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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - DAPRE

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DEPENDENCIA: Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

REUNIÓN DE: Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno Acta N° 05

CIUDAD: Bogotá D.C. LUGAR: Microsoft Teams FECHA: 2020/08/06

NOMBRE DE LOS ASISTENTES CARGOS

Diego Andrés Molan° Aponte Director del Departamento

Helena Bermúdez Arciniegas Subdirectora General

Mabet Milena Sandoval Vargas Directora Administrativa y Financiera

Juan Carlos Vargas Morales Director Fondo de Programas Especiales para la Paz - FONDOPAZ

José Ricardo Tobo González Jefe Oficina de Control Interno

María del Rocío Lesmes Rubio Jefe Oficina de Planeación (E)

Enrique Armando Fuentes Ortiz Jefe Área de Contratos

Sylvia Cristina Puente Álvarez Correa Jefe Área de Talento Humano

José Luis López Rivera Jefe Área Administrativa

Leonidas López Castilla Jefe Área Financiera

Yenevieve Cuervo Mateus Coordinadora Grupo de Atención a la Ciudadanía

Moretea María GiraLdo Mambié Asesora — Despacho del Director del Departamento

Carlos Alberto Giraldo Betancur Asesor — Subdirección General

Luz Angélica Téllez González Asesora — Subdirección General

Claudia Johanna Crane Santander Asesora — Oficina de Control Interno

Luis Carlos Mendoza Diaz Asesor — Oficina de Control Interno

OBJETIVO DE LA REUNIÓN:

Realizar seguimiento y verificación a la gestión del DAPRE con corte al 30 de junio de 2020.

TEMAS A TRATAR:

F-DE-11 (Versión 6) Página 1 de 20

DESARROLLO:

1. VERIFICACI N DEL QU RUM Y APROBAD' • N DEL ORDEN DEL D A.

Mediante correo electrónico del 28 de julio de 2020, el Jefe de la Oficina de Control Interno envió la citación para el V Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno 2020, a realizarse el día 06 de agosto de 2020 de 11:00am a 12:00am.

Se verificó la conformación del Quórum para iniciar el Comité y se aprobó el orden del día. El Comité está reglamentado de conformidad con la Resolución 0093 del 11 de febrero de 2019 - Capítulo Quinto.

De acuerdo con el Artículo 88 de la Resolución antes mencionada, el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno está conformado por:

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República quien lo presidirá.

El Subdirector General del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República quien presidirá el Comité en ausencia del Director y podrá ser a su vez su delegado.

El Director Administrativo y Financiero.

El Jefe de la Oficina de Planeación.

El Jefe del Área Administrativa. El Jefe del Área Financiera.

El Jefe del Área de Contratos. El Jefe del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. El Jefe del Área de Talento Humano.

El Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario.

El Jefe de La Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no tendrá derecho a voto y actuará como Secretario Técnico del Comité.

•


ACTA f tfillf Ptesilentit. de todos di 1.1 secipúbtiegf

Verificación del Quórum y aprobación del orden del día. Seguimiento a Compromisos (Actas 03 y 04). Acciones de mejoramiento en materia de Control Interno. Avance Programa Anual de Auditorías Internas 2020. Evaluación Independiente del estado del Sistema de Control Interno. Resultados FURAG - Control Interno 2019. Informe Planes de Mejoramiento suscritos con la CGR. Seguimiento de Riesgos. Seguimiento Informes de Ley. Situación Financiera a 30 de junio de 2020. Informe de Resultados Sectoriales. Resultados Evaluación Servicios Internos OCI. Resultado Seguimiento a la Gestión de los Procesos y Dependencias. Proposiciones y Varios.


El Int tirn kr5 de tOdris -Ti ir %a a,tali

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA- DAPRE

ACTA

Al presente Comité, asistió como invitado el Director del Fondo de Programas Especiales para la Paz - FONDOPAZ.

SEGUIMIENTO A COMPROMISOS Actas 03 y 04

Se verificó el estado de los compromisos del Acta 03 del 08 de mayo de 2020 y del Acta 04 del 13 de mayo de 2020, así:

1

Acta No. 03 del 08 de Mayo de 2020

Citar una nueva sesión del Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, con el propósito de contar con la participación del Director del Departamento y se puedan definir los ajustes propuestos al Programa Anual de Auditorías Internas 2020.

Responsable

Oficina de Control Interno

Estado

CO

Acta No. 04 del 13 de Mayo de 2020 Responsable Estado

1 Ajustar el Programa Anual de Auditoría 2020, de acuerdo a lo aprobado por Los Miembros del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

Oficina de Control Interno OD

ACCIONES DE MEJORAMIENTO EN MATERIA DE CONTROL INTERNO.

En lo que respecta a las 1.020 actividades programadas y asociadas a los 5 roles de la Oficina de Control Interno, para la vigencia 2020 se cuenta con un avance del 64,02%; toda vez que se han ejecutado 653 actividades con respecto al total de actividades programadas.

A continuación, se describen las actividades que a 05 de agosto de 2020 ejecutó la Oficina de Control Interno:

653 / t020 = 64,02%

Liderazgo Estratégico

tic r Auditaida

Comilés de coordinación

(4

subcomtézde Conhollfflano

.321 /1

Servicio, tontpontideic

98li

Enfoque hacia la Prevención

intorrik-rcitle.ley

Semana del AullOconbal

Sernana de la

(

Evaluación de la Gestión del Riesgo

Sermuniunto y I VAIU.4(.1(ne I titrtstial a los Rieren de lar. DeptlIlleal Ira y 1.113•Cala.

A t'artería a Polittca det

Evaluacton y Seguimiento

Programa Anual de A tido be.

cirRiniicirlo y ItItAk,ació4i (drnvstrala 14 Deperichrix las y Prourraz

Relación con Entes Externos de

Control

Autillo/lasde (a cuniraloria Cr:vitral de la República

Doiicitudix de rOMIACIAll 1 ore(

( x t rir.. fill(F1.1



Estado Mejoras DAPRE

No Conformidad Potencial (NCP)

Se recordó al Comité que el avance en el cumplimiento de las actividades mencionadas anteriormente, cuenta con una participación importante de las solicitudes recibidas mediante el aplicativo de Servicios Compartidos, a través del cual los usuarios realizaron las diferentes solicitudes de acompañamiento por parte de la Oficina de Control Interno, entre las que se encuentran Los arqueos de cajas menores, sub-comités de control interno, planes de mejoramiento, cierres de procesos contractuales, entre otros.

Adicionalmente, se solicitó la colaboración de los miembros del Comité, con el fin de que informen a sus enlaces de procesos y/o dependencias la importancia de calificar Los servicios prestados por la Oficina de Control Interno a través del aplicativo mencionado anteriormente, ya que permite conocer el grado de satisfacción y fortalecer la Mejora Continua.

Con relación a Los Planes de Mejoramiento documentados en el aplicativo SIGEPRE, se informó que, con corte al 05 de agosto de 2020, de los 1.464 planes de mejoramiento registrados desde el inicio del SIGEPRE, el 12% corresponde a 174 Planes de Mejoramiento en Ejecución, de los cuales 134 eran No Conformidades Reales (NCR) y 40 Oportunidades de Mejora (OM).


ACTA El fid oro es de todo;

eca,Jerpr,..e en la

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA — DAPRE

ACTA

El lin lijo t1rs4,9et1on es de todos l Ñ eurionik..

Finalmente, el Jefe de la Oficina de Control Interno mencionó que se continúa con el seguimiento semanal a todos los planes de mejoramiento que se encuentran en desarrollo, en virtud del cual, cada una de las dependencias o procesos que cuenten con planes de mejoramiento vencidos, se les reporta a través de correo electrónico; actividad que se carga trimestralmente en la Estrategia No. 2 "Mantener el Sistema de Control Interno Institucional 2020" del Plan de Acción de la Oficina de Control Interno en el SIGEPRE.

4. AVANCE PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS 2020

La Oficina de Control Interno presentó el avance de las 48 auditorías del Programa Anual de Auditorías Internas 2020, exponiendo la información que se observa a continuación:

Tipo de Auditoría

Auditoría Descripción Programad

a Ejecutada Cumplimiento

De Cumplimiento

Administración del Riesgo

6 / 10

Control Interno Contable 1 1

Legalidad del Software 1 1

Jurídica / EKOGUI 2 2

Atención a la Ciudadanía / PSQR 2 1

Evaluación SIGEPRE 1 0

Auditoría Interna NTC - ISO 1 0 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018

De Desempeño

Internas de Gestión

Evaluación Eficacia Planes de Mejoramiento 1 1

4 / 6

Compromisos DAPRE en los CONPES 1 1

Jefatura Protección Presidencial Casa Militar 1 1

Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer 1 1

oficina del Alto Comisionado para La Paz Consejería Presidencial para la Seguridad Nacional Fondo de Programas Especiales para la Paz - FONDOPAZ

1 0

Consejería Presidencial para los Derechos Humanos y Asuntos Internacionales

1 0

Internas al SIGEPRE Auditoría al SIGEPRE 32 32 32 / 32

TOTAL 46 42 87,5%

Se le informó al Comité que con corte a 06 de agosto de 2020 se cuenta con un avance de cumplimiento del 87,6%, toda vez que se han desarrollado 42 auditorías internas de las 48 programadas y aprobadas para la vigencia 2020; las auditorías efectuadas se crearon y documentaron en el aplicativo SIGEPRE — Módulo Revisión — Auditoría y se ejecutaron en el 100%,



ACTA El fututo es de todos

p•obselenton do la alopubtir.a

de conformidad con el Procedimiento de Auditorías Internas P-EM-01 y el manual de Auditorías Internas M-EM-01

5. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En cuanto a la evaluación independiente del estado del sistema de control interno, el Jefe de la Oficina de Control Interno procedió a informar al Comité, cada uno de los componentes evaluados y los 17 Lineamientos tenidos en cuenta para la calificación del Primer Semestre de 2020.

Ambiente de Control Compromiso con la integridad (valores y principios) Mecanismos para ejercer una adecuada supervisión del Sistema de Control Interno. Planeación estratégica y política de riesgo bajo la supervisión de la alta dirección. Compromiso con la competencia de todo el personal (ingreso, permanencia y retiro). Líneas de reporte para evaluar el funcionamiento del Sistema de Control Interno.

Evaluación de Riesgos Objetivos para identificar y evaluar los riesgos. Identificación y análisis de riesgos. Evaluación del riesgo de fraude o corrupción.

- Identificación y análisis de cambios significativos.

Actividades de Control Diseño y desarrollo de actividades de control. Seleccionar y desarrollar controles generales sobre TI. Despliegue de políticas y procedimientos.

Información y Comunicación Utilización de información relevante.

- Comunicación Interna. Comunicación con el exterior.

Actividades de Monitoreo Evaluaciones continuas y/o separadas para determinar si los componentes del Sistema de Control Interno están presentes y funcionando. Evaluación y comunicación de deficiencias oportunamente.

Posteriormente, se informaron los resultados obtenidos y los aspectos a mejorar para cada componente.

Evaluación Componente Independien ASPECTOS POR MEJORAR

te SCI

Ambiente de Control 96%

I Se requiere establecer los mecanismos de reporte de temas claves para la toma de decisiones, atendiendo las líneas de defensa.

I Contar con una política clara y comunicada relacionada con la responsabilidad de cada servidor sobre el desarrollo y mantenimiento del control interno.

F-DE-11(Versión 6) Página 6 de 20


ACTA fulurn

OS cin todos 44 Ui:top,ibuta

Evaluación de Riesgos 88%

1 La entidad en el marco del Comité de Gestión y Desempeño debe realizar un análisis de procesos, programas o proyectos susceptibles de actos de corrupción, los cambios que se presenten en Los riesgos y el impacto en el control interno por Los cambios organizacionales.

1 Se requiere fortalecer en todas las líneas de defensa el análisis de riesgos asociados a actividades tercerizadas, regionales o figuras externas,

Actividades de Control

92%

1 Documentar situaciones específicas donde no es posible segregar las funciones por falta de personal, con el fin de definir actividades de control alternativas.

1 Fortalecer la evaluación de cambios en regulaciones, estructuras internas u otros aspectos que determinen cambios en el diseño del sistema de gestión.

Información y Comunicación 96%

1 Fortalecer La evaluación periódica de la efectividad de los canales externos, teniendo en cuenta que se desarrolla por algunas dependencias.

Actividades de Monitoreo

82%

1 Se requiere fortalecer el sistema de control interno, en relación al reporte de las deficiencias y al seguimiento de Las acciones correctivas por parte de la alta dirección.

1 Evaluar por parte de todas Las dependencias, los procesos y/o servicios tercerizados.

1 Analizar la información de PSQR para la mejora del Sistema de Control Interno.

6. RESULTADOS FURAG — CONTROL INTERNO 2019

Con relación a los resultados FURAG (Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión) 2019, el Jefe de la Oficina de Control Interno expuso Los resultados para cada una de las dimensiones de gestión y desempeño; haciendo énfasis en la dimensión de Control Interno, la cual presentó una leve disminución al pasar del 87,5 en La vigencia 2018 a 85,5 en 2019.

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ACTA El futuro es de todos

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Adicionalmente, se presentaron Los resultados por cada una de las políticas de gestión y desempeño, en donde se observa un comparativo de los resultados del 2018 y et 2019.

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Fuente: www funciónoublira env.cn

Una vez presentados Los resultados por dimensiones y por políticas, se procedió a informar al Comité acerca de Las 18 recomendaciones de mejora para La política de Control Interno, así:

Establecer controles para evitar la materialización de riesgos administrativos.

Establecer controles para evitar la materialización de riesgos asociados a la prestación del servicio o atención al ciudadano.

Establecer controles para evitar La materialización de riesgos operativos.



ACTA Ei hit 11,1, 1431:rw,

df: (OCIOS

Llevar a cabo una gestión del riesgo que le permita evitar la materialización de Los mismos.

Contemplar en la evaluación a la gestión del riesgo que hacen los jefes de planeación, Líderes de otros sistemas de gestión o comités de riesgos, evaluaciones para monitorear el estado de Los componentes del sistema de control interno.

Contemplar en la evaluación a la gestión del riesgo que hacen los jefes de planeación, líderes de otros sistemas de gestión o comités de riesgos, el cumplimiento legal y regulatorio.

Contemplar en la evaluación a la gestión del riesgo que hacen los jefes de planeación, Líderes de otros sistemas de gestión o comités de riesgos, la elaboración de informes a las instancias correspondientes sobre las deficiencias de Los controles.

Contemplar en la evaluación a la gestión del riesgo que hacen los jefes de planeación, líderes de otros sistemas de gestión o comités de riesgos, el acompañamiento a las instancias correspondientes en la formulación e implementación de las mejoras.

Incluir en los estudios y/o análisis que realiza la entidad de los procesos que cursan o hayan cursado en su contra el. índice de condenas, con el fin de proponer correctivos.

Incluir en los estudios y/o análisis que realiza la entidad de los procesos que cursan o hayan cursado en su contra los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada la entidad, con el fin de proponer correctivos.

k. Verificar en la planta de personal que existan servidores de carrera que puedan ocupar los puestos de un gerente público o de un empleo de libre nombramiento y remoción cuando se debe adelantar un proceso de selección. Desde el sistema de control interno efectuar su verificación.

L Implementar acciones de mejoramiento a partir de los resultados de los ejercicios de rendición de cuentas de la entidad.

Divulgar con los ciudadanos, usuarios y grupos de interés las acciones de mejoramiento que la entidad implementó a partir de los resultados de los ejercicios de rendición de cuentas.

Realizar de forma periódica un análisis de la suficiencia del talento humano asignado a cada uno de los canales de atención. Desde el sistema de control interno efectuar su verificación.

Diseñar indicadores para medir las características y preferencias de los ciudadanos como guía de medición y seguimiento del desempeño en el marco de la política de servicio al ciudadano de la entidad. Desde el sistema de control interno efectuar su verificación.

P. Diseñar indicadores para medir el tiempo de espera como guía de medición y seguimiento del desempeño en el marco de la política de servicio al ciudadano de la entidad. Desde el sistema de control interno efectuar su verificación.

q. Diseñar indicadores para medir el tiempo de atención como guía de medición y seguimiento del desempeño en el marco de la política de servicio al ciudadano de la entidad. Desde el sistema de control interno efectuar su verificación.



ACTA E1 futuro eleWeent,14 es de todos 4.! la 84Peblea

r. Diseñar e implementar mecanismos de control para garantizar que la información entregada a los ciudadanos a través de los diferentes canales sea la misma en la entidad. Desde el sistema de control interno efectuar su verificación.

Finalmente, se expuso La variación de los resultados de los componentes que hacen parte de la Dimensión de Control Interno, obtenidos en La vigencia 2019 con respecto a la vigencia del año inmediatamente anterior.

DAPRE. 2018 2019 Variación

D7 Control interno 87,5 85,5 •

Ambiente propicio para el ejercido del control 84,1 87.9 3.8

Evaluación estratégica del riesgo 83.9 80.4 .--

Actividades de control efectivas 88,8 79.J

'

Información y comunicación relevante y oportuna para el control 86,1 89,0 , 2,9

Actividades de monitoreo sistemáticas y orientadas a la mejora 133,1 78,4 ---its-,---,

7. INFORME PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS CON LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Con relación a Los Planes de Mejoramiento suscritos con La Contraloría General de la RepúbLica, el Jefe de La Oficina de Control Interno informó al Comité La tendencia a La baja, en la cantidad de hallazgos obtenidos como resultado de Las auditorías integrales realizadas por éste ente de control en cada vigencia.

8 9 ,5 5

25

84,49

17

Resultados

08, 89

Auditorías

84,37 _

integrales CGR,

4

94,66

en

40

la Presidencia de la República

7 1 3

MI ~ 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019

DCaliticación de Gestión y Resultados • Hallazgos


DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA El er. de todos

1'17 7413111,

ta

I PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - DAPRE

ACTA

Adicionalmente, se mencionó de la República se encuentran avance del 91,46% de encuentran en desarrollo.

Por último, se relacionaron en desarrollo:

que los planes de mejoramiento suscritos con actualmente con un 100% de cumplimiento

acciones finalizadas; el 8,54% restante, corresponde

la Contraloría General y con un nivel de

a las acciones que se

actualmente

NIVEL DE AVANCE Planes de Mejoramiento DAPRE

91,46%

En Desarrollo • Porcentaje de Avance

al Comité los planes de mejoramiento que se encuentran

Nombre Tipo Código Estado de la

Mejora Paso Actual

Fecha Límite de la mejora

CGR - 2019 HALLAZGO No. 1 PLANES DE DESARROLLO TERRITORIALES (PDT)

No Conformidad

Real NCR-0782

En Desarrollo

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento

al Plan de Mejoramiento

5/09/2020

CGR - 2019 HALLAZGO No.1 H2. Creación del Comité Catastro Registro - DAPRE (D)

No Conformidad

Real NCR-0808 Finalizada

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento

CGR - 2019 HALLAZGO H4 Asistencia y Compromisos CONPES 3859 DE 2016 - DAPRE

No Conformidad

Real NCR-0809 Finalizada

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento

CGR-CM Pago Boni( cación especial a personal en comisión. U».

No Conformidad

Real NCR-0894 En

Desarrollo

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento

al Plan de Mejoramiento

31/10/2020

8. SEGUIMIENTO DE RIESGOS

En cuanto al seguimiento a los riesgos identificados en cada una de los procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, el Jefe de la Oficina de Control

F-DE-11. (Versión 6) Página 11 de 20

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - DAPRE

ACTA El futuro es de todos

Interno informó al Comité acerca de 84 riesgos que se han identificado y monitoreado a través del. aplicativo SIGEPRE.

RIESGOS IDENTIFICADOS Y MONITOREADOS

Proceso Total. Riesgos

Entidad Riesgos de Corrupción

Riesgos del SGSI

Direccionamiento Estratégico 7 1 0

Evaluación Control y Mejoramiento 4 1 0

Atención al Usuario 5 0 0

Gestión de Asuntos Estratégicos 26 1 2

Gestión Jurídica 3 1 0

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa 7 O O

Gestión Administrativa 4 0 0

Gestión Financiera 6 3 0

Adquisición de Bienes y Servicios 4 1 0

Gestión Documental 3 1 2

Talento Humano 4 3 0

Como establecer

Tecnología de Información y Comunicaciones

Total

resultado del seguimiento efectuado por que los 84 riesgos se encuentran clasificados,

11

84

la Oficina de así:

5

17

Control Interno,

7

11

se ha podido

CONSOLIDADO DE LA ENTIDAD

Clase de riesgo Cantidad %

Riesgos de Cumplimiento 22 26,19%

Riesgos de Tecnología 9 10,71%

Riesgos Estratégico 19 22,62%

Riesgos Financiero 3 3,57%

Riesgos Operativo 24 28,57%

Riesgos de Imagen -

TOTAL 84

ANTES DE CONTROLES

8,33%

100%

Matriz Riesgos Participación

Zona de Riesgo Extrema 47 56%

Zona de Riesgo Alta 32 38%

Zona de Riesgo Moderado 5 6%

Zona de Riesgo Baja 0 0%

F-DE-11. (Versión 6) Página 12 de 20


ACTA El futuro ru,nneis es de tOdOS de la 4011,.hbk:.1

DESPUÉS DE CONTROLES

Matriz Riesgos Participación

Zona de Riesgo Extrema 5 6%

Zona de Riesgo Alta 30 36%

Zona de Riesgo Moderado 28 33%

Zona de Riesgo Baja 20 24%

Finalmente, se informó al Comité acerca de la materialización de un (1) riesgo durante el II Trimestre de 2020, en el proceso de Atención al Usuario.

Proceso Atención al. Usuario

Vencimiento de los términos legales en la atención (Respuesta, Información del Trámite y Notificación por Aviso) de peticiones, sugerencias, quejas, reclamos o denuncias: durante el Segundo Trimestre del año 2020, se presentaron respuestas fuera de los términos establecidos de PSQRS por parte de cinco (5) dependencias:

- Consejería Presidencial para las Regiones. - Consejería Presidencial para la Niñez y Adolescencia. - Consejería Presidencial para la Participación de las Personas con Discapacidad. - Consejería Presidencial para los Derechos Humanos y Asuntos Internacionales. - Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer.

9. SEGUIMIENTO A INFORMES DE LEY

La Oficina de Control Interno de la Presidencia de la República para ta vigencia 2020 estableció realizar un total de 145 informes de ley, de los cuales se retiraron 2 informes de contratos o convenios suscritos con terceros quedando un total de 143 informes. En el transcurso del periodo mencionado se realizó un total de 109 informes, que corresponde al 76% de avance.

Se mencionó a todos los miembros del Comité, que durante el primer semestre de la vigencia 2020, la Oficina de Control Interno presentó todos los informes dentro de tos términos establecidos.

Nombre del informe Compromiso Realizados

Informe de evaluación anual de gestión por dependencias 34 34

Informe de arqueos sorpresivos 12 11 Informe a la gestión contractual Contraloría General de la República - SIRECI 7 12

Informe mensual de austeridad del gasto 12 7

Informe de envío Información convenios a la DIAN decreto 4660 12 8



ACTA El f ot Uro eteefeencili es de todos je lePübtica

El

Acta Comité de Coordinación de Control Interno. 4 4

Informe a la ejecución presupuestal 4 3

Informe de Resultados del plan de mejoramiento CGR. 4 3

Informe trimestral de austeridad del gasto 4 3

Informe al consumo y uso de Celulares DAPRE 4 2

Informe Directiva 04 de 2019 Regalias. 4 2

Informe contratos o convenios vigentes que hayan suscrito con terceros. 2 2

Informe de cumplimiento del plan de mejoramiento archivístico 4 2

Informe al Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) 4 2

Informe Control Interno Contable 3 2

Certificación Informe a la Agencia de Defensa Judicial eKOGUI 2 1

Informe de seguimiento al plan de mejoramiento, Contraloría General de la República. 2 2

Seguimiento Estrategias Plan Anticorrupción 2 1

Auditoría de Cumplimiento Evaluar el trámite de las PSQR. 2 1

Informe Acciones de Repetición 2 1

Evaluación independiente del estado del sistema de control interno 1 1

Informe Pormenorizado del Sistema de Control Interno 1 1

Informe cuenta fiscal a la Contraloría General de la República 1 1

Informe a la Cámara de Representantes 1 1

Informe relación de personal y costos CHIP - CGR 1 1

Informe seguimiento Ley de cuotas femeninas 1 0

Auditoría de Cumplimiento Evaluación al SIGEPRE. 1 0

Informe Ejecutivo Anual FURAG II MECI 1 1

Informe Publicación Plan Anual de Adquisiciones 1 1

Auditoría de Cumplimiento Verificación Normas Uso de Software 1 1 Auditoría de Desempeño Evaluar la eficacia de los Planes de Mejoramiento. 1 1

Informe de rendición de cuentas y participación ciudadana 1 0

Evaluación CI Contable CHIP 1 1

Informe al Congreso de la República 1 1

Total General 143 109

corte

10. SITUACIÓN FINANCIERA A 30 DE JUNIO DE 2020

Jefe del Área Financiera, informó al Comité acerca del estado de la situación financiera con a 30 de junio de 2020, así:

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

A 30 DE JUNIO DE 2020

(Cifras expresadas en pesos)

(e) F-DE-11 (Versión 6) Página 14 de 20


ACTA

El futuro e5 de todos

PI abrasaos do laRop‘ibliun

CÓ DIG DESCRIPCIÓN o

30-06-2020 30-06-2019 CÓ DIG DESCRIPCIÓN o

30-06-2020 30-06-2019

CORRIENTE 38.456.369.322,26 38.053.694.501,60 CORRIENTE 26.656.207.403,94 29.618.581.011,25

Efectivo y 11 Equivalentes al

Efectivo 1.635.638.332,14 2.589.467.025,47

24 Cuentas por Pagar 10.897.030.307,19 13.294.378.607,15

13 Cuentas Por Cobrar 8.037.689.740,50 7.526.350.907,75 25 Beneficios a los Empleados 14.599.212.512,05 12.959.203.120,70

15 Inventados 18.998.644.273,21 19.578.014.739,53 29 Otros Pasivos 1.159.964.584,70 3.304.999.283,40 19 Otros Activos 9.784.396.976,41 8.359.861.828,85

NO CORRIENTE 225.442.021.982,65 227.971.969.996,69 NO CORRIENTE 155.183.138.991,31 147.448.244.280.42

13 Cuentas Por Cobrar 45.827.607,88 38.276.910,84 27 Provisiones 155.183.138.991,31 147.448.244.280,42 16 Propiedades. Planta

y Equipo 213.211.180.154,29 217.414.052.377,75

19 Otros Activos 12.185.014.220,48 10.519.640.708,10 TOTAL PASIVO 181.839.346.395,25 177.066.825.291,67

3 PATRIMONIO 82.059.044.909,66 88.958.839.206,62 Patrimonio de

31 las Entidades de 82.059.044.909,66 88.958.839.206,62 Gobierno

TOTAL ACTIVO 263.898.391.304,91 266.025.664.498,29 TOTAL PASIVO PATRIMONIO

263.898.391.304,91 266.025.664.498,29

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

0,00 0,00 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

0,00 0,00

81 Activos Contingentes 1.884.290.237,00 2.405.679.580,00

Pasivos 91

Contingentes 14,225,818,265,266.52 19.988.852.085.127,10

83 Deudoras de Control

2.087.926.573,76 7.553.416.757,76 99 Acreedoras por Contra (DB) -14,225,818,265,266.52 -19,988.852.085.127,10

89 Deudoras por Contra (CR) -3.972.216.810,76 -9.959.096.337,76

11. INFORME DE RESULTADOS SECTORIALES

EL Jefe de la Oficina de Control Interno en cumplimiento del Decreto 648 del 19 de abril de 2017, en especial al Artículo 2.2.21.1.4, presentó los resultados de la evaluación sectorial que se realizó a los diferentes indicadores transversales y de obligatorio cumplimiento, así:

SECTOR PRESIDENCIA

Agencia Agencia para la Nacional

Reincorpo Inmobiliari ración y la a Virgilio Normaliza Barco

ción Vargas ARN

Unidad Agencia Agencia Nacional Presidenci Presidenci de para la al de a de la Renovació Gestión del Cooperaci República n del Riesgo de ón

DAPRE Territorio Desastres Internado ART UNGRD nal AP

MIPG indice de Desempeño Institucional

2019 79.60 90,70 72,90 74,70 85,50 76,50

Dimensión de Control Interno 2019 83,60 93,60 74,10 75,10 85,50 77,00

F-DE-1.1 (Versión 6) Página 15 de 20


ACTA es dr todos

MIPG Indice de Desempeño Institucional

2018 71,00 88,50 72,00 74,80 82,80 66,20

Dimensión de Control Interno

2018 71,00 87,50 72,20 75,30 87,50 64,70

Control Interno Contable

2019 4.96 4.93 4.8 4.54 4.91 4.87

Fenecimiento Cuenta Fiscal

2014 Si 2015 No 2019 Si 2014 Si 2017 Si 2018 No

Número de Hallazgos 18 30 6 10 3 14

Certificados en Calidad

No 2016 -

2017 Si Si Si Si No

Certificati on Great Place to

Work.

Datos Estadístic

os DANE

'SO 9001:2015

ISO 14001:2015de

OHSAS 18001:2017 Otorgadas

por COTECNA en marzo

de 2019

Hasta diciembre

2018 se tuvo

certificaci ón de

calidad. 9000:2008

ISO 9001:2015

ISO 27001: 2013

Datos Estadístic

os DANE

SIGEP índice Ponderado de vinculación y Gestión

2019- 10

84.7% 91% 82% 96% 87% 84%

Ley de Cuotas Máximo Nivel Directivo

2019 100% 0% 0% 50% 43% 100%

Ley de Cuotas Otro Nivel Directivo

2018 50% 33% 50% 50% 45% 100%

Indicador Sectorial Control Interno: Avance programa anual de auditoría

2019- 12

100% 99% 95% 100% 100% 99.4%

Finalmente, el Jefe de la Oficina de Control Interno informó al Comité que el segu'rniento a los resultados del Sector Presidencia expuestos anteriormente, es realizado por parte del Comité Sectorial de Auditoría, que es conformado por los Jefes de las Oficinas de Control Interno de las diferentes Entidades del sector.


Calificación Trimestral

I TRM 2019 II TRM 2019 III TRM 2019 IV TRM 2019 I TRM 2020 II TRM 2020


ACTA El futuro es de todos do t4 RopubItc.,

12. RESULTADOS EVALUACIÓN A LOS SERVICIOS INTERNOS OCI

Durante el Segundo Trimestre de la vigencia 2020 la Oficina de Control Interno obtuvo una calificación de 4,97 sobre 5, lo que demuestra la disposición del equipo de trabajo para asesorar y acompañar a los distintos procesos y dependencias del DAPRE.

Adicionalmente, se presentó al Comité la tendencia en la calificación de los servicios desde el Primer Trimestre de la vigencia 2019:

En la prestación de los servicios internos ofrecidos por la Oficina de Control Interno, se determinó evaluar 5 criterios, así:

Oportunidad« Proveer el servicio en Los tiempos establecidos en el Acuerdo de Nivel de Servicio.

Conocimiento del Personal: Estar capacitado y ser competente para garantizar el servicio con Calidad.

Atención del Personal,: Brindar atención respetuosa y amable al cliente.

Información Proporcionada: Suministrar adecuada y correcta información para garantizar La calidad del servicio.

Atención General,: Brindar de acuerdo con los procedimientos establecidos y garantizar los estándares de calidad.

13. RESULTADOS SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS Y DEPENDENCIAS

La Oficina de Control Interno presentó los resultados consolidados de los seguimientos a la Gestión con corte al 30 de junio de 2020, mencionando los criterios aplicados y evaluados en términos de Resultado, Oportunidad y Calidad de la Información, como se observa a continuación en la ficha técnica de la matriz donde los resultados corresponden a: Sobresaliente (100% - 90%), Satisfactorio (89% - 80%) y Deficiente (Menor o Igual a 79%):

CRITERIOS DE EVALUACIÓN % OBTENCIÓN

Plan de Acción

Revisión y Análisis de Indicadores

30%

15%



ACTA El futuro ricarderros es de todos av La República

Estado y Monitoreo de Riesgos 15%

Evaluación: Servicios de Los Procesos 5%

Estado Planes de Mejoramiento 10%

Gestión Documental 10%

SIGEPRI '

Socialización de Valores y Acuerdos Éticos 5%

Estado de PSQR 10%

Ø ESCRIBE PRESICIENOA

TOTAL 100%

Nota: Criterios evaluados en términos de Resultado, Oportunidad y Calidad de la Información

SEMÁFORO

Art. 39 Ley 909 36 Sobresaliente Entre 100% y 90% NormadvIdad:

Circular 004 de 2005 Satisfactorio Entre 90% y 80% Numeral 7.2 Art. 7

Resolución 0010 del 6 de Dependencias enero de 2017

Deficiente Menor o Igual a 79% (Establece que la EVALUADAS evaluación OCI = 10%)

32 1 89% 8% 3%

Posteriormente, se informó que los resultados obtenidos del seguimiento trimestral efectuado por la Oficina de Control Interno y que son presentados a éste Comité, serán los insumos para la elaboración y presentación de las Evaluaciones Anuales de Gestión por Procesos y/o Dependencias:

Procesos de Dirección

Dependencia Ole--1 TRM II 1 Despacho del Director del Departamento 100% 100% Subdirección General 100% 100% Oficina de Planeación 99,1% 97,1% Despacho del Jefe de Gabinete 99,4% 100% Oficina de Control Interno 100% 100%

Procesos Misionales

Dependencia .4, --.. , - ..„. 1 TRM II TRM

Oficina del Despacho de la Vicepresidencia 84,2% 100% Dirección de Proyectos Especiales 93,3% 100% Consejería Presidencial para Asuntos Económicos y Transformación Digital 100% 100% Consejería Presidencial para Asuntos Políticos y Legislativos 100% 100%

r-DE-11 (Versión 6) Página 18 de 20

F-DE-11. (Versión 6) Página 19de 20

El futuro es de todos

874% Consejería Presidencial para la Participación de las Personas con Discapacidad

87% Consejería Presidencial para la Equidad de La Mujer

88,3% Secretaría de Transparencia


ACTA

Consejería Presidencial para la Competitividad y la Gestión Público Privada 100% 100% Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer 97,7% 87% Consejería Presidencial para la Estabilización y La Consolidación 87,6% 99,7% Consejería Presidencial para La Gestión y Cumplimiento 97% 98% Consejería Presidencial para La Juventud Colombia Joven 99% 100% Consejería Presidencial para la Niñez y Adolescencia 100% 90% Consejería Presidencial para la Participación de Las Personas con Discapacidad 100% 87,2% Consejería Presidencial para la Seguridad Nacional 89,3% 95% Consejería Presidencial para las Comunicaciones 68,3% 100% Consejería Presidencial para las Regiones 100% 90% Consejería Presidencial para Los Derechos Humanos y Asuntos Internacionales 88% 76,6% Fondo de Programas Especiales para La Paz - FONDOPAZ 100% 100% Secretaría de Transparencia 95% 86,3% Oficina del Alto Comisionado para la Paz 90% 100% Secretaria Jurídica 100% 100% Despacho del Jefe de Gabinete 99,4% 100% Jefatura para La Protección Presidencial 100% 100% Casa Militar 100% 100% Secretaria de Prensa 100% 100% Jefatura de Discursos y Mensajes 100% 100%

Procesos de Soporte

Dependencia 1 TRM II TRM Dirección Administrativa y Financiera 100% 100% Área Administrativa 97% 98,1% Área de Talento Humano 98,3% 99,3% Oficina de Control Interno Disciplinario 100% 100% Área de Contratos 100% 100% Área de Tecnología y Sistema de Información 100% 100% Área Financiera 100% 100% Grupo de Archivo General 99,7% 99,7%

El Jefe de la Oficina de Control Interno explicó al Comité Los aspectos que determinaron la calificación y resultados de Los procesos y dependencias, ubicados en el nivel Satisfactorio (Entre 89% y 80%) y en nivel Deficiente (Menor o Igual a 79%), así:

3 dependencias que equivalen al 8%, con resultado entre 89% y 80%

1 dependencia que equivale al 3%, con resultado Menor o Igual a 79%

FIRMA: //745:24r RRMA:7777rf—.6


ACTA El futIlter flteralleMall es de todos de ta aoftatak,

1. Consejería Presidencial para los Derechos Humanos y Asuntos Internacionales

Por último, se informó que el proceso en general se encuentra en el Nivel Satisfactorio, al obtener un resultado consolidado de 99,3% de cumplimiento para el II Trimestre de 2020 en términos de Calidad, Oportunidad y Resultado.

14. PROPOSICIONES Y VARIOS

No se presentaron temas adicionales a los propuestos en la Agenda del presente Comité.

COMPROMISOS RESPONSABLE

HORA DE INICIO: 11:00 a.m. HORA DE TERMINACIÓN: 12:00 p.m.

FIRMAS:

N E: Diego d és Molan° Aponte NOMBRE: José Ricardo Tobo González


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