Flujograma de Conciliacion Bancaria
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Fecha de aprobacin: Diciembre 04 de 2007 Resolucin N 1858
Revis: Jefe Divisin FinancieraJefe Seccin de PresupuestoJefe Seccin de Tesorera
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA
OBJETIVO
NORMATIVIDAD
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Cdigo : PFI.16
Pgina 1 de 8
Versin : 03
Aprob: Rector
ALCANCE
Describir las actividades que deben seguirse para verificar, comparar y conciliar la informacin de las cuentas bancarias registradas en el Libro Auxiliar de Bancos con la de los extractos suministrados por las entidades bancarias y hacer el anlisis y registro de los ajustes correspondientes.
UAA: Unidad Acadmica y/o Administrativa.
SIF: Sistema de Informacin Financiero.
Libro Auxiliar de Bancos: Registro que mantiene la Universidad de las operaciones bancarias que realiza.
Boletn Diario: Relacin de ingresos, egresos e inversiones registrados en libros en forma diaria junto con los documentos soporte.
Conciliacin Bancaria: Comparacin entre el extracto bancario y el Libro Auxiliar de Bancos.
Aplica a todas las cuentas bancarias de la Universidad Industrial de Santander
N/A
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CONSIDERACIONES
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA Cdigo : PFI.16
Versin : 03
Pgina 2 de 8
El movimiento de ingresos y egresos que se realiza diariamente se debe registrar en el Libro Auxiliar de Bancos, con base en la informacin que suministran las Entidades Bancarias a travs de la pgina web y reportan las Unidades Acadmicas y/o Administrativas.
La Universidad debe preferiblemente mantener sus cuentas en las Entidades Bancarias que le permitan, a travs de la pgina web, el acceso diario a la informacin de las operaciones bancarias.
Las Unidades Acadmicas y/o Administrativas deben enviar oportunamente las consignaciones a la Seccin de Tesorera para su respectivo registro.
Las sedes deben enviar mensualmente el reporte de la conciliacin bancaria a la Seccin de Tesorera de la sede principal de la Universidad.
La Conciliacin Bancaria se debe realizar dentro del mes siguiente a la realizacin de las operaciones bancarias.
Diariamente las Entidades Bancarias suministran a travs de la pgina web, la informacin de las operaciones realizadas y publica los extractos bancarios. De igual forma, enva fsicamente a Tesorera los extractos en el mes siguiente.
El presupuesto de la Universidad se administra a travs de cinco (5) fondos, con el fin de hacer ms eficiente su manejo y ejercer control sobre la destinacin de los recursos. Estos fondos se encuentran definidos de la siguiente forma:
Fondo 1 Fondo Comn: Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones diarias de la Universidad.
Fondo 3 Fondos Ajenos: Recursos aportados por diferentes entidades u organismos para el desarrollo de programas de investigacin y proyectos especiales.
Fondo 5 Fondo Patrimonial: Son dineros que recibe la Universidad por donaciones de entidades o de personas y cuyo objeto es financiar a estudiantes que
presentan una difcil situacin econmica.
Fondo 6 Fondo Especial: Recursos adquiridos por las UAA por la venta de servicios a la comunidad en general.
Fondo 8 Fondo Estampilla Pro-UIS: Ingresos provenientes de recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya destinacin especfica es financiar proyectos de inversin.
Para el caso de las Sedes Regionales de Mlaga y Barbosa las conciliaciones bancarias se realizan directamente en la Sede Principal.
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLEDOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Actividad Decisin Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido
Conector Conector de pginaInicio/Fin Documento
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA Cdigo : PFI.16
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Versin : 03
INICIO
1
Descarga informacin de las operaciones bancarias
1. Ingresa a la pgina web de la Entidad Bancaria con la clave otorgada por la misma y descarga la informacin de las operaciones bancarias.
Registra los Ingresos/Egresos en las UAA correspondientes
Auxiliar Tesorera
Auxiliar Tesorera o Funcionario
Encargado
Ingresa a la pgina web de las Entidades Bancarias y descarga los extractos
3. Ingresa a la pgina web de las Entidades Bancarias con la clave otorgada por la misma y descarga los extractos.Si no se han publicado los extractos en la pgina web o no han llegado fsicamente en el tiempo establecido, informa a la Seccin de Tesorera para que realice la solicitud a la Entidad Bancaria.
Auxiliar Presupuesto o Funcionario
Encargado
ProcedimientoIngresos por Bancos
Procedimiento Egresos
Compara operaciones registradas en Libro
Auxiliar de Bancos con informacin de extractos
Auxiliar Presupuestoo Funcionario
Encargado
4. Ingresa al SIF y compara las operaciones registradas en el Libro Auxiliar de Bancos, con los movimientos reportados en los extractos y con la Conciliacin Bancaria del mes anterior.
2. Registra los Ingresos en el SIF (manejo ingresos recepcin de ingresos mantenimiento en Bancos Ingresos a Bancos) y los Egresos (manejo egresos recepcin de egresos mantenimiento en Bancos Egresos a Bancos) en las UAA correspondientes.
En caso de no identificar la UAA a la que afectan las operaciones bancarias, antes del cierre de la vigencia y con la periodicidad que se considere conveniente, provisionalmente registra el movimiento en los siguientes cdigos: - Fondo 1 en el 3140 (Divisin Financiera) - Fondo 6 en el 7850 (Proyectos Varios).
Para el caso de las Sedes Regionales, la entidad bancaria enva los extractos del mes correspondiente.
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DESCRIPCIN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA Cdigo : PFI.16
Versin : 03
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1
Consignaciones pendientes por registrar: Consignaciones o notas crdito que aparecen en el extracto pero no estn registradas en el Libro Auxiliar de Bancos o no es fcil su identificacin.
Notas dbito pendientes por registrar: Notas dbito que aparecen en el extracto y no estn registrados en el Libro Auxiliar de Bancos o no es fcil su identificacin.
Consignaciones registradas en el Libro Auxiliar de
Bancos que no cruzan con extractos: Consignaciones registradas en el Libro Auxiliar de Bancos que no aparecen en los extractos o no es fcil identificarlas.
Notas dbito registradas en el Libro Auxiliar de
Bancos que no cruzan con extractos: Notas dbito registradas en el Libro Auxiliar de Bancos que no aparecen en los extractos o no es fcil su identificacin.
Cheques pendientes por cobrar: Cheques girados por la Universidad que no han sido cobrados y cheques que aparecen en el extracto con un valor diferente al girado.
Elabora Conciliacin Bancaria
Formato Conciliacin Bancaria
Conciliacin Bancaria
Auxiliar Tesorerao Funcionario
Encargado
Verifica los registros que aparecen pendientes y
realiza cruces, registros y anulaciones pertinentes
Compara las consignaciones pendientes por registrar en libros con las consignaciones registradas doblemente, y realiza los cruces, registros y anulaciones pertinentes.
Compara las notas dbito pendientes por registrar en libros con las notas dbito registradas doblemente y realiza los cruces, registros y anulaciones pertinentes.
2
Auxiliar Presupuesto o Funcionario
Encargado
Auxiliar Presupuesto
6. Imprime conciliacin bancaria y archiva junto con los extractos. Enva una copia de la conciliacin bancaria a
Tesorera.
5. Elabora la Conciliacin Bancaria con las diferencias encontradas, relacionndolas de la siguiente manera:
7. Verifica los registros que aparecen pendientes y realiza el estudio de los mismos en el siguiente orden:
La sede Barrancabermeja y Socorro no realiza la impresin de la conciliacin, ya que sta se enva al final de todo el proceso.
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DESCRIPCIN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA Cdigo : PFI.16
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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8. A partir de dichas comparaciones se pueden presentar:a) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de bancos y en extracto pero con diferente valor.b) Operaciones registradas en extracto y no en el Libro auxiliar de bancos.c) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de bancos y no en extracto.
Operacin figura en extracto y Libro
Auxiliar de Bancos?
Si
No
1Pg 6
Revisa documentos que soportan la operacin
bancaria
3
Valor en libro auxiliar >
valor en extracto?
No
Si
a) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de
bancos y en extracto pero con diferente valor. Revisa los documentos que soportan la operacin para
determinar en dnde se presenta la inconsistencia.
Auxiliar Tesorerao Funcionario
Encargado
Anula ingreso y lo registra nuevamente por
el valor correcto
Si el valor registrado en el libro auxiliar de bancos es mayor al valor del extracto, y el valor correcto corresponde al registrado en el extracto, anula el registro existente y nuevamente hace el ingreso por el valor real.
Si el valor correcto es el registrado en el libro auxiliar de bancos, enva carta a la Entidad Bancaria solicitando correccin del valor y adjunta documentos que
justifiquen la solicitud.
Auxiliar TesoreraJefe de Tesorerao Coordinador de
Sede
Si
Correcto el extracto?No
Enva carta a la entidad Bancaria solicitando correccin del valor
2
Pg 7
Auxiliar Tesorera o Funcionario
Encargado
-
DESCRIPCIN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA Cdigo : PFI.16
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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3
Operacin figura en extracto y no en Libro
Auxiliar de Bancos?
No1
Si
Revisa documentos que soportan la operacin
bancaria
b) Operaciones registradas en extracto y no en el Libro
auxiliar de bancos.
Revisa los documentos que soportan la operacin bancaria.
Auxiliar Tesorerao Funcionario
Encargado
Realiza registro de la operacin bancaria
Si efectivamente la operacin reportada por la Entidad Bancaria no aparece en el Libro Auxiliar de Bancos por error de la Universidad, registra en el SIF la operacin bancaria.
Auxiliar Tesorerao Funcionario
Encargado
Realiza ajuste en libros mediante registro de un ingreso por valor de la
diferencia
Si el valor registrado en el libro auxiliar de bancos es menor al valor del extracto, y el valor correcto es el que aparece en el extracto, realiza ajuste en libros mediante el registro de un ingreso por valor de la diferencia.
Si el valor correcto corresponde al registrado en el libro auxiliar de bancos, enva carta a la Entidad Bancaria solicitando correccin del valor y adjunta documentos que justifiquen la solicitud.
Auxiliar TesoreraJefe de Tesorerao Coordinador de
Sede
Si
Correcto el extracto?No
Enva carta a la Entidad Bancaria solicitando correccin del valor
Auxiliar Tesorerao Funcionario
Encargado
2
Pg 7
Si
Correcto el extracto?No
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Pg 7
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DESCRIPCIN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA Cdigo : PFI.16
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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10. En el extracto bancario del siguiente mes verifica que la Entidad Bancaria haya realizado los ajustes solicitados y que aparezcan las consignaciones hechas con la finalidad de corregir las diferencias entre valores.
Verifica los ajustes hechos
Auxiliar Tesorerao Funcionario
Encargado
11. Despus de realizar todos los ajustes pertinentes o registrar la inconsistencia anexa la Conciliacin Bancaria al Boletn Diario y los documentos pertinentes.
Anexa la Conciliacin Bancaria al Boletn Diario
Auxiliar Tesorera
FIN
Entidad BancariaRealiza ajustes e informa motivos de inconsistencia
9. Realiza los ajustes solicitados por la Seccin de Tesorera o Coordinadores de Sede a que haya lugar e informa los motivos de la inconsistencia.
2
Auxiliar TesoreraJefe de Tesorerao Coordinador de
Sede
c) Operaciones registradas en el Libro auxiliar de
bancos y no en extracto. Revisa documentos y solicita por escrito a la Entidad
Bancaria la explicacin de la inconsistencia y correccin de la misma, anexando los soportes que demuestren el ingreso o egreso respectivo.
Solicita explicacin de la inconsistencia y anexa
soportes que demuestren el ingreso o egreso
3
Solicita a la Entidad Bancaria informacin sobre la operacin
Solicita a la Entidad Bancaria le enve informacin sobre la operacin efectuada.
Auxiliar TesoreraJefe de Tesorera o Coordinador de
Sede
Nota: La sede Barrancabermeja y Socorro enva mensualmente la conciliacin Bancaria a la Seccin de Tesorera.
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CONTROL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO TESORERA Cdigo : PFI.16
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01 Creacin del Documento
VERSINFECHA DE
APROBACINDESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
Octubre 11 de 2004
Adecuacin del documento al Sistema de Gestin de Calidad segn el Procedimiento Control de Documentos.
Inclusin del alcance y definiciones. Modificacin de las consideraciones relacionadas con el envo de las consignaciones que
deben realizar las UAA a la Seccin de Tesorera y la realizacin de la conciliacin bancaria.
El registro de las operaciones diarias se cambia de realizarse en el Libro Auxiliar de Bancos a los mdulos de Ingresos y Egresos en el SIF.
Cambian las UAA donde se registran provisionalmente los movimientos bancarios. Se elimina el uso del Mdulo de Conciliaciones del SIF. Inclusin y descripcin detallada de los casos que pueden presentarse al realizar el
estudio de los registros que aparecen pendientes. Actualizacin Formato Libro Auxiliar de Bancos Modificacin Formato Conciliacin Bancaria
02 Diciembre 04 de 2007
Inclusin de responsables. Inclusin de una consideracin relacionada con las sedes regionales. Incluir actividades relacionadas con las conciliaciones bancarias de las sedes regionales.
03 Junio 11 de 2010
PFI 16 CONCILIA BANCARIAS JUNIO 11 10 DEFINITIVO.VSDPg 1Pg 2Pg 3Pg 4Pg 5Pg 6Pg 7C. Cambios