FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO

PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD

SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA

TEMA: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MEGASETEC CÍA. LTDA. DE LA

CIUDAD DE QUITO.

AUTORAS: ADELA ROCÍO ACHINA PINANGO

MARÍA DE JESÚS VÁSQUEZ SÁNCHEZ

ASESOR: DRA. GERMANIA ARCINIEGAS, MsC

Ibarra – Ecuador

II

CERTIFICACIÓN

En calidad de asesor del presente trabajo de investigación, certifico que el proyecto integrador de

carrera cuyo título es, “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MEGASETEC CÍA. LTDA. DE LA CIUDAD DE

QUITO”. Fue elaborado por las alumnas María de Jesús Vásquez Sánchez y Adela Rocío Achina

Pinango, y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad

UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.

Atentamente,

__________________________

Dra. Germania Arciniegas, MsC.

ASESORA

III

DECLARACIÓN DE AUTORÍA

Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes declaramos que el

contenido de esta tesis de grado cuyo título es, “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE

CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MEGASETEC CÍA. LTDA. DE

LA CIUDAD DE QUITO”. Presentada como requisito para obtener el Título de Ingeniera en

Contabilidad Superior Auditoria y Finanzas, CPA, es de nuestra autoría y total responsabilidad.

Atentamente,

_____________________________ __________________________

MARÍA VÁSQUEZ SÁNCHEZ ADELA ACHINA PINANGO

CI. 110322732-6 CI. 100369062-3

AUTORA AUTORA

IV

DEDICATORIA

Llegar a la culminación de un proceso educativo profesional, significa que el camino que falta

por recorrer es incierto pero me lleva a actuar con sabiduría y enfrentar los retos con dedicación y

amor hacia lo que soy y hago, estos conocimientos son transmitidos por mis padres a quienes

dedico el esfuerzo de este compromiso adquirido por mi vida, ellos son quienes me apoyan en

todo momento.

A mi esposo, por su apoyo, cooperación e impulso, sin el cual este trabajo no se habría finalizado,

dirijo la expresión de mi más cordial agradecimiento y de amor conyugal, y me hizo comprender

que la constante lucha se gana cuando existe el amor, gracias y siempre estarás en mi corazón.

A mis hijos, que tienen un futuro prometedor y que con sus demostraciones de afecto, me dieron

la energía que faltaba para culminar algo que empezó como un sueño y que hoy se cristaliza en

una hermosa realidad. María Vásquez Sánchez

Son muchas las personas especiales a las que me gustaría agradecer su amistad, apoyo, ánimo y

compañía en las diferentes etapas de mi vida. Algunas están aquí conmigo y otras en mis

recuerdos y en el corazón.

A mis padres que me dieron la vida y han estado conmigo en todo momento. Gracias por todo

papá y mamá por darme una carrera para mi futuro y por creer en mí, aunque hemos pasado

momentos difíciles siempre han estado apoyándome y brindándome todo su amor.

Con mucho cariño y amor a mis dos amores Jhonatan y Dieguito, por estarme apoyando en todo

momento impulsándome y animándome para seguir y culminar esto que en un principio era un

sueño y ahora con el tiempo se ha vuelto una realidad. Adela Achina Pinango

V

AGRADECIMIENTO

Aprovecho esta oportunidad para agradecer a todos los que con su apoyo moral, consejo y

cooperación han hecho posible la culminación de este trabajo.

De manera especial doy mi agradecimiento a la empresa Megasetec Cía. Ltda. Y sus directivos,

que pusieron generosamente a mi disposición la infraestructura, documentos y personal para

poder realizar el estudio de campo, fueron muy gentiles y siempre dispuestos a colaborar,

estamos muy agradecidas con ustedes.

A la Dra. Germania Arciniegas, asesora de tesis, que nos ayudó y guió en la elaboración de este

trabajo, y con sus enseñanzas y conocimientos llegar a culminar nuestros propósitos, nos hizo ver

que el camino hacia la superación es la paciencia, compromiso y humildad y que no hay sueño

imposible de conseguir sino solamente obstáculos que los podemos superar con tenacidad y

empeño.

A todas las personas que de una u otra manera colaboraron para la culminación de este trabajo de

investigación y que hoy pongo a disposición para el servicio de la comunidad.

María Vásquez Sánchez Adela Achina Pinango

VI

ÍNDICE GENERAL

Pág.

Portada I

Certificado del Asesor II

Declaración de autoría de la tesis III

Dedicatoria IV

Agradecimiento V

Índice General VI

Índice de Gráficos VII

Índice de Cuadros VIII

Resumen Ejecutivo IX

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del problema 1

1.1.1 Formulación del problema 2

1.1.2 Delimitación 2

1.2 Objetivos 2

1.2.1 Objetivos Generales 2

1.2.2 Objetivos Específicos 3

1.3 Justificación 3

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes Investigativos 5

2.2 Fundamentación Teórica 6

2.2.1 Sistema Contable 6

2.2.1.1 Principios Contables 9

2.2.2 Proceso Contable 10

2.2.2.1 Documentos Fuente 12

2.2.3 Plan de Cuentas 16

2.2.3.1 Concepto de Cuenta 16

2.2.3.2 Cuenta inventario 16

2.2.4 Inventario 18

2.2.4.1 Concepto 18

2.2.4.2 Propósito del Inventario 18

2.2.4.3 Tipos de Inventarios 20

2.2.4.3.1 Inventario Inicial 20

2.2.4.3.2 Inventario Final 20

2.2.4.3.3 Inventario de Mercaderías 20

2.2.4.3.4 Inventario de Productos Terminados 21

2.2.4.3.5 Inventario de Productos en Proceso de Fabricación 21

2.2.4.3.6 Inventario de Materias Primas 21

2.2.4.3.7 Inventario de Suministros de Fábrica 21

2.2.4.4 Métodos de evaluación de Inventarios 21

2.2.4.4.1 Método Costo Promedio Ponderado 22

2.2.4.4.2 Método FIFO. Lo Primero en Entrar, Primero en Salir 22

2.2.4.4.3 Método de valor de la última compra 22

2.2.4.5 Sistema de Registro y Control de Inventarios 23

2.2.4.5.1 Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico 24

2.2.4.5.2 Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo 27

2.2.4.6 Control Interno 29

2.2.4.6.1 Definición 29

2.2.4.6.2 Objetivo del control interno 29

2.2.4.6.3 Componentes del Control Interno 30

2.2.4.6.4 Necesidad de un sistema de control interno para las empresas. 32

2.2.4.6.5 El control interno administrativo 33

2.2.4.6.6 Control interno contable 33

2.2.4.6.7 Control Interno Sobre Los Inventarios 34

2.2.4.7 Normativa Aplicable 34

2.2.4.7.1 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF´S) 34

2.2.4.7.2 NIIF´S´S para las PYME (Pequeñas y Medianas Empresas) 36

2.2.4.7.3 Propósitos de las Pequeñas y Medianas Empresas 37

2.2.4.7.4 Normas Internacionales de Información Financiera en el Ecuador 37

2.2.4.7.4.1 Resolución #08GDSC emitida por la Superintendencia de Compañías 38

2.2.4.7.5 Análisis “Reconocimiento y Medición de Inventarios de acuerdo a las

NIC # 2” 40

2.2.4.7.5.1 Medición de los Inventarios 41

2.2.4.7.5.2 Técnicas de medición de costos 41

2.2.4.7.5.3 Fórmulas de cálculo del costo 42

2.2.4.7.5.4 Valor neto realizable 42

2.2.4.7.5.5 Valor Razonable 42

2.2.4.7.6 Principales Impactos, Ventajas y Desventajas 43

2.2.4.7.6.1 Impactos 43

2.2.4.7.6.2 Ventajas 45

2.2.4.7.6.3 Desventajas 46

2.2.4.8 Diagrama de flujo 47

2.3 Simbología de flujogramas 49

2.4 Idea a defender 49

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1 Modalidad de Investigación 50

3.2 Tipos de Investigación 51

3.3 Población y Muestra 53

3.4 Métodos, Técnicas e Instrumentos 54

3.4.1 Métodos 54

3.4.2 Técnicas 55

3.4.3 Instrumentos de la Investigación 55

3.5 Interpretación de los Resultados 56

3.5.1 Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevista a empleados y

proveedores de la empresa Megasetec Cía. Ltda. 61

3.6 Conclusiones y Recomendaciones de la Investigación 63

CAPÍTULO IV

MARCO PROPOSITIVO

4.1 Título de la propuesta 65

4.1.1 Objetivos 65

4.1.1.1 Esquema de la propuesta 65

4.2 Desarrollo de la Propuesta 66

4.3 Validación de la Propuesta 119

CONCLUSIONES 122

RECOMENDACIONES 123

BIBLIOGRAFÍA 124

ANEXO 128

VII

ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO N° 1. Principios Contables 9

GRÁFICO N° 2. Proceso Contable 11

GRÁFICO Nº 3. Componentes del Control Interno 31

GRÁFICO N° 4. Propósitos de las Pequeñas y Medianas Empresas 37

GRÁFICO N° 5. Parámetros Norma NIC # 2 40

GRÁFICO Nº 6. Principales Impactos, Ventajas y Desventajas 43

GRÁFICO Nº 7. Ventajas 45

GRÁFICO Nº 8. Simbología de Flujogramas 49

GRÁFICO N° 9. Pregunta 1 resultado de la encuesta dirigida al personal 56

GRÁFICO N° 10. Pregunta 2 resultado de la encuesta dirigida al personal 57

GRÁFICO N° 11. Pregunta 3 resultado de la encuesta dirigida al personal 57

GRÁFICO N° 12. Pregunta 4 resultado de la encuesta dirigida al personal 58

GRÁFICO N° 13. Pregunta N° 5 resultado de la encuesta dirigida al personal 58

GRÁFICO N° 14. Pregunta N° 6 resultado de la encuesta dirigida al personal 59

GRÁFICO N° 15. Pregunta N° 7 resultado de la encuesta dirigida al personal 59

GRÁFICO N° 16 Pregunta N° 8 resultado de la encuesta dirigida al personal 60

GRÁFICO N° 17. Pregunta N° 9 resultado de la encuesta dirigida al personal 60

GRÁFICO N° 18. Pregunta N° 10 resultado de la encuesta dirigida al personal 61

GRÁFICO N° 19. Flujograma para procesos de control y manejo de inventarios 69

GRÁFICO N° 20. Flujograma de operaciones del ciclo de compras directas a

Proveedores 72

GRÁFICO N° 21. Flujograma de operaciones del ciclo de devolución de

mercaderías a la bodega 78

GRÁFICO N°22. Flujograma de operaciones de ciclo de la devolución de mercaderías

a proveedores (Salida de Bodega) 84

GRÁFICO N° 23. Flujograma de Operaciones del Ciclo de Salida de la Bodega 90

GRÁFICO N° 24. Flujograma de Operaciones del Ciclo de Toma Física de

Inventarios 96

GRÁFICO N° 25. Proceso Inventario Físico 108

VIII

ÍNDICE DE CUADROS

CUADRO N° 1. Clasificación de los documentos mercantiles 13

CUADRO N° 2. Inventarios 17

CUADRO N° 3. Sistema de Registros y Control de Inventarios 23

CUADRO N° 4. Población y Muestra 54

CUADRO N° 5. Pregunta 1 encuesta dirigida al personal 56

CUADRO N° 6. Pregunta 2 encuesta dirigida al personal 57

CUADRO N° 7. Pregunta 3 encuesta dirigida al personal 57

CUADRO N° 8. Pregunta 4 encuesta dirigida al personal 58

CUADRO N° 9. Pregunta 5 encuesta dirigida al personal 58

CUADRO N° 10. Pregunta 6 encuesta dirigida al personal 59

CUADRO N° 11. Pregunta 7 encuesta dirigida al personal 59

CUADRO N° 12. Pregunta 8 encuesta dirigida al personal 60

CUADRO N° 13. Pregunta 9 encuesta dirigida al personal 60

CUADRO N° 14. Pregunta 10 encuesta dirigida al personal 61

CUADRO N° 15. Políticas compras directas a proveedores 71

CUADRO N° 16. Procedimiento de compras directas a proveedores 73

CUADRO N° 17. Orden de requisición interna 75

CUADRO N° 18. Factura Proveedores 76

CUADRO N° 19. Orden de Compras 76

CUADRO N° 20. Políticas devolución cliente 77

CUADRO N° 21. Procedimiento de devolución de mercadería a la empresa

(Devolución de Clientes) 79

CUADRO N° 22. Factura del Cliente 81

CUADRO N° 23. Devolución de Ventas 82

CUADRO N° 24. Kárdex 82

CUADRO N° 25. Políticas devolución de mercaderías a proveedores 83

CUADRO N° 26. Registro de la devolución de mercaderías a proveedores 85

CUADRO N° 27. Factura del proveedor 87

CUADRO N° 28. Orden de compra 87

CUADRO No. 29. Devolución de compras 88

CUADRO N° 30. Kárdex 88

CUADRO N° 31. Políticas del Ciclo de salida de bodega 89

CUADRO N° 32. Salidas de la Bodega (Venta de mercaderías) 91

CUADRO N° 33. Factura Cliente 93

CUADRO N° 34. Orden de embarque 93

CUADRO N° 35. Informe de mercaderías enviadas 94

CUADRO N° 36. Kárdex 94

CUADRO N° 37. Políticas de la Toma Física de Inventario 95

CUADRO N° 38. Procedimiento de toma física de inventario 97

CUADRO N° 39. Kárdex 104

CUADRO N° 40. Existencias 106

CUADRO N° 41. Cronograma de Actividades para la toma física de inventario 109

CUADRO N° 42. Presupuesto total 113

CUADRO N° 43. Registro contable de inventario 115

IX

RESUMEN EJECUTIVO

Nosotros como profesionales en el área de Contabilidad, Auditoría y Finanzas, y comprometidos

con los requerimientos necesarios para adaptarse al mundo globalizado, ponemos en práctica

nuestros conocimientos adquiridos para solucionar los problemas en la empresa Megasetec Cía.

Ltda. Se pretende orientar las decisiones que el empresario debe tomar en el proceso de

comercialización de productos informáticos, con la entrega de un sistema de control de

inventarios a llevar a cabo tanto en el corto como en el largo plazo.

En el Capítulo I, se identifica el problema el cual es el inadecuado manejo de los inventarios

que impide determinar la rentabilidad real de la empresa Megasetec Cía. Ltda., para lo cual se

propone establecer posibles soluciones a través del planteamiento del objetivo general que

consiste en implementar un sistema de control de inventarios que permita la determinación de

la rentabilidad real.

Además nos ayudará a afianzar los conocimientos adquiridos gracias a la apertura brindada por

parte de los directivos de la empresa. Esta implementación está orientada a garantizar una

información verídica del buen manejo acorde al movimiento e inversión, para contar solamente

con un stock necesario y oportuno sin malgastar y así verificar la rentabilidad real.

Además cuenta con los recursos necesarios tanto económicos como el factor humano, para la

realización de la propuesta, y a la vez nos facilitará un mejor servicio a los clientes, y de esta

manera estaremos aportando con el fortalecimiento contable administrativo de la empresa

Megasetec Cía. Ltda.

El Capítulo II, está constituido por el marco teórico el cual mediante una recopilación

bibliográfica de los temas y subtemas relacionados con la contabilidad, ciclo contable,

descripción de la cuenta inventarios, documentos fuente, propósito, métodos de valoración y

control; finalmente se analiza las normas internacionales de información financiera NIIF´S y su

aplicación, donde estos nos servirán para establecer las bases teóricas necesarias que garantizan

el desarrollo necesario de nuestra propuesta.

El Capítulo III, se considera el marco metodológico que sustenta la investigación y determina la

población y el tamaño de la muestra para realizar la encuesta, la cual está dirigida todo el

personal de la empresa MEGASETEC CÍA LTDA., para conocer sobre el control y manejo de

inventarios.

El Capítulo IV, se realiza el marco propositivo, en donde se estructura el sistema de control de

inventarios propuesto para optimizar la rentabilidad de la empresa. Basado en: Identificar los

procesos para el control y manejo de inventarios; establecer los procedimientos y diagramas,

también se elabora indicadores de gestión para el control y manejo de bodegas; además se fija la

táctica para la toma de inventario físico, lo cual se elaboró un cronograma de actividades para la

implementación del sistema de control de inventarios; luego se estableció la forma de

seguimiento y monitoreo de las actividades propuestas y finalmente la evaluación de resultados

obtenidos.

EXECUTIVE SUMMARY

We as professionals in the field of Accounting, Auditing and Finance, and committed to the

requirements necessary to adapt to the globalized world, we practice our knowledge to solve

business problems Megasetec Cía. Ltda. It is intended to guide decisions that employers must

take in the process of commercialization of computer, with the delivery of an inventory control

system to perform both in the short and long term.

In Chapter I, identifies the problem which is the inadequate management of inventories it

impossible to determine the actual performance of the company Megasetec Cia. Ltd., which aims

to establish possible solutions by the setting of general objective is to implement an inventory

control system that allows the determination of the real return, and also help us to consolidate the

knowledge gained from opening provided by company executives. This implementation is

designed to ensure accurate information on good management and investment according to the

movement, to have only a necessary and timely stock and thus verify without wasting real

returns.

It also has the necessary resources both financial and human factors, to carry out the proposal,

and we also provide a better service to customers, and so we will be contributing to strengthening

the company's administrative accounting Megasetec Cía. Ltda.

Chapter II is constituted by the theoretical framework which by a bibliography of the topics and

subtopics related to accounting, accounting cycle, inventories account description, source

documents, purpose, methods of assessment and control; finally analyzes international financial

reporting standards IFRS and its implementation, where they will serve to establish the

theoretical basis necessary to ensure the necessary development of our proposal.

Chapter III, is considered the methodological framework that supports research and determine the

population and sample size for the survey, which is directed all company personnel

MEGASETEC CIA LTDA., To learn about the control and management inventory.

Chapter IV, the frame is made purposeful, where the structure inventory control system proposed

to optimize the profitability of the company. Based on: Identify processes for inventory control

and management, establish procedures and diagrams, also develops indicators to control

management and warehouse management, besides fixing tactics for taking physical inventory,

which was developed a schedule of activities for the implementation of inventory control system,

then how to set up and monitoring of the activities proposed and finally the evaluation of results.

1

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

La empresa Megasetec Cía. Ltda., fue constituida en el año 2008. En el Distrito Metropolitano de

Quito, entrando en funcionamiento en febrero del 2009. Fecha desde la cual empezó con sus

operaciones comerciales, su actividad principal es comercializar repuestos y accesorios

informáticos, desde sus inicios tuvo la visión de crecimiento empresarial a nivel local.

La empresa actualmente tiene ventas por un promedio anual de $100.000 según los reportes de

ventas del año 2010, contando con un capital patrimonial de aproximadamente según Balance

General tomado del año 2010 de $50.000 USD, datos que han sido respaldados y manifestados

por Gerente general de la empresa, lo que determina que la empresa mueve sus operaciones a

través de crédito con proveedores y por tanto debe contar con un buen manejo y control de

inventarios para optimizar de forma eficiente sus recursos.

Esta situación ha provocado que los propietarios se interesen más en las elevadas inversiones

innecesarias para la compra de mercadería, produciendo un stock muy elevado de las mismas, ya

que no se manejan en función de las ventas o la rentabilidad.

Estos problemas generan que exista un stock inflado de mercaderías, ya que estas se van

quedando obsoletas por la mala ubicación y el difícil acceso, además no se ajustan a los

requerimientos de sus clientes y de la misma empresa, provocando el malestar en los usuarios

debido a que no satisfacen sus necesidades, constituyendo así una perdida para la empresa.

Al no existir políticas claras para el manejo de sus inventarios, frecuentemente se presentan

inconsistencias en las existencias y en las adquisiciones de las mercaderías que deben efectuarse

para una atención oportuna de sus clientes, de igual manera no existe un responsable directo que

2

maneje registro mínimos de ingresos y salidas de mercaderías que garanticen la elaboración de

informes para la toma de decisiones.

Otro factor relevante que se debe tomar en cuenta, es que, en la empresa no existe un manejo

transparente de la cuenta inventario, ya que, lo que se encuentra registrado en libros no se ve

reflejado físicamente, este inconveniente se genera por que no existe un procedimiento definido

tanto para el proceso previo, concurrente y posterior de las compras y ventas de mercaderías.

Además cabe recalcar que en la empresa no existe un control previo, planificación, seguimiento

de productos y revisión de adquisición, permitiendo así que todo el personal tenga un acceso

directo a las bodegas, provocando así un desvío de mercaderías y en los últimos casos robos

mayores.

1.1.1 Formulación del problema

El inadecuado manejo de los inventarios impide determinar la rentabilidad real de la empresa

Megasetec Cía. Ltda.

1.1.2 Delimitación

OBJETO DE ESTUDIO: Procesos Contables

CAMPO DE ACCIÓN: Control de Inventarios

LUGAR: La empresa Megasetec Cía. Ltda., está ubicada en la Cuidad de Quito, Distrito

Metropolitano. Calle Venezuela N15-25 y Rió Frío.

TIEMPO: 2011

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo General

Implementar un sistema de control de inventarios que permita la determinación de la rentabilidad

real en la empresa Megasetec Cía. Ltda.

3

1.2.2 Objetivos Específicos

Sustentar teóricamente el sistema de control de inventarios y la rentabilidad empresarial.

Diagnosticar la situación actual sobre el manejo de los inventarios de la empresa Megasetec.

Determinar los componentes del sistema de control interno.

Validar la propuesta en base a la opinión de expertos.

1.3 JUSTIFICACIÓN

Los sistemas de control contable, son factores de vital importancia en los diferentes entes, en esta

era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías lo cual ha permitido la

evolución de cada procedimiento de contabilidad que son capaces de producir información

confidencial para la empresa con aportes a los distintos sectores económicos y sociales.

La base de toda empresa comercial es el control de los productos que entran y salen para ser

comercializados; de aquí la importancia del manejo del inventario, ya que, son el aparato

circulatorio de empresas comerciales. Es por eso que se ha tomado la iniciativa para realizar esta

investigación, por lo que hemos contado con todas las facilidades y accesos a la información

confidencial, de los registros contables y de los inventarios, por parte de los propietarios y el

personal de la empresa, que nos han brindado la entera confianza y colaboración.

Esta implementación está orientada a garantizar una información verídica del buen manejo

acorde al movimiento e inversión de la empresa, para contar solamente con un stock necesario y

oportuno sin malgastar y así verificar la rentabilidad real; por lo cual el beneficiario directo es la

Empresa Megasetec Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito, y por ende todo el personal que

labora en el ente; por otra parte los beneficiarios indirectos son los clientes de la empresa, ya que

se cubrirán las necesidades requeridas.

4

Además cuenta con los recursos necesarios tanto económicos como el factor humano, para la

realización de la propuesta, y a la vez nos facilitará un mejor servicio a los clientes, y de esta

manera estaremos aportando con el fortalecimiento contable administrativo de la empresa

Megasetec Cía. Ltda.

5

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes Investigativos

Existen varias tesis relacionados con el tema, debido a la importancia que tiene el manejo y

control de inventarios para las empresas, y en la práctica muchas de las empresas no cuentan

con un sistema técnico, como referencia se puede mencionar:

Sistema de control de inventarios y facturación de productos utilizando etiquetas de radio

frecuencia (RFID) para Tecnilibro. (2006), Autores: Delgado, Ramiro; Espín, Rubén;

Medina, Fernando: Previo a la incursión de las computadoras en el Ecuador; los negocios

como librerías, supermercados, tiendas de ropa, almacenes de electrodomésticos y otros;

manejaban su control de inventarios y facturación de forma manual. Esta tesis está orientada

con exactitud al ciclo contable y digitalización de facturas, ya que existen inconsistencias en

los registro de los libros, lo cual determinaba que el control en bodegas no fuese el adecuado.

Manual de control de inventarios (2010), Autora: Sisley Rodas: En el Almacén

Multirepuestos Automotriz es trascendental la existencia de un manual de control de

inventarios, que ayude a la regularización y manejo de la mercadería, permitiendo así un

ordenamiento adecuado de cada uno de los repuestos disponibles para la venta. El presente

manual proporcionará la información necesaria acerca de la metodología que sirva de guía

para llevar un ordenamiento exacto de un inventario físico.

Análisis del sistema de control de inventarios de los activos fijos de la Cooperativa San

Miguel, ubicada en el Cantón San Miguel de la Provincia de Bolívar. (2010), Autor: Sonia

García Estrella: Con el control de los activos fijos ayuda a los empleados administrativos y

las demás personas que directa o indirectamente se benefician de esta institución

Cooperativa para crear un modelo económico social que le dé a la sociedad su importancia

individual y colectiva.

6

Elaborar un manual de control de inventarios de activos fijos que contribuya al desarrollo del

proceso contable de la Cooperativa San Miguel Ltda.

Diseño e Implementación de un Sistema de Control de Inventarios para la empresa

InfolinkCia. Ltda., Autor: GALARZA Borja, Francisco: Todo control de inventario dentro de

una empresa representa la forma de determinar de manera precisa la existencia de mercancía.

Así que esta tesis esta direccionada a aportar con un modelo de inventario para reducir los

espacios desperdiciados y no ocupados, y así satisfacer las necesidades de los clientes y

consumidores (demanda) con productos, bienes y servicios de calidad en las mejores

condiciones posibles.

Como podemos darnos cuenta toda esta bibliografía está orientada a mantener información

real, direccionada con lo que se relaciona a registros contables y con la creación de software,

con la que se puede contar para mantenerse como empresas competitivas en el mercado.

La empresa MEGASETEC Cía. Ltda., no cuenta con un adecuado sistema de manejo y

control de inventarios, lo que genera perjuicios a la empresa en cuanto a disponer en muchos

ítems de sobre stock y en otros de no contar ni siquiera con existencia a nivel crítico.

Además que los registros físicos no coinciden con los contables, generando confusión,

pérdida de pedidos y por todo esto un perjuicio económico a la empresa, por lo que en

primer lugar se requiere la inmediata implementación de un sistema de manejo y control de

inventarios, que solucionara sustantivamente la rentabilidad de la empresa mismo que a

continuación se presenta.

2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

2.2.1 SISTEMA CONTABLE

Según, (Mc Cullers, 2008), Un sistema de información contable comprende los métodos,

procedimientos y los recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las

actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones, además

7

(Horngren & Harrison Jr, 2010), manifiesta que un sistema de información contable es la

combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio para

cumplir con las necesidades de información financiera.

Así, (Cholvis, 2005), comparte el mismo criterio, ya que es el que abarca la recopilación de

procesos que una empresa u organización utiliza para tener el control las operaciones y

suministrar la información financiera por medio de la clasificación y cuantificación de las

informaciones administrativas que se proporcione en un periodo contable.

Se estima que el sistema de información contable en la actualidad es parte fundamental en el

proceso de conocer la situación económica y financiera, con la finalidad de estar al tanto e

interpretar los resultados obtenidos al final de un período contable, para tomar las decisiones

que vayan en beneficio de la empresa.

Sistema de contabilidad

Según, (Ibid, 2007), comprende la estructura organizada, mediante la cual se recogen las

informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos

como formularios, reportes, libros etc., que presentados a la gerencia le permitirán a la misma

tomar decisiones financieras, al igual que (Horngren & Harrison Jr, 2010), sostiene que un

sistema de contabilidad es el que mide las actividades del negocio y procesa esa información

convirtiéndola en informes, comunicando estos hallazgos a los encargados de tomar las

decisiones.

Con este sistema se puede optimizar recursos económicos y tiempo, ya que al sistematizar los

movimientos económicos de una empresa nos permite hacerlo de una manera eficaz y segura

y se puede ejercer controles para evitar errores en la generación de la información y así

proceder a tomar decisiones futuras correctas y concretas para el progreso de la organización.

Además, (Borja Herrera, 2009), argumenta que la acción de llevar contabilidad implica

estructurar un sistema en el que se integren los diferentes elementos que permitan alcanzar el

8

objetivo del correcto control económico y financiero, independientemente del campo de

especialización de la contabilidad.

Para ellos necesitamos lo siguiente:

Los elementos Objetivos o Materiales serán representados por los recursos de los que

nos valemos para realizar una actividad, estos recursos o medios son:

El plan de cuentas

La documentación sustentatoria

Los registros

Los reportes

El equipo de apoyo

Los elementos Subjetivos o Inmateriales, están representados por las normas, los

procedimientos, que sólo se aplican en base al conocimiento que posee el profesional

contable sobre:

Los Principios y Normas Contables

La Normativa Tributaria

Las políticas Económicas y Contables de la Entidad

Según, (Bravo Valdivieso, 2011), El Sistema Contable suministra información cuantitativa y

cualitativa con tres grandes propósitos.

1. Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación y control de las

operaciones que se lleva a cabo.

2. Información interna a los gerentes, para uso en la planeación de la estrategia, toma de

decisiones y formulación de políticas generales y planes de largo alcance.

3. Información externa para los accionistas, el gobierno y terceras personas.

Por medio de este sistema se puede llevar una administración oportuna y ordenada de

acuerdo a las diferentes actividades de una empresa, siguiendo un proceso o ciclo contable,

9

ya que, nos proporciona información tanto interna como externa, que será de suma

importancia porque permitirá llevar una planificación para la formulación de políticas y así a

la toma de decisiones en beneficio de la empresa y su personal.

2.2.1.1 Principios Contables

Principios Contables

GRÁFICO Nº 1

SON

SE

Fuente: (Rivadeneira Viera, 2007)

Elaborado por: Autoras

Como podemos apreciar en el gráfico, muestra que los Principios Contables Generalmente

Aceptados son 117, que se clasifican en básico, esenciales y de operación, y deben ser

tomados muy en cuenta en el proceso contable, básicamente es la normativa vigente que

orienta la realización de todas las transacciones dentro del giro del negocio, lo cual nos

permitirá estar de acuerdo con lo que establecen las leyes vigentes en nuestro país

Según, (Rivadeneira Viera, 2007), manifiesta que los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados (PCGA) son conceptos básicos, el cual permiten establecer la

delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las

operaciones y la presentación de la información económica – financiera de una determinada

empresa, a través de los estados financieros.

PRINCIPIOS P.C.G.A

117

CLASIFICAN

BÁSICOS

ESENCIALES

DE OPERACIÓN

10

Además, (Borja Herrera, 2009), dice que son conceptos que orientan el campo para la

correcta práctica contable, los mismos que giran en base del principio universal de la partida

doble.

Los Principios Contables Generalmente Aceptados son leyes, normas y reglas de la

contabilidad que deben ser tomadas en cuenta para el correcto desenvolvimiento de los

movimientos o transacciones que se generan dentro de una empresa, y así poder tener una

situación real de los procesos económicos de la entidad.

2.2.2 PROCESO CONTABLE

Denominado también Ciclo Contable constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la

información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente)

hasta la presentación de los Estados Financieros.

El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de los diferentes registros, inicia en la

documentación fuente y el registro de las transacciones en los libros contables hasta la

preparación de los estados financieros que servirán de base a los diferentes usuarios para la

toma de decisiones.

Además constituye los pasos a seguir de manera secuencial en un ejercicio contable,

estableciéndose parámetros de principios y normas contables que permiten llegar al objetivo

final, que es de obtener resultados del ejercicio a través de los estados financieros.

Al proceso contable se lo define como un conjunto de pasos sistemáticos, lógicos y ordenados

que el contador debe seguir desde el momento mismo en que se pone en marcha la empresa y

durante toda su existencia.

Este proceso permite conocer la información contable para cada año de actividad, facilitando

la evaluación y control de los recursos económicos – financieros, proporcionando a los

usuarios un conocimiento permanente del flujo de la información contable.

11

Procesos Contables

GRÁFICO Nº 2

Fuente: (Bravo Valdivieso, 2011)

Elaborado por: Autoras

Ajustes

Balance de

comprobación

Cierre de libros

Estados

financieros

Hoja de trabajo

Estado de situación financiera

Estado de situación económica

Estado de flujo de efectivo

Estado de ganancias

retenidas

Estado de cambio en el patrimonio

Libro Diario

Estado de

Situación Inicial

Comprobantes

Documentos

Libro Mayor Libros Auxiliares

12

2.2.2.1 Documentos Fuente

Según, (Naranjo Salguero & Naranjo Salguero, 2006), es el primer paso del ciclo contable,

que servirá para el primer registro en base a la aplicación de los principios contables, análisis

e identificación de la naturaleza de cada una de las cuentas que intervienen.

Además, (Zapata Sánches, 2005), argumenta que los documentos fuente constituyen la

evidencia escrita que da origen a los registros contables y respaldan todas las transacciones

que realiza la empresa.

Importancia de los documentos mercantil

Según, (Karoo, 2009), La importancia de la documentación mercantil es muy indispensable

porque se han creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para

impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las

operaciones mercantiles.

Permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el

cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar

al departamento de compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud del que

un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Mientas que, (Cholvis, 2005), dice que aún los formularios de simple orden interno para

tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios, ya

que es el primer paso del ciclo contable, que consiste en tomar contacto con la

documentación fuente que servirá para el primer registro contable en base a la aplicación de

los principios contables, análisis e identificación de la naturaleza de cada una de las cuentas

que intervienen en el registro contables.

Todo documento que interviene en cada transacción contable, son documentos muy

importantes, ya que constituyen elementos sustentables de la compra o venta de las

mercaderías que la empresa adquiere o expenden a diversos proveedores.

13

Clasificación de los documentos mercantiles

CUADRO N° 1

DOCUMENTOS NEGOCIABLES

COMPROBANTES DEFINICIÓN NORMATIVA

Cheque Es un título mediante el cual una persona o institución que dispone de

cuenta corriente expide una orden de pago inmediata.

LEY DE CHEQUES, Cap. I

La emisión y de la forma

LA LETRA DE CAMBIO Y EL PAGARE A

LA ORDEN, EN BLANCO,

EN LA LEGISLACIÓN ECUATORIANA

Letra de cambio Orden de pago que da el acreedor a su deudor para que pague en

determinado tiempo y lugar.

Pagaré Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la

promesa pura y simple de pagar una suma de dinero.

DOCUMENTOS NO NEGOCIABLES

COMPROBANTES DEFINICIÓN NORMATIVA

Factura Se emitirán y se entregarán facturas cuando las operaciones se

realicen para transferir bienes o prestar servicios o sociedades o

personas naturales que tengan derecho al uso de crédito tributario.

Cap. III. DE LOS REQUISITOS

Art. 18. Requisitos Pre impresos

Art. 19 Requisitos de llenado de la facturas

14

Nota de venta

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor

detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando,

cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago.

Art. 21Requisito de llenado Nota de Venta

Art. 22 Requisito llenado Liquidaciones de

compra

Art. 23 Requisitos de llenado Ticket

Art. 25 Requisitos de llenado Notas de crédito

y débito

Cap. IV DEL RÉGIMEN DE TRASLADO

DE BIENES

Art. 27 Guía de remisión

Art. 29 Requisitos de impresión guía remisión

Art. 30 Requisitos de llenado Guía remisión

Cap. V DE LOS REQUISITOS

COMPROBANTES RETENCIÓN

Art.39 Requisitos pre impresos

Liquidación de

compra

Es un documento que acredita las adquisiciones que efectúen las

personas naturales o jurídicas, sociedades conyugales, sucesiones

indivisas, sociedades de hecho.

Ticket

Estos documentos se utilizarán únicamente en transacciones con

consumidores finales, no dan lugar a crédito tributario por el IVA, ni

sustentan costos y gastos al no identificar al adquirente.

Nota de débito

Se emitirán para el cobro de intereses de mora y para recuperar costos

y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión

del comprobante de venta.

Notas de crédito Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el

objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada

cantidad, por el motivo expresado en la misma.

15

Guía de remisión La guía de remisión es el documento que sustenta el traslado de

mercaderías por cualquier motivo dentro del territorio nacional.

Comprobantes de

Retención

Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las

retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en

cumplimiento de lo dispuesto en la Ley

Fuente: Según, (Bravo Valdivieso, 2011), (Espejo Jaramillo, 2007), (Zapata Sánches, 2005), (Ibid, 2007)), (Verdezoto Moncayo, 2010),

(2010), (Cholvis, 2005), (Reglamento de Comprobantes de Venta y Documentos Complementarios, 2010), (LEY DE CHEQUES, Codificación

No. 000. RO/ 898 de 26 de septiembre de 1975.), (Galgor, 2012)

16

2.2.3 PLAN DE CUENTAS

2.2.3.1 Concepto de cuenta

“Las cuentas representan a los elementos patrimoniales agrupados por <<clases>>, expresando

los aumentos y disminuciones de valor que experimente en un periodo determinado.” (Goxens &

Goxens, 2005)

"Es el título genérico que se le da a un grupo de hechos contables (transacción) de una misma

naturaleza. Este nombre perdurará por lo menos durante un periodo contable.” (Naranjo

Salguero & Naranjo Salguero, 2006)

Podemos manifestar entonces que la cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y

en los servicios de pagos, las cuentas suponen la clasificación de todas las transacciones

comerciales que tiene una empresa o negocio. Es el nombre debidamente codificado o numerado

que se da a los valores que posee la empresa. La cuenta facilita el registro de las operaciones

contables

Según, (Rey Pombo, 2009), una cuenta es un instrumento de representación y medida de un

elemento patrimonial que capta la situación inicial de este y las variaciones que posteriormente se

vayan produciendo en él.

2.2.3.2 Cuenta Inventario

La cuenta inventarios se encuentra en el grupo y subgrupo abajo mencionado:

Grupo: ACTIVO

Subgrupo: ACTIVO CORRIENTE

Cuenta: MERCADERIAS O INVENTARIOS PARA LA VENTA

17

INVENTARIOS

CUADRO N° 2

Fuente: (Colegio Técnico Ecuador, 2005)

Elaborado por: Las Autoras

INVENTARIO Representa el valor de equipos de

computación y accesorios adquiridos por

la empresa para su venta.

Mercancía en Bodega DÉBITO CRÉDITO

Del costo de compra y

devoluciones de ventas

Del precio de costo de

mercaderías vendida y

devuelta a proveedores Su saldo es deudor.

Mercancía en Tránsito Del importe del precio

de costo de compras

adquiridas fuera de la

plaza y gastos

Del importe de las

transferencias, ajustes,

o por cancelación de

pedidos Su saldo es deudor.

Mercancía en Tránsito

Su saldo es deudor.

Del importe con los

clientes por la venta de

mercaderías a crédito e

interés normales

Del pago parcial o

total, devoluciones, re-

bajas, bonificaciones

sobre ventas

Clientes

Su saldo es deudor.

De disminuciones

efectuadas, cuentas

totalmente incobrables

Del importe de la

cantidad que no

paguen los clientes

Estimaciones cuentas

incobrables

Su saldo es acreedor

Por el monto de pagos

realizados, devolucio-

nes y rebajas,

Por la compra de

bienes y servicios al

crédito.

Proveedores

Su saldo es acreedor

18

2.2.4 INVENTARIO

2.2.4.1 Concepto

“Un inventario constituye la cantidad de existencias de un bien o recurso cualquiera usado en una

organización. Un sistema de inventarios es el conjunto de políticas y controles que regulan los

niveles del inventario y determinan que niveles debemos mantener cuando debemos reabastecer

existencias y cuál debe ser el volumen de los pedidos.” (Chase J, 2005)

“La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de

contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El

inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por

inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado

de resultados” (Martínez, 2008).

Consideramos que un inventario es definible como aquel conjunto de bienes, tanto muebles como

inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar. De este modo, con los elementos del

inventario es posible realizar transacciones, tanto de compra como de venta, también los podemos

someter a ciertos procesos de elaboración o modificación antes de comerciar con ellos.

Estas transacciones de compra y venta deben realizarse en un período económico determinado y

deben contarse dentro del grupo de activos circulantes con la cuenta mercaderías o inventarios

para la venta de la empresa.

2.2.4.2 Propósito del Inventario

Según, (Chase J, 2005), A continuación se detalla los propósitos del inventario.

1. Conservar la independencia de las operaciones:

El suministro de materiales en un centro de trabajo le permite tener flexibilidad en sus

operaciones.

19

2. Afrontar variaciones en la demanda del producto:

Si conocemos con exactitud la demanda del producto, entonces será posible producir el

artículo en la cantidad exacta para satisfacer la demanda. Sin embargo, normalmente no

conocemos por completo la demanda por lo que debemos mantener existencias de reserva o

colchón para absorber esta variación.

3. Permitir flexibilidad al programar la producción:

La existencia en el inventario alivia la presión sobre la capacidad que el sistema de

producción tiene para poner en circulación los bienes.

4. Ofrecer una salvaguarda contra las variaciones de los tiempos de entrega de los

materiales primarios:

Cuando pedimos materiales a un proveedor pueden producirse demoras por diversas razones,

estas pueden ser:

Por prohibición de importación,

Por mercaderías que no llegan a su destino

Por políticas de cada empresa

5. Sacar provecho de tamaño económico de la orden de compra:

Colocar un pedido entraña costos: entre ello, la mano de obra, las llamadas telefónicas, la

mercadería, al franqueo postal, etc.

Según, (López, 2008), Vemos que el propósito principal del inventario es dar a la empresa la

capacidad necesaria para programar sus comprar y regular existencias, con ello se permite que el

cliente tenga siempre a mano un stock de mercadería que no sea mínima o exagerada y que

siempre esté en rotación para tener el flujo de capital necesario.

20

2.2.4.3 Tipos de Inventarios

2.2.4.3.1 Inventario Inicial

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó

el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor

General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar

el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y

Pérdidas directamente.

2.2.4.3.2 Inventario Final

El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario

físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este

inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o

Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

2.2.4.3.3 Inventario de Mercancías

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o

mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados.

En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta.

Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en

cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no

recibidas aún).

Las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad

de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en

efectivo u otros bienes).

21

2.2.4.3.4 Inventario de Productos Terminados

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales

son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

2.2.4.3.5 Inventario de Productos en Proceso de Fabricación

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los

cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de

materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

2.2.4.3.6 Inventario de Materias Primas

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han

recibido procesamiento.

2.2.4.3.7 Inventario de Suministros de Fábrica

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de

una manera exacta (Ejemplo: Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

2.2.4.4 Métodos de Valuación de Inventarios

“La Ley de Régimen Tributario Interno, faculta a las empresas a utilizar cualquiera de los

métodos de valoración, que previo estudio, necesidades de información y sobre todo

considerando la técnica contable y el sistema que se está aplicando se puede optar por los

métodos.” (Naranjo Salguero & Naranjo Salguero, 2006).

Según, (Espejo Jaramillo, 2007), Por la importancia que tienen los inventarios en las empresas

comerciales o industriales, la práctica contable ha establecido diversos métodos de valoración,

cada uno de ellos con sus propias características, tratándose de adecuar a las necesidades de cada

empresa o del momento económico.

22

Esto nos indica que la aplicación de un sistema de inventarios, utilizando los métodos necesarios

y que sean acordes a las necesidades específicas de cada empresa, se torna indispensable para el

mantenimiento y surgimiento de las empresas y evitar que caigan en la quiebra o simplemente

desaparezcan.

Los métodos de valoración de inventarios son:

2.2.4.4.1 Método Costo Promedio Ponderado

El método promedio ponderado se denomina de esta manera por cuanto se da una importancia

relativa al número al número de unidades adquiridas en la determinación del costo.

Para obtener el costo promedio de los artículos se divide el costo total acumulado de las

existencias para el número de unidades, este costo promedio permite el registro de la salida de los

artículos.

2.2.4.4.2 Método FIFO. Lo Primero en Entrar, Primero en Salir

Este método de valoración de inventarios se basa en que los primeros artículos o mercaderías que

ingresan a la bodega del negocio son los primeros en salir, por lo tanto al final del ejercicio

económico quedan registrados los productos a los últimos precios de adquisición. Este método

arrojará menor costo de venta, un inventario de mayor valor porque demuestra los saldos más

recientes y las utilidades serán mayores.

En los dos métodos mencionados, es importante destacar que el manejo físico de los artículos no

va a coincidir con la forma en que se valúan, y para una correcta asignación de los costos se debe

detallar el inventario según la fecha de adquisición.

2.2.4.4.3 Método de valor de la última compra

Consiste en valuar el saldo o existencia de los productos al costo de mercado, con la finalidad de

presentar en cualquier momento el inventario valorado con los precios recientes. La aplicación de

23

este método ocasiona variaciones en el saldo contable de los inventarios, las mismas que deben

ser registradas a través de ajustes.

Ventajas

1. Facilita ejercer un control adecuado sobre la bodega y los que están a cargo de ella.

2. Nunca se corre el riesgo de quedar la bodega en desabastecimiento o exceso de stok

porque se controla las existencias con cantidades máximas, mínimas y críticas.

3. El saldo final de mercaderías se establece contablemente.

4. Fácilmente y en cualquier momento se puede conocer los resultados obtenidos en la

actividad de entrega: compra – ventas.

5. Se utiliza un solo método de valoración para cualquier número de materiales, por lo

menos durante el periodo contable (01 de enero al 31 de diciembre).

Desventajas

1. Aparentemente los costos para su control son elevados, pero con los sistemas

computarizados se reducen al mínimo.

2. El registro contable tiende a complicarse, siempre y cuando no exista un dominio y

conocimiento de control y registró.

2.2.4.5 Sistema de registro y control de inventarios

CUADRO N° 3

Fuente: (Córdova Román, 2008)

24

En este cuadro se muestra los asientos de registro contable para el control de inventarios de los

sistemas múltiple y permanente.

“Mercaderías son aquellos artículos de comercio adquiridos que se disponen para la venta. Esta

cuenta de Activo Corriente, de casi inmediata convertibilidad, son todos los artículos adquiridos o

producidos con el afán de venderlos.” (Colegio Técnico Ecuador, 2005).

Según, (Espejo Jaramillo, 2007), Para el registro contable y el control de inventarios de

mercaderías existen dos sistemas:

- Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico

- Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo

2.2.4.5.1 Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico

Según, (Martínez, 2008), Para el registro contable y el control de inventarios de mercaderías

existen dos sistemas:

En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario

disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible

y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de

inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las

mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se

apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para

contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo.

Según, (Espejo Jaramillo, 2007), Para la aplicación de este sistema se utiliza varias cuentas

contables que permiten obtener variación clasificada de cada una. Las cuentas que se utilizan en

este sistema son:

25

Mercaderías.- La cuenta mercaderías pertenece al activo corriente, representa los productos

que dispone una empresa comercial para su venta. Esta cuenta se utiliza al inicio del ejercicio

contable para registrar el valor del inventario inicial de mercaderías, es decir con cuanto

inicia el negocio por este concepto y al final del periodo para ingresar el valor del inventario

final de mercaderías.

Para determinar el inventario de mercaderías se procede de dos maneras:

- Toma Física.- Consiste en realizar la constatación por lo menos anual de todos los artículos

que dispone la empresa, para lo cual se procede a contar, pesar, medir y valorar al precio de

costo.

- Contablemente.- Se realiza la sumatoria de los saldos que constan en las tarjetas kárdex, los

mismos que deben coincidir con la constatación física que se realice y con el saldo contable

de la cuenta mercaderías. En caso de diferencias se debe investigar las causas y luego a

proceder a ajustar los saldos.

Ventas.- La cuenta ventas constituye un ingreso operacional, sirve para registrar la salida de

mercaderías de la empresa, al precio de venta. La venta de mercaderías realizada a los clientes

puede ser al contado o crédito, el respaldo de estas transacciones es la factura o nota de venta.

Devolución en ventas.- Los clientes pueden realizar el retorno de las mercaderías a la

empresa, por no estar de acuerdo al pedido, los artículos no están en buenas condiciones, etc.,

en estos casos se registra contablemente con la cuenta devolución en ventas, se la considera

como una cuenta de gasto. De alguna manera esta cuenta permite la satisfacción del cliente.

Descuento en ventas.- Cuando la empresa concede descuentos en las ventas, ya sea por pago

al contado, por pronto pago o cualquier otro motivo utiliza la cuenta descuento en ventas, se

la considera como cuenta de gasto.

26

Comparas.- Toda empresa que se dedica a la actividad comercial requiere efectuar

adquisiciones de mercaderías, ya sean al contado o crédito y para el registro contable se

utiliza la cuenta:

Compras que pertenecen al grupo de gastos. El documento de respaldo es la factura.

Devolución en compras.-Cuando las mercaderías no han sido despachadas correctamente, ha

llegado en mal estado, o por cualquier otra razón justificada se retorna las mercaderías

compradas al proveedor, para el registro contable se utiliza la cuenta Devolución en

compras, la misma que se ubica en los ingresos.

Descuento en compras.-Cuando la empresa adquiere mercaderías, dependiendo del monto de

la compra y forma de pago, es probable que le concedan descuentos, en este caso para el

registro contable se utiliza la cuenta Descuento en comprasy se consideran un ingreso.

Transporte en compras.-Por lo general, la empresa adquiere mercaderías en otras ciudades o

en lugares que se encuentran distantes y es necesario el pago del transporte de las

mercaderías.

Para el registro contable se utiliza la cuenta Transporte en compras se ubica en el grupo de

gastos.

Regulación de la cuenta mercadería.- Al final del ejercicio económico para la regulación de

la cuenta mercaderías se utiliza las cuentas:

Costo de ventas

Esta cuenta representa la salida de las mercaderías al precio de costo.

se debita por el cierre del inventario inicial de mercaderías y las compras netas.

Se acredita por el ingreso del inventario final de mercaderías; y, para cerrar las ventas netas y

determinar la utilidad en ventas.

27

Ganancia bruta en ventas

Esta cuenta se considera como un ingreso operacional, representa la diferencia entre las ventas

netas y costo de ventas. Puede ocurrir que el valor del costo de ventas sea superior al valor de las

ventas netas, obteniendo en este caso “Perdida bruta en ventas”, cuanta que se ubica en el

grupo de gastos.

La cuneta utilidad bruta en ventas:

Se debita al final del ejercicio por el cierre de las cuentas de ingreso.

Se acredita por el cierre de las ventas netas y costo de ventas; y, la determinación de la

utilidad bruta en ventas.

2.2.4.5.2 Sistema de cuenta permanente o perpetuo

Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al día, pero requiere llevar un

juego completo de kárdex para el registro de entradas, salidas y saldos de inventarios. Aunque,

bajo éste parámetro, no se necesitaría practicar inventarios físicos, normalmente ellos se realizan

para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de kárdex. (Araguren, Bustamante,

& al et).

Según, (Espejo Jaramillo, 2007), Este sistema tiene la ventaja que en cualquier momento se

puede determinar el valor del inventario de mercaderías y conocer la utilidad de las ventas. Para

su aplicación es necesario el uso de las tarjetas kárdex para el control de cada uno de los artículos

que dispone la empresa.

El uso de este sistema en la actualidad está ganando espacio en las empresas, sin embargo para su

aplicación requiere de equipos y programas informáticos que permitan agilitar el proceso de la

información y que se traduzca en datos confiables a las necesidades empresariales.

El sistema de inventario permanente utiliza tres cuentas contables:

28

Inventario de mercaderías

La cuenta inventario de mercaderías pertenece al activo corriente, sirve para registrar los

siguientes movimientos:

Se debita:

a. Por el inventario inicial de mercaderías

b. Por la adquisición o compra de mercaderías

c. Por el pago de transporte y fletes que se cargan a los productos

d. Por devolución de mercaderías por parte de los clientes (al precio de costo)

Se acredita:

a. Por la venta de mercaderías (al precio de costo)

b. Por la devolución de mercaderías a los proveedores

c. Por errores en la facturación.

El saldo es deudor y representa el valor del inventario final en un momento determinado, el

mismo que debe coincidir con los valores de la constatación física de los artículos; y, con los

saldos de las tarjetas kárdex.

Ventas; y,

Esta cuenta pertenece al grupo de ingresos operacionales, registran la salida de las mercaderías de

la empresa al precio de venta. El respaldo de la transacción es la factura o nota de venta. Todo

negocio persigue obtener ganancias, por lo tanto las ventas se realizan al precio de venta.

Precio de venta= precio de costo + ganancias

La cuenta ventas:

Se debita:

Por las devoluciones de mercaderías por parte de los clientes, al mismo precio que se vendió.

29

Al final del ejercicio económico para cerrar las cuentas de ingreso.

Se acredita:

Por la venta de mercaderías al contado o crédito

El saldo es acreedor y representa las ventas netas realizadas en el ejercicio económico.

Costo de ventas

Esta cuenta permite llevar un control de las mercaderías que ha vendido la empresa al precio de

costo.

Se debita por la disminución de mercaderías al precio de costo, es decir cuando se vende.

Se acredita por el retorno de las mercaderías por parte de los clientes al precio de costo.

El saldo es deudor y representa el costo de venta neto.

En el sistema de inventario permanente para registrar una venta o devolución de las mercaderías

vendidas, se realiza dos asientos contables:

1. Por el precio de venta, según información de la factura o nota de venta.

2. Por el precio de costo, según datos de las tarjetas kárdex.

2.2.4.6 Control Interno

2.2.4.6.1 Definición

“Es un proceso diseñado y efectuado por quienes tienen a cargo el gobierno, la administración y

otro personal; y que tienen la intención de dar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos

de la entidad con relación a la confiabilidad de la información financiera, la efectividad y la

eficiencia de las operaciones, y el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.

2.2.4.6.2 Objetivo del control interno

Hay una relación directa entre los objetivos de la entidad y el control interno que la entidad

implementa para asegurar el logro de tales objetivos. Una vez que se establecen los objetivos, es

30

posible identificar y valorar los eventos (riesgos) potenciales que impedirían el logro de los

objetivos con base en esta información, la administración puede desarrollar respuestas

apropiadas, las cuales incluirán el diseño del control interno.

El control interno puede ser diseñado en primer lugar para prevenir que ocurran debilidades

materiales o para detectar y corregir las debilidades materiales luego que hayan ocurrido.”

(Mantilla B, 2007).

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite

mantener a la organización o sistema en buen camino.” (Fonttiefa, 2008).

Apreciamos que el sistema de control interno es una función importante, que tiene por objeto

salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, prevenir las pérdidas, roturas, fraudes de la

mercancía, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán

obligaciones sin autorización. La Auditoría interna forma parte del Control Interno, y tiene como

uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho Control Interno.

2.2.4.6.3 Componentes del Control Interno

Según, (Mantilla B, 2007), dentro del marco integrado se identifican varios elementos de Control

Interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa.

Para realizar un control interno se requiere que exista:

1. Objetivos Financieros:

Se establece indicadores cuantitativos a los cuales se los puede controlar, monitorear.

2. Ambiente de control:

Es la disposición para efectuarlo.

3. Valoración del riesgo:

Cuantificar en base a una ponderación los factores de riesgo interno que existe.

31

4. Sistema de Información:

Que documentos sustentan el control interno.

5. Actividades de Control:

Se elabora un listado de actividades y responsables para realizar el control.

6. Monitoreo:

Se hace un seguimiento a las actividades que han resultado con observaciones.

Estos pasos son los componentes del control interno, que son el cuerpo del sistema y existen por

las funciones que desarrollan cada uno de ellos. Proporcionan un grado de seguridad razonable en

cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las necesidades empresariales.

Componentes del Control Interno

GRÁFICO N° 3

FUENTE: (Mantilla B, 2007).

AMBIENTE DE CONTROL

VALORACIÓN DEL RIESGO

SISTEMA DE INFORMACIÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL

MONITOREO

OBJETIVOS DE LA

INFORMACIÓN FINANCIERA

32

Representa todos y cada uno de los componentes del control interno, ya descritos en la parte

superior, y que van a ayudar al mantenimiento y fortalecimiento de la empresa en su rol

económico.

De lo anterior se deduce, que la empresa debe dirigirse por objetivos, lo que significa que tanto

el Gerente como los subordinados de la empresa conjuntamente, identifican sus metas comunes,

definen las áreas principales de responsabilidad de cada persona en término de los resultados que

esperan y emplear estas medidas como guías para el manejo de la unidad y para evaluar la

contribución de cada uno de sus miembros.

2.2.4.6.4 Necesidad de un sistema de control interno para las empresas.

Según, (Anónimo, 2009), Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia

de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un

sistema de control complejo.

Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas

delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control

interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la

complejidad de la organización.

En las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia sus filiales en

distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación

frecuente.

Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto más se alejan

los propietarios de las operaciones, más necesario se hace la existencia de un sistema de control

interno estructurado.

33

2.2.4.6.5 El control interno administrativo

El control interno administrativo no está limitado al plan de la organización y procedimientos que

se relacionan con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios. Es la

metodología general con la que se lleva a cabo la administración, aun cuando el Control Interno

algunas veces se identifica con el propio organismo administrativo, pero si existe un Control

Interno bien diseñado y aplicado la empresa funcionará sin ningún problema operativo.

Los controles administrativos incluyen el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos que facilitan la planeación y el control administrativo de todas las operaciones

efectuadas por la empresa.

Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones

establecidas por el ente.

2.2.4.6.6 Control interno contable

El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a

la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de

controles brindan seguridad razonable:

1. Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la

gerencia

2. Se registran los cambios para mantener un control adecuado y permitir la preparación de los

ee.cc. (Estados Contables).

3. Se salvaguardan los activos solo acezándolos con autorización

4. Los activos registrados son comparados con las existencias.

Ejemplo: Control interno administrativo: Cotización de compras , el más barato

Ejemplo: Control Interno Contable: Perfecta registración de ingresos de MP.

34

2.2.4.6.7 Control Interno Sobre Los Inventarios

Según, (Martínez, 2008), El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los

inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías

exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control

interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se

utilice

2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque

3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño descomposición

4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros

contables

5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario

6. Comprar el inventario en cantidades económicas

7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir.

De lo expuesto se entiende que el Control Interno sobre los inventarios debe ser continuo, actual

y sobre todo realizado con la más absoluta responsabilidad y honradez para permitir que la

empresa tenga los respaldos necesario para su correcto funcionamiento.

2.2.4.7 NORMATIVA APLICABLE

2.2.4.7.1 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF´s)

Las NIIF´s favorecen una información financiera de mayor calidad y transparencia, su mayor

flexibilidad dará un mayor protagonismo al enjuiciamiento para dar solución a los problemas

contables, es decir la aplicación del valor razonable.

35

La calidad de las NIIF´s es una condición necesaria para cumplir con los objetivos de la adecuada

aplicación, solo de este modo tiene sentido su condición de bien público.

Imponer el cumplimiento efectivo de la norma y garantizar la calidad del trabajo de los auditores,

cuyo papel es esencial para la credibilidad de la información financiera.

En comparación con las normas ecuatorianas de contabilidad, las NIIF´s son un conjunto de

normas basadas en principios, tendientes a reflejar la realidad económica de las transacciones,

exigentes en el desglose de información (notas a los estados financieros), y en gran parte

orientadas a su utilización como lenguaje común internacional y que facilita la globalización de

los mercados.

Este conjunto de normas incluye:

1. Marco Conceptual

2. Normas Internacionales de Contabilidad (IAS por sus siglas en inglés) Comité de

Interpretación sus siglas en Inglés)

3. Comité de Interpretación de Normas Internacionales de Contabilidad (SIC por sus siglas en

inglés)

4. Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés) y

5. Comité de Interpretación de las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRIC

por sus siglas en inglés).

Las Normas Internacionales de Información Financiera son las Normas e Interpretaciones

adoptadas por el Consejo Internacional de Normas Contables (IASB).

Las NIIF´s están diseñadas para aplicar a los Estados Financieros de propósito general y otra

información financiera de todas las entidades orientadas a obtener ganancias. Aunque las NIIF´s

36

no están diseñadas para aplicarse en actividades sin fines de lucro en el sector privado, sector

público o gubernamental, las entidades con esas actividades pudieran encontrarlas apropiadas.

Postulados Fundamentales:

a. Empresa en Marcha.- los Estados financieros se preparan sobre el supuesto de la continuidad

del negocio.

b. Devengado.- sobre tal base, los efectos de las transacciones y otros hechos se reconocen

cuando ocurren (y no cuando se cobra o se paga el correspondiente efectivo o equivalente de

efectivo) y se inscriben en los registros contables y se presentan en los estados financieros de

los períodos los cuales corresponden.

2.2.4.7.2 NIIF´s para las PYME (Pequeñas y Medianas Empresas)

Según, (Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB® ), 2009), las Pequeñas y

Medianas Empresas (PYMES) constituyen más del 90% de las empresas en la mayoría de los

países del mundo.

Las PYMES son la fuerza impulsora de gran número de innovaciones y contribuyen al

crecimiento de la economía nacional mediante la creación de empleo, las inversiones y las

exportaciones

La Pequeña y mediana empresa (conocida también por su acrónimo PyME, PYME o pyme), es

una empresa con características distintivas, tienen dimensiones con ciertos límites ocupacionales

y financieros prefijados por los Estados o Regiones. Son agentes con lógicas, culturas, intereses y

espíritu emprendedor específico.

Usualmente se ha visto también el término MIPyME (acrónimo de Micro, pequeña y mediana

empresa), que es una expansión del término original en donde se incluye a la microempresa.

09279.

37

2.2.4.7.3 Propósitos de las Pequeñas y Medianas Empresas

GRÁFICO N° 4

Z

Fuente: (Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB® ), 2009)

2.2.4.7.4 Normas Internacionales de Información Financiera en el Ecuador

Según, (Herrera Carvajal & Asociados Cía.Ltda., 2010), el 1 de enero de 2010 las compañías

ecuatorianas deberán comenzar a utilizar las Normas Internacionales de Información Financiera

(NIIF´s NIC) en reemplazo de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

Sin embargo, para el Ecuador este proceso no debería ser del todo nuevo, puesto que las

IFRS International Financial Reporting Standards o IAS - International Accounting

Standards- como se conocen en inglés, son una adaptación muy fiel de ciertas Normas

Internacionales de Contabilidad emitidas por el IASC "Comité de Normas Internacionales

de Contabilidad", que estaban vigentes entre los años 1999 y 2002.

Las IFRS o NIIF´S, establecen los requisitos de reconocimiento, medición, presentación e

información a revelar respecto a las transacciones y sucesos económicos que son importantes en

los estados financieros.

CONTRIBUIR

PARTICIPAR

FAVORECER

* Creación de empleo

* Generación de riqueza

El desenvolvimiento de la capacidad creadora

de los pequeños y medianos empresarios y de

los trabajadores.

En el desarrollo armónico y equilibrado de

las actividades económicas en el país

38

A la vez, están diseñadas para ser aplicadas en otras informaciones financieras, de todas las

entidades con ánimo de lucro. Se pretende que la información sea útil a una amplia gama de

usuarios al tomar sus decisiones económicas, como por ejemplo a inversionistas, empleados,

prestamistas, proveedores y otros acreedores comerciales, clientes, gobierno y otros organismos

públicos, así como al público en general.

Otro tema de importancia es lo relativo a que si nuestro país está adoptando las Normas

Internacionales de Información Financiera, los profesionales y las empresas ahora deben estar

atentos a las modificaciones, actualizaciones o nuevas normas que emita el IASB. Por ello, varias

instituciones como: la Cámara de Comercio de Quito, el Asesor Contable ya han empezado a

organizar jornadas de capacitación.

Así es como paulatinamente las NIIF´s ya se empiezan a implementar en nuestro país, dentro de

un marco de responsabilidad y compromiso.

2.2.4.7.4.1 Resolución No. 08.G.DSC emitida por la Superintendencia de Compañías

En el 2006, el Superintendente de Compañías mediante Resolución No. 06.Q.ICI.004 del 21 de

agosto, publicada en el R.O. No. 348 del 4 de septiembre del mismo año, adoptó las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF´s) y determinó que su aplicación sea obligatoria

por parte de las compañías y entidades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de

Compañías, para el registro, preparación y presentación de estados financieros a partir del 1 de

enero del 2009.

Posteriormente, mediante Resolución No. ADM 08199 de 3 de julio de 2008, publicada en el

Suplemento del R.O. No.378 de 10 de julio del 2008, el Superintendente de Compañías ratificó el

cumplimiento de la Resolución No. 06.Q.ICI.004 del 21 de agosto del 2006. Sobre lo anterior,

39

existieron algunos criterios que cuestionaban la preparación de nuestro país para adoptar la nueva

normativa, al parecer, dichos criterios no estuvieron infundados.

Se posterga la vigencia de la aplicación de las NIIF´s, ante el pedido del Gobierno Nacional de

prorrogar la entrada en vigencia de las NIIF´s, para permitir que los empresarios del país puedan

enfrentar de mejor manera los posibles impactos de la crisis financiera global.

El 20 de Noviembre del 2008 mediante Resolución No. 08.G.DSC, la Superintendencia de

Compañías, resolvió establecer un cronograma de aplicación obligatorio de las NIIF´s por parte

de las compañías y entes sujetos a su control y vigilancia:

Grupo 1 - Aplicarán a partir del 1 de enero del 2010:

Las Compañías y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores, así como todas

las compañías que ejercen actividades de auditoría externa. Se establece el año 2009 como

período de transición; para tal efecto, este grupo de compañías deberán elaborar y presentar sus

estados financieros comparativos de acuerdo a NIIF´s a partir del ejercicio económico 2010.

Grupo 2 - Aplicarán a partir del 1 de enero del 2011:

Las compañías que tengan activos totales iguales o superiores a US$ 4’000.000,00 al 31 de

diciembre del 2007; las compañías Holding o tenedoras de acciones, que voluntariamente

hubieren conformado grupos empresariales; las compañías de economía mixta y las que bajo la

forma jurídica de sociedades constituya el Estado y Entidades del Sector Público; las sucursales

de compañías extranjeras u otras empresas extranjeras estatales, paraestatales, privadas o mixtas,

organizadas como personas jurídicas y las asociaciones que éstas formen y que ejerzan sus

actividades en el Ecuador.

Se establece el año 2010 como período de transición y deberán elaborar y presentar sus estados

financieros comparativos de acuerdo a NIIF´S´S a partir del ejercicio económico 2011.

40

Grupo 3 - Aplicarán a partir del 1 de enero de 2012:

Las demás compañías no consideradas en los dos grupos anteriores tendrán como período de

transición el año 2011; y deberán elaborar y presentar sus estados financieros comparativos de

acuerdo a NIIF´s a partir del año 2012.

En la planificación para la implementación de las NIIF´S´S en cada empresa es muy importante

tener en cuenta el año de transición, puesto que en éste los estados financieros tendrán que ser

elaborados en base a la normativa antigua y a la nueva (NEC y NIIF´s).

2.2.4.7.5 Análisis “Reconocimiento y Medición de Inventarios de acuerdo a las NIC # 2”

Según, (Parámetros Norma NIC # 2), la norma internacional que proporciona el Tratamiento

Contable de los inventarios es la Norma Internacional de Contabilidad Nº 2 “Inventarios”, siendo

entre sus Parámetros más importantes los siguientes:

Parámetros Norma NIC #2

GRÁFICO N° 5

Fuente: (Parámetros Norma NIC # 2)

Los reconocimientos se realizan a los activos in situ y en base a ello se hace una evaluación y

exposición o desgaste que han tenido, en base a los parámetros de la Norma NIC # 2, que arriba

en el cuadro se describen como es reconocimiento, valuación y exposición.

41

2.2.4.7.5.1 Medición de los Inventarios

Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, según cuál sea menor.

Costo de los Inventarios.- El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados

de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles

su condición y ubicación actuales.

Costos de Adquisición.- El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de

compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente

de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente

atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos

comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de

adquisición.

Costos de Transformación.- Los costos de transformación de los inventarios comprenderán

aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de

obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos

indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en

productos terminados.

Otros costos.- Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios, siempre que se hubiera

incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales.

2.2.4.7.5.2 Técnicas de medición de costos

Las técnicas para la medición del costo de los inventarios, tales como el método del costo

estándar o el método de los minoristas, podrán ser utilizados por conveniencia siempre que el

resultado de aplicarlos se aproxime al costo. Los costos estándares se establecerán a partir de

niveles normales de consumo de materias primas, suministros, mano de obra, eficiencia y

42

utilización de la capacidad. En este caso, las condiciones de cálculo se revisarán de forma regular

y, si es preciso, se cambiarán los estándares siempre y cuando esas condiciones hayan variado.

El método de los minoristas se utiliza a menudo, en el sector comercial al por menor, para la

medición de inventarios, cuando hay un gran número de artículos que rotan velozmente, que

tienen márgenes similares y para los cuales resulta impracticable usar otros métodos de cálculo

de costos. Cuando se emplea este método, el costo de los inventarios se determinará deduciendo,

del precio de venta del artículo en cuestión, un porcentaje apropiado de margen bruto. El

porcentaje aplicado tendrá en cuenta la parte de los inventarios que se han marcado por debajo de

su precio de venta original. A menudo se utiliza un porcentaje medio para cada sección o

departamento comercial.

2.2.4.7.5.3 Fórmulas de cálculo del costo

El costo de los inventarios de productos que no son habitualmente intercambiables entre sí.

Así como de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos específicos, se

determinará a través de la identificación específica de sus costos individuales.

2.2.4.7.5.4 Valor neto realizable

Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operación menos los costos

estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.

2.2.4.7.5.5 Valor Razonable

Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un

comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una transacción

libre.

El valor neto realizable hace referencia al importe neto que la entidad espera obtener por la venta

de los inventarios, en el curso normal de la operación.

43

El valor razonable refleja el importe por el cual este mismo inventario podría ser intercambiado

en el mercado, entre compradores y vendedores interesados y debidamente informados. El

primero es un valor específico para la entidad, mientras que el último no.

El valor neto realizable de los inventarios puede no ser igual al valor razonable menos los costos

de venta.

2.2.4.7.6 Principales Impactos, Ventajas y Desventajas.

GRÁFICO N° 6

Fuente: (Prince Water, 2009)

Como se puede apreciar en el gráfico, la NIIF´s se debe relacionar con la determinación del

impuesto a la renta, con el Presupuesto; para lo cual al personales lo debe capacitar para

implementar estas normas, para luego hacer un monitoreo.

2.2.4.7.6.1 Impactos

Según, (Prince Water, 2009), los impactos que la Compañía tendría que considerar en la

adopción de las nuevas normas.

Internacionales son varios, sin embargo se destacan; el capacitar a todo el personal, en este

punto no solo se debe considerar a los altos directivos financieros sino a todos aquellos

44

involucrados en la emisión de reportes, a fin de que comprendan el interés de la información que

van a proporcionar.

Otro de los impactos importante sobre los Estados Financieros es la Determinación del Impuesto

a la Renta, puesto que ahora las normas internacionales proveen al profesional contable de una

norma específica denominada Impuesto a las Ganancias (NIC 12), cuyo objetivo es proporcionar

el tratamiento contable de dicho impuesto, esto en sí refleja uniformidad del tratamiento contable

de dicho impuesto en los países que ya aplican o empezarán a aplicar este nuevo modelo

contable.

El cambio o incorporación de un sistema de tecnología considerado bajo la nueva

Normativa, será un asunto de interés, puesto que las Compañías deberán empezar a evaluar el

COSTO – BENEFICIO de la aplicación de las normas internacionales, y buscarán cumplir los

estándares requeridos en cada una de las áreas, por ejemplo considerando la aplicación en la

empresa MEGASETEC, será de vital importancia que dicho sistema abarque los módulos de

contabilidad, caja, inventario, clientes, etc., a fin de que todos aquellos cumplan los

requerimientos de las normas y proporcione información adecuada.

El sistema de información contable se sustenta en un procedimiento simultáneo y que se cumple

por estas como son: identificar el hecho económico o transacción histórica que ha generado una

operación contable, en base a una sustentación física “comprobante” de la misma, para luego en

base a ello realizar el registro contable, que a su vez luego será remitido a un informe.

De forma adicional se debe también conocer que uno de los principales impactos sobre las

existencias (Inventarios) es la inaceptación del método LIFO para la valuación y en cambio en

el reconocimiento de Ingresos, se tiene presente que prima siempre el concepto de devengado

para su registro.

45

La empresa MEGASETEC, es un ente que forma parte del grupo de las pequeñas y medianas

empresas, es decir PYME por lo cual se considera que el nuevo esquema contable para entidades

no lista se adapta a la realidad de esta sociedad y en mejor medida que el complejo marco de las

NIIF´S.

Puesto que representa una carga mucho menos pesada en términos de revelaciones y mucho más

fácil de aplicar que el marco de las actuales NIIF´S, la norma conocida como NIIF´S para

PYMES.

2.2.4.7.6.2 Ventajas

GRÁFICO N° 7

.

Fuente: (Prince Water, 2009).

Según, (Prince Water, 2009), la contabilidad financiera como se aprecia en el Gráfico No.8,

sirve como información para diferentes actores dentro de la organización, la cual se debe

acomodar tanto su formato como contenido a sus necesidades, entre ellos tenemos a los: clientes,

proveedores, prestamistas, inversionistas y finalmente al gobierno.

46

Estándares contables basados en principios

Estados financieros que presentan información transparente y comparable.

Información dirigida a los usuarios de los Estados Financieros.

Mejor comprensión de los estados contables

Eliminación de trabas al flujo de capitales

Reducción de costos de preparación

Facilitar presentaciones “ultra fronteras”

Mayor facilidad para realización de auditorías

Homogeneidad en la medición de resultados

Mejor evaluación de la situación de la empresa

Activos y pasivos están sujetos a test de razonabilidad a valores actuales y su recuperación en

el tiempo.

Marco contable único y comparable.

2.2.4.7.6.3 Desventajas

El Ecuador al igual que los demás países de la región andina, está totalmente expuesto a la

competencia internacional, debido al proceso de apertura y desregulación comercial.

La Compañía donde se efectuará esta investigación se encuentra dentro del grupo de las PYMES

(Pequeñas y Medianas Empresas), este sector cubre una variedad de actividades, entre las que

predominan las comerciales, los servicios y las de producción de pequeños industriales,

artesanos o micro industriales.

Sin embargo la aplicación de las normas internacionales en su conjunto pleno para muchas de

estas compañías no serán tan beneficiosas por varios posibles aspectos como:

47

La trasladación de las NIIF´S a las empresas es un proceso largo y progresivo, que no va

a ser homogéneo, por lo que la convergencia puede durar mucho tiempo, y en lugar de

beneficiarse la Compañía podría ser causa de continuos desembolsos sin recuperabilidad.

La armonización contable no es tarea fácil, ya que cambiar las normas contables de un

país puede significar principalmente un cambio en las normas emitidas por colegios

profesionales, normas de gobierno, cambios en los modelos educativos de la contabilidad,

entre otros.

La contabilidad no se ha globalizado al mismo ritmo que lo ha hecho la globalización de

los mercados.

Entre estos y otros aspectos que se encuentra no únicamente la empresa MEGASETEC, sino

muchas otras empresas de nuestro país, es una causa de una limitación, al querer adaptar estas

normas internacionales, sin embargo sobre ello pesa la necesidad de buscar una razonable

uniformidad que permita contar poco a poco con un lenguaje común de los negocios.

2.2.4.8 DIAGRAMA DE FLUJO

Según, (Vásquez Moriel, 2012), el diagrama de flujo es la representación gráfica del algoritmo o

proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y

la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que

representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que

conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.

Clasificación de diagramas de flujo

Por su comprensión

De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos

De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión

48

Por su formato

De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a

izquierda

De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en

forma descendente.

De formato tabular: También conocido como de formato columnar o panorámico, en el que se

presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o

unidad una columna

De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o

bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan

Por su propósito

De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca y/o ninguna descripción

de operaciones

De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y

en qué consiste ésta.

De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de

hacerlas

Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino

para qué sirven

De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona

Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada

De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos

49

2.2.4.8.1 Simbología de Flujograma

GRÁFICO N° 8

Fuente: (Vásquez Moriel, 2012)

2.3 IDEA A DEFENDER

Con la implementación de un sistema de control de inventarios se determinará la rentabilidad real

de la empresa Megasetec.

50

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1 MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN

Según, (Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2006), el enfoque

cuantitativo, usa la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica

y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías, mientas que

el enfoque cualitativo, utiliza la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o

afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación.

Investigación Cuantitativa.

Permitió investigar, observar y analizar la realidad que vive y presenta la empresa, implicó

describir lo cotidiano, los episodios críticos de la empresa y de las personas que se encuentran

involucradas. No es algo sorpresivo, sino son los frutos que se obtienen tras haber realizado un

largo trabajo de investigación.

La metodología cuantitativa permitió examinar los datos de manera numérica especialmente en el

campo de la estadística.

Los métodos deductivos están generalmente asociados con la investigación cuantitativa. Esta

investigación nos permite que se recojan y analicen datos cuantitativos sobre variables, estudia la

relación entre las variables cuantificadas.

Investigación Cualitativa.

Tiene como objeto la descripción de las cualidades de un fenómeno, busca un concepto que

pueda abarcar parte de la realidad, no se trata de probar o de medir en que grado una cierta

cualidad se encuentra en un cierto acontecimiento dado, sino de descubrir tantas cualidades como

sean posibles, se debe hablar de entendimiento en profundidad en lugar de exactitud.

51

Esta investigación es inductiva, la cual consideró al fenómeno investigado como un todo, se

participó en la investigación a través de la interacción con los sujetos que se estudiaron, es el

instrumento de medida.

Mediante lo antecedido se dedujo que la IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE

CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MEGASETEC CÍA. LTDA. DE

LA CIUDAD DE QUITO se la realizó en base a una investigación cualitativa haciendo uso de

los métodos que nos ofrece la misma, ya que mediante esta investigación se recopiló

características propias de este método, como el conocer hechos, procesos, estructuras y personas

en su totalidad.

Durante la investigación se realizó registros narrativos de los propietarios de la Empresa los

cuales dieron a conocer sus inicios, antecedentes históricos, proyecto y con el pasar de los años

se han logrado establecer de una forma más firme.

Se realizó entrevistas a los trabajadores de la empresa con el objeto de conocer más a fondo

como es el funcionamiento, observar, analizar falencias de los mismos y así optimizar su

administración, ya que una característica estratégica cualitativa es que el investigador sea activo

en su trato intensivo con las personas involucradas en el proceso de investigación para

entenderlas.

3.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN

Según, (Bernal, 2010), en la ciencia existen diferentes tipos de investigación y es necesario

conocer sus características para saber cuáles de ellos se ajusta mejor a la investigación que va a

realizarse.

Aun que no hay acuerdo entre los distintos tratadistas en torno a la clasificación de los tipos de

investigación.

52

Aplicable.

Este tipo de investigación permitió encaminar a la aplicación del sistema de control de

inventarios en la empresa Megasetec Cía. Ltda. Por lo que resultó beneficioso para la empresa

por no contar con un sistema de control, lo que generó muchos inconvenientes, tanto con los

proveedores como con los clientes internos como externos.

De campo

Porque permitió acudir a la empresa y de esta manera diagnosticar la situación actual de la

misma. Fue fundamental, porque el diagnóstico a la empresa se realizó en las instalaciones

donde se pudo constatar sus falencias, problemas, que tuvieron, como también en su momento

realizar un inventario físico que en definitiva permitió llevar a cabo un control real sobre las

existencias con las que cuenta la empresa

Bibliográfica.

Porque permitió sustentar científicamente la propuesta realizada para el logro de los objetivos; es

decir el planteamiento no es original sino que sustentado en varios autores, los cuales han

clarificado conceptos, esquemas y procedimientos, los cuales en definitiva se deben seguir para

realizar un control eficiente en el manejo de inventarios.

De acción.

Porque se orientó a proponer cambios, para dar solución a los problemas planteados. Por lo que

se buscó soluciones a los problemas observados y esta será realizada de forma práctica como

también operativa, dentro de las instalaciones de la empresa.

Descriptivo.

Porque al momento de realizar la investigación de campo nos ha permitido recopilar información

de hechos pasados y actuales, especialmente en la descripción de los procesos que se deberán

53

seguir para implementar la presente propuesta que permitirá mejorar el manejo y control de

inventarios.

Explicativa.

Porque este tipo de investigación además de describir, ayudó a argumentar las posibles causas y

efectos del problema encontrado en la empresa, así pudiendo dar una solución a cada problema

con la Implementación del Sistema de Inventarios que hemos propuesto para la empresa

Megasetec Cía. Ltda.

3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA

Según, (Universidad Regional Atonoma de los Andes UNIANDES, 2011), muestra, es el

universo o totalidad de individuos (u objetos) susceptibles de ser investigados durante el proceso

de la investigación.

La presente investigación consideró el criterio de los empleados de la Empresa Megasetec Cía.

Ltda., ubicada en la ciudad de Quito, para establecer los requerimientos de la propuesta.

La población que se seleccionó es todo el personal que labora en la empresa, ya que por tener

una baja población y es finita y accesible no se requirió de la aplicación de ninguna fórmula para

el cálculo de la muestra; y se constituye de:

(1) Gerente

(1) Asistente de Gerencia

(1) Contador

(1) Auxiliar de Contador

(1) Secretaria

(6) Vendedores

(1) Jefe de Bodegas

(2) Asistente de bodegas

(1) Cajera

54

Población y Muestra

CUADRO N° 4

POBLACIÓN

Gerente

Asistente de Gerencia

Contador

Auxiliar de Contador

Secretaria

Vendedores

Jefe de Bodegas

Asistente de bodegas

Cajera

1

1

1

1

1

6

1

2

1

TOTAL 15

Elaborado por: Las Autoras

3.4 MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

3.4.1 Métodos

Inductivo – Deductivo.- Permitió lograr los objetivos propuestos y ayudaron a verificar las

variables planteadas. Es Inductivo porque se analizó otros factores como por ejemplo considerar

el estudio o la aplicación del sistema de control de inventarios. En cambio es Deductivo porque

se detalló toda la estructura del sistema de control de inventarios para determinar la rentabilidad

real de la empresa para su futura aplicación.

55

Analítico – Sintético.- Porque este método ayudó a descomponer el objeto de estudio que es el

Inadecuado manejo de los inventarios, separándolo en cada una de sus partes para estudiarlas en

forma individual y así analizarlas para luego integrarlas para realiza un estudio en su totalidad el

cual nos permitirá la comprensión de los hechos, fenómenos e ideas.

Histórico – Lógico.- Porque este método ayudó analizar los procedimientos o sucesos pasados

de la investigación de nuestro tema para analizarlos en relación con otros acontecimientos

actuales o presente, el cual permitió sacar conclusiones del origen común del problema.

3.4.2 Técnicas

Encuestas. - Se realizó al personal de ventas para evaluar y estudiar el funcionamiento del

control de inventarios, ya que esta recopilación de información era indispensable para el

desarrollo de las encuestas, para así determinar en que grado se encuentran las falencias de los

inventarios.

Entrevistas. - Se realizó al nivel gerencial de la Empresa Megasetec Cía. Ltda., en donde se

permitió establecer preguntas abiertas y cerradas de forma ordenada que ayudó a determinar el

nivel de falencias que tiene la empresa en el manejo del inventario.

3.4.3 Instrumentos de la Investigación

Cuestionario

En términos generales el cuestionario es el instrumento escrito que debe resolverse sin

intervención del investigador. Establece de forma provisional las consecuencias lógicas de un

problema, que aunadas a la experiencia del investigador y con ayuda de la literatura

especializada, servirán para elaborar las preguntas congruentes con dichas consecuencias lógicas.

Las respuestas que se obtengan del cuestionario son los datos que permitirán verificar la

hipótesis o bien estudiar un fenómeno propuesto en la investigación

56

7%

93%

0%

¿Conoce usted los procedimientos y

documentos requeridos para ingresar

o retirar mercadería en bodegas?

SI

NO

DESCONOCE

Guía de Entrevista

Son las preguntas que guían una entrevista. La entrevista proporciona grandes ventajas porque

facilita el contacto con personas que no saben leer ni escribir; facilita la labor de persuasión en el

entrevistado, la precisión en las preguntas, establece la posibilidad de verificar respuestas y

permite observar las reacciones del entrevistado.

3.5 INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS

Objetivo: La presente encuesta está dirigida a todo el personal de la empresa MEGASETEC, con

el objetivo de conocer sobre el control y manejo de inventarios y como estos inciden en la

satisfacción de los clientes y sobre los resultados financieros de la empresa.

1. ¿Conoce usted los procedimientos y documentos requeridos para ingresar o retirar

mercadería en bodegas?

CUADRO N° 5 GRÁFICO N° 9

Fuente: Encuestas Fuente: Encuestas

Interpretación de los datos

Catorce de los quince empleados desconocen cuáles son los procedimientos y documentos

requeridos para seguir los pasos consecutivos para realizar el proceso de compra venta de

mercaderías, causando ineficiencia en la atención al cliente y malestar dentro de la empresa

misma.

ALTERNATIVAS FRECUENCIA %

SI 1 7%

NO 14 93%

DESCONOCE 0 0%

TOTAL 15 100%

57

13%

67%

20%

¿Existe actualmente un adecuado

control y manejo sobre los

inventarios en la empresa?

SI

NO

DESCONOCE

7%

93%

0%

¿Existe un stock adecuado en todos los

ítems con los que cuenta la empresa?

SI

NO

DESCONOCE

2. ¿Existe actualmente un adecuado control y manejo sobre los inventarios en la empresa?

CUADRO # 6 GRÁFICO # 10

ALTERNATIVAS FRECUENCIA %

SI 2 13%

NO 10 67%

DESCONOCE 3 20%

TOTAL 15 100%

Fuente: Encuestas

Interpretación de los datos

Todos los empleados coinciden que actualmente en la empresa no existe un adecuado control y

manejo en los inventarios, el cual ha ocasionado algunos inconvenientes como pérdida de

mercaderías, bajo stock en los inventarios y por ende mala atención a los clientes

3. ¿Existe un stock adecuado en todos los ítems con los que cuenta la empresa?

CUADRO N° 7 GRÁFICO N° 11

ALTERNATIVAS FRECUENCIA %

SI 1 7%

NO 14 93%

DESCONOCE 0 0%

TOTAL 15 100%

Fuente: Encuestas Fuente: Encuestas

Interpretación de datos

Todos los empleados coinciden que actualmente en la empresa no existe un adecuado manejo de

stock de las mercaderías, lo que genera disgustos con los clientes y cancelación de los pedidos,

porque al ser en su mayoría partes, piezas y accesorios de computadora ellos lo requieren de

forma inmediata.

Fuente: Encuestas

58

100%

0% 0%

¿Usted considera que por el mal

manejo de inventarios de la empresa

los clientes se molestan y le empresa

pierde pedidos y por tanto dinero?

SI

NO

DESCONOCE

7%

53%

40%

La entidad tiene designada alguna

persona responsable para las órdenes

de compra?

SI

NO

DESCONOCE

4. ¿Usted considera que por el mal manejo de inventarios de la empresa los clientes se

molestan y le empresa pierde pedidos y por tanto dinero?

CUADRO N° 8 GRÁFICO N° 12

ALTERNATIVAS FRECUENCIA %

SI 15 100%

NO 0 0%

DESCONOCE 0 0%

TOTAL 15 100%

Fuente: Encuestas

Interpretación de los datos

Los empelados coinciden que el mal manejo en los inventarios produce pérdidas de clientes y

por tanto dinero para la empresa, respuesta que además confirma los resultados obtenidos en la

pregunta anterior.

5. ¿La entidad tiene designada alguna persona responsable para las órdenes de compra?

CUADRO N° 9 GRÁFICO # 13

Fuente: Encuestas

Interpretación de los datos

Los empleados en su mayoría desconocen si hay una persona encargada de realizar las órdenes de

compra, ya que cualquier persona administrativa realiza pedidos a veces innecesarios de las

mercaderías, ya que compran sin antes revisar si hay existencias o no de mercaderías, lo cual

ponen en un sobre stock.

ALTERNATIVAS FRECUENCIA %

SI 1 7%

NO 8 53%

DESCONOCE 6 40%

TOTAL 15 100%

Fuente: Encuestas

Fuente: Encuestas

59

6. ¿Usted Conoce si la empresa cuenta con alguna medida de seguridad para los registros de

inventarios?

CUADRO # 10 GRÁFICO # 14

ALTERNATIVAS FRECUENCIA %

SI 5 33%

NO 3 20%

DESCONOCE 7 47%

TOTAL 15 100%

Fuente: Encuestas

Interpretación de los datos

Es evidente que al formular la encuesta el gran porcentaje desconocen que exista alguna

seguridad contratada o algún proceso que se lleve a cabo por parte de los directivos de la empresa

para la seguridad de los registros.

7. ¿Se comprueba en la recepción de la mercadería, que la misma sea entregada en su

totalidad?

CUADRO # 11 GRÁFICO # 15

ALTERNATIVAS FRECUENCIA %

SI 3 20%

NO 7 47%

DESCONOCE 5 33%

TOTAL 15 100%

Fuente: Encuestas

Interpretación de los datos

En su mayoría el personal expresa que no existe una comprobación de recepción de mercaderías,

ya que al no existir ningún proceso para la comercialización de los productos en la empresa, es

imposible que se lleve algún control en el despacho ocasionando inconvenientes que se

desenlazan en pérdidas para la empresa.

20%

47%

33%

¿Se comprueba en la recepción de la

mercadería, que la misma sea

entregada en su totalidad?

SI

NO

DESCONOCE

33%

20%

47%

¿Usted Conoce si la empresa cuenta

con alguna medida de seguridad para

los registros de inventarios?

SI

NO

DESCONOCEFuente: Encuestas

Fuente: Encuestas

60

8. ¿Tendría relevancia el desarrollar una metodología que conlleve a minimizar un

inadecuado control de inventario?

CUADRO # 12 GRÁFICO # 16

ALTERNATIVAS FRECUENCIA %

SI 10 67%

NO 1 7%

DESCONOCE 4 27%

TOTAL 15 100%

Fuente: Encuestas

Interpretación de los datos

Gran parte del personal está de acuerdo con que se realicen procesos de implantación de

controles, normas, políticas, las cuales contribuirán con el crecimiento de la empresa,

resguardando así sus puestos de empleo.

9. ¿Le gustaría tener un software que permita administrar los inventarios?

CUADRO # 13 GRÁFICO # 17

ALTERNATIVAS FRECUENCIA %

SI 12 80%

NO 1 7%

DESCONOCE 2 13%

TOTAL 15 100%

Fuente: Encuestas

Interpretación de los datos

De acuerdo a esta interrogante podemos determinar que en su mayoría el software ayudaría a la

tecnicidad de los procesos, de esta manera generando eficiencia y eficacia en cada una de las

actividades y optimizando tiempo y recursos.

67%

6%

27%

¿Tendría relevancia el desarrollar

una metodología que conlleve a

minimizar un inadecuado control de

inventario?

SI

NO

DESCONOCE

Fuente: Encuestas

80%

7% 13%

¿Le gustaría tener un software que

permita administrar los inventarios?

SI

NO

DESCONOCE

Fuente: Encuestas

61

100%

0% 0%

¿Usted colaboraría para la toma de un

inventario físico, para de esta manera

iniciar el proceso de implementar un

sistema de control y manejo de …

SI

NO

DESCONOCE

10. ¿Usted colaboraría para la toma de un inventario físico, para de esta manera iniciar el

proceso de implementar un sistema de control y manejo de inventarios?

CUADRO N° 14 GRÁFICO N° 18

ALTERNATIVAS FRECUENCIA %

SI 15 100%

NO 0 0%

DESCONOCE 0 0%

TOTAL 15 100%

Fuente: Encuestas

Interpretación de datos

Mediante la aplicación de la pregunta se puede confirmar la colaboración de todos los empleados

para el levantamiento e implementación del sistema de control y manejo de inventarios físico que

posteriormente será sistematizado y se encadenara al sistema contable lo que permitirá en

adecuado control.

3.5.1 Interpretación de los resultados de la aplicación de entrevista a empleados y

proveedores de la empresa Megasetec Cía. Ltda.

Para realizar las entrevistas se lo realizó aleatoriamente con el personal, se seleccionó a 2

personas de la compañía de igual manera 2 proveedores principales. Mediante la aplicación del

formulario se logró recabar las siguientes respuestas.

PREGUNTA No.1. Considera que la empresa MEGASETEC, maneja adecuadamente un

control y manejo de inventarios.

Los entrevistados coinciden que la empresa actualmente tiene un inadecuado control y manejo de

inventarios, ya que por desconocimiento de stock en las bodegas solicitan la compra de más o

menos cantidad de un artículo.

Fuente: Encuestas

62

PREGUNTA No.2: Ha tenido usted personalmente algún problema en cuanto al manejo

de stock con la empresa.

Todos coinciden que en determinado momento se han visto afectados por el desabastecimiento de

artículos lo que les ha ocasionado graves inconvenientes y perdidas al no contar con las partes,

piezas de computadora en el momento solicitado por lo que han tenido que pedirlo a otras

empresas o bien han esperado que la empresa les provea, situación que les a traído molestias y

contra tiempos.

Mientras que los proveedores alegan que la empresa les solicita de manera imprevista unos lotes

de piezas, accesorios, repuestos para computadora que a su vez tiene que importarlo,

incrementando sus costos, por lo que quisieran que la empresa planifique la solicitud de pedido.

PREGUNTA No.3: ¿Considera que esta situación le ha impedido realizar negocios con la

empresa?

La respuesta resulta evidente, en base a los comentarios expuestos anteriormente.

PREGUNTA No.4: ¿Piensa que si la empresa implementará un adecuado control y manejo

de inventarios, esto facilitaría en la práctica un mejor resultado comercial para usted con

ella?

Todos los encuestados coinciden afirmativamente, porque de esta manera la empresa reflejaría

mayor seriedad, profesionalismo y que busca la satisfacción de sus clientes como de

proveedores, convirtiéndose estos últimos en socios estratégicos para la empresa.

63

3.6 Conclusiones y Recomendaciones

CONCLUSIONES

Después de analizar y observar los inconvenientes presentados en la empresa

MEGASETEC CÍA. LTDA. DE LA CIUDAD DE QUITO. Para el control efectivo del

stock de inventarios, se evidenció la necesidad de contar con un “sistema de control de

Inventarios” acorde a las necesidades reales.

Se detectó que no existía ningún control en adquisiciones ni despachos de productos,

creando malestar en proveedores y clientes y como consecuencia que la empresa no

genere la rentabilidad esperada.

Se determinaron los requerimientos de los usuarios, para luego desarrollar un esquema

lógico que permitiera mejorar la eficiencia y eficacia y operatividad de las funciones,

reduciendo el riesgo en la caducidad y pérdida de los productos así como en el tiempo de

ejecución de pedidos y despachos.

64

RECOMENDACIONES

En primer lugar se recomienda a la empresa MEGASETEC CÍA. LTDA. DE LA

CIUDAD DE QUITO la implementación del sistema de control de inventarios

propuesto en este proyecto, el cual los ayudará a resolver de manera inmediata los

problemas que actualmente suceden en ella.

De ser aceptada nuestra primera recomendación lo siguiente seria que tanto GERENTE

como TRABAJADORES de la empresa se entrenen para el buen manejo del sistema y

obtener los mejores resultados.

En lo que se refiere al sistema de control de inventarios, es necesario conformar equipos

de trabajo con el personal de la empresa para que se realice la toma física de los

inventarios y se cuente con datos reales en base al esquema que se presenta en la

Propuesta, además diseñar programas de constante capacitación a los trabajadores.

Con respecto al sistema, realizar programas de supervisión al sistema de control de

inventarios, pero no como mecanismo de control o de penalización, sino más bien de

acciones de orientación, recomendación y facilitación de estrategias y recursos que

permitan atender eficientemente su labor.

65

CAPÍTULO IV

MARCO PROPOSITIVO

4.1 Título de la Propuesta

Sistema de Control y Manejo de Inventarios para la Empresa MEGASETEC CÍA. LTDA.,

de la ciudad de Quito.

4.1.1 Objetivo

Mejorar el Control de Inventarios de la Empresa Megasetec Cía. Ltda., el mismo que permita una

administración adecuada, clara y oportuna para el mejoramiento de su rentabilidad.

4.1.1.1 Esquema de la Propuesta

A. Procesos para el control y manejo de inventarios

B. Establecer los procedimientos, diagramas del proceso; políticas y ejercicio contable tipo

modelo.

1. Compra directa a proveedores

2. Devolución de mercaderías a la empresa (Devolución clientes)

3. Devolución de mercadería a proveedores (Salida de Bodega)

4. Ciclo de salida de bodega

5. Toma física de inventario

C. Elaborar los indicadores de gestión para el control y manejo de bodegas.

D. Procedimiento para la toma de inventario físico.

1. Información

2. Personal

3. Proceso de inventario físico

66

4. Memo de evaluación de inventarios

5. Seguimiento y monitoreo

6. Evaluación de resultados y retroalimentación

7. Detalle de inventario y toma física de inventario

8. Registro contable

4.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Como estudiantes de la Universidad UNIANDES hemos propuesto la “IMPLEMENTACIÓN

DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA

MEGASETEC CÍA. LTDA. DE LA CIUDAD DE QUITO, donde su representante legal la

Srta. Paredes Viteri Amparo Elizabeth nos permitió acceder a toda la información necesaria para

el desarrollo de nuestra investigación.

Para el trabajo de levantamiento del inventario de los bienes, equipos y enseres se procedió de

una forma manual, con lo cual a futuro podrá ya contar con un inventario real de todos los bienes

de la empresa. Al poseer este inventario la empresa Megasetec Cía. Ltda., conocerá la

rentabilidad real con la que cuenta.

Con el levantamiento del inventario real y conociendo el movimiento y la actividad de la

Empresa Megasetec se procedió a implementar el Sistema de Control de Inventarios, el proyecto

responde a la necesidad administrativa de los propietarios de la Empresa, de tener un

conocimiento real de su rentabilidad, de sus gastos y mercaderías que poseen actualmente, para lo

cual se ha realizado un modelo estándar de un sistema de control de inventarios para llevar una

contabilidad exacta y de esta manera tomar decisiones oportunas.

Ya que no sólo implica un dominio técnico sobre la materia sino también conocimiento del medio

específico en el cual se va aplicar. Todas las organizaciones deben tener un conjunto de planes,

67

métodos y procedimiento con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos y

los registros contables correspondan a las operaciones de la empresa y las actividades para que se

desarrollen eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia.

MISIÓN

Entregar a nuestros clientes las mejores opciones de accesorios y repuestos de tecnología

informática en marcas reconocidas con un excelente servicio post venta.

VISIÓN

Ser en los próximos tres años una empresa consolidada y fortalecida a nivel Nacional, que

satisfaga las necesidades de los clientes de manera oportuna y eficiente, mediante la variedad en

repuestos y accesorios informáticos de calidad.

POLÍTICAS

Cumplimiento de la Normativas de funcionamiento de la empresa.

Cumplimiento con las obligaciones tributarias con el SRI.

Promover el manejo de canales de comunicación que permita integrar el trabajo entre áreas.

Compromiso por el cumplimiento de los tiempos de entrega de los productos.

El servicio está enfocado en satisfacer las necesidades del cliente.

VALORES

TRANSPARENCIA.- En el ámbito de los negocios y actividades institucionales, nos

caracterizamos por ser ampliamente transparentes, con el objeto de crear relaciones de negocios

de largo plazo, con alto grado de confianza y lealtad.

LEALTAD.- Hacia nuestros clientes entregando productos de calidad y en bues estado

en el momento justo

SERVICIO.- de parte de la empresa “Nuestro”.

68

PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES

CALIDAD EN LA ATENCIÓN AL CLIENTE.

Garantizar que la atención sea de calidad, calidez, respeto y consideración con nuestros clientes y

proveedores.

SERVICIO POST – VENTA

Compromiso, es entregar a nuestros clientes internos y externos, servicios de alta calidad y

eficacia dando seguimiento al beneficio y funcionamiento de los productos entregados a los

clientes.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Fuente: Manual de funciones de la empresa

A. PROCESOS PARA EL CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIOS

Asignar a diferentes personas las responsabilidades de autorizar, registrar y mantener la custodia

de los inventarios tiene el propósito de reducir las oportunidades para que alguien se encuentre

en una posición en la que pueda perpetrar y esconder errores o irregularidades en el manejo de

los inventarios de mercaderías. Por lo tanto, un adecuado sistema de control de inventarios

69

requiere de una segregación de las funciones: de compras, recepción, almacenaje, despacho y

registro de inventario. A continuación se detallan:

Flujograma para procesos de control y manejo de inventarios

GRÁFICO N° 19

Elaborado por: Las Autoras

Para el desarrollo de éste proceso, se debe realizar las siguientes actividades:

1. SOLICITUD.- (DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD): esta solicitud se la hace

a la gerencia para la adquisición de nueva mercadería, las cuales deben estar aprobadas

por la Gerencia.

70

Además toda compra deberá ser soportada por una solicitud de material que será entregada a

la Asistente de Gerencia, la cual estará encargada de realizar el seguimiento correspondiente

coordinado con el Jefe de Bodega.

2. CONTROL.- (BODEGA) este control se encarga de realizar el Almacén o Bodega (Jefe

de Bodega) para la verificación y revisión de existencias en relación a nota de pedido.

Una vez constatada la información de las mercaderías o productos faltantes, el Asistente de

Bodega se encarga de informar al Departamento de Compras.

3. PEDIDO: (DEPARTAMENTO DE COMPRAS): Recepta la requisición de compras y

le corresponde seleccionar al proveedor para realizar la orden de compras; una vez que

esta esté verificada por la Bodega y aprobada por el Gerente General, se enviará el

pedido con la cantidad de existencias que la empresa solicita a proveedores, nuevo

envió, y debe ser tal que deje cubiertas las necesidades de los servicios usuarios del

artículo.

4. RECEPCIÓN: (PROVEEDORES) El proveedor recibe y verifica la mercadería

solicitada por el cliente y surte la orden de pedido, una vez receptada la información

envía la mercadería al cliente.

5. RECEPCIÓN: (BODEGA) Una vez envía la mercadería por el proveedor el Jefe de

Bodega conjuntamente con el Asistente inspeccionan que la mercadería verificando que

se encuentre en buen estado y lista para la colocación de la misma en perchas y

comercialización.

6. CANCELACIÓN:(DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD), este departamento se

encarga de la recepción de facturas del nuevo pedio y su respectiva orden de ingreso a la

bodega que serán entregados por el Asistente de Bodega. Una vez receptada esta

71

información este departamento se encarga de registrar esta transacción a través de un

software y elaborar el cheque o pago correspondiente al proveedor.

B. PROCEDIMIENTO, DIAGRAMAS DEL PROCESO, POLÍTICAS Y

EJERCICIO CONTABLE TIPO MODELO

En este literal se detallarán cada uno de los Flujogramas de los diferentes procesos de inventarios.

1. COMPRAS DIRECTAS A PROVEDORES

El propósito del Flujograma que se detalla a continuación muestra las funciones, pasos,

secuencias y actividades de: entradas y salidas del ciclo de Compras Directas a Proveedores, con

un nivel de detalle.

Políticas compras directas a proveedores

CUADRO N° 15

1

Jefe de Bodega

El último día hábil de cada mes, emite un

reporte mensual de compras por cada

proveedor, lo firma y lo distribuye.

2

Contabilidad

Recibir el reporte mensual de compras

segmentado por proveedor y el reporte mensual

de entradas, firma el recibido en una copia y lo

devuelve a la bodega.

Conciliar cifras con los reportes de

correcciones correspondientes

Elaborado por: Las Autoras

72

Flujograma de operaciones del ciclo de compras directas a proveedores

GRÁFICO N° 20

Elaborado por: Las Autoras

INICIO

Revisa

existencias en

perchas

Existencias

No

Si

Requisición

mercadería Revisa

Existencias

Entrega

mercadería y

colocación en

percha

Si

No

Existencias

Solicitud

orden de

compra

Revisa

gerente

Archivo Aprueba

No

Si

Asistente

Gerencia hace

pedido a

proveedor

Recibe pedido y

prepara el envío

Elabora

factura

envía

Recepción y

verificación

No

Si

Elabora

Informe

Recibe

pago

Revisa

Elabora

cheque

FIN

FIN

NN

Acepta Devolución

73

PROCEDIMIENTO: COMPRAS DIRECTAS A PROVEEDORES

Objetivo: Proporcionar a la empresa “MEGASETEC” un instrumento administrativo que integre

las acciones, los elementos y las técnicas necesarias para llevar a cabo las compras directas que

requieran a proveedores.

Alcance: Procedimiento aplicado para: Contador, Jefe de Bodega, Gerente General, Proveedor.

Áreas: Contable – Comercial – Administración.

Procedimiento de compras directas a proveedores

CUADRO N° 16

N°

Responsable

METODOLOGÍA

1

Comercial

1.1.-Solicita mercadería, una vez que ve en perchas que el

producto está bajo en existencias, a través de requisición

interna, describiendo la cantidad, marca y presentación del

producto requerido.

2

Jefe de Bodega

2.1.-Recibe la requisición en original y dos copias, firma y

devuelve el acuse de recibido verifica las existencias y

determina:

2.2.-Si hay en existencias la mercadería requerida, prepara y lo

entrega. Se coloca la mercadería en perchas.

2.3.-Si la bodega no cuenta con los bienes requeridos, anota la

leyenda “NO HAY EXISTENCIA”, y el Jefe de bodega elabora

una “Orden de Compra” , envía solicitando autorización de

74

compra directa al Gerente General.

3

Gerente General

3.1.-Recibe la “Orden de Compra”, revisa si procede a firmar la

autorización en el mismo documento y entrega al Asistente de

Gerencia, para que se adquiera al proveedor seleccionado.

4

Asistente de Gerencia

4.1.-Recibe la “Orden de Compra con autorización de comprar

al proveedor seleccionado con el que se ha mantenido

transacciones anteriores, elabora el pedido en original y lo

entrega al proveedor

5

Contabilidad

5.1.-Espera la factura del proveedor, con la entrega de la

mercadería

6

Bodega

6.1.-Recibe la mercadería y los revisa, si los bienes están

correctos, firma el recibido en toda la documentación y recibe

la factura.

7 Contabilidad 7.1.- Recibe la documentación, elabora el registro contable y el

cheque, firman el comprobante y el cheque.

8

Proveedor

8.1.- Recibe la segunda copia de la factura y el cheque, firma el

comprobante y se retira.

Elaborado por: Las Autoras

75

EJEMPLO:

La empresa comercializadora MEGASETEC, compra mercaderías al contado por $20.000 con el

10% de descuento más el 12% IVA Factura 08432.

Procedimiento de cálculo:

20.000,00 -2.000,00 (10% descuento)= 18.000,00 * (12% IVA) = 2.160

180 (1% Retención de la Fuente)

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO.

Orden de requisición interna

CUADRO N° 17

EMPRESA MEGASETEC

ORDEN DE REQUISICIÓN

INTERNA

NÚMERO:0011

PROVEEDOR: INTEL DEL

ECUADOR

DIRECCIÓN: 10 DE AGOSTO Y JUAN

PABLO SAENZ

FECHA PEDI.:10-02-

2010

FECHA DE ENTREGA:12-02-2011

LUGAR DE ENTREGA: LOCAL

CONDICIONES DE PAGO: CRÉDITO

CANTIDAD NÚMERO DE CÓDIGO DESCRIPCIÓN

50 101020

DISCOS DUROS DE

500 Gigas

FIRMA

APROBADO POR:

76

Factura Proveedor

CUADRO N° 18

Orden de Compra

CUADRO N° 19

77

2. DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍAS A LA EMPRESA (DEVOLUCIÓN

CLIENTES)

El propósito del Flujograma que detallamos a continuación es mostrar las funciones, pasos,

secuencias y actividades de; entradas y salidas del ciclo de Devolución de Mercadería a la

Bodega, con un nivel de detalle.

Aquí podemos observar el vínculo directo así como la consecución de las actividades del ciclo de

Devolución de Mercadería a la Bodega.

Es por eso que la elaboración del Flujograma del ciclo de Devolución de Mercadería a la Bodega

facilita a la administración la evaluación del sistema de control interno así como detectar con

mayor facilidad los aspectos referentes al ciclo.

Políticas devolución cliente

CUADRO N° 20

1

Contabilidad

1.1.- El último día del mes emite el reporte

mensual de las devoluciones de clientes, lo

firma y lo entrega al Jefe de Bodega.

1.2.- Realiza los ajustes respectivos previos

al cierre del mes.

2 Jefe de Bodega 2.1.- Recibe el reporte mensual, verifica y si

está de acuerdo lo archiva.

Elaborado por: Las Autoras

78

CLIENTE COMERCIAL BODEGA ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD

PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIÓN MERCADERIA CLIENTES

INICIO

Cliente devuelve mercadería

Despachadora, recibe

mercadería y factura

Jefe Bodega verifica

Buen Estado

Devuelve mercadería al

cliente

Elabora "Devolución

Venta

Registro Kardex, ingreso

Gerente verifica

ApruebaElabora registro

contable

Elabora Cheque,

devolución

Cliente recibe Cheque,

devolución

FIN

NO

SI

NO

SI

Flujograma de operaciones del ciclo de devolución de mercaderías a la bodega

GRÁFICO N° 21

Elaborado por: Las Autoras

79

PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍAS A LA EMPRESA

(DEVOLUCIÓN CLIENTES)

Objetivo: Proporcionar a la empresa “MEGASETEC” un instrumento administrativo que integre

las acciones, los elementos y las técnicas necesarias para el registro y devolución de mercadería a

la bodega por parte de los clientes.

Alcance: Procedimiento aplicado para: Contador, Jefe de Bodega, Gerente General

Áreas: Contable – Comercial – Administración.

Procedimiento de devolución de mercadería a la empresa (Devolución de Clientes)

CUADRO N° 21

N°

Responsable

METODOLOGÍA

1

Cliente

1.1.- Cliente devuelve mercadería en el local

2

Despachadora

2.1.- Recibe factura y mercadería

3

Jefe de Bodega

3.1.- Recibe y Verifica físicamente los bienes, si

se encuentran en buen estado, llena el formato de

“Devolución Ventas”, lo firma y entrega al

Gerente General.

4

Gerente General

4.1.- Recibe el documento de devolución, lo

80

revisa y lo firma y devuelve al Jefe de la Bodega.

5

Jefe de Bodega

5.1.- Elabora el formato de corrección, firma en

todos los documentos e ingresa al sistema, y en

Kárdex hace las correcciones y registro de la

devolución.

6

Contabilidad

6.1.- Recibe el documento de “devolución”

firmado por el Jefe de Bodega y el Gerente y

continúa con el registro contable de la

devolución.

6.2.- Elabora un cheque y cancela

Elaborado por: Las Autoras

EJEMPLO:

12 Marzo 2011: La empresa MEGASETEC vende mercadería al contado por $800, con el 5% de

descuento, más el 12% IVA. Factura No.12345. El costo de la mercadería vendida es de $600.

13 Marzo 2011: De la venta anterior nos devuelven mercadería por $250

Procedimiento de cálculo:

$250 -12.5(5% de descuento) =

$237,50 (12% IVA

= $28.5

81

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

Factura del Cliente

CUADRO N° 22

82

Devolución Venta

CUADRO N° 23

EMPRESA MEGASETEC CÍA LTDA

DEVOLUCIÓN VENTA

NÚMERO:2356

CLIENTE: Comercializadora Superandina DIRECCIÓN: Mercado Mayorista

FECHA PEDIDO:13/03/ 2011 FECHA DE ENTREGA:

LUGAR DE ENTREGA: CONDICIONES DE PAGO:

CANTIDAD NÚMERO DE CÓDIGO DESCRIPCIÓN

10 CAJAS

203020

Cds RW

APROBADO POR: FIRMA

Kárdex

CUADRO N° 24

EMPRESA MEGASETEC CÍA. LTDA

KÁRDEX: Cds RW

ENTRADAS

SALIDAS SALDOS

FECHA CONCEPTO CANTIDAD PRECIO VALOR CONCEPTO CANTIDAD

PRECIO VALOR CONCEPTO CANTIDAD PRECIO VALOR

10-

Marzo

2011 Compra 1000 6 6000

Venta 100

6 600 900 6 5400

Devolución 10 6 60

910 6 5.460

83

3. DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍAS A PROVEEDORES (SALIDA DE

BODEGA)

El propósito del Flujograma que detallamos a continuación es mostrar las funciones, pasos,

secuencias y actividades de; entradas y salidas del ciclo de Recepción, Registro y Control de la

Mercadería en la Bodega con un nivel de detalle.

Es por eso que la elaboración del Flujograma del ciclo de Recepción, Registro y Control de la

Mercadería en la Bodega facilita a la administración la evaluación del sistema de control interno

así como; detectar con mayor facilidad los aspectos referentes al ciclo.

Políticas devolución de mercaderías a proveedores

CUADRO N° 25

1

Contabilidad

1.1.- El último día del mes emite el reporte mensual

de las devoluciones a proveedores, lo firma y lo

entrega al Jefe de Bodega.

1.2.- Realiza los ajustes respectivos previos al cierre

del mes.

2

Jefe de Bodega

2.1.- Recibe el reporte mensual, verifica y si está de

acuerdo lo archiva.

Elaborado por: Las Autoras

84

PROVEEDOR COMERCIAL BODEGA ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD

PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍA A PROVEEDORES

INICIO

Proveedor entrega

mercadería

Jefe Bodega verifica

Buen Estado

Recibe mercadería y

corrección factura

Elabora "Devolución

Registro Kardex, ingreso

Gerente verifica

ApruebaDevolución

Elabora ajuste contable

Hace correción a factura, por devolución

parte del

FIN

NO

SI

NO

SI

Acepta toda la mercadería al

cliente

Registro Kardex,

devolución mercadería

Flujograma de operaciones de ciclo de la devolución de mercaderías a proveedores (Salida

de Bodega)

GRÁFICO N° 22

Elaborado por: Las Autoras

85

PROCEDIMIENTO: REGISTRAR LA DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍAS A

PROVEEDORES (SALIDA DE BODEGA)

Objetivo: Proporcionar a la empresa “MEGASETEC” un instrumento administrativo que integre

las acciones, los elementos y las técnicas necesarias para la recepción, registro y control de

mercadería.

Alcance: Procedimiento aplicado para: Asistente Contable, Bodeguero, Auxiliar de Bodega,

Proveedor

Áreas: Contable- Comercial-Administración

Registro de la devolución de mercaderías a proveedores

CUADRO N° 26

N°

Responsable

METODOLOGÍA

1 Proveedor 1.1.- Envía mercadería a bodega con factura y

pedido

2

Jefe de Bodega

2.1.- Recibe y Verifica físicamente los bienes, si

se encuentran en mal estado, llena el formato de

“Devolución Compras”, lo firma y entrega al

Gerente General.

3

Gerente General

3.1.- Recibe el documento “Devolución

Compras”, lo revisa y lo firma y devuelve al Jefe

de la Bodega y copia a Contabilidad.

86

4

Jefe de Bodega

4.1.- Elabora el formato de corrección, firma en

todos los documentos e ingresa al sistema, y en

Kárdex hace las correcciones y registro de la

devolución de acuerdo a la cantidad de artículos

rechazados.

5

Contabilidad

5.1.- Recibe documento de “Devolución

Compras”, Registra contablemente y hace ajuste

para pago de factura.

6

Proveedor

6.1.- Recibe el documento de “Devolución

Compras” firmado por el Jefe de Bodega, el

Gerente y corrección de factura.

7

Jefe de Bodega

7.1.- Registra en kárdex, cantidad mercadería

devuelta y la entrega nuevamente al proveedor

Elaborado por: Las Autoras

EJEMPLO:

a) La empresa MEGASETEC compra mercadería al contado por $20.000, con el 20%

de descuento, más el 12% IVA, Factura No.8412.

Procedimiento de Cálculo:

20.000-2.000 (10% descuento)= 18.000 * (12% IVA) 2.160

180 (1% Retención en la Fuente)

b) De la compra anterior, se devuelve mercadería por $5.000

Procedimiento de cálculo:

5.000,00 - 500,00 (Descuento 10%) = 4.500,00 * (12% IVA)= 540,00

87

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

Factura del proveedor

CUADRO N° 27

Orden de compra

CUADRO N° 28

EMPRESA MEGASETEC CÍA. LTDA.

ORDEN DE COMPRA

NÚMERO:3512

PROVEEDOR: China Import

DIRECCION:AMAZONAS Y

GASPAR DE VILLARUEL N-256

FECHA PEDIDO:30 mayo 2011 FECHA DE ENTREGA:30 de mayo

LUGAR DE ENTREGA: LOCAL CONDICIONES DE PAGO: Contado

CANTIDAD NÚMERO DE CÓDIGO DESCRIPCIÓN

18

4060

MONITOR CPU DE 14 PULGADAS

APROBADO POR: FIRMA

88

Devolución de compras

CUADRO N° 29

EMPRESA COMERCIALIZADORA SUPER TODO CÍA. LTDA.

DEVOLUCIÓN COMPRAS

PROVEEDOR: CHINA IMPORT FACTURA:12435

DIRECCION: AMAZONAS Y

GASPAR DE VILLARUEL N-256 FECHA:30 de mayo 2011

CANTIDAD CODIGO ARTICULO PRECIO VALOR

1 4060 Monitor CPU de 14 Pulgadas $150 $150

RECIBIDO POR: Jefe de Bodegas FIRMA

APROBADO POR: Gerente FIRMA

Kárdex

CUADRO N° 30

EMPRESA MEGASETEC

KARDEX: FIDEO TIPO TALLARIN

ENTRADAS SALIDAS SALDOS

FECHA CONCEPTO CANTIDAD PRECIO

VALOR CONCEPTO CANTIDAD PRECIO VALOR CONCEPTO CANTIDAD PRECIO VALOR

30-

Mayo-

2011 Compra 18 150 2.700 Compra 18. 150 2.700

Devolución 1 150 150 Devolución 17 150 2.550

89

4. CICLO DE SALIDA DE BODEGA (VENTA DE MERCADERÍAS)

El propósito del Flujograma que detallamos a continuación es mostrar las funciones, pasos,

secuencias y actividades de; entradas y salidas del ciclo de Salida de la Bodega, con un nivel de

detalle. Aquí podemos observar el vínculo directo así como la consecución de las actividades del

ciclo de Recepción, Registro y Control de la Mercadería en la Bodega.

Políticas del Ciclo de salida de bodega

CUADRO N° 31

1

BODEGA

1.1.- Siempre se constatará físicamente la salida de

la mercadería y la misma debe coincidir con la

factura en presencia del cliente, el cual aceptará la

entrega, de no estar de acuerdo realizaría el reclamo

pertinente

2

Contabilidad

2.1.- Recibe toda la documentación junto con el

formato de correcciones, revisa las firmas y revisa la

información en el sistema que todo se encuentre

adecuadamente registrado.

2.2.- El primero día hábil de cada mes, emite el reporte

de las salidas y concilia con el área de bodega.

Elaborado por: Las Autoras

90

CLIENTE COMERCIAL BODEGA ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD

PROCEDIMIENTO: SALIDA DE LA BODEGA MERCADERÍA (VENTA MERCADERÍA)

INICIO

Cliente realiza la compra

Cajera registra la compra

Emite factura y copias

factura se registra

Se elabora registro contable

Archiva

Factura

Asistente de bodega prepara

mercadería

Jef e de Bodega,

verifica con el cliente

Estivador: carg a en vehículo la

mercadería

FIN

Flujograma de Operaciones del Ciclo de Salida de la Bodega

GRÁFICO N° 23

Elaborado por: Las Autoras

91

PROCEDIMIENTO: SALIDAS DE LA BODEGA (VENTA DE MERCADERÍA)

Objetivo: Proporcionar a la empresa “MEGASETEC” un instrumento administrativo que integre

las acciones, los elementos y las técnicas necesarias el registro de movimientos de salidas de

mercadería de la bodega.

Alcance: Procedimiento aplicado para: Contador, Jefe de Bodega, Bodeguero.

Áreas: Contable- Comercial-Administración

Salidas de la Bodega (Venta de mercaderías)

CUADRO N° 32

N°

Responsable

METODOLOGÍA

1 Cliente 1.1.- Realiza compra en la empresa

2

Vendedora

2.1.- Cajera registra las compras realizadas por el

cliente y emite factura.

3.- Cliente 3.1.- Recibe factura y se dirige a bodega

4

Asistente de Bodega

4.1.- El cliente se dirige a bodega y presenta

factura; el Asistente de Bodega, prepara la

mercadería solicitada, los verifica físicamente,

anota las cantidades surtidas en la misma

requisición, según lo solicitado y lo ingresa en el

sistema contable.

5.1.- Recibe la factura, verifica la información en

92

5 Jefe de Bodega el sistema, registra en kárdex la salida de la

mercadería, como constata físicamente lo

despachado con lo facturado

6

Cliente

6.1.- Revisa que lo entregado se encuentre en

buenas condiciones, y cantidades

7 Bodega 7.1.- Estibador carga la mercadería a vehículo

8

Contabilidad

8.1.- Registra contablemente, la venta de

mercadería en base a la factura

Elaborado por: Las Autoras

Ejemplo:

La empresa comercializadora MEGASETEC, vende mercadería al contado por $8.000, con el

descuento del 5%, más el 12% IVA, Factura 123455. El costo de la mercadería vendida es

de$6.000.

Procedimiento de cálculo:

8.000,00 - 4.000,00(5% descuento)= 7.600.00= 912,00 (12%IVA)

76,00 (1% Retención en la Fuente)

93

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

Factura Cliente

CUADRO N° 33

Orden de embarque

CUADRO N° 34

EMPRESA MEGASETEC CIA LTDA

ORDEN DE EMBARQUE

CLIENTE: LA BODEGUITA FACTURA:10456

DIRECCIÓN: SUPER TODO FECHA:20-01- 2011

TELÉFONO:2821887

CANTIDAD CODIGO ARTICULO PRECIO (Incluye IVA)

20 3521 Regulador de Voltaje 25 560

ENVIADO POR: Jefe de Bodegas FIRMA:

APROBADO POR: Gerente FIRMA:

94

Informe de mercaderías enviadas

CUADRO N° 35

EMPRESA COMERCIALIZADORA SUPER TODO CÍA

LTDA

INFORME DE MERCADERÍAS ENVIADAS

CLIENTE: LA BODEGUITA FACTURA:10456

DIRECCION: Panamericana Sur Km 6

½ FECHA: 20-01-2011

CANTIDAD CÓDIGO ARTÍCULO PRECIO (Incluye IVA)

20 3521 Regulador de Voltaje 25 560

ENVIADO POR: Jefe de Bodegas FIRMA

APROBADO POR: Gerente FIRMA

Kárdex

CUADRO N° 36

EMPRESA COMERCIALIZADORA SUPER

TODO CÍA. LTDA.

KÁRDEX

ENTRADAS SALIDAS SALDOS

FECHA CONCEPTO CANTIDAD PRECIO VALOR CONCEPTO CANTIDAD PRECIO VALOR CONCEPTO CANTIDAD PRECIO VALOR

13-01-11 Compra 100 15 1.500 100 15 1.500

20-01-11 Venta 20 15 80 15 1.200

Elaborado por: Las Autoras

95

5. TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

El propósito del Flujograma que detallamos a continuación es mostrar las funciones, pasos,

secuencias y actividades de; entradas y salidas del ciclo de Toma Física de Inventarios.

Aquí podemos observar el vínculo directo así como la consecución de las actividades del ciclo de

Toma Física de Inventarios.

Políticas de la Toma Física de Inventario

CUADRO N° 37

1

Administración

1.1.- Realizar un inventario físico cada fin de año;

al 31 de diciembre.

1.2.- Pedir inventarios aleatorios cada 60 días

2 Jefe de Bodega 2.1.- Reportar faltantes, mermas, daños en los

productos de forma mensual

Elaborado por: Las Autoras

96

Flujograma de Operaciones del Ciclo de Toma Física de Inventarios

GRÁFICO N° 24

Elaborado por: Las Autoras

INICIO

Se determina

fecha de toma de

inventario físico

Se elabora

memorándum

para comunicar

a todo el

personal

Prepara toma física

inventario:

-arreglo de

anaqueles;

- Codificación e

identificación de

ítems;

- Colocación de

tarjetas

Elaboración de listado de

mercadería

por código y

cantidad

Se instala mesa

de control

Se entrega

lista de ítems para realizar

el inventario

Verifica

primera toma Realizar la

constatación

física

Verifica

segunda toma Codificar el

inventario

Verifica

tercera toma Tercera toma

inventario

Elabora “minuta”

donde se

registran las

diferencias Elabora

informe final

donde se

adjunta minuta

si hay faltantes

Recibe informe

final y minuta

(de haber)

Elabora registro

contable y se

presenta informe

final

Diferencias

Gerencia

recibe

informe final

FINAL

Si

No

97

PROCEDIMIENTO: TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

Objetivo: Proporcionar a la empresa “MEGASETEC” un instrumento administrativo que integre

las acciones, los elementos y las técnicas necesarias para efectuar la toma física de inventarios.

Alcance: Procedimiento aplicado para: Gerente General, Bodeguero, Asistente de Bodega, Jefe

de Bodega, Coordinador de inventarios, Contador, Asistente de Contador.

Áreas: Contable- Comercial-Administración

Procedimiento de toma física de inventario

CUADRO N° 38

N° Responsable METODOLOGÍA

1

Gerente General

1.1.- Gerencia determinada la fecha de toma de

inventario y se elabora el programa como los equipos a

distribuirse en la toma física, inicialmente comunican al

personal de cada una de las áreas para que evalúen las

acciones pertinentes.

2 Bodeguero 2.1.- Reciben el comunicado, analizan y desarrollan las

actividades :

2.2.- Acomodar en los anaqueles respectivos los ítems e

identificarlos con su clave y descripción.

2.3.- Elaborar un croquis de localización por área y

enumerar las secciones en forma progresiva a fin de

determinar la ruta o conteo.

2.4.- Emitir los listados de bienes por cada uno de los

98

usuarios.

2.5.- Identificar con adhesivos o estampas por área o

línea de productos.

2.6.- Firmar los croquis de localización por área así como

los listados de bienes y los turna al área de cómputo para

su captura.

3

Asistente de Bodega.

3.1.- Recibe los croquis y los listados en borrador, emite

los estados de insumos en original y copia, anotando las

claves, presentación y descripción de los artículos, como

los cuales se llevarán a cabo los conteos uno, dos y tres.

3.2.- Entrega los listados al Jefe de Bodega, junto con los

croquis.

4 Jefe de Bodega 4.1.- Obtiene croquis y listado, instala la mesa de

control, forma las parejas de trabajo, las cuales estarán

integradas por un contador y asistente. Elabora el acta de

inicio en original y dos copias y listado de las parejas de

trabajo y las turna al bodeguero.

5

Coordinador del Inventario

5.1.- Recibe el croquis, listados, relación de parejas de

trabajo, el acta de inicio de toma de inventarios y

procede a entregar la documentación a las parejas de

trabajo.

99

6

Parejas de Trabajo

Bodegueros

Asistente de Bodega

6.1.- Recibe una copia de los listados y una del croquis, y

proceden a efectuar la toma de inventarios.

6.2.- El contador cuenta las unidades existentes de

acuerdo a la presentación de los insumos, y el asistente

asienta en los espacios que corresponda en los listados

las cantidades existentes.

6.3.- Esta acción se repite en todas las secciones del

almacén.

6.4.- Al término del conteo firman de visto bueno en el

espacio correspondiente, al primer conteo los que hayan

intervenido, y entregan los listados de material

inventariado a la mesa de control junto al croquis.

7

Coordinador del Inventario

( Mesa de Control)

7.1.- Recibe los listados y croquis, desprende el registro

del primer conteo y le aplica una protección (cinta

adhesiva transparente). Entrega los listados al área de

cómputo para su captura.

7.2.- Posteriormente obteniendo todos los listados revisa

el primer conteo, captura la información y entrega

listados al responsable para verificar la captura, en el

caso de que exista error se corrige y se emite validación

por parte del responsable de la sección..

8

Parejas de Trabajo

8.1.- Reciben los listados y efectúan los segundos

conteos necesarios.

100

Bodegueros

Asistente de Bodega

8.2.- Al finalizar el conteo, firman los que hayan

intervenido y los entregan a la mesa de control.

9

Coordinador del Inventario

( Mesa de Control)

9.1.- Recibe el segundo conteo, desprende el registro del

segundo conteo y le aplica una protección, (cinta

adhesiva transparente).

9.2.- Entrega al área de computo el conteo realizado,

para su captura y entrega el listado al responsable para

verifica la captura; en caso de que exista error se corrige

y se emite validación por parte del responsable.

9.3.- Emite un “Reporte de Diferencias” en original y

dos copias, firma y lo entrega.

10 Jefe de Bodega 10.1.- Recibe los conteos y el reporte de diferencias,

coteja la información minuciosamente con el bodeguero,

si existe diferencias entre el primero y segundo conteo.

10.2.- Entrega los listados, croquis y reporte de

diferencias, al contador para considerar efectuar un tercer

conteo.

11

Parejas de Trabajo

Bodegueros

Asistente de Bodega

11.1.- Reciben listados, croquis y reporte de diferencias,

efectúan el tercer conteo de artículos donde haya

diferencias y al finalizar, firman todos los que hayan

participado en el conteo y entregan la documentación a la

mesa de control.

12.1.- Recibe los listados del tercer conteo, reporte de

101

12 diferencias, desprende y aplica la cinta protectora (cinta

adhesiva transparente) al registro del tercer conteo.

13

Bodeguero

13.- Recibe los listados del tercer conteo y el reporte de

diferencias en original y dos copias, adicionalmente

reciben el reporte de diferencias, investigan entradas,

salidas, correcciones, etc. Una vez encontrados los

errores elaboran un reporte de “Aclaraciones” y requisita

el “Formato de Correcciones” en original y dos copias,

anexando los soportes respectivos.

14

Jefe de Bodega

14.1.- Recibe el reporte de inventario, reporte de

aclaraciones y formato de correcciones en original y

copia, así como la documentación soporte, revisa la

documentación, firma el reporte de inventarios archiva

las copias y determina:

14.2.- Si aún existen diferencias por mermas u otra causa

desconocida, elaboran una minuta en original y tres

copias, en la que se describen las diferencias no

solventadas, así como las causas de las mismas, firman

en todo el Gerente General, Jefe de Bodega y Bodeguero.

14.3.- Si no hay diferencias y una vez concluidos los

trabajos levantan el acta de conclusión de inventario en

original y dos copias, anexa los originales del reporte de

inventarios, reporte de aclaraciones, reporte de

102

correcciones y de la documentación soporte.

14.4.- Con base a lo anterior elabora el reporte final del

inventario en original y dos copias, anexa y turna toda la

documentación al bodeguero.

15

Coordinador del Inventario

( Mesa de Control)

15.1.- Recibe el acta de conclusión del inventario, y en

su caso la minuta de diferencias no solventadas, el

reporte de inventario, el reporte de aclaraciones, el

formato de correcciones y la documentación soporte;

anexa el acta de inicio, listados de conteo y reporte de

diferencias.

16

Contabilidad

16.1.- Recibe el reporte final del inventario, minuta de

diferencias no aclaradas y el formato de correcciones;

emite las pólizas, la compara contra el reporte de

correcciones (documentación soporte), emite una póliza

de ajuste, registran contablemente y lo archivan para su

control.

Elaborado por: Las Autoras

Ejemplo:

La toma física de inventario extracontable arroja un valor determinado, el mismo que se registra

mediante el siguiente asiento:

103

LIBRO DIARIO

FECHA DETALLE DEBE HABER

13/01/2011 ------x--------

Mercaderías ( Inventario Final)

Costo de Ventas

V/: Para registrar el valor del Inventario

Final y el Costo de Venta.

XXXX

XXXX

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

Kárdex

CUADRO N° 39

EMPRESA MEGASETEC CIA LTDA

KARDEX

ENTRADAS SALIDAS SALDOS

FECHA CONCEPTO CANTIDAD PRECIO VALOR CONCEPTO CANTIDAD PRECIO VALOR CONCEPTO CANTIDAD PRECIO VALOR

C. ELABORACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN PARA EL

CONTROL Y MANEJO DE BODEGA

Los indicadores de gestión aplicados a la empresa “MEGASETEC”, permitirán determinar el

éxito de la propuesta en la organización. Además nos ayudarán a evaluar el desempeño y los

resultados.

104

1. Definición

“Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una

organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u

organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para

evaluar el desempeño y los resultados”.

Indicador

Es una expresión matemática de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y

tienen un objetivo y cliente predefinido. Los indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias)

pueden ser históricos, estándar, teóricos, por requerimiento de los usuarios, por lineamiento

político, planificado, etc”.

Indicadores de gestión.

Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están

logrando los objetivos estratégicos.

Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una

organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.

Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y

verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.

Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.

EL análisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIÓN, no perder

la dirección, bajo el supuesto de que la organización está perfectamente alineada con el plan.

105

2. Indicadores de Control de Existencias (Inventarios)

Resulta de gran importancia el control de existencias de mercaderías para la empresa

MEGASETEC, para que pueda satisfacer adecuada y oportunamente sus necesidades y

especialmente los requerimientos de los clientes

Los indicadores de control comprende el establecimiento de 3 niveles de existencias:

1. Máxima

2. Mínima

3. Crítica

1.1 Existencia Máxima

Es la cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock (de cada artículo) con el fin de

cubrir eventuales deficiencias en los suministros. Se determina considerando la demanda,

consumo o venta máxima y el tiempo de reposición o de reemplazo.

Venta máxima mensual

EMx = ------------------------------------- * Tiempo máximo de reemplazo

o Días

1.2 Existencia Mínima

Es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencias para satisfacer a los clientes de

la empresa. Se determina considerando la demanda, consumo, ventas mínimas periódicas y el

tiempo mínimo de reposición o de reemplazo.

Venta Mínima Mensual

EMn = -------------------------------------------- * Tiempo mínimo de reposición

30 Días

106

1.3 Existencia Crítica

Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los suministros

normales de los proveedores. Si se llega a este nivel, la empresa debe establecer mecanismos

extraordinarios de compras para atender adecuadamente a los clientes. Se determina

considerando la demanda, consumo o venta mínima y el tiempo crítico de reemplazo o

reposición.

Venta Mínima Mensual

ECr = --------------------------------- * Tiempo crítico de reemplazo

30 días

Ejemplo: Con los siguientes datos:

Determinar la existencia: máxima, mínima, crítica

Datos:

Los periodos de abastecimiento van desde los 15 días en el mercado local, hasta 60 días en el

mercado exterior (la misma mercadería). Además en casos críticos se puede obtener mercadería

en un periodo de 6 días (con un recargo del 100%)

Existencias

CUADRO N° 40

MÁXIMO MÍNIMO CRÍTICO

VENTA

MENSUAL

2.400 800 0

TIEMPO

REEMPLAZO

60 DÍAS 15 DÍAS 6 DÍAS

107

Cálculos:

2.400

EMx = ------------------- * 60 = 4.800 unidades

30

80

EMn = ------------- * 15 = 400 unidades

30

800

ECr = ------------- * 6 = 160 unidades

30

D. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

1. Información

Para la implementación del inventario físico se ha recurrido al contador de la empresa el cual ha

elaborado en base facturas de compras un listado de ítems para realizar el inventario físico.

2. Personal

La administración de la empresa ha comprometido la participación de su personal administrativo,

que es el siguiente:

(1) Gerente

(1) Asistente de Gerencia

(1) Contador

(1) Auxiliar de Contador

(1) Secretaria

(6) Vendedores

(1) Jefe de Bodegas

108

(2) Asistente de bodegas

(1) Cajera

Recurso humano para realizar el inventario: 15, más las autoras del presente trabajo que

coordinará las actividades a realizarse; por lo que el total de personas que participaran en la toma

de inventario físico son 17 personas.

3. Proceso de Inventario Físico

Para realizar la toma de inventarios físicos, se procede en primer lugar a establecer el cronograma

y para lo cual se identifica tres fases de actividades, como se aprecia en el siguiente gráfico:

Proceso Inventario Físico

GRÁFICO N° 25

Elaborado por: Las Autoras

I. FASE DE

ACTIVIDADES

PRELIMINARES

Ordenamiento previo del stock.

Codificación del stock por ubicación.

Emisión de hojas impresas para el Conteo Físico.

Corte Documentario

Ordenamiento de stock de difícil conteo.

Primer conteo físico “al barrer”

Primer conteo físico y llenado de listado I I. FASE

DE CONTEO FÍSICO

III. FASE DE

VERIFICACIÓN DE

CONTEO FÍSICO.

Comparación del listado con el inventario físico

Listado de Inventario físico VS Sistema de kárdex de

la empresa

Actualización del Sistema de Kárdex al conteo físico.

INVENTARIO FÍSICO EMPRESA MEGASETEC

109

a. Cronograma de actividades

La toma de inventario físico y la implementación del sistema de control para inventarios, en la

empresa MEGASETEC tendrá un cronograma de actividades, entre el primero hasta el 20 de

febrero de 2011, como se aprecia en el siguiente cuadro:

Cronograma de Actividades para la toma física de inventario

CUADRO N° 41

Fuente: Investigación propia

Elaborado por: Las Autoras

ACTIVIDADES

FEBRERO 2011

1 2 3 4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

18

19

20 días

Ordenamiento previo del stock

Codificación del stock por ubicación

Emisión de hojas para el conteo físico

Corte documentario

Ordenamiento de stock de difícil conteo

Primer conteo físico al barrer

Primer conteo físico y llenado de listado

de productos

Comparación de tarjetas

Actualización ( Implementación) del

Sistema de Kárdex

Nuevo Sistema Implementado

Control del Sistema Implementado 20

110

b. Desarrollo del presupuesto del cronograma de toma de inventario físico

Presupuesto para el cronograma:

El cronograma de trabajo tiene la utilización de 20 días del mes de febrero y su presupuesto está

establecido de la siguiente manera:

1. Ordenamiento previo del stock

Esta actividad está programada para ser ejecutada en 5 días.

Los inventarios necesitan anaqueles donde se puedan ordenar por lo que incurrimos en el

siguiente presupuesto:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN P. UNITARIO P. TOTAL

5 Perchas 150,00 750,00

SUMAN 750,00

Estas actividades se realizaron en horario de trabajo con el Jefe de Bodega y los Asistentes de

Bodega.

2. Codificación del stock por ubicación

Para este procedimiento se necesita de 2 días.

Se incurre en compra de 2 codificadores:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN P. UNITARIO P. TOTAL

2 Codificadores $ 80.00 $ 160.00

SUMAN $ 160.00

Esta actividad lo realizarán los 2 asistentes de bodega.

111

3. Emisión de hojas para el conteo físico

Se requiere de un día para realizar este procedimiento.

El contador y el auxiliar del contador, desempeñarán esta actividad sin interrupción ninguna el

día que se programe, las hojas serán impresas dentro de la empresa.

4. Corte documentario

Se realizará en un día donde constará en el formulario la firma del contador y del encargado de

bodega.

Aquí se detalla los documentos encontrados que no se han tramitado en el registro de kárdex del

almacén.

Se procede a imprimir la documentación que se necesita para esta actividad:

Impresiones a $0.04

50 Notas de ingreso 2

50 Notas de salida 2

4

5. Ordenamiento de stock de difícil conteo

Esta actividad se lo realizará en un día por los 2 asistentes de bodega.

6. Primer conteo físico al barrer

Se lo realizará en un día por el Jefe de bodega y sus 2 asistentes de bodega sin interrupción el día

que se programe, dentro de su horario de trabajo, y si fuese necesario de horas extras serán tomas

en cuenta.

112

7. Primer conteo físico y llenado de listado de productos

Este segundo conteo será realizado por el contador y su asistente en un día, dentro de su horario

de trabajo y si fuese necesario de horas extras serán tomas en cuenta.

8. Comparación de tarjetas

Se realizará en un día y describe al primer conteo y al segundo conteo por personas diferentes

para encontrar las diferencias entre ambos intervendrá el contador y el jefe de bodega.

9. Actualización ( Implementación) del Sistema de Kárdex

Se realizará en un día y se verificará diferencias, Actualización (Implementación) del Sistema

de Kárdex

Se ejecutará en un día y será entregado por el Contador a bodega para el conteo físico respectivo.

El contador capacitará al personal de bodega para su correcta utilización.

10. Nuevo sistema implementado

A partir de esta actividad ya organizada en bodega, se procede a comprar un paquete contable

para el registro de inventario en el departamento contable.

DESCRIPCIÓN VALOR

Servidor o equipo Principal

Estación de Trabajo + Capacitación

Actualización anual

$2,800.00

$440.00

$250.00

TOTAL 3490,00

11. Control del Sistema Implementado

Se capacitó al contador y asistente de la empresa para el seguimiento correcto de esta actividad,

por la persona encargada de la instalación del sistema.

113

Presupuesto total a utilizar:

PRESUPUESTO TOTAL

CUADRO N° 42

Actividades Valor

Ordenamiento previo del stock $ 750,00

Codificación del stock por ubicación $ 160.00

Corte documentario $ 4,00

Nuevo sistema implementado $3490,00

TOTAL $ 4404,00

4. Memo de evaluación de inventarios

El memorándum de evaluación de inventarios es un informe donde se expone todas las

actividades, proceso y resultado realizado durante la toma física del inventario, es allí donde

adicionalmente también se plasman los resultados obtenidos de la actividad.

En este memorándum se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en cuenta en los

asuntos más importantes.

5. Seguimiento y Monitoreo

El Proceso de seguimiento y monitoreo consiste en el acompañamiento a las actividades

correspondientes de cada fase de implementación para el manejo y control de inventarios, se lo

realiza para revisar y analizar las actividades desarrolladas durante el proceso, mediante la

recopilación de información y reflexión que conduzca a un aprendizaje colectivo y continuo. Esto

permite determinar las acciones a las que se debe dar continuidad y aquellas que deben ser

fortalecidas.

114

La Administración es la responsable de realizar el seguimiento y monitoreo en el ámbito local

durante esta fase, sin embargo no se debe descartar el apoyo de todos.

El seguimiento y monitoreo inicia con una reunión para fortalecer las competencias de todos los

empleados y así, exponer la importancia de realizar el monitoreo de las acciones implementadas y

medir sus avances.

A lo largo del proceso, es necesario considerar que el monitorear y evaluar los resultados debe ser

permanente hasta obtener la seguridad total que la implementación del nuevo manejo de

inventarios está correcto y completo, por tal razón el involucramiento de todos en esta fase son

puntos claves, pues deben conocer los avances obtenidos como también exponer aquellas

dificultades que no les han permitido cumplir a cabalidad los procesos diseñados.

6. Evaluación de resultados y retroalimentación

Una vez efectuados los procedimientos indicados en cada una de las fases es necesario evaluar

como cada etapa pudo contribuir para la mejorar el manejo de los inventarios de la empresa

MEGASETEC.

La evaluación de los resultados se la realizará considerando la información que se obtenga de la

Matriz de Monitoreo.

Dicho resultado nos permitirá evaluar la factibilidad de la propuesta planteada.

7. Detalle de Inventario & Toma física de inventario (Ver Anexo N° 8)

8. Registro Contable

Después de haber efectuado todos los conteos respectivos de la mercadería de la bodega, se pudo

evaluar que a la fecha no se encontraban exactas las unidades vs el reporte generado por la

Compañía, por lo cual sin tener una mayor explicación de las diferencias determinadas, se

procedió a reconocer dicha perdida en el Estado de Resultado como un gasto, así:

115

Registro contable de inventario

CUADRO N° 43

ASIENTO CONTABLE

FECHA DETALLE REF DEBE HABER

15-feb-11 Gasto Perdida Inventarios 2992,01

Inventario Mercaderías 2992,01

V/ Registro de las diferencias no especificadas en la toma de inventarios físicos

Fuente: Toma de Inventario Físico, el 10 febrero 2011

Además, se deberá tomar en cuenta la baja de inventario como lo indica la ley de Régimen

Tributario Interno.

“Que el numeral 8, literal b) del artículo 25 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de

Régimen Tributario Interno señala que las pérdidas por las bajas de inventarios se justificarán

mediante declaración juramentada realizada ante un Notario o juez, por el representante legal,

Bodeguero y Contador, en la que se establecerá la destrucción o donación de los inventarios a una

entidad pública o instituciones de carácter privado sin fines de lucro con estatutos aprobados por

la autoridad competente. Y que en el acto de donación comparecerán, conjuntamente el

representante legal de la institución beneficiaria de la donación y el representante legal del

donante o su delegado. Los notarios deberán entregar la información de estos actos al Servicio de

Rentas Internas en los plazos y medios que este disponga.”

116

Impacto Económico

En un proceso de inventario existen diferentes causas que dan origen a fugas de capital, una de

ellas se le atribuye a los problemas derivados de las diferencias en los inventarios. De aquí surge

la necesidad de incorporar en el proceso exclusivamente las actividades que agregan valor y

evitar las que no lo agregan.

Particularmente el tema del control de inventarios juega un papel muy importante, lo que implica

tener un sistema convincente que facilite la exactitud del inventario y por supuesto el hecho de

minimizar tanto la cantidad de los productos almacenados como los recursos utilizados en el

sistema para finalmente incrementar la rentabilidad del negocio.

En el presente estudio se hace un análisis del impacto económico que tendrá la empresa

Megasetec Cía. Ltda., de la ciudad de Quito después de implantar el sistema propuesto avaluado

en los $ $ 4404,00 (ver cuadro # 42), así llegando a obtener ingresos por venta de los productos

estrella en el primer año de $ 60.000,00 (ver anexo N° 6 ).

Esta implantación de control de inventarios además ayuda a minimizar procesos manuales, y

gastos innecesarios, y la disminución de la venta perdida, o lo que es lo mismo, aumento de la

venta que impacta sobre la Cuenta de Resultados.

117

Impacto Social

Hoy por hoy las tecnologías son parte de nuestra vida, por tanto una empresa que

comercialice repuestos y accesorios informáticos es indispensable para que los equipos

que lo necesiten puedan seguir funcionando sin perder información.

Entre los productos informáticos también están los programas para computadora,

comercializarlos impacta en la sociedad sobremanera pues cada día los profesionales de

diferentes carreras tienen nuevos retos y necesitan innovadores programas para realizar

sus trabajos. Por ejemplo en el caso de los diseñadores gráficos, ellos utilizan el programa

Ilustrador para realizar hermosas obras de arte o ayudar a una empresa en su marketing.

Los productos informáticos facilitan la realización de tareas, pues tengan el objetivo que

tengan, siempre requerirán de cierta información para ser culminadas. Los productos

informáticos coadyuvan a este proceso, por lo tanto si una parte falla, los repuestos

informáticos podrán remplazar aquellos que tengan fallas y el costo será menor al de

comprar una nueva computadora, impresora, etc.

Los equipos informáticos han permitido trascender fronteras, la comunicación se ha

agilitado en tiempo y espacio, por tanto los accesorios informáticos son indispensables

para que esta comunicación continúe y cada día se vuelva más eficaz.

El comercio de productos informáticos coadyuva al progreso del país, significa el no ser

tan solo fuente de materia prima, sino de ser además productores, abriendo así la

posibilidad de un mayor comercio exterior e ingresos dobles.

Comercializar productos informáticos representa también un beneficio al medio ambiente,

en el sentido de reemplazar a aquellos cuya vida útil trae problemas a la salud de los

individuos y al entorno. Es sabido que día a día se crean nuevos productos hechos con

118

materiales menos nocivos para la sociedad, por tanto los antiguos también deben ser

renovados sin necesariamente estar dañados.

119

4.3 VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA (ver anexo 9)

Señores:

Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”

120

121

122

CONCLUSIONES

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la

importancia del manejo del inventario. Este adecuado manejo permitirá a la empresa

mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período un estado

confiable de la situación económica de la empresa.

El manejo de los inventarios es sin lugar a dudas un elemento crítico, para el buen desarrollo

de la empresa, si este no se efectúa correctamente la posibilidad de tener problemas de

abastecimiento o mayores costos es muy alta, es por esto que permanentemente se deben estar

revisando los normas para su manejo dentro de la compañía, siendo conscientes de que

estamos en una realidad donde lo único constante es el cambio y que si no somos

consecuentes con esta realidad la posibilidad de dejar de ser competitivo y salir del mercado

es muy alta.

El tener una buena política de compras, le va a permitir un manejo fluido a la empresa y

disminuir sus costos, lo que obviamente mejorará su rentabilidad.

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa:

obtener utilidades, y que obviamente reside en gran parte en las ventas, ya que éste es el

motor de las empresas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y

pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un

responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa y productiva tarea.

123

RECOMENDACIONES

La aplicación de la Toma Física de Inventario debe ser desarrollada con el objeto de

mantener actualizada en tiempo real toda la información de los productos de la Compañía.

Así mismo tener la capacidad de llevar un control total de dichos productos.

El control de ingreso de libros y artículos para la venta que reciba la Compañía debe

hacerse con el mayor cuidado desde su proceso inicial. De los parámetros bajo los que se

efectúa este proceso dependerá el provecho y utilidad que podemos obtener de la

interacción con las pareas de bodega y contabilidad.

Recordar que la adecuada clasificación de los items en la bodega y en la Compañía y el

mantenimiento permanente del orden en las estanterías es la mejor preparación para sus

inventarios.

Se sugiere realizar inventarios de sus mercancías en firme, al menos dos veces al año.

Esto le permitirá evaluar a tiempo si necesita saldar o promocionar su inversión.

Efectuar los análisis de la rotación de los libros periódicamente. Estos nos permiten

medir: Cómo van las ventas, Qué aprovechamiento económico del espacio estamos

haciendo, Cómo está el movimiento del inventario, Si nuestra decisión de compras ha

sido acertada.

124

BIBLIOGRAFÍA

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Zapata Sánches, P. (2005). Contabililidad General (Quinta ed.). McGraw Hill.

128

ANEXO Nº 1

ENCUESTA

La presente encuesta está dirigida a todo el personal de la empresa MEGASETEC, para

conocer sobre el control y manejo de inventarios y como estos inciden en la satisfacción de

los clientes y sobre los resultados financieros de la empresa.

1. Conoce usted los procedimientos y documentos requeridos para ingresar o retirar

mercadería en bodega?

Si No

2. ¿Existe actualmente un adecuado control y manejo sobre los inventarios en la

empresa?

Si No

3. ¿Existe un stock adecuado en todos los ítems con los que cuenta la empresa?

Si No

4. Usted considera que por el mal manejo de inventarios la empresa los clientes se

molestan y le empresa pierde pedidos y por tanto dinero?

Si No

5. La entidad tiene designada alguna persona responsable de las ordenas de compra?

Si No

6. Ud. Conoce si la empresa cuenta con alguna medida de seguridad para los registros?

Si No

7. Se comprueba en la recepción de la mercadería, que la misma sea entregada en su

totalidad?

Si No

8. Tendría relevancia el desarrollar una metodología que conlleve a minimizar un

inadecuado control de inventario?

Si No

9. Le gustaría tener un software que permita administrar los inventarios?

Si No

10. Usted colaboraría para la toma de un inventario físico, para de esta manera iniciar

el proceso de implementar un sistema de control y manejo de inventarios?

Si No

Gracias por su colaboración

ANEXO N° 2

MEGASETEC. Cía. Ltda.

ESTADO DE RESULTADOS

AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010

Ventas Netas

100.987,50

(-) Costo de Ventas

-40.190,00

Utilidad Bruta en ventas

60.797,50

(-) GASTOS OPERACIONALES

GASTOS DE ADMINISTRACION

8.956,36

Sueldos 5000

Aportes Patronal 625

Remuneraciones Adicionales 811,31

Útiles de Oficina 220

Depreciación Equipo de Oficina 400

Depreciación Equipo de Computación 500,05

Amortización Gastos de Constitución 250

Arriendos 950

Gastos Generales 200

GASTOS DE VENTA

3185,72

Sueldos 2120

Aporte Patronal 265

Remuneraciones Adicionales 690,72

Cuentas Incobrables 110

UTILIDAD EN OPERACIÓN

48.655,42

(-) GASTOS FINANCIEROS

Gastos Interés

-150

Utilidad en el Ejercicio

48.505,42

(-) 15% participación Trabajadores y

Empleados 7275,813

Utilidad Antes de Impuestos

41.229,61

(-) 25% Impuestos a la Renta

10.307,40

Utilidad Neta del Ejercicio

30.922,21

ANEXO N° 3

BASE LEGAL

CODIGO TRIBUTARIO

Art. 25.-Contribuyente.- Contribuyente es la persona natural o jurídica a quien la ley impone la

prestación tributaria por la verificación del hecho generador. Nunca perderá su condición de

contribuyente quien, según la ley, deba soportar la carga tributaria, aunque realice su traslación a

otras personas.

Art. 96.- Deberes formales.- Son deberes formales de los contribuyentes o responsables:

1. Cuando lo exijan las leyes, ordenanzas, reglamentos o las disposiciones de la respectiva

autoridad de la administración tributaria:

a) Inscribirse en los registros pertinentes, proporcionando los datos necesarios relativos a su

actividad; y, comunicar oportunamente los cambios que se operen;

b) Solicitar los permisos previos que fueren del caso;

c) Llevar los libros y registros contables relacionados con la correspondiente actividad

económica, en idioma castellano; anotar, en moneda de curso legal, sus operaciones o

transacciones y conservar tales libros y registros, mientras la obligación tributaria no esté

prescrita;

d) Presentar las declaraciones que correspondan; y,

e) Cumplir con los deberes específicos que la respectiva ley tributaria establezca.

2. Facilitar a los funcionarios autorizados las inspecciones o verificaciones, tendientes al control

o a la determinación del tributo.

3. Exhibir a los funcionarios respectivos, las declaraciones, informes, libros y documentos

relacionados con los hechos generadores de obligaciones tributarias y formular las aclaraciones

que les fueren solicitadas.

4. Concurrir a las oficinas de la administración tributaria, cuando su presencia sea requerida por

autoridad competente.

REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS

COMPLEMENTARIOS (Decreto No. 430)

Capítulo I

DE LOS COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS

COMPLEMENTARIOS

Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes documentos que

acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras

transacciones gravadas con tributos.

Art. 8.-Obligación de emisión de comprobantes de venta y comprobantes de retención.-

Están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de

impuestos, a pesar de que el adquirente no los solicite o exprese que no los requiere.

Dicha obligación nace con ocasión de la transferencia de bienes, aun cuando se realicen a título

gratuito, autoconsumo o de la prestación de servicios de cualquier naturaleza, incluso si las

operaciones se encuentren gravadas con tarifa cero (0%) del impuesto al valor agregado.

La emisión de estos documentos será efectuada únicamente por transacciones propias del sujeto

pasivo autorizado.

Las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad deberán emitir

comprobantes de venta de manera obligatoria en todas las transacciones que realicen,

independientemente del monto de las mismas.

Los agentes de retención en forma obligatoria emitirán el comprobante de retención en el

momento que se realice el pago o se acredite en cuenta, lo que ocurra primero y estará disponible

para la entrega al proveedor dentro de los cinco días hábiles siguientes al de presentación del

comprobante de venta.

Capítulo II

DE LA EMISIÓN Y ENTREGA DE COMPROBANTES DE VENTA, NOTAS DE

CRÉDITO Y NOTAS DE DÉBITO

Art. 11.- Facturas.- Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes,

de la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos

Art. 17.- Oportunidad de entrega de los comprobantes de venta y documentos autorizados.-

Los comprobantes de venta y los documentos autorizados, referidos en este reglamento, deberán

ser entregados en las siguientes oportunidades:

a) De manera general, los comprobantes de venta serán emitidos y entregados en el momento en

el que se efectúe el acto o se celebre el contrato que tenga por objeto la transferencia de dominio

de los bienes o la prestación de los servicios.

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA

Existencias (Inventarios).

Reconocimiento y valoración inicial:

Las existencias se reconocerán cuando se hayan transferido a la Organización los riesgos y

beneficios derivados de la propiedad de las mismas y se cumplan el criterio de reconocimiento de

un activo.

Los activos que se encuentran en las instalaciones de una Organización no podrán calificarse

como existencias si se encuentran en consignación (es decir, por cuenta de otra Organización y

sin que exista obligación de pago por los bienes hasta que se produzca la venta a un tercero).

Las existencias deben valorarse inicialmente por su costo. El costo de las existencias comprende

los aranceles de importación, los impuestos no recuperables, los gastos de transporte y de

almacenamiento necesarios para poner al bien en condición de ser utilizado y cualquier otro costo

directamente atribuible, menos los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares.

Valoración posterior.

Las existencias se valoraran al menor valor entre el costo y el valor neto de realización (VNR).

EL VNR es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de las operaciones,

menos los costos para determinar su producción y los necesarios para la venta.

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA

PEQUEÑAS Y MEDIANAS ENTIDADES (NIIF para las PYMES)

Sección 13

Inventarios

Alcance de esta sección

13.1 Esta sección establece los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios.

Inventarios son activos:

(a) mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones;

(b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o

(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en

la prestación de servicios.

Fórmulas de cálculo del costo

13.17 Una entidad medirá el costo de los inventarios de partidas que no son habitualmente

intercambiables y de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos específicos,

utilizando identificación específica de sus costos individuales.

13.18 Una entidad medirá el costo de los inventarios, distintos de los tratados en el párrafo 13.17,

utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o costo promedio ponderado.

Una entidad utilizará la misma fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una

naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar

justificada la utilización de fórmulas de costo distintas. El método última entrada primera salida

(LIFO) no está permitido en esta NIIF.

Deterioro del valor de los inventarios

13.19 Los párrafos 27.2 a 27.4 requieren que una entidad evalúe al final de cada periodo sobre el

que se informa si los inventarios están deteriorados, es decir, si el importe en libros no es

totalmente recuperable (por ejemplo, por daños, obsolescencia o precios de venta decrecientes).

Si una partida (o grupos de partidas) de inventario está deteriorada esos párrafos requieren que la

entidad mida el inventario a su precio de venta menos los costos de terminación y venta y que

reconozca una pérdida por deterioro de valor. Los mencionados párrafos requieren también, en

algunas circunstancias, la reversión del deterioro anterior.

ANEXO N° 4

PROFORMA SOFTWARE ADMINISTRATIVO FINANCIERO CONTABLE NIGISU

INFORMACIÓN

SOFTWARE ADMINISTRATIVO FINANCIERO CONTABLE NIGISU

El Software Administrativo Financiero Contable NIGISU - COMERCIAL versión 2012

creado con aplicaciones para ambiente Windows y con plataforma de base de datos Sybase

SQL-Anywhere 12 que posee las siguientes características: Multiempresa, Multisucursal,

Multibodega, Multiusuario.

MODULOS SEGURIDAD TABLAS GENERALES

Conexión con usuario y clave

Registro en todos los movimientos

de (usuario, fecha y computador)

en el que se realizó una acción

Respaldo automático de la

información, sin necesidad de que

los usuarios cierren las sesiones de

trabajo

Ciudades, Provincias, Países

Unidades de Medida

Almacenes Bodegas

Títulos Profesionales

Marcas y Modelos

Grupos de Productos

Listas de Precios

CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGAR

Registro de Facturas, Notas Registro de Facturas, Notas de

Debito, Notas Crédito, Anticipos

Movimientos de ventas afectando

inventarios

Aplicaciones entre Débitos y

Créditos

Consultas

o Por Cliente

o Por documento

o Por fecha

o Saldos

Reportes

o Ventas

o Ventas por producto

o Cartera

o Estados de Cuenta

Gráficos

o Ventas mensuales

o Ventas anuales

débito, Notas de Crédito,

Anticipos, Liquidación de

Compras.

Movimientos de compras

afectando inventarios, activos fijos

Elaboración de retenciones

Órdenes de Pago

Consultas

o Por proveedor

o Por documento

o Por fecha

Reportes

o Compras

o Por tipo de compra

o Por centros de costo

o Por centros de gasto

o Análisis de vencimientos

RECAUCACION ORDENES DE PAGO

Registro de cobro, con detalle de

efectivo, tarjeta de crédito, cheque,

depósito directo

Registro de retenciones

Elaboración de órdenes de pago,

agrupando movimientos de

compras

Consultas

Consultas

Reportes

o Recaudación

o Por cobrador

o Retenciones por tipo

o Retenciones por grupo

o Análisis de Cartera

Reportes de pagos

INVENTARIOS CONTABILIDAD

Inventario Inicial

Ingresos / Egresos de Bodega

Transferencia entre bodegas

Ajustes en mas / en menos

Plan de Cuentas

Estructura de Cuentas

Cuentas Bancarias

Reportes

o Libro Diario

o Libro Mayor

o Libro Bancos

o Balances

o Estados Financieros

Nota: Diseño personalizado de reportes o

estados financieros por parte del usuario.

ADICIONALES

Anexo Transaccional T1

REOC

RDEP

ICE

Generador de Reportes

Exportar al Excel

ITEM DESCRIPCION

Capacitación El curso de capacitación es tiene una duración de 20 horas que

se distribuye en 30 días. Cada integrante al curso tiene su costo.

El usuario debe tener conocimientos básicos de un computador

y del sistema operativo Windows, conocimiento sólido y estar

capacitado para sus funciones en cada área y así ponerlos en

práctica con el sistema NIGISU.

La capacitación e instalación será única y exclusiva para el

Software NIGISU. (No incluye software de escritorio,

antivirus, redes, etc)

Descripción Servicios Servidor o Equipo Principal

Instalación de Base de Datos, Configuración de

Usuarios, Perfiles de Usuarios

Configuración de Respaldos

Configuración de numero de acceso de usuarios

concurrentes

Configuración de la empresa

Estación de Trabajo

Instalación del cliente NIGISU

Capacitación al usuario en su área

Personalización de Impresión de documentos

Estación de Consultas y Reportes

Instalación de cliente NIGISU

Registro del usuario consultas

Configuración de Empresas Adicionales

Configuración de la empresa adicional

Personalización de impresión de documentos

Configurar perfiles de usuario

Capacitación

Costo Desarrollo El desarrollo de cualquier personalización tiene un costo de

$22 dólares la hora, se hace un levantamiento de

requerimientos y se elabora una propuesta, una vez aprobada se

realiza los cambios solicitados

Costos Adicionales Si la instalación se realiza fuera de la ciudad de Quito, se

deberá adicionar los valores correspondientes a movilización y

estadía.

Si el usuario requiere o solicita instalación de software

diferente al NIGISU, se realizará los cargos respectivos.

Forma de Pago 60% a la firma del contrato y 40% a 30 días

Garantía La asistencia técnica está enfocada a brindar un asesoramiento

en el uso del sistema NIGISU y asistencia telefónica gratuita,

con el fin de facilitar el manejo del mismo proporcionando al

usuario una forma efectiva de la utilización del sistema.

De por vida, cualquier falla del sistema que no implique

manipulación externa de la base de datos, daños de hardware,

cortes de energía o salida inapropiada del sistema.

Cualquier cambio que implique personalización de la empresa

durante el primer mes después de la firma del contrato no tiene

costo alguno.

Soporte Se dará soporte remoto durante el primer semestre sin costo.

Los Ingenieros de Facc – System recibirán llamadas al

siguiente número 022481084 o por messenger.

msn: gerencia@faccsystem.com

msn: mtrivino@faccsystem.com

msn: soporte@intelworks.net.ec

El soporte presencial tendrá un costo de $45.00. Si es fuera de

la ciudad de Quito, se adicionan viáticos.

ANEXO N° 5

INGRESOS AÑO

1 Cantidad 15,00

Precio varios

productos 4.000,00 Precio 4.000,00

Tasa Crecimiento 25% 60.000,00

2 Cantidad 18,75

Precio 4.400,00

82.500,00

3 Cantidad 23,44

Precio 4.840,00

113.437,50

4 Cantidad 29,30

Precio 5.324,00

155.976,56

5 Cantidad 36,62

Precio 5.856,40

214.467,77

6 Cantidad 45,78

Precio 6.442,04

294.893,19

7 Cantidad 57,22

Precio 7.086,24

405.478,13

8 Cantidad 71,53

Precio 7.794,87

557.532,43

9 Cantidad 89,41

Precio 8.574,36

766.607,10

10 Cantidad 111,76

Precio 9.431,79

1.054.084,76

ANEXO N° 6

PRODUCTOS ESTRELLAS

Costos

%

Utilidad Precio Unitario

Adaptadores wireless 26 8,32 34,32

Audífonos microfono 14 4,48 18,48

cable bus 13 4,16 17,16

cable extensión 15 4,8 19,8

cable poder 12 3,84 15,84

cable red 10 3,2 13,2

cable video 17 5,44 22,44

cámaras digitales 134 42,88 176,88

cámara web 12 3,84 15,84

cámaras laptops 26 8,32 34,32

candado laptops 21 6,72 27,72

cargador laptop 62 19,84 81,84

Case 56 17,92 73,92

Conectores 16 5,12 21,12

Cortapicos 13 4,16 17,16

Cpu 350 112 462

disco duro 150 48 198

fuentes de poder 32 10,24 42,24

hub puertos 18 5,76 23,76

Impresora 137 43,84 180,84

Laptops 532 170,24 702,24

maleta laptop 36 11,52 47,52

Memoria ramitel 85 27,2 112,2

memoria flash 20 6,4 26,4

Monitores 230 73,6 303,6

Mouse 15 4,8 19,8

Parlantes 17 5,44 22,44

Procesadores 36 11,52 47,52

protector conector 21 6,72 27,72

Infocus 332 106,24 438,24

Router 62 19,84 81,84

Regulador 42 13,44 55,44

Scaner 87 27,84 114,84

switch puertos 69 22,08 91,08

tarjeta inalámbrica 40 12,8 52,8

tarjeta red 20 6,4 26,4

tarjeta audio 30 9,6 39,6

tarjeta modem 24 7,68 31,68

Teclado 69 22,08 91,08

testeadores cable 29 9,28 38,28

unidad cd 23 7,36 30,36

unidad dvd 27 8,64 35,64

Ups 50,3 16,096 66,396

Total 4000,00

ANEXO N° 7

DETALLE

UNIDADES

DIFERENCIA

COSTO

UNITARI

O

TOTAL

CONTABLE FÍSICO

ADAPTADOR DE WIRELLES WIFI 80 75 5 21,00 105,00

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1010 123 117 6 11,00 66,00

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1020 83 82 1 4,00 4,00

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1030 52 52 0 6,00 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1040 18 17 1 3,00 3,00

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1050 13 13 0 2,00 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1060 15 15 0 10,00 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1070 91 89 2 4,00 8,00

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1080 115 114 1 7,00 7,00

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1090 29 29 0 5,00 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD2010 19 23 -4 5,00 - 20,00

AUDIFONO CON MICROFONO, COD3010 29 28 1 3,50 3,50

AUDIFONO CON MICROFONO, COD4010 34 34 0 2,80 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD5010 25 26 -1 3,50 - 3,50

AUDIFONO CON MICROFONO, COD6010 29 28 1 4,50 4,50

AUDIFONO CON MICROFONO, COD7010 15 13 2 3,50 7,00

AUDIFONO CON MICROFONO, COD8010 65 65 0 6,50 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD9010 11 11 0 7,50 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1110 42 42 0 8,00 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1210 27 27 0 6,50 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1310 31 31 0 5,00 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1410 6 7 -1 2,50 - 2,50

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1510 14 13 1 5,00 5,00

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1610 9 11 -2 5,50 - 11,00

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1710 14 14 0 6,50 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1810 56 56 0 5,00 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1090 3 3 0 4,00 -

AUDIFONO CON MICROFONO, COD1011 12 12 0 4,50 -

CABLE BUS DE DATOS 19 19 0 4,00 -

CABLE DE EXTENSIONES ELECTRICA 38 37 1 6,00 6,00

CABLE DE PODER 29 28 1 3,00 3,00

CABLE DE RED O PATCH CORD 88 78 10 2,00 20,00

CABLE DE VIDEO 300 299 1 10,00 10,00

CABLE EXTENSION DE USB 98 88 10 4,00 40,00

CAMARA WEB MDEL01010 64 53 11 7,00 77,00

CAMARA WEB MDEL01011 36 37 -1 4,10 - 4,10

CAMARA WEB MDEL01012 27 29 -2 4,15 - 8,30

CAMARA WEB MDEL01013 21 17 4 4,18 16,72

CAMARA WEB MDEL01014 15 13 2 4,20 8,40

CAMARA WEB MDEL01015 18 19 -1 6,00 - 6,00

CAMARAS DIGITALES COD001 13 12 1 100,00 100,00

CAMARAS DIGITALES COD002 23 21 2 112,00 224,00

CAMARAS DIGITALES COD003 16 17 -1 115,00 - 115,00

CAMARAS DIGITALES COD004 11 10 1 118,00 118,00

CAMARAS DIGITALES COD006 21 21 0 120,00 -

CAMARAS DIGITALES COD007 14 14 0 99,00 -

CAMARAS DIGITALES COD008 12 12 0 85,00 -

CAMARAS DIGITALES COD009 9 9 0 117,00 -

CAMARAS DIGITALES COD0011 8 8 0 140,00 -

CANDADO DE LAPTOP REF 01000 6 6 0 5,00 -

CANDADO DE LAPTOP REF 01001 13 12 1 5,50 5,50

CANDADO DE LAPTOP REF 01002 14 12 2 5,80 11,60

CANDADO DE LAPTOP REF 01003 16 16 0 6,00 -

CANDADO DE LAPTOP REF 01004 18 18 0 6,50 -

CANDADO DE LAPTOP REF 01005 25 25 0 6,50 -

CANDADO DE LAPTOP REF 01006 30 29 1 7,00 7,00

CANDADO DE LAPTOP REF 01007 21 22 -1 7,50 - 7,50

CANDADO DE LAPTOP REF 01008 13 14 -1 8,00 - 8,00

CARGADOR DE LAPTOP COD 201001 18 17 1 40,00 40,00

CARGADOR DE LAPTOP COD 201002 17 17 0 38,00 -

CARGADOR DE LAPTOP COD 201003 15 15 0 39,00 -

CARGADOR DE LAPTOP COD 201004 14 12 2 37,00 74,00

CARGADOR DE LAPTOP COD 201005 13 13 0 41,00 -

CARGADOR DE LAPTOP COD 201006 19 19 0 40,00 -

CARGADOR DE LAPTOP COD 201007 25 25 0 41,00 -

CARGADOR DE LAPTOP COD 201008 24 22 2 39,00 78,00

CARGADOR DE LAPTOP COD 201009 21 20 1 40,00 40,00

CARGADOR DE LAPTOP COD 201010 11 12 -1 40,00 - 40,00

CARGADOR DE LAPTOP COD 201011 33 31 2 39,00 78,00

CARGADOR DE LAPTOP COD 201012 18 18 0 40,00 -

CARGADOR DE LAPTOP COD 201013 9 9 0 41,00 -

CARGADOR DE LAPTOP COD 201014 17 17 0 38,00 -

CARGADOR DE LAPTOP COD 201015 13 13 0 39,00 -

CARGADOR DE LAPTOP COD 201016 8 7 1 40,00 40,00

CARGADOR DE LAPTOP COD 201017 1 1 0 40,00 -

CASE 2 2 0 50,00 -

CONECTORES RJ45 de 50 unidades 55 55 0 6,00 -

CONECTORES RJ55 de 50 unidades 61 61 0 6,50 -

CONECTORES RJ65 de 50 unidades 54 51 3 6,50 19,50

CONECTORES RJ70 de 50 unidades 28 28 0 6,50 -

CONECTORES RJ75 de 50 unidades 29 24 5 6,50 32,50

CONECTORES RJ80 de 50 unidades 31 33 -2 6,50 - 13,00

CONECTORES RJ82 de 50 unidades 14 15 -1 6,50 - 6,50

CONECTORES RJ85 de 50 unidades 11 11 0 6,50 -

CONECTORES RJ95 de 50 unidades 15 15 0 6,50 -

CONECTORES RJ105 de 50 unidades 18 17 1 6,50 6,50

CONECTORES RJ110 de 50 unidades 21 20 1 5,50 5,50

CONECTORES RJ115 de 50 unidades 59 55 4 6,50 26,00

CONECTORES RJ145 de 50 unidades 38 37 1 6,50 6,50

CONECTORES RX45 de 50 unidades 36 34 2 6,00 12,00

CONECTORES RPK45 de 50 unidades 28 28 0 6,50 -

CONECTORES RQQJ45 de 50 unidades 21 17 4 6,00 24,00

CONECTORES DDFJ45 de 50 unidades 9 9 0 6,50 -

CORTAPICOS REF 010102 25 23 2 5,00 10,00

CORTAPICOS REF 010103 18 16 2 4,50 9,00

CORTAPICOS REF 010104 19 20 -1 5,00 - 5,00

CORTAPICOS REF 010106 31 26 5 4,50 22,50

CORTAPICOS REF 010109 11 11 0 5,00 -

CPU REF101020 10 10 0 200,00 -

CPU REF101030 15 15 0 210,00 -

CPU REF101040 18 18 0 215,00 -

CPU REF101020 6 5 1 225,00 225,00

CPU REF101050 5 5 0 230,00 -

CPU REF101060 7 7 0 240,00 -

CPU REF101070 9 9 0 250,00 -

CPU REF101080 11 11 0 260,00 -

CPU REF101090 6 6 0 280,00 -

CPU REF101021 4 4 0 290,00 -

CPU REF102020 2 2 0 295,00 -

CPU REF103030 1 1 0 300,00 -

CPU REF1074040 6 6 0 320,00 -

CPU REF105050 2 2 0 325,00 -

CPU REF106060 1 1 0 350,00 -

CPU REF101770 3 3 0 380,00 -

DISCO CD BLANCO COD 0101 4500 4256 244 0,25 61,00

DISCO CD BLANCO COD 0102 5556 3289 2267 0,26 589,42

DISCO CD BLANCO COD 0104 2895 2568 327 0,36 117,72

DISCO CD BLANCO COD 0105 1500 1550 -50 0,38 - 19,00

DISCO CD BLANCO COD 0107 550 500 50 0,40 20,00

DISCO DURO REFXC125 15 15 0 50,00 -

DISCO DURO REFXC225 17 17 0 50,00 -

DISCO DURO REFXC325 23 22 1 55,00 55,00

DISCO DURO REFXC425 17 16 1 58,00 58,00

DISCO DURO REFXC525 15 15 0 60,00 -

DISCO DURO REFXC625 19 19 0 61,00 -

DISCO DURO REFXC725 14 14 0 62,00 -

DISCO DURO REFXC825 15 14 1 63,00 63,00

DISCO DURO REFXC925 10 9 1 65,00 65,00

DISCO DURO EXTERNO 8 8 0 100,00 -

DISCO DVD BLANCO REF WX01 2500 2450 50 0,50 25,00

DISCO DVD BLANCO REF WX02 2850 2845 5 0,51 2,55

DISQUETTE COD 11100 1150 1140 10 0,50 5,00

DISQUETTE COD 11101 850 850 0 0,50 -

DISQUETTE COD 11102 250 250 0 0,55 -

FUENTES DE PODER REF3030 25 25 0 20,00 -

FUENTES DE PODER REF3040 45 44 1 18,00 18,00

FUENTES DE PODER REF3050 38 38 0 21,00 -

FUENTES DE PODER REF3060 28 28 0 20,00 -

FUENTES DE PODER REF3070 15 15 0 22,00 -

HUB PUERTOS SERIE XBY10 68 68 0 7,00 -

HUB PUERTOS SERIE XBY20 85 75 10 7,00 70,00

HUB PUERTOS SERIE XBY30 63 58 5 6,50 32,50

HUB PUERTOS SERIE XBY40 51 50 1 6,50 6,50

HUB PUERTOS SERIE XBY50 15 15 0 7,50 -

HUB PUERTOS SERIE XBY60 14 14 0 6,50 -

HUB PUERTOS SERIE XBY70 29 28 1 5,00 5,00

HUB PUERTOS SERIE XBY80 13 13 0 5,50 -

HUB PUERTOS SERIE XBY90 21 21 0 7,00 -

IMPRESORA COD 010110 14 14 0 100,00 -

IMPRESORA COD 010111 18 18 0 85,00 -

IMPRESORA COD 010112 15 15 0 120,00 -

IMPRESORA COD 010113 13 13 0 95,00 -

IMPRESORA COD 010114 8 8 0 100,00 -

IMPRESORA COD 010115 14 14 0 68,00 -

IMPRESORA COD 010116 12 12 0 78,00 -

LAPTOP O PORTATIL REF XP500 18 18 0 400,00 -

LAPTOP O PORTATIL REF XP600 11 11 0 400,00 -

LAPTOP O PORTATIL REF XP700 10 10 0 420,00 -

LAPTOP O PORTATIL REF XP800 8 8 0 430,00 -

LAPTOP O PORTATIL REF XP850 9 9 0 450,00 -

LAPTOP O PORTATIL REF XP500 4 4 0 460,00 -

LAPTOP O PORTATIL REF XP9000 4 4 0 480,00 -

LAPTOP O PORTATIL REF XPV500 8 8 0 500,00 -

LAPTOP O PORTATIL REF XPV1000 2 2 0 520,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020301 6 6 0 25,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020312 10 10 0 25,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020313 5 5 0 25,50 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020314 6 6 0 26,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020315 7 7 0 18,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020316 3 3 0 19,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020317 11 10 1 19,00 19,00

MALETA DE LAPTOP COD 1020318 14 12 2 18,00 36,00

MALETA DE LAPTOP COD 1020319 15 15 0 20,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020320 11 11 0 21,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020321 10 10 0 17,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020322 8 8 0 16,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020323 12 12 0 18,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020324 14 14 0 19,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020325 2 2 0 20,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020326 1 1 0 19,00 -

MALETA DE LAPTOP COD 1020327 3 2 1 20,00 20,00

MAMORIA RAM INTEL100G 10 10 0 30,00 -

MAMORIA RAM INTEL150G 15 15 0 35,00 -

MAMORIA RAM INTEL200G 12 12 0 40,00 -

MAMORIA RAM INTEL250G 8 8 0 45,00 -

MAMORIA RAM INTEL300G 25 24 1 50,00 50,00

MAMORIA RAM INTEL350G 11 11 0 55,00 -

MAMORIA RAM INTEL450G 12 11 1 60,00 60,00

MAMORIA RAM INTEL500G 19 19 0 65,00 -

MAMORIA RAM INTEL1000G 25 25 0 70,00 -

MEMORIAS FLASH COD 4GX 45 45 0 10,00 -

MEMORIAS FLASH COD 4LX 35 35 0 10,00 -

MEMORIAS FLASH COD 4FX 29 29 0 10,00 -

MEMORIAS FLASH COD 4HX 45 43 2 10,00 20,00

MEMORIAS FLASH COD 4RX 33 33 0 10,00 -

MEMORIAS FLASH COD 4LX 27 27 0 10,00 -

MEMORIAS FLASH COD 8GX 20 20 0 15,00 -

MEMORIAS FLASH COD 8BX 19 19 0 15,00 -

MEMORIAS FLASH COD 8MX 18 17 1 15,00 15,00

MEMORIAS FLASH COD 8RX 15 15 0 15,00 -

MEMORIAS FLASH COD 16GX 21 21 0 19,00 -

MEMORIAS FLASH COD 16LX 18 17 1 19,00 19,00

MEMORIAS FLASH COD 16GXR 14 12 2 19,00 38,00

MONITOR PUL14XP 8 8 0 160,00 -

MONITOR PUL14 GL 10 10 0 160,00 -

MONITOR PUL14XP 12 12 0 160,00 -

MONITOR PUL14TX 14 14 0 160,00 -

MONITOR PUL18XP 8 8 0 200,00 -

MONITOR PUL18GX 7 7 0 200,00 -

MONITOR PUL18RX 5 5 0 200,00 -

MONITOR PUL20XP 3 3 0 250,00 -

MONITOR PUL20GX 1 1 0 250,00 -

MOUSE MODEL 101010 14 14 0 10,00 -

MOUSE MODEL 101020 10 10 0 10,00 -

MOUSE MODEL 101030 12 12 0 9,00 -

MOUSE MODEL 101040 13 13 0 9,00 -

MOUSE MODEL 101050 14 14 0 8,50 -

MOUSE MODEL 101060 6 6 0 8,50 -

MOUSE MODEL 101070 8 8 0 7,50 -

MOUSE MODEL 101080 5 5 0 7,50 -

MOUSE MODEL 101090 6 5 1 6,50 6,50

MOUSE MODEL 102010 12 11 1 6,50 6,50

MOUSE MODEL 101310 14 14 0 5,50 -

MOUSE MODEL 101410 13 12 1 5,50 5,50

MOUSE MODEL 101510 8 8 0 5,00 -

MOUSE MODEL 101610 6 6 0 5,00 -

MOUSE MODEL 101710 30 30 0 5,00 -

MOUSE MODEL 101810 31 31 0 5,00 -

MOUSE MODEL 101910 28 28 0 5,00 -

MOUSE MODEL 102510 21 21 0 4,50 -

PARLANTES SOUND 1210 14 14 0 7,00 -

PARLANTES SOUND 1220 12 12 0 6,00 -

PARLANTES SOUND 1230 10 10 0 7,00 -

PARLANTES SOUND 1240 8 8 0 7,00 -

PARLANTES SOUND 1245 9 9 0 7,00 -

PARLANTES SOUND 1250 11 11 0 6,50 -

PARLANTES SOUND 1255 15 14 1 6,50 6,50

PARLANTES SOUND 1260 10 10 0 6,50 -

PARLANTES SOUND 1265 9 9 0 6,50 -

PARLANTES SOUND 1270 8 8 0 5,50 -

PARLANTES SOUND 1275 12 12 0 5,50 -

PARLANTES SOUND 1280 5 5 0 5,50 -

PARLANTES SOUND 1285 3 3 0 6,50 -

PARLANTES SOUND 1290 2 2 0 7,50 -

PARLANTES SOUND 1295 6 6 0 8,00 -

PARLANTES SOUND 1300 8 7 1 8,50 8,50

PELADORA DE CABLES 25 25 0 10,00 -

PONCHADORAS 14 14 0 30,00 -

PRINT SERVER 8 8 0 50,00 -

PROCESADORES REF 0110 0 0 0 20,00 -

PROCESADORES REF 0120 0 0 0 21,00

PROCESADORES REF 0130 0 0 0 22,00

PROCESADORES REF 0140 0 0 0 23,00

PROCESADORES REF 0150 5 5 0 24,00

PROTECTOR DE CONECTOR RJ45 de 50

unidades 6 6 0 13,00 -

PROYECTOR O INFOCUS 5 5 0 300,00 -

REGULADOR DE VOLTAJE REF2300 0 0 0 25,00 -

REGULADOR DE VOLTAJE REF2500 40 40 0 26,00 -

REGULADOR DE VOLTAJE REF2600 30 30 0 27,00 -

REGULADOR DE VOLTAJE REF2800 16 16 0 28,00 -

REGULADOR DE VOLTAJE REF2900 8 8 0 29,00 -

ROUTER REF 102030 10 10 0 50,00 -

ROUTER REF 102040 8 8 0 52,00 -

ROUTER REF 102050 11 11 0 55,00 -

SCANER REF 5050 4 4 0 50,00 -

SCANER REF 5060 3 3 0 50,00 -

SCANER REF 5070 5 5 0 55,00 -

SCANER REF 5080 0 0 0 60,00 -

SWITCH DE 8 PUERTOS 0 0 0 50,00 -

SWITCH DE 16, PUERTOS 1 1 0 51,00 -

SWITCH DE 24 PUERTOS 3 3 0 52,00 -

SWITCH DE 32 PUERTOS 8 8 0 53,00 -

SWITCH DE 48 PUERTOS 11 9 2 55,00 110,00

TARJETA DE RED COD 6050 0 0 0 10,00 -

TARJETA DE RED COD 7050 0 0 0 11,00 -

TARJETA DE RED COD 8050 0 0 0 12,00 -

TARJETA DE RED COD 9050 5 5 0 13,00 -

TARJETA DE RED COD 1050 3 3 0 14,00 -

TARJETA INHALAMBRICA 1 1 0 22,00 -

TARJETAS DE AUDIO Y VIDEO REF3000 8 8 0 18,00 -

TARJETAS DE AUDIO Y VIDEO REF3050 7 7 0 19,00 -

TARJETAS DE AUDIO Y VIDEO REF4000 5 5 0 20,00 -

TARJETAS DE AUDIO Y VIDEO REF4500 0 0 0 21,00 -

TARJETAS DE AUDIO Y VIDEO REF5000 0 0 0 22,00 -

TARJETAS MODEM COD DFW900 0 0 0 15,00 -

TARJETAS MODEM COD DFW900 2 2 0 15,00 -

TARJETAS MODEM COD DFW900 6 6 0 16,00 -

TARJETAS MODEM COD DFW900 4 3 1 17,00 17,00

TARJETAS MODEM COD DFW900 2 2 0 17,50 -

TECLADO REF 6000 6 6 0 7,00 -

TECLADO REF 6000 4 4 0 7,50 -

TECLADO REF 6050 8 8 0 8,00 -

TECLADO REF 7000 5 4 1 9,00 9,00

TECLADO REF 7050 11 11 0 10,00 -

TECLADO REF 8000 8 8 0 11,00 -

TECLADO REF 8020 15 14 1 12,00 12,00

TECLADO REF8040 10 10 0 12,50 -

TECLADO REF 8060 9 9 0 13,00 -

TECLADO REF 8080 5 5 0 15,00 -

TECLADO REF 9000 3 3 0 18,00 -

TECLADO REF 9050 6 6 0 20,00 -

TECLADO REF 9080 1 1 0 80,00

TECLADO REF 9090 12 12 0 25,00

TESTEADORES DE CABLE DE RED COD

001 10 10 0 19,00 -

UNIDAD DE CD REF 001 5 5 0 20,00 -

UNIDAD DE DVD COD01010 12 12 0 20,00 -

UPS REF 1020 1 1 0 40,00 -

SUMAN 28014 24978 3036

16.710,94 2992,01

ANEXO N° 8

CUESTIONARIO

Parte I. Diagnosticar la situación actual de la Empresa en el área de Inventarios de la

Empresa MEGACETEC.

1) ¿Considera que el Sistema de Inventarios es adecuado para las necesidades de la

Empresa?

Si ( ) No ( )

2) ¿Considera que ha habido la suficiente socialización del sistema para su aplicación?

Si ( ) No ( )

3) ¿Existe dentro de la Empresa la suficiente apertura para el manejo del nuevo sistema?

Si ( ) No ( )

4) ¿La estructura organizacional de la empresa permite la total aplicación del sistema?

Si ( ) No ( )

5) ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los registros de inventarios?

Si ( ) No ( )

6) ¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios?

Si ( ) No ( )

7) ¿El nivel de instrucción de los trabajadores es apto para el manejo de un sistema?

Si ( ) No ( )

8) ¿Posee experiencia con algún sistema de inventarios?

Si ( ) No ( )

9) ¿Cree Ud. Que un sistema de inventarios puede ayudar a mejor el majo y funcionamiento

de la empresa?

Si ( ) No ( )

10) En su opinión: ¿Existe alguna recomendación que haga falta dentro de la empresa para el

buen funcionamiento del sistema?

Si ( ) No ( )

Explique:___________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Resumen de Validación del Instrumento de Recolección de Datos

Item Congruencia Claridad Tendenciosidad

Observaciones Si No Si No Si No

Sección I

1 X X X

2 X X X

3 X X X

4 X X X

5 X X X

6 X X X

7 X X X

8 X X X

9 X X X

10 X X X

Item STAKEHOLDER´S

PARTE I

1 SI = 15 (93.75%) NO = 1 (6.25%)

2 SI = 12 (75%) NO = 4 (25%)

3 SI = 12 (75%) NO = 4 (25%)

4 SI = 2 (100%) NO = 0 (0%)

5 SI = 5(31%) NO = 11 (69 %)

6 SI = 8(50%) NO = 8 (50 %)

7 SI = 10(63%) NO = 6 (38 %)

8 SI = 0(0%) NO = 16 (100 %)

9 SI = 16(100%) NO = 0 (0 %)

10 SI = 0(0%) NO = 16 (100 %)

Tabla 6 Análisis de las respuestas obtenidas en la aplicación del cuestionario

ITEM ANÁLISIS

Objetivo 1. Diagnosticar la situación actual de la empresa MEGASETEC después

de la implementación del sistema de control de inventarios.

1.- ¿Considera que el Sistema de

Inventarios es adecuado para las

necesidades de la Empresa?

Se refleja que el 93.75% de los encuestados

considera que este sistema está acorde a las

necesidades actuales de la Empresa

2.- ¿Considera que ha habido la

suficiente socialización del sistema para

su aplicación?

Muestra que el 75 % de los encuestados

consideran que se a socializado

adecuadamente sobre el manejo y

funcionamiento del sistema

3.- ¿Existe dentro de la Empresa la

suficiente apertura para el manejo del

nuevo sistema?

Indica que el 75% de los encuestados está

de acuerdo con la implementación del nuevo

sistema de Inventario.

4.- ¿La estructura organizacional de la Revela que 100% de la muestra encuestada

empresa permite la total aplicación del

sistema?

cree que dentro de la organización era

necesario la implementación de un sistema

de control de inventarios

5.- ¿Se cuenta con alguna medida de

seguridad para los registros de

inventarios?

Nos revela que el 69 % no conocen de esta

medida de seguridad para los registros.

6.- ¿Existe un sistema de control para

las entradas y salidas de inventarios?

Los datos nos manifiestan que si conocen de

un control de mercaderías pero que no son

tan verídicos

7.- ¿El nivel de instrucción de los

trabajadores es apto para el manejo de

un sistema?

El 63% del personal se siente capacitado

para el manejo de un sistema.

8.- ¿Posee experiencia con algún

sistema de inventarios?

Nos revela que el 100% del personal no han

manejado un sistema antes

9.- Cree Ud. Que un sistema de

inventarios puede ayudar a mejor el

majo y funcionamiento de la empresa?

El 100% nos refleja que si es necesario un

sistema.

10.- En su opinión: ¿Existe alguna

recomendación que haga falta dentro de

la empresa para el buen funcionamiento

del sistema?

Las personas encuestadas que responden que

si representa el 100% , lo que aseguran que

si están de acuerdo con la implementación de

este sistema y es adecuado para el

funcionamiento de la empres