FONDEF - Pontificia Universidad Católica de Chile Proyectos... · 2016. 4. 13. · Respaldar con...

SERIE INSTRUCTIVOS

FONDEF

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS CON CARGO A PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

CON FINANCIAMIENTO ESTATAL.

Propósito: Establecer un conjunto de instrucciones que

faciliten la aplicación de la normativa del subsidio para la adquisición de bienes y contratación de servicios.

Alcance: Este instructivo debe ser utilizado por los directores de proyectos, profesionales de apoyo administrativo a dichos directores y en general, por todo el personal vinculado a proyectos de financiamiento público.

Documentos relacionados: Convenio de subsidio y sus anexos, bases del concurso.

Versión 1. Aprobada y vigente a partir de marzo 2013

NOTA: Este instructivo puede ser modificado a medida que se realicen cambios en los procedimientos ya sea por parte de FONDEF de CONICYT o de la Pontificia Universidad Católica de Chile y también para realizar aclaraciones o profundizar los temas ya expuestos.

Escuela de Ingeniería / PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE |

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Índice Temático Requisitos generales 3

Adquisiciones de Bienes.

Contratación de Servicios.

I. COMPRAS Y SERVICIOS. 3 1. Equipos 3

2. Software 4

3. Infraestructura 4

4. Material Fungible 4

5. Gastos Generales 4

6. Publicación y Difusión 4

7. Propiedad Intelectual 4

8. Adquisición de pasajes 5

9. Solicitud de viáticos 5

10. Honorarios e Incentivos 7

11. Subcontratos 8

12. Capacitación 8

II. GASTOS DE ADMINISTRACION. 8

III. APORTES VALORIZADOS 8

IV. INFORMES CUATRIMESTRALES

ANEXOS

- Anexo 1: Formulario “Solicitud de Reembolso”

- Anexo 2: Formulario “Solicitud de Orden de Compra”

- Anexo 3: Formulario “Solicitud de Compra Vía Importación”

- Anexo 4: Formulario “Solicitud de Viático”

- Anexo 5: Formulario “Justificación de Viático”

- Anexo 6: Formulario “Convenio Honorarios”


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Requisitos generales.

Adquisiciones de Bienes.

Para gastos menores a $30.000 (IVA no incluido) Debe presentar boleta de compraventa.

Para los gastos desde $30.001 y hasta $150.500 (IVA no incluido)

Debe presentar factura.

Para los gastos desde $150.501 y hasta $6.000.000 (IVA no incluido)

Debe presentar factura y haber cotizado con, al menos, tres distintos proveedores.

Mayores a $6.000.000 (IVA no incluido) Debe presentar factura y realizar licitación pública.

Para los proyectos adjudicados desde Septiembre 2011 en adelante aplican los siguientes tramos:

Gastos sobre los $30.001 y hasta $500.000 (IVA no incluido), debe presentar factura

Gastos sobre los $500.001 y hasta los $6.000.000 (IVA no incluido), debe presentar factura y haber cotizado, al menos, con tres distintos proveedores

Gastos mayores a $6.000.000 (IVA no incluido), debe presentar factura y realizar Licitación Pública

Contratación de Servicios.

Para los gastos desde $150.501 y hasta $20.000.000 (IVA no incluido)

Debe presentar factura y haber cotizado con, al menos, tres distintos proveedores.

Mayores a $20.000.000 (IVA no incluido) Debe presentar factura y realizar licitación pública.

I. COMPRAS Y SERVICIOS

1. Equipos.

Compra según listado de equipos autorizados por Fondef, considerando hasta los montos máximos establecidos en el listado aprobado.

Las compras se deben solicitar a través de Orden de Compra1, adjuntado las 3 cotizaciones si

corresponde.

Se recepcionara factura (que indique el código del proyecto y V°B° del Director o Alterno), a la que debe adjuntar comprobante de alta para inventario, si es compra de equipo.

La institución asegura los equipos y entrega certificado de póliza de los equipos.

En caso de realizar el investigador la compra de forma directa, podrá solicitar reembolso, con el formulario de “Solicitud de Reembolso”

2, adjuntando la Factura o Invoice, en la que debe especificar

claramente qué producto fue adquirido.

En caso de ser una importación, solicitar “Solicitud de Importación” 3

y adjuntar la respectiva “Invoice”, visada por el Director del proyecto.

Para reembolsar una importación, se debe adjuntar la Invoice más el estado que compruebe el pago. Para hacer el cálculo se considera el valor del dólar observado el día de emisión del documento (Invoice).

La “Invoice” debe ser emitida a nombre de la PUC y se debe incluir que corresponde a: “Proyecto XXXXX Código XXXXXX”. Indicar monto en pesos y tipo de cambio.

1 Ver Anexo 1 2 Ver Anexo 2 3 Ver Anexo 3


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Consideraciones. No se permitirá pago con tarjetas de crédito o de casas comerciales.

NO se tramitará el reembolso de una Invoice cuya información no sea legible o que no sea emitida a nombre de la PUC.

La invoice debe especificar claramente: cantidad de bienes a adquirir, características detalladas del bien, costos de envío y siempre debe indicar que el despacho se hará a la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE.

Para Licitación se debe incluir bases técnicas del producto o servicio a adquirir, las cantidades a licitar de cada producto o servicio cuando corresponda. En caso de proveedor único, se debe adjuntar carta del fabricante o proveedor indicando que es el representante único o exclusivo en el territorio nacional del producto a adquirir y carta de aprobación de Fondef, además de acta de apertura de licitación, aviso publicación en diario nacional citando código y nombre del proyecto, acta de adjudicación, hoja resumen de propuestas técnicas y económicas.

2. Sotfware.

Deben estar incluidos en el listado de equipos autorizados del proyecto.

Deben reflejar hasta los montos máximos establecidos en el listado aprobado.

Se debe respaldar con factura, adjuntando las 3 cotizaciones o licitación pública, dependiendo el valor del software.

3. Infraestructura.

Destinado a mejorar las condiciones físicas del lugar en que se desarrollan las actividades.

Deben están aceptados en el proyecto los gastos relacionados con este ítem.

Debe haber contrato cuando se trate de un servicio.

Se respalda con factura, adjuntando las 3 cotizaciones o licitación pública, según corresponda.

4. Material Fungible.

De uso constante durante la ejecución del proyecto

En caso de realizar el investigador la compra de forma directa, se puede solicitar reembolso, adjuntando toda la documentación (Boleta, Factura o Invoice que indique monto en pesos y tipo de cambio).

Adjuntar factura más 3 cotizaciones o licitación pública, dependiendo del monto de la compra.

5. Gastos Generales.

NO se reembolsarán gastos de alimentación, o que no especifiquen el producto adquirido. Sólo se reembolsarán gastos directamente relacionados a compras necesarias para la realización de actividades de investigación.

No se aceptan gastos de celular.

Respaldar con factura, boleta de compra venta, cargo interno, recibo de gastos de movilización, etc.

Adjuntar 3 cotizaciones, según el monto de la compra.

6. Publicación y Difusión.

Contar con 3 cotizaciones, según monto.

La asistencia a congresos y seminarios deben estar organizados previamente por el proyecto.

Respaldar con factura, boleta de compra venta, recibo simple, etc.

7. Propiedad Intelectual.

Contar con 3 cotizaciones, según corresponda.

Respaldar con factura, boleta de compra venta, recibo simple, etc.

Contar con documentos emitidos por el DIBAM y SAG.

Contar con solicitud de derecho de autor.

Contar con solicitud de marca o patentamiento.


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8. Adquisición de Pasajes.

Nombre del viajero

RUT/pasaporte

Fecha de salida, fecha de regreso y destino.

Esta información debe ser definitiva, ya que no se cancelarán los gastos que generen cambios de vuelo u otro, con fondos del proyecto. Además, se debe adjuntar respaldo de la actividad a realizar tales como: Carta de invitación o carta de aceptación de trabajo para el caso de asistencia a congresos y/o afiches de la actividad. (VERIFICAR PARA CADA LÍNEA DE FINANCIEMIENTO)

Se deben adjuntar 3 cotizaciones según procedimiento Fondef.

NOTA: Se deberán observar las siguientes reglas al respecto:

Se financiarán sólo pasajes en clase económica.

Sólo se financiarán viajes relacionados con actividades autorizadas,

Todo lo anterior rige tanto para pasajes nacionales como internacionales.

9. Solicitud de Viático. Cada DIRECTOR DE PROYECTO debe enviar a SU ANALISTA DE PROYECTO el Formulario “Solicitud de Viático”

4, firmado por el DIRECTOR, como mínimo 10 días hábiles antes del evento para el cual se

solicita viático. Sólo se financiarán viáticos de actividades relacionadas directamente con el PROYECTO y para miembros del MISMO. La fecha de emisión del recibo siempre debe ser anterior a la fecha que se solicita el viático. Como política interna, posterior a la actividad, se debe Justificar el Viatico, adjuntando el Formulario de Justificación de viatico

5 y a lo menos un respaldo de alojamiento, pasajes (bording pass o

tickets) o alimentación. De ser extranjero, puede adjuntar recibo simple. Viático Nacional: Autoridades Superiores 3,0 UTM Académicos y Jefes Departamento 2,2 UTM Administrativos 1,9 UTM Viático Internacional: Autoridades Superiores US$ 200 Académicos y Jefes Departamento US$ 180 Administrativos US$ 150 NOTA: Se deberán observar las siguientes reglas al respecto:

Los montos de viático serán determinados según lo establecido por la PUC, ya que FONDEF lo permite. (montos indicados en anexo de Solicitud de Viático)

Sólo se tramitarán las solicitudes de viático cuyo recibo tenga la firma en original (no digital) del DIRECTOR DEL PROYECTO.

No se tramitarán viáticos que no cuenten con todos los respaldos solicitados, incluyendo las firmas originales correspondientes.

10. Honorarios e Incentivos.

Será responsabilidad de cada DIRECTOR DE PROYECTO confeccionar y enviar con firma original al analista del proyecto las Solicitudes de Convenios de Honorarios

6/Incentivos que regirán durante el

período de ejecución del proyecto, de todos los miembros que pertenezcan a su PROYECTO. Los convenios deberán ser recepcionados en la Secretaría DE LA ESCUELA durante los primeros 10 días hábiles del mes en que la persona inicie sus actividades en el PROYECTO. Deben venir 2 originales, uno queda en archivo del proyecto y el otro es para el interesado.

4 Ver Anexo 4 5 Ver Anexo 5 6 Ver Anexo 6


6

Se debe adjuntar al Convenio de Honorarios, si se contrata personal extranjero al proyecto, permiso de trabajo de extranjería. Para el caso de cancelar incentivos al equipo investigador del proyecto (personal de planta), se acepta emisión de boleta de honorarios que indique “Incentivo asociado al logro de resultados (hasta 50%) y/o hitos (ejemplo:1 de 3)” El personal que se le cancele incentivo debe estar en nómina de incentivos aprobado. Para proyectos D11, el pago de honorarios se realiza de igual forma que con los incentivos, incluyendo personal a honorarios. NOTA:

No se tramitarán Convenios de Honorarios/Incentivos en forma retroactiva.

No se emitirán cheques y por tanto no se pagarán honorarios al personal que no haya antes firmado su respectivo Contrato.

No se recepcionarán boletas con fecha de emisión distinta a la del mes en curso o con fechas anteriores al inicio del contrato.

Es importante mencionar que en el detalle de la boleta se debe indicar el periodo que se está pagando y el código del proyecto

Las boletas deben venir con V°B° del Director del proyecto, lo que acredita la autorización del monto a pagar con cargo al proyecto indicado en el detalle del documento.

No se tramitarán pagos de Honorarios/Incentivos si la sumatoria de los montos brutos involucrados es mayor al monto presupuestado para tal efecto.

Término anticipado de Convenio de Honorarios/Incentivos

En el caso de que ocurra el término anticipado de un Convenio de Honorarios/Incentivos, el DIRECTOR DEL PROYECTO debe dar aviso por escrito a través de una carta dirigida a la que se finalizará en forma anticipada el convenio de Honorarios, como máximo 10 días después que la persona deja de ejercer sus funciones para el proyecto.

11. Subcontratos.

Deben ser personas jurídicas e incluir en el contrato la cláusula de confidencialidad.

No se aceptan instituciones o empresas asociadas al proyecto.

Se deben solicitar 3 cotizaciones de proveedores o realizar licitación, dependiendo del costo del servicio.

Se debe solicitar internamente emisión de Orden de compra, una vez definido el proveedor.

Si el servicio es cancelado en cuotas, debe adjuntarse informe de avance y quedar especificado en subcontrato.

12. Capacitación.

Al personal del proyecto, en el aprendizaje de metodologías o técnicas específicas relacionadas con el proyecto. Tiene que estar presupuestado en el proyecto.

Se pueden declarar los viajes y viáticos del personal capacitado.

Matricula por seminarios, congresos, etc.

Pagos por servicios de capacitación, viajes y viáticos al personal que capacita.

No incluye estudios ni perfeccionamiento personal.

Se requieren a lo menos 3 cotizaciones, en el caso de servicio de empresas.

Se acepta como respaldo facturas o boletas de honorarios que indiquen el código del proyecto, el servicio contratado y periodo de pago, todo con V°B° del Director o Alterno del proyecto.


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Sin desmedro de la clasificación anterior tome nota de lo siguiente, pues si los documentos no cumplen estos requisitos no será tramitado el pago:

Toda la documentación y respaldos de gastos debe hacerse llegar a la Secretaría de la Escuela.

Solo se recibirán Boletas y/o Facturas originales, sin excepción.

Las Boletas y/o Facturas no podrán estar enmendadas.

Las Boletas y/o Facturas deben exhibir nítidamente fecha y monto.

Las facturas NO pueden ser correlativas, ni se puede dividir una compra en más de una factura.

Las facturas de un mismo proveedor no pueden tener una diferencia menor a cinco días hábiles entre una y otra si la suma de ellas es igual o superior a XXXXXX.

NO se cursarán pagos de facturas, ni tramitarán compras, que no cuenten con los respaldos pertinentes a cada caso.

NO se cursarán pagos de boletas ni facturas que correspondan a gastos en alimentación.

Para gastos relacionados con coffe-break, sólo en el caso que se trate de una charla, taller o seminario relacionado directamente con temas de investigación propios del proyecto se acepta, se deben incluir los respaldos que validen la actividad.

No se aceptarán firmas digitales.

La factura debe ser emitida a nombre de la PUC con atención a: “Proyecto XXXXX Código XXXXXX”

II. GASTOS DE ADMINISTRACION.

Gastos efectuados por la beneficiaria, no superior al 12%.

Respaldar con certificado, que indique periodo pagado, número de documento, fecha de emisión y firma del Representante PUC.

III. APORTES VALORIZADOS.

Se debe respaldar con Certificados que indiquen periodo pagado, numero de documento, fecha de emisión y firma del Representante PUC.

Adjuntar memorias de cálculo firmadas por el Director del proyecto e indicar periodos que se rinden.

IV. INFORMES CUATRIMESTRALES.

Será deber del Director del proyecto o del Ingeniero a cargo reenviar al analista de proyecto, toda notificación y carta de aprobación final referente a los informes cuatrimestrales, para futuras auditorias de la Contraloría General de la República o de FONDEF.


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ANEXOS


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Anexo 1

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILEESCUELA DE INGENIERIA

SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA

DATOS DEL SOLICITANTE

Nombre Jefe Cuenta Fecha

No. de Cuenta Firma Jefe Depto.

DETALLE ORDEN DE COMPRA

A Nombre de

Dirección

Teléfono Atención Señor (a)

Concepto

Número Artículo Valor Unitario Total

Observaciones Sub Total

I. V. A.

(Si el valor no es en pesos, por favor indicar la valorización de la moneda) Total

Cotización Vía: Telefónica Adjunta

(Marque la que corresponda) Vº Bº Subdirección Administrativa

0$

0$

0$


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Anexo 2

T/C

PAG. DE D IA | MES | A Ñ O

Nombre Responsable del Fondo:

Rut Responsable Unidad/Proyecto/Caja Período

Desde

Hasta

CODIGO

Línea N º FECHA CUENTA

TOTAL

VALOR DEL FONDO ASIGNADO

Menos

FONDOS FIJOS TOTAL RENDICION

FONDOS NO RENOVABLES

DEVOLUCION DE GASTOS RESUMEN SALDO

Cuenta Monto

410428

410447 PESOS

410446 DOLARES

410427 EUROS

110510

TOTAL

Nombre de la persona que digitó la información

Anexo

E-mail

DETALLE DE DOCUMENTOS

CONCEPTO

FIRMA CONTABILIDADFIRMA JEFATURA

RENDICION DE FONDOS A RENDIRFONDOS FIJOS/FONDOS NO RENOVABLES/DEVOLUCIÓN DE GASTOS NUMERO DESPACHO

FIRMA RESPONSABLE DEL FONDO

MONTO

GASTO


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Anexo 3


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Anexo 5

D IA | MES | A Ñ O


Nombre Funcionario

Rut Unidad/Proyecto/Caja

Ciudad Destino País

Período del Viaje Desde Hasta

Duración Estadía (en días)

Motivo del Viaje

Viático Base PESOS DÓLAR EURO

Ajuste (si corresponde)

Viático Final o Nacional (diario) PESOS DÓLAR EURO

Viatico diario

x x 50% = pesos

(Días sin alojamiento) (Viático Final) (Moneda)

x x 100% = pesos

(Días con alojamiento) (Viático Final) (Moneda)

Total viático solicitado pesos

(Moneda)

AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD DE VIATICO

Nombre Persona de Contacto en la Unidad

anexo

e-mail

Fecha recepción Contabilidad

FIRMA RESPONSABLE DEL VIATICO

T/C

VºBº CONTABILIDAD

factor

VºBº JEFATURA

SOLICITUD DE VIATICO

VIATICO A CANCELAR

DETERMINACION MONTO VIATICO


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Anexo 5

D IA | MES | A Ñ O


Nº Orden de Compra

Nombre Funcionario

Rut Unidad/Proyecto/Caja

Destino del Viaje

Fecha de Inicio Fecha de Término

PESOS DÓLAR EURO

Nº días con viático completo X =

Nº días con viático sin pernoctar X X 50% =

MONTO REAL DEL VIATICO CONSUMIDO

MONTO DEL VIATICO SOLICITADO

SALDO A FAVOR FUNCIONARIO

SALDO A REINTEGRAR

AUTORIZACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN DEL VIATICO

Nombre Persona de Contacto en la Unidad

anexo

e-mail

JUSTIFICACION DE VIATICO

LIQUIDACION DEL VIATICO

Fecha recepción Contabilidad

FIRMA RESPONSABLE DEL VIATICO VºBº JEFATURA VºBº CONTABILIDAD


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Anexo 6

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES En Santiago de Chile, a … de ……., 201… entre la Universidad Católica de Chile, representada por la Jefa de Remuneraciones doña María Isabel Soler, RUT 07.115.891-8, ambos domiciliados en Avda. Bernardo O´Higgins Nº 340 por una parte y por otra don (a) …………………., rut ……………………, nacionalidad …………………. domiciliado en …………, calle ……………….., comuna ……………, se ha convenido el siguiente contrato de prestación de servicios profesionales: PRIMERO: La Universidad encarga a don (a) ………………………. a quién acepta la realización del siguiente encargo profesional: …………………….., Proyecto …………………. SEGUNDO: Por el encargo profesional antes descrito, la Universidad pagará a don (a) ……………… honorario por horas trabajadas, valor hora de $ …….. Este pago se hará contra boleta de prestación de servicios profesionales y por dicho concepto sehará la retención del impuesto que corresponda. TERCERO: La gestión profesional antes referida será efectuada por el Sr. (a) …………………………. sin subordinación o dependencia de la Universidad de ningún tipo, sin el cumplimiento de una jornada u horario de trabajo ni vinculación laboral alguna, y sin la dirección inmediata o mediata de la Universidad o sus mandatarios. CUARTO: El presente contrato terminará el día ……….., fecha en la cual el Sr (a) …………………. deberá haber concluído totalmente el encargo profesional descrito en la claúsula primera del presente contrato. QUINTO: La Universidad se reserva expresamente el derecho de poner término al presente contrato en cualquier momento, aún sin expresión de causa, en cuyo caso pagará al Sr (a) ……………………… el valor proporcional de lo trabajado hasta dicho momento. SEXTO: El Sr (a) ………………………… está en conocimiento que su trabajo en el Proyecto ……………………………………………….. significa que existe prohibición de revelar a terceros en forma oral o escrita, información sobre procesos o metodologías del trabajo que se efectúa. SEPTIMO: La Universidad no se obliga a pagar ninguna otra remuneración, gasto de viático u obligación que la descrita en la cláusula segunda del presente contrato. OCTAVO: El presente contrato de prestación de servicios profesionales se extiende en dos ejemplares de un mismo tenor, uno de los cuales queda en poder de la Universidad y el otro en poder del profesional. Las partes fijan su domicilio en la comuna de Santiago, sometiéndose a la jurisdicción de sus tribunales ordinarios. -------------------------------- ------------------------------------------------ FIRMA DEL PRESTADOR PP UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE


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