Flujos de Trabajo en SharePoint 2010

Cuarto Simposio Latinoamericano

Flujos de Trabajo en SharePoint 2010

Haarón GonzálezConsultor Asociado de [email protected]

Blog: http://msmvps.com/blogs/haarongonzalezTwitter: http://twitter.com/haarongonzalezFacebook: http://facebook.com/haarongonzalez

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Cambios Arquitecturales de SharePoint 2010

SharePoint 2007 Architecture

Project Server2007

Project Web Access

Shared Service Provider

SharePoint Server Client AppsBrowsers (IE)

InfoPath

Project

RSS Viewers

SharePoint Designer

OneNote

Groove

Project Server2007

Project Web

Access

Office Client

Outlook

Search Service

Excel Calc Service

Business Data Catalog

User Profiles

ContentConfig Workflow

Windows SharePoint Services

InfoPath Service

Project Server2007

Project Web Access



Search Service

Excel Calc Service


User Profiles


SharePoint Server Client AppsBrowsers (IE)

InfoPath

Project

RSS Viewers

SharePoint Designer

OneNote

Groove

Project Server2007

Project Web

Access

Office Client

Outlook

Search Service

Excel Calc Service


User Profiles



InfoPath Service


SharePoint Service Applications



Search Service

Excel Calc Service


User Profiles

SharePoint Foundation


SharePoint Server Client AppsProject Server

2010

Project Web Access


2007 Browsers (IE)

InfoPath

Project

RSS Viewers

SharePoint Designer

OneNote

Office Client

Outlook

BusinessConnection

Service

GrooveSharePoint Workspace

SharePoint Service Applications


Search Service

Excel Calc Service

BusinessConnection

Service

User Profiles

SharePoint Foundation


SharePoint Server Client AppsProject Server

2010

Project Web Access

Sandboxed Code Service

Usage & Health Logging

Word Conversion

Service

PowerPoint Broadcast

Service

Web Analytics Service

Visio Graphics Service

Access Service

InfoPath Service

Managed Metadata

PerformancePoint

Browsers (IE)

InfoPath

Project

RSS Viewers

SharePoint Designer

OneNote

SharePoint Workspace

Office Client

Outlook

Browsers (IE, Fire Fox)

InfoPath

Project

RSS Viewers

SharePoint Designer

OneNote


Office Client

Outlook

Browsers (IE, Fire Fox)

InfoPath

Project

RSS Viewers

SharePoint Designer

OneNote


Office Client

Outlook

Visio

Access

Desarrollo en SharePoint 2010

Herramientas• Soporte Visual Studio 2010• Sandbox solutions• ALM integrated• Windows 7,Vista y Server 2008

Desarrollo en SharePoint 2010

Consideraciones• Las listas de SharePoint no son tablas de SQL • No te inventes problemas que demuestren tu superioridad

ingenieril • Piensa en el usuario y su experiencia • También existe Office cliente como parte de la solución • Conoce las funcionalidades OOB (Out of the box) de

SharePoint • No pierdas tiempo diseñando lo que ya existe • No instales el Office en los WFE • XML, XPath y XSLT son amigos • Aléjate del web.config y global.asax • No hagas Web Services para invocar Web Services de

SharePoint • Conoce los roles de SharePoint y la arquitectura en general • Consulta el User Profile programáticamente en vez del Active

Directory • No todo son Event o Feature Receivers ni Site Definitions • Existen comandos en el stsadm.exe o PowerShell considéralos

antes de abrir Visual Studio • Conoce lo que significa ensamblados Partial Trust y Full Trust

en SharePoint • Abre tu mente a temas de infraestructura como SSL, DNS,

FQDN, NLB, etc

Sobre todo, no

minimices el problema

Agenda Objetivo OOB

Tres estados Recopilar comentarios Aprobación Recopilar firmas Aprobación de Disposición

Flujos de Trabajo Personalizados SharePoint Designer 2010 Visual Studio 2010

Objetivo

Una mirada de 360 grados a la postura de flujos de trabajo de SharePoint 2010

Tres estados

Diseñado para gestionar el seguimiento de los estados de un elemento de lista (3 estados en total)

Cada que se modifica un estado se genera una tarea y cada que se completa una tarea se modifica el estado

El flujo utiliza una columna de tipo elección como la fuente de los estados

En la forma de configuración del flujo configuramos las personas, mensajes y notificaciones especificas al proceso

http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint-server-help/usar-un-flujo-de-trabajo-con-tres-estados-HA010154431.aspx






Tres estados

Se sube una nueva

propuesta

En proceso de revisión técnica

No iniciada

En curso

Completada

En proceso de revisión

comercial

No iniciada

En curso

Completada

Se termina flujo de trabajo

Lista para ser enviada a

cliente

Finalizada

Estados

Recopilar comentarios

Diseñado para automatizar el proceso de revisión de documentos en grupos de trabajo

Los revisores se pueden revisar y comentar en paralelo «cualquiera en cualquier momento» o en serie «uno seguido de otro»

Cada paso del flujo notifica por correo electrónico a algún actor en especifico y de forma automática al iniciador en cuestión

Al finalizar el iniciador recibe un correo electrónico con los comentarios de todos los revisores

http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/recopilar-comentarios-en-un-documento-mediante-un-flujo-de-trabajo-HA010217853.aspx






Mediante la pagina de historial del flujo de trabajo podemos ver el avance de las revisiones, el log de eventos y gráficamente los revisores que han participado mediante Visio Services


El flujo soporta agregar revisor al vuelo durante la ejecución de una instancia

El flujo de trabajo soporta la cancelación del mismo

Cada tarea de revisión soporta enviar comentarios, cancelar la actividad, solicitar cambio y reasignar una tarea, todo desde SharePoint Server y Office Cliente comoWord y Outlook

Microsoft Confidential

Aprobación

Es el mas común, nos permite orquestar el proceso de aprobación de un documento, considerando que la aprobación consiste en que un grupo de personas lo revise y especifique que aprueba o rechaza el documentoCuenta con la misma funcionalidad del flujo de trabajo de recopilación de comentarios http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint-server-help/utilizar-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-HA010154425.aspx

http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint-server-help/utilizar-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-HA010154425.aspx




Aprobación

El formulario de la actividad de aprobación cuenta con botones específicos

Recopilar firmas

En combinación con flujo de trabajo mas firma digital es factible implementar documentos seguros

Este flujo ha sido diseñado para hacer uso de la infraestructura de firmas electrónicas

Utiliza firmas digitales generadas por alguna autoridad de certificados como Certificate Authority de Microsoft

Office 2010 almacena y mantiene la firma digital embebida en el documento

Útil para dar validez legar al contenido electrónico

Recopilar firmas El flujo de trabajo toma la información de los

firmantes directamente desde Word mediante el control Línea de Firma el cual permite incrustar la configuración de la firma

Por cada firmante se incrustaran su configuración de firma

Recopilar firmas El documento

como tal contiene los espacios pre definidos para almacenar la firma digital de cada persona colocada mediante la Línea de Firma

Recopilar firmas Se requiere

definir en el flujo de trabajo la secuencia de firmas

Al iniciar el flujo SharePoint gestiona el proceso y solicita la firma digital a cada firmante

Recopilar firmas Las características de firmas digitales de

Office cliente y el flujo de trabajo colaboran en el proceso para recopilar la firma digital de cada usuario

Recopilar firmas El proceso de firma consiste en proporcionar la

firma digital instalada en nuestro equipoi

Aprobación de Disposición

Administra el vencimiento y la retención del documento permitiendo a los participantes decidir si conservan o eliminan los documentos caducados

Trabaja en conjunto con las directivas de retención de documentos de la colección de sitio

Estas tareas no se asignan a personas específicas, solo los que tienen permiso de acceso a la lista de tareas pueden completar las tareas

http://office.microsoft.com/es-es/sharepoint-server-help/utilizar-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-de-disposicion-HA010154429.aspx





Consideraciones Agregar una politica de retencion de la

informacion Toda personalizacion como WSP Flujos de SPD o conocidos internamente como

NoCodeWorkflows se incluyen en la migracion

Flujos Personalizados

SharePoint Designer 2010 Visual Studio 2010

Lo Relevante de SPD 2010 Sigue siendo una herramienta sin costo ahora

disponible para arquitecturas 32 y 64 bits Totalmente reconstruida especialmente para

trabajar con SharePoint 2010 no con SharePoint 2007

Nuevo diseñador de flujo de trabajo, nuevos tipos de flujos, nuevas y mejoradas actividades, nueva propuestas para gestión de tareas

Diseñador de Flujo de Trabajo

Nuevo diseñador de flujos de trabajo de tamaño amplio

Diseñador de Flujo de Trabajo

Principales mejoras en la herramienta como tal Lógica anidada Impersonación Bloques de ejecución en paralelo Mejora de la vinculación de datos en columnas

bajo demanda – alto nivel de relacionamiento de la información

Nuevas y mejoradas acciones Obtener administrador mediante búsqueda de

datos del perfil Administración de registros y Documents Sets Lectura y escritura en listas externas

Importar flujo de trabajo de Visio Premium 2010

Empaquetamiento de soluciones para portabilidad

Tipos de Flujos de Trabajo

List Workflow Asociado a una lista Como los flujos de MOSS 2007 Pueden crearse en SPD 2010 Se pueden exportar/importar desde Visio

Reusable Workflow Se pueden asignar a un tipo de contenido Se pueden exportar como .WSP para

reutilización en otros sitios Se pueden exportar/importar desde Visio Pueden crearse en SPD2010 o VS 2010

Site Workflow No se vinculan a una lista Se inicializan de forma manual o mediante

el modelo de objetos Pueden crearse en SPD2010 o VS 2010

Acciones OOB Acciones principales

Send Email, Set WF Status… Acciones Document Set

Send to Repository, Start Approval…

Acciones de lista Check In/Out Item, Declare

Record… Acciones relacionales

Lookup Manager of User Acciones utilerias

Substring operations, Interval between dates

Acciones de tarea Start Approval, Assign a To-Do…

Creando un flujo de trabajo SPD2010

Demostración

Creando Acciones Personalizadas en Visual Studio 2010 En ocasiones encontraras que no existen

actividades o condiciones que representen nuestras reglas de negocio

Construir una acción personalizada para SharePoint Designer 2010 es la alternativa

Una acción personalizada es una unidad de ejecución dentro de algún flujo de trabajo de .NET Framework 3.5

Pasos para crear una acción personalizada

Crear el proyecto de Visual Studio Codificar la actividad Configurar la actividad Desplegar la actividad Utilizar la actividad en un flujo de trabajo de

SPD 2010


Crear el proyecto en Visual Studio

Codificar la actividad

Agregarnos una clase que herede de Activity

Creamos nuestras propiedades con los atributos correspondientes

Sobrescribimos el método ActivityExecutionStatus

Configurar la actividad Para poder lograr una conversación entre el

diseñador de flujo de trabajo y nuestro ensamblado requerimos configurar un archivo .actions

Este archivo describe en formato XML la semántica de configuración y uso de la actividad en SPD 2010

En C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\3082\Workflow se encuentran estos archivos wss.actions

Editamos el archivos web.config del aplicación web para agregar el ensamblado que contiene la actividad

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb897626.aspx



Creando un flujo de trabajo con Visual Studio 2010

Demostración

Flujos de Trabajo de Visual Studio 2010

Escenarios personalizados sin limite Portabilidad y empaquetamiento Capacidades del .NET Framework

Recuerde completar el formato de

evaluación para participar en la rifa

de los premios

Flujos de Trabajo en SharePoint 2010

Technology

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