detalle de las líneas de las facturas variables introducidas.


79

Menú Remesas Recibos

Generación de Remesas

Con esta opción podremos generar automáticamente remesas con aquellos recibos de facturas que no estén previamente remesados ni cobrados.

Los datos que podemos usar para limitar los recibos a incluir en la

remesa son:

En caso de que pongamos distintas fechas de vencimiento, el

programa nos mostrará un mensaje, advirtiéndonos que esa remesa podría

no servir para generarla en soporte magnético según la Norma 19 del

Banco de España. El motivo es que la citada norma, solo admite recibos

con una única fecha de vencimiento por cada disco.

Sin embargo, en caso de que los recibos, aun siendo de distintas

fechas de vencimiento, sean a la vista, si que podríamos utilizarlo.

El resultado de la generación, es un documento, que se puede

visualizar y modificar por medio de la opción "Gestión de Remesas".


80

Gestión de Remesas

Con esta opción podemos crear remesas manualmente, o modificar las generadas automáticamente.

Nº de Remesa: Código de 5 números que diferencia una remesa de otra. Fecha: Fecha de creación de la remesa. Banco: Código del banco por el que se va a negociar la remesa. Emitida Norma 19: Se marcará la casilla automáticamente, cuando se haya generado un disco con esta remesa en formato Norma19. Emitida Norma 58: Se marcará la casilla automáticamente, cuando se haya generado un disco con esta remesa en formato Norma58. Contabilizada: Se marcará la casilla automáticamente, cuando se haya contabilizado la remesa de forma automática.


81

En las líneas de las remesas, se reflejan los recibos que la componen.

Ejercicio: Año en el que consta el recibo que incluimos en la línea para remesarlo. Serie: Número de serie si tuviera el recibo que estamos incluyendo para ser remesado. Factura: Al dar de alta el número de factura que se incluirá en esta remesa se completaran automáticamente el resto de los datos. Recibo Cliente Vencimiento Importe

Importe Total: Importe Total de la Remesa. No modificable por el usuario.

Si dejamos en blanco alguno de los campo nos aparecerá un listado

con todos los recibos disponibles (no cobrados ni remesados) para que escojamos el que deseemos. Cada recibo que remesemos será actualizado, se marcara como cobrado y como remesado.

Emisión de Remesas

Con esta opción podemos imprimir la remesa para llevarla al banco. La remesa aparece en papel blanco con un formato predeterminado.

Indicaremos el Nº de la Remesa que deseamos imprimir.


82

Emisión Norma 19

Con esta opción podemos generar una remesa en soporte magnético (disquete) según las especificaciones de la Norma 19 del Banco de España.

Código Remesa: Número de la remesa que queremos emitir.

Fecha Remesa: Fecha en la que se emite la remesa.

Fecha Adeudo: Fecha en la que el banco abonará el importe de la

remesa en nuestra cuenta.

Comentario 1,

Comentario 2: Dos líneas de texto que se imprimirán en el recibo

que el banco les envía a los clientes.

En caso de que la remesa ya tuviera marcado el campo Emitida

Norma 19, el programa nos lo advierte, pero deja continuar por si

realmente tuviéramos que repetirla.

Este proceso crea un fichero que por defecto se llamará

"DOMICILI.TXT", aunque podemos cambiar el nombre a la hora de copiarlo

al disquete. El programa nos indicará también el importe total de la remesa,

para comprobar que se ha generado correctamente.


83

Emisión Norma 58



Comentario 1,






Este proceso crea un fichero llamado "DOMICILI.TXT" por defecto,

aunque podemos cambiar el nombre si así lo deseamos, en el disco duro

del ordenador, concretamente en el directorio "\COMETA32". Al terminar

de crearlo, el programa nos da el total de la remesa, para comprobar que

se ha generado correctamente, y nos pregunta si queremos copiarlo a un

disquete en ese momento. En caso de contestar afirmativamente, el

programa nos indicará los pasos a seguir para hacerlo. Si contestásemos

que no, el fichero quedará guardado en el disco duro, de forma que se

podría copiar manualmente al disquete, o si lo deseamos volver a generar

la información comenzando desde el principio.


84

Ver Ficheros de Normas

Con esta opción podemos visualizar el contenido del disco en el que se haya grabado la remesa. Le indicaremos el nombre del fichero en el cuadro de dialogo que aparece y el programa nos mostrará lo que contiene.

Contabilizar Remesas

Esta opción sirve para contabilizar automáticamente las remesas generadas por el programa. Solo estará activa en caso de estar instalado el programa de Contabilidad General.

En primer lugar hemos de definir la Empresa y el Ejercicio al que

deben pasar los datos en Contabilidad. El programa nos propondrá la misma empresa y el mismo ejercicio que tengamos activo en el programa de Facturación.

A continuación, indicaremos los siguientes datos para realizar el

enlace:

- Desde/Hasta Nº de Remesa

- Prefijo Cuentas de Clientes

- Diario

- Cuenta Efectos Cobro


85

Menú Remesas Provisiones Fondos

En este menú tendremos las opciones necesarias para generar las remesas de las provisiones de fondos que hemos introducido en la Gestión de Provisión de Fondos y suplidos.

Las opciones de que disponemos son similares a las indicadas en el

menú anterior, solo que ahora aplicables a las Provisiones de Fondos.

Generación de Remesas

Con esta opción podremos generar automáticamente remesas con aquellos recibos de facturas que no estén previamente remesados ni cobrados.

Los datos que podemos usar para limitar los recibos a incluir en la

remesa son:

En caso de que pongamos distintas fechas de vencimiento, el

programa nos mostrará un mensaje, advirtiéndonos que esa remesa podría

no servir para generarla en soporte magnético según la Norma 19 del

Banco de España. El motivo es que la citada norma, solo admite recibos

con una única fecha de vencimiento por cada disco.


86

Gestión de Remesas

Con esta opción podemos crear remesas manualmente, o modificar las generadas automáticamente.

Código: Código de 5 números que diferencia una remesa de otra. Fecha: Fecha de creación de la remesa. Banco: Código del banco por el que se va a negociar la remesa. Emitida Norma 19: Se marcará la casilla automáticamente, cuando se haya generado un disco con esta remesa en formato Norma19. Emitida Norma 58: Se marcará la casilla automáticamente, cuando se haya generado un disco con esta remesa en formato Norma58. Contabilizada: Se marcará la casilla automáticamente, cuando se haya contabilizado la remesa de forma automática.


87

En las líneas de las remesas, se reflejan los recibos de provisión de fondos que la componen.

Código Provisión de Fondos P.F.S: Código de 5 números que diferencia una remesa de Provisión de Fondos de otra y que al dar de alta se completaran automáticamente el resto de los datos. Cliente Vencimiento Importe En el caso contrario, si no existiera el código, nos permitiría dar de alta una provisión de fondos o suplidos nueva.

Importe Total: Importe Total de la Remesa. No modificable por el usuario.

Si dejamos en blanco alguno de los campo nos aparecerá un listado

con todos los recibos disponibles (no cobrados ni remesados) para que escojamos el que deseemos. Cada recibo que remesemos será actualizado, se marcara como cobrado y como remesado.

Emisión de Remesas

Con esta opción podemos imprimir la remesa para llevarla al banco. La remesa aparece en papel blanco con un formato predeterminado.

Indicaremos el Nº de la Remesa que deseamos imprimir.


88

Emisión Norma 19



Fecha Remesa: Fecha en la que se emite la remesa.

Fecha Adeudo: Fecha en la que el banco abonará el importe de la

remesa en nuestra cuenta.

Comentario 1,






Este proceso crea un fichero que por defecto se llamará

"DOMICILI.TXT", aunque podemos cambiar el nombre a la hora de copiarlo

al disquete. El programa nos indicará también el importe total de la remesa,

para comprobar que se ha generado correctamente.


89

Emisión Norma 58



Comentario 1,






Este proceso crea un fichero llamado "DOMICILI.TXT" por defecto,

aunque podemos cambiar el nombre si así lo deseamos, en el disco duro

del ordenador, concretamente en el directorio "\COMETA32". Al terminar

de crearlo, el programa nos da el total de la remesa, para comprobar que

se ha generado correctamente, y nos pregunta si queremos copiarlo a un

disquete en ese momento. En caso de contestar afirmativamente, el

programa nos indicará los pasos a seguir para hacerlo. Si contestásemos

que no, el fichero quedará guardado en el disco duro, de forma que se

podría copiar manualmente al disquete, o si lo deseamos volver a generar

la información comenzando desde el principio.


90

Menú Utilidades

Cierre del Ejercicio

Como su nombre indica, esta opción prepara los datos para comenzar un ejercicio nuevo. Al entrar nos presenta el siguiente mensaje:

En caso de contestar afirmativamente, el programa ejecuta los pasos indicados.

Es importante tener en cuenta que el cierre del ejercicio no implica el borrado de los datos, simplemente prepara el siguiente ejercicio.

Es imprescindible efectuar el cierre antes de comenzar a trabajar en el nuevo año, ya que de no hacerlo así, estaríamos mezclando datos de ventas de dos años distintos.

Borrado de Ejercicios

Esta opción sirve para eliminar del Disco Duro todos los datos referentes al ejercicio en todas las aplicaciones instaladas de la serie Omega. Esto significa que después de borrarlos no podremos acceder a ningún tipo de dato que estuviese guardado en el ejercicio seleccionado.

Primero tendremos que seleccionar el ejercicio a eliminar (aparecen solo los ejercicios de la empresa activa) y este no podrá ser el activo.


91

Después hay dos diálogos de confirmación. El proceso será más o menos largo en función de la cantidad de datos que tengamos guardados.

Visualizador de Listados

Con esta opción podremos cargar en el visualizador el contenido de

los listados con extensiones .qrp, que generan nuestros programas, tanto si

han sido guardados desde nuestro programa con el botón guardar listado

en formato.qrp, o que hayan sido enviados desde alguno de nuestros

programas.

Importar Datos Cometa

Esta opción permite migrar los datos de nuestros programas de sistemas antiguos como el Ms-Dos a nuestros programas más actuales. No obstante no se recomienda que esta opción la realice el usuario, ya que una mala realización de este proceso puede provocar la perdida de datos.


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Desmarcar Facturas Contabilizadas

Esta opción permite seleccionar rangos o facturas que deseemos que queden desmarcadas de la contabilización que se produce cuando pasamos dichas facturas a nuestro programa de contabilidad.

Procesos Número de Facturas Variables: Número de Expediente en Líneas.

Esta opción sirve para copiar el número de expediente de la

cabecera de facturas variables en las líneas de dichas facturas para facilitar la pertenencia de dichas líneas al expediente.

Regeneración de Ficheros

Esta opción sirve para reparar los ficheros que se hayan dañado por motivo de cortes de luz, abandonos del programa por medios no adecuados, etc., además, esta opción también sirve para compactar datos. Si ha borrado datos, los ficheros ocuparán menos espacio en el disco una vez hecha la regeneración. Este proceso será más o menos largo en función de la cantidad de datos que tengamos guardados.


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Reconstrucción de Estructuras Al entrar nos aparece el siguiente mensaje:

Su misión es preparar los ficheros de datos en caso de que haya actualizaciones del programa que lo necesiten. En este caso, su distribuidor se lo comunicará al suministrarle la nueva versión.


94

Menú Ayuda

Documentación

Muestra el fichero de ayuda y documentación de la aplicación.

Sobre...

Muestra información sobre el programa.


95

Modulo de Gestión Archivos y Documentos Este módulo puede ser adquirido aparte e integrado en el programa de facturación de asesorías. Este modulo nos permite asociar documentos a la ficha de clientes y a los expedientes, y asignarles un Nº de archivo, que corresponda a una ubicación física (Caja, archivador…), asi como asociar una carpeta o ruta de esos documentos si los tuviésemos en soporte magnetico dentro del disco duro. Eso resulta útil para localizar documentos por clientes, fechas, o descripción, facilitando su localización física o magnetica del archivo.

Gestión de documentos En la ficha de clientes, en el menú superior, se incluye una nueva opción al adquirir este modulo llamada Docum, que nos permite a la gestión de documentos (altas, bajas, modificaciones).

Accediendo con ello a la ficha.


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Código: Código de 5 números que identifica a cada cliente. El programa añadirá automáticamente ceros a la izquierda del número que nosotros escribamos. Razón Fiscal: Nombre principal por el que se identificará al cliente. En caso de empresas, en este campo se guarda la denominación fiscal de la empresa. Descripción: Campo obligatorio, no puede dejarse en blanco, que contiene la descripción del documento que deseamos archivar. P. e. Declaración renta 2006, escritura de sociedad, etc. Expediente: El campo Expediente esta asociado con la gestión de expedientes, es decir, nos abrirá dicha ficha si dicho expediente no esta dado de alta. Nombre: Este campo va asociado al número de expediente, se nos completa automaticamente al introducir el número de expediente y nos indicara el nombre que hemos utilizado para nombrar dicho expediente. Nº Archivo: Campo en el que introducimos el número o nombre del archivador en el que vamos a guardar fisicamente el documento. Fecha Presentación: Campo en el que introduciremos la fecha de cuando hemos recepcionado dicho documento. Ruta del

Archivo: Este campo sirve para asociar el documento escaneado correspondiente, es decir, donde localizaremos en que ruta o en que carpeta se encuentra, el documento en nuestro equipo.


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Botón Busca Ruta: Sirve para asociar el documento escaneado correspondiente, además de escribir la ruta, puede utilizarse este botón. Este botón utiliza el explorador de Windows para localizar y seleccionar el archivo. Botón Abrir Doc: Sirve para permitir la ejecución de dicho archivo, utilizando el program asociado con la estensión en el sistema.

Nota: Si utiliza el programa en entorno de red local, recomendamos que ubique los archivos asociados en una ruta accesible por todos los usuarios, para garantizar que puedan abrirse desde cualquier PC de la red, no solo desde la máquina que asoció el documento. P.e.:

- Guardamos el archivo recurso.doc en nuestro equipo. C:\Mis documentos\recurso.doc

- Guardamos el archivo recurso.doc en el servidor. F:\Documentos\recurso.doc

Localización de documentos Esta funcionalidad permite encontrar documentos a través de un sistema de filtro. Se accede a la pantalla de búsquedas desde el botón Buscar Doc. de la ficha de clientes.


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Lo que nos permite acceder a la siguiente ventana.

Desde/Hasta fecha: Rango de fechas de presentación de los documentos a localizar. Desde/Hasta Nº Archivo: Rango de números de archivos de presentación de los documentos a localizar. Descripción: Expresión que debe contener la descripción de los documentos. Cliente: Código del cliente del que se desean localizar documentos. Deje este campo en blanco para buscar en los documentos de todos los clientes. Botón Abrir Doc.: Abre el archivo asociado seleccionado en la rejilla, utilizando el programa asociado con la extensión en el sistema.


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Módulo CRM – Gestión Relación Clientes Este módulo puede ser adquirido aparte e integrado en el programa de facturación de asesorías. En este fichero podremos guardar los datos de aquellos clientes a los cuales prestemos servicios, o simplemente nos interese guardar sus datos personales. Lo que nos permite gestionar y controlar las relaciones con los clientes realizadas por nuestros representantes.

Seguimiento Comercial

Clientes

En este fichero podremos guardar los datos de aquellos clientes a los cuales prestemos servicios, o simplemente nos interese guardar sus datos personales.

Pestaña Ficha

Código: Código de 5 números que identifica a cada cliente. El programa añadirá automáticamente ceros a la izquierda del número que nosotros escribamos.


100

Razón Fiscal: Nombre principal por el que se identificará al cliente. En caso de empresas, en este campo se guarda la denominación fiscal de la empresa. Razón Social: Denominación social del cliente. Dirección, Código Postal, Población, Provincia: Datos para identificar el domicilio del cliente. NIF: CIF/NIF del cliente. Fecha Última Factura: Fecha en que se hizo la última factura al cliente. Teléfonos, Fax: Existen tres campos para los números de teléfono y uno para el número fax del cliente. Pref.Contable: Prefijo que se añadirá al código de cliente para crear la cuenta contable, a la hora de realizar enlaces con la Contabilidad General. Tipo de Cliente: Dígito alfanumérico que podemos usar para delimitar los clientes a la hora de hacer listados. Fecha alta, Fecha baja: Campos para definir la fecha de alta y baja del cliente y saber el tiempo que lleva con nosotros. Contacto: Nombre de la persona de contacto del cliente. Dirección E-Mail: Dirección E-Mail del cliente. Con este dato podremos mandar un mail mediante los botones de enlace internet-mail. Dirección Internet: Dirección URL de la página Web del cliente. Con este dato podremos ir a la página web directamente mediante los botones de enlace internet-mail.


101

Activo (Si. No. Potencial): Campo para definir si el cliente continua con nosotros (introduciendo S) o no (introduciendo N), y en caso de continuar si es un buen cliente (introduciendo en el campo P). Enviar Publicidad: Si desea que le enviemos publicidad o no de la empresa Cliente Genérico: Cuando dispone de varios puntos de distribución. Horario: Tiempo que esta disponible el cliente. Referenciado Por: Código y descripción del motivo por el nos ha conocido y se ha puesto en contacto con nosotros. Repres: Código y descripción del representante para el que es la llamada.

Pestaña Datos de Cartas


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Dirección, CP, Población, Provincia de

Cartas: Datos del domicilio, alternativos a imprimir en

determinados documentos dirigidos al cliente.

Forma Pago: Código de la forma de pago que habitualmente se le

aplica a cada cliente.

Dto. PP.: Porcentaje de descuento pronto pago que se le aplica

habitualmente al cliente.

Días Pago: Se utiliza cuando el cliente tiene fijados unos días de

pago concretos en el mes, se pueden definir hasta 3

días distintos.

Periodo

Vacaciones: En caso de que el cliente cierre en un periodo

determinado del año y no atienda pagos durante este

tiempo, se puede reflejar en este campo en el formato

desde día/mes hasta día/mes.

Estos tres últimos datos se usan para calcular las fechas de

vencimiento de las facturas que se confeccionen a cada cliente.

Circulares: Marcaremos cada una de las ocho casillas, para indicar

si este cliente, se tendrá en cuenta o no generemos el

fichero para hacer un mailing.

Datos dirección a imprimir en Facturas (Normales/

Cartas): Pondremos "N" o "C" para definir que juego de datos de

dirección queremos que se imprima en las facturas. Si

ponemos "N", se imprimirán los que haya en la

dirección, población, etc. normales. Si ponemos "C", se

imprimirán los datos que hayamos escrito en los datos

de Cartas. Si habiendo puesto "C", no se ha escrito

nada, el programa pondrá los normales. Si este campo

esta en blanco, el programa pondrá los datos normales.


103

Datos dirección a imprimir en

Recibos: Igual que el anterior pero para los Recibos.

Nº de Copias: Número de copias que se imprimirán de la factura, para

este cliente. Pestaña Datos Bancarios

Datos del banco con el que trabaja el cliente. Estos datos se utilizarán para poder domiciliar recibos y/o para confeccionar remesas mecanizadas según las Normas 19 y 58 del Banco de España. Se indicarán los siguientes campos:

Banco, Agencia, Población,

Provincia: Datos para identificar el nombre del banco, la agencia

y la población y provincia a la que pertenece.

Estos cuatro datos componen el denominado CCC o Código de

Cuenta Corriente.



104

Código Oficina: Número de 4 dígitos que identifica a la agencia/oficina

del banco.

D.C.: Número de 2 dígitos denominado Dígito de Control.

Nº de Cuenta: Número de 10 dígitos que identifica nuestra cuenta

corriente.

Pestaña Datos Fiscales

Situación

Fiscal: Información sobre la situación fiscal del cliente.

Actividad: Nombre de la actividad a la que se dedica el cliente.

Epígrafe

I.A.E.: Información sobre la situación fiscal del cliente.

Declaración

IVA (s/n): Información sobre si el cliente está obligado o no a

declarar IVA.


105

Tipo Cliente

IVA.: Campo para definir la forma de aplicar el IVA, y para

definir el tipo de factura al hacer el traspaso a

contabilidad. Si ponemos "N" de Nacional, el IVA se

aplicará de la forma habitual. Si ponemos "I", "E", o "X",

de Intracomunitario, Extracomunitario o exento, no se

aplicará IVA.

Recargo de

Equivalencia: Si marcamos la casilla, al hacer el cálculo de las ventas

que se le realicen a este cliente, se tendrá en cuenta el

Recargo de Equivalencia de los tipos de IVA que se

apliquen.

Tipo de IVA: Código del tipo de IVA que se le aplica al cliente.

Retención: Porcentaje de retención que se le aplica al cliente en las

facturas.

Periodicidad

Declaración: Periodicidad en meses de la declaración de IVA del

cliente.


Datos de distintas observaciones que podemos indicar en la

ficha del cliente.


106

Representantes/Operadores

En este fichero guardaremos los datos de los distintos representantes o vendedores que tengamos, de forma que nos permite gestionar las distintas acciones realizadas con respecto al seguimiento comercial de un cliente.

Código: Código de 5 números que identifica a cada

Representante.

Nombre: Texto para identificar el nombre del representante

N.I.F.: NIF del representante.

Dirección, Código Postal, Población,

Provincia: Datos para identificar el domicilio del representante.

Teléfono, Tfno. Móvil,

Fax: Números de teléfono y fax del representante.

IRPF: Porcentaje de IRPF que se le aplica en la facturas de

Comisiones.

Dir. E-Mail: Dirección E-Mail del representante.

Dir. Internet: Dirección de una página Web.


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Tipos de Acción En este fichero guardaremos los datos que nos permiten definir los distintos tipos de acción comercial que se realizan con los clientes.

Código: Código de 3 dígitos que identifica a cada tipo de acción. Descripción: Descripción del tipo de acción. Ej.: visita, llamada, reunión, etc.

Tipos de Referencia En este fichero guardaremos los datos que nos permiten definir los distintos tipos por los que el cliente se ha puesto en contacto con nosotros.

Código: Código de 3 dígitos que identifica a cada tipo de referencia. Descripción: Descripción del tipo de referencia. Ej.: publicidad, paginas amarillas, etc.


108

Presupuestos

Con esta opción nos permite gestionar los presupuestos realizados a nuestros clientes con todos los datos y las condiciones de venta, de forma que queden archivados y los podamos consultarlos cuando nos interese.

Código: Código de 5 números que diferencia un presupuesto de

otro.

Cliente: Código del cliente. Indicaremos el código del cliente al

que se le asigna el presupuesto.

- Si lo dejamos en blanco o pulsamos la tecla F3 nos aparecerá

una lista de clientes.

- Si pulsamos la tecla F2 accederemos a la Gestión de Clientes. Al

indicar el código, automáticamente se toman una serie de datos

guardados en el fichero de clientes, como son la Forma de Pago,

el Tipo de Iva y el Porcentaje de Retención.

Fecha: Fecha de creación del presupuesto.

Tipo: Son dos dígitos alfanuméricos que servirán

fundamentalmente para hacer agrupaciones de

presupuestos.


109

F. Pago: Código de la Forma de Pago para este presupuesto.

I.V.A.: Código del Tipo de Iva para este presupuesto.

Retención: Porcentaje de Retención para este presupuesto.

Repres.: Código del representante que ha realizado el

presupuesto y al cual se liquidará la comisión

correspondiente a la misma.

Situación: Nos permite indicar la situación en la que se encuentra

el presupuesto los valores pueden ser:

A: Aceptado. R: Rechazado. D: Dormido.

P: Pendiente. N: Anulado.

Observa.: Nos permite indicar las distintas observaciones en la

ficha del cliente. Tipo: Naturaleza del concepto. Se debe tener en cuenta que cada tipo entra a formar parte del cálculo de la factura de distinta manera.

- Honorarios (H): Se les aplica IVA y Retenciones. - Suplidos(S): No se aplica ni IVA ni Retenciones. - Gastos (G): Se les aplica IVA pero no Retenciones. - A Cuenta(C): Estos importes se descuentan del total con IVA.

Concepto: Código del concepto que estamos facturando. Descripción: Descripción del concepto. Esta puede tener el nº de líneas que nos interese. Cta.: Cantidad del concepto que facturamos. Precio: Precio unitario del concepto. Importe: Importe total a facturar por ese concepto.


110

T. Honorarios: Importe total que se le aplica IVA y Retenciones.

T. Suplidos: Importe total que no se aplica ni IVA ni Retenciones.

T. Gastos: Importe total que se les aplica IVA pero no Retenciones.

Importe IVA: Importe total de IVA.

Importe Ret.: Importe total de la retención aplicada.

Total a Cobrar: Importe total de la factura.

A Cuenta: Importe total que se descuentan del total con IVA.

Saldo Factura: Importe total de la factura.

Listados Listado de Clientes Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de clientes. Listado de Clientes Nuevos Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de clientes e indicar desde que fecha nos interesa que aparezca dicho listado. Listado de Seguimiento Comercial Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de seguimientos de clientes. Listado de Seguimiento Clientes - Nº Seguimientos

Con esta opción podremos listar la estadística de los seguimientos de clientes realizados por cada representante.


111

Listado de Representantes - Clientes

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de clientes agrupado por representante. Listado ABC Representantes - Clientes

Con esta opción podremos listar el ranking de ventas por cliente de cada representante. Listado de Tipos de Acción

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero tipos de acción de marketing. Listado de Tipos de Referencia

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero tipos de referencias de clientes. Listado de Presupuestos

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de presupuestos. Listado de Presupuestos - Representantes

Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de presupuestos ordenado por representante. Listado Estadístico de Presupuestos

Con esta opción podremos listar la estadística de los presupuestos que ha realizado cada representante y en que estado se encuentran.


112

Marketing

Clasificaciones

En este fichero guardaremos los datos que nos permiten definir las distintas clasificaciones que necesitaremos para tipificar a nuestros clientes en las acciones de marketing.

Código: Código de 3 dígitos que identifica a cada tipo de clasificación de clientes. Descripción: Descripción de la clasificación de las clasificaciones. Ej.: mayorista, minorista, cliente final, etc.

Conceptos de Costes

En este fichero guardaremos los datos que nos permiten definir los distintos conceptos que necesitaremos para valorar los costes de las acciones de marketing.


113

Código: Código de 3 dígitos que identifica a cada concepto de tipo de coste. Descripción: Descripción de la clasificación de los conceptos de coste. Ej.: gastos correos, papel, sobres, etc.

Acciones y Campañas

Con esta opción nos permite gestionar las acciones y las campañas de marketing que realicemos. Además de las opciones habituales podremos ejecutar la opción seguimiento que permite al usuario generar automáticamente una línea de seguimiento en los clientes que tengan asignadas las clasificaciones indicadas en las líneas de la acción.

Código: Código de 5 números que diferencia un presupuesto de

otro.

Descripción: Descripción de la acción o campaña.

Archivo

Adjunto: Se indicara el archivo asociado a la acción de marketing

realizada, con la información enviada a los clientes.


114

Fecha Inicio: Fecha inicio de la acción.

Tipo Acción: Código y descripción de la acción que se ha realizado.

Fecha Fin: Fecha fin de la acción.

Responsable: Código y nombre del representante responsable de la

acción.

Creada Línea de

Seguimiento: Nos permite saber si ya se han creado automáticamente

las líneas de seguimiento en los clientes que tengan las

clasificaciones incluidas, indicadas en las líneas de la

acción. Esta creación automática se realizara cuando el

usuario ejecute la opción del menú Seguimiento y

también actualiza el campo de la cabecera de la acción.

Pestaña Clasificaciones

Incluidas: Código y descripción de las clasificaciones de cliente a

las que esta dirigida la acción de marketing.

Pestaña

Costes: Código y descripción del concepto de costes de la

acción de marketing.

Importe: Importe total a facturar por ese concepto.

Nº Clientes: Calculo que refleja la suma del número de clientes que

tienen las clasificaciones indicadas en las líneas de la

acción de marketing.

Total Coste: Calculo que refleja la suma de los importes de las líneas

de los conceptos de gastos de la acción.

Coste por

Cliente: Calculara el coste que se aplica por cliente.

Formula: Total coste / nº clientes.


115

Proceso de Asignación/Eliminación de Clasificaciones a Clientes Este proceso nos permite asignar o eliminar una clasificación asignada a los clientes que cumplan con las condiciones indicadas en los límites. Es decir, el programa visualizara una lista de los clientes que cumplen las condiciones. Este proceso será más o menos largo en función de la cantidad de clientes que tengamos asignados a esa clasificación. Una vez que dispongamos del listado de clientes asignados a esa clasificación nos aparecerá la siguiente pantalla.

El campo seleccionado permite determinar si el cliente esta seleccionado, si quisiéramos eliminarlo, bastaría con desmarcar la opción con doble click, en el cliente que no queremos que aparezca en dicha clasificación. El usuario, una vez realizada la comprobación de clientes, introducirá la clasificación que desee añadir o borrar y que este previamente dada de alta, y pulsara el botón que proceda.

Proceso de Asignación Especial de Clasificaciones a Clientes Este proceso nos permite asignar o eliminar una clasificación de los clientes que cumplan con las condiciones indicadas en los límites. Es decir, el programa visualizara una lista de los clientes que cumplen las condiciones. Este proceso será más o menos largo en función de la cantidad de clientes que tengamos asignados a esa clasificación. Una vez que dispongamos del listado de clientes asignados a esa clasificación nos aparecerá la siguiente pantalla.


116

El campo seleccionado permite determinar si el cliente esta seleccionado, si quisiéramos eliminarlo, bastaría con desmarcar la opción con doble click, en el cliente que no queremos que aparezca en dicha clasificación. El usuario, una vez realizada la comprobación de clientes, introducirá la clasificación que desee añadir o borrar y que este previamente dada de alta, y pulsara el botón que proceda.

Listados Listado de Clasificaciones Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de tipos de clasificaciones de clientes. Listado de Clasificaciones de Clientes Con esta opción podremos listar las clasificaciones asignadas a cada cliente. Listado de Conceptos de Costes Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de tipos de conceptos de costes. Listado de Acciones y Campañas Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de acciones y campañas de marketing que se realicen.


117

Atención al Cliente

Asuntos

En este fichero podremos definir los asuntos de las llamadas que se reciben.

Código: Código de 3 dígitos que identifica a cada asunto de llamada. Descripción: Descripción del tipo de asunto de llamada. Ej.: Presupuesto, llamada para comercial, reunión, etc. Grupo Motivo de Llamada: Código y descripción del grupo de motivo de llamadas. Este campo nos permitirá obtener posteriormente una estadística agrupada por motivos de llamadas para poder así efectuar un mejor control y seguimiento de los tipos de llamadas que se reciben.

Grupos de Motivos de Llamadas

En este fichero podremos definir los grupos de motivos de llamadas mas frecuentes que se recibe, para así posteriormente poder agruparlas.


118

Código: Código de 3 dígitos que identifica a cada grupo de motivo de llamadas. Descripción: Descripción del grupo de motivo de llamada. Ej.: Consulta a administración, ventas, etc.

Estados de Llamadas

En este fichero podremos definir los distintos estados de proceso, en los que puede estar una llamada.

Código: Código de 3 dígitos que identifica a cada estado de llamadas. Descripción: Descripción del estado de llamadas. Ej.: En ejecución, pendiente de valoración, solucionada, etc. Generar Seguimiento: Nos permite saber si se esta llevando un seguimiento de este estado de llamadas, si por el contrario no se esta realizando, y también tenemos la opción de que nos pregunte si se va ha generar dicho seguimiento.

Llamadas

En este fichero podremos gestionar las llamadas que se reciben de los clientes.

Además de las opciones habituales podremos ejecutar las opciones

estado, representante y emisión.


119

Estado: Permite al usuario acceder directamente al campo estado para poder cambiar el estado de la llamada y seguidamente según lo indicado en la configuración nos permitirá, el acceso al seguimiento del cliente. Represen: Permite al usuario acceder a la consulta de sus llamadas. Emisión: Permite al usuario imprimir un documento con los datos de la llamada.

Operador: Código de 5 dígitos y nombre que identifica a cada operador. Fecha: Fecha en la que se recibe la llamada. Introducirá por defecto la del sistema. Hora Inicio: Hora en la que se recibe la llamada. Introducirá por defecto la del sistema. Hora Fin: Hora en la que finaliza la llamada. Introducirá por defecto la del sistema, cuando confirmemos el dialogo de datos correctos.


120

Duración: El programa calcula automáticamente la duración de la llamada. Cliente: Código y nombre del cliente que realiza la llamada. Al dar el código de alta, aparecen los datos del cliente.

Dirección Código Postal - Población Teléfono - Móvil Horario mañana – tarde Contacto

Asunto: Código y descripción del asunto de la llamada. Obser: Campo donde se indicara mas detalladamente el asunto de la llamada. Repres: Código y descripción del representante para el que es la llamada. Estado de la Llamada: Código y descripción del estado de la llamada.

Consulta de Llamadas por Representante

En este fichero podremos consultar las llamadas que se reciben de los clientes por un determinado representante.

Se podrá acceder a la gestión de llamadas pulsando enter sobre la llamada, posteriormente el representante, mediante la opción Estado modificara el estado de la llamada, y desde allí, según lo indicado en la configuración, podrá acceder al seguimiento del cliente para completarlo.


121

Listados Listado de Asuntos de Llamadas Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de asuntos de las llamadas recibidas de los clientes. Listado de Grupos Motivo Llamadas Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de grupos motivo de las llamadas recibidas de los clientes. Listado de Estados de Llamadas Con esta opción podremos listar el contenido del estado de las llamadas del fichero de llamadas. Listado de Llamadas Con esta opción podremos listar el contenido del fichero de llamadas recibidas de los clientes. Estadísticas de Llamadas Con esta opción podremos listar las estadísticas del fichero de llamadas recibidas de los clientes. Estadísticas de Llamadas por Grupos Con esta opción podremos listar las estadísticas del fichero de llamadas recibidas de los clientes por grupos. Ranking de Llamadas Con esta opción podremos listar ranking de llamadas recibidas.


122

Procesos

Actualizar en Clientes el Campo Activo=’S’ Este proceso nos permite asignar al campo activo de la pestaña clientes una S. Es decir, el programa modificara dicho campo en todos nuestros clientes a la opción S. Recordemos que este campo definía si el cliente continúa con nosotros o no. Al seleccionar este proceso, estaríamos indicando que todos nuestros clientes continúan con nosotros, modificando el estado que tuvieran anteriormente.

Actualizar en Clientes el Campo Enviar Publicidad=’S’ Este proceso nos permite asignar al campo enviar publicidad de la pestaña clientes una S. Es decir, el programa modificara dicho campo en todos nuestros clientes a la opción S. Recordemos que este campo definía si el cliente deseaba envió de publicidad. Al seleccionar este proceso, estaríamos indicando que todos nuestros clientes desean publicidad, modificando el estado que tuvieran anteriormente.

Actualizar en Clientes el Campo Cliente Genérico=’N’ Este proceso nos permite asignar al campo cliente genérico de la pestaña clientes una N. Es decir, el programa modificara dicho campo en todos nuestros clientes a la opción N. Recordemos que este campo definía si el cliente disponía de varios puntos de distribución. Al seleccionar este proceso, estaríamos indicando que todos nuestros clientes no tienen varios puntos de distribución modificando el estado que tuvieran anteriormente.


123

Actualizar en Clientes el Campo Referenciado por Este proceso nos permite asignar al campo referenciado por una única referencia en la pestaña clientes. Es decir, el programa modificara dicho campo en todos nuestros clientes a la referencia que nosotros indiquemos. Recordemos que este campo definía como el cliente se había puesto en contacto con nosotros. Al seleccionar este proceso, estaríamos indicando que todos nuestros clientes se han puesto en contacto con nosotros de la misma forma, modificando el estado que tuvieran anteriormente.

Actualizar en Clientes el Campo Representante Este proceso nos permite asignar un código de representante al campo representante. Es decir, el programa modificara dicho campo en todos nuestros clientes al código de representante que introduzcamos. Recordemos que este campo definía el representante que tiene asignado ese cliente. Al seleccionar este proceso, estaríamos indicando que todos nuestros clientes tienen el mismo representante, modificando el estado que tuvieran anteriormente.

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