FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA … · 2015-07-28 · 7.1.2 Estrategia Web y redes...
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FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS – FMI TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN PROVEEDOR QUE EJECUTE LA ESTRATEGIA DE DIVULGACIÓN Y COMUNICACIONES DEFINIDA EN EL MARCO DEL CONVENIO CELEBRADO ENTRE EL FONDO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES Y EL FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MIPYMES. COM 004 Bogotá D.C. JULIO DE 2015
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FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS – FMI
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN PROVEEDOR QUE EJECUTE LA ESTRATEGIA DE DIVULGACIÓN Y COMUNICACIONES DEFINIDA EN EL MARCO DEL CONVENIO CELEBRADO ENTRE EL FONDO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES Y EL FONDO DE MODERNIZACIÓN E
INNOVACIÓN PARA LAS MIPYMES.
COM 004
Bogotá D.C. JULIO DE 2015
Contenido
1. ANTECEDENTES ......................................................................................................................... 4
1.1 EL FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y
MEDIANAS EMPRESAS .............................................................................................................. 4
1.2 ANTECEDENTES DE LA CONTRATACIÓN .............................................................................. 5
1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ............................................................................... 7
2. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 8
3. OBJETO DE LA INVITACIÓN ........................................................................................................ 9
4. TÉRMINOS JURÍDICOS ............................................................................................................. 10
4.1. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE ........................................................................................ 10
4.2. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA ......................................................... 10
4.3 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ....................................................................... 10
4.4 CLÁUSULA DE RESERVA ..................................................................................................... 11
4.5 PROPIEDAD INTELECTUAL ................................................................................................. 11
4.6 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ........................................................................... 11
5. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES ................................................................................... 12
5.1 ESTUDIOS PARA PARTICIPAR EN EL CONCURSO ............................................................... 12
5.2 INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA .......................................................... 12
5.3 REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA ................................................... 12
5.3.1 CAPACIDAD FINANCIERA ............................................................................................ 14
5.4 CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN ................................................................................... 14
5.5 FORMULACIÓN DE INQUIETUDES ..................................................................................... 15
5.6 CIERRE Y ENTREGA DE LA PROPUESTA .............................................................................. 15
6. EVALUACIÓN ........................................................................................................................... 16
6.1. CRITERIOS DE DESEMPATE ............................................................................................... 17
6.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE .................................................................... 17
6.3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO ......................................................... 18
6.4 METODOLOGÍA .................................................................................................................. 19
6.5. VALOR AGREGADO ........................................................................................................... 20
6.6 PROPUESTA ECONÓMICA .................................................................................................. 20
7. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA ..................................................................... 21
7.1. ALCANCE DE LA PROPUESTA ............................................................................................ 21
7.1.1. Implementación del Plan Estratégico de Comunicaciones ....................................... 21
7.1.2 Estrategia Web y redes sociales .......................................................................... 24
7.1.3 Eventos ................................................................................................................ 24
7.1.4 Pauta Publicitaria ................................................................................................ 26
7.2. CRONOGRAMA DE ENTREGA DE PRODUCTOS Y FORMA DE PAGO ................................. 27
8. RECHAZO DE PROPUESTAS ...................................................................................................... 28
9. DECLARATORIA DESIERTA ....................................................................................................... 28
10. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ....................................................................................... 29
10.1 PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA........................................................................ 29
10.2 DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA ............................................................................ 29
11. EL CONTRATO ........................................................................................................................ 30
11.1 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO ......................................................................................... 30
11.2 OBLIGACIONES DEL FONDO ............................................................................................ 31
11.3 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA .................................................................................. 31
11.4 DURACIÓN DEL CONTRATO ............................................................................................. 31
11.5 NO EXCLUSIVIDAD ........................................................................................................... 32
11.6 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO .................................................................... 32
11.7 GARANTÍA DEL CONTRATO ............................................................................................. 32
11.8 SUBCONTRATOS .............................................................................................................. 33
1. ANTECEDENTES
1.1 EL FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y
MEDIANAS EMPRESAS
En las bases de la Ley 1753 de 2015, Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018, (TODOS
POR UN NUEVO PAÍS) se establece como una de las estrategias para la Competitividad
Estratégica e Infraestructura del país, el Fortalecimiento de las Capacidades
Tecnológicas de las Empresas y en este sentido el apoyo a los Encadenamientos
Productivos toma especial importancia.
“El tercer objetivo está orientado a ampliar tanto los encadenamientos
horizontales como los encadenamientos verticales de las empresas. En relación
con los encadenamientos verticales se buscará crear competencias y
capacidades tecnológicas en los proveedores de bienes y servicios de las
medianas y grandes empresas (empresas ancla). En cuanto a los
encadenamientos horizontales se buscará aprovechar economías de
aglomeración para mejorar la productividad y competitividad en el mercado.
Para ello se continuará apoyando mediante recursos de cofinanciación no
reembolsables proyectos y actividades dirigidas a fortalecimiento de las
cadenas productivas desde Fondo de Modernización e Innovación para las
Micro, Pequeñas y Mediana Empresa”
Por otro lado, en las bases de la misma ley, se establece que Bancoldex, como banco
de crecimiento empresarial del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, ajustará
su oferta de servicios financieros y no financieros acorde con la política de desarrollo
productivo, y continuará la administración del Programa de Transformación Productiva
(PTP), y el Fondo de Modernización e Innovación paras las Micro, Pequeñas y
Medianas Empresas.
A su turno, el artículo 13 de la Ley 1753 de 2015 (Plan Nacional de Desarrollo 2014-
2018) estableció lo siguiente:
Artículo 13º. Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas y Unidad de Desarrollo e Innovación: Unifíquese en un sólo patrimonio autónomo el Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas y Unidad de Desarrollo e Innovación, creados por la Ley 590 de 2000 y 1450 de 2011. Este patrimonio
autónomo, se regirá por normas de derecho privado, y será administrado por el Banco de Comercio Exterior S.A. (Bancóldex), de acuerdo con los lineamientos que fije el Gobierno Nacional a través de la Política pública que para el efecto defina el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Los recursos que integrarán el patrimonio autónomo son los siguientes:
1. Recursos provenientes del Presupuesto General de la Nación.
2. Recursos aportados por las entidades nacionales, territoriales o por particulares a través de convenios o trasferencias.
3. Donaciones. 4. Recursos de cooperación nacional o internacional. 5. Rendimientos financieros generados por los recursos
entregados, los cuales se reinvertirán de pleno derecho en el vehículo.
6. Las utilidades del Banco de Comercio Exterior (Bancóldex) previa aprobación del CONPES.
7 Los demás recursos que obtenga o se le asignen a cualquier título.
Los gastos de funcionamiento y administración en que
incurra por la operación de este patrimonio se reintegrarán
a Bancóldex.
1.2 ANTECEDENTES DE LA CONTRATACIÓN
El artículo 4º de la ley 1341 de 2009 establece que el Estado intervendrá en el sector
de tecnologías de la información y las comunicaciones para lograr fines tales como
promover el desarrollo de contenidos y aplicaciones, la prestación de servicios que
usen TIC y la masificación de Gobierno en Línea, además de incentivar y promover el
desarrollo de la industria de tecnologías de la información y las comunicaciones para
contribuir al crecimiento económico, la competitividad, la generación de empleo y las
exportaciones.
En este sentido y con la finalidad de contribuir con la iniciativa del Estado de intervenir
en el sector de tecnologías de la información y las comunicaciones, el Fondo TIC y EL
FONDO celebraron convenio 865 del 16 de diciembre de 2013, el cual por objeto:
“aunar recursos y capacidades de orden técnico, tecnológico, administrativo y
financiero por parte del FONDO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS
COMUNICACIONES – FONTIC y EL FONDO, para la ejecución de convocatorias
regionales y sectoriales que, en el marco e la iniciativa MiPyME Digital y a través de la
generación de competencias y capacidades en TIC así como el monitoreo y difusión de
las mismas, lleven a incrementar el uso y apropiación de aplicaciones y contenidos
digitales así como la masificación de TIC en las MiPyME colombianas a través de los
aportes para fomento que realice el FONTIC y EL FONDO utilizando como herramienta
la cofinanciación no reembolsable de proyectos tecnológicos que permitan mejorar la
productividad y competitividad de las MiPyME, bajo la normativa y esquema de
operación que rige al FONDO”.
A partir de la celebración del Convenio, el Fondo TIC y EL FONDO trabajaron en el diseño, ejecución, control, seguimiento y supervisión de la “Convocatoria Nacional para el apoyo a la implementación de aplicaciones informáticas que mejoren la conectividad de las MiPyME colombianas” para que gremios, cámaras de comercio, asociaciones empresariales y empresas ancla que cuenten con MiPyME en su cadena productiva (como comercializadores, proveedores o asociados del sector), apoyen y apadrinen MiPyME’s en su sector para llevarles aplicaciones que impacten positivamente su negocio, con la cual se concluyó la primera fase del propósito de masificar el uso de internet en las empresas colombianas.
De la citada convocatoria resulta relevante indicar lo siguiente:
El propósito de la convocatoria fue desarrollar aplicaciones que además de
optimizar procesos de negocio que se realizan por las empresas de forma
manual, acercan a las Mipymes colombianas a todos los beneficios de Internet.
En esta convocatoria los proponentes fueron empresas Ancla que desarrollaron
una aplicación para que sus proveedores o distribuidores, que al inicio del
proyecto no estaban conectados a Internet, lo hagan. Igualmente, han sido
proponentes las Cámaras de Comercio, las asociaciones o gremios que
implementan aplicaciones en internet para conectividad de un grupo de
empresas pertenecientes a un clúster
CIFRAS: Conectividad de más de 34.000 Mipymes Colombianas a través de los 44
proyectos cuyo valor total asciende aproximadamente a $88.500 Millones, de los
cuales El Ministerio TIC a través del Fondo ha asignado $56.000 Millones y la
empresa privada ha aportado cerca de $32.500 Millones.
Las Mipymes beneficiadas con la convocatoria pertenecen a los departamentos
de Amazonas, Antioquia, Arauca, Atlántico, Bogotá, Bolívar, Boyacá, Caldas,
Caquetá, Casanare, Cauca, Cesar, Choco, Córdoba, Cundinamarca, Guajira,
Magdalena, Meta, Nariño, Norte de Santander, Putumayo, Quindío, Risaralda,
Santander, San Andrés Sucre, Tolima, Valle del Cauca.
RESULTADOS: Gracias a la alianza MINTIC y el Fondo, las Mipymes Colombianas
han:
o Apropiado las TIC en sus negocios e impulsando el desarrollo de soluciones
innovadoras, a la medida de sus necesidades, como son las Killer Apps.
o Optimizado sus procesos a través de la apropiación de las TIC, siendo más
competitivas.
o Aportado al dinamismo de la cadena de la industria TIC (Proveedores de
conectividad, proveedores de dispositivos, desarrolladores de soluciones,
desarrolladores de software, etc) debido al consenso generado alrededor
de los proyectos.
o El trabajo conjunto del Ministerio TIC y el Fondo, apoyó el cumplimiento de
la meta de gobierno de conectividad de Mipymes. En marzo de 2015 más
del 60% de las Mipymes formales en Colombia estaban conectadas a
Internet, superando así la meta inicial (50% en agosto del 2014).
Parte importante del convenio es la divulgación de los resultados de la Convocatoria,
que permita presentar no solo el cumplimiento en la ejecución de los recursos si no
también los resultados que la conectividad ha traído para las Mipymes y para el
fortalecimiento de las cadenas productivas de las cuales hacen parte. De esta forma
nuevas empresas Ancla se motivan a participar de la convocatoria y por su parte, las
Mipymes, conocen las alternativas que Internet tiene para el fortalecimiento y
crecimiento de su empresa.
1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Una de las obligaciones del FONDO estipuladas en el convenio firmado con el FONTIC
es “Coordinar y realizar conjuntamente con el MINTIC/FONTIC, eventos de promoción
y divulgación de las convocatorias”.
A partir de los resultados evidenciados y con el objetivo de apoyar la divulgación de los
mismos, así como las convocatorias objeto del convenio, el Fondo y el Ministerio TIC,
diseñaron un plan de divulgación y comunicaciones de la iniciativa.
El plan diseñado contempla la realización de diferentes actividades que permitan,
entre otros aspectos:
Dar a conocer los resultados de la alianza
Fomentar en las empresas Ancla el fortalecimiento de sus cadenas productivas
gracias a las TIC.
Motivar a las Mipymes al aprovechamiento de las TIC como herramienta para su
gestión y mejora de la productividad.
Sensibilizar a los desarrolladores de aplicaciones sobre la importancia y el
potencial que el mercado de las Mipyme puede tener en su negocio, fomentando
el desarrollo de aplicaciones ajustadas a estas empresas
Diseñar e implementar nuevas iniciativas de comunicaciones dirigidas a los tres
públicos objetivos (Empresa Ancla, MiPymes y Desarrolladores de aplicaciones).
Con el desarrollo de la presente convocatoria se pretende contratar a un proponente que
ejecute la estrategia de comunicaciones definida para las actividades que se han desarrollado
en el marco del Convenio celebrado entre EL FONDO y el Fondo TIC.
2. DEFINICIONES
Para efectos de los presentes términos de referencia, se adoptan las siguientes definiciones: a) APLICACIONES: Es un software cuya principal característica es reemplazar total o
parcialmente un servicio o proceso hecho de forma tradicional (que no involucra TIC1). En el contexto de esta convocatoria, puede tratarse de aplicaciones móviles, de aplicaciones de computación en la nube o de aplicaciones basadas en web, que resuelven problemas específicos de desempeño del negocio de los Beneficiarios.
b) CADENA PRODUCTIVA. Es un conjunto de actividades que involucran desde la producción primaria de bienes intermedios hasta la comercialización de un producto en específico, siendo elementos críticos de la cadena los intermediarios que se insertan entre cada eslabón
c) DESARROLLO DE CADENAS PRODUCTIVAS. Es un mecanismo que apoya la integración y fortalecimiento empresarial de MiPyME pertenecientes a la cadena de valor de una entidad tractora/ demandante o ancla, con el objetivo de incrementar la productividad y competitividad de sus actores
1 TIC: Tecnologías de la Información y Comunicaciones
d) EMPRESA ANCLA: Es la empresa que jalona el crecimiento empresarial rápido, rentable y sostenido, de las Mipymes que hacen parte de sus cadenas de distribución o proveeduría, con el objetivo de incrementar la productividad y competitividad de los actores de las mismas.
e) EL FONDO: Es el Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas creado por el artículo 44 de la Ley 1450 de 2011.
f) MINTIC: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. g) MIPYME. De conformidad con la ley 905 del 2004, por la cual se modifica la ley
590 del 2000, los criterios vigentes para definir una micro, pequeña o mediana
empresa, son los siguientes:
Microempresa: a) Planta de personal no superior a los diez (10)
trabajadores y b) Activos totales excluyendo la vivienda por valor inferior a
quinientos uno (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Pequeña Empresa: a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50)
trabajadores, y b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y
menos de cinco mil (5.001) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Mediana Empresa: a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, y b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) y treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes
h) PROPUESTA: Es la oferta que presenta a esta convocatoria un proponente. i) PROPONENTE: Corresponde a la empresa (Puede ser persona natural o jurídica,
nacional o extrajera) que presenta una propuesta conforme con los presentes términos de referencia.
3. OBJETO DE LA INVITACIÓN
Contratar los servicios de producción y ejecución de la estrategia de promoción, divulgación y comunicaciones de las actividades desarrolladas en el marco del Convenio 865 suscrito entre el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicaciones a través del Fondo de Tecnologías de la información y las comunicaciones - FONTIC y EL FONDO, de conformidad con lo establecido en los presentes Términos de Referencia El Proponente deberá presentar la propuesta la cual debe cumplir los siguientes
objetivos:
Dar a conocer los resultados de la alianza.
Fomentar en las empresas Ancla el fortalecimiento de sus cadenas productivas
gracias a las TIC.
Motivar a las Mipymes al aprovechamiento de las TIC como herramienta para su
gestión y mejora de la productividad.
Sensibilizar a los desarrolladores de aplicaciones sobre la importancia y el
potencial que el mercado de las Mipyme puede tener en su negocio, fomentando
el desarrollo de aplicaciones ajustadas a estas empresas.
Diseñar e implementar nuevas iniciativas de comunicaciones dirigidas a los tres
públicos objetivos de la Iniciativa MiPyme Vive Digital – MINTIC e Innpulsa
MiPyme.
El público objetivo de la estrategia de comunicación está representado por:
o Empresas Ancla
o Mipymes
o Desarrolladores de aplicaciones
o Gobierno: Ministerios y entidades gubernamentales en cuyo plan de acción esté
involucrado el fortalecimiento de las Micro Pequeñas y Medianas empresas.
EL FONDO se reserva el derecho a decidir si ejecuta o no la totalidad de las actividades relacionadas en la propuesta de la entidad seleccionada.
4. TÉRMINOS JURÍDICOS
4.1. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
El proceso de selección y la contratación que de él se derive, se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano.
4.2. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA
El Proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada durante el proceso de selección de Proponentes. EL FONDO, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que El Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es veraz y corresponde a la realidad. No obstante, EL FONDO, podrá verificar toda la información suministrada por el Proponente.
4.3 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
El Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del FONDO o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de selección y contratación o por cualquier otro motivo, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el
objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.
4.4 CLÁUSULA DE RESERVA
EL FONDO se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria, y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de las entidades que presentaron propuesta.
4.5 PROPIEDAD INTELECTUAL
El material que se llegue a desarrollar o a realizar en cumplimiento del contrato que se adjudique o como resultado directo o indirecto del mismo, será propiedad del FONDO y el MINTIC, por lo que El Proponente reconoce expresamente que no tendrá ningún derecho sobre el material elaborado, ni intentará obtener ningún tipo de título o registro de propiedad sobre los mismos en su favor. Así mismo, el Proponente seleccionado renuncia a cualquier derecho de propiedad, reproducción, distribución, comunicación pública y transformación que pueda recaer o sea titular EL FONDO y el MINTIC, renuncia que se entiende realizada con la presentación de una propuesta a la presente convocatoria.
4.6 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
Cada Proponente deberá incluir a su propuesta una garantía de seriedad de la oferta, con una suma asegurada igual al veinte por ciento (20%) del valor total de la propuesta, la cual podrá consistir en una garantía bancaria a primer requerimiento (on-demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria para el FONDO. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de Referencia y a las disposiciones legales vigentes. Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros, siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex). La garantía deberá ser válida por un periodo mínimo de cuatro (4) meses contados a partir de la fecha de cierre de la convocatoria.
La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex – Fondo de Modernización e Innovación para la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, NIT. 900.457.656-8, la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de Referencia o en el Contrato.
5. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES
5.1 ESTUDIOS PARA PARTICIPAR EN EL CONCURSO
Corresponde a todo proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la propuesta, asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, los cuales no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto. La presentación de una propuesta implicará que el proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos.
5.2 INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA
Las propuestas recibidas que no cumplan los requisitos y no vengan acompañadas de la documentación exigida en estos Términos de Referencia, serán excluidas del proceso de evaluación. Si el Proponente lo estima conveniente, podrá adicionar a su propuesta información suplementaria a la solicitada en estos términos de referencia, siempre y cuando dicha información sea suministrada dentro del término establecido para la entrega de las Propuestas, o por solicitud del FONDO por medio de un oficio. La propuesta debe ser presentada en Español, en medio físico y digital. Se solicita que todas las páginas estén enumeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta. No obstante lo anterior, la falta de dicha numeración no ocasionará el rechazo de la propuesta o inhabilitación de su evaluación.
5.3 REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA
Los proponentes deberán cumplir los siguientes requisitos:
Ser personas naturales o jurídicas nacionales, que cumplan con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia. Los Proponentes podrán participar a través de la figura de consorcios o uniones temporales, en dicho caso tendrán aplicación las siguientes reglas: 1. Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de
la unión temporal o consorcio según se trate en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los efectos de la presentación de la propuesta de la eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la convocatoria).
2. No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que la responsabilidad de los miembros será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato.
3. La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse por, y cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima.
4. Cada uno de los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y capacidad financiera deberá acreditarse en su totalidad por al menos uno de los miembros del consorcio o unión temporal, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes.
5. La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.
6. El formato de vinculación de clientes deberá ser diligenciado en su totalidad por cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal además de entregarse toda la información de cada uno de los participantes exigida en los presentes términos de referencia y el formato de vinculación de clientes.
EL PROPONENTE deberá contar con un mínimo de cuatro (4) años de existencia a la fecha de presentación de la propuesta. EL PROPONENTE deberá acreditar la experiencia establecida en los presentes términos de referencia en el numeral 6.2.
El equipo de trabajo que presente EL PROPONENTE deberá cumplir con los requisitos de experiencia establecidos en los presentes Términos de Referencia en el numeral 6.3.
Tener la capacidad financiera exigida en el numeral 5.3.1
El Proponente favorecido debe estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto del contrato con base en el cronograma del proyecto (numeral 7.2) disponibilidad que se presumirá con la sola presentación de la Propuesta.
Aportar oportunamente toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia.
5.3.1 CAPACIDAD FINANCIERA
El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de
sus obligaciones contractuales, de acuerdo con criterios de evaluación de ingresos,
capacidad o suficiencia operativa y endeudamiento.
Para la validación de esta información, el proponente deberá diligenciar el formato
anexo de vinculación y deberá adjuntar la totalidad de la documentación solicitada.
Con base en los Estados Financieros entregados por el Proponente se calcularán los
siguientes indicadores financieros
Con base en los Estados Financieros entregados por el Proponente se calcularán los
siguientes indicadores financieros.
Capital de trabajo neto = Activo Corriente – Pasivo Corriente
Razón de liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente
Razón de Endeudamiento = Pasivo / Total Pasivo + Patrimonio
El análisis de la situación financiera y respaldo que ofrece cada uno de los proveedores
se realiza con base en los indicadores financieros enunciados anteriormente
promediando el resultado de los periodos analizados.
Para evaluar la capacidad financiera, los proponentes deben cumplir como mínimo los
siguientes parámetros:
El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez (10%) del valor de la
propuesta.
La razón de liquidez debe ser mayor o igual a uno (1).
La razón de endeudamiento no debe ser superior al setenta por ciento (70%).
5.4 CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN
El Desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente cronograma, el cual podrá ser modificado por EL FONDO, mediante adenda a los presentes términos de referencia.
EVENTO FECHA
Apertura y publicación de los Términos de Referencia
28 de julio
Formulación y radicación o envío de inquietudes por parte de los proponentes al FONDO
3 al 5 de agosto
Respuesta de inquietudes enviadas por los proponentes al FONDO
6 de agosto
Cierre y entrega de las propuesta Fecha límite: 12 de agosto
5.5 FORMULACIÓN DE INQUIETUDES
Las inquietudes o preguntas relacionadas con los presentes Términos de Referencia, que surjan por parte de los proponentes, deberán ser presentadas en la fecha relacionada en el numeral precedente, mediante comunicación escrita al correo electrónico [email protected], indicando en el asunto la referencia de esta convocatoria: COM004. EL FONDO, publicará en su página web (www.innpulsacolombia.com) las respuestas a las inquietudes formuladas por los Proponentes, siempre y cuando, las mismas se presenten en la fecha y en los términos indicados en estos Términos de Referencia.
5.6 CIERRE Y ENTREGA DE LA PROPUESTA
Los proponentes deberán presentar las Propuestas de conformidad con el numeral 7 de los presentes Términos de Referencia, a más tardar en la fecha indicada en el numeral 5.4 antes de las 4:30:00 pm, en la Calle 28 No. 13 A – 15, piso 39 , Bogotá D.C., Oficina de Correspondencia de Bancóldex, dirigidas a CLAUDIO MORENO LOPEZ, Gerente ( E) del Fondo de Modernización e Innovación para las Mipymes. El Fondo hará constar en recibo entregado a la persona que radique la propuesta, la
fecha y hora de presentación.
No se validarán propuestas presentadas vía correo electrónico. La fecha de cierre no se modificará o aplazará, salvo que el Fondo lo considere conveniente. La ampliación del plazo se dará a conocer mediante adenda que se publicará en la página Web www.innpulsacolombia.com antes de la fecha de cierre
Las propuestas que fueran presentadas más allá de la hora de cierre no serán objeto de evaluación y por consiguiente no serán tenidas en cuenta en el proceso de adjudicación por haber sido presentadas de forma extemporánea.
6. EVALUACIÓN
El proceso de evaluación de la Propuesta tendrá en cuenta los siguientes criterios:
Experiencia Específica: Considera la experiencia del Proponente en la
realización de consultorías similares
Experiencia del Equipo de Trabajo: Considera la experiencia del equipo de
personas que intervendría en la implementación de la estrategia de
comunicaciones, y su dedicación.
Aspectos Económicos: Los aspectos económicos evalúan el planteamiento de la
propuesta en términos de costo, duración y requerimientos obligatorios y
adicionales.
Valor agregado: Evalúa las propuestas y/o servicios adicionales que el
Proponente incluya en su propuesta y no estén enunciados en estos Términos
de Referencia.
Metodología: metodología de trabajo que emplearía para la prestación de cada
uno de los servicios a contratar.
Estos criterios serán evaluados así:
EVALUACION PUNTAJE MAXIMO
Experiencia Especifica 25%
Experiencia del equipo de trabajo 25%
Aspectos Económicos 25%
Valor agregado 15%
Metodología 10%
Capacidad Financiera Habilita / No habilita
Total 100%
El fondo se reserva el derecho a definir internamente una metodología que le permita asignar el puntaje correspondiente a cada ítem de evaluación, en pleno respeto de los principios generales de equidad y justicia
Nota: La evaluación de los criterios técnicos (antes de la propuesta económica) deberá tener un puntaje mínimo equivalente al sesenta y cinco por ciento (65%). Las propuestas que no obtengan dicho puntaje NO serán tenidas en cuenta para el proceso de adjudicación. Las propuestas que alcancen este puntaje, en los aspectos técnicos, pasarán a la evaluación económica. El Fondo adjudicará la propuesta que obtenga el mayor puntaje teniendo en cuenta lo indicado en los párrafos precedentes. En el caso en que la propuesta no sea seleccionada, ésta y todos sus anexos deberán ser reclamados por el proponente en un plazo máximo de quince (15) días hábiles posterior a la notificación por parte del Fondo. Cumplido este plazo, si el proponente no reclama la documentación, se procederá con su destrucción
6.1. CRITERIOS DE DESEMPATE
Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total
obtenida, el criterio de desempate será el menor valor de la propuesta económica.
El proponente que acredite que por lo menos el 10% de su nómina la conforman empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997 debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta. Si la propuesta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, el integrante del proponente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio o la Unión Temporal y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la propuesta. En todo caso; en el evento que la propuesta seleccionada sea aquella que acredite cumplir con esta condición, los empleados deberán mantenerse vinculados por un lapso igual al plazo del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente convocatoria
6.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE
El Proponente deberá acreditar y contar con mínimo cuatro (4) años de experiencia
comprobada en el diseño e implementación de estrategias de comunicaciones y cuatro
(4) años en el diseño y ejecución de eventos promocionales para empresas
colombianas y/o extranjeras y/o programas gubernamentales.
Para acreditar la experiencia exigida el Proponente deberá aportar mínimo tres (3)
certificaciones emitidas por clientes del sector público, privado o mixto, a los cuales les
haya desarrollado, elaborado e implementado estrategias de comunicaciones similares
a la que se solicita por un valor mínimo de ciento cincuenta millones de pesos
($150.000.000.oo) en cada uno de los contratos. Igualmente, deberá aportar mínimo
dos (2) certificaciones emitidas por clientes del sector público, privado o mixto, a los
cuales les haya diseñado y desarrollado eventos de promoción de más de 100
personas.
Cada certificación deberá tener como mínimo la siguiente información:
I. Nombre o razón social del contratante
II. Nombre o razón social del contratista
III. Objeto del servicio o contrato
IV. Calificación del servicio (excelente, bueno, regular) o estado de cumplimiento
del contrato
V. Valor del contrato
VI. Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio, plazo de ejecución del contrato y
fecha de liquidación, según corresponda.
VII. Dirección y teléfono del contratante
VIII. Certificación del cliente de entrega a satisfacción de los productos contratados
IX. Fecha de elaboración de la certificación
El proponente deberá entregar tres muestras de videos realizados en donde al menos
uno de ellos debe tener animación.
6.3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO
El Equipo de Trabajo deberá ser suficiente e idóneo para cumplir con el objeto de la
presente convocatoria. El Proponente debe conformar como mínimo el siguiente
equipo de trabajo:
CARGO EN EL PROYECTO EXPERIENCIA
1. Director/gerente del proyecto Profesional en Comunicaciones, Periodismo o carreras afines, con la experiencia mínima relacionada con el diseño e implementación de estrategias de comunicaciones. Experiencia Mínima (debe cumplir alguna de las siguientes):
10 años de experiencia más
especialización o maestría en temas
relacionados con la propuesta
O Más de 15 años de experiencia
profesional.
2. Ejecutivo de cuenta (2 personas) Profesional en comunicaciones, mercadeo o periodismo carreras afines con mínimo cuatro (4) años de experiencia en temas relacionados con el diseño e implementación de estrategias de comunicaciones, generación de contenidos y relaciones con medios de comunicación.
3. Ejecutivo de cuenta BTL Profesional en áreas como publicidad, mercadeo, periodismo y/o afines con mínimo 3 años de experiencia en este tipo de actividades.
3. Diseñador gráfico Profesional en diseño, con mínimo tres (3) años de experiencia en la elaboración de piezas gráficas para internet e impresos.
4. Community Mannager
Profesional en comunicaciones, mercadeo o periodismo con mínimo (2) años de experiencia en gestión de contenidos digitales con experiencia en el manejo de redes sociales de entidades oficiales o corporativas.
El Proponente deberá indicar para cada uno de los cargos propuestos al interior del Equipo de Trabajo:
El nivel de formación (profesional, técnico o tecnólogo, posgrado),
La experiencia específica relacionada con el cargo a desempeñar (años, meses y
días).
Adicionalmente, el Proponente deberá anexar las hojas de vida detalladas (nivel educativo, experiencia y participación en proyectos similares) del Equipo de Trabajo propuesto para el desarrollo del objeto de la presente convocatoria. El Proponente deberá adjuntar las cartas de intención de cada uno de los integrantes del Equipo de Trabajo, mediante las cuales se manifieste el compromiso de trabajar en el objeto de la presente convocatoria, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato.
6.4 METODOLOGÍA
El proponente deberá especificar las actividades, resultados esperados, y estrategias
para asegurar el logro del objeto del contrato.
Se calificará el aporte metodológico según la coherencia y la consistencia de las
actividades propuestas.
6.5. VALOR AGREGADO
Para la obtención de puntaje por el valor agregado se tendrá en cuenta: el personal adicional al mínimo requerido en estos Términos de Referencia para trabajar en el equipo, la calidad de nuevas iniciativas para complementar la estrategia y todas las nuevas iniciativas que se propongan por el oferente que se puedan llevar a la práctica como por ejemplo:
Nuevas acciones para complementar la estrategia: Acciones adicionales a las de los numerales 7.1.1 y 7.1.2
Servicio de traductor para los contenidos de la página web
Servicio de fotografía para ciertos eventos. (Favor especificar el número de acompañamientos al año o si es ilimitado).
Servicio de grabación en video de alta definición para eventos o entrevistas. (Favor especificar el número de acompañamientos durante la ejecución del proyecto).
Transmisión en directo de eventos.
6.6 PROPUESTA ECONÓMICA
En la Propuesta, el proponente deberá discriminar en su oferta económica el IVA de los
bienes y/o servicios ofertados y todos los impuestos a que haya lugar conforme a las
normas tributarias vigentes. Si el proponente no discrimina el impuesto al valor
agregado (IVA) u otro impuesto y el bien y/o servicio causa dicho impuesto, el FONDO
lo considerará INCLUIDO en el valor total de la oferta y así lo acepta el proponente.
El valor total de la propuesta deberá presentarse en pesos colombianos, la cual no
podrá exceder bajo ninguna circunstancia, la suma de CUATROCIENTOS VEINTE
MILLONES DE PESOS ($420.000.000) incluido el IVA. La Propuesta económica deberá
cubrir todos los gastos en los que incurra el Proponente, incluyendo traslados, gastos
de viajes, tiquetes aéreos y cualquier otro gasto.
En ningún caso el FONDO reembolsará o cubrirá gastos adicionales que superen el
valor de la propuesta presentada o que estén por fuera del límite de los
CUATROCIENTOS VEINTE MILLONES MILLONES DE PESOS ($420.000.000) incluido el
IVA.
Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance del
objeto de la presente invitación y condiciones previstas en estos Términos de
Referencia, así como de las normas tributarias aplicables, será responsabilidad del
Proponente y no se le permitirá ajustar sus precios.
7. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
7.1. ALCANCE DE LA PROPUESTA
El proponente seleccionado se obliga a implementar el plan de comunicaciones
estratégicas definido bajo la alianza MINTIC/ FONTIC – FONDO DE MODERNIZACIÓN E
INNOVACIÓN PARA LAS MIPYMES.
Esta estrategia debe desarrollarse en el tiempo definido en el numeral 11.4 de los
presentes términos de referencia.
A continuación se describen el mínimo de actividades que se deben desarrollar
durante la vigencia del contrato y los entregables correspondientes a cada actividad. El
contratista puede proponer nuevas acciones que serán tomadas como valor agregado:
7.1.1. Implementación del Plan Estratégico de Comunicaciones
Como parte de la metodología, se realizarán dos (2) sesiones estratégicas con el
equipo de comunicaciones del FONDO para analizar las necesidades de comunicación y
la estrategia propuesta.
Con los resultados de las sesiones mencionadas, se ajustará el plan estratégico de
comunicaciones y se definirá el calendario de actividades que incidan positivamente en
las audiencias previamente identificadas.
Entregable: Documento de la revisión de la estrategia de comunicaciones y ajustes aprobados por el Fondo y Ministerio TIC.
El contratista deberá adelantar las siguientes actividades.
a. Producción de comunicados de prensa
El contratista será responsable de la producción de noticias, boletines y comunicados,
realizando el levantamiento de la información según necesidades del equipo de
comunicaciones del FONDO y previo su visto bueno. Además deberá gestionar la
publicación de dichos contenidos en los distintos medios de comunicación.
Como anexo a esta labor, el contratista será responsable de realizar el monitoreo de
las notas publicadas y elaborar un análisis mensual con las noticias relacionadas con la
alianza MINTIC/FONTIC - FONDO que hayan sido publicadas en medios de
comunicación nacionales e internacionales.
Entregables: Dos (2) Comunicados mínimo al mes y análisis de las noticias relacionadas
con la alianza MINTIC /FONTIC - FONDO
b. Desarrollar estrategia de relacionamiento con medios
El contratista será responsable de generar reuniones con los distintos directores de
medios del país, para relacionar a los voceros de la alianza. Esta actividad incluirá
construir una línea de mensaje específica para cada cita, dependiendo de las
necesidades que genere la coyuntura del momento.
La estrategia incluye además gestionar la publicación de noticias de la alianza o la
realización de entrevistas de los voceros con los editores o periodistas de los más
importantes medios económicos del país. Para ello, también se deberá construir línea
de mensaje.
Entregables: Realización efectiva de al menos dos (2) entrevistas al mes para el vocero
designado por la alianza MINTIC/ FONTIC – FONDO
Publicación ante los medios de comunicación de los comunicados producidos al mes.
Publicaciones en los especiales de los medios de comunicación relacionados con el
tema de conectividad, productividad, competitividad, desarrollo empresarial de las
Mipymes.
c. Entrenamiento a vocero
El contratista será responsable de realizar las sesiones que sean necesarias para
entrenar como vocero a la persona (s) designada (s) por la alianza. Esto pensando no
solo en las intervenciones en los medios de comunicación, sino también entregar
herramientas que sirvan para la mejor elocuencia en reuniones o discursos en eventos
cerrados.
Entregable: Informe sobre las sesiones realizadas durante el mes.
d. Visitas a las regiones El contratista será responsable de realizar la estrategia de comunicaciones en las
regiones, para lo cual se realizarán visitas a las regiones con el vocero designado donde
se deberá coordinar, rondas de medios, visitas o entrevistas con directores de
principales medios, televisión y prensa, encuentro con columnistas. Para ello, el
contratista deberá realizar convocatorias, gestión de citas, comunicados, línea de
mensaje. Se realizará una visita mensual durante el periodo del contrato.
Entregable: Informe sobre las visitas realizadas a las regiones.
e. Diseño gráfico El contratista realizará como parte de la implementación del Plan Estratégico de
Comunicaciones- el diseño de todas las piezas gráficas que se requiera durante el
contrato. El contratista correrá con todos los gastos relacionados con el trabajo de
diseño gráfico y el Fondo con la respectiva producción.
El tipo de piezas gráficas como broshures, volantes, afiches, pendones, Merchandising,
presentaciones en power point, prezi, keynote, las fechas de diseño y entrega de artes
finales deben establecerse en un cronograma alineado con el Plan Estratégico de
Comunicaciones.
Entregable: Diseño de piezas gráficas demandadas durante el mes por el FONDO.
f. Videos El proponente debe tener la capacidad de conceptualizar y producir los videos que se determinen en la estrategia o que sean requeridos por el FONDO. Se tiene
contemplada la elaboración de un video mensual. Igualmente, debe tener la capacidad de realizar las entrevistas o contenidos necesarios para la producción del video.
Entregable: videos aprobados durante el mes por el FONDO.
7.1.2 Estrategia Web y redes sociales
a. Generación de contenidos y página web El contratista debe prestar los siguientes servicios relacionados con redes sociales:
Generación de contenidos El contratista deberá generar el contenido que será publicado en la página web del FONDO y del Ministerio TIC, de acuerdo con la estrategia definida y bajo un esquema de calendario acordado por ambas partes. Entregable: Informe sobre la generación y actualización de contenidos de la página web demandados durante el mes por el FONDO.
Redes sociales y Web El contratista será responsable de construir una estrategia de redes sociales de la alianza y a la vez, aportar los contenidos. Se debe contemplar como mínimo el uso de redes sociales (youtube, twitter, facebook) para lo que deberá proporcionar una persona que se encargue del manejo de los perfiles en redes sociales y de la actualización de contenidos en los mismos - a partir de los insumos acordados con el equipo de comunicaciones del FONDO durante el tiempo de duración del contrato. Entregable: Documento que especifique una estrategia en redes sociales, su administración y el calendario de actividades que se deberá coordinar con el equipo de comunicaciones del FONDO . .
7.1.3 Eventos
El contratista será responsable de la realización de eventos (incluye: conceptualización, diseño, producción, y realización de eventos) que se requieran en el marco de la estrategia de comunicaciones. Por cada evento que requiera desarrollar, el
Proponente deberá presentar el respectivo presupuesto y previa aprobación por parte del Fondo, se procederá a la ejecución y facturación independiente por cada evento realizado. El proponente al que se le adjudique la propuesta debe tener la capacidad de atender eventos de veinte (20) y hasta quinientos (500) asistentes, además de prestar todo tipo de servicios relacionados con la organización de eventos en cualquier lugar del país a petición del FONDO. El contratista debe responder por el desarrollo (coordinación y montaje) de eventos y actividades de promoción directa, sensibilización y capacitación (estrategias BTL), las cuales deberán ser concertadas conjuntamente con el FONDO. Así mismo, responder por el montaje y desmontaje de elementos publicitarios para las actividades de BTL, en espacios abiertos o cerrados, auditaje en el desarrollo de éstas y velar por el buen manejo de los materiales publicitarios suministrados. Adicionalmente, diseñar los stands para ferias y eventos y para todo tipo de áreas, si las actividades de BTL propuestas así lo contemplan. En caso de que alguna de estas actividades no se desarrolle de acuerdo a las necesidades del FONDO, se deberán tomar los correctivos pertinentes y los costos generados por el reproceso serán asumidos por el Contratista, en caso de que éstos sean debido al mismo. El Contratista deberá realizar un reporte de evaluación de cada actividad desarrollada. En el marco de los eventos a desarrollar, de acuerdo a la estrategia, el contratista debe prestar los servicios de (según se requiera y previa aprobación del presupuesto por parte del Fondo): Streaming: El proponente deberá tener la capacidad para prestar el servicio de streaming en los eventos. Servicio de traducción e interpretación: Capacidad para prestar los servicios de traducción e interpretación simultánea en los idiomas que se requiera teniendo como prioridad el idioma inglés para los eventos desarrollados. Alimentos y bebidas y personal de servicios: El proponente debe tener la capacidad para cotizar, contratar y coordinar con diferentes proveedores menús, menaje e índice de personal de apoyo requerido para los eventos. Coordinación de áreas y servicios: El proponente debe tener la capacidad de alquilar salones y áreas para el desarrollo de los eventos que se realicen en el marco del contrato. Contratación de conferencistas: El proponente debe tener la capacidad para contactar, cotizar, contratar y coordinar a las personas o entidades idóneas que sean expertos en los temas que EL FONDO determine, sean estos nacionales o internacionales.
Permisos: El proponente debe tener la capacidad de realizar toda la gestión para obtener los permisos necesarios en caso que se requieran en el marco de eventos. Operación Logística: El proponente debe tener la capacidad de cotizar, contratar y coordinar con diferentes proveedores o con recursos propios todos los elementos necesarios para desarrollar las actividades tales como: alquiler de sillas, mesas, carpas, tarimas, sonido, luces y ayudas audiovisuales, entre otros. Almacenamiento: El proponente tendrá tener la capacidad de almacenar el stand, material p.o.p. y el material general que el FONDO produzca para el desarrollo de eventos o participación en ellos. Escenografía: El proponente debe tener la capacidad de cotizar, contratar y coordinar con diferentes proveedores o con recursos propios el desarrollo de la ambientación y escenografía de las diferentes actividades que se requieran en el marco del desarrollo del contrato.
7.1.4 Pauta Publicitaria
El contratista será responsable del diseño, producción y coordinación de la pauta publicitaria de acuerdo con la estrategia definida y previa aprobación del FONDO. Los costos correspondientes a la pauta serán asumidos por el FONDO. Deben contemplarse, entre otras, las siguientes actividades:
Negociación de pauta publicitaria : Efectuar las negociaciones del plan de medios de manera conjunta con el FONDO. Trasladar todos los descuentos que concedan los medios de comunicación al FONDO, incluyendo la pauta bonificada
Diseño y Producción de pauta publicitaria: conceptualizar, diseñar y producir el desarrollo de piezas publicitarias en el marco del contrato, tales como: volantes, plegables, pendones, cuñas de radio, comerciales de televisión, avisos etc.
Contratación de pauta publicitaria: capacidad de contratar con medios de comunicación, tradicionales y digitales, la compra de espacios para pautar las piezas publicitarias que se determinen en el marco del contrato.
Planes de medios: El proponente tiene que tener la capacidad de diseñar planes de medios para campañas de publicidad.
Controlar la Pauta. Controlar la pauta correspondiente al plan de medios sea emitida en los diferentes medios, en los horarios, días y espacios ordenados; y entregar los soportes de las publicaciones y/o pauta
Cada mes el contratista deberá entregar un informe mensual en el cual se consolidarán
los entregables mencionados en el numeral 7.1.1 y 7.1.2 asi como los numerales 7.1.3
y 7.1.4 cuando aplique.
7.2. CRONOGRAMA DE ENTREGA DE PRODUCTOS Y FORMA DE PAGO
El proponente debe realizar entregas de informes mensuales en medio físico y a través de correo electrónico al área de comunicaciones del FONDO de acuerdo con el objeto del contrato, y participar en reuniones para discusión y revisión de las mismas, con la persona designada como supervisor del contrato. Adicionalmente, deberá realizar los ajustes necesarios a cada producto, y entregarlo nuevamente de acuerdo con las instrucciones del FONDO. Los informes deberán entregarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del respectivo mes contado a partir de la fecha de celebración del contrato.
PRODUCTOS FECHA DE ENTREGA PORCENTAJE PAGO SOBRE EL
TOTAL DEL PROYECTO
Entregable: Doce informes mensuales de ejecución estrategia de comunicación
Cada informe debe presentarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del respectivo mes contado a partir de la fecha de celebración del contrato.
100% dividido en doce pagos
mensuales vencidos iguales
contra la entrega de
informe respectivo
Para los pagos mensuales se requerirá la entrega de un informe de actividades en el cual se relacionarán las actividades mínimas ejecutadas durante el respectivo mes de conformidad con el plan de trabajo definido conjuntamente con el Fondo de acuerdo con los requerimientos efectuados por este. En el evento que durante el mes se superen las actividades mínimas pactadas a ejecutar, las mismas no generarán cobros adicionales para el FONDO. Asimismo, si la meta mínima de actividades mensuales no
se cumpliere durante el mes porque las mismas no fueron requeridas o demandadas expresamente por el FONDO la cuota mensual se reconocerá sin modificaciones. Para todo pago se deberá presentar factura de venta en legal forma y el entregable respectivo, documentos que deberán contar con el recibo a satisfacción por parte del FONDO. En caso que la estrategia definida incluya la realización de eventos y pauta publicitaria, el proponente debe presentar la propuesta para la realización de la actividad y el valor aprobado se pagará contra la entrega del informe, aprobación del mismo por parte del FONDO y presentación de la respectiva factura.
8. RECHAZO DE PROPUESTAS
Se rechazarán de plano las Propuestas en las que:
a) El Proponente no cumpliere con los requisitos establecidos en estos Términos
de Referencia.
b) No se incluya en la Propuesta TODA la documentación exigida en el numeral
10.2 de estos Términos de Referencia.
c) Se hubiere presentado la Propuesta en forma subordinada al cumplimiento de
cualquier condición.
d) No se incluya la garantía de seriedad, o la garantía aportada no cumpla con los
requisitos establecidos en los Términos de Referencia.
e) Se incluya información que no sea veraz.
f) Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana.
g) La misma empresa se presente en más de una propuesta directa o
indirectamente.
h) El valor de la Oferta sea mayor al valor máximo establecido en los Términos de
Referencia en el numeral 6.6
9. DECLARATORIA DESIERTA
La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos:
Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos
en los términos de referencia.
Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente
sustentados.
Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas.
Cuando no se presente ninguna propuesta.
Cuando ninguna de las propuestas hubiese obtenido el puntaje mínimo
requerido.
10. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
El Proponente presentará una sola propuesta en idioma español en dos ejemplares,
uno en medio físico y otro en medio magnético en formato PDF, almacenadas en
medios magnéticos no re grabables, tales como disco compacto – CD-R, disco versátil
digital DVD-R u otros. En caso de diferencias entre los dos ejemplares, primará la
propuesta presentada en medio físico.
Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar,
debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que entregue de acuerdo con las fechas
establecidas para el cierre de convocatoria. Una vez radicada la Propuesta en la oficina
de correspondencia, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de
información adicional después de la fecha de cierre, a menos que el FONDO lo haya
requerido expresamente de oficio.
La presentación de la propuesta implica que el proponente acepta todas las
condiciones y obligaciones establecidas en los Términos de Referencia
10.1 PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA
La Propuesta tendrá un periodo de validez de cuatro (4) meses, contados a partir de la
fecha de cierre de la convocatoria señalada en el numeral 5.4 de estos Términos de
Referencia.
10.2 DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La Propuesta deberá incluir los siguientes documentos:
I. Carta de presentación de la propuesta dirigida a Claudio Moreno, Gerente
General ( E) del Fondo en la cual indique el nombre, cargo e información de
contacto del responsable a quien se contactará para cualquier asunto
relacionado con la Propuesta; además, deberá declarar expresamente que
acepta los términos y condiciones establecidos en los Términos de Referencia y
en sus adendas y anexos, firmada por el representante legal.
II. Póliza de seriedad de la oferta, de acuerdo con los establecido en el numeral
4.6 anexando adicionalmente el respectivo recibo de pago.
III. Propuesta de conformidad con el numeral 7.1
IV. Propuesta económica, la cual deberá constar en pesos colombianos según lo
establecido en el numeral 6.6.
V. Documentación correspondiente a la experiencia específica del proponente de
acuerdo al numeral de 6.2
VI. Documentación correspondiente a la experiencia específica del equipo de
trabajo de acuerdo al numeral de 6.3
VII. En el evento que aplique, para personas jurídicas nacionales acta del órgano
social respectivo autorizando al Representante Legal de la persona jurídica para
presentar la presente propuesta y celebrar el contrato con Bancóldex como
administrador del FONDO.
VIII. Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario,
cuando se actúe por representación o apostillado si el documento se otorga en
el exterior.
IX. Formato de vinculación para personas jurídicas nacionales (ver anexo),
totalmente diligenciado, firmado y con huella del representante legal, con
todos los documentos anexos.
X. Declaración del proponente (Según anexo) firmado por el representante legal
en el sentido de:
a. No estar incurso en circunstancias que impliquen conflicto de
intereses con Bancóldex y/o Bancóldex como administrador
del FONDO.
b. No estar incurso en alguna causal de inhabilidad o
incompatibilidad, según lo dispuesto en los artículos 8, 9 y 10
de la ley 80 de 1993 en el decreto Ley 128 de 1976 y en el
Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011
c. No estar incurso en un proceso de liquidación
11. EL CONTRATO
11.1 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
Una vez se adjudique el Contrato por parte de EL FONDO se informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del mismo, junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento. En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el Contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier otra circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos Términos de Referencia, EL FONDO podrá contratar con el Proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente. En este caso, EL FONDO podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía. Para efectos de este texto, se entenderá que cuando EL FONDO realice algún acto contractual, lo hará a través de su administrador el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex.
11.2 OBLIGACIONES DEL FONDO
En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, EL FONDO, tendrá las siguientes obligaciones:
Pagar al Contratista la suma debida según los términos del Contrato.
Cooperar con el Contratista para el normal desarrollo del Contrato.
Entregar al Contratista el material e información necesaria para efectos del desarrollo del objeto del Contrato.
11.3 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Contratista tendrá las siguientes obligaciones:
Desarrollar las actividades contratadas, de conformidad con lo establecido en el Contrato y en sus documentos anexos y,
Dar cumplimiento a las demás obligaciones inherentes al objeto del contrato que se encuentren señaladas en el mismo.
11.4 DURACIÓN DEL CONTRATO
El contrato tendrá una duración de doce (12) meses contados a partir de su fecha de legalización.
11.5 NO EXCLUSIVIDAD
El contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente invitación no genera ninguna clase de exclusividad de contratación en favor del contratista, por lo que EL FONDO podrá contratar los servicios objeto de la presente invitación con otras empresas, sin que en ningún caso, dicha práctica pueda ser considerada como un incumplimiento del respectivo contrato.
11.6 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO
Sin perjuicio del control y supervisión interno que deberá establecer el adjudicatario de la presente invitación para supervisar sus actividades, EL FONDO supervisará la ejecución del Contrato, verificando las actividades relacionadas con el mismo. El supervisor del Contrato por parte de Bancóldex como administrador del FONDO, será, para todos los efectos, el Gerente del FONDO o la persona que este delegue por escrito.
11.7 GARANTÍA DEL CONTRATO
Para la ejecución del Contrato, el adjudicatario deberá constituir a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex / Fondo de Modernización e Innovación NIT 900.457.656-8 una garantía bancaria o un seguro de cumplimiento, en formato de entidades particulares, expedido por una compañía de seguros o establecimiento bancario, debidamente autorizado por las autoridades colombianas, el cual deberá contener los amparos que se mencionan a continuación:
Cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) meses más.
Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y demás prestaciones de índole laboral del personal dedicado por el Contratista para la ejecución del Contrato, con una suma asegurada equivalente al treinta por ciento (30%) del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) años y tres (3) meses más.
Calidad de los servicios prestados con una suma asegurada equivalente al veinte por ciento (20%) del precio del contrato y con una vigencia igual a la del contrato tres (3) meses más.
Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex). Con el fin de que la vigencia del seguro sea congruente con el inicio de vigencia del contrato, la cual inicia cuando se produce la legalización del mismo, el seguro deberá presentarse con una vigencia adicional de un (1) mes respecto de las vigencias indicadas en los anteriores numerales..
11.8 SUBCONTRATOS
El adjudicatario de los recursos podrá subcontratar a su propia conveniencia las labores que requiera para la ejecución del Contrato, siempre y cuando por este conducto no se deleguen sus propias responsabilidades. En todo caso, ante EL FONDO, el Contratista será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
