FEDERACION NACIONAL DE BOLICHE · 2018-07-04 · Elmonto asignado para el fondo de caja chica,...

LeslieSusethCastillo Juarez/Vocal II Comlte Ejecutivo

Wagner Roberto tópezSagastume/Vocal I ComitéEjecutivo

29/05/2018

Julio RubenAlburezAyala/Secretario ComitéEjecutivo

29/05/2018Nery Alberto GarclaDlaz/Tesorero Comité Ejecutivo

29/05/2018

FECHARoberto Giovanni RuedaAlvarado/Presidente CornlteEjecutivo

Nombre/Puesto/Unidad

29/05/2018

APROBADO POR:

FIRMA

Javier Falla/Gerente

Nombre/Puesto/Unidad FECHA

FECHA

Punto octavo del acta 13-18CEde fecha 29 de mayo29/05/2018 de 2018.

DOCUMENTO DE SOPORTEFECHA DEAPROBACION

REVISADO POR:

Heydi CarolinaGarcíaMuñoz/Directora UDAF

Nombre/Puesto/UnidadELABORADO POR:

Modificación

REGISTRO

REGISTRO DE ELABORACiÓN, REVISiÓN Y APROBACiÓNREGLAMENTO DE USO DE FONDO DE CAJA CHICA DE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE

FORMA-UDAF-03-2017

FEDERACION NACIONAL DE BOLICHE

3a. Calle 2-80Valles de Vista Hermosa,zona 15.Tels.: (502)2369-4170 Guatemala, [email protected]

DADO EN EL MISMO LUGAR A LOS CUATRO OlAS DEL MES DE JUNIO DEL AÑO DOS MILDIECIOCHO, SIENDO LAS QUINCE HORAS; y PARA LOS USOS CORRESPONDIENTES SEEXTIENDE LA PRESENTE.

ACTA NÚMERO TRECE (13-18 C.E.) En la ciudad de Guatemala el día martesveintinuevedel mes de mayo del año dos mil dieciocho, reunidos en las Oficinas que ocupala Federación Nacional de Boliche, ubicados en la 3a calle 2-80, Zona 15, de esta ciudadlos señores: Roberto Giovanni Rueda Alvarado, Presidente; Nery Alberto García Díaz,Tesorero y Wagner Roberto López Sagastume, Vocal 1, con el objeto de hacer constar losiguiente: PRIMERO: .••......•.•. OCTAVO: Modificaciones de Reglamento de cajachica; Comité Ejecutivo conoce modificaciones al manual de Caja Chica, derivado de laampliación del monto original asignado, y se autoriza las mismas y se deroga la versiónanterior del manual.

EL INFRASCRITO SECRETARIO EN FUNCIONES DEL COMITÉ EJECUTIVO DE LA FEDERACiÓNNACIONAL DE BOLICHE CERTIFICA: QUE PARA EL EFECTO HA TENIDO A LA VISTA EL LIBRODE ACTAS DE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, AUTORIZADO POR LACONTRALORíA GENERAL DE CUENTAS, EN EL CUAL SE REGISTRA EL ACTA NÚMERO TRECE(13-18 C.E.), y EL PUNTO: OCTAVO QUE LITERALMENTE DICE:

Certificación Número 172-2018-CE-FNB

GUATEMALAFEDERACION NACIONAL DE BOLICHE

Guatemala, mayo de 2018

REGLAMENTO DE USO DE FONDO DE CAJA CHICADE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE

de 13

FORMA UDAF~Ol-17 USTADO DE BEN EFICtAR lOS 9

FORMA UDAF.Ol-2018l1QUIDACION DE CAJA eH.CA 10

FORMA No ..UDAF 02-2018 REGISTRO DE LIQUIDACIONES DE CAJA CHICA ll

FORMA UDAf-02·1.7' CARTA DE ACEPTACION DE SERV'CIOS 12

FORMA UDAF-03-2018 ARQUEO DE CAJA CHICA l3

Artículo 22. ANEXOS-s +.jii ~-IIi ;¡ij a··· ++++.~ T..· ;¡ .. !;f 't-,~~ ..+ 9

Art-Ílrulo 2'1. VlG EN!CfA; ~! ..~.."'..~ ~II,",~·."" .'.'''~I.'''' ~'.".,""•• " .o!'+"'~.p ~ ,...'. 11~IIIIII~'."" .'IIIOI~."., I;¡~I ~ ,.,1110111".,.""",,,,~!.'I."~ ~..fI..,,.,,, ,."' ~ ~ .. ~ ~ i ..,,101.,8

Artículo 1.2. RAZONAM lENTO DE COM PROBANTES: , , 6

Artículo 13. MONTO DE L1QUIDACION PAROAL DE CAJA CHICA: 6

Artrculo 14. PROCEDIMrENTO PARA LIQUIDACIÓN PARCIAL DE CAJA CHI-CA: 6,

Articulo 15. REQUISITOS QUE DEBENCUMPLIR lOS COMPROBANTES: 7

Artículo 16. RESGUARDO DE EFECTIVO: ,.7

Artículo 17. RESGUARDO DEEXPEDIENTES DE PAGO: " 7

Artículo 18. ARQUEOS DE CAJA CHICA: 8

Artículo 19. PROCEDIMIENTO PARA IlIQUIDAC~ÓN FINAl DECAJA CHIi(A: 8

Artfcu*o 20. ASPECTOSNO CONSIDERAOOS , 8

Artículo 11. COMPROBANTES! s

Artículo 3. MO NTO DEL.FQNDO DE CAJA eH ICA: " , " ".•.... oo 4

Artículo 4. CANTIDAD MÁXIMA DE PAGO A TRAV~S DEL FONDO DECAJACHICA: 4

Artículo S. RESPONSABLE DEL.MAN EJO DE FONDO DE CAJA CHICA: " " " ,4

Artkulo 6. COINSTITUCION Del fONDO DE CAJA CHICA: 4

Artículo 7 ..GASTOS QUE PUEDEN' SER REALIZADOS POR El FONDO DE CAllA CHICA; ,S.

Articulo 8. USO DE LIBRO DE CAJA CHICA: 5

Artí<:uk,) 9. MANEJO DE VALES DE CAJA CHICA: 5

Artíeulo 10. AUTORIZACIQN DEGASTOS: 5

Artículo 2. AlCANCE: 4

Artículo 1..OBJETO: ~.+..!! ~~i!"'''~~.J-t. ; i ¡.+,.,,....'•••• ~.' "'111.'.,"" ' !!",,,,, .. ,,,a ¡¡; ,,, ~ ~ ••• "' ' ••• ,O', .. ' ~ .. '.. a "'"' .""'1" - I>"'+"'~ "' , ~,~ ! -...¡,3

índiceREGLAMENTO SNITERNONÚMERO 001-2018 .,. 3

DEL PROCESO: FONDO COMÚN CÓDIGO: UDAF-PRO- VERSiÓN: 2CACH-Ol-2018

PROCEDIMIENTO:USO DE FONDO DE CAJA CHICA DE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE

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Artículo 1.OBJETO:Elpresente manual pretende normar, sistematizar, integrar y asignar responsabilidadesrespecto a los procedimientos de uso de fondo de caja chica de la FederaciónNacionalde Boliche:

REGLAMENTO DE USO DE FONDO DECAJA CHICA DE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE

Emitir el siguiente:

ACUERDA:

En el ejercicio de las atribuciones que le confiere el artículo 59 del Acuerdo No. 28/2011-CE-CDAGde fecha 01 de abril de 2011, estatutos de la Federación Nacional de Boliche.

PORTANTO:

Que con el fin de ser implantado el Reglamento de uso de Caja Chica de la FederaciónNacional de Boliche, aprobado mediante el punto octavo del acta 13-18CEde fecha 29 demayo de 2018; en consecuencia al haber suficiente justificación legal, deviene procedenteemitir el presente reglamento.

CONSIDERANDO:

Que en virtud del fundamento citado en el anterior considerando, el Comité Ejecutivo de laFederación Nacional de Boliche está facultado para emitir el Reglamento de uso de CajaChicade la Federación Nacional de Boliche a fin de regular todo lo relativo a la misma.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 59 del Acuerdo No. 28/2011-CE-CDAGde fecha 01 de abril de 2011, Estatutosde la Federación Nacional de Boliche Faculta a la FederaciónNacional de Boliche para dictarlos reglamentos y acuerdos necesarios para desarrollar las disposiciones del presenteestatuto y resolver las situaciones no previstas en los mismos, sin desvirtuar el espíritu yfinalidad que la conforma.

CONSIDERANDO:

ElComité Ejecutivo de la FederaciónNacional de Boliche:

REGLAMENTOINTERNONÚMERO001-2018Guatemala, 29 de mayo de 2018.


PROCEDIMIENTO:USODEFONDODECAJACHICADELAFEDERACiÓNNACIONALDEBOLICHE

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Artículo 6. CONSTITUCION DEL FONDO DECAJA CHICA:Una vez autorizado el Fondo de CajaChicay nombrado el responsable del manejo del mismo,el Comité Ejecutivo remitirá certificación de dichasautorizaciones a la Unidad de AdministraciónFinanciera para que el encargado del Fondo Rotativo de la Federación Nacional de Boliche,proceda a emitir de la cuenta de Fondo Rotativo Federación Nacional de Boliche el cheque deconstitución del fondo de caja chica, el cual deberá ser a nombre de la persona nombrada comoencargada del manejo de fondo de caja chica el cual deberá ser no negociable.Una vez emitido el cheque de constitución el responsable del manejo del fondo de caja chica,se dirigirá al banco emisor del cheque para hacer efectivo el mismo, el cual de preferenciadeberá hacer efectivo en monedas y billetes de baja denominación para poder atender de formaeficiente las necesidadesde efectivo para compras menores.

Artículo 5. RESPONSABLEDELMANEJO DE FONDO DECAJACHICA:Para establecer la responsabilidad del manejo del fondo de caja chica, anualmente elComité Ejecutivo mediante el respectivo punto de acta nombrará a la personaresponsable de custodia, administración, liquidaciones parciales y liquidación final delfondo de caja chica; la persona nombrada deberá pagar fianza de fidelidad por elmanejo de fondos públicos, asimismo treinta (30) días posteriores a su respectivonombramiento como encargado del fondo de caja chica deberá presentar ante laContraloría General de Cuentas la respectiva Declaración jurada Patrimonial o larespectiva actualización de la misma cuando corresponda.

Artículo 4. CANTIDAD MÁXIMA DE PAGO A TRAVÉS DELFONDO DECAJACHICA:

los pagosefectuados por medio del fondo de cajachica podrán efectuarse hasta por unmáximo de QUINIENTOSQUETZALESEXACTOS(Q. 500.00) por factura.

Artículo 3. MONTO DELFONDO DECAJA CHICA:A partir del mes de junio de 2018; el Comité Ejecutivo de la Federación Nacional deBoliche, mediante punto séptimo del acta 13-18CEde fecha 29 de mayo de 2018autoriza el incremento de un mil quetzales (Q.1,OOO.00)al fondo de caja chicaexistentepara un total de TRESMIL QUETZAlESEXACTOS(Q.3,OOO.00)que será constituido confondos proveniente de la Cuenta de Fondo Rotativo FederaciónNacional de Boliche.

Artículo 2. ALCANCE:El presente manual pretende normar el uso de caja chica para agilizar y financiar los gastosemergentes de la Federación Nacional de Boliche, que no pueden esperar el trámite normal deorden de compra y comprobantes únicos de registro.

Del PROCESO: FONDO COMÚN CÓDIGO: UDAF-PRO- VERSiÓN: 2CACH-Ol-2018


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• Facturasespeciales

Artículo 11. COMPROBANTES:Todo desembolso deberá estar documentado con comprobantes de legítimo abono, entre losque se encuentran:

Artículo 10. AUTORIZACION DEGASTOS:La autorización para pago de los comprobantes de gastos que corresponda, se hará constarmediante la firma del responsable del manejo del fondo de caja chica, que se estampará en elreverso del comprobante objeto de pago, acompañado del sello que lo identifique.

Artículo 9. MANEJO DEVALES DECAJACHICA:Lapersona responsable del manejo del fondo de caja chica podrá otorgar vales a las personasresponsables de efectuar las compras de bienes o pago de servicios para adquirir los mismos;dichos vales deberán ser liquidados en un término de cuarenta y ocho (48) horas de lo contrarioel responsable del manejo del fondo de caja chica solicitará por escrito el inmediato reintegrodel efectivo, se exceptuará este plazo cuando se trate de comisiones al interior de la república.

Artículo 8. USO DE LIBRO DECAJACHICA:Parael registro de todos losmovimientos realizados con el fondo de caja chica; sedeberá utilizarel respectivo libro de control debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas elcual deberá contener tres (03) columnas (Debe, haber, y saldo) en el cual en la primer columna(debe) se consignarán las entradas de efectivo a caja; en la segunda columna (haber) deberáregistrarse lassalidasde efectivo y la tercer columna (Saldo) se registrará el respectivo saldo decaja chica, el cual debe quedar conciliado en forma mensual.

Cuando se efectúen compra de materiales y suministros que deben ser ingresados alAlmacén de la Federación Nacional de Boliche, deberá entregar al Encargado deAlmacén en el menor tiempo posible, copia de la factura que ampare dicha compra,para que efectúe los procedimientos de control correspondientes.

a) Grupo 1: Serviciosno personales.b) Grupo 2: Materiales y suministros.

Se exceptúan los subgrupos 15 "Arrendamientos y derechos" y 18 "Serviciostécnicos y profesionales.

Artículo 7. GASTOS QUE PUEDEN SER REALIZADOS POR El FONDO DE CAJA CHICA:

A través del Fondo de caja chica solamente se podrán efectuar gastosde ~ossiguientesgrupos:

DEL PROCESO: FONDO COMÚN CÓDIGO: UDAF-PRO- VERSIÓN: 2CACH-Ol-2018


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Elencargado de FondoRotativo de la Federación Nacional de Boliche recibe la liquidación y procedea revisar que lamisma cumpla con los requisitos establecidos, una vez revisada emite el cheque porla cantidad liquidada, o de existir algún gasto que no aplique o que no cumpla con los requisitos conla cantidad que resulte de aplicar dichos cambios; gestiona las firmas de Tesorero y Presidente deComité Ejecutivo para el referido cheque y finalmente lo entrega al encargado del manejo del fondode caja chica, quien lo hará efectivo.

Artículo 14. PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACiÓN PARCIAL DECAJA CHICA:El responsable del fondo de caja chica para realizar liquidaciones parciales de caja chica deberáutilizar la forma UDAF 01-18 la cual deberá contener los datos requeridos, los documentos derespaldo ordenados en forma correlativa, asimismo se deberá llevar un registro del número deliquidaciones realizadasutilizando para el efecto la forma UDAF02-18.

Artículo 13. MONTO DE LlQUIDACIQN PARCIAL DECAJA CHICA:la persona encargada del manejo de caja chica efectuará liquidaciones parciales ante laUnidad de Administración Financiera cuando se haya ejecutado hasta un 40% del montoasignado, esto con el fín de contar con disponibilidad de fondos.

• Motivo de la compra (bienes o servicios descripción del bien)

• A utilizarse en (Indicar el área en donde se utilizará el bien o servicio)

• Solicitado por (Nombre de la persona)

• Puesto de la persona (Nombre del puesto)

• Firma y sello del responsable del fondo• Sello de "Pagado con caja chica"

Enlos casosen que el comprobante de legítimo abono, que por su tamaño seainsuficiente el espaciopara poder razonarel mismo, se podrá consignar en la hoja en donde seadhiera dicho comprobante,para lo cual el sello y firma del responsable se debe colocar de tal forma que la misma abarque lafactura y hoja del razonamiento.

Artículo 12. RAZONAMIENTO DE COMPROBANTES:

Todo documento contable para ser liquidado deberá estar debidamente razonado en la parteanversa del mismo debiendo consignar lo siguiente:

• Facturas contables

• Facturas cambiarias (con su respectivo recibo de caja)

• Recibos/facturas emitidos por empresas municipales

• Recibos/facturas emitidos por empresas telefónicas

• Recibos por ingresos varios de entidades estatales

DEL PROCESO: FONDO COMÚN CÓDIGO: UDAF-PRO- VERSiÓN: 2CACH-01-2018


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Artículo 17. RESGUARDO DE EXPEDIENTES DE PAGO:

• Losexpedientes de pago, deben archivarse en forma cronológica en el archivador decaja fiscal correspondiente.

• Deben estar resguardados en un lugar, seguro y de fácil acceso.• los archivadores deben estar debidamente identificados.

Artículo 16. RESGUARDO DE EFECTIVO:

El monto asignado para el fondo de caja chica, deberá ser resguardado en un lugar seguro (Caja de

Seguridad) y donde sólo el encargado de Caja Chica y el Tesorero de la Federación Nacional deBoliche tengan acceso.

Artículo 15. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS COMPROBANTES:

• El comprobante debe ser autorizado por la Superintendencia de AdministraciónTributaria -SAT.

• Adjuntar copia legible a todo comprobante térmico.• Elcomprobante debe corresponder al periodo fiscal vigente.• Elcomprobante estará a nombre de la Federación Nacional de Boliche Nit: 666990-5.• El comprobante debe detallar los bienes o servicios adquiridos. (Según el sistema de

emisión de los proveedores).• Elcomprobante debe tener resolución autorizada por la SATvigente con su

correlativo correspondiente.• El comprobante debe indicar el régimen de pago del impuesto sobre la renta del

proveedor.• El comprobante no deben tener tachones, borrones o correcciones.• Elvalor en números debe ser igual al valor en letras.• Si la factura es cambiaría se debe adjuntar el recibo de caja correspondiente, al

momento de cancelar el pago.• Losgastosde alimentación deben llevar adjunto el listado de beneficiarios forma UDAF-

01-17 cuando seamayor de 4 personas.• Los gastos por servicios deberá llevar adjunto la carta de aceptación de servicios

respectiva ver forma UDAF-02-17cuando corresponda.

El proceso de liquidación parcial se realizará cuantas veces sea necesario durante el respectivo año

fiscal.

DEl PROCESO: FONDO COMÚN CÓDIGO: UDAF-PRO- VERSiÓN: 2CACH-Ol-2018


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Dado en la Federación Nacional de Boliche, a los 29 días del mes de mayo del año dos mildieciocho.

Artículo 21. VIGENCIA:El presente manual empieza a regir el 01 de junio de 2018.

Artículo 20. ASPECTOSNO CONSIDERADOS.Cualquier situación no prevista en el presente manual, será resuelta por la Unidad deAdministración Financiera posteriormente por Gerencia y de ser necesario por el ComitéEjecutivo de la FederaciónNacional de Boliche.

Artículo 19. PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACiÓN FINAL DECAJA CHICA:Laliquidación final de los recursosde caja chica,deberá realizarse en su totalidad y presentarse anteel Encargadode Tesorería de la Federación Nacional de Boliche forma mediante la forma UOAF No.01-2018 quien realizará el reintegro total del monto constituido para caja chica a la cuenta deFondo Rotativo Interno de la Federación Nacional de Boliche de cumpliendo con lastemporalidadesestablecidas en las políticas de cierre fiscal correspondientes.

Artículo 18. ARQUEOS DECAJA CHICA:Encumplimiento a lo establecido en el numeral 5.7 Conciliación de Saldos,de las NormasAplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, del Acuerdo No. 09-03Normas Generales de Control Interno Gubernamental, mensualmente el Director de laUnidad de Administración Financiera, deberá practicar arqueos sorpresivos de caja chicamediante forma UDAF-03-18;de existir faltante deberá reintegrarlo en forma inmediata yde resultar sobrante deberá ser depositado a la cuenta de FederaciónNacional de Boliche.

OEl PROCESO: FONDO COMÚN CÓDIGO: UOAF-PRO- VERSiÓN: 2CACH-01-2018

PROCEOIMIENTO:USO DEFONDO DECAJA CHICA DE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE

de 13

Relación con laNo. Nombre. entidad. DPI Firma.

1

2

3

4

S

Nombre y firma_;C;..;;o...;n..;;_ce;;.¡;p;..;.to.;;_:quien Autoriza:

Depto.:

Fecha:Nombre y firmaquien solicita:-----_-

Actividad:

FORMA UDAF-Ol-17

FORMA UDAF-Ol-17 LISTADO DE BENEFICIARIOS

Artículo 22. AN EXOS.



de 13

Original:Expediente de pago

Copia:Solicitante

Nombre y firma de quienrecibe:

Reintegro solicitado:Reintegro entregado:No. de Cheque:Fechade recepción:

FECHA DENo. No. DOCUMENTO DOCTO. DESCRIPCICN DEL GASTO MONTO

TOTAL..

LlQUIDACION DE CAJA CHICAFEDERACION NACIONAL DE BOLICHE

001/2018Liquidación No.:Fechade liquidación:Nombre y firma del responsable decaja chica:

FORMA No. UDAF-Ol-2018

FORMA UDAF.Ol-2018 lIQUIDACICN DE CAJA CHICA

muw f@"IIIUI 11IIUUI".11.,11

DEl PROCESO: FONDO COMÚN CÓDIGO: UDAF·PRO· VERSiÓN: 2CACH-Ol-2018

PROCEDIMIENTO:USO DEFONDO DECAJA CHICA DE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE

de 13

No.HECHO

FECHA POR: DESCRIPCION:

1

2

3

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6

7

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9

10

11

12

13I

14

15

REGISTRO DE LIQUIDACIONES DEL FONDO DE CAJA CHICA DE LA FEDERACIONNACIONAL DE BOLICHE

FORMA UDAF-02-2018

FORMA No. UDAF 02-2018 REGISTRODE LIQUIDACIONES DE CAJACHICA


, PROCEDIMIENTO:I USO DEFONDO DECAJA CHICA DE LA FEDERACiÓNNACIONAL DE BOLICHE

de 13

Miembro de Comité Ejecutivo

Vo.Bo.

Atentamente,

Por medio de la presente se hacede su conocimiento que los servicios de DESCRIPCiÓN DEL

SERVICIO, efectuados (realizados) por la empresa NOMBRE DE LA EMPRESA, utilizados paraDESCRIPCiÓN DEL USO DEL SERVICIO, en LUGAR DONDE SEPRESENTEEL SERVICIO, según facturaNO. DE FACTURA, fueron recibidos a entera satisfacción.

Departamento de Contabilidad:

Señores

Guatemala, día mes y año

CORRELATIVO (de Asoc.)

CARTA DE SATISFACCiÓN

FORMA UOAF-02-17CoSocarLogode Asociación)FORMA UDAF-02-17 CARTA DEACEPTACION DESERVICIOS


PROCEDIMIENTO:USO DE FONDO DECAJA CHICA DE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE

de 13

RESPONSABLEDE REALIZARARQUEORESPONSABLEDEL FONDO DECAJACHICA

!:::::======"FALTANTELI ----.JI SOBRANTE ,-1 -'

RESUMEN:TOTAL MONEDASTOTAL BILLETESTOTAL DOCUMENTOSSUBTOTALIMPORTE DE CAJA CHICADIFERENCIA

No. FECHADE MONTO DELTIPO DOCUMENTO DOCUMENTO DOCUMENTO DESCRIPCIC)NDELGASTO DOCUMENTO

,

Q.1.00Q.5.00Q.10.00Q.20.00Q.50.00Q.100.00

,

Q.200.00

BILLETES:DENOMINACION CANTIDAD TOTAL

DOCUMENTOS:

Q.0.05Q.0.10Q.0.25Q.0.50Q.1.00

- -

FECHADELARQUEO:MONEDAS:DENOMINACION CANTIDAD TOTAL

ARQUEO DE CAJA CHICAFEDERACION NACIONAL DE BOLICHE

FORMA UDAF-03-2018

FORMA UDAF-03-2018 ARQUEO DE CAJA CHICA

11

DEL PROCESO: FONDO COMÚN CÓDIGO: UDAF~PRO- VERSiÓN: 2CACH-Ol-2018


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