Sistema Automatizado para la Digitalización, Control y Gestión de los Expedientes del Personal Administrativo,

Docente y Estudiantil de la Universidad Nueva Esparta by Pino Annicec, Teixeira Viviana is licensed under

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Universidad Nueva Esparta

Facultad de Ciencias de la Informática

Escuela de Computación

Trabajo de Grado

Línea de Investigación: Desarrollo de Tecnologías de Información Gerencial

para Instituciones Públicas y Privadas en Venezuela Tema: Desarrollo de Sistemas de Información Título: Sistema Automatizado para la Digitalización, Control y Gestión de los Expedientes del Personal Administrativo, Docente y Estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Tutor: Lic. Patricia Obregón Trabajo de Grado Presentado por:

Br. Annicec Valentina Pino Flores.

Br. Viviana Irene Teixeira Fernandes

Para optar al Título de: Licenciado en Computación

Junio, 2015 Caracas – Venezuela

ii

Aprobación del Tutor

En mi carácter de Tutor del Trabajo de Grado presentado por las

ciudadanas Annicec Valentina Pino Flores y Viviana Irene Teixeira

Fernándes para optar al grado de Licenciado en Computación, considero

dicho Trabajo de Grado reúne los requisitos y méritos suficientes para ser

sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado

examinador que se designe.

En la Ciudad de Caracas, en el mes de Junio de 2015.

__________________ Lic. Patricia Obregón

iii

Universidad Nueva Esparta

Facultad de Ciencias de la Informática

Escuela de Computación

Trabajo de Grado

Línea de Investigación: Desarrollo de Tecnologías de Información Gerencial para Instituciones Públicas y Privadas en Venezuela Tema: Desarrollo de Sistemas de Información

Título: Sistema Automatizado para la Digitalización, Control y Gestión de los

Expedientes del Personal Administrativo, Docente y Estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Hoja de Jurados

APROBADO

JURADO

JURADO I

JURADO II

Martha Elena Gómez

Nelly Coromoto Meléndez Gómez

CI: 11.819.722

CI: 7.835.301

_______________________

_____________________

Tutor (a)

Lic. Patricia Obregón

_______________________

Junio, 2015

Caracas, Venezuela

iv

Dedicatoria

Primordialmente les dedico este Trabajo de Grado a Dios y a Santa

Carmen Sallés por guiarme en los caminos y en las decisiones que he

tomado en mi vida, siendo los motores de impulso para salir adelante en los

momentos de angustia y decepción. "Adelante, siempre adelante, Dios

proveerá" Santa Carmen Sallés.

A mis padres Cecilia Flores y Alberto Pino que desde mis primeros

pasos me llevaron de la mano y aun en este momento siguen apoyándome

incondicionalmente, entregándome todo su sabiduría, amor, cariño,

protección y otorgándome las herramientas necesarias para cumplir las

metas que me he planteo.

A mi hermana Ailicec Pino quien me brinda su amistad, cariño y

comprensión en los buenos y malos momentos al igual que me ayudo en

muchas ocasiones manteniéndonos despiertas para el desarrollo de mis

trabajos.

A mis tías Yuraima, Ahiskel y Gisella quienes me han apoyado en todo

momento y brindándome muy sabios consejos.

A todos y cada uno de los Profesores que me han entregado las

herramientas necesarias para cada día aprender más y ser mejor persona,

los cuales con su sabiduría y pasión me guiaron en este camino de

aprendizaje.

Annicec Pino

v

Dedicatoria

Este trabajo de grado se lo dedico principalmente, a Dios y los santos,

por guiarme por el buen camino, darme fuerzas para seguir adelante y no

desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a encarar las

adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.

A mis padres Fátima y Antonio, por su apoyo, consejo, amor, ayuda en

los momentos difíciles y por brindarme los recursos necesarios para culminar

mis estudios. Me han dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis

principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia, mi coraje para

conseguir mis objetivos y han sido un ejemplo a seguir. Los amo.

A mi hermano Marcos, por estar conmigo y apoyarme siempre.

A mi familia y amigos, por ser un pilar fuerte en mi camino, no dejarme

caer y siempre estar cuando más los necesito.

A mi madrina Diolymar y mi tía Irama, quienes desde el cielo guían mi

camino.

A Kathy, por siempre estar ahí en esos momentos difíciles y brindarme

su apoyo incondicional.

A los distintos docentes que me han llevado y guiado en el camino

académico y me han brindado apoyo incondicional a lo largo de toda la

carrera.

Viviana Teixeira

vi

Agradecimientos

A mis padres Cecilia Flores y Alberto Pino, por todos los esfuerzos

que han hecho en la vida para sacarnos adelante a mi hermana y a mí, por

los valores y la educación que me brindaron, por sus ayudas,

comprensiones, tolerancia infinita, por sus consejos, por sus trasnochos y por

todo mil gracias.

A mi hermana Ailicec Pino por ayudarme en mis inventos y obligarme

a ser cada día mejor en todo lo que hago y en todo lo que me propongo,

gracias por animarme a concluir esta etapa de aprendizaje cuando más lo

necesitaba, gracias por ser mi hermana.

A mi compañera de tesis Viviana Teixeira por ser una persona muy

especial, a quien conocí al iniciar la universidad y con quien hoy culmino esta

gran travesía, gracias por permitirme realizar este proyecto a tu lado y por ser

la gran amiga que eres.

A mis directoras de escuela Canrit Hernandez, por tolerar mis peleas,

informes y lágrimas desde la primera semana de la universidad, por tu

amistad, apoyo y consejos. Nelly Meléndez por tu amistad, apoyo y consejos,

por estar en los momentos de mayor desilusión y animarme muchísimo a

concluir esta etapa.

A mi decana de escuela y tutora Wilpia Flores y Patricia Obregón por

ayudarme, apoyarme y guiarme en este trabajo de grado brindándome sus

herramientas y conocimientos técnicos y teóricos para el desarrollo de este

proyecto, motivándome para culminar con éxito este ciclo.

Annicec Pino

vii

Agradecimientos

Primeramente, debo dar gracias a Dios y a todos los involucrados en

este trabajo de grado y de la carrera, permitiéndome iniciar una nueva

etapa en mi vida profesional.

A mis padres, por estar conmigo a lo largo de todo el camino y ser una

fuente de inspiración para superarme.

A las Profesoras Wilpia, Nelly y Patricia, por su esfuerzo y dedicación,

quien con sus conocimientos, su experiencia, su paciencia y su motivación

ha logrado en mí que pueda terminar mis estudios con éxito.

A la casa de estudio, la Universidad Nueva Esparta, por

permitirme realizar mis estudios y ser un profesional.

A mis estimados profesores, que marcaron con sus enseñanzas, un

granito de arena a mi formación.

Viviana Teixeira

viii

INDICE GENERAL

Aprobación del Tutor ....................................................................................... iii

Hoja de Jurados .............................................................................................. iii

INDICE GENERAL ........................................................................................ viii

LISTA DE CUADROS ..................................................................................... xi

LISTA DE GRAFICOS ................................................................................... xii

Resumen....................................................................................................... xiii

Summary....................................................................................................... xiv

CAPÍTULO I .................................................................................................... 5

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ........................................................ 5

Contextualización ..................................................................................... 5

Planteamiento del Problema .................................................................... 5

Interrogantes de la Investigación .............................................................. 9

Interrogantes primarias ........................................................................ 9

Interrogantes secundarias .................................................................... 9

Objetivos de Investigación........................................................................ 9

Objetivo General .................................................................................. 9

Objetivos Específicos ......................................................................... 10

Justificación de la Investigación ............................................................. 10

Delimitaciones ........................................................................................ 12

Delimitación Temática ........................................................................ 12

Delimitación Geográfica ..................................................................... 12

Delimitación Temporal ........................................................................ 12

CAPÍTULO II ................................................................................................. 13

MARCO REFERENCIAL ........................................................................... 13

Consideraciones Generales ................................................................... 13

Antecedentes de la Investigación ........................................................... 13

Bases Conceptuales .............................................................................. 17

Gestión Documental ........................................................................... 17

Metodología de Gestión Documental ................................................. 17

Sistemas de Gestión Documental ...................................................... 18

Digitalización ...................................................................................... 18

Sistemas de Información .................................................................... 21

ix

Tipos de Sistemas de Información.................................................. 21

Ciclo de Vida de los Sistemas de Información ................................ 23

Metodología de Análisis y Diseño de Sistemas .................................. 23

Rational Unified Process (RUP)...................................................... 23

Inicio ............................................................................................. 24

Elaboración ................................................................................... 24

Construcción ................................................................................. 25

Transición ..................................................................................... 25

Filosofía de programación .................................................................. 26

Programación Orientada a Objetos ................................................ 26

Tipo de bases de datos ...................................................................... 26

Interacción Humano-Computador ...................................................... 27

Tecnología .............................................................................................. 28

Sistema de base de datos .................................................................. 28

Lenguajes de programación ............................................................... 28

Sistemas Operativos .......................................................................... 29

Navegadores ...................................................................................... 30

Bases Legales ........................................................................................ 31

CAPÍTULO III ................................................................................................ 38

MARCO METODOLÓGICO ....................................................................... 38

Consideraciones Generales ................................................................... 38

Tipo de Investigación.............................................................................. 38

Nivel de Investigación............................................................................. 39

Diseño de la Investigación...................................................................... 40

Población y Muestra ............................................................................... 40

Validación de Instrumentos .................................................................... 41

Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos ......................... 41

Análisis e Interpretación de los Resultados ............................................ 42

Ámbito Tecnológico ............................................................................ 42

Ámbito Administrativo ......................................................................... 43

Metodologías de Análisis y Diseño de Sistemas .................................... 43

Rational Unified Process (RUP) ......................................................... 43

Definición de Artefactos.......................................................................... 44

Plan de desarrollo de software: .......................................................... 44

x

Documento Visión: ............................................................................. 44

CAPÍTULO IV ................................................................................................ 46

SISTEMA ACTUAL ................................................................................ 46

Descripción del Sistema Actual Manual ................................................. 46

Análisis de Resultados de Entrevista Administrativa .......................... 48

Análisis de Resultados de Entrevista Técnica .................................... 49

CAPÍTULO V ................................................................................................. 50

SISTEMA PROPUESTO ........................................................................... 50

Descripción del Sistema Propuesto ........................................................ 50

Objetivos del Sistema Propuesto ........................................................... 51

Aplicación de la Metodologías de Análisis y Diseño de Sistemas .......... 51

Rational Unified Process (RUP) ......................................................... 51

Inicio ............................................................................................... 51

Elaboración ..................................................................................... 67

Construcción ................................................................................. 134

Transición ..................................................................................... 193

Interfaces Gráficas ............................................................................... 194

Modelo Entidad-Relación ..................................................................... 204

Modelo Físico ....................................................................................... 205

Diccionario de Datos ............................................................................ 206

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 215

Conclusiones ........................................................................................ 215

Recomendaciones ................................................................................ 217

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................ 218

ANEXO ....................................................................................................... 223

ANEXO A ............................................................................................. 226

ANEXO B ............................................................................................. 227

xi

LISTA DE CUADROS

CUADRO Nº 1 IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE LAS VARIABLES ......................... 34

CUADRO Nº 2 OPERACIONALIZACION DE VARIABLES .......................................... 36

xii

LISTA DE GRAFICOS

GRAFICO 1. CASO DE USO SISTEMA ACTUAL DETALLADO .................................. 46

GRAFICO 2. CASO DE USO SISTEMA AUTOMATIZADO DE DIGITALIZACIÓN ............ 83

GRAFICO 3. PAGINA DE ACCESO .................................................................... 194

GRAFICO 4. PAGINA DE REGISTRO ................................................................. 194

GRAFICO 5. PAGINA DE RECUPERAR CONTRASEÑA ......................................... 195

GRAFICO 6. PÁGINA DE INICIO........................................................................ 195

GRAFICO 7. PAGINA DE PERIODO LECTIVO...................................................... 196

GRAFICO 8. PAGINA DE SEDE ........................................................................ 196

GRAFICO 9. PAGINA DE FACULTAD ................................................................. 197

GRAFICO 10. PAGINA CARGA DE DOCUMENTOS .............................................. 197

GRAFICO 11. PAGINA DE ESTRUCTURAS ......................................................... 198

GRAFICO 12. PAGINA DE ESCUELA ................................................................. 198

GRAFICO 13. PAGINA DE TIPOLOGÍA DOCUMENTAL.......................................... 199

GRAFICO 14. PAGINA DE DEPARTAMENTO ...................................................... 199

GRAFICO 15. PAGINA DE CARGO ................................................................... 200

GRAFICO 16. PAGINA DE CONDICIÓN DE INGRESO ........................................... 200

GRAFICO 17. PAGINA DE NIVEL ACADÉMICO ................................................... 201

GRAFICO 18. PAGINA DE DEDICACIÓN ............................................................ 201

GRAFICO 19. PAGINA DE ESCALAFÓN ............................................................. 202

GRAFICO 20. PAGINA DE DESCRIPCIÓN .......................................................... 202

GRAFICO 21. PAGINA DE CRITERIO DE BÚSQUEDA .......................................... 203

GRAFICO 22. PAGINA DE NUEVO EXPEDIENTE ................................................. 203

GRAFICO 23. MODELO ENTIDAD-RELACION BASE DE DATOS ............................ 204

GRAFICO 24. MODELO FÍSICO BASE DE DATOS ............................................... 205

xiii

UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA

ESCUELA DE COMPUTACIÓN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA DIGITALIZACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN DE LOS EXPEDIENTES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO, DOCENTE Y ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA

Autores: Annicec Valentina Pino Flores

Viviana Irene Teixeira Fernándes Tutor: Lic. Patricia Obregón Fecha: Junio, 2015

Resumen

El presente trabajo de investigación, tiene por objetivo la elaboración de un sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta, la cual, está ubicada en los Naranjos, Municipio El Hatillo, Estado Miranda, Venezuela. El tipo de investigación asociado a este trabajo es especial factible, su diseño es mixto, es decir, de campo y documental y tiene un nivel descriptivo. Esta población es censal, es decir, la población se convierte en muestra, que en este caso, son los departamentos, como el Vicerrectorado Académico, Secretaria y Recursos Humanos. Para el desarrollo de esta investigación fue necesario usar la observación directa de los procesos manuales en cada departamento, análisis de documentos como expedientes, entrevistas al personal administrativo y ficha resumen como instrumentos de recolección de datos. La metodología de desarrollo utilizada fue RUP (Rational Unified Process), la cual, es una herramienta determinada por ciclos y fases, como lo son: inicio, elaboración, construcción y transición, utilizadas para el proceso de desarrollo modular del Sistema Automatizado. Para la culminación de este proyecto, se lograron los objetivos como la recolección de información, diseño del sistema y base de datos, desarrollo y pruebas. Se recomienda la implementación de este sistema automatizado en la Institución, establecer políticas de respaldo y capacitación para el personal administrativo de la Universidad Nueva Esparta. Palabras Clave en la Investigación: Sistema Automatizado, digitalización de archivos, gestión documental.

xiv

NUEVA ESPARTA UNIVERSITY FACULTY OF COMPUER SCIENCE

COMPUTER SCHOOL

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA DIGITALIZACIÓN, CONTROL Y GESTIÓN DE LOS EXPEDIENTES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO, DOCENTE Y ESTUDIANTIL DE LA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA

Authors: Annicec Valentina Pino Flores

Viviana Irene Teixeira Fernandes Tutor: Lic. Patricia Obregón Date: June, 2015

Summary

The present research work aims at development of an automated system for scanning control and management of administrative records, teacher and student staff of the university of Nueva Esparta, which is located in Los Naranjos, El Hatillo municipality, Miranda state Venezuela. The research associated with this work is especially feasible, its design is mixed, ie, field and documentary and has a descriptive level. This population census, that is, the population becomes sample, which in this case are the departments, such as Academic Vice President, Secretary and Human Resources. For the development of this investigation it was necessary to use the direct observation of the manual processes in each department, analysis of document as records, interviews to the administrative staff and summary and data collection instruments. The development methodology used was RUP (Rational unfiled process) which is a specific tool for cycles and phrases as they are: beginning, processing, building and transition used for the development of the modular process of the automated system. For the culmination of this project objectives of data collect, design of system and data bases development and testing are achieved. The implementation of this automated system is recommended in the institution; establish policies and training support for the administrative staff of the University of Nueva Esparta

Key Words in the Investigation:

Automated System, Digital files, Document management.

2

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, los sistemas WEB se han convertido en una de las

opciones de mayor consulta y divulgación para la sociedad, como también

uno de los mejores medios de comunicación, organización y entretenimiento,

para ello es necesaria una base de datos, que permita mantener la data

relevante guardada, para tener como consecuencia información útil.

Es así, que se vio la necesidad de crear un sistema automatizado para

la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal

administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta,

mediante el uso de algo llamado Digitalización de archivos, lo cual consiste

en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen

electrónica, mediante el uso de un escáner.

El mismo permitirá crear, reportar, modificar, eliminar y descargar todos

los archivos y documentos dentro de los expedientes de Estudiantes,

Profesores, Personal administrativo y obrero de la Institución. El propósito de

digitalizar los expedientes, es con el fin de optimizar los procesos dentro de

cada departamento, organizar, preservar y conservar tales documentos.

Este trabajo se desarrolló siguiendo la metodología de desarrollo

llamada Proceso de desarrollo unificado (RUP), que básicamente consiste en

cuatro fases:

- Inicio: detección de los requerimientos según la problemática presentada.

- Elaboración: análisis del problema con un diseño preliminar del sistema y

base de datos.

- Construcción: desarrollo del sistema automatizado y dentro de ello los

diferentes módulos del aplicativo, partiendo de la arquitectura de la base de

datos.

- Transición: encargada de lo más importante, realizar las pruebas pertinentes

y su respectiva documentación para una futura implementación los diferentes

departamentos.

3

El presente trabajo de investigación contempla una estructura con diferentes

capítulos, los cuales son:

En el Capítulo I, se detalla la situación actual del sistema manual para

los expedientes de la Universidad Nueva Esparta. Se exponen las

interrogantes necesarias como ¿Cuáles son los procesos, procedimientos y

tecnologías necesarias para la digitalización, control y gestión de los

expedientes de personal docente, administrativo y estudiantes de la

Universidad Nueva Esparta?, donde estas logran crear los objetivos de la

investigación y la solución a este problema.

En el Capítulo II, se especifican los antecedentes y que aportes tienen

con el presente trabajo de investigación, se establece una descripción de los

términos y conceptos básicos abordados dentro de la investigación, así como

los fundamentos teóricos que la enmarcan, como por ejemplo la gestión

documental, fundamentos ciencia-computación, interacción humano

computador y las tecnologías utilizadas en el sistema automatizado.

En el Capítulo III, Se especifica el tipo de investigación asociado a este

trabajo de investigación que es de proyecto especial factible, el diseño de

investigación es no experimental, ya que las variables se toman se la

realidad y no hay manipulación de ellas. La población y muestra es de tipo

censal, es decir, la población se convierte en muestra y en este caso, serian

lo departamentos de la Universidad Nueva Esparta, Vicerrectorado

Académico, Secretaria y Recursos Humanos.

Para el desarrollo de esta investigación fue necesario usar la

observación directa de los procesos manuales en cada departamento,

análisis de documentos como expedientes, entrevistas al personal

administrativo y ficha resumen como instrumentos de recolección de datos y

por último, describe la metodología de desarrollo utilizada RUP (Rational

Unified Process), la cual, es una herramienta determinada por ciclos y fases

utilizadas para el proceso de desarrollo modular del Sistema Automatizado.

En el Capítulo IV, se hace énfasis con la explicación del sistema

4

manual actual que presenta la Universidad Nueva Esparta, en los diferentes

departamentos de Secretaria, Recursos Humanos y Vicerrectorado

Académico, con respecto a los expedientes de estudiantes, profesores,

personal administrativo y obrero, dentro de los procesos están la creación,

búsqueda, modificación y depuración de los expedientes.

En el Capítulo V, se describe el sistema propuesto y sus objetivos, con

los aspectos tecnológicos y funcionales, a través de los artefactos

pertenecientes a la metodología utilizada llamada RUP.

Para finalizar se describen las conclusiones y recomendaciones

correspondientes a la investigación. También, se presentan las referencias

bibliográficas y electrónicas consultadas para sustentar este trabajo de

investigación.

5

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

Contextualización

Hoy por hoy, la mayoría de las empresas a nivel mundial, adquieren

sistema de información para solucionar problemáticas en los diferentes

departamentos, esto ha hecho que aumente de manera excesiva la creación

de nuevas tecnologías.

Todos estos sistemas de información se utilizan en la gran mayoría

para la automatización de los procesos en las empresas, bien sea con

software libre o propietario. En el ámbito administrativo se han creado

diferentes sistemas de software libre para satisfacer las necesidades

administrativas y de gestión documental.

En el caso de la Universidad Nueva Esparta, se requiere el desarrollo

de un sistema de información, que le dé solución a diferentes problemáticas,

ya que en la misma los procesos de gestión documental referente a los

expedientes son de manera manual y física.

Esto quiere decir que se encuentran diferentes inconvenientes dentro

de cada departamento de la Universidad Nueva Esparta, como lo son: la

probabilidad de pérdida o robo, la demora en búsqueda, deterioro de los

documentos, inseguridad en el acceso de los expedientes, entre otros.

Dentro de los beneficios con la integración de este sistema

automatizado, se pueden destacar: el resguardo de los documentos, la

rapidez en los procesos, acceso restringido desde cualquier lugar, mejora

con el tiempo de espera, respaldo de la información ante desastre natural o

accidente, entre otros.

Planteamiento del Problema

De acuerdo con Montañez (2008), hoy día el consumo de papel a nivel

mundial requiere de cuatro mil millones de árboles cada año, lo que ha

6

generado un gran deterioro al medio ambiente. Para solventar esta situación

ha surgido una técnica de reutilización del papel llamada reciclaje, que de

acuerdo con el ya mencionado autor, ayuda a controlar problemas de

residuos, así mismo el agregar fibras recicladas a las fibras de madera es

una acción que nos permite cuidar y conservar los recursos forestales.

Esto es de gran importancia para el cuidado del ambiente, por ello se

han creado otros mecanismos coadyuvantes a esta situación, como lo es la

gestión documental digital, la cual es un conjunto de normas, técnicas y

prácticas usadas electrónicamente para administrar el flujo de documentos

de todo tipo en una organización, permitiendo la recuperación de

información, determinando el tiempo que los documentos deben guardarse,

eliminando los que ya no sirven y asegurando la conservación indefinida de

los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y

economía.

Dentro de la gestión documental digital, se ha creado lo que hoy se

llama digitalización de archivos, lo cual consiste en la transformación de

documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea

desde cualquier equipo de cómputo, todo este proceso se realiza a través de

un aparato electrónico, que se llama escáner.

Estos aportes han generado un cambio de paradigma en el manejo de

documentos por partes de las organizaciones, de ser documentos tangibles

almacenados en archivos físicos se han convertido en documentos digitales

gestionados a través de sistemas de información.

Los documentos recibidos en papel o en físico pueden convertirse en

documentos digitales a través de su digitalización y la transmisión de

documentos por medios electrónicos está generalizada de forma que el

correo electrónico se ha convertido en un modo de comunicación estándar

entre las empresas.

Estas compañías u organizaciones utilizan procesos mixtos, lo cual,

consiste en gestionar documentos digitales en conjunto con los físicos.

7

Dentro de ellas los documentos que se manejan en digital son de mayor

importancia, por su seguridad y disponibilidad. Con la ayuda de la

digitalización los procesos administrativos se están realizando sobre base de

datos y programas de gestión empresarial como la contabilidad, realización

de presupuestos, gestión de recursos humanos, realización de nóminas,

control de clientes y proveedores, logística, entre otros.

Hoy por hoy, en la Universidad Nueva Esparta, el proceso para el

control y gestión de los expedientes es de manera manual, es decir, con

archivos reposados en espacio físico dentro de la misma.

El proceso de creación de un expediente estudiantil, tiene como

principio, la solicitud y recolección de los documentos o recaudos del

estudiante exigidos por la institución para la inscripción, los cuales son título

de bachiller, notas certificadas, cédula de identidad, datos personales, entre

otros.

La carpeta va debidamente identificada por fuera con el nombre del

estudiante, la carrera, y la cédula de identidad. Una vez completado el

proceso de creación se procede a archivar según la terminación del número

de cedula en los vagones ubicados en la Secretaria, ya que este es el ente

encargado en la institución para el resguardo y utilización de esos

documentos.

El proceso de creación de los expedientes de los profesores, tiene

como principio la solicitud y recolección de los documentos o recaudos del

profesor exigidos por la Institución para su ingreso, los cuales son título

universitario, cedula, constancia de trabajo, síntesis curricular, certificados,

datos personales, entre otros.

Hecho esto, se procede a enviar el expediente del Vicerrectorado

académico a los diferentes decanatos para la evaluación de credenciales y

determinar el escalafón, finalizado esto se regresa el expediente al

Vicerrectorado académico que es el ente encargado de su gestión

8

documental de los profesores para proceder a identificar la carpeta y guardar

en el archivero ubicado en el Vicerrectorado Académico.

Y por último, el proceso de creación de expedientes del personal

administrativo y obrero, tiene como principio, la solicitud y recolección de los

requisitos o documentos los cuales son título universitario o bachiller, cedula,

constancia de trabajo, síntesis curricular, certificados, datos personales, entre

otros. Hecho esto se procede a archivar los expedientes en unos estantes o

archiveros ubicados en el departamento de recursos humanos, ya que es el

ente encargado de gestionar los expedientes de los trabajadores de la

Universidad Nueva Esparta.

Si se requiere la recuperación de algún expediente dentro de la

Universidad Nueva Esparta, se debe acudir al ente encargado según el tipo

de expediente.

En este proceso manual se han encontrado diferentes debilidades,

como lo son, el tiempo de espera para la búsqueda de los expedientes, ya

que se hace de manera manual por el personal autorizado y la búsqueda es

con el número de cedula del expediente, en el departamento correspondiente

y en la mayoría de los casos la búsqueda no es de manera inmediata.

Otra debilidad que se encontró, es la posible pérdida o robo de

documentos o expedientes, dentro de los vagones, archiveros, cajas y

estantes de los departamentos, son de gran importancia este tipo de

documentos dentro de los expedientes, ya que sin estos no hay fe de que se

estudia o trabaja dentro de la Universidad Nueva Esparta.

Por ello existe la necesidad de desarrollar un sistema automatizado

para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal

administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta, que

contenga todos los documentos o archivos relevantes en la misma. Y así

facilitar la búsqueda o la disponibilidad inmediata de los expedientes,

descargar y acceder a ellos en cualquier lugar y por supuesto poder

modificarlos y subirlos a la nube.

9

Interrogantes de la Investigación

Interrogantes primarias

¿Cuáles son los procesos, métodos, procedimientos y tecnologías

necesarias para la digitalización, control y gestión de los expedientes de

personal docente, administrativo y estudiantes de la Universidad Nueva

Esparta?

Interrogantes secundarias

¿Cuáles son los requerimientos para la digitalización, control y gestión

de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta?

¿Cómo analizar los requerimientos para la digitalización, control y

gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil

de la Universidad Nueva Esparta?

¿De qué forma diseñar la interfaz gráfica y el modelo de base de datos?

¿Cuáles son los algoritmos para el desarrollo de procesos,

procedimientos para la digitalización, control y gestión de los expedientes del

personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva

Esparta?

¿Cuáles son las funcionalidades del sistema automatizado para la

digitalización, control y gestión de los expedientes del personal

administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Objetivos de Investigación

Objetivo General

Desarrollar un sistema automatizado para la digitalización, control y

gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil

de la Universidad Nueva Esparta.

10

Objetivos Específicos

- Determinar los requerimientos para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta.

- Analizar los requerimientos para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta.

- Establecer la interfaz gráfica y el modelo de base de datos.

- Establecer los algoritmos para el desarrollo de procesos, procedimientos

para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal

administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta.

- Determinar las funcionalidades del sistema automatizado para la

digitalización, control y gestión de los expedientes del personal

administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta.

Justificación de la Investigación

La presente investigación se justifica ante la situación que se detectó en

la Universidad Nueva Esparta, siendo esta una institución educativa, donde

se planteó la necesidad de desarrollar un sistema automatizado orientado a

Web, sus posibles contribuciones se puede resumir en los siguientes

aspectos:

Gran eficiencia en la búsqueda de los documentos, ya que esto se

realizara directamente con la base de datos en el sistema de información,

donde deben existir los documentos solicitados, puesto que la rapidez es de

suma importancia en cualquier organización.

Seguridad de la data: este aporte es de suma importancia dentro del

sistema automatizado, ya que la información debe ser confidencial e íntegra,

esto quiere decir, que solo puede tener acceso a los expedientes el personal

11

administrativo de cada departamento de la Institución y solo ellos pueden

modificar los archivos referentes a su departamento, otro aspecto importante

es la disponibilidad, que se basa en que la información este accesible en el

momento y lugar que se necesite. Por último, el respaldo de la data en otro

servidor o lugar es un aspecto significativo en la seguridad.

Permitir acceso solo al personal autorizado: este aporte es mediante

una autenticación, con esto se le agrega al sistema de información algo que

es imprescindible, como lo es la seguridad e integridad con respecto a los

documentos existentes en la nube, que en este caso, son los expedientes de

los estudiantes, profesores y empleados.

Reducción de riesgos por pérdida de documentos: aparte de mantener

los documentos en físico, ya que es una obligación para la institución,

también se encontraran en el sistema de información desarrollado y dentro

del mismo existirán diferentes respaldos en varios lugares, que se

mantendrán para prevención a accidentes o catástrofes.

Acceso a los documentos desde dispositivos celulares inteligentes: para

ello se utilizara la herramienta Responsive, que básicamente es una técnica

de diseño y desarrollo web que mediante el uso de estructuras e imágenes

fluidas, consigue adaptar el sitio web al entorno del usuario, con esto se

podrá manejar el sistema de información desde cualquier lugar del planeta.

Consultas simultanea de documentos: Esto permite la entrada de varios

usuarios, para logar consultar, modificar o subir archivos al mismo tiempo.

Por lo anterior comentado, el desarrollo de este sistema automatizado

genera una gran ayuda a la Universidad Nueva Esparta, dentro de ella se

encontraría varios entes importantes, como lo son la secretaria, el

Vicerrectorado académico y el departamento de recursos humanos, los

cuales se encargarían de crear, consultar, modificar y subir los archivos al

servidor, todo esto referente a los expedientes de los profesores, alumnos,

personal administrativo y obrero.

12

Delimitaciones

Delimitación Temática

El desarrollo del presente trabajo de investigación se enmarca en la

línea de investigación de la Escuela de Computación, denominada Gestión

de las Tecnologías de la Información, en el tema Gestión Documental.

Delimitación Geográfica

El presente trabajo de investigación se realizó en la Facultad de

Ciencias de la Informática, Escuela de Computación de la Universidad Nueva

Esparta, Sede Los Naranjos, ubicada en la Av. Sur 7, Urbanización Los

Naranjos, Municipio El Hatillo, Caracas, Distrito Capital, Venezuela.

Delimitación Temporal

El desarrollo del trabajo de investigación tuvo una duración de 9 meses,

desde el mes de Septiembre de 2014 hasta el mes de Mayo de 2015.

13

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL

Consideraciones Generales

Luego de tener definido el planteamiento del problema y establecidos

los objetivos tanto el general, como los específicos que fijan las metas que se

deberán llevar a cabo en la investigación, es preciso plantear los aspectos

referenciales que respaldaran la investigación.

Según Balestrini (2006) “El marco metodológico está referido al

momento que alude al conjunto de procedimientos lógicos, tecno-

operacionales implícitos en todo proceso de investigación, con el objeto de

ponerlos de manifiesto y sistematizarlos”(p.125).

Es por esto que dentro del Marco Referencial se mostrarán las bases

conceptuales, legales y se definirán los términos relacionados con la

investigación que se está llevando a cabo.

Teniendo en cuenta lo antes mencionado, la función que efectuará el

Marco Referencial en esta investigación, es puntualmente ubicar el objeto de

estudio dentro de un conjunto de conocimientos, lo más sólido posible, con el

fin de situar la investigación y brindar una conceptualización apropiada de los

términos utilizados.

Del mismo modo, se harán referencia a algunos estudios que fueron

realizados anteriormente y se plantearan como antecedentes de la

investigación.

Antecedentes de la Investigación

Con el propósito de fortalecer dicha investigación se encontraron los

siguientes trabajos de investigación que tienen relación y fueron realizados

previamente a este trabajo.

14

Aguilar y Arboleda (2011), esta investigación se realizó en la Escuela

Politécnica del Ejército, cuyo título fue Análisis, Diseño e Implementación del

Sistema Automatizado de Digitalización de Documentos (SADO), a través de

la Implementación de un sistema basado en Adobe Captura y componentes,

que permitan brindar servicios requeridos por los clientes internos. Su

principal problemática es el almacenamiento de varios documentos que se

encuentran en forma física, los cuales pueden llegar a extraviarse, a ser

alterados y la falta de disponibilidad en cuanto a la existencia de la misma.

Método de Diseño de Desarrollo en Hipermedia Orientado a Objetos

(OOHDM) es una metodología orientada a objetos y ampliamente aceptada

para el desarrollo de aplicaciones hipermedia, y en particular de aplicaciones

Web. Esta investigación es de tipo factible y descriptivo y su diseño es no

experimental, La técnica e instrumentos utilizados para la recopilación de

información fueron la observación directa, el análisis de documentos.

Sistema Web SADO con Adobe Capture y Base de Datos. En base a los

requerimientos presentados por parte de soluciones Inteligentes se diseñó el

plan de desarrollo de la aplicación SADO con el objetivo de cumplir las

expectativas del cliente y sus futuras implementaciones.

La relación existente entre la investigación reseñada y la presentada, es

la digitalización de archivos y el desarrollo del sistema automatizado web

para el manejo y consulta de los mismos, se usaron las nuevas tecnologías

que ofrece la capacidad de organizar, almacenar y recuperar cualquier tipo

de información. Se utilizó como guía y ayuda al momento de realizar la base

de datos.

Calderon (2011), esta investigación se efectuó en Ecuador, cuyo título

fue La Digitalización del Archivo Histórico de la Superintendencia de

Compañías del Ecuador, dentro de ello esta facilitar la consulta del

documento guardado en un Archivo digital, sus principales problemas son la

lentitud en la consulta de archivos, el incorrecto uso de espacio físico, la

pérdida o deterioro de los archivos, entre otros. Para resolver dichos

15

problemas desarrollaron un aplicativo web, donde primero se depuro todos

los documentos por sector, y después se analizó, desarrollo e implemento el

mismo.

Esta investigación es de tipo descriptivo y su diseño es de

investigación-acción. Para la misma se utilizó una población de más de un

millón quinientos mil (1.500.000) documentos y seis millones (6.000.000) de

páginas. La técnica para la recopilación de información es el análisis

documental y sus instrumentos son los Archivos Físicos. La conversión de

los archivos físicos en archivos digitales es muy beneficiosa para las

instituciones. La tecnología actual nos brinda todos los recursos necesarios

para realizar esta conversión.

La conversión de papel físico a digital es la principal relación existente

entre ambas investigaciones, donde también ocurren los mismos problemas

como el espacio físico utilizado, la lentitud en los procesos, la poca

disponibilidad de los archivos, entre otros. En las dos investigaciones se

busca desarrollar un sistema web donde se digitalice los documentos

relevantes para la consulta rápida de los mismos, se tomaría en cuenta la

alta disponibilidad de los mismos en caso de catástrofes. Se utilizó la

estructura del sistema automatizado web como aporte fundamental para este

trabajo de investigación.

Infante (2012), el trabajo de investigación se desarrolló en la

Universidad Central de Venezuela, cuyo título fue La Compilación y

Digitalización de Documentos Relacionados al Pueblo de San Diego de los

Altos, pertenecientes al Archivo Privado William Villarreal caso: Párroco

Manuel Acereda La Linde (1959-1968). Es importante señalar que los

documentos descritos anteriormente se encuentran físicamente en el archivo

privado William Villarreal, pero no de una forma organizada y clasificada, los

cuales permanecen dentro de cajas de cartón en una habitación que

presenta condiciones de humedad, en consecuencia algunos de estos

documentos presentan signos visibles de deterioro.

16

La investigación fue de campo porque permitió ir al área problema

identificada como Archivo Privado William Villarreal y su diseño fue

bibliográfico, ya que se revisó diferentes bibliografías, concernientes con el

tema objeto de estudio, y a través de un conjunto de técnicas de

levantamiento de información tal como: la observación directa. La población

es el 100% de documentación, es decir, un aproximado de mil seiscientos

(1600) documentos. En este caso la muestra a estudiar es la documentación

referente al caso Párroco Manuel Acereda La Linde un aproximado de 120

documentos.

Una vez digitalizado la información, se procedió a la impresión y

encuadernación del mismo, no hubo software desarrollado. El uso de las

nuevas tecnologías ofrece la capacidad de organizar, almacenar y recuperar

cualquier tipo de información. La digitalización como herramienta permite

organizar gran cantidad de documentos, ya que con este proceso se

minimizan los espacios físicos utilizados para la custodia de los mismos,

además se obtiene un acceso rápido a la información, el usuario puede

consultar un documento original sin tener la necesidad de manipular el

documento original.

El uso de las nuevas tecnologías que ofrece la capacidad de organizar,

almacenar y recuperar cualquier tipo de información, es lo que se quiere

implementar en la investigación reseñada al igual que en la actual. El usuario

de la digitalización enfrenta el reto de entender y aprovechar estas

herramientas para la conservación de documentos, la consulta de la

documentación a través del computador, puede hacerse en forma simultánea

por varios usuarios a la vez y reproducirlo en su totalidad cuando éste ha

sido digitalizado. De esta investigación la estrategia de recopilación y

organización de documentos fue fundamental para el análisis de información.

17

Bases Conceptuales

Gestión Documental

El inicio de la gestión documental dio un cambio transcendental en

todos los sistemas archivísticos del mundo, ya que este ayudo detallar de

manera eficaz las operaciones como organización, consulta, conservación y

disposición final de los documentos existentes en el interior de cualquier

ente. De acuerdo a Bendoya (2012),

La Gestión Documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. (P. 1)

Con esta definición se concluye que la gestión documental es un medio

para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una empresa en

formato digital, contribuyendo así a: Mejorar la gestión de la información,

automatizar procesos, reducir costes, tiempo y espacio.

Los objetivos fundamentales de la gestión documental según Jiménez

(2012), son resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos

para que ayuden al medio ambiente y proveer la recuperación de la

información de forma rápida y oportuna. Y por último, lo más importante es la

organización de los documentos y agilización de los procesos dentro de

cualquier organización y dentro de la misma.

Metodología de Gestión Documental La palabra metodología Según Juliana (2011), “tiene su origen en el

idioma griego, y se refiere a la

teoría normativa, descriptiva y comparativa acerca del método o conjunto de

18

ellos, sumado al proceder del investigador”(p,1). Es decir, es la ciencia que

estudia aquellos métodos, que se alcanzarán determinado objetivo.

Con lo antes señalado, se hace énfasis en la definición de Metodología

de Gestión Documental, ya que tiene como objetivo optimizar el proceso y

organizar los documentos, utilizando una metodología unificada, a fin de

asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos

de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los expedientes, en

beneficio de una gestión eficiente, eficaz y transparente.

Es importante destacar que el desarrollo del software y las estrategias

de mercado son abordados con mucha seriedad por la metodología,

buscando optimizar las estrategias para el análisis de métodos de acción.

Sistemas de Gestión Documental

Los sistemas de gestión documental según Codina (1993) “son

programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología

idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y

técnicos.”(p,1). Se puede decir que básicamente son un conjunto de

programas, utilizado para buscar, crear y almacenar documentos

electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente

soportados en papel.

El cambio de mentalidad obedece a la necesidad y a los beneficios

que ofrecen una oficina automatizada, una oficina sin papel, los cuales se

traducen en productividad, eficiencia y ahorro. Por lo tanto, al momento de

pensar adquirir de un sistema documental, es importante tener en cuenta

en que ayudara para la organización.

Digitalización

En la gestión documental se encuentra la digitalización, que

básicamente consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo

19

digital o imagen electrónica, mediante un equipo especializado para ello,

llamado escáner.

De acuerdo a Hung y Barrio (2013), “El término digitalización, hace

referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros

en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos

ópticos.” (p. 120) Gracias a este aporte, se entiende que la digitalización es

en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria

que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un

formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial

para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los

microfilms.

El proceso de digitalización empieza con la depuración y organización

de los documentos, para proceder a escanear los mismos y lograr una

captación con una lectura óptica los puntos que componen una imagen,

luego de esto se transforman en bits en el ordenador y posteriormente,

resulta la organización de los documentos.

La información que por lo general se digitaliza son los documentos,

libros, fotos, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes

médicos, archivo muerto, expedientes de personal, documentos jurídicos,

etc.

Para llevar a cabo la digitalización de documentos, se hace uso de

diferentes tecnologías como:

- Reconocimiento de código de barras en tiempo real, esta información está

representada por números que pueden ser leídos y descifrados por lectores

ópticos o scanners. Así, los códigos de barras permiten identificar

rápidamente un producto, ya que cuentan con información concreta acerca

de éste.

- Foliado o impresión de documentos y archivos durante o posterior a la

digitalización.

20

- Obtención de imágenes en formato de imagen JPEG 2000 más común,

utilizado por las cámaras fotográficas digitales y otros dispositivos de captura

de imagen, permitiendo mayor detalle en las imágenes y un tamaño de

archivo más pequeño.

- Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de

producción en el proceso de escaneo.

- Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos

los documentos son digitalizados.

- La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico

de Caracteres) permite convertir escritura impresa, en texto de formato

reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de

aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el

documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character

Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y

transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

La más apropiada y la que se utilizara en esta investigación, es la

tecnología optical Chararter Recognition (OCR), que nos concede toda la

data, existente en un expediente de texto para posteriormente convertirlo en

imagen.

El instrumento más común para realizar el proceso de digitalización es

el scanner, pero actualmente existen muchos avances en el desarrollo de los

programas manejadores de texto, que tienen la facilidad de capturar textos a

partir de imágenes, se puede hacer a través de una cámara fotográfica

digital, una filmadora, ente otras.

Los beneficiaros con la implementación de la digitalización documental

primeramente son los entes, organizaciones u empresas, ya sea de sector

público o privado; en todo lo que tengan que acceder a la información de

manera instantánea, en un formato electrónico.

Algunas ventajas de la digitalización de acuerdo a Hidalgo (2013).

21

Agilidad y seguridad de acceso a los documentos, la imagen digitalizada permite la visualización inmediata del documento, acceso controlado y seguro, que un documento digitalizado puede ser consultado por varios individuos en tiempo real y realizar transacciones con el mismo, no existe el deterioro. (P. 16)

La digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para

almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información en

forma de imágenes digitales, por varias personas al mismo tiempo.

Sistemas de Información

La implementación de sistemas de información en una

empresa, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la

capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los

procesos a una verdadera competitividad. Según Castro y Fiallos (2012),

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías: personas, datos, actividades o técnicas de trabajo, recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente). (P. 2)

Con la finalidad de mejorar la productividad y el rendimiento de una

organización o empresa, es importante evaluar las técnicas actuales y la

tecnología disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y

eficacia de la gestión de la información relevante.

Tipos de Sistemas de Información

Los tipos de sistemas de información que existen a nivel mundial según

Jimenez, H (2011). son:

22

- Sistema de procesamiento de transacciones: es un tipo de sistema de

información que recolecta, almacena, modifica y recupera toda la

información generada por las transacciones producidas en una organización.

- Sistemas de información gerencial: Estos sistemas son el resultado de

interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos

colectivamente llamados sistemas de información orientados a solucionar

problemas empresariales.

- Sistemas de soporte a decisiones: es un sistema informático utilizado para

servir de apoyo, más que automatizar, el proceso de toma de decisiones. La

decisión es una elección entre alternativas basadas en estimaciones de los

valores de esas alternativas.

- Sistemas de información ejecutiva: Herramienta orientada a usuarios de

nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área

o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

- Sistemas de automatización de oficinas: consisten en aplicaciones

destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización,

forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas

de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico,

etc.

- Sistema Planificación de Recursos: cuyo objetivo es la planificación de los

recursos de una organización. Típicamente esto se lo ha utilizado en

empresas productivas que han seguido metodologías de planificación MRPII.

- Sistema experto: son sistemas informáticos que simulan el proceso de

aprendizaje, de memorización, de razonamiento, de comunicación y de

acción en consecuencia de un experto humano en cualquier rama de la

ciencia.

Todo sistema de información debe pasar por un proceso de desarrollo,

en el cual se hace múltiples levantamientos de información para estudiar la

problemática presentada por la cual se está creando dicho sistema, en el

23

presente grafico vamos a observar el ciclo de vida de un sistema de

información.

Ciclo de Vida de los Sistemas de Información

Es la forma mediante la cual se describen los diferentes pasos que se

deben seguir para el desarrollo de un software, partiendo desde una

necesidad hasta llegar a la puesta en marcha de una solución y su apropiado

mantenimiento. Las etapas son:

- Etapa de Análisis: Es el proceso de investigar un problema que se quiere

resolver. Definir claramente el Problema que se desea resolver o el sistema

que se desea crear. Identificar los componentes principales que integrarán el

producto.

- Etapa de Diseño: Es desarrollar un modelo o las especificaciones para el

producto o Componentes del Sistema.

- Etapa de Desarrollo: Consiste en utilizar los modelos creados durante la

etapa de diseño para crear los componentes del sistema.

- Etapa de Pruebas: Radica en asegurar que los componentes individuales

que integran al sistema o producto, cumplen con los requerimientos de la

especificación creada durante la etapa de diseño.

- Etapa de Implementación: Consiste en poner a disposición del cliente el

producto.

- Etapa de Mantenimiento: Consiste en corregir problemas del producto y

liberar el producto como una nueva versión o revisión

Metodología de Análisis y Diseño de Sistemas

Rational Unified Process (RUP)

La metodología utilizada en esta investigación es la llamada proceso

unificado racional (RUP), que según Santiago (2007):

Es un modelo de software que permite el desarrollo de software a gran escala, mediante un proceso continuo de

24

pruebas y retroalimentación, garantizando el cumplimiento de ciertos estándares de calidad. Aunque con el inconveniente de generar mayor complejidad en los controles de administración del mismo. Sin embargo, los beneficios obtenidos recompensan el esfuerzo invertido en este aspecto. (P. 1)

Esta metodología está compuesta por las diferentes fases, para

conformar el modelo metodológico. Las cuales son:

Inicio

Esta fase tiene como objetivo definir y acordar un caso de negocio para

el sistema. Aquí se identifican todas las entidades que toman parte en la

interacción con el sistema actual, los riesgos asociados al proyecto, con su

respecto enfoque generalizado sobre la arquitectura del software y plan

estratégico para las posteriores fases.

Los objetivos de esta fase son:

- Establecer el ámbito del proyecto y sus límites.

- Encontrar los Casos de Uso críticos del sistema, los escenarios básicos que

definen la funcionalidad.

- Mostrar al menos una arquitectura candidata para los escenarios principales.

- Estimar el coste en recursos y tiempo de todo el proyecto.

- Estimar los riesgos, las fuentes de incertidumbre.

Elaboración

El objetivo de esta fase es elaborar los diagramas que permitan

establecer la funcionalidad del sistema, por ejemplo los casos de uso.

También se analiza la problemática planteada, se desarrolla el plan de

proyecto que será la guía para la investigación y posteriormente se diseña

una solución preliminar.

Los objetivos de esta fase son:

25

- Definir, validar y cimentar la arquitectura.

- Completar la visión.

- Crear un plan fiable para la fase de construcción. Este plan puede

evolucionar en sucesivas iteraciones. Debe incluir los costes si procede.

- Demostrar que la arquitectura propuesta soportará la visión con un coste

razonable y en un tiempo razonable

Construcción

Esta fase alcanza principalmente el diseño, programación y pruebas del

sistema. Se crean los algoritmos necesarios para el desarrollo, se ejecutan

las pruebas que permitan corroborar la calidad y funcionalidad según los

requerimientos establecidos del sistema.

Los criterios de evaluación de esta fase son los siguientes:

- La visión del producto es estable.

- La arquitectura es estable.

- Se ha demostrado mediante la ejecución del prototipo que los principales

elementos de riesgo han sido abordados y resueltos.

- El plan para la fase de construcción es detallado y preciso. Las estimaciones

son creíbles.

- Todos los interesados coinciden en que la visión actual será alcanzada si se

siguen los planes actuales en el contexto de la arquitectura actual.

- Los gastos hasta ahora son aceptables, comparados con los previstos.

Transición

Y por último, la fase final de transición, donde su objetivo es

implementar el sistema propuesto para ajustar errores y encontrar defectos.

Se debe verificar que el producto cumpla con las especificaciones para evitar

fallos operativos del sistema actual, permitiendo así la transición de cambio

de sistema.

Los objetivos concretos incluyen:

26

- Minimizar los costes de desarrollo mediante la optimización de recursos y

evitando el tener que rehacer un trabajo o incluso desecharlo.

- Conseguir una calidad adecuada tan rápido como sea práctico.

- Conseguir versiones funcionales (alfa, beta, y otras versiones de prueba) tan

rápido como sea práctico.

Filosofía de programación

Programación Orientada a Objetos

La programación orientada a objetos surge en la historia como un

intento para dominar la complejidad que, de forma innata, posee el software.

Es básicamente una filosofía, un modelo de programación, con su teoría y su

metodología, que conviene conocer y estudiar antes de nada. La

programación orientada a objetos es otra forma de descomponer problemas

Tradicionalmente, la forma de enfrentarse a esta complejidad ha sido

empleando lo que llamamos programación estructurada, que consiste en

descomponer el problema objeto de resolución en sub-problemas, hasta

llegar a acciones muy simples y fáciles de codificar.

Un objeto es un conjunto de variables y métodos relacionados entre sí,

se utilizan para modelar entidades. Un objeto tiene como definición, la

representación en un programa de un concepto, y contiene toda la

información necesaria para abstraerlo.

Tipo de bases de datos

Se definirán los diferentes tipos de bases de datos existentes según

Sánchez, como lo son:

- Jerárquicas: En ellas se organiza la información de forma jerárquica en la

que la relación entre las entidades de este modelo siempre es del tipo padre

/ hijo. Las entidades de este modelo se llaman segmentos y los atributos

campos.

27

- En red: Organiza la información en registros y enlaces. Los registros

representan las entidades y los enlaces permiten relacionar los registros de

la base de datos. Las bases de datos en red son parecidas a las jerárquicas

sólo que en ellas puede haber más de un padre.

- Orientadas a objetos: Es un modelo más reciente, trata de almacenar en la

base de datos los objetos completos. La información que contienen se

organiza en atributos y el comportamiento en operaciones.

- Multidimensionales: los datos se almacenan en tablas de múltiples

dimensiones en vez de tablas bidimensionales como las del modelo

relacional. Se utilizan para grandes volúmenes de información.

- Relacionales: consiste en organizar los datos en forma de tablas, las

relaciones entre los objetos se consiguen incluyendo en la tabla del hijo, la

clave del objeto padre. Este tipo de base de datos se utilizó para este

sistema automatizado, ya que se vio la necesidad de organizar los datos en

tablas y relacionarlas. La terminología relacional es:

- Tupla. Cada fila de la tabla.

- Atributo. Cada columna de la tabla.

- Grado. Número de atributos de la tabla.

- Cardinalidad. Numero de tuplas de una tabla.

- Dominio. Conjunto válido de valores representables por un atributo.

Interacción Humano-Computador

Esta ciencia busca incrementar la satisfacción de los usuarios finales y

reducir su esfuerzo para realizar las tareas que debe realizar en la

computadora, sin que esto disminuya la capacidad de los usuarios para

desarrollar sus actividades y sus procesos interactivos con el sistema.

Para incrementar la satisfacción de los usuarios se utiliza la

ergonomía, que propone el diseño de puestos de trabajo, herramientas y

28

utensilios. Este método, evita o reduce lesiones y enfermedades del hombre

vinculadas al uso de la tecnología y de entornos artificiales.

Usabilidad según Paniagua, J. (2014), “es la facilidad con que las

personas pueden utilizar una herramienta particular o cualquier otro objeto

fabricado por humanos con el fin de alcanzar un objetivo concreto.” En este

caso, es la facilidad de utilizar un sistema automatizado web.

Tecnología

Sistema de base de datos

Según Date (2001), un sistema de base de datos es

básicamente un sistema computarizado para llevar registros. Es posible

considerar a la propia base de datos como una especie de armario

electrónico para archivar; es decir, es un depósito o contenedor de una

colección de archivos de datos computarizados.

Un Gestor de Base de Datos o DBMS (Database Management System)

es una colección de programas que le permite al usuario almacenar,

modificar y extraer información de una Base de Datos. Hay muchos

tipos de DBMS, que van desde sistemas que corren bajo computadores

personales, hasta sistemas basados en procesamiento distribuido

que corren en grandes mainframes. En esta implementación, se utilizara el

manejador de base de datos MYSQL.

Lenguajes de programación

En la presente investigación se utilizaran los siguientes lenguajes de

programación:

Hypertext Preprocessor (PHP), que según Sintes (2013), es un lenguaje de

programación de uso general de código del lado del servidor originalmente

diseñado para el desarrollo web de contenido dinámico. Fue uno de los

29

primeros lenguajes de programación del lado del servidor que se podían

incorporar directamente en el documento HTML en lugar de llamar a un

archivo externo que procese los datos.

HyperText Markup Language, versión 5 (HTML5), es la quinta revisión

importante del lenguaje básico de la World Wide Web y posee tecnologías

que permite a los sitios Web y a las aplicaciones ser más diversas y de gran

alcance (Sanchez, 2014).

Al igual que HTML, Javascript es un lenguaje de programación que se

puede utilizar para construir sitios Web y para hacerlos más interactivos.

Puede interactuar con el código HTML, permitiendo a los programadores web

utilizar contenido dinámico.

Las hojas de estilo en cascada (CSS), “hacen referencia a un lenguaje

de hojas de estilos usado para describir la presentación semántica (el

aspecto y formato) de un documento escrito en lenguaje de marcas.” Su

aplicación más común es dar estilo a páginas web (Copa, 2013).

El diseño web adaptable o adaptativo (en inglés, Responsive Web

Design) es una técnica de diseño y desarrollo web que mediante el uso de

estructuras e imágenes fluidas, así como de media-queries en la hoja de

estilo CSS, consigue adaptar el sitio web al entorno del usuario. (Morales,

2014)

Se hará uso de un servidor web, el cual servirá el contenido estático a

un navegador, carga un archivo y visualizas a través de la red. Este

intercambio es mediado por el navegador y el servidor que hablan el uno con

el otro mediante HTTP.

Sistemas Operativos

Las plataformas en la cual tiene que estar disponible y visual este

aplicativo web son:

- Macintosh Operating System, en español Sistema Operativo de Macintosh

(MAC OS), es el nombre del sistema operativo creado por Apple para su

30

línea de computadoras Macintosh. Es conocido por haber sido uno de los

primeros sistemas dirigidos al gran público en contar con una interfaz gráfica

compuesta por la interacción del mouse con ventanas, Icono y menús

(Alegsa, 2015).

- Microsoft Windows (conocido generalmente como Windows), es el nombre

de una familia de sistemas operativos desarrollados y vendidos por Microsoft.

Microsoft introdujo un entorno operativo denominado Windows el 25 de

noviembre de 1985 como un complemento para MS-DOS en respuesta al

creciente interés en las interfaces gráficas de usuario (GUI) (Alegsa, 2015).

- Linux es un núcleo libre de sistema operativo (también suele referirse al

núcleo como kernel) basado en Unix. Es uno de los principales ejemplos de

software libre y de código abierto. Linux está licenciado bajo la GPL v2 y está

desarrollado por colaboradores de todo el mundo. El desarrollo del día a día

tiene lugar en la Linux Kernel Mailing List Archive (Heber, 2014).

Navegadores

Los navegadores web en la cual debe funcionar la página web que se

desarrollara en esta investigación son:

- Internet Explorer (anteriormente Windows Internet Explorer y Microsoft

Internet Explorer), conocido comúnmente como IE, es un navegador web

desarrollado por Microsoft para el sistema operativo Microsoft Windows

desde 1995. Es el navegador web más utilizado de Internet desde 1999, con

un pico máximo de cuota de utilización del 95% entre el 2002 y 2003.

(Alegsa, 2015)

- Mozilla Firefox es un navegador web libre y de código abierto desarrollado

para Microsoft Windows, Mac OS X y GNU/Linux coordinado por la

Corporación Mozilla y la Fundación Mozilla. Usa el motor Gecko para

renderizar páginas webs, el cual implementa actuales y futuros estándares

web. (Alegsa, 2015)

31

- Google Chrome es un navegador web desarrollado por Google y compilado

con base en varios componentes e infraestructuras de desarrollo de

aplicaciones (frameworks) de código abierto, como el motor de renderizado

Blink(bifurcación o fork de WebKit). (Alegsa, 2015).

Bases Legales

Las bases legales de esta investigación se encuentran representadas,

en primer lugar, por la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

(2000), de donde se destaca el Artículo 98, que establece:

La creación cultural es libre. Esta libertad comprende el derecho a la inversión, producción y divulgación de la obra creativa, científica, tecnológica y humanística, incluyendo la protección legal de los derechos del autor o de la autora sobre sus obras. (P. 42)

Para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el citado artículo,

es de gran importancia la creación de nuevas ciencias tecnológicas, donde

este fomentada la protección del derecho de autor como principios que

afirman los derechos morales y patrimoniales que la ley concede a

los autores.

La Ley Contra Delitos Informáticos (2001), es un gran fundamento legal

en esta investigación, lo representa con el Artículo 1 que establece lo

siguiente:

Objeto de la ley. La presente ley tiene por objeto la protección integral de los sistemas que utilicen tecnologías de información, así como la prevención y sanción de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualquiera de sus componentes o los cometidos mediante el uso de dichas tecnologías, en los términos previstos en esta ley. (P. 1)

32

El artículo mencionado anteriormente permite establecer con precisión

el objeto fundamental de dicha ley, lo cual tiene relación a la investigación

por la protección a sistemas informáticos contra delitos, los cuales serán

sancionados por la misma.

Según la ley Contra Delitos Informáticos (2001), es un delito el acceso

indebido a un sistema de información violando toda la seguridad que este

tiene, al igual que el sabotaje o daños, espionaje informático, difusión de

información y uno de los más importantes para esta investigación como lo es

la falsificación de documentos que lo menciona el artículo 12 a continuación:

Falsificación de documentos. El que, a través de cualquier medio, cree, modifique o elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice tecnologías de información; o cree, modifique o elimine datos del mismo; o incorpore a dicho sistema un documento inexistente, será penado con prisión de tres a seis años y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias. Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para sí o para otro algún tipo de beneficio, la pena se aumentará entre un tercio y la mitad El aumento será de la mitad a dos tercios si del hecho resultare un perjuicio para otro. (P. 4)

En el artículo mencionado anteriormente, se habla sobre la falsificación

de documentos dentro de un sistema de información, lo que es relevante

para esta investigación, ya que el mismo consta de toda la documentación de

la Universidad Nueva Esparta, bien sean, estudiantes, profesores, obreros y

personal administrativo; es por ello que los mismos no pueden ser

falsificados ni hurtados del sistema de información.

Otro de los fundamentos legales de la investigación, lo representa la

Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación (2001) con el Artículo 1 que

establece lo siguiente:

33

La presente Ley tiene por objeto desarrollar los principios orientadores que en materia de ciencia, tecnología e innovación y sus aplicaciones, establece la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, organizar el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, definir los lineamientos que orientarán las políticas y estrategias para la actividad científica, tecnológica, de innovación y sus aplicaciones, con la implantación de mecanismos institucionales y operativos para la promoción, estímulo y fomento de la investigación científica, la apropiación social del conocimiento y la transferencia e innovación tecnológica, a fin de fomentar la capacidad para la generación, uso y circulación del conocimiento y de impulsar el desarrollo nacional. (P. 1)

Con el presente artículo se establece el objeto de dicha ley, lo cual

define cuales son los lineamientos y las mejores estrategias para la actividad

científica y tecnológica para la implantación de mecanismos institucionales y

operativos.

La Ley de Orgánica de Telecomunicaciones (2000), es el último

fundamento legal de esta investigación, en el Artículo 2 establece sus

objetivos generales, los cuales son:

Proteger los intereses de los usuarios, afirmando su derecho al acceso

a los servicios de telecomunicaciones. Procurar condiciones de competencia

entre los operadores de servicios. Promover el desarrollo y la utilización de

nuevos servicios, redes y tecnologías cuando estén disponibles y el acceso a

éstos, en condiciones de igualdad de personas. Impulsar la integración

eficiente de servicios de telecomunicaciones.

Con lo establecido en el presente artículo se conoce cuál es la

importancia de satisfacer al usuario en lo que necesita con respecto al

sistema de información, también se promueve la creación y el correcto uso a

las nuevas tecnologías para el progreso en las telecomunicaciones.

34

Las variables representan a los elementos, factores o términos que puedan asumir diferentes valores cada vez que

son examinados, o que reflejen distintas manifestaciones según sea el contexto en el que se presentan. Una vez

identificadas las variables, cada una debe ser definida conceptualmente. La definición conceptual de la variable es la

expresión del significado que el investigador le atribuye y con ese sentido debe entenderse durante todo el trabajo.

Fuente: Teixeira y Pino (2015)

Cuadro Nº 1 Identificación y Definición de las Variables

Objetivos Específicos Variables Definición conceptual

Determinar los requerimientos para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta.

Requerimientos control y gestión de expedientes

Conjunto de características que se deben tomar en cuenta para la realización del sistema de digitalización, donde hay requerimientos funcionales y no funcionales

Analizar los requerimientos para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta.

Requerimientos control y gestión de expedientes

Conjunto de características que se deben tomar en cuenta para la realización del sistema de digitalización, donde hay requerimientos funcionales y no funcionales

Establecer la interfaz gráfica y el modelo de base de datos.

Interfaces y modelo de base de datos del Sistema de Digitalización

Base de información entre el usuario y la aplicación. Estructura lógica de la información para almacenar, organizar y manipular los datos.

Establecer los algoritmos para el desarrollo de procesos, procedimientos para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta.

Algoritmos para el desarrollo del Sistema de Digitalización

Conjunto formal de procesos que se guarda, modifica y elimina la información digitalizada dentro del sistema.

35

Cuadro Nº 1 (cont)

Fuente: Teixeira y Pino (2015)

Determinar las funcionalidades del sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Funcionalidades del Sistema de Digitalización

Conjunto de pruebas que se realizan para validar que el sistema cumpla con las metas establecidas.

36

La definición operacional de la variable representa el desglosamiento de la misma en aspectos cada vez más

sencillos que permiten la máxima aproximación para poder medirla, estos aspectos se agrupan bajo las

denominaciones de dimensiones e indicadores.

- Las dimensiones representan el área del conocimiento que integran las variables y de la cual se desprenden los

indicadores.

- Los indicadores son los aspectos que se sustraen de la dimensión, los cuales van a ser objetos de análisis en la

investigación.

Cuadro Nº 2 Operacionalizacion de Variables

Variables Dimensiones Indicadores Instrumentos Ítems

Requerimientos control y gestión de expedientes

Requerimientos funcionales

Tipos de documentos

Información del documento

Tipo de Expediente

Tipos de usuarios y su permisología

Frecuencia de las actualización de la data

Ingreso de personas autorizadas

Servicios del sistema

Guía de entrevista Técnica Guía de entrevista Personal Administrativo Observación directa.

1,2 4,5,6,7,8

Fuente: Teixeira y Pino (2015)

37

Cuadro Nº 2 (cont)

Requerimientos control y gestión de expedientes

Requerimientos No funcionales

Plataforma

Navegadores

Responsividad

Tiempo de desarrollo del sistema

Niveles de seguridad

Confiabilidad

Utilidad

Workflow del proceso

Políticas y normas

Metodología

Procedimientos

Técnicas

Aspectos de Interfaz

Guía de entrevista Técnica Observación directa.

3,4,5,6,7,8

Interfaces y modelo de base de datos del Sistema de Digitalización

Tecnológicas Imagen Institucional Diseño de lago Interfaz Gráfica

Guía de estilo de la UNE

N/A

Entidades y relaciones N/A N/A

Algoritmos para el desarrollo del Sistema

de Digitalización

Tecnológicas Metodología de desarrollo de software PHP, JAVASCRIPT, HTML5 y CSS MYSQL, Entorno de programación

N/A N/A

Funcionalidades del Sistema de Digitalización

Tecnológicas Operaciones de registro, consulta, eliminación, actualización, reportes y

seguridad

Casos de especificación de

uso Casos de prueba

N/A

Fuente: Teixeira y Pino (2015)

38

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Consideraciones Generales

Según el concepto de marco metodológico de Balestrini (2006) menciona

que el fin esencial del Marco Metodológico:

Es el de situar en el lenguaje de investigación, los métodos e instrumentos que se emplearan en la investigación planteada, desde la ubicación acerca del tipo de estudio y el diseño de investigación; su universo o población; su muestra; los instrumentos y técnicas de recolección de los datos; la medición; hasta la codificación, análisis y presentación de los datos. (p.27)

Es por esto que dentro del Marco Metodológico se mencionara el tipo de

investigación que se llevara a cabo, el diseño de la investigación, la población y la

muestra, validez y confiabilidad del Instrumento, técnicas e instrumentos de

recolección de datos, análisis e interpretación de los resultados, metodologías de

análisis y diseño de sistemas, donde cada uno de estos puntos antes

mencionados se definirán y se explicaran la referencia que se tiene según la

investigación.

Tipo de Investigación

Según Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales UPEL (2006):

Los proyectos especiales son trabajos que lleven a creaciones tangibles, susceptibles de ser utilizadas como soluciones a problemas demostrados, o que respondan a necesidades e intereses de tipo cultural. Se incluyen en esta categoría los trabajos de elaboración de libros de texto y de materiales de apoyo educativo, el desarrollo de software, prototipos y de productos tecnológicos en general, así como también los de creación literaria y artística. (p.14)

39

Tomando en cuenta este concepto se establece que el proyecto de

investigación, es un proyecto especial, ya que responde a necesidades e intereses

de la Universidad Nueva Esparta, siendo este accesible por el personal

administrativo que lo requiera en la misma y desde cualquier dispositivo móvil.

Nivel de Investigación

En la ciencia fáctica, la descripción consiste, según Balestrini (2006), en responder

a las siguientes cuestiones:

El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.

La presente investigación presenta el tipo de nivel descriptivo, que consiste,

fundamentalmente, en caracterizar un fenómeno o situación concreta indicando

sus rasgos más peculiares o diferenciadores.

40

Diseño de la Investigación

La presente Investigación tiene un diseño mixto, es decir, documental y de

campo, que Según Arias (2004) expresa que la investigación documental “es un

proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, critica e interpretación de

datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores

en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas”.(p. 25).

Para llevar a cabo de manera satisfactoria la investigación se requiere la

definición de los requerimientos por medio de una documentación, que permiten

darle soporte y mayor veracidad al estudio realizado y obtener nuevos

conocimientos para el análisis del mismo.

La investigación de campo según Arias (2004) “consiste en la recolección

de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o

controlar variables alguna”. (p. 94). Los datos necesarios para llevar el desarrollo

del trabajo, se han obtenidos directamente del sitio donde se realiza la

investigación, nueva sede y actual del Instituto Universitario Tecnológico de Ejido

Extensión Bailadores.

Esto quiere decir, que el diseño de la investigación explica la manera de

cómo se dará las respuestas a las interrogantes y problemas descritos en la

investigación.

Población y Muestra

En la presente investigación se aplicara lo que se llama muestra censal,

donde básicamente la población se convierte en muestra, que en este caso, son

las entidades en la Universidad Nueva Esparta, como el Vicerrectorado

Académico, la secretaria y el departamento de Recursos Humanos, de los cuales

se quiere conocer sus componentes y como funciona su registro, gestión y control

de documentos.

41

Validación de Instrumentos

En el proceso de elaboración de la investigación es necesario tener un

instrumento de evaluación que permita conocer, analizar y evaluar los

requerimientos, bien sean funcionales o no funcionales, el cual debe ser expuesto

a la evaluación de personas expertas en el área, tanto metodólogos como técnicos

lo cual garantiza que sean correctos y pueda ser aplicado (ver anexo A). Para

garantizar su validación se crea una carta de validación la cual va firmada por el

experto para concluir con la validez del instrumento (ver anexo B, C, D).

En esta investigación se consultaron a tres expertos entre metodológicos y

técnicos, para considerar un instrumento de recolección de datos, que debe reunir

dos requisitos esenciales: validez y confiabilidad. La validez se refiere al grado en

que un instrumento mide las variables que el investigador desea evaluar.

Según lo indica Chávez (2001), la validez “es la eficacia con que un

instrumento mide lo que se pretende” y que “la confiabilidad se realiza para

determinar la exactitud de los resultados obtenidos al ser aplicados en situaciones

parecidas. Es decir, la confiabilidad hace alusión al grado de congruencia con que

se miden las variables”

Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos

Para el desarrollo de esta investigación fue necesario utilizar herramientas

que permitieron recolectar el mayor número de información necesaria, con el fin de

obtener un conocimiento más amplio de la realidad de la problemática por la

naturaleza del estudio se requirió la recopilación documental, que se trata del

acopio de los antecedentes relacionados con la investigación.

Para tal fin se consultaron documentos escritos formales dentro de la

organización, también se usó la observación directa, análisis de documentos, ficha

resumen, encuestas y entrevistas, las cuales complementaran la información

necesaria:

42

- Con la observación directa se pudo determinar cómo es el proceso manual de los

archivos utilizado en cada entidad en la Universidad Nueva Esparta

- Mediante el análisis de documentos se pudo seleccionar los documentos

administrativos importantes a digitalizar para determinar, cuál es la data que se

necesita abstraer, para el sistema de información.

- El uso de las encuestas y entrevistas fue importante para determinar la percepción

de los usuarios con respecto a la su funcionamiento, aportes y calidad de servicio

que presta la Universidad Nueva Esparta.

- La ficha resumen, fue el instrumento que se usó para plasmar la información

obtenida, permitiendo la organización de la misma, mejorando la etapa de análisis.

Análisis e Interpretación de los Resultados

Básicamente busca interpretar la información obtenida para así proceder a

buscar una solución, entonces a continuación se presentara, el análisis e

interpretación de los resultados que se han recolectado.

Se efectuaron dos tipos de entrevistas y encuestas, donde una se le realizo al

personal administrativo, es decir, las personas que llevan el sistema actual en la

Universidad Nueva Esparta y la otra se efectuó al personal técnico.

Ámbito Tecnológico

Según los resultados obtenidos en la entrevista realizada (ver anexo A), se

determinó que se requiere un sistema Web, que funcione en todos los sistemas

operativos y navegadores, también se requiere que el sistema sea responsivo, es

decir, que se maneje en tabletas y celulares, el tiempo estimado de desarrollo e

implementación es de 8 meses.

El sistema debe de tener un control de acceso donde las únicas personas

autorizadas con su respetivo usuario y clave serán el secretario de la Universidad

43

Nueva Esparta y el personal administrativo, este sistema será totalmente interno

de la institución.

Deberá ser fácil de manejar y amigable para todos los usuarios, y su interfaz

gráfica se debe regir a los estilos que tiene la Universidad para Sistemas Web. La

visualización de los archivos deberá mostrarse de diferentes maneras, para que el

usuario pueda escoger las más adecuada según lo que requiera.

Ámbito Administrativo

En el sistema se gestionara y controlara todos los expedientes de la

Universidad Nueva Esparta, dentro de ellos tenemos los de estudiantes,

profesores, personal administrativo y obrero, bien sean, activos o inactivo.

Dentro de los expedientes, se debe encontrar la información básica de la

persona como su currículo, partida de nacimiento, cedula, ingreso y egreso, entre

otras cosas. Los expedientes digitalizados se requieren en un archivo PDF y que

en la búsqueda de los mismos el usuario escoja si requiere que se muestre una

lista o que se amplié el documento.

La frecuencia de creación de los expedientes es de 4 meses, ya que esa es

la duración de los periodos en la Universidad Nueva Esparta. Y los documentos ya

creados tienen una frecuencia de cambio de acuerdo a lo que se necesite

modificar.

Las utilidades que debe poseer para la gestión y control de los expedientes

son crear, actualizar, eliminar y reportar.

Metodologías de Análisis y Diseño de Sistemas

Rational Unified Process (RUP)

La metodología de análisis y diseño aplicada en este trabajo de

investigación, es llamada proceso unificada racional (RUP), la cual nos permitió

tener claro y accesible el proceso de desarrollo que se sigue, aparte de ser

44

configurado a las necesidades de la Institución y del sistema automatizado.

Tomamos esta metodología, ya que define claramente quien, cómo, cuándo y

qué debe hacerse en el proyecto.

Posee tres especialidades esenciales aplicables en este trabajo de

investigación, las cuales son:

- Casos de Uso: que básicamente, orientan el proyecto a la importancia para el

usuario y lo que este quiere.

- La arquitectura: que Relaciona la toma de decisiones que indican cómo tiene que

ser construido el sistema y en qué orden, y es

- Fragmentación: donde divide el proyecto en miniproyectos donde los casos de

uso y la arquitectura cumplen sus objetivos de manera más depurada.

Definición de Artefactos

Esta metodología contempla diferentes artefactos. Los cuales son:

Plan de desarrollo de software: Su objetivo es recopilar toda la información

necesaria para controlar el proyecto. Describe el enfoque del desarrollo del

software, y es el plan de nivel superior generado y utilizado por los gestores para

dirigir el esfuerzo de desarrollo.

Documento Visión: Es uno de los principales artefactos, en el cual se establecen

los requerimientos iniciales y se realiza una visión de cómo será el sistema

automatizado según los requerimientos iniciales desde el punto de vista del

analista. Básicamente es una declaración clara del problema, la solución

propuesta, y las características de alto nivel de un producto que ayudan a

establecer las expectativas y reducir los riesgos de efecto del mismo.

Los StakeHolders proveen aportaciones, revisiones y aprobaciones durante el

proceso.

Casos de uso: Es básicamente una secuencia de interacciones que se

desarrollarán entre un sistema y sus actores en respuesta a un evento que inicia

45

un actor principal sobre el propio sistema. También se puede decir que es la

descripción de los pasos o las actividades que deberán realizarse para llevar a

cabo algún proceso.

Especificación de casos de uso: En este artefacto se describe todos los casos de

uso utilizados, para explicar el funcionamiento del sistema, donde lo que se busca

es detallar los pasos necesarios para cumplir con dicho caso de uso. Para

especificar cada caso de uso deberíamos de tomar en consideración los

siguientes aspectos: Interacciones, Eventos, Nivel de detalle, Escenarios,

Claridad y Enfoque de Usuario.

Casos de prueba: Son básicamente un conjunto de condiciones o variables bajo

las cuáles un analista determinará si una aplicación o sistema cumple con los

requisitos o es completamente satisfactorio.

46

CAPÍTULO IV

SISTEMA ACTUAL

Descripción del Sistema Actual Manual

Actualmente en la Universidad Nueva Esparta, se tiene un sistema de gestión

y control de expedientes de manera manual, es decir todos los documentos son

guardados físicamente, aumentando así, el riesgo de pérdida o deterioro de los

mismos y el tiempo de espera con respecto a la búsqueda de los mismos.

Grafico 1. Caso de Uso Sistema Actual Detallado Fuente: Teixeira y Pino (2015)

En el anterior diagrama de caso de uso, se observa el funcionamiento del

sistema actual en la Universidad Nueva Esparta, con respecto a los expedientes,

Modificar Expediente

47

donde existen tres diferentes actores que son: el Vicerrectorado Académico,

Administración y Recursos Humanos, los cuales son departamentos dentro de la

Universidad Nueva Esparta, que se encargan de controlar, gestionar y examinar

los expedientes, bien sean, profesores, estudiantes o personal administrativo y

obrero.

Dentro de esta gestión y control de los expedientes los diferentes

departamentos, pueden realizar diferentes actividades, las cuales son: crear los

expedientes con los diferentes documentos e información requerida dependiendo

del departamento, verificar y archivar expedientes, también se puede realizar

consultas y modificaciones a los expedientes, una vez cumplido su objetivo se

envían los expedientes al archivo muerto.

Expedientes de estudiantiles en la secretaria:

La creación de un expediente estudiantil, empieza en la solicitud y

recolección de los documentos, exigidos por la Universidad para la inscripción, los

cuales son título de bachiller, notas certificadas, cédula de identidad, datos

personales, entre otros.

La carpeta va debidamente identificada por fuera con el nombre del

estudiante, la carrera, y la cédula de identidad. Una vez completado el proceso de

creación se procede a archivar según la terminación del número de cedula en los

vagones ubicados en la Secretaria, ya que este es el ente encargado en la

institución para el resguardo y utilización de esos documentos.

Expedientes de profesores en el Vicerrectorado Académico:

La creación de un expediente de los profesores, tiene como principio la

solicitud y recolección de los documentos o recaudos del profesor exigidos por la

Institución para su ingreso, los cuales son título universitario, cedula, constancia

de trabajo, síntesis curricular, certificados, datos personales, entre otros.

Hecho esto, se procede a enviar el expediente del Vicerrectorado académico

a los diferentes decanatos para la evaluación de credenciales y determinar el

escalafón, finalizado esto se regresa el expediente al Vicerrectorado académico

48

que es el ente encargado de su gestión documental de los profesores para

proceder a identificar la carpeta y guardar en el archivero ubicado en el

Vicerrectorado Académico.

Expedientes de Personal Administrativo y Obrero en Recursos Humanos:

La creación de expedientes del personal administrativo y obrero, tiene como

principio, la solicitud y recolección de los requisitos o documentos los cuales son

título universitario o bachiller, cedula, constancia de trabajo, síntesis curricular,

certificados, datos personales, entre otros.

Hecho esto se procede a archivar los expedientes en unos estantes o

archiveros ubicados en el departamento de recursos humanos, ya que es el ente

encargado de gestionar los expedientes de los trabajadores de la Universidad

Nueva Esparta.

Si se requiere la recuperación de algún expediente dentro de la Universidad

Nueva Esparta, se debe acudir al ente encargado según el tipo de expediente.

Análisis de Resultados de Entrevista Administrativa

En las entrevistas realizadas al personal administrativo de la Universidad

Nueva Esparta, se detectó la manera de gestionar los expedientes en los

diferentes departamentos, bien sean, creando, modificando, solicitando y

gestionando los mismos.

Los expedientes son recuperados y guardados por orden de cedula de

manera física en vagones, estantes o cajas según el departamento que le

corresponda. Se informó sobre la tipología documental que contiene cada tipo de

expediente, bien sean, curriculum, títulos, notas certificadas, partidas de

nacimiento, certificados, copia de cedula, entre otros.

El personal administrativo de los departamentos de Secretaria,

Vicerrectorado Académico y Recursos Humanos, son los encargados en la

Institución de gestionar este tipo de documentos. Y por último, la frecuencia de

creación de los expedientes, es de cada cuatro (4) meses, ya que la Universidad

Nueva Esparta es Cuatrimestral.

49

La entrevista administrativa, tuvo un gran aporte en este trabajo de grado,

ya que logro definir el sistema actual manual existente en la Institución, donde se

hizo énfasis en el proceso de gestión de los expedientes en cada departamento de

la Universidad Nueva Esparta.

Análisis de Resultados de Entrevista Técnica

La entrevista técnica, tuvo un gran aporte en este trabajo de grado, ya que

logro definir el sistema automatizado de digitalización que requiere la Institución,

donde se hizo énfasis en el proceso de gestión de los expedientes en cada

departamento de la Universidad Nueva Esparta.

En el sistema automatizado, solo podrá acceder a los expedientes el

personal administrativo encargado de cada departamento, ya que ellos son un tipo

de usuario dentro del sistema y por último el administrador, que en este caso seria

el secretario de la Universidad Nueva Esparta.

El administrador de sistemas tiene la potestad de gestionar todo lo referente

al sistema automatizado, mientras que el personal administrativo es un usuario

final encargado de gestionar los expedientes dentro de su departamento, ya que

no tendrá acceso a los expedientes fuera de su ente.

El sistema funcionara en los sistemas operativos Windows, Linux y Mac

OS, y en todos los navegadores existentes, aparte de ser responsivo, es decir,

adaptativo a todo tamaño, bien sean, teléfonos, tabletas, laptops, entre otros. Esto

ayudara a la portabilidad del sistema automatizado de Digitalización.

Se requiere que solo el personal autorizado pueda acceder al sistema, las

funcionalidades posibles en este sistema son crear, modificar, eliminar, reportar

los expedientes, bien sea en lista o ficha. El sistema debe ser amigable para el

usuario y con el estilo de la Universidad Nueva Esparta

50

CAPÍTULO V

SISTEMA PROPUESTO

Descripción del Sistema Propuesto

Este trabajo consiste en el desarrollo de un sistema automatizado orientado a

web para la digitalización, control y gestión de expedientes de la Universidad

Nueva Esparta, el mismo permite establecer un manejo y respaldo efectivo con

respecto a los expedientes de profesores, estudiantes, personal administrativo y

obrero. Para realizar esto, se propone el desarrollo de un sistema, donde se

generen las interfaces graficas necesarias para el manejo del sistema. Este

sistema puede ser accedido desde cualquier sitio con acceso a internet, facilitando

así el uso y portabilidad para el personal administrativo, encargado dentro de los

diferentes departamentos, ya que este sistema es interno de la institución.

Para ejecutar los procesos de gestión y control de expedientes, el sistema

posee una interfaz amigable, en la cual se encuentran todas las opciones

relevantes como lo son: crear, modificar, eliminar, reportar y descargar los

archivos relevantes dentro de cada expediente. Adicionalmente, el administrador

podrá realizar las siguientes acciones: creación, activación y desactivacion de

usuarios, configuración de las permisologías de cada usuario, entre otras cosas.

Para llevar a cabo todo lo antes descrito, se desarrollara en un servidor web,

con sus respectivos requerimientos tecnológicos para la instalación del sistema

automatizado, los cuales son: un servidor web, el lenguaje de programación PHP,

HTLM5, CSS, JAVASCRIP y el manejador de base de datos MYSQL. Todo el

software antes descrito fue desarrollado bajo la filosofía de software libre.

51

Objetivos del Sistema Propuesto

- Desarrollar un sistema de información orientado a web.

- Respaldar los documentos y archivos contenidos en los expedientes que se

encuentran reposados en la Universidad Nueva Esparta.

- Facilitar los procesos de digitalización, control y gestión de los expedientes

de profesores, estudiantes, personal administrativo y obrero.

- Controlar el acceso de usuarios al sistema automatizado orientado a web.

- Ofrecer portabilidad, es decir, acceso desde cualquier lugar con un

dispositivo inteligente al sistema automatizado.

- Aumentar el nivel de seguridad, con el cual se accede a los expedientes de

la Universidad Nueva Esparta.

Aplicación de la Metodologías de Análisis y Diseño de Sistemas

Rational Unified Process (RUP)

Inicio

En la metodología RUP, se encuentra la primera fase llamada Inicio la

cual se muestra una visión general del sistema, donde se hace la definición

de su alcance y los objetivos, adicionalmente se plasman las oportunidades

de negocio y por último, se presentan los stakeholder y usuarios que están

involucrados en el proyecto, esto permite el desarrollo de los casos de uso. A

continuación se presenta documento visión del proyecto:

52

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Documento Visión

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Historial de Revisiones Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernándes

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Tabla de contenido

Introducción............................................................ ............................................. 55

Propósito............................................................................................................ 55

Alcance.............................................................................................................. 56

Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones.......................................................... 56

Referencias........................................................................................................ 56

Posicionamiento.................................................................................................. 57

Oportunidad de Negocio.................................................................................... 57

Sentencia que define el problema..................................................................... 57

Sentencia que define la posición del proyecto.................................................. 58

Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios....... 59

Resumen de Stakeholders................................................................................ 59

Resumen de Usuarios....................................................................................... 60

Entorno de usuario............................................................................................ 61

Perfil de los Stakeholders.................................................................................. 61

Representante del área técnica y sistemas de información.......................... 61

Perfiles de Usuario............................................................................................ 62

Administrador................................................................................................. 62

Vicerrectorado Académico............................................................................. 62

Secretiria....................................................................................................... 63

Administración............................................................................................... 63

Descripción Global del Producto....................................................................... 64

Perspectiva del producto.................................................................................. 64

Resumen de características............................................................................. 64

Descripción Global del Producto....................................................................... 65

Precedencia y Prioridad.................................................................................... 65

Requisitos de Documentación......................................................................... 65

Manual de Usuario............................................................................................ 66

Guías de Instalación y Configuración. .............................................................. 66 Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Visión

Introducción

El documento visión contribuirá con la información necesaria para el

desarrollo del proyecto titulado: Sistema automatizado para la digitalización,

control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y

estudiantil de la Universidad Nueva Esparta. Así mismo incluirá al

detalladamente todas las especificaciones y fases de Inicio del sistema.

Adicionalmente se esbozarán las fases posteriores de construcción y

transición para generar un enfoque completo de todo el proceso de

desarrollo del sistema automatizado.

Propósito

Este documento tiene como propósito recopilar, analizar y especificar las

necesidades principales y las características del sistema automatizado para

la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal

administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta. La

institución, tiene una necesidad a nivel administrativo en la cual se requiere

hacerle gestión digital a los expedientes de todas las personas involucradas

en ella, entre los cuales encontramos a los docentes, estudiantes y personal

obrero y administrativo.

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

56

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Alcance

Desarrollar un sistema automatizado orientado a web, que permita

digitalizar, controlar y gestionar los expedientes de la Universidad Nueva

Esparta, permitiendo el ingreso desde cualquier dispositivo móvil solo a

personal autorizado.

Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones

RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Metodología utilizada para

representar el desarrollo del software.

HTML5: (HyperText Markup Language, versión 5) Lenguaje de marcado de

hipertexto, hace referencia al lenguaje de marcado predominante para la

elaboración de páginas web.

CSS: Es un lenguaje usado para crear la presentación de una página Web.

PHP: (Hypertext Preprocessor) Es un lenguaje de programación usado para

la creación de contenido dinámico para sitios Web.

JavaScript: Es un lenguaje de programación interpretado, se define como

orientado a objetos, se utiliza en el Front-End de las aplicaciones web.

MYSQL: Manejador de Base de Datos.

Stakeholders: Usuarios y participantes que intervienen en el proyecto.

UNE: Siglas de la Universidad Nueva Esparta.

Referencias - Glosario. - Plan de desarrollo de software. - RUP (Rational Unified Process). - Diagrama de casos de uso.

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Posicionamiento

Oportunidad de Negocio

Este sistema permitirá al personal de la Universidad Nueva Esparta una

mejor gestión de los expedientes, disminuyendo el tiempo de búsqueda,

salvaguardando los documentos, facilitando el acceso y manejo de los

expedientes, el cual podrá ser utilizado por los distintos entes como lo son, el

vicerrectorado académico, secretaria y administración.

Sentencia que define el problema

El problema de

Dificultad en el proceso de los expedientes puesto

que se pierde tiempo en espera, por ser un proceso

manual.

Peligran los documentos, por no estar resguardados

en caso de desastres ambientales o accidentes.

Afecta a Entes como: Vicerrectorado Académico, Secretaria,

Recursos Humanos.

El impacto asociado

es

Almacenar toda la información disponible de los

expedientes en el sistema automatizado orientado a

web, por medio de la digitalización.

Una adecuada

solución seria

Desarrollar un sistema automatizado orientado a

Web, que permita digitalizar todos los expedientes

para una mejora en los procesos, optimizar los

procesos y resguardar los archivos.

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

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Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Sentencia que define la posición del proyecto

Para

Departamentos como: Vicerrectorado Académico, Secretaria y

Recursos Humanos.

Quiénes

Los administradores que controlan las herramientas del sistema

automatizado web. El personal administrativo que obtiene acceso

a las aplicaciones que permiten la gestión y control de los

expedientes.

El nombre

del

producto

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de

los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil

de la Universidad Nueva Esparta.

Sistema desarrollado siguiendo los lineamientos del software libre.

Es una herramienta desarrollada en PHP, HTML5, JAVASCRIPT,

CSS y MYSQL.

Que

Integra toda la información que contienen estos expedientes, para

generar un punto de acceso centralizado a la plataforma, que

permita el control, seguimiento y administración de los usuarios en

el sistema.

No como

El sistema manual utilizado actualmente en los diferentes entes de

la organización, donde los procesos no son los óptimos que se

requieren.

Nuestro

producto

Permite recuperar la información que está dentro de cada

expediente mediante una interfaz gráfica amigable para el

usuario y un modelo de base de datos robusto. Además ofrece un

acceso eficaz y la información actualizada de los expedientes

desde cualquier lugar que tenga acceso a internet.

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

59

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios

Los stakeholders involucrados en este sistema automatizado son los

organismos, estudiantes y profesores.

Resumen de Stakeholders

Nombre Descripción Responsabilidades

Annicec Valentina

Pino Flores

Desarrollador

del sistema

Crear prototipos, llevar control y

seguimiento del proyecto, colaborar en

la elaboración de las pruebas

funcionales, modelo de datos y en las

validaciones con el usuario. Elaborar la

documentación.

Viviana Irene

Teixeira

Fernàndes

Desarrollador

del sistema

Crear prototipos, llevar control y

seguimiento del proyecto, colaborar en

la elaboración de las pruebas

funcionales, modelo de datos y en las

validaciones con el usuario. Elaborar la

documentación.

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

60

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Resumen de Usuarios

Nombre Descripción Stakeholder

Administrador Es aquel usuario responsable del

funcionamiento y correcto uso de las

herramientas en la plataforma.

Administrador

Vicerrectorado

Académico

Responsable de incluir, modificar,

eliminar, buscar información referente a

los diferentes expedientes de

profesores que se encuentren en el

sistema.

Vicerrectorado

Académico

Secretaria Responsable de incluir, modificar,

eliminar, buscar información referente a

los diferentes expedientes de

estudiantes que se encuentren en el

sistema.

Secretaria

Recursos

Humanos

Responsable de incluir, modificar,

eliminar, buscar información referente a

los diferentes expedientes de personal

administrativo y obrero que se

encuentren en el sistema.

Recursos

Humanos

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61

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Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Entorno de usuario

Los usuarios tendrán la disposición de acceder desde cualquier

plataforma, sea libre o no, a través de un navegador web, bien sea Google

Chrome, Internet Explorer o Firefox Mozilla.

Perfil de los Stakeholders

Representante del área técnica y sistemas de información

Representante Annicec Pino

Descripción Tesista

Tipo Computista

Responsabilidades Recopilación de información, Análisis y diseño de

interfaces graficas y bases de datos, desarrollo de

sistema, pruebas, seguimiento, incluyendo la

definición de manuales.

Grado de

participación

Exploración de requerimientos y funcionalidades del

Sistema Web

Comentarios N/A

Representante Viviana Teixeira

Descripción Tesista

Tipo Computista

Responsabilidades Recopilación de información, Análisis y diseño de

interfaces gráficas y bases de datos, desarrollo de

sistema, pruebas, seguimiento, incluyendo la

definición de manuales.

Grado de

participación

Exploración de requerimientos y funcionalidades del

Sistema Web

Comentarios N/A

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62

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Perfiles de Usuario

Administrador

Representante Administradores

Descripción Personal Técnico de la Universidad Nueva Esparta

Tipo Usuario final

Responsabilidades Responsable del funcionamiento y correcto uso de las

herramientas, aplicaciones en la plataforma Web

Grado de

participación

Activo

Comentarios Ninguno

Vicerrectorado Académico

Representante Personal del Vicerrectorado Académico

Descripción Personal autorizado dentro del departamento

Tipo Usuario final

Responsabilidades Responsable de incluir, gestionar, controlar y buscar

información referente a los diferentes expedientes de

profesores que se encuentren en el sistema.

Grado de

participación

Casual

Comentarios Ninguno

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

63

Secretaria

Representante Personal de la Secretaria

Descripción Personal autorizado dentro del departamento

Tipo Usuario final

Responsabilidades Responsable de incluir, gestionar, controlar y buscar

información referente a los diferentes expedientes de

profesores que se encuentren en el sistema.

Grado de

participación

Casual

Comentarios Ninguno

Recursos Humanos

Representante Personal de Recursos Humanos

Descripción Personal autorizado dentro del departamento

Tipo Usuario final

Responsabilidades Responsable de incluir, gestionar, controlar y buscar

información referente a los diferentes expedientes de

profesores que se encuentren en el sistema.

Grado de

participación

Casual

Comentarios Ninguno

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2010

Documento Visión

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64

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Descripción Global del Producto

Perspectiva del producto

La elaboración de este sistema automatizado permitirá al usuario acceder vía

Web, para la digitalización de los expedientes existentes, bien sean, de

profesores, estudiantes o personal administrativo y obrero, dentro de la

Universidad Nueva Esparta. Este producto optimizara los procesos de

gestión documental dentro de los diferentes departamentos de la institución,

involucrados en este proyecto, contara con un control de acceso y

administración de todos sus elementos.

Resumen de características

A continuación se presentara un cuadro con las particularidades que posee

el producto:

Beneficio del cliente Características que lo apoyan

Aceleración en la gestión

documental

Integración de todas las herramientas y

aplicativos que lo componen bajo un sistema

Web, estructurado de manera Ergonómica,

amigable para el usuario.

Control de los procesos de

registro usuarios

Sistema orientado a Web, totalmente amigable

para administradores y usuarios

Simplificación de Procesos Software de Aplicación y Base de datos

centralizada con la información de los

expedientes y usuarios registrados

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

65

Ahorro tiempo a nivel

laboral

El sistema tiene una cantidad de reportes

disponibles para los usuarios, así mismo la

centralización de todas las herramientas que

facilitan su gestión.

Máximo aprovechamiento

de los recursos disponibles

en la Universidad Nueva

Esparta

El desarrollo del sistema automatizado, permitirá,

mantener actualizada de manera continua los

diversos expedientes de la institución.

Descripción Global del Producto

El sistema automatizado permite el control y gestión de los expedientes, fue

configurado bajo software libre y orientado a Web. Se pretende con esto

agilizar los procesos de gestión documental dentro de los departamentos

Vicerrectorado Académico, Secretaria y Recursos Humanos en la

Universidad Nueva Esparta.

Precedencia y Prioridad

Desarrollando el sistema automatizado se genera un control, resguardo y

gestión de los expedientes, con esto se logra agilizar los procesos de manera

eficiente; creando así la solución al problema administrativo que afronta la

universidad Nueva Esparta.

Requisitos de Documentación

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

66

Manual de Usuario

Este le facilitará al usuario el uso del sistema de manera gráfica y explicativa,

su objetivo es dar a conocer los procesos involucrados en el sistema,

mostrando todas las funciones disponibles por aplicativo.

Guías de Instalación y Configuración.

La guía de instalación ofrecerá toda la información necesaria para ejecutar

la respectiva instalación del sistema. Se seguirán los pasos establecidos

para formalizar con éxito la instalación, que posteriormente ejecutara de

manera adecuada el sistema.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Visión Fecha: 20/05/2015

Documento Visión

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

67

Elaboración

Dentro de la metodología RUP que se maneja en esta investigación,

se hace uso del segundo artefacto que es la elaboración de un documento

llamado Plan de desarrollo del software, donde se expone el propósito del

proyecto, la distribución y diagramas de tiempo establecidos para la

ejecución algorítmica del sistema.

Con lo anterior mencionado, se consigue que el usuario tenga una

comprensión más amplia del sistema. Del mismo modo, se establecen los

casos de uso, y su respectiva especificación, se visualizan las interfaces

graficas del sistema, además los modelos de la base de datos, los

diccionarios de datos y la estructura del sistema.

68

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Plan de Desarrollo de Proyecto

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

69

Tabla de contenido

Introducción ....................................................................................................... 70

Propósito .......................................................................................................... 70

Alcance ............................................................................................................ 71

Resumen .......................................................................................................... 71

Vista General del Proyecto ............................................................................... 72

Suposiciones y Restricciones ........................................................................... 72

Entregables del proyecto .................................................................................. 73

Plan de Desarrollo del Software ....................................................................... 73

Visión ................................................................................................................ 73

Modelo de Casos de Uso ................................................................................. 74

Prototipos de Interfaces de Usuario.................................................................. 74

Modelo de Análisis y Diseño ............................................................................ 74

Modelo de Datos .............................................................................................. 75

Casos de Prueba .............................................................................................. 75

Producto ........................................................................................................... 76

Organización del Proyecto ................................................................................ 76

Participantes en el Proyecto ............................................................................. 76

Interfaces Externas ........................................................................................... 76

Roles y Responsabilidades .............................................................................. 76

Gestión del Proceso .......................................................................................... 77

Estimaciones del Proyecto ............................................................................... 77

Plan del Proyecto ............................................................................................. 77

Plan de las Fases ............................................................................................. 78

Calendario del Proyecto (Ver Diagrama de Gantt) ........................................... 78

Seguimiento y Control del Proyecto ................................................................ 83

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

70

Plan de Desarrollo del Software Introducción

Este Plan de Desarrollo del Software es básicamente una visión global del

enfoque de sistema automatizado propuesto para la Universidad Nueva

Esparta. El proyecto está basado en la metodología RUP, dentro de ella se

cumplirá la totalidad de sus fases, iterando todas las veces necesarias hasta

culminar el sistema final, desarrollándolo según los requerimientos que exija

el proyecto como tal.

El enfoque de desarrollo propuesto constituye una configuración del proceso

RUP de acuerdo a las particulares del proyecto, eligiendo los roles de los

participantes, las actividades a realizar y los artefactos (entregables) que

serán generados. Este documento es a su vez uno de los artefactos de RUP.

Propósito

El propósito del Plan de Desarrollo de Software es proporcionar la

información necesaria para controlar el proyecto. En él se describe el

enfoque de desarrollo del software.

Los usuarios del Plan de Desarrollo del Software son:

Las tesistas que básicamente evaluarán los indicadores para el

desarrollo del sistema, y también lo usan para entender qué deben

hacer, dónde lo deben realizar, y cuándo.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

71

Alcance

El Plan de Desarrollo de Software tiene como alcance proveer toda la

información necesaria para controlar el proyecto en la Universidad Nueva

Esparta, haciendo una automatización de los procesos administrativos que

se realizan en los diferentes departamentos. Con el desarrollo del sistema se

controlaran y gestionaran todos los expedientes existentes en la universidad,

creando así un manejo superior de los documentos en los diferentes

departamentos y un control de acceso para todos los usuarios.

En el ámbito de seguridad se facilita al usuario administrador la gestión de

perfiles y permisologias de usuario para el sistema, así como la posibilidad

de solicitar reportes al sistema, con una interfaz ergonómica y amigable que

facilita la interacción con el sistema.

Los usuarios del Plan de Desarrollo del Software son los tesistas que

organizan la agenda, establecen las necesidades y realizan el seguimiento

del desarrollo.

Resumen

Este sistema permitirá al personal autorizado en los diferentes

departamentos de la Universidad Nueva Esparta, controlar y gestionar los

documentos existentes en los expedientes, bien sean, de profesores,

estudiantes o personal administrativo y obrero, a través de un sistema

automatizado web con una interfaz gráfica amigable, que permita el acceso

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

72

De manera rápida y sencilla para los diferentes usuarios. Esto corresponderá

un lineamiento, el cual se expone a continuación:

A. Centralizar el proceso gestión y control de los expedientes dentro de la

universidad Nueva Esparta.

B. Centralizar el proceso de control y acceso al sistema web.

C. Centralizar el proceso de administración y seguridad de las herramientas

del sistema automatizado web.

Vista General del Proyecto

En vista general se puede mencionar la elaboración de un Sistema

automatizado, donde se accederá vía Web, para la agilización de los

procesos con respecto a los expedientes de la Universidad Nueva Esparta,

lo que logra de manera eficaz diferentes tareas administrativas que se

realizan en los departamentos involucrados. Permite el acceso a todo el

personal encargado de la Secretaria, Vicerrectorado Académico y Recursos

Humanos.

Suposiciones y Restricciones

Las suposiciones y restricciones respecto al sistema, que derivan

directamente de las entrevistas con el personal administrativo y técnico en el

área, son:

1. Debe contemplarse las implicaciones de los siguientes puntos críticos:

- Plataforma tecnológica en condiciones para soportar la herramienta.

- Todo el software requerido para la implementación del sistema.

- Sistemas seguros: protección de información y datos.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

73

2. La automatización de la gestión y control de los expedientes de la

Universidad Nueva Esparta, debe ajustarse a los lineamientos

establecidos por la administración sobre la gestión documental.

Entregables del proyecto

En este trabajo de investigación se tomara en cuenta, que según a la

ideología de RUP, todos los entregables son objeto de transformaciones a lo

largo del proceso de desarrollo, con lo cual, sólo al término del proceso se

tendrá una versión definitiva y completa de cada uno de ellos. Se indicaran y

describirán a continuación cada documento considerado como entregable en

este trabajo de investigación.

Plan de Desarrollo del Software

Es el que provee una visión general del enfoque de desarrollo propuesto, es

decir, el presente documento.

Visión

Con este archivo se establece la información necesaria que proveerá una

visión general del enfoque de desarrollo propuesto desde el punto de vista

del cliente. De igual manera, se incluirá todas las características para la fase

de Inicio y posteriormente se desglosarán las fases de construcción y

transición para dar una orientación del proceso que se pondrá en marcha. Se

establecerá toda la información relevante para ser incluida en la propuesta

diseñada como respuesta al sistema de información para la digitalización,

control y gestión de expedientes en la Universidad Nueva Esparta.

stema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

74

Modelo de Casos de Uso

Es un modelo de las funciones que contempla la elaboración del sistema

Web, desde la perspectiva de los actores que interactúan en el sistema

(Usuarios administrativos y usuarios finales). Este modelo logra situar al

sistema en el ámbito organizacional, enfocándose en los procedimientos que

se realizan para dar respuestas a los requerimientos dados por los usuarios.

La representación es hecha a través de Diagramas de Casos de Uso.

Prototipos de Interfaces de Usuario

Se trata de ejemplares que logran que el cliente tenga una idea de las

interfaces que tendrá el sistema y así, conseguir una retroalimentación

constante hasta llegar a los requisitos finales del mismo. Los ejemplares se

realizarán en: dibujos a mano en papel, dibujos con alguna herramienta

gráfica, siguiendo ese orden de acuerdo al avance del proyecto. Sólo los de

este último tipo serán entregados al final de la fase de Elaboración, los otros

serán desechados.

Modelo de Análisis y Diseño

Este modelo define la ejecución de los casos de uso, previa consulta de los

procesos manejados, pasando desde una representación en términos de

análisis (sin incluir aspectos de implementación) hacia una de diseño

(incluyendo una orientación hacia el entorno de implementación), de acuerdo

al avance del proyecto.

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Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

75

Modelo de Datos

Previendo que la persistencia de la información del sistema será soportada

por un manejador de bases de datos relacional, en este caso MYSQL. Este

modelo describe la representación lógica de los datos persistentes, de

acuerdo con el enfoque para modelado relacional de datos. Para expresar

este modelo se elaboró un diagrama E-R del cual resultó el modelo físico de

la Base de Datos.

Casos de Prueba

Estos casos de prueba se utilizan para corregir errores dentro del sistema

para actualizar y mejorar los procesos. Estas pruebas son especificadas

mediante un documento que establecerá las condiciones de ejecución del

sistema, las entradas de prueba, y los resultados esperados. Estos casos de

prueba son aplicados como procesos de regresión en cada iteración. Cada

caso de prueba llevará asociado un procedimiento de prueba con las

instrucciones para realizar las mismas y dependiendo del tipo de prueba

dicho procedimiento podrá ser automatizable mediante un script de prueba.

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Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

76

Producto

Los documentos ejecutables tienen que ser almacenados en un CD con la

documentación apropiada para facilitar su instalación. El producto, a partir de

la primera iteración de la fase de construcción será desarrollado incremental

e iterativamente, obteniéndose una nueva versión al final de cada iteración.

Organización del Proyecto

Participantes en el Proyecto

Jefe de Proyecto. Lic. Wilpia Flores.

Analista – Programador.

Annicec Pino Viviana Teixeira

Interfaces Externas

Se automatizarán los procesos internos de los diferentes departamentos, que

permitan la gestión y control de los expedientes mediante interfaces

amigables y de fácil manejo para los usuarios finales.

Roles y Responsabilidades

A continuación se describen las principales responsabilidades de cada uno

de los puestos en el equipo de desarrollo durante las fases de Inicio y

Elaboración, de acuerdo con los roles que desempeñan en RUP.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

77

Puesto Responsabilidad

Jefe de Proyecto

Coordina y supervisa las reuniones con los tesistas para

llevar un control de las actividades, mantiene al equipo del

proyecto enfocado en los objetivos. Indica cómo se deben

realizar los documentos para asegurar la integridad y

calidad del proyecto. Supervisa la planificación, control y

ejecución del proyecto.

Analista de

Sistemas

Interactúa con los usuarios y clientes mediante entrevistas

para establecer los requisitos necesarios. Elabora el

diseño del sistema. Ejecuta pruebas funcionales y el

modelo de datos. Elabora todos los artefactos RUP.

Programador

Construye las ejemplares de interfaces gráficas. Desarrolla

el aplicativo, modelo de datos, Colabora en la elaboración

de las pruebas funcionales y realiza las validaciones con

los analistas.

Gestión del Proceso

Plan del Proyecto

En esta sección se presenta la organización en fases e iteraciones y el

calendario del proyecto.

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Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

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78

Plan de las Fases

La siguiente tabla muestra una distribución de tiempos y el número de

iteraciones de cada fase (para las fases de Construcción y Transición es sólo

una aproximación muy preliminar)

Fase Iteraciones Duración

Fase de Inicio 2 8 semanas

Fase de Elaboración 2 14 semanas

Fase de Construcción 2 14 semanas

Fase de Transición 2 4 semanas

Los hitos que marcan el final de cada fase se describen en la siguiente

tabla:

Fase Hito

Fase de Inicio En esta fase se realizó el alcance del proyecto, los casos de

uso más generales, y el documento Visión, tomando en

cuenta las necesidades del usuario determinadas por

entrevistas. Todos estos aspectos componen el

levantamiento de información.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

79

Fase de

Elaboración

En esta fase se analizaron los requisitos y se desarrolló una

presentación preliminar de la base de datos. Al final de esta

fase, todos los casos de uso correspondientes a los requisitos

deben estar analizados y diseñados. La revisión y aceptación

del prototipo de la arquitectura del sistema marca el final de esta

fase. La primera iteración tendrá como objetivo la identificación y

especificación de los principales casos de uso, así como su

realización preliminar en el Modelo de Análisis / Diseño, también

permitió hacer una revisión general del estado de los artefactos

hasta este punto y ajustar si es necesario la planificación para

asegurar el cumplimiento de los objetivos. Ambas iteraciones

tuvieron una duración definida por el coordinador y los analistas

de desarrollo. Todos los puntos componen la fase de análisis y

diseño de los requerimientos por medio de la información antes

recolectada.

Fase de

Construcción

En esta fase se terminaron de analizar y diseñar todos los casos

de uso, refinando el Modelo de Análisis / Diseño. El producto se

construyó en base de varias iteraciones, cada una produciendo

una versión a la cual se le aplicaron las pruebas y se validaron

con los analista / usuario. Se comenzó la elaboración de los

manuales de usuario. El hito que marca el fin de esta fase es la

versión 1.0, con la capacidad operacional parcial del producto

que se haya considerado como crítica, lista para ser entregada a

los usuarios para pruebas.

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Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

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80

Fase de

Transición

En esta fase se preparó la última versión para distribución,

asegurando una documentación para una futura

implantación y cambio del sistema previo de manera

adecuada, incluyendo la capacitación de los usuarios. El fin

de esta fase incluye la entrega de toda la documentación del

sistema automatizado con los manuales de instalación y

todo el material de apoyo al usuario.

Calendario del Proyecto (Ver Diagrama de Gantt)

A continuación se presenta un diagrama de las principales tareas del

proyecto incluyendo sólo las fases de Inicio y Elaboración. Como se ha

comentado, el proceso de RUP está caracterizado por la realización en

paralelo de todas las tareas de desarrollo a lo largo del proyecto, con lo cual

la mayoría de los artefactos son generados muy tempranamente en el trabajo

de investigación pero van desarrollándose en mayor o menor grado de

acuerdo a la fase e iteración del proyecto. La siguiente figura ilustra este

enfoque, en ella lo ensombrecido marca el énfasis de cada disciplina en un

momento determinado del desarrollo.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

81

Para este trabajo de investigacion se ha establecido el siguiente calendario.

La fecha de aprobación indica cuándo el artefacto en cuestión tiene un

estado de completitud suficiente para someterse a revisión y aprobación,

pero esto no quita la posibilidad de su posterior refinamiento y cambios.

Disciplinas / Artefactos generados o modificados durante la Fase de Inicio

Comienzo Aprobación

Modelado del Negocio

Modelo de Casos de Uso del Negocio y Modelo de Objetos del Negocio

Semana 1 Semana 2

Requisitos

Glosario Semana 1 Semana 2

Visión Semana 2 Semana 2

Modelo de Casos de Uso Semana 4 siguiente fase

Especificación de Casos de Uso Semana 5 siguiente fase

Especificaciones Adicionales Semana 7 siguiente fase

Análisis/Diseño

Modelo de Análisis/Diseño Semana 10 siguiente fase

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Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

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82

Modelo de Datos Semana 12 siguiente fase

Pruebas

Casos de Pruebas Funcionales Semana 14 siguiente fase

Gestión de Cambios y Configuración Durante todo el proyecto

Gestión del proyecto Semana 4 Semana 5

Plan de Desarrollo del Software en su versión 1.0 y planes de las Iteraciones

Semana 4 Semana 5

Ambiente Durante todo el proyecto

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Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

83

Seguimiento y Control del Proyecto

Gestión de Requisitos

Para hacerle la respectiva gestión a los requisitos es indispensable

supervisar las fases del proyecto, para culminar las actividades asignadas,

comprobando que cumplan con las características y estándares indicados,

propuesto por el personal administrativo y técnico de la Universidad Nueva

Esparta. Para concluir con las etapas de desarrollo, hasta llegar a la fase

final donde se dará como resultado un sistema bien planificado y eficaz que

ahorrara tiempo en los diferentes departamentos para la gestión y control de

los expedientes en la Universidad Nueva Esparta.

Gestión de Configuración

La gestión de configuración se realizará con el propósito de controlar los

artefactos generados y sus versiones respectivas.

Grafico 2. Caso de Uso Sistema Automatizado de Digitalización Fuente: Teixeira y Pino (2015)

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Plan de Desarrollo de Proyecto Fecha: 20/05/2015

Documento Plan de Desarrollo de Proyecto

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

Control de

usuarios

84

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de uso:

Acceso al sistema automatizado Web

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

85

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Acceso al sistema automatizado Web

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

86

Tabla de Contenido

Acceder al sistema ............................................................................................ 87

Descripción ....................................................................................................... 87

Flujo de Eventos ................................................................................................ 87

Flujo Básico ...................................................................................................... 87

Flujo Alternativo ................................................................................................ 87

Precondición ...................................................................................................... 87

Debe estar registrado en el sistema ................................................................. 87

Debe conocer su usuario y clave ...................................................................... 88

Pos condiciones ................................................................................................ 88

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/15/2015

Especificación de caso de uso: Acceso al sistema automatizado Web

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

87

Especificación de caso de uso: Acceder al sistema automatizado Web

Descripción

El actor principal, puede acceder al sistema automatizado web, esto

engloba un proceso de autentificación y validación, dando seguridad a la

plataforma del sistema de digitalización.

Flujo de Eventos

Flujo Básico

- Ingresar a la página principal del sistema automatizado Web.

- Autenticarse con usuario y clave.

- Verificación de autentificación.

- Acceso al sistema.

Flujo Alternativo

- Autentificación fallida

- Deberá revisar si su usuario y su clave están correctamente escritos

o si la persona se encuentra registrada en el sistema.

Precondición

Debe estar registrado en el sistema

Al crear un nuevo usuario, se debe informar del nombre y clave al usuario

administrador, para que pueda hacer uso del sistema con la activación.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Acceso al sistema automatizado Web

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

88

Debe conocer su usuario y clave

El usuario debe recordar y conocer la información correspondiente que el

suministro cuando se registró, para acceder en el sistema.

Pos condiciones

Ingresará al sistema web de manera adecuada.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Acceso al sistema automatizado Web

Confidencial 2014 Universidad Nueva Esparta

89

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de uso:

Permisos de acceso

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

90

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Permisos de acceso

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

91

Tabla de contenido

Permisos de acceso............................................................................................ 92

Descripción ....................................................................................................... 92

Flujo de Eventos .......................................................... ...................................... 92

Flujo Básico ...................................................................................................... 92

Flujo Alternativo ................................................................................................ 92

Precondición ...................................................................................................... 93

Debe estar registrado en el sistema ................................................................. 93

Debe conocer los usuarios a los cuales aplicara políticas ................................ 93

Pos condiciones ................................................................................................ 93

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Permisos de acceso

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

92

Especificación de caso de uso: Permisos de acceso

Descripción

El administrador, debe acceder al sistema web, esto engloba un proceso de

autentificación y validación, dando seguridad a la plataforma del sistema de

digitalización.

Flujo de Eventos

Flujo Básico

- Ingresar a la página principal del sistema.

- Autenticarse con usuario y clave.

- Verificación de autentificación.

- Acceso al sistema.

- En el sistema, se dirige a la opción de usuarios.

- En la gestión de usuarios selecciona el tipo de usuario a cambiar.

- Procede a cambiar políticas de seguridad basadas en permisologías

Flujo Alternativo

Autentificación fallida

Deberá revisar si su usuario y clave están correctamente escritos o si el

usuario se encuentra registrado en el sistema.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Permisos de acceso

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

93

Precondición

Debe estar registrado en el sistema

Al crear un nuevo usuario, debe informar del usuario y la clave al

administrador, para que pueda hacer uso del sistema.

Debe conocer los usuarios a los cuales aplicara políticas

El administrador debe conocer los usuarios a los cuales se les aplicarán las

diferentes permisologías existentes.

Pos condiciones

Establecerá las permisologías de manera adecuada.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Permisos de acceso

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

94

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de uso:

Registro

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

95

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Registro

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

96

Tabla de contenido

Registro al sistema ............................................................................................ 97

Descripción ....................................................................................................... 97

Flujo de Eventos ................................................................................................ 97

Flujo Básico ...................................................................................................... 97

Flujo Alternativo ................................................................................................ 98

Precondición ........................................................................................... ........... 98

Pos condiciones ................................................................................................ 98

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Registro

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

97

Especificación de caso de uso: Registro

Descripción

Los actores que conforman el uso del módulo de registro del sistema son los

usuarios finales y el administrador.

Estos usuarios poseen diferentes modalidades de suscripción y registro en el

sistema los cuales se representan a continuación:

Flujo de Eventos

Flujo Básico

Usuario Común

Ingresar a la página del sistema automatizado Web.

Ingresar al Registro de usuarios.

rellenar el formulario con la información correspondiente.

Al enviar el formulario al administrador del sistema para validar el

usuario registrado.

Una vez recibida la validación, proceder a ingresar al sistema.

Usuario Administrador

Ingresar a la página principal del sistema web.

Ingresar su usuario y clave para acceder a las herramientas

administrativas.

Ir a la pestaña permisologias.

Puede darle permisos a los usuarios registrados como

administradores.

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Registro

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

98

Flujos Alternativos

Registro fallido

Deberá revisar si su usuario y su clave están correctamente escritos o si la

persona se encuentra registrada en el sistema.

Precondiciones

El usuario administrador debe estar registrado en el sistema.

El usuario final debe ser personal encargado en los diferentes

departamentos, como secretaria, recursos humanos y Vicerrectorado

Académico de la Universidad Nueva Esparta.

Poscondiciones

El usuario administrativo podrá validar de manera adecuada otros usuarios.

El usuario final podrá acceder al sistema web luego de registrarse y ser

validado.

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Registro

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

99

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de uso:

Crear Expediente

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

100

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Crear Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

101

Tabla de contenido

Crear Expediente ............................................................................................ 102

Descripción ....................................................................................................... 102

Flujo de Eventos ................................................................................................ 102

Flujo Básico ...................................................................................................... 102

Flujo Alternativo ................................................................................................ 103

Creación fallida .................................................................................................................... 103

Precondición ...................................................................................................... 103

Pos condiciones ................................................................................................ 103

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Crear Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

102

Especificación de caso de uso: Crear Expediente

Descripción

Los actores que conforman el uso del módulo de creación de expedientes del

sistema son los usuarios finales y el administrador.

Estos usuarios poseen una modalidad de creación de expedientes en el

sistema los cuales se representan a continuación:

Flujo de Eventos

Flujo Básico

Usuario Común y administrador

Ingresar a la página del sistema automatizado Web.

Ingresar en la sección de Registro

Rellenar el formulario con la información correspondiente.

Digitalizar los documentos del expediente.

Una vez recibida, completada la información, proceder a crear el

expediente en el sistema

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Crear Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

103

Flujos Alternativos

Creación de expediente fallida

Deberá revisar si el usuario que está creando el expediente tiene la

permisologia correspondiente a ese departamento y que los datos

importantes en el formulario de creación del expediente no queden nulos

como por ejemplo la cedula, nombres, entre otro.

Precondiciones

El usuario debe tener los permisos correspondientes a ese departamento.

El Completar correctamente los campos en el formulario de creación de

expedientes.

Poscondiciones

El expediente se creara solo si el usuario tiene los permisos para ese

departamento.

El expediente se creara, después de que todos los campos en el formulario

de creación de expedientes estén debidamente completado.

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Crear Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

104

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de uso:

Modificar Expediente

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

105

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Modificar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

106

Tabla de contenido

Modificar Expediente ........................................................................................ 107

Descripción ....................................................................................................... 107

Flujo de Eventos ................................................................................................ 107

Flujo Básico ...................................................................................................... 107

Flujo Alternativo ................................................................................................ 108

Modificación fallida .............................................................................................................. 108

Precondición ...................................................................................................... 108

Pos condiciones ................................................................................................ 108

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Modificar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

107

Especificación de caso de uso: Modificar Expediente

Descripción

Los actores que conforman el uso del módulo de modificación de

expedientes del sistema son los usuarios finales y el administrador.

Estos usuarios poseen una modalidad de Modificación de expedientes en el

sistema los cuales se representan a continuación:

Flujo de Eventos

Flujo Básico

Usuario Común y administrador

Ingresar a la página del sistema automatizado Web.

Ingresar en la sección de Consulta

Rellenar el formulario con la información del expediente a modificar.

Seleccionar modificar.

Modificar los campos en el formulario del expediente

Una vez completada la información, proceder a modificar el

expediente en el sistema.

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Modificar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

108

Flujos Alternativos

Modificacion de expediente fallida

Deberá revisar si el usuario que está modificando el expediente tiene la

permisologia correspondiente a ese departamento y que los datos

importantes en el formulario de modificación del expediente no queden nulos

como por ejemplo la cedula, nombres, entre otro.

Precondiciones

El usuario debe tener los permisos correspondientes a ese departamento.

El Completar correctamente los campos en el formulario de Modificacion de

expedientes.

Poscondiciones

El expediente se modificara solo si el usuario tiene los permisos para ese

departamento.

El expediente se Modificara, después de que todos los campos en el

formulario de creación de expedientes estén debidamente completado.

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Modificar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

109

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de uso:

Eliminar Expediente

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

110

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Eliminar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

111

Tabla de contenido

Eliminar Expediente .......................................................................................... 112

Descripción ....................................................................................................... 112

Flujo de Eventos ................................................................................................ 112

Flujo Básico ...................................................................................................... 112

Flujo Alternativo ................................................................................................ 113

Eliminación fallida ................................................................................................................ 113

Precondición ...................................................................................................... 113

Pos condiciones ................................................................................................ 113

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Eliminar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

112

Especificación de caso de uso: Eliminar Expediente

Descripción

Los actores que conforman el uso del módulo de eliminación de expedientes

del sistema son los usuarios finales y el administrador.

Estos usuarios poseen una modalidad de eliminación de expedientes en el

sistema los cuales se representan a continuación:

Flujo de Eventos

Flujo Básico

Usuario Común y administrador

Ingresar a la página del sistema automatizado Web.

Ingresar en la sección de consultas

Rellenar el formulario con la información correspondiente.

Eliminar el expediente consultado.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Eliminar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

113

Flujos Alternativos

Eliminación de expediente fallida

Deberá revisar si el usuario que está eliminando el expediente tiene la

permisologia correspondiente a ese departamento.

Precondiciones

El usuario debe tener los permisos correspondientes a ese departamento.

Poscondiciones

El expediente se eliminara solo si el usuario tiene los permisos para ese

departamento.

El expediente se eliminara después que el usuario acepte el mensaje de

aceptación de eliminación.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Eliminar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

114

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de uso:

Reporte de Expediente

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

115

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Reporte de Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

116

Tabla de contenido

Reporte de Expediente ..................................................................................... 102

Descripción ....................................................................................................... 102

Flujo de Eventos ....................................................................... ......................... 102

Flujo Básico ...................................................................................................... 102

Flujo Alternativo ................................................................................................ 103

Reporte fallido ...................................................................................................................... 103

Precondición ....................................................................................... ............... 103

Pos condiciones ................................................................................................ 103

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Reporte de Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

117

Especificación de caso de uso: Reporte de Expediente

Descripción

Los actores que conforman el uso del módulo de creación de expedientes del

sistema son los usuarios finales y el administrador.

Estos usuarios poseen una modalidad de reporte de expedientes en el

sistema los cuales se representan a continuación:

Flujo de Eventos

Flujo Básico

Usuario Común y administrador

Ingresar a la página del sistema automatizado Web.

Ingresar en la sección de Consultas.

Rellenar el formulario con la información correspondiente.

Seleccionar Reportar el expediente deseado.

Imprimir reporte en formato PDF.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Reporte de Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

118

Flujos Alternativos

Reporte fallido

Deberá revisar si el usuario que está reportando el expediente tiene la

permisologia correspondiente a ese departamento.

Precondiciones

El usuario debe tener los permisos correspondientes a ese departamento.

Poscondiciones

El expediente generara un reporte solo si el usuario tiene los permisos para

ese departamento.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Reporte de Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

119

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de uso:

Consulta Expediente

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

120

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Consulta Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

121

Tabla de contenido

Consulta Expediente ........................................................................................ 122

Descripción ....................................................................................................... 122

Flujo de Eventos ................................................................................................ 122

Flujo Básico ...................................................................................................... 122

Flujo Alternativo ................................................................................................ 123

Consulta fallida ………........................................................................................................ 123

Precondición ...................................................................................................... 123

Pos condiciones ................................................................................................ 123

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Consulta Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

122

Especificación de caso de uso: Consultar Expediente

Descripción

Los actores que conforman el uso del módulo de consultas de expedientes

del sistema son los usuarios finales y el administrador.

Estos usuarios poseen una modalidad de consultas de expedientes en el

sistema los cuales se representan a continuación:

Flujo de Eventos

Flujo Básico

Usuario Común y administrador

Ingresar a la página del sistema automatizado Web.

Ingresar en la sección de Consultas

Rellenar el formulario con la información correspondiente.

Una vez recibida la información, proceder a consultar el expediente en

el sistema.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Consultar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

123

Flujos Alternativos

Consulta expediente fallida

Deberá revisar si el usuario que está consultando el expediente tiene la

permisologia correspondiente a ese departamento.

Precondiciones

El usuario debe tener los permisos correspondientes a ese departamento.

Poscondiciones

El expediente se consultara solo si el usuario tiene los permisos para ese

departamento.

El expediente se creara, después de que todos los campos en el formulario

de consulta de expedientes estén debidamente completado.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Consultas Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

124

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de uso:

Crear Parámetros

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

125

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Crear parámetros

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

126

Tabla de contenido

Crear parámetros …........................................................................................... 102

Descripción ....................................................................................................... 102

Flujo de Eventos ................................................................................................ 102

Flujo Básico ...................................................................................................... 102

Flujo Alternativo ................................................................................................ 103

Creación de parámetros fallida ......................................................................................... 103

Precondición ...................................................................................................... 103

Pos condiciones ................................................................................................ 103

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Crear parámetros

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

127

Especificación de caso de uso: Crear Parametros

Descripción

Los actores que conforman el uso del módulo de creación de parámetros del

sistema son los usuarios finales y el administrador.

Estos usuarios poseen una modalidad de creación de parámetros en el

sistema los cuales se representan a continuación:

Flujo de Eventos

Flujo Básico

Usuario Común y administrador

Ingresar a la página del sistema automatizado Web.

Ingresar en la sección de parámetros

Escoger el parámetro a crear.

Rellenar el formulario con la información correspondiente.

Una vez completada la información, proceder a crear el parametro en

el sistema

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Crear parametros

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

128

Flujos Alternativos

Creación de expediente fallida

Los datos importantes en el formulario de creación de parámetros no

queden nulos y el usuario tiene que estar registrado.

Precondiciones

El usuario debe estar registrado.

El Completar correctamente los campos en el formulario de creación de

parámetros.

Poscondiciones

El parámetro se creara solo si el usuario tiene los permisos para ese

departamento.

El parámetro se creara, después de que todos los campos en el formulario

de creación de expedientes estén debidamente completados.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Crear Parámetros

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

129

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de uso:

Recuperación de contraseña

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

130

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Recuperación de contraseña

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

131

Tabla de contenido

Recuperación de contraseña............................................................................ 132

Descripción ....................................................................................................... 132

Flujo de Eventos ................................................................................................ 132

Flujo Básico ...................................................................................................... 132

Flujo Alternativo ................................................................................................ 133

Recuperación fallida ......................................................................................................... 133

Precondición ...................................................................................................... 133

Debe estar registrado en el sistema ................................................................. 133

Pos condiciones ................................................................................................ 133

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Recuperación de contraseña

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

132

Especificación de caso de uso: Recuperación de contraseña

Descripción

Los actores que conforman el uso del módulo de Recuperación de

Contraseña del sistema son los usuarios finales y el administrador.

Estos usuarios poseen una modalidad de creación de expedientes en el

sistema los cuales se representan a continuación:

Flujo de Eventos

Flujo Básico

Usuario Común y administrador

Ingresar a la página del sistema automatizado Web.

Ingresar en la sección de Recuperación de contraseña

Rellenar el formulario con la información correspondiente.

Recibir un Correo Electrónico a su dirección con la nueva Contraseña

Una vez recibida la información, proceder a acceder al sistema.

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Recuperación de contraseña

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

133

Flujos Alternativos

Recuperación de contraseña fallida

Deberá revisar si el usuario que está recuperando está registrado en el

sistema y que la información este completa en el formulario de Recuperación

de contraseña.

Precondiciones

El usuario debe estar registrado con anterioridad en el sistema.

El Completar correctamente los campos en el formulario de Recuperación de

contraseña.

Poscondiciones

La contraseña se enviara solo si el usuario está registrado.

La contraseña se enviara, después de que todos los campos en el formulario

estén debidamente completado.

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Versión: 1.0

Especificación de caso de uso Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de uso: Recuperación de contraseña

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

134

Construcción

En la metodología RUP utilizada en este proyecto, se establece una

tercera fase llamada construcción la cual se encarga de la preparación de los

algoritmos para ejecutar los procesos requeridos del sistema. Los mismos

son determinados por una de las primeras fases encargadas en el

levantamiento de información, también se ejecutan las pruebas necesarias

para garantizar las funcionalidades, ya que con esto se solventa el problema

descrito anteriormente.

Se efectúa un documento importante llamado caso de pruebas, donde

se establecen los aspectos importantes de las pruebas ejecutadas, en este

documento se incluyen: las condiciones generales, datos de entrada y

resultados obtenidos.

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

135

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de Prueba:

Acceso al Sistema automatizado Web

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

136

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Acceso al Sistema automatizado Web

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

137

Tabla de contenido

Descripción ........................................................................................................ 138

Autentificación y validación ............................................................................. 138

Descripción ....................................................................................................... 138

Condiciones de ejecución ................................................................................. 138

Entrada ............................................................................................................. 138

Resultado esperado ........................................................................................... 138

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 139

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Acceso al Sistema automatizado Web

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

138

Descripción

Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:

Acceso al sistema automatizado web.

Las pruebas realizadas a este caso de uso son:

Autentificación y validación

Descripción

El usuario debe ingresar su nombre de usuario y contraseña, si son

validados por el sistema, demostrando la integridad de los datos, se accede

al sistema web de digitalización de la Universidad Nueva Esparta.

Condiciones de ejecución

Debe estar creado el usuario.

Entrada

- Acceder a la página de identificación - Colocar usuario y contraseña (Proceso de autentificación) - Validar los datos suministrados con la base de datos

Resultado esperado

Como resultado esperado existen dos alternativas: 1. Si la autentificación es incorrecta, se envía un mensaje de error, por lo

cual no se podrá acceder al sistema web.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Acceso al Sistema automatizado Web

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

139

2. Si es correcta la validación de los datos, se accederá al sistema web

de la Universidad Nueva Esparta.

Evaluación de la Prueba

Realizada y satisfactoria.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Acceso al Sistema automatizado Web

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

140

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de Prueba:

Permisos de Acceso

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

141

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Permisos de Acceso

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

142

Tabla de contenido

Descripción ........................................................................................................ 143

Autentificación y validación ............................................................................. 143

Descripción ....................................................................................................... 143

Condiciones de ejecución ................................................................................. 143

Entrada ............................................................................................................. 143

Resultado esperado ........................................................................................... 143

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 144

Desplegar lista de usuarios ……………............................................................ 144

Descripción ....................................................................................................... 144

Condiciones de ejecución. ................................................................................ 144

Entrada. ............................................................................................................ 144

Resultado esperado ........................................................................................... 145

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 145

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Permisos de Acceso

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

143

Descripción

Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:

Permisos de acceso.

Las pruebas realizadas a este caso de uso son:

Autentificación y validación Desplegar lista de usuarios en el sistema y asignar permisologías.

Autentificación y validación

Descripción

El usuario debe ingresar su nombre de usuario y contraseña, si son

validados por el sistema, demostrando la integridad de los datos, se accede

al sistema de la Universidad Nueva Esparta.

Condiciones de ejecución

Debe estar creado el usuario.

Entrada

Acceder a la página de identificación Colocar usuario y contraseña (Proceso de autentificación) Validar los datos suministrados

Resultado esperado

Como resultado esperado existen dos alternativas:

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Permisos de Acceso

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

144

1. Si la autentificación es incorrecta, se envía un mensaje de error, por lo

cual no se podrá acceder al sistema automatizado.

2. Si es correcta la validación de los datos, se accederá al sistema y solo

se podrán visualizar los expedientes según el departamento de la

Universidad Nueva Esparta.

Evaluación de la Prueba

Realizada y satisfactoria.

Desplegar lista de usuarios del sistema automatizado web

Descripción

Se mostrará una lista de todos los usuarios del sistema web para que el

administrador pueda ejecutar las funciones de: activar, desactivar, eliminar,

modificar y gestionar los permisos a los usuarios.

Condiciones de ejecución.

El usuario administrador debe haber accedido al sistema automatizado web

de digitalización de la universidad Nueva Esparta.

Entrada

Entrar al sistema a través de la página principal.

Dirigirse a la pestaña de usuarios.

Se presenta la lista de usuarios

Se aplica permisologias a los usuarios seleccionados.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Permisos de Acceso

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

145

Resultado esperado

El resultado es la aplicación de las permisologías de manera correcta a los

usuarios.

Evaluación de la Prueba

Realizada y Satisfactoria.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Permisos de Acceso

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

146

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de Prueba:

Registro

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

147

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

19/07/2014 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Registro

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

148

Tabla de contenido

Descripción ........................................................................................................ 149

Registro de usuario Común .............................................................................. 149

Descripción ....................................................................................................... 149

Condiciones de ejecución ................................................................................. 149

Entrada ............................................................................................................. 149

Resultado esperado ........................................................................................... 140

Evaluación de la Prueba .................................................................................. .. 140

Registro de usuario administrador .................................................................. 140

Descripción ....................................................................................................... 140

Condiciones de ejecución. ................................................................................ 140

Entrada. ............................................................................................................ 140

Resultado esperado ........................................................................................... 141

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 141

Registro por carga masiva .......................................... ...................................... 141

Descripción ....................................................................................................... 141

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Registro

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

149

Descripción

Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:

Registro.

Las pruebas realizadas a este caso de uso son:

Registro de usuario final

Registro de usuario Común

Descripción

El usuario debe ingresar a la página principal del sistema automatizado web

de digitalización y pulsar la opción de registrar, hecho esto se presentara un

formulario para suministrar todos los datos indicados, luego de aplicar el

formulario el sistema enviara una notificación al usuario administrador para

que proceda a activar el registro.

Condiciones de ejecución

No debe estar registrado el usuario.

Entrada

Acceder a la página de registro del sistema automatizado web

Llenar el formulario con los datos requeridos

Activar el usuario por el administrador.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Registro

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

150

Resultado esperado

Como resultado el usuario debe ser creado y activado con éxito.

Evaluación de la Prueba

Realizada y satisfactoria.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Registro

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

151

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de Prueba:

Crear Expediente

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

152

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Crear Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

153

Tabla de contenido

Descripción ........................................................................................................ 154

Permisologia del usuario ….............................................................................. 154

Descripción ....................................................................................................... 154

Condiciones de ejecución ............................................................................. .... 154

Entrada ............................................................................................................. 154

Resultado esperado ........................................................................................... 154

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 155

Campos debidamente completados…………..-…............................................. 155

Descripción ....................................................................................................... 155

Condiciones de ejecución. ................................................................................ 155

Entrada. ............................................................................................................ 155

Resultado esperado ........................................................................................... 156

Evaluación de la Prueba ............................................................................ ........ 156

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Crear Expedientes

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

154

Descripción

Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:

Crear Expediente

Las pruebas realizadas a este caso de uso son:

Permisologia del Usuario Campos debidamente completados.

Permisologia del Usuario

Descripción

El usuario debe crear expedientes únicamente de su departamento, eso se

valida en el campo llamado departamento en la creación de expedientes.

Condiciones de ejecución

Debe estar en el departamento perteneciente al usuario.

Entrada

Acceder a la página de Registro Llenar los campos con el tipo de departamento Validar los datos suministrados

Resultado esperado

Como resultado esperado existen dos alternativas:

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Crear Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

155

3. Si el expediente es del departamento del usuario, se creara con éxito.

4. Si el expediente no es del departamento del usuario, enviara un

mensaje de error, ya que ese no es su módulo de trabajo.

Evaluación de la Prueba

Realizada y satisfactoria.

Campos debidamente completados

Descripción

En el formulario de creación de expediente, la mayoría de los campos no

pueden estar vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de

expedientes. Condiciones de ejecución.

El usuario debe llenar los campos del formulario de creación de expedientes.

Entrada

Entrar al sistema a través de la página principal.

Dirigirse a la Registro.

Llenar el formulario

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Crear Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

156

Resultado esperado

El resultado es la competición de los campos en el formulario de creación de

expediente.

Evaluación de la Prueba

Realizada y Satisfactoria.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Crear Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

157

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de Prueba:

Modificar Expediente

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

158

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Modificar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

159

Tabla de contenido

Descripción ........................................................................................................ 160

Permisologia del usuario ….............................................................................. 160

Descripción ....................................................................................................... 160

Condiciones de ejecución ................................................................................. 160

Entrada ............................................................................................................. 160

Resultado esperado ........................................................................................... 160

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 161

Campos debidamente completados…………..…............................................. 162

Descripción ....................................................................................................... 163

Condiciones de ejecución. ................................................................................ 163

Entrada. ............................................................................................................ 163

Resultado esperado ........................................................................................... 164

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 164

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Modificar Expedientes

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

160

Descripción

Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:

Modificar Expediente

Las pruebas realizadas a este caso de uso son:

Permisologia del Usuario Campos debidamente completados.

Permisologia del Usuario

Descripción

El usuario debe modificar los expedientes únicamente de su departamento,

eso se valida en el campo llamado departamento en la creación de

expedientes.

Condiciones de ejecución

Debe estar en el departamento perteneciente al usuario.

Entrada

Acceder a la página de Modificación Llenar los campos con el tipo de departamento Validar los datos suministrados

Resultado esperado

Como resultado esperado existen dos alternativas:

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Modificar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

161

5. Si el expediente es del departamento del usuario, se modificara con

éxito.

6. Si el expediente no es del departamento del usuario, enviara un

mensaje de error, ya que ese no es su módulo de trabajo.

Evaluación de la Prueba

Realizada y satisfactoria.

Campos debidamente completados

Descripción

En el formulario de modificación de expediente, la mayoría de los campos no

pueden estar vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de

expedientes. Condiciones de ejecución.

El usuario debe llenar los campos del formulario de Modificacion de

expedientes.

Entrada

Entrar al sistema a través de la página principal.

Dirigirse a Modificar.

Llenar el formulario

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Modificación Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

162

Resultado esperado

El resultado es la competición de los campos en el formulario de modificar de

expediente.

Evaluación de la Prueba

Realizada y Satisfactoria.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Modificar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

163

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de Prueba:

Eliminar Expediente

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

164

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Eliminar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

165

Tabla de contenido

Descripción ........................................................................................................ 166

Permisologia del usuario ….............................................................................. 166

Descripción ....................................................................................................... 166

Condiciones de ejecución ......................................................................... ........ 166

Entrada ............................................................................................................. 166

Resultado esperado ........................................................................................... 166

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 167

Campos debidamente completados…………..…............................................. 167

Descripción ....................................................................................................... 167

Condiciones de ejecución. ................................................................................ 167

Entrada. ............................................................................................................ 167

Resultado esperado ........................................................................................... 168

Evaluación de la Prueba ......................................................................... ........... 168

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Eliminar Expedientes

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

166

Descripción

Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:

Eliminar Expediente

Las pruebas realizadas a este caso de uso son:

Permisologia del Usuario Campos debidamente completados.

Permisologia del Usuario

Descripción

El usuario debe eliminar los expedientes únicamente de su departamento,

eso se valida en el campo llamado departamento en la creación de

expedientes.

Condiciones de ejecución

Debe estar en el departamento perteneciente al usuario.

Entrada

Acceder a la página de consulta Llenar los campos con el tipo de departamento Validar los datos suministrados

Resultado esperado

Como resultado esperado existen dos alternativas:

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Eliminar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

167

7. Si el expediente es del departamento del usuario, se eliminara con éxito.

8. Si el expediente no es del departamento del usuario, enviara un

mensaje de error, ya que ese no es su módulo de trabajo.

Evaluación de la Prueba

Realizada y satisfactoria.

Campos debidamente completados

Descripción

En el formulario de consulta de expediente, la mayoría de los campos no

pueden estar vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de

expedientes. Condiciones de ejecución.

El usuario debe llenar los campos del formulario de consulta de expedientes.

Entrada

Entrar al sistema a través de la página principal.

Dirigirse a consultas.

Llenar el formulario

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Eliminar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

168

Resultado esperado

El resultado es la competición de los campos en el formulario de consulta de

expediente.

Evaluación de la Prueba

Realizada y Satisfactoria.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Eliminar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

169

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de Prueba:

Consultar Expediente

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

170

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Consultar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

171

Tabla de contenido

Descripción ........................................................................................................ 172

Permisologia del usuario ….............................................................................. 172

Descripción ....................................................................................................... 172

Condiciones de ejecución ..................................................................... ............ 172

Entrada ............................................................................................................. 172

Resultado esperado ........................................................................................... 172

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 173

Campos debidamente completados…………..…............................................. 173

Descripción ....................................................................................................... 173

Condiciones de ejecución. ................................................................................ 173

Entrada. ............................................................................................................ 174

Resultado esperado ........................................................................................... 174

Evaluación de la Prueba ..................................................................... ............... 174

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Consultar Expedientes

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

172

Descripción

Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:

Consultar Expediente

Las pruebas realizadas a este caso de uso son:

Permisologia del Usuario Campos debidamente completados.

Permisologia del Usuario

Descripción

El usuario debe consultar los expedientes únicamente de su departamento,

eso se valida en el campo llamado departamento en la creación de

expedientes.

Condiciones de ejecución

Debe estar en el departamento perteneciente al usuario.

Entrada

Acceder a la página de Consultas Llenar los campos con el tipo de departamento Validar los datos suministrados

Resultado esperado

Como resultado esperado existen dos alternativas:

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Consultar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

173

9. Si el expediente es del departamento del usuario, se consultará con

éxito.

10. Si el expediente no es del departamento del usuario, enviara un

mensaje de error, ya que ese no es su módulo de trabajo.

Evaluación de la Prueba

Realizada y satisfactoria.

Campos debidamente completados

Descripción

En el formulario de consulta de expediente, la mayoría de los campos no

pueden estar vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de

expedientes. Condiciones de ejecución.

El usuario debe llenar los campos del formulario de consulta de expedientes.

Entrada

Entrar al sistema a través de la página principal.

Dirigirse a Consultas.

Llenar el formulario

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Consulta Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

174

Resultado esperado

El resultado es la completación de los campos en el formulario de consulta

de expediente.

Evaluación de la Prueba

Realizada y Satisfactoria.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Consultar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

175

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de Prueba:

Reporte expediente

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

176

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Reporte Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

177

Tabla de contenido

Descripción ........................................................................................................ 178

Permisologia del usuario ….............................................................................. 178

Descripción ....................................................................................................... 178

Condiciones de ejecución ................................................................................. 178

Entrada ............................................................................................................. 178

Resultado esperado .......................................................................................... . 178

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 179

Campos debidamente completados…………..…............................................. 179

Descripción ....................................................................................................... 179

Condiciones de ejecución. ................................................................................ 179

Entrada. ............................................................................................................ 180

Resultado esperado ........................................................................................... 180

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 180

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Reporte Expedientes

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

178

Descripción

Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:

Reporte de Expediente

Las pruebas realizadas a este caso de uso son:

Permisologia del Usuario Campos debidamente completados.

Permisologia del Usuario

Descripción

El usuario debe consultar los expedientes únicamente de su departamento,

eso se valida en el campo llamado departamento en la creación de

expedientes.

Condiciones de ejecución

Debe estar en el departamento perteneciente al usuario.

Entrada

Acceder a la página de Consultas Llenar los campos con el tipo de departamento Validar los datos suministrados

Resultado esperado

Como resultado esperado existen dos alternativas:

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Reporte Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

179

11. Si el expediente es del departamento del usuario, se generara el reporte

con éxito.

12. Si el expediente no es del departamento del usuario, enviara un

mensaje de error, ya que ese no es su módulo de trabajo.

Evaluación de la Prueba

Realizada y satisfactoria.

Campos debidamente completados

Descripción

En el formulario de consulta de expediente, la mayoría de los campos no

pueden estar vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de

expedientes. Condiciones de ejecución.

El usuario debe llenar los campos del formulario de consulta de expedientes.

Entrada

Entrar al sistema a través de la página principal.

Dirigirse a Consultas.

Llenar el formulario

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Consulta Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

180

Resultado esperado

El resultado es la completación de los campos en el formulario de consulta

de expediente.

Evaluación de la Prueba

Realizada y Satisfactoria.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Consultar Expediente

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

181

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de Prueba:

Crear Parametros

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

182

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Crear Parametros

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

183

Tabla de contenido

Descripción ........................................................................................................ 184

Estar registrado en el sistema …..................................................................... 184

Descripción ....................................................................................................... 184

Condiciones de ejecución ................................................................................. 184

Entrada ............................................................................................................. 184

Resultado esperado ......................................................................................... .. 184

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 185

Campos debidamente completados…………..…............................................. 185

Descripción ....................................................................................................... 185

Condiciones de ejecución. ................................................................................ 185

Entrada. ............................................................................................................ 186

Resultado esperado ........................................................................................... 186

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 186

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Crear Parámetros

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

184

Descripción

Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:

Crear Parametros

Las pruebas realizadas a este caso de uso son:

Estar Registrado en sistema Campos debidamente completados.

Estar registrado en sistema

Descripción

El usuario debe estar registrado y activado en sistema, para proceder a crear

los diferentes parámetros en el mismo.

Condiciones de ejecución

Debe estar registrado el usuario en el sistema.

Entrada

Acceder a la página de web Llenar los campos de acceso al sistema Validar los datos suministrados

Resultado esperado

Como resultado esperado existen dos alternativas:

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Crear Parametros

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

185

13. Si el usuario no está registrado, no accede al sistema.

14. Si el usuario está registrado, accede al sistema y puede crear los

parametros.

Evaluación de la Prueba

Realizada y satisfactoria.

Campos debidamente completados

Descripción

En los formularios de parámetros, la mayoría de los campos no pueden estar

vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de expedientes. Condiciones de ejecución.

El usuario debe llenar los campos de los formularios de creación de

parámetros.

Entrada

Entrar al sistema a través de la página principal.

Dirigirse a parámetros.

Llenar el formulario

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Crear Parámetros

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

186

Resultado esperado

El resultado es la creación de parámetros con los campos en el formulario de

parámetros.

Evaluación de la Prueba

Realizada y Satisfactoria.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Crear Parámetros

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

187

Universidad Nueva Esparta

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los

expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la

Universidad Nueva Esparta

Especificación de caso de Prueba:

Recuperación de contraseña

Versión 1.0

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

188

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autores

20/05/2015 1.0 Propuesta inicial del documento

visión con las primeras capturas

de requisitos funcionales del

sistema

Annicec Valentina

Pino Flores

Viviana Irene

Teixeira

Fernandes

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Recuperación contraseña

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

189

Tabla de contenido

Descripción ........................................................................................................ 190

Estar registrado en el sistema …..................................................................... 190

Descripción ....................................................................................................... 190

Condiciones de ejecución ................................................................................. 190

Entrada ............................................................................................................. 190

Resultado esperado ........................................................................................... 190

Evaluación de la Prueba .................................................................................. .. 190

Campos debidamente completados…………..…............................................. 190

Descripción ....................................................................................................... 190

Condiciones de ejecución. ................................................................................ 190

Entrada. ............................................................................................................ 191

Resultado esperado ........................................................................................... 192

Evaluación de la Prueba .................................................................................... 192

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Recuperación Contraseña

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

190

Descripción

Este artefacto cubre el conjunto de pruebas realizadas sobre el Caso de Uso:

Recuperación de contraseña

Las pruebas realizadas a este caso de uso son:

Estar Registrado en sistema Campos debidamente completados.

Estar registrado en sistema

Descripción

El usuario debe estar registrado y activado en sistema, para proceder a

recuperar su contraseña vía correo electrónico.

Condiciones de ejecución

Debe estar registrado el usuario en el sistema.

Entrada

Acceder a la página de web Llenar los campos de recuperación de contraseña Validar los datos suministrados

Resultado esperado

Como resultado esperado existen dos alternativas:

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Recuperación contraseña

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

191

15. Si el usuario no está registrado, envía un mensaje de error.

16. Si el usuario está registrado, se le enviara un mensaje a su correo

electrónico con la nueva contraseña.

Evaluación de la Prueba

Realizada y satisfactoria.

Campos debidamente completados

Descripción

En los formularios de parámetros, la mayoría de los campos no pueden estar

vacíos o nulos, ya que son de gran importancia en la gestión de expedientes. Condiciones de ejecución.

El usuario debe llenar los campos de los formularios de recuperación de

contraseña.

Entrada

Entrar al sistema a través de la página principal.

Dirigirse a recuperar contraseña.

Llenar el formulario

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Recuperación contraseña

Confidencial 2015 Universidad Nueva Esparta

192

Resultado esperado

El resultado es el envió de contraseña nueva a su correo electrónico.

Evaluación de la Prueba

Realizada y Satisfactoria.

Sistema automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva Esparta

Versión: 1.0

Especificación de caso de Prueba Fecha: 20/05/2015

Especificación de caso de Prueba: Recuperar contraseña

193

Transición

La fase de transición es la última dentro de la metodología de desarrollo

RUP, donde se garantiza el correcto funcionamiento del sistema

automatizado web, por medio de la carga de datos principal y las

configuraciones iniciales.

Una vez cargados los datos básicos necesarios para comenzar, se

procedió a realizar la documentación y manuales para la implantación e

instalación a futuro del sistema automatizado web, en la Universidad Nueva

Esparta.

Sin embargo, para llevar a cabo la implantación a futuro se deben

realizar una serie de actividades que permitan la correcta instalación y

ejecución del sistema. Seguida de la configuración y parametrización de los

archivos del sistema en el servidor.

194

Interfaces Gráficas

Grafico 3. Página de Acceso

Grafico 4. Página de Registro

195

Grafico 5. Página de Recuperar Contraseña

Grafico 6. Página de Inicio

196

Grafico 7. Página de Periodo Lectivo

Grafico 8. Página de Sede

197

Grafico 9. Página de Facultad

Grafico 10. Página Carga de Documentos

198

Grafico 11. Página de Estructuras

Grafico 12. Página de Escuela

199

Grafico 13. Página de Tipología Documental

Grafico 14. Página de Departamento

200

Grafico 15. Página de Cargo

Grafico 16. Página de Condición de Ingreso

201

Grafico 17. Página de Nivel Académico

Grafico 18. Página de Dedicación

202

Grafico 19. Página de Escalafón

Grafico 20. Página de Descripción

203

Grafico 21. Página de Criterio de Búsqueda

Grafico 22. Página de Nuevo Expediente

204

Modelo Entidad-Relación

Grafico 23. Modelo Entidad-Relacion Base de Datos

205

Modelo Físico

Grafico 24. Modelo Físico Base de Datos

206

Diccionario de Datos

ARCHIVOS_ADJUNTOS

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

ARCHIVOS_ADJUNTOS_ID bigint(20) No

ARCHIVOS_ADJUNTOS_DESCRIPCION varchar(65000) No

ARCHIVOS_ADJUNTOS_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No

ARCHIVOS_ADJUNTOS_TIPO_DOCUMENTO_ID bigint(20) No

Índices

Nombre de la clave

Tipo Único

Empa

quetado

Columna Cardinalidad

Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No ARCHIVOS_ADJUNTOS_ID

0 A No

ARCHIVOS_ADJUNTOS_EXPEDI

ENTE_ID

BTREE No No

ARCHIVOS_ADJUNTOS_EXPEDIENTE_ID

0 A No

ARCHIVOS_ADJUNTOS_TIPO_DOCUMENTO_ID

0 A No

ARCHIVOS_ADJ

UNTOS_TIPO_DOCUMENTO_ID

BTREE No No ARCHIVOS_ADJUNTOS_TIPO_DOCUMENTO_ID

0 A No

CARGO

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

CARGO_ID bigint(20) No

CARGO_DESCRIPCION text No

Índices

Nombre de

la clave Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad

Coteja

miento Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No CARGO_ID 0 A No

CONDICION_INGRESO

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

CONDICION_INGRESO_ID bigint(20) No

CONDICION_INGRESO_DESCRIPCION text No

207

Índices

Nombre de

la clave Tipo Único

Empa

quetado Columna Cardinalidad

Coteja

miento Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No CONDICION_INGRESO_ID 0 A No

DEDICACION

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

DEDICACION_ID bigint(20) No

DEDICACION_DESCRIPCION text No

Índices

Nombre de la clave Tipo Único Empa

quetado Columna Cardinalidad

Coteja

miento Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No DEDICACION_ID 0 A No

DEPARTAMENTO

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

DEPARTAMENTO_ID bigint(20) No

DEPARTAMENTO_DESCRIPCION text No

DEPARTAMENTO_SEDE_ID bigint(20) No

Índices

Nombre de la clave

Tipo Único Empa quetado

Columna Cardina lidad

Coteja miento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No DEPARTAMENTO_ID 0 A No

DEPARTAMENTO_SEDE_ID

BTREE No No DEPARTAMENTO_SEDE_ID

0 A No

DEPARTAMENTO_SEDE_ID_2

BTREE No No DEPARTAMENTO_SEDE_ID

0 A No

DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID bigint(20) No

DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_NUM_CAJA bigint(20) Sí NULL

DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_FILA bigint(20) Sí NULL

DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_COLUMNA bigint(20) Sí NULL

DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_TIPO_ESTRUCTURA_ID bigint(20) No

DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_DEPARTAMENTO_ID bigint(20) No

Índices

208

Nombre de la clave Tipo Único Empa quetado

Columna Cardinalidad

Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID

0 A No

DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_TIPO_ESTRUCTURA_ID

BTREE No No DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_TIPO_ESTRUCTURA_ID

0 A No

DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_DEPA

RTAMENTO_ID

BTREE No No DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_DEPAR

TAMENTO_ID

0 A No

ESCALAFON

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

ESCALAFON_ID bigint(20) No

ESCALAFON_DESCRIPCION text No

Índices

Nombre de la clave Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No ESCALAFON_ID 0 A No

ESCUELA

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

ESCUELA_ID bigint(20) No

ESCUELA_DESCRIPCION text No

ESCUELA_SEDE_FACULTAD_ID bigint(20) No

Índices

Nombre de la clave

Tipo Único Empa quetado

Columna Cardinalidad Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No ESCUELA_ID 0 A No

ESCUELA_SEDE_

FACULTAD_ID BTREE No No

ESCUELA_SEDE

_FACULTAD_ID 0 A No

ESCUELA_SEDE_FACULTAD_ID_2

BTREE No No ESCUELA_SEDE_FACULTAD_ID

0 A No

ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No

ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE_DESCRIPCION text No

209

Índices

Nombre de

la clave Tipo Único

Empa

quetado Columna Cardinalidad

Coteja

miento Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE_

ID 0 A No

EXPEDIENTE

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

EXPEDIENTE_ID bigint(20) No

EXPEDIENTE_PRIMER_NOMBRE Text No

EXPEDIENTE_SEGUNDO_NOMBRE text Sí NULL

EXPEDIENTE_TERCER_NOMBRE text Sí NULL

EXPEDIENTE_PRIMER_APELLIDO text No

EXPEDIENTE_SEGUNDO_APELLIDO text Sí NULL

EXPEDIENTE_SEXO text No

EXPEDIENTE_FECHA_NACIMIENTO date No

EXPEDIENTE_LUGAR_NACIMIENTO text No

EXPEDIENTE_CORREO varchar(1000) Sí NULL

EXPEDIENTE_PERIODO_LECTIVO_ID bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_CELULAR bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_FIJO bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_ANO_INGRESO year(4) No

EXPEDIENTE_ANO_EGRESO year(4) Sí NULL

EXPEDIENTE_ANO_PROMOCION year(4) Sí NULL

EXPEDIENTE_NUM_PROMOCION bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_NUM_ACTA bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_ESCALAFON_ID bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_TIPO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No

EXPEDIENTE_NACIONALIDAD text No

EXPEDIENTE_ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No

EXPEDIENTE_NIVEL_ACADEMICO_ID bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_CONDICION_INGRESO_ID bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_ESCUELA_ID bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_DEDICACION_ID bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID bigint(20) No

EXPEDIENTE_CARGO_ID bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_CEDULA_VE bigint(20) Sí NULL

EXPEDIENTE_CEDULA_EX bigint(20) Sí NULL

210

Índices

Nombre de la clave

Tipo Único Empa quetado

Columna Cardi nalidad

Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No EXPEDIENTE_ID 0 A No

EXPEDIENTE_PERIODO_LEC

TIVO_ID

BTREE No No EXPEDIENTE_PERIODO_LE

CTIVO_ID 0 A Sí

EXPEDIENTE_

ESCALAFON_ID

BTREE No No EXPEDIENTE_ESCALAFON_ID

0 A Sí

EXPEDIENTE_TIPO_EXPEDIENTE_ID

BTREE No No EXPEDIENTE_TIPO_EXPEDIENTE_ID

0 A No

EXPEDIENTE_ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE

_ID

BTREE No No EXPEDIENTE_ESTADO_TIPO_EXPEDIENTE_ID

0 A No

EXPEDIENTE_

CARGO_ID BTREE No No EXPEDIENTE_CARGO_ID 0 A Sí

EXPEDIENTE_

DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID

BTREE No No EXPEDIENTE_DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID

0 A No

EXPEDIENTE_DESCRIPCION

_TIPO_ES_2

BTREE No No EXPEDIENTE_DESCRIPCION_TIPO_ESTRUCTURA_ID

0 A No

EXPEDIENTE_DEDICACION_I

D

BTREE No No EXPEDIENTE_DEDICACION

_ID 0 A Sí

EXPEDIENTE_

DEDICACION_ID_2

BTREE No No EXPEDIENTE_DEDICACION_ID

0 A Sí

EXPEDIENTE_ESCUELA_ID

BTREE No No EXPEDIENTE_ESCUELA_ID 0 A Sí

EXPEDIENTE_

CONDICION_INGRESO_ID

BTREE No No EXPEDIENTE_CONDICION_INGRESO_ID

0 A Sí

EXPEDIENTE_NIVEL_ACADEMICO_ID

BTREE No No EXPEDIENTE_NIVEL_ACADEMICO_ID

0 A Sí

FACULTAD

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

FACULTAD_ID bigint(20) No

FACULTAD_DESCRIPCION text No

Índices

211

Nombre de la clave Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No FACULTAD_ID 0 A No

NIVEL_ACADEMICO

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

NIVEL_ACADEMICO_ID bigint(20) No

NIVEL_ACADEMICO_DESCRIPCION text No

Índices

Nombre de la clave

Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No NIVEL_ACADEMICO_ID 0 A No

PERIODO_LECTIVO

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

PERIODO_LECTIVO_ID bigint(20) No

PERIODO_LECTIVO_DESDE date No

PERIODO_LECTIVO_HASTA date No

PERIODO_LECTIVO_DESCRIPCION int(11) No

Índices

Nombre de la clave

Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No PERIODO_LECTIVO_ID 3 A No

SEDE

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

SEDE_ID bigint(20) No

SEDE_DESCRIPCION text No

Índices

Nombre de la clave Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No SEDE_ID 1 A No

SEDE_FACULTAD

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

SEDE_FACULTAD_ID bigint(20) No

212

SEDE_FACULTAD_SEDE_ID bigint(20) No

SEDE_FACULTAD_FACULTAD_ID bigint(20) No

Índices

Nombre de la

clave Tipo Único

Empa

quetado Columna Cardinalidad

Coteja

miento Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No SEDE_FACULTAD_ID

0 A No

SEDE_FACULTAD

_SEDE BTREE No No

SEDE_FACULTAD_SEDE_ID

0 A No

SEDE_FACULTAD_FACULTAD_ID

0 A No

SEDE_FACULTAD_FACULTAD

BTREE No No SEDE_FACULTAD_FACULTAD_ID

0 A No

SEDE_FACULTAD_SEDE_ID

BTREE No No SEDE_FACULTAD_SEDE_ID

0 A No

SEDE_FACULTAD_FACULTAD_ID

BTREE No No SEDE_FACULTAD_FACULTAD_ID

0 A No

TIPO_DOCUMENTO

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

TIPO_DOCUMENTO_ID bigint(20) No

TIPO_DOCUMENTO_DESCRIPCION text No

Índices

Nombre de la

clave Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad

Coteja

miento Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No TIPO_DOCUMENTO_ID 0 A No

TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No

TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_TIPO_DOCUMENTO_ID bigint(20) No

TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No

Índices

Nombre de la clave Tipo Único Empa quetado

Columna Cardinalidad

Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_ID

0 A No

TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_TIPO

BTREE No No TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_TIPO_

0 A No

213

Nombre de la clave Tipo Único Empa quetado

Columna Cardinalidad

Cotejamiento

Nulo Comentario

_DOCUMENTO_ID DOCUMENTO_ID

TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_EXPE

DIENTE_ID

0 A No

TIPO_DOCUMENTO

_EXPEDIENTE_TIPO_2

BTREE No No

TIPO_DOCUMENTO_

EXPEDIENTE_TIPO_DOCUMENTO_ID

0 A No

TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_EXPEDIENTE_ID

BTREE No No TIPO_DOCUMENTO_EXPEDIENTE_EXPEDIENTE_ID

0 A No

TIPO_ESTRUCTURA

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

TIPO_ESTRUCTURA_ID bigint(20) No

TIPO_ESTRUCTURA_DESCRIPCION text No

Índices

Nombre de la clave

Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No TIPO_ESTRUCTURA_ID 0 A No

TIPO_EXPEDIENTE

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

TIPO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No

TIPO_EXPEDIENTE_DESCRIPCION text No

Índices

Nombre de la clave Tipo Único Empa quetado

Columna Cardinalidad Cotejamiento

Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No TIPO_EXPEDIENTE_ID 0 A No

USUARIO

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

USUARIO_ID bigint(20) No

USUARIO_NOMBRES text No

USUARIO_APELLIDOS text No

USUARIO_CORREO varchar(200) No

USUARIO_CEDULA bigint(20) No

USUARIO_CARGO text No

214

USUARIO_CONTRASENA varchar(1000) No

USUARIO_PREGUNTA text No

USUARIO_RESPUESTA varchar(1000) No

USUARIO_DEPARTAMENTO text No

USUARIO_TIPO bigint(20) No

Índices

Nombre de la

clave

Tipo Único Empaquetado Columna Cardinalidad Cotejamiento Nulo Comentario

PRIMARY BTREE Sí No USUARIO_ID 1 A No

USUARIO_EXPEDIENTE

Columna Tipo Nulo Predeterminado Comentarios

USUARIO_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No

USUARIO_EXPEDIENTE_USUARIO_ID bigint(20) No

USUARIO_EXPEDIENTE_EXPEDIENTE_ID bigint(20) No

Índices

Nombre de la clave Tipo Único

Empaquetado

Columna Cardinalidad

Cotejamiento

Nulo

Comentario

PRIMARY BTREE

Sí No USUARIO_EXPEDIENTE_ID

0 A No

USUARIO_EXPEDIENTE_USUARIO_ID

BTREE

No No

USUARIO_EXPEDIENTE_USUARIO_ID

0 A No

USUARIO_EXPEDIENTE_EXPEDIENTE_ID

0 A No

USUARIO_EXPEDIENTE_USUARIO_ID_2

BTREE

No No USUARIO_EXPEDIENTE_USUARIO_ID

0 A No

USUARIO_EXPEDIENTE_E

XPEDIENTE_ID

BTR

EE No No

USUARIO_EXPEDIENTE_E

XPEDIENTE_ID 0 A No

215

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

En la terminación del presente trabajo de grado y desarrollo del Sistema

automatizado para la digitalización, control y gestión de los expedientes del

personal administrativo, docente y estudiantil de la Universidad Nueva

Esparta, se cumplieron todos y cada uno de los objetivos específicos, los

cuales intervinieron de forma directa en el objetivo general, como resultado

se obtuvo una información significativa que decretaron las siguientes

conclusiones:

Se ejecutó el levantamiento de información sobre la situación actual del

sistema. En esta actividad se determinaron de manera satisfactoria todos los

requerimientos de información, para el control, gestión y digitalización de los

expedientes en la Universidad Nueva Esparta, por medio de la aplicación de

dos entrevistas, donde una se efectuó en el área tecnológica y la restante al

ámbito administrativo en los diferentes departamentos, estas se ejecutaron

como técnica de recolección de información (Anexo A) y (Anexo B),

atendiendo a los requerimientos tecnológicos planteados anteriormente.

Los requerimientos recolectados se analizaron utilizando las diferentes

herramientas desarrolladas durante el trabajo de investigación, para el

análisis de los procesos y funciones como: los casos de uso y los diagramas

de Entidad Relación que permiten visualizar los procesos que el sistema

lleva a cabo.

Con los requerimientos, se realizaron los distintos diseños del sistema,

como lo son las interfaces gráficas que se efectuaron utilizando código PHP,

JAVASCRIPT, HTML5, CSS como hoja de estilo y el modelo de base de

datos creado utilizando el manejador MYSQL, donde estos se realizaron

216

siguiendo los requisitos obtenidos por medio del levantamiento de

información en la institución.

Siguiendo la metodología de desarrollo RUP, utilizada en este trabajo

de grado se diseñaron las interfaces gráficas y el modelo de base de datos.

Hecho esto, se procedió a construir las estructuras lógicas del sistema,

comprendida por la codificación de los algoritmos, esto permite establecer las

funciones que se elaboran de manera real bajo un proceso de cómputo, que

le da solución de manera automatizada la problemática establecida por

medio de los requerimientos de la institución.

Luego, se detallaron las funcionalidades del sistema, utilizando

diferentes pruebas, donde se pudo constatar cualquier inconveniente que se

mostrara, haciendo la modificación oportuna del sistema para cubrir todas las

perspectivas que espera la Universidad Nueva Esparta.

Se realiza la documentación y manuales pertinentes para una

implementación a futuro, donde la estrategia de implantación factible para el

sistema desarrollado es directa, ya que la universidad no posee ningún

sistema automatizado que gestione, controle y digitalice los expedientes de

profesores, estudiantes, personal administrativo y obrero.

El Sistema de información para el control, gestión y digitalización de los

expedientes de la Universidad Nueva Esparta culminó exitosamente su

desarrollo, con las diversas funcionalidades para los usuarios, ya que este

sistema es totalmente interno.

217

Recomendaciones

En base al proyecto de investigación ya culminado y las conclusiones

planteadas, se pueden deducir las siguientes recomendaciones:

- Implantar el sistema automatizado web, siguiendo la documentación y

manuales de instalación e implantación en los servidores pertenecientes a la

Universidad Nueva Esparta.

- Establecer políticas de respaldo, sea semanalmente o mensualmente.

- Establecer políticas de seguridad, emitiendo reportes, sea semanalmente o

mensualmente.

- Establecer políticas de capacitación al personal administrativo encargado de

utilizar el sistema en los diferentes departamentos y al personal técnico

encargado del sistema como usuario administrador.

218

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223

ANEXO

GUIA DE EVALUACION DEL INSTRUMENTO

JUICIO DE EXPERTOS

224

GUÍA DE VALIDACIÓN PARA JUICIO DE EXPERTOS PARA

TRABAJO DE GRADO DE LA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA

PRESENTACIÓN

Respetado profesional:

Dada la valiosa experiencia que usted posee y su extensa formación profesional y

conocimiento del área en cuestión para este trabajo especial de grado, le solicitamos por favor

realice la validación del presente instrumento siguiendo las instrucciones que se anexan.

De antemano le agradecemos su valiosa colaboración para la realización de este trabajo.

Atentamente,

Viviana Teixeira y Annicec Pino

225

INSTRUMENTO PARA DETERMINAR LA VALIDEZ DE

CONTENIDO DEL CUESTIONARIO

INSTRUCCIONES:

1. Correspondencia de las preguntas del Instrumento con los objetivos, variables,

dimensiones e indicadores.

Marque en cada cuadro:

(P): Pertinencia

(NP): No pertinencia

En caso de marcar (NP) pase a la parte de observaciones y justifique su respuesta.

2. Calidad técnica y representatividad. Coloque en cada cuadro:

(O): Optima

(B): Bueno

(R): Regular

(D): Deficiente

3. Lengua particular. Coloque en cada cuadro:

(A): Adecuado

(IN): Inadecuado

226

ANEXO A

Fecha: / /

Código de entrevista: ___________________________________________

Objetivo: Conocimiento con el control y manejo de expedientes en las diferentes entidades de

la universidad.

Instrucciones: rellene sus datos en el siguiente formulario y responda las siguientes preguntas

puntualmente en el orden indicado.

Datos del entrevistado

Nombre y Apellido:

Cargo:

Departamento:

Nivel Académico:

Guía de Entrevista

Personal Administrativo

1- ¿De qué trata su trabajo dentro del departamento?

2- ¿De qué manera son creados los expedientes?

3- ¿Cómo son archivados y recuperados los documentos?

4- ¿Qué documentos e información en general contiene un

expediente?

5- ¿Cuáles son los tipos de expedientes existentes?

6- ¿Quiénes pueden crear y solicitar los expedientes?

7- ¿Quiénes controlan y modifican los expedientes?

8- ¿Con que frecuencia se actualiza o se crean los expedientes?

227

ANEXO B

Fecha: / /

Código de entrevista: ______________________

Objetivo: Requerimientos técnicos del sistema automatizado.

Instrucciones: rellene sus datos en el siguiente formulario y responda las siguientes preguntas

puntualmente en el orden indicado.

Datos del entrevistado

Nombre y Apellido:

Cargo:

Departamento:

Nivel Académico:

Guía de Entrevista

Personal Técnico

1- ¿Qué personas podrán acceder al sistema?

2- ¿Cuáles son los tipos de usuarios y su permisologìa dentro del

sistema?

3- ¿En qué sistema operativo y navegadores debe funcionar el sistema?

4- ¿Requiere que funcione en Tabletas y celulares?

5- ¿En qué tiempo necesita el sistema funcionando?

6- ¿Qué niveles de seguridad y confiabilidad requiere en el sistema?

7- ¿Qué funcionalidades adicionales requiere el sistema?

8- ¿Cómo le gustaría que se visualice el sistema?