FINANCIERA

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 18 de Julio de 2011

La Política Financiera brinda los lineamientos generales y los parámetros de control que deben establecerse en todos los procesos y procedimientos aprobados por cada una las empresas del Grupo Energía de Bogotá que involucren transacciones financieras y contables,

Relacionadas con clientes, proveedores, accionistas, entidades financieras, organismos de tributación y regulación de los países donde estas operan.

Los lineamientos de la presente política involucran directamente a todos los colaboradores del Grupo Energía de Bogotá y terceros (intermediarios finacnieros)sobre los cuales recae directamente la responsabilidad de intervenir en el proceso de definición, ejecución, control, seguimiento, evaluación y mejora continua de la gestión financiera.

Hacen parte de la presente política los lineamientos específicos en materia de planeación financiera de administración de recursos financieros, de gestión contable, de gestión tributaria y de relación con inversionistas. Futuros lineamientos relacionados con los procesos de gestión financiera serán incorporados en el presente documento como parte de la política corporativa.

La presente política se ajusta a los lineamientos establecidos en la Política de Responsabilidad Global del Grupo Energía de Bogotá y aplica a todas sus inversiones con control, así como a los diferentes componentes de gestión financiera.

INTRODUCCIÓN

2.

Actualización: 1 - Fecha de última actualización: 18 de Julio de 2011

El Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso con la aplicación de los principios de honestidad, transparencia, idoneidad, equidad e interés general en todos los procesos de gestión financiera, orientados a una óptima y eficiente administración de los r recursos financieros y a proveer recursos para sugestión y para la financiación de nuevos proyectos de inversión, que significan crecimiento del grupo.

En su actuación los colaboradores vinculados a la gestión financiera aplican los principios de buen criterio, lealtad, prudencia, diligencia, responsabilidad, mejora continua y sentido común.

DECLARACIÓN DE COMPROMISO

3.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

Marco general

Cumplen los principios y preceptos del Grupo, fundamentando su actuación en el respeto a la vida y los derechos humanos, la libertad de las personas, y el interés general, en consonancia con el direccionamiento estratégico corporativo.

Aplican el principio de honestidad como fundamento de la ejecución de los procesos de gestión financiera.Con esto no solo buscan que se favorezcan los intereses económicos del Grupo, sino también que se observe el cumplimiento de la normatividad vigente. Mediante la aplicación del principio de honestidad, se anticipan, evitan y denuncian las acciones que de alguna manera manipulen o tergiversen el normal desarrollo de los procesos.

Promueven activamente la transparencia en todos los aspectos de los procesos de gestión financiera, para lo cual difunden a los diferentes grupos de interés las propias políticas, criterios y condiciones de los productos y servicios. Garantizan la transparencia en las distintas etapas de análisis, evaluación, decisión y seguimiento de las inversiones y establecen y socializan reglas e indicadores claros para el cumplimiento de las obligaciones adquiridas.

Toman sus decisiones y desarrollan sus acciones de forma sincera y sin intereses ocultos que causen engaños o que desmejoren su condición, la del Grupo o de los terceros. La buena fe no es interpretada como ignorancia, incompetencia o ingenuidad.

MARCO DE ACTUACIÓN

4.

Sustentan sus decisiones y acciones financieras en la mejor información disponible, en la experiencia, en la intención y el firme convencimiento de que la decisión que se toma favorece los intereses del Grupo Energía de Bogotá y de sus grupos de interés.

Sujetan la totalidad de la operatividad de los procesos vinculados a la gestión financiera a la normatividad vigente y aplicable en cada uno de los países en los que operan.

Aplican en su gestión financiera un enfoque integral de riesgos, orientado a la identificación oportuna y evaluación sistemática de las amenazas, y el control y administración de los riesgos. Todas las inversiones son monitoreadas y controladas para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites de tolerancia definidos por la alta dirección del Grupo.

Aseguran en el desarrollo de la gestión financiera la aplicación de los lineamientos establecidos por la Casa Matriz para la prevención de la corrupción y el fraude. Implementan procesos, procedimientos y actividades encaminadas a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Segregan, tanto funcionalmente como en los sistemas de información, las actividades que puedan generar conflicto de interés o que propicien acciones que puedan afectar la veracidad y transparencia en la ejecución de los procesos, de tal manera que las transacciones financieras, contables y operativas, las actividades de control, gestión de riesgos, registro de operaciones, el monitoreo de controles y el acceso a los recursos financieros, son realizados por colaboradores diferentes para que se reduzcan al mínimo los riesgos de: I) no detectar errores,II) apropiación no autorizada de recursos y III) encubrir acciones de favorecimiento personal.

Cuentan con los niveles de preparación, autorización y control para la ejecución de los procesos financieros. Aquellas personas con atribuciones de preparación y autorización pueden delegar dichas atribuciones a otro colaborador que dependa directamente de él, siempre y cuando no genere incompatibilidades o deficiencia en la segregación de funciones con el objetivo de minimizar la probabilidad de error o fraude.

Aseguran que todos los colaboradores del área financiera conocen sus roles y responsabilidades de acuerdo con las funciones aprobadas, para lo cual establecen mecanismos de capacitación y actualización para el personal involucrado en la ejecución de funciones financieras.

Revisan periódicamente, a través de su área de tecnología, los perfiles de acceso a los aplicativos de gestión financiera, establecen perfiles de usuario de respaldo en caso de que el colaborador designado presente inasistencia por algún motivo y aseguran que ningún colaborador tenga acceso exclusivo para ejecutar y/o controlar todos los aspectos de una transacción o evento.

Acogen las instancias de revisión y aprobación definidas por el Grupo Energía de Bogotá para la toma de decisiones de inversión.

Aplican como regla general a la selección de las alternativas de inversión de portafolio los criterios de seguridad, liquidez y rentabilidad.

Establecen mecanismos e indicadores que permiten monitorear, analizar y controlar de forma oportuna, eficaz y periódica, el cumplimiento de las políticas definidas en el presente documento.

Realizan seguimiento periódico a la gestión y resultados financieros e informan a la casa matriz según la metodología establecida para tal fin.

Aseguran en la implementación de los sistemas de gestión integrados, procesos, procedimientos, protocolos y demás herramientas que garanticen el cumplimiento de la presente política, de acuerdo con las particularidades de cada negocio. Las herramientas tales como manuales, metodologías, procedimientos, funciones y responsabilidades en materia de gestión financiera, están documentados, aprobados, en mejora continua, actualizados y publicados en los medios internos establecidos por cada una de las empresas del Grupo.

Hacen las recomendaciones pertinentes y comunican a la Casa Matriz del Grupo la necesidad de revisión de uno o varios de los lineamientos incluidos en el presente documento.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

Marco general

Cumplen los principios y preceptos del Grupo, fundamentando su actuación en el respeto a la vida y los derechos humanos, la libertad de las personas, y el interés general, en consonancia con el direccionamiento estratégico corporativo.

Aplican el principio de honestidad como fundamento de la ejecución de los procesos de gestión financiera.Con esto no solo buscan que se favorezcan los intereses económicos del Grupo, sino también que se observe el cumplimiento de la normatividad vigente. Mediante la aplicación del principio de honestidad, se anticipan, evitan y denuncian las acciones que de alguna manera manipulen o tergiversen el normal desarrollo de los procesos.

Promueven activamente la transparencia en todos los aspectos de los procesos de gestión financiera, para lo cual difunden a los diferentes grupos de interés las propias políticas, criterios y condiciones de los productos y servicios. Garantizan la transparencia en las distintas etapas de análisis, evaluación, decisión y seguimiento de las inversiones y establecen y socializan reglas e indicadores claros para el cumplimiento de las obligaciones adquiridas.

Toman sus decisiones y desarrollan sus acciones de forma sincera y sin intereses ocultos que causen engaños o que desmejoren su condición, la del Grupo o de los terceros. La buena fe no es interpretada como ignorancia, incompetencia o ingenuidad.

5.

Sustentan sus decisiones y acciones financieras en la mejor información disponible, en la experiencia, en la intención y el firme convencimiento de que la decisión que se toma favorece los intereses del Grupo Energía de Bogotá y de sus grupos de interés.

Sujetan la totalidad de la operatividad de los procesos vinculados a la gestión financiera a la normatividad vigente y aplicable en cada uno de los países en los que operan.

Aplican en su gestión financiera un enfoque integral de riesgos, orientado a la identificación oportuna y evaluación sistemática de las amenazas, y el control y administración de los riesgos. Todas las inversiones son monitoreadas y controladas para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites de tolerancia definidos por la alta dirección del Grupo.

Aseguran en el desarrollo de la gestión financiera la aplicación de los lineamientos establecidos por la Casa Matriz para la prevención de la corrupción y el fraude. Implementan procesos, procedimientos y actividades encaminadas a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Segregan, tanto funcionalmente como en los sistemas de información, las actividades que puedan generar conflicto de interés o que propicien acciones que puedan afectar la veracidad y transparencia en la ejecución de los procesos, de tal manera que las transacciones financieras, contables y operativas, las actividades de control, gestión de riesgos, registro de operaciones, el monitoreo de controles y el acceso a los recursos financieros, son realizados por colaboradores diferentes para que se reduzcan al mínimo los riesgos de: I) no detectar errores,II) apropiación no autorizada de recursos y III) encubrir acciones de favorecimiento personal.

Cuentan con los niveles de preparación, autorización y control para la ejecución de los procesos financieros. Aquellas personas con atribuciones de preparación y autorización pueden delegar dichas atribuciones a otro colaborador que dependa directamente de él, siempre y cuando no genere incompatibilidades o deficiencia en la segregación de funciones con el objetivo de minimizar la probabilidad de error o fraude.

Aseguran que todos los colaboradores del área financiera conocen sus roles y responsabilidades de acuerdo con las funciones aprobadas, para lo cual establecen mecanismos de capacitación y actualización para el personal involucrado en la ejecución de funciones financieras.

Revisan periódicamente, a través de su área de tecnología, los perfiles de acceso a los aplicativos de gestión financiera, establecen perfiles de usuario de respaldo en caso de que el colaborador designado presente inasistencia por algún motivo y aseguran que ningún colaborador tenga acceso exclusivo para ejecutar y/o controlar todos los aspectos de una transacción o evento.

Acogen las instancias de revisión y aprobación definidas por el Grupo Energía de Bogotá para la toma de decisiones de inversión.

Aplican como regla general a la selección de las alternativas de inversión de portafolio los criterios de seguridad, liquidez y rentabilidad.

Establecen mecanismos e indicadores que permiten monitorear, analizar y controlar de forma oportuna, eficaz y periódica, el cumplimiento de las políticas definidas en el presente documento.

Realizan seguimiento periódico a la gestión y resultados financieros e informan a la casa matriz según la metodología establecida para tal fin.

Aseguran en la implementación de los sistemas de gestión integrados, procesos, procedimientos, protocolos y demás herramientas que garanticen el cumplimiento de la presente política, de acuerdo con las particularidades de cada negocio. Las herramientas tales como manuales, metodologías, procedimientos, funciones y responsabilidades en materia de gestión financiera, están documentados, aprobados, en mejora continua, actualizados y publicados en los medios internos establecidos por cada una de las empresas del Grupo.

Hacen las recomendaciones pertinentes y comunican a la Casa Matriz del Grupo la necesidad de revisión de uno o varios de los lineamientos incluidos en el presente documento.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

Marco general

Cumplen los principios y preceptos del Grupo, fundamentando su actuación en el respeto a la vida y los derechos humanos, la libertad de las personas, y el interés general, en consonancia con el direccionamiento estratégico corporativo.

Aplican el principio de honestidad como fundamento de la ejecución de los procesos de gestión financiera.Con esto no solo buscan que se favorezcan los intereses económicos del Grupo, sino también que se observe el cumplimiento de la normatividad vigente. Mediante la aplicación del principio de honestidad, se anticipan, evitan y denuncian las acciones que de alguna manera manipulen o tergiversen el normal desarrollo de los procesos.

Promueven activamente la transparencia en todos los aspectos de los procesos de gestión financiera, para lo cual difunden a los diferentes grupos de interés las propias políticas, criterios y condiciones de los productos y servicios. Garantizan la transparencia en las distintas etapas de análisis, evaluación, decisión y seguimiento de las inversiones y establecen y socializan reglas e indicadores claros para el cumplimiento de las obligaciones adquiridas.

Toman sus decisiones y desarrollan sus acciones de forma sincera y sin intereses ocultos que causen engaños o que desmejoren su condición, la del Grupo o de los terceros. La buena fe no es interpretada como ignorancia, incompetencia o ingenuidad.

6.

Sustentan sus decisiones y acciones financieras en la mejor información disponible, en la experiencia, en la intención y el firme convencimiento de que la decisión que se toma favorece los intereses del Grupo Energía de Bogotá y de sus grupos de interés.

Sujetan la totalidad de la operatividad de los procesos vinculados a la gestión financiera a la normatividad vigente y aplicable en cada uno de los países en los que operan.

Aplican en su gestión financiera un enfoque integral de riesgos, orientado a la identificación oportuna y evaluación sistemática de las amenazas, y el control y administración de los riesgos. Todas las inversiones son monitoreadas y controladas para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites de tolerancia definidos por la alta dirección del Grupo.

Aseguran en el desarrollo de la gestión financiera la aplicación de los lineamientos establecidos por la Casa Matriz para la prevención de la corrupción y el fraude. Implementan procesos, procedimientos y actividades encaminadas a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Segregan, tanto funcionalmente como en los sistemas de información, las actividades que puedan generar conflicto de interés o que propicien acciones que puedan afectar la veracidad y transparencia en la ejecución de los procesos, de tal manera que las transacciones financieras, contables y operativas, las actividades de control, gestión de riesgos, registro de operaciones, el monitoreo de controles y el acceso a los recursos financieros, son realizados por colaboradores diferentes para que se reduzcan al mínimo los riesgos de: I) no detectar errores,II) apropiación no autorizada de recursos y III) encubrir acciones de favorecimiento personal.

Cuentan con los niveles de preparación, autorización y control para la ejecución de los procesos financieros. Aquellas personas con atribuciones de preparación y autorización pueden delegar dichas atribuciones a otro colaborador que dependa directamente de él, siempre y cuando no genere incompatibilidades o deficiencia en la segregación de funciones con el objetivo de minimizar la probabilidad de error o fraude.

Aseguran que todos los colaboradores del área financiera conocen sus roles y responsabilidades de acuerdo con las funciones aprobadas, para lo cual establecen mecanismos de capacitación y actualización para el personal involucrado en la ejecución de funciones financieras.

Revisan periódicamente, a través de su área de tecnología, los perfiles de acceso a los aplicativos de gestión financiera, establecen perfiles de usuario de respaldo en caso de que el colaborador designado presente inasistencia por algún motivo y aseguran que ningún colaborador tenga acceso exclusivo para ejecutar y/o controlar todos los aspectos de una transacción o evento.

Acogen las instancias de revisión y aprobación definidas por el Grupo Energía de Bogotá para la toma de decisiones de inversión.

Aplican como regla general a la selección de las alternativas de inversión de portafolio los criterios de seguridad, liquidez y rentabilidad.

Establecen mecanismos e indicadores que permiten monitorear, analizar y controlar de forma oportuna, eficaz y periódica, el cumplimiento de las políticas definidas en el presente documento.

Realizan seguimiento periódico a la gestión y resultados financieros e informan a la casa matriz según la metodología establecida para tal fin.

Aseguran en la implementación de los sistemas de gestión integrados, procesos, procedimientos, protocolos y demás herramientas que garanticen el cumplimiento de la presente política, de acuerdo con las particularidades de cada negocio. Las herramientas tales como manuales, metodologías, procedimientos, funciones y responsabilidades en materia de gestión financiera, están documentados, aprobados, en mejora continua, actualizados y publicados en los medios internos establecidos por cada una de las empresas del Grupo.

Hacen las recomendaciones pertinentes y comunican a la Casa Matriz del Grupo la necesidad de revisión de uno o varios de los lineamientos incluidos en el presente documento.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

Marco general

Cumplen los principios y preceptos del Grupo, fundamentando su actuación en el respeto a la vida y los derechos humanos, la libertad de las personas, y el interés general, en consonancia con el direccionamiento estratégico corporativo.

Aplican el principio de honestidad como fundamento de la ejecución de los procesos de gestión financiera.Con esto no solo buscan que se favorezcan los intereses económicos del Grupo, sino también que se observe el cumplimiento de la normatividad vigente. Mediante la aplicación del principio de honestidad, se anticipan, evitan y denuncian las acciones que de alguna manera manipulen o tergiversen el normal desarrollo de los procesos.

Promueven activamente la transparencia en todos los aspectos de los procesos de gestión financiera, para lo cual difunden a los diferentes grupos de interés las propias políticas, criterios y condiciones de los productos y servicios. Garantizan la transparencia en las distintas etapas de análisis, evaluación, decisión y seguimiento de las inversiones y establecen y socializan reglas e indicadores claros para el cumplimiento de las obligaciones adquiridas.

Toman sus decisiones y desarrollan sus acciones de forma sincera y sin intereses ocultos que causen engaños o que desmejoren su condición, la del Grupo o de los terceros. La buena fe no es interpretada como ignorancia, incompetencia o ingenuidad.

MARCO ESPECÍFICO

7.

Sustentan sus decisiones y acciones financieras en la mejor información disponible, en la experiencia, en la intención y el firme convencimiento de que la decisión que se toma favorece los intereses del Grupo Energía de Bogotá y de sus grupos de interés.

Sujetan la totalidad de la operatividad de los procesos vinculados a la gestión financiera a la normatividad vigente y aplicable en cada uno de los países en los que operan.

Aplican en su gestión financiera un enfoque integral de riesgos, orientado a la identificación oportuna y evaluación sistemática de las amenazas, y el control y administración de los riesgos. Todas las inversiones son monitoreadas y controladas para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites de tolerancia definidos por la alta dirección del Grupo.

Aseguran en el desarrollo de la gestión financiera la aplicación de los lineamientos establecidos por la Casa Matriz para la prevención de la corrupción y el fraude. Implementan procesos, procedimientos y actividades encaminadas a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Segregan, tanto funcionalmente como en los sistemas de información, las actividades que puedan generar conflicto de interés o que propicien acciones que puedan afectar la veracidad y transparencia en la ejecución de los procesos, de tal manera que las transacciones financieras, contables y operativas, las actividades de control, gestión de riesgos, registro de operaciones, el monitoreo de controles y el acceso a los recursos financieros, son realizados por colaboradores diferentes para que se reduzcan al mínimo los riesgos de: I) no detectar errores,II) apropiación no autorizada de recursos y III) encubrir acciones de favorecimiento personal.

Cuentan con los niveles de preparación, autorización y control para la ejecución de los procesos financieros. Aquellas personas con atribuciones de preparación y autorización pueden delegar dichas atribuciones a otro colaborador que dependa directamente de él, siempre y cuando no genere incompatibilidades o deficiencia en la segregación de funciones con el objetivo de minimizar la probabilidad de error o fraude.

Aseguran que todos los colaboradores del área financiera conocen sus roles y responsabilidades de acuerdo con las funciones aprobadas, para lo cual establecen mecanismos de capacitación y actualización para el personal involucrado en la ejecución de funciones financieras.

Revisan periódicamente, a través de su área de tecnología, los perfiles de acceso a los aplicativos de gestión financiera, establecen perfiles de usuario de respaldo en caso de que el colaborador designado presente inasistencia por algún motivo y aseguran que ningún colaborador tenga acceso exclusivo para ejecutar y/o controlar todos los aspectos de una transacción o evento.

Acogen las instancias de revisión y aprobación definidas por el Grupo Energía de Bogotá para la toma de decisiones de inversión.

Aplican como regla general a la selección de las alternativas de inversión de portafolio los criterios de seguridad, liquidez y rentabilidad.

Establecen mecanismos e indicadores que permiten monitorear, analizar y controlar de forma oportuna, eficaz y periódica, el cumplimiento de las políticas definidas en el presente documento.

Realizan seguimiento periódico a la gestión y resultados financieros e informan a la casa matriz según la metodología establecida para tal fin.

Aseguran en la implementación de los sistemas de gestión integrados, procesos, procedimientos, protocolos y demás herramientas que garanticen el cumplimiento de la presente política, de acuerdo con las particularidades de cada negocio. Las herramientas tales como manuales, metodologías, procedimientos, funciones y responsabilidades en materia de gestión financiera, están documentados, aprobados, en mejora continua, actualizados y publicados en los medios internos establecidos por cada una de las empresas del Grupo.

Hacen las recomendaciones pertinentes y comunican a la Casa Matriz del Grupo la necesidad de revisión de uno o varios de los lineamientos incluidos en el presente documento.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

8.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

9.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

10.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

11.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

12.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

13.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

14.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

15.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

16.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

17.

El Grupo Energía de Bogotá declara su compromiso con la aplicación de los principios de honestidad, transparencia, idoneidad, equidad e interés general en todos los procesos de gestión financiera, orientados a una óptima y eficiente administración de los r recursos financieros y a proveer recursos para sugestión y para la financiación de nuevos proyectos de inversión, que significan crecimiento del grupo.

En su actuación los colaboradores vinculados a la gestión financiera aplican los principios de buen criterio, lealtad, prudencia, diligencia, responsabilidad, mejora continua y sentido común.

A continuación se presentan los lineamientos corporativos específicos, aplicables a todas las filiales en cada uno de los aspectos de la gestión financiera.

Para la planeación financiera

En lo relacionado con el tema de gestión presupuestal y proyecciones financieras, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Diseñan e implementan el proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras y lo aplican a todos los conceptos de ingresos, costos y gastos que determinan la utilidad, así como a los proyectos de inversión.

Utilizan un horizonte de presupuestación de un año, comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre y un horizonte de proyecciones, de acuerdo con las necesidades de proyectos y requerimientos específicos, con especial énfasis en horizontes de 5, 10 y 20 años, que son actualizadas cada 6 meses e informadas a la

Casa Matriz con la misma frecuencia, para su incorporación en las proyecciones consolidadas del Grupo.

Adoptan como criterio fundamental en su proceso de gestión presupuestal y proyecciones financieras, que la estimación de los ingresos se hace de manera conservadora en tanto que los costos y gastos se proyectan de manera prudente y razonable, según las actividades, operaciones y proyectos.

Formulan el escenario macroeconómico inicial para las variables que afectan su operación y lo someten a validación de la Vicepresidencia Financiera de la Casa Matriz. Las empresas del Grupo ubicadas en Colombia adoptan el escenario macroeconómico formulado por la Empresa de Enrgía de Bogotá, como Casa Matriz.

Elaboran a través de cada área o centro de costo, el presupuesto de costos y gastos gestionables de acuerdo con la programación de sus actividades y en concordancia con los proyectos del Plan Estratégico Corporativo, así como con los contratos en ejecución cuyo plazo se extiende a la siguiente vigencia.

Delegan en su área financiera la elaboración de su presupuesto de costos y gastos no gestionables como depreciaciones, amortizaciones, impuestos, parafiscales, gastos financieros, servicio de la deuda, etc.

Someten el presupuesto y/o las modificaciones que afecten la utilidad, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o instancia que haga sus veces, previa validación y visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Someten las proyecciones financieras, a la aprobación de su Junta Directiva, Directorio o Para el desarrollo de las operaciones de administración instancia que haga sus veces, previa validación y de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía visto bueno de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa Energía de Bogotá.Realizan mensualmente el seguimiento a la ejecución del presupuesto, analizando también el comportamiento de las principales variables macroeconómicas con el fin de identificar las

diferencias más relevantes, investigando sus causas para informarlas a la Junta Directiva, Directorio o la instancia que haga sus veces. Este informe de ejecución presupuestal debe ser enviado mensualmente a la Vicepresidencia Financiera de EEB, así como los ajustes que se prevea efectuar al presupuesto inicial con la correspondiente justificación.

Reconocen que el presupuesto es una herramienta dinámica que permite la realización de traslados y modificaciones, de acuerdo con las necesidades del negocio y según lo establecido en los procedimientos específicos.

En lo relacionado con el tema de financiación, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Realizan el análisis financiero mediante la generación de proyecciones en diferentes escenarios, que permitan determinar si cuentan con la capacidad de cumplir con sus obligaciones contractuales y con lo establecido por la normatividad vigente de acuerdo con la naturaleza de cada empresa.

Evalúan las alternativas de financiamiento, incluyendo la disponibilidad de recursos generados internamente, mediante el análisis de los factores de riesgo en materia de tasas de interés, tasas de cambio, y demás factores que afectan el servicio de la deuda.

Someten a consideración de la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz, todas las operaciones de endeudamiento y de manejo de deuda que proyectan celebrar, acompañadas de sus respectivos análisis de riesgo y conveniencia financiera. Para efectos de endeudamiento tienen en cuenta la existencia de restricciones, condiciones y compromisos financieros establecidos en los documentos de deuda del Grupo como consolidado.

Propenden porque haya una diversificación entre las formas de financiamiento, ya sea de tipo interno y externo, acreedor, clase, plazo, moneda entre otros.

Buscan mantener condiciones financieras flexibles que permitan alcanzar una estructura de capital consolidada alineada con la estrategia financiera general.

Para la administración de recursos financieros

Para el desarrollo de las operaciones de administración de recursos financieros, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Adoptan un perfil de riesgo conservador, es decir, inversiones seguras y un horizonte de inversión con plazos diversificados acorde con el flujo de caja. Las actividades desarrolladas en materia de inversiones tienen como objetivo la adecuada administración de la liquidez, conformando un portafolio estructurado sin vocación especulativa.

Seleccionan las alternativas de inversión de portafolio atendiendo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad respectivamente. Las inversiones son monitoreadas y controladas mensualmente para que los niveles de exposición al riesgo se encuentren dentro de los límites definidos por la Vicepresidencia Financiera de la Empresa de Energía de Bogotá en lo relativo a cupos de inversión, concentración por emisor, calidad crediticia y Valor en Riesgo (VaR).

Constituyen sus inversiones con el ánimo de permanencia, es decir hasta los vencimientos finales de los papeles adquiridos, de forma tal que no se tomen posiciones especulativas, preservando el capital con un ingreso razonable, y en caso de ser necesaria su venta, se haga a los mejores precios posibles y con una justificación plena dada por las necesidades de caja del momento.

Realizan en su procedimiento de cuentas por pagar, actividades que permitan monitorear y controlar la creación, modificación y actualización periódica de la información de proveedores en el sistema, el procesamiento de sus facturas y la aprobación y control de desembolsos, de acuerdo con las instancias establecidas en el procedimiento respectivo.

Presentan reportes periódicos sobre el flujo de caja y el estado de las inversiones, en los plazos establecidos y bajo la metodología definida por la Vicepresidencia Financiera de EEB para tal fin.

Para la gestión contable

Para la gestión contable se establecen principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados para los efectos de la preparación y presentación de sus estados financieros. Al respecto las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Garantizan la uniformidad en la preparación y presentación de los estados financieros de un ejercicio a otro para permitir la comparabilidad de los mismos; cualquier variación al respecto se hace constar en las notas a los estados financieros.

Aseguran que los estados financieros contienen la descripción de sus transacciones, atendiendo a la importancia de las mismas con fundamento en la definición de lineamientos contables, y se agrupan atendiendo a su naturaleza y cuantía.

No presentan compensación entre las partidas de activo y pasivo, excepción hecha de un derecho legal de compensación.

Generan la información financiera bajo prácticas contables homogéneas definidas por la Vicepresidencia Financiera de EEB, orientada a la presentación de la posición financiera, los resultados y cambios. La información generada debe ser útil para apoyar a la Administración en la planeación, organización y dirección, para soportar la toma de decisiones en materia de inversiones y crédito, evaluar la gestión de la Administración, ejercer control sobre las operaciones, determinar las utilidades y rendimientos a disposición de los accionistas, soportar la información ante los entes de control y las autoridades tributarias, ayudar a la conformación de la información estadística nacional y contribuir a la evaluación del beneficio e impacto social para la comunidad en general.

Elaboran, a través de sus áreas financieras, los estados financieros que deben ser presentados

mensualmente a la Junta Directiva, Directorio u órgano societario equivalente. Aseguran que esta información es conocida previamente por la Vicepresidencia Financiera de EEB, como Casa Matriz, a donde son remitidos los estados financieros con el análisis de las variaciones que se hayan presentado durante el mes.

Preparan y presentan la información financiera sobre un conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar hechos financieros, económicos y sociales. Apoyándose en ellos, la contabilidad identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa e informa las operaciones de la empresa en forma clara, completa y fidedigna. Las principales reglas a observar son las siguientes:

Devengo / Causación: Los efectos de las transacciones y demás sucesos llevados a cabo se reconocen cuando ocurren, igualmente, se registran y se informa sobre ellos en los estados financieros en los ejercicios con los cuales se relacionan.

Empresa en funcionamiento / Negocio en marcha: Los estados financieros se presentan sobre la base de que están en funcionamiento y continuarán sus actividades dentro del futuro previsible. Se asume que la empresa no tiene intención ni necesidad de liquidar o reducir significativamente sus actividades. Si tal intención o necesidad existiera, los estados financieros se prepararían sobre una base diferente y, si así fuera, se revela información sobre la base utilizada.

Clasificación: Los activos y pasivos se clasifican según su liquidez y grado de realización o exigibilidad, se entienden como activos y pasivos corrientes aquellos que serán realizados o exigidos en un plazo máximo de un año; los que superen dicho plazo serán reconocidos como no corrientes (largo plazo).

Registro: Los hechos económicos se registran en libros en idioma

castellano, por el sistema de partida doble. Las operaciones se registran cronológicamente y cualquier error u omisión se debe corregir en la fecha en la cual se detecta.

Revelación: Los estados financieros contienen la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa de los hechos económicos y permiten a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de planes y proyectos.

Asociación o correlación entre los ingresos y los costos y gastos: Se asocian con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, se registran en las cuentas de resultados en el período corriente y se relevan en notas a los estados financieros.

Hechos posteriores al cierre: Las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la emisión de los estados contables, que por su importancia suministren evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de dicha fecha, se registran en el mismo período.

Período contable: Los estados financieros de propósito general individuales y consolidados se preparan y difunden por lo menos una vez al año, con corte a diciembre 31. Sin embargo, se presentarán estados financieros intermedios mensualmente, con destino a la Junta Directiva, Directorio o quien haga sus veces. Cuando la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas o los órganos equivalentes lo decidan se realizarán cortes intermedios a los estados financieros con fines especiales.

En el desarrollo de la actividad contable y financiera, aplican de manera uniforme fundamentos básicos generales que permiten unificar la información suministrada en los estados financieros; dichos fundamentos son aquellos atributos que le otorgan la identidad y

especificidad a la información financiera, lo cual la hace útil para los usuarios. En estos términos, la información financiera cuenta con las siguientes características:

Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros es de fácil entendimiento para los usuarios. La información acerca de temas complejos no es excluida solo por la única razón de que puede ser difícil de comprender para ciertos usuarios.

Relevancia: La información es relevante cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los usuarios que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Para evaluar la relevancia de una partida se tiene en cuenta el concepto de importancia relativa o materialidad; una partida es importante o material cuando su omisión o presentación errónea puede influir en las decisiones económicas de los usuarios tomadas a partir de los estados financieros.

Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable la información 1) representa fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, 2) presenta la esencia económica de los hechos, asegurando que ésta prime sobre el requisito de forma instrumental, 3) está libre de sesgo o prejuicio, 4) es incluida con cierto grado de precaución, al realizar los juicios necesarios para realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal manera que los activos y los ingresos no se sobrevaloren, y que las obligaciones o gastos no se subvaloren, 5) es completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo y 6) muestra información correspondiente a los ejercicios precedentes para que los usuarios puedan comparar la información a lo largo del tiempo e identificar las tendencias de la situación financiera y del rendimiento.

Para la gestión tributaria

En cuanto a lo relacionado con la gestión tributaria, las empresas del Grupo Energía de Bogotá:

Velan por el cumplimiento de la normatividad y los requerimientos fiscales vigentes aplicables en cada uno de los entornos específicos y países en los que desarrollan su objeto.

Coordinan el enfoque y tratamiento fiscal de diferentes transacciones, lo cual permite manejar prácticas fiscales homogéneas entre las empresas que se rigen o aplican la misma normatividad.

Presentan y liquidan oportuna y adecuadamente todas las declaraciones tributarias de las que cada una ellas tiene obligación y es responsable.

Efectúan periódicamente procesos de planeación que permiten desarrollar estrategias que buscan optimizar la carga tributaria dentro de los requerimientos y parámetros establecidos en la normatividad fiscal aplicable del orden nacional, regional y municipal.

Anticipan los posibles efectos fiscales que puede tener una transacción determinada, con el fin de evaluar su viabilidad y analizar su impacto en busca de estrategias que permitan optimizar la carga impositiva.

Realizan la evaluación tributaria en los nuevos proyectos de inversión, infraestructura u operaciones que se vayan a realizar, con el fin de establecer cuál puede ser el mejor manejo en búsqueda de obtener beneficios fiscales.

Programan con la debida anticipación el cumplimiento adecuado de las obligaciones tributarias, reduciendo riesgos y evitando así, que se puedan generar déficit y/o sobrecostos por intereses y sanciones.

Aplican, en caso de ser necesario, los requerimientos establecidos por la normatividad de precios de transferencia, relacionados con las transacciones con empresas vinculadas del exterior y toman en cuenta los acuerdos de doble tributación, normas y/o similares que puedan existir entre los países.

Evalúan y estudian los impactos que se pueden generar en los proyectos de ley de reforma tributaria, con el ánimo de anticipar los posibles efectos que tendrían sobre la empresa en materia fiscal.

Para la gestión de relaciones con los inversionistas

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá en su relación con los inversionistas:

Consolidan la reputación y la confianza de los mercados financieros en el Grupo.

Mejoran, por parte de la comunidad financiera y otros grupos de interés, el entendimiento de los resultados financieros, comerciales y operativos, así como del plan estratégico del Grupo.

Promocionan el Grupo ante potenciales inversionistas.

Mejoran el entendimiento por parte de la comunidad financiera de los eventos, positivos y negativos, que impactan al Grupo.

Apoyan el cumplimiento de las obligaciones de información derivadas de las normas de los mercados en los que están inscritos los instrumentos financieros del Grupo y de los contratos suscritos con ocasión de la emisión de instrumentos financieros.

Las empresas del Grupo Energía de Bogotá, a través de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz, garantizan que la información suministrada a los inversionistas cumple con los siguientes criterios:

Oportunidad y veracidad: La información divulgada a los diferentes grupos de interés sea útil para la toma de decisiones.

No discriminación: Acceso en igualdad de condiciones a toda la información divulgada por la Oficina de Relación con Inversionistas. Profundidad y sencillez: Análisis exhaustivos y de su gestión incluye la evaluación periódica de las diferentes variables que afectan los negocios de las empresas del Grupo y la evolución de su plan estratégico.

Para la gestión de las relaciones con los inversionistas:

La Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz asegura el uso de herramientas de comunicación efectivas y adecuadas que incluyen:

(i) el informe trimestral para inversionistas, (ii) el vínculo de relación con inversionistas de la página WEB corporativa (idioma inglés y español), (iii) las conferencias telefónicas periódicas, (iv) los comunicados para inversionistas y (v) los “Non deal road shows”.

Se establecen procedimientos y se adoptan las herramientas para el suministro de la información por parte de las diferentes áreas y empresas del Grupo, según los lineamientos establecidos por la Oficina de Relación con el Inversionista de la Casa Matriz.

Se garantiza la definición de un interlocutor en las diferentes áreas de la Casa Matriz y de sus filiales para la entrega oportuna y adecuada de la información solicitada por parte de la Oficina de Relación con el Inversionista.

Se desarrollan acciones de coordinación entre las áreas con responsabilidad de divulgar información, de forma que se asegure la consistencia de los datos. Esta coordinación se adelanta de forma permanente con la Secretaría General de la Empresa de Energía de Bogotá - responsable de divulgar la información relevante – y con el área de comunicaciones de la Dirección de Relaciones Externas, de EEB – responsable de las comunicaciones generales del Grupo.

Tratándose de la emisión de bonos locales, la responsabilidad de informar al mercado local corresponde a la filial emisora, la cual actuará bajo la supervisión de la Oficina de Relación con el Inversionista de la Empresa de Energía de Bogotá, como Casa Matriz.

Responsable de la Política

La gestión para la aplicación en las empresas del Grupo, así como la administración, seguimiento, monitoreo, control y mejora continua de la presente política estará a cargo de la Vicepresidencia Financiera de la

Empresa de Energía de Bogotá como Casa Matriz. El alcance de sus gestión incluye la evaluación periódica de la presente política con el fin de establecer su pertinencia y funcionalidad, realizando los ajustes necesarios en caso de requerirse, considerando para ello los cambios normativos que pudieran presentarse en el futuro.

Las áreas involucradas en la gestión financiera de cada una de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá son responsables de la implementación y cumplimiento de la presente política.

En caso de no cumplir con los parámetros que se establezcan en esta política, se tomarán las medidas contempladas en la normatividad vigente, los procedimientos internos de cada una de las empresas del Grupo y las decisiones gerenciales y/o de Presidencia vigentes.

Los colaboradores son responsables por el cumplimiento de los deberes y obligaciones que contempla esta política.

Vigencia de la Política

Los lineamientos incluidos en la presente política entran en vigencia en la fecha de su aprobación por el Comité de Presidencia de la Empresa de Energía de Bogotá y reemplazarán cualquier otra versión anterior publicada.

18.