Fondo Social Europeo - Gobierno de Canarias · Fondos Europeos Manual de Usuario-Gestor (FSE) 1....

Versión Documento: 3 Fecha Documento: Febrero 2012 Versión Aplicación: 1.03.13

Fondo Social Europeo

Manual de Usuario

Fondos Europeos Manual de Usuario-Gestor (FSE)

1. Introducción 1

2. Información compartida 3

3. Descripción de la aplicación 6

3.1 Características operativas 6

3.1.1 Botones: 6

3.1.2 Teclas específicas 7

3.1.3 Calendario: 7

3.1.4 Ruta de Archivos: 8

3.1.5 Los botones y 8

3.1.6 Configuración de periodos 8

3.1.7 Aplicar filtro periodos 9

3.2 Pantallas con formato de Rejilla 10

3.2.1 Configuración individual por usuario 11

3.2.2 Ordenación de los datos 12

3.2.3 Selección de filas 12

3.2.4 La barra de herramientas de las rejillas 13

3.2.5 Trabajar con el filtro rápido directo y excluyente 15

3.2.6 Filtro avanzado 16

3.2.7 La opción de búsqueda de las rejillas 17

3.2.8 Contestar a listas de comprobación 17

4. Estructura de la aplicación 21

4.1 Acceso a la Aplicación 23

5. Menú Gestión 24

5.1 Plan Financiero 24

5.2 Indicadores previstos 27

5.3 Gestión de Envíos 29

5.4 Operaciones 32

5.4.1 Detalle de la Operación 35

5.4.2 Creación de nuevas operaciones. 41

5.4.3 Verificaciones y controles de la Operación 42

5.4.4 El botón “Plantilla” o asistente 43

5.4.5 Contratación 44

5.4.6 Otra información financiera 45

5.5 Fichero de contratos 45

5.5.1 Formulario ficha del contrato 47

5.6 Fichero de Gastos. 48

5.6.1 Plantilla de gastos 53

5.6.2 Detalle del documento de Gasto. 54


5.6.3 Elegibilidad de gasto 55

5.6.4 Irregularidad asociada a gastos negativos 57

5.7 Fichero de Indicadores 59

5.8 Relación de Check-List 60

5.9 Informe de ejecución anual. 62

5.10 Declaración Gastos del Gestor 63

5.11 Certificación de gastos 65

5.12 Resumen de indicadores 68

5.13 Comunicación de indicadores por tema prioritario 69

5.14 Fichero de Terceros 70

5.15 Fichero de Beneficiarios 72

5.16 Registro deudores 73

5.17 Registro de irregularidades 73

5.18 Gestión de Documentos 74

5.19 Registro de Subvenciones 80

5.20 Importar documentos de la Contabilidad 82

5.20.1 Selección del archivo que contiene los datos de contabilidad 83

5.20.2 Incorporación de los documentos contables 84

5.20.3 Gestión de estados de los documentos 88

5.21 Importar hojas de Gestores 90

5.22 Importar irregularidades FSE 91

5.23 Importar indicadores 91

6. Menú Informes 93

6.1 Informes 93

6.2 Explotación. Otros informes 93

6.3 Cálculos con documentos de gasto 94

6.4 Generar Informe Resumen 95

7. Menú Verificación 96

7.1 Fichero de Verificaciones 96

7.1.1 Ficha de verificación 97

7.1.2 Generar muestra 100

7.1.3 Estado verificación operación 102

8. Menú Control 105

8.1 Fichero de Controles 105


8.1.1 Ficha de control 106

8.1.2 Generar muestra 108

8.1.3 Estado control operación 111

9. Menú utilidades 113

9.1 Configuración de acceso 113

9.2 Reorganizar Gastos 113

10. Otras opciones 115

10.1 Impresión de documentos 115

10.2 Soporte técnico. 117

11. Instalación del programa Fondos Europeos. 118

11.1 Requisitos del sistema 118

Fondos Europeos 2007-2013 Manual de usuario. Gestor (FSE)

1

1. Introducción

El sistema informático de Fondos Europeos está diseñado para realizar el seguimiento y

control de las actuaciones cofinanciadas por los fondos Estructurales de la Unión Europea.

El sistema desarrollado puede realizar el seguimiento de múltiples Programas-Fondo,

permitiendo trabajar con distintos periodos, incluso solapados en el tiempo. En cualquier

momento se puede configurar la aplicación para hacer el seguimiento de un nuevo

Programa-Fondo, permitiéndose a su vez cualquier cambio posterior en la configuración.

En una única base de datos y mediante la aplicación de un sistema de filtros, la

información mostrada en todo momento se reduce a un determinado Programa - Fondo.

Toda la información introducida al sistema dispone de fecha, permitiendo estudios de

situación de periodos anteriores.

El esquema de funcionamiento se basa en la implementación de un sistema informático

que dependiendo de la tipología de usuarios se configura para un funcionamiento como:

Servicios Centrales: Realiza el seguimiento de todas las actuaciones por

medio de la gestión de la información generada por los Órganos Gestores de los

Programas,

Gestor: Realiza la gestión y el seguimiento de las acciones asignadas en los

distintos Programas-Fondo.

El sistema diseñado para la generación de la información consta de los siguientes pasos:

1) Servicios Centrales (SS.CC.) o Coordinación configura un nuevo Programa. Define

todos los parámetros necesarios para su configuración e introduce toda la

información inicial:

Definición de Periodos, Anualidades, Fondos de la Unión Europea que participan,

Tipos de indicadores, y la relación de Indicadores

Ejes, Temas Prioritarios, y Actuaciones.

Gestores y su asignación a las Actuaciones.

Introducción del Plan Financiero inicial.

2) El Gestor va asignando los Documentos contables en cada uno de los Programas-

Fondo que gestiona. Mediante el fichero de Gastos, se puede dar de alta

documentos, de baja, modificarlos, etc. Ya que parte de la información que va a

manejar el Gestor se encuentra en otras aplicaciones informáticas, se posibilita un


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enlace sencillo entre éstas y la aplicación. Para facilitar este proceso, y para evitar

posibles errores en la introducción de la información, se utiliza el módulo diseñado

al efecto, y adaptado para cada aplicación de Contabilidad, que permite realizar un

traspaso automático, desde la Contabilidad Institucional al fichero de Gastos.

3) El Gestor, además, rellena los datos referentes al seguimiento material de las

acciones, Informe de Ejecución, con el análisis de las operaciones que se han

ejecutado total o parcialmente, explicaciones sobre el avance de las operaciones,

datos sobre el criterios de selección utilizado, aplicación de las políticas comunitarias

aplicadas, como son la igualdad de oportunidades, medio ambiente, información y

publicidad, etc...

4) Una vez completada la información, el Gestor hace llegar la información a Servicios

Centrales, o bien mediante la acción de publicar, o mediante un envío físico del

formato facilitado al efecto, para los Gestores externos.

5) Coordinación revisa la información recibida y prepara el envío de certificación con la

información de las operaciones, gastos, indicadores y verificaciones realizadas.

6) Envío de la información a la aplicación informática FSE 2007 de la Unidad

Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE) del Ministerio de Empleo y

Seguridad Social.

7) Este flujo de información entre usuarios se repetirá por lo menos una vez en cada

uno de los periodos en los que haya que informar del grado de ejecución, y para

cada uno de los Programas-Fondo que se gestione.


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2. Información compartida

El núcleo de Fondos es la base de datos, que contiene toda la información sobre los

distintos Programas-Fondo. Pueden existir varios Programas, cada uno de ellos con uno o

más Fondos. Cada Programa-Fondo trabaja de forma independiente, y la mayor parte de

la información es exclusiva para el Programa, excepto algunas tablas y entidades que se

comparten.

Habitualmente, la información se da de alta introduciéndola manualmente, o

importándola de otras aplicaciones (por ejemplo de contabilidad). Las importaciones se

utilizan para transferir de una sola vez y con rapidez cantidades grandes de información

desde otros programas.

En la base de datos, la información está organizada en tablas. Cada tabla contiene

información sobre un área determinada. Algunas tablas contienen información básica:

información sobre Provincias, Municipios, etc., que hay que introducir o importar de otros

sistemas. Otras contienen movimientos de contabilidad registrados, operaciones, etc.

Cada tabla contiene varios nombres de campos y la información asociada introducida,

distribuida en filas y en columnas. Las tablas no aparecen habitualmente de esta forma en

la pantalla. Son las ventanas, que muestran la información de las tablas, las que

determinan qué información se ve, y con qué presentación.

Los distintos tipos de usuarios de la aplicación comparten información, porque trabajan

sobre la misma base de datos (excepto Gestores no conectados que envían la información

en ficheros que posteriormente se importan), y pueden actuar sobre ella dependiendo en

qué estado de generación se encuentre.

Los usuarios de la aplicación se asignan a uno de los dos tipos de usuario que existen

mediante su asignación a un rol definido sobre éstos, que configura su acceso y sus

permisos.

Un usuario puede realizar las siguientes acciones:

Consultar: acceder a la información sin posibilidad de modificarla

Editar: introducir nueva información o acceder a la asistente con posibilidad de

cambio.

Eliminar: Suprimir o borrar la información que se ha seleccionado y toda la

dependiente de ella.

Y la información, según el tratamiento que haya sufrido y los usuarios que hayan

trabajado sobre ella, podrá estar en los siguientes estados:

Nuevo: información creada o modificada por el Gestor sin que haya sido enviada o

publicada a Servicios Centrales. Esta información está validada parcialmente, solo

han actuado los controles establecidos en las pantallas de edición. Cuando el

gestor cree información nueva, puede crearse automáticamente como susceptible


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de ser publicada (siguiente fase) o bien como no publicable hasta que el gestor lo

indique. Este comportamiento puede configurarse dependiente de las preferencias

de la organización.

Publicado: El Gestor realiza la acción de publicar, y toda la información incluida

en dicha publicación llevará la marca de publicado. A partir de este momento la

información publicada ya no pertenece al Gestor, ha sido entregada a Servicios

Centrales y solo podrá acceder en modo consulta. Por las distintas características

de la información, por los distintos plazos de presentación, la acción de publicar se

puede aplicar a:

o Información financiera

o Información de indicadores

o Información del Informe anual

La acción de publicar, además de modificar el estado de la información que se

publica, graba la fecha de la acción e impide al Gestor volver a realizar esta acción

hasta que Coordinación vuelva a activar esta posibilidad para este tipo de

información al Gestor.

Además, el proceso de la publicación lleva asociado la validación completa de la

información generada por el Gestor, impidiendo su publicación en el caso de que

ésta no esté completada, o haya errores subsanables por el Gestor.

Se publicará toda la información no publicada susceptible de hacerlo. Esto es la

información que no esté marcada como ‘no publicable’.

Revisado: Servicios Centrales disponen de la posibilidad de marcar la información

de Operaciones, Gastos, Indicadores, Listas de Comprobación y el Informe anual,

como revisadas.

Enviado a FSE 2007: Este estado se produce al marcar de forma manual la

información enviada a la aplicación FSE 2007. Una vez que se haya subido la

información generada en forma de ficheros de intercambio y se haya validado por

ésta habrá que realizar esta acción.

Suponiendo que los distintos tipos de usuario tienen permisos totales de lectura y

escritura, sobre la información de Operaciones y Gastos existirán los siguientes derechos:


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Operaciones

Acción / Estado Coordinación Gestor

Consultar

Nuevo (creado por el Gestor) No Sí

Publicado (o creado por Coordinac.) Sí Sí

Revisado Sí Sí

Editar

Nuevo No Sí

Publicado Sí No

Revisado Sí No

Eliminar

Nuevo No Sí

Publicado Sí No

Revisado Sí No

Enviado FSE 2007 No No

Documentos de gasto

Acción /Estado Coordinación Gestor

Consultar

Nuevo No Sí

Publicado Sí Sí

Revisado Sí Sí

Editar

Nuevo No Sí

Publicado Sí No

Revisado Sí No

Enviado FSE 2007 Sí No

Eliminar

Nuevo No Sí

Publicado Sí No

Revisado No No

Enviado FSE 2007 No No

Algunos de los casos dependen de otros condicionantes como son los siguientes:

La información que contienen los registros importados de contabilidad no la puede

modificar ningún usuario.

Existe una opción en Configuración que permite cambiar parcialmente los permisos

sobre la información, permitiendo a los Gestores continuar editando la información

una vez publicada pero siempre que no haya sido revisada.


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3. Descripción de la aplicación

3.1 Características operativas

Antes de entrar a analizar cada una de las opciones que presenta la aplicación, se hará un

breve resumen de la operativa general de funcionamiento de la misma.

Algunas de las opciones del Menú presentan, al acceder a ellas, una pantalla de consulta

en la que se visualizan los registros existentes en el momento de entrar, correspondientes

a la opción elegida.

3.1.1 Botones:

Acciones de los distintos botones que pueden aparecer en las pantallas:

Abre la pantalla de edición de registros, permitiendo crear uno nuevo.

Si la encontramos en una pantalla con una lista de registros, muestra la

pantalla del registro seleccionado para poder modificarlo. Si encontramos el

botón en una ventana de edición, este botón activa la edición del

formulario. Mientras lo pulsemos, el formulario se mantiene en modo de

consulta.

Aparece cuando hay que hacer una selección entre uno de los muchos

elementos que se tienen como posibles opciones; una vez elegido el que

interesa, pulsar este botón.

Permite la eliminación del registro seleccionado solicitando previamente su

confirmación.

Con esta opción se cierra la pantalla.

Cierra la ventana sin guardar cambios realizados.

Cierra la ventana guardando los cambios realizados.

Muestra la pantalla del registro seleccionado para consulta.


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Botón de histórico. Muestra información sobre la fecha y el usuario que creó

el registro y el de la última modificación. Esta información puede salir vacía

en registros anteriores a la versión que incorporó esta opción.

Documentos anexos. Si en nuestra instalación tenemos activada la opción

del módulo de documentos adjuntos, este botón permite el acceso a los

documentos que tenga relacionados el elemento actual.

3.1.2 Teclas específicas

Se ha procurado que en las pantallas de edición todo se pueda hacer con el teclado sin

necesidad de acudir al ratón para moverse en ellas o realizar selecciones. Las teclas con

utilidades específicas para trabajar en estas pantallas son las siguientes:

Avanzará del campo en el que se tiene el cursor al siguiente.

En cajas de texto pasa al siguiente campo, en botones se ejecuta la opción.

Cancela la edición, saliendo de la pantalla.

Se mueve entre las opciones de una lista de selección o una rejilla.

3.1.3 Calendario:

En todas las pantallas de la aplicación en las que se debe de introducir una fecha:

Existe la opción de visualizar un calendario ya predefinido, haciendo clic en

el botón , aparece por defecto marcado en rojo el día de hoy. En este tipo de

calendario se selecciona fácilmente la fecha deseada:

El botón se utiliza para retroceder los meses y el botón para adelantar los meses.

También se puede pulsar en el mes y aparecerá un desplegable con todos los meses

pudiendo elegir el necesario.

Al pulsar en el año aparecen los botones para ir cambiando de año. La flecha hacia

arriba aumenta el año y hacia abajo lo disminuye.


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3.1.4 Ruta de Archivos:

En ocasiones, se debe especificar una ruta de almacenamiento de algún tipo de archivo:

Generalmente a lo largo de la aplicación aparece el botón 'Examinar' que mostrará una

pantalla para examinar los archivos almacenados y así poder seleccionar el archivo

deseado. Automáticamente quedará la ruta en la casilla correspondiente.

Se puede visualizar el archivo pulsando el botón . Automáticamente se abrirá el

archivo correspondiente con la aplicación necesaria.

3.1.5 Los botones y

En algunos formularios de la aplicación, veremos estos 2 botones, que nos van a permitir

añadir o eliminar información en determinados campos multilíneas.

El botón “+” permitirá añadir una nueva línea de edición. Al pulsarlo se añade de forma

automática una línea nueva y permite escribir en ella.

El botón “-” va a permitirnos eliminar la línea en la que estemos situados. Previamente

nos preguntará si estamos seguros de eliminar la información.

3.1.6 Configuración de periodos

En muchas pantallas de la aplicación, el primer filtro que necesitaremos aplicar para

seleccionar la información con la que necesitamos trabajar, será un rango de fechas. Este

filtro se realizará siempre desde un desplegable.

Una de las características de la aplicación es que permite guardar en la base de datos

tantos periodos predefinidos como se necesiten, e incluso crear nuevos periodos y

guardarlos para su posterior utilización en cualquier momento.


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Para crear un nuevo periodo de trabajo, basta con seleccionar en el desplegable la opción

“Personalizado”, lo que hará que se abra una pantalla con un pequeño formulario para

seleccionar el rango de fechas necesario.

En este formulario podremos indicar la fecha inicial y fecha final del periodo con el que

queremos trabajar. Además, si damos un nombre a dicho periodo y pulsamos en el botón

“Guardar en Tabla de Periodos”, la aplicación lo guardará en la base de datos de forma

que posteriormente podremos volver a utilizarlo simplemente seleccionándolo en el

desplegable que hemos visto antes.

Es importante indicar, que los periodos son compartidos por todos los usuarios de la

aplicación, de forma que no será necesario que cada usuario cree los mismos periodos,

bastará con que se creen una sola vez para que todos puedan utilizarlos. Por esta misma

razón es muy recomendable asignar nombres representativos al guardarlos en la base de

datos, de forma que cualquier usuario pueda identificarlos para su utilización.

Los usuarios con perfil Gestor no pueden crear periodos en la tabla. Pueden seleccionar

los que hay o utilizar uno personalizado que no se almacenará.

3.1.7 Aplicar filtro periodos

Las tablas de periodos se usan fundamentalmente en los formularios de gastos y

operaciones. En estos casos (y en otros casos que pueda aparecer) se muestra junto al

desplegable de periodos un combo para indicar sobre qué fecha queremos filtrar el

periodo.

Según sea el caso:

Si no elegimos ninguna opción, no se aplicará el filtro del periodo y por tanto se

mostrarán todos los registros sin tener en cuenta ningún criterio de fechas.


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F. Contabilidad, se aplicará el filtro sobre la fecha de contabilidad de los gastos.

F. Certificación, se aplicará el filtro sobre la fecha de certificación de los gastos.

Los gastos que no tengan fecha de certificación nunca aparecerán con este filtro a

no ser que exista y se seleccione la opción Sin fecha de certificación en el

desplegable de periodos.

F. Declaración, se aplicará el filtro sobre la fecha de declaración de gastos de los

gestores. Los gastos que no tengan esta fecha, nunca aparecerán al filtrar por este

campo.

3.2 Pantallas con formato de Rejilla

Una parte importante de las principales pantallas de la aplicación tienen un formato de

rejilla, con estructura de filas y columnas, similar a lo que puede ser una hoja Excel.

Este tipo de pantallas ofrecen la información estructurada en filas y cada una de ellas

tiene un buen número de columnas que contienen los datos de cada uno de los campos

que componen las fichas de las Operaciones, Contratos y Gastos (por mencionar sólo los

conceptos principales de la aplicación). Vamos a ver en este apartado las características

comunes al funcionamiento de todas las rejillas.


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3.2.1 Configuración individual por usuario

Todas las rejillas de la aplicación tienen un número elevado de

columnas y por tanto la mayor parte de ellas no son visibles de

forma directa, hay que utilizar la barra de desplazamiento

horizontal (al pié de la rejilla) para desplazarse por todas las

columnas y ver sus datos. Incluso es posible que algunas de las

columnas que se muestran no sean de interés para determinados

usuarios, o que el orden en el que aparecen no sea el que el

usuario espera o necesita.

Para solucionar esta situación, todas las rejillas de la aplicación

pueden ser configuradas de forma individual por cada usuario para

adaptarlas a sus necesidades.

Pulsando con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la

rejilla, se muestra una pequeña ventana que muestra la relación de

columnas que la rejilla puede mostrar, indicando con este símbolo

en la parte izquierda, aquellas columnas que se ven en la

configuración actual de la rejilla. Podemos, marcar y desmarcar, para configurar las

columnas que queremos que muestre la rejilla actual.

En esta ventana, se ofrece además la posibilidad de Guardar la configuración actual de la

rejilla, de forma que la próxima vez que el usuario acceda a la misma, esta se mostrará

con la configuración guardada.

En cualquier momento, es posible regresar a la configuración por defecto, seleccionando

la opción Restaurar.

Además, cada usuario puede configurar la posición de cada columna. Si se pincha con el

ratón en la cabecera de una columna, es posible arrastrar a derecha e izquierda dicha

columna y situarla en el lugar que se considere más adecuado. La rejilla va mostrando la

posición que ocuparía la columna mediante unas flechas rojas.


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3.2.2 Ordenación de los datos

Las rejillas de la aplicación, permiten ordenar toda su información utilizando como criterio

cualquiera de las columnas simplemente haciendo clic con el ratón en la cabecera de

cualquiera de ellas. El primer clic en una cabecera ordena la información de la rejilla por

el contenido de dicha columna en orden directo (de la A á la Z, o de menor a mayor). Si

hacemos un segundo clic en la misma columna lo hace en sentido inverso (de la Z a la A,

o de mayor a menor). La columna con la que se ha realizado la ordenación, queda

resaltada en un color diferente.

3.2.3 Selección de filas

Para seleccionar una fila en una rejilla, se deben utilizar las casillas grises que se

encuentran en la izquierda de la rejilla. Situando el ratón en una de estas casillas y

haciendo clic con el ratón se selecciona la fila quedando resaltada en otro color.

En todas las rejillas es posible realizar selecciones de múltiples filas. Se puede hacer una

selección de varias filas individualmente. Si se mantiene pulsada la tecla “Control” al

hacer clic en la fila, esta se añadirá a la selección anterior. Si se hace clic, manteniendo la

tecla “Control” pulsada, en una fila ya seleccionada, esta se eliminará de la selección

actual.


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También es posible realizar selecciones de múltiples filas indicando un rango. Si se

mantiene pulsada la tecla “Mayúsculas” y se indica una fila de inicio y una fila de fin,

quedarán seleccionadas todas las filas entre la primera y la última (incluidas ambas).

Si se pulsa con el ratón en cualquier lugar de la rejilla se deshace la selección efectuada.

3.2.4 La barra de herramientas de las rejillas

En la mayoría de las rejillas de la aplicación, encima de las cabeceras de las columnas,

aparece la barra de herramientas.

Esta barra de herramientas, además de informarnos del número de filas que contiene en

cada momento, nos permite, por una parte exportar la información actual de la rejilla en

varios formatos, y por otra, realizar selecciones parciales de la información presente

utilizando un filtro rápido.

Exportar información a un archivo Excel

Pulsando este botón la información que se ofrece en la rejilla se vuelca a un archivo

Excel, abriendo a continuación dicha aplicación para poder operar con los datos

exportados.

Es importante señalar que se enviará a la hoja Excel toda la información que en ese

momento ofrezca la rejilla y con la misma configuración de columnas y ordenación de

datos que exista en ese momento.


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Exportar información a un archivo HTML

Pulsando este botón la información que se ofrece en la rejilla se vuelca a un archivo

HTML. La aplicación muestra un cuadro de diálogo para elegir la ruta dónde se quiere

guardar el documento HTML.

Es importante señalar que se enviará al archivo HTML toda la información que en

ese momento ofrezca la rejilla y con la misma configuración de columnas y ordenación de


Exportar información a la impresora

Pulsando este botón la información que se ofrece en la rejilla se envía a la impresora

a través de la vista preliminar. Inicialmente se puede elegir el texto que irá como

cabecera y pié del documento (en todas las páginas), además de todas las opciones de la

impresora configurada por defecto. El resultado es el siguiente:


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Es importante señalar que se enviará a la impresora toda la información que en ese

momento ofrezca la rejilla y con la misma configuración de columnas y ordenación de


3.2.5 Trabajar con el filtro rápido directo y excluyente

Todas las rejillas de la aplicación, permiten realizar selecciones parciales de la información

que ofrecen aplicando criterios de selección a través de diferentes filtros. La barra de

herramientas ofrece la posibilidad de utilizar una opción de filtro rápido que permite

seleccionar un subconjunto de filas que cumplan o incumplan una condición sencilla.

Filtro rápido directo. Si nos situamos en cualquier celda de la rejilla y pulsamos

el botón , se activa el filtro rápido y se seleccionarán automáticamente todas

las filas de la rejilla que tengan el mismo valor en dicha celda.


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Filtro rápido excluyente. Del mismo modo, si nos situamos en cualquier celda de

la rejilla y pulsamos el botón , se activa un filtro rápido que seleccionará

automáticamente todas las filas de la rejilla que tengan un valor distinto en dicha

celda.

Con estos filtros se pueden aplicar sucesivas condiciones de selección utilizando el mismo

procedimiento. Las nuevas condiciones se acumularán a las anteriores.

En la barra de herramientas, se informa de las condiciones aplicadas para realizar la

selección y el número de filas o registros que actualmente contiene la rejilla.

Para deshacer las condiciones de selección aplicadas podremos pulsar en el botón que

provocará que en la rejilla se restaure la información inicial.

3.2.6 Filtro avanzado

Si nos situamos sobre una celda de la rejilla y pulsamos con el botón derecho sobre la

barra de herramientas, activaremos el filtro avanzado que permitirá otras opciones de

filtro según sea el tipo de datos sobre el que estemos actuando:

Campo de texto. Aparece en la barra de herramientas una caja de texto. Según

vayamos escribiendo en esta caja, se filtrarán las filas que contengan, en cualquier

parte, ese texto en dicha celda.

Este filtro se aplica dinámicamente según se vaya escribiendo el texto. Pulsamos

en el botón este filtro se mantendrá y se combinará con otros filtros rápidos

aplicados a la rejilla. Si pulsamos , se mantendrá el filtro previo que hubiese

aplicado.


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Campo numérico. Se muestran dos cajas de texto para indicar límites para los

valores de la celda. Al pulsar el botón , se filtrarán las líneas cuyo valor de la

celda esté entre los indicados. Si uno de las dos cajas límites se deja vacía, no se

aplicará límite por ese lado. El filtro se combinará con que hubiese previamente

aplicado. Si se pulsa , se mantendrá el filtro anterior.

Campo de fecha. Se muestran dos cajas de fecha para indicar límites para los

valores de la celda. Al pulsar el botón , se filtrarán las líneas cuyo valor de la

celda esté entre los indicados. Si uno de las dos cajas límites se deja vacía, no se

aplicará límite por ese lado. El filtro se combinará con que hubiese previamente

aplicado. Si se pulsa , se mantendrá el filtro anterior.

3.2.7 La opción de búsqueda de las rejillas

En la parte inferior de las rejillas, aparece una caja de texto y un botón que nos permite

realizar búsquedas sencillas en la información de las celdas de la rejilla. Si se introduce el

texto a Buscar, y se pulsa el botón la aplicación realiza la búsqueda del texto

introducido en cualquiera de las celdas que se muestran en la rejilla. Pulsando

repetidamente el botón, el cursor irá señalando todas las celdas que contienen el texto

buscado.

3.2.8 Contestar a listas de comprobación

En los formularios asociados a las distintas ubicaciones de las listas, aparecerá un botón

que dará acceso al formulario para contestarla. Este botón sólo se mostrará si la ubicación

correspondiente tiene definida alguna lista asociada y si el perfil con el que estamos

entrando tiene permiso de consulta o edición sobre la misma.

El formulario de contestación de listas tiene el siguiente aspecto:


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En la parte superior aparecerán las listas de comprobación asociadas a la ubicación sobre

las que tenemos permiso. Para consultar o rellenar alguna de ellas, hemos de elegirla

primero en esta lista. Entonces se mostrará en la tabla las preguntas que tenga asociadas

con sus respuestas actuales.

Además se mostrará los campos:

Titulo

Codificación

Responsable

Fecha

Observaciones globales

Campos de estado de la lista: Publicada, revisada, enviada a FSE 2007, …

El formulario cuentan con las opciones de:

Aceptar

Cancelar

Eliminar Lista. Borrar las respuestas actuales a la lista.

Responder pregunta. Abre un formulario de detalle para contestar más

cómodamente la pregunta (ver más adelante)

Imprimir (Botón Word) Genera un documento de Word con las respuesta.

Copiar lista permite copiar las contestaciones de esta lista a otras

operaciones. Sólo aparecerá cuando hayamos accedido desde el formulario de

operaciones. Esto va a ser útil cuando se tengan que crear distintas

operaciones relacionadas con un mismo expediente (operaciones por

beneficiario en ayudas por ejemplo). Para copiar una lista, hay que acceder a la

misma una vez rellena. Mediante el botón copiar lista, podremos seleccionar las

operación a las que queremos copiar las contrataciones de la lista actual. Las


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operaciones destino perderán las contestaciones previas de la lista que

tuviesen rellenas.

Si se quiere ver el texto entero de la pregunta los usuarios tienen dos opciones, dejar el

curso encima del texto mostrado (se mostrara el texto entero en una etiqueta emergente)

o ampliar el ancho de las filas.

Para contestar a las preguntas más habituales, las que exigen una respuesta del tipo

Sí/No/NA, se puede hacer directamente pulsando sobre la columna valor. Se desplegará

un combo con las opciones admitidas permitiendo seleccionar la oportuna. Estas

preguntas se pueden contestar más fácil y rápidamente si se pulsan las teclas S para Sí o

N para No o A para N/A sobre el campo valor directamente.

En el caso que se requieran añadir observaciones, o se quiera tener una vista más

completa de la pregunta, se puede usar el botón Responder que abrirá un formulario de

detalle, donde se visualiza el texto integro de la pregunta, una campo desplegable, texto

o de fecha (según el tipo de contestación esperada) para responder y un campo para las

observaciones concretas de esa pregunta.

En caso de que la pregunta esté definida para otro tipo de información (Texto, número,

fecha) al pulsar sobre la casilla Valor se abre automáticamente el formulario detalle.


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4. Estructura de la aplicación

La aplicación informática Fondos Europeos consta de una pantalla principal en la que se

desarrollan todas las opciones del programa.

En la parte central, se puede ver información sobre la versión del ejecutable y de la base

de datos. Esta información es importante reconocerla cuando se requiera la atención del

Soporte Técnico.

Debajo del título de la ventana principal se encuentra el menú de opciones. Este menú

dispone de las siguientes opciones:


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Archivo: En esta opción se encuentra la Configuración de la Aplicación, tanto las

opciones técnicas como pueden ser la forma de envío de la información para gestionar la

información generada por los usuarios que no actúan de forma centralizada, así como la

configuración de los distintos Programas con los que va a trabajar el sistema. También

dispone de las opciones propias de cualquier programa Windows para seleccionar una

impresora determinada y Salir del programa.

Tablas: Este menú incluye todas las opciones cuya entrada y salida de datos es

responsabilidad de Servicios Centrales. Desde aquí se accede a los mantenimientos de la

distinta información que se encuentra codificada, y que aparecerá en el resto de opciones

de Gestión.

Gestión: En este menú están las distintas opciones que permiten la introducción de la

información que servirá para realizar el seguimiento de los Programas. Datos previstos,

realizados en forma de Operaciones y Gastos, y su comparación para calcular el grado de

ejecución.

Informes: En este menú están las distintas opciones que permiten visualizar por pantalla

o enviar a papel los informes que no se ubican directamente en las opciones de la

aplicación, información territorializada, de Indicadores, etc. También está la opción de

generar con formato Word el informe resumen de la actuación.

Verificación: En este menú aparecerán las opciones que permiten realizar el seguimiento

de las acciones de verificación previa a la certificación que se realizan sobre la

información almacenada.

Control: En este menú aparecerán las opciones que permiten realizar el seguimiento de

las acciones de controles posteriores a la certificación que se realizan sobre la información

almacenada.

Utilidades: Este menú contempla otras opciones para el mantenimiento del sistema

informático, implementación del Control de acceso a la información, reorganización de la

información de la Base de Datos.

Ayuda: Presenta la pantalla Acerca de Fondos Europeos, con la información sobre el

programa. En la parte inferior se indica la versión de la aplicación y la versión de la base

de datos, datos éstos necesarios para resolver cualquier incidencia desde el centro de

soporte.

Las opciones de este menú que aparezcan para cada usuario dependerán de los permisos

asignados a su rol.


23

A continuación del menú principal de la aplicación, y debajo de éste, aparece la barra de

herramientas con las opciones más comunes del programa. Al acercar el puntero del ratón

sobre cada uno de los botones, aparece un texto descriptivo de la opción que se va a

ejecutar.

En la parte inferior de la ventana aparece la barra de estado en la que están situados los

filtros principales de la aplicación:

Selección de Programa.

Selección de Fondo de la Unión Europea, dentro del Programa seleccionado.

Perfil con el que está trabajando el usuario.

En el caso de que el perfil pueda trabajar con Gestores, el Gestor seleccionado

en ese momento.

Pulsando sobre cada uno de ellos se puede generar un nuevo filtro principal que limite la

información ofrecida a la selección, siempre limitado por los perfiles y permisos asignados

al usuario.

4.1 Acceso a la Aplicación

Si el usuario tiene varios gestores asignados, puede elegir con cuál de ellos va a trabajar.

En la parte inferior de la ventana de la aplicación, aparece la barra de estado en la que se

sitúan los filtros principales de la aplicación.

Programa: si existen varias parejas de programa/fondo definidas y si el usuario está asignado a ellas, podrá seleccionar con qué pareja trabajar.

Fondo: si existen varias parejas de programa/fondo definidas y si el usuario está asignado a ellas, podrá seleccionar con qué pareja trabajar.

Perfil/Rol: si el usuario tiene asignados varios roles, podrá seleccionar con cuál de ellos trabajar.

Gestor: en el caso de que el perfil seleccionado pueda trabajar con gestores, y si el usuario tiene varios gestores asignados, podrá seleccionar con cuál de ellos trabajar.

Pulsando sobre cada uno de los recuadros que enmarcan estos filtros, el usuario podrá

establecer el filtro con el que trabajar, siempre limitado a los perfiles y permisos

asignados al usuario.

El usuario podrá establecer el filtro de acceso a la aplicación por defecto dentro de la

opción “Configuración de Acceso” dentro del menú “Utilidades”.


24

5. Menú Gestión

5.1 Plan Financiero

Esta opción permite consultar el Plan Financiero y las distintas reprogramaciones de éstos

en cada Programa - Fondo. Cada una de las líneas que aparecen hace referencia a un

determinado Plan Financiero. El indicador Tipo de Plan muestra el estado de cado uno de

ellos. Sólo uno de ellos puede aparecer como Plan Financiero Vigente. El resto tendrán el

indicador de Histórico, señalando de esta forma que en alguna ocasión actuaron de Plan

Financiero Vigente, o el indicador de Borrador, señalando que está en estado de desarrollo

y que puede llegar a actuar como Plan Financiero actual.

La pantalla que se presenta es como la que sigue:

Los botones de la parte inferior indican las acciones que se pueden realizar sobre cada

uno de los Planes Financieros almacenados:

Eliminar: permite borrar los datos almacenados referentes al Plan seleccionado.

Duplicar: Esta opción creará un nuevo Plan Financiero con la misma información que

contiene el Plan Financiero seleccionado, accediendo a la ventana de edición.

Añadir: Creará un nuevo Plan Financiero con toda la información en blanco accediendo a

la pantalla de detalle.

Modificar: Entrará en la edición del Plan Financiero seleccionado. Hacer doble clic sobre

un determinado registro realizará la misma acción que la pulsación del botón.

La ventana de edición presentará la siguiente ventana con todos los datos, y el desglose

por anualidades:


25

La pantalla muestra los siguientes elementos:

Selección de Tipo de Plan Financiero. Si es el Plan Vigente el desplegable aparecerá

deshabilitado. En el caso de ser de tipo Histórico o Borrador se podrá seleccionar Vigente

para que el presente Plan Financiero pase a ser Vigente y el Vigente pase a ser Histórico.

Descripción del Plan.

Fecha del Plan.

En la parte central de la ventana se muestra, en forma de pestañas, los Planes

Financieros para cada una de las Anualidades y el Total. Las celdas coloreadas son

columnas o filas calculadas. Las celdas con fondo blanco permiten la edición. En este

cuadros sólo aparecen los temas prioritarios que tenga asignados el gestor actual.

En la parte inferior izquierda, se posibilita la visualización o no de las columnas calculadas

que muestran los porcentajes y/o los totales.

Los siguientes botones, de izquierda a derecha, permiten:

Aplicar la Tasa de Cofinanciación de forma automática a los Temas Prioritarios /

Actuaciones y a las Operaciones. Este dato se calcula como el importe del fondo de la

Unión Europea sobre la suma de los fondos de las Administraciones Nacionales.


26

Se permite la posibilidad de aplicar la Tasa de Cofinanciación en las Operaciones, tanto

desde el Plan Financiero, como desde la pantalla de definición de Ejes y Temas

prioritarios. Al aplicar la Tasa, se puede hacer eligiendo diferentes condiciones:

Operaciones con tasa vacía o no, publicadas o no, enviadas a F2007 o no.

Por último este formulario permite también calcular el total del plan financiero como suma

de las anualidades. Para evitar errores, lo mejor es introducir tanto las anualidades como

el total a mano para que el programa detecte los descuadres (como veremos más

adelante). Pero esta opción puede ahorrar tiempo si se está seguro de haber introducido

bien los valores parciales.

Limpiar todas las celdas del Plan Financiero actual.

Localizar descuadres entre la suma de las distintas Anualidades y el Total.

Crear una nueva hoja Excel con los datos actualmente presentados, y con el nivel de

desagregación seleccionado.

Imprimir. Al pulsar dicho botón aparece la siguiente ventana:


27

En esta ventana se pueden seleccionar los distintos informes que se deseen y o bien

realizar una visualización previa, o enviarlos directamente a la impresora.

En el formulario se muestra un botón Objetivo Lisboa que permite filtrar el plan

financiero mostrando sólo la información relacionada con los temas que están así

marcados.

5.2 Indicadores previstos

Al igual que ocurre con el Plan Financiero y sus reprogramaciones ocurre también en los

Indicadores previstos. También existe una ventana que muestra las distintas previsiones

que van surgiendo. Utilizando las marcas de tipo Actual, Histórico o Borrador se permite

almacenar las distintas reprogramaciones que se van sucediendo.

Desde la lista de programaciones, podremos eliminar, duplicar (añadir partiendo de una

copia del plan seleccionado), añadir y modificar. Estas opciones nos llevar al formulario de

edición de indicadores previstos:


28

En este formulario, al pulsar en cada uno de los Temas Prioritarios / Actuaciones

aparecerán en la rejilla los indicadores definidos para cada una.

Para cada indicador, se solicitan los valores a 2010 y 2013. Según el indicador en

cuestión tenga desglose por sexo o no, el programa solicitará la introducción de la

previsión desglosada o sólo el total.

Se pueden imprimir los indicadores, todos o por ejes, y con desglose por anualidades,

según la siguiente ventana:


29

5.3 Gestión de Envíos

Una vez que el Gestor ha finalizado su trabajo necesita realizar un envío / publicación de

la información para que Coordinación tenga acceso. Para ello se dispone de la opción de

Envíos que presenta la siguiente pantalla:

En esta ventana se presenta la relación de envíos realizados. Pulsando el botón Publicar

de la parte inferior del formulario se accede al formulario de publicación de la

información:


30

En primer lugar podemos seleccionar entre la publicación de información financiera, de

indicadores y el informe anual. Estos tres tipos de información siempre se publican de

forma independiente.

Si se va a publicar la información financiera, la aplicación va a permitir publicarla

independientemente los distintos conceptos que la componen. Si el gestor tiene asociado

más de un tema prioritario, el programa también permitirá publicar sólo uno de ellos de

forma individual.

Al seleccionar la información financiera y según se van marcando sus distintas opciones

de publicación, el programa indicará el recuento de operaciones, contratos y gastos

pendientes de publicar, cuantos se publicarán y qué quedará pendiente. Estos recuentos

corresponderán:

Operaciones

o Pendientes de publicar. Operaciones no publicadas

o No se publicarán. No publicadas pero con marca No publicar.

o Se publicarán. No publicadas y sin la marca de No publicar.

Contratos

o Pendientes de publicar. Contratos no publicados

o No se publicarán. No publicados pero con marca No publicar o

relacionados con operaciones que no se van a publicar. Estas operaciones

serán las marcadas para No publicar, si estamos publicando todo, o las

pendientes de publicar, si elegimos la opción de sólo contratos.

o Se publicarán. No publicados, y sin la marca de No publicar y relacionados

con operaciones que se van a publicar o publicadas.

Gastos

o Pendientes de publicar. Gastos no publicados

o No se publicarán. No publicados pero con marca No publicar o sin fecha de

declaración (según configuración) o relacionadas con operaciones que no se

van a publicar. Estas operaciones serán las marcadas para No publicar, si

estamos publicando todo, o las pendientes de publicar, si elegimos la

opción de sólo gastos.

o Se publicarán. No publicadas, sin la marca de No publicar, con fecha de

declaración y relacionados con operaciones publicadas o que se van a

publicar.

Junto a cada uno de estos recuentos aparece un botón que permite acceder al

formulario correspondiente con el detalle de los elementos (operaciones, contratos, gatos)

contenidos en cada grupo.

El formulario permite revisar la información antes de publicar mediante el botón

Comprobar publicación. En las validaciones de los datos se tiene en cuenta cómo

quedará la información para los usuarios coordinadores una vez publicada. De esa forma


31

se informará de los errores que se produzcan en la información si se llegase a publicar.

Por ejemplo, dará error un gasto sujeto a contratación pública si se va a publicar y su

contrato (aunque exista) esté marcad para no publicar. Lo mismo pasará con las listas

obligatorias. Si se han marcado con la opción de No publicar se considerarán

inexistentes a efectos de validación.

Las comprobaciones que se realizan en la publicación de la información pueden ser más o

menos estrictas según se haya configurado desde Coordinación. En cualquier caso, el

programa valida que se han rellenado las listas que se haya definido como obligatorias y

que las listas que se han contestado, se ha hecho de forma correcta (preguntas

obligatorias y evaluables).

Al pulsar Publicar, se iniciará el proceso de publicación que la validación previa de la

información. No se podrá publicar información con errores o incompleta. Una vez

concluida la publicación, el programa informa del recuento de elementos registrados.


32

5.4 Operaciones

La opción Operaciones o Fichero de Operaciones es accesible desde el menú Gestión o con

el botón de acceso rápido en la barra de herramientas.

La ventana que se presenta es la siguiente:

Esta opción muestra la lista de Operaciones creadas y publicadas dentro de un Programa-

Fondo. A no ser que se haya indicado lo contrario en la configuración, al acceder al

formulario, la lista aparecerá vacía hasta que se aplique alguno de los filtros siguientes

Gestor: permite mostrar las Operaciones generados por un determinado Gestor, o las de Todos los Gestores.

Tema Prioritario: Muestra las Operaciones asignadas al Tema Prioritario / Actuación seleccionada, o todas las Operaciones.

Provincia: permite seleccionar las Operaciones ubicados en una determinada Provincia (este desplegable se muestra si hay más de una provincia en el Programa Operativo).

Estado: Muestra las Operaciones finalizadas, sin finalizar, o Todos. Se consideran Operaciones finalizadas aquellas que tengan informada la Fecha de Finalización.

Pagos: En este recuadro se pueden indicar filtros de periodos sobre las distintas

fechas de los gastos (ver 3.1.7 Aplicar filtro periodos). Este filtro afectará a las

columnas Pagos y Nº de Pagos de la tabla. Si además se activa la casilla Mostrar

operaciones con Pagos, solo se mostrarán aquellas operaciones con pagos en el

periodo que indica el desplegable.


33

Como en todas las rejillas de la aplicación, al pulsar en los encabezados de las columnas

la información aparece clasificada por dicha columna. También, como en muchas rejillas

de la aplicación, en la parte superior aparecen los siguientes botones de la barra de

herramientas descritos en el apartado 3.2.4 La barra de herramientas de las rejillas.

En la parte inferior aparece una caja de texto para introducir el texto a Buscar en

cualquiera de los campos que se muestran en la pantalla. Pulsando repetidamente el

botón Buscar el cursor irá señalando todos los registros que contienen el texto buscado.

En la parte inferior aparecen los siguientes botones de acción:

Añadir: Permite añadir nuevas Operaciones a la base de datos. Solo estará habilitado si

se ha indicado un determinado Tema Prioritario / Actuación.

Modificar: Permite modificar o consultar la información disponible de una determinada

Operación. Al pulsar esta opción o hacer doble-clic sobre un determinado registro nos

llevará a la pantalla de detalle de la Operación.

Eliminar: Permite eliminar físicamente una Operación y todos sus documentos

relacionados. Esta operación es irreversible.

Si el Programa está basado en operaciones (opción de la definición del Programa), esta

acción eliminará físicamente los documentos de gasto relacionados. Si no lo está, la

eliminación de la operación no eliminará los documentos relacionados pero quedaran sin

vincular a una operación y es obligatorio hacerlo para que se pueda certificar.

Plantilla: Permite rellenar de forma automática alguno o varios datos de la pantalla

de operaciones. Al pulsar este botón, si se han seleccionado operaciones, aparecerá la

pantalla de Asistente para el mantenimiento de operaciones. La introducción de algún

dato en esta pantalla y su Aceptación hará que el dato o datos se grabarán

simultáneamente en todas las operaciones seleccionadas (ver más adelante 5.5.4 El

botón “Plantilla” o asistente).

Acciones sobre Operaciones: Al pulsar esta opción, si se han seleccionado operaciones,

aparecerá la siguiente pantalla.

Consta de dos bloques:

- Publicar: Permite modificar la marca de No publicar de forma masiva de distintas

partes de las operaciones, marcando en el formulario alguna o todas ellas.

- Cambio de Tema/Actuación: En el formulario se marca la opción de cambio de

tema/actuación y se selecciona el tema nuevo. Esta opción permite cambiar de

tema/actuación entre los que tenga asignados el gestor.


34

Imprimir: Al pulsar esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccionando las distintas casillas se

pueden obtener los siguientes informes:

Informe de Pagos realizados entre las

dos fechas, detallando todas las

operaciones.

Informe de Pagos realizados en forma

de Resumen, mostrando los Temas

Prioritarios / Actuaciones y Ejes.

Relación de Operaciones que tienen

Indicadores introducidos.

Relación de Operaciones Certificadas

(Formato Excel). Mostrará

operaciones que tengas gasto

certificado entre las fechas indicadas.

La información se puede mostrar por pantalla o por impresora. Si se quiere mostrar por

pantalla, solo se puede seleccionar un informe.

Nueva versión: Al crear una nueva versión, se muestra el formulario de introducción de

operaciones con la copia de los datos de la versión actual. Al aceptar se generará una

versión nueva de la operación.


35

5.4.1 Detalle de la Operación

Al pulsar el botón Añadir para crear una nueva Operación, o el botón Modificar, en una ya

existente, aparecerá la información que se agrupa bajo el concepto de operación, Detalle

de la operación, y el acceso a la información relacionada con ella. Los elementos de la

operación se agrupan en pestañas:

Datos Generales: con la información de identificación, provincia y municipio de la

inversión, seguimiento, financiación, códigos por dimensión, etc.

Normativa y Políticas Comunitarias: Esta pestaña contiene información más

específica sobre Medio Ambiente, Igualdad entre hombres y mujeres, regímenes de

ayuda, etc.

Contratación: con la información sobre los contratos relacionados con la operación.

Otra información financiera: con datos sobre ingresos, compra de terrenos, costes

indirectos, etc.

La ventana que aparece tiene el siguiente aspecto:

Datos Generales

Esta pestaña contiene la información de identificación de la operación, provincia y

municipio de la inversión, información de seguimiento, información de financiación,

códigos por dimensión, e información de las verificaciones relacionadas con el Artículo 13.


36

Código de operación: campo de 20 caracteres alfanuméricos que identifica de

forma única la operación dentro del Programa. Este código no puede incorporar

espacios ni códigos especiales. Dato obligatorio.

Id. Operación: es el identificador interno de la operación, utilizado para

propósitos de soporte y mantenimiento de la aplicación.

Descripción: Breve descripción de la operación. Dato obligatorio.

Régimen de ayuda: Alguno de los que se hayan dado de alta en el apartado

Regímenes de ayuda del menú Gestión.

Seguimiento: En este apartado se agrupan una serie de datos que reflejan la

información de seguimiento de la operación. Los datos: Organismo que emite la

decisión aprobatoria, el método de gestión, y la Fecha de Inicio son de

introducción obligatoria.

Financiación: Se presenta la financiación prevista y la ejecución (suma de los

gastos de la operación).

Verificación y Control: Se muestra la lista de verificación y controles realizados

sobre la operación (ver más adelante 7.1 Fichero de verificaciones y 8.1 Fichero de

controles).

En botones independientes se accede a la información de los Documentos de Gasto

asociados a la Operación, y las Listas de Comprobación de la operación (Lista de

operaciones y Lista de Medio ambiente).

Indicadores de la Operación

En esta parte de la pantalla se muestra la relación fechas de

comunicación de indicadores asociados a la operación. Para cada

una se indica su fecha y su estado (publicado o revisado).

Desde este cuadro podemos consultar o borrar informaciones de

indicadores ya existentes, o añadir una nueva información.

Haciendo doble-clic en alguna de las existentes (o marcando una y

pulsando el botón ) o pulsando en el botón de Añadir se

nos abre la pantalla en la que es posible informar sobre los indicadores vinculados a la

Operación.

En esta ventana se muestra la relación de Indicadores asociados al Tema Prioritario a la

que está asignada la operación, y por cada uno de ellos: el realizado anterior, asignado a

comunicados anteriores, la comunicación actual, y la suma de estas dos cantidades: Total

realizado.


37

La fecha es obligatoria y es la fecha de referencia de la medida de los indicadores.

En el formulario aparecen también las marcas de enviado a fondos y no enviar como

en el resto de conceptos del programa y se aplican a la hora de generar los ficheros

correspondientes.

Para los indicadores que tengas desglose, se realizaran las validaciones (datos

obligatorios, acumulados,…) de acuerdo a lo exigido para la aplicación de la UAFSE.

Solo se rellenaran los campos en blanco, el resto se calcula. Los valores obligatorios

están marcados con un *. Estas validaciones van a ser opcionales de forma que,

mediante un parámetro de configuración, se podrán dejar como orientativas. En este

caso, el programa avisará pero permitirá guardar los datos. Así si en algún momento

los criterios validación varían, podremos no bloquear el trabajo de los usuarios hasta

que se apliquen los nuevos criterios en el formulario.

Se permite la exportación del contenido del formulario a Excel.


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Versiones de la operación

Cuando una operación tenga versiones, aparecerá en el formulario de detalle un botón

Versiones Operación y el recuento de versiones existentes. Al pulsarlo se mostrará un

menú que permitirá acceder a los datos de cada versión.

Es este formulario se mostrará la información de la operación en la versión

correspondiente de forma bloqueada. Sólo se podrán modificar los datos de la versión Nº

de versión, fecha y descripción. Desde este formulario también se puede eliminar la

versión actual.


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Listas de comprobación

Si se han definido listas asociadas a la operación y el perfil de coordinador tiene asociada

alguna de ellas para consulta o edición, se mostrará en el formulario detalle un botón

Listas de comprobación que llevará al formulario de contestación de listas (ver 3.3

Contestar a listas de comprobación)

Documentos de Gasto

Al pulsar este botón, se muestra una ventana con el conjunto de documentos contables

que se agrupan bajo el concepto de Operación. Es una vista de un subconjunto de

registros de la información que se presenta en el Fichero de Gastos.

La eliminación de un registro en esta pantalla implica la eliminación en el fichero de

Gastos dependiendo de cómo esté configurado el Programa. Si el Programa está basado

en Operaciones, se elimina también los documentos de Gasto. Si el Programa no está

basado en operaciones, solo se elimina el enlace del Gasto con el Proyecto. El botón

Modificar, o bien pulsar doble clic sobre el registro permiten acceder a la información de

detalle del documento contable seleccionado.

Contratación

Este botón llevará a la pantalla del fichero de contratos mostrando sólo los contratos

relacionados con la operación actual (ver apartado 5.6 Fichero de contratos)

Estimación de Ingresos

En el caso de que la operación tenga Ingresos se facilita el siguiente módulo para su

cálculo estimativo. A este módulo se accede desde la pestaña “Otra información

financiera” de la pantalla de la Operación. Conforme se van introduciendo los datos del

Valor residual, los ingresos nominales y los gastos nominales, el sistema realiza el

cálculo, que una vez aceptado se trasladará a la pantalla de operaciones.


40

Otra información de la operación

En la parte superior derecha se muestra el estado de la revisión de la operación y de su

información relacionada.

A continuación se muestra el estado de la publicación de la operación y el estado de envío

de la operación al ministerio, o si ha sido marcada para que no vaya en los envíos de

información al Ministerio. En el estado de enviado a FSE2007 nos direá si la operación

está penidente de enviar, ya se ha enviado o se va a vovler a enviar para actualizar sus

datos.

De estos datos el único que se puede modificar como gestor es la marca de No publicar.

El resto de esta información es para uso exclusivo de usuarios de coordinación aunque se

muestra a los gestores de modo informativo.


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Ficha de operaciones

Desde la pantalla de detalle de Operaciones, se ha añadido la opción de imprimir la Ficha de Operaciones, sobre formato Word / OpenOffice, particularizada para cada fondo. Esta opción está disponible pulsando el botón “Word”. En la pantalla de detalle de la Operación el botón está en la parte inferior derecha.

5.4.2 Creación de nuevas operaciones.

Dependiendo si los Gestores realizan la descarga de los Gastos de la Contabilidad y su

asignación a los Temas Prioritarios / Actuaciones, las operaciones se añaden de forma

distinta. El Gestor será el encargado de crearlos y remitir su información a Coordinación.

Si es un Gestor que no tiene acceso a la importación de los documentos de la

Contabilidad, para crear una operación, simplemente tiene que seleccionar el tema

prioritario y pulsar el botón Añadir en esta pantalla y rellenar la información que se

presenta.

Si es un Gestor con acceso a la Contabilidad, dispone de dos métodos:

1) Importar datos de la Contabilidad.

En esta opción, del menú Gestión, el Gestor importa la información generada en el

programa de contabilidad. A la vez que realiza este proceso, puede agruparla por

operaciones y generar nuevas operaciones.

2) Desde la pantalla de Gastos.

Una vez que están los Gastos introducidos, y seleccionando un determinado Gestor

y un determinado Tema prioritario / Actuación, si se seleccionan varios

documentos de Gasto en la tabla de Gastos, aparecerá habilitado el botón Agrupar

en operación. Al pulsar este botón aparecerá la siguiente pantalla:


42

En el desplegable se puede seleccionar una operación existente o bien generar una

nueva con el nombre que se desee. Se ofrece lo que aparece en la Descripción del

Gasto del primer Gasto seleccionado. Al pulsar el botón Aceptar los documentos

seleccionados quedarán marcados como pertenecientes a la operación.

5.4.3 Verificaciones y controles de la Operación

La posibilidad de que los Coordinadores puedan crear, modificar y/o consultar las

Verificaciones del Artículo 13 administrativa e in situ, se establecen en la configuración de

los permisos de la aplicación. Debido a que existen diferentes criterios en las CCAA que

utilizan la aplicación, se exponen de forma general en este manual de Coordinación.

En la parte inferior derecha de la pantalla de detalle de la Operación, se muestra un

cuadro (Verificación y Control) en el que se ofrece la relación de las diferentes

verificaciones y controles realizados con la Operación actual. Mediante tres botones de

opción podremos ver todas las verificaciones y controles o ver de forma separada unas y

otros.

Desde este cuadro podemos consultar o borrar las verificaciones/controles ya existentes,

o añadir una nueva. Haciendo clic en el botón en alguna de las existentes o pulsando

en el botón de Añadir se nos abre la pantalla en la que es posible informar sobre las

verificaciones vinculadas a la Operación. Para eliminar una verificación, hay que

seleccionarla de la lista y pulsar el botón .

Desde este punto sólo se pueden crear verificaciones de tipo Administrativa e In

situ. El resto de verificaciones y controles se realizan desde las opciones correspondientes

del menú de la aplicación (ver 7 Menú Verificación y 8 Menú Control).

En este apartado se muestran tanto las verificaciones que se incorporen desde aquí, como

las verificaciones y controles que se incorporen desde las opciones específicas de la

aplicación.


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Al pulsar el botón Añadir, la aplicación muestra un formulario similar al formulario del

estado de verificación para crear sólo verificaciones de tipo Administrativa e in situ.

Al pulsar el botón de modificar, accederemos al mismo formulario de estado de

verificación de la operación. Para ver la operativa de este formulario, ver más adelante

7.1.3 Estado verificación operación.

5.4.4 El botón “Plantilla” o asistente

El botón “Plantilla” o asistente permite la modificación simultánea de datos en varias

operaciones.


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Una vez seleccionadas las operaciones que se desea modificar, y pulsando el botón

“Plantilla” se despliega el formulario “Asistente para mantenimiento de Operaciones” que

permite rellenar de forma automática algunos datos de la pantalla de operaciones. Todos

los datos que se indiquen en este formulario se modificarán en todas las operaciones

previamente seleccionadas. Los datos que se dejen en blanco en este formulario asistente

no se modificarán en las operaciones.

Existe la posibilidad de modificar desde esta herramienta la actuación, cuando el

Programa Operativo está definido como “Usa Actuaciones=Si”

Desde esta opción también se pueden marcar de forma masiva las operaciones que no se

quiere publicar eligiendo en el desplegable No publicable la opción Sí.

5.4.5 Contratación

Desde la pestaña de contratación de la operación, se pueden consultar, eliminar o dar de

alta los contratos asociados a la misma.

Al añadir y modificar contratos, se accede a la pantalla de edición de contratos (ver más

adelante 5.6.1 Formulario Ficha del contrato).


45

5.4.6 Otra información financiera

En la última pestaña de la Descripción de la Operación, se muestra la pantalla adjunta

donde se recoge otra información financiera.

5.5 Fichero de contratos

Desde esta opción se pueden consultar y buscar todos los contratos introducidos en la

aplicación independientemente de la operación con la que estén relacionadas.

Además desde esta opción se pueden filtrar, imprimir y exportar listas de contratos igual

que se puede hacer con las operaciones y contratos.

El formulario tiene el mismo aspecto que el fichero de operaciones o de gastos. Podemos

aplicar filtros rápidos, ordenar, alterar las columnas, buscar, imprimir, exportar,…


46

Desde este formulario también se puede:

Eliminar contratos.

Añadir contratos siempre que hayamos seleccionado gestor, tema y una operación en

el desplegable Operación. En ese caso, el contrato se añadirá a la operación

seleccionada.

Modificar y consultar datos de contratos.

Usar la plantilla para asignar algunos valores de forma masiva a un conjunto de

operaciones:

Marcar las operaciones y sus listas como revisadas con el botón Acciones.

Acceder a los datos de la operación que contiene el contrato mediante el botón Ver

Operación.


47

5.5.1 Formulario ficha del contrato

Al añadir, editar o consultar contratos, accedemos al formulario de la ficha del contrato

que tiene este aspecto:

En este formulario se muestran los datos necesarios para definir el contrato. Según el tipo

de contrato, legislación aplicable, y si el contrato es menor, los campos que se muestren y

su contenido disponible puede varias. También pueden cambiar las validaciones y datos

obligatorios. Es todo caso, tanto al grabar como posteriormente al generar los ficheros de

intercambio con FSE 2007, el programa solicitará la información necesaria según lo

especificado por éste.

En la parte inferior de la pantalla vemos el resumen de los gastos relacionados con el

contrato. Desde aquí podemos además de consultar estos gastos con el botón

Documentos de gasto añadir o eliminar gastos al contrato mediante los botones

. Al usar estos botones, sólo se podrán seleccionar gastos incluidos en la misma

operación en la que se encuentra el contrato.


48

5.6 Fichero de Gastos.

El mantenimiento del fichero que contiene los Documentos de Gastos es una de las

opciones más importantes del programa.

La ventana muestra todos los documentos de gasto que hayan sido publicados, pudiendo

seleccionar, en el desplegable Gestor, los documentos de todas los Temas Prioritarios /

Actuaciones que tenga asignados el Gestor, y en el desplegable Tema P., los documentos

pertenecientes a un determinado Tema Prioritario / Actuación.

En la parte superior derecha aparece el sistema de selección de rangos de fechas en el

cual se pueden señalar rangos definidos por el usuario o señalar uno nuevo. Este rango se

de fechas se puede aplicar a distintas fechas de los gastos (ver 3.1.7 Aplicar filtro

periodos)

También podemos aplicar filtros especiales para ver sólo documentos de pago o para ver

sólo documentos en temas prioritarios marcados como de Objetivo Lisboa.

Más abajo aparece la relación de documentos. En esta relación aparecen los documentos

que cumplen con la selección, correspondiendo cada fila de la tabla con un documento. En

la barra de herramientas, a la derecha aparece el número de registros seleccionados.

Un caso particular de la ordenación por el encabezado de columnas es la ordenación por

la columna Tipo de documento. Al pulsar sobre ella, los documentos se ordenan por el

orden natural de contabilidad (A, D, O, P, etc.) y se muestran en el mismo color los

documentos relacionados.


49

Acercando el puntero del ratón sobre una determinada fila aparece un rótulo que indica la

Descripción y el Municipio donde se ubica la inversión.

Haciendo un doble-clic sobre cualquier fila aparecerá la ventana de modificación del

documento.

En la parte inferior aparece una caja de texto para introducir el texto a Buscar en

cualquiera de los campos que se muestran en la pantalla (ver 3.2.7 La opción de

búsqueda de las rejillas).

Los datos de la Tabla se totalizan en la parte inferior de la ventana según el tipo de

documento, y según lo indicado en la tabla Tipos de documento contable. Aparece el

saldo Comprometido (tanto del Importe Total como del Elegible), el saldo Obligado y el

Pagado.

En la parte inferior de la ventana aparecen los botones propios del mantenimiento del

fichero:

Añadir: permite dar de alta nuevos documentos contables. Solo está disponible esta

opción si está seleccionado el Tema Prioritario / Actuación en el desplegable, o el

Gestor solo trabaja con uno en este Programa - Fondo.

Duplicar: Da de alta un nuevo documento pero copiando la información del

documento seleccionado. Aparece también la ventana de modificación del documento.

Modificar: Permite modificar los datos de un documento. Para ello se presenta una

nueva pantalla que se describe posteriormente.

Eliminar: Al pulsar esta opción se eliminará el documento activo en la tabla. También

se puede hacer un borrado múltiple seleccionando varias líneas de la tabla (ver 3.2.3

Selección de filas). En cualquier caso, el programa solicitará confirmación antes de

borrar los registros.

Rectificar: Solo se pueden rectificar documentos de pago. Genera nuevos pagos que

modifican pagos existentes ya certificados. Genera, por defecto, un pago de la misma

cantidad en negativo pero dicha cantidad es modificable.

Agrupar en Operación: Permite asociar gastos a una operación. Mediante este

método se pueden mover gastos de una operación a otra existente o bien crear una

nueva operación con esa agrupación de gastos.


50

Prorratear: El programa permite distribuir un gasto existente entre varias operaciones

del mismo gestor y medida. Se creará un gasto ficticio por proyecto seleccionado y se

deja de baja el gasto original.

Filtro: Además de los filtros de cabecera del formulario, los filtros rápidos de la barra

de herramientas y los filtros por estado (ver más adelante el sistema de marcas), el

formulario dispone de un conjunto de filtros adicionales. Al pulsar el botón Filtro se

muestra un formulario que permite definir y aplicar distintos filtros específicos:

Al pulsar un filtro concreto, se mostrarán los elementos (cuadros de texto, fecha,

desplegables,..) necesarios para definir las condiciones que se desea aplicar. Al pulsar

en Aplicar el filtro se aplicará sobre el formulario de gastos. Una vez definido un filtro

por este método, el programa lo recordará mientras no abandonemos el formulario y

podremos aplicarlo o no pulsando el botón que aparece junto al botón Filtro.


51

Imprimir: La información que se imprime aparece según se presenta en la tabla, es

decir ordenada según haya indicado el usuario, todos los documentos seleccionados, y

con sus marcas correspondientes. Al pulsar este botón aparece la ventana:

Se puede seleccionar que aparezca el detalle de los importes correspondientes a

Multiterceros, y se puede previsualizar en pantalla o enviar directamente a la

impresora.

Otras opciones disponibles en la ventana son:

Sistema de marcas. Mediante la utilización de los lápices situados en la parte inferior de

la tabla se puede marcar o desmarcar documentos para su posterior selección. La

definición de estos lápices se realiza en la tabla Estados del Gasto, y corresponden a las

ocho primeras marcas definidas por el usuario. Para empezar a marcar documentos hay

que pulsar sobre el lápiz que represente la marca a realizar y posteriormente ir marcando

los documentos deseados. Para desmarcar un documento hay que volverlo a marcar. Para

finalizar el sistema de marcado simplemente hay que volver a pulsar sobre el botón que

contiene el lápiz seleccionado (Se diferencia del resto porque aparece hundido)

Selección según el Estado del Gasto (Filtro): Encima de la tabla, aparece la selección

realizada según el Estado del Gasto. Para crear un filtro determinado hay que pulsar el

botón Aparecerá la Tabla de Estados del Gasto y se podrá seleccionar cualquiera de

ellos. Al pulsar el botón seleccionar de esta ventana, en la caja Estado aparecerá escrita

la condición y en la tabla de documentos, solo aparecerán aquellos que cumplan dicha

condición. Este proceso se puede repetir para ir añadiendo condiciones a la selección.

Para eliminar una determinada selección hay que pulsar el botón . Al realizar esta

acción volverán a aparecer todos los documentos.

Árbol de documentos: Al pulsar el botón aparecerá una ventana como la que

sigue:


52

En esta ventana, de forma jerárquica se presenta el documento con todos los documentos

relacionados, las distintas fases, indicando el Nº de documento, el Importe Elegible,

su Saldo, el Objeto del Gasto y los totales Comprometido, Obligado y Pagado. Esta

ventana dispone de los controles de impresión para presentar estos documentos en

pantalla o en Impresora.

Marcas del documento: Al pulsar el botón aparece una ventana en la que se indica

las marcas introducidas por cada uno de los intermediarios por los que ha pasado el

documento. La ventana que aparece en la figura siguiente indicaría que el documento se

ha añadido por SS.CC., ha sido revisado por éstos, y que el usuario lo ha marcado con

una marca definida por él denominada Importe Recuperable Descertificado.

Plantilla de gastos: El botón se accede a la plantilla de gasto que permite asociar la

misma información de forma masiva a múltiples gatos. También desde la plantilla se

podrán generar múltiples rectificaciones de gastos.


53

5.6.1 Plantilla de gastos

El formulario de la plantilla de gastos tiene el siguiente aspecto:

En el formulario se muestran todos los campos que se pueden modificar de forma masiva

en los documentos... En general todos los campos que se dejen vacíos no modificarán el

valor de los gastos salvo que se pulsen las marcas Vaciar que aparece junto a algunos de

ellos.

En la parte inferior aparece un recuadro Generar Rectificaciones. Si se marca esta opción,

se muestran los datos necesarios en las rectificaciones de gastos. Al usar aceptar en este

caso, el programa generará una rectificación negativa para cada uno de los gastos

seleccionados con los datos proporcionados y minorando la parte proporcional indicada

del importe. Esta opción sólo se puede usar con gastos y si se han seleccionado gastos

que no sean rectificaciones.

Si en la selección de gastos se han elegido sólo documentos que sean ellos mismos

rectificaciones, esta misma parte de la plantilla se podrá usar para modificar masivamente

la información de los mismos relacionados la rectificación (clase, fecha, motivo,…)

Mediante la plantilla también se pueden marcar de forma masiva gastos y sus listas que

no queramos publicar usando los desplegables del recuadro Estados.


54

5.6.2 Detalle del documento de Gasto.

Al pulsar sobre un documento existente, sobre el botón modificar, o al dar de alta o

duplicar un documento, aparece la ventana en la que se detallan todos los datos del

documento.

La ventana que se muestra es como la que se presenta:

Mediante listas desplegables, cajas de texto, botones, etc. el usuario introduce la

información del documento.

La operación a la que se ha asignado el documento, si el Programa está basado en

Operaciones.

El número de transacción / documento, que si es un alta tiene que ser el de un número

de documento que no exista en este Programa-Fondo,

La Fecha de Certificación en la que tiene efecto el documento. Puede ser igual o

posterior a la fecha de Contabilidad. Esta fecha se utiliza para hacer que un documento

entre a formar parte de una determinada Certificación.

El importe Total y el Elegible. No pueden quedar vacíos ni ser el Elegible superior al

Total.


55

Otras particularidades de esta ventana son:

El desplegable Tipo que aparece a la derecha de la pantalla permite indicar si un

documento es simple, de Multiterceros, o de Multipartida. En estos dos últimos casos

aparecerá un botón para introducir el desglose del documento por Terceros o por

Aplicaciones / Partidas.

En la parte inferior se muestran y se pueden introducir las marcas de Usuario en el

documento. Es una alternativa a la utilización de los lápices en la pantalla anterior.

Por último, los botones de Impresora permiten enviar a la impresora toda la información

de este documento, o previsualizarlo.

5.6.3 Elegibilidad de gasto

Dentro del detalle del gasto, se encuentra el detalle de Elegibilidad. Se pueden indicar

distintas líneas de elegibilidad (frente a un solo estado que se podía indicar

anteriormente). También se ha aumentado la información disponible y su funcionalidad.

Para poder añadir o modificar líneas de elegibilidad es necesario tener asignado un

permiso específico.

En el recuadro Detalle de Elegibilidad de la ventana del detalle del gasto se muestra

una tabla con las líneas de importes retirados:

En la parte inferior se muestran de izquierda a derecha, según los permisos del usuario,

los botones:

Eliminar: Borra, previa confirmación, la última línea introducida. Alta: permite añadir un nuevo registro. Consulta / Edición: Da acceso a los datos introducidos. En el caso de ser la

última línea, si existen permisos, se permite la edición, si no, la pantalla es de consulta. Haciendo doble-clic sobre la tabla se obtiene la misma funcionalidad


56

La pantalla de alta, consulta o edición que se presenta es la siguiente:

En esta pantalla se indica:

Fecha: Dato obligatorio que permite conocer a partir de cuando el detalle de la

elegibilidad actúa sobre el gasto. La fecha no podrá ser anterior a la última línea de

elegilidad introducida.

Perfil: Rol o perfil del usuario que da de alta el registro. Desde Coordinación se puede

modificar este dato. Si no, el programa asigna automáticamente y sin posibilidad de

modificación el rol del usuario que está introduciendo el registro.

Estado: Desplegable que permite elegir entre 1-Elegible, 2-No elegible, 3-Parcialmente

elegible.

Concepto: Texto libre, asistido por otros conceptos introducidos a nivel de Gestor, que

sirve para indicar el motivo de la Elegibilidad, No elegibilidad, o por que se descuenta de

la parte elegible. El programa recuerda y ofrece los conceptos que se haya introducido

previamente.

Causa verificación: Desplegable con las distintas causas tipificadas.

Tipo de Error: Desplegable que permite elegir entre 1-Puntual, 2-Sistémico.

Elegible anterior: Importe del que se parte inicialmente en este registro. En el caso de

ser el primer registro, éste es el Importe del Elegible Inicial y se puede modificar. En los

siguientes registros es el elegible resultante del registro anterior y no podrá modificarse.

Importe No Elegible: Importe que se descuenta del elegible. Solo es editable en el caso

de ser 3-Parcialmente elegible.

Importe Elegible: Resultado de la resta del Importe 1 menos el No Elegible.


57

Observaciones: Texto libre.

Verificación: Desplegable que permite seleccionar entre todas las verificaciones en las

que esté asociado el gasto. Es solo un dato informativo, no afecta a la verificación.

Tipo Verificación: Según la Verificación seleccionada, se muestra su tipo.

Al añadir o modificar líneas, el programa ajustará el importe elegible final del gasto según

la última línea añadida.

Cuando se pulse el botón de elimina, se borrará la última línea introducida recalculando el

importe elegible según el estado anterior. Si se borran todas las líneas introducidas,

dejaremos el gasto en el estado inicial tal como se creó inicialmente.

5.6.4 Irregularidad asociada a gastos negativos

Cuando se crea un gasto de rectificación negativo mediante la opción de rectificación o

mediante la plantilla de gastos (ver 5.7.1 Plantilla de Gastos), se puede asignar al mismo

información adicional de la irregularidad que lo ha originado.

Al entrar a un gasto de rectificación se muestra un botón Irregularidad que da acceso al

formulario para registrar la información de la irregularidad asociada:

Al pulsar el botón se abre la pantalla de la irregularidad, permitiendo registrar la

información de la misma:

Informe Irregularidad: Referencia al informe en el que se encuentra recogida la

irregularidad.

Control asociado, control existente en el sistema FSE713 al que se asocia la

irregularidad.

Fecha Informe: Fecha del informe en el que se encuentra recogida dicha

irregularidad.

FICHA OLAF: Número de ficha OLAF.

FECHA OLAF: Fecha de cierre OLAF.

Identificación del control: Referencia o identificación de control.

Importe Controlado.

Importe Irregular.

Importe Irregular Indirecto.


58

Motivos de la Irregularidad, donde se pueden seleccionar los diferentes motivos

y su importe correspondiente. Cada tipo solo se podrá seleccionar una vez por

Irregularidad. En esta tabla solo se podrán seleccionar un máximo de 5 motivos

por limitaciones de la UAFSE.

Observaciones: Se pueden introducir observaciones en cualquier caso pero sólo

se enviarán a FSE en el caso de haber seleccionado como motivo de

irregularidad 9996-Otros.

Coordinación podrá generar un fichero XML con las irregularidades para su carga en la

UAFSE. Esta opción generará el fichero de irregularidades a partir de los gastos negativos

que se han introducido marcados con el tipo de modificación Irregularidad y que tengan

asociada la información de la irregularidad correspondiente.

Por otro lado, los gastos negativos marcados de esta forma no se incluirán en el

fichero de gastos. De esta forma aseguramos que un gastos creado automáticamente

en la UAFSE debido a una irregularidad, no se vuelve a enviar (sin necesidad de marcar el

gasto como enviado, no enviar, etc.).

Las irregularidades quedan asociadas al pago negativo y éste a su vez está asociado a la

transacción original. También podremos relacionar la irregularidad con un registro de

control de gasto original. De este modo sabremos qué irregularidades ha provocado un

control y el importe retirado por las mismas.

Dentro del menú Gestión, está prevista una nueva opción, “Fichero de Irregularidades”

(ver 5.18 Registro de Irregularidades), que permita localizar las distintas irregularidades

introducidas en la aplicación.


59

5.7 Fichero de Indicadores

Esta opción muestra un formulario desde el que se pueden consultar las comunicaciones

de indicadores introducidos en el programa de forma general sin tener que acceder a

través de una operación. También permitirá ver las operaciones que no tengan ninguna

información de un indicador concreto.

El formulario tiene el siguiente aspecto:

Para que se muestre información en el formulario es necesario indicar al menos el tema

prioritario y un indicador del mismo. Como en este caso la información resultante pueden

ser muchos registros, en necesario siempre pulsar el botón Aplicar filtros después de

seleccionar las condiciones deseadas.

Al pulsar en este botón, se mostrarán las operaciones que tienen información de ese

indicador con el valor y la fecha de comunicación.

Desde este formulario podemos acceder a la información completa de la operación y

también podremos hacer borrado múltiple de varias líneas de indicadores a la vez.

Por último, pulsando la opción Falta indicador el programa presentará aquellas

operaciones del tema prioritario que no tienen información de realización del indicador

seleccionado.


60

5.8 Relación de Check-List

Este módulo permite consultar tanto los check-list (listas de comprobación) introducidos,

como los que faltan por introducir en el caso de Listas Obligatorias1.

En el caso en el que se quiera hacer una selección de las listas de comprobación

contestadas, habrá que dejar desactivada la casilla “Falta Check-List”.

La primera acción que hay que realizar es seleccionar la Lista a la que pertenecen los

registros a consultar. Dependiendo de la lista seleccionada:

o Aparecerá o no la posibilidad de buscar las listas no completadas. Si la Lista se ha

definido como obligatoria, a la derecha de la Lista aparecerá la casilla de

verificación “Falta Check-List”.

o Dependiendo de la ubicación de la Lista se presentará información relacionada de

Operaciones, Contratos, Gastos, etc. Según la información relacionada que se

presente, se podrá acceder a la ficha correspondiente desde los botones que

aparecerán en la parte inferior.

“Falta Check List” activado

La activación de la casilla “Falta Check List” produce las siguientes acciones:

o Oculta las columnas propias de la Lista de Comprobación: Id. de Lista, su estado

(Revisado, Enviado a F2007, No enviar), persona que la ha cumplimentado y las

observaciones.

1 Lista Obligatoria: si así se definido por coordinación.


61

o Muestra los registros que deberían tener la lista cumplimentada. Si en la definición

de la lista se ha indicado algún filtro de aplicación (Aplicar a Método de Gestión,

Tipo de proyecto, a un Gestor determinado), aquí se tiene en cuenta y solo se

mostrarían aquellos registros que cumplen la condición y que no tienen rellena la

lista.

Para el usuario de tipo Coordinación aparecerá el desplegable Gestor para permitir filtra

la información por un Gestor determinado.

Más abajo, aparece el desplegable Tema Prioritario para la selección de las Listas que

pertenecen a una determinada información asignada a dicho Tema Prioritario.

Eliminar: La pulsación de esta acción producirá la eliminación de la Lista y de todas sus

respuestas asociadas, previa petición de confirmación.

Modificar/Consultar: Esta acción permite consultar el contenido de la Lista, es decir los

datos generales y las respuestas introducidas. Desde esta opción, según los permisos que

tenga el usuario podrá modificar el contenido.

Ver Operación, Contrato, Gasto,...: Dependiendo de la lista seleccionada se podrá

acceder mediante estas acciones a las fichas correspondientes y desde allí consultar o

modificar la información según los permisos de que se disponga. En el caso de la no

existencia de la Lista, desde aquí se podría crear y completar.

Acciones: Permite marcar de forma masiva como revisados los indicadores

seleccionados.


62

5.9 Informe de ejecución anual.

Al pulsar esta opción aparece una tabla que contiene una línea por cada una de las

comunicaciones referentes al seguimiento material de las actuaciones, Informe de

ejecución anual.

Al pulsar en cualquier registro, o al crear uno nuevo aparece la pantalla en la que se

detalla la información anual. La información se distribuye por las distintas pestañas:

Análisis, Ejecución, Selección, etc. Se presenta al Gestor el resumen de la ejecución y las

casillas que debe completar. Como dato obligatorio señalar que hay que introducir la

Anualidad correspondiente.

El botón de la parte inferior izquierda envía la información a un informe con formato

Word.


63

5.10 Declaración Gastos del Gestor

Esta opción posibilita a los gestores a que realicen la declaración de gastos previa a la certificación. El funcionamiento es similar a las certificaciones que se realizan desde Coordinación, particularizada para el gestor.

La opción Gestión / Declaración Gastos del Gestor muestra el formulario de declaraciones de gastos:

Desde esta pantalla el gestor podrá crear nuevas declaraciones de gastos.

Los datos que se presentan son:


64

Nº Declaración.: Número de la declaración del gestor. No puede estar repetida por

gestor.

Fecha Dec. Gastos: Fecha de referencia que se aplica a los gastos para vincularlos a

esta declaración.

Fecha Firma (presentación): Fecha oficial de firma del documento de declaración de

gastos.

Plan/ periodo. Es el plan financiero y el periodo que se usará como referencia en el

cálculo de porcentajes de ejecución.

Estado: Indica si la declaración está abierta, cerrada provisional, en revisión o

cerrada definitivamente. Cuando la declaración esté abierta, sólo permitirá cambiar el

estado como gestor a Cerrada Provisional. Una declaración abierta no es visible por

Coordinación. Para que Coordinación vea una declaración, el gestor la debe pasar a

cerrada provisional. Cuando la declaración está cerrada, sólo el Coordinador podrá

reabrirla volviendo a cambiar su estado.

Asignación de gastos a una declaración:

Para que un Gestor pueda asociar gastos a una declaración es preciso haberla

creado antes.

Para asignar gastos a una declaración el Gestor tendrá que indicar en los gastos la

fecha de la declaración en la que quiere que el gasto mediante el campo Fecha

declaración del Gasto (Gestor) del gasto. Este campo es un desplegable en el que

sólo aparecerán fechas de declaraciones abiertas del Gestor y posteriores a la última

declaración cerrada:

También se pueden asignar gastos masivamente a la declaración de dos formas:

Desde la misma declaración el botón Gastos Pendientes asignará a la declaración

actual todos los gastos del gestor no publicados y sin fecha de declaración.

Desde el formulario de gastos mediante el botón Acciones, de forma análoga a la

modificación masiva de la fecha de certificación. Al acceder a esta opción como

Gestor, se muestra la opción de modificar esta fecha. Si al acceder a la opción el

programa detecta que se ha seleccionado algún gasto publicado, no permitirá acceder

a la misma.


65

Cálculo de la declaración.

Una vez asignados gastos a una declaración, el recálculo de la misma dependerá de su

estado:

Si la declaración está abierta, se recalcularán automáticamente todas las columnas.

Si la declaración está cerrada provisionalmente, las columnas Elegible inicial, retirado

por el gestor y declarado, no se vuelven a recalcular y guardarán la situación en el

momento de hacer el cierre provisional.

Si la declaración está cerrada definitivamente, no se recalcula ninguna columna y

todas mantendrán los importes del momento en el que se hizo el cierre definitivo.

Cierre de la declaración. Una vez preparada la declaración de gastos, el Gestor debe

darla por cerrada para que la vean los coordinadores. Se cierra asignando a la declaración

el estado Cerrada provisional y guardándola. Para poder cerrar una declaración es

obligatorio que todos los gastos que estén asociados a la misma estén

publicados. En otro caso no se permite cerrar la declaración.

Al cerrar una declaración:

Se hará inmediatamente visible por los coordinadores.

Se bloquean los datos de la declaración y no se pueden añadir ni retirar gastos de

la misma.

Sólo los coordinadores tienen la capacidad de volver a abrirla para que el

Gestor la pueda corregir y volver a cerrar.

No se permitirá usar fechas de declaración anteriores a la fecha de esa declaración

en gastos, asignaciones masivas, ni en nuevas declaraciones.

Listas de comprobación: Se pueden asociar listas de comprobación a las declaraciones

de gastos mediante una nueva ubicación (Declaración Gastos Gestor) que aparece en la

definición de las listas. Si alguna de ellas es obligatoria, se validará su existencia antes de

cerrar la declaración y no se podrá cerrar si faltan por rellenar listas obligatorias o están

mal rellenas.

5.11 Certificación de gastos

La ventana que se presenta muestra las distintas Certificaciones que se van realizando,

una para cada una de los periodos establecidos en el Programa correspondiente.

La ventana que se presenta muestra las distintas Certificaciones que se han realizado.


66

Para añadir una nueva Certificación hay que pulsar el botón Añadir, automáticamente la

Certificación se establecerá para el siguiente periodo después de la última certificación

realizada.

Una vez creada la certificación se deberá pulsar el botón de Recalcular Gastos para

obtener la información del fichero de gastos.

Para el recálculo se tomarán los gastos a los que se les haya asignado la fecha de

certificación actual.

En el formulario podremos también aplicar filtros para ver el importe parcial según :

Estado: Se calculará la declaración tomando sólo gastos en el estado indicado. Podremos ver así el importe revisado o enviado a FSE2007 de la certificación.

Objetivo Lisboa: Muestra y calcula importe sólo de para temas prioritarios de Objetivo Lisboa.


67

Gestores: Podremos ver los importes parciales de uno o varios de los gestores. Si no se indica nada, por defecto se tienen en cuenta gastos de todos los gestores.

Estos filtros sólo afectará a la visualización de los cálculos. El programa siempre guardará

como importe certificado el total sin aplicar fitlro alguno.

En la parte inferior del formulario aparecen varios botones destinados a:

Botón de cierre de la certificación : Al pulsarlo, la certificación se cierra y se bloquea y no se pueden añadir ni retirar gastos a la misma. Además tener una certificación cerrada impide asignar una fecha anterior de certificación a los gastos (no se puede certificar gastos con fecha anterior).

Ver detalle: Permite acceder a los formularios de operaciones y gastos filtrando únicamente los que estén relacionados con la certificación actual. Los gastos serán lo que tengan la fecha de certificación actual y las operaciones serán las que tengan cualquiera de sus gastos en la misma.

Lista de certificación: Si se han definido listas de comprobación asociadas a la certificación y se tiene permiso para consultarlas o rellenarlas, aparecerá este botón que dará acceso al formulario de rellenar lista habitual (ver 3.3 Contestar a listas de comprobación).

Imprimir: Se puede imprimir desde esta pantalla la información a Nivel de Ejes, o más en detalle a Nivel de Ejes, Temas Prioritarios, Actuaciones etc., además del Certificado de Gastos:


68

5.12 Resumen de indicadores

Esta opción de menú muestra un formulario donde se puede consultar un resumen

numérico por indicador y ejercicio:

Para que se muestre información es necesario seleccionar un tema o subtema en el

desplegable del Tema Prioritario. Según lo que se haya seleccionado en el recuadro Datos

Agrupados por, en este desplegable se mostarán temas prioritarios o niveles inferiores

del plan financiero (si existen).

Al elegir una opción en ese desplegable, se mostrarán los indicadores definidos para el

tema y, para cada uno, el valor acumulado por anualidad.

El botón Ver detalle lleva al fichero de indicadores (ver 5.8 Fichero de indicadores),

seleccionando automáticmanete el indicador seleccionado. De esta forma podremos ver el

destalle de las operaciones que tienen introducido valor para ese indicador y que es el

deglose de los varlores acumulados presentados en el formulario de resumen.

El resumen de indicadores se puede ver según los desgloses definidos para cada indicador

pulsando el check Mostrar Desglose. Al hacerlo, el formulario cambia de aspecto

mostrando el desglose para los indicadores que corresponda:


69

5.13 Comunicación de indicadores por tema prioritario

El nivel más fino de introducción de indicadores es indicando la ejecución de los mismos

por operación como se ha visto en 5.5.1 Detalle de la Operación.

Pero dado que en la aplicación de la UAFSE, se permite comunicar esta información a

nivel de tema prioritario, el programa también permite hacerlo de esta manera. Así se

pierde detalle de la ejecución, pero se gana en facilidad de introducción y aglidad en la

comunicación.

Desde la opción del menú se accede a un formulario que muetra las comunicaciones

realizadas a por tema prioritario.


70

Podremos añadir, eliminar o modificar comunicaciones. Las comunicaciones siempre se

hacer por gestor y tema prioritario por lo que para añadir es necesario haber marcado un

gestor y tema en los desplegables de la parte superior del formulario.

El formulario de edición es igual al que se presenta al acceder desde la operación con los

desgloses necesarios, sólo que en la parte superior aparece la información del tema

prioritario con el que se está trabajando:

En la aplicación se puede simultanear la introducción por operación y por tema prioritario

pero no en el mismo ejercicio y gestor. Es decir, cada gestor puede introducir la

información de cada ejercicio al nivel que lo desee. Pero si se detecta que en un año se ha

introducido información a un determinado nivel, ya no se permite hacerlo en ese mismo

año de otro modo.

5.14 Fichero de Terceros

Esta opción, permite la gestión del fichero de Beneficiarios. La pantalla del fichero

muestra un registro por cada una de los beneficiarios almacenados en el sistema.


71

En esta pantalla se puede filtrar la información por Provincia, por Municipio, o

introduciendo texto debajo de la columna Nombre para filtrar aquellas empresas cuyo

nombre contenga el texto introducido. También se puede utilizar la opción Buscar, para

localizar un determinado registro.

En el detalle del Tercero se muestra, además de sus datos básicos, la suma de los pagos y

de las devoluciones. En el caso de un NIF de un Tercero que no cumpla el algoritmo de

validación, desde Coordinación se puede señalar para que se salte el control en las

validaciones de la aplicación.

Mediante los botones Ver Gastos y Ver Operaciones, se puede acceder a los formularios de

gasto y operaciones respectivamente, mostrándose sólo los que tengan relación con el

beneficiario actual.


72

5.15 Fichero de Beneficiarios

Esta opción, permite la gestión del fichero de Beneficiarios. La pantalla del fichero

muestra un registro por cada una de los beneficiarios almacenados en el sistema.

En esta pantalla se puede filtrar la información por Provincia, por Municipio, o

introduciendo texto debajo de la columna Nombre para filtrar aquellas empresas cuyo

nombre contenga el texto introducido. También se puede utilizar la opción Buscar, para

localizar un determinado registro.

En la parte inferior de la ventana aparecen los botones: Eliminar, Añadir, y Modificar.

Eliminar: Solo se podrán eliminar los registros que no estén validados por SS.CC.

Añadir: Muestra una pantalla vacía para iniciar la edición de un nuevo registro.

Modificar: Muestra los datos del registro seleccionado.

En el detalle del beneficiario se muestra, además de sus datos básicos, la suma de los

pagos y de las devoluciones.


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Mediante los botones Ver Gastos y Ver Operaciones, se puede acceder a los formularios de

gasto y operaciones respectivamente, mostrándose sólo los que tengan relación con el

beneficiario actual.

5.16 Registro deudores

En esta opción se registran todos aquellos beneficiarios con pagos negativos. Los registros

se pueden buscar filtrando por varias opciones que se presentan en una pantalla como

esta:

5.17 Registro de irregularidades

En esta opción se pueden ver y modificar las irregularidades introducidas en la aplicación

desde los gastos negativos (ver 5.7.4 Irregularidad asociada a gastos negativos). O lo que

es lo mismo, se pueden ver de forma conjunta los gastos negativos que tengan registrada

información de irregularidad.


74

La pantalla es similar a la de pagos con filtros similares, pero las columnas presentan

información más específica relativa a las irregularidades.

Desde esta pantalla se pueden consultar y modificar datos, pero no se pueden añadir

irregularidades nuevas. Para esto siempre hay que seleccionar previamente el gasto al

que afecta la irregularidad y por eso ser realizar de forma más natural desde el mismo

formulario de gastos como se ha visto más arriba.

Al pulsar en Modificar / Consultar, se accede al formulario de detalle del gasto desde el

que podemos ver el gasto y la irregularidad asociada al mismo (ver 5.7.2 Detalle del

documento de Gasto).

5.18 Gestión de Documentos

La finalidad del módulo de Documentos es el acceso y control, a la información

documental relacionada con la información gestionada, desde la aplicación informática de

Fondos Europeos.

También, para dar cumplimiento al Artículo 15 del Reglamento (CE) 1828/2006, y a los

Artículos 58 y 60 del Reglamento (CE) 1083/2006, sobre una pista de auditoría suficiente

sobre la información relacionada con la operación.

El módulo de Documentos Anexos, de la aplicación FONDOS EUROPEOS 7..13, gestiona y

realiza el control documental de la información asociada a los distintos módulos de la

aplicación. Los elementos que se maneja son documentos que o bien son almacenados en

un servidor accesible por todos los usuarios (externo a la base de datos), o bien solo se


75

guardan las referencias para acceder a ellos. Dentro de la base de datos de Fondos,

existirá la referencia que permitirá su recuperación.

De cada una de estos documentos interesa conocer:

Identificador de pertenencia: Gestor o Coordinación al que se le asocia el documento.

Identificador interno del Documento.

Ubicación, donde está asociado el documento

Identificación interna de la Operación, si está asociado a una operación.

Identificación de expediente.

Referencia del Gestor

Denominación o descripción del documento.

Tipo de documento (Tabla de Tipos de documentos)

Fecha asignada al documento.

Observaciones.

Datos de tipo automático que se recogen cuando se incorpora el documento:

o Nombre del archivo en el sistema

o Nombre del documento original

o Fecha del archivo

o Tamaño del archivo

o Usuario que lo ha añadido

o Fecha de incorporación

o Tipo de almacenamiento (en base de datos, servidor, en la red)

Las características de operación del módulo son las comunes con el resto de la

aplicación FONDOS EUROPEOS 7..13:

Listas desplegables con la información relacionada de otras tablas,

Botones con asistentes para la obtención de información,

Posibilidad de ordenación de la información en las tablas

Botones de acción para acceso a otras pantallas,

Etc.


76

Navegación por la aplicación:

Para el acceso a este módulo existen distintas ubicaciones desde las cuales se

puede añadir, modificar y eliminar los documentos relacionados con cada

ubicación

o Desde el menú Gestión, existe la opción de Gestión de Documentos,

que mostrará la relación de documentos existentes para el gestor actual.

o Desde la operación. Una vez seleccionada la operación, y entrando en su pantalla de detalle, aparece el botón de Anexos. Al pulsar este botón aparecerá la pantalla con la relación de documentos que se han ido adjuntando a la operación.

o Desde el detalle del Contrato. Dentro del menú Gestión-Fichero de

Contratos o en la pestaña de Contratación de una operación, aparece el botón de Anexos, donde se registrarán los documentos relacionados con cada contrato.

o Desde el detalle del Gasto. Dentro del menú de Gastos, seleccionando

uno, en la pantalla del detalle de gasto, aparece el botón de Anexos, desde el cual aparece la pantalla con la relación de documentos asociados al gasto.

o Desde el detalle de un Control. Desde el menú Control / Fichero de

Controles, al añadir una ficha de control de la operación, aparece también el botón de Anexos para registrar documentación adjunta.

o Desde la ficha de Verificación. En cada una de las verificaciones de la

de las operaciones, se permite también adjuntar documentos.

o Desde el Detalle de cualquier Lista de Verificación. Encontramos también el botón de Anexos en la pantalla de las Listas de Comprobación.

o Desde el Fichero de Terceros. Esta la opción de añadir documentos

relacionados en el menú Gestión-Fichero de Terceros

o Desde la Certificación-Declaración de Gastos. Existe también la opción de añadir documentos relacionados en la opción de Certificación de Gastos o en la Declaración de Gastos.

o Desde el Informe de Ejecución Existe también la opción de añadir

documentos relacionados referentes al Informe de Ejecución.

o Desde el Programa Operativo. A nivel de Definición del Programa, también encontramos la opción de anexar documentos relacionados. La ubicación esta dentro del menú Archivo, Definición de Programas, Programas y Anualidades.

Al abrir cualquiera de las pantallas de Anexos que se reparten por las distintas ubicaciones comentadas, se presenta la siguiente pantalla de Documentación Adjunta:


77

Para la introducción de nuevos registros, o la modificación de los existentes se utiliza la

siguiente pantalla de edición:

En esta pantalla aparecen los siguientes datos:

Id. Documento: Dato de tipo numérico, editable, pero único dentro del mismo Gestor, que identifica el documento.

Tipo: Alguno de los Tipos, de la tabla Tipos de documento, que se incorporará en el menú Tablas, y que será configurada por Servicios Centrales.

Expediente: Dato de tipo alfanumérico, de 50 posiciones, que permite agrupar y relacionar distintos documentos mediante la asignación de un código común.

Referencia (Gestor): Dato de tipo alfanumérico, que permite introducir la referencia que utiliza el Gestor para identificar el documento.

Denominación: Dato obligatorio de tipo alfanumérico, de un máximo de 150 caracteres, que presenta una breve descripción del documento. Para documentos nuevos, por defecto se pondrá el nombre del documento físico, pero sin la extensión.

Fecha asignada al documento: Dato de tipo fecha, que muestra la fecha con la que el documento se ha adjuntado. No tiene por qué coincidir con la fecha física del documento. Puede ser la fecha de registro, la fecha de solicitud, etc. Por defecto, se pondrá la fecha de cuando se realiza la operación.

Observaciones: Dato de tipo alfanumérico, que permite introducir un texto que recoja las observaciones sobre el documento.


78

Datos de tipo automático recogidos en el momento de la incorporación del documento al servidor:

o Nombre en servidor: Dato alfanumérico de 10 posiciones, que guarda el nombre asignado por el sistema, cuando se sube al servidor el documento. Tiene el siguiente formato:

GGGGG+NNNNN.EXT

donde G es el identificador del Gestor relleno con ceros por la izquierda, y N

es el número de documento del dato Id.Documento.

La extensión del documento se mantiene para permitir su visualización de

forma automática.

o Documento original: Dato alfanumérico, de 250 posiciones, que almacena el nombre, sin la ruta, del documento original.

o Fecha del documento: Dato de tipo fecha que guarda la fecha del archivo en el momento de subirlo al servidor.

o Tamaño (KB): Dato de tipo numérico que guarda el tamaño del archivo en el momento de subirlo al servidor. La información se expresa en KB.

o Usuario: Nombre del usuario que ha realizado la acción de subir el fichero al servidor.

o Fecha de incorporación: Dato de tipo fecha que guarda la fecha y hora del momento en el que se subió al servidor.

Además de la información mencionada, en esta misma ventana se puede observar, si el

documento es de tipo imagen con formato admitido por la aplicación, una vista

preliminar. En la parte superior aparecerá la vista preliminar del documento que ya se

encuentra en el servidor. En la parte inferior aparecerá la vista preliminar del documento

que se desea subir.

Internamente, también se almacena el identificador del Gestor y el de la operación con la

que están relacionados.

En la parte central de la ventana se encuentra el dato Ruta del fichero a incorporar al

servidor con el botón de acción a la derecha del texto. Al pulsar este botón se realizarán

las siguientes acciones:

1. Se abrirá la ventana de búsqueda de documentos, pudiendo el usuario señalar alguno de los que tenga accesible, tanto en su equipo como en la red a la que tenga acceso.

2. Si Acepta la selección, los datos del fichero aparecerán en Datos físicos del fichero. Datos como el Nombre original, la fecha cuando se creó o modificó por última vez, el tamaño del archivo en KB, el usuario que lo quiere subir, y la fecha de hoy. También, se genera de forma automática el nombre que tendrá en el servidor.


79

3. Para ello se utiliza el identificador del Gestor y el Id. del Documento señalado en la parte superior (si el Id. de Documento está vacío, se mostrará el número siguiente correspondiente al Gestor). Además, si la caja de texto Denominación está vacía, se llenará con el nombre físico del documento, pero sin la extensión.

4. Si es un formato gráfico admitido por la aplicación, en la ventana de la derecha se presentará una vista preliminar.

En la parte inferior de la ventana se encuentran los botones de Acción siguientes:

Visualizar: Presenta el contenido del documento que se encuentra en el servidor para su consulta. Para ello, el Windows del servidor de la aplicación de Fondos, tiene que tener asociada una aplicación para el formato del fichero que se desea visualizar. A partir de este momento, son las opciones del programa gestor del documento, las que se aplican, para realizar las acciones de edición (en un documento nuevo), impresión, y consulta.

Aceptar: Cierra la ventana, guardando la información añadida o modificada. En el caso de que se haya especificado un archivo para subir al servidor, en Ruta del fichero a incorporar al servidor, si se está creando un nuevo documento, el fichero del usuario se copiará en el servidor, y será accesible por todos los usuarios que tengan permiso de acceso a la operación a la que pertenece el documento. Si el documento ya existía en el servidor y se especifica alguno en Ruta del fichero a incorporar al servidor, se borrará el existente en el servidor y se subirá el aquí indicado.

Cancelar: Cierra la ventana sin guardar los cambios, aunque se haya indicado un fichero a incorporar.

Como en el resto de la aplicación, los encabezados de las columnas permiten la

ordenación por la columna seleccionada.

La información de las columnas es la misma que aparece en la pantalla de detalle.

En la parte inferior aparece la caja de texto Buscar para realizar búsquedas sobre

cualquiera de los textos que aparece en la rejilla.


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En la parte inferior de la pantalla se encuentran los botones para la realización de las

acciones siguientes:

Añadir: muestra la pantalla de edición vacía, permitiendo añadir un nuevo documento. Esta pantalla se describe más adelante.

Eliminar: permite la eliminación física del registro seleccionado. La operación no es reversible, y tras el mensaje de confirmación se realiza la eliminación física del registro. La eliminación del documento asociado que se encuentra en el servidor dependerá de la configuración del sistema.

Modificar: presenta la pantalla de edición llena con los datos del registro seleccionado.

Visualizar: Presenta el contenido del documento, utilizando para ello el programa que tenga asociado el sistema operativo para dicho tipo de ficheros. A partir de este momento, son las opciones del programa gestor del documento, las que se aplican, para realizar las acciones de edición (en un documento nuevo), impresión, y consulta.

Salir: Cierra la ventana de Documentación Adjunta.

5.19 Registro de Subvenciones

Esta opción permite la introducción de la codificación para los distintos Regímenes de

Ayudas y Convenios utilizados en las operaciones.

La pantalla muestra la relación de Regímenes de Ayudas y Convenios incorporados al

sistema y permite su mantenimiento.

Al utilizar los botones Añadir y/o Modificar, se muestra el formulario que permite

gestionar la información de cada uno de los registros.


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En esta pantalla, además de la información propia del Régimen de Ayudas o Convenio, se

ofrece información sobre el número de Operaciones en las que se ha indicado este registro

(en el detalle de la operación aparece el desplegable con el Id. Régimen y la Descripción

de la Ayuda para seleccionarlo), permitiendo especificar el Importe Total de la

convocatoria para poder llevar el control del Importe Pendiente de conceder, que se

mostrará como diferencia entre el Total de la Convocatoria y el Importe Concedido,

calculado como suma de los importes del Coste Total Subvencionable de las Operaciones

relacionadas.

Desde este mismo recuadro se puede acceder al detalle de las operaciones y gastos

relacionados con la subvención actual con el régimen actual mediante los botones Ver

Operaciones y Ver gastos respectivamente.

En la parte inferior derecha, se puede relacionar la subvención actual con los temas

prioritarios en los que se puede usar. Es necesario que la subvención esté asociada al

menos a un tema prioritario para que pueda usarse en las operaciones y en estas sólo se

podrán elegir subvenciones asociadas a su mismo tema prioritario.

Además en esta rejilla hay que indicar el código del Régimen de Ayudas asignado en

Fopndos2007 para este tema prioritario.

La relación entre la subvención y los temas se puede hacer a nivel de tema prioritario o a

cualquier nivel inferior del plan financiero (si existe).


82

5.20 Importar documentos de la Contabilidad

Una forma de incorporar documentos en la aplicación informática es importando los datos

directamente desde la Contabilidad General del programa de la Comunidad Autónoma.

Este sistema ofrece las siguientes ventajas:

Permite a los Gestores, o desde el programa de Servicios Centrales, o el de

Intervención, introducir documentos de una forma fácil en los distintos

Programas - Fondo que gestione.

Evita errores en la introducción de datos.

El trabajo incómodo de repetir la introducción de datos se sustituye por un

sistema sencillo de selección.

Facilita el control a Intervención y a Servicios Centrales.

Permite la creación de Operaciones en los que figuran los Gastos relacionados.

Esta opción ofrece la siguiente ventana:


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En la figura, la rejilla de la izquierda muestra los documentos contables importados de la

Contabilidad, y la rejilla de la derecha muestra los documentos contables ya incorporados

a la aplicación.

La incorporación de datos de contabilidad de realiza en 2 pasos. Inicialmente, la

información contenida en el archivo que se carga, se incorpora en una tabla temporal, que

en la imagen se muestra en la rejilla de la parte izquierda. Posteriormente, el gestor debe

incorporar los documentos contables asignándolos a las operaciones correspondientes,

bien ya existentes o nuevas.

Este sistema ofrece las siguientes ventajas:

Permite a los Gestores o a los Coordinadores, incorporar los documentos

contables de una forma sencilla asociándolos a los distintos Programas - Fondo

que gestione.

Evita errores en la introducción de datos.

El trabajo incómodo de repetir la introducción de datos se sustituye por un

sistema sencillo de selección.

Facilita el control a Servicios Centrales.

Permite la creación de Operaciones a las que se asocian los Gastos relacionados.

5.20.1 Selección del archivo que contiene los datos de contabilidad

En algunos casos y como paso previo a la incorporación de los datos, se deberá

seleccionar el Tema Prioritario al que se asociarán los documentos que se van a

incorporar. Si esta información ya viniera asignada en cada documento esto no sería

necesario.

En la parte superior derecha de la ventana aparece el desplegable en el que seleccionar el

Tema Prioritario.

En la parte superior izquierda se habilita en botón “Explorar” que permite seleccionar

el archivo con los datos de contabilidad que se quieren incorporar.


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Si la aplicación encuentra algún error en la estructura o los datos del archivo seleccionado

avisará y dependiendo de la configuración aplicada en cada CCAA actuará deteniendo el

proceso o continuando el mismo.

5.20.2 Incorporación de los documentos contables

Una vez incorporados los datos de contabilidad el usuario está en disposición de asociar

los diferentes documentos a las operaciones. Si el gestor gestiona más de un Tema

Prioritario, dispondrá de la opción de seleccionar el Tema con el que quiere trabajar con el

desplegable situado en la parte superior derecha (ya indicado anteriormente).

Seleccionando uno de los temas gestionados, la rejilla izquierda mostrará los documentos

asociados al mismo.

Para incorporar documentos a la aplicación, el usuario debe seleccionarlos en la rejilla

izquierda.

La selección se realiza pulsando con el ratón el los cuadraditos grises que aparecen en la

parte izquierda de cada fila de la rejilla. Es posible hacer selecciones de múltiples filas

utilizando para ello las teclas “Control” y/o “Mayúsculas”. De la misma forma que lo

haríamos en una hoja Excel, utilizando la tecla “Control” y pulsando en el cuadradito gris

de la izquierda, añadiremos la fila seleccionada a la selección anterior. Utilizando la tecla

“Mayúsculas” podemos seleccionar un rango de filas, seleccionando la primera y última,

manteniendo pulsada esta tecla, quedará seleccionado todo el rango de filas.

Una vez realizada la selección de documentos que queremos incorporar, se debe pulsar el

botón “>>” situado entre las dos rejillas.

La selección de filas tiene una particularidad interesante. Existe, en la parte inferior de la

rejilla izquierda, un “check” que nos permite seleccionar un grupo de documentos

contables relacionados, seleccionando uno solo de ellos. De esta forma, si desde

contabilidad nos llegan varias fases de un documento (compromiso + obligación + pago),

con un solo clic podremos seleccionar el grupo completo.


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En la imagen vemos como seleccionando el documento en fase “O” y tener activado el

“check”, se selecciona de forma automática el grupo (en este caso de 2 documentos).

Al pulsar el botón “>>” se abre la ventana que permite asociar los documentos

seleccionados con una Operación, bien una ya existente o una nueva Operación que se

creará en este momento.

Inicialmente, muestra información referente al primero de los documentos seleccionados.

En esta pantalla, se muestra información de la Operación a la que está asociado cada uno

de los documentos que vamos a incorporar (en caso de que esta información venga de

contabilidad).

Si la Operación no existe en la aplicación, se creará en el momento en que aceptemos la

incorporación de estos documentos, y de forma automática los asociará a la misma. Si la

Operación ya está creada en el sistema, está será detectada de forma automática y se

asociarán los documentos al incorporarlos.

Independientemente de la información que llegue de contabilidad, el usuario podrá elegir

asociar los documentos a cualquier Operación. Si es una Operación que ya existe, podrá

seleccionarla utilizando el desplegable de la parte superior de la pantalla.

Si lo que el usuario quiere es crear una nueva Operación a la que asociar los documentos,

podrá seleccionar en el desplegable “Nueva Operación” e indicar un número de Operación

y un Nombre.


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Es obligatorio informar del Municipio de la Operación. Habitualmente será una información

que venga de contabilidad.

En el centro de la pantalla se muestra información de cada uno de los documentos

seleccionados. En la parte izquierda se muestra el “Número de documento Contable”, el

“Tipo” o fase del mismo y el “Gasto Total”. Esta información no es posible modificarla.

Cuando el documento que se muestra, pertenece a un grupo y este ha sido seleccionado,

se indica de esta forma debajo del número de documento. En este caso, pulsando el botón

que aparece a su derecha podremos ver el grupo completo. De igual forma se informa

si se ha seleccionado un documento de forma individual.

En la parte derecha, se muestra otra información (si viene de contabilidad): “Fecha de

Certificación” (fecha de certificación estimativa que se utiliza para agrupar documentos de

gasto en la aplicación y para indicar que se deben enviar a FSE2007) e “Importe Elegible”

del documento.

En la parte inferior de la pantalla, tenemos diferentes opciones para incorporar los

documentos seleccionados. Podremos elegir entre incorporarlos de forma individual, por

grupos o todos los seleccionados juntos.

Añadir los documentos uno a uno

Si pulsamos en el botón “Añadir”, el sistema incorporará solamente en documento actual,

según la información que hayamos indicado, y la pantalla volverá a mostrar la

información del siguiente documento.

Cuando se incorpora un documento de forma individual, es posible incorporar solamente

una parte del importe elegible que tenga asociado el documento. Podemos indicar en la

casilla “Gasto Público Elegible” el importe que se desea incorporar. Este importe no podrá

superar el del Gasto Público Total.

De la misma forma, es posible indicarle al sistema que no incorpore de forma individual

uno de los documentos seleccionados, con el botón “No añadir este”.


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Añadir los documentos agrupados automáticamente

Si pulsamos en el botón “Relacionados”, el sistema incorporará todos los documentos

seleccionados agrupados y relacionados con su Operación, que se creará de forma

automática. De esta forma una fase “D” se incorporará en el mismo grupo que sus “hijos”

en fase “O” y/o “P”, y asociados a la misma Operación.

Si se elige esta forma de incorporación, no será posible cambiar la información que venga

de contabilidad referente a la parte elegible del gasto o al municipio. Como fecha de

certificación, se establecerá para todos los documentos incorporados la que se indicase en

el primer documento.

Añadir todos los documentos juntos en la misma Operación

Si pulsamos en el botón “Todos Seleccionados”, el sistema incorporará todos los

documentos seleccionados juntos y relacionados con la Operación indicada en el primer

documento, ignorando la información que venga de contabilidad en este sentido.

Si se elige esta forma de incorporación, no será posible cambiar la información que venga

de contabilidad referente a la parte elegible del gasto o al municipio. Como fecha de

certificación, se establecerá para todos los documentos incorporados la que se indicase en

el primer documento.

Una vez terminado el proceso de incorporación todos los documentos incorporados

tendrán la marca interna de documento Automático, para evitar que nadie modifique los

datos importados.

Los datos que no pueden ser modificados (aunque esto depende de cada CCAA) son:

Número de documento

Tipo de documento

Documento Anterior o de Referencia, si existe

Fecha de Contabilidad

Importe Total del documento

Partida o aplicación


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5.20.3 Gestión de estados de los documentos

Los documentos, mientras se encuentran en la rejilla de la izquierda llevan una marca

interna que indica su estado. Los posibles estados de los documentos son:

Pendiente

Asignado parcial

Asignado

Excluido temporal

Excluido

Desasignado

Asignado manual

Estos estados podemos agruparlos en Estados asignables y Estados no asignables,

dependiendo de si es posible incorporar un documento o no con ese estado. En el

desplegable, existe también la opción de seleccionar “Todos” los documentos.

Los estados asignables son Pendiente y Asignado parcial y los no asignables

Asignado, Excluido temporal, Excluido, Desasignado y Asignado manual.

Utilizando el desplegable de la parte superior izquierda podemos realizar selecciones de

los documentos en los diferentes estados y por sus agrupaciones.

Inicialmente, cuando los documentos contables se acaban de importar de contabilidad, su

estado es Pendiente. Esto indica que están esperando ser asignados a una Operación y

por tanto a un Tema prioritario.

Cuando se incorpora un documento a la aplicación (se pasa de la rejilla de la izquierda a

la de la derecha), su estado pasa a ser de Asignado. Esto indica que ya ha sido asignado

a una Operación y por tanto a un Tema Prioritario.

Cuando se incorpora un documento a la aplicación y solamente se incorpora una parte del

importe elegible del documento, este quedará en estado de Asignado Parcial. Esto

indica que una parte del importe elegible se ha asignado a una Operación y que resta una

parte por incorporar. En este estado es posible incorporar el resto más tarde.

En algún momento es posible que el gestor necesite marcar alguno de los documentos

importados de forma que no se incorporen a la aplicación. Para esto dispone de 2 estados,

Excluido temporal y Excluido. Para cambiar de estado a estos documentos, deberá

seleccionarlos y utilizando el botón de la parte inferior “Cambiar Estado” indicar en cuál

de ellos quiere dejarlos. Sólo será posible pasar los documentos Pendientes a Excluidos y

los Excluidos temporales a Pendientes. En cualquiera de los estados de Excluido no será

posible incorporar un documento a la aplicación.


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Cuando un documento incorporado a la aplicación se elimina (desde la pantalla de gastos)

este documento regresa a la rejilla en estado Desasignado. En este estado, el usuario

podrá cambiarlo manualmente a estado Pendiente si necesita volver a incorporarlo.

Por último para prever posibles errores en la asignación del estado de los documentos, el

programa prevé un estado Asignado manual. Este estado lo usaremos para marcar

manualmente documentos incorporados que el programa no detecta (temporal o

definitivamente) por cualquier motivo.

Cada uno de los estados muestra en diferente color la información de los documentos, de

forma que es visualmente muy sencillo diferenciarlos.

En el formulario aparece un botón Cambiar Estado que permitirá cambiar el estado de

los registros. Los estados automáticos (Asignado, Asignado parcial, Desasignado) no se

podrán usar en esta opción. Sí se podrá volver a poner como pendiente los registros en

estado Excluido Temporal, Desasignado o Asignado manual.


90

5.21 Importar hojas de Gestores

El sistema de gestión de Fondos Europeos puede trabajar de forma centralizada con los

distintos Gestores sobre una base de datos común, o mediante envíos de información con

aquellos Gestores que no pueden conectarse físicamente al sistema.

Esta opción solo se aplica a aquellos Gestores que trabajan con la aplicación en local,

desconectados del sistema centralizado, “Gestores Externos”.

Para éstos se facilita un formato de intercambio que consiste en una hoja de cálculo Excel

protegida y con ayuda de desplegables y validación de datos. Esta hoja incluye, por medio

de pestañas, la información de Operaciones, y las listas asociadas a éstas: Operaciones y

Medioambiente, Contratos asociados a las operaciones, con las listas correspondientes a

éstos, distinguiendo según la normativa que se les aplique, y transacciones.

La incorporación posterior de la hoja en el sistema se realiza a través de la selección del

gestor externo correspondiente y la hoja Excel. La carga de la hoja incluye todas las

validaciones que se realizarían si la acción se realizase directamente desde la aplicación.


91

Los errores detectados se graban directamente en la hoja recibida, señalándolo en color

diferente e incluyendo como comentario, el error detectado.

5.22 Importar irregularidades FSE

El programa permite usar la Excel que genera el programa FSE 2007 desde la UAFSE

desde la opción de irregularidades, como fichero de importación.

Al cargar un fichero generado de este modo desde la aplicación de la UAFSE, el programa

compara los con irregularidad de existentes con los contenidos en el fichero y crea las

irregularidades que no estén todavía registrados.

El programa generará tanto el gasto negativo como la información de la irregularidad.

Esta opción evita tener que dar de alta a mano gastos negativos generados

automáticamente en la aplicación de la UAFSE debidos a la aceptación de irregularidades

comunicadas por los servicios de auditoría e intervención.

Una vez obtenido el fichero en FSE 2007, basta con elegir la opción de menú de la

aplicación, indicar la ruta donde se ha guardado dicho fichero y Pulsar el botón Cargar.

5.23 Importar indicadores

El programa permite la carga en la aplicación de información de indicadores mediante

Excel de carga. Dada la complejidad de la definición y categorías de indicadores en FSE,

se ha definido una hoja de intercambio y una opción de menú específica independiente de

la opción de carga de ficheros de gestores (ver).


92

El fichero de de carga está definido de forma que hay distintas hojas para indicar los

desgloses de los distintos tipos de indicador.

Esta carga está pensada para facilitar la comunicación a nivel de operación que es la de

más bajo nivel. Por eso siempre hay que indicar el código de aplicación sobre el que se

carga la comunicación de indicadores. La comunicación por tema es menos laboriosa y es

más sencilla realizarla directamente en la aplicación (ver) que rellenar estas hojas.

Al seleccionar la opción del menú el programa solicitará la ruta donde se encuentra el

fichero de carga y la fecha de referencia que se asignará a esta comunicación.

Todos los datos que se carguen desde una misma Excel, lo harán a la misma fecha de

comunicación.


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6. Menú Informes

6.1 Informes

Esta opción recoge aquellos informes que por su naturaleza no están incluidos en otras

opciones del Programa. La mayor parte de las opciones del Programa dispone en su

propia ventana de presentación los botones de envío a una visualización Previa o a la

impresora. En este caso se presenta la siguiente ventana:

En esta pantalla se puede seleccionar uno o varios de los informes pertenecientes a un

determinado Grupo de informes, enviarlos a la pantalla o a la impresora. En el caso de

señalar varios informes, solo se podrán enviar a la Impresora.

6.2 Explotación. Otros informes

Esta opción permite definir y configurar nuevos informes, o modificar los existentes.

Para crear un nuevo informe o modificar el existente se utiliza la opción Configurar. Una

vez configurado el nuevo informe, permanecerá y aparecerá siempre en el desplegable

Consultas.


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Para generar estas consultas es necesario tener conocimiento del diseño de la base de

datos y del lenguaje SQL para generar consultas. Es por tanto una opción para usar

previa solicitud a iA Soft del listado deseado.

6.3 Cálculos con documentos de gasto

Esta opción permite definir y configurar nuevos cálculos financieros y obtener

posteriormente los informes, almacenando de forma opcional el filtro construido para ello.

El funcionamiento es similar a la pantalla de Certificación, comparando el Previsto con la

ejecución, pero con más opciones de configuración y parametrización.

También se puede obtener la información por Anualidades.


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6.4 Generar Informe Resumen

Esta opción está también disponible en la ventana Resumen de la Actuación e

Indicadores. La funcionalidad de esta opción es la de generar el borrador del Informe de

Seguimiento, en formato Word de Microsoft, con los datos introducidos en el programa y

con los datos recibidos de los Gestores. Para ello se dispone de la siguiente ventana:

En esta ventana se podrá indicar si se desea una determinada Acción o todas. La fecha de

Seguimiento a la que se recogen los datos de la aplicación, y el documento destino de la

generación.

Una vez finalizado el proceso, se habrá obtenido un fichero con extensión .DOC, y en

formato Word que recogerá:

Los Ejes, Temas Prioritarios y Actuaciones y su Descripción.

Los Indicadores Previstos y realizadas por cada uno de los Gestores.

El Resumen de la Actuación, Medidas de Publicidad, Medioambientales, etc.

introducidas por el Gestor.

Si no se hace a la vez todo el proceso se puede ir introduciendo marcas para

posteriormente ir añadiendo a partir de éstas o bien, anexando al final de éste Acciones

que no se hayan generado.


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7. Menú Verificación

7.1 Fichero de Verificaciones

Esta opción se usa para mantener el registro de las verificaciones efectuadas sobre las

operaciones. Estas verificaciones pueden ser debidas tanto a revisiones administrativas, in

situ como por cualquier otro tipo de verificación previa a la certificación definido en la

aplicación.

Para cada verificación se podrá mantener la lista de las operaciones revisadas así como la

descripción y el método de muestreo (si es el caso) y el resultado de la misma.

La siguiente pantalla presenta la relación de verificaciones efectuadas:

En la parte superior de la pantalla se muestran filtros por gestor y tipo de verificación. En

este último desplegable sólo se mostrarán tipos de verificación/control marcados como

Verificación en su definición.

Desde esta pantalla se podrá añadir, modificar o eliminar las verificaciones.


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7.1.1 Ficha de verificación

Al pulsar el botón Añadir para crear una nueva verificación, o el botón Modificar, en una

ya existente, aparecerá la información de la verificación control en el siguiente formulario:

En la primera pestaña Datos verificación introducirá la información de la verificación

relativa al informe, población verificada y observaciones:

Datos del informe de verificación. Son obligatorios el código, la fecha y el

tipo de verificación. Mientras no se de esta información no se podrá guardar la

verificación ni asignar operaciones verificadas a la misma. Como tipo de

verificación sólo podremos elegir los tipos de verificación/control marcados

como Verificación en su definición.

Población / Universo verificado. En este recuadro se indican las condiciones

que deben cumplir las operaciones para formar parte del universo verificado.

También afectarán a los importes (gastos) de las mismas considerados en la

verificación. Si se aplica una condición sobre fechas de gasto (fecha de

declaración, certificación, contabilidad,..) se tomarán operaciones que tengan

relacionado algún gasto que cumpla la condición indicada. Si no se indica

ningún filtro, el universo de la verificación serán todas las operaciones

registradas actualmente en la operación.

Observaciones. Se pueden indicar observaciones manualmente. Si la

selección de operaciones se realiza con algún tipo de muestreo no manual, el

programa ofrecerá además una descripción del Método de muestreo

(modificable por el usuario).


98

En la segunda pestaña Operaciones verificadas, se muestran y se pueden seleccionar y

retirar las operaciones que se han sido objeto de la verificación actual.

Para cada operación se muestra información de la operación y el estado de revisión de

cada una:

o Información de la operación: Tema, gestor, código y nombre.

o Resultado de la verificación.

o Importe declarado. De la operación se tomarán sólo los importes de los

gastos que cumplan las condiciones indicadas en la población de la

verificación.

o Importe verificado. Normalmente coincidirá con el anterior salvo que por

algún motivo se haya excluido parte del gasto de la verificación.

o Importe a No certificar. Importes que se propone como no elegible en la

verificación.

o Retirado. Importe efectivamente retirado de los gastos.

Sobre esta lista podremos aplicar un filtro por resultado y estado de la verificación que

permitirá ver qué operaciones de las verificadas tienen pendiente de rellenar la

información de verificación.

En esta pestaña además podremos:

Generar muestra. Lleva al formulario de generación de la muestra que selecciona

operaciones automáticamente de forma aleatoria sobre un conjunto de ellas

indicado por el usuario (ver apartado 7.1.2 Generar Muestra).

Añadir manualmente: Muestra el formulario del fichero de operaciones para

seleccionar la o las operaciones deseadas. Si se han indicado condiciones para la

población de la verificación, el programa permitirá seleccionar sólo entre

operaciones que cumplan esas condiciones.


99

Eliminar: Retira la operación de la verificación.

La opción de generar muestra, carga todas las operaciones obtenidas en la muestra. Esto

quiere decir que se sustituirán las operaciones actuales por la de la muestra.

Sin embargo, las operaciones seleccionadas manualmente se añaden siempre (si no están

ya incluidas) a la lista actual.

Por último el botón Verificar pasará al formulario para registrar el estado actual de

revisión de cada operación verificada (ver 7.1.3 Estado verificación operación).

En la pestaña Resumen de la verificación se muestra un resumen numérico de la

verificación así como una tabla para introducir Irregularidades objeto de la

corrección, Recomendaciones y Medidas adoptadas que han resultado de la

verificación.


100

7.1.2 Generar muestra

La opción Generar Muestra presenta un asistente que va indicando los pasos a seguir para

crear una muestra de operaciones:

Paso 1: Determinar la Población y el tamaño de la muestra. En este paso hay que

indicar las operaciones sobre las que queremos efectuar el muestreo (Población) y

el tamaño de la muestra que se quiere obtener.

o Si en la verificación ya se han indicado las condiciones de la población,

estas se trasladan automáticamente al formulario de muestreo y no se

podrán modificar. Si no se ha indicado, se podrán aplicar las mismas

condiciones que las vistas al definir la población de la verificación.

o El tamaño de la muestra se puede indicar directamente o como un

porcentaje del total de operaciones. Si se introduce cualquiera de estos

valores, el otro se calculará automáticamente. Para poder continuar el

tamaño de la muestra ha de ser mayor que cero y menor o igual que el

total de operaciones.

Paso 2: Distribución de la muestra. En esta pantalla se indica si se desea que las

operaciones seleccionadas se distribuyan de alguna forma determinada.


101

o No aplicar distribución. Al marcar esta opción, las operaciones se

elegirán aleatoriamente entre todas las disponibles sin tener en cuenta

ningún parámetro.

o Distribución por gestores. La muestra se distribuirá entre los distintos

gestores. Se puede indicar que se distribuyan proporcionalmente al número

de operaciones de cada uno o bien uniformemente entre ellos (la misma

cantidad de operaciones de cada uno).

o Distribución por gasto certificado. Se podrán indicar rangos de importe

y el programa distribuirá las operaciones de la muestra según se indique.

Según operaciones intentará que la muestra tenga la misma distribución

de importes que la población, Uniformemente tratará de tomar el mismo

número de operaciones de cada tramo y manual permite indicar la

proporción de cada rango que queremos en la muestra.

El programa intenta respetar al máximo el criterio de distribución pero si en

alguno de los grupos el número de operaciones es menor que el que le

correspondería en la distribución, el resto de operaciones se eligen

aleatoriamente entre los otros grupos.

Paso 3: Comprobar y asignar el resultado. Se muestra en pantalla el resumen de

las operaciones seleccionadas y su distribución (si es el caso). Desde esta lista se

pueden consultar las operaciones de cada grupo e incluso cada operación en

particular. Una vez confirmada la validez de la muestra, al pulsar el botón

Asignar, se asignan las operaciones de la muestra al control actual.


102

Tras asignar la muestra al control, se volverá a la pantalla del control con las operaciones

cargadas en la lista. También se rellenará automáticamente el campo método de

muestreo con los parámetros usados (condiciones, tamaño muestra, distribución

seleccionada,...) en la realización de la muestra.

7.1.3 Estado verificación operación

Al pulsar el botón Verificar de la pestaña de operaciones del formulario del control, se

muestra la información de verificación de cada operación:

En esta pantalla se indicará la información de la verificación operación concreta:

Resultado: Resultado de la verificación de la operación. Se puede elegir de un

desplegable.


103

Fecha verificación. Fecha de verificación concreta de la operación. Puede ser la

misma que la del informe de verificación u otra. No es obligatoria.

Observaciones y causa. Dos campos de texto largo para indicar observaciones y

la ampliar el resultado indicando la causa del importe retirado si es el caso.

Importe Verificado. En principio coincidirá con la suma de los importes elegibles

de los gastos de la operación que cumplan las condiciones del universo verificado.

Se puede modificar si se considera que algún gasto no se ha verificado en su

totalidad.

Importes propuestos a no certificar. Se pueden indicar los importes que como

resultado de la verificación, se considera que no deberían ser certificados. Este

importe no es el efectivamente retirado que se debe hacer desde el gasto con la

herramienta de elegibilidad (ver 5.7.3 Elegibilidad del Gasto).

Tipo de selección de la operación en la muestra y causa de inclusión. Indica

si la operación se ha incluido en la muestra verificada de forma manual o

automática. También se podrá indicar la causa por la que se ha incluido la

operación (en el caso de selección manual) o excluir la operación de la muestra en

el caso de selección automática. En ambos casos se podrá indicar la causa por la

que la operación fue incluida o excluida.

Junto a los importes propuestos a no certificar se muestra una columna con los importes

retirados actualmente en los gastos. El importe final de esta columna debería coincidir con

el importe propuesto.

Si se ha asociado alguna Lista de Comprobación al tipo de verificación asignado, pulsando

en el botón Listas de Comprobación se accede a responder a las listas asociadas.

Sin salir de este mismo formulario se podrá acceder a la información completa de la

operación mediante el botón Ver Operación y a los gatos afectados por la misma

mediante el botón Ver Gastos.

También es posible, modificar los gastos de la operación que se asocian a la verificación.

Por defecto al asociar una operación, se tomarán como gastos verificados todos los da la

operación que cumplan las condiciones marcadas para el universo verificado. Pero

podremos modificar esta selección mediante los botones:

Mostrará los gastos de la operación que cumplan las condiciones del universo

verificado y que no estén ya asociados a la verificación. Marcándolos en la lista y

pulsando el botón Seleccionar se asociarán esos nuevos gastos a la verificación.


104

Mostrará los gastos de la operación que ya están relacionados con la

verificación. Marcando en la lista y pulsando el botón Seleccionar, se eliminarán

los seleccionados de la verificación actual.

Un mismo gasto, sólo puede estar una vez en un tipo de verificación concreto, es decir,

que un gasto no podrá asociarse a 2 verificaciones del mismo tipo.

Si la verificación es de tipo Administrativa o In situ, cuando se le asocia un gasto, la

aplicación de forma automática, actualiza la información del gasto e incorpora el número

de expediente de la verificación en el campo “Expediente Verificación Administrativa” o

“Verificación in situ” del gasto (dependiendo del tipo de verificación asignado).


105

8. Menú Control

8.1 Fichero de Controles

Esta opción se usa para mantener el registro de los controles posteriores a la certificación

efectuadas sobre las operaciones.

Para cada control se podrá mantener la lista de las operaciones revisadas así como la

descripción y el método de muestreo (si es el caso) y el resultado de la misma.

La siguiente pantalla presenta la relación de controles efectuados:

En la parte superior de la pantalla se muestran filtros por gestor y tipo de control. En este

último desplegable sólo se mostrarán tipos de verificación/control marcados como

Control en su definición.

Desde esta pantalla se podrá añadir, modificar o eliminar los controles.


106

8.1.1 Ficha de control

Al pulsar el botón Añadir para crear un nuevo control, o el botón Modificar, en uno ya

existente, aparecerá la información del control en el siguiente formulario:

En la primera pestaña Datos del Control se introducirá la información del control:

Informe de control. Son obligatorios el código, la fecha y el tipo de control.

Mientras no se de esta información no se podrá guardar el control ni asignar

operaciones controladas al mismo. Como tipo de control sólo podremos

elegir los tipos de verificación/control marcados como Control en su definición.

Mediante los campos Fecha controlada y Gestor, podremos limitar las

operaciones del Universo controlado.

Observaciones y método de muestreo. Se pueden indicar observaciones

manualmente. Si la selección de operaciones se realiza con algún tipo de

muestreo no manual, el programa ofrecerá además una descripción del Método

de muestreo (modificable por el usuario).


107

En la segunda pestaña Operaciones controladas, se muestran y se pueden seleccionar

y retirar las operaciones que se han sido objeto del control actual.

Para cada operación se muestra información de la operación y el estado de revisión de

cada una:

o Resultado

o Fecha de control.

o Gasto controlado. De la operación se tomarán sólo los importes de los

gastos que cumplan las condiciones indicadas en los datos del informe.

o Gasto retirado. Importes que se propone como no elegible en el control.

o Gasto definitivo. La diferencia de los importes anteriores.

En esta pestaña además podremos:

Generar muestra. Lleva al formulario de generación de la muestra que selecciona

operaciones automáticamente de forma aleatoria sobre un conjunto de ellas

indicado por el usuario (ver apartado 8.1.2 Generar muestra).

Añadir manualmente: Muestra el formulario del fichero de operaciones para

seleccionar la o las operaciones deseadas. Si se han indicado condiciones para la

fecha de los gastos, el programa permitirá seleccionar sólo entre operaciones que

cumplan esas condiciones.

Eliminar: Retira la operación del control.

La opción de generar muestra, carga todas las operaciones obtenidas en la muestra. Esto

quiere decir que se sustituirán las operaciones actuales por la de la muestra.


108

Sin embargo, las operaciones seleccionadas manualmente se añaden siempre (si no están

ya incluidas) a la lista actual.

Por último el botón Control Operación pasará al formulario para registrar el estado

actual de revisión de cada operación controlada (ver 8.1.3 Estado control operación).

En la pestaña Resultados del control se pueden introducir Irregularidades objeto de

la corrección, Recomendaciones y Medidas adoptadas que han resultado de la

verificación.

8.1.2 Generar muestra

La opción Generar Muestra presenta un asistente que va indicando los pasos a seguir para

crear una muestra de operaciones:

Paso 1: Determinar la Población y el tamaño de la muestra. En este paso hay que

indicar las operaciones sobre las que queremos efectuar el muestreo (Población) y

el tamaño de la muestra que se quiere obtener.


109

o Si en el control ya se han indicado las condiciones para la fecha de los

gastos, estas se trasladan automáticamente al formulario de muestreo y no

se podrán modificar. Si no se ha indicado, se podrán indicar en este

momento.

o El tamaño de la muestra se puede indicar directamente o como un

porcentaje del total de operaciones. Si se introduce cualquiera de estos

valores, el otro se calculará automáticamente. Para poder continuar el

tamaño de la muestra ha de ser mayor que cero y menor o igual que el

total de operaciones.

Paso 2: Distribución de la muestra. En esta pantalla se indica si se desea que las

operaciones seleccionadas se distribuyan de alguna forma determinada.


110

o No aplicar distribución. Al marcar esta opción, las operaciones se

elegirán aleatoriamente entre todas las disponibles sin tener en cuenta

ningún parámetro.

o Distribución por gestores. La muestra se distribuirá entre los distintos

gestores. Se puede indicar que se distribuyan proporcionalmente al número

de operaciones de cada uno o bien uniformemente entre ellos (la misma

cantidad de operaciones de cada uno).

o Distribución por gasto certificado. Se podrán indicar rangos de importe

y el programa distribuirá las operaciones de la muestra según se indique.

Según operaciones intentará que la muestra tenga la misma distribución

de importes que la población, Uniformemente tratará de tomar el mismo

número de operaciones de cada tramo y manual permite indicar la

proporción de cada rango que queremos en la muestra.

El programa intenta respetar al máximo el criterio de distribución pero si en

alguno de los grupos el número de operaciones es menor que el que le

correspondería en la distribución, el resto de operaciones se eligen

aleatoriamente entre los otros grupos.

Paso 3: Comprobar y asignar el resultado. Se muestra en pantalla el resumen de

las operaciones seleccionadas y su distribución (si es el caso). Desde esta lista se

pueden consultar las operaciones de cada grupo e incluso cada operación en

particular. Una vez confirmada la validez de la muestra, al pulsar el botón

Asignar, se asignan las operaciones de la muestra al control actual.

Tras asignar la muestra al control, se volverá a la pantalla del control con las operaciones

cargadas en la lista. También se rellenará automáticamente el campo método de


111

muestreo con los parámetros usados (condiciones, tamaño muestra, distribución

seleccionada,...) en la realización de la muestra.

8.1.3 Estado control operación

Al pulsar el botón Control Operación de la pestaña de operaciones del formulario del

control, se muestra la información de verificación de cada operación:

En esta pantalla se indicará la información de control de la operación concreta:

Resultado control: Se puede elegir de un desplegable.

Fecha control. Fecha de verificación concreta de la operación. Puede ser la misma

que la del informe de verificación u otra. No es obligatoria.

Observaciones y causa. Dos campos de texto largo para indicar observaciones y

la ampliar el resultado indicando la causa del importe retirado si es el caso.

Importe corregido. En principio coincidirá con la suma de los importes no

elegibles de los gastos de la operación que cumplan las condiciones del universo

controlado. Si pulsamos el botón , el programa calculará automáticamente el no

elegible actual y lo asociará como importe corregido del control.

Si se ha asociado alguna Lista de Comprobación al tipo de verificación asignado, pulsando

en el botón Listas de Comprobación se accede a responder a las listas asociadas.

Sin salir de este mismo formulario se podrá acceder a la información completa de la

operación mediante el botón Ver Operación y a los gatos afectados por la misma

mediante el botón Ver Gastos.


112

También es posible, modificar los gastos de la operación que se asocian al control. Por

defecto al asociar una operación, se tomarán como gastos todos los da la operación que

cumplan las condiciones marcadas para la fecha de los gastos. Pero podremos modificar

esta selección mediante los botones:

Mostrará los gastos de la operación que cumplan las condiciones del filtro de

gastos y que no estén ya asociados al control. Marcándolos en la lista y pulsando

el botón Seleccionar se asociarán esos nuevos gastos.

Mostrará los gastos de la operación que ya están relacionados con el control.

Marcando en la lista y pulsando el botón Seleccionar, se eliminarán los

seleccionados del control actual.


113

9. Menú utilidades

9.1 Configuración de acceso

Cada usuario puede señalar en qué Programa - Fondo desea iniciar la aplicación, si

dispone de más de uno. Para ello tiene que utilizar la opción Configuración de acceso.

Al pulsar esta opción aparece una ventana como la siguiente:

En esta ventana se puede seleccionar: el Programa con el que se quiere iniciar la

ejecución de la aplicación, el Fondo dentro del Programa, y el Periodo de trabajo elegido.

Posteriormente, en las distintas opciones de la aplicación, el usuario podrá seleccionar

otros periodos de trabajo, otros Programas, u otros Fondos, pero mientras no se acceda a

esta opción, las opciones de inicio no variarán.

También se puede activar desde aquí las alertas de tareas urgentes. Estas alertas sólo son

efectivas cuando se accede con un rol de coordinador.

9.2 Reorganizar Gastos

Si la aplicación se cierra inadecuadamente debido a un corte de alimentación del sistema,

etc., la base de datos no se cierra correctamente y se pueden producir errores internos.

Estos errores pueden ser causa de mal funcionamiento de la aplicación. La opción

Reorganizar Gastos del menú Utilidades se encarga de reparar errores de este tipo que

se puedan haber cometido.


114

Esta opción vuelve a generar las relaciones entre los documentos contables, manteniendo

la jerarquía indicada por medio del número de documento y el documento anterior.


115

10. Otras opciones

10.1 Impresión de documentos

La impresión de documentos se realiza de forma idéntica en todas las ventanas del

programa. Aparecen dos botones: el primero de ellos, Presentación Preliminar permite

visualizar el resultado en Pantalla, tal como quedará en la impresora. El segundo permite

imprimir directamente en la Impresora.

En la presentación Preliminar existe una barra de botones en la parte superior de la

pantalla que permite moverse entre las distintas páginas, ampliar o reducir la

presentación, enviar el documento a la impresora indicando qué páginas se quieren

imprimir, exportar el fichero en formato de Hoja de Cálculo Excel, Lotus, o formatos de

intercambio, o cancelar la acción. En el caso de exportar a Hoja de cálculo seleccionar la

versión más avanzada. La ventana de impresión en Pantalla es la siguiente:

En el caso de enviar el documento a la Impresora se puede indicar el Nº de copias que

se desean imprimir del mismo documento. En algunos documentos, si tienen más de una

Botones para avanzar o

retroceder páginas. Ir al

principio o al final Enviar a Hoja de Cálculo, a

formato Word, etc.

Nº de páginas que se

imprimen


116

página, aparece un cuadro para indicar qué página se quiere imprimir, o bien imprimir

todas.

Una vez seleccionado el destino de la impresión, el número de copias y las páginas, el

proceso de impresión se inicia al pulsar el botón Imprimir.


117

10.2 Soporte técnico.

Los sistemas de Soporte técnico preparados por iA SOFT pretenden cubrir la mayor gama

posible de situaciones en las que se encuentre el usuario final.

En circunstancias normales bastará con una lectura del manual incluido con el

programa para resolver el problema.

En segundo lugar siempre pueden enviarnos correo electrónico a la dirección

[email protected]

En tercer lugar nuestro soporte telefónico se encuentra a su disposición de Lunes a

Viernes en horario comercial de 9 á 14 horas y de 16 á 19 horas.

En último lugar siempre pueden dirigirse a nuestras oficinas situadas en:

ZARAGOZA

Avda. Isabel la Católica, 6 1ª Planta

50009 ZARAGOZA

Tel.: 976 - 467 220

Fax: 976 - 306 004

mailto:[email protected]


118

11. Instalación del programa Fondos Europeos.

11.1 Requisitos del sistema

El programa FONDOS EUROPEOS es una aplicación informática que trabaja sobre el

entorno operativo Windows.

Requerimientos hardware recomendados de la aplicación.

PC o compatible con procesador Pentium o similar.

Microsoft Windows XP o superior.

1024 Mb de memoria RAM o superior.

Disco duro con al menos 30 Mb de espacio libre.

Tarjeta gráfica VGA (16 bits color o más). Monitor VGA.

Ratón compatible Microsoft.

Resolución de pantalla 1024x768 pixeles.

Requerimientos software necesarios de la aplicación.

Servidor:

Gestor de base de datos ORACLE 9i o superior, o Microsoft SQL Server 2005 o superior.

Cliente:

Sistema operativo Windows XP, o superior.

Proveedor OLEDB de ORACLE o SQL Server

Programa de instalación de Fondos

Fondo Social Europeo - Gobierno de Canarias · Fondos Europeos Manual de Usuario-Gestor (FSE) 1....

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